Manual Sistema Integrado Gestion Anm 2014 v22072014 PDF

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PLANEACIN ESTRATGICA
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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE
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GESTIN
Tabla de contenido
1. PRESENTACIN ........................................................................................................................... 5
2. GENERALIDADES ......................................................................................................................... 5
2.1. Objeto y alcance del manual ............................................................................................... 5
2.2. Documentos de referencia .................................................................................................. 5
2.3. Trminos y definiciones ...................................................................................................... 7
3. INFORMACIN INSTITUCIONAL .................................................................................................. 7
3.1. Misin .................................................................................................................................. 7
3.2. Visin ................................................................................................................................... 7
3.3. Localizacin ......................................................................................................................... 7
3.4. Estructura organizacional .................................................................................................... 9
4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN........................................................................................... 10
Alcance del Sistema Integrado de Gestin ............................................................................... 10
Exclusiones del Sistema Integrado de Gestin ......................................................................... 10
4.1. REQUISITOS GENERALES ................................................................................................... 10
4.1.1 Enfoque basado en procesos........................................................................................... 11
Procesos Estratgicos .............................................................................................................. 12
Procesos Misionales................................................................................................................. 12
Procesos de apoyo ................................................................................................................... 14
Procesos de Evaluacin, Control y Mejora.............................................................................. 15
4.1.2 Control de procesos subcontratados .............................................................................. 16
4.1.3 Gestin de Riesgos .......................................................................................................... 16
4.2 GESTIN DOCUMENTAL ......................................................................................................... 16
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN .......................................................................................... 17
5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCIN ......................................................................................... 17
5.2. ENFOQUE AL CLIENTE ........................................................................................................... 17
5.3. POLTICA DE CALIDAD ............................................................................................................ 19
5.4. PLANIFICACIN ...................................................................................................................... 19
5.4.1 Objetivos de calidad ........................................................................................................ 19
5.4.2 Planificacin del Sistema Integrado de Gestin ............................................................. 20
5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN ............................................................ 20
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5.5.1 Responsabilidad y autoridad .......................................................................................... 20

5.5.2 Representante de la Direccin ....................................................................................... 21
5.5.3 Comunicacin Interna..................................................................................................... 22
5.6 REVISIN POR LA DIRECCIN ................................................................................................ 22
6. GESTIN DE RECURSOS ................................................................................................................ 23
6.1 PROVISIN DE RECURSOS ....................................................................................................... 23
6.2 TALENTO HUMANO................................................................................................................ 23
6.3 INFRAESTRUCTURA ................................................................................................................ 24
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO ......................................................................................................... 24
7. PRESTACIN DEL SERVICIO .......................................................................................................... 25
7.1 PLANIFICACIN DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO ................................................................ 25
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE ......................................................................... 26
7.3 DISEO Y DESARROLLO .......................................................................................................... 26
7.4 ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS ................................................................................... 29
7.5 PRESTACIN DEL SERVICIO .................................................................................................... 30
7.5.1 Control de la prestacin del servicio ............................................................................... 30
7.5.2 Validacin de los procesos de la prestacin del servicio................................................. 30
7.5.3 Identificacin y trazabilidad ............................................................................................ 31
7.5.4 Propiedad del cliente ....................................................................................................... 31
7.5.5 Preservacin del producto y/o servicio ........................................................................... 31
7.6 CONTROL DE EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN ........................................................ 31
8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA ................................................................................................... 32
8.1 GENERALIDADES .................................................................................................................... 32
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN ................................................................................................... 32
8.2.1 Satisfaccin del cliente ................................................................................................... 32
8.2.2 Auditora Interna ............................................................................................................. 32
8.2.3 Seguimiento y Medicin a los procesos .......................................................................... 32
8.2.4 Seguimiento y Medicin del producto y/o servicio......................................................... 33
8.3 CONTROL DE PRODUCTO Y/ SERVICIO NO CONFORME ........................................................ 33
8.4 ANLISIS DE DATOS ................................................................................................................ 33
8.5 MEJORA................................................................................................................................... 33
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8.5.1 Mejora continua .............................................................................................................. 33

8.5.2 Accin correctiva ............................................................................................................. 34
8.5.3 Accin preventiva ............................................................................................................ 34
9. ANEXOS......................................................................................................................................... 34
Anexo 1. Alineacin de estndares .............................................................................................. 34
Anexo 2. Polticas de Operacin .................................................................................................. 38
Anexo 3. Caracterizaciones de proceso ....................................................................................... 38
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1. PRESENTACIN
La Agencia Nacional de Minera ANM desarroll el Sistema Integrado de Gestin SIG-, con el
propsito de mejorar su desempeo y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que
respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes y partes interesadas. El Sistema
Integrado de Gestin de la ANM, tiene como finalidad: orientar y fortalecer la gestin, direccionar,
articular y alinear conjuntamente los requisitos de la Norma del Sistema de Gestin de la Calidad,
del Modelo Estndar de Control Interno y del Sistema de Desarrollo Administrativo, las dems
normas que la entidad decida adoptar; con el Direccionamiento y la optimizacin de recursos y
procesos.
El presente Manual se constituye en una herramienta de consulta por parte de los servidores
pblicos de la Entidad, ste permite observar el cumplimiento de los requisitos de la
NTCGP1000:2009, MECI 1000:2005 y SISTEDA y orienta la gestin institucional hacia la bsqueda
de mejores prcticas, producto del seguimiento, la medicin y anlisis de los controles e
indicadores de gestin. Es fundamental la participacin y compromiso de todos y cada uno de los
servidores pblicos de la Entidad.
2. GENERALIDADES
2.1. Objeto y alcance del manual
El presente manual describe el alcance del Sistema Integrado de Gestin, incluidos los detalles y la
justificacin de sus exclusiones; la referencia a los procedimientos documentados establecidos,
una descripcin de la interaccin entre los procesos y la descripcin de los requisitos aplicables al
Sistema Integrado de Gestin.
2.2. Documentos de referencia
Dentro del proceso de reorganizacin del Sector Minas y Energa se hizo necesario asignar nuevas
funciones y redistribuir otras, con el fin de dar coherencia a su funcionamiento y lograr mayor
eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las funciones asignadas, mediante la especializacin de
las instituciones que lo conforman y, en consecuencia, lograr un mejor uso de los recursos pblicos
y una mayor rentabilidad social.
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En ese sentido, mediante Decreto 4131 de 2011 se cambia la naturaleza jurdica del Instituto
Colombiano de Geologa y Minera (Ingeominas), que de ahora en adelante se denomina Servicio
Geolgico Colombiano, siendo la entidad que tendr por objeto realizar la investigacin cientfica
bsica y aplicada del potencial de recursos del subsuelo; adelantar el seguimiento y monitoreo de
amenazas de origen geolgico; administrar la informacin del subsuelo y garantizar la gestin
segura de los materiales nucleares y radiactivos en el pas.
De igual manera, nace la Agencia Nacional de Minera mediante Decreto 4134 de 2011, como una
entidad especializada encargada de los procesos de titulacin, registro, asistencia tcnica,
fomento, promocin y vigilancia de las obligaciones emanadas de los ttulos y solicitudes de reas
mineras.
La Constitucin Poltica en su artculo 209 establece que la administracin pblica en todos sus
rdenes tendr un control interno que se ejercer en los trminos que seala la ley. Con base en el
mandato constitucional, el Gobierno Nacional regul el ejercicio del Control Interno en las
entidades y organismos del Estado mediante la Ley 87 de 1993.
A su vez, la Ley 872 de 2003 cre el Sistema de Gestin de Calidad de las entidades del Estado
como una herramienta de gestin sistemtica y transparente que permita dirigir y evaluar el
desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los
servicios a cargo de las entidades.
Para dar cumplimiento a la Ley 872 de 2003 es necesario implementar la Norma Tcnica de
Gestin Pblica NTCGP 1000:2009, la cual est adoptada mediante Decreto 4485 de 2009. Dicha
norma establece las generalidades y los requisitos mnimos para establecer, documentar,
implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad en los organismos, entidades y
agentes obligados conforme al artculo 2 de la Ley 872 de 2003.
La Ley 489 de 1998 Artculo 15, hace una definicin del Sistema de Desarrollo Administrativo:()
es un conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de carcter
administrativo y organizacional para la gestin y manejo de los recursos humanos, tcnicos,
materiales, fsicos, y financieros de las entidades de la Administracin Pblica, orientado a
fortalecer la capacidad administrativa y el desempeo institucional, de conformidad con la
reglamentacin que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
Para dar cumplimiento al SISTEDA, se cre el Decreto 2482 de 2012, por medio del cual se
actualizan las polticas de desarrollo administrativo, enfocndolas en el quehacer misional y en la
parte administrativa y de apoyo.
Adems, dentro de la ANM se tiene la Resolucin 0070 de 31 de Enero de 2013 por la cual se
adopta el Sistema Integrado de Gestin de la Agencia Nacional de Minera, se delega el
representante de la Alta Direccin, se crean los equipos de trabajo para su implementacin y
mantenimiento y se dictan otras disposiciones.
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2.3. Trminos y definiciones
Para el propsito del presente Manual, son aplicables los trminos y definiciones establecidos en
las normas NTCGP 1000:2000 e ISO 9000:2005.
3. INFORMACIN INSTITUCIONAL
3.1. Misin
Administrar los recursos minerales del Estado de forma eficiente, eficaz y transparente a travs del
fomento, la promocin, otorgamiento de ttulos, seguimiento y control de la exploracin y
explotacin minera, a fin de maximizar la contribucin del sector al desarrollo integral y sostenible
del pas.
3.2. Visin
Ser al 2019 referente nacional e internacional de autoridad minera especializada, con alto nivel
tecnolgico, gil, efectivo y transparente que contribuye al crecimiento de la actividad minera y la
industria del pas, con responsabilidad social y ambiental.
3.3. Localizacin
La Sede principal de la Agencia Nacional de Minera se encuentra ubicada en Bogot y 11 sedes

