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Eni Corporate Circolare 318 del 25 giugno 2008

TIPOLOGIA DI
STRUMENTO Procedura
NORMATIVO:

TITOLO: Procedura per la gestione dei progetti e delle commesse

NOTE:

DATA EMISSIONE: 25 giugno 2008 DATA DECORRENZA: 25 giugno 2008

VERIFICATO DA: APPROVATO DA:


REDAZIONE A CURA DI: PIACON CFO
AMBIL DIRS
PIAC/COAF ORG
Eni S.p.A. Circolare n. 318 del 25 giugno 2008
Procedura per la gestione dei progetti e delle commesse

INDICE

1. OBIETTIVO ............................................................................................................................................................. 3

2. AMBITO DI APPLICAZIONE............................................................................................................................... 3

3. RIFERIMENTI......................................................................................................................................................... 3

4. DEFINIZIONI........................................................................................................................................................... 4

5. RUOLI E RESPONSABILITA .............................................................................................................................. 5


5.1 UNIT PIANIFICAZIONE E CONTROLLO ENI CORPORATE E AREE FUNZIONALI .................................................... 5
5.2 UNIT DI BUDGET E CONTROLLO DI FUNZIONE .................................................................................................... 7
5.3 RESPONSABILE DI PROGETTO ............................................................................................................................... 8
5.4 RESPONSABILE DI COMMESSA............................................................................................................................ 10
6. INQUADRAMENTO DEL PROCESSO.............................................................................................................. 10
6.1 GESTIONE DI PROGETTI/COMMESSE CONTABILI IN APPLICAZIONE DEL MODELLO DI CONTROLLO ENI
CORPORATE ................................................................................................................................................................... 11
7. PROCESSO DI GESTIONE DEI PROGETTI.................................................................................................... 12
7.1 RICHIESTA DI APERTURA ANAGRAFICA PROGETTO ............................................................................................ 12
7.2 AUTORIZZAZIONE DEL PROGETTO...................................................................................................................... 14
7.3 MODIFICA DEL PROGETTO ................................................................................................................................. 15
7.4 CHIUSURA DEL PROGETTO ................................................................................................................................. 17
8. PROCESSO DI GESTIONE DELLE COMMESSE ........................................................................................... 17
8.1 RICHIESTA DI APERTURA COMMESSA ................................................................................................................. 17
8.2 RILASCIO AMMINISTRATIVO DELLA COMMESSA ................................................................................................ 19
8.3 MODIFICA DI COMMESSA ................................................................................................................................... 21
8.4 ESECUZIONE COMMESSA ................................................................................................................................... 22
8.5 CHIUSURA DELLA COMMESSA............................................................................................................................ 22
8.5.1 Chiusura tecnica della commessa............................................................................................................. 23
8.5.2 Chiusura amministrativa della commessa ................................................................................................ 25
9. RESPONSABILIT DELL'AGGIORNAMENTO DELLA PROCEDURA.................................................... 26

10. TRACCIABILIT E CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE ............................................... 26

11. ALLEGATI ......................................................................................................................................................... 26

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Procedura per la gestione dei progetti e delle commesse

1. OBIETTIVO
La presente procedura ha lo scopo di regolare il processo di gestione dei progetti e delle
commesse, le relative attivit operative e di controllo, i ruoli e le Responsabilit delle Unit
aziendali coinvolte, le modalit di trasferimento delle informazioni e le correlate
caratteristiche di tracciabilit, archiviazione e gestione delle eccezioni; ci al fine di
garantire che le attivit di esercizio e di investimento siano svolte in linea con i principi di
riferimento Eni e con gli obiettivi del sistema di controllo interno.

2. AMBITO DI APPLICAZIONE
La presente procedura si applica alle attivit di gestione dei progetti e delle commesse
desercizio e di investimento svolte in ambito Corporate con lausilio del sistema
informativo integrato SAP (moduli SEM-BPS e PS).
La procedura definisce inoltre gli ambiti di Responsabilit e le competenze delle Unit
della Corporate.
La presente procedura costituisce schema di riferimento nei rapporti tra Divisioni e societ
di Eni; i principi e gli strumenti in essa contenuti forniscono infatti le modalit operative tra
ciascuna Divisione e tra le Divisioni e le societ di Eni.

3. RIFERIMENTI
Codice Etico;
Modello 231 di Eni S.p.A;
Linee Guida sul sistema di controllo Eni sullinformativa societaria - Norme e
Metodologie (Circ. n. 269 del 20 giugno 2007);
Modello di servizio vigente tra Sofid ed Eni Corporate;
Linee Guida di Pianificazione e Controllo (Circ. n. 276 dell11 luglio 2007);
Procedura di Autorizzazione e controllo degli investimenti (Circ. n. 279 del 18 luglio
2007) e successivi aggiornamenti;
Procedura di Pianificazione (Circ. n. 277 del 18 luglio 2007);
Procedura di Controllo di Gestione (Circ. n. 278 del 18 luglio 2007);
Procedura Operativa per la rilevazione del Time Sheet (Circ. 142 del 27 gennaio
2004);
Modello di controllo Eni Corporate;
Manuali operativi di SAP R3 Modulo PS e SAP SEM-BPS.
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4. DEFINIZIONI
Accordo interno di servizio: documento che sottende allerogazione di servizi di
carattere continuativo richiesti e/o erogati con continuit a Direzioni Corporate e a
Divisioni. Rientrano in questa tipologia servizi erogati alle Divisioni per conto delle
controllate di Settore nel caso in cui il relativo contratto attivo sia stipulato dalla Divisione.
Laccordo interno di servizio si pu sostanziare nellelenco dei servizi obbligatoriamente
forniti/addebitati sulla base del loro utilizzo da funzioni accentrate o pu essere un elenco
di servizi concordati tra le parti.
Le attivit di servizi continuative svolte direttamente per conto di Societ devono essere
formalizzate mediante contratto attivo.
Contratto attivo: accordo tra due o pi parti per la realizzazione di un progetto o
lerogazione di un servizio.
Le attivit progettuali e di servizi continuativi svolte direttamente per conto di Societ
devono essere formalizzate mediante contratto attivo.
Modulo di autorizzazione progetto (MAP): documento che formalizza lautorizzazione di
attivit progettuali di carattere non continuativo relative a progetti richiesti da Direzioni
Corporate e Divisioni. Rientrano in questa tipologia i progetti richiesti dalle Divisioni per
conto proprio o per conto delle controllate di Settore nel caso in cui il relativo contratto
attivo sia stipulato dalla Divisione.
Le attivit progettuali svolte direttamente per conto di Societ devono essere formalizzate
mediante contratto attivo (oppure per controllate estere, service agreement + job order).
Iniziativa: insieme di progetti accomunati da elementi condivisi ma distinti per motivi
gestionali. I progetti costituenti uniniziativa sono tra loro sinergici e la realizzazione di
ciascuno di essi condizionata alla realizzazione anche degli altri.
Anagrafica di progetto: insieme di attributi anagrafici utili alla definizione delle
caratteristiche del progetto.
Progetto: insieme di operazioni tecnico-economiche, limitate nel tempo e organizzate in
base a un programma, finalizzate al raggiungimento di un obiettivo definito,
indipendentemente dal trattamento contabile dei relativi costi (spesati nellesercizio o
capitalizzati).
Commessa: lentit contabile di livello elementare oggetto delle attivit di
preventivazione e consuntivazione dei valori economici.

