Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
Esposiblequepartedelcontenidodeestetemanopuedaaplicarseaalgunosidiomas.
EsteartculoloescribielequipodeproductoquecreOutlookparaMac2011porlamejordelas
razonesposibles:nuestrosclienteslopidieron.OutlookparaMac2011sediseparaunaamplia
audienciaconmuchasnecesidadesdetrabajoyestilos.Aunquenohayunasola"maneracorrecta",
sabemosquealgunasformasdetrabajarconelprogramasonmsfcilesqueotras.Esperamosqueal
conocerlosprocedimientosrecomendados,tengalamejorexperienciaposibleconOutlookpara
Mac2011.
NotaEsteartculotambinestdisponiblecomounarchivo.pdfquepuededescargarsedesdeelsitio
webdeMicrosoft.
EstaguarepresentanuestrosconsejosparaobtenerelmximopartidodeOutlookparaMac2011.Sin
embargo,noesunaguaexhaustiva.Seabordanalgunosescenariosprincipalesafindeayudarlea
aprovecharOutlookparaMac2011ensusnecesidadesdeadministracindeinformacin.
Estaguaestpensadaparapersonasque:
TrabajanenunaempresagrandeconundepartamentodeTI.
Recibenmsde30mensajesdecorreoalda.
DedicanmuchotiempocadadaausarOutlookparaMac2011afindeenviaryrecibirmensajesy
configuraroasistirareuniones.
UsaOutlookparaMac2011conunacuentadeMicrosoftExchangeServer?
Independientementedelaconfiguracindelservidoroeltamaodelaorganizacin,estedocumentole
serdeutilidad.Enesteartculoaprenderlosiguiente:
Principiosbsicosdebuenaadministracindeltiempo
OutlookparaMac2011esunaherramientaqueayudaaadministrarlosmensajesdecorreo,el
calendario,loscontactosylastareas.Comotal,seencuentraenelcentronosolodelas
comunicaciones,sinotambindelaadministracindeltiempo.Paraobtenerelmximoprovechode
OutlookparaMac2011,lesugerimosalgunosprincipiosbsicos:
Reduzcaelnmerodelugaresdondeleemensajes.Filtretodoslosmensajesquetienequeleeren
unsololugar:suBandejadeentradaconunaseriedereglas.
Hagacasoomisodealgunosmensajes.Usereglasparaenviarlosmensajesquetienequeleerala
Bandejadeentradaydejequeelrestofluyaintactoalgrupodecontactos(conocidostambincomo
listasdedistribucindelgrupoglobaldedireccionesdelaempresa.Tambinpuedecreargruposde
contactosenOutlookparaMac,aunqueestosgruposdecontactosseguardanenelequipolocaly
debenusarseparacontactosexternosalacompaa.VealaseccinContactosacontinuacinpara
obtenerreglassobrecmotrabajarconcarpetasdegruposdecontactoslocales.Noesnecesario(y
enelcasodegrandesvolmenes,probablementenopueda)leertodoslosmensajesqueleenvan.
SololosmsimportantesdebeniralaBandejadeentrada.Puederesultartilconservarlosdems
mensajesporsi,porejemplo,seveinvolucradoenalgnproblema.
Reduzcaelnmerodelugaresendondearchivamanualmentelosmensajes.Reduzcaelesfuerzo
mentaldearchivarbasndoseenlabsquedaparaubicarmensajes.
Proceselosmensajessiguiendoestoscuatrocriterios.Alleerlosmensajes,decidasidesea:
eliminarlo.Darlecurso(responderoarchivarlocomoreferencia).Delegarlo(reenviarlo).Aplazarlo
(mediantecategorasymarcas)hastarealizarunasegundarevisindelalistadetareas.
Reduzcaaunalalistadetareaspendientes.Useunasolalistadetareaspendientesyunsolo
calendarioparaadministrarloquetienequehacer.
Trabajeenlotes.Usecategorasqueleayudenaagrupartareassimilares.
Apliqueelsentidocomnalenvodemensajes.Sigalasrecomendacionesyprohibicionespara
escribirmensajesexcelentes.
Reviseelcalendarioylastareasperidicamente.
Aunquenosigatodoslosprocedimientosrecomendadosquesedescribenaqu,conquesigatansolo
algunosmejorarsuexperienciaconOutlookparaMac2011.
ConfiguracindeOutlookparaMac2011:diseo
Elprimerpasodelossiguientesprocedimientosrecomendadosesconfigurarunsistemaqueoptimice
lamaneraenqueusaOutlookparaMac2011.Unprocedimientorecomendadoesque:
Paraobtenermsinformacinsobrecmoconfigurareldiseorecomendado,vealaseccinPreguntas
msfrecuentesalfinaldeestedocumento.
Carpetas
Unprocedimientorecomendadoesque:
UseunaBandejadeentradaparalosmensajesquetienequeprocesar(atender).Destinela
Bandejadeentradaalosmensajesqueleenvandirectamenteaustedoquepuedeserimportante
quelea.Sirecibenumerososmensajesquevanyvienenentredistintaspersonas,cambiealavista
deconversaciones.Encasocontrario,uselaorganizacinporfecha(lapredeterminada).
Creeunasolacarpetadereferencia,enlaBandejadeentrada,paratodoelmaterialdereferencia
quepuedatenerqueconsultarmsadelante.Enestacarpetanosedebearchivarnada
automticamente(esdecir,conunaregla).Asigneaestacarpetaelnombre1Referencia.(Al
agregarel1harqueseaelprimerelementodelaBandejadeentrada.Estacarpetasecreaenla
BandejadeentradaparaquitarladelavistaalcontraerlaBandejadeentrada.
NotaSiestacarpetallegaaserdemasiadogrande(10.000elementosoms),Outlookpara
Mac2011puedeirmuylentoalcambiaraestacarpeta.
Creeunacarpetaparamensajespersonales,privadosyrelacionadosconsutrayectoriaprofesional.
Elusodeunacarpetaaparteparainformacinpersonalyrelacionadaconsutrayectoriaprofesional
lepermitebuscarunmensajemientrasalguienestasuladosintenerquepreocuparsedeque
aparezcaunmensajepersonaldendoledelicada.Asigneaestacarpetaelnombre2Personal.
Losjefespuedentenerunasolacarpetaparacomentariossobrelosempleadosllamada3
Administracin.
Dediqueunconjuntodecarpetasamensajesdegruposdecontactos.Noesnecesarioleertodoslos
mensajesenviadosagruposdecontactos(tambinllamadosservidoresdelistas,listasdecorreoo
listasdedistribucin).Esteconjuntodecarpetaseselrepositoriodetodoslosmensajesdegrupos
decontactosquenoseenvanautomticamentealaBandejadeentrada.Creeunasolacarpeta
generalenlaBandejadeentradallamadaGruposdecontactosyluegocreeunasubcarpetapara
cadatemadegruposdecontactos.Porlogeneral,bastaconunacarpetaporgrupodecontactos,
perosiformapartedevariosgruposdecontactosrelacionados,planteselaposibilidaddeenviar
todoslosmensajesalamismacarpeta.ContraigalacarpetageneralGruposdecontactoparaque
noledistraiganlosmensajesnoledosdelascarpetasquehayenella.
NotaSitienequeleertodoslosmensajesenungrupodecontactos,nocreeunacarpetaparael
mismo.EstosmensajesdebenirdirectamentealaBandejadeentrada.
Carpetasinteligentes
Lascarpetasinteligentes,tambinllamadascarpetasdebsqueda,resultantilespararecopilar
informacinprocedentedediferentescarpetasdecorreo.Lascarpetasinteligentespuederesultar
especialmenteprcticascuandoesnecesariorecopilarinformacinqueseguardaendiferentes
carpetas,porejemplo,alprepararseparaunareunintrimestral.