regionales. As mismo, se cuenta con 9 estaciones de salvamento minero, de acuerdo como se
define en los siguientes mapas:
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3.4. Estructura organizacional
La estructura organizacional de la Agencia Nacional de Minera se encuentra definido, de acuerdo con las funciones establecidas en el Decreto
4134 de 2011 y las resoluciones internas de conformacin de grupos de trabajo. El organigrama actual de la Agencia nacional de Minera es el
siguiente:
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4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
El Sistema Integrado de Gestin de la Agencia Nacional de Minera, tiene determinados los

procesos que le permiten cumplir la funcin que se le ha asignado; la secuencia e interaccin de
estos procesos; los criterios y mtodos necesarios para asegurarse de que tanto la operacin
como el control de estos procesos sean eficaces y eficientes.
As mismo, la Agencia Nacional de Minera asegura la disponibilidad de recursos e informacin

necesarios para apoyar la operacin, el seguimiento, la medicin y el anlisis de estos procesos,
con el fin de implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la
mejora continua de estos procesos.
A continuacin se describen cada uno de los elementos del Sistema Integrado de Gestin de la
Agencia Nacional de Minera.
Alcance del Sistema Integrado de Gestin
El Sistema Integrado de Gestin de la Agencia Nacional de Minera aplica a nivel nacional, en la

ejecucin de los procesos estratgicos, misionales, de apoyo y evaluacin, que permiten la
administracin de los recursos minerales del Estado Colombiano; a travs de la delimitacin y
declaracin de reas y zonas de inters, la gestin de la inversin minera, la generacin de ttulos
mineros, la gestin integral para el seguimiento y control a los ttulos mineros, la seguridad
minera, la gestin integral de la informacin minera y la atencin integral y servicios a grupos de
inters.
Exclusiones del Sistema Integrado de Gestin
Dentro del Sistema Integrado de Gestin de la Agencia Nacional de Minera, no existen exclusiones
de requisitos de NTC GP 1000:2009.
4.1. REQUISITOS GENERALES
La Agencia Nacional de Minera ha establecido los procesos que le permiten cumplir con la funcin
que le ha sido asignada mediante un enfoque basado en procesos y representados en el Mapa de
procesos de la organizacin; los cuales se describen a continuacin junto con la secuencia e
interaccin de los mismos. Adicionalmente la Agencia Nacional de Minera cuenta con la
descripcin de los procedimientos en los cuales determina las actividades necesarias para la
operacin y los criterios y mtodos necesarios para el control y seguimiento de los procesos de la
Entidad.
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4.1.1 Enfoque basado en procesos
El modelo de operacin de la Agencia Nacional de Minera est conformado por 17 procesos,

agrupados en 4 tipos de procesos (estratgicos, misionales, de apoyo y evaluacin), los cuales
interactan entre s, para atender y satisfacer las necesidades y requisitos de los clientes. A su vez,
cada uno de estos procesos cuenta con una caracterizacin, en la cual se describen los atributos
tales como: objetivo, alcance, actividades, entradas, salidas, proveedores, clientes, procedimientos
aplicables, entre otros.
Se cuenta con el procedimiento APO6-P-003 Elaboracin y actualizacin del normograma, en el
cual se establecen los lineamientos para identificar los requisitos legales y normativos aplicables a
los procesos.
4.1.2 Mapa de Procesos
A continuacin, se presenta el mapa de procesos de la Entidad:
4.1.3 Secuencia e Interaccin de los procesos de la Agencia Nacional de Minera
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Procesos Estratgicos
El mapa de procesos de la Agencia Nacional de Minera, en su nivel de direccionamiento

estratgico, considera dos procesos que hacen referencia a: i) La planeacin Estratgica y ii)
Gestin Integral de las Comunicaciones y Relacionamiento.
EST1-C-001 Planeacin Estratgica

En este proceso se incluye todas las actividades relacionadas con la definicin y cumplimiento de
la misin y visin de la entidad, a partir de la formulacin y establecimiento de estrategias,
polticas, lineamientos, objetivos, planes, programas, proyectos y estndares para la ejecucin de
los procesos de la ANM, considerando el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, el Plan Nacional
de Desarrollo Minero 2012-2014, y la normatividad aplicable.
Asimismo, este proceso abarca todas las actividades a travs de las cuales la Agencia Nacional de
Minera impulsa y desarrolla el aprovechamiento ptimo y sostenible de los recursos minerales de
la nacin fomentando la inversin nacional y extranjera, para lograr beneficios al pas, en los
mbitos social, ambiental, tecnolgico y econmico, tambin incluye las estrategias a implementar
para obtener la proyeccin de los ingresos del Sistema General de Regalas (SGR), todo esto de
acuerdo con el plan nacional de desarrollo, los planes sectoriales y la normatividad vigente.
EST1-C-002 Gestin integral de las comunicaciones y relacionamiento

En este proceso se incluyen todas las actividades necesarias para garantizar el fortalecimiento de
la imagen institucional de la entidad, con el propsito de posicionarla como autoridad minera
actuando en el marco de las estrategias de comunicacin que imparta el gobierno nacional,
Igualmente el proceso incluye tanto los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta
comunicacin interna de los procesos Sistema Integrado de Gestin de la entidad, as como el de
regular y asegurar la comunicacin externa entre la Agencia y las partes interesadas.
Quedan incluidos dentro de este proceso todas las actividades llevadas a cabo por parte de la
Agencia Nacional de Minera relacionadas con la construccin de relaciones transversales entre
instituciones de carcter gubernamental y no gubernamental con el fin de garantizar que las
actividades misionales se lleven a cabo de manera eficaz
Procesos Misionales
El mapa de procesos desarrollado por la Agencia Nacional de Minera, en su nivel misional, tiene
en cuenta aquellas actividades que conducen al cumplimiento de los objetivos de la entidad desde
el punto de vista de las funciones asignadas a dicha entidad mediante el Decreto 4134 de 2011 y
Resolucin 0206 de Marzo de 2013.
Se consideran las actividades que la entidad lleva acabo para cumplir su misin de manera
oportuna y que se constituye en la razn de ser de la entidad. En este orden de ideas se cuenta
con seis grandes procesos: i) delimitacin y declaracin de reas y zonas de inters, ii) gestin de
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la inversin minera, iii) generacin de ttulos mineros iv) gestin Integral para el seguimiento y
control a los ttulos mineros v) seguridad minera vi) gestin del sistema integral de la informacin
minera y vii) atencin integral y servicios a grupos de inters.
MIS1-C-001 Declaracin de reas y zonas mineras de inters

En este proceso se incluyeron todas las actividades relacionadas con la declaracin y delimitacin
de reas estratgicas procedimiento que se lleva a cabo en cumplimiento de la funcin, propia
dela autoridad minera, de delimitar reas especiales con potencial de minerales estratgicos para
el pas, con el fin de otorgarlas en contratos de concesin mediante procesos de seleccin objetiva
de los concesionarios. Igualmente este proceso incluy todas las actividades relacionadas con la
declaracin y delimitacin de reas de reserva especial y zonas mineras, procedimientos que
tienen como objetivo garantizar que las comunidades mineras de explotacin tradicional
desarrollen proyectos mineros especiales de acuerdo con lo estipulado en el artculo 31 del Cdigo
de Minas y que las comunidades mineras indgenas, de negritudes y mixtas, ejerzan su derecho de
prelacin para que la autoridad minera les otorgue contratos de concesin como lo consagra el
Cdigo de Minas.
MIS2-C-001 Gestin de la inversin minera

