Introduccin al Proceso Administrativo:

Planeacin y Toma de Decisiones

Docente: Wilfran Gil Jaramillo

2017-2
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Contenido:
Administracin: Historia, Definicin, naturaleza
y propsito de la administracin
Algunos planteamientos del pensamiento administrativo
Funciones de los administradores

Planeacin: Tipos de planes

Pasos y objetivos de la planeacin
Estrategias, polticas y proceso de la planeacin estratgica

Toma de decisiones:
Importancia y limitaciones del proceso de toma de decisiones
Evaluacin de alternativas de decisin
 Administracin:
Definicin, Naturaleza y
Propsito.
El Origen de la Administracin
En la Administracin, como en la
poltica han existido diferentes
corrientes o enfoques, por esto se
conocen varias concepciones acerca de
la forma mas acertada en que se debe
administrar una organizacin o un
gobierno.
La historia de estas tendencias
administrativas se remonta al imperio
chino 500 aos A.C. Seria Confucio
quien sentara las bases de la
administracin China. Despus de los
chinos, vinieron los egipcios con un
sistema administrativo organizado en
agricultura, pastoreo y comercio.
 El Origen de la Administracin
Mas Adelante los romanos desarrollan un
excelente sistema tanto en la agricultura, la
minera y el comercio adems de la guerra, lo
cual lo lleva a la prosperidad durante varios
siglos, el espritu de orden administrativo que
tuvo el Imperio Romano hizo que se lograra, a
la par de las guerras y las conquistas, la
organizacin de las instituciones de manera
satisfactoria. Estas Primeras experiencias de
sistemas administrativos, constituyen lo que
podramos llamar prehistoria del pensamiento
administrativo.
 El Origen de la Administracin
En la edad media europea se desarroll un
sistema poltico nico: el feudalismo. El seor
feudal viva en su castillo, administraba la
justicia, diriga la polica, recaudaba los
impuestos y acuaba la moneda. Esta es, en
cierta manera, la aparicin del des centralismo
ya que existan las monarquas que gobernaban
los territorios, pero eran los seores feudales
los que constituan pequeos "estados" y
mantenan las monarquas.
El Origen de la Administracin
Despus de la organizacin feudalista viene el perodo
de las revoluciones, entre ellas, la Revolucin Industrial
y con ella nacen tambin formas de administracin no
muy ortodoxas. Ya entrando en lo que se llama la
administracin moderna (a partir del Siglo XIX) se
tienen varias escuelas, la de administracin cientfica,
la del comportamiento, la de sistemas, etc. Pero sin
duda, los grandes pioneros del pensamiento
administrativo moderno son Frederick Taylor y Henry
Fayol, padres de la administracin como ciencia.
Administracin: Definicin

Es el proceso de:

planear,
organizar,
dirigir y
controlar
Los esfuerzos de los miembros de la organizacin, y de
aplicar los dems recursos de ella para alcanzar las
metas establecidas
El proceso administrativo

El proceso administrativo
consiste bsicamente en una
serie de actividades
relacionadas conducentes a
alcanzar los objetivos
organizacionales.
El proceso administrativo

El proceso administrativo tiene cuatro elementos

bsicos:

1. Alcance de objetivos
2. Por medio de personas
3. Mediante tcnicas
4. En una organizacin
 Funciones de la administracin

Planeacin

Organizacin

Integracin de personal

Direccin

www.auladeeconomia.com Control
Funciones de la
administracin

Planeacin:
Implicadeterminar misiones y
objetivos
Determinar las acciones
necesarias para alcanzar los
objetivos
Requiere la toma de decisiones
Funciones de la
administracin
Organizacin:
Supone el establecimiento de una
estructura de los papeles que cada
persona debe desempear
Se asignan las tareas necesarias a
las personas idneas para el
cumplimiento de los objetivos y
metas
Funciones de la
administracin
Integracin de personal:
Implica identificar los
requerimientos de los puestos de
trabajo
Reclutar y seleccionar las personas
idneas
Evaluar, compensar y capacitar al
personal
Funciones de la
administracin
Direccin:
Se refiere a ejercer influencia sobre
los individuos para que colaboren
en el logro de las metas
organizacionales
Implica liderazgo, autoridad, poder,
motivacin, comunicacin
Funciones de la
administracin
Control:
Consiste en medir y corregir el
desempeo individual y organizacional
para garantizar que se alcance lo
planeado
Implica evaluar el desempeo de los
individuos y de la empresa
Requiere medir productividad,
desperdicio, variaciones presupuestarias,
etc.
Funciones de la
administracin

