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Introduccin
Este mdulo presenta la definicin, clasificacin, historia y principios generales de la Contabilidad; adi-
cionalmente se presentan los documentos soportes contables (notas dbito y crdito, consignaciones ban-
carias, recibos de caja o comprobantes de ingreso, comprobantes de pago o egreso, facturas, cheques, le-
tras de cambio, pagars y libranzas) para que se familiarice con los documentos ms usados como soportes
de operaciones. El segundo tema hace referencia a las cuentas y su clasificacin, se estudiar la definicin
y clasificacin de las cuentas de acuerdo con el Plan nico de Cuentas (PUC), el principio de partida doble,
la ecuacin contable, el registro contable que depende del tipo de cuenta que se afecte y finalmente, se
elaborarn los libros de Contabilidad (Libro de inventarios y balances, Libro diario columnario, Libro mayor
y balances y Libros auxiliares).
1. Generalidades
1.1. Definicin
No existe consenso acerca de la definicin de la Contabilidad1, podemos resumir en dos las corrientes
tericas ms aceptadas; la primera considera que la Contabilidad es una ciencia, y la segunda, la considera
una tcnica. Puede adherirse a alguna de las dos aproximaciones o proponer nuevas opciones de defini-
cin pues este tema contina siendo objeto de investigacin.
1 La ciencia contable: fundamentos cientficos y metodolgicos. Captulo II. La ciencia de la Contabilidad en Biblioteca electrnica
Tcnica Administrativa BeTA, Online, Argentina. 2009. 28.11.2009. http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/ciencia_
contable/c_2.htm.
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
La contabilidad como ciencia
La Contabilidad para esta corriente terica es una ciencia2 aplicada que se basa en un
conjunto de conocimientos obtenidos que provienen de la observacin y el razonamiento
de las transacciones reales de las empresas; stos son estructurados sistemticamente per-
mitiendo deducir principios y leyes; por ejemplo el principio de partida doble y la ecuacin
fundamental de la Contabilidad segn la cual:
Algunos de los autores que avalan esta definicin son: Leandro Caibano (1973), Richard
Mattessich (1964), Calafell Castell (1969), Gonzalo Angulo (1983) y Pifarr Riera (1974).
2 De acuerdo con el diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola (RAE) una ciencia es un conjunto de co-
nocimientos obtenidos mediante la observacin y el razonamiento, sistemticamente estructurados y de los que se
deducen principios y leyes generales. DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAOLA - Vigsima segunda edicin Online,
2009. 28.11.2009. http://www.rae.es/rae.html.
Los que defienden esta corriente sostienen que la Contabilidad se define como los sistemas
de informacin en que se recopilan, clasifican, ordenan y registran las transacciones de una
empresa u organizacin, lo cual se expresa bsicamente en la tenedura de libros que permi-
ten la toma de decisiones empresariales y gubernamentales. Entre los autores que avalan esta
definicin de Contabilidad se encuentran Hernando Daz (2006) y Lucy del Carmen Coral et. al
(2008) .3
3 DAZ, Hernando. Contabilidad General. Prentice Hall. 2006. p. 2.
CORAL, Lucy del Carmen. GUDIO, Emma. RIASCOS, Ana Cristina. CASTRO, Jaime. CRDENAS, Mara. Contabilidad Plus. Mc
Graw Hill. 2008. p. 11.
1.2. Clasificacin
De acuerdo con Daz4, la Contabilidad puede ser:
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
Segn la clase de actividad
Si la actividad econmica de la empresa es del tipo:
1. Comercial, dedicada a la compra y venta de bienes o mercancas, sin ningn proceso adicional de
transformacin de stas.
2. Industrial o de costos, dedicada a la fabricacin de productos mediante la transformacin de mate-
rias primas, permitiendo determinar los costos unitarios de produccin o explotacin.
3. Servicios, dedicada a la venta y prestacin de servicios, o al a venta de capacidad profesional.
4. Agropecuarias, dedicada a las actividades de agricultura o ganadera.
1.3. Historia5
La contabilidad tiene sus inicios desde la antigedad con el desarrollo de las primeras ciudades y del co-
mercio que para entonces se basaba en el trueque pues el hombre comenz a intercambiar los productos
fruto de su trabajo o de la misma generosidad de la naturaleza (6.000 a.C. a 3.600 a.C.).
A partir de entonces, pases como Egipto y Grecia implantaron el registro de las operaciones comerciales
en tablillas de barro, se cree que los primeros contadores aparecieron en Grecia llevando libros contables
conocidos como Efemrides; en Amrica, a su vez los Incas registraban de los recaudos, gastos, tributos y
censos de poblacin mediante la utilizacin de cuerdas de diferentes colores con nudos llamadas Quipus
en las que cada nudo representaba un dato contable.