En este proceso se tuvo en cuenta todas las actividades que son necesarias para cumplir con la
planeacin de la promocin e inversin minera, cuyo objetivo es el de otorgar contratos de
concesin minera mediante procesos de seleccin objetiva de los concesionarios en las zonas
delimitadas como estratgicas, al igual que establecer los procedimientos necesarios para
garantizar la sostenibilidad de las inversiones mineras generadas por los contratos de concesin
minera ya otorgados.
MIS3-C-001 Generacin de ttulos mineros

Este proceso incluye todas las actividades relacionadas con el otorgamiento de contratos de
concesin para la exploracin y explotacin de los recursos mineros, con arreglo a lo establecido
por la Ley 685 de 2001 y sus decretos reglamentarios. Este proceso comprende todos aquellos
procedimientos que deben ser aplicados, desde el momento de recibo de la propuesta de contrato
de concesin, por parte de la autoridad concedente, hasta la inscripcin del contrato nico de
concesin para la exploracin y explotacin de un determinado mineral.
MIS4-C-001 Gestin integral para el seguimiento y control a los ttulos mineros

En este proceso se incluyen todas las actividades que la Agencia Nacional de Minera desarrolla
para controlar la actividad minera realizada por los titulares, con el fin que las operaciones
mineras de particulares sean realizadas en forma segura, ambientalmente responsable,
tcnicamente viables y sostenibles y con el adecuado manejo de las contraprestaciones
econmicas derivadas de la explotacin de los recursos minerales, de acuerdo con buenas
prcticas y con la aplicacin de la normatividad vigente.
Por lo tanto, en de este proceso se incluyen las actividades de fiscalizacin y vigilancia que realiza
la entidad en cumplimiento a lo estipulado en el artculo 318 del Cdigo de Minas. En este proceso
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tambin se consideran los procedimientos relacionados con la liquidacin, recaudo y la

transferencia de las obligaciones econmicas (Pago de canon superficiario y regalas).
MIS5-C-001 Seguridad Minera

En este proceso se incluyen todas las actividades que la Agencia Nacional de Minera desarrolla
para promover el mejoramiento de las prcticas mineras y la prevencin de los accidentes,
tambin abarca las actividades de entrenamiento y capacitacin en materia de seguridad y
salvamento minero, al igual que la atencin de emergencias mineras.
MIS6-C-001 Gestin integral de la informacin minera

Este proceso abarca todas las actividades que estn relacionadas con el registro y actualizacin de
la informacin relacionada con la actividad minera, tales como la inscripcin de los actos
administrativos, contratos de concesin y explotacin, ttulos de propiedad privada y de todos
aquellos actos o documentos que son susceptibles de inscribirse en el Registro Minero Nacional, al
igual se incluy las actividades relacionadas a la expedicin de certificaciones de rea libre,
reportes grficos y dems certificaciones que deba expedir el grupo interno de trabajo de oficio o
a solicitud de un usuario minero.
MIS7-C-001 Atencin y Servicios a Mineros y a Grupos de Inters

Este proceso agrupa a todas las actividades que permiten construir relaciones de confianza y
mutuo beneficio con los mineros, comunidades, ciudadanos, entidades y organizaciones, con el fin
de atender y satisfacer sus requisitos y necesidades, basados en la normatividad vigente y polticas
de atencin a grupos de inters.
Dentro de este proceso encontramos actividades tales como la de suministrar informacin sobre
los trmites mineros, brindar asesora tcnica y jurdica a los usuarios, suministrar los nmeros PIN
para la radicacin de autorizaciones temporales y solicitudes de legalizacin, expedir constancias
sobre el estado de los expedientes mineros, a solicitud de autoridades y de particulares y llevar el
registro y control correspondientes, entre otros.
Procesos de apoyo
El mapa de procesos de la Agencia Nacional de Minera, en su nivel de apoyo tiene en cuenta

aquellas actividades que gestionan los recursos de la entidad y soportan el desarrollo de la
institucin.
Se consideran todas las actividades que la Entidad lleva acabo para que puedan cumplir su misin
de manera oportuna, en este orden de ideas se consideran ocho grandes procesos: i) adquisicin
de bienes y servicios, ii) administracin de bienes y servicios, iii) gestin Financiera, iv)
administracin de tecnologas e informacin, v) gestin del talento humano, vi) gestin jurdica,
vii) gestin documental y viii) gestin de servicios e infraestructura fsica.
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APO1-C-001 Adquisicin de Bienes y Servicios

En este proceso se incluyen todas aquellas actividades inherentes a la provisin de bienes y
servicios necesarios para la operacin de los procesos de la Entidad, que garanticen el
cumplimiento de la misin y los objetivos institucionales.
APO2-C-001 Administracin de Bienes y Servicios

En este proceso se incluy todas aquellas actividades inherentes a la administracin de los bienes
y servicios que la entidad adquiere para la operacin de los procesos de la Entidad.
APO3-C-001 Gestin Financiera

En este proceso se incluyen todas las actividades relacionadas con administrar y ejecutar los
recursos financieros de la Agencia, a travs de registro de las operaciones y presentacin de
informes contables, financieros, presupuestales, de tesorera y recaudo de cartera.
APO4-C-001 Administracin de Tecnologas e Informacin

En este proceso se agruparon todas las actividades relacionadas con la administracin de los
elementos de infraestructura tecnolgica, los sistemas de informacin y el levantamiento,
mantenimiento y control de bases de datos, de manera segura y oportuna.
APO5-C-001 Gestin del Talento Humano

En este proceso se agruparon todas las actividades realizadas por la Agencia Nacional de Minera
que estuvieran relacionadas con el ingreso, administracin, control disciplinario y retiro de los
funcionarios de la Entidad, al igual que las actividades en pro del desarrollo y fortalecimiento de
sus competencias laborales.
APO6-C-001 Gestin Jurdica

En este proceso se agrupan las actividades relacionadas con la atencin, asesora y apoyo jurdico
oportuno en la defensa de los intereses de la Agencia Nacional de Minera, contra las disputas o
litigios interpuestos por los clientes y/o usuarios, funcionarios o entes externos.
APO7-C-001 Gestin Documental

En este proceso se incluyen las actividades relacionadas con la administracin de los documentos
que produce y recibe la Entidad, incluyendo la conservacin y custodia de los mismos.
Procesos de Evaluacin, Control y Mejora
El proceso EVA1-C-001 Evaluacin, Control y Mejora tiene en cuenta aquellas actividades

permanentes y sistemticas dirigidas a medir la eficacia, la eficiencia y la efectividad de los
resultados de la gestin de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales.
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4.1.2 Control de procesos subcontratados
Existen procesos entregados a terceros, a los cuales se les realiza el control a travs de
procedimientos relacionados con la contratacin pblica, definidos en el proceso APO1-C-001
Adquisicin de bienes y servicios, de acuerdo con las disposiciones regulatorias aplicables.
4.1.3 Gestin de Riesgos
Con el fin de establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la
satisfaccin del cliente y el logro de los objetivos de la entidad, la Agencia Nacional de Minera
cuenta con el procedimiento de gestin de riesgo EST1-P-003, en la cual se establecen los
lineamientos metodolgicos para llevar a cabo la definicin del contexto estratgico, la
identificacin, anlisis, valoracin y autoevaluacin de riesgos por procesos, para generar el Mapa
de Riesgos del Sistema Integral de Gestin y Control. As mismo, se cuenta con el mapa de
riesgos de corrupcin, el cual se encuentra publicado en el sitio web de la Entidad.
La gestin de riesgos en cada uno de los procesos, se evidencia en la herramienta ISOLUCION.
4.2 GESTIN DOCUMENTAL
La documentacin del Sistema Integrado de Gestin de la Agencia Nacional de Minera, incluye:

- Las declaraciones de la poltica de la calidad y de los objetivos de la calidad,
- El manual del Sistema Integrado de Gestin
- Los documentos tales como manuales, procedimientos, instructivos, formatos, entre otros, que
se encuentran disponibles para consulta y uso en la herramienta ISOLUCION
- Los registros que avalan el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
4.2.1 Control de Documentos y Registros
Para asegurar el control de los documentos y registros, la Agencia Nacional de Minera cuenta con
los siguientes documentos:
- APO7-0-001 Procedimiento para el control de documentos

- APO7-0-002 Procedimiento para el control de registros
- APO7-0-001 I-001 Instructivo para elaboracin y codificacin de documentos
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Con el fin de garantizar el manejo adecuado de los documentos internos y externos de los
procesos, se cuenta con el proceso de Gestin documental APO7-C-001, en el cual se cuenta con
los siguientes documentos:
- APO7-P-003 Procedimiento Prstamo de expedientes mineros

- APO7-P-004 Procedimiento Organizacin archivos de gestin
- APO7-P-005 Procedimiento Prstamo de documentos del archivo central
- APO7-P-006 Procedimiento Correspondencia externa
- APO7-P-007 Procedimiento Correspondencia interna
- APO7-P-008 Procedimiento Transferencias documentales
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCIN
La alta direccin proporciona evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementacin del

