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 PRO L o G o

La Oficina de Abastecimiento de la Oficina General de

Administracin, Organo Rector del Sistema en el Sec
tor Salud, conciente de la necesidad de divulgar a to
don i ve 1 I a s D re c t i vas e lil a n a d a s del a D re C ci n Na
cional de Abastecimiento, pone en conocimiento de los
funcionarios y trabajadores del Miristerio de Salud
las Normas Generales del Sistem~ dE Abastecimiento
con la final idad de que sear opor na y .' rectamente
apl icada de acuerdo ia (, nc e )c 1 de' Si tema.
y que, en el Abastecimient< In t rv en todas las
unidades oronicas Que co fc'ma~ ra ent dpblica
de uno u otro o') po' e LJ a r 1 le' ,ntegridad de la
funcin no <ignfica nece ar amer'c excl ,vidad de -
su ejercicl( y ~es nsat ;'I(';d.
1 e J r no de Abas
ecimiento.

. ~-NUEL AN~HANTE HERRERA

[l rectl)r Ejecut'JO de Abastecimiento
Servicio- Auxi ares.
 RESOLUCION JEFATURAL N 118-80-INAP/DNA

Lima, 25 de Julio de 1980

Visto el Informe N 013-80-INAP;DNA relativo a las coordinaciones rea

lizadas por la Direccin Nacional de Abastecimiento con las Oficinas Centrales
de los Sistemas Administrativos sobre contenido de las Normas Generales del
tema de Abastecimiento
CONS IDERANDO
Que es finalidad del Sistema de Abastecimiento asegurar, gradualmente,
la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de sus procesos tcnicos;
Que en el inciso c) del Art. 5 del Reglamento de la Ley Orgnica del
Sistema Nacional de Control (D.L. 19039) aprobado por D.S. N 001-72-CG, esta
blece que la accin de control se realizar ajustndose entre otros a las nor
mas de los Sistemas Administrativos;
Que en consecuencia es necesario dictar las normas del Sistema de
Abastecimiento, a fin de facilitar el control y garantizar la eficacia de sus
funciones dentro de una concepcin integral;
Que los proyectos de las Normas Generales elaborados por la Direccin
Nacional de Abastecimiento han sido coordinadas con los Sistemas Administrati
vos para evitar interferencia de competencia;
De conformidad con el inciso c) del I\rt. 12 del Decreto Ley 20316; y
Estando a lo propuesto por la Direccin Nacional de Abastecimiento y
la opinin favorable del Director Tcnico:
SE RESUELVE:
Artculo 1.- Aprobar las siguientes Normas Generales del Sistema
de Abastecimiento; las mismas que forman parte de la presente Resolucin:
SA.01 Aplicacin de criterios de eficiencia y eficacia.
SA.02 Integridad de Administracin del Abastecimiento
SA.03 Actualizacin y utilizacin de informacin para el Abasteci
miento.
SA.04 Unidad en las Adquisiciones de bienes y servicios.
SA.05 Unidad en el Ingreso lsico y custodia temporal de bienes.
SA.06 Austeridad del Abastec'miento.
SA.07 Verificdcin del estado y lizaci6n de bienes y servicio.
 Articulo 2' - Las Normas Generales seAaladas en el Articulo ante
rior, susthuyen a las siguientes Normas Tcnicas de Control Interno emitidas
por la Contralora General de la Repblica
104 .01
c Aplicacin ,jel princlpio de l1'1idad de almaceno
104002 Invent~rios fisicos anuales

104 03 Procl'df"ientos para torna de inventarios fsicos

105 01
0 Retiros o baJas del activo fiJO.
105 02 Control de vehculos
140 01 Control de activos fiJo~
140 D2 Unidad de Abastecimiento
140 03 Adquis 1 cione5
Reg'stres~ v Curnunquese.