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Responsabile di progetto: Responsabile del coordinamento e della efficiente gestione


delle commesse inerenti il progetto e si identifica:
- per i progetti, nel Project Manager o in un Responsabile di Unit;
- per le attivit di servizi, in un Responsabile di Unit.
Responsabile di commessa: Responsabile della realizzazione delle attivit
tecnico/economiche relative alla commessa di competenza; individuato dal
Responsabile di progetto. Il Responsabile di commessa supporta il Responsabile di
progetto nello svolgimento delle sue funzioni.
Richiesta di apertura commessa: modulo di Richiesta di Apertura amministrativa della
commessa (allegato C).
Richiesta di chiusura commessa: richiesta effettuata al termine delle attivit necessarie
per portare a compimento il ciclo operativo della commessa.
Unit di budget e controllo di funzione: Unit organizzativa incaricata dellelaborazione
del budget e deputata allo svolgimento delle attivit di controllo dei costi della singola
funzione.
Unit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali: Unit organizzativa
incaricata di assicurare le attivit necessarie all'elaborazione del budget, dei forecast e dei
consuntivi della Corporate, in collegamento con le Unit di budget operanti nell'ambito
delle funzioni operative.
Unit richiedente del progetto/servizio: Unit aziendale che ravvisa unopportunit o
unesigenza di uno specifico progetto/servizio e ne fa richiesta.

5. RUOLI E RESPONSABILITA

5.1 Unit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali


LUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali assicura:
a. le attivit di controllo di competenza descritte nella presente procedura;
b. linserimento sul sistema (SAP-SEM modulo BPS) delle anagrafiche di progetto e
inserimento/aggiornamento dei relativi attributi tecnici e amministrativi sulla base
dellallegato C modulo di apertura di progetto (o allegati C massivi in sede di
budget/forecast);
c. linserimento sul sistema (SAP-SEM modulo BPS) delle iniziative, degli item e
delle anagrafiche di commessa e inserimento/aggiornamento dei relativi attributi

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tecnici per gli Item e commesse richieste con gli specifici allegati C modulo di
apertura commessa1;
d. il completamento/aggiornamento degli attributi amministrativi di progetto e di
commessa;
e. il rilascio amministrativo delle commesse a sistema;
f. la chiusura tecnica delle commesse per conto delle Unit tecniche non abilitate al
sistema;
g. la pre-chiusura amministrativa delle commesse;
h. le operazioni contabili di chiusura delle commesse (valorizzazione alla tariffa di
consuntivo, capitalizzazioni);
i. la chiusura amministrativa delle commesse (la chiusura di progetto avviene di
fatto attraverso la chiusura di tutte le sue commesse);
j. il trasferimento dei dati anagrafici dal sistema SAP-SEM modulo BPS al sistema
SAP R3 modulo PS.2
k. le regole per la creazione di commesse e le logiche principali che regolano
larchitettura delle commesse
l. il collegamento tra le logiche delle varie commesse / progetti delle diverse
funzioni / Divisioni / Societ, al fine di mantenere un'unica omogenea architettura
e logica.

LUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali responsabile inoltre


del:
- gestione e aggiornamento del modello di controllo;
- mantenimento delle logiche di progetto / commessa tra le diverse funzioni / Divisioni
e/o societ;

In relazione alle commesse di investimento, la competente Unit di Sofid, coerentemente


con il modello di servizio, assicura:

1
Nel caso di progetti ICT, data lelevata numerosit delle commesse, previsto che lUnit Pianificazione e
Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali inserisca lanagrafica di progetto e la funzione budget e controllo
ICT inserisca le successive commesse, ereditando in automatico i campi di natura amministrativa e tecnica
dal progetto
2
Per poter effettuare il trasferimento dei dati anagrafici dal sistema SEM a SAP necessario effettuare la
creazione anagrafica del progetto e di almeno una commessa.

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- lassegnazione degli attributi specifici di contabilit patrimoniale, in fase di rilascio


amministrativo della commessa;
- la verifica della completezza e della rispondenza ai principi contabili delle
registrazioni, in fase di chiusura.

Alle risorse dellUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali e di Sofid
assegnato, a livello di sistema informativo, uno specifico profilo utente che garantisce la
segregazione di operativit coerente con il ruolo e le competenze previste dalla presente
procedura.

5.2 Unit di budget e controllo di funzione


LUnit budget e controllo di funzione provvede a:
a. comunicare allUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali
lelenco dei nuovi progetti per linserimento a sistema delle relative anagrafiche in
fase di budget e di forecast (allegato C massivo);
b. inviare allUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali, dopo
lesecuzione dei controlli di propria competenza, la richiesta di apertura anagrafica
di progetto (allegato C o allegato C massivo), corredata dei documenti di supporto
che ne chiariscano le finalit e leventuale destinazione a capitalizzazione (allegati
tecnico-economici come indicato dalla Circolare n. 279);
c. richiedere allUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali
leventuale apertura di una nuova anagrafica di iniziativa, corredandola con
documenti di supporto che ne chiariscano la finalit;
d. controllare e inviare allUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree
Funzionali il MAP autorizzato a vita intera o laccordo interno di servizio (attivit
svolte per conto delle Divisioni/Direzioni Eni) o il contratto attivo stipulato3 (attivit
svolte direttamente per conto di Societ);
e. inserire a sistema il valore autorizzato per ciascun progetto relativamente alle
tipologie progettuali per Divisioni e Direzioni Corporate (MAP a vita intera) e attivit
svolte per conto di Societ (valore contrattuale);

3
Nel caso il contratto attivo sia registrato a sistema, gli estremi per lindentificazione dello stesso.

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f. comunicare4, previo controllo di competenza, allUnit Pianificazione e Controllo


Eni Corporate e Aree Funzionali la Richiesta di apertura/rilascio amministrativo
della commessa (si veda Cap. 8),
g. verificare il processo di chiusura tecnica delle commesse e comunicare la richiesta
di chiusura amministrativa allUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree
Funzionali;
h. svolgere le attivit di controllo di competenza descritte nella presente procedura.

