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de Portafolios
De la Teora a la Efectividad
Certificado como PfMP, PMP, Scrum Master (SCM) y Consultor SAP BO.
Presentation Title
Los Portafolios Una breve
introduccin
En las finanzas, el enfoque de portafolio consiste en evaluar en conjunto una
combinacin de valores (stocks) con la finalidad de diversificar el riesgo,
minimizndolo, e incrementar el retorno por las inversiones.
Accin
A Accin A
Accin
+
B Accin B
Accin +
C Accin C
Media
Retorno 7.3% 8.7% 12.3% 32.8% 14.2% 15.1%
Anual
Desviacin
Estndar 20.2% 25.4% 18.1% 29.5% 31.3% 17.9%
Anual
Gest. Estratgica
reas de Conocimiento
Procesos
Gest. Riesgos Gest. Desempeo
Portafolio
Proyecto
B
Proyecto C
El Objetivo Final
Gestin de Portafolio ROI
de Proyectos
Valor de Negocio
Efectiva (Crecimiento, Sostenibilidad)
Presentation Title
Los niveles de madurez
en la Gest. Portafolios
Optimizada
Mejora Continua
Establecida
Estructurada y
en Mejora
Iniciada
Ad hoc
Agenda
1. Introduccin y el Estndar PMI de Gestin Portafolios.
2. De la Planeacin a la Ejecucin: Estrategia y Portafolios.
3. La PMO y su generacin de valor en la Gest. Portafolios.
Proceso
Estratgico
OLP 01 OLP 02 OLP 03 OLP N
Estrategia 01
Estrategia 02
Estrategia N
Forma Indicador
OLP 01 OCP 1.2 Medicin
Perspectiva
Frecuencia
Medicin Meta
OCP 1.3
Responsable
El Balanced ScoreCard
Perspectiva
Periodo: Ao 01 Financiera
Periodo: Ao 02
Periodo: Ao 03 OCP KPI Meta Frec Forma Resp
Periodo: Ao 04
Periodo: Ao 05
Perspectiva
Perspectiva Visin interna del
Cliente
negocio
OCP KPI Meta Frec Forma Resp
OCP KPI Meta Frec Forma Resp
Perspectiva de
Aprendizaje
OCP KPI Meta Frec Forma Resp
La Definicin de los Portafolios
Iniciativa 1 Iniciativa 3
Iniciativa 2 Iniciativa 4
Iniciativa 5
Iniciativa N
Equipo Planeamiento
Estratgico (CSuite) 1
Se definen Perspectivas del Balance ScoreCard
(Aprendizaje, Procesos, Cliente, Financiero
Enfoque RGT - Gartner
(Run, Growing y Transforming Business)
Estrategias
Unidades de Negocio
Organizacionales
Categoras de Portafolios
Portafolio
Agrupan iniciativas
Elimina lo redundante Pre-Seleccin
Remueve Bajo Valor /
Bajo Aporte Estratgico
4
Seleccin Business
Cases
Balanceo 5
- Riesgo vs Retorno
- Obj. Estratgicos.
- Corto vs Largo Plazo
Priorizacin
Proceso de Optimizacin Portafolio
Definicin del
Portafolio
6 Planificacin del Portafolio
Plan Estratgico del Pf
Portafolio Charter
Reportes de
Proyectos
7 8 9 Gestor
Portafolio
Cuerpo de Gobierno
Gestor del Portafolio
Portafolio
Agenda
1. Introduccin y el Estndar PMI de Gestin Portafolios.
2. De la Planeacin a la Ejecucin: Estrategia y Portafolios.
3. La PMO y su generacin de valor en la Gest. Portafolios.
Categoras del
Portafolio
Criterios de Seleccin
de Componentes
Modelo de
Priorizacin
Optimizacin del
Portafolio
Balanceo del
Portafolio
Ser clave que la PMO tenga un pleno conocimiento y expertise en el negocio (interno
como externo); y a su vez un acercamiento muy directo con la Alta Direccin
Ser un ente de estandarizacin a travs de la
construccin y/o mantenimiento de la metodologa
de Gestin de Portafolios
Principios y
Polticas Estructura de Proceso de
Gobierno Mejoras al Modelo
Esquema Toma
Mtricas de Decisiones
Modelo DICE
Ser un ente vigilante en el monitoreo de
los resultados y/o beneficios que el
Portafolio debe alcanzar
48% 72%
xito del Alcanzar los Monitoreo de los
Asegurar vinculacin beneficios. supuestos
con OCP y OLPs
Gestin de Beneficios
(Identificar, ejecutar y sostener)
Agenda
1. Introduccin y el Estndar PMI de Gestin Portafolios.
2. De la Planeacin a la Ejecucin: Estrategia y Portafolios.
3. La PMO y su generacin de valor en la Gest. Portafolios.
Gest.
