GESTIN DE LOS

COSTOS DEL PROYECTO

Captulo 7 del PMBOK 5ta Edicin

Es vital para un Proyecto, gestionar

adecuadamente los Costos, aunque estos sean
considerados pequeos.

Tenga en cuenta que un pequeo agujero

puede hundir un barco.
Benjamn Franklin

Una de las Restricciones ms comunes de

muchos Proyectos es un Presupuesto limitado.

2
En los Proyectos, siempre debemos reflexionar en
relacin a si:

3
Estamos controlando los costos?...

O son los costos los que nos estn controlando?

4
 Agenda

Introduccin a la Gestin de Costos

Los Procesos
7.1 Planificar la Gestin de Costos
7.2 Estimar los Costos
7.3 Determinar el Presupuesto
7.4 Controlar los Costos
9 Tcnica de Valor Ganado
5

INTRODUCCIN

6
 INTRODUCCIN

La Gestin de los Costos del Proyecto incluye los Procesos

Involucrados en
Estimar
Presupuestar
Controlar los Costos

Cul es su finalidad?

Lograr que el Proyecto se complete dentro del

Presupuesto Aprobado. 7

INTRODUCCIN

Los Procesos dentro de esta rea de Conocimiento son

7.1 Planificar la Gestin de Costos

En Proyectos de pequeo
7.2 Estimar los Costos
Alcance, estos 2 procesos de la
planificacin suelen integrarse
7.3 Determinar el Presupuesto
en uno solo.
7.4 Controlar los Costos
SEGUIMIENTO
Y CONTROL Controlar los Costos

PLANIFICACIN
Estimar los Determinar el 8
Planificar la Costos Presupuesto
Gestin de Costos
 Introduccin
7.1 Planificar la Gestin de Costos
Es el proceso que establece las polticas,
polticas procedimientos
procedim y la
documentacin para planificar, gestionar, gastar y controlar los
costos del proyecto.

7.2 Estimar los Costos

Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los

recursos financieros necesarios para completar las actividades del
proyecto.

7.3 Desarrollar el Presupuesto

.E
Es ell proceso que consiste
i t en sumar llos costos estimados de
actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una
lnea base de costo autorizada.

7.4 Controlar el Presupuesto

Es el proceso que consiste en monitorear la situacin del proyecto

para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la
lnea base de costo.

INTRODUCCIN
Qu implica la Gestin del los Costos del
Proyecto?

o Trata principalmente del Costo de los Recursos

necesarios para completar las Actividades del Proyecto.

o Debe tener en cuenta el Costo del Ciclo de Vida del

Proyecto y del Producto.

o El anlisis del desempeo financiero del Proyecto,

Gestin de los Costos por lo general se hace fuera del Proyecto. A menos
que se trate de un proyecto de inversin, donde si
del Proyecto
se tendrn que hacer uso de tcnicas financieras 10
(VAN, TIR. PR).
 Pregunta

Un subcontratista que le provee un servicio para el proyecto que usted dirige

como Project Manager, le inform que tuvo un incremento en sus costos
presupuestados debido a algunas actividades que son responsabilidad del
equipo de proyecto que est a cargo de usted. Qu debera hacer usted como
PMP en este caso?

A. Emitir una solicitud de cambio

B. Reunirse con la Gerencia

C. Solicitar al subcontratista la documentacin de soporte

D. Rechazar cualquier iniciativa de ese tipo

11

Pregunta

Un subcontratista que le provee un servicio para el proyecto que usted dirige

como Project Manager, le inform que tuvo un incremento en sus costos
presupuestados debido a algunas actividades que son responsabilidad del
equipo de proyecto que est a cargo de usted. Qu debera hacer usted como
PMP en este caso?

A. Emitir una solicitud de cambio

B. Reunirse con la Gerencia

C. Solicitar al subcontratista la documentacin de soporte

D. Rechazar cualquier iniciativa de ese tipo

12
 PROCESOS

13

7.1 PLANIFICAR LA GESTIN DE

COSTOS

14
 PLANIFICAR LA GESTIN DE
COSTOS

Es el proceso que permite establecer las

polticas, procedimientos y la documentacin
PLANIFICAR LA
A
para planificar, gestionar, gastar y controlar
GESTIN DE COSTOS
STO
STOOS
los costos del proyecto.