Sistema Integrado de Gestin, as como con la mejora continua de su eficacia, eficiencia y
efectividad, mediante:
a) la comunicacin a los servidores pblicos y/o particulares que ejerzan funciones pblicas de la
entidad acerca de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales,
b) el establecimiento de la poltica de la calidad,
c) la seguridad de que se establecen los objetivos de la calidad,
d) la realizacin de las revisiones por la direccin, y
e) el aseguramiento de la disponibilidad de recursos.
5.2. ENFOQUE AL CLIENTE
La alta direccin de la ANM se asegura de que los requisitos del cliente se determinan y se
cumplen con el propsito de aumentar la satisfaccin del cliente. De acuerdo con el Decreto 4134
de 2011, el objeto de la Agencia Nacional de Minera, ANM, es administrar integralmente los
recursos minerales de propiedad del Estado, promover el aprovechamiento ptimo y sostenible de
los recursos mineros de conformidad con las normas pertinentes y en coordinacin con las
autoridades ambientales en los temas que lo requieran, lo mismo que hacer seguimiento a los
ttulos de propiedad privada del subsuelo cuando le sea delegada esta funcin por el Ministerio de
Minas y Energa de conformidad con la ley.
Con el fin de desarrollar su objeto, la Agencia cuenta con los siguientes servicios y trmites
establecidos:
PROCESO NOMBRE DEL TRMITE Y/O SERVICIO
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FECHA
VIGENCIA:
GESTIN

Visita tcnica
DELIMITACIN Y Delimitacin y declaracin de reas de reserva especial (Minera Tradicional)
DECLARACIN DE Delimitacin de zonas mineras indgenas, de comunidades negras y mixtas
REAS Y ZONAS DE
Delimitacin y declaracin de reas estratgicas mineras en reas de ttulos mineros
INTERS
terminados
Elaboracin de estudios geolgico mineros
GENERACIN DE
Propuesta de contrato de concesin y/o autorizacin temporal
TITULOS MINEROS
Inscripciones en el registro e incorporaciones de coberturas en el Catastro Minero

GESTIN INTEGRAL
Colombiano
DE LA INFORMACIN
MINERA Certificado de Libertad de rea
Hoja de reporte
Certificado de Reporte Grfico
Liquidacin del contrato
Reversin de bienes dentro de los ttulos mineros.
GESTIN INTEGRAL
PARA EL Terminacin del ttulo minero
SEGUIMIENTO Y Declaracin de obligaciones
CONTROL A LOS
TTULOS MINEROS Prenda minera
Autorizacin de operaciones conjuntas
Suspensin o disminucin de produccin
Suspensin de obligaciones
Desistimiento de trmites
Amparo administrativo
Multa
Adicin de minerales
Modificacin del volumen de produccin de autorizaciones temporales
Modificacin de etapas contractuales
Cesin de Derechos
Cesin de reas
Pago de Contraprestaciones econmicas
Certificado de uso de explosivos

RUCOM
Capacitacin en seguridad minera
SEGURIDAD MINERA
Atencin de emergencias mineras
Solicitud de PIN
ATENCIN INTEGRAL Solicitud certificacin estado de trmite
Y SERVICIOS A
GRUPOS DE INTERS Atencin de PQRS
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DE-008
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FECHA
VIGENCIA:
GESTIN

GESTIN DE LA Informacin suministrada durante la feria y/o evento
INVERSIN MINERA Atencin de pblico objetivo durante la feria y/o evento
Gestin de ferias y eventos
Los clientes de la Agencia Nacional de Minera, se clasifican en destinatarios, usuarios o

beneficiarios. A continuacin se presenta la lista general de clientes o pblico objetivo:
- Comunidad minera (Titulares Mineros, Mineros Tradicionales, Mineros).

- Inversionistas Mineros (Grandes, Medianos y Pequeos Inversionistas, a nivel
nacional e internacional).
- Entidades Estatales relacionadas con la actividad de la ANM (Ministerio de Minas y
Energa, Unidad de Planeacin Minero Energtica, Ministerio del Interior,
Ministerio de Ambiente, Ministerio de Hacienda, Departamento Nacional de
Planeacin, entre otros)
- Entidades Territoriales (Municipios y Gobernaciones)
- Entidades de Vigilancia y Control (Contralora, Procuradura, Veedura Ciudadana,
entre otros)
- Comunidad en general.
5.3. POLTICA DE CALIDAD / POLITICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
Todo el personal de la Agencia Nacional de Minera liderado por la Alta Direccin est
comprometido con:
- Lograr el mayor beneficio econmico para el pas, a travs del desarrollo de la actividad minera
segura, con responsabilidad social y ambiental, y contribuyendo a los fines esenciales del Estado y
a las metas establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo.
- Enfocar nuestras acciones dentro de un marco tico y responsable, atendiendo a las necesidades
y requerimientos de los clientes y dems interesados en la gestin de la Agencia.
- Mejorar continuamente nuestros procesos y recursos humanos, financieros y tecnolgicos, de
manera eficaz, eficiente y efectiva, fortaleciendo la promocin, fomento, otorgamiento,
seguimiento, control y aprovechamiento de los recursos minerales del pas.
5.4. PLANIFICACIN
5.4.1 Objetivos de calidad / Objetivos del Sistema Integrado de Gestin
Los objetivos de calidad de la Agencia Nacional de Minera corresponden a los objetivos

estratgicos de la Entidad.
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FECHA
VIGENCIA:
GESTIN
PERSPECTIVA OBJETIVOS ESTRATGICOS / OBJETIVOS DE CALIDAD/ OBJETIVOS DEL SIG

Contribuir al desarrollo integral y sostenible del sector y del pas,
Sector Minero / promoviendo el incremento de los estndares sociales y ambientales.
Nacin Cumplir estndares ptimos de satisfaccin con los servicios ofrecidos a los
usuarios.
Fortalecer el seguimiento integral y control de los ttulos mineros en los
aspectos econmicos, tcnicos, jurdicos y de seguridad minera.
Optimizar la gestin de concesin de ttulos y los trmites asociados a la
Procesos internos
titularidad.
Fortalecer el posicionamiento de la actividad minera a nivel nacional e
internacional.
Estructurar e implementar el sistema integral de gestin minera.
Consolidar el fortalecimiento institucional.
Desarrollo
Fortalecer la articulacin interinstitucional.
Estructurar e implementar el sistema de gestin documental efectivo.
5.4.2 Planificacin del Sistema Integrado de Gestin
Para lograr el cumplimiento de los procesos asociados con las actividades de planificacin del
Sistema Integrado de Gestin, se cuenta con los siguientes documentos:
- EST1-P-001 Procedimiento para la planeacin estratgica y operativa

- EST1-P-002 Procedimiento elaboracin presupuestal
- EST1-P-004 Procedimiento de la gestin y control
- EST1-P-005 Procedimiento para gestin del cambio
5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN

5.5.1 Responsabilidad y autoridad
La alta direccin de la Agencia Nacional de Minera est compuesta por la Presidencia, los
Vicepresidentes de las diferentes reas y los Jefes de Oficina.
La alta direccin de la ANM proporciona evidencia de su compromiso con el desarrollo e

implementacin del Sistema Integrado de Gestin, as como con la mejora continua de su eficacia,
eficiencia y efectividad, mediante:
- La comunicacin a los servidores pblicos y/o particulares que ejerzan funciones pblicas de la
entidad acerca de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales,
- El establecimiento de la poltica de la calidad,
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FECHA
VIGENCIA:
GESTIN
- La seguridad de que se establecen los objetivos de la calidad,