Alto
nivel

Control
Nivel
intermedio

Mandos inferiores
Habilidades administrativas

Habilidad tcnica
Habilidad humana
Habilidad de conceptualizacin
Habilidad de diseo
Habilidades administrativas

Habilidades de
conceptuali-
Alto zacin
nivel y diseo

Habilidades tcnicas
Nivel
intermedio
Habilidades
humanas
Mandos inferiores
Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo
Taylor (18561915): padre de la administracin
cientfica
Aplica el mtodo cientfico para mejorar los
mtodos de produccin
1. Se basaba en el concepto del hombre
econmico. La Revolucin Industrial trae
como consecuencia crecimiento acelerado y
desorganizado de las empresas, lo que
produjo una creciente complejidad.
2. Necesidad de aumentar la eficiencia y
capacidad de las organizaciones y hacer
frente a la competencia que aumentaba entre
las empresas.
Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo

Principios de la administracin cientfica

de Taylor:
1. Principio de planeacin: sustituir la
improvisacin por mtodos basados en
el procedimiento cientfico.
2. Principio de preparacin: seleccionar
cientficamente a los trabajadores de
acuerdo a sus aptitudes, prepararlos y
entrenarlos para producir ms y mejor.
3. Principio de ejecucin: distribuir
diferencialmente las atribuciones y
responsabilidades para que la ejecucin
del trabajo sea disciplinada.
4. Principio de control: controlar el
trabajo para cerciorarse de que est
ejecutndose acorde a las normas
establecidas y planes previstos.
Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo

Henry L. Gantt (18611919). Inst a

la seleccin cientfica de los
trabajadores y a la armnica
cooperacin entre trabajadores y
administradores. Cre la carta
Gantt, que fue el primer
instrumento de programacin de
tareas, utilizado hasta hoy.
Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo
Teora Administrativa Clsica: destaca el rol de los
administradores en una jerarqua estricta y se centra
en un desempeo laboral eficiente y firme.
- Henri Fayol (18411925). Conocido como el padre de
la teora administrativa moderna, dividi las
actividades industriales en seis grupos: tcnicas,
comerciales, financieras, de seguridad, contables y
administrativas. Advirti la necesidad de una
enseanza formal de la administracin. Formul el
proceso administrativo y 14 principios de la
administracin, como los referidos a la autoridad y
responsabilidad, la unidad de mando, la cadena
escalar (jerarqua y el espritu de cuerpo).
Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo
McGregor: teora X y teora Y
Teora X: al empleado ordinario le
desagrada el trabajo, es perezoso, tiene
poca ambicin y debe ser dirigido,
obligado o amenazado con castigos para
que d un buen rendimiento
Teora Y: la persona puede disfrutar del
trabajo, adherirse a los objetivos
organizacionales y buscar la
responsabilidad
 Teora X Teora Y
Las personas no gustan del El trabajo puede ser fuente
trabajo y lo evitan de satisfaccin
Las personas deben ser Las personas pueden ejercer
controladas y amenazadas autocontrol y autodireccin
El ser humano trata de evitar Las personas aceptan y
las responsabilidades asumen responsabilidades.
El ser humano medio tiene El ser humano tiene
poca ambicin. imaginacin, creatividad e
ingenio
Las personas se preocupan Se puede conseguir una
principalmente de su propia mayor utilizacin del
seguridad. potencial humano
Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo
Likert: Sistemas de direccin
Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte:
La cima de la organizacin centraliza la
toma de decisiones
Sistema 2: Sistema autoritario benvolo:
Existe ms de confianza y comunicacin,
pero aun la interaccin humana es poca y
las decisiones centralizadas
Algunos planteamientos del
pensamiento administrativo
Likert: Sistemas de direccin
Sistema 3: Sistema participativo
consultivo: mayor interaccin a nivel
personal y mayor apertura en la toma de
decisiones,
Sistema 4: Sistema participativo de grupo:
confianza completa, las personas sienten
responsabilidades en todos los niveles de
la organizaciones
Enfoque sistmico de
proceso administrativo
Un sistema es:

un conjunto de elementos
dinmicamente relacionados
que desarrollan una actividad
para alcanzar un objetivo
operando sobre insumos
tomados del medio externo
Enfoque sistmico de
proceso administrativo
La empresa se ve como un sistema:
Un sistema abierto
Un sistema complejo (implica
subsistemas)
Un sistema dinmico
 Planeacin,
Estrategias y Polticas
Planeacin
Proceso que permite la identificacin de oportunidades de
mejoramiento para el establecimiento formal de planes o proyectos,
para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades con base en
la investigacin y elaboracin de un esquema detallado.
Aplicable a los administradores de todos los niveles de la empresa.
La administracin se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y
eficiencia

Implica determinar misiones y objetivos

Determinar las acciones necesarias para alcanzar los
objetivos
Requiere la toma de decisiones
Tiende el puente entre el punto donde se est y el
punto hacia donde se desea ir
Planeacin y control son inseparables
Proceso Administrativo
Planear

Proceso
Controlar Administr Organizar

ativo

Dirigir
Etapas del Proceso Administrativo
Se obtiene una visin del futuro, en donde es
Planeacin: posible determinar y lograr los objetivos,
mediante la eleccin de un curso de accin.

Creacin de una estructura que determine la

Organizacin: jerarqua necesaria y la agrupacin de
actividades, con el fin de simplificarlas.

Influencia a los empleados para la

realizacin de los planes, mediante: la
Direccin: comunicacin, la supervisin y la
motivacin
Determinar lo que se esta llevando a
cabo, a fin de establecer las medidas
Control: correctivas para evitar desviaciones en
los planes.
 Implementacin
Planeacin Control
de los planes

Desviacin
con respecto
Acciones correctivas a lo planeado
Tipos de Planeacin
Planeacin Estratgica

Planeacin Tctica

Planeacin Operativa

Planeacin Normativa

Planeacin Interactiva
Es posible clasificar la planeacin de distintas
maneras, segn las expectativas temporales, la
amplitud y la especificidad.

Planeacin Estratgica

Es el proceso que se utiliza para definir y alcanzar

metas organizacionales. Consiste en relacionar
las
metas de una organizacin, determinar las
polticas y
programas necesarios para lograr objetivos
especficos
en camino hacia esas metas y establecer los
mtodos
necesarios para asegurar que las polticas y los
programas sean ejecutados
Misin

En la misin se identifica la funcin o tarea bsica de

una empresa o una parte de ella
En todo sistema social, las empresas tienen una funcin
o tarea esencial que la sociedad les asigna
Misin

Algunas veces la misin se sustenta en valores

corporativos
Los valores constituyen la forma en que la empresa se
percibe a s misma y a quienes la integran y rodean
Los valores dan forma a su filosofa
Objetivos y metas

Los objetivos son los fines que se persiguen por medio

de una u otra actividad
Representan el fin que se persigue mediante la
organizacin, la integracin de personal, la direccin y
el control
Las metas se diferencian porque son medibles o
verificables objetivamente: responden a preguntas
como: qu, cunto, cundo.
Estrategias
Se relacionan con la determinacin de objetivos bsicos a largo plazo de
una empresa y la adopcin de cursos de accin y la asignacin de los
recursos necesarios para su cumplimiento
Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en
prctica la misin
Es el patrn de las respuestas de la organizacin a su ambiente a travs
del tiempo
Polticas

Consisten en enunciados o criterios generales que

orientan o encauzan el pensamiento en la toma de
decisiones
Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en
problemas
Vuelven innecesario el anlisis de la misma situacin
cada vez que se presenta
Permiten delegar autoridad sin perder control
Procedimientos

Permiten establecer un mtodo para el manejo de

actividades futuras
Consisten en secuencias cronolgicas de las acciones
requeridas
Son guas de accin, no de pensamiento, en las que se
detalla la manera exacta en que debe realizarse algo
Reglas
Exponen acciones u omisiones especficas, no sujetas a la discrecionalidad
de las personas
Implican una decisin administrativa en cuanto a la obligada realizacin u
omisin de una accin
La diferencia entre las polticas y las reglas es que las polticas orientan
decisiones en las que se puede actuar a discrecin, pero en las reglas no
se permite la discrecionalidad
Programas