Sirecibeungranvolumendemensajes(msde200mensajesalda),lascarpetasdebsqueda
puedenresultarunabuenaformadeanalizarcorreodedistintosremitentes.
Paraobtenermsinformacinsobrecmoconfigurarcarpetasinteligentes,vealaseccinPreguntas
msfrecuentesalfinaldeestedocumento.
Reglas
ElobjetivodeorganizarelcorreodeOutlookesreducirlacantidadde"ruido"innecesarioenlaBandeja
deentradayhacerqueloselementosmsimportantesaflorenalasuperficie.Lasreglascontribuyena
esteprocesomoviendolosmensajesacarpetasenfuncindeloscriteriosqueestablezca.Lasreglas
filtranlosmensajesquelleganalaBandejadeentradaparaqueseveansololosmensajesdelectura
obligada.
Unprocedimientorecomendadoesincluirlassiguientesreglas(encontrarmsinformacinsobre
cmoconfigurarestasreglasenlaseccinPreguntasmsfrecuentesalfinaldeestedocumento):
Para:yoCualquiermensajequeleenvendirectamenteaustedoqueloincluyaenlalneaCCse
envaalaBandejadeentradaynoloprocesanotrasreglas,aunquetambinseenveaungrupode
contactos.
GruposdecontactoCualquiermensajedecorreodirigidoaungrupodecontactosseenvaa
unacarpetadegrupodecontactos(amenosquelaspalabrasclavesugieranqueesimportante
parausted,encuyocasoseenvaalaBandejadeentrada).Variosgruposdecontactosquesean
similaresdebenusarlamismareglayarchivarseenlamismacarpeta.Siesmiembrodeungrupo
decontactoscuyosmensajestienequeleer,nocreeunareglaparal.Todoslosmensajesquedebe
leerdeberanirdirectamentealaBandejadeentrada.
Notificaciones
Sirecibegrancantidaddemensajesoelsonidodenotificacinquesereproduceparalosmensajes
entrantesledistraefcilmente,lerecomendamosdesactivarlasopcionessiguientes:
Lasalertasdeescritoriodelcorreoelectrnico
EliconoanimadodeOutlookparaMacquesemuestraenlabase
Elsonidoqueacompaaatodaslasopcionesanteriores
Paracambiarestosvalores,enelmendeOutlook,hagaclicenPreferenciasyluegoen
Notificacionesysonidos.EnLlegadadelmensaje,desactivetodaslascasillas.
Categoras
LascategorasdeOutlookparaMac2011lepermitenadministrarelementosdediferentesmaneras.
Haytrestiposprincipalesdecategorasqueserecomiendacrear:
Proyecto(puedeincluirpersonas)
Tema
Ubicacinoactividad
Lascategorasnosonunaspectonecesariodeestesistema,peroleharnlavidamsfcilsilasusa
concuidado.Porejemplo,puedenayudarleaidentificarmsfcilmenteloquepuedehacerenel
momento,ascomoaagrupartareassimilaresparaquepuedarealizarlastodasalavez.
Paracrearcategoras,realicelosiguiente:
EnlapestaaInicio,hagaclicenClasificaryluegoenAgregarnuevo.
Unprocedimientorecomendadoestenerunacategorapara:
Cadaunodesussubordinadosdirectosysujefeconelementosquequierarevisarlaprximavez
queserenan(porejemplo,unacategorallamada1:1Jefe).
Cadaunadelasprincipalesubicacionesotiposdeactividadesquellevaacabo,parapoderrealizar
accionesmasivas(unaspectoprcticodelaadministracindelastareas),porejemplo:
@Viajediarioparatareasquepuederealizarenelcaminodeltrabajoacasa.
@Correoelectrnicoparatareasqueimplicanmensajesdecorreo,reunionesocualquierotro
aspectodeOutlookparaMac2011.
@Casaparatareasquesolopuedehacerencasa.
@Reuninparaelementosquenecesitaconobjetodeprepararseparaunareunin.
@Sinconexinparatareasqueleapartandelequipocomo,porejemplo,hacerunacopiadeun
documento.
@Enlneaparatareasquesolopuederealizarenlneaoatravsdeunexploradorweb.
@Telfonoparallamadasquetienequerealizarorecibir.
@Lecturaparatareasquesoloimplicanlectura,norespuesta.Estacategoraresultatilenel
casodemensajesodatosadjuntoslargosquetienequeleerperonopuedehacerlo
inmediatamente.
@Enesperaparamensajesotareasenesperaderespuesta,sinningunaaccinsiguiente
explcitaquedebarealizar.
NotaConelsmbolo@consiguequelascategorasdestaquenenlalistadecategoras.La
colocacinde@delantedealgunascategorasayudaamantenerestascategorasenlaparte
superiordelalistadecategorasylerecuerdaendndedebeestarcuandorealiceestatarea(por
ejemplo,@Telfonoes"altelfono").
Cadatemaoproyectoimportanteparapoderencontrarfcilmentemensajessobreuntema
determinado,sobretodosinohayningunapalabraenelcuerpooelasuntodelmensajequepueda
hacerqueaparezcaenunabsqueda.
Elementosimportantesquedebarealizareneldaynopuedapostergarhastaotroda.
NotaSepuedenaplicarvariascategorasaunsoloelemento,adiferenciadelarchivado,enquelos
elementossolopuedenpermanecerenunacarpetaalavez.Porejemplo,unmensajeimportante
quequieratratarconeljefeantesderesponderlopodraclasificarloenlascategoras@Correo
electrnicoy1:1Jefe.
Comover,lascategorasayudanahacerlabsquedamseficaz,ascomoaprepararseparalas
reuniones.
NotaTengamuchocuidadoenlaclasificacindelosmensajessalientes,losdestinatariospodranver
lascategoras.SilosdestinatariosnousanOutlookparaMac2011oExchangeServer2010,podrnver
lascategorasqueustedestablece.
ControlarlaBandejadeentradaconloscuatrocriterios
Unavezconfiguradoelsistema,estlistoparacomenzaraadministrarlosmensajesentrantes.Al
convertirlaBandejadeentradaenelcentroderecepcindemensajesimportantes,puedepasarpor
ellaconlacertezadequecadaelementoesalgoquetienequeatender.
ParacadamensajedelaBandejadeentrada:
Sinoesimportante,elimneloinmediatamente.
Sipuedehacerseenmenosdedosminutos,hgalo(responder,archivar,llamar,etc.).
Sinoesparaustedosipuedehacerlo,delguelo(reenviar).
Sidebehacerlo,perosetardamsdedosminutos(incluidalalectura),aplcelo(postergar).
Silonecesitacomoreferencia(aunquedecidieseaplazarlo),muvaloalacarpetadereferencia.El
objetivoesreducirelnmerodevecesquetoquecadamensaje.
Eliminarlo
Eliminelosmensajesquenotienequeleer.Siescorreonodeseado,elimnelo.
Darlecurso:elejerciciodelosdosminutos
Esincrebleloquesepuedehacerendosminutos.Porejemplo,muchosmensajessepueden
responderenmenosdedosminutos.Perosiparaatenderunmensajenecesitamsdedosminutos,
aplcelo.Parahacerseunaideadeloquedandesdosminutos,cronomtrese.
Despusdeatenderelmensaje,realiceunadelassiguientesacciones:
Elimnelosisetratadealgodeescasatrascendencia.
Archveloenunadesuscarpetasdereferencia(porejemplo,1Referencia).