- La realizacin de las revisiones por la direccin,
- El aseguramiento de la disponibilidad de recursos,
- El aseguramiento que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen con el propsito de
aumentar la satisfaccin del cliente.
- El establecimiento de los objetivos de calidad, en las funciones y niveles pertinentes dentro de la
entidad.
- El mantenimiento de la integridad del Sistema Integrado de Gestin, cuando se planifican e
implementan cambios en ste.
- El aseguramiento que las responsabilidades y autoridades estn definidas y son comunicadas
dentro de la entidad.
- El establecimiento de los procesos de comunicacin apropiados dentro de la entidad, con el fin
de garantizar que la comunicacin se efecta considerando la eficacia, la eficiencia y la efectividad
del Sistema Integrado de Gestin.
- El nombramiento del Representante de la Direccin
5.5.2 Representante de la Direccin
El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Planeacin actuar como Representante de la Alta
Direccin para el Sistema Integrado de Gestin. De acuerdo con la Resolucin 070 del 31 de enero
de 2013, las responsabilidades del Representante de la Alta Direccin son las siguientes:
- Ser el soporte principal del Presidente de la Agencia Nacional de Minera y del Equipo Directivo
para el impulso, diseo, construccin, consolidacin, implementacin, mejora y mantenimiento
del Sistema Integrado de Gestin.
- Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas del proyecto de diseo, desarrollo,
implementacin, mejora y mantenimiento del SIG.
- Asegurar que se establezcan y mantengan procesos necesarios para la implementacin, mejora y
mantenimiento del SIG.
- Someter a consideracin del equipo Directivo del SIG, las propuestas del diseo, desarrollo,
implementacin, desempeo, mejora y mantenimiento del SIG, para su correspondiente
aprobacin.
- Informar al Equipo Directivo sobre la planificacin y avances del proyecto de diseo, desarrollo,
implementacin, mejora y mantenimiento del SIG.
- Coordinar y dirigir las actividades del equipo operativo del SIG.
- Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de
los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los
niveles de la Entidad.
- Representar a la ANM frente a los organismos externos en los asuntos relativos al Sistema
Integrado de Gestin.
- Citar a las reuniones que considere necesarias para el adecuado desarrollo y mantenimiento del
SIG.
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VIGENCIA:
GESTIN
5.5.3 Comunicacin Interna
La comunicacin interna de la Entidad, se realiza considerando los objetivos de la Entidad, para

lograr que los grupos de inters la reconozcan como una Organizacin slida, transparente y
comprometida con el desarrollo del pas.
Se cuenta con el procedimiento EST2-P-001 Comunicacin Estratgica, como lineamiento para
promover las acciones y mecanismos a travs de los cuales se garantizar la comunicacin, tanto
interna como externa en las reas y/o procesos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestin.
5.6 REVISIN POR LA DIRECCIN
La alta direccin de la Agencia Nacional de Minera revisa el Sistema Integrado de Gestin de la

entidad, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuacin, eficacia,
eficiencia y efectividad continuas.
En la siguiente tabla se especifica los intervalos de revisin de cada uno de los temas:
TEMA FRECUENCIA
Resultados de auditoras internas Anual
Retroalimentacin del cliente (quejas, reclamos, niveles de
Semestral
satisfaccin)
De acuerdo con periodicidad
de indicadores establecidos
Desempeo de los procesos
en BSC y revisin trimestral a
los resultados.
La conformidad del producto y/o servicio Semestral
Estado de las acciones correctivas y preventivas Semestral
Cambios que podran afectar al Sistema Integrado de Gestin Anual
Recomendaciones para la mejora Semestral
Los resultados de la gestin realizada sobre los riesgos
Anual
identificados para la ANM
En cada revisin, se debe incluir las acciones de seguimiento de revisiones previas, de acuerdo con
la temtica correspondiente.
Los resultados de la revisin por la direccin deben incluir la evaluacin de las oportunidades de
mejora y la necesidad de efectuar cambios en el Sistema Integrado de Gestin, incluidos la poltica
de la calidad y los objetivos de la calidad. As mismo, incluye todas las decisiones y acciones
relacionadas con:
- La mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestin y sus procesos;
- La mejora del producto y/o servicio en relacin con los requisitos del cliente, y
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VIGENCIA:
GESTIN
- Las necesidades de recursos.
6. GESTIN DE RECURSOS
6.1 PROVISIN DE RECURSOS
La planificacin de recursos para el Sistema Integrado de Gestin, se realiza anualmente de

acuerdo con la elaboracin del presupuesto de la Agencia Nacional de Minera.
Se cuenta con el proceso Gestin Financiera APO3-C-001, con el cual se administran y ejecutan lo
recursos financieros de la Agencia. Se cuenta con los siguientes procedimientos:
- APO3-P-001 Ejecucin del presupuesto

- APO3-P-002 Ejecucin presupuestal Sistema General de Regalas
- APO3-P-003 Tesorera
- APO3-P-004 Cartera
- APO3-P-005 Cobro coactivo
- APO3-P-006 Administracin contable
- APO3-P-007 Modificaciones presupuestales
- APO3-P-008 Comisiones y legalizaciones
6.2 TALENTO HUMANO
La gestin del talento humano en la ANM, busca suministrarle a la Entidad, servidores pblicos
bien entrenados y motivados, administrar el cambio y establecer polticas ticas y desarrollar
comportamientos socialmente responsables, por lo tanto, incluye todas las actividades
relacionadas con el desarrollo e incorporacin de nuevos integrantes a la fuerza laboral, el
desarrollo y retencin del talento humano existente.
Para la gestin del talento humano en la Agencia Nacional de Minera se cuenta con los siguientes
procedimientos:
- APO5-P-001 Vinculacin y retiro laboral

- APO5-P-002 Capacitacin
- APO5-P-005 Nmina y prestaciones laborales
- APO5-P-006 Evaluacin de desempeo
- APO5-P-007 Gestin de situaciones administrativas
- APO5-P-008 Disciplinario Ordinario
- APO5-P-009 Disciplinario Verbal
- APO5-P-010 Segunda Instancia
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VIGENCIA:
GESTIN
6.3 INFRAESTRUCTURA
La ANM determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para lograr la

conformidad con los requisitos del producto y/o servicio.
Para la gestin de la Infraestructura fsica en la Agencia Nacional de Minera se cuenta con el

procedimiento APO5-P-006 Mantenimiento y adecuacin de infraestructura y administracin de
espacios.
Para la gestin de la infraestructura tecnolgica, se cuenta con los siguientes procedimientos:
- APO4-P-001 Soporte, mantenimiento y atencin a usuarios

- APO4-P-002 Administracin de infraestructura tecnolgica
- APO4-P-003 Gestin de proyectos tecnolgicos
- APO4-P-004 Seguridad de sistemas de informacin y bases de datos
- APO4-P-006 Continuidad del servicio tecnolgico
- APO4-P-005 Administracin de bases de datos y aplicaciones
Para la gestin de servicios de apoyo, se cuenta con los siguientes procedimientos:
- APO2-P-001 Manejo de Almacn e inventarios

- APO2-P-002 Administracin de Vehculos
- APO2-P-005 Administracin de servicios pblicos e impuestos
- APO2-P-007 Administracin de aseo, vigilancia y cafetera
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
Las instalaciones de la ANM cuentan con condiciones adecuadas de trabajo, en las que se incluyen
factores sicosociales, factores fsicos, ambientales, ergonmicos, control de ruido, temperatura,
humedad e iluminacin, que permiten desarrollar y mantener la calidad de vida en el trabajo, as
como la gestin del ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos
del producto y/o servicio
Para gestionar el ambiente de trabajo en la ANM, se cuenta con los siguientes procedimientos:
APO5-P-003 Salud ocupacional

APO5-P-004 Bienestar social e incentivos
APO-P-006 Mantenimiento y adecuacin de infraestructura y administracin de espacios
APO-P-007 Administracin de Aseo, Vigilancia y Cafetera
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VIGENCIA:
GESTIN
7. PRESTACIN DEL SERVICIO
7.1 PLANIFICACIN DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO
La planificacin de la prestacin del servicio se realiza, de acuerdo con los Planes Operativos
Anuales, as como con el establecimiento de procedimientos e instructivos de trabajo para lograr
el cumplimiento de los objetivos.
En las caracterizaciones de procesos se identifican los procedimientos, en los cuales se definen las
directrices para la prestacin del servicio y se alinean con:
- Los objetivos de la calidad y los requisitos para el servicio;

- Los recursos especficos para los servicios y trmites;
- Las actividades requeridas de verificacin, validacin, seguimiento, medicin, inspeccin y
ensayo / prueba especficas para los servicios, as como los criterios para la aceptacin de stos; y
- Los registros que proporcionan evidencia a de que los procesos misionales asociados con
prestacin de los servicios resultantes cumplen los requisitos.
Para la prestacin de servicios de la Agencia Nacional de Minera, se cuenta con los siguientes
procedimientos documentados:
MIS1-P-001 Delimitacin y Declaracin de reas Estratgicas mineras en reas de ttulos

