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PRODUTIVIDADE x 684

Ser organizado no trabalho mais simples do que voc imagina. Veja as 5 formas de conseguir ser mais
produtivo e organizado.

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5 dicas para ser mais organizado no trabalho

A cada semana que inicia ns temos mais motivos pra ficar mal-humorados e funcionando na marcha
lenta. As tarefas da semana toda precisaro ser entregues e temos que nos preocupar com mais
quinhentas mil coisas que vo aparecendo sem aviso pelo caminho.

No fcil ser uma pessoa super organizada e preparada para tudo, mas importante tomar a iniciativa e
algumas atitudes ajudam muito, como:

1 - Criar uma rotina

A melhor maneira de ser produtivo e organizado comea com uma rotina de trabalho. Seja para a
organizao das tarefas ou das atividades do dia. Depois que voc tiver definido sua rotina normal durante
o dia, ficar muito mais simples organizar as tarefas e projetos e acompanhar a evoluo de tudo isso no
seu dia a dia.

Organize-se para ler e responder os e-mails pela manh e s olhar a caixa de entrada poucas vezes ao dia.

2 - Ter uma lista de tarefas

No importa se voc prefere usar papel e caneta, uma agenda ou usa um sistema de tarefas no
computador. O importante que voc tenha um controle das tarefas que os outros esperam que voc
realize e controle seus prazos.

Ao criar sua lista de tarefas, lembre-se de ter registrado o prazo de entrega, separar por prioridades e/ou
categorias. Isto vai facilitar muito na hora de saber o que fazer primeiro. Vai ficar mais fcil ver, por
exemplo: Que o cliente X precisa de dois relatrios e o cliente Y precisa que voc resolva algum problema
ao mesmo tempo.

Tendo este controle voc pode se programar para atender as duas exigncias ou providenciar outra
pessoa pra ajudar voc a completar as tarefas.

3 - Usar uma agenda ajuda muito

No estou falando de sacar da bolsa aquela agenda abarrotada de papel dentro. Na verdade melhor ter
uma agenda abarrotada do que no ter nada, mas se puder usar uma agenda digital vai ser melhor ainda.
A agenda vai ajudar e muito voc a programar no s as entregas de um projeto, como reunies e eventos
importantes, alm de ajudar no controle das tarefas. A agenda digital tem como vantagens principais os
lembretes pr-definidos que vo te ajudar a manter-se no ritmo e a sua disponibilidade na nuvem
podendo ser acessada e atualizada a qualquer momento do computador ou smartphone.

4 - Fazer a caixa de e-mail trabalhar junto com voc

Alm da dica citada de checar o e-mail somente algumas vezes ao dia, voc precisa fazer uso dos recursos
que a maioria dos servidores de e-mail possuem, como os filtros de mensagens e tags (ou etiquetas). Em
mdia 80% dos e-mails que recebemos so spams que s nos fazem perder tempo apagando-os. Ento use
as palavras que voc mais encontra nestas mensagens e coloque no filtro para direcionar direto pra lixeira.
As palavras usadas nos e-mails de spam so bem repetitivas e normalmente no tem nada a ver com as
mensagens que voc deveria estar lendo.

Alm disso, classifique nos filtros as palavras-chave separando os remetentes ou palavras-chave. Isso
tambm vai ajudar voc a classificar os e-mails mais importantes automaticamente, o que vai ajudar muito
na hora de atualizar sua lista de tarefas.

5 - Cuidar do ambiente fundamental

Voc no precisa implantar o 5S no seu escritrio para que o ambiente seja limpo e organizado, mas pode
comear com pequenas mudanas como diminuindo a quantidade de papel na sua mesa e trocando os
post-its pela sua lista de tarefas. Manter seu local de trabalho limpo com o mnimo de papel e bugigangas
vai ajudar sua cabea a raciocinar melhor. Isto porque em ambientes bagunados o estresse muito maior
porque alm de desconcentrar, nos d a impresso que nada foi realizado no dia.

Alm de saudvel, um ambiente clean ajuda a contar pontos com os chefes e colegas.

Rafael Honorato especialista em gesto e marketing, fundador da Revolutia, consultoria especializada

em ajudar pequenas e empresas. Autor de "Os 7 Elementos das Pequenas Empresas". J auxiliou mais de
40 empresas a melhorarem seus resultados.

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Siga no Twitter: @rafaelhonorato