El beneficio clave que proporciona este proceso

es que orienta y direcciona cmo los costos del
proyecto sern gestionados a lo largo del ciclo
de vida del mismo.

15

Planificar la Gestin de Costos

Tcnicas
Entradas

4.1 Acta de
Constitucin
Juicio de Tcnicas
del Proyecto Reuniones
Expertos Analticas

4.2 Plan para

la direccin Lnea Base
del Alcance
del Proyecto Salidas
Lnea Base del
Cronograma

Plan de Gestin
APO de Costos
FAE
 PLANIFICAR LA GESTIN DE COSTOS

7.2
Estimate
Costs

7.3
Determine
Budget

17

Planificar la Gestin de Costos

HERRAMIENTAS Y TCNICAS

Desarrollar el plan de gestin de costos puede

implicar la eleccin de opciones estratgicas para
financiar el proyecto, tales como
o autofinanciacin
o financiacin con capital propio
o financiacin con deuda
Tcnicass
Analticas
as
El plan de gestin de costes tambin puede
detallar los modos de financiar los recursos del
proyecto, tales como la fabricacin, compra,
alquiler o leasing.
18
 Planificar la Gestin de Costos

HERRAMIENTAS Y TCNICAS

Estas decisiones, al igual que otras decisiones

financieras que afecta al proyecto, pueden afectar
cronograma del proyecto y / o los riesgos.

Las polticas y procedimientos de la organizacin

existentes, pueden influir en las tcnicas financieras
Tcnicass
que se usan en estas decisiones.
Analticas
as

Las tcnicas pueden incluir (pero no se limitan a):

Perodo de Retorno de la Inversin (PR), la
Rentabilidad sobre la Inversin (ROI), la Tasa Interna
de retorno (TIR),y el Valor Actual Neto (VAN). 19

PLANIFICAR LA GESTIN DE COSTOS

Salidas

o Nivel de exactitud

Plan de Gestin o Unidades de medida

de Costos
Orienta los 3 Procesos que
continan en la Gestin de
Costos.
Es parte del Plan
para la Direccin del
Proyecto.
o Cuentas de control (CA) : Componente de
la EDT, que se usa para la Contabilidad
de los Costos del Proyecto.
o Umbrales de control
o Reglas para la medicin del desempeo
Valor Ganado.
o Formatos de informe
20
o Descripciones de los procesos
 7.2 ESTIMAR LOS COSTOS

21

ESTIMAR LOS COSTOS

Este proceso consiste en desarrollar una aproximacin de los

Recursos Monetarios necesarios para completar las Actividades del
Proyecto.

Se trata de buscar un Costo ptimo para el Proyecto.

Debe tomarse en cuenta:

Se trata de un Proceso
Equilibrio entre Costo y Riesgo que se AFINA de
Hacer o Comprar manera continua.
Comprar o Alquilar
Intercambio de Recursos
22
 Pregunta

Complete correctamente la siguiente frase:

La estimacin aproximada de Orden de Magnitud (ROM), que se
utiliza en la Fase Inicial de un Proyecto, puede tener un rango variacin
deEn una etapa posterior del proyecto, contando con mayor
informacin, el rango de variacin de la estimacin, puede llegar a
reducirse a..

A. 50% ; 10%

B. 50% ; 15%

C. (-50% , +100%) ; (-10%, +15%)

23
D. 50%; (-10%, +15%)

Pregunta

Complete correctamente la siguiente frase:

La estimacin aproximada de Orden de Magnitud (ROM), que se
utiliza en la Fase Inicial de un Proyecto, puede tener un rango variacin
de En una etapa posterior del proyecto, contando con
mayor informacin, el rango de variacin de la estimacin, puede llegar
a reducirse a ..