mineros terminados
MIS1-P-002 Delimitacin y Declaracin de Zonas Mineras
MIS1-P-003 Delimitacin y Declaracin de reas de Reserva Especial
MIS2-P-001 Gestin de Ferias y Eventos
MIS2-P-002 Seleccin Objetiva
MIS3-P-001 Evaluacin de Propuestas de Contrato de Concesin Minera
MIS3-P-002 Otorgamiento de Autorizaciones Temporales
MIS3-P-003 Formalizacin de Minera Tradicional
MIS3-P-004 Legalizacin de Minera de Hecho
MIS4-P-001 Seguimiento A las Obligaciones del Ttulo Minero
MIS4-P-002 Inspecciones de Campo
MIS4-P-003 Liquidacin, Recaudo y Transferencia de Regalas
MIS4-P-004 Liquidacin y Recaudo de Canon Superficiario
MIS4-P-005 Modificacin A Ttulos Mineros
MIS5-P-001 Atencin de Emergencias Mineras
MIS5-P-002 Capacitacin y Formacin en Seguridad Minera
MIS5-P-003 Mantenimiento de Equipos de Salvamento
MIS6-P-001 Incorporacin y Actualizacin de reas en las Coberturas Geogrficas
MIS6-P-002 Inscripciones y Anotaciones de Actos Administrativos y Judiciales en el RMN
MIS6-P-003 Desanotacin de Actos Sujetos a RMN
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GESTIN
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
Los requisitos relacionados con los servicios y trmites de la Agencia Nacional de Minera se
encuentran establecidos en la Ley 685 del 2001 - Cdigo de Minas, Decreto 4134 de 2011
Creacin de la Agencia Nacional de Minera, Resoluciones Internas y en los procedimientos de
ANM; y las caractersticas de calidad de los servicios y trmites se encuentran definidas en la
matriz de control de producto no conforme.
Los requisitos de los servicios y trmites se encuentran publicados en la pgina web de la Entidad,
as como en las diferentes carteleras de los Puntos de Atencin (Principal y Regionales).
La comunicacin con los clientes se realiza a travs de la pgina web; de forma presencial en el
Grupo de Informacin y Atencin al Minero ubicado en la Avenida Calle 26 No 59 - 51 torre 3,
Local 107 y, Puntos de Atencin Regional. As como, a travs de medios telefnicos: (1) 2201999
extensin 6000, lnea gratuita: 01 8000 933 833.
Para la comunicacin e interaccin con partes interesadas externas, se cuenta con los siguientes
procedimientos:
- EST2-P-001 Comunicacin estratgica
- EST2-P-002 Rendicin de Cuentas
- EST2-P-003 Relacionamiento y Articulacin Institucional
- MIS7-P-001 Atencin Al Usuario Minero
- MIS7-P-002 Gestin de PQRS
- MIS7-P-003 Evaluacin de la Percepcin en la Satisfaccin de Usuarios Mineros
- MIS7-P-004 Notificacin de Actos Administrativos
- MIS7-P-005 Atencin Pblico Objetivo
- MIS7-P-006 Participacin y Apoyo A Comunidades
7.3 DISEO Y DESARROLLO
De acuerdo con lo establecido en la norma NTCGP1000 en la cual se indica que para las entidades
el Diseo y Desarrollo no se limita al aspecto de tecnolgico (software), sino tambin a aquellos
programas y proyectos y todo aquello que se oriente a la realizacin del producto o prestacin del
servicio; en la Agencia Nacional de Minera, el diseo y desarrollo se aplica para la generacin de
programas y proyectos asociados al logro de la misin de la Entidad; de acuerdo con lo
establecido en la Metodologa General Ajustada del Departamento Nacional de Planeacin.
7.3.1. Planificacin del diseo y desarrollo
La entidad planifica y controla el diseo y desarrollo del producto y/o servicio a travs de las
siguientes etapas de diseo y desarrollo con la metodologa en referencia:
ELEMENTOS DEL DISEO Y DESARROLLO ETAPAS PROYECTOS
PREINVERSION
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GESTIN
PLANIFICACION
REVISION EJECUCION
INVERSION
SEGUIMIENTO
VERIFICACION
OPERACION
VALIDACION
EVALUACION EXPOST
CONTROL DE CAMBIOS
ELEMENTO DEL DISEO Y DESARROLLO ETAPA METODOLOGA GENERAL AJUSTADA

Planificacin Pre inversin
Revisin Inversin y Ejecucin
Verificacin Seguimiento
Validacin Operacin
Control de cambios Evaluacin expost
Es decir, cuando se transforman en forma completa los requisitos de una poltica, programa,
proyecto o cliente en caractersticas especificadas o en la especificacin de un proceso o sistema,
producto y/o servicio; por ejemplo en la automatizacin de un proceso como el Sistema de
Informacin Minera.
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VIGENCIA:
GESTIN
7.3.2. Elementos de entrada para el diseo y desarrollo
Los elementos de entrada para los proyectos que se desarrollan en la Agencia Nacional de
Minera, estn definidos en la etapa de Preinversin de acuerdo con la formulacin del mismo,
estableciendo los elementos de entrada en la Identificacin, justificacin del proyecto y su
preparacin. Los registros especficos se definen la Justificacin del proyecto y la definicin que se
realiza en aplicativo para proyectos del DNP Departamento Nacional de Planeacin mediante la
Metodologa General Ajustada MGA y el adecuado diligenciamiento de los formatos que hacen
parte de la metodologa diseada por el DNP para la identificacin, preparacin y evaluacin de
proyectos de inversin pblica.
7.3.3. Resultados del diseo y desarrollo
Los Resultados del Diseo y Desarrollo cumplen con los requisitos de los elementos de entrada,
proporciona la informacin apropiada para la adquisicin de bienes y servicios, la produccin y la
prestacin del servicio, de acuerdo con el desarrollo del proyecto definido
7.3.4 Revisin del diseo y desarrollo y 7.3.5 Verificacin del diseo y desarrollo
La Agencia Nacional de Minera realiza la revisin y verificacin del diseo y desarrollo a travs de
la etapa de Inversin, durante la Ejecucin y Seguimiento de proyectos de inversiones y finanzas
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VIGENCIA:
GESTIN
pblicas., para esto se apoya en el aplicativo para proyectos del DNP Departamento Nacional de
Planeacin y la metodologa diseada para el reporte correspondiente de los proyectos de
inversin utilizada por el DNP. Los registros de los resultados de las revisiones y de cualquier
accin necesaria se realizan a travs del reporte en el SUIFP - Sistema Unificado de Inversiones y
Finanzas Pblicas.
7.3.6 Validacin del diseo y desarrollo
La Agencia Nacional de Minera realiza la validacin del diseo y desarrollo de acuerdo con lo
planificado para asegurarse que los productos y/o servicios resultantes son capaces de satisfacer
los requisitos para su aplicacin especificado., de acuerdo con la operacin y evaluacin Expost de
los proyectos asociados al logro de la misin de la Entidad y mediante la generacin del beneficio
a travs de los bienes y servicios generados. Adicionalmente cada proyecto en su operacin
presenta los avances correspondientes que permiten realizar el anlisis correspondiente de
impacto del mismo.
7.3.7 Control de los cambios del diseo y desarrollo
Los cambios en el diseo y desarrollo se identifican y de acuerdo con cada una de las etapas que
se desarrollan en el proyecto; se revisan, verifican, validan y aprueban segn aplique. Es decir, si el
proyecto en la etapa de planificacin al realizar la formulacin y preparacin del mismo tiene
algn cambio., estos se revisan, se verifican y aprueban por las instancias correspondientes en las
Vicepresidencias de la Agencia Nacional de Minera y Grupo de Planeacin, para que el proyecto
pueda continuar en sus etapas de desarrollo y operacin.
7.4 ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
La Agencia Nacional de Minera se asegura que los productos y/o servicios adquiridos cumplen los
requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables. As
mismo, cuenta con una metodologa para evaluar, seleccionar y re-evaluar (evaluar el
desempeo) de los proveedores y contratistas.
En los contratos se detallan las especificaciones tcnicas, administrativas, financieras, entre otras
aplicables al objeto contractual, ya sea de bienes o servicios. En los contratos tambin se detallan
los requisitos de seguimiento y control aplicables al servicio y/o producto adquirido.
En el procedimiento precontractual APO1-P-001 y sus instructivos asociados, se especifican las

actividades de adquisicin, control, seguimiento, supervisin, modificacin y liquidacin de bienes
y servicios de la ANM.
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VIGENCIA:
GESTIN
7.5 PRESTACIN DEL SERVICIO
7.5.1 Control de la prestacin del servicio
La ANM cuenta con la herramienta ISOLUCION, donde se encuentran disponibles la informacin

que describa las caractersticas del producto y/o servicio, las instrucciones de trabajo. As mismo,
cuenta con procesos que garantizan la adquisicin, mantenimiento y buen funcionamiento de
equipos; el seguimiento y medicin de actividades claves del proceso, incluidas aquellas
identificadas como controles a los riesgos de la Entidad.
7.5.2 Validacin de los procesos de la prestacin del servicio
La validacin de los procesos de prestacin de servicios de la Agencia Nacional de Minera, se

realiza a travs de la participacin de personal idneo y responsables de la ejecucin de los
procesos, en la elaboracin, revisin y aprobacin de procedimientos, los cuales se encuentran
sujetos a las disposiciones legales aplicables.
Algunos de los procedimientos que son validados de acuerdo con las disposiciones legales
aplicables vigentes son:
MIS1-P-001 Delimitacin y Declaracin de reas Estratgicas Mineras en reas de Ttulos

