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Medelln 2014
Marn Vsquez, Rafael
Almacn de clase mundial: El camino a la rentabilidad en el
manejo de almacenes y centros de distribucin / Rafael Marn
Vsquez. -- Medelln: Centro Editorial Esumer, 2014
194 p.
ISBN 978-958-8599-81-6
1. INVENTARIOS. 2. ALMACENES GENERALES DE DEPSITO.
3. LOGSTICA EMPRESARIAL. 4. DISTRIBUCIN FSICA DE
MERCANCIAS.
SCDD 658.785 Biblioteca Esumer
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Conclusiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
12
Introduccin
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Captulo I
Nueva Visin de Inventarios
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
2 El canal de venta directa utiliza la estrategia de ventas por catlogo con entrega di-
recta en el domicilio del consumidor final. Tiene la particularidad de no hacer su
distribucin a travs de mayoristas, distribuidores y dems intermediarios.
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Captulo I Nueva visin de inventarios
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
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Captulo I Nueva visin de inventarios
MERCADOS TECNOLOGA
PROVEEDORES
COMPETIDORES
LOS NEGOCIOS
EN EL NUEVO
SOCIOS MILENIO CLIENTES
CANALES
DEMOGRAFA
REGULACIONES
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
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Captulo I Nueva visin de inventarios
CONSUMIDOR
VENTAS
MINORISTA
MAYORISTA
PRODUCTOR
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Al actuar aisladamente, cada actor de la cadena de abastecimiento genera su propio
pronstico de ventas, pero ninguno de ellos posee la verdad absoluta. Solo el
consumidor final es quien decide cunto comprar. Si no se le consulta de cerca no
ser posible acertar en el pronstico.
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
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Captulo I Nueva visin de inventarios
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
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Captulo I Nueva visin de inventarios
DA DA DA DA DA DA
CERO 30 45 80 95 140
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Captulo I Nueva visin de inventarios
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
ALTA
ROTACIN
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Captulo I Nueva visin de inventarios
R R
E E
N N
T T
A A
B B
I I
L L
I I
D D
A A
D 45% D 15%
No. de productos No. de clientes
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
Optimizacin de recursos
En segundo lugar se desarrolla la metodologa para hacer el
mejor uso de la mano de obra, aprovechando mejor este elemen-
to de productividad. Adicionalmente, la metodologa nos ofrece
varias alternativas para optimizar el uso de instalaciones y equi-
pos.
Rediseo de procesos
En la bsqueda de la eficiencia, es indispensable revisar los
procesos vitales y realizar el rediseo necesario, sobre todo con
el fin de eliminar aquellas actividades que no agregan valor al
producto o a la compaa. La presente metodologa va dejando
en evidencia aquellos procesos susceptibles de ser simplificados
o eliminados.
Componente Tecnolgico
En cuarto lugar, el presente estudio describe los elementos
tecnolgicos que ayudan a elevar la eficiencia del almacn al es-
tndar deseado, de acuerdo con las posibilidades de inversin
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Captulo I Nueva visin de inventarios
Materia prima
Este tipo de inventario solo se presenta en las empresas ma-
nufactureras y de transformacin. Est compuesto por aquellos
insumos que requieren de un proceso productivo para ser con-
vertidos en productos terminados. Pueden ser productos prima-
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
Productos en proceso
Son los materiales que ya han sufrido un proceso de transfor-
macin y que por alguna razn permanecen almacenados en for-
ma transitoria. El tamao de este inventario depende principal-
mente de la duracin del ciclo productivo y de la complejidad del
mismo. Este es el tipo de inventario que posee menor liquidez
por la dificultad de venta que presenta y difcilmente es utilizado
como prenda de garanta en prstamos bancarios. Generalmen-
te, un producto en proceso no le sirve a otras empresas y, por lo
tanto, su venta es muy difcil.
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Captulo I Nueva visin de inventarios
Producto terminado
Comprende los productos que vende la empresa al consumi-
dor final. El nivel de este inventario depende bsicamente de la
proyeccin en ventas y de la programacin de produccin, ade-
ms de las polticas de la empresa respecto al nivel de servicio
al cliente. Al igual que en los dems tipos de inventario, es reco-
mendable un nivel racionalmente bajo en este.
