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ELABORACION DE
DOCUMENTOS
Cdigo: GA-GI-01 Versin: 1 Fecha: 13/03/2008
Objetivo: Suministrar informacin acerca de los requisitos que deben tener los
documentos en su elaboracin, para una normalizacin de estos dentro del Sistema de
Gestin de la Calidad de la Corporacin.
Alcance: Los lineamientos de este instructivo aplican para todos los documentos del
Sistema de Gestin de la Calidad de la Corporacin Autnoma Regional del Atlntico -
C.R.A.
1. ESTRUCTURA DOCUMENTAL
La documentacin base del Sistema de Gestin de la Calidad de la Corporacin se
clasifican segn la siguiente figura:
Manual
de la
Calidad
Manual de
competencias y
funciones
Planes de la calidad -
Procedimientos
Guas y Otros
Formatos de Registros
Documentos de origen
externo
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2. Tipos de Documentos:
2.1 Manual de la Calidad:
2.1.1 Concepto: Documento que especifica el Sistema de Gestin de la Calidad
de una organizacin.
2.1.2 Metodologa para la elaboracin: un manual de la calidad es nico para
cada organizacin. El manual de la calidad debe incluir:
a. El alcance del sistema de gestin de la calidad y sus exclusiones.
b. Los procedimientos documentados o referencia a ellos.
c. Descripcin de los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad y sus
interacciones.
d. La informacin acerca de la organizacin, tal como el nombre, ubicacin y
medios de comunicacin.
e. El manual de la calidad estar dividido en secciones que sern controladas
en un contenido.
2.1.3 Aplicacin: El manual de la calidad aplicara para toda la organizacin.
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2.4 Procedimiento:
2.4.1 Concepto: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
2.4.2 Metodologa para la elaboracin: Los procedimientos deberan tener:
a. Titulo y Cdigo: Que permita identificar el documento.
b. Objetivo: Que facilite conocer el propsito o finalidad del plan de la calidad
c. Alcance: Describir las fronteras de utilizacin del documento.
d. Descripcin de actividades: El nivel de detalle puede variar, dependiendo
de la complejidad de actividades, debera considerarse: descripcin de los
procesos mediante texto y/o diagrama de flujo relacionado con las
actividades requeridas. Responsabilidad de las funciones o actividades y
del personal as como los registros generados.
e. Cambios, Detallar los cambios que se que se generan de una versin a
otra.
2.4.3 Aplicacin: Los procedimientos son utilizados tambin en procesos,
sobretodo cuando no se requiere un alto nivel de profundidad, pueden
utilizarse en actividades dentro de los procesos. Por ejemplo un
procedimiento para seleccin de personal.
2.5 Formatos
2.5.1 Concepto: Documento preestablecido para consignar datos generados de
una determinada actividad, el cual una vez diligenciado correctamente se
convierte en un registro.
2.5.2 Metodologa para la elaboracin: Los formatos de los registros y los
registros deben tener la siguiente metodologa para su correcta
presentacin:
a. Cdigo y Titulo: De manera que facilite la identificacin del formato.
b. Secuencia o codificacin interna: Al momento que el formato es
diligenciado se convierte en un registro el cual debe ser identificado
para identificarlo de otros que utilizan el mismo formato, para esto se
debe establecer una secuencia o codificacin interna que permita la
diferenciacin de cada uno de estos.
c. Informacin: la informacin plasmada en los formatos debe ser legible y
sin correcciones. Los registros son nicos e inmodificables.
2.5.3 Aplicacin: Estos se utilizan para mostrar los resultados obtenidos o
proporcionan evidencia que indica que se estn realizando actividades
establecidas en los planes de la calidad y dems documentos del SGC.
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3.1.2 Pie de Pagina:
a. Elaboro: Se debe colocar el nombre de la persona que elaboro en la
primera pgina del documento. (No aplica para los registros)
b. Reviso: Se debe colocar el nombre de la persona que revisa en la primera
pgina del documento. (No aplica para los registros)
c. Aprob: Se debe colocar el nombre de la persona que como responsable
del proceso o el representante de la direccin prueba el documento, esta
informacin debe ir en al primera pagina. (No aplica para los registros)
d. Paginacin: Se tiene que relacionar el numero de la pagina que se esta
consultando y el numero total de paginas que tiene el documento; esta
informacin aplica a todo el documento.
a b
d
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3.1.4 Codificacin
Los documentos se identifican por un cdigo y un titulo, dicho cdigo se crea de la
siguiente forma:
Cdigo: Z1 Z2 X1 X2 N1 N2
Z1 Z2 Son las dos primeras iniciales que identifican el proceso en el cual se utilizara
el documento o con el cual tiene vinculo directo (como todava no se han identificado
los procesos se utilizaran las iniciales de las diferentes dependencias).
Planeacion Estratgica: PE
Control y Mejoramiento: CM
Planificacin y Ordenamiento Territorial Ambiental: PO
Manejo, Control y Seguimiento Ambiental: MC
Educacin Ambiental: EA
Gestin de Proyectos: GP
Manejo de la Informacin Ambiental: MI
Gestin Humana: GH
Gestin de la Infraestructura: GI
Gestin Financiera: GF
Soporte Jurdico: SJ
Gestin Documental y de Archivo: GA
Adquisicin de Bienes y Servicios: AB
Comunicaciones: CS
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CONTROL DE CAMBIOS
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