Per le funzioni dove non prevista lUnit di budget e controllo di funzione, le suddette
attivit sono svolte dai Responsabili dei centri di costo cui fanno capo i progetti e le
commesse.

Alle risorse delle Unit di budget e controllo di funzione assegnato, a livello di sistema
informativo, uno specifico profilo utente che garantisce la segregazione di operativit
coerente con il ruolo e le competenze previste dalla presente procedura.

Per le funzioni non abilitate al sistema, lUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e
Aree Funzionali supporta le attivit di alimentazione del sistema sulla base delle
informazioni fornite dallUnit budget e controllo di funzione.

In aggiunta alle attivit sopra descritte, lUnit di budget e controllo ICT, tenuto conto
dellalta numerosit delle commesse in ambito ICT, svolge lattivit descritta nel paragrafo
5.2 con la lettera C) relativa alla creazione di ulteriori item e commesse ereditando tutte le
anagrafiche tecniche e amministrative gi definite a livello di progetto e
inserendo/aggiornando gli attributi tecnici specifici di commessa. Laggiornamento dei dati
di natura amministrativa a carico dellUnit di Pianificazione e Controllo Eni Corporate e
Aree Funzionali.

5.3 Responsabile di progetto


Il Responsabile di progetto assicura il coordinamento e lefficiente gestione delle
commesse facenti parte del progetto nel rispetto dei tempi di realizzazione del progetto.

4
La comunicazione va effettuata utilizzando i canali formali aziendali (es. fax, posta elettronica, posta
interna, comunicazioni interne, etc..)

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Il Responsabile di progetto individuato attraverso specifica Comunicazione/Circolare


firmata dal Responsabile della funzione competente.
Nel caso in cui il Responsabile di progetto non sia ancora nominato le attivit in carico
sono svolte dal Responsabile dellUnit che prende in carico il progetto.

Il Responsabile di progetto provvede a:


a. effettuare i passi procedurali finalizzati allapprovazione dei progetti;
b. chiedere la creazione di unanagrafica di progetto/commessa mediante la
trasmissione allUnit budget e controllo di funzione del Modulo di richiesta apertura
anagrafica di progetto (allegato C);
c. trasmettere allUnit budget e controllo di funzione la documentazione di progetto
(MAP/contratto attivo/accordo interno di servizio) di supporto alla definizione del
progetto e alle successive richieste di rilascio commessa 5;
d. inviare allUnit di budget e controllo di funzione la richiesta di apertura commessa
(allegato C) contenente il preventivo del costo a vita intera suddiviso per anno;
e. garantire il controllo dei costi consuntivati rispetto al budget;
f. segnalare allUnit di budget e controllo di funzione le revisioni tecnico-economiche
e temporali di progetto/commessa;
g. attivarsi nellambito di propria responsabilit affinch siano presenti le necessarie
autorizzazioni (MAP, Accordo interno di servizio, contratto attivo) e garantire la loro
coerenza/ aggiornamento in caso di revisioni tecnico-economiche;
h. richiedere allUnit di budget e controllo di funzione il rilascio delle commesse dopo
aver verificato la corrispondenza tecnico-economica con i documenti autorizzativi;
i. approvare/rifiutare/revocare la richiesta di chiusura tecnica avanzata dal
Responsabile di commessa e, comunque, assicurarsi che venga effettuata la
richiesta di chiusura tecnica di tutte le commesse del progetto al completamento
dello stesso6;
j. monitorare il costo a vita intera delle singole fasi del progetto e lo spending
dellanno;
k. svolgere le attivit di controllo di propria competenza descritte nella presente
procedura.

5
Nei casi in cui il Responsabile di progetto non sia ancora individuato, le attivit b. e c. sono in capo allUnit
richiedente il servizio fornito o il progetto.

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Al Responsabile di progetto assegnato, a livello di sistema informativo, uno specifico


profilo utente che garantisce la segregazione di operativit coerente con il ruolo e le
competenze previste dalla presente procedura.

5.4 Responsabile di commessa


Il Responsabile di commessa supporta il Responsabile di Progetto nella realizzazione
delle attivit tecnico-economiche della commessa di competenza nel rispetto dei tempi, del
budget, degli standard di qualit.
La nomina del Responsabile di commessa, a cura del Responsabile di progetto di
competenza, formalizzata nella Richiesta di Apertura Commessa (allegato C).
Il Responsabile di commessa assicura:
a. la compilazione della Richiesta di Apertura commessa (allegato C) da sottoporre
alla firma del Responsabile di progetto;
b. il controllo dei costi consuntivati rispetto al budget;
c. lesistenza delle condizioni necessarie alla chiusura tecnica di commessa;
d. la richiesta di chiusura tecnica al Responsabile di progetto, da effettuarsi in ogni
caso al termine delle attivit del progetto.

Il Responsabile di commessa provvede, inoltre, allo svolgimento delle attivit di controllo di


competenza descritte nella presente procedura.

Al Responsabile di commessa assegnato, a livello di sistema informativo, uno specifico


profilo utente che garantisce una segregazione di operativit coerente con il ruolo e le
competenze previste dalla presente procedura.

6. INQUADRAMENTO DEL PROCESSO


Il processo di gestione delle commesse si inserisce nel pi ampio processo del controllo di
gestione delle attivit di Eni Corporate.
Tale processo, che trova fondamento nel Modello di controllo Eni Corporate, prevede
lutilizzo delle seguenti entit di controllo organizzate secondo la seguente struttura
gerarchica:

6
La verifica del Responsabile di progetto relativamente alla chiusura delle commesse viene effettuata con gli
strumenti messi a disposizione dal sistema: anagrafiche di commessa e reportistica di supporto.

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1. Iniziativa: insieme di progetti accomunati da elementi condivisi ma distinti per motivi


gestionali. I progetti costituenti uniniziativa sono tra loro sinergici e la realizzazione
di ciascuno di essi condizionata alla realizzazione anche degli altri.
2. Progetto: entit costituita da un insieme di attivit finalizzate al raggiungimento di
obiettivi comuni aventi una collocazione temporale definita.
3. Commessa: lentit di livello elementare oggetto delle attivit di preventivazione e
consuntivazione dei valori economici.