Tambin se recomienda un inventario de seguridad que cubra
incrementos espordicos en las ventas, o un paro inesperado en
produccin, con el fin de evitar incumplimientos e insatisfaccin
del cliente. Este es el inventario que ms fcilmente se puede
convertir en liquidez.
Debido a la volatilidad de la demanda, las empresas estn
tratando de bajar el nivel de inventario de producto terminado.
Adems de ser el ms costoso, el riesgo de obsolescencia es
mayor cada da. En ciertas industrias es un factor determinante,
en otras lo son la expiracin, el deterioro, la moda y otros riesgos
en que se incurre por mantener altos niveles de inventario de
producto terminado.
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
P. EN PROCESO M. PRIMA
Otros inventarios
Repuestos
Este tipo de inventarios se presenta regularmente en empre-
sas manufactureras. Puede llegar a representar un monto con-
siderable de acuerdo con el tipo de empresa. Existen procesos
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Captulo I Nueva visin de inventarios
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Captulo II
Anlisis de la demanda
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
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Captulo II Anlisis de la demanda
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
El proceso de pronosticar:
Lo primero que debe analizarse es el comportamiento de la
demanda o consumo. El comportamiento de la demanda puede
definirse como regular, si esta conserva un patrn determinado,
y como irregular o tipo lumpy si no existe un comportamiento
caracterstico en ella; luego, hacer un pronstico con datos de
una demanda irregular no ser pertinente.
Al trabajar con una demanda regular es posible obtener pro-
nsticos con errores adecuados, dado el reconocimiento del pa-
trn que asumen los datos. Los patrones ms comunes de la de-
manda se presentan en la figura 7:
Representacin Patrn
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Captulo II Anlisis de la demanda
NO Datos
Disponibles?
SI
SI
Se pueden Anlisis de Datos
construir?
NO NO
Cuantitativos
SI
NO
Factores Enfoque de Series
Causales? de Tiempo
SI
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
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Captulo II Anlisis de la demanda
Promedios mviles
El promedio mvil consiste en calcular el promedio de los da-
tos del pasado. Este valor ser considerado como el valor pro-
nosticado para el prximo periodo. La frmula matemtica para
expresar el promedio mvil puede escribirse como:
Donde:
Ft = La prediccin del promedio mvil para el periodo t
Xt-1 = Las ventas para el periodo i
n = Nmero total de pedidos
Ejemplo 1: Un artculo de cierta empresa presenta la siguien-
te tabla de demandas entre enero y octubre. Cul ser el pro-
nstico para noviembre utilizando el pronstico mvil simple?
En este caso, la variable a definir es n el cual ser el nmero
de periodos que se tendrn en cuenta para hacer el pronstico. A
continuacin se presenta un ejercicio resuelto. Como se presen-
tan las formulas, el lector podr replicarlo en Excel.
Tabla 2. Ejemplo 1
A B C D E
PEDIDOS
1 MES N=3 N=5 N=2
POR MES
2 ENERO 75
3 FEBRERO 90
4 MARZO 80 =+(B4+B5)/2
43
Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
A B C D E
1 MES PEDIDOS POR MES N=3 N=5 N=2
2 ENERO 75
3 FEBRERO 90
4 MARZO 80 82,5
5 ABRIL 75 81,7 85
6 MAYO 70 81,7 77,5
7 JUNIO 50 75,0 78 72,5
8 JULIO 75 65,0 73 60
9 AGOSTO 66 65,0 70 62,5
10 SEPTIEMBRE 80 63,7 67,2 70,5
11 OCTUBRE 75 73,7 68,2 73
12 NOVIEMBRE 73,7 69,2 77,5
Fuente: Alejandro Rozo Villegas, Esumer 2014
90
80
70 ACTUAL
N=3
60
N=5
50 N=2
40
O
RO
ZO
IO
E
RI
BR
BR
BR
ST
AY
ER
LI
N
AR
RE
JU
AB
JU
M
O
EN
TU
M
AG
M
B
IE
IE
OC
FE
PT
OV
SE
44
Captulo II Anlisis de la demanda
Suavizacin exponencial
En la suavizacin exponencial se aplica una tcnica de pro-
nstico que busca ponderar los valores de los pronsticos con
respecto a los valores reales de los periodos que fueron pronos-
ticados, y con base en esto poder hallar el valor que corresponde
al prximo periodo. Esta ponderacin se realiza con el parmetro
(alfa), el cual representa qu tanto peso (qu tan importante)
en el pronstico debe tener la demanda real con respecto al valor
del pronstico para ese periodo.
