Cartilla Final3

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CARTILLA
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
DE CORPOICA
LOS TEXTOS QUE APARECEN EN ESTE COLOR LOS DICE LA HORMIGA
BIENVENIDO!
ESTE ES EL DOCUMENTO BASE DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD (SGC) DE CORPOICA. AQU
ENCONTRAR LOS EJES MS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA Y LOS OBJETIVOS ESTRATGICOS POR
LOS QUE NUESTRA CORPORACIN LLEVA ADELANTE ESTE PROCESO.
CMO TRABAJAR CON LA CARTILLA?

LEA INDIVIDUALMENTE LOS TEMAS, ANALICE LOS DISTINTOS PUNTOS EN SU EQUIPO DE MEJORAMIENTO
Y REPASE SUS CONOCIMIENTOS EN LOS FORMULARIOS PUBLICADOS EN CORPONET.

CONTENIDO
(Carta del Director)
Introduccin
Qu es la ISO
Cul es la norma ISO en la que nos vamos a certificar
Principios de un Sistema de Gestin de Calidad
Marco Estratgico de CORPOICA

Misin
Visin
Valores
Arquitectura de nuestra organizacin
Lineamientos estratgicos
Nuestros clientes, productos y servicios
Sistema de Gestin de la Calidad en CORPOICA

Nuestra Poltica de Calidad
Objetivos Estratgicos de Calidad
Mapa de Procesos
Procesos Estratgicos
Procesos Misionales
Procesos de Soporte
Nuestra estructura documental

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Medios de comunicacin del SGC
Calidad, un proceso permanente
Glosario
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(Carta del Director Ejecutivo, Arturo Enrique Vega Varn)
Entre los lineamientos estratgicos definidos por CORPOICA desde el 2006, est la Gestin
Estratgica para la Excelencia, el cual se refuerza en el Plan Estratgico corporativo 2008-
2019, con la accin estratgica de Mejoramiento del Sistema de Gestin de la Calidad y su
trnsito hacia un Sistema de Gestin Integral, la cual busca que trabajemos con calidad y
excelencia en la generacin y transferencia de conocimientos cientficos y soluciones
tecnolgicas.
Para desarrollo de este lineamiento corporativo, desde el ao 2007 se comenz a trabajar en

el diseo e implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad para satisfacer las
necesidades del cliente y trazar directrices de efectividad, competitividad y criterios para la
prestacin del servicio, lo mismo que establecer controles con enfoque por procesos y la
mejora continua.
La meta es obtener y mantener la Certificacin de la Calidad ISO 9001. Para el efecto, se

cuenta con la asesora de la firma Bureau Veritas, la cual est acompaando a la
Corporacin en la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad desde principios del
2007. Este acompaamiento busca orientar a la organizacin hacia la gestin por procesos,
con procedimientos claros y definidos, con indicadores y seguimiento a los procesos para su
control.
Estos temas de vital importancia para el buen funcionamiento de la Corporacin permitirn

agilizar nuestros procesos y flexibilizarlos, buscando la eficacia, eficiencia y efectividad de
los mismos.
Esperamos que con este esfuerzo, CORPOICA avance en su consolidacin y modernizacin

y pueda responder de forma pertinente y efectiva a los requerimientos y necesidades de sus
clientes y partes interesadas.
Arturo Enrique Vega Varn

Director Ejecutivo
4
INTRODUCCIN
NUESTROS PROCESOS TENDRN UN ESTNDAR ACORDE CON NORMAS INTERNACIONALES. ES IMPORTANTE
COMPRENDER BAJO QU NORMA DE CALIDAD TRABAJAMOS.
Qu es ISO?
Es la International Organization for Standardization ( Organizacin Internacional de
Estandarizacin) cuya misin es disear, desarrollar, promover y mantener normas comunes a
nivel mundial.
Cul es la norma ISO en la que nos vamos a certificar?

La familia ISO 9000 para la implementacin y la operacin de Sistemas de Gestin de
Calidad eficaces incluye cuatro normas especficas. La norma que certifica, es la 9001. En
CORPOICA nos vamos a certificar con la Norma ISO 9001
La Norma ISO 9000 describe los fundamentos y especifica la terminologa

La Norma ISO 9001 tiene por objetivo satisfacer al cliente y generar confianza.
La Norma ISO 9004 busca mejorar el desempeo de la organizacin
La Norma ISO 19011 proporciona orientacin relativa a las auditoras de sistemas
de gestin de la calidad y de gestin ambiental.
ESTOS OCHO PRINCIPIOS DEBEN SER LOS PILARES DE NUESTRA PRCTICA PARA MANTENER LA CALIDAD DE
LOS PROCESOS.
Principios de la Gestin de Calidad (SGC)
Enfoque al cliente: las organizaciones dependen de sus clientes y deberan

esforzarse en exceder sus expectativas.
Liderazgo: Los lderes establecen la unidad de propsito y la orientacin de la
administracin de la organizacin. Ellos deberan crear y mantener un ambiente
interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de
los objetivos de la organizacin.
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El liderazgo, compromiso y la participacin activa de la direccin de la organizacin
son esenciales para desarrollar y mantener un sistema de gestin de la calidad eficaz
y eficiente para lograr beneficios para todas las partes interesadas
Participacin del personal: El personal, a todos los niveles, es la esencia de una
organizacin y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para
el beneficio de sta.
Enfoque basado en procesos: Un resultado deseado se alcanza ms
eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como
un proceso. La aplicacin de un sistema de procesos dentro de la organizacin,
permite establecer responsabilidades claras para gestionar las actividades claves, as
como evaluar los riesgos, las consecuencias y los impactos de las estas actividades
sobre los clientes, los proveedores y otras partes interesadas.
Enfoque de sistema para la gestin: identificar, entender y gestionar los procesos
contribuye a la eficacia y eficiencia de una organizacin en el logro de sus objetivos.
Una organizacin que adopte el enfoque anterior genera confianza en la capacidad
de sus procesos y en la calidad de sus servicios, y proporciona una base para la
mejora continua. Esto puede conducir a un aumento de la satisfaccin de los clientes
y de otras partes interesadas y al xito de la organizacin.
Mejora continua: la mejora continua del desempeo global debe ser un objetivo
permanente de la organizacin. La mejora continua del Sistema de Gestin de la
Calidad es incrementar la probabilidad de aumentar la satisfaccin de los clientes y
de otras partes interesadas
Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: las decisiones eficaces
se basan en el anlisis de los datos y la informacin. El anlisis de los datos ayuda a
determinar la causa de los problemas existentes o potenciales y por lo tanto
proporciona una gua efectiva acerca de las acciones correctivas y preventivas
necesarias para la mejora.
Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: una organizacin y sus
proveedores son interdependientes y una relacin mutuamente beneficiosa aumenta
la capacidad de ambos para crear valor.
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ESTA ES LA FORMA COMO SE ESTRUCTURA UN PROCESO (OBJETIVO, ENTRADAS, ACTIVIDADES, SALIDAS,
CLIENTES, RECURSOS, REQUISITOS, CONTROLES, DOCUMENTOS, REGISTROS, INDICADORES) MEDIANTE EL
DOCUMENTO DE CARACTERIZACIN
ENCABEZADO DEL DOCUMENTO

Cdigo: Identificacin del documento que se asigna de acuerdo con lo descrito en el
Procedimiento de Elaboracin de Documentos.
Versin: Indica el nmero de la actualizacin y se establece de acuerdo con lo descrito en

el Procedimiento de Elaboracin de Documentos.
Fecha: Corresponde a la fecha (da mes - ao) a partir de la cual el documento tiene
vigencia y debe estar implementado y/o fue actualizado. Se utiliza el formato (dd mm -
aaaa).
CUERPO DEL DOCUMENTO

Proceso: Nombre del proceso al que pertenece la caracterizacin, el cual debe coincidir con
los nombres asignados en el mapa de procesos.
Propietario: Indica el cargo de la persona propietaria del proceso que se encarga de

responder ante la alta direccin y de velar por la eficaz operacin del proceso de acuerdo
con los objetivos propuestos.
Coejecutor: Indica el cargo o los cargos habilitados por el responsable para el control al
cumplimiento en la implementacin de las actividades, en las condiciones definidas en el
proceso.
Objetivo: Razn de ser (Qu?) y propsitos del proceso en trminos de eficacia y

eficiencia (Para qu?). Es decir, la descripcin del logro que se pretende alcanzar con el
desarrollo del proceso. La redaccin debe iniciar con un verbo.
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Fuente: Identificacin de los procesos, entidades, organizaciones y/o personas que
suministran entradas para el desarrollo de la actividad. Si el proveedor hace parte de
CORPOICA se considera como Interno, de lo contrario es Externo. Internas: Procesos de
CORPOICA. Externas: Partes Interesadas (entidades, entes de control, organizaciones,
productores, aliados).
Entradas: Corresponde a los insumos del proceso, tales como informacin, documentos,
solicitudes, materiales, etc. Es el producto, servicio, documento (Informe, Registro, Reporte,
Indicadores, Recomendacin, Planilla, Formato, Ficha, Manual, etc.), informacin, y/o
sistema que es entregado por la fuente para dar inicio al desarrollo de la actividad.
Subproceso/Actividad: Se indican subprocesos y/o actividades clave que se ejecutan

dentro del proceso. Pueden ser: Planificacin, Recepcin de solicitudes, Medicin,
Interpretacin de resultados, Anlisis de resultados etc.
La convencin PM** hace referencia al grado de implementacin de los subprocesos o

actividades del proceso; para ello se han establecido planes de mejora que pueden ser para
periodos de 6, 12 24 meses.
Nivel: identifica el alcance de la ejecucin de la actividad; la letra N corresponde a las

actividades realizadas a nivel nacional y la letra R corresponde a las actividades realizadas a
nivel regional (Centro de Investigacin, Estacin Experimental o Unidad Local).
Salidas: Es el producto, servicio, documento (informe, registro, reporte, recomendacin,

planilla, formato, ficha, manual, etc.) y/o informacin, que es el resultado obtenido despus
de realizada la actividad. Pueden ser: informe mensual; indicadores; bases de datos.
Clientes: Identificacin de los procesos, entidades, organizaciones y/o personas, que

reciben las salidas del desarrollo de la actividad.
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Si el cliente hace parte de procesos de CORPOICA se considera como Interno, en caso
contrario es Externo. Internos: Procesos de CORPOICA y Externos: Partes Interesadas
(entidades, entes de control, organizaciones, productores).
Recursos: Nombre de los recursos de infraestructura tecnolgica (software, hardware y

comunicaciones), infraestructura fsica (equipos y maquinaria) y/o, recursos financieros, que
deben ser suministrados por CORPOICA con el fin de que se pueda ejecutar el proceso;
brindan el soporte necesario para ejecutar el proceso.
Requisitos: Son requisitos de norma ISO 9001 y/o requisitos legales; leyes, decretos,
resoluciones, circulares o normas internas que rigen la ejecucin del proceso y que debe
cumplir el proceso.
Controles: Descripcin de las acciones, mediciones y controles que se deben ejecutar y que
requiere el proceso para garantizar el cumplimiento del objetivo y su ptimo resultado.
Documentos:
Documentos Internos y externos

Nombre de todos aquellos documentos como procedimientos, normas, manuales,
instructivos, fichas tcnicas, que describen y apoyan la ejecucin del proceso. Se identifican
los documentos generados al interior de la Corporacin y todas aquellas normas y/o
documentos legales externos que apoyan legalmente la ejecucin del proceso.
Registros: Nombre de las evidencias (formatos diligenciados, datos en medios magnticos,

etc.) que demuestran la ejecucin de la actividad.
Indicadores: Nombre de los indicadores definidos para medir el desempeo del proceso
en trminos de la eficacia, eficiencia y/o efectividad, a travs de su objetivo. El detalle de la
definicin de los indicadores mencionados se debe realizar en la hoja de vida del Indicador.
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REPASE LAS SIGUIENTES PREGUNTAS Y EVALE SUS RESPUESTAS. RECUERDE QUE TODA LA
INFORMACIN LA PUEDE VALIDAR EN LA SECCIN CALIDAD DE CORPONET
QU SIGNIFICA LA SIGLA ISO?

