DESARROLLO DE SISTEMA DE INFORMACIN PARA REGISTRO, CONTROL Y

SEGUIMIENTO DE FACTURACIN E INVENTARIO DE VENTAS POR CATALOGOS DE

MAQUILLAJE AVON

PRESENTADO POR
Juan Sebastin Santamara Palomino
FICHA
938731

INSTITUTO FYA ARTICULACIN SENA

TECNICO EN PROGRAMACIN DE SOFTWARE
26 DE MAYO DE 2015
BOGOT D.C
 SOFTWARE DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIO Y FACTURACIN PARA LA
VENTA DE MAQUILLAJE AVON POR CATLOGO

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un sistema de informacin, que gestione y controle la administracin de

facturacin e inventario en la venta de maquillaje por catlogo.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

-Realizar el levantamiento de informacin en la venta de productos por catlogo.

-Definir los requerimientos funcionales necesarios acordes con el proyecto.
-Disear la interfaz grfica y una base de datos del usuario que implemente la facturacin y
el inventario mensualmente.
-Crear una interfaz, que gestione la base de datos y el sistema de informacin en general.

INTRODUCCIN

El impacto que est causando la prdida de informacin se ve claramente en negocios

independientes, los cuales llevan sus registros de facturacin e inventario anotados en
cuadernos. Ante esta situacin es inminente la necesidad de crear programas que puedan
ser llevados a cabo por una persona, sin conocimientos avanzados en informtica, y que
stos incorporen los registros de informacin necesarios e importantes.
Por tal motivo se va a desarrollar un aplicativo que satisfaga la necesidad de tener registros
tiles, y que reduzca el riesgo de prdida de informacin.

DESCRIPCION DEL PROBLEMA

Actualmente existen gran cantidad de trabajadores independientes que recorren las calles ofreciendo
sus servicios puerta a puerta. Entre ellos encontramos personas cuyo objetivo es realizar el mayor
nmero de ventas posible de todo lo relacionado con maquillaje para dama, como lo son quienes hacen
parte del ofrecimiento de productos avon, esika, yanbal, etc.
Se llev a cabo un anlisis bsico, dnde se evidenciaron muchas falencias en cuanto a la forma de
manejar el registro y control de la informacin de los ingresos obtenidos y los gastos realizados en las
ventas por catlogo.
Se observa que al ser un mtodo manual, con el paso del tiempo la manipulacin de estos datos se
vuelve compleja debido a que es posible presentarse prdida de informacin o alteracin de los
registros manuales pues se cualquiera que tenga conocimiento de la ubicacin donde se encuentran
estas carpetas tiene acceso a los balances y registros.
JUSTIFICACION:

Este sistema de informacin se desarrollar porque se necesita satisfacer la necesidad de

tener una buena gestin y control con respecto al negocio. Con el desarrollo del sistema de
informacin se generara un software que permita optimizar los procesos administrativos de las ventas
por catlogo.

ALCANCE:

Este proyecto disear y desarrollar mdulos funcionales para el sistema de informacin de

la venta de maquillaje avon por catlogo, estos mdulos permitirn el control y administracin
del inventario, y los gastos e ingresos.
Para esto debemos cumplir con las siguientes fases: planeacin, diseo, ejecucin y
evaluacin; las cuales nos servirn para un buen y excelente desarrollo del proyecto.
Cada una de estas fases estar debidamente desarrollada para cumplir con los
requerimientos del cliente.

IMPACTO ECONMICO:

Este es un desarrollo que al ser poco robusto y sin tanto volumen de usuarios, es sencillo de realizar y
no tendra un costo tan elevado.
En caso de tener costos mayores, encontramos que se tiene una gran variedad de fuentes de
financiacin para proyectos de gestin de la innovacin y actividades de desarrollo tecnolgico;
teniendo en cuenta que la empresa o empresas que desean beneficiarse de estos recursos pueden acudir
al CITIC (Centro de Innovacin Tecnolgica Industrial de Colombia) con el fin de recibir la ayuda
necesaria para la formulacin de los proyectos de innovacin tecnolgica los cuales seran presentados
a las entidades y se tomara la decisin de financiar total o parcialmente un proyecto.

IMPACTO TECNOLOGICO

No son las propias herramientas fsicas las que forman la dimensin tecnolgica de este proyecto, sino
las ideas y comportamientos aprendidos que permiten a los humanos inventar estas herramientas. Los
beneficios obtenidos mediante la aplicacin a desarrollar es el acceso en cualquier instante, clculos
ms eficientes y en menos tiempo, menor probabilidad de perdida de informacin.

IMPACTO SOCIAL

Se mejoran las relaciones interpersonales con las dems personas, ya que se tiene mejor controlado el
registro de los productos y no se generan pleitos entre los clientes y el dueo del negocio.

IMPACTO AMBIENTAL

Se genera un gran ahorro de papel, ya que toda la informacin que antes se contena en cuadernos, pasa
a ser sistematizada y por lo tanto los cuadernos no se vuelven a utilizar.
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES:

-El sistema debe almacenar los registros de ingresos y gastos del negocio, y debe producir al final del
mes un balance econmico que muestre el total de ingresos y el total de gastos para as obtener el
resultado total de las ganancias obtenidas.
-El sistema debe registrar la cantidad de productos que hay en el inventario.
-El sistema debe generar un reporte de cuando se hace una venta para eliminar la cantidad de productos
que fueron vendidos del inventario.
-El usuario debe ingresar toda su informacin administrativa con respecto a los ingresos y gastos de su
negocio y as sabr si est con un buen balance econmico o si tiene prdidas.