La ecuacin que define el clculo del pronstico para el perio-
do t se escribe como:
Donde:
Ft = La prediccin de las ventas para un periodo t
Ft + 1 = La prediccin de las ventas para un periodo t+1
Xt = La demanda real para el periodo t
= El factor alfa o la constante de nivelacin (0<<1)
Ejemplo 2:
Un artculo de cierta empresa presenta la siguiente tabla de
demandas entre enero ao 1 y febrero ao 2. Cul ser el pro-
nstico para enero del ao 2 (periodo 2) utilizando suavizacin
exponencial? En este caso, la variable a definir es alfa. alfa
ser un valor entre 0 y 1. Cuando alfa tiende a cero se da ms
peso a los datos ms viejos, as mismo, cuando alfa tiende a 1 se
da ms relevancia a los datos ms recientes. A continuacin se
presenta un ejercicio resuelto. Como se presentan las formulas,
el lector podr replicarlo en Excel.
45
Tabla 4. Ejemplo 2
A B C D E F
1 VALORES ALFA
3 1 ENERO 37
4 2 FEBRERO 40 37 37 37
5 3 MARZO 41 =+$D$2*(C4)+(1-$D$2)*D4 =+$E$2*(C4)+(1-$E$2)*E4 =+$F$2*(C4)+(1-$F$2)*F4
6 4 ABRIL 37 =+$D$2*(C5)+(1-$D$2)*D5 =+$E$2*(C5)+(1-$E$2)*E5 =+$F$2*(C5)+(1-$F$2)*F5
7 5 MAYO 45 =+$D$2*(C6)+(1-$D$2)*D6 =+$E$2*(C6)+(1-$E$2)*E6 =+$F$2*(C6)+(1-$F$2)*F6
8 6 JUNIO 50 =+$D$2*(C7)+(1-$D$2)*D7 =+$E$2*(C7)+(1-$E$2)*E7 =+$F$2*(C7)+(1-$F$2)*F7
46
9 7 JULIO 43 =+$D$2*(C8)+(1-$D$2)*D8 =+$E$2*(C8)+(1-$E$2)*E8 =+$F$2*(C8)+(1-$F$2)*F8
Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
A B C D E F
1 VALORES ALFA
2 PERIODO MES DEMANDA 0,5 0,3 0,7
3 1 ENERO 37
4 2 FEBRERO 40 37 37 37
5 3 MARZO 41 39 38 39
6 4 ABRIL 37 40 39 40
7 5 MAYO 45 38 38 38
8 6 JUNIO 50 42 40 43
9 7 JULIO 43 46 43 48
10 8 AGOSTO 47 44 43 44
11 9 SEPTIEMBRE 56 46 44 46
12 10 OCTUBRE 52 51 48 53
13 11 NOVIEMBRE 55 51 49 52
14 12 DICIEMBRE 54 53 51 54
15 13 ENERO 53,6 51,8 54,1
Fuente: Alejandro Rozo Villegas, Esumer 2014
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57
54
51
48
45 Demanda
Alfa = 0.5
42 Alfa = 0.3
39 Alfa = 0.7
36
33
30
O
ZO
IO
TO
O
RI
BR
BR
BR
BR
AY
ER
ER
LI
ER
N
OS
AR
JU
AB
JU
M
EN
BR
EN
M
TU
EM
AG
M
IE
IE
OC
FE
CI
PT
OV
DI
SE
Ejemplo 3:
Un artculo de cierta empresa presenta la siguiente tabla de de-
mandas entre enero ao 1 y febrero ao 2. Cul ser el pronstico
para enero (periodo 2) utilizando suavizacin exponencial? Le su-
gerimos al lector comparar los resultados con el mtodo anterior.