PARA QU SE APLICAN LAS NORMAS DE LA FAMILIA ISO 9000?
QU SIGNIFICA CALIDAD SEGN LA NORMA ISO 9000?
CUL ES EL OBJETIVO DE LA NORMA ISO 9001?
CUNTOS SON LOS PRINCIPIOS DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD?
CMO SE ESTRUCTURA UN PROCESO?
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EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD SURGE Y TIENE SU BASE EN EL MARCO ESTRATGICO DE LA
CORPORACIN. REPASEMOS SUS ASPECTOS CENTRALES
MARCO ESTRATGICO DE CORPOICA
Los siguientes son nuestros principios rectores
Misin
Generar y transferir conocimientos cientficos y soluciones tecnolgicas mediante la
investigacin y la innovacin en los servicios y productos para el sector agropecuario
colombiano.
Visin
En el 2019, CORPOICA ser la organizacin lder en investigacin e innovacin para el
sector agropecuario colombiano, con alto reconocimiento en los mbitos nacional e
internacional por su rigor cientfico y la calidad de sus procesos, servicios y productos, y por
entregar soluciones pertinentes al agro colombiano; articulada a los sistemas nacional e
internacional de ciencia y tecnologa, con estabilidad econmica y patrimonial.
Valores
Los valores que rigen nuestro comportamiento son:
COMPROMISO, TRANSPARENCIA, EFICIENCIA, RESPETO y EXCELENCIA.
Compromiso: capacidad para asumir responsabilidades y retos con liderazgo.

Transparencia: facilidad en la comunicacin e informacin para hacerla amplia,
precisa y veraz.
Eficiencia: el manejo racional de recursos propios y de terceros.
Respeto: confiar en que los dems tienen inters y son capaces de actuar y aprender.
Excelencia: conjunto de prcticas sobresalientes en la gestin de la organizacin y el
logro de los objetivos corporativos.
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Arquitectura de nuestra organizacin
La estructura bsica de Direccin, Administracin y Vigilancia de CORPOICA est integrada

por:
Direccin y Administracin: Asamblea General, Junta Directiva Nacional, Direccin

Ejecutiva, Juntas de los Centros de Investigacin y/o Estaciones Experimentales.
rgano Asesor: Comit Nacional de Investigacin.
Vigilancia: Revisora Fiscal
La arquitectura de CORPOICA est constituida por tres grandes grupos de rganos

directivos que dependen jerrquicamente de la Direccin Ejecutiva y que, con esta ltima,
conforman la Alta Direccin as:
rganos Directivos de Direccionamiento Estratgico Misional: Subdireccin de

Investigacin y Transferencia de Tecnologa, Subdireccin de Innovacin y Desarrollo
Territorial y Oficina de Planeacin Estratgica.
rganos Directivos de Soporte a lo Misional: Subdireccin Financiera, Secretara
General y Oficina de Auditora Interna.
rganos Directivos de Ejecucin Misional: Centros de Investigacin y Estaciones
Experimentales.
Este es el Organigrama General de la Corporacin:
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Lineamientos estratgicos
En los prximos cuatro aos, los mayores esfuerzos de la Corporacin se centrarn en
desarrollar cinco lneas estratgicas, para ubicarla en la direccin que le seala su visin y
misin y de acuerdo con los retos, oportunidades y limitaciones del entorno. Estas lneas
son:
Ser lderes en Investigacin, Desarrollo e Innovacin;

Reconocimiento Nacional e Internacional por el talento humano, el rigor cientfico y la
calidad de los productos y servicios;
Gestin para la transferencia y apropiacin del conocimiento;
Gestin financiera y patrimonial; y
Dimensiones estratgicas transversales.
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Nuestros Clientes, Productos y Servicios
TRABAJAMOS PARA ELLOS
Quienes demandan los productos y servicios generados por la Corporacin son los clientes
directos, los usuarios y los financiadores.
En detalle estos clientes son: agricultores, ganaderos, agrocadenas, fondos parafiscales,

gremios, asociaciones de productores, la academia en general y universidades, estudiantes,
casas comerciales, productores de semillas, empresas productoras de bioinsumos, y las
entidades del sector pblico, primordialmente el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural,
que a su vez el principal financiador.
Los productos y servicios que ofrece CORPOICA son:

Investigacin: resultados de Investigacin, informes finales, metodologas.
Capacitacin: Talleres, Giras Tcnicas, Das de Campo, Cursos Especializados,
Seminarios Internacionales
Asesora y Asistencia Tcnica: en temas agropecuarios segn resultados de
investigacin.
Servicios de Laboratorios: Anlisis de suelos foliares, aguas agrcola,
Bromatologa, Calidad de leche (personal calificado Equipos idneos, Trazabilidad),
Productos Tecnolgicos: bioplaguicidas, biofertilizantes, semilla vegetativa.
Servicios Tecnolgicos (Recursos genticos vegetales): Semilla o material de
propagacin e informacin
Productos Agroindustriales: fruta deshidratada.
Publicaciones: en temas agropecuarios segn resultados de investigacin.
Productos Agrcolas: semilla tradicional, produccin comercial demostrativa.
Venta de pajillas, semen de bovinos criollos, Bon, Romo Con catlogo y certificacin
ICA Disponibles.
Servicios de Informacin: Suministro de informacin bibliogrfica y referencia
de acuerdo a una demandas
Servicios Agrcolas: alquiler de maquinaria e implementos agrcolas, mecanizacin
de suelos y cultivos.
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Otros servicios: Atencin a visitas.
RECAPITULEMOS ALGUNOS DE LOS CONCEPTOS VISTOS EN ESTE CAPTULO.
CUL ES LA MISIN DE CORPOICA?

CUL ES LA VISIN?
CUNTOS Y CULES SON LOS VALORES QUE RIGEN NUESTRO COMPORTAMIENTO?
QU SE ENTIENDE POR ALTA DIRECCIN?
CINCO DE LOS CLIENTES DE CORPOICA SON:
CINCO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE OFRECE LA CORPORACIN SON:
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SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD EN CORPOICA
NUESTRO SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD PARTE DE UNA POLTICA Y UNOS OBJETIVOS ESTRATGICOS
DE CALIDAD, CADA UNO CON SUS RESPECTIVOS OBJETIVOS ESPECFICOS
Nuestra Poltica de Calidad
Contribuir al fortalecimiento del sector agropecuario, mediante la generacin de conocimiento y

soluciones tecnolgicas que articulan la investigacin, desarrollo, transferencia de tecnologa e
innovacin de productos y servicios tecnolgicos, a travs de procesos liderados por un talento
humano altamente calificado y comprometido, que le permite mejorar continuamente su gestin y
satisfacer las necesidades cientficas y tecnolgicas de los clientes y partes interesadas,
contribuyendo a mejorar la competitividad y sostenibilidad de los sistemas de produccin
agropecuarios.
Objetivos Estratgicos de Calidad
Los siguientes son los cuatro Objetivos Estratgicos de Calidad de CORPOICA y sus
respectivos Objetivos Especficos.
1. Fortalecer la capacidad cientfica a travs de la formacin del talento humano, la

modernizacin y ampliacin de la infraestructura fsica, el equipamiento y la conectividad.
Objetivos Especficos
Elevar el nivel de formacin de los investigadores en la cadena educativa.
Fortalecer la capacidad cientfica a travs de la conformacin de Redes de
Investigacin.
Mejorar la capacidad instalada en infraestructura y equipos.
Mejorar la capacidad instalada en software de comunicaciones.
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2. Gestionar eficaz y eficientemente proyectos de investigacin, desarrollo, transferencia de
tecnologa e innovacin que contribuyan al fortalecimiento tecnolgico del sector
agropecuario.
Lograr una alta cofinanciacin de proyectos que le permita a la Corporacin
contribuir al desarrollo tecnolgico del sector agropecuario
Lograr un manejo eficiente del presupuesto de los convenios.
3. Implementar acciones que permitan a CORPOICA medir la percepcin de los clientes y

partes interesadas, respecto a la calidad de sus proyectos, productos y servicios.
Evaluar la percepcin de los clientes financiadores, con respecto a la calidad de
los proyectos.
Evaluar la percepcin de los clientes respecto a la calidad de los productos y
servicios.
4. Asegurar la calidad de los proyectos, productos y servicios que genera y desarrolla

CORPOICA mediante la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad.
Mejorar la proteccin al conocimiento de productos y servicios
Mejorar el cumplimiento en el proceso de compras
Mejorar continuamente el Sistema de Gestin de la Calidad
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Mapa de procesos
ENTENDEMOS POR PROCESO UN CONJUNTO DE ACTIVIDADES mutuamente relacionadas o que
interactan para generar valor. EL MAPA DE PROCESOS ES LA REPRESENTACIN GRFICA QUE
IDENTIFICA LOS PROCESOS DE LA CORPORACIN. ESTDIELO E IDENTIFIQUE CUL ES SU LUGAR Y SU ROL
EN ESTA ESTRUCTURA.
CORPOICA identific 21 procesos, de los cuales seis son Estratgicos, siete Misionales y
ocho de Soporte, que se representan en la siguiente figura:
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Aspectos claves para conocer sobre nuestro Sistema de Gestin de la Calidad
La labor de cada uno de nosotros est inmersa en uno o varios de los procesos establecidos
en el Sistema de Gestin de la Calidad de la Corporacin.
Es importante conocer los siguientes aspectos:
Los lineamientos de la Poltica y Objetivos de Calidad de CORPOICA.
Identificar el o los procesos a los cuales usted pertenece; su caracterizacin,
objetivo, las actividades, el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar), los
Procesos Fuentes y los Procesos Clientes.
Los Procedimientos, Instructivos y Registros relacionados con el Proceso.
Sus Funciones y Responsabilidades dentro de la Corporacin y del Sistema de
Gestin de la Calidad.
Los Mecanismos de Control previstos en el Proceso.
Los Indicadores de Gestin.
La interaccin del Proceso con los dems procesos de CORPOICA: cul es su
Cliente Interno, cules requisitos se deben cumplir.
Las Herramientas de Mejora (Acciones Correctivas, Acciones Preventivas,
auditoras) relacionadas con su Proceso.
RECUERDE QUE LO IMPORTANTE ES COMPRENDER LOS CONCEPTOS A QUE SE REFIERE NUESTRO SISTEMA
DE GESTIN DE CALIDAD, NO APRENDERLOS DE MEMORIA.
CUL ES LA POLTICA DE CALIDAD DE CORPOICA?