Son un conjunto de metas, polticas, procedimientos,

reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos
por emplear y otros elementos necesario para llevar a
cabo un curso de accin dado
Generalmente se apoyan en presupuestos
Presupuestos

Es una formulacin de resultados expresados en

trminos numricos
Puede expresarse en trminos monetarios o de unidades
fsicas (tiempo, unidades de producto, etc.)
Es el instrumento de planeacin fundamental de muchas
empresas
 Metas

Planes estratgicos

Planes operacionales
Para actividades Para actividades
no recurrentes recurrentes

Planes de un solo uso Planes permanentes

Programas Presu- Polticas

y pues-
Proyectos tos
Procedimientos

Reglas
Pasos de la planeacin

1. Anlisis situacional:

Ambiente interno:
Fortalezas
Debilidades
Ambiente externo:
Oportunidades
Amenazas
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Pasos de la planeacin
2. Establecimiento de objetivos y metas:

Responder a preguntas como:

Dnde se quiere estar?
Qu se desea hacer y cundo?
Etc.
Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave
Objetivos por jerarqua organizacional: estratgicos, operacionales,
generales, individuales, etc.
Pasos de la planeacin
3. Desarrollo de premisas:
Pronosticar condiciones internas y
externas en que se operar:
Volumen de ventas? Precios? Productos?
Adelantos tcnicos? Costos? Salarios?
Polticas fiscales? Condiciones sociales?
Etc.

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Pasos de la planeacin

4. Identificacin de cursos de accin

alternativos:
Es necesario identificar las mejores
alternativas de accin
Examinar sus ventajas y desventajas
Pasos de la planeacin

5. Evaluacin de las alternativas:

Evaluar los distintos cursos alternativos
de accin a la luz de las premisas
establecidas (paso 3) y las metas que se
desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el
entorno que enfrenta la empresa (paso 1)
Pasos de la planeacin

6. Seleccin de un curso de accin:

Se toma una decisin
Se elige el que se pueda considerar como
el mejor curso de accin
Pasos de la planeacin

7. Formulacin de planes de apoyo:

Se elaboran planes derivados en apoyo al plan bsico
Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra
de materiales, plan de capacitacin, etc.
Pasos de la planeacin

8. Presupuestacin:
Los planes se trasladan a cifras a travs
de los presupuestos:
Presupuestos de ventas, de gastos de
operacin, de efectivo, estados
financieros, inversiones de capital, entre
otros
Administracin por objetivos

Es un sistema administrativo integral

Se combinan en forma sistemtica muchas
actividades administrativas bsicas
Persigue el cumplimiento eficaz y
eficiente de los objetivos
organizacionales e individuales
Administracin por objetivos

Hace nfasis en la evaluacin del desempeo

Da mucha importancia a los objetivos individuales, la
motivacin, los incentivos, la participacin y la
autonoma
Se concentra mucho en el corto plazo

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Estrategias y polticas
Las estrategias se relacionan con los objetivos a largo
plazo de una empresa y la adopcin de cursos de accin
Constituyen un programa general para definir y
alcanzar los objetivos y poner en prctica la misin
Forman un patrn de las respuestas de la organizacin
a su ambiente a lo largo del tiempo

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Caractersticas de las
estrategias
Horizonte temporal amplio
Impacto final relevante
Concentracin del esfuerzo en un nmero
reducido de fines
Patrn de decisiones uniforme
Engloban a toda la organizacin: desde la
asignacin de recursos hasta las
operaciones diarias en todos los niveles
de la organizacin
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Principio de la estructura
de estrategias y polticas
Cuanto ms claras sean la comprensin de
las estrategias y polticas y su
implementacin en la prctica,
Tanto ms consistente y efectiva ser la
estructura de los planes de la empresa

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Planeacin estratgica

Es el proceso formal de planeacin a largo

plazo
Se utiliza para definir y alcanzar las
metas de la organizacin
Facilita mejoras en el funcionamiento de
la empresa
Sensibiliza a la empresa ante un ambiente
cambiante

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Caractersticas de la
planeacin estratgica
1. Se ocupa de cuestiones
fundamentales:
Responde a preguntas como:
En qu negocio estamos?
En qu negocio deberamos estar?
Quines son nuestros clientes?