Desde el ao 235 a.C. Italia adquiere gran protagonismo en el desarrollo contable, los plebeyos eran
los encargados de llevar los libros sirviendo a los banqueros que provean recursos para la expansin del
imperio, posteriormente, en los siglos VII y VIII, en Venecia la profesin contable adquiri mucho prestigio.
Durante los siglos VIII al XII, en Europa, los seores feudales ordenaron el registro de sus operaciones a
los escribanos. Avanza la contabilidad en el siglo XV con la invencin de los nmeros arbigos y de la im-
prenta, pasando del registro por partida simple que consiste en utilizar una sola columna para anotar todas
las entradas y salidas de una cuenta al registro por partida doble en la cual se utilizan dos columnas para
registrar los datos llamadas DEBE y HABER. En el Debe se anotan los valores que la cuenta recibe y en el Ha-
ber los valores que entrega, sta tuvo como pionero a Benedetto Cotruggli Rangeo, quien adems plante
el uso de tres libros: libro Diario, libro Mayor y libro Borrador o recordatorio. Este acontecimiento da lugar
al fortalecimiento de la contabilidad donde se destaca el monje matemtico franciscano Lucca Pacciolo
(1345) por ser el principal difusor de este Sistema contable de partida doble a travs de su Primer Tratado
de Contabilidad General. Las formas y el registro de libros contables italianos se hicieron tan famosos que
comerciantes de otros pases europeos viajaban a Venecia para aprender de ellos.
En los siglos XVII al XIX con el crecimiento de las ciudades, la revolucin industrial y el comercio, la con-
tabilidad fue aplicada en toda Europa por lo que se formaliza la profesin del Contador.
5 El texto presentado es un resumen del libro de: SINISTERRA, Gustavo. Contabilidad - Sistema de informacin para las organizaciones.
Editorial Mc Graw Hill. Santaf de Bogot, 1997.
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
Ya en el siglo XX aparecen obras de Contabilidad con criterios ms tcnicos y modernos que le permiten
a empresarios y comerciantes tener un conocimiento y control ms minucioso de sus negocios. Adems
el invento de elementos auxiliares de la contabilidad como las mquinas sumadoras, registradoras, calcu-
ladoras, tabuladoras facilitaron el manejo de datos contables. Con los progresos tcnicos cientficos de la
sociedad Moderna hacen su aparicin los Cerebros Electrnicos que permiten la computacin electrnica
de datos contables de una manera ms eficaz.
En su devenir histrico, la contabilidad no solo fue utilizada por los comerciantes, los gobernantes la
utilizaron en un principio para reglamentar tributos, luego para elaborar presupuestos y contabilizar tanto
los ingresos como los gastos pblicos.
1.4. Principios
Los Principios de Contabilidad aceptados en Colombia fueron reglamentados mediante el Decreto 2649
de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia. En el Artculo 1 establece que de conformidad con
el artculo 6 de la ley 43 de 1990, se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente acep-
tados en Colombia, el conjunto de conceptos bsicos y de reglas que deben ser observados al registrar e
informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurdicas. Apoyndose en
ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar,
las operaciones de un ente econmico, en forma clara, completa y fidedigna.
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
las transferencias de recursos a otros entes realizadas conforme a la ley, haya sido mantenido o recu-
perado.
10. Revelacin plena (Art. 15): El ente econmico debe informar en forma completa, aunque resumida,
todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situacin financiera.
11. Importancia relativa o materialidad (Art. 16): El reconocimiento y presentacin de los hechos econ-
micos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa.
12. Prudencia (Art. 17): Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y veri-
ficable un hecho econmico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos
probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.
13. Caractersticas y prcticas de cada actividad (Art. 18): La contabilidad debe disearse teniendo en
cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las caractersticas y prcticas de cada activi-
dad.
Facturas
Las facturas son documentos que elaboran las empresas para registrar la transferencia de propiedad en
las ventas de mercancas o servicios prestados. En Colombia, de acuerdo con el Art. 617 del Estatuto Tribu-
tario, stas deben cumplir con los siguientes requisitos:
Nominacin expresa como Factura de Venta, numeracin consecutiva, fecha de expedicin, descripcin
de manera detallada de los artculos vendidos o servicios prestados (precio unitario, cantidad, valor total e
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
impuestos), nombre y NIT o documento de identificacin del vendedor y el comprador e indicar la calidad
del retenedor del impuesto sobre las ventas de ste ltimo.
