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MICROSOFT EXCEL XP

Es una programa Aplicativo que permite al usuario trabajar con cuadros complejos, utilizar
formulas, elaboracin de grficos estadsticos, trabajar con bases de datos, etc.

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1. Grabar los Documentos Abiertos


1. Seleccionar Men INICIO.
2. Seleccionar Men ARCHIVO
2. Seleccionar Carpeta PROGRAMAS.
3. Seleccionar Opcin SALIR
3. Seleccionar icono Microsoft Excel

DESCRIPCION DEL ENTORNO DE EXCEL


Barra de Titulo
Barra de Herramientas Estndar

Barra De
Men

Barra de Herramientas
Formato

Barra de Formulas, contenido de la celda

Encabezado de Columnas A hasta IV

Barras de Desplazamiento
Vertical / Horizontal

Encabezado de Filas
1 hasta 65536

Etiquetas de Hojas

Barra de Estado

DESPLAZAMIENTO DEL CURSOR POR LA HOJA ELECTRONICA

TECLAS CURSORAS.- Con estas teclas el usuario se podr desplazarse de una celda a otra en
cualquier direccin .

REFERENCIA A UNA CELDA

Pag. No 1
Letra Columna B3 Numero Fila

TIPOS DE DATOS

Para ingresar datos se debemos conocer los tipos de datos que acepta Excel y como se diferencia
unos de otros:

Todo datos que se inicia con un letras o caracteres especiales o que cuenta con una letra o
carcter especial en su interior es un dato tipo TEXTO; es decir no puede realizarse
operaciones matemticas, se ubica al lado IZQUIERDO de la celda por defecto

Todo dato que contenga slo nmeros es un dato NUMERICO, se ubica al lado DERECHO
de la celda por defecto

Todo dato que contenga nmeros y diagonales: 10/02 10-02 ser reconocido por el excel
como FECHA y tambin podr realizarse operaciones matemticas con ellos, se ubica al lado
DERECHO de la celda por defecto

Todo dato que inicie con el signo igual (=), ser considerado una FORMULA y se ver en
pantalla el resultado de dicha formula.

INGRESO DE DATOS

Para ingresar datos se puede realizar lo siguiente :

1. Ubicarse en la celda donde escribir el contenido


2. escribir el dato (Numrico, texto, fecha, etc)
3. Pulsar la tecla:

TAB Avanza el cursor a la celda de la derecha


ENTER Ubica el cursor una celda abajo
Tambin puede utilizar el mouse, o las teclas cursoras
4. repetir paso 2 y 3

NOTA Las celdas tienen un ANCHO por defecto, cuando inicia a escribir
algunas palabras aparentemente no ingresan en la celda y ocupa parte de
la siguiente, no se preocupe por que se puede ampliar el ancho.

MODIFICAR DATOS EN LAS CELDAS

Para modificar los datos se deben tener en cuenta que los datos pueden ser eliminados, reemplazados o
modificados realmente.

Para ELEMINAR, basta con ubicarse en la celda y presionar la tecla SUPR

Para REEMPLAZAR, basta con ubicarse en la celda y ESCRIBIR DIRECTAMENTE EL


NUEVO DATO

Para hacer MODIFICACIONES a lo que esta escrito, se ubica en la celda, luego presionar la
Tecla F2 y con las teclas cursoras se ubica en el carcter a modificar se les borra y se vuelve a
escribir y luego presionar ENTER

Pag. No 2
Realiza lo siguiente:

Como Guardar tu
informacin

1. Seleccionar el Men Archivo


2. Seleccionar la opcin Guardar
3. Escribir el Nombre del Archivo
4. Seleccionar el botn Guardar o
presionar Enter

Como Cerrar un Archivo

1. Seleccionar el Men Archivo


2. Seleccionar la Opcin Cerrar.

Como Abrir un Archivo

1. Seleccionar el Men Archivo


2. Seleccionar la opcin Abrir
3. Especificar la Ruta o camino donde se
encuentra el archivo
4. Seleccionar el Archivo a abrir
5. Seleccionar el botn Abrir o Presionar
Enter