A. 50% ; 10%
24
B. 50% ; 15%

C. (-50% , +100%) ; (-10%, +15%)

D. 50%; (-10%, +15%)

 HERRAMIENTAS Y TCNICAS
ESTIMAR LOS COSTOS

ENTRADAS COQ Software de

Estimacin estimacin de
Juicio de Paramtrica Estimacin por costos para la DP
Expertos tres valores

7,1 Plan de
Gestin de
Costos Tcnicas Grupales
de Toma de
Estimacin Estimacin Anlisis de
6.5 Cronograma Anloga Ascendente Reserva Anlisis de Decisiones
del Proyecto Propuestas para
Licitaciones
5.3 Lnea Base
del Alcance SALIDAS
$
$
11.2 Registro $ $$$
de Riesgos $$
8.1 Plan de Estimaciones Base de los
Gestin de de Costos de Estimados
RRHH las Actividades

APO ACTUALIZA 25
Documentos del
FAE Proyecto

26

Diagrama de Flujo de Datos del Proceso Estimar los Costos

 Estimar los Costos

ENTRADAS

Descripcin del Producto, los criterios de aceptacin, los

entregables claves, los lmites del Proyecto, los supuestos y las

Lnea Base del restricciones: presupuesto limitado, fechas de entrega, recursos

Alcance
especializados, polticas de la Organizacin.

La informacin adicional que puede contener la lnea base del alcance y que
incluye requisitos con implicaciones contractuales y legales, esta relacionada
con la salud, la seguridad, el desempeo, el medioambiente, los seguros, los
derechos de propiedad intelectual, las licencias y los permisos. Toda esta
informacin debe tomarse en cuenta para la elaboracin de las estimaciones
de costos.

Estimar los Costos

ENTRADAS

Tipo y cantidad de Recursos, as como la

cantidad de tiempo (sobre todo para los costos
variables) son los factores principales para
Cronograma del determinar el Costo del Proyecto.
Proyecto

Recuerde que, el proceso Estimar los Recursos de las

Actividades (6.4) implica determinar la disponibilidad
y las cantidades necesarias de personal y material
requeridos para realizar las actividades del
cronograma. Este proceso est estrechamente
28
28
coordinado con la estimacin de costos
 Estimar los Costos
ENTRADAS

Atributos, Salarios, Reconocimientos y

Plan de Compensaciones
RRHH

Costos de mitigacin

Los riesgos, que pueden ser amenazas u

oportunidades, en general ejercen un impacto
Registro de tanto en los costos de las actividades como en los
Riesgos
del proyecto global.

Condiciones de Mercado

Informacin Comercial Publicada: Ratios de costos 29

FAE en las Bases de Datos Comerciales. Listas de Precios
Publicadas.

Estimar los Costos

Herramientas y Tcnicas

o Los miembros del Equipo deben poseer

experiencia, por eso se dice que es una forma
de Juicio de Expertos.
Estimacin o Se usa cuando la Informacin es limitada.
Anloga
o Menos costosa, ms rpida pero menos
Recuerde que esta
exacta.
tcnica tambin se usa el
Proceso de Estimar la o Fiable, cuando hay proyectos anteriores

Duracin de las similares, de hecho y no de apariencia.

Actividades (6.4). o Puede usarse en conjunto con otros mtodos
de estimacin.
30
Tenga presente que la Estimacin Anloga tambin es conocida
como una Estimacin Descendente o de Arriba hacia Abajo.
 ESTIMAR LOS COSTOS

ESTIMACIN POR ANALOGA

Ventajas Desventajas

Rpida Menos exacta

Las actividades individuales no Se preparan con informacin

necesitan ser identificadas limitada

Requiere considerable experiencia

Menos costosa
para hacerlo bien

Provee al gerente de proyecto de Extremadamente difcil para

una idea de las expectativas de la proyectos con alto grado de
gerencia incertidumbre 31

Estimar los Costos

Herramientas y Tcnicas

o Estima el costo de los recursos de las

actividades con mayor detalle.
o Es ms costosa e implica mayor tiempo.
Estimacin
Ascendente