Delegarlo
Avecesrecibeunmensajequeenrealidaddebeatenderotrapersona.Enestoscasos,respondae
incluyalapersonaalaquedelegaelmensajeenlalneaPara.
Sidesearealizarelseguimientoposterior,mrqueloparasmismoantesdeenviarlo.Marquelatarea
conlacategora@Enespera.
Aplazarlo
CUNDOAPLAZARUNMENSAJE
Aplazarunmensajesignificaquelorevisarmsadelante,cuandotengatiempo,ylosmotivospara
aplazarunmensajeson:
Nopuedeatenderseenmenosdedosminutos.
Tardarunratoenleerlo.
Requerirunarespuestaelaboradaconcuidado.
Requiereunaaccinadicionalenotroprograma(porejemplo,"Hayqueagregarloaldocumento
<nombre>")
CMOAPLAZARUNMENSAJE:MRCARLO
Cuandodecidaquenotienetiempoparaatenderunmensajeinmediatamente,puedemarcarlo:
Sitienequehacerlohoy,mrqueloparaHoy(bastaconhacerclicenlamarca).
Sipuedepostergarlodurantemstiempo,mantengapulsada
+CONTROL,hagaclicenelmensajeyluegomrqueloparaseguimientoenunafechaposterior.
Sinecesitahacerreferenciaalmensajemsdeunavezyquieretenerfcilaaccesoal,establezca
lamarcaFechadeinicioenlatareaen100aosenelfuturo.(Useestamarcaencontadas
ocasionesparaquenoseconviertaenunatestado"cajndesastre").
Sisetratadealgoquevaanecesitarenbreve,mrqueloSinfechadevencimientoparaque
aparezcaenlapartesuperior.Useestegrupoconmoderacinybrreloperidicamente,porquese
encuentraenlapartesuperiordelalistadetareas.
Almarcarloyarchivarloenlacarpetadereferencia,yaloprocesypuedequitarlodelavista.Pero
dadoqueseencuentraensulistadetareas,puedepasaralsiguientemensaje,sabiendoquems
adelantevolveraloselementosmarcados.
SIDESEACLASIFICARLOSELEMENTOSMARCADOS
Puedeagregarunacategoraquelepermitadetectardeunvistazodndeseencuentralaprxima
accin.Unvistazorpidoalastareasclasificadaslepermitesaberloquerequiereaccininmediata
(@Oficina),qutareasesperanporotraspersonas(@Enespera)yloqueseincluyeenlasiguiente
reunin(@Reunin).
CUNDOATENDERLASTAREASAPLAZADAS?
Despusdeprocesarlosmensajes,puedeabordarlalistadetareas.Esentoncescuandorespondea
losmensajesaplazados.
SIMPLEMENTEARCHIVARLO
Avecesrecibeunmensajequenorequieresuintervencin,peroquepodranecesitarenelfuturo.Un
buenejemploesunmensajeconinstrucciones.Archiveestosmensajesenlacarpetadereferencia(1
Referencia).Siagregaunacategoralesermsfcilencontrarelmensajedespusencasodequelo
necesite(porejemplo,@Proyecto).Hagaestoantesdearchivar.
Cuandoterminedeprocesarlosmensajes,debetenerunaBandejadeentradalimpiaypodrcentrarse
enelcalendarioylastareas.
Revisindiaria:administracindeltiempoylastareas
Unprocedimientorecomendadoesreservartiempotodaslasmaanasparaadministrarlalistade
tareasyelcalendario.Estoincluye:
Revisindelascitasyreunionesdeldaylasemanasiguiente.
Revisindelastareasyrealizacindeajustes.
Incorporacindecitasalcalendarioconelfindereservarsetiempoparaterminareltrabajo.
Decirqueno
Amedidaquerevisaelcalendarioylalistadetareas,searealistasobreloquepuedellevaracabo.A
vecesesosignificadecirqueno.Algunasideaspararecuperartiempodiciendoqueno:
Rechacereunionesalasquenotienequeasistir.S,puedehacerlo.
Eliminetareasquenohadehaceroquesabequenohar.
Envemensajesparaquelagentesepaquetrabajaenunarespuesta(yasegresedemarcarlo
parasmismoalenviarlo).Esmejorquesepanquevaaresponderantesdeunafecharealistaque
dejarquepiensenquesehaolvidadodeloquelepidieron.
Administracindecalendarios
Larealidadesquesitieneundallenodereuniones,tienemenostiempoparacompletartareasy
escribirmensajes,asquepasetareasaotrosdas.
Siunatareavaaquitarlemuchotiempoosiesalgoquehaderealizar(adiferenciadelastareasque
decidaquenotienequerealizar),reservetiempoenelcalendario.
Formasdecreartareas
Amedidaquereviseelcalendarioylastareas,inevitablementeempezarapensarenotrascosasque
tienequehacer.AlgunasideasparacreartareasenOutlook:
Marqueelmensaje.
Enlacinta,hagaclicenNuevoyluegoenTareaparacrearunatarea.
Sivaencoche,yeslegalysegurohacerlo,uselafuncindememorandodevozdeldispositivo
mvilotelfonomvilparagrabarlastareasytranscribirlasmsadelantealalistadetareas.
Formasdeadministrartareas
Algunasideasquepuedenayudarleaatenderlastareas:
AgreguelastareasamedidaquelleganhaciendoclicenNuevoyluegoenTareasenlacinta.
Borrelastareasquenotienequehacer.Lalistadetareasessuespaciosagrado:nodejequese
contamine,operdersuutilidad.Enelcasodemensajesmarcadosquedeseaconservar,hagaclic
enBorrarmarcadelocontrario,hagaclicenEliminar.
Marquecomocompletadaslastareasfinalizadasparaquitarlasdelalistadetareas.
Creetareasenfuncindelasaccionescambiandoelasuntodelatarea.Porejemplo,unatareacuya
lneadelasuntoseaNosepuedecambiarlapertenenciaagruposmedianteeltecladodebe
cambiarlaaResponderaToms,queeslasiguienteaccinenestatarea.Paracambiarelasunto
delatarea,hagadobleclicenlatareayescribaunnuevoasunto.
Apliquecategorasqueleayudenaidentificardndedebeestarpararealizarelpasosiguientey
paradestacaralgunastareas.
Reorganicelastareasparaagrupartareassimilares,como,porejemplo,tareasconlamisma
categora.Deestemodo,puedetrabajaralmismotiempoentareassimilares.
Aunqueesbuenoserorganizado,nodediquemuchotiempoapriorizaryadministrarlalistadetareas.
Elprocesodeadministracindelalistadetareasnodebeaduearsedesuvida.
Usarelcalendario:crearcitasparaadministrareltiempo
Recuerdequesiemprehaymscosasquehacerquetiempoparahacerlas.
Comopartedeunabuenaadministracindeltiempo,necesitatiempoparaocuparsedelosmensajes,
administrarlascitasytareas,ypensarenloquetienequehacer.
Puedeprogramarestetiempoparasmismoconcitasyreunionesperidicasenelcalendario.Debe
considerarelcalendariocomolaautnticaplanificacindesutiemposiprogramaalgo,esoesloque
secomprometeahacerenesemomento.
Tomarseuntiempopara:
Atenderlosmensajes.Reservartiempoparaocuparsedelosmensajesesespecialmenteimportante
sirecibeunagrancantidaddemensajes.Aunquetengareglasestablecidasparaquesololos
mensajesimportantesaparezcanenlaBandejadeentrada,siguenecesitandotiempoparaatender
esosmensajes.
SugerenciaAlprocesaryleerlosmensajes,despejeeldesordenvisualminimizandoelpanelde
navegacinylacinta.