Iniziative, progetti e commesse possono essere utilizzati per gestire le seguenti fattispecie:
a. progetti dinvestimento: finalizzati al raggiungimento di un obiettivo avente una
collocazione temporale definita ed i cui costi sono oggetto di capitalizzazione;
b. progetti di esercizio: finalizzati al raggiungimento di un obiettivo avente una
collocazione temporale definita ed in cui i costi sono imputati direttamente al conto
economico dellesercizio di riferimento;
c. attivit di servizio di tipo continuativo svolte da unUnit aziendale Eni Corporate
per le quali previsto dal Modello di controllo Eni Corporate laddebito dei costi alle
altre Unit Eni Corporate e alle Divisioni sulla base di parametri di addebito definiti
dal Modello stesso;
d. attivit di servizio su richiesta: svolte da unUnit aziendale Eni Corporate su
specifica richiesta di altre Unit Eni Corporate, di altre Divisioni ovvero di altre
societ e definite in base a specifici accordi di servizio (per Unit e Divisioni Eni
S.p.A.) ovvero a specifici contratti di servizio (nel caso di servizi per altre societ).
In tali casi, larco temporale del progetto (e delle commesse) coincide con quello di
validit degli accordi di servizio/contratti.
I contenuti sostanziali e tecnico-economici dei progetti di investimento e, per analogia, dei
progetti di esercizio, sono formalizzati dai documenti previsti dalla Procedura
Autorizzazione e controllo degli Investimenti e successivi aggiornamenti.

6.1 Gestione di progetti/commesse contabili in applicazione del Modello di


Controllo Eni Corporate
I progetti/commesse contabili sono entit aperte autonomamente da parte dellUnit
Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali per consentire lapplicazione
del modello di controllo Eni Corporate (con particolare riferimento al modello di

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allocazione); tali entit non sono soggette al processo autorizzativo descritto nella
presente procedura.
LUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali individua i progetti
contabili che necessario aprire per attuare gli addebiti/riallocazione dei costi delle Unit
di Eni Corporate che svolgono attivit di servizio alle altre Unit di Eni Corporate e/o alle
Divisioni sulla base di parametri di addebito definiti dal Modello di controllo Eni Corporate
e ne inserisce a sistema lanagrafica. I progetti e le commesse contabili sono aperti con
scadenza illimitata e convenzionalmente con un preventivo economico pari al
budget/forecast annuale approvato.

7. PROCESSO DI GESTIONE DEI PROGETTI

7.1 Richiesta di apertura anagrafica progetto


LUnit budget e controllo di funzione raccoglie le richieste di apertura anagrafica di
progetto redatte dal Responsabile di progetto, ove gi identificato, o dal Responsabile
dellUnit proponente7. Tali richieste, che riportano le informazioni necessarie ad
alimentare lanagrafica di progetto, sono formalizzate avvalendosi della Richiesta di
apertura anagrafica di progetto (allegato C o allegato C massivo).
Nel modulo apertura anagrafica di progetto (allegato C) devono essere indicate le seguenti
informazioni:
- Descrizione/obiettivi del progetto;
- Data inizio/ fine progetto;
- Il Responsabile del progetto;
- Centro di costo committente/ Responsabile (se Unit Corporate);
- il Cliente destinatario (Corporate, Divisione, Societ);
- Riferimento a MAP, Accordo interno di servizio, Contratto Attivo (se esistente);
- Criteri per il riaddebito (es. 100% o in base a specifici driver);
- Preventivo di progetto a vita intera;
- Iniziativa di riferimento (se esistente);
- larticolazione del progetto in item e commesse definita eventualmente, con il
supporto dellUnit di Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali.
La richiesta di apertura di progetto viene effettuata dallUnit di budget e controllo di
funzione che, previo controllo della correttezza e della completezza dei dati riportati,

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inviano allUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali per


linserimento dei progetti a sistema (SAPSEM modulo BPS):
1) la richiesta di apertura progetto (allegato C) oppure,
2) in fase di budget/forecast, lelenco dei nuovi progetti di cui si richiede lapertura
(allegato C massivo)
Le Unit di budget e controllo di funzione inviano inoltre allUnit Pianificazione e Controllo
Eni Corporate e Aree Funzionali, se disponibili, eventuali documenti di supporto che
contribuiscono a chiarire loggetto del progetto (MAP, contratto attivo, accordo interno di
servizio) ed eventuali informazioni integrative necessarie per lattribuzione dei dati
amministrativi.

Qualora le Unit di budget e controllo di funzione richiedano lapertura di una nuova


iniziativa cui il progetto si riferisce, inviano allUnit Pianificazione e Controllo Eni
Corporate e Aree Funzionali le informazioni necessarie per la creazione delliniziativa.

LUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali verifica la corretta


redazione dei documenti a loro inviati e procede con lapertura dellanagrafica dei progetti
sul sistema SAP SEM modulo BPS.

Il sistema garantisce la segregazione dei profili consentendo alla sola Unit Pianificazione
e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali di alimentare/modificare i campi anagrafici di
natura amministrativa8.
Nellambito delle attivit descritte la qualificazione di un progetto come investimento
(capitalizzazione) effettuata da Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree
Funzionali con riferimento alla Procedura relativa alla Autorizzazione e controllo degli

8
I campi delegati allalimentazione da parte dellUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree
Funzionali sono:
Tipo progetto;
Autorizzazione Copia;
Cliente amministrativo;
Cliente destinatario servizio;
Codice identificazione MAP (Codice Protocollo);
Codice mastro;
Contratto attivo;
Committente (Direzione Corporate/Divisione)
Centro di costo Ammortamento (solo per progetti di investimento-capitalizzazioni;
Linea di Servizio Modello di controllo;
Codifica attivit per Autority.

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Investimenti e successivi aggiornamenti e ai principi contabili, sentita lUnit


Amministrazione Eni Corporate nei casi dubbi.

7.2 Autorizzazione del progetto


Il progetto, pur disponibile per le attivit di elaborazione e simulazione di budget, non pu
essere oggetto di attivit operative (rilascio delle commesse ai fini della emissione di RdA
o consuntivazione di costi) prima della sua autorizzazione.

Il processo di autorizzazione delle attivit progettuali, sia di investimento che di esercizio,


trova formalizzazione:
1) nel MAP (allegato B), se svolti nellinteresse di Direzioni Corporate o Divisioni,
autorizzato da parte dei soggetti abilitati in base a quanto previsto dalla circolare
Autorizzazione e Controllo degli investimenti9;
2) nel contratto attivo (incluso il relativo preventivo costi) nel caso di progetti svolti
nellinteresse di societ non intermediate dalla Divisione.
Il contenuto e il processo di autorizzazione delle attivit dei servizi di tipo continuativo e su
richiesta definito:
a) dallaccordo interno di servizio nel caso di servizi erogati per Direzioni
Corporate o Divisioni con riferimento al budget/forecast approvato10
b) da contratti attivi per servizi erogati per conto di Societ non intermediate dalle
Divisioni. Per quanto riguarda progetti e servizi con rapporto contrattuale diretto
con Societ del Gruppo/Terze (non intermediate da Divisioni) lautorizzazione
del progetto effettuata attraverso la sigla del contratto attivo e successive
modifiche contrattuali.