Recuerde que esta Ventajas Desventajas

tcnica tambin se usa el
Toma tiempo y esfuerzo
Proceso de Estimar la Ms exacta
(costo)
Recursos de las
Basada en un anlisis Tendencia del equipo a
Actividades (6.3). detallado del proyecto acolchar los estimados

Requiere que el proyecto

Provee una base confiable 32
este bien definido y
para el monitoreo y control
entendido
 ESTIMAR LOS COSTOS

Estimacin Ascendente

El costo de cada paquete de trabajo o de

cada actividad se calcula con el mayor
nivel de detalle posible. El costo
detallado luego se resume o acumula
en niveles superiores para fines de
informacin y seguimiento. En
general, la magnitud y complejidad de la
actividad o del paquete de trabajo
individual influyen en el
costo y la exactitud de la estimacin
ascendente de costos.
33

Estimar los Costos

Herramientas y Tcnicas

o Hace uso de un Modelo Matemtico

o Hace uso de Informacin Histrica
o Pueden ser altamente confiables cuando los
Estimacin
Paramtrica proyectos involucrados son similares de hecho y
no solo en apariencia; la informacin histrica
usada para desarrollar el modelo fue precisa y el
Recuerde que esta
modelo es escalable.
tcnica tambin se usa el
Proceso de Estimar la Por ejemplo:
Duracin de las En un Proyecto anterior de Edificio Multifamiliar, cada
Actividades (6.4). 1m2 de construccin (12,000 m2) cost $ 400. Cunto
costar construir 8,000 m2, de un Proyecto de similares
caractersticas? 34
Resp.
(8,000) x ($400) = $3 200 000
 Estimar los Costos

Estimacin Paramtrica

Recuerde de lo visto en
el rea de
Conocimiento de la
Gestin del Tiempo,
que la Estimacin
Paramtrica, tambin
puede desarrollarse a
travs de un Anlisis
de Regresin.

35

Estimar los Costos

Herramientas y Tcnicas

o Se trabaja considerando una Estimacin

Optimista (Co), Ms Probable (Cm) y Pesimista
(Cp). El Costo Esperado (Ce) ser un promedio

Estimacin por tres ponderado:

valores
Estimacin
PERT
Recuerde que esta Ce =
tcnica tambin se usa el
Esto es asumiendo
Proceso de Estimar la o La Desviacin Estndar ( ) es una Distribucin
Duracin de las Beta
Actividades (6.5). =

o La Varianza es 36

Var = 2
 Estimar los Costos

Herramientas y Tcnicas

o Ahora, si consideramos una Distribucin de

tipo Triangular, se tiene para el Valor
Esperado, la siguiente expresin
Estimacin por tres
valores
Ce =
Recuerde que esta 3
tcnica tambin se usa el
Estimacin por
Proceso de Estimar la 3 Valores
Duracin de las
Actividades (6.5).
Esto es asumiendo
una Distribucin
Triangular
37

Ejemplo

Se ha estimado que el costo de una actividad para 3 escenarios distintos

son los que se muestran en la tabla

Estimacin Costo (S/.) Determinemos el Costo

Optimista (Co) 180 Esperado (Ce) y la Desviacin

Ms Probable (Cm) 240 Estndar ( ) mediante la

Pesimista (Cp) 360 Estimacin por 3 Valores PERT.

Resolucin

Ce = =

Ce =
=
38
Ce = 250 = 30
 Qu significan estos resultados?

Existe un
68.26% de probabilidad Ce = 250
de que el costo est entre
220 y 280.
Ce

95.46% de que est

entre 190 y 310.
Ce = 30

99.73% de que est entre

160 y 340.
39

Estimar los Costos

Herramientas y Tcnicas

o Reservas para Contingencias (Incgnitas

Conocidas). Eventos previstos pero inciertos

o Estas reservas forman parte de la Lnea Base de

Anlisis de
Reserva Costos.