(Fdo.) JAVIER BENITES VELEZ

General de Brigada E P
Jee del Instituto Na
cional de Administracin Pblica
 3
SA.01 Aplicacin de criterios de eficiencia y eficacia
En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro o administracin
de bienes y/o servicios, se precisarn y aplicarn criterios de cali
dad, cantidad, oportunidad, lugar y costo; este ltimo cuando sea -
pertinente.
1. CONCEPTO
El Abastecimiento, como actividad de apoyo al funcionamiento interno de
la organizacin, debe contribuir al racional empleo y combinacin de bie
nes y servicios (eficiencia), as como a conseguir los objetivos propues
tos (eficacia) del mejor modo posible.
Para que la contribucin sea real y efectiva es necesario orientarla me
diante criterios, reglas. pautas o condiciones previamente establecidas.
De entre muchos, el Sistema de Abastecimiento seleccion y prioriz, en
orden de importancia. la concnrrencia obligatoria de los elementos o fac
tores siguientes:
CANTIDAD Magnitud; todo aquello capaz de aumento o disminucin
y, por consiguiente puede medirse o numerarse.
CALIDAD Conjunto de propiedades o cualidades que definen el
carcter, ndole, importancia o valor de algo.
OPORTUNIDAD Condicin medida en trminos de tiempo, para que los
hechos ocurran en el momento ms conveniente, osea:
puntual.
LUGAR Porcin de espacio o referencia espacial donde ocurre
algn evento; sitio que ocupa una cosa.
COSTO Valor monetario que se asigna a un hecho como resulta
do de sumar. aritmtica o a1gebricamente, el precio
de cada component~
La aplicacin de tales criterios en todos los procesos tcnicos de abas
tecimiento corresponde a todos los rganos de una entidad. en especial
los de lnea o ejecucin. El 6rgano de Abastecimiento los aplica en ejer
cicio de sus funciones.
11. OBJETIVO O FINALIDAD
1. Establece meca(i~mo que garanticen la contribucin del Abastecimien
to a la consecucin de resultado institucionales.
2. Rodear de garantas y pautas de medicin el ejercicio de la funcin
de Abastecimiento.
111. ACCIONES A DESARROLLAR
1. Las funciones bsicas o generalEs de cada dependencias (tambin~omi
/// ... - 4
nada rgano o unidad orgnica) y el planeamiento que realice para de
sempearlas, constituyen requisito para prever, solicitar y posterior
mente administrar, en forma ade( uada , sus necesidades de bienes y/o
servicios.
2. Al efecto, el rgano de Abastecimiento proporcionar a las dependen
cias usuarias los instrumentos (tambin denominados doumentos de ges
tin administrativa), e instrucciones actualizadas que sean necesa-
rias para facilitar la aplicacin de los criterios de eficiencia y
eficacia en materia de abastecimiento.
3. El rgano de Abastecimiento en forma concertada con las dependencias
usuarias y los rganos competentes, peridicamente conducir el ajus
te (conciliacin o compatibilizacin) de las previsiones y solicitu
des, con:
a. Disponibilidad presupuestal.
b. Disponibilidad de bienes y servicios en el mercado.
c. Disposiciones en materia de austeridad del Abastecimiento, y
d. Prio, idades del Plan de Actividades de la entidad.
4. Definidas y conciliadas las previsiones, prioridades y solicitudes,
el rgano de Abastecimiento suministrara los bienes y/o servicios sin
introducir variaciones en los criterios de eficiencia y eficacia dete~
minados.
5. El 6rgano de Abastecimiento establecer los perodos mnimos de antici
pacin con que se debe prever o solicitar los bienes y/o servicios, a
fin de suministrarlos oportJnamente. Los casos que no se sujeten a di
chas normas, no derivan en responsabilidad para el rgano de Abasteci
miento.
6. A solicitud del rgano de Abastecimiento las dependencias usuarias sub
sanarn las deficiencias que se les comunique. La falta de subsanacin
paraliza el trmite.
7. El rgano de Abastecimiento, en coordinacin con el de Racionalizaci~
propondr a la Alta Direccin las medidas de simplificacin de procedi
mientas para hacer ms econmicas la obtencin, el suministro, adminis
tracin, etc., de bienes y/o servicios.
8. El rgano de Abastecimiento, previa coordinacin con los rganos de 1;
nea o ejecucin, propondr a la Alta Direccin de la respectiva enti-
dad las normas y orientaciones de poltica para aplicar los criterios
de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.
IV BASE LEGAL
l. Ley 14816 y complementaria 16360, Orgnica del Presupuesto Funcional
... ///
 5

2, Decreto Ley 22056, que instituye el Sistema de Abastecimiento.

3, Directiva N 002-79-INAP/DNA "Normas de Programacin del Abastecimien
to".
4. Directiva N 01-80-INAP/DNA "Normas para Catalogacin de Bienes"
V. ALCANCE
La presente norma ser aplicada por todas las entidades de la Administra
cin Pblica.
VI. MECANISMO DE CONTROL
l. El Director General de Administracin, o quien haga sus veces, verifi
car peridicamente los instrumentos e instrucciones para establecer
las condiciones de eficiencia - eficacia.
2. El rgano de Abastecimiento informar, peridicamente a la Direccin
General de Administracin o quien haga sus veces y al rgano de Con
trol Interno, los casos de imprecisin u omisin de criterios de efi
ciencia y eficacia.
3. Al momento de realizar acciones de control y evaluacin de la gesti~
se tomarn en cuenta los casos frecuentes de imprecisin u omisin de
criterios, para establecer sus causas y adoptar medidas correctivas.
 6