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Caractersticas de la
planeacin estratgica
2. Ofrece un marco de referencia para
una planeacin ms detallada y para las
decisiones ordinarias:
Cules opciones sern las ms adecuadas
de acuerdo con nuestra estrategia?

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Caractersticas de la
planeacin estratgica
3. Supone un marco temporal ms largo
que otros tipos de planeacin:
Se diferencia de la planeacin operativa
porque se enfoca en el largo plazo

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Caractersticas de la
planeacin estratgica
4. Ayuda a orientar las energas y
recursos de la organizacin hacia las
actividades de alta prioridad:
Consigue mayor eficiencia al concentrarse
en un nmero reducido de fines clave

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Caractersticas de la
planeacin estratgica
5. Es una actividad de alto nivel:
La alta gerencia debe participar activamente
Slo la alta gerencia tiene la visin necesaria para
considerar todos los aspectos de la organizacin

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Proceso de planeacin
estratgica
Aunque no existe un proceso universal de
planeacin estratgica, si pueden
plantearse una serie de pasos bsicos en
los que el proceso puede fundamentarse

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 Amenazas
Orientacin y
ejecutiva Oportu-
Insumos:
Valores nidades
Personas
Visin
Capital
Habilidades
etc.
Desarrollo
Anlisis Perfil Evaluacin Implemen-
Metas de de
de la empresarial y decisin tacin
grupos estrategias
industria estratgica
interesados: alternativas
Empleados
Clientes
Proveedores Propsito
Objetivos Direccin
Accionistas Debilidades y control
etc. Intencin y
estratgica fortalezas

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Algunas estrategias:
La matriz TOWS
Factores internos
Fortalezas Debilidades
Estrategias FO: Estrategias DO:
Oportuni-
usar F para superar D para
dades
Factores aprovechar O aprovechar O
externos Estrategias FA:
Estrategias DA:
Amenazas usar F para
minimizar D y A
enfrentar A
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Algunas estrategias:
Estrategias genricas de
Porter
Tres estrategias genricas:

Liderazgo de costos
Diferenciacin
Enfoque
Se pueden combinar
Se relacionan con ventajas competitivas

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Instrumentacin exitosa
de estrategias
1. Comunicar las estrategias a todos los
responsables de tomar decisiones
2. Desarrollar y comunicar premisas de
planeacin
3. Comprobar que los planes de accin
contribuyan a lograr los objetivos y que
las estrategias sean reflejo de los
objetivos

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Instrumentacin exitosa
de estrategias
4. Revisar regularmente las estrategias
5. Desarrollar estrategias y programas de
contingencia
6. Adecuar la estructura organizacional a
las necesidades de planeacin
7. Insistir permanentemente en la
planeacin y la instrumentacin de
estrategias
8. Crear un clima que induzca a la
planeacin
 Toma de
decisiones
Importancia de la
toma racional de decisiones
La toma de decisiones es la parte ms importante del
proceso de planeacin
El proceso dirigido a la toma de una decisin puede
concebirse como:

1. Establecimiento de premisas
2. Identificacin de alternativas
3. Evaluacin de las alternativas
4. Eleccin de una alternativa
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Limitaciones del proceso de
toma racional de decisiones
Alto grado de incertidumbre sobre las condiciones
futuras
No se pueden considerar todas las posibles alternativas
ni sus efectos
Es necesario aplicar una racionalidad limitada por la
informacin, el tiempo y la incertidumbre

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Evaluacin de alternativas
de decisin
Es necesario considerar factores cuantitativos y
cualitativos
Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc.
Cualitativos: relaciones laborales, cambio tecnolgico,
condiciones polticas y sociales, etc.

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Tcnicas cuantitativas

Anlisis marginal
Anlisis costo beneficio
Anlisis de riesgo
rboles de decisin
Otras tcnicas de investigacin de
operaciones

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Seleccin de una alternativa

Experimentacin

Cul
Decisin
Experiencia alternativa
tomada
seleccionar?

Investigacin
y anlisis
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Certidumbre,
incertidumbre y riesgo
Certeza: Cuando se conocen los efectos que generar
cierta accin
Riesgo: El efecto de la decisin se conoce solo en
trminos de probabilidades
Incertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de las
decisiones presentes

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FIN