Sistemas de Archivo

Las oficinas utilizan diferentes sistemas de archivo. Existen cuatro sistemas para
clasificar y ordenar los documentos. Estos sistemas son los siguientes:
1. Sistema alfabtico todo documento que tiene relacin con el nombre de
una persona o institucin. Su clasificacin es alfabtica segn los apellidos o
nombre de la empresa. Se usan directa o indirectamente en casi todos los
sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los
sistemas. Existen varias reglas bsicas para clasificar, las cuales son de uso
universal. Los tipos de oficinas que utilizan el sistema alfabtico lo son:
Oficinas de mdicos
Oficinas de abogados
Oficinas de las universidades

2. Sistema por asunto es la clasificacin de los documentos por el tema que

tratan y no por nombres de personas, compaas o lugares.
Lugares donde se utiliza:
Muebleras
Hoteles
Bibliotecas

3. Sistema geogrfico: es la organizacin de los documentos o las tarjetas de

los clientes, teniendo en cuenta su localizacin, es decir, agrupa a todos los
corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabtico. Este sistema es
similar al alfabtico nominativo (personas naturales y jurdicas), porque la
clasificacin final se hace tambin por nombres de individuos o empresas.
Lugares donde se utiliza:
Instituciones cientficas
Colegios
Galeras de arte

4. Sistema numrico: es uno de los mtodos ms recomendables a la hora de

archivar los documentos. Es un sistema indirecto porque para localizar un
documento primero hay que consultar un tarjetero y es necesario
establecer patrones numricos.
Lugares donde se utiliza:
 Hospitales
Bancos
Empresas de plizas de seguros

Explica en qu consiste cada uno de los sistemas y menciona para cada uno de los
sistemas tres tipos de oficina los utilizan.

Otro sistema utilizado en las oficinas modernas es el sistema electrnico. Explique

en qu consiste este sistema y cuales son los medios que se utilizan para proteger
la informacin en este tipo de sistema.
El archivo electrnico es el sistema que ofrece almacenamiento seguro para los
documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de
vida de cada documento desde su creacin y registro hasta su archivo definitivo
(preservacin y custodia). Adems de la funcionalidad de almacenamiento
permite la recuperacin y consulta de los documentos de cada procedimiento
administrativo tanto por parte de los empleados de la Administracin como de los
interesados en el procedimiento.
Los medios que protegen la informacin lo son:
USB
Disco duro de la computadora
Disquete
DVD
CD

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