SA.02 Integridad de Administraci6n del Abastecimiento

El planeamiento, organizaci6n, direcci6n y control del Abastecimien
to abarcar tanto a los bienes como a los servicios; y se ejecutar
a travs de los procesos tcnicos.
l. CONCEPTO
El Abastecimiento e~ una funci6n de apoyo al funcionamiento interno de una
organizaci6n social. Se orienta a suministrar o proporcionar los elementos
materiales (denominad~s bienes) y las actividades complementarias para la
operacin de dichos elementos en estado 6ptimo o garantizado (denominados
servicios); ambos, bienes y servicios, se empleam para la producci6n guber
nativa de servicios pblicos, o de bienes econmicos a travs de las dis-
tintas entidades que constituyen la Administracin Pblica.
Tales actividades se realizan en campos especializados denominados proce
sos tcnicos, relativamente autnomos e interdependientes. Son procesos
tcnicos de Abastecimiento: catalogacin, registro de proveedores, progra
macin, registro y control, adquisicin, recuperacin de bienes, almacena
miento, mantenimiento, seguridad, distribucin y disposicin final.
Como cualquier actividad, es posible concebirla y realizarla considerando
las fases del proceso administrativo.
En el Abastecimiento intervienen todas las unidades orgnicas que confor
man una entidad pblica de uno u otro modo; por cuanto la integridad de la
funcin no significa necesariamente exclusividad de su ejercicio por el
rgano de Abastecimiento.
11. OBJETIVO O FINALIDAD
Imprimir unidad y rdcionalidad a la funcin de Abastecimiento.
111. ACCIONES A DESARROLLAR
l. En todas las entidades de la Administracin Pblica existir un rga
no responsable bsicamente del desarrollo y conduccin de los proce
sos tcnicos para el abastecimiento. tanto de bienes como de servi-
cios.
El rgano se denominar "Abastecimiento".
2. Por las coordinaciones que permanentemente realiza el rgano de Abas
tecimiento, es recomendablp que forme parte de la Direccin General
de Administracin o quien haga sus veces, tanto a nivel central como
desconcentrado.
3. El nivel, denominacin genrica, estructuracin interna y cantidad de
cargos que adopte dicho rgano, depende de la complejidad de operaci~
nes, cobertura espacial, cantidad y variedad de bienes o servicios,
cantidad de personal, dispersin territorial de actividades de la en
tidad, etc.
Es conveniente que dependa directamente del Director General de Admi
nistracin o funcionario equivalente.
...///
 7
4. Con fines de racionalidad se agrupar el desempeo de los procesos
tcnicos que, por su naturaleza, se orientan a la captacin, clasifi
cacin, conservacin, actualizacin y divulgacin de INFORMACION para
optimizar las decisiones del Abastecimiento; a travs de :
a. La Catalogacin de bienes y de servicios.
b. El Registro de Proveedores de bienes y de servicios.
c. La Programacin del Abastecimiento; y
d. El Registro y Control en el Abastecimiento
5. El rgan'o de Abastecimiento evitar dupl icar esfuerzos para negociar
y concretizar, en razn a los intereses del Estado, la5 obtencin o
adquisicin de bienes y de servicios. La misma regla se aplicar en
acciones de recuperacin de bienes.
6. E.l rgano de Abastecimiento optimizar su intervencin en la moviliza
cin, utilizacin, conservacin y custodia de bienes y de servicios ~
a travs de una estrecha coordinacin y agrupacin de acciones para:
a, El almacenamiento, en todas sus formas;
b. El mantenimiento
c. La seguridad integral
d. La distribucin racional de bienes y de servicios; y
e. La disposicin final.
7. No es necesario, obligatorio, imprescindible ni conveniente que se
constituya una dependencia por cada proceso tcnico en el rgano de
Abastecimiento.
8. En situaciones especiales motivadas por el volumen de acciones, nece
sidades de control, cercana territorial con la colectividad usuaria,
alto nivel de especializaci6n, u otras, hubiera necesidad de descon
centrar algunas funciones de Abastecimiento estableciendo unidades or
gnicas especializadas, stas ltimas sujetarn su actuaci6n a las nor
mas que formule o adece el rgano de Abastecimiento que opera a nivel
central o

9. El rgano de Abastecimiento que opere a nivel central de la respecti

va entidad, adecuar las normas tcnicas de carcter general y formu
lar las-que sea necesarias a las caractersticas institucionales.
Tambien estudiar y propondr las medidas orientadas a centralizar
y/o realizar en forma exclusiva algunas acciones de Abastecimiento.
10. Las normas formuladas por el rgano de Abastecimiento sern aprobados
por el Director Superior o funcionario equivalente. Se aplicarn por
el propio rgano a nivel central. por rganos desconcentrados, por
/ / / .. - 8
los rganos usuarios y otros que intervengan en acciones de Abasteci
miento, cuando las situaciones as 10 exijan o apliquen alguno de sus
procesos tcnicos.
IV. BASE LEGAL
l. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento.
2. Decreto Ley 22867 sobre desconcentrac;n de acciones de Abastecimien
too
V. ALCANCE
La presente norma ser aplicada por todas las entidades de la Administra
cin Pblica.
VI. MECANISMO DE CONTROL
l. Se verificar la existencia, funciones y estructura del rgano de Abas
tecimiento para cautelar el ejercicio integral de la funcin.
2. Revisin constante de disposiciones administrativas e instrumentos de
gestin ~n la respectiva entidad para detectar cualquier tendencia o
interpretacin que pueda romper la integridad de la funcin de Abast~
cimiento.
3. Se revisar las medidas de creacin de nuevas dependencias o desdobla
miento de las existentes para evitar la atomizacin o proliferacin
de unidades orgnicas dentro de la de Abastecimiento.
4. Revisar la creacin o existencia de Comits o Comisiones que puedan
estar sustituyendo o duplicando algunas labores del rgano de Abaste
cimiento. En todo caso se les asignar tareas de coordinacin, de li
beracin, seleccin de alternativas o supervisin delegada.
 9