Ejemplo 1:
PROVECUERO Ltda. vende 200 suelas de zapatos ref. 2020 a Calzado DMB S.A. a $3.000 la unidad, el valor
total de la compra fue de $600.000, descuento 16%, IVA 16%.
Cheques
Es un ttulo valor por medio del cual quien posee una cuenta corriente bancaria ordena a su banco que
pague una determinada cantidad de dinero a un tercero o beneficiario.
Ejemplo 2
Calzado DMB S.A. gira un cheque por $300.000 a PROVECUERO Ltda. por concepto del pago de la factura
5454.
Consignaciones bancarias
Las consignaciones bancarias son documentos que elaboran los bancos y suministran a quienes con-
signan dinero (depositantes) en las cuentas de sus clientes. Actualmente, se manejan diferentes formatos,
uno para consignacin en efectivo, otro para cheques locales y de otras plazas; as mismo, en algunos casos,
los bancos manejan un nico formato en el que el depositante selecciona la opcin de la transaccin que
desea realizar.
Ejemplo 3:
Calzado DMB S.A. realiza una consignacin en efectivo en la cuenta corriente 400 44400 3 de PROVE-
CUERO Ltda. por $320.000.
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
Recibos de caja o comprobantes de ingreso
Los recibos de caja o comprobantes de ingreso son documentos que elaboran las empresas para regis-
trar los ingresos que perciben por cualquier concepto sean en efectivo, cheque, tarjeta de crdito o dbito.
Ejemplo 4:
Calzado DMB S.A. realiza un pago en efectivo de $120.000 a PROVECUERO Ltda. por concepto de abono
a la factura 5454.
No se debe confundir el recibo de caja mencionado con el recibo de caja menor que se utiliza para regis-
trar gastos recurrentes en las empresas como son fotocopias, transporte, papelera, etc.
Ejemplo 5:
Pago de 20 combos de natilla y buuelo en caja a Proveedores El Sol S.A. el 24 de diciembre de 2009 por
$40.000.
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
Notas dbito y crdito
Las notas dbito son documentos que elaboran las empresas para cargar a la cuenta de sus clientes
cobros por conceptos adicionales a las ventas o servicios prestados por stas y que no fueron registrados
en la factura, tales como: cobro de chequeras, comisiones, sobregiros, intereses por financiacin, correccin
de errores u omisiones registrados por menor valor.
Ejemplo 6:
PROVECUERO Ltda. enva nota dbito por $40.000 a Calzado DMB S.A. por concepto de correccin del
error en el registro de la venta de 200 suelas de zapatos por $600.000 siendo que su precio de venta era de
$640.000.
Las notas crdito son documentos que elaboran las empresas para abonar a la cuenta de sus clientes
descuentos, correccin de errores u omisiones registrados por mayor valor o las devoluciones totales o
parciales de las mercancas que stos realizan.
Ejemplo 7:
Calzado DMB S.A. realiza una devolucin de 100 suelas de zapatos a PROVECUERO Ltda. por $320.000,
relacionadas en la factura No. 5454.
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
Las notas bancarias dbito (crdito) son documentos elaborados por los bancos en los cuales informan a
sus clientes que han descontado (abonado) de su cuenta corriente valores por los conceptos mencionados
anteriormente.
Ejemplo 8:
El Banco XYZ enva nota dbito por $75.000 a la Universidad Manuela Beltrn (UMB) por concepto de
comisin por la emisin de una nueva chequera.
Letra de cambio
Es un ttulo valor por medio del cual se exige el pago de una suma determinada de dinero. Los elemen-
tos fundamentales que debe contener una Letra de cambio son: nombre del girador (quien debe cancelar
el dinero), fecha y forma de vencimiento, valor a pagar, inters pactado, indicacin de ser pagadera a la
orden o al portador y firma. La letra de cambio deber pagarse el da de su vencimiento o dentro de los
ocho das comunes siguientes.
Ejemplo 9:
Parmenio Javier Cristancho Duque recibe $500.000 prestados por Carlos Benjumea el 30 de enero de
2009 y se compromete a pagarlos el 30 de noviembre de 2010 con un inters del 2,5% mensual y del 3% de
mora por lo que elaboran una letra de cambio para registrar la transaccin.
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
Pagar
Es un ttulo valor en el que se promete pagar una suma determinada de dinero a un beneficiario en una
fecha determinada. El suscriptor del pagar se equipara al aceptante de una letra de cambio y se le aplican
las disposiciones relativas a la letra de cambio. Por lo general este documento se utiliza para respaldar
prstamos bancarios.
Ejemplo 10:
El Banco XYZ, en cabeza de su representante Rufino Prieto, otorga un crdito a PROVECUERO Ltda. por
$100.000.000 a una tasa de inters mensual del 2,5% pagaderos en 3 meses. La Representante Legal de
PROVECUERO Ltda. es Pepa Pitz y su fiador es Pepo Pitz.