Realiceunarevisindiariaysemanaldelastareasycitas.Consulteelcalendarioylastareas,y
evalesuscitasytareasenfuncindesusprioridades.Sielcalendarioestmuylleno,eshorade:
1.Borrarlascitasenconflicto,porquenopuedeestarendoslugaresalavez.
2.Programartiempopararealizartrabajo.
3.Pensarenloquehace,siaprovechabieneltiempoysiestablecelasprioridadescorrectas.
4.Renaseperidicamenteconsujefe.Lasreunionesperidicasconsujefepuedenayudarlea
explicarenqutrabajayareajustarlasprioridadescuandoseanecesario.Paraconfiguraruna
reuninperidica,hagaclicenPeriodicidad.
Tareas:hacereltrabajo
Revisinsemanal
Laobservacindeltiempoylastareasenconjuntoleayudarapriorizareltrabajoimportantesobrelas
tareasmenosurgentes.Estolepermitirdejarclaroalosdemsloquepuedenynopueden
razonablementeesperarqueustedrealice.Larevisindelasemanapasadaylaprximasemana
tambinresultatilparalapreparacindeunareuninsemanalconsujefeoparalaelaboracindeun
mensajedecorreosobreelestado.
Dnderealizareltrabajo
Despusdeprocesarlosmensajes,elmejorlugarpararealizartrabajodeOutlook(responder
mensajesytareassimilares)esenTareas.AlcambiaraTareas,noledistraernlosmensajesque
lleguenalaBandejadeentrada.
Procesomasivodelastareas
Amedidaquepaseporlalistadetareasyelcalendario,realicealmismotiempotareassimilares.Por
ejemplo,sisolodisponedeunosminutos,realicetodaslasllamadastelefnicas(sisonpocas).Aborde
lastareasquelesuponenmayoresfuerzo(paraalgunaspersonas,esoserarespondermensajes)
cuandosesientamsfuerte.Ocpesedelastareasquerequierenmenosesfuerzo,comoleer
mensajesdeestado,alfinaldelajornadaoenelmomentoenquesesientamscansado.Al"procesar
deformamasiva"lastareas,avanzarsimultneamenteentodossusproyectos.
UnamaneradeprocesardeformamasivatareasescambiarlaorganizacindeFechadeinicioa
Categoras.Paraello,hagaclicenelencabezadodecolumnaCategoras.
NotaSitienetareasqueimpidenqueotraspersonasterminensutrabajo,hagaesastareasenprimer
lugar.
Finalizacindelastareas
Cuandofinalicelastareas,mrquelascomocompletas.OutlookparaMac2011mantiene
automticamentelalistadelastareascompletadas.Estopuedeserunresumentildelorealizado.Si
nonecesitamantenerunregistrodelatareaoelmensaje,elimnelooquitelamarca.
Trabajarsinconexin
Sitienemuchotrabajoquehacer,planteselaposibilidaddedesconectarseparadetenerladistraccin
continuaqueproducenlosmensajesentrantes.
Cuandocambiaentretrabajarenlneaysinconexin,semodificantodaslascuentasdecorreodel
perfildeOutlook.
EnelmendeOutlook,hagaclicenTrabajarsinconexin.
ElbotndealternanciaModoenlneadelacintaHerramientasmuestraquetrabajasinconexin.
HagaclicenelbotndealternanciaModoenlneaparavolveralmodoenlnea.
Encontraresemensaje:bsquedaeficaz
Cmoencontrarunmensajedeunapersonaenconcreto
Siquiereencontrarunmensajedeunapersonadeterminada,hagaclicenlacarpetadereferencia(por
ejemplo,1Referencia),hagaclicenelcuadroBuscaryluego,enlapestaaBsqueda,hagaclicen
De.
Escribaelnombredelapersona.
NotaTambinpuedehacerclicenelcuadroBuscar,escribirtomsyluego,enlalista,hacerclicen
detoms.
Cmoencontrarunmensajecondatosadjuntos
Paraencontrarunmensajecondatosadjuntos,hagaclicenelcuadroBuscaryluego,enlapestaa
Bsqueda,hagaclicenDatosadjuntos.
Todoslostrminosdebsquedasonaditivos,porloquesiquiereencontrarunmensajedealguiencon
datosadjuntos,hagaclicenloscomandosdelacinta(De,Datosadjuntos)paragenerarlabsqueda.
Paraencontrarmensajesentodoelbuzn
Avecesnopuedeencontrarunmensajebuscandonicamenteenlacarpetadereferencia,podra
tratarsedeunmensajequeyaenvioquesearchivincorrectamente.Enestoscasos,empiecepor
buscarencualquiercarpeta(Bandejadeentrada,1Referencia,etc.)yluegohagaclicenTodoel
correo.
Sisospechaqueloquebuscapuedeestarenunaconvocatoriadereuninaceptada(y,porlotanto,se
encuentraenelcalendario),intenteaumentarelmbitoaTodosloselementos.
Paradetenerlabsqueda
Despusdeencontrarelelementoquebusca,cuandoestlistoparapasaralasiguientetarea,enla
pestaaBsqueda,hagaclicenCerrar.
Escribirmensajesdecorreoexcelentes
Lassiguientesreglasleayudarnconseguirunaspectoprofesionalyatransmitirelmensaje.
Reglasbsicasdemensajesexcelentes:recomendaciones
Leaelmensajeantesdeenviarlo.
Hagaqueelasuntoseadescriptivoyestorientadoalaaccin.Porejemplo:Equipodeventas,
enviarfechaspropuestasparalaReuninextraordinariadelaJuntadirectiva,dondeEquipo
deventaseselnombredelgrupoy,enviareslaaccin.OtrosprefijostilesincluyenInfoyAccin
requerida.
Siserequiereunaaccin,declareloquequiereenelcuadroAsunto.
Cambieelasuntodelmensajesieltemadelaconversacincambia.
Mantengatodoslosmensajesbrevesyseadirecto.
Organiceelcontenidodelmensajedelomsimportantealomenosimportante.
Planteselaposibilidaddedestacarennegritalainformacinimportante.
Coloqueloselementosdeaccinolaspreguntasenlneasseparadasparaquedestaquenyse
vean.
Destaqueennegritalosnombresdepersonasalformularpreguntas.Porejemplo:"Toms:cules
elestadodelproyecto?
Limiteelnmerodepersonasalasqueenvaunmensajealosusuariosquedebenleerlo.
PongaalaspersonasquedebenestarinformadasenlalneaCC.
PongaalaspersonasquedebenresponderotomarmedidasenlalneaPara.
Useunafirmacuandocorresponda,peromantengalafirmasencilla,breve,profesionaly,sies
posible,singrficos.
Sideseaunarespuestainmediata,noenveunmensaje.Llameportelfonooenveunmensaje
instantneo.
Siseencuentraenunaconversacindecorreoelectrnicoquetienemsde10mensajessinllegar
aunaresolucin,considerelaposibilidaddeorganizarunareuninparatratarelproblema.Elcorreo
electrniconosiempreesunmedioeficazpararesolverproblemascomplejos.Conelmensaje
seleccionado,enlapestaaInicio,hagaclicenReunin.
Confirmelosmensajesquerequieranunarespuestamsexhaustiva.Siestdemasiadoocupado
pararesponderinmediatamenteconunarespuestacompleta,informealremitentedequeest
estudiandoelproblemayresponderantesdedeterminadahoraofecha.Mrqueloparasmismo
parahacerlomstarde.
UsePrioridadaltaconmoderacin.
Siseplanteaunapreguntayhayvariaspersonasquepodranresponder,elijasolounapersonaen
lugardeenviarlapreguntaaungrupo.