SA.03 Actualizacin y utilizacin de informacin para el Abastecimiento

Los encargados y los usuarios de la funcin de abastecimiento son res
ponsables de actualizar y emplear permanentemente la informacin nece
saria para orientar la aplicacin de los procesos tcnicos.
l. CONCEPTO
Informacin es todo dato o fenmeno que proporciona un nuevo conocimiento
o incrementa el actual, sobre la realidad social en que opera una entidad.
El Abastecimiento se vale de la informacin para orientar, organizar y ra
cionalizar el desarrollo de los procesos tcnicos. Para que sea confiable
la informacin debe ser actual, es decir, reflejar del mejor modo posible
los fenmenos que ocurren en el momento presente.
Adems, es necesario que todos los rganos de una entidad utilicen obliga
toriamente la informacin en toda accin de abastecimiento, siguiendo las
pautas y previsiones contenidas en las normas tcnicas del Sistema.
11. OBJETIVO O FINALIDAD
l. Permitir que las decisiones en materia de Abastecimiento, a cualquier
nivel, se sustentan en el conocimiento previo de la realidad adminis
trativa.
2. Orientar el abastecimiento de bienes y/o servicios en las entidades
pblicas"
111 ACCIONES A DESARROLLAR
l. La informacin del Abastecimiento se orlglna y emplea en todos los
procesos tcnicos, tanto por el rgano responsable de esa funcin co
mo de cualquier dependencia de una entidad pblica que necesita bie
nes y servicios y a las cuales se denomina usuarios.
2. La informacin del Abastecimiento se procesa, bsicamente, mediante
los procesos tcnicos de catalogacin, programacin, registro de pro
veedores y, de registro y control.
3. Es objeto de actualizacin y utilizacin o empleo, la informacin con
tenida en los instrumentos, tambin llamados documentos de gestin ad
ministrativa, para el Abastecimiento; entre otros, los siguientes:
a. Cuadro de Necesidades, de bienes o de servicios.
b. Presupuesto Valorado, de bienes o de servicios.
c. Plan de Obtencin.
d. Cuadro de Adquisicin
e. Cuadro de Suministro
f. Formularios de Estadsticas del Abastecimiento (en la actualidad
 i 2

SAo 04 Unidad en las Adquisclones de bienes y serviClOS

Toda adquisicin de tienes y/o servicios realizada por la Oficina de
Abastecimiento. Cuando para casos especficos temporalmente se en
cargue a un rgano diferente, lo har aplicando las normas que emita
el de Abastecimiento
r. CONCEPTO
La adquisicin es un proceso tcnico de Abastecimien~o, de ah la facultad
exclusiva. Consiste en un conjunto de actividades TECNICO - ADMINISTRATIVO
JURIDICAS orientadas a lograr que una entidad pblica, en representacin
del Estado, logre la propiedad, disponibilidad o facultad de utilizacin
de bienes y/o servicios en forma permanente o temporal, derivndose o no
una obligacin de pago.
En cada entidad pblica opera un rgano especializado a cargo de la funcin
de Abastecimiento. Segn las caractersticas de la entidad, dicha funcin
se puede ejercer en forma centralizada o desconcentrada.
Es necesario garantizar el empleo de formas uniformes de adquisicin, para
evitar la anarqua o desarticulacin, situaciones que dificultaran el con
tro1.
11. OBJETIVO O FINALIDAD
a. Evitar la multiplicidad de esfuerzos para un mismo propsito.
b. Garantizar el desempeo tcnico y armnico de la actividad.
c. Facilitar el control.
111. ACCIONES A DESARROLLAR
1. Por principio, las actividades necesarias para obtencin de bienes
y/o servicios debe centralizarse en la dependencia especializada de
Abastecimiento a nivel central o desconcentrado.
2. La norma se aplica par,a cual~squiera de las formas de obtencin siguieil
tes: compra, alquiler (locacin, conduccin, o de locacin de servi
cios no personales), donacin, transferencia, intercambio, prstamo o
comodato, produccin o construccrn; o cualquier otra que jurdicamen
te exista o se establezca.
Las adquisiciones que demande pago con fondos pblicos se sujetaran a
licitacin o concurso pblico y a las modalidades o excepciones que
norme la Direccin Nacional de Abastecimiento, con sujecin a las dis
posiciones legales.
3. La adquisicin se origina en necesidades programadas con anticipacin.
Se realiza una vez verificada la inexistencia real o posible de ellos
en la entidad y en reas de almacenamiento.
4. Las adquisiciones a efectuarse en un perodo se incluyen y aprueban
por el Director Superior o quien hace sus veces, en el Plan de Oeten
cin que formula el rgano de Abastecimiento.
///.. - 13
5. El rgano de Abastecimiento propondr al Director Superior o cargo si
milar, las normas de adquisicin necesarias para establecer procedi
mientos simples, breves y giles; determinar responsabilidades; e im
plementar mecanismos de informacin y control.
6. Por excepcin, para casos especiales motivados por la distancia, esp~
cialidad, escasez de personal en Abastecimiento o para imprimir mayor
celeridad a la adquisicin, la Alta Dire ccin autorizar que ciertas
adquisiciones las realice un rgano distinto del de Abastecimiento,
previa opinin favorable de ste ltimo. La autorizacin sealar ex
presamente el tipo de adquisiciones y bienes o servicios que faculta,
as como el perodo de vigencia; en ningn caso ser permanente o re
novada consecutivamente.
7. Las dependencias que en forma temporal, sustitutoria y autorizada rea
licen adquisiciones se sujetarn a las normas genricas o especficas
en materia de ilbastecimiento; as mismo, se responsabilizan de las ac
tividades que realicen, informando al rgano de Abastecimiento en la
forma y perodos que ste seale.
IV. BASE LEGAL
1. Artculo 143 0 de la Constitucin Poltica del Per, promulgada por la
Asamblea Constituyente el 12 de Julio de 1979.
2, Ley 14816 y complementaria 16360, Orgnica del Pr~supuesto Funcional
3. Decreto Ley 22056 que instituye el Sistema de Abastecimiento.
4. Decreto Ley 22867 que asigna atribuciones en materia de Abastecimien
to.
5. Directiva N 002-79-INAP/ONA "Normas para Programacin del Abasteci
miento" ,
V. ALCANCE
La presente norma ser aplicada en todas las entidades de la Administracin
Pblica.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
1. El 6rgano de Abastecimiento, a nivel central y des concentrado informa
r a la Direccin General de Administracin y al Organo de Control so
bre cualquier trasgresin de esta norma.
2. Las Oficinas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorera, no dar curso
a documentos de adqu;sici~ de bienes y/o servicios, tramitados por
rganos no autorizados.
3. la Direccin General de Administracin llevar un registro de autori
zaciones temporales para adquisicin de bienes y/o servicios e infor
mar de su vigencia a los rganos pertinentes.
 14