En este caso, la variable a definir es alfa y beta. Ambos
sern valores entre 0 y 1. Cuando alfa tiende a cero se da ms
peso a los datos ms viejos, as mismo, cuando alfa tiende a 1, se
da ms relevancia a los datos ms recientes. Cuando beta tien-
de a cero el modelo linealiza el pronstico, mientras que si beta
tiende a 1 el modelo hace que el pronstico conserve los picos
presentados aunque se presente la tendencialidad. A continua-
cin se presenta un ejercicio resuelto. Como se presentan las
formulas, el lector podr replicarlo en Excel.
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Tabla 6. Ejemplo 3
A B C D E F
1 ALFA= 0,5 BETA= 0,6
SUAVIZACIN EXP. CON
2 PERIODO MES DEMANDA X PRONSTICO S AJUSTE TENDENCIA T
AJUSTE DE TENDENCIA
3 1 ENERO 37
4 2 FEBRERO 40 =C3 0 =D4+E4
5 3 MARZO 41 =(($D$1*C4+(1-$D$1)*D4)) =(($F$1*(D5-D4)+(1-$F$1)*E4)) =D5+E5
6 4 ABRIL 37 =(($D$1*C5+(1-$D$1)*D5)) =(($F$1*(D6-D5)+(1-$F$1)*E5)) =D6+E6
7 5 MAYO 45 =(($D$1*C6+(1-$D$1)*D6)) =(($F$1*(D7-D6)+(1-$F$1)*E6)) =D7+E7
8 6 JUNIO 50 =(($D$1*C7+(1-$D$1)*D7)) =(($F$1*(D8-D7)+(1-$F$1)*E7)) =D8+E8
49
9 7 JULIO 43 =(($D$1*C8+(1-$D$1)*D8)) =(($F$1*(D9-D8)+(1-$F$1)*E8)) =D9+E9
10 8 AGOSTO 47 =(($D$1*C9+(1-$D$1)*D9)) =(($F$1*(D10-D9)+(1-$F$1)*E9)) =D10+E10
11 9 SEPTIEMBRE 56 =(($D$1*C10+(1-$D$1)*D10)) =(($F$1*(D11-D10)+(1-$F$1)*E10)) =D11+E11
12 10 OCTUBRE 52 =(($D$11*C11+(1-$D$1)*D11)) =(($F$1*(D12-D11)+(1-$F$1)*E11)) =D12+E12
13 11 NOVIEMBRE 55 =(($D$1*C12+(1-$D$1)*D12)) =(($F$1*(D13-D12)+(1-$F$1)*E12)) =D13+E13
14 12 DICIEMBRE 54 =(($D$1*C13+(1-$D$1)*D13)) =(($F$1*(D14-D13)+(1-$F$1)*E13)) =D14+E14
15 13 ENERO =(($D$1*C14+(1-$D$1)*D14)) =(($F$1*(D15-D14)+(1-$F$1)*E14)) =D15+E15
A B C D E F
1 ALFA= 0,5 BETA = 0,6
SUAVIZACIN
AJUSTE
DEMANDA PRONSTICO EXP. CON
2 PERIODO MES TENDENCIA
X S AJUSTE DE
T
TENDENCIA
3 1 ENERO 37
4 2 FEBRERO 40 37 0 37
5 3 MARZO 41 38,50 0,90 39,40
6 4 ABRIL 37 39,75 1,11 40,86
7 5 MAYO 45 38,38 -0,38 37,99
8 6 JUNIO 50 41,69 1,84 43,52
9 7 JULIO 43 45,84 3,23 49,07
10 8 AGOSTO 47 44,42 0,44 44,86
11 9 SEPTIEMBRE 56 45,71 0,95 46,66
12 10 OCTUBRE 52 50,86 3,47 54,32
13 11 NOVIEMBRE 55 51,43 1,73 53,16
14 12 DICIEMBRE 54 53,21 1,76 54,98
15 13 ENERO 53,61 0,94 54,55
Fuente: Alejandro Rozo Villegas, Esumer 2014
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Captulo II Anlisis de la demanda
55
50
45
40
Demanda
35 pronstico
30
FE RO
ZO
IO
AG O
TO
O
RI
BR
BR
BR
BR
AY
ER
LI
ER
N
OS
AR
E
JU
AB
JU
M
EN
BR
EN
M
TU
EM
M
IE
IE
OC
CI
PT
OV
DI
SE
N
Fuente: Alejandro Rozo Villegas, Esumer 2014
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Captulo III
Cmo evolucionar a un almacn
de clase mundial?