Como Generar un Nuevo Libro

1. Hacer clic en el men Archivo


2. Hacer clic en Nuevo
3. A lado derecho de Excel, se muestra una ventana, hacer clic en
Libro en Blanco

Como Realizar una Vista Preliminar

Pag. No 3
1. Seleccionar el Men Archivo
2. Seleccionar la opcin Vista Preliminar

Para salir presionar la Tecla Esc o Salir

CONFIGURAR LA PAGINA

1. Seleccionar el men ARCHIVO


2. Seleccionar la opcin COFIGURAR PAGINA...
3. Se visualiza la siguiente Ventana:
4.
Cambiar la Ajusta el documento par la
Orientacin de las impresin al porcentaje que Establecer nuevos
Paginas Ud., desea mrgenes para la pagina

Para llevar efectivo los


cambios
Establecer un Centrar en forma
Encabezado automtica los
datos en la hoja en
forma vertical y
Horizontal

Establecer un
Pie de Pagina

Pag. No 4
METODOS DE SELECCIN

Para aplicar los formatos a mas de una celda se debe seleccionar varias celdas, filas
o columnas, para ello necesitamos conocer los mtodos de seleccin ms rpidos
(Uso del Mouse)

Toda la Fila Clic en la cabecera de la Fila a seleccionar o tambin pulsar la Tecla


SHIFT Y a la vez BARRA ESPACIADORA.

Toda la Columna Clic en la cabecera de la Columna a seleccionar o tambin


pulsar la Tecla CONTROL y a la vez BARRA ESPACIADORA.

Varias celdas Adyacentes 1. Clic en la primera celda del bloque a


seleccionar
2. Mantener presionada la tecla SHIFT
3. Clic en la Ultima celda del bloque a
seleccionar

Varias celdas No Adyacentes 1. Clic en la primera celda


2. Mantener presionada la tecla CONTROL
3. Clic en cada una de las celdas que queremos
seleccionar.

FORMATEANDO DOCUMENTOS
Para darle forma a un documento debemos reconocer algunos iconos de la Barra FORMATO, pues la
mayora son similares a los de programa Word.

Como cambiar el Ancho de Columna

1. Ubicar el Puntero del Mouse en la cabecera de la columna a


ampliar
2. Mantener presionado el clic del mouse y arrastrar hacia la
derecha o izquierda
3. Luego soltar.

Como Unir Dos o Mas Celdas

1. Seleccionar las Celdas a unir


2. Hacer Clic en el Botn Combinar y Centrar
Para Activar o Desactivar

Como Asignas Posiciones Decimales a los valores Numericos

Estilo de
1. Seleccionar las celdas
Linea
2. Hacer Clic en uno de los siguientes Botones:
Ubicacin
Como Aplicar Bordes a un Conjunto de Celdas.
del Borde

1. Seleccionar las Celdas


2. Hacer Clic en el Men Formato
3. Hacer clic en la Opcin Bordes
4. Seleccionar el tipo de Borde
5. Seleccionar el color

Pag. No 5
6. Hacer Clic en uno de los Botones : Contorno e Posicin
Interior dentro de las
7. Hacer clic en el botn Aceptar celdas seleccionadas Color de
Linea

CREACIN DE FORMULAS Y TRABAJAR CON FUNCIONES DEL EXCEL

Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de clculo. Una frmula
comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin,
suma 5 al resultado.
=5+2*3
Una frmula tambin puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes.

Toda formula o funcin empieza con el signo igual (=)

Formato de una formula:

=(POSICIONES DE CELDAS, RANGOS, VALORES, SIGNOS ARITMTICOS)

Los signos aritmticos que se pueden emplear son

+ Suma
- Resta
* Multiplicacin
/ Divisin
^ Potencia
( ) Agrupacin

Ejemplo

= (a5+b5) =(a3*12%) =(t55+(e23*0.2))

Formulas Relativas son aquellas que varan cuando el usuario las copias o mueve, del lugar donde
fue creado, generalmente son las ms comunes.