SA.05 Unidad en el It,greso Fsico y custodia temporal de bienes.

Todos los bienes adquiridos inJresarn fisicamente a la entidad por
el Almacn del rgano de Abastecimiento; y para su custodia temporal,
esa u otras dependencias. aplicarn principios y procedimientos simi
lares.
l. CONCEPTO
El Almacenamiento es un proceso tcnico de Abastecimiento orientado a es
tablecer y aplicar pautas para la ubicacin y custodia temporal de bienes
en cualquier rea fisica acondicionada con ese fin.
La custodia temporal se inicia con la adquisicin y la recuperacin de
bienes, las cuales se realizan en formas y modalidades diversas.
El ingreso fisico en un acto de incorporacin a la entidad, pasando desde
fuera de ella hacia adentro a travs de un lugar previamente estab1ecidoc
El ingreso es acto formal que origina acciones administrativas para certi
ficar10, acreditar condiciones e corporar los bienes al conjunto de la en
tidad. Son bienes todos los elementos materiales, individualizables,mens~
rables. intercambiables y tiles.
Hay acciones tcnicas propias del ingreso fisico y custodia temporal de
bienes, las cuales necesitan ser precisadas y asignadas a ciertas reas
funcionales, recogiendo las peculiaridades de cada entidad.
La unidad en el ingreso fisico y custodia temporal garantiza acciones ra
cionales y facilitan el control, en congruencia con el principio contable
de "Unidad de Almacn".
11. OBJETIVO O FINALIDAD
1. Establecer un slo tipo de va o canal para el ingreso fsico de bie
nes adquiridos a la entidad.
2. Extender los principios generales de almacenamiento a todas las reas
que realizan custodia temporal de bienes.
3. Realizar mejor control de los bienes durante sus periodos de custo
dia, mientras son movilizados hasta el lugar de utilizacin directa.
111. ACCIONES A DESARROLLAR
1. El rgano de Abastecimiento a nivel central y des concentrado contar
con reas fisicas acondicionadas especialmente para custodiar tempo
raTmente los bienes que la entidad suministra. Comunmente se denomi
na almacn.
2. La ubicacin, capacidad, aco ndicionamiento, medios de acceso, equi
pamiento y personal del almacn sern planificados atendiendo a las
necesidades y posibilidades de la entidad.
3. Slo por el almacn del rgano de abastecimiento, a nivel central o
/// ... 15