CULES SON LOS CUATRO OBJETIVOS ESTRATGICOS DE CALIDAD DE LA CORPORACIN?
QU SE ENTIENDE POR PROCESO?
EN QU CONSISTE UN MAPA DE PROCESOS?
CUNTOS PROCESOS SE IDENTIFICARON EN CORPOICA?
EN QU CATEGORAS SE CLASIFICARON ESOS PROCESOS?
EN LOS TRES CAPTULOS SIGUIENTES EXAMINAREMOS MS DETALLADAMENTE CADA UNA DE LAS
CATEGORAS DE LOS PROCESOS. UBIQUE A CUL DE ELLOS EST VINCULADO EL TRABAJO QUE USTED
DESEMPEA
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LOS PROCESOS ESTRATGICOS SON LOS RELATIVOS AL ESTABLECIMIENTO DE POLTICAS Y ESTRATEGIAS
CORPORATIVAS, LA FIJACIN DE OBJETIVOS Y DIRECTRICES INSTITUCIONALES, EL ASEGURAMIENTO DE
DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS NECESARIOS Y LA REVISIN POR LA DIRECCIN.
PROCESOS ESTRATGICOS
Nuestros seis Procesos Estratgicos son:
Proceso de Direccionamiento Corporativo

Propietario: Director Ejecutivo
Coejecutores: Directores de Centros de Investigacin, Estaciones Experimentales y
Unidades Locales.
Objetivo: Establecer las polticas y estrategias de la Corporacin con visin prospectiva
y asegurar su implementacin, que le permitan cumplir su misin.
Actividades principales del proceso

Anlisis del entorno.
Anlisis Interno de las capacidades institucionales relacionadas con: Capacidad
Directiva, Talento Humano, Infraestructura, Recursos Econmicos.
Formulacin del Plan Estratgico.
Divulgacin del Plan Estratgico.
Formulacin de los Planes Operativos.
Divulgar e implementar Planes Operativos .
Formulacin e implementacin de acciones de mejora.
Algunos documentos del proceso son:

Gua para elaborar el Plan Estratgico Corporativo.
Gua para la elaboracin del Plan Operativo Anual.
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Proceso de Seguimiento y Evaluacin de la Gestin
Propietario: Director Oficina de Planeacin Estratgica.
Coejecutores: Directores de Centros de Investigacin, Estaciones Experimentales y
Unidades Locales y Coordinadores de Investigacin.
Objetivo: Evaluar el cumplimiento de las Polticas Institucionales, el Plan Estratgico,

compromisos contractuales, ejecucin de proyectos y desempeo de los procesos para
el logro de la misin y objetivos corporativos, y establecer acciones de mejora.
Subprocesos y Actividades principales del proceso

Subproceso: Seguimiento y evaluacin del Plan Estratgico.
- Definicin de la metodologa y herramienta de seguimiento
- Recopilacin, consolidacin y anlisis de la informacin
- Divulgacin de resultados
- Formulacin de planes de mejora
Subproceso: Seguimiento y evaluacin al Plan Operativo Anual

- Definicin de la metodologa y herramienta de seguimiento
- Recopilacin, consolidacin y anlisis de la informacin
- Divulgacin de resultados
- Formulacin de planes de mejora
Subproceso: Seguimiento a metas corporativas

- Programacin de metas
- Seguimiento mensual
- Reporte y seguimiento
Subproceso: Seguimiento de convenios

- Seguimiento a la presentacin de informes tcnicos y financieros a financiadores
- Seguimiento a los ingresos de convenios
- Seguimiento a modificaciones de convenios
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- Seguimiento al vencimiento de convenios
- Seguimiento a actas de liquidacin
Subproceso: Seguimiento de proyectos

- Seguimiento a programacin y ejecucin de actividades trimestral / ao calendario
- Seguimiento y actualizacin del cronograma
Subproceso: Monitoreo de procesos

- Definicin de la Planeacin Estratgica de Auditora
- Ejecucin de auditora segn lo planeado
- Seguimiento a planes de mejora
- Acompaamiento a procesos a travs de controles preventivos
Subproceso: Seguimiento, autoevaluacin y control del proceso

- Analizar indicadores de gestin
- Formular y ejecutar planes de mejora (Acciones Correctivas y Acciones Preventivas).

Procedimiento seguimiento y evaluacin del Plan Estratgico y Planes Operativos
Anuales.
Procedimiento para el seguimiento a convenios.
Procedimiento para el seguimiento de proyectos.
Manual Polticas, Normas y Procedimientos de Auditora.
Manual para el ingreso de informacin al Sistema de Informacin Misional.
Proceso de Imagen y Relacionamiento Corporativo

Propietario: Asesor de Comunicaciones
Coejecutores: Comunicadores de los Centros de Investigacin - Directores de Centros
de Investigacin, Estaciones Experimentales, Unidades Locales o sus delegados.
Objetivo: Consolidar la imagen de la Corporacin utilizando herramientas de mercadeo,
comunicacin y transferencia de tecnologa para fortalecer la legitimidad y credibilidad de
CORPOICA ante la sociedad.
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Posicionar la marca corporativa mediante estrategias de mercadeo y publicidad.
Visibilizar a la Corporacin a travs de estrategias de free press y medios propios.
Aprovechar las actividades de transferencia de tecnologa para posicionar la imagen
de la Corporacin.
Seguimiento, autoevaluacin y control del proceso
- Analizar indicadores de gestin.
- Formular y ejecutar planes de mejora (Acciones Correctivas y Acciones preventivas).

Manual de Imagen Corporativa
Procedimiento Gestin de Medios de Comunicacin a travs free press.
Proceso de Apropiabilidad
Propietario: Secretario General de la Corporacin - Asesor en Apropiabilidad

Coejecutores: Coordinadores de Investigacin- Lderes de proyectos apropiables
Objetivo: Establecer lineamientos y gestionar acciones para proteger la explotacin
comercial del conocimiento generado en los procesos de investigacin, desarrollo
tecnolgico e innovacin, a travs de la evaluacin, proteccin y apropiacin de
derechos de propiedad intelectual (Propiedad industrial y derechos de autor) que
contribuyan al fortalecimiento institucional y la comercializacin de bienes.

Establecer los lineamientos sobre proteccin del conocimiento y recomendaciones
sobre salvaguardia del conocimiento que genera la Corporacin y para negociacin
de proyectos (casos generales tipificados).
Identificacin de iniciativas con resultados susceptibles de proteccin del
conocimiento (industrial, derechos de autor y de obtentor), desde la etapa de
formulacin de los proyectos de I+D+i (Investigacin, Desarrollo e Innovacin)
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Acordar con las partes interesadas en el proyecto de I+D+i los derechos de
propiedad intelectual en las etapas de: a) formulacin y desarrollo y b)
comercializacin.
Definir la categora de propiedad intelectual para productos comerciales ya sean
inventos, modelos de utilidad, variedades vegetales o secretos industriales y evaluar
si el producto cumple con los requisitos para aplicar a los derechos de propiedad
intelectual.
Evaluar si el producto es viable comercialmente.
Evaluar si el producto es viable tcnicamente.
Seleccionar los productos susceptibles de proteccin.
Iniciar procesos administrativos que conduzcan a la proteccin de los productos.
Mantenimiento y vigilancia de la propiedad intelectual: monitoreo del uso legal de
propiedad intelectual, seguimiento y manejo de infractores y mantenimiento de
propiedad intelectual.
Cese de derechos.
Seguimiento, autoevaluacin y control del proceso.
- Formular y ejecutar planes de mejora (Acciones Correctivas y Acciones
Preventivas).

Procedimiento para Evaluacin de Requisitos Tcnicos para Obtencin de DPI.
Procedimiento para evaluar Viabilidad Comercial de productos.
Procedimiento para el manejo y control de proyectos potencialmente apropiables.
Proceso de Sistema de Gestin Integral
Propietario: Representante de la Direccin

Coejecutores: Delegados de Calidad en Centros de Investigacin, Estaciones
Experimentales y Unidades Locales.
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Objetivos: Definir, disear, implementar, realizar seguimiento y evaluacin del Sistema
de Gestin de la Calidad (SGC) y definir e implementar acciones en Gestin Ambiental y
Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.
Subprocesos y Actividades principales del proceso
Subproceso: Planificacin de la Gestin Calidad:

- Definicin de Poltica de Calidad
- Definicin de Objetivos de Calidad
- Identificacin de Procesos
- Identificar recursos necesarios
- Programas de auditora
Subproceso :Planificacin de la Gestin Ambiental y de Seguridad Industrial y

Salud Ocupacional
- Definicin del Plan de Accin para la Gestin Ambiental y S&SO
Subproceso: Ejecucin Gestin Calidad
- Planeacin y ejecucin de auditorias internas.

- Consolidacin de informacin y ejecucin de la revisin por la Direccin.
- Seguimiento a la medicin de indicadores de calidad.
- Control de documentos del Sistema de Gestin de Calidad

- Formulacin e implementacin de acciones de mejora (Formular, implementar y
evaluar la eficacia de las Acciones Correctivas y Acciones Preventivas de todos
los procesos).

Manual de Calidad
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Procedimiento elaboracin de documentos.
Procedimiento control documentos.
Procedimiento control de registros.
Procedimiento auditoras internas.
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas.
Procedimiento para el tratamiento de producto no conforme.
Procedimiento revisin por la Direccin.
Proceso de Gestin de Alianzas y Recursos

Propietario: Subdirector Financiero Nacional
Coejecutores: Directores de Centro y Estaciones Experimentales, Coordinadores de
Investigacin - Investigadores
Objetivo: Establecer alianzas estratgicas y convenios con financiadores, con el fin de

posicionar la Corporacin y conseguir recursos para asegurar la sostenibilidad
institucional.
Actividades principales del proceso:

Identificar los aliados y cofinanciadores potenciales de acuerdo con las necesidades.
Gestin ante los aliados, presentar propuesta de la Corporacin al potencial aliado.
Negociar y formalizar convenios y alianzas estratgicas.
Preventivas).

