Manual Do Almoxarifado

MANUAL DO
ALMOXARIFADO
Foz do Iguau PR
2016
Manual de Almoxarifado 2
MANUAL DO ALMOXARIFADO
Pr-Reitoria de Administrao, Gesto e infraestrutura PROAGI

Luiz Marcos de Oliveira Silva
Coordenadoria de Infraestrutura COINFRA

Edson Carlos Thomas
Elaborao:
Evandro Cesca Mezzari
Verso 1.0 01/2016

Sumrio
INTRODUO................................................................................................................................. 4
1.OBJETIVOS, PRINCPIOS E VALORES APLICVEIS LOGSTICA DE SUPRIMENTOS.........5
1.1.Objetivo da gesto de estoques.........................................................................................................................................................5
1.2.Princpios e Valores............................................................................................................................................................................5
1.3.Cdigo de tica...................................................................................................................................................................................5
2.ESTRUTURA FUNCIONAL........................................................................................................... 6
2.1.Departamento de Logstica.................................................................................................................................................................6
2.2.Seo de Almoxarifado.......................................................................................................................................................................6
2.3.Seo de Patrimnio..........................................................................................................................................................................7
2.4.rea Tcnica.......................................................................................................................................................................................7
3.AGENTES RESPONSVEIS DIRETOS DA ESTRUTURA LOGSTICA.......................................8
3.1.Responsvel Conferente....................................................................................................................................................................8
3.2.Servidores da Seo de Almoxarifado...............................................................................................................................................8
3.3.Servidores da Seo de Patrimnio...................................................................................................................................................8
3.4.Requisitor de Material.........................................................................................................................................................................8
4.ENTRADA DE MATERIAIS........................................................................................................... 9
4.1.Sala de recebimento provisrio..........................................................................................................................................................9
4.2.Verificao de conformidade Nota Fiscal......................................................................................................................................10
4.3.Verificao de conformidade Conferncia de volumes.................................................................................................................10
4.4.Verificao de conformidade Inconformidade de entrega.............................................................................................................10
4.5.Clusulas editalcias vinculantes......................................................................................................................................................11
4.6.Regularizao de inconformidades..................................................................................................................................................11
4.7.Comunicao formal de chegada.....................................................................................................................................................12
4.8.Recebimento definitivo.....................................................................................................................................................................12
4.9.Entrada do bem no Sistema Integrado de Gesto SIG.................................................................................................................13
4.10.Destinao do bem.........................................................................................................................................................................13
4.10.1.Entrada para o estoque................................................................................................................................ 13
4.10.2.Entrada com sada imediata......................................................................................................................... 13
4.11.Recebimento de Bens Permanentes..............................................................................................................................................13
4.12.Fluxograma de Entrada de Materiais.............................................................................................................................................14
5.GESTO DE MATERIAIS........................................................................................................... 15
5.1.Sala de itens de alto risco.................................................................................................................................................................15
5.2.Almoxarifado Central........................................................................................................................................................................15
5.2.1.Estoques de bens de consumo comum..........................................................................................................15
5.3.Almoxarifado Especial......................................................................................................................................................................16
5.4.Manuteno dos estoques................................................................................................................................................................16
5.5.Inventrio..........................................................................................................................................................................................17
5.5.1.Inventrio eventual.......................................................................................................................................... 17
5.5.2.Inventrio anual.............................................................................................................................................. 17
5.5.3.Inventrio de transferncia............................................................................................................................. 17
6.SADA DE MATERIAIS...............................................................................................................18
6.1.Prazos para requisies...................................................................................................................................................................18
6.2.Atendimento da demanda.................................................................................................................................................................18
6.3.Dupla conferncia de sada fsica....................................................................................................................................................18
6.4.Fluxograma de atendimento de demanda........................................................................................................................................18
7.CONTROLES.............................................................................................................................. 19
7.1.Metodologia de renovao dos estoques.........................................................................................................................................19
7.2.Mtodo de anlise Curva ABC......................................................................................................................................................20
8.DISPOSIES GERAIS............................................................................................................. 21
9.ANEXOS..................................................................................................................................... 22
9.1.ANEXO I - Termo de Recebimento Provisrio de Bens...................................................................................................................22
9.2.ANEXO II - Termo de Recebimento Definitivo (Superior a R$ 80.000,00)......................................................................................23
9.3.ANEXO III Termo de Recebimento Definitivo (Inferior a R$ 80.000,00).......................................................................................24
9.4.ANEXO IV - Termo de Recebimento Definitivo Tcito.....................................................................................................................25
9.5.ANEXO V Modelo de Notificao Formal de Chegada de Materiais............................................................................................26
9.6.ANEXO VI - Formulrio de solicitao de retirada de material para atesto.....................................................................................27
9.7.ANEXO VII Quadro de atribuies dos servidores.......................................................................................................................28
9.8.ANEXO VIII - Modelo de Comprovante de Entrega de Material......................................................................................................29
9.9.ANEXO IX Instruo Normativa 205/88 SEDAP........................................................................................................................30
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MANUAL DO ALMOXARIFADO
INTRODUO
O controle dos bens materiais e patrimoniais de uma Instituio de Ensino, Pesquisa e Extenso
deve se pautar em controles formais, regras claras e metodologias especficas para o correto
dimensionamento dos quantitativos demandados, alm de um controle fidedigno de todo o ativo da
organizao.
Com papel crucial na anlise qualitativa e quantitativa da cadeia de suprimentos da Universidade, o
Almoxarifado deve desempenhar suas atividades pautado em regramentos especficos do setor pblico,
porm sem abrir mo de ferramentas comumente utilizadas na gesto privada. Desta forma, a correta
manuteno do fluxo dos materiais que adentram e saem da Universidade possibilita que toda a
comunidade acadmica consiga desempenhar satisfatoriamente suas atividades, no criando gargalos que
gerem atrasos nos processos, e, assim, se possa alcanar uma eficiente Administrao de Materiais.
O atual prdio do Almoxarifado dispe de uma rea total de, aproximadamente, 1500m de rea
livre, onde sero instaladas as estantes e prateleiras para verticalizao dos materiais. Alm da rea livre
onde sero construdas as prateleiras e porta-pallets, o prdio ainda dispe de salas administrativas
divididas em 2 (dois) andares.
Alm das estruturas que acondicionem os pallets (porta-pallets), so demarcados limites horizontais
que sinalizem as reas restritas ou permitidas para determinados objetos, como por exemplo, demarcaes
de alocao de pallets no cho, limites das prateleiras, demarcaes para entrada e manobras de veculos,
entre outros.
Para o manuseio dos itens em estoque e os bens patrimoniais sob a guarda do Almoxarifado os
equipamentos empilhadeira semi-eltrica, paleteira hidrulica manual, carrinhos para transporte e pallets
foram adquiridos ou esto em fase de aquisio.
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1. OBJETIVOS, PRINCPIOS E VALORES APLICVEIS LOGSTICA DE SUPRIMENTOS

Com o intuito de servir como base para a tomada de decises, os objetivos, princpios e valores a
serem aplicados na rotina diria devem estar claros a todos que estaro diretamente envolvidos na gesto
dos recursos materiais.
1.1. Objetivo da gesto de estoques

Todas as atividades-meio de uma Universidade visam manuteno das atividades de ensino,
pesquisa e extenso. A correta manuteno destas atividades-meio possibilita que toda a comunidade
acadmica consiga desempenhar satisfatoriamente suas atividades, entregando, assim, o melhor resultado
para a sociedade.
No contexto setorial da gesto dos insumos materiais, possvel verificar quais so os resultados
esperados dos agentes envolvidos, sendo a satisfao das necessidades, em quantidades suficientes e em
tempo hbil para o pleno exerccio das atribuies de cada servidor/unidade, o principal objetivo desta
Seo.
1.2. Princpios e Valores

Para que todos os esforos da equipe seja traduzida a uma gesto eficiente e eficaz dos bens da
instituio, alguns valores e princpios devem nortear as aes, necessariamente dos envolvidos do setor, e
desejavelmente por todos os utilizadores de recursos pblicos. So eles:
Compromisso com as normas institucionais;
Desburocratizao das atividades;
Manuteno das relaes intersetoriais;
Compromisso com a tica profissional;
Zelo e evitao de desperdcios.
1.3. Cdigo de tica

O servidor envolvido na gesto dos materiais da Universidade deve sempre basear-se nas condutas
ticas e morais em todos os atos praticados. Conforme demonstra o Decreto n 1.171, de 22 de junho de
1994, que aprova o Cdigo de tica Profissional do Servidor Pblico Civil, Cap. I, Seo I, Inciso I:
O servidor pblico no poder jamais desprezar o elemento tico de sua conduta.

Assim, no ter que decidir somente entre o legal e o ilegal, o justo e o injusto, o
conveniente e o inconveniente, o oportuno e o inoportuno, mas principalmente entre
o honesto e o desonesto, consoante as regras contidas no art. 37, caput, e 4, da
Constituio Federal.
Portanto, o servidor deve sempre observar com anlise crtica cada caso, em que o principal
objetivo dos atos seja sempre atingir o bem comum, sempre preservando o comportamento e atitudes em
favor da honra da Instituio.
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2. ESTRUTURA FUNCIONAL
2.1. Departamento de Logstica

O MANUAL DE ATRIBUIES DAS UNIDADES ACADMICO-ADMINISTRATIVAS da
Universidade Federal da Integrao Latino-Americana UNILA, traz um rol de atribuies aplicadas a todos
os setores da Universidade. Para melhor compreenso das atribuies do Departamento de Logstica, ser
apresentada a seguir:
Planejar e dimensionar os espaos destinados a armazenagem de materiais de uso comum,
garagens para veculos oficiais e arquivo central da UNILA;
Gesto patrimonial relativa a bens mveis e imveis da UNILA;
Gerir o controle de documentos referentes aos imveis prprios e locados da Universidade;
Apoiar as unidades e subunidades no fornecimento de materiais da UNILA;
Gesto das atividades relativas ao transporte da comunidade acadmica;
Planejar e dimensionar a necessidade de pessoal e material para atender as necessidades do
DELOG;
Gerenciar o mdulo Catlogo de Materiais do SIG / SIPAC;
Coordenar a normatizao de procedimentos sobre materiais, uso veculos oficiais, protocolo,
arquivo, e dirias e passagens;
Supervisionar as atividades de protocolo, arquivo e servio de informao ao cidado;
Supervisionar as atividades de dirias e passagens;
Responsabilidade funcional pelos locais de almoxarifado, garagem e arquivo;
Melhoria de tcnicas de ressuprimento e controle de material.
2.2. Seo de Almoxarifado

De acordo com o MANUAL DE ATRIBUIES DAS UNIDADES ACADMICO-ADMINISTRATIVAS
da Universidade Federal da Integrao Latino-Americana - UNILA, a Seo de Almoxarifado a unidade
que tem por finalidade receber e conferir todo o material da UNILA, bem como armazen-los e distribu-los
em quantidade adequada e com a qualidade necessria, visando o melhor atendimento da demanda da
universidade.
Atribuies:
Armazenar o material de propriedade da UNILA com segurana e qualidade adequados;
Guardar provisoriamente o material permanente da UNILA;
Planejar e distribuir o material de consumo com qualidade e nos prazos estabelecidos;
Centralizar o levantamento de novas demandas de material de consumo;
Pesquisa e propor novas de tcnicas de suprimento e armazenagem;
Emitir relatrios de controle contbil;
Cadastrar, tramitar e receber processos de interesse do setor;
Fiscalizar contratos referentes ao setor;
Gerenciar o mdulo Almoxarifado do SIG / SIPAC.
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2.3. Seo de Patrimnio