desconcentrado, se realiza el ingreso fsico de bienes adquiridos

y/o recuperados.
4. Los bienes con caractersticas especiales (caso semovientes, alimen
tos frescos, productos carnicos, equipos voluminosos. combustible ~
productos radiactivos, reactivos qumicos, valores, granos, etc.)
cuya custodia demanda acondicionamiento especial y no lo tuviera el
almacn del rgano de Abastecimiento, (aiSlamiento, temperatura,
iluminacin, humedad, seguridad, amplitud, desplazamiento, etc.)
gresarn:
a. Fsicamente por el rea de custodia que reuna las condiciones
adecuadas aunque estuviera a cargo de otro rgano, el mismo que
asume las responsabilidades.
El tituldr del almacn de Abastecimiento verificar el hecho y
tramitar los documentos.
b. Fsicamente, a lugares de custodia contratados especialmente.
El titular del almacn de Abastecimiento personalmente reali
za o constata la entrega en custodia y tramita los documentos.
5. Aquellos bienes que no pueden ingresar fsicamente por ningn alma
cn de la entidad, o las operaciones de ingreso resultan antieconmi
cas (es el cas~ de locales, terrenos, construcciones diversas, equi=
pos instalados, naves, etc.) o urge utilizarlos de inmediato, por
ejemplo: medicamentos, vveres, ropa en casos de emergencia, se asi~
narn directan~nte a los encargados de su utilizacin quienes se res
ponsabilizan del ingreso fsico. El almacn de Abastecimiento cana=
liza los doc~mentos previa constatacin.
6. Los bienes ingresan con la Guia respectiva; comprobndose los datos
que contenga: cantidad, peso nmeros de serie, estado, funcionamien
to y otros si fuera pertinente, se dejar constancia del acto de in
greso y de cualquier diferencia.
7. Los bienes que, en aplicacin de normas del Sistema de Contabilidad,
se consideran de Activo Fijo luego detingreso sern codificados por
el almacn de Abastecimiento, para identificarlos individualmente.
El cdigo contendr bsicamente datos sobre: 1a entidad, cdigo que
corresponde segn el Catlogo de Bienes aprObado, nmero correlativo,
cdigo de la Cuenta en que se incluye y lugar al que se asigna. Ser
colocado en lugar visible del propio bin, de manera indeleble. Los
cdigos sern comunicados a la Direccin General de Administracin,
responsable de coordinar el contro' de todo tipo de patrimonio.
8. El rgano de Abastecimiento de la respectiva entidad, formular nor
mas especficas de almacendmiento que tendrn aplicacin en toda -
rea destinada a la custodia temporal de bienes, tales como: cmaras
frigorficas, silos, reas de exhibicin. zonas oficiales de esta
cionamiento, reas de reparacin, librerias, farmacias, depsito, ca
jas de seguridad. establos, almacenes de venta perifricos o el con=
vencional de dicho rgano, etc.
 ]6

Las normas incluirn procedimientos, responsabilidades, condiciones e

informacin que deben proporcionar al almacn del rgano de AGasteci
miento.
IV. BASE LEGAL
l. Decreto Ley 22056 que intituye el Sistema de Abastecimiento.
2. Decreto Ley 22867 de desconcentracin de acciones del Sistema de
Abastecimiento.
3. Normas de Contabilidad referidas a la calificacin de Bienes como Ac
tivo Fijo: Directiva N l4-76-EF/73-20 y Oficio Circular N 23 -79
EF/76-07.
V. ALCANCE
La presente norma ser de aplicacin en las entidades de la Administracin
Pblica.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
l. El rgan~ de Contabilidad no registrar bienes ingresados sin interven
cin del Almacn del rgano de Abastecimiento.
2. E rgano de Abastecimiento llevar un registro de todas las reas de
custodia temporal (almacenamiento) que operan en la entidad, sus cara~
tersticas, ubicacin y responsables.
3. El rgano de Abastecimiento informar peridicamente a la Direccin
General de Adm inistracin a quien haga sus veces, las irregularida
des que detecte en la tramitacin de ingreso de bienes o en el cumpli
miento de disposiciones especficas.
4. Verificar el cumplimiento de la Programacin del Abastecimiento para
permitir un flujo regular de ingreso fsico de bienes.
5. Constatar si son fundadas y procedentes las situaciones que motivan
formas excepcionales de ingreso y custodia temporal.
 17

SA.06 Austeridad del Abastecimiento.

En toda prevlslon, solicitud, obtencin, suministro, utilizacin y/o
administracin de bienes y servicios, se aplicarn los criterios e
instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a
propuesta del rgano de Abastecimiento.
l. CONCEPTO
Se entiende por austeridad del Abastecimiento: la equilibrada estimacin
de necesidades de bienes y de servicios; al empleo mesurado de los limi
tados recursos asignados a una entidad pblica y a su adecuada combina
ci6n para obtener ms y mejores resultados (productos materiales y servi
cios pblicos), en beneficio de la colectivadad en general.
La Austeridad es condicin bsica ~el Abastecimiento y su aplicacin co
rresponde a todos los rganos de una entidad.
Corresponde al rgano de Abastecimiento, en ejerclclo de sus atribucio
nes y funciones, estudiar, adecuar y/o proponer a la Alta Direccin de la
entidad los criterios u orientaciones para aplicacin de medidas de auste
ridad, referidas tanto a bienes como a servicios. Esos criterios sern -
recogidos, coordinados y proporcionados, principalmente, a los rganos
de lnea de la entidad.
11. OBJETIVO O FINALIDAD
1. Fijar criterios para hacer ms racional el empleo de los medios ma
teriales de que disponen las entidades.
2. Propiciar el empleo de criterios tcnicamente elaborados.
111. ACCIONES A DESARROLLAR
1. E1 rgano de Abastecimiento implantar el tratamiento estadstico
de la informaci6n que genera o utiliza, a efecto de tener elementos
de juicio para orientar la austeridad.
2. El rgano de Abastecimiento adecuar a su realidad institucional
los criterios de austeridad que forman parte de la Directiva N 002
79-INAP/DNA "Normas para la Programacin del Abastecimiento". En ca
sos necesarios establecer nuevos criterios.
3. Las orientaciones de Poltica que el rgano de Abastecimiento propon
ga a la Alta Direccin en los respectivos planes (Plan de Accin, ~
Plan de Obtencin, etc.) se orientarn a implementar las medidas de
austeridad.
4. Para mejor establecer las pautas institucionales de austeridad, el
rgano de Abastecimiento coordinar bsicamente con los de lnea Pla
nificacin, Presupuesto, Racionalizacin y Estadstica, la rea1iza-
cin de estudios conjuntos y/o sincronizacin de esfuerzos. La medi
da procura, adems, evitar que se presenten discrepancias.
. .. / / /
 5. Para orientar la austeridad el rgano de Abastecimiento producir y
proporcionar instrumentos e instrucciones; entre otros:
a. Estandarizdcin de bienes y servicios. para disminuir su excesi
va variedad.
b. Relacin de bienes y/o servicios catalogados de los cuales se
pueden prescindir.
c. Imprimir datos de los bienes o servicios programables en Cuadros
de Necesidades.
d. Establece'" cantidades maXlmas pueden programarse por cada
bien o servicio seleccionado. cantidades se fijan de acuerdo
a la funcin. frecuencia de uso, cantidad de personal, etco
e. Divulgar los impedimentos o limitaciones as como las priorida
des.
f. Informacin de bienes o serV1ClOS sin uso, de acuerdo a verifica
ciones re 1izadas, a efecto de recuperarlos.
g. Plaleamiento para mejor uso de vehculos, imprenta, dup1icadora.
fotografa, etc.
6. Todos los tituldres de rganos son responsables de supervisar la apli
cacin de pautas de austeridad del Abastecimiento en el mbito de su
competencia.
7. La aplicacin medidas de austeridad no significa interferir el fun
cionamiento eficiente y eficaz de la entidad.
8. Peri6dicamente el rgano de Abastecimiento conducir y coordinar la
evaluacin de "'esultado de aplicacin de medidas de austeridad, con
el fin de proponer su ionamiencc.
IV. BAS[ LEGAL
1. Ley 1481(, y s;.. cornl) 16360, Orgnica del Presupu~sto Funci0
nal
2. Decreto Ley ?:372 que crea stema Estadistico Nacional.