=(a5+b5) =(j66*0.6)

Formulas Absolutas son aquellas que No varan cuando el usuario las copias o mueve, del lugar
donde fue creado, a estas formulas se antepone el signo dlar ($), de pendiendo el valos que se desea
hacer fijo o inamovible.

=($a$5+b5) Por ejemplo aqu esta absoluta la Columna A y Fila 5


=($a6*e5) Por ejemplo aqu esta absoluta la Columna A
=(F$6/e5) Por ejemplo aqu esta absoluta la Fila 6

Funciones

Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos,
denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para
ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la funcin REDONDEAR redondea un nmero en
la celda A10.

Estructura de una funcin


Estructura. La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la
funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados por comas y un parntesis de
cierre.

Pag. No 6
Nombre de funcin. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione
MAYSC+F3.

Argumentos. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO,
matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deber generar
un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras
funciones.
Informacin sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la funcin, aparece una informacin
sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecer
la informacin. La informacin sobre herramientas slo aparece para las funciones integradas.

* SUMA Permite sumar valores y datos de posiciones de celdas de un rango grande


eje.

=suma(f5:f20) se suma todos los valores numricos que estn desde la celda F5 hasta la celda F20.

=suma(f5,F20,H5) esta sumando los valores numricos que estn en la celda F5, F20 y H5.

* PROMEDIO Permite calcular el promedio de un rango de celdas


eje.

=promedio(G5:K5), Se calcula el promedio de los valores que encuentre en el rango de celdas desde G5
hasta K5.

El Asistente De Funciones

Este procedimiento le permite a los usuarios realizar contar con todas las funciones que contiene el
programa y poder utilizar cada una de ellas de acuerdo a su necesidad.

Para acceder a este asistente se realiza lo siguiente:

1. Ubicar el cursor donde se desea escribir una Funcin


2. Hacer clic en el botn de la Sumatoria
3. Hacer clic en la opcin MS FUNCIONES
4. Se visualiza la siguiente ventana
5. Hacer clic en el botn Usadas Recientemente
6. Seleccionar Todas
7. Seleccionar la funcin que desea y hacer clic en Aceptar

Pag. No 7
AUTOFORMATO

Esta opcin te permite que a un rango de celdas adopte un formato preestablecido por el Excel, el
rango de celdas adopta el todos los formatos que tenga el que tu seleccionas.

1. Seleccionar el rango de celdas


2. Seleccionar el Men FORMATO
3. Seleccionar la opcin AUTOFORMATO
4. Seleccionar el formato que desea
5. Seleccionar el botn ACEPTAR.

ORDENACIN DE DATOS

1. Para ordenar los datos basta con ubicar el cursor en una


celda que contenga datos de los cuales se desea ordenar.
2. Clic en el men DATOS
3. Clic en la opcin ORDENAR
4. Veremos una pantalla, con la cual podemos realizar el
ordenamiento sirvindonos de los Criterios de
ordenacin y los botones que disponemos.
5. Se debe elegir el casillero Ordenar por y seleccionar
un nombre de cabecera de la lista (ej. Apellidos y
Nombres)
6. Luego elegir un botn Ascendente o Descendente (ej.
Ascendente)
7. Clic en el Botn ACEPTAR.

Los dems criterios (Luego por) se utilizan cuando el primer


criterio devuelve o contiene datos respectivos y se desea realizar
un sub ordenamiento.

Aprendiendo a
Ordenar Bases de
Datos,

Pag. No 8
FILTROS Y SUBTOTALES

Los filtros son una forma de reducir una lista de datos para observar slo algunos registros de acuerdo a
algunos criterios

Que realiz , 1. Ubicar el cursor en una celda que


para extraer contenga datos
datos si tengo 2. Clic en el men DATOS
condiciones
3. Clic en la opcin FILTROS
4. Clic en la opcin AUTOFILTROS
5. Ahora veremos que cada columna
cuenta con un desplegable el cual
sirve para realizar los filtros
6. Si queremos volver a ver a todos,
hacemos clic en el mismo
desplegable y elegimos la opcin
TODAS.