Mineros Terminados
MIS1-P-002 Delimitacin y Declaracin de Zonas Mineras
MIS1-P-003 Delimitacin y Declaracin de reas de Reserva Especial
MIS2-P-001 Gestin de Ferias y Eventos
MIS2-P-002 Seleccin Objetiva
MIS3-P-001 Evaluacin de Propuestas de Contrato de Concesin Minera
MIS3-P-002 Otorgamiento de Autorizaciones Temporales
MIS3-P-003 Formalizacin de Minera Tradicional
MIS3-P-004 Legalizacin de Minera de Hecho
MIS4-P-001 Seguimiento A las Obligaciones del Ttulo Minero
MIS4-P-002 Inspecciones de Campo
MIS4-P-003 Liquidacin, Recaudo y Transferencia de Regalas
MIS4-P-004 Liquidacin y Recaudo de Canon Superficiario
MIS4-P-005 Modificacin A Ttulos Mineros
MIS5-P-001 Atencin de Emergencias Mineras
MIS5-P-002 Capacitacin y Formacin en Seguridad Minera
MIS5-P-003 Mantenimiento de Equipos de Salvamento
MIS6-P-001 Incorporacin y Actualizacin de reas en las Coberturas Geogrficas
MIS6-P-002 Inscripciones y Anotaciones de Actos Administrativos y Judiciales en el RMN
MIS6-P-003 Desanotacin de Actos Sujetos a RMN
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VIGENCIA:
GESTIN
As mismo, se cuenta con procesos de soporte, que garantizan el uso de equipos aprobados y la
calificacin de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas.
7.5.3 Identificacin y trazabilidad
Se cuenta con sistemas ARANDA, CMC, ISOLUCION, ORFEO, SIGEP, SUIFP, SUIT, INTRANET, WEB,
SCEM, WEBSAFI, SIIF Nacin II, RUCOM y uso de herramientas ofimticas, para trazabilidad de la
ejecucin de los servicios de la Entidad.
7.5.4 Propiedad del cliente
Los clientes suministran informacin personal, estudios tcnicos, pago de regalas, ttulos
mineros, entre otros, los cuales se salvaguardan cumpliendo los procedimientos establecidos por
la Entidad. Adicionalmente para salvaguardar y proteger la informacin del cliente minero, la
Agencia Nacional de Minera cuenta con la Infraestructura Tecnolgica a travs del CMC que
soporta la seguridad de esta informacin.
7.5.5 Preservacin del producto y/o servicio
La Agencia Nacional de Minera cuenta con procedimientos relacionados con el manejo de

expedientes mineros, en los cuales se mantiene la informacin concerniente a los ttulos mineros.
Adicionalmente cuenta con el procedimiento APO7-C-001 Gestin Documental que permite la
preservacin de la informacin interna en la entidad.
7.6 CONTROL DE EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN
La Agencia Nacional de Minera ha identificado que los equipos de medicin y salvamento a los
cuales se les requiere tener establecidos y aplicados mecanismos verificacin, calibracin son los
equipos de medicin de las estaciones de salvamento minero. Las hojas de vida de los equipos de
salvamento y seguridad minera se encuentran en cada Estacin de Salvamento de la Entidad.
Las disposiciones y controles asociados con el seguimiento y medicin de los equipos, el ajuste y
reajuste, su identificacin, proteccin, manipulacin, almacenamiento se encuentran definidos en
el procedimiento MIS5-P-004 Mantenimiento de equipos de salvamento y sus instructivos
asociados.
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GESTIN
8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
8.1 GENERALIDADES
La Agencia Nacional de Minera cuenta con el proceso de Evaluacin, Control y Mejora, en el cual
se establecen los lineamientos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios para:
- Demostrar la conformidad con los requisitos del servicio de la ANM,

- Asegurar la conformidad del Sistema Integrado de Gestin, y
- Mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestin.
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN
8.2.1 Satisfaccin del cliente
En el procedimiento MIS7-P-001 Procedimiento de evaluacin de satisfaccin del cliente, se

especifican los lineamientos para obtener informacin sobre la satisfaccin de clientes o pblico
objetivo de la Agencia Nacional de Minera, con el fin de identificar, establecer e implementar las
acciones necesarias para mejorar continuamente su satisfaccin.
8.2.2 Auditora Interna
En el procedimiento EVA1-P-002 Procedimiento de auditoras internas, se especifican los

lineamientos para determinar si el Sistema Integrado de Gestin es conforme con las disposiciones
planificadas, se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. As mismo,
en este procedimiento se especifican las frecuencias, responsabilidades y registros requeridos
para llevar a cabo las auditoras internas al Sistema Integrado de Gestin.
Adicionalmente, con el fin de asegurar la objetividad e imparcialidad en la verificacin de los

procesos frente a los requisitos aplicables a la Entidad, se cuenta con los procedimientos:
- EVA1-P-002 Asesora y Acompaamiento de Control Interno

- EVA1-P-003 Fomento de la Cultura de Autocontrol
8.2.3 Seguimiento y Medicin a los procesos
Con el fin de demostrar la capacidad de los procesos, en trminos de eficiencia, eficacia y

efectividad, en la Agencia Nacional de Minera se cuenta con el Balance Scored Card, a travs del
cual se realiza el seguimiento y medicin de los procesos.
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CODIGO:
DE-008
MANUAL VERSIN: 1
FECHA
VIGENCIA:
GESTIN
8.2.4 Seguimiento y Medicin del producto y/o servicio
Los mecanismos de seguimiento y medicin de los productos y servicios de la Agencia Nacional de

Minera, se encuentran definidos en los procedimientos que conforman el Sistema Integrado de
Gestin de la Entidad.
8.3 CONTROL DE PRODUCTO Y/ SERVICIO NO CONFORME
Se cuenta con el procedimiento EVA1-P-007 control al producto no conforme, en el cual se definen

los controles y las responsabilidades y autoridades relacionadas con la implementacin de
acciones para eliminar la no conformidad detectada, las autorizaciones y/o concesiones, las
acciones para impedir el uso o aplicacin originalmente prevista del producto y/o servicio y las
acciones apropiadas a los efectos, reales o potenciales, de la no conformidad cuando se detecta un
producto y/o servicio no conforme despus de su entrega o cuando ya ha comenzado su uso.
8.4 ANLISIS DE DATOS
La Agencia Nacional de Minera cuenta con mecanismos para recopilar y analizar los datos
resultados de seguimiento y la medicin de los procesos y el producto y/o servicio. A travs de:
- Resultados de medicin de indicadores
- Informes de gestin
- Informes de auditora
- Evaluacin de proveedores
- Satisfaccin del cliente
- Seguimiento a mapas de riesgos
8.5 MEJORA
8.5.1 Mejora continua
La Agencia Nacional de Minera mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del

Sistema Integrado de Gestin, mediante el uso de la poltica de la calidad, los objetivos de la
calidad, los resultados de las auditoras internas, el anlisis de datos, las acciones correctivas y
preventivas y la revisin por la direccin.
Se cuenta con el procedimiento EVA1-P-004 Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, en el

cual se establecen los mecanismos para la identificacin, implementacin seguimiento y control
de acciones de mejora, relacionadas entre otras con:
- Anlisis de datos
- Resultados de auditoras
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FECHA
VIGENCIA:
GESTIN
- Resultados de seguimiento y medicin de los productos o la prestacin del servicio

- Resultados de seguimiento y medicin de los procesos
- Resultados de seguimiento y medicin de metas y objetivos
- Resultados de la revisin por la direccin
- Resultados de la evaluacin independiente del sistema de control
- Gestin de riesgos
As mismo se cuenta con el procedimiento EVA1-P-005 Evaluacin del Plan de Tratamiento de