3. Dt:creto Ley :rea el nstituto Nacional de Administraci6n PO

blica y estab1 ~istema de Racionalizacin.
4. Decreto Ley 220 ,6 que ~ ituy, t' 1 Si:; tema de Abas te.: mi ento.

5.. Directiva,;o 002-79-INAP/DNA "Normas para la Programacin del Abastec i

miento",
 19

V. ALCANCE
La presente norma ser aplicada por todas las entidades de la Administra
cin Pblica.
VI. MECANISMOS DE CONTROL
1. El Director General de Mministracin o quien h"ce sus veces super
visar las labores del rgano de Abastecimiento para operativizar en
la entidad, los criterios de austeridad.
2. El rgano de Abastecimiento informar peridicamente las situaciones
de irracionalidad, despilfarro, desequilibrio u otras que revelen la
inobservancia de pautas de austeridad en el abastecimiento.
3. Los titulares de rganos, en sus acciones de control y supervisin
pondrn especial nfasis en detectar y corregir las situaciones que
no se ajusten a pautas de austeridad.
4. En casos de incumplimiento reiterado el rgano de Abastecimiento apli
car directamente las pautas de austeridad en las necesidades y soli~
citudes del rgano infractor; comunicando la medida al propio rgan0 8
al de Cootro] Ioterno y a la Direccin General de Administracin.
5. Verificar la existencia de instrucciones en materia de austeridad
del Abastecimi~nto, aprobadas por la Alta Direccin o nivel que haya
delegadoo
 20
SA.07 Verificacin del estado y ut, lizacin de bienes y servicios
Las entidades pblicas formularn y aplicarn normas para verificar
~a existencia, estado y condiciones de utilizacin de los bienes y/o
servicios de que dispone la entidad.
l. CONCEPTO
La verificacin es un acto de constatacin fsica que realizan personas
en representacin de la entidad. Al Sistema de Abastecimiento le corres
ponde la constatacin, en referencia a las unidades fsicas, aplicables
tanto a los bienes como a los servicios.
La verificacin constituye requisito para realizar, de manera racional y
sobre base reales, las acciones de Abastecimiento que resulten necesarias.
Bsicamente la verificacin se ref.iere a los aspectos siguientes: existen
cia o presencia real del Dien o del servicio (visto como accin o resulta
do); estado para apreciar el grado de conservacin o deteriro del bien ~
as como el resultado del servicio; y condiciones de utilizacin, para
constatar en qu se emplea, lugar, habili~ades del responsable, condicio
nes de seguridad, rendimiento y sobre todo el empleo en beneficio de la
organizacin en su conjunto (con fines oficiales).
11. OBJETIVO O FINALIDAD
l. Realizar seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la enti
dad.
2. Recabar informacin de las existencias, en bienes y servicios, para
realizar un Abastecimiento ms eficaz.
3. Evitar la acumulacin improductiva de bienes o servicios innecesa
rios para la entidad.
111. ACCIONES A DESARROLLAR
l. El rgano de Abastecimiento formular normas especficas de aplica
cin institucional para efecto de verificacin de bienes y servicios
precisando calendarios, plazos, mecanismos, instrumentos y responsa
bilidades.
2. El inventario fsico es una forma de verificacin. Bsicamente hay
dos tipos: general y de almacn.
ao El Director General de Administracin o quien hace sus veces es
responsable de disponer y aprobar los inventarios fsicos gen~
rales de bienes en uso, por 10 menos una vez al aRo.
b. El titular del rgano de Abastecimiento hace lo propio con in
ventarios de los bienes que se hallan en custodia temporal en el
almacn de su responsabilidad. Estos inventarios sern ms fre
cuentes. Los resultados sern informados al Director General de
Administracin o quien hace sus veces. Adems, establece pautas
para inventariar bienes en todas las reas fsicas para custo
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dia existentes en la entidad, sea cual fuere su denominacin.
3. Es princlplo general que en el acto de inventario no intervenga el
personal encargado de la custodia de bienes. Lo que no impide su pre
sencia para facilitar la identificacin y constatar el acto por in
ters individual.
4. Para realizar la verificacin denominada inventario fsico general ,
el responsable constituir equipos especiales con personal de :
a. Contabilidad, para proporcionar informacin sobre los bienes re
gistrados (caractersticas, valor de adquisicin, depreciacin,
etc.) y compararla posteriormente.
b. Abastecim ento, para verificacin en unidades fsicas (ubicaci~
conservac n, unidades de medida), a fn de atender necesidades
de servic os.
c. Control, para salvaguardar el acto y cumrlimie,to de disposicio
n0S.