Gua para la Negociacin de Convenios.
Procedimiento de Trmite para inicio de convenios.
Instructivo para Apertura de Centro de Costos
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LOS PROCESOS MISIONALES REPRESENTAN LA ESENCIA Y EL SER DE CORPOICA. HACEN REALIDAD LA
MISIN CORPORATIVA Y SE REALIZAN PARA AGREGAR VALOR A LOS CLIENTES, USUARIOS Y BENEFICIARIOS.
PROCESOS MISIONALES
Los siete Procesos Misionales de CORPOICA son:
Proceso de Generacin, Acceso y Socializacin del Conocimiento
Propietario: Subdirector de Investigacin y Transferencia

Coejecutores: Coordinadores de Investigacin/Coordinadores de Redes.
Objetivo: Fortalecer y socializar el abordaje conceptual y metodolgico de los equipos

de investigacin en distintos campos de la Ciencia y la Tecnologa para asegurar
estndares de calidad en los procesos misionales y sus resultados.
Este proceso es transversal a los procesos de Identificacin y Priorizacin de Demandas

y Oportunidades, Gestin y Formulacin de Proyectos, Investigacin y Desarrollo
Tecnolgico, dado que recibe informacin de dichos procesos y a su vez los alimenta de
conocimiento proveniente de la informacin ya codificada y gestionada para incorporarlo
en el aprendizaje corporativo y a nivel de la Redes de Investigacin.
Comprende varios Subprocesos, cada uno con sus respectivas actividades:
Subproceso: Caracterizacin de la produccin cientfica y tecnolgica corporativa

Actividades:
Diseo e implementacin del repositorio digital de informes finales y resmenes
ejecutivos.
Catalogacin, clasificacin y promocin del uso de publicaciones internas
(publicaciones tcnicas y cientficas, plegables, cartillas, boletines, audiovisuales).
Creacin y uso del Banco de protocolos de trabajo.
28
Catalogacin y creacin de base datos de la informacin del sistema de Banco de
Germoplasma.
Diseo, implementacin y manejo del Sistema de Informacin Georeferenciado y
desarrollo de escenarios para la toma de decisiones corporativas.
Subproceso: Acceso, Catalogacin y Oferta de la Informacin Cientfica y

Tecnolgica.
Actividades:
Acceso y negociacin de literatura cientfica y publicaciones no seriadas.
Catalogacin de las fuentes de literatura cientficas y publicaciones no seriadas.

Servicios de Alerta de la BAC.
Subproceso: Socializacin, construccin colectiva, agregacin de valor al

conocimiento a travs de las redes de investigacin.
Actividades:
Conformacin e implementacin de Redes de Investigacin
Asignacin y uso de recursos bibliogrficos
Consolidacin, clasificacin y distribucin de evaluaciones y conceptos de pares
internos.
Subproceso: Formacin de escuela y consolidacin de capacidades

Actividades:
Diseo e implementacin de Programa de Pasantas y Tesistas por C.I./E.E
Diseo e Implementacin del Programa de Intercambio de Investigadores Nacional e

Internacional.
Diseo e implementacin de la oferta de cursos de formacin
Subproceso: Verificacin de la utilidad de proceso a la consolidacin de

estndares de calidad corporativa
Actividades:
Anlisis de recomendaciones de evaluadores externos.
29
Anlisis de los conceptos de pares internos (Proyectos e Informes Finales).
Anlisis de indicadores de gestin
Formulacin y Ejecucin de Planes de Mejora (Acciones Correctivas y Acciones
Preventivas).
Algunos documentos del Proceso son:
Procedimiento diseo e implementacin del repositorio digital de informes finales y

resmenes.
Procedimiento de creacin de bancos de protocolos de trabajo.
Procedimientos para la Gestin de la Informacin Bibliogrfica y Referencial.
Instructivo para la prestacin del servicio de informacin de la BAC.
Instructivo para el desarrollo de colecciones.
Instructivo para procesos tcnicos.
Proceso de Identificacin y Priorizacin de Demandas y Oportu nidades

Propietario: Coordinador de Redes
Coejecutores: Coordinadores de Investigacin y Coordinadores de Redes
Objetivo: Determinar y priorizar las demandas y oportunidades de investigacin,
desarrollo tecnolgico e innovacin, para asegurar la pertinencia del portafolio y la
agenda de proyectos de la Corporacin, teniendo en cuenta el comportamiento del
entorno internacional, nacional y regional.
Subproceso: Anlisis de contexto internacional, nacional y regional

Actividades:
Anlisis del estado y las tendencias de desarrollo de las cadenas productivas, en
el marco de la poltica nacional y regional.
Anlisis del estado y las tendencias de la ciencia y tecnologa en las cadenas
productivas.
Anlisis del estado de la investigacin, brechas y las capacidades por red.
30
Subproceso: Identificacin de sistemas productivos por zonas y clientes
Actividades:
Identificacin de zonas de produccin.
Identificacin de sistemas de produccin.
Identificacin de ncleos de produccin agroempresariales.
Identificacin de clientes (conocimiento, procesos de toma de decisin,
preferencias, expectativas).
Identificacin y priorizacin de demandas y oportunidades de investigacin,
desarrollo e innovacin y proyectos comerciales con las cadenas productivas
regionales.
Identificacin y revisin de oportunidades de investigacin y proyectos
comerciales internas y externas.
Subproceso: Anlisis de demandas y oportunidades de intervencin

Actividades:
Anlisis y priorizacin de demandas y oportunidades frente a capacidades
corporativas.
Elaboracin de Notas Concepto
Evaluacin de Notas Concepto por parte del Comit de Investigacin de los
Centros.
Concertacin de Notas Concepto entre Centros de Investigacin a travs de las
Redes por Producto.
Subproceso: Seguimiento, autoevaluacin y control del Proceso

Actividades:
Analizar indicadores de gestin.
Formular y ejecutar Planes de Mejora (Acciones Correctivas y Acciones
Preventivas).
31
Procedimiento para la concertacin de demandas y oportunidades con cadenas
nacionales y/o regionales.
Procedimiento para la concertacin de notas concepto entre Centros a travs de
la Redes por Producto.
Gua para elaborar documento de contexto internacional, nacional y regional de
cadenas productivas.
Instructivo para la elaboracin de notas.
Proceso de Gestin y Formulacin de Proyectos
Propietario: Subdirector de Investigacin y Transferencia y Director Unidad Local

Tunja
Coejecutores: Coordinadores de Investigacin.
Objetivo: Asegurar la pertinencia y calidad de los proyectos, as como la
disponibilidad de recursos tcnicos, financieros y humanos para fortalecer el
portafolio y la agenda de proyectos corporativos.
Subprocesos y Actividades principales del proceso:

Subproceso: Identificacin y estudio de oportunidades de cofinanciacin
Actividades:
Definicin de los lineamientos corporativos para la gestin y formulacin de
proyectos segn convocatoria o cliente externo especfico. (Contexto)
Aplicacin de los lineamientos corporativos para: Revisin y seleccin del
portafolio de proyectos, revisin y seleccin de notas concepto.
Subproceso: Elaboracin y Gestin de Proyecto

Actividades:
Identificacin y seleccin del equipo bsico: coejecutores, aliados, socios,
responsable de la formulacin del proyecto y colder.
Formulacin de proyectos de Investigacin, Transferencia, Innovacin, Desarrollo
Territorial y/o Comerciales demostrativos
Asesora y revisin de pares internos (dentro y entre centros)
32
Asesora y concertacin sobre potencialidad de Apropiabilidad
Aprobacin interna de proyectos por parte de los C.I. y E.E.
Acompaamiento presupuestal y jurdico.
Aprobacin de Proyectos Comerciales demostrativos por Comit de
Agronegocios en los C.I y E.E
Subproceso: Aval Institucional y Presentacin a Financiadores

Actividades:
Envo desde los centros y recepcin y aval a nivel central
- Verificacin de los acuerdos entre C.I. y E.E.
- Revisin y aval en lineamientos Corporativos, Financieros y Jurdicos para
proyectos de Investigacin, Innovacin y Transferencia.
- Revisin tcnica, financiera y jurdica (cuando aplique) para proyectos
comerciales demostrativos.
- Firma Direccin Ejecutiva
Inscripcin de Proyectos en Portafolio.
Envo de proyectos a cofinanciadores.
Ajustes de proyectos elegibles con el financiador.
Subproceso: Legalizacin institucional del proyecto

Actividades:
Legalizacin proyecto - Codificacin de acuerdo con posibilidades de DPI.
Inscripcin de Agenda.
Subproceso: Seguimiento, auto evaluacin y control del Proceso

Actividades:
Preventivas).

Procedimiento de gestin y formulacin de proyectos.
33
Procedimiento para la asesora-revisin con pares internos.
Procedimiento para la revisin y aprobacin interna de proyectos.
Procedimiento para la revisin y aprobacin de proyectos comerciales.
Gua para la elaboracin de proyectos.
Instructivo sobre lineamientos corporativos para atender convocatorias.
Proceso de Investigacin
Propietario: Coordinadores Nacionales de Investigacin/Coordinador de Red de
Investigacin
Coejecutores: Coordinadores de Investigacin- Lderes de proyecto- Investigadores.
Objetivo: Desarrollar acciones que contribuyan a asegurar el rigor y la calidad
cientfica de la investigacin.
Subprocesos y Actividades principales del proceso:

Subproceso Planificacin operativa
Del proyecto
Reunin de aliados, co-ejecutores y colaboradores para socializacin y definicin de
plan de trabajo del proyecto
- Aplicacin de codificacin de confidencialidad y suscripcin de acuerdos

especficos con el equipo de trabajo**PM6
- Elaboracin del Plan de Trabajo del proyecto anual por trimestres (Ajuste del
cronograma programado del proyecto aprobado).
- Revisin de los indicadores de gestin e impacto, y construccin de matriz de
metas anuales.
Del proceso
- Planificacin de fechas para la revisin al rigor y calidad cientfica de la
agenda de investigacin en los Centros y Estaciones
Subproceso: Ejecucin de actividades, ensayos y experimentos
34
Actividades
Establecimiento de experimentos.
Ejecucin de actividades y ensayos.
Generacin y procesamiento de datos (Biolgicos, econmicos, sociales).
Registros electrnicos de datos.
Subproceso: Anlisis e interpretacin de resultados

Actividades
Procesamiento y anlisis estadstico de datos.
Anlisis y discusin de resultados.
Generacin de conclusiones, recomendaciones y proyecciones.
Elaboracin del Informe Tcnico final.
Subproceso: Entrega de informes y Divulgacin de los Resultados del

Proyecto)
Actividades
Solicitud y revisin del informe financiero por parte del lder.
Revisin de informe tcnico final del proyecto por parte de los pares evaluadores
internos.
Elaboracin y envo de Resumen Ejecutivo del proyecto.
Definicin del material publicable, segn acuerdos de confidencialidad firmados.
Divulgacin de resultados comunidad cientfica (Congresos, seminarios, posters,
etc).
Identificacin y categorizacin de productos, procesos y servicios generados por
el proyecto.
.
Subproceso: Evaluacin del proyecto y Seguimiento, auto evaluacin y control
del proceso
Actividades
Revisin al Rigor y Calidad Cientfica y Tecnolgica de la agenda de investigacin
en los Centros de investigacin y Estaciones.
35
Actualizacin peridica de cumplimiento de metas
Formular y ejecutar planes de mejora (acciones correctivas y Acciones
preventivas).
Control del producto no conforme