I documenti debitamente autorizzati sono inviati dal Responsabile di progetto/Unit


proponente allUnit budget e controllo di funzione che provvede a trasmetterli allUnit
Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali.

9
Per convenzione si applicano a tutti i progetti di carattere non continuativo i dettami della circolare
Autorizzazione e Controllo degli investimenti.
10
In particolare laccordo interno di servizio dovr esplicitare il contenuto di servizi a richiesta e pu limitarsi
allelenco dei servizi forniti nel caso di servizi obbligatoriamente erogati/addebitati sulla base del loro utilizzo
da funzioni accentrate. Nel caso in cui laccordo interno di servizio abbia validit pluriennale, non si rende
necessaria una revisione annuale,ma sar sufficiente aggiornarne la previsione di fine anno in sede di
forecast

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LUnit di budget e controllo di funzione verifica la completezza e correttezza del MAP /


Accordo interno di servizio / Contratto attivo ai fini della autorizzazione del progetto e,
prima dellinvio della documentazione allUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e
Aree Funzionali, inserisce a sistema (SAP SEM modulo BPS) il valore autorizzato del
progetto.11
In particolare i valori autorizzati da inserire a sistema da parte delle funzioni di budget e
controllo di funzione sono:
1) per le attivit progettuali di tipo non continuativo vs Divisioni e Direzioni
Corporate (tipologie a)progetti di investimento e b)progetti di esercizio): il valore del
MAP autorizzato a vita intera;12
2) per le attivit progettuali e i servizi svolti direttamente per le Societ: il valore
stabilito nel contratto attivo (incluso il relativo preventivo costi).
Per i servizi di tipo continuativo svolti per conto di Divisioni e Direzioni Corporate (tipologie
c)attivit di servizio di tipo continuativo e d)attivit di servizio su richiesta) il valore
approvato quello presente nel budget/ forecast dellesercizio.

LUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali, dopo aver effettuato il
controllo sui documenti di autorizzazione e, limitatamente ai progetti non continuativi svolti
per Divisioni e Direzioni Eni e alle attivit formalizzate da contratti attivi per Societ,
verificata lavvenuta corretta registrazione a sistema dei valori autorizzati (MAP, Valore
Contratto attivo e preventivo costi), provvede a renderli in stato non modificabile a
sistema.

7.3 Modifica del progetto


I Responsabili competenti per la rilevazione di:
cambiamenti organizzativi generali (Organizzazione Eni Corporate);
esigenze di modifica delle responsabilit organizzative di progetto: centri di costo
richiedente, centro di costo Responsabile, Responsabile del progetto
(Organizzazione Eni Corporate/Unit budget e controllo di funzione);
modifiche tecnico-economiche e temporali (Responsabile di progetto);
altri fattori identificativi dei progetti e delle relative responsabilit;

11
Per le funzioni non abilitate, lUnit di Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali, provvede
allinserimento del dato autorizzato sulla base delle informazioni contenute nellallegato C e nei documenti di
supporto ricevuti

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devono comunicare tempestivamente ed inviare documentazione idonea allUnit


Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali, affinch provveda ad
aggiornare i dati di progetto in modo tempestivo.
In particolare le esigenze di modifica del progetto sono comunicate, tramite le Unit di
budget e controllo di funzione, mediante lallegato C e/o nuova documentazione di
supporto (es. MAP, Accordo interno di servizio, Contratto Attivo).

Le modifiche richieste, in particolare quelle relative alla variazioni degli elementi tecnico-
economici del progetto, sono autorizzate dai soggetti competenti in coerenza con quanto
stabilito dalla circolare Autorizzazione e controllo investimenti e successivi
aggiornamenti ovvero dalle controparti del contratto attivo/accordo interno di servizio.

Tale attivit richiesta, per esempio, ogni qualvolta si verifichi un incremento del
preventivo di progetto a vita intera in misura superiore ai limiti fissati dalla circolare
Autorizzazione e Controllo degli investimenti13.

A supporto di tale verifica il sistema prevede un report di progetto che confronta:


per le tipologie a) progetti di investimento e b) progetti di esercizio il preventivo di
progetto a vita intera (MAP) con la somma dei preventivi di commessa a vita intera
e il riferimento ai consuntivi maturati alla data;
per le tipologie c) attivit di servizi continuativi e d) attivit di servizio su richiesta,
per cui necessario riferirsi alla autorizzazione del preventivo dellesercizio, il
valore dellultimo budget/forecast approvato con la somma dei preventivi di
commessa dellesercizio e il riferimento ai consuntivi maturati alla data.
Tale report a disposizione della Unit di Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree
Funzionali, delle Unit budget e controllo di funzione e dei specifici Responsabili di
progetto per i controlli di competenza.

Le modifiche agli attributi di un progetto comportano la modifica, effettuata in automatico


dal sistema, degli attributi delle commesse associate al progetto stesso.

12
Il valore del MAP a vita intera, nel caso di progetti che prevedano una fase di fattibilit e una successiva
fase di realizzazione, la somma del valore complessivo delle attivit di progetto.
13
In particolare necessario esplicitare la motivazione della variazioni in termini di incremento dei costi
oppure delle attivit/servizi richiesti (es. variazioni sulloggetto del progetto erogato rispetto al MAP
originario).

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7.4 Chiusura del progetto


Il progetto si chiude a sistema attraverso la chiusura tecnica e amministrativa di tutte le
commesse sottese.
Il Responsabile di progetto comunica tempestivamente alla Unit di budget e controllo di
funzione quando le attivit progettuali si sono concluse e si attiva affinch tutte le sue
commesse siano poste in stato di chiusura tecnica e sia effettuata la richiesta di chiusura.
LUnit di budget e controllo di funzione comunica allUnit di Pianificazione e Controllo
Eni Corporate e Aree Funzionali i progetti chiusi, al fine di farne riportare linformazione a
sistema, e verifica che le attivit di chiusura tecnica e di richiesta di chiusura
amministrativa vengano effettuate.

8. PROCESSO DI GESTIONE DELLE COMMESSE

8.1 Richiesta di apertura commessa


Il Responsabile di commessa predispone la Richiesta apertura commessa utilizzando il
modulo standard allegato alla presente procedura (allegato C) e lo invia al Responsabile
di progetto per lautorizzazione, previa verifica della completezza e della correttezza delle
informazioni riportate dal modulo.