Riesgos, en el cual se establecen los mecanismos de seguimiento a las acciones de mejora
definidas para el tratamiento de los riesgos identificados en los procesos de la Agencia Nacional de
Minera.
8.5.2 Accin correctiva

de acciones correctivas.
8.5.3 Accin preventiva

de acciones preventivas.
9. ANEXOS
Anexo 1. Alineacin de estndares
NTCGP
MECI 1000:2005 SISTEDA PROCESO AL QUE APLICA
1000:2009
Eficiencia
4.1 1.2; 1.3; 2.2 Todos los procesos
Administrativa
Eficiencia
4.2.1 2.1; 2.2 Gestin Documental
Administrativa
Eficiencia
Administrativa
Eficiencia
Administrativa
4.2.4 2.1; 2.2 Eficiencia Gestin Documental
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FECHA
VIGENCIA:
GESTIN
NTCGP
1000:2009
Administrativa
Democratizacin de
5.1 1.1; 1.2; 2.3 la administracin Planeacin Estratgica
pblica
Gestin misional y de
5.1 1.1; 1.2; 2.3 Planeacin Estratgica
Gobierno
Gobierno
Gobierno
5.1 1.1; 1.2; 2.3 Gobierno Planeacin Estratgica
Gestin Financiera
Gobierno
5.2 1.2 Democratizacin de Todos los procesos
la administracin
pblica
Gestin misional y de Planeacin Estratgica
5.3 1.1.1; 2.1.1
Gobierno Todos los procesos
5.3 1.1.1; 2.1.1 Planeacin Estratgica
Gobierno
5.4.1 1.2.1 Todos los procesos
Gobierno
5.4.1 1.2.1 Todos los procesos
Gobierno
5.4.2 1.2.1 Planeacin Estratgica
Gobierno
5.4.2 1.2.1 Planeacin Estratgica
Gobierno
Transparencia,
Todos los procesos
5.5.1 1.1.3; 1.2.3 participacin y
Gestin del Talento Humano
servicio al ciudadano
Transparencia,
5.5.2 1.1.3; 1.2.3 participacin y Planeacin Estratgica
Transparencia,
5.5.2 1.1.3; 1.2.3 participacin y Planeacin Estratgica
5.5.3 2.3.1 Todas las polticas Gestin Integral de las
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FECHA
VIGENCIA:
GESTIN
NTCGP
1000:2009
Comunicaciones y Relacionamiento
Transparencia,
5.6.1 1.3; 3.1.1; 3.1.2 participacin y Planeacin Estratgica
Transparencia,
5.6.2 1.3; 3.1.1; 3.1.2 participacin y Planeacin Estratgica
Transparencia,
5.6.3 3.3 participacin y Planeacin Estratgica
6.1 1.2.1 Gestin Financiera Todos los procesos
Gestin del talento
6.2.1 1.1.2 Gestin del talento humano
humano Estatal
Gestin del talento
6.2.2 1.1.2 Gestin del talento humano
humano Estatal
Gestin del talento
humano Estatal
6.2.2 1.1.2 Transparencia, Gestin del talento humano
participacin y
Eficiencia
6.3 2.2.3 Administracin de Bienes y Servicios
Administrativa
Eficiencia
6.4 1.2.1 Todos los procesos
Administrativa
7.1 1.2 Procesos Misionales
Gobierno
Gestin misional y de Atencin Integral y Servicios a grupos
7.2.1 2.2.1
Gobierno de inters
7.2.2 2.1.1
Gobierno de inters
7.2.3 2.2.1; 2.3.2
Gobierno de inters
7.3.1 1.2; 2.1 Planeacin Estratgica
Gobierno
Gobierno
Gobierno
Gobierno
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FECHA
VIGENCIA:
GESTIN
NTCGP
1000:2009
Gobierno
Gobierno
Gobierno
7.4.1 1.2.1; 2.3.2; 2.1.3 Gobierno Adquisicin de bienes y servicios
Gestin Financiera
Gestin Financiera
Gestin Financiera
7.5.1 2.1; 3.1 Todos los procesos Misionales
Gobierno
Gobierno
Gobierno
Gobierno
Gobierno
7.6 2.1.3 Seguridad Minera
Gobierno
8.1 3 Todos los procesos
Gobierno
Gobierno
Atencin Integral y Servicios a Grupos
8.2.1 2.2.1 Democratizacin de
de Inters
la administracin
pblica
8.2.2 3.2.2 Evaluacin, Control y Mejora
Gobierno
8.2.3 3.1.1; 3.1.2; Gestin misional y de Evaluacin, Control y Mejora
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CODIGO:
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MANUAL VERSIN: 1
FECHA
VIGENCIA:
GESTIN
NTCGP
1000:2009
2.1.4; 2.3.2; 2.3.3 Gobierno
8.2.4 3.1.1 Todos los procesos Misionales
Gobierno
8.3 2.1.3 Todos los procesos Misionales
Gobierno
8.4 2.2.2 Todos los procesos
Gobierno
Gobierno
8.5.1 3.3. Todos los procesos
Eficiencia
administrativa
Gobierno
8.5.2 3.3; 2.1.3 Todos los procesos
Eficiencia
administrativa
Gobierno
8.5.3 3.3; 2.1.3 Todos los procesos
Eficiencia
administrativa
Anexo 2. Polticas de Operacin
Anexo 3. Caracterizaciones de proceso
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FECHA
VIGENCIA:
GESTIN
VERSIN FECHA DESCRIPCIN DEL CAMBIO

1 26 de Junio de Elaboracin Inicial
2014
ELABOR: REVIS APROB:

Nombre: Gladys Pinzn Daza Nombre: Lisbeth Triana Casas Nombre: Maria Constanza
Garcia Botero
Cargo: Coordinadora Grupo de Cargo: Vicepresidenta Cargo: Presidenta Agencia

Planeacin / Representante de la Administrativa y Financiera Nacional de Minera
Direccin para el Sistema Integrado de
Gestin
Fecha: 07 Marzo de 2014 Fecha: 11 Marzo de 2014 Fecha: 26 de Junio de 2014
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5.5.1 Responsabilidad y autoridad .......................................................................................... 20

8.5.1 Mejora continua .............................................................................................................. 33

2.1. Objeto y alcance del manual

2.2. Documentos de referencia

2.3. Trminos y definiciones

La Sede principal de la Agencia Nacional de Minera se encuentra ubicada en Bogot y 11 sedes

3.4. Estructura organizacional

4. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

El Sistema Integrado de Gestin de la Agencia Nacional de Minera, tiene determinados los

As mismo, la Agencia Nacional de Minera asegura la disponibilidad de recursos e informacin

Alcance del Sistema Integrado de Gestin

El Sistema Integrado de Gestin de la Agencia Nacional de Minera aplica a nivel nacional, en la

Exclusiones del Sistema Integrado de Gestin

4.1. REQUISITOS GENERALES

4.1.1 Enfoque basado en procesos

El modelo de operacin de la Agencia Nacional de Minera est conformado por 17 procesos,

4.1.2 Mapa de Procesos

A continuacin, se presenta el mapa de procesos de la Entidad:

4.1.3 Secuencia e Interaccin de los procesos de la Agencia Nacional de Minera

El mapa de procesos de la Agencia Nacional de Minera, en su nivel de direccionamiento

EST1-C-001 Planeacin Estratgica

EST1-C-002 Gestin integral de las comunicaciones y relacionamiento

MIS1-C-001 Declaracin de reas y zonas mineras de inters

MIS2-C-001 Gestin de la inversin minera

MIS3-C-001 Generacin de ttulos mineros

MIS4-C-001 Gestin integral para el seguimiento y control a los ttulos mineros

tambin se consideran los procedimientos relacionados con la liquidacin, recaudo y la

MIS5-C-001 Seguridad Minera

MIS6-C-001 Gestin integral de la informacin minera

MIS7-C-001 Atencin y Servicios a Mineros y a Grupos de Inters

El mapa de procesos de la Agencia Nacional de Minera, en su nivel de apoyo tiene en cuenta

APO1-C-001 Adquisicin de Bienes y Servicios

APO2-C-001 Administracin de Bienes y Servicios

APO3-C-001 Gestin Financiera

APO4-C-001 Administracin de Tecnologas e Informacin

APO5-C-001 Gestin del Talento Humano

APO6-C-001 Gestin Jurdica

APO7-C-001 Gestin Documental

Procesos de Evaluacin, Control y Mejora

El proceso EVA1-C-001 Evaluacin, Control y Mejora tiene en cuenta aquellas actividades

4.1.2 Control de procesos subcontratados

4.1.3 Gestin de Riesgos

La gestin de riesgos en cada uno de los procesos, se evidencia en la herramienta ISOLUCION.

4.2 GESTIN DOCUMENTAL

La documentacin del Sistema Integrado de Gestin de la Agencia Nacional de Minera, incluye:

4.2.1 Control de Documentos y Registros

- APO7-0-001 Procedimiento para el control de documentos

- APO7-P-003 Procedimiento Prstamo de expedientes mineros

5.1. COMPROMISO DE LA DIRECCIN

La alta direccin proporciona evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementacin del

5.2. ENFOQUE AL CLIENTE

PROCESO NOMBRE DEL TRMITE Y/O SERVICIO

PROCESO NOMBRE DEL TRMITE Y/O SERVICIO

Inscripciones en el registro e incorporaciones de coberturas en el Catastro Minero

Modificacin del volumen de produccin de autorizaciones temporales

Modificacin de etapas contractuales

Certificado de uso de explosivos

PROCESO NOMBRE DEL TRMITE Y/O SERVICIO

Los clientes de la Agencia Nacional de Minera, se clasifican en destinatarios, usuarios o

- Comunidad minera (Titulares Mineros, Mineros Tradicionales, Mineros).

5.3. POLTICA DE CALIDAD / POLITICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Los objetivos de calidad de la Agencia Nacional de Minera corresponden a los objetivos