Ainda conforme exposto no Manual, a Seo de Patrimnio responsvel por planejar,
dimensionar, movimentar e controlar o material permanente de propriedade da UNILA.
Atribuies:
Planejar e movimentar o material permanente da UNILA;
Levantar novas demandas de material permanente de uso comum;
Pesquisar e propor novas tcnicas de controle do material permanente;
Emitir relatrios de controle contbil;
Realizar os procedimentos de descarga e desfazimento do material permanente;
Realizar o levantar da necessidade de contratao de servio de manuteno do material
permanente de uso comum da Unila;
Gerenciar o mdulo Patrimnio do SIG / SIPAC.
2.4. rea Tcnica

Entende-se por rea Tcnica o setor com o melhor corpo de tcnicos administrativos capacitados
em reas especficas, como por exemplo, a Tecnologia de Informao, Secretaria de Apoio Cientfico e
Tecnolgico, a Secretaria de Comunicao Social, entre outros.
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3. AGENTES RESPONSVEIS DIRETOS DA ESTRUTURA LOGSTICA

Neste tpico sero retratados os principais agentes que compem o fluxo responsvel pela cadeia
de suprimentos da Instituio.
3.1. Responsvel Conferente

O responsvel conferente o agente designado para atuar na recepo das mercadorias no
depsito e para controle das sadas. Tem a funo principal de analisar quantitativamente os bens que esto
sendo recepcionados provisoriamente na sala de recebimento provisrio, que posteriormente sero
verificados para o recebimento definitivo. Tambm far a conferncia dos volumes e quantidades dos itens
que sero entregues para as reas, aps seleo dos itens pela Seo de Almoxarifado e Seo de
Patrimnio.
3.2. Servidores da Seo de Almoxarifado

O chefe de Almoxarifado dever acompanhar toda a cadeia de suprimentos, verificar se os
procedimentos esto sendo corretamente executados e auxiliar toda a equipe para manuteno dos bens
armazenados, alm de planejar as aquisies sob responsabilidade do Almoxarifado.
Os demais servidores lotados nesta seo devero realizar os procedimentos de acordo com as
polticas e normativas da Instituio. Os casos atpicos no descritos neste manual devero ser tratados em
conjunto, sempre buscando atender s boas prticas administrativas.
A lista das atribuies especficas dos servidores lotados na Seo de Almoxarifado encontra-se no
Anexo VII deste manual.
3.3. Servidores da Seo de Patrimnio

O chefe de Patrimnio dever proceder com todo o controle de tombamento e depreciao dos bens
patrimoniais da Universidade. Dever proceder o recebimento definitivo dos bens de sua responsabilidade e
dever controlar a distribuio dos bens patrimoniais para toda a Universidade.
Os demais servidores devero prestar suporte e executar as tarefas designadas.
3.4. Requisitor de Material

Os agentes requisitores setoriais de materiais so os servidores incumbidos de requisitar materiais
para aquisio, suprimento dos itens em estoque e para o consumo da unidade em que esto lotados. So
de fundamental importncia para a correta destinao dos materiais e para o planejamento da demanda.
Cumpre destacar que toda requisio, necessariamente, dever passar por autorizao da chefia imediata
do setor.
O servidor pode ser cadastrado como Requisitor de Material no SIG mediante solicitao formal via
memorando eletrnico, autenticado pela chefia imediata, para a Seo de Almoxarifado.
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4. ENTRADA DE MATERIAIS
O local de recebimento fsico dos itens, como regra, ser sempre o depsito do Almoxarifado, no
endereo: Rua Mineiro, 177 Portal da Foz, Foz do Iguau Paran, com prvio agendamento pelo e-mail
almoxarifado@unila.edu.br ou pelo telefone (45) 3529-2132. Como exceo, os materiais podero ser
recebidos em outras unidades da UNILA, quando, pela natureza do bem, seja necessrio.
O acesso ao prdio do Almoxarifado ser restrito aos servidores e terceirizados previamente
identificados e autorizados. O acesso ao depsito dos bens de Patrimnio, bem como, os itens que
compem os estoques do Almoxarifado, ser restrito Seo de Almoxarifado e a Seo de Patrimnio
para manuteno, guarda e acondicionamento dos mesmos, no podendo quaisquer servidores ou
terceirizados adentrar no depsito, alterar a localizao fsica, retirar ou inserir bens sem prvia autorizao
dos referidos setores.
Todas e quaisquer entradas e sadas de materiais e bens patrimoniais no depsito so registradas
pela Seo de Almoxarifado, no sendo admitido que outro setor ou servidor registre a entrada ou sua sada
no sistema, ou at mesmo retire o bem do depsito sem prvia anuncia da referida Seo.
Os materiais classificam-se, de acordo com o Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Pblico,
6 Edio, como material de consumo ou material permanente.
Material de Consumo: aquele que, em razo de seu uso corrente e da definio da Lei n
4.320/1964, perde normalmente sua identidade fsica e/ou tem sua utilizao limitada a dois anos;
Material Permanente: aquele que, em razo de seu uso corrente, no perde a sua identidade
fsica, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.
De acordo com a IN 205/88, o recebimento o ato pelo qual o material encomendado entregue
ao rgo pblico no local previamente designado, no implicando em aceitao. Transfere apenas a
responsabilidade pela guarda e conservao do material, do fornecedor ao rgo recebedor. Como pode
ser observado, o recebimento ato prvio aceitao do material, transferindo apenas a responsabilidade
pela guarda e no se confundindo com a aceitao. Temos neste caso o RECEBIMENTO PROVISRIO.
Para que o recebimento no ocasione problemas futuros, devero ser analisados, no mnimo, os
aspectos fiscais (Nota Fiscal) e aspectos fsicos das embalagens. Ainda, de acordo com a supracitada IN,
so documentos hbeis para o recebimento das mercadorias:
a) Nota Fiscal, Fatura e Nota fiscal/Fatura;
b) Termo de Cesso/Doao ou Declarao exarada no processo relativo Permuta;
c) Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferncia; ou
d) Guia de Produo.
4.1. Sala de recebimento provisrio

A sala de recebimento provisrio o local onde os materiais recm-recebidos que aguardam o
recebimento definitivo ficam alocados, provisoriamente, at que a rea tcnica/demandante ateste a Nota
Fiscal. O acesso a esta sala restrita Seo de Almoxarifado, que detm a incumbncia de receber
provisoriamente os bens adquiridos.
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A rea tcnica/demandante ser sempre acompanhada por um responsvel da Seo de

Almoxarifado enquanto realiza o recebimento definitivo, e, como medida de segurana, os bens devero ser
atestados sempre na sala de recebimento provisrio.
Somente sero realizados testes em outro local designado pelo setor tcnico/demandante em casos
excepcionais, devidamente justificados e solicitados via formulrio especfico.
4.2. Verificao de conformidade Nota Fiscal

A maior parte das entradas ser realizada atravs de Nota Fiscal de venda, sendo esta, portanto,
instrumento de maior necessidade de estudo.
Como verificao inicial e imprescindvel para o recebimento da mercadoria, devero ser verificados
os dados constantes no CNPJ, Razo Social, Endereo, Bairro, CEP, nmero da nota de empenho, as
informaes do transportador, quantidade de volumes, espcies e, se possvel, o peso do material entregue.
Neste ltimo, caso seja invivel a mensurao exata do peso, deve-se analisar se no h notvel
discrepncia do relatado na NF e no efetivamente entregue.
Alm disso, segundo a IN 205/88, constaro, necessariamente, as informaes descrio do
material, quantidade, unidade de medida, preos (unitrio e total).
4.3. Verificao de conformidade Conferncia de volumes

O quantitativo efetivamente relatado na Nota Fiscal deve conferir com os volumes efetivamente
entregues. Deve-se observar, entretanto, sobre a possibilidade de haver duas notas que complementam o
quantitativo total a ser entregue.
Como em alguns casos possa ser invivel a contagem unitria de todos os componentes no ato da
entrega, quando estes forem de quantitativos demasiadamente elevados, deve-se atentar aos volumes
(pacotes, caixas etc) que foram entregues, desde que estejam descritos como tais na Nota Fiscal. Ou seja,
caso a nota fiscal no descreva que, por exemplo, as mil unidades de carimbos estejam acondicionados em
1 (uma) caixa (1 volume), deve-se proceder a conferncia unitria do bem.
Todos estes mtodos contribuem para uma melhor aquisio, principalmente, no tocante a possveis
futuras discusses acerca de erros no transporte e entrega ou perdas no depsito, sendo aquelas de no
responsabilidade da Universidade e estas, inaceitveis.
4.4. Verificao de conformidade Inconformidade de entrega

So trs os principais motivos de inconformidades passveis de identificao no ato da entrega do
material:
Divergncia de volumes: Havendo divergncia quanto ao quantitativo entregue com o da Nota
Fiscal, o conferente deve negar o recebimento, no assinando a Nota Fiscal e orientando a transportadora a
devolver ao remetente. Deve, ainda, entrar em contato imediatamente com a empresa que enviou o
material, via correio eletrnico institucional, e relatar o ocorrido.
Constatao de avarias: Constatando-se avarias na embalagem do produto, deve-se analisar a
integridade do contedo do volume, se constatado visualmente que este sofreu algum dano, deve ser
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recusado de imediato. Se no houver indcios de danos ao contedo da embalagem, pode ser aceito,
entretanto o fato deve constar no termo de recebimento provisrio.
Entrega de produto errado: Havendo divergncia completa entre o material a ser entregue e o
relatado na Nota Fiscal, o recebedor dever recusar a entrega, informando o licitante acerca do ocorrido,
sempre via correio eletrnico (e-mail) corporativo.
4.5. Clusulas editalcias vinculantes

Os prazos estipulados no Edital e seus anexos so claros quanto ao recebimento. Deve-se salientar
que o contedo de carter vinculatrio, e, somente se solicitado e justificado a necessidade de
prorrogaes que esta deve ser concedida. Neste aspecto, os prazos para recebimentos provisrios e
definitivos esto sempre estipulados no Termo de Referncia.
Nos editais de licitao lanados pela Universidade sempre so estipuladas as clusulas
determinantes de prazos como, no texto abaixo, o prazo para substituio de material em desacordo com o
solicitado :
Os bens podero ser rejeitados, no todo ou em parte, quando em desacordo com

as especificaes constantes neste Termo de Referncia e na proposta, devendo
ser substitudos no prazo de .... (...) dias, a contar da notificao da contratada, s
suas custas, sem prejuzo da aplicao das penalidades.
Sendo assim, todos os bens que no estiverem em acordo com o Termo de Referncia e Edital
devero ser substitudos no prazo estipulado, s custas da empresa licitante.
Por fim, de acordo com o previsto no Art. 74 da Lei 8.666/93, o recebimento provisrio poder ser
dispensado em alguns casos:
Art. 74. Poder ser dispensado o recebimento provisrio nos seguintes casos:
I - gneros perecveis e alimentao preparada;
II - servios profissionais;
III - obras e servios de valor at o previsto no art. 23, inciso II, alnea "a", desta
Lei, desde que no se componham de aparelhos, equipamentos e instalaes
sujeitos verificao de funcionamento e produtividade.
Pargrafo nico. Nos casos deste artigo, o recebimento ser feito mediante
recibo.
4.6. Regularizao de inconformidades