Seguimiento:marcaralenviar
Cuandoenveunmensajeaalguiendequinnecesitaunarespuesta,hagalosiguiente:
Mrqueloparasmismoalenviarlo.
Mrqueloconlacategora@Enespera.
Cuandorealizaestospasos,sabequesuprximaaccinesenviarotromensajeoestaratentoa
unarespuesta.
SugerenciaRecordarseasmismoenviarotromensajesuelesermseficazquemarcarel
mensajeparaeldestinatario.Deformasimilar,cuandoprometahaceralgoenunmensaje,mrquelo
parasmismoafindeincluirunatareaenlalistadetareasqueselorecuerde.
Reglasbsicasdemensajesexcelentes:prohibiciones
Noincluyaasujefeentodoslosmensajesqueenve.
Noenveunmensajecuandoestenojado.Espreferiblequeloredacte,loguardeenlacarpetade
borradoresylorecuperemsadelante.
Noespereunarespuestarpidacuandoenvemensajeslargos(demsdedosprrafos).
Noenveunmensajedeseguimientoantesdeundadespusdelprimermensaje.Sinorecibe
respuestaenunplazoprudente,useeltelfonoolamensajerainstantnea.
Noasociemarcasatodoslosmensajesqueenve.Losdestinatariosaprendernapasarlosporalto.
NousepalabrasenTODOMAYSCULAS.
Noenvedatosadjuntos:envevnculosensulugar.Estareglaseaplicaespecialmentealas
convocatoriasdereunin,dondelosdatosadjuntospuedenaumentarsignificativamentelascuotas
deservidor.
Noexpandagruposdecontactos(listasdedistribucin).Laampliacindelosgruposdecontactos
(listasdedistribucin)hacelosmensajesmsdifcilesdeleeryqueterminenenlascarpetasde
correoequivocadasenelcasodelaspersonasqueusanreglas.
Noseasarcstico.Suhumorpodrasermalinterpretado.
Noescribanadaquenoquisieraqueleyesentodaslaspersonasdelaempresa.Nuncasesabe
dondepodraterminarelmensaje.
Nousefuentesencursivani"divertidas"queseandifcilesdeleer.
Nousefuentesenrojo,yaquesondifcilesdeleerysepuedeninterpretarcomocruciales.
NouseResponderatodosconungrupodecontactosquepidequeloquite.
Recomendacinparagruposdecontactos(tambinconocidoscomolistasdedistribucin)
Sirespondeaungrangrupodecontactos,sigatodaslasrecomendacionesyprohibicionesde
mensajes.
Sinecesitamsinformacinoinvestigaelproblemaporseparado,respondaatodoelgrupode
contactosparaquetodossepanquerespondeyluegorespondaalapersonaporseparado.Asegrese
deresponderalgrupodecontactosconlasolucindespusdequeelproblemaseresuelva.As,otras
personasdelgrupodecontactospuedenhacerreferenciaalaresolucin.
Cmoredirigiralosusuarios
Sialguienenvaunmensajeaungrupodecontactosdelqueesmiembroyseramsadecuadoqueel
mensajelorespondieseotrapersonauotrogrupodecontactos,hagalosiguiente:
RespondaincluyendoalapersonaoelgrupodecontactoscorrespondienteenlalneaPara.
Hagaquelasrespuestasseenvenadichapersonaodichogrupodecontactos.
NoincluyaalgrupodecontactosoriginalenlalneaCCO,porquelasreglasdeotraspersonasno
filtrarnelmensaje.Enlugardeello,dejeelgrupodecontactosenlalneaParaoCC.
Cmoquitarsedeungrupodecontactos
Sirecibecorreodeungrupodecontactosenelquenodeseaestar,enveunmensajealadministrador
deredoalpropietariodelgrupodecontactosypdalequeloquite.Norespondaatodoelgrupode
contactos.
Cmousarcomentariosalineados
Agregarcomentariosalineadosaunmensajequerecibeesunaformacmodaderesponderpreguntas
yresponderdirectamentealosproblemas.Unprocedimientorecomendadoeshacerlosiguiente:
1.Enelmensaje,mencionequehacecomentariosalineados.Porejemplo,incluya"Vercomentarios
adicionalesacontinuacin".
2.Diferencieestetextodelmensajeoriginal.Entrelassugerenciasseincluyen:
Cambieelcolordelafuente.
Antepongasunombreosusinicialesentrecorchetes,porejemplo,[JuanCarlosRivas]o[JCR].
Cambielafuenteanegritaocursiva,oambas.
3.Noeliminenadaquenoescribausted.
Sisolodeseacomentarunapequeapartedeunmensajemslargo,copieesapartedelmensajeenla
respuesta,usandouncolordistintoyanteponiendocomillasalacitatextual,yescribasurespuestaa
continuacin.
CundousarCCO
SiagregaelnombredeundestinatarioalcuadroCCO(copiacarbnoculta)deunmensaje,seenva
copiadelmensajeaesedestinatario,perolosdemsdestinatariosdelmensajenovernelnombredel
mismo.
UselacaractersticaCCOparaquitarpersonasadicionalesdeunaconversacindecorreoelectrnico
cuandoconsiderequeyanonecesitanelcorreoelectrnicoadicionalosieltemadelaconversacin
cambia.
Porejemplo,siesunadelascincopersonasquerecibenunapreguntayquiereresponderla,muevalas
otrascuatropersonasalalneaCCOyescribaalgocomo"IncluyoenCCOaJuan,Jos,Albertoy
Julia.Estaeslarespuesta...".Apartirdeentonces,losmensajesfuturosseintercambiarnentre
ustedyelremitenteoriginal.
NouseCCOparaqueuntercero(comosujefe)sepadeunmensajeconfidencial.Eldestinatariodel
CCOpodranodarsecuentadequerecibeunCCOyresponderatodoslosusuarios,poniendoen
evidenciaquerecibiunmensajeCCO.Estopodrainterpretarsecomouncomportamientosolapado
porsuparte.
EnlugardeusarCCOparainformarauntercerodeunproblema,reenveleelmensajeunavez
enviado.
Calendarioyreuniones
Cundoesconvenienteconvocarunareunin?
Convoqueunareunincuando:
Unnuevogrupodepersonassereneporprimeravezparatrabajar.
Seproduceuniryvenirdemsde10mensajesrelativamentelargosentrevariaspersonas.
Sehacenecesariohablar,reflexionarycolaborar.
Convoqueunareunincuandosealamaneramseficazdeavanzarydejeclaroculeselobjetivo
delareuninantesdeconvocarla.
Aquininvitar
Invitesoloapersonasquetenganqueintervenir.Cadapersonaadicionalqueinviteaadecomplejidad
delareunin,hacindolamsdifcildecontrolar.Porotrolado,sihayquetomarunadecisin,
asegresedequelasprincipalespartesinteresadasestnpresentes,olareuninserunaprdidade
tiempoyrecursos.
Cmoelegirunahoraparareunirse
Elijaunahoraenlaquetodospuedanreunirseconsultandolainformacindedisponibilidadenel
calendario.UseProgramacinparaverladisponibilidaddetodoslosasistentesalareunin.
Lacuadrculadedisponibilidadindicaladisponibilidaddelosasistentes.Unalneaverticalverde
representaelcomienzodelareunin.Unalneaverticalrojarepresentaelfinaldelareunin.
Paraverlaprogramacinalredactarunaconvocatoriadereunin,hagalosiguiente:
EnlapestaaReunin,hagaclicenProgramacin.
Cundoreunirseenpersonaynodemaneraremota
Renaseenpersonasi:
Eslaprimeravezqueelgruposereneparatrabajar.
Semostrarnopasarnelementosnoelectrnicos.
Esunareunindereflexin.