Il Responsabile di progetto approva la Richiesta di Apertura Commessa (allegato C),


successivamente alla verifica:
della correttezza delle informazioni riportate dal modulo;
della coerenza con gli obiettivi del progetto;
della completezza dei dati di tipo anagrafico;
dellaccuratezza delle previsioni di spesa utilizzate per la determinazione del
preventivo di commessa;
per i progetti di carattere non continuativo, della coerenza tra somma dei preventivi
di commessa a vita intera, i consuntivi maturati alla data e il MAP autorizzato a vita
intera,
per le attivit di tipo continuativo, della coerenza tra somma dei preventivi di
commessa di esercizio, dei consuntivi maturati alla data e il budget/ forecast
approvato di esercizio;
per le attivit svolte per conto di Societ, della coerenza tra somma dei preventivi
di commessa, i consuntivi maturati alla data e il valore contrattuale stipulato;

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invia allUnit di budget e controllo di funzione lallegato C per lapertura della


anagrafica della nuova commessa

Il Responsabile di progetto nel caso il cui il preventivo di commessa comporti:


una modifica sostanziale14 del preventivo e/o della durata del progetto svolto per
conto di Divisioni e Direzioni Eni;
una variazione dei termini contrattuali stipulati nel caso di attivit svolte per conto di
Societ;
variazioni significative al valore e ai contenuti dei servizi continuativi rispetto al
budget/forecast e allAccordo interno di servizio con Divisioni e Direzioni Corporate.
ne informa lUnit budget e controllo di funzione e si attiva, per quanto di competenza, per
il processo di riautorizzazione.

LUnit di budget e controllo di funzione, verificata la correttezza e completezza della


richiesta di apertura di una nuova commessa, invia lallegato C e gli eventuali documenti di
supporto disponibili allUnit di Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali.

In particolare, devono essere verificati ed eventualmente aggiornati sia gli attributi della
commessa non valorizzati in automatico dal sistema SAP SEM modulo BPS, sia gli
attributi di commessa ereditati in automatico dal progetto.
Nel caso in cui si rendano necessarie modifiche ai dati di progetto, dovr essere
ripercorso il relativo iter autorizzativo.

LUnit di Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali, effettuate le verifiche


di correttezza e completezza delle informazioni, provvede alla creazione della anagrafica
di commessa in base allallegato C e alla documentazione di supporto ricevuta15.

Le Unit di budget e controllo di funzione abilitate al sistema inseriscono/aggiornano i


preventivi di commessa in coerenza a quanto comunicato dal Responsabile di progetto..16

14
Con riferimento ai criteri specificati nella Procedura Autorizzazione e controllo degli Investimenti.
15
Il sistema non permette il completamento anagrafico della commessa nel caso in cui vengano omessi dei
campi obbligatori.
16
Per le Unit di budget e controllo di funzione non abilitate, lattivit supportata dallUnit di pianificazione
e controllo Corporate sulla base delle Richieste di Apertura Commesse (allegati C) ricevuti

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La funzione di budget e controllo ICT, nel caso in cui il progetto sia di natura informatica,
provvede alla creazione di nuove anagrafiche di commessa ereditando in automatico i
campi amministrativi e tecnici dal progetto.17 Il Sistema permette di ereditare i dati
amministrativi del progetto, precedentemente inseriti a cura dellUnit di Pianificazione e
Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali, che rimane la sola autorizzata a modificarli.

Lallegato C predisposto per poter chiedere in modo simultaneo lapertura della


anagrafica della commessa e il suo rilascio amministrativo per la consuntivazione.

8.2 Rilascio amministrativo della commessa


Il Responsabile di progetto per poter utilizzare la commessa al fine delle emissione RdA e
delle attivit di consuntivazione comunica allUnit di budget e controllo di funzione la
richiesta di rilascio.
Le Unit di budget e controllo di funzione effettuate le verifiche di:
correttezza dei dati di commessa;
presenza, completezza e correttezza del documento di autorizzazione (MAP,
Accordo interno di servizio, Contratto Attivo) e dellinvio dello stesso allUnit
Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali;
coerenza tra preventivo di commessa a vita intera di cui si richiede il rilascio, la
somma dei preventivi delle commesse rilasciate del progetto e il preventivo a vita
intera del MAP per le attivit progettuali svolte per conto delle Divisioni e Direzioni
Eni;
coerenza tra preventivo di commessa di cui si richiede il rilascio, la somma dei
preventivi delle commesse rilasciate del progetto e il budget/forecast dellesercizio
del progetto nei casi di attivit di servizio continuativo svolto per conto delle
Divisioni e Direzioni Eni;
coerenza con il contratto attivo per servizi di tipo continuativo o progetti svolti per
Societ Terze,
procedono alla comunicazione di Richiesta di rilascio commessa allUnit Pianificazione
e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali.

17
Linserimento di nuove anagrafiche di commesse possibile da parte dellUnit di budget e controllo ICT
solo dopo che lUnit di Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali ha rilasciato il progetto

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Il Responsabile di progetto, lUnit di budget e controllo di funzione e lUnit di


Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali hanno la possibilit di verificare
la capienza del preventivo di progetto approvato (MAP, Accordo interno di servizio,
Contratto attivo) utilizzando il report previsto dal sistema18.

LUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali verifica che:


a. nel caso di progetti della tipologia a) progetti di investimento e b) progetti di
esercizio, la somma del valore dei singoli preventivi a vita intera di commessa non
superi il valore del preventivo autorizzato a vita intera del progetto ad esse
associato (MAP a vita intera per progetti svolti per conto di Direzioni Corporate e
Divisioni19 o contratto attivo per progetti svolti per conto di Societ Terze);
b. nel caso di progetti della tipologia c) attivit di servizio continuative e d) attivit di
servizio a richiesta, la somma del valore dei singoli preventivi non superi il valore
del budget e forecast dellesercizio nel caso di servizi svolti per conto di Direzioni
Corporate e Divisioni, contratto attivo per servizi svolti per conto di Societ Terze;
c. che il progetto sia stato adeguatamente autorizzato attraverso la verifica della
esistenza del MAP/Contratto Attivo/Accordo interno di servizio o, nel caso di
progetti contabili, della coerenza con il modello di controllo Eni Corporate;
d. verifica la completezza e laccuratezza dei dati amministrativi riportati a sistema20;
e procede al rilascio amministrativo della commessa.