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
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1
PASO
Recepcin
Almacenamiento
Reconocimiento de las operaciones Despacho de mercancas
claves del almacn Picking o surtido de pedidos
2
PASO
3
PASO
4
PASO
Recepcin
Es el primer contacto que se tiene con la mercanca que se va
a almacenar. En este punto debe empezar la buena calidad tanto
del producto como de la informacin. En esta operacin se desa-
rrollan varias actividades que deben ser realizadas por personal
entrenado y siguiendo un procedimiento que asegure la calidad
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
Almacenamiento
La operacin de almacenamiento consiste en darle una ubi-
cacin en el lugar destinado a la mercanca recibida, con el fin
de asegurar la conservacin en condiciones ptimas de calidad
y cantidad, as como facilitar el despacho de pedidos eficiente-
mente. La operacin de almacenamiento cobra importancia ac-
tualmente, ya que el espacio se ha convertido en uno de los fac-
tores ms costosos y escasos por su alta participacin e impacto
en los costos totales del inventario.
Existen dos tipos de almacenamiento de mercancas en un
almacn:
Almacenamiento asignado: Consiste en separar una ubica-
cin especfica en el almacn para cada artculo y respetar
esta posicin, an en el caso de que la existencia sea cero.
La ventaja de este sistema es que siempre que se reciba este
artculo del proveedor, tendr un lugar disponible para ser
almacenado, pero presenta la dificultad del poco aprovecha-
miento del espacio, ya que en un momento determinado per-
manecern espacios vacos en espera de mercanca que an
no ha llegado.
Almacenamiento aleatorio: Este tipo de almacenamiento con-
siste en que un artculo puede ser almacenado en cualquier
posicin del almacn, siempre y cuando cumpla los requisitos
para su almacenamiento. Es decir, a menos que exista algu-
na restriccin de temperatura, humedad relativa, iluminacin,
etc. La principal ventaja de este sistema es el mximo apro-
vechamiento del espacio, ya que cuando se recibe mercanca
solo se requiere consultar la posicin vaca ms cercana y all
se puede almacenar.
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
Despacho de mercanca
El proceso de despacho permite separar, clasificar y embalar
los productos solicitados al almacn con algunos parmetros de
eficiencia, ya que de este proceso depende gran parte de toda
la eficiencia del ciclo completo de la entrega de un pedido. Los
dos procesos anteriores, recepcin y almacenamiento, tienen un
impacto elevado al interior de la compaa, pero este proceso en
particular tiene un alto impacto directamente en el cliente. Las
actividades que conforman este proceso son las siguientes:
Pedido: Este es el evento que inicia el proceso de despa-
cho de una orden. Se debe establecer claramente cada uno
de los requisitos para que el despacho solicitado se realice
correctamente. Cuando lo importante es vender, no importa
cmo, se presentan requisiciones o pedidos con informacin
parcial o, lo que es peor, con la promesa de legalizar el des-
pacho con posterioridad. Esta prctica puede que favorezca
al departamento de ventas y distribucin, o incluso a algn
cliente en particular en un momento de presin, pero genera
obstculos enormes en el manejo y control de los inventa-
rios que dificultan otros pedidos y, finalmente, afecta a otros
clientes.
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
Sistemas de picking
No basta con hacer un buen manejo del cambio en las
personas que operan el proceso de despacho para lograr un
sistema de picking eficiente si no se selecciona la tecnologa
adecuada de acuerdo a cada necesidad. Adicionalmente, es
importante seleccionar un proveedor con buena experiencia
en estos procesos y una buena integracin con el ERP de la
compaa.