Setratadeunareuninqueexigeunaintensacolaboracin.
Notodostienentelfonooelsoftwareyelequipoadecuadosparaunareuninelectrnica.
Encasocontrario,renaseportelfono.
SugerenciaSiseviajaallugardelareunin,programeenelcalendarioeltiempodeviajeanteriory
posterioralareunin.
Cmomanejardocumentosrelacionados
Alprepararunareunin,suelehaberdocumentosquesequierencompartirantesodurantelareunin.
Sitodoslosasistentesseencuentranconectadosasuredcorporativa,coloquelosdocumentosenun
sitiodeSharePointoenunaunidadderedcompartida.
Noenvedatosadjuntosenlasconvocatoriasdereunin.
Preparacindeunaagenda:dejarquelastareasayuden
@Reuninesellugardecentralizacindeloselementosdelaagenda.
Creeunanicatarea,mrquelaconlacategora@Reuninyestablezcalafechadeinicioolafecha
devencimientocomofechadelareunin.Amedidaqueseacerquelafechadelareuninyse
planteenpuntosquetratar,agreguecomentarios,vietas,ypensamientosalatareacuandosele
ocurran.Estatareaseconvertirenlaagendadelareunin.
Despusdelareunin,marquelatareacomocompletaycreenuevastareasparaloselementosde
accin.
Sideseatratarunconjuntodemensajesosolounmensaje...
Sihayunmensajequedeseetratarenunareunin,marqueelmensajeparaeldadelareuniny
mrqueloconlacategora@Reunin.
Sisonmsdetreslosmensajesquedeseatratar,nolosmarquetodosporquecontaminaranlalista
detareas.Enlugardeello,creeunanuevatareaconelnombredelareuninycopiecadamensaje
enlatarea.Marqueestatareaconlacategora@Reunin.
Durantelareunin:cmocolaborar
Laherramientaqueseusaparacolaborarduranteunareunindependedelaubicacinyelaccesode
losparticipantes.
Sisecolaboraenundocumentoytodoelmundoseencuentraenlamismasala,empleelas
caractersticasControldecambiosyComentariosdeWord.
Siustedseencuentrapresenteyalgunaspersonasestnenunaubicacinremota,puedecompartirsu
pantallaconusuariosdeotrosequiposconlaopcinCompartirdePreferenciasdelsistemadeMacOS.
Cmofinalizarunareuninperidica
Cuandounaseriedereunionesseagote,enlugardecancelarlareunin,quequitartodaslas
instanciashistricasdelareunin,cambieelpatrndeperiodicidadparaquefinaliceenlaltima
repeticindelareunin.Paraello,hagaclicenelbotnPeriodicidadycambielafechadefinalizacin.
Cundoycmocompartirelcalendario
Esposiblequenotengaquecompartirsucalendario,yaquetodoslosmiembrosdesuorganizacin
puedenvercuandoustedestlibreuocupadoperononecesariamenteverelcontenidooelasuntode
lascitasyreuniones.Peropuedecompartirfcilmentesucalendarioconsuequiposiquiereque
puedanvertodaslascitasyreuniones.
Talvezquieraqueotrapersonaadministresucalendarioensunombre,porejemplo,unasistenteque
puedaaceptarorechazarreunionesporusted.Enesecaso,puededelegarsucalendario.Sidelegael
calendario,elijasolounapersona:noconviertaatodosendelegadosdelcalendario.Tenermsdeun
delegadopuedeproducirerroresenelcalendario.
NotaQueelcalendariosecompartedependedelaversindeMicrosoftExchangeServerqueejecute
elsistemaydelaformaenqueeladministradorconfigureelservidor.
Contactos
CundousarcontactosdeOutlookparaMac2011enunentornocorporativo
Aunquetrabajeenunacompaaconunalistaglobaldedirecciones,habrocasionesenlasquedesee
manteneruncontactoenOutlookparaMac2011.Creecontactospara:
Laspersonasqueseanexternasalacompaa.
Lospersonasdequienesquierarecordaralgooacuyocontactodeseeagregarinformacin,como
sucumpleaos.
Laspersonasquequierasincronizarconsutelfonomvil,sobretodosiestenoseconectaconsu
libretadedireccionesdelaempresa,oencasodequenotengaconectividad.
CundocrearungrupodecontactosenOutlookparaMac2011
CreegruposdecontactosenOutlookparaMac2011cuandoquieraqueleresultemsfcilenviar
mensajesaungrupodepersonasdefueradelaempresa.Paratodoslosgruposdelaempresa,cree
ungrupodecontactospblico(preguntealadministradordeTIcmohacerlo).
Preguntasmsfrecuentes
Porqumostrarelpaneldelecturaaladerechaynolaparteinferior(odesactivarlo)?
Lalecturadeunacolumnalargayestrechadetextoesmsfcilquelalecturadeunaseccincortay
anchadetexto.Estosedebeaqueesmsfcilmoverlosojoshaciaabajoquedeizquierdaaderecha
enuntrecholargo,loquepuedeobligarleamoverlacabezayelcuelloytraducirseenfatiga.Esmejor
teneractivadoelpaneldelectura,paranotengaqueabrircadamensajeparaleersucontenido.
Quhacerconlascarpetasqueheyanonecesite?
Lalistadelpaneldenavegacindebereservarlaparalascarpetasqueuseconfrecuencia.Siestllena
decarpetasqueustednisiquierareconoce,muevatodoelcorreoalacarpetadereferenciayelimine
lascarpetasexistentes.
Cundodebousarlavistadeconversaciones?
Lavistadeconversacionesresultatilcuando:
Compruebalosmensajesconpocafrecuenciay,porlotanto,tienemsmensajesqueveralmismo
tiempo.
Haymuchoshilosdemensajecongrancantidaddediscusindeunladoaotro.
Necesitaverelcontextodequinrespondeaquin.
Recibegrancantidaddemensajes.
Alverlosmensajesenlavistadeconversaciones,puededetectarfcilmentequconversacionestienen
mayorcantidaddediscusindeunladoaotro.Enestoscasos,talvezprefieraleeryrespondersoloel
ltimomensajedelaconversacin.Tambinpuedeseleccionarunaconversacinenterayactuaren
ella.Porejemplo,puedehaberunalargaseriedemensajesenlosqueelltimodigasimplemente,
"Gracias,estorespondeamipregunta",porloquepuedeeliminartodalaconversacin.
Tambinpuedevermensajesdeotrascarpetascuandoseencuentraenlavistadeconversaciones,lo
cualresultamuytilcuandorecibaunmensajenuevoenunalargaconversacin:puedevertodoel
historial,incluidassusrespuestas.
Debomantenerjuntoslosmensajespersonalesyprofesionales?
Lareduccindelnmerodelugaresdondeleermensajesnosignificaquedebamezclarsusmensajes
personalesydetrabajo.Unprocedimientorecomendadoesusarcuentasdecorreoindependientes
paralascomunicacionesdetrabajoypersonales.Perodebereducirelnmerodedireccionesdecorreo
conlasquetienequetratar.Afortunadamente,conOutlookparaMac2011,puedevervariascuentas
simultneamente.Puedeversusmensajesdetrabajo(ExchangeServer),sucuentadeWindowsLive
HotmailysucuentadeGoogleGmail,todomientrastrabajaenelmismoperfildeOutlookpara
Mac2011.
Paraqueseamsfcilleermensajesdediferentescuentas,OutlookparaMac2011tieneunabandeja
deentradaunificadaqueagrupacarpetassimilares,comolasbandejasdeentrada,detodaslas
cuentas.Estohacequeseamsfcilleertodoslosmensajesalavez,sintenerquedesplazarsedela
carpetadeunacuentaaotra.Siloprefiere,puededesactivarestacaractersticaparaquecadacuenta
ytodassuscarpetasestnseparadasenlalistadecarpetas.