Procedimiento Socializacin y Plan de Trabajo del proyecto.
Procedimiento para Revisin al Rigor y Calidad Cientfica de la agenda de
investigacin.
Procedimiento para la entrega de informes.
Instructivos para elaboracin de informes (Modelo).
Proceso de Desarrollo Tecnolgico

Propietario: Director CBB.
Coejecutores: Coordinadores de investigacin o investigadores encargados
Objetivo: Explotar el conocimiento derivado de procesos de investigacin en el
desarrollo de productos/servicios/sistemas tecnolgicos y su vinculacin a procesos
productivos a travs de cadenas de valor.
Subproceso: Diseo del producto/servicio/sistema tecnolgico

Actividades
Anlisis de prefactibilidad tcnica y financiera del producto, servicio o sistema
tecnolgico.
Aplicacin y segn codificacin de confidencialidad, suscripcin de acuerdos
especficos con el equipo de trabajo (si aplica).
Desarrollo del producto/servicio/sistema tecnolgico.
Subproceso: Validacin y Ajuste

Actividades
36
Ensayos para determinar reproducibilidad del producto/servicio/sistema
tecnolgico
Subproceso: Pre-escalamiento
Actividades
Concertacin con aliados / clientes internos y externos (si aplica)
Estandarizacin de productos/servicios/sistemas tecnolgicos en la fase de pre-
escalamiento
Anlisis de factibilidad.
Subproceso: Escalamiento
Actividades
Estructuracin del plan de escalamiento (para la modalidad de escalamiento
autnomo) o Formalizacin del acuerdo de escalamiento del
producto/servicio/sistema tecnolgico para desarrollo de negocios o de
transferencia de tecnologa (para las modalidades de riesgo compartido o por
terceros)
Investigacin en Escalamiento de productos/servicios/sistema tecnolgico (si
aplica)
Subproceso: Seguimiento, autoevaluacin y control del Proceso

Preventivas).

Procedimiento de Diseo
Procedimiento de validacin y ajuste del diseo.
Procedimiento de pre-escalamiento.
Procedimiento escalamiento.
37
Proceso de Transferencia de Tecnologa
Propietario: Coordinador Nacional de Transferencia de Tecnologa.
Coejecutores: Coordinador de Transferencia de Tecnologa de la sede - Coordinador
de Investigacin y Transferencia de Tecnologa
Objetivo: Facilitar el acceso a los conocimientos generados por CORPOICA a travs
de diferentes medios y estrategias de comunicacin, capacitacin y divulgacin para
la apropiacin social.
Subproceso: Planificacin Operativa
Del proyecto
Actividades
Elaborar el componente de transferencia de tecnologa en el plan de trabajo del

proyecto
Revisar indicadores de impacto y gestin
Del proceso
Elaborar lineamientos operativos de la lnea estratgica
Elaborar el Plan Operativo de transferencia de tecnologa
Subproceso: Apropiacin social de la tecnologa y del conocimiento

Actividades
Elaboracin de publicaciones (artculos cientficos, boletines, cartillas, folletos,
psters, etc.).
Socializar el conocimiento y la tecnologa a travs de TICs.
Organizar y participar en eventos de divulgacin (congresos, seminarios, talleres,
das de campo etc.)
Subproceso: Adopcin e impacto social

Evaluar la adopcin e impacto de la tecnologa transferida (estar condicionada al
inters de un ente que financie su ejecucin)
38
Implementar la encuesta de satisfaccin al cliente
Elaborar el informe final del proyecto

Analizar indicadores de gestin
Preventivas)
Control de producto no conforme de eventos y publicaciones
Medicin satisfaccin de usuarios a eventos

Procedimiento para la organizacin de eventos y de capacitacin
Procedimiento para la elaboracin y comercializacin de las publicaciones
Instructivo Venta de Publicaciones por Internet
Instructivo Ingreso y salida de publicaciones en bodega
Instructivo Venta de publicaciones en eventos
Instructivo de realizacin Respuesta a usuarios a travs de la herramienta
CORPOICA Responde
Instructivo para realizacin del magazn De la mano con el campo
Instructivo realizacin de Chat
Instructivo realizacin cursos virtuales
Instructivo realizacin de podcast
Instructivo realizacin de un Audiobook
Instructivo Realizacin de la programacin para la Emisora Virtual Agropecuaria
EVA radio
Proceso de Desarrollo de Negocios
Propietario: Director Nacional de Agronegocios.
39
Coejecutores: Coordinador de Agronegocios del Centro, Director del Centro o su
delegado.
Objetivo: Generar ingresos con rentabilidad a travs de la comercializacin de
productos y servicios, buscando el posicionamiento en los diferentes mercados y la
satisfaccin de nuestros clientes.
Subproceso: Planificacin
Actividades
Consolidacin del plan de metas anuales
Planificacin asignacin de los recursos
Plan de Mercadeo
- Elaboracin del plan de mercadeo nacional
- Definicin de informacin del mercado
Subproceso: Produccin y escalamiento

Actividades
Desarrollo y ejecucin del proyecto comercial demostrativo
Ejecucin del Plan de Escalamiento del producto o servicio
Subproceso: Comercializacin del Producto

Actividades
Contacto inicial
Verificacin de disponibilidad de producto
Concertacin del negocio
Programacin de la produccin y/ o prestacin de servicio segn demanda
Entrega de productos
Cierre de negociacin
Subproceso: Desarrollo de material publicitario

Actividades
Priorizacin de solicitudes
40
Estudio de las necesidades priorizadas
Establecimientos de estrategias
Desarrollo e implementacin de estrategias publicitarias
Subproceso: Relacin con el cliente

Actividades
Atencin al Cliente
-Lnea de atencin al cliente
Quejas y Reclamos
- Recepcin y atencin de quejas y reclamos Asesora y revisin de pares
internos (dentro y entre centros)
Aprobacin interna de proyectos por parte de los C.I.
- Asignacin de responsables en la resolucin de la queja
Satisfaccin del cliente
Asesora y revisin de pares internos (dentro y entre centros)
Aprobacin interna de proyectos por parte de los C.I.
Subproceso: Liquidacin del proyecto y seguimiento, autoevaluacin y control del
proceso
Actividades
Seguimiento y liquidacin de proyectos
- Liquidacin parcial de proyectos
- Revisin de ingresos y Egresos
Seguimiento, auto evaluacin y control del proceso
- Formular y ejecutar Planes de Mejora (Acciones Correctivas y Acciones
Preventivas)
- Control de producto no conforme
41
Procedimiento para el Desarrollo de Material Publicitario
Procedimiento para la atencin de Quejas, reclamos, sugerencias
Procedimiento para la revisin y aprobacin de Comerciales
Procedimiento para la Prestacin del Servicio de Asistencia Tcnica Agropecuaria
Instructivo para la aplicacin de Encuestas de Satisfaccin
42
LOS PROCESOS DE SOPORTE SON LOS QUE DAN EL APOYO NECESARIO PARA EL DESARROLLO DE LOS
PROCESOS ESTRATGICOS Y MISIONALES EN CUANTO A LA PROVISIN DE RECURSOS Y HERRAMIENTAS
LOGSTICAS PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS.
PROCESOS DE SOPORTE
Los ocho Procesos de Soporte de CORPOICA son:
Proceso de Gestin Documental

Propietario: Director Departamento de Gestin Documental.
Coejecutores: Responsables Gestin Documental
Objetivo: Establecer los procedimientos, actividades y tareas requeridas para el
almacenamiento, conservacin y recuperacin de los documentos definidos por
CORPOICA.

Planificacin de la conservacin, almacenamiento y recuperacin de los
documentos.
Administracin de la correspondencia y de los archivos.
Verificacin de los inventarios documentales.
Seguimiento, auto evaluacin y control del proceso.
preventivas).

Procedimiento para la identificacin, almacenamiento, proteccin y recuperacin
de los documentos.
Procedimiento de transferencia y eliminacin de documentos.
Procedimiento para el trmite de documentos internos y externos.
43
Manual del Usuario del Sistema de Administracin Documental Corpomail.
Proceso Gestin Compras

Propietario: Director del Departamento de Suministros y Servicios Generales.
Coejecutores: Coordinadores de suministros -Coordinador Administrativo y
Financiero
Objetivo: Asegurar la adquisicin de bienes y servicios que suplan los
requerimientos de los procesos de la Corporacin.

Planeacin del proceso y las compras
Evaluacin y seleccin de proveedores.
Formalizacin de las compras.
Recibir elementos comprados/ Prestacin de Servicios
Evaluacin del desempeo del proveedor.
preventivas).
Procedimiento para la Adquisicin de Bienes y Servicios.

Procedimiento de Importaciones.
Procedimiento de Almacenamiento.
Instructivo para la elaboracin de trminos de referencia.
Instructivo para llevar a cabo interventoras.
Proceso de Gestin del Talento Humano

Propietario: Director Departamento de Gestin Humana
Coejecutores: Coordinadores Unidad de Gestin Humana
44
Objetivo: Seleccionar, administrar, evaluar y formar el talento humano de la
Corporacin, para el logro de los objetivos corporativos, el desarrollo individual y el
mejoramiento continuo.

Seleccin de personal.
Administracin de personal.
Evaluacin de competencias.
Formacin del personal.
Preventivas).

Procedimiento de Formacin.
Procedimiento para la Administracin de personal.
Procedimiento para la Seleccin de personal.
Manual de Descripcin de perfiles
Proceso de Gestin de Tecnologas de la Informacin
Propietario: Director de Tecnologas de la Informacin.

Coejecutores: Tcnico o Profesional en TI
Objetivo: Brindar las herramientas y/o el soporte necesario en software, hardware, y
seguridad de la informacin, para el funcionamiento de todos los procesos en
CORPOICA.

Planificacin del proceso.
Proveer soporte a los usuarios.
45
Desarrollar soluciones tecnolgicas de software.
Formular y realizar seguimiento al programa de mantenimiento de equipos e
infraestructura LAN y comunicaciones.
Gestionar proyectos de seguridad de la informacin.

Preventivas).

Procedimiento para el desarrollo de soluciones tecnolgicas.
Procedimiento para el soporte.
Procedimiento para la programacin y realizacin de videoconferencia.
Instructivo para la creacin de contraseas de red.
Instructivo para configuracin de correo.
Polticas de Seguridad
Instructivo para la aplicacin de la encuesta de satisfaccin de videoconferencia.
Proceso de Gestin Financiera

Propietario: Subdirector Financiero Nacional
Coejecutores: Coordinadores Unidad Administrativa y Financiera
Objetivo: Definir y ejecutar las polticas para la administracin, ejecucin y control de
los recursos financieros de CORPOICA.

Planeacin financiera de la Corporacin.
- Definicin de polticas financieras
- Planeacin del presupuesto de la Corporacin
Administracin y ejecucin recursos financieros
46
- Administracin de flujos de recursos
- Asignacin presupuestal
- Causacin
- Ejecucin de ingresos y egresos
Control financiero
- Control de ingresos (comerciales, convenios y financieros).

Preventivas).