En tecnologas de picking existen mltiples sistemas, que van
desde los ms simples (como el picking en racks o estanteras
selectivas) hasta los sistemas automticos, donde es mnima la
intervencin humana. A continuacin analizamos, de manera ge-
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
Tecnologas de picking
As como existen varios tipos o formas de realizar el proceso
de picking, se han desarrollado varias tecnologas que lo hacen
ms eficiente. El objetivo que buscan estos sistemas consiste en
lograr la manera ms rpida de alcanzar un producto de un ana-
quel y colocarlo en un contenedor de despacho con la mayor pre-
cisin posible. Las variables a maximizar son: velocidad y exac-
titud. Las tecnologas ms conocidas en el mundo para separar
pedidos de alta, media y baja densidad de productos son:
Pick to light
Voice picking
Radiofrecuencia
Como su nombre lo dice, Pick to light es un sistema de luces ubi-
cadas en la estantera de flujo, que se encienden para indicar la po-
sicin y la cantidad a despachar de cada producto. Al final de cada
evento se oprime un botn para confirmar el despacho. De acuerdo
a la densidad de artculos que se tenga en el sistema, se puede colo-
car un operario cada determinado nmero de luces y esto marcar
la velocidad del proceso. Es un sistema de alta velocidad de picking,
ya que en comparacin con el mecanismo de voice picking la ven-
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
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1
PASO
2
PASO
Indicadores de Control
Tecnologa
Reconocimiento de los sistemas Inventario Fsico
de soporte y control del almacn Orden y aseo
3
PASO
4
PASO
Indicadores de gestin
El nuevo enfoque de las organizaciones en el mundo hace
referencia a la administracin de procesos. Ya no se adminis-
tran actividades independientes y aisladas con nfasis en tareas
especficas. Cada vez toma ms fuerza la visin funcional de la
empresa, siguiendo la premisa de que un producto no lo empieza
a fabricar el gerente, luego el subgerente, luego los jefes y por
ltimo los operarios.
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
Proceso 1
FLUJO DE
TRABAJO
Proceso 2
Fuente: Tomado de conferencia del Dr. Gustavo Robledo Clavijo (Enlace Organi-
zacional Consultores, Medelln, 1997)
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
88
Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
5 Lo ideal es que los datos para la construccin de indicador salgan directamente del
sistema de informacin y no se tenga intervencin humana.
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
El sistema de codificacin
El sistema de codificacin EAN/UCC es un conjunto de normas
que permiten identificar cualquier producto, unidad de empaque
o localizacin fsica de una empresa, a travs de un sistema ni-
co en el mundo, representado con un smbolo de cdigo de ba-
rras. Este sistema es vlido internacionalmente y en Colombia
es administrado por el GS! Colombia (Instituto Colombiano de
Codificacin y Automatizacin Comercial). De este pueden bene-
ficiarse todos los socios de negocios a lo largo de la cadena de
92
Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
CDIGO EAN - 13
96
Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
CDIGO EAN - 8
770 1234 7
prefijo del pas cdigo de identificacin dgito de
del producto control
CDIGO DUN - 14
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
Identificadores de aplicacin
Es un estndar que permite manejar informacin, como:
Fechas
Medidas
Localizaciones
Datos especficos
Lotes
Informacin interna
98
Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
1234 CS 4556
Este cdigo puede ser usado en cualquier punto de la cadena
de abastecimiento: fabricante, transportador, distribuidor y de-
tallista. Al usarse conjuntamente con la informacin de despa-
chos comunicada va EDI, el cdigo apoyar aplicaciones como
despachos, recibo, actualizacin de inventarios, conciliacin de
rdenes de compra y seguimiento de envos.
Toda la informacin pertinente a las mercancas contenidas
en la unidad de transporte, se comunican por adelantado va
EDI, por medio del mensaje EANCOM, anuncio de despacho.
En el punto del recibo, toda la informacin relacionada con las
mercancas puede leerse en forma automtica para ingresarla
al archivo. El cdigo EAN/UCC - 128 permite la identificacin in-
dividual de unidades de empaque de contenido no estandarizado
desde el remitente hasta el receptor final.
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
Inventario fsico
Continuando con los procesos de apoyo y control de las tran-
sacciones de inventario, se presenta la toma fsica del inventario.