d. Representante de la Direccin General de Administracin. que 1

va el registro de cdigos identificatorios individuales de bie
nes, su ubicacin y cargos de afectacin.
5. La verificacin ser realizada permanenter:~ente por todos los titula
res de rgano a cualquier nivel, aplicando las disposiciones aproba
das por la entidad.
6. Verificada la inexistencia del valor monetario de un bien, en el res
pectivo documento fuente, procede la valuacin, aplicando las orienta
ciones del Sistema de Contabilidad, la valuacin ser realizada por ~
los rganos de Contabilidad y Abastecimiento en forma conjunta.
7. El rgano de Abastecimiento, en ejerclclo de sus atribuciones, reali
zar verificaciones por muestreo a los bienes y servicios crticos
con que cuenta la entidqd. El informe de los resultados ser remitido
a los siguientes:
a. Titular del rgano responsable del bien y/o servicio para que
adopte las medidas necesarias.
b. El rgano de Control Interno.
c. El Director General de Administracin o quien hace sus veces.
8. Tal verificacin se orientar, bsicamente, a constatar que los bienes
y servicios sean utilizados permanentemente, para los fines que fueron
adquiridos o creados, con fines oficiales, para beneficio general de
la colectividad de trabajadores de la entidad; y en condiciones que no
signifiquen peligro para el encargado, riesgo de deterioro o ~espilfa
rro.
 2?

9. La calificacin del estado de inutilidad del bien o servlclo, para el

funcionamiento de la entidad es otra forma de verificacin. El rgano
de Abastecimiento en forma individual o integrando un equipo especia
lizado, constitudo a su iniciativa, realiza las "cciones necesarias.
Al efecto aplicar los criterios ~laros e inequvocos ~ue haya esta
bl eci do,
10. Para facilitar la verificacin toda afectacin de bienes o entrega de
los mismos se har consta~ en un docuw.~nto a manera de cargo donde fi
gurarn los datos del bien, el Cdigo individual y nombres de quiene
reciben y entregan.
IV. ALCANCE
La presente norma ser aplicada por todas las entidades de la Administra
cin Pblica.
V. BASE LEGAL
1. Decreto Ley 22056 que instit;jye el Si ,tema de i'lbastecimiento.
2. Decreto Ley ~'2867 SObre desconcentracin de acciones del Sistema de
Abastecimiento.
3. Directiva N' 002-79-INAF/DN, "r~rmas para Programaci6n del Abast~
cimiento!!,
4. Directiva W' fW2-80-I"lM/DNA "Normas para formulacin ael fJlan inte
grado de Abastt:cimiento"
VI. MECANISMOS DE CONTROL
1. La Direccin General de Administracin o quien hace sus veces. super
visar el cumDlimiento de los calendarios de verificaciones
2. Las acciones de verificacin que asuma el rgano de Abastecimiento
se incluirn en el Plan de Actividades de la entidad.
3. Verificacin de la existencia y cumplimiento de normas Sobre verifica
cin.
4. El titular del rgano respectivo y el servidor al que se asign el
bin son solidariamente responsables, tanto pecuniaria como adminis
trativamente de la prdida, dao. deterioro o mal uso de los bienes
y/o servicios de su dependenci , especialmente si ocurrieron por ne
gligencia en la aplicacin de disposiciones sobre verificacin fsi
ca de bienes y/o servicios.
5. Todos los vehculos de propiedad del Estado llevarn pintado, en lu
gar visible, un crculo con el nombre de la entidad que es afectado.
Slo por autorizacin expresa del titular de la entidad y en casos
excepcionales, previamente fundamentados, se liberar de esa obliga
cin.
 - 23

6. Se oficiar a las autoridades de trnsito para que informen de la cir

culacin de vehculos del Estado fuera del horario establecido o -
que se guarden en locales no oficiales. Excepto los casos autorizados
expresilmente por el Ttular de la entidad.