Serecomiendadesactivarlabandejadeentradaunificada.
EnelmendeOutlook,hagaclicenPreferenciasyenGeneral,ydesactivelacasillaAgrupar
carpetassimilares,comobandejasdeentrada,decuentasdiferentes.
Cmomeayudanlosestadosledoynoledo?
LosestadosledoynoledodeOutlookparaMac2011muestranrpidamentequmensajessehan
ledoalmenosunavezyculesno.Sinembargo,losestadosledoynoledodemensajespueden
activarsefcilmentehaciendocliccercadelosmensajes,porloquenoconstituyenunregistroperfecto,
tansolounaherramienta.
Paramarcarrpidamenteunmensajecomoledoonoledo,abraelmensajey,enlapestaaMensaje,
hagaclicenelbotnLedooNoledo.Elbotncambiaenfuncindelestadoactualdelmensaje.Si
solodeseaverlosmensajesnoledos,enlapestaaInicio,hagaclicenlaflechasituadajuntoa
FiltrosyenNoledo.
Porqunoessuficienteelestadoledo/noledo?
Algunaspersonasintentanusarlosestadosledoynoledoparaindicarqueunmensajeesnuevooun
elementodereferencia.Peroelestadonoledoespococonfiable,porqueencuantounmensajepierde
elfoco(alhacerclicenotromensaje),semarcaautomticamentecomoledoycondemasiada
frecuenciaotrosdispositivos(telfonos,porejemplo)marcanlosmensajescomoledos.
Inevitablemente,losmensajesvolvernaleerseyrepercutirenelesfuerzomentaldeaveriguarloque
necesitahacer.Elusodelestadonoledo/ledocomola"lnea"entreesoselementosdelaBandejade
entradaqueson"tareas"ylosquesimplementenosehanprocesadotiendeadesaparecercuandose
recibenmuchosmensajes,algunosdeloscualesnuncaseleernporquemirandoelasuntopuede
sabersequenoesnecesarioleerlos.EnlaBandejadeentradaresultamuchomseficientepasarpor
losmensajesydecidirquhacerconcadaunodeellos.CuandosalgadelaBandejadeentradano
debequedarnada"noledo".
Porqudeboarchivarmismensajes?
Unprocedimientorecomendadoconsisteentenerunrepositoriocentralizadoparalosmensajes,de
maneraquesepuedavolveraellosdespusde"atenderlos".Altenerunnmerolimitadodecarpetas
enlasquebuscar(1Referenciay2Personal),notienequepreocuparsedearchivarincorrectamente
unmensajeotenerquecopiarloenvariascarpetascuandocorrespondeamsdeuntemaoproyecto.
Estonoquieredecirquenoseanecesarioexaminarlosmensajesqueseencuentrantodosenuntema
oproyectodeterminado.OutlookparaMac2011ofrecemejoresherramientas,comolascategorasy
lascarpetasinteligentes,porloquesepuedenrealizarbsquedasmseficaces.
Porqudebotenersolounacarpetadereferencia?
Altenerunasolacarpeta,noesnecesariopeguntarseenqucarpetaseencuentranlosmensajes,y
sabequetodoelcontenidodeestacarpetaesalgoqueyaexaminantesyquisoconservar.
Tenervariascarpetassignificaquecadavezquearchivaunmensaje,seveforzadoadecidirqu
carpetausar.Estoresultaanmscomplicadosihaymsdeunacarpetaapropiadapormensaje.
Dadoquemuchascarpetasnoseusancuandohayvariasopciones,secreadesorden.
AunquetalvezparezcaquedejartodoslosmensajesenlaBandejadeentradanotienemucha
importancia,hayuncosteocultoquepagacadavezquemiraunmensajeysepregunta,"Esestoalgo
quehedeatenderosoloestaqucomoreferencia?".Tambinseganatranquilidadteniendouna
Bandejadeentradasoloconcosasnuevas.LaBandejadeentradaesunlugarqueotraspersonas
puedenmanipularloqueustedcolocaenlacarpetadereferenciadependeestrictamentedeusted.
Porqudebotenercarpetasdiferentesparagruposdecontactos?
Distintasprogramacionesdeeliminacin
Deberatenercarpetasdiferentesparadistintosgruposdecontactoenfuncindeltemayla
frecuenciadeeliminacionesprogramadas.Porejemplo,siseencuentraenungrupodecontactosde
usocompartidodelautomvil,losmensajesdelacarpetaUsocompartidodelautomvilsedeben
eliminardiariamente.Losmensajesdeungrupodecontactosquetrateuntemarelacionadoconel
trabajosedebeeliminarconmenosfrecuencia,porejemplo,unavezalao.
Agrupacineficazdeconversaciones
Cuandodisponedecarpetasindependientesparagruposdecontactostemticos,puedevertodas
lasconversacionesagrupadas.Siesnecesario,puedebuscarconeficaciaenunacarpeta.
QugruposdecontactodebeniraunacarpetaenlugardemiBandejadeentrada?
Buenoscandidatosparatenerunareglayunacarpetadegruposdecontactossonlosgruposde
contactoque:
Recibengrancantidaddemensajes.
Sedirigenamuchaspersonas.
Losmensajesdenivelcorporativoconnoticiasimportantes(porejemplo,deldirectorgeneral)ylos
mensajesdeldepartamentodeTIsobreinactividaddelservidornodebeniraunacarpeta.Los
mensajesparaungrupodecontactosquesloocasionalmentetienecontenidotilointeresante,
independientementedelafrecuencia,debentenerunareglayunacarpeta
CmoseconfiguralareglaPara:yo?
1.EnelmenHerramientas,hagaclicenReglas.
2.EnelpanelizquierdodelcuadrodedilogoReglas,enSERVIDORESDEEXCHANGE,hagaclicen
elnombredecuenta.
3.EnelcuadrodedilogoReglas,hagaclicenAgregarunaregla
4.EnCuandollegueunmensajenuevoquecumplatodasestascondiciones,enelprimermen
emergente,hagaclicenEnviadoay,enelsegundomenemergente,hagaclicenParaoCC:yo.
5.EnHacerlosiguiente,enelprimermenemergente,hagaclicenMoveralacarpetay,enel
segundomenemergente,hagaclicenElegircarpeta.
6.EscribaBandejadeentradayhagaclicenlaBandejadeentradaqueprefiera.
7.ActivelacasillaNoaplicarotrasreglasamensajesquecumplanlasmismascondiciones.
CmoseconfiguralareglaGruposdecontactos"?
Paracadagrupodecontactosdelqueseamiembrocuyosmensajesnotengaqueleer,creeunaregla.
1.EnelmenHerramientas,hagaclicenReglas.
2.EnelpanelizquierdodelcuadrodedilogoReglas,enSERVIDORESDEEXCHANGE,hagaclicen
elnombredecuenta.
3.EnelcuadrodedilogoReglas,hagaclicenAgregarunaregla
4.EnCuandollegueunmensajenuevoquecumplatodasestascondiciones,enelprimermen
emergente,hagaclicenDey,enelsegundomenemergente,hagaclicenEs.
5.Enelcuadrodetexto,escribaelnombredelgrupodecontactoyseleccineloenlalista.
6.EnHacerlosiguiente,enelprimermenemergente,hagaclicenMoveralacarpetay,enel
segundomenemergente,hagaclicenElegircarpeta.
7.Escribaelnombredelacarpetadelgrupodecontactosyhagaclicenella.
8.Repitalospasosparacadagrupodecontactos.