A responsabilidade de regularizar todas e quaisquer inconsistncias no produto a ser entregue do
fornecedor, sendo, inclusive, obrigado a arcar com os custos logsticos de substituio e envio do produto
correto.
Havendo problemas na entrega do material solicitado, o responsvel pelo atesto definitivo dever
anotar preferencialmente em formulrio padro do Almoxarifado os problemas encontrados que
impossibilitam o aceite. Aps o preenchimento do termo, a Seo de Almoxarifado entrar em contato com o
fornecedor para corrigir o problema encontrado.
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4.7. Comunicao formal de chegada

No ato do recebimento, conforme j mencionado, transmitida apenas a responsabilidade pela
guarda dos bens, at o aceite definitivo. Neste momento (recebimento provisrio), o setor de Almoxarifado
deve proceder a comunicao formal de chegada dos materiais ao setor demandante ou rea tcnica no
prazo de at 48 (quarenta e oito) horas, atravs de notificao via correio eletrnico e agendamento de data
no correio eletrnico. A partir da cincia, o setor tcnico/demandante ficar responsvel pelo aceite da
mercadoria, procedendo e firmando o aceite definitivo.
No texto do e-mail e no agendamento dever constar o prazo para recebimento definitivo, transcrito
do Termo de Referncia ou Edital, a localizao fsica do material, a rea responsvel pelo aceite e as
implicaes que o no recebimento no prazo pode ocasionar. O setor de Almoxarifado deve sempre ter
certeza de que o e-mail ou memorando foi recebido pela rea tcnica responsvel. O modelo de
comunicao formal encontra-se no Anexo V deste documento.
Com relao ao fato de, ocasionalmente, no ocorrer o aceite definitivo dentro do prazo estipulado
em Edital, deve constar no corpo da mensagem que neste caso ser aberto processo de pagamento de
ofcio, independente de aceitao tcnica. Isso deve ocorrer pois o fornecedor no deve arcar com os
custos da inrcia da Administrao, respeitando a razovel durao do processo administrativo. Neste caso,
o setor tcnico/demandante que ensejar no aceite tcito ficar sujeito a apurao de responsabilidade.
4.8. Recebimento definitivo

O responsvel pelo recebimento definitivo a rea tcnica ou demandante, dependendo do caso.
No caso de itens de almoxarifado, a rea tcnica ser confundida com o responsvel pelo recebimento e,
neste caso, o recebimento provisrio e o definitivo devero ser realizados por servidores diferentes.
Com relao ao recebimento definitivo, a Administrao Pblica tem prazo para realiz-la. Na IN
205/88 entendida como o exame qualitativo, este que poder ser realizado atravs de tcnico
especializado ou comisso especial, da qual, em princpio, far parte o encarregado do almoxarifado, nos
moldes da referida IN. Normalmente o prazo definido em dias, conforme modelo de Termo de Referncia
comumente utilizada pela Universidade:
X.1 Os bens sero recebidos definitivamente no prazo de ......(.....) dias, contados

do recebimento provisrio, aps a verificao da qualidade e quantidade do material
e consequente aceitao mediante termo circunstanciado.
X.1.1 Na hiptese de a verificao a que se refere o subitem anterior no ser
procedida dentro do prazo fixado, reputar-se- como realizada, consumando-se o
recebimento definitivo no dia do esgotamento do prazo.
Aps a constatao da rea tcnica de que os bens correspondem de fato ao que foi aceito no
certame licitatrio, ou que foi acordado previamente, surge o RECEBIMENTO DEFINITIVO. A partir deste
momento, a Universidade reconhece a entrega nos conformes, e autoriza o pagamento do material
entregue.
Diante da omisso da Administrao em atestar o recebimento da mercadoria, tem-se o
recebimento tcito, conforme j mencionado. Nesta hiptese, extinguindo o prazo para atesto, o
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Almoxarifado dever, de ofcio, relatar o ocorrido, quer seja a omisso da rea tcnica/demandante, e
apontar o recebimento tcito, encaminhando o referido processo para pagamento, pois o particular
contratante no pode arcar com a inrcia injustificada da Administrao, ressalvando-se a possibilidade de
caso fortuito ou fora maior. Caber, neste caso, apurao de responsabilidade.
4.9. Entrada do bem no Sistema Integrado de Gesto SIG

Aps o recebimento definitivo, a Seo de Almoxarifado efetivar a entrada do bem no sistema
SIPAC, cadastrando a respectiva Nota Fiscal, conforme procedimento administrativo especfico disponvel
em <www.unila.edu.br/almoxarifado>.
4.10. Destinao do bem

O bem definitivamente recebido ser encaminhado ao setor demandante, exceto os materiais que
iro compor o estoque do Almoxarifado Central.
Para os bens que por algum motivo devero permanecer sob guarda do Almoxarifado, ser criado o
Almoxarifado Especial, que ser o local reservado para a custdia dos bens at a entrega.
4.10.1. Entrada para o estoque

A estratgia de manuteno de estoques ser utilizada especificamente para os itens de
almoxarifado, ou seja, os itens de uso comum da Universidade. Para estes sero feitas entradas para
composio do estoque, restrito ao gestor de tais itens, como no caso, o Almoxarifado.
Para os demais, as entradas sero dadas como sada imediata ou para o almoxarifado especial,
sendo que este ainda depende de criao no sistema.
4.10.2. Entrada com sada imediata
Para os bens com demanda lquida e certa, cuja funo do Almoxarifado for apenas o de
recebimento, sero dadas entradas com sada imediata, sendo o material entregue diretamente ao
demandante.
4.11. Recebimento de Bens Permanentes

O recebimento de materiais permanentes obedecer fluxo especfico, visto sua necessidade de
tombamento. Nas entradas de bens permanentes, por vezes a rea tcnica ser a prpria Seo de
Patrimnio, e noutras, quando forem bens especficos, como equipamentos de laboratrios, por exemplo, o
aceite definitivo ficar sob responsabilidade da rea demandante. Nestes casos, anteriormente ao envio do
bem para a rea demandante, o bem dever, necessariamente, ser encaminhado para a Seo de
Patrimnio para o tombamento e recebimento da etiqueta correspondente ao patrimnio especificado no
sistema SIPAC. Todo o processo de recebimento, alocao e guarda at a entrega ficar sob
responsabilidade da Seo de Almoxarifado.
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4.12. Fluxograma de Entrada de Materiais

O fluxo de entrada de materiais, buscando uma viso simplificada do processo, pode ser ilustrada
conforme abaixo:
Figura 03: Fluxograma de Recebimento de Materiais
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5. GESTO DE MATERIAIS
A gesto dos estoques deve ser baseada em dados que possibilitem a melhor utilizao dos
recursos disponveis visando a melhor alocao destes entre materiais permanentes e de consumo, sempre
visando a segurana e correto acondicionamento dos materiais.
5.1. Sala de itens de alto risco

Como forma de preveno de danos ou eventuais furtos, destinada uma sala exclusivamente para
o acondicionamento de itens de alto risco, que por razes de alto valor ou de facilidade de danos ou furtos,
ter seu acesso restrito.
O acesso s salas ser restrito ao responsvel do prdio, tarefa incumbida ao Chefe da Seo de
Almoxarifado, e nas suas ausncias, pelo substituto. Todo e qualquer acesso registrado pelos seguranas
patrimoniais e, tambm, pelo circuito interno de imagens.
5.2. Almoxarifado Central

Em consonncia com a IN n 205 de 08 de abril de 1988, em seu tpico Racionalizao, a
responsabilidade de ressuprimento dos itens essenciais de uso comum ser CENTRALIZADA no
Almoxarifado, atravs de reposies constantes dos itens, mantendo o estoque necessrio para atender a
Universidade em suas atividades.
Para a melhor gesto dos recursos, sero utilizadas duas classificaes bsicas acerca dos
materiais de consumo comuns: os essenciais e os demandados.
Cabe ressaltar que a Seo de Almoxarifado responsvel somente pelo suprimento dos
insumos necessrios s atividades administrativas da Instituio. Os bens de uso e consumo para os
laboratrios ficaro sob responsabilidade dos Institutos e da Secretaria de Apoio Cientfico e Tecnolgico
SACT, sendo o setor de Almoxarifado somente responsvel pela guarda dos bens para melhor utilizao
dos espaos fsicos, quando necessrio e justificado.
O mesmo ocorre com projetos de Extenso que possuem demandas elevadas de determinados
materiais. Para projetos de Extenso que demandam grande vulto de materiais devero, necessariamente,
ser inseridos no planejamento de ressuprimento do Almoxarifado. Neste caso, dever haver planejamento
prvio para as aquisies, respeitando o Calendrio de Compras anual.
5.2.1. Estoques de bens de consumo comum

Os bens de consumo comuns essenciais a toda comunidade acadmica e administrativa, como por
exemplo, canetas, clips, lpis, borrachas etc., sero mantidos com estoques que atendam s demandas da
Universidade, sempre com uma projeo de abastecimento de, pelo menos, 3 (trs) meses. A lista dos
materiais considerados de consumo comuns ser taxativa e poder ser revista sempre que houver a
necessidade de incluso ou supresso de itens. Para a referida lista, a rea responsvel pelo
gerenciamento e reposio dos estoques ser a Seo de Almoxarifado, no sendo necessrio, portanto,
a requisio para compra por outras unidades. Para estes itens ser utilizada a estratgia de
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ressuprimento sempre que o estoque atingir o mnimo determinado no sistema.