Recuerde que esta

o El director del Proyecto administra esta Reserva
tcnica tambin se usa el
y dispone de ella segn su criterio.
Proceso de Estimar la
Duracin de las
o Puede haber problemas de posible exageracin.
Actividades (6.5).

o Se recomienda que la reserva sea general para

todo el Proyecto y no por cada Actividad. 40
 ESTIMAR LOS COSTOS

Herramientas y Tcnicas

Herramientas y
Descripcin
Tcnicas
o COQ = Costos de Prevencin + Costos de
Costos de la Calidad
Evaluacin + Costos de Reproceso .
(COQ)

Software de estimacin o Hojas de Clculo y Herramientas de

de costos para la
Simulacin y Estadstica.
direccin de proyectos

o Estimacin de costos con ayuda de

Anlisis de propuestas propuestas enviadas por los proveedores. Es

para licitaciones el Anlisis de lo que debera costar el
41
Proyecto.

ESTIMAR LOS COSTOS

Salidas

o Valorizaciones cuantitativas de los costos

probables de los recursos requeridos
para completar las actividades del Proyecto.

Estimacin de los Costos o Deben cubrir todas las categoras de

de las Actividades recursos que sern cargados al Proyecto.

o Son ajustados frecuentemente durante el

curso del proyecto para reflejar el detalle
adicional disponible.

42
 ESTIMAR LOS COSTOS

Salidas

Independiente del nivel de detalle, los

documentos de respaldo deben proporcionar
una compresin clara y completa de la forma en
que se obtuvo la Estimacin de Costos.
Base de los
Estimados o Fundamento de las Estimaciones
o Supuestos utilizados
o Restricciones
o Rangos de los Estimados
o Nivel de confiabilidad del Estimado final

Actualizaciones a los
43
Documentos del Se incluye entre otros el Registro de Riesgos

Proyecto

Pregunta
Usted quiere realizar un viaje en su automvil de Lima a Ica. Conoce
que la distancia es 303 Km, que el precio de la gasolina es de S/.15 por
galn y que su vehculo consume 10L por cada 100Km. Con esta
informacin desea el costo en combustible del viaje. Qu tcnica de
estimacin est usando?

A. Estimacin ROM

B. Paramtrica

C. Anloga

D. Descendente
44
 Pregunta
Usted quiere realizar un viaje en su automvil de Lima a Ica. Conoce
que la distancia es 303 Km, que el precio de la gasolina es de S/.15 por
galn y que su vehculo consume 10L por cada 100Km. Con esta
informacin desea el costo en combustible del viaje. Qu tcnica de
estimacin est usando?

A. Estimacin ROM

B. Paramtrica

C. Anloga

D. Descendente
45

Pregunta
Cuando recin se est conceptualizando el Proyecto, usted tiene un
intercambio de opiniones con el sponsor acerca de qu tcnica de estimacin
se debera utilizar. Usted desea aplicar algn tipo de juicio de expertos, pero
el sponsor prefiere una estimacin anloga. Lo mejor sera:

A. Aceptar la estimacin anloga pues es una forma de juicio

experto.

B. Sugerir el costeo del ciclo de vida como un punto medio entre

ambas posiciones.

C. Determinar por qu el sponsor desea una estimacin tan exacta.

es
D. Tratar de convencer al sponsor de utilizar el juicio experto pues
usualmente es ms exacto.
 Pregunta
Cuando recin se est conceptualizando el Proyecto, usted tiene un
intercambio de opiniones con el sponsor acerca de qu tcnica de estimacin
se debera utilizar. Usted desea aplicar algn tipo de juicio de expertos, pero
el sponsor prefiere una estimacin anloga. Lo mejor sera:

A. Aceptar la estimacin anloga pues es una forma de juicio

experto.

B. Sugerir el costeo del ciclo de vida como un punto medio entre

ambas posiciones.

C. Determinar por qu el sponsor desea una estimacin tan exacta.

D. Tratar de convencer al sponsor de utilizar el juicio experto pues

es
usualmente es ms exacto.