Qualora si verifichi che la somma del valore dei singoli preventivi di commessa superi il
valore autorizzato del progetto ad esse associato, o si preveda il verificarsi di tale
situazione, il rilascio amministrativo non pu essere eseguito e viene richiesta allUnit di

18 I
n particolare per le attivit di tipo progettuale non continuativo, il processo di verifica della coerenza tra
MAP/ Contratto Attivo e totale preventivi di commessa, supportato dal sistema, prevede che:
lUnit budget e controllo di funzione abbia inserito a sistema il dato autorizzato di MAP a vita intera/
Valore contrattuale definito con Societ per singolo progetto;
lUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali abbia congelato tale valore dopo
averne verificato la coerenza con i documenti ricevuti (il sistema supporta il processo di
aggiornamento del valore autorizzato);
lUnit di budget e controllo di funzione, in accordo con i singoli capo-progetto, abbia
alimentato/aggiornato il preventivo di commessa (o preventivo a vita intera per attivit progettuali
non continuative); il sistema fornisce un warning nel caso in cui il consuntivo maturato al periodo sia
superiore al preventivo inserito a sistema. Il report confronta per MAP e per progetto il valore
autorizzato rispetto alla somma dei preventivi (o preventivi a vita intera di commessa per attivit
progettuali non continuative) con riferimento aggiuntivo ai consuntivi maturati alla data.
19
Per le attivit progettuali non continuative il valore autorizzato fa riferimento a quanto definito nella
Procedura Autorizzazione e Controllo Investimenti.
20
Il sistema garantisce, in tal ambito, la segregazione dei profili, permettendo alla sola Unit Pianificazione e
Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali di alimentare i campi dellanagrafica di natura amministrativa.

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budget e controllo e, per suo tramite, al Responsabile di progetto la revisione del


preventivo di progetto e/o della sua ri-autorizzazione.

Gli attributi obbligatori di commessa relativi alla contabilit patrimoniale sono alimentati
dalla competente funzione di Sofid21.

8.3 Modifica di commessa


I Responsabili competenti per la rilevazione di:
esigenze di modifica delle Responsabilit di commessa (Organizzazione Eni
Corporate/Unit budget e controllo di funzione/Responsabile di Progetto);
modifiche tecnico-economiche e temporali (Responsabile di progetto);
altri fattori identificativi delle commesse e delle relative Responsabilit;
devono comunicarle tempestivamente, tramite lUnit di budget e controllo di funzione e
utilizzando eventualmente lallegato C, allUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e
Aree Funzionali affinch provveda, ad aggiornare l'anagrafica di commessa.22

Le modifiche richieste dal Responsabile di commessa devono essere autorizzate dal


Responsabile di progetto .

Nel caso di variazioni tecnico-economiche, il Responsabile di progetto approva il


preventivo di commessa aggiornato e provvede a comunicarlo allUnit di budget e
controllo di funzione per laggiornamento del preventivo di commessa a sistema.23

Qualora le modifiche di commessa siano tali da comportare una variazione sostanziale dei
contenuti del progetto, il Responsabile di progetto tenuto a seguire le modalit operative
e di controllo descritte nel paragrafo Modifica di progetto (paragrafo7.3) informandone
lUnit di budget e controllo di funzione.

21
Sofid, attraverso un report a sistema, individua le commesse di investimento i cui attributi patrimoniali
debbano essere alimentati. Per le modalit operative si rinvia a specifica procedura Sofid.
22
Per le commesse ICT le modifiche sono di Responsabilit dellUnit di budget e controllo ICT in
corrispondenza ai profili e alle attivit di competenza in fase di creazione delle anagrafiche di commessa.
23
Le funzioni non abilitate a sistema per laggiornamento del preventivo di commessa inviano allUnit di
Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali lallegato C di commessa che comprenda il nuovo
preventivo di commessa.

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8.4 Esecuzione commessa


Il Responsabile della commessa, sulla base del preventivo approvato dal Responsabile di
progetto, assicura lo svolgimento delle attivit previste per la commessa.

Il Responsabile di commessa effettua periodicamente secondo le scadenze del ciclo di


reporting di Gruppo il controllo dei consuntivi e il confronto con il preventivo approvato (nel
caso di attivit progettuali il preventivo a vita intera) e ne riporta i risultati al Responsabile
di progetto per lapprovazione o lelaborazione di un nuovo preventivo qualora si
evidenzino o si prevedano significativi scostamenti.

Qualora la previsione dei costi a finire del progetto, anche sulla base dei preventivi
aggiornati e dei consuntivi maturati sulle sue commesse, comporti il superamento del
valore autorizzato di progetto, il Responsabile di progetto dovr attivare il processo di
revisione/modifica di progetto descritto nel paragrafo 11.3 della presente procedura
informandone lUnit di budget e controllo di funzione.

Le Unit che si avvalgono di appositi Time Sheet per la consuntivazione ed il riepilogo


delle ore/uomo lavorate sulle singole commesse si attengono alle attivit operative e di
controllo descritte nellapposita procedura24.

Il Responsabile di progetto e le Unit di budget e controllo di funzione effettuano,


periodicamente secondo le scadenze del ciclo di reporting di gruppo, il controllo dei
consuntivi e il confronto con il preventivo di progetto autorizzato (MAP, Accordo interno di
servizio, Contratto attivo); qualora il consuntivo di progetto abbia ecceduto il preventivo
autorizzato o ne sia prevedibile il superamento, si attivano per quanto di competenza
affinch sia avviato e concluso un nuovo ciclo di approvazione del preventivo revisionato.

8.5 Chiusura della commessa


La chiusura della commessa comprende le attivit necessarie a concludere il ciclo
operativo della commessa.
Il processo di chiusura avviene in due fasi, contraddistinte da specifici stati della
commessa e che hanno differenti implicazioni nelle attivit operative:

24
Procedura Operativa per la rilevazione dei Time Sheet, Circ. n. 142 del 27/01/2004.

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Stato di Chiusura tecnica: identifica le commesse le cui attivit operative sono


concluse. Lo stato di chiusura tecnica inibisce ulteriori richieste di RdA, OdC/OdL o
contratti chiusi aventi come destinazione economica la commessa e consente la
contabilizzazione delle entrate merci/accettazioni di servizi per gli ordini gi evasi e la
registrazione di dati di consuntivo;
Stato di Chiusura amministrativa: identifica le commesse per le quali sono stati
consuntivati tutti i costi; per queste commesse inibita qualsiasi operazione contabile
di rilevazione/rettifica di costi/ricavi e time-sheet.