Asegurarse en hacer las cosas correctas.
Portafolios Lograr la Efectividad, en base al Resultado
Visin y Planeamiento
Estratgico Formal Efectividad
Entes responsables de
fortalecer PPM en la
Gestin de
Frameworks, procesos y
sistemas
Portafolios
y Proyectos
Cultura Organizacional
Profesionales
Competentes
La Efectividad en la Gestin
de Portafolios
Rentabilidad
Facturacin
Beneficios Ahorros Operativos
Obtenidos Disminucin Costo de
Medidas
Propiedad
Finales
Resultados Encuestas
(Ben. Cualitativos)
Estimados:
Rentabilidad
Medidas Beneficios Facturacin
Estimados Ahorros Operativos
de Disminucin Costo de
Resultado Propiedad
Resultados Encuestas
Medidas (Ben. Cualitativos)
Intermedias Aporte a Obj.
Estratgicos por
componente.
Metas de
Nivel Presupuesto
Alineamiento,
utilizado.
gestin del
Mtricas Gest. Riesgos
riesgo y
Portafolio (An. Escenarios).
adaptabilidad
Resultados Encuestas
(Ben. Cualitativos)
La Efectividad en la Gestin
de Portafolios
% componentes con buen
Desempeo global de los desempeo (SPI, CPI,
componentes Satisfaccin Stakeholders).
Nivel de transparencia Tiempo de aprobacin de
Medidas de Visibilidad de Proyectos. componentes.
Desempeo Capacidad de recursos Nmero periodos con
del Portafolio optimizada. demanda insatisfecha de
Disponibilidad de la informacin. recursos.
Nivel de madurez en gestin del Nmero de Componentes
conocimiento. Priorizados en espera por falta
Nivel de eficacia en los procesos de capacidad de recursos.
Medidas de de Gest. Portafolio. Resultado de encuestas de
Desempeo y/o entrevistas realizadas bajo
escalas de medicin.
Niveles de comunicacin,
Medidas de trabajo en equipo,
Desempeo colaboracin, liderazgo,
del Equipo de compromiso. Resultado de encuestas de
Gest. Nivel de la calidad de y/o entrevistas realizadas
Portafolio informacin. bajo escalas de medicin.
Nivel de comprensin de
los objetivos estratgicos.
La Efectividad en la
Gestin de Portafolios
Comunicacin Eficazlos
Elementos Visuales
La toma de decisiones en la Gest. Portafolios es compleja.
RoadMap
Agenda
1. Introduccin y el Estndar PMI de Gestin Portafolios.
2. De la Planeacin a la Ejecucin: Estrategia y Portafolios.
3. La PMO y su generacin de valor en la Gest. Portafolios.
Roadmap
Visin Externa
Visin Interna
Alineamiento
Consideraciones: Ser de importancia que los miembros del Cuerpo de Gobierno tengan siempre
presente los objetivos estratgicos organizacionales y la necesidad del alineamiento consistente. La
PMO puede facilitar ello a travs de la implementacin de mecanismos de refuerzo
Experiencias, Herramientas
y Aprendizajes
Gest. Gobierno
Evaluacin
Acta cmo Preliminar
Facilitador
Punto de Partida
Gest.
Desempeo
Consideraciones: La gestin del Valor de Portafolio un elemento central, la forma de cmo medirla
ser un ejercicio que ir evolucionando y mejorando a travs de los aprendizajes obtenidos. La gestin
de la capacidad de los recursos es una actividad crtica para promover el valor del portafolio, su misin
ser el de gestionar, reservar y asignar a los recursos correctos, para los componentes correctos en el
momento correcto.
Experiencias, Herramientas
y Aprendizajes
One
version of
the Truth
Gest.