Procedimiento para el Registro de Movimiento de Activos Fijos
Procedimiento de Control Fiscal
Procedimiento para Elaboracin de Presupuesto
Procedimiento para realizar Modificaciones Presupuestales
Procedimiento de Cancelacin de Obligaciones a Terceros
Procedimiento de Conciliacin Bancaria
Procedimiento para facturacin de venta de servicios internos
Procedimiento para el registro de ingresos a caja o bancos
Procedimiento de facturacin a convenios de investigacin y funcionamiento
Procedimiento de facturacin de venta de vienes y servicios
Procedimiento para el registro de operaciones de contabilidad
Procedimiento para generar informes financieros a cofinanciadores
Procedimiento para la cancelacin de nmina
Procedimiento Para el traslado de Caja a Bancos
Procedimiento de ejecucin presupuestal
Procedimiento de informes financieros a entidades de control
47
Proceso de Gestin Jurdica
Propietario: Director Jurdico.
Coejecutores: profesionales
Objetivo: Representar judicial y extrajudicialmente a la Corporacin, brindar asesora
jurdica a todas las dependencias y adelantar los procesos disciplinarios, de acuerdo
con la normatividad interna y externa vigente.

Representacin judicial y Extrajudicial.
Asesora jurdica en la elaboracin y revisin de contratos, convenios y cartas de
entendimiento y en la atencin de consultas jurdicas.
Reclamaciones ante Compaas de Seguros y seguimiento a las mismas.
Procesos disciplinarios.
Preventivas).

Procedimiento para investigacin de procesos disciplinarios.
Procedimiento para la elaboracin y revisin de convenios, contratos y cartas de
entendimiento.
Proceso de Operaciones de Campo

Propietario: Director del C.I. Nataima
Coejecutores: Coordinadores Unidad Operativa
Objetivo: Coordinar el desarrollo de las actividades necesarias para llevar a cabo
labores agropecuarias de apoyo a la investigacin y produccin comercial
demostrativa, bajo un enfoque tcnico, gestionando y optimizando los recursos.

48
Programar las operaciones de campo.
Realizar el programa de operaciones de campo
Solicitar los recursos necesarios para realizar operaciones.
Ejecutar labores de campo
- Realizar labor de campo - Supervisar labor.
Preventivas).

Procedimiento para operaciones de campo para Desarrollo de Negocios.
Procedimiento de Operaciones en Campo para investigacin.
Plano de lotes del Centro de Investigacin.
Proceso de Gestin de Mantenimiento e Infraestructura

Propietario: Director Departamento de Suministros
Coejecutores: Coordinador de Unidad Operativa
Objetivo: Gestionar el diseo, la construccin y el mantenimiento de la
infraestructura fsica de CORPOICA y coordinar el mantenimiento de los diferentes
equipos requeridos por la Corporacin.

Determinacin del rea a intervenir, planeacin, construccin y mantenimiento de
la infraestructura.
Planeacin del mantenimiento equipos de laboratorio.
Descripcin tcnica del bien a proveer.
Definicin de los requerimientos de mantenimiento y calibracin de equipos de
laboratorio.
Ejecucin de la obra, mantenimiento de infraestructura o de equipos laboratorio.
Interventora Tcnica y Seguimiento de obra.
49
Preventivas).

- Procedimiento para operaciones de campo para Desarrollo de negocios
- OC-P-02 Procedimiento operaciones de campo investigacin
- Planos de lotes del Centro de Investigacin
50
NUESTRA ESTRUCTURA DOCUMENTAL
TODA LA DOCUMENTACIN DEL SGC DE CORPOICA SE ESTRUCTURA CON BASE EN UN ORDEN
PIRAMIDAL. ESTUDIE LAS CARACTERSTICAS Y LOS PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO.
Documentacin
Los documentos son el soporte y la evidencia del Sistema de Gestin de Calidad. En el
siguiente grfico se muestra la estructura jerrquica de la documentacin en la Corporacin.
51
Consideraciones a tener en cuenta:
Toda creacin, modificacin o actualizacin de documentos debe ser tramitada ante

el propietario del proceso, quien solicita por escrito al Coordinador Nacional de
Calidad, mediante el formato SI-F-01 de Solicitud de Elaboracin, Eliminacin o
Actualizacin de documentos. Ningn documento debe modificarse sin autorizacin.
La elaboracin del documento corresponde al responsable del tema, el propietario

del proceso es quien revisa y la aprobacin est a cargo del primer nivel jerrquico
correspondiente.
Todos los documentos del Sistema de Gestin de Calidad expedidos por la

Corporacin deben ser revisados y aprobados antes de su emisin y publicacin por
parte del dueo del proceso.
Se deben controlar los cambios en los documentos. Se debe actualizar la versin de

los documentos que generen cambios significativos (contenido o estructura del
documento) y deben ser aprobados nuevamente por el cargo responsable.
Los documentos borradores llevan una marca de agua en todas las hojas con la
inscripcin: Documento Borrador.
Los documentos aprobados y vigentes se publican en Corponet. Por lo tanto, todo

documento al momento de ser impreso se convierte en una copia no controlada y
lleva una marca de agua en todas las hojas con la inscripcin: Copia no controlada.
Las copias fsicas controladas de los documentos se identifican con un sello con la
inscripcinCopia Controlada.
52
Los documentos se identifican por el Ttulo y el Cdigo, el cual es asignado por el
Coordinador Nacional de Calidad. Este cdigo permite identificar por cada
documento:
o El proceso al que pertenece

o El tipo de documento
o El consecutivo dentro del proceso
Los documentos obsoletos slo se conservan en caso de ser necesario y slo son
usados como soporte fsico para evidenciar el historial de cambios surgidos en el
documento. Estos documentos se identifican con el sello de Documento Obsoleto
en la primera hoja.
Qu se debe tener en cuenta para los registros de calidad?

Para la inclusin de nuevos formatos en el sistema de control de registros, se debe
dar cumplimiento al Procedimiento de Elaboracin de documentos SI-P-01 y al
Procedimiento de Control de Documentos SI-P-03.
Independientemente del medio de presentacin (impreso, magntico,
electromagntico, fotografa, etc.), los registros deben estar completamente
diligenciados, ser legibles y coherentes con el tiempo y la actividad a que
correspondan.
Ningn registro en medio impreso (manuscrito especficamente) se debe generar a
lpiz.
Cuando se presenten errores en los registros, el error deber ser tachado (no se debe
borrar, ni eliminar, ni hacerlo ilegible) y el valor correcto deber ser escrito al margen.
Estas alteraciones deben ser firmadas o visadas por la persona que hace la
correccin.
Los registros que se conserven en medio magntico se les debe establecer el
sistema de backup y de proteccin contra virus garantizando la integridad de la
informacin, durante los tiempos de retencin establecidos.
53
En el control de registros se debe asegurar la implementacin de los siguientes
aspectos:
Identificacin: Los registros se identifican con la informacin bsica que permite

relacionarlos con el proceso o actividad de donde se originan los datos.
Generalmente esta informacin se diligencia en el encabezado de los formatos,
informes, tablas y otros tipos de registros.
Los registros se identifican con el cdigo asignado por el sistema de gestin y/o el
nombre del registro.
Almacenamiento: En cada rea se establece el lugar de almacenamiento para el

archivo de gestin que se va a utilizar para guardar el registro. Los registros pueden
ser de tipo fsico o magntico; si son fsicos se almacenan en estantes, archivos,
folders, carpetas, y si son magnticos se almacenan en computadores, en cd, dvd.
Proteccin: Los registros fsicos se protegen contra la humedad, polvo y elevadas

temperaturas (fuentes calorficas y luz solar), asegurando las condiciones adecuadas
de almacenamiento.
Los registros que se conserven en medio magntico se les debe establecer el

sistema de backup y de proteccin contra virus garantizando la integridad de la
informacin, durante los tiempos de retencin establecidos.
Ejemplo de registro documental y evidencias

El siguiente es un formato sobre Lista de Verificacin de Producto Comprado, del Proceso
de Gestin de Compras, que una vez diligenciado con los datos, se convierte en Registro.
54
REPASE ESTAS PREGUNTAS PARA LOS PROCESOS Y LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD EN LA CORPORACIN
CUANTOS PROCESOS, HAY IDENTIFICADOS EN EL MAPA DE PROCESOS DE LA CORPORACIN:
QU TIPOS DE PROCESOS SE ENCUENTRAN CLASIFICADOS EN EL MAPA DE PROCESOS CORPORATIVO?
LOS PROCESOS MISIONALES DENTRO DEL MAPA DE PROCESOS SON AQUELLOS QUE:
EN EL MAPA DE PROCESOS CORPORATIVO, LOS PROCESOS DE APROPIABILIDAD Y GESTIN DE ALIANZAS Y
RECURSOS, SON DE TIPO?
AL INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO SEGN LA NORMA ISO 9001 SE LE LLAMA?

EL COEJECUTOR DEL PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO CORPORATIVO ES?
ENUMERE LOS PROCESOS MISIONALES DE LA CORPORACIN
QUIN ES EL COEJECUTOR DEL PROCESO DE INVESTIGACIN?
GESTIN DOCUMENTAL, OPERACIONES DE CAMPO Y GESTIN DE COMPRAS SON PROCESOS DE ESTE
TIPO?
LOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS EXIGIDOS POR LA NORMA ISO 9001:2000 SON?
55
MEDIOS DE COMUNICACIN DEL SGC
PARA LA NORMA ISO 9001:2000, LA COMUNICACIN INTERNA ES DE VITAL IMPORTANCIA EN LA

IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD. ESTOS SON LOS MEDIOS CON LOS
CUALES DISPONEMOS PARA MANTENERNOS INFORMADOS Y ACTUALIZADOS
* Corponet
En Corponet existe una seccin especialmente dedicada al tema de la calidad donde se
puede consultar la informacin de planificacin del sistema (Poltica y Objetivos); los
Procesos, el Mapa de Procesos y toda la documentacin relacionada, adems de material
sobre auditoras y mejoramiento continuo del sistema.
* Grupos de Mejoramiento Continuo

Igualmente, se establecieron los Grupos de Mejoramiento como una herramienta eficaz y
eficiente para la comunicacin en CORPOICA.
Qu son?
Los Grupos de Mejoramiento son un espacio de comunicacin interna donde las personas
de un rea se renen con su lder, director o jefe para tratar temas de inters general
relacionados con el trabajo, la planeacin estratgica, proyectos corporativos, polticas o
procesos que redunden en el fortalecimiento de la productividad y la calidad de CORPOICA.
Los equipos de mejoramiento continuo buscan establecer una cultura del conocimiento y la
innovacin de la Corporacin, en primera instancia para reforzar el proceso de certificacin
en el Sistema de Gestin de Calidad, y son un medio de participacin ascendente y
descendente.
Cules son sus objetivos?