Este es uno de los procesos de control que mayor valor agregado
genera a la administracin de un almacn. La finalidad del in-
ventario fsico es la de comparar las cantidades existentes fsica-
mente, contra los datos tericos que tiene el computador. De esta
comparacin se desprenden los llamados ajustes de inventario,
100
Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
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Orden y aseo
Aunque no es convencional, quiero incluir como elemento
fundamental de control de las operaciones de un Almacn de
Clase Mundial el orden y el aseo, los japoneses nos ensean a
travs de las cinco eses que lo inservible estorba. Debemos
entonces copiar como lo hacen ellos con gran xito y mantener
todo el almacn en un estado impecable de aseo y en un grado
de orden elevado. Para obtener el estado ideal de orden y aseo,
se debe tener un procedimiento escrito con registro diario de las
reas que han sido aseadas, con el fin de poder realizar un se-
guimiento continuo y hacer del aseo algo sistemtico y no pun-
tual, como sucede en muchas partes.
102
1
PASO
2
PASO
3 3
PASO
PASO
Procedimientos.
El recurso humano.
El entrenamiento para la gestin.
Procesos externos (Manejo de terceros).
Programa de auto mejoramiento
Almacenamiento y manipulacin
Sistema de reabastecimiento
Evaluacin de procesos, procedimientos Calidad del Inventario
y recursos del almacn Organizacin Fsica
4
PASO
Procedimientos
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Recurso Humano
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Manejo de terceros
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Programa de automejoramiento
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Diagrama 5.
Proceso
evaluado
SI
Agrega v/r
al producto? Simplificarlo
NO
Agrega v/r SI
Optimizarlo
a la compaa?
NO
Eliminarlo
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AGREGA VALOR
A LA COMPAA 34%
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Almacenamiento y manipulacin
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121
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Profundidad
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Estiba 1 Estiba 2
Ancho de la estiba
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Sistema de reabastecimiento
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Organizacin fsica
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137
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TRANSELEVADORES
TRILATERALES
RETRACTIL
CONVENCIONAL
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1
PASO
2
PASO
3
PASO
4
Organizacin Fsica
PASO
Solucin al cuestionario
Solucin al cuestionario, Diagnostico de la situacin actual
Calicacin y posicionamiento
diagnstico, valoracin y del almacn
construccin del plan de accin Plan de accin y seguimiento
Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
Cuestionario
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Otro Cul
Ajustes Rentabilidad
Otros Cul
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2. Procedimientos
2.1. Existen procedimientos escritos sobre:
Almacenamiento y manipulacin de materiales Recepcin
Devoluciones
Otros Cules?
145
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3. Recurso Humano
3.1. Cul es el nmero de personas que laboran directamente
en el almacn?
SI NO
146
Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
4. Entrenamiento
4.1. Cuntas horas de capacitacin en cursos de actualizacin y
seminarios recibi el personal del almacn el ltimo ao?
5. Manejo de terceros
5.1. Existe un control al inventario en poder de terceros y se
registran rpidamente los movimientos?
SI NO
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
6. Programa de automejoramiento
6.1. Enumere de 1 a 3 los principales problemas que tiene el almacn:
1.
2.
3.
148
Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
149
Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
Otros Cules?
8. Sistema de reabastecimiento
8.1. El sistema que se sigue para la reposicin del inventario es:
Punto de reorden Sistema MRP
Otro Cul?
150
Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
Otro Cul?
9.5. Se cuenta con una base de datos de las principales causas de di-
ferencias en el inventario y se tienen planes de accin para corregirlas?
SI NO
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10.2. Cul es el rea utilizada para pasillos, muelles y servicios varios (b)?
152
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10.22. Cree usted que las instalaciones del almacn fueron di-
seadas en forma planeada tcnicamente para tal fin?
SI NO
Observaciones
Para completar el cuestionario, se pueden redactar algunas ob-
servaciones si se considera necesario.