Comunicaciones
% Asignacion
Cantidad Actual Roles Sem A Sem B Sem C Sem D Sem E Sem F Sem G
Proyectos
3 Jefe Proyecto - DESA 100% 3.4 5.5 4.6 4.8 4.5 4.1 3.4
1 Jefe Proyecto - OPER 100% 0.5 0.6 0.3 0.0 0.0 0.0 0.0
2 Jefe Proyecto - INFRA 50% 2.2 3.2 2.1 1.3 2.0 1.3 1.4
4 Analista Sistemas 100% 4.4 5.9 4.3 3.2 3.9 4.0 3.9
3 Analista Calidad 100% 2.0 2.9 3.4 3.2 3.8 5.6 4.8
1 Lider Tecnico - OPER 25% 1.0 1.3 1.0 1.0 1.0 1.0 1.0
4 Programador 100% 3.6 4.4 3.7 4.3 4.7 4.2 3.6
2 Analista Infraestructura 100% 2.0 2.8 1.7 1.5 1.5 2.0 2.3
2 Administrador Red 50% 1.6 1.7 2.2 2.3 3.1 3.2 2.9
Consideraciones: Las comunicaciones van muy de la mano con la cultura y estilo de trabajo
organizacional. Ser importante emplear elementos que sumaricen la informacin para permitir
otorgar una visin holstica, modelos que sean flexibles y que faciliten simular escenarios in situ. La
prctica One version of the truth permitir promover la consistencia, y la transparencia ser un
valor fundamental que promover la confianza entre los Stakeholders del portafolio.
Experiencias, Herramientas
y Aprendizajes
N
Fecha
Estado Categoria Tipo de Riesgo Descripcin del Riesgo Disparador Prob. Imp. de informacin
Disponibilidad
Severidad Urgencia y/o
paraRanking Accin de
consulta a expertos
Tipo
Actualizacin
Responsable de
en el empleo Ejecutar
Fecha
de Dimensin del Impacto
nuevas tecnologas. Usuario
Registro Desfase de la tecnologa a Mantenimiento de Rotacin de Principales Comunicacin con Sponsor Documentacin para
Respuesta Respuesta Planificada Riesgo Aceptado Reaccin de la
Responsable Aceptacin
efectuar actividades fuera
emplear ambientes Stakeholders / Usuario Lder. Gestionar la Operacin de la competencia del Cliente
--- --- 0 --- laboral
del horario
Capacidad---
Conocimiento / --- - Analista/Desarrollador
0 --- debe presentar Infraestructura
plan de pruebas a Jefe responsable y solo bajo su
Monitorear y ControlarCondiciones horarias para
- Curva de Aprendizaje - Nuevos
Pruebas unitarias no completas.
Cumplimiento de los
Poder de decisin del
--- --- VB Triggers de Riesgos no
0 ---proceder a efectuar el pase a Calidad.
Procesos 4 12% Conocimientos
procesos
Stakeholder identificados trabajos especializados.
- Exceso de ciclos de prueba - N de Ciclos de prueba permitidos <= 2. Evidenciar impactos: Exceso generar
Repriorizacin de
Caractersticas de los Disponibilidad de Principales
sobrecostos al proyecto y sobrecarga
Actividades por Eventos en A. Calidad.
Datos del
dispositivos Riesgo - Oportunidades
a emplear Stakeholders
Externos al ProyectoRespuesta a Riesgo
Fecha Tipo Descripcin
- Disponibilidad del Riesgo
de Stakeholders. Distorsiones en el diseo Accin de Responsable Fecha
N Estado Categora Disparadorinicial (redes,
Prob. Imp. Severidad Urgencia Ranking Tipo
Registro - Evidenciar impacto de retrasos por falta
dede disponibilidad
Planificada de stakeholders para consultas
Cliente 5 Riesgo 15% (causa - riesgo - impacto)
- Cambio en las definiciones. infraestructura)
Respuesta Respuesta
--- --- y/o0definiciones.
---
- Falta de expertise de U. Lderes Demora en entrega de
--- --- 0 ---
informacin solicitada - Jefe Proyecto debe agendar reuniones peridicas (las cuales deben ser inamovibles).
Consideraciones: La gestin de los riesgos se basa en 0 el --- valor de la proactividad. A nivel del Portafolio, ---
Disponibilidad
Operativo
---de Personal
se debe considerar prcticas que permitan consolidar los riesgos propios de los componentes as
como analizar los riesgos que a nivel total del portafolio se debern atacar, ello permitir definir
respuestas tcticas que debern ser desplegadas y monitoreadas. Otro elemento clave, sern las
dependencias entre los componentes considerado como un factor primario de riesgos a considerar.
Refuerzo de los Comportamientos de
los actores de la Gest. Portafolio y
Proyectos
AHE
Muchas gracias por su
atencin
Datos de Contacto
alexandreshoyos
@ahoyose