Cdigo Nombre
RQF001 Gestin de clientes
Usuario Administrador
Descripcin Crea, edita, elimina usuarios, crea, asigna roles y crea lista de usuarios.

Cdigo Nombre
RQF002 Gestin de clientes
Usuario Cliente
Descripcin El cliente crea usuarios, elimina usuarios y modifica informacin.

Cdigo Nombre
RQF003 Facturacin
Usuario Administrador
Descripcin El administrador ve facturas, modifica facturas.

Cdigo Nombre
RQF004 Facturacin
Usuario Cliente
Descripcin El cliente ve facturas.

Cdigo Nombre
RQF005 Facturacin
Usuario Cajero
Descripcin El cajero crea facturas y expide las facturas.
Cdigo Nombre
RQF006 Gestin contable
Usuario Contador
Descripcin El contador revisa informes y genera balances.

Cdigo Nombre
RQF007 Gestin contable
Usuario Auxiliar contable
Descripcin El auxiliar contable hace registros de movimientos contables, controla el
inventario y genera informes.

Cdigo Nombre
RQF008 Gestin contable
Usuario Administrador
Descripcin El administrador del sistema asigna roles.

Cdigo Nombre
RQF009 Gestin contable
Usuario Revisor
Descripcin El revisor hace auditora del sistema.

Cdigo Nombre
RQF010 Manejo de roles
Usuario Administrador
Descripcin Asigna, modifica, crea y elimina roles.

CASOS DE USO:

Caso de uso CU-001

Nombre Inventario
Versin 1,0 (05/Mayo/2015)
Descripcin El sistema deber permitir al administrador registrar la mercanca y generar
reportes de saldo en inventario.
Actores Administrador de inventario.
Precondicin El actor debe iniciar el aplicativo con usuario y contrasea.
Flujo normal 1.El administrador ingresa al aplicativo con usuario y contrasea vlida para el
sistema.
2.El administrador registra nueva mercanca en el sistema.
3.El administrador genera informe sobre los saldos detallados de mercanca.
4.El administrador cierra sesin mediante una opcin.
Excepciones 1.No conecta la aplicacin a la base de datos y por medio de un mensaje en
pantalla se notifica el inconveniente.
Frecuencia Este caso de uso se realizar cada vez que se necesite un reporte de inventario o
se ingrese una nueva mercanca al sistema.
Comentarios Este caso de uso es exclusivo para el administrador del negocio.

Caso de uso CU-002

Nombre Facturacin
Versin 1,0(05/Mayo/2015)
Descripcin El sistema deber permitir al vendedor registrar pedidos, ventas y clientes
Actores Vendedor
Precondicin El actor debe iniciar el aplicativo con usuario y contrasea.
Flujo normal 1.El vendedor ingresa al aplicativo con usuario y contrasea vlida para el
 sistema.
2.El vendedor registra nuevos pedidos y ventas en el sistema.
3.El vendedor administra clientes y genera facturas.
4.El vendedor cierra sesin mediante una opcin.
Excepciones 1.No conecta la aplicacin a la base de datos y por medio de un mensaje en
pantalla se notifica el inconveniente.
Frecuencia Este caso de uso se realizar cada vez que se necesite un reporte de facturacin o
se registren nuevos pedidos, ventas y clientes.
Comentarios Este caso de uso es exclusivo para el vendedor.

ANEXOS:

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN:

-CONCLUSIONES:
El riesgo de prdida de informacin es muy alta, ya que el trabajo se lleva de manera manual, por
esto se necesita un sistema de informacin en el negocio.
Se genera una entrega de factura al momento de hacer una compra.
El inventario es manejado mediante los catlogos.
Si la facturacin y el inventario se pudieran manejar en una base de datos, se reducira el riesgo de
prdida de dinero.
 La mejora en las ventas sera notable, ya que se tendran los datos exactos de la administracin del
inventario y se sabra con qu productos se cuenta.
Los clientes tendran una mejor atencin en el servicio, ya que el registro de la informacin sera
mucho ms rpida.
En cuanto al tema de ahorro, tambin sale beneficiado, ya que se evitan gastos en los cuadernos y
agendas.

CRONOGRAMA
Fecha Inicio Fecha final Actividad Responsable
10 Feb 17 Feb Definicin proyecto Juan Santamaria
17 Feb 10 Mar Desarrollo Inicial del Proyecto Juan Santamaria
10 Mar 7 Abr Diseo y Aplicacin de Instrumentos de Juan Santamaria
Recoleccin de Informacin
7 Abr 14 Abr Anlisis de Informacin Juan Santamaria
14 Abr 21 Abr Definicin Requerimientos Funcionales Juan Santamaria
21 Abr 28 Abr Elaboracin Casos de Uso Juan Santamaria
5 May 12 May Elaboracin Primer Entregable escrito Juan Santamaria
7 Jul 25 Ago Diseo de Interfaces Grficas Juan Santamaria
1 Sep 27 Oct Elaboracin del Modelo Lgico y Fsico Juan Santamaria
Base Datos