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
Factor de posicionamiento
El resultado anterior es la herramienta esencial para el paso
siguiente en la metodologa del Almacn de Clase Mundial. Se
trata de hallar el factor de posicionamiento FP para el almacn
evaluado. Para calcularlo se utiliza la siguiente frmula, donde
EC significa Elemento Clave:
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fecha DE
accin seguimiento
diagnstico IMPLEMEN- responsable
correctiva fecha %
TACIN
1. Organizacin - Procedimiento
fsica de aseo - Jefe de almacn
Presencia de - Tapar accesos Agosto 30 - Jefe de mante- Julio 30
polvo y conta- con malla tipo nimiento
minacin mosquitero
2. Calidad del
inventario Implementar
Noviembre
Confiabilidad sistema de in- Enero 30 Jefe de almacn
30
del 80% en ventario rotativo
pesos
3. Manejo de la - Crear
informacin indicador de
- Falta indica- cumplimiento - Jefe de almacn
dor de nivel de en despachos y - Jefe de ase-
Enero 30 Octubre 30
servicio devoluciones guramiento de
- Proceso de - Redisear calidad
recibo inefi- proceso de reci-
ciente bo de m/ca.
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Almacn de clase mundial Rafael Marn Vsquez
fecha DE
accin seguimiento
diagnstico IMPLEMEN- responsable
correctiva fecha %
TACIN
4. Sistema de Implementar
- Jefe de compras
reposicin sistema A,B,C Noviembre
- Jefe de produc- Octubre 30
ndice alto de de productos 30
cin
agotados (6%) segn rotacin.
5. Almace- Capacitar al
namiento y personal del
manipulacin almacn en Noviembre
Jefe de almacn Octubre 30
Deterioro de tcnicas de al- 30
productos macenamiento y
almacenados manipulacin
6. Procedi-
mientos
Falta proce- Elaborar
dimiento de procedimientos - Jefe de almacn
Octubre 30 Octubre 15
orden y aseo, y capacitar al - Jefe de calidad
de manipula- personal
cin y de recibo
de m/ca.
Establecer
7. Programa de metas de nivel
automejora- de servicio,
Noviembre Noviembre
miento exactitud de Jefe de almacn
30 20
No hay metas inventarios y
claras cumplimiento
de presupuesto
8. Manejo de
terceros N/A
(No aplica)
- Mejorar
dotacin de
9. Personal
uniformes
Mejorar
- Inculcar hbi-
presentacin Noviembre - Jefe de almacn
tos de aseo Octubre 30
personal 30 - Jefe de personal
- Implementar
Mejorar comu-
sistema de
nicacin
comunicacin
formal
10. Entrena- Documentar
miento entrenamientos - Jefe de asegu-
Noviembre
No hay manual del personal en Febrero 28 ramiento
30
de entrena- un manual de - Jefe de almacn
miento entrenamiento
Fuente: Elaboracin propia
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
cin haya sido un xito, que no sea una solucin puntual sino
sistemtica, soportada en procedimientos y registros.
En el caso de que la implementacin no est totalmente ter-
minada, debe existir una explicacin acertada del incumplimien-
to, y en la columna de seguimiento se debe colocar la fecha y
el porcentaje de implementacin realizado hasta ese momento.
Este porcentaje permite evaluar tanto la solucin como las per-
sonas involucradas en la misma. En el caso anterior, se debe
establecer una nueva fecha para revisar la implementacin com-
pleta, es decir, un seguimiento sucesivo hasta realizar totalmen-
te la accin correctiva.
La empresa que desee utilizar el mtodo para alcanzar un
Almacn de Clase Mundial debe ser consciente de la inversin
necesaria para lograrlo. En algunos casos puede ser poco con-
siderable, segn el estado de desarrollo de cada uno de los ele-
mentos claves.
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Captulo III Cmo evolucionar a un almacn de clase mundial?
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Captulo IV
Exactitud en los inventarios
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Captulo IV Exactitud en los inventarios
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170
Captulo IV Exactitud en los inventarios
4.1. Cronograma
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4.6. Indicadores
179
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Captulo IV Exactitud en los inventarios
50
40
30
20
10
0
CRUDA ESTAMP. TEIDA FINAS PROMOC. SEGUNDA
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En el ejemplo sera:
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Captulo IV Exactitud en los inventarios
En la compaa ABC:
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4.7. Seguimiento
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Captulo IV Exactitud en los inventarios
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Conclusiones
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Conclusiones
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Bibliografa y Cibergrafa
191
Sobre el Autor del Captulo II y Editor
193
Impreso por Editorial L. Vieco S.A.S.
PBX: 448 96 10 - Medelln - Colombia