Integrar y fortalecer los equipos de trabajo de CORPOICA.
Generar un ambiente de participacin y escucha.
56
Ser un espacio para exponer ideas y sugerencias.
Resolver inquietudes, plantear y proponer soluciones a obstculos.
Ofrecer un alto conocimiento de CORPOICA (Planeacin estratgica, objetivos,
procesos, proyectos corporativos, avances en investigaciones, etc.).
Suministrar informacin actualizada, veraz y oportuna de las decisiones tomadas en
la Corporacin.
Dar a conocer las expectativas e intereses de los equipos de trabajo.
Propiciar el logro de las metas y objetivos de cada rea y por ende de CORPOICA.
* Videoconferencias
El sistema de videoconferencia con que cuenta CORPOICA permite la realizacin de
reuniones virtuales de todo el personal o de algunos grupos especficos para tratar temas
de calidad.
* Piezas de recordacin
Como complemento de estos medios de divulgacin y comunicacin, se han elaborado
piezas de recordacin de los aspectos principales del SGC como afiches, separadores de
libros, portalpiz, vasos haciendo alusin a la Poltica de Calidad, botones y camisetas con
el slogan Yo tengo un compromISO con la Calidad.
57
CALIDAD, UN PROCESO PERMANENTE
EXISTEN DOS MTODOS FUNDAMENTALES PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO Y MEJORAR LA EFICACIA DE
NUESTRO SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD: LAS AUDITORAS INTERNAS Y LA MEJORA CONTINUA.
ANALICE CMO SE TRABAJAN AMBOS ASPECTOS EN LA CORPORACIN.
MEJORA CONTINUA
Qu es?
Es un proceso mediante el cual la Corporacin evidencia el mejoramiento continuo del
Sistema de Gestin de Calidad a travs de las acciones que toma en la generacin e
implementacin de proyectos, mejora de procesos, acciones correctivas y preventivas de
hallazgo encontrados en auditoras internas de calidad, y en las generadas por los
colaboradores de la Corporacin.
Las oportunidades de mejoramiento contemplan acciones preventivas que permiten evitar

fallas en los procesos, medidas para corregir las que se registren y eliminar sus causas para
que no se vuelvan a presentar.
Se debe realizar seguimiento a las oportunidades de mejora ya sean acciones correctivas

y/o preventivas, tanto recibidas como generadas por cada una de las reas o en los
procesos de auditora, para asegurar la eliminacin de las causas que las originaron o
prevenir su ocurrencia.
Conceptos asociados:
Correccin = Accin tomada para eliminar una No Conformidad detectada.
Accin correctiva = Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad
detectada u otra situacin indeseable.
Accin preventiva = Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad
potencial u otra situacin potencialmente indeseable.
No Conformidad = Incumplimiento de un requisito
58
Control de las No Conformidades
Todos los colaboradores de CORPOICA somos responsables de informar oportunamente

sobre las fallas reales o potenciales que se presentan en los procesos y productos.
La deteccin de una No Conformidad real o potencial puede darse a travs de cualquiera de

las siguientes fuentes: Clientes internos o externos (quejas, reclamos o sugerencias),
auditorias internas y externas, producto no conforme, incumplimiento de procedimientos,
incumplimiento de metas, programaciones incumplidas, incidentes, anlisis y seguimiento a
los procesos, incumplimiento de metas, y se reportan en el formato SI-F-06 Reporte de No
Conformidad.
Cuando la causa de una No Conformidad sea evidente, el responsable del proceso, proyecto
o producto debe corregirla y definir e implementar las acciones necesarias para eliminar las
causas, sin necesidad de realizar reunin de anlisis para las causas.
El responsable en el proceso define, de acuerdo con la frecuencia y con el impacto que

puedan presentar los riesgos, cules No Conformidades potenciales ameritan levantar
acciones preventivas.
Cuando se realiza un anlisis de causas, ste se debe hacer por la persona o personas que
se consideren responsables de la accin. El responsable de la No Conformidad, junto con
los colaboradores invitados a la reunin, analizan las causas de la No Conformidad real o
potencial detectada; el anlisis se efecta mediante alguna herramienta estadstica
(diagrama de pareto, diagrama de causa y efecto o espina de pescado, tormenta de ideas)
segn se defina en la reunin. Los resultados del anlisis se registran en el formato SI-F-06
Reporte de No Conformidad.
A las acciones que se definan se les establece el responsable de ejecutarlas, la fecha de

ejecucin y los recursos necesarios. El tiempo que se determine para la ejecucin del plan
de accin debe ser acorde con las acciones propuestas, no debe haber demora en la
implementacin de las acciones.
59
Las No Conformidades potenciales que ameriten la aplicacin de acciones preventivas a
partir de su deteccin, deben tener un registro detallado de la investigacin de causas raz
relacionada con la misma, de los controles que se ejercen para evitar su presencia y del
responsable de llevar a cabo la labor de seguimiento.
El responsable del proceso o los auditores internos designados verifican el cumplimiento de

las acciones propuestas para eliminar las causas de la No Conformidad, dejando el registro
del seguimiento en el formato SI-F-06 Reporte de No Conformidad.
Si en el seguimiento se detecta que el plan de accin no elimin la causa que origin la No

Conformidad, se deben analizar nuevamente las causas de la No Conformidad y definir un
nuevo plan de accin.
SEGUIMIENTO DEL DESEMPEO DEL SISTEMA
AUDITORAS INTERNAS
En la realizacin de las auditoras internas de calidad se siguen estas fases:
Programacin de la auditora
Planificacin de la auditora
Ejecucin de la auditora
Finalizacin e Informe
La programacin de los ciclos de auditora interna est a cargo del Coordinador Nacional de
Calidad, quien anualmente elabora el cronograma de auditoras internas.
En el Programa General de Auditoras Internas de Calidad se define el objetivo, el alcance,

un rango de fechas en las cuales cada sede debe programar sus auditoras por sede. Una
vez elaborado y aprobado por el Coordinador Nacional de Calidad, debe ser notificado a los
directores de todas las sedes de la Corporacin. El programa puede ser actualizado de
acuerdo con la influencia de los criterios mencionados y su cumplimiento.
60
Con el Programa General de Auditoras Internas de Calidad, cada Delegado de Calidad debe
definir un Programa de Auditoras Internas de Calidad por sede, el cual debe incluir las
fechas de cada auditora; realizar la asignacin de auditores, programar y asignar expertos
tcnicos si se requieren y los recursos tales como tiempo de auditores, necesidad de
transporte y otros requerimientos justificados para dar cumplimiento al objetivo y alcance de
la programacin.
Equipo Auditor
Se refiere al personal competente para planear y desarrollar una auditora. Este grupo puede
estar conformado por personal de CORPOICA o personal externo contratado para esta labor.
El equipo auditor puede estar conformado por uno o varios auditores. Se debe seleccionar
un Auditor Lder para cada ciclo de auditoras, con base en la experiencia como auditor. Los
dems miembros participan en calidad de apoyo.
Cada equipo auditor es el responsable de elaborar el Plan de la Auditora Interna de Calidad,

el cual debe ser enviado al Auditor Lder y auditados antes de iniciar el ciclo de auditoras.
Con base en el objetivo de la auditora, el grupo auditor solicita a los auditados los
documentos que se deben conocer antes del inicio a la auditora. Estos documentos deben
ser devueltos una vez finalice la auditora.
Igualmente, el auditor interno elabora las Listas de Verificacin, en las cuales se enuncian
los tems a auditar y los aspectos a indagar, los cuales se identifican a partir de la revisin de
documentos aplicables al proceso o actividad a auditar.
Con base en el anlisis de la informacin recolectada, se identifican y documentan los

hallazgos, haciendo una descripcin de la situacin encontrada, referenciando el criterio de
auditora que se esta incumpliendo y la evidencia que lo soporta.
61
Este reporte debe ser entregado al Delegado de Calidad despus de terminado el ciclo de
auditoras, con el visto bueno del lder del proceso auditado.
El auditado y el lder del proceso auditado son los responsables de verificar que se tomen
las acciones sin demora injustificada y especificar las fechas de cumplimiento de cada
accin.
El auditor lder elabora un informe de auditoras, el cual ser firmado por los auditores y
auditados durante la reunin de cierre y posteriormente enviado al Delegado de Calidad de
la sede. Luego se realiza al seguimiento a las acciones propuestas.
Pautas para atender una auditora- Papel del Auditado

Responda claramente.
Muestre lo que le soliciten.
No intente confundir al auditor.
Mantenga la calma.
No tiene que saber las cosas de memoria, puede consultar sus documentos, sepa
dnde estn.
Si no entiende la pregunta del auditor, solicite aclaracin.
Asegrese de entender los hallazgos encontrados por el auditor (pida

explicacin).
Recuerde que el Sistema de Gestin de Calidad se evala como un todo y no de
manera individual.
No est a la defensiva; el auditor No Busca Culparlo.
62
NUESTROS REPRESENTANTES DEL SGC
LA DIRECCIN EJECUTIVA DESIGN COMO SU REPRESENTANTE PARA EL SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD DE CORPOICA A LA COORDINADORA NACIONAL DE CALIDAD, MARGARITA RAMREZ GONZLEZ.
A su vez, para cada sede de Corporacin se nombraron los siguientes Delegados de Calidad
y Facilitadores para interactuar con la Representante de la Direccin.
DELEGADOS Y FACILITADORES
CENTRO/ ESTACION DELEGADO FACILITADOR

/UNIDAD
Equipo Lder del Margarita Ramrez Gonzlez Ayd Londoo A

Proyecto
E.E. Caribia Roco Margarita Gmez
E.E. Cimpa Luz Esperanza Prada Forero Andrea Orozco E
E.E. El Nus Gilberto Higinio Natalia Gmez L

E.E. La Suiza Nelson Hermes Daz Ariza Natalia Gmez L
E.E. El Mira Carlos Andrs Crdoba
E.E. Motilonia Alfonso Linares
C.I. Nataima Tulia Ins Cifuentes Zarta
C.I. Palmira Jesn Gmez
C.I. La Libertad Csar Jaramillo/ Nohora Elkin Negrete C

Cubillos
C.I. Turipana Sonny Reza Emil Yesid Vlez L
C.I. Tibaitat Claudia Villota Andrea Orozco E

C.I. La Selva Hugo Casas M./ Edilma Natalia Gmez L
Benjumea
CBB Yenny Molina Andrea Orozco E
63
3. GLOSARIO
TODOS HABLAMOS UN MISMO IDIOMA DE CALIDAD.