SugerenciaSinohayningnmotivoporelquequieraqueunmensajedecorreoenviadoaestegrupo
decontactosseenveasuBandejadeentrada,planteselaposibilidaddepedirqueloquitendelgrupo
decontactos.
Porqudebousarreglas?
Coneltiempo,esprobablequerecibacadavezmsymsmensajes.Nopuedeleertodoslos
mensajesquerecibe,nidebeintentarlo.Envezdeeso,leasololosmensajesqueesimportanteque
lea.Lasreglasleayudarnapriorizarlosmensajesimportantesyreducirlasdistraccionesalmnimo.
Qudebohacerconlascategorasquenoseusan?
Eliminetodaslascategorasquenopienseusar.Elmismoconjuntodecategorasseaplicaatodoslos
elementos,porloquesiusaunacategoraparaloscontactos,consrvela.
Culeslamejormaneradeelegircolores?
Alcrearcategorasdecolor,estudiebienloscoloresqueelige.Porejemplo,noelijaelmismocolorpara
@telfonoquepara@correoelectrnico,peroelijacoloressimilares(tonosdeverde,porejemplo)
paratodaslas1:1categoras.Coneltiempo,podrverlalistadetareasydeterminarporelcolorsila
tarearequiereenesemomentoquerealicealgunaaccin.Porejemplo,si@Casaesprpurayusted
seencuentraeneltrabajo,nopuederealizarningunatareaprpura.
Porquhedeprogramartiempoparammismo?
Alprogramartiempoparasmismoenelcalendario,seactualizarsuinformacindedisponibilidady
esmenosprobablequedemscuentenconustedenesetiempo.Sitieneuncalendariomuyapretado,
estapuedeserlanicaformadequelequedetiempoparahacersutrabajo.
Tambinleayudaacomprometersearealizareltrabajo:siloincluyeenelcalendario,seobligara
hacerloenesetiempo.Sialguienprogramaalgunaactividadensutiempodetrabajo,asegresede
reprogramarsutiempo.Nosehagatrampas!
Cmopuedomanejarlos10.000mensajesdemiBandejadeentrada?
Sitienemsde20elementosenlaBandejadeentrada,proceselaltimasemanademensajesyluego
seleccionelosdemsmensajesymuvalosalacarpeta1Referencia.S,puedehacerlo,ysesentir
muybien.
Porqurecibotantosmensajes?
Sisesienteabrumadoporlosmensajes,esprobablequerecibamsdelosquepuederesolver,ytal
veztengaqueconfigurarreglasmsrestrictivas.Intenteanalizarlaprocedenciadelosmensajes
organizndolosporlalneaDeyluegocontraigatodoslosencabezados.Leemensajesdegruposde
contactosquenotienequeleer?Siesas,creeunaregla.Sicambiadevista,noolvidevolvera
cambiarla.
Dispongode10minutos:qudeboleerprimeroenmiBandejadeentrada?
Sicuentaconpocotiempo,puede,porejemplo,leerentrereunioneslosmensajesquecumplanla
condicinSoyunodelosdestinatarios:mensajesqueseleenvandirectamente.Estosmensajes
suelenesperarporustedpararealizarelpasosiguienteysonlasmsimportantes.
EnlapestaaInicio,hagaclicenFiltrosyluegoenSoyunodelosdestinatarios.
Conqufrecuenciadeboleermismensajes?
Paramuchosdenosotros,leermensajesescasiunaadiccin.Dedique20minutosporlamaanaa
repasarlosmensajesyluegocentresuatencinenlarevisindiariadelalistadetareas.Despus,
contineconsustareasdelda.Silimitaeltiempoquededicaaleermensajesaunavezporlamaana
yotraalfinaldeldapuedemejorarsignificativamentesuproductividad.Pruebeahacerlodurantetoda
unasemanaylocomprobar.
Cmopuedoadministrartareascomplicadas?
Sisolodesearecordaralgunastareasrelacionadas,enumrelasenelcuerpodelatarea
Debomantenerjuntaslastareaspersonalesyprofesionales?
Siesposible,mantengalastareaspersonalesyprofesionalesenunsololugar.Simantieneunasola
listareduceelnmerodesitiosenlosquetienequebuscarloquetienehacer.Aunqueyatengauna
solalista,usecategorasparadiferenciarlastareaspersonalesdelasdelaempresayadministrarla
listaconeficacia.LastareaspersonalessealmacenarnenelservidorExchangedelaempresay
podranverlaseneldepartamentodeTI,asqueincluyasolotareaspersonalesapropiadasenlalista.
Culeselproblemadememorizarlastareas?
Recordarlastareasdememorianofunciona.ResultaliberadordependerdeOutlookparaMac2011y
nodesusobrecargadacabezapararecordarlastareas.Puededejardededicarsuinteligenciaa
recordarselastareas("Deacuerdo,noolvidesenviaraAntoniounmensajesobrelasplantillas,enviara
Antoniounmensajesobrelasplantillas...")ycentrarseenlasactividadesquetienedelante.
PorquapuntarmistareasenOutlookparaMac2011?
PorqueunalistadetareasenOutlookparaMac2011funcionamejorqueunalistaenpapel:
Laslistasenpapelnoseactualizanautomticamente.
Laslistasenpapelnosepuedenreorganizarfcilmente.
PuedeusarOutlookWebAppparaverlalistadetareasdesdecualquierparte.
Laslistasenpapelsepuedenperderfcilmente.
Avanzado:cmopuedocrearunacarpetainteligenteparalosmensajesdecorreo?
Unacarpetainteligente,tambinllamadacarpetadebsquedaobsquedaguardada,esunacarpeta
virtualquemuestradinmicamenteunconjuntoderesultadosdelabsqueda.Porejemplo,puede
crearunabsquedaparaencontrartodosloselementosdelacategoraJefemarcadospara
seguimientoperonofinalizadostodava.Puedeguardarestabsquedacomocarpetainteligentepara
poderusarestoscriteriosmsadelantesintenerquevolveracrearmanualmentelabsqueda
avanzada.
1.EnlaesquinasuperiorderechadelaventanadeOutlook,hagaclicenelcuadrodebsqueda
.
AparecerlapestaaBsqueda.
2.DefinaelmbitodebsquedahaciendoclicenunbotndembitodelapestaaBsquedacomo,
porejemplo,TodoelcorreooTodosloselementos.
3.EnlapestaaBsqueda,hagaclicenAvanzadasydefinaloscriteriosdebsqueda.
4.EnlapestaaBsqueda,hagaclicenGuardar.
Lacarpetainteligenteaparecerenelpaneldeexploracin.
5.Escribaunnombreparalacarpetainteligente.
Notas
Paramodificarloscriteriosusadosenunacarpetainteligente,mantengapresionadaCONTROL,
hagaclicenlacarpetainteligenteyluegoenModificar.Cuandoterminedemodificarloscriterios
oelmbitodelabsqueda,enlapestaaBsqueda,hagaclicenGuardar.
Paraeliminarunacarpetainteligente,mantengapresionadaCONTROL,hagaclicenlacarpeta
inteligenteyluegoenEliminar.Aleliminarunacarpetainteligentenoseeliminaningunodelos
elementosdelacarpetainteligente.
Referencias
Encontrargrancantidaddelibrosyfilosofasexcelentessobrelaadministracindeltiempoenlas
fuentessiguientes:
Librosyotrosrecursos
McGheeProductivitySolutionsqueofreceserviciosdeconsultorayproductosdeeLearning
GettingThingsDone(GTD)System,disponibleenDavidAllen&Company
LifehackerSugerenciasydescargassobrecmoconseguirhacerloquehayquehacer
Recursosadicionalesenlnea