8.5.1 Chiusura tecnica della commessa


Il Responsabile di commessa, al completamento delle attivit, tenuto a verificare la
presenza delle seguenti condizioni necessarie alla chiusura tecnica della commessa:
leffettiva ultimazione di tutte le attivit operative e dei fabbisogni di prestazioni e
materiali per la commessa;
la chiusura o lannullamento delle richieste di approvvigionamento emesse sulla
commessa e non ancora formalizzate in contratto;
levasione o lannullamento di tutti i contratti chiusi aventi la commessa come
destinazione economica;
levasione o annullamento di tutti gli ordini di lavoro e gli ordini di consegna aventi la
commessa come destinazione economica;
linesistenza di eventuali pendenze contabili.

In particolare, per le commesse di investimento il Responsabile di commessa deve


garantire la tempestiva individuazione delle condizioni per la chiusura tecnica della
commessa al fine di assicurare il tempestivo avvio del processo di ammortamento dei beni
e riportarne al Responsabile di progetto. Il Responsabile di progetto e lUnit di budget e
controllo di funzione verificano che tutti i Responsabili di commessa effettuino
tempestivamente le suddette attivit.

Il Responsabile di commessa invia la richiesta di chiusura tecnica della commessa e la


invia al Responsabile di progetto, il quale provvede a:
verificare, in base alla documentazione raccolta dal Responsabile di commessa,
leffettiva esistenza delle condizioni necessarie alla chiusura tecnica;

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richiedere eventuali ulteriori informazioni al Responsabile di commessa, al fine di poter


procedere alla chiusura tecnica della commessa;
per le funzioni abilitate al sistema, approvare a sistema la chiusura tecnica della
commessa o respingerla rimuovendo lo specifico stato di commessa impostato dal
Responsabile di commessa25;
comunicare la richiesta di chiusura tecnica della commessa allUnit di budget e
controllo di funzione la quale, dopo aver controllato la correttezza e la completezza di
quanto riportato nella richiesta, la validit delle autorizzazioni e il rispetto delliter
procedurale, comunica la necessit di chiudere la commessa allUnit Pianificazione e
Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali;
in ogni caso il Responsabile di progetto tenuto a comunicare la chiusura delle
commesse al termine delle attivit e delle relative registrazioni amministrative.

LUnit budget e controllo di funzione tenuta a:


- sollecitare i Responsabili di progetto e di commessa ad effettuare le richieste di
chiusura tecniche non ancora effettuate;
- assicurarsi che le commesse relative a progetti che hanno terminato la loro
attivit, siano chiuse.
I Responsabili di commessa e il Responsabile di progetto comunicano alle Unit di budget
e controllo di funzione le motivazioni relative all'eventuale decisione di non chiudere le
commesse segnalate dallUnit di budget e controllo di funzione indicando la data di
chiusura prevista.

Al fine di consentire un corretto svolgimento delle attivit di cui sopra, il Responsabile di


progetto e commessa monitorano laccuratezza e laggiornamento della data di fine lavori
impostata a sistema.

Qualora eccezionalmente sia necessario attivare il processo di approvvigionamento in


relazione ad una commessa gi chiusa tecnicamente, la revoca dello stato di chiusura
tecnica compete al Responsabile di progetto.

25
Per tutte le commesse relative a funzioni non abilitate a sistema, la chiusura tecnica registrata a sistema
dallUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali a seguito del ricevimento della relativa
richiesta dallUnit di budget e controllo di funzione che provveder a richiederla al Responsabile di progetto
e al Responsabile di commessa.
Il sistema consente la tracciabilit delloperazione svolta (data e nome utente che ha effettuato la chiusura
tecnica di commessa).

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inibita la revoca dello stato di chiusura tecnica se gi stata effettuata la pre-


chiusura/chiusura amministrativa.
Conseguentemente, il Responsabile di progetto deve prima chiedere allUnit di budget e
controllo di funzione e per suo tramite allUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e
Aree Funzionali di revocare lo stato di pre-chiusura/chiusura amministrativa e
successivamente, provvedere alla revoca della chiusura tecnica.

8.5.2 Chiusura amministrativa della commessa


Il Responsabile di progetto (firmando il report di verifica presente sul sistema SAP PS)
comunica allUnit di budget e controllo di funzione la necessit di richiedere la chiusura
pre-amministrativa della commessa.

LUnit di budget e controllo di funzione, dopo aver verificato leffettiva conclusione delle
operazioni suddette, richiede allUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree
Funzionali la chiusura amministrativa della commessa.
Lunit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali ricevuta e verificata la
richiesta pone in chiusura pre-amministrativa la commessa.
Le operazioni contabili ammesse dopo la chiusura pre-amministrativa sono le seguenti:
a. valorizzazione delle prestazioni interne a tariffa effettiva (in sostituzione di quelle
provvisorie effettuate a tariffe standard);
b. capitalizzazione a cespiti (per le sole commesse di investimento).

Successivamente, in coerenza con il calendario di chiusura dellesercizio e a conclusione


delle operazioni previste dallo stesso, lUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e
Aree Funzionali pone, a sistema, in stato di chiusura amministrativa tutte le commesse la
cui data di pre-chiusura amministrativa coincide con quella di chiusura dellesercizio.

Lunita Budget e controllo di funzione tenuta, a conclusione di ogni processo di budget, a


rilevare tutte le commesse che non sono state oggetto di pianificazione nel corso
dellesercizio, a verificarne leffettiva conclusione delle attivit, ad attivarsi nei confronti dei
Responsabili di progetto affinch vengano poste in stato di chiusura tecnica e richiedere
allunit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali la chiusura
amministrativa.

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In casi eccezionali lUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree Funzionali, su


richiesta del Responsabile di progetto o di Sofid, pu revocare a sistema gli stati di pre-
chiusura e/o chiusura amministrativa.
Il sistema memorizza e fornisce evidenza della data e dellutente che ha effettuato la
revoca degli stati e le successive chiusure.

9. RESPONSABILIT DELL'AGGIORNAMENTO DELLA PROCEDURA


LUnit Organizzazione Eni Corporate, sulla base delle esigenze espresse dalle Unit
coinvolte e con il supporto dellUnit Pianificazione e Controllo Eni Corporate e Aree
Funzionali e dellUnit Amministrazione Sistema di Controllo sullinformativa Societaria Eni
Corporate, assicura laggiornamento della presente procedura.

10. Tracciabilit e conservazione della documentazione


Tutte le Unit coinvolte nel processo dalla presente procedura operativa sono
Responsabili, ciascuna per la parte di propria competenza, della conservazione della
documentazione, nel rispetto di quanto previsto dalla legge e dalle procedure aziendali in
materia, al fine di garantire la tracciabilit delle operazioni aziendali.

11. Allegati
A. Flow chart

B. MAP

C. Richiesta di apertura anagrafica di progetto-commesse/Revisioni/Proroga/


Aggiornamento (allegato C, allegato C massivo)

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