ESTE ES EL GLOSARIO DE DEFINICIONES BSICAS QUE FORMAN PARTE DE NUESTRO SISTEMA DE
GESTIN DE CALIDAD. TODOS DEBEMOS ENTENDER Y UTILIZAR ESTAS PALABRAS PARA TRABAJAR
BAJO UN MISMO IDIOMA.
A
Acceso: restriccin de la consulta a determinados usuarios y medidas de control.
Accin Correctiva: accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad
detectada u otra situacin indeseable.
Accin Preventiva: accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad
potencial u otra situacin potencialmente indeseable.
Alcance de la auditora: extensin y lmites de una auditora.
Almacenamiento: accin de ubicar o colocar elementos en un espacio o lugar
mediante la utilizacin de estructuras (estanteras, muebles de archivo, cajas,
legajadores, sistemas rodantes, otros) que permitan un fcil acceso para su
recuperacin, mediante la definicin de un sistema de organizacin.
Aprobacin: autorizacin para la distribucin y aplicabilidad de un documento por la
persona que tenga la autoridad sobre los recursos para implementarlo.
Aprobacin de documentos: accin mediante la cual un cargo previamente autorizado
evala que el contenido de un documento cumpla lo que debe realizarse para
alcanzar los objetivos propuestos. Una vez cumplido lo anterior la aprobacin implica
firma fsica del documento con el fin de determinar la extensin en que se cumplen
los criterios de auditora.
Archivo Central: es en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestin de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen
teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.
Archivo de Gestin: comprende toda la documentacin que es sometida a continua
utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la
64
soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los
asuntos iniciados.
Auditora: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la
auditora y evaluarlas de manera objetiva.
Auditado: organizacin o proceso que es auditado.
Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.
C
Caracterizacin: documento que establece entradas, actividades, salidas, recursos, y
criterios para evaluar la eficacia de un proceso.
Competencia: habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
Concesin: autorizacin para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los
requisitos especificados.
Conclusiones de la auditoria: resultado que proporciona el equipo auditor tras
considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la misma.
Copia no controlada: documento sobre el cual no existe responsabilidad de
comunicar sus cambios y actualizaciones.
Criterio de auditora: conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencia.
D
Diagrama de flujo: representacin grfica de los pasos de una o varias actividades.
Disposicin Final: destino final de los registros. Accin que se toma una vez se ha
cumplido el tiempo de retencin o conservacin establecido para un registro.
Documento: cualquier medio que contenga informacin consignada en l y que sirve
para ilustrar o comprobar algo o tomar acciones. Un documento puede tener
incluidos diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, grabaciones magnticas,
fotografas, formatos entre otros.
Documento Controlado: documento sobre el cual existe control y responsabilidad para
informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.
65
Documento de referencia: documento que sirve como soporte para tomar decisiones
en procesos y/o proyectos; pueden ser externos o internos.
Documento Externo: todos aquellos documentos que no se elaboran en la
Corporacin pero que son incluidos como parte del sistema de gestin y que ayudan
o guan el desarrollo de los procesos.
Documento Obsoleto: documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
E
Eficacia: extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
Eficiencia: relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Eliminacin: actividad mediante la cual un documento se suprime o elimina del Sistema
de Gestin de la Calidad.
Equipo auditor: uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora. El equipo auditor
puede incluir auditores en formacin y puede estar formado por personal de
CORPOICA o personal externo contratado para esta labor.
Evidencia de la auditora: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
informacin pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
F
Ficha tcnica: documento que describe las caractersticas de un producto, equipo,
instrumento o insumo; puede incluir manejos, atencin de incidentes, etc.
Formato: esquema predeterminado que facilita el registro de la informacin que se
genera en un proceso o actividad. Puede estar en medio impreso o magntico.
Frmula maestra: documento (o conjunto de documentos) que especifica las materias
primas, con sus cantidades y materiales de envase y empaque, que incluye una
descripcin de los procedimientos y precauciones que deben tomarse para producir
una cantidad especfica de un producto, como tambin las instrucciones para el
proceso y el control del mismo.
66
G
Gestin: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin.
Gestin de la calidad: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin
en lo relativo a la calidad.
Gua: documento que dirige u orienta a travs de indicaciones cmo se desarrolla un
tema especfico.
H
Hallazgos de la auditora: resultados de la evaluacin de la evidencia de auditora
recopilada frente a los criterios de auditora.
I
Instructivo: documento que describen los pasos detallados para llevar a cabo una tarea
especifica y/o desarrollar un producto.
L
Legibilidad: caracterstica de poderse leer la informacin contenida en el documento.
Liberacin: autorizacin para proseguir con la siguiente etapa de un proceso. Se
presenta luego de una No Conformidad.
Listado Maestro de Documentos: ndice utilizado para describir en forma ordenada los
documentos del Sistema de Gestin de Calidad.
M
Manual de la calidad: documento que define el alcance y las exclusiones que aplican
para el Sistema de Gestin de Calidad; describe en forma general su funcionamiento,
enuncia la poltica y los objetivos y metas en relacin con la calidad.
Mejora Continua: proceso recurrente de optimizacin del sistema de gestin para lograr
mejoras en el desempeo de calidad de manera coherente con la Poltica de Calidad
de la organizacin.
67
Modificacin: mecanismo a travs del cual se realizan cambios necesarios en los
documentos. Pueden ser de forma o de fondo.
N
No conformidad (NC): incumplimiento de un requisito. Es Real cuando se ha
presentado o Potencial cuando se estima que puede ocurrir.
P
Plan: documento que contiene un modelo sistemtico que se elabora para dirigir y
encauzar acciones en el logro de un objetivo.
Plan de auditoras: descripcin de las actividades y los preparativos de una auditora.
Permiso de desviacin: autorizacin para apartarse de los requisitos originalmente
especificados de un producto, antes de su realizacin.
Problema: es el resultado no deseado de un proceso y puede generar un Producto No
Conforme o una No Conformidad
Procedimiento: descripcin detallada que define paso a paso las etapas consecutivas
para realizar una determinada actividad o varias actividades y las responsabilidades
de cada uno de los cargos que participan en la misma.
Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactan para
transformar entradas en salidas.
Producto No Conforme (PNC): es aquel que no cumple con los requisitos tcnicos o
legales y que afecta la calidad del producto
Programa: documento que especifica actividades, responsables, recursos y plazos para
llevar a cabo un proyecto, proceso o actividad especfica.
Programa de auditoras por sede: conjunto de auditoras planificadas en un perodo de
tiempo determinado. Este programa se enmarca en las fechas definidas en el
Programa General de Auditora y define los das y horas en los que cada sede debe
realizar las auditoras internas a los procesos, as mismo los equipos de auditores
internos y los recursos necesarios para la ejecucin de la auditora.
68
Programa General de Auditora: conjunto de auditoras planificadas para un periodo de
tiempo determinado. En este programa el Coordinador Nacional de Calidad define el
objetivo general, el alcance del programa y un rango de fechas en las que cada sede
debe realizar las auditoras internas.
Proteccin: determinacin de las condiciones ambientales y fsicas de almacenamiento
o archivo de los registros que garanticen un ambiente adecuado para prevenirlos
contra dao, deterioro, prdida o extravo.
Protocolo: descripcin secuencial de pasos predefinidos que se deben seguir para
lograr un fin u objetivo en el desarrollo de un experimento.
R
Recuperacin: mtodo que se debe seguir para poder consultar los registros, el cual
incluye la definicin de criterios de acceso y la clasificacin de los registros.
Registro: documento que proporciona resultados o evidencias de actividades
desempeadas. La informacin consignada se debe poder demostrar con base en
las actividades efectuadas. Un registro se puede diligenciar en medio fsico o
magntico.
Reparacin: la accin emprendida respecto a un Producto No Conforme para que
cumpla los requisitos de uso previstos aunque no cumpla los requisitos especificados
originalmente.
Revisin: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin y eficacia
del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos.
Revisin de documentos: asegurar que el documento cumple los requisitos
establecidos.
S
Segregacin: accin emprendida respecto a un Producto No Conforme para ser
separado o apartado.
Soporte del Documento: medio en el que se encuentra adherida la informacin. Puede
ser electrnico o fsico.
69
T
Tabla de Retencin Documental: listado de series con sus correspondientes tipos
documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
Tiempo de Retencin: perodo de tiempo durante el cual que se conservan y mantienen
los registros dentro de un archivo fsico o electrnico, ya sea el establecido por la ley
o el establecido por la organizacin de acuerdo a sus necesidades de operacin.
V
Validacin: confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica prevista.
Verificacin: confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva (3.8.1) de que
se han cumplido los requisitos especificados.
Versin: indica el nmero de actualizacin del documento.
70

Cartilla Final3

Caricato da

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CUERPO DEL DOCUMENTO

Propietario: Indica el cargo de la persona propietaria del proceso que se encarga de

Objetivo: Razn de ser (Qu?) y propsitos del proceso en trminos de eficacia y

Subproceso/Actividad: Se indican subprocesos y/o actividades clave que se ejecutan

La convencin PM** hace referencia al grado de implementacin de los subprocesos o

Nivel: identifica el alcance de la ejecucin de la actividad; la letra N corresponde a las

Salidas: Es el producto, servicio, documento (informe, registro, reporte, recomendacin,

Clientes: Identificacin de los procesos, entidades, organizaciones y/o personas, que

Recursos: Nombre de los recursos de infraestructura tecnolgica (software, hardware y

Documentos Internos y externos

Registros: Nombre de las evidencias (formatos diligenciados, datos en medios magnticos,

INFORMACIN LA PUEDE VALIDAR EN LA SECCIN CALIDAD DE CORPONET

QU SIGNIFICA LA SIGLA ISO?

CORPORACIN. REPASEMOS SUS ASPECTOS CENTRALES

MARCO ESTRATGICO DE CORPOICA

Los siguientes son nuestros principios rectores

Compromiso: capacidad para asumir responsabilidades y retos con liderazgo.

La estructura bsica de Direccin, Administracin y Vigilancia de CORPOICA est integrada

Direccin y Administracin: Asamblea General, Junta Directiva Nacional, Direccin

La arquitectura de CORPOICA est constituida por tres grandes grupos de rganos

rganos Directivos de Direccionamiento Estratgico Misional: Subdireccin de

Este es el Organigrama General de la Corporacin:

Ser lderes en Investigacin, Desarrollo e Innovacin;

En detalle estos clientes son: agricultores, ganaderos, agrocadenas, fondos parafiscales,

Los productos y servicios que ofrece CORPOICA son:

RECAPITULEMOS ALGUNOS DE LOS CONCEPTOS VISTOS EN ESTE CAPTULO.

CUL ES LA MISIN DE CORPOICA?

Nuestra Poltica de Calidad

Contribuir al fortalecimiento del sector agropecuario, mediante la generacin de conocimiento y

Objetivos Estratgicos de Calidad

1. Fortalecer la capacidad cientfica a travs de la formacin del talento humano, la

Lograr un manejo eficiente del presupuesto de los convenios.

3. Implementar acciones que permitan a CORPOICA medir la percepcin de los clientes y

4. Asegurar la calidad de los proyectos, productos y servicios que genera y desarrolla

IDENTIFICA LOS PROCESOS DE LA CORPORACIN. ESTDIELO E IDENTIFIQUE CUL ES SU LUGAR Y SU ROL

CUL ES LA POLTICA DE CALIDAD DE CORPOICA?

EN LOS TRES CAPTULOS SIGUIENTES EXAMINAREMOS MS DETALLADAMENTE CADA UNA DE LAS

CORPORATIVAS, LA FIJACIN DE OBJETIVOS Y DIRECTRICES INSTITUCIONALES, EL ASEGURAMIENTO DE

DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS NECESARIOS Y LA REVISIN POR LA DIRECCIN.

Nuestros seis Procesos Estratgicos son:

Proceso de Direccionamiento Corporativo

Actividades principales del proceso