Para os bens demandados, no sero mantidos estoques ou atas de registro de preos, sendo a
aquisio somente realizada sob demanda, no prazo do Calendrio de Compras anual correspondente.
5.3. Almoxarifado Especial

Os bens especficos que sero utilizados pelos Institutos, Coordenadoria de Tecnologia da
Informao, Secretaria de Implantao do Campus e Secretaria de Apoio Cientfico e Tecnolgico sero
mantidos em Almoxarifado separado do Almoxarifado Central. O papel da Seo de Almoxarifado ser de
recebimento provisrio e guarda dos bens. Toda a distribuio, planejamento da demanda e mtodos de
ressuprimento ser de responsabilidade da rea tcnica correspondente.
O Almoxarifado Especial o local em que so alocados e armazenados os bens/materiais que
sero utilizados pelos Institutos (em atividades acadmicas, ou seja, no-administrativas), pela
Coordenadoria de Tecnologia de Informao (para bens/equipamentos de tecnologia de informao) e pela
Secretaria de Apoio Cientfico e Tecnolgico (para os materiais/equipamentos dos laboratrios). Quando
houver necessidade de manter a guarda dos bens no depsito, ser mantido no sistema como Almoxarifado
Especial.
5.4. Manuteno dos estoques

A movimentao dos materiais deve sempre ser realizada com mxima cautela e segurana, a fim
de evitar perdas de materiais e, ainda, acidentes de trabalho. Para que o manuseio seja efetuado de forma
segura, alguns pontos devem ser destacados e observados, obrigatoriamente, por todos os responsveis:
Os materiais paletizados com maior peso devero ser alocados no cho, apenas sobre o pallet. Ou
seja, no dever ser alocado nos primeiros ou segundos nveis das estruturas porta-pallets;
No permitido o acondicionamento de caixas, materiais ou embalagens diretamente no solo, visto
que a umidade danifica toda a proteo e pode, inclusive, danificar o bem;
Materiais de mesma natureza devero ser alocados prximos nas prateleiras para facilitar a
localizao e o inventrio;
No permitido estocar materiais, mesmo que provisoriamente, nos corredores, reas livres ou
reas demarcadas para outros fins. As reas de circulao devero sempre permanecer livres.
O empilhamento dos materiais no deve incorrer em riscos para os trabalhadores, alm de
preservar as caractersticas dos materiais, levando em considerao a presso ocasionada no
empilhamento;
Materiais inflamveis devero ficar armazenados isoladamente dos demais;
Os extintores de incndio devero sempre estar livres para alcance, no podendo ser obstrudo por
materiais, mesmo que temporariamente;
Materiais estranhos ao pertencente Universidade no devem permanecer, em hiptese alguma,
no prdio;
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Materiais inservveis ou em desuso devero ser separados para desfazimento.
Produtos mais antigos ou com prazos de vencimento menores devero ser entregues primeiro.
5.5. Inventrio
Conforme demonstra a IN 205/88 os tipos de inventrios fsicos so:
a) anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada
unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exerccio;
b) inicial - realizado quando da criao de uma unidade gestora, para identificao e registro dos
bens sob sua responsabilidade;
c) de transferncia de responsabilidade - realizado quando da mudana do dirigente de uma

unidade gestora;
d) de extino ou transformao - realizado quando da extino ou transformao da unidade

gestora;
e) eventual - realizado em qualquer poca, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por
iniciativa do rgo fiscalizador.
5.5.1. Inventrio eventual
Para o controle de todos os itens, sejam estes incorporados ao Almoxarifado Central ou o

Almoxarifado Especial, sero realizados inventrios peridicos mensais, com amostragem de pelo menos
20 (vinte) itens escolhidos aleatoriamente.
Os resultados mensais serviro como base para analisar o andamento dos controles, verificar a
efetividade e grau de acerto entre o disponvel fisicamente e o do sistema de controle.
5.5.2. Inventrio anual

Anualmente ser realizado o inventrio anual dos bens disponveis do Almoxarifado. A contagem
compreender o universo de 100% dos itens, a fim de levantar informaes acerca do andamento do
controle dos materiais.
A realizao ser atravs de comisso especialmente designada por Portaria especfica para o
inventrio.
5.5.3. Inventrio de transferncia

O inventrio de transferncia prtica recomendada em todas as alteraes de gestores envolvidos
no gerenciamento dos materiais da Instituio, visto a necessidade de se relatar as condies exatas dos
estoques e patrimnio no momento da transferncia.
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6. SADA DE MATERIAIS
6.1. Prazos para requisies

O agente requisitor setorial deve implantar a solicitao de fornecimento de material de uso comum
disponvel em estoque no sistema, conforme manual disponvel em <www.unila.edu.br/almoxarifado>
sempre na primeira e terceira semana de cada ms para atendimento na segunda e quarta semana,
respectivamente. Caso o material no esteja em estoque e for necessrio solicitar a compra, o prazo ser
maior, dependendo do prazo disposto no Termo de Referncia e Edital.
6.2. Atendimento da demanda

Aps recebida a demanda pela Seo de Almoxarifado, ser impresso o pedido, feita a separao
do material pelo responsvel, acondicionados em caixas, e, aps, sero distribudos para os demandantes.
O requisitor que realizar o pedido de material dever ser o recebedor. Na falta deste no ato da
entrega, o superior imediato dever assinar o termo de recebimento de material ou, na falta deste, seu
substituto. O modelo de comprovante de recebimento de material encontra-se no anexo VIII deste
documento.
6.3. Dupla conferncia de sada fsica

Sempre aps a separao do material pela Seo de Almoxarifado, o Responsvel Conferente
verificar o quantitativo que est fisicamente deixando o depsito, conferindo a descrio do item e a
quantidade do pedido.
Neste momento ser feita a segunda conferncia, como forma de evitar equvocos de entregas a
maior ou a menor. O conferente dever assinar em conjunto com o responsvel pela separao dos bens.
6.4. Fluxograma de atendimento de demanda

Para melhor ilustrar o processo de atendimento de uma demanda, desde o pedido at a entrega, foi
modelado o processo representado abaixo:
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7. CONTROLES
7.1. Metodologia de renovao dos estoques

Como mtodo de anlise de renovao dos estoques da Instituio, ser utilizada a metodologia
adotada na IN 205/88, atravs dos seguintes conceitos:
a) Consumo Mdio Mensal (c) - mdia aritmtica do consumo nos ltimos 12 meses;
b) Tempo de Aquisio (T)- perodo decorrido entre a emisso do pedido de compra e o

recebimento do material no Almoxarifado (relativo, sempre, unidade ms);
c) Intervalo de Aquisio (I)- perodo compreendido entre duas aquisies normais e sucessivas;
d) Estoque Mnimo ou de Segurana (Em)- a menor quantidade de material a ser mantida em
estoque capaz de atender a um consumo superior ao estimado para um certo perodo ou para
atender a demanda normal em caso de entrega da nova aquisio. aplicvel to somente aos
itens indispensveis aos servios do rgo ou entidade. Obtm-se multiplicando o consumo mdio
mensal por uma frao (f) do tempo de aquisio que deve, em princpio, variar de 0,25 de T a 0,50
de T;
e) Estoque Mximo (EM) - a maior quantidade de material admissvel em estoque, suficiente para o
consumo em certo perodo, devendo-se considerar a rea de armazenagem, disponibilidade
financeira, imobilizao de recursos, intervalo e tempo de aquisio, perecimento, obsoletismo etc.
Obtm-se somando ao Estoque Mnimo o produto do Consumo Mdio Mensal pelo intervalo de
Aquisio;
f) Ponto de Pedido (Pp) - Nvel de Estoque que, ao ser atingido, determina imediata emisso de um
pedido de compra, visando a recompletar o Estoque Mximo. Obtm-se somando ao Estoque
Mnimo o produto do Consumo Mdio Mensal pelo Tempo de Aquisio;
g) Quantidade a Ressuprir (Q) - nmero de unidades adquirir para recompor o Estoque Mximo.
Obtm-se multiplicando o Consumo Mdio Mensal pelo Intervalo de Aquisio.
As frmulas aplicveis gerncia de Estoques so:
a) Consumo Mdio Mensal c = Consumo Anual / 12

b) Estoque Mnimo Em = c x f
c) Estoque Mximo EM = Em + c x I
d) Ponto de Pedido Pp = Em + c x T
e) Quantidade a Ressuprir Q = C x I
No que se refere ao tempo de aquisio (T), que corresponde ao perodo de tempo entre o pedido
de compra e o recebimento no Almoxarifado, deve-se salientar aos diferentes prazos obedecidos para os
diferentes tipos de ressuprimento. Como podero ocorrer pedidos em atas j registradas, o tempo de
ressuprimento tende a ser menor do que os pedidos que ainda devero ser licitados.
Como regra, os itens tero sua estimativa de consumo determinada com base no histrico de
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consumo com projeo para os prximos 12 (doze) meses, sendo tal demanda registrada em ata e
disponvel para entrega parcelada, conforme determina o Decreto 7.892/2013, Art. 3, Inciso II:
Art. 3 O Sistema de Registro de Preos poder ser adotado nas seguintes

hipteses:
[...]
II - quando for conveniente a aquisio de bens com previso de entregas
parceladas ou contratao de servios remunerados por unidade de medida ou em
regime de tarefa;
[...]
O planejamento da demanda para o perodo de 12 (doze) meses ser realizado, preferencialmente,
nos 3 (trs) primeiros meses de cada ano, para registro de preos dos itens ou aquisio imediata,
conforme necessrio para o ano corrente.
7.2. Mtodo de anlise Curva ABC

Mensalmente so publicizados pelo site do almoxarifado (www.unila.edu.br/almoxarifado)
informaes sobre o histrico de consumo e rotatividade dos bens. A metodologia a ser utilizada para
anlise dos itens que compem o estoque da Instituio ser atravs da representao grfica de dados
tabulados pelo sistema, por meio de informaes claras sobre o consumo, percentual correspondente de
cada grupo de itens em relao aos estoques e o total dos itens que compem o estoque.
A anlise ser transmitida atravs da Curva ABC, ferramenta que possibilita a anlise dos itens com
maior custo, maior rotatividade, maior sada, dentre outras informaes relevantes.
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8. DISPOSIES GERAIS
Foram utilizados como referncias:
IN 205/88 - Dispe sobre a racionalizao com minimizao de custos o uso de material no mbito
do SISG atravs de tcnicas modernas que atualizam e enriquecem essa gesto com as desejveis
condies de operacionalidade, no emprego do material nas diversas atividades.
Lei 4.320/64 - Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaborao e contrle dos
oramentos e balanos da Unio, dos Estados, dos Municpios e do Distrito Federal.
Decreto 1.171/94 - Aprova o Cdigo de tica Profissional do Servidor Pblico Civil do Poder
Executivo Federal.
Lei 8.666/93 - Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituio Federal, institui normas para
licitaes e contratos da Administrao Pblica e d outras providncias.
Os procedimentos administrativos citados neste manual esto disponveis no endereo eletrnico
<www.unila.edu.br/almoxarifado>. Estes documentos sero revistos sempre que houver alteraes nos
procedimentos de trabalho.
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9. ANEXOS
9.1. ANEXO I - Termo de Recebimento Provisrio de Bens
TERMO DE RECEBIMENTO PROVISRIO DE BENS
Declaro, para fins de recebimento provisrio, que recebemos neste endereo os bens abaixo relacionados com a
respectiva Nota Fiscal:
Nota de Empenho: Valor: R$ ENDEREO:

Nota Fiscal: Valor: R$ Rua Mineiro, 177
Portal da Foz
Fornecedor: CNPJ: Foz do Iguau PR
Volumes NF CEP: 85859-250
Confere quantidade de volumes da Nota Fiscal ( ) SIM em ( ) NO devoluo

com o fsico? conformidade
Obs.:
CHECK-LIST
Dados da UNILA na Nota Fiscal ( ) CONFERE ( ) NO CONFERE*

Quantitativo de volumes (NF X Fsico) ( ) CONFERE ( ) NO CONFERE*
Verificao de avarias ( ) CONSTAM* ( ) NADA CONSTA
Produto correto ( ) CONFERE ( ) NO CONFERE*
Acondicionamento apropriado ( ) CONFERE ( ) NO CONFERE*
* - Descrever abaixo os tipos de problemas constatados na entrega:

________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
Foz do Iguau, ____/____/____.
_______________________________________
Assinatura e carimbo do Servidor
Declaro que foi dado cincia para a rea tcnica / demandante na data: / / Meio informado:
( ) Correio Eletrnico
( ) Telefone
( ) Cincia no Processo
Data limite para aceite definitivo: / / _ ( ) Outro: ____________
Responsvel (Almoxarifado): ____________________________
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9.2. ANEXO II - Termo de Recebimento Definitivo (Superior a R$ 80.000,00)
TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO

(VALOR SUPERIOR A R$ 80.000,00)
Nota de Empenho: Valor: R$ ENDEREO:
Nota Fiscal: Valor: R$ Rua Mineiro, 177
Portal da Foz
Fornecedor: CNPJ: Foz do Iguau PR
Volumes NF CEP: 85859-250
CONCLUSO DA REA TCNICA:

________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
Para fins de ACEITE DEFINITIVO, atesto que os bens relacionados na supracitada

Nota Fiscal esto em:
( ) CONFORMIDADE TCNICA (poder ser enviado para pagamento).
( ) INCONFORMIDADE TCNICA (pelos motivos acima expostos).
_______________________________________
(REA TCNICA)
Para fins de ACEITE DEFINITIVO, a Comisso Permanente de Recebimento de

Materiais, instituda pela Portaria PROAGI n 92, de 09 de novembro de 2015, em
atendimento Portaria PROAGI n 65, de 11 de novembro de 2013, atesta que foram
recebidos os materiais nos termos discriminados na supramencionada Nota Fiscal.
Foz do Iguau, ___/___/___.
_____________________________ _____________________________ _____________________________

Nome Nome Nome
CARGO CARGO CARGO
SIAPE SIAPE SIAPE
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9.3. ANEXO III Termo de Recebimento Definitivo (Inferior a R$ 80.000,00)
TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO
Nota de Empenho: Valor: R$

ENDEREO:
Nota Fiscal: Valor: R$ Rua Mineiro, 177 Portal
da Foz
Fornecedor: Foz do Iguau PR
CEP: 85859-250
Volumes NF
PARECER DA REA TCNICA: ______________________________________________

________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
ACEITAO DEFINITIVA
Declaro para fins de ACEITE DEFINITIVO que os bens acima relacionados esto em:
( ) CONFORMIDADE (poder ser enviado para pagamento).
( ) INCONFORMIDADE (pelos motivos acima expostos).
DESTINAO DOS MATERIAIS EM CONFORMIDADE

(Preenchimento OBRIGATRIO. dispensvel apenas no caso de preenchimento do formulrio TERMO DE
SOLICITAO DE RETIRADA PARA ATESTO)
( ) Solicito que os materiais relacionados na supracitada Nota Fiscal fiquem sob guarda da Seo de Almoxarifado
at a requisio formal do demandante.
( ) Declaro que retirei os materiais da supracitada Nota Fiscal nesta data e informo sero encaminhados para o
seguinte endereo:
OU
( ) Solicito a entrega imediata dos materiais no seguinte endereo:
( ) Prdio UNILA Vila A - Sala:______Obs.: __________________________________________
( ) Prdio UNILA PTI Sala:______Obs.: ____________________________________________
( ) Prdio UNILA Jd. Universitrio Sala:______Obs.:___________________________________
( ) Prdio UNILA Almada Sala:______Obs.: _________________________________________
Foz do Iguau, ____/____/____.
_______________________________________
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9.4. ANEXO IV - Termo de Recebimento Definitivo Tcito
TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO TCITO

(para uso exclusivo do Almoxarifado, se for o caso)
Atesto para fins de ACEITE DEFINITIVO TCITO que a rea Tcnica / Demandante,
aps devidamente notificada e ciente do prazo estipulado em Edital, no realizou o
recebimento DEFINITIVO dentro do prazo mximo e no se manifestou. Desta forma,
encaminha-se o processo para pagamento, visto a inrcia da Administrao na verificao
qualitativa do bem recebido provisoriamente.
Histrico de contatos: ___/___/___ - ( ) e-mail | ( ) telefone | ( ) cincia no processo ( ) outro: __________

___/___/___ - ( ) e-mail | ( ) telefone | ( ) cincia no processo ( ) outro: __________
Foz do Iguau, ___/___/___.
_______________________________________
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9.5. ANEXO V Modelo de Notificao Formal de Chegada de Materiais
NOTIFICAO FORMAL DE CHEGADA DE MATERIAIS

(UTILIZAO DO CORREIO ELETRNICO INSTITUCIONAL E AGENDAMENTO)
Prezado Sr. Responsvel Tcnico,
Foi dado recebimento provisrio por esta Seo de Almoxarifado do(s) material(s)
relacionados na Nota Fiscal em anexo. Solicita-se que seja realizada a conferncias
tcnica necessria para aceitao DEFINITIVA, nos termos e prazos estipulados no Edital
da referida licitao.
Nota de Empenho: Valor: R$

ENDEREO FSICO DO
Nota Fiscal: Valor: R$
MATERIAL:
Fornecedor: CNPJ: Rua Mineiro, 177 Portal da Foz
Foz do Iguau PR
Volumes NF
CEP: 85859-250
ATENO
Data limite para aceite definitivo: 00/00/2015
OBSERVAES IMPORTANTES
- A partir da notificao da rea Tcnica, esta torna-se responsvel pelo recebimento definitivo.
- O no recebimento definitivo ocasionar o Recebimento Tcito pela Administrao, ficando o setor
tcnico responsvel pelo Atesto Definitivo com o nus do recebimento sem verificao tcnica. Neste caso
ser dado andamento de ofcio pelo setor de Almoxarifado, PROSSEGUINDO PARA O PAGAMENTO;
- O setor de Almoxarifado no levar os bens para Atesto nos setores, sendo necessrio que o
Servidor/Comisso dirija-se at o endereo de localizao fsica do material e realize o Atesto na Sala de
Testes/Recebimento Provisrio.
(assinatura do e-mail)
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9.6. ANEXO VI - Formulrio de solicitao de retirada de material para atesto
TERMO DE SOLICITAO DE RETIRADA PARA ATESTO
Solicito, por razes de
que os materiais recebidos provisoriamente na NOTA FISCAL N

sejam transportados para o endereo:
Prdio UNILA Vila A - Sala Obs.:
Prdio UNILA PTI Sala Obs.:
Prdio UNILA Jd. Universitrio Sala Obs.:
Prdio UNILA Almada Sala Obs.:
para que sejam realizados os testes necessrios para verificao de conformidade dos
materiais, ficando os mesmos sob minha responsabilidade durante este perodo.
Aps, os materiais sero:
Devolvidos ao depsito do Almoxarifado para tombamento e guarda provisria.
Sero alocados definitivamente no seguinte local:
Prdio UNILA Vila A - Sala Obs.:
Prdio UNILA PTI Sala Obs.:
Prdio UNILA Jd. Universitrio Sala Obs.:
Prdio UNILA Almada Sala Obs.:
Observaes:
_______________________________________
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9.7. ANEXO VII Quadro de atribuies dos servidores
SEO DE ALMOXARIFADO
SERVIDOR TAREFAS ESPECFICAS TAREFAS SECUNDRIAS TAREFAS COMUNS
TAREFAS DE GESTO
- Dar apoio necessrio para toda a equipe;
- Verificar o andamento das atividades;
- Acompanhar a assiduidade;
- Cobrar o carto ponto mensal;
- Resolver problemas pontuais, em conjunto
com a equipe;
- Prestar informaes para a Coordenadoria
(Chefe de Diviso) de Infraestrutura e demais setores;
TAREFAS OPERACIONAIS
- Auxiliar as reas no planejamento da
demanda;
- Acompanhamento das datas-base
- Alimentar o banco de dados do
estipuladas;
sistema;
- Preparar as demandas para Licitao;
- Sugerir a melhor estratgia;
- Dar treinamento e apoio a usurios;
- Planejar o calendrio de compras;
- Propor melhorias necessrias;
- Auxiliar no planejamento das - Anlise contnua do SIG;
- Receber os materiais das transportadoras
compras;
e/ou fornecedores;
- Realizar cotao de preos; - Propor alterao em relatrios
- Preencher o Termo de Recebimento
TAE nvel mdio I - Notificar rea tcnica para gerenciais de Almoxarifado;
Provisrio;
(Substituto da Chefia) recebimento definitivo;
- Alocar os bens na sala de recebimento
- Acompanhar os certames licitatrios - Propor alternativas a situaes
provisrio;
dos bens sob responsabilidade do espordicas de demandas excepcionais;
- Receber os pedidos de materiais das
Almoxarifado;
unidades e separar o material;
- Outras tarefas designadas. - Propor melhorias nos mtodos de
- Outras tarefas designadas.
trabalho;
TAREFAS OPERACIONAIS - Receber os materiais das - Dar apoio necessrio s demais reas:
- Auxiliar no planejamento das compras; transportadoras e/ou fornecedores; DELOG; SEPAT E COINFRA.
- Realizar cotao de preos; - Preencher o Termo de Recebimento
- Notificar rea tcnica para recebimento Provisrio;
TAE nvel mdio II
definitivo; - Alocar os bens na sala de
- Acompanhar os certames licitatrios dos recebimento provisrio;
bens sob responsabilidade do Almoxarifado; - Receber os pedidos de materiais das
- Outras tarefas designadas. unidades e separar o material;
- Outras tarefas designadas.
- Receber o Termo de Recebimento
Provisrio, Termo de Recebimento Definitivo,
Nota Fiscal e abrir processo de pagamento;
TAE nvel mdio III
- Lanar data de recebimento dos materiais
na planilha de controle;
- Entrar em contato com o fornecedor no
caso de problemas na entrega;
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9.8. ANEXO VIII - Modelo de Comprovante de Entrega de Material
Verso 1.0 01/2016

9.9. ANEXO IX Instruo Normativa 205/88 SEDAP
PRESIDNCIA DA REPBLICA
SECRETARIA DE ADMINISTRAO PBLICA
Gabinete do Ministro
O MINISTRO-CHEFE DA SECRETARIA DE ADMINISTRAO PBLICA DA PRESIDNCIA DA REPBLICA-SEDAP/PR, no uso
da competncia delegada pelos Decretos n 91.155, de 18.03.85 e n 93.211, de 03.09.86, e considerando que a SEDAP o rgo
Central do Sistema de Servios Gerais SISG (Decreto n75.657, de 24.04.75), responsvel pela orientao normativa dos rgos
setoriais integrantes do referido sistema, RESOLVE:
Baixar a presente Instruo Normativa - I.N., com o objetivo de racionalizar com minimizao de custos o uso de material no mbito
do SISG atravs de tcnicas modernas que atualizam e enriquecem essa gesto com as desejveis condies de operacionalidade, no
emprego do material nas diversas atividades.
Para fins desta Instruo Normativa considera-se:

1. Material - Designao genrica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessrios, veculos em geral, matrias-primas e
outros itens empregados ou passveis de emprego nas atividades das organizaes pblicas federais, independente de qualquer fator,
bem como, aquele oriundo de demolio ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resduos economicamente
aproveitveis.
DA AQUISIO
2. As compras de material, para reposio de estoques e/ou para atender necessidade especfica de qualquer unidade, devero, em
princpio, ser efetuadas atravs do Departamento de Administrao, ou de unidade com atribuies equivalentes ou ainda, pelas
correspondentes reparties que, no territrio nacional, sejam projees dos rgos setoriais ou seccionais, (delegacias, distritos, etc.).
RACIONALIZAO
2.1. recomendvel que as unidades supracitadas centralizem as aquisies de material de uso comum, a fim de obter maior
economicidade, evitando-se a proliferao indesejvel de outros setores de compras.
2.2. A descrio do material para o Pedido de Compra dever ser elaborada atravs dos mtodos:
2.2.1. Descritivo, que identifica com clareza o item atravs da enumerao de suas caractersticas fsicas, mecnicas, de
acabamento e de desempenho, possibilitando sua perfeita caracterizao para a boa orientao do processo licitatrio e dever ser
utilizada com absoluta prioridade, sempre que possvel;
2.2.2. Referencial, que identifica indiretamente o item, atravs do nome do material, aliado ao seu smbolo ou nmero de referncia
estabelecido pelo fabricante, no representando necessariamente preferncia de marca.
2.3. Quando se tratar de descrio de material que exija maiores conhecimentos tcnicos, podero ser juntados ao pedido os
elementos necessrios, tais como: modelos, grficos, desenhos, prospectos, amostras, etc.
2.4. Todo pedido de aquisio s dever ser processado aps verificao da inexistncia, no almoxarifado, do material solicitado ou
de similar, ou sucedneo que possa atender s necessidades do usurio.
2.5. Deve ser evitada a compra volumosa de materiais sujeitos, num curto espao de tempo, perda de suas caractersticas normais
de uso, tambm daqueles propensos ao obsoletismo (por exemplo: gneros alimentcios, esferogrficas, fitas impressoras em geral,
corretivos para datilografia, papel carbono e impressos sujeitos serem alterados ou suprimidos, etc.).
DO RECEBIMENTO E ACEITAO
3. Recebimento o ato pelo qual o material encomendado entregue ao rgo pblico no local previamente designado, no
implicando em aceitao. Transfere apenas a responsabilidade pela guarda e conservao do material, do fornecedor ao rgo
recebedor. Ocorrer nos almoxarifados, salvo quando o mesmo no possa ou no deva ali ser estocado ou recebido, caso em que a
entrega se far nos locais designados. Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material ser sempre no
Almoxarifado.
3.1. O recebimento, rotineiramente, nos rgos sistmicos, decorrer de:
a) compra;
b) cesso;
c) doao;
d) permuta;
e) transferncia; ou
f) produo interna.
3.2. So considerados documentos hbeis para recebimento, em tais casos rotineiros:
a) Nota Fiscal, Fatura e Nota fiscal/Fatura;
b) Termo de Cesso/Doao ou Declarao exarada no processo relativo Permuta;
c) Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferncia; ou
d) Guia de Produo.
3.2.1. Desses documentos constaro, obrigatoriamente:
descrio do material, quantidade, unidade de medida, preos (unitrio e total).
3.3. Aceitao a operao segundo a qual se declara, na documentao fiscal, que o material recebido satisfaz s especificaes
contratadas.
3.3.1. O material recebido ficar dependendo, para sua aceitao, de:
a) conferncia; e, quando for o caso;
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b) exame qualitativo.
3.4. O material que apenas depender de conferncia com os termos do pedido e do documento de entrega, ser recebido e aceito
pelo encarregado do almoxarifado ou por servidor designado para esse fim.
3.5. Se o material depender, tambm, de exame qualitativo, o encarregado do almoxarifado, ou servidor designado, indicar esta
condio no documento de entrega do fornecedor e solicitar ao Departamento de Administrao ou unidade equivalente esse
exame, para a respectiva aceitao.
3.6. O exame qualitativo poder ser feito por tcnico especializado ou por comisso especial, da qual, em princpio, far parte o
encarregado do almoxarifado.
3.7. Quando o material no corresponder com exatido ao que foi pedido, ou ainda, apresentar faltas ou defeitos, o encarregado do
recebimento providenciar junto ao fornecedor a regularizao da entrega para efeito de aceitao.
DA ARMAZENAGEM
4. A armazenagem compreende a guarda, localizao, segurana e preservao do material adquirido, a fim de suprir adequada
mente as necessidades operacionais das unidades integrantes da estrutura do rgo ou entidade.
4.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros so:
a) os materiais devem ser resguardados contra o furto ou roubo, e protegidos contra a ao dos perigos mecnicos e das ameaas
climticas, bem como de animais daninhos;
b) os materiais estocados a mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar, (primeiro a entrar, primeiro a sair - PEPS), com a
finalidade de evitar o envelhecimento do estoque;
c) os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fcil inspeo e um rpido inventrio;
d) os materiais que possuem grande movimentao devem ser estocados em lugar de fcil acesso e prximo das reas de
expedio e o material que possui pequena movimentao deve ser estocado na parte mais afastada das reas de expedio;
e) os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. preciso utilizar corretamente os acessrios de
estocagem para os proteger;
f) a arrumao dos materiais no deve prejudicar o acesso as partes de emergncia, aos extintores de incndio ou circulao de
pessoal especializado para combater a incndio (Corpo de Bombeiros);
g) os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentao e inventrio;
h) os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta-estrados, eliminando-se os
riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentao;
i) os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos quando houver necessidade de fornecimento
parcelado, ou por ocasio da utilizao;
j) a arrumao dos materiais deve ser feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem a face da
embalagem (ou etiqueta) contendo a marcao do item, permitindo a fcil e rpida leitura de identificao e das demais informaes
registradas;
l) quando o material tiver que ser empilhado, deve-se atentar para a segurana e altura das pilhas, de modo a no afetar sua
qualidade pelo efeito da presso decorrente, o arejamento (distncia de 70 cm aproximadamente do teto e de 50 cm aproximadamente
das paredes).
DA REQUISIO E DISTRIBUIO
5. As unidades integrantes das estruturas organizacionais dos rgos e entidades sero supridas exclusivamente pelo seu
almoxarifado.
5.1. Distribuio o processo pelo qual se faz chegar o material em perfeitas condies ao usurio.
5.1.1. So dois os processos de fornecimento:
a) por Presso;
b) por Requisio.
5.1.2. O fornecimento por Presso o processo de uso facultativo, pelo qual se entrega material ao usurio mediante tabelas de
proviso previamente estabelecidas pelo setor competente, e nas pocas fixadas, independentemente de qualquer solicitao posterior
do usurio. Essas tabelas so preparadas normalmente, para:
a) material de limpeza e conservao;
b) material de expediente de uso rotineiro;
c) gneros alimentcios.
5.1.3. O fornecimento por Requisio o processo mais comum, pelo qual se entrega o material ao usurio mediante apresentao
de uma requisio (pedido de material) de uso interno no rgo ou entidade.
5.2 As requisies/fornecimentos devero ser feitos de acordo com:
a) as tabelas de proviso;
b) catlogo de material, em uso no rgo ou entidade.
5.3 As quantidades de materiais a serem fornecidos devero ser controladas, levando-se em conta o consumo mdio mensal dessas
unidades usurias, nos 12 (doze) ltimos meses.
5.4. Nas remessas de material para unidades de outras localidades, o setor remetente, quando utilizar transporte de terceiros, dever
atentar para o seguinte:
a) grau de fragilidade ou perecibilidade do material;
b) meio de transporte mais apropriado;
c) valor do material, para fins de seguro pela transportadora; e
d) nome e endereo detalhado do destinatrio de forma a facilitar o desembarao da mercadoria ou a entrega direta a esse
destinatrio.
5.5. A guia de remessa de material (ou nota de transferncia), alm de outros dados informativos julgados necessrios, dever
conter:
a) descrio padronizada do material;
b) quantidade;
c) unidade de medida;
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d) preos (unitrio e total);

e) nmero de volumes;
f) peso;
g) acondicionamento e embalagem; e
h) grau de fragilidade ou perecibilidade do material.
5.6. O remetente comunicar, pela via mais rpida, a remessa de qualquer material, e o destinatrio, da mesma forma, acusar o
recebimento.
5.7. Para atendimento das requisies de material cujo estoque j se tenha exaurido, caber ao setor de controle de estoques
encaminhar o respectivo pedido de compra ao setor competente para as devidas providncias.
DA CARGA E DESCARGA
6.Para fins desta I.N., considera-se:

a) carga - a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatrio;
b) descarga - a transferncia desta responsabilidade.
6.1. Toda movimentao de entrada e sada de carga deve ser objeto de registro, quer trate de material de consumo nos
almoxarifados, quer trate de equipamento ou material permanente em uso pelo setor competente. Em ambos os casos, a ocorrncia de
tais registros est condicionada apresentao de documentos que os justifiquem.
6.2. O material ser considerado em carga, no almoxarifado, com o seu registro, aps o cumprimento das formalidades de
recebimento e aceitao.
6.3. Quando obtido atravs de doao, cesso ou permuta, o material ser includo em carga, vista do respectivo termo ou
processo.
6.4. A incluso em carga do material produzido pelo rgo sistmico ser realizada vista de processo regular, com base na
apropriao de custos feita pela unidade produtora ou, falta destes, na valorao efetuada por comisso especial, designada para
este fim.
6.5.1. O valor do bem produzido pelo rgo sistmico ser igual soma dos custos estimados para matria-prima, mo-de-obra,
desgaste de equipamentos, energia consumida na produo, etc.
6.5. A descarga, que se efetivar com a transferncia de responsabilidade pela guarda do material:
a) dever, quando vivel, ser precedida de exame do mesmo, realizado, por comisso especial;
b) ser, como regra geral, baseada em processo regular, onde constem todos os detalhes do material (descrio, estado de
conservao, preo, data de incluso em carga, destino da matria-prima eventualmente aproveitvel e demais informaes); e
c) decorrer, no caso de material de consumo, pelo atendimento s requisies internas, e em qualquer caso, por cesso, venda,
permuta, doao, inutilizao, abandono (para aqueles materiais sem nenhum valor econmico) e furto ou roubo.
6.5.1. Face ao resultado do exame mencionado na alnea "a" deste subitem, o dirigente do Departamento de Administrao ou da
unidade equivalente aquilatar da necessidade de autorizar a descarga do material ou a sua recuperao, que, ainda, se houver indcio
de irregularidade na avaria ou desaparecimento desse material, mandar proceder a Sindicncia e/ou Inqurito para apurao de
responsabilidades , ressalvado o que dispe o item 3.1.1. da I.N./DASP n 142/83.
6.6. Em princpio, no dever ser feita descarga isolada das peas ou partes de material que, para efeito de carga tenham sido
registradas com a unidade "jogo", "conjunto"., "coleo", mas sim providenciada a sua recuperao ou substituio por outras com as
mesmas caractersticas, de modo que fique assegurada, satisfatoriamente, a reconstituio da mencionada unidade.
6.6.1. Na impossibilidade dessa recuperao ou substituio, dever ser feita, no registro do instrumento de controle do material, a
observao de que ficou incompleto(a) o(a) "jogo", "conjunto", "coleo" ; anotando-se as faltas e os documentos que as consignaram.
SANEAMENTO DE MATERIAL
7. Esta atividade visa a otimizao fsica dos materiais em estoque ou em uso decorrente da simplificao de variedades,
reutilizao, recuperao e movimentao daqueles considerados ociosos ou recuperveis, bem como a alienao dos antieconmicos
e irrecuperveis.
7.1. Os estoques devem ser objeto de constantes Revises e Anlises. Estas atividades so responsveis pela identificao dos
itens ativos e inativos.
7.1.1. Consideram-se itens ativos - aqueles requisitados regularmente em um dado perodo estipulado pelo rgo ou entidade.
7.1.2. Consideram-se itens inativos - aqueles no movimentados em um certo perodo estipulado pelo rgo ou entidade e
comprovadamente desnecessrios para utilizao nestes.
7.2. O setor de controle de estoques, com base nos resultados obtidos em face da Reviso e Anlise efetuadas promover o
levantamento dos itens, realizando pesquisas junto s unidades integrantes da estrutura do rgo ou entidade, com a finalidade de
constatar se h ou no a necessidade desses itens naqueles setores.
7.2.1. Estas atividades tambm so responsveis pelo registro sistemtico de todas as informaes que envolvem um item de
material. Este registro dever ser feito de modo a permitir um fcil acesso aos dados pretendidos, bem como, dever conter
dispositivos de "Alerta" para situaes no desejadas.
7.3. O controle dever sempre satisfazer as seguintes condies:
a) fcil acesso s informaes;
b) atualizao num menor tempo possvel entre a ocorrncia do fato e o registro.
7.3.1. Compete ao setor de Controle de Estoques:
a) determinar o mtodo e grau de controles a serem adotados para cada item;
b) manter os instrumentos de registros de entradas e sadas atualizados ;
c) promover consistncias peridicas entre os registros efetuados no Setor de Controle de Estoques com os dos depsitos (fichas de
prateleira) - e a consequente existncia fsica do material na quantidade registrada;
d) identificar o intervalo de aquisio para cada item e a quantidade de ressuprimento;
e) emitir os pedidos de compra do material rotineiramente adquirido e estocvel;
f) manter os itens de material estocados em nveis compatveis com a poltica traada pelo rgo ou Entidade;
g) identificar e recomendar ao ao Setor de Almoxarifado a retirada fsica dos itens inativos devido a obsolescncia, danificao ou a
perda das caractersticas normais de uso e comprovadamente inservveis, dos depsitos subordinados a esse setor.
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TIPOS DE CONTROLES
7.4. Generalizar o controle seria, alm de dispendioso, s vezes impossvel quando a quantidade e diversidade so elevadas. Deste
modo, o controle deve ser feito de maneira diferente para cada item de acordo com o grau de importncia, valor relativo, dificuldades
no ressuprimento.
7.4.1. Estes controles podem ser:
a) registro de pedidos de fornecimento (requisies);
b) acompanhamento peridico;
c) acompanhamento a cada movimentao.
7.4.2 Em se tratando de itens que envolvam valores elevados ou de importncia vital para a organizao, a medida que so
requisitados deve-se observar o Intervalo de Aquisio para que no ocorram faltas e consequentemente ruptura do estoque.
RENOVAO DE ESTOQUE
7.5 O acompanhamento dos nveis de estoque e as decises de quando e quanto comprar devero ocorrer em funo da aplicao
das frmulas constantes do subitem 7.7.
7.6 Os fatores de Ressuprimento so definidos:
a) Consumo Mdio Mensal (c) - mdia aritmtica do consumo nos ltimos 12 meses;
b) Tempo de Aquisio (T)- perodo decorrido entre a emisso do pedido de compra e o recebimento do material no Almoxarifado
(relativo, sempre, unidade ms);
c) Intervalo de Aquisio (I)- perodo compreendido entre duas aquisies normais e sucessivas;
d) Estoque Mnimo ou de Segurana (Em)- a menor quantidade de material a ser mantida em estoque capaz de atender a um
consumo superior ao estimado para um certo perodo ou para atender a demanda normal em caso de entrega da nova aquisio.
aplicvel to somente aos itens indispensveis aos servios do rgo ou entidade. Obtm-se multiplicando o consumo mdio mensal
por uma frao (f) do tempo de aquisio que deve, em princpio, variar de 0,25 de T a 0,50 de T;
e) Estoque Mximo (EM) - a maior quantidade de material admissvel em estoque, suficiente para o consumo em certo perodo,
devendo-se considerar a rea de armazenagem, disponibilidade financeira, imobilizao de recursos, intervalo e tempo de aquisio,
perecimento, obsoletismo etc... Obtm-se somando ao Estoque Mnimo o produto do Consumo Mdio Mensal pelo intervalo de
Aquisio;
f) Ponto de Pedido (Pp) - Nvel de Estoque que, ao ser atingido, determina imediata emisso de um pedido de compra, visando a
recompletar o Estoque Mximo. Obtm-se somando ao Estoque Mnimo o produto do Consumo Mdio Mensal pelo Tempo de
Aquisio;
g) Quantidade a Ressuprir (Q) - nmero de unidades adquirir para recompor o Estoque Mximo. Obtm-se multiplicando o Consumo
Mdio Mensal pelo Intervalo de Aquisio.
7.7. As frmulas aplicveis gerncia de Estoques so:
a) Consumo Mdio Mensal c = Consumo Anual
b) Estoque Mnimo Em = c x f
c) Estoque Mximo EM = Em + c x I
d) Ponto de Pedido Pp = Em + c x T
e) Quantidade a Ressuprir Q = C x I
7.7.1. Com a finalidade de demonstrar a aplicao dessas frmulas segue um exemplo meramente elucidativo, constante do Anexo I
desta I.N.., e uma demonstrao grfica constante do Anexo II.
7.8. Os parmetros de reviso podero ser redimensionados vista dos resultados do controle e corrigidas as distores porventura
existentes nos estoques.
DA MOVIMENTAO E CONTROLE
7.9. A movimentao de material entre o almoxarifado e outro depsito ou unidade requisitante dever ser precedida sempre de
registro no competente instrumento de controle (ficha de prateleira, ficha de estoque, listagens processadas em computador) vista de
guia de transferncia, nota de requisio ou de outros documentos de descarga.
7.10. Ao Departamento de Administrao ou unidade equivalente compete ainda: supervisionar e controlar a distribuio racional do
material requisitado, promovendo os cortes necessrios nos pedidos de fornecimento das unidades usurias, em funo do consumo
mdio apurado em srie histrica anterior que tenha servido de suporte para a projeo de estoque vigente com finalidade de evitar,
sempre que possvel, a demanda reprimida e a consequente ruptura de estoque.
7.11.Nenhum equipamento ou material permanente poder ser distribudo unidade requisitante sem a respectiva carga, que se
efetiva com o competente Termo de Responsabilidade, assinado pelo consignatrio, ressalvados aqueles de pequeno valor econmico,
que devero ser relacionados (relao carga), consoante dispe a I.N./SEDAP n142/83.
7.12. Cumpre ao Departamento de Administrao ou unidade equivalente no que concerne ao material distribudo, cuidar da sua
localizao, recolhimento, manuteno e redistribuio, assim como da emisso dos competentes Termos de Responsabilidade que
devero conter os elementos necessrios perfeita caracterizao do mesmo.
7.13. Para efeito de identificao e inventrio os equipamentos e materiais permanentes recebero nmeros sequenciais de registro
patrimonial.
7.13.1. O nmero de registro patrimonial dever ser aposto ao material, mediante gravao, fixao de plaqueta ou etiqueta
apropriada.
7.13.2. Para o material bibliogrfico, o nmero de registro patrimonial poder ser aposto mediante carimbo.
7.13.3. Em caso de redistribuio de equipamento ou material permanente, o termo de responsabilidade dever ser atualizado
fazendo-se dele constar a nova localizao, e seu estado de conservao e a assinatura do novo consignatrio.
7.13.4. Nenhum equipamento ou material permanente poder ser movimentado, ainda que, sob a responsabilidade do mesmo
consignatrio, sem prvia cincia do Departamento de Administrao ou da unidade equivalente.
7.13.5. Todo equipamento ou material permanente somente poder ser movimentado de uma unidade organizacional para outra,
atravs do Departamento de Administrao ou da unidade equivalente.
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7.13.6. Compete ao Departamento de Administrao ou unidade equivalente promover previamente o levantamento dos
equipamentos e materiais permanentemente em uso junto aos seus consignatrios, com a finalidade de constatar os aspectos
quantitativos e qualitativos desses.
7.13.7. O consignatrio, independentemente de levantamento, dever comunicar ao Departamento de Administrao ou unidade
equivalente qualquer irregularidade de funcionamento ou danificao nos materiais sob sua responsabilidade.
7.13.8.O Departamento de Administrao ou unidade equivalente providenciar a recuperao do material danificado sempre que
verificar a sua viabilidade econmica e oportunidade.
DOS INVENTRIOS FSICOS
8. Inventrio fsico o instrumento de controle para a verificao dos saldos de estoques nos almoxarifados e depsitos, e dos
equipamentos e materiais permanentes, em uso no rgo ou entidade, que ir permitir, dentre outros:
a)o ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentaes dos estoques com o saldo fsico real nas instalaes de armazenagem;
b) a anlise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado atravs dos resultados obtidos no levantamento fsico;
c) o levantamento da situao dos materiais estocados no tocante ao saneamento dos estoques;
d) o levantamento da situao dos equipamentos e materiais permanentes em uso e das suas necessidades de manuteno e
reparos; e
e) a constatao de que o bem mvel no necessrio naquela unidade.
8.1. Os tipos de Inventrios Fsicos so:
a) anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31
de dezembro de cada exerccio - constitudo do inventrio anterior e das variaes patrimoniais ocorridas durante o exerccio.
b) inicial - realizado quando da criao de uma unidade gestora, para identificao e registro dos bens sob sua responsabilidade;
c) de transferncia de responsabilidade- realizado quando da mudana do dirigente de uma unidade gestora ;
d) de extino ou transformao - realizado quando da extino ou transformao da unidade gestora;
e) eventual - realizado em qualquer poca, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do rgo fiscalizador.
8.1.1. Nos inventrios destinados a atender s exigncias do rgo fiscalizador (SISTEMA DE CONTROLE INTERNO), os bens
mveis (material de consumo, equipamento, material permanente e semoventes) sero agrupados segundo as categorias patrimoniais
constantes do plano de Contas nico (I.N./STN n 23/86).
8.2. No inventrio analtico, para a perfeita caracterizao do material, figuraro:
a) descrio padronizada;
b) nmero de registro;
c) valor (preo de aquisio, custo de produo, valor arbitrado ou preo de avaliao);
d) estado (bom, ocioso, recupervel, antieconmico ou irrecupervel);
e) outros elementos julgados necessrios.
8.2.1. O material de pequeno valor econmico que tiver seu custo de controle evidentemente superior ao risco da perda poder ser
controlado atravs do simples relacionamento de material (relao carga), de acordo com o estabelecido no item 3 da I.N./DASP
n142/83.
8.2.2. O bem mvel cujo valor de aquisio ou custo de produo for desconhecido ser avaliado tomando como referncia o valor
de outro, semelhante ou sucedneo, no mesmo estado de conservao e a preo de mercado.
8.3. Sem prejuzo de outras normas de controle dos sistemas competentes, o Departamento de Administrao ou unidade
equivalente poder utilizar como instrumento gerencial o Inventrio Rotativo, que consiste no levantamento rotativo, contnuo e seletivo
dos materiais existentes em estoque ou daqueles permanentes distribudos para uso, feito de acordo com uma programao de forma
que todos os itens sejam recenseados ao longo do exerccio.
8.3.1. Poder tambm ser utilizado o Inventrio por Amostragens para um acervo de grande porte. Esta modalidade alternativa
consiste no levantamento em bases mensais, de amostras de itens de material de um determinado grupo ou classe, e inferir os
resultados para os demais itens do mesmo grupo ou classe.
8.4. Os inventrios fsicos de cunho gerencial, no mbito do SISG devero ser efetuados por Comisso designada pelo Diretor do
Departamento de Administrao ou unidade equivalente, ressalvado aqueles de prestao de contas, que devero se subordinar s
normas do Sistema de Controle Interno.
DA CONSERVAO E RECUPERAO
9. obrigao de todos a quem tenha sido confiado material para a guarda ou uso, zelar pela sua boa conservao e deligenciar no
sentido da recuperao daquele que se avariar.
9.1. Com o objetivo de minimizar os custos com a reposio de bens mveis do acervo, compete ao Departamento de
Administrao, ou unidade equivalente organizar, planejar e operacionalizar um plano integrado de manuteno e recuperao para
todos os equipamentos e materiais permanentes em uso no rgo ou entidade, objetivando o melhor desempenho possvel e uma
maior longevidade desses.
9.2. A manuteno peridica deve obedecer s exigncias dos manuais tcnicos de cada equipamento ou material permanente, de
forma mais racional e econmica possvel para o rgo ou entidade.
9.3. A recuperao somente ser considerada vivel se a despesa envolvida com o bem mvel orar no mximo a 50% (cinquenta
por cento) do seu valor estimado no mercado; se considerado antieconmico ou irrecupervel, o material ser alienado, de
conformidade com o disposto na legislao vigente.
DA RESPONSABILIDADE E INDENIZAO
10. Todo servidor pblico poder ser chamado responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para
guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou no sob sua guarda.
10.1. dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos
seus cuidados.
10.2. O documento bsico para ensejar exame do material e/ou averiguao de causas da irregularidade havida com o mesmo, ser
a comunicao do responsvel pelo bem, de maneira circunstanciada, por escrito, sem prejuzo de participaes verbais, que,
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informalmente, antecipam a cincia, pelo administrador, dos fatos ocorridos.