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
2. Las cuentas y su clasificacin
Reales o de balance Las cuentas reales o de balance representan los valores tangibles e intangi-
bles de la empresa por lo que tienen duracin permanente.
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
2.2. Plan nico de Cuentas (PUC)
El Plan nico de Cuentas (PUC) fue establecido inicialmente en Colombia mediante el Decreto 2195 de
1992, ha sido modificado en varias oportunidades, la ms reciente mediante el Decreto 95 de 1997. El PUC
establece un marco normativo para el registro de la informacin contable de tal manera que sea compara-
ble, clara y confiable; el esquema establecido en el PUC es de obligatoria aplicacin.
Su estructura es:
a. Catlogo de cuentas
b. Descripciones
c. Dinmicas
Ejemplo: http://puc.com.co/
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
2.3. Ecuacin contable
La ecuacin contable se expresa:
vAl lado izquierdo aparece el activo en el que se registran los bienes y recursos que posee la empresa y
al lado derecho la participacin de los acreedores, proveedores y socios de la empresa.
En el debe se apuntan los valores que la cuenta recibe (aumenta) y en el haber los valores que entrega
(disminuye).
DEBE HABER
Las transacciones de apertura de operaciones se dan al inicio del negocio; consisten en el registro de los
aportes de los socios que pueden ser en efectivo o en especie.
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
Ejemplo 11:
Compras
a. De mercancas
Representa el valor de las mercancas que la empresa compra con el objetivo de venderlas a mayor pre-
cio y obtener una ganancia.
Las compras de mercancas pueden pagarse de contado y a crdito. En la mayora de los casos la mer-
canca puede estar gravada con IVA. Segn las partes que realicen la transaccin se pagarn impuestos
adicionales de retencin en la fuente e industria y comercio; sin embargo, para simplificar los ejercicios slo
manejaremos el IVA.
Ejemplo 12:
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
b. De maquinaria y equipo
Representa el valor de la maquinaria y equipo que la empresa compra con el objetivo de dotarse para su
correcto funcionamiento.
Ejemplo 13:
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
Ingresos de operacin
a. Ventas de mercancas
Representa el valor de las mercancas que la empresa vende con el objetivo de obtener una ganancia.
Las ventas de mercancas pueden ser de contado o a crdito. En la mayora de los casos la mercanca
puede estar gravada con IVA. Segn las partes que realicen la transaccin se pagarn impuestos adiciona-
les de retencin en la fuente e industria y comercio; sin embargo, para simplificar los ejercicios slo mane-
jaremos el IVA como en el caso de las compras.
Ejemplo 14:
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
Ejemplo 15:
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
Ejemplo 16:
Ejemplo 17:
Gastos generales
Representan los gastos en los que la empresa incurre para su correcto funcionamiento: servicios pbli-
cos, arriendos, sueldos, pago de impuestos, seguros, depreciacin, entre otros.
Ejemplo 18:
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
Cobros y pagos
Posterior a la venta (compra) de mercancas, en las operaciones a crdito, se hace necesario el cobro
(pago) de los valores adeudados.
Ejemplo 19:
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
Ejemplo 20:
Operaciones financieras
a. Consignaciones
Ejemplo 21:
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
b. Retiros
Para retirar el dinero que la empresa tiene en la cuenta corriente del Banco XYZ debe girar cheques con-
tra la respectiva cuenta, por lo general, estos se giran para realizar el pago de una deudas. El registro ser
igual al presentado en el ejemplo 20.
Representan el valor de los crditos que las empresas tienen con los bancos.
Ejemplo 22:
El libro de inventarios y balances registra el inventario inicial (artculos inventariados: mercancas, pro-
piedades, planta y equipo) y el Balance General correspondiente. A continuacin un formato de ejemplo:
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Tema 1: Introduccin a la contabilidad
Libro diario columnario
Es el libro en el que se registran en orden consecutivo los comprobantes de resumen o diario, sus co-
lumnas son: fecha (del comprobante registrado), detalle (para escribir nombre y nmero del comprobante),
una serie de cuentas (las ms utilizadas) con sus columnas dbito y crdito.
Es el libro en el que se registran los movimientos mensuales de las cuentas en forma sencilla, a continua-
cin presentamos un formato ejemplo.
Libros auxiliares
Son los libros en los que se registran en forma detallada los movimientos e informacin que aparece en 3
los libros principales mencionados anteriormente; se llevan por cada una de las cuentas reales y nominales
teniendo en cuenta el objeto social de la empresa.
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