10.2.1. Recebida a comunicao, o dirigente do Departamento de Administrao ou da unidade equivalente, aps a avaliao da
ocorrncia poder:
a) concluir que a perda das caractersticas ou avaria do material decorreu do uso normal ou de outros fatores que independem da
ao do consignatrio ou usurio;
b) identificar, desde logo, o (s) responsvel (eis) pelo dano causado ao material, sujeitando-o(s) s providncias constantes do
subitem 10.3.;
c) designar comisso especial para apurao da irregularidade, cujo relatrio dever abordar os seguintes tpicos, orientando,
assim, o julgamento quanto responsabilidade do (s) envolvido(s) no evento:
- a ocorrncia e suas circunstncias;
- estado em que se encontra o material;
- valor do material, de aquisio, arbitrado e valor de avaliao;
- possibilidade de recuperao do material e, em caso negativo, se h matria-prima a aproveitar;
- sugesto sobre o destino a ser dado ao material; e,
- grau de responsabilidade da(s) pessoa (s) envolvida (s).
10.3. Caracterizada a existncia de responsvel (eis) pela avaria ou desaparecimento do material (alneasb e c do subitem 10.2.1.),
ficar (o) esse (s)responsvel (eis) sujeito (s), conforme o caso e alm de outras penas que forem julgadas cabveis, a:
a) arcar com as despesas de recuperao do material; ou
b) substituir o material por outro com as mesmas caractersticas; ou
c) indenizar, em dinheiro, esse material, a preo de mercado, valor que dever ser apurado em processo regular atravs de
comisso especial designada pelo dirigente do Departamento de Administrao ou da unidade equivalente.
10.3.1. Da mesma forma, quando se tratar de material cuja unidade seja "jogo", "conjunto", "coleo", suas peas ou partes
danificadas devero ser recuperadas ou substitudas por outras com as mesmas caractersticas, ou na impossibilidade dessa
recuperao ou substituio, indenizadas, em dinheiro, de acordo com o disposto no subitem 10.3.(alnea c).
10.4. Quando se tratar de material de procedncia estrangeira, a indenizao ser feita com base no valor da reposio
(considerando-se a converso ao cmbio vigente na data da indenizao).
10.5. Quando no for (em), de pronto, identificado(s) responsvel(eis) pelo desaparecimento ou dano do material, o detentor da
carga solicitar ao chefe imediatas providncias para abertura de sindicncias, por comisso incumbida de apurar responsabilidade
pelo fato e comunicao ao rgo de Controle Interno, visando assegurar o respectivo ressarcimento Fazenda Pblica (art.84, do
Decreto-Lei n200/67).
10.6. No dever ser objeto de sindicncia, nos casos de extravio, etc.,o material de valor econmico, nos termos do subitem 3.1.1.
da I.N./DASP n 142/ 83.
10.7. Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, funo ou emprego, dever passar a responsabilidade do material sob sua guarda
a outrem, salvo em casos de fora maior, quando :
a) impossibilitado de fazer, pessoalmente, a passagem de responsabilidade do material, poder o servidor delegar a terceiros essa
incumbncia; ou
b) no tendo esse procedido na forma da alnea anterior, poder ser designado servidor do rgo, ou instituda comisso especial
pelo dirigente do Departamento de Administrao ou da unidade equivalente, nos casos de cargas mais vultosas, para conferncia e
passagem do material.
10.7.1. Caber ao rgo cujo servidor estiver deixando o cargo, funo ou emprego, tomar as providncias preliminares para a
passagem de responsabilidade, indicando, inclusive, o nome de seu substituto ao setor de controle do material permanente.
10.7.2. A passagem de responsabilidade dever ser feita obrigatoriamente, vista da verificao fsica de cada material permanente
e lavratura de novo Termo de Responsabilidade.
10.8. Na hiptese de ocorrer qualquer pendncia ou irregularidade caber ao dirigente do Departamento de Administrao ou da
unidade equivalente adotar as providncias cabveis necessrias apurao e imputao de responsabilidade.
DA CESSO E ALIENAO
11. A cesso consiste na movimentao de material do Acervo, com transferncia de posse, gratuita, com troca de responsabilidade,
de um rgo para outro, dentro do mbito da Administrao Federal Direta.
11.1. A Alienao consiste na operao que transfere o direito de propriedade do material mediante, venda, permuta ou doao.
11.2. Compete ao Departamento de Administrao ou unidade equivalente, sem prejuzo de outras orientaes que possam advir
do rgo central do Sistema de Servios Gerais - SISG:
11.2.1. Colocar disposio, para cesso, o material identificado como inativo nos almoxarifados e os outros bens mveis
distribudos, considerados ociosos.
11.2.2. Providenciar a alienao do material considerado antieconmico e irrecupervel.
DISPOSIES FINAIS
12.Nenhum material dever ser liberado aos usurios, antes de cumpridas as formalidades de recebimento, aceitao e registro no
competente instrumento de controle (ficha de prateleira, ficha de estoque, listagens).
13. O Departamento de Administrao ou a unidade equivalente dever acompanhar a movimentao de material ocorrida no mbito
do rgo ou entidade, registrando os elementos indispensveis ao respectivo controle fsico peridico com a finalidade de constatar as
reais necessidades dos usurios e evitar os eventuais desperdcios.
14. As comisses especiais de que trata esta I.N., devero ser constitudas de, no mnimo, trs servidores do rgo ou entidade, e
sero institudas pelo Diretor do Departamento de Administrao ou unidade equivalente e, no caso de impedimento desse, pela
Autoridade Administrativa a que ele estiver subordinado.
15. As disposies desta I.N. aplicam-se, no que couber, aos Semoventes.
16. Fica revogada a I.N./SEDAP n 184, de 08 de setembro de 1986 (D.O.U. de 10/09/86), bem como as demais disposies em
contrrio.
ALUZIO ALVES
D.O.U., 11/04/88
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1. OBJETIVOS, PRINCPIOS E VALORES APLICVEIS LOGSTICA DE SUPRIMENTOS

1.1. Objetivo da gesto de estoques

1.2. Princpios e Valores

Desburocratizao das atividades;

Manuteno das relaes intersetoriais;

Compromisso com a tica profissional;

Zelo e evitao de desperdcios.

1.3. Cdigo de tica

O servidor pblico no poder jamais desprezar o elemento tico de sua conduta.

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2.1. Departamento de Logstica

2.2. Seo de Almoxarifado

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2.3. Seo de Patrimnio

2.4. rea Tcnica

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3. AGENTES RESPONSVEIS DIRETOS DA ESTRUTURA LOGSTICA

3.1. Responsvel Conferente

3.2. Servidores da Seo de Almoxarifado

3.3. Servidores da Seo de Patrimnio

3.4. Requisitor de Material

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4.1. Sala de recebimento provisrio

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A rea tcnica/demandante ser sempre acompanhada por um responsvel da Seo de

4.2. Verificao de conformidade Nota Fiscal

4.3. Verificao de conformidade Conferncia de volumes

4.4. Verificao de conformidade Inconformidade de entrega

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4.5. Clusulas editalcias vinculantes

Os bens podero ser rejeitados, no todo ou em parte, quando em desacordo com

4.6. Regularizao de inconformidades

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4.7. Comunicao formal de chegada

4.8. Recebimento definitivo

X.1 Os bens sero recebidos definitivamente no prazo de ......(.....) dias, contados

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4.9. Entrada do bem no Sistema Integrado de Gesto SIG

4.10. Destinao do bem

4.10.1. Entrada para o estoque

4.10.2. Entrada com sada imediata

4.11. Recebimento de Bens Permanentes

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4.12. Fluxograma de Entrada de Materiais

Figura 03: Fluxograma de Recebimento de Materiais

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5.1. Sala de itens de alto risco

5.2. Almoxarifado Central

5.2.1. Estoques de bens de consumo comum

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ressuprimento sempre que o estoque atingir o mnimo determinado no sistema.

5.3. Almoxarifado Especial

5.4. Manuteno dos estoques

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Materiais inservveis ou em desuso devero ser separados para desfazimento.

c) de transferncia de responsabilidade - realizado quando da mudana do dirigente de uma

d) de extino ou transformao - realizado quando da extino ou transformao da unidade

5.5.1. Inventrio eventual

Foz do Iguau, _/_/___.

_______________ _ _______________

( ) Prdio UNILA Vila A - Sala:Obs.: ____________________________________

( ) Prdio UNILA PTI Sala:Obs.: ______________________________________

( ) Prdio UNILA Jd. Universitrio Sala:Obs.:_____________________________

( ) Prdio UNILA Almada Sala:Obs.: ___________________________________

Foz do Iguau, //.

Histrico de contatos: _/_/_ - ( ) e-mail | ( ) telefone | ( ) cincia no processo ( ) outro: ________

Foz do Iguau, _/_/___.