SUBTOTALES
SUBTOTALES

La mejor forma de aplicar Subtotales es ordenando la lista de acuerdo al criterio que vamos a
subtotalizar, y se realiza la gte secuencia:

1. Ordenar la lista de datos


2. Ubicar el cursor en una celda que contenga datos.
3. Clic en el men DATOS
4. Clic en la opcin SUBTOTALES...
5. Vemos la siguiente en la cual marcamos:

6. Luego seleccionamos que funcin se desea utilizar

7. Luego debemos marcar el encabezado de la


columna que contiene los datos que van a ser
totalizados .

8. Clic en ACEPTAR

Deseo Calcular
Subtotales de los datos
que tengo en la Hoja, se
Pag. No 9
podrn?
ELABORACIN DE TABLAS DINAMICAS

Un informe de tabla dinmica es una tabla interactiva que se puede utilizar para resumir rpidamente
grandes volmenes de datos. Podr girar sus filas y columnas para ver diferentes resmenes de los datos
de origen, filtrar los datos mostrando diferentes pginas, o mostrar los detalles de determinadas reas de
inters.

Para crear una Tabla Dinmica se realiza lo sgte:

1. Abra el libro en que desee crear el informe de tabla dinmica.


2. Si se basa el informe de tabla dinmica en una lista o en una base de datos de Microsoft Excel,
haga clic en una celda en la lista o en la base de datos,
Seleccionar todos los Datos
3. Haga clic en el Men Datos
4. Haga clic en la opcin Asistente Para Tablas Grficos
Dinmicos., y nos visualiza la sgte Ventana:
5. En el Paso 1 indicar si la Base de datos es propia del Excel
o Externa e indicar Qu tipo de informe desea crear?
6. Hacer Clic en el Botn SIGUIENTE.
7. Nos encontramos en el cuadro de dialogo del paso 2 del
Asistente.

8. Si en el 1er Paso no seleccion todos los datos, aqu proceda a Seleccionar todo los datos , o en
el otro caso solamente seleccion el Botn SIGUIENTE.
9. En el paso 3 del Asistente, Hacer Clic en el Botn
Diseo. y proceda a disear el Informe:

10. En las Opciones:

PAGINA: En esta opcin


debes ubicar la cabecera
de columna que varia
todos los datos en el
informe.
FILA: En esta opcin se
debe ubicar la cabecera de
columna para que los datos
se muestren en Fila.
COLUMNA: En esta opcin se debe ubicar la cabecera de
columna para que los datos se muestren en Columna.
DATOS: En esta zona se debe ubicar una cabecera de columna par
realizar una operacin aritmtica, siempre debe existir en esta zona
un dato.
11. Despus de Disear la tabla, seleccionar el Botn ACEPTAR.
12. Seleccionar la opcin HOJA DE CALCULO NUEVA

Pag. No 10
13. Seleccionar el botn FINALIZAR.

CREAR GRAFICOS ESTADSTICOS

Los grficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios las visualizacin de comparaciones,
tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de nmeros de la
hoja de clculo, puede ver enseguida si las ventas estn disminuyendo o aumentando en trimestres
sucesivos, o cmo se estn comportando las ventas con respecto a las previsiones.
Puede crear un grfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de clculo. Asimismo,
puede publicarlo en una pgina Web. Para crear un grfico, debe especificar primero sus datos en la hoja
de clculo. A continuacin, seleccione los datos y utilice el Asistente para grficos que le guiar en el
proceso de elegir el tipo de grfico y sus distintas opciones.

Realizaremos los Sgte. Pasos:


VENTAS DE
1. Seleccionar LOS DATOS a graficar COMIDA FEBRERO MARZO ABRIL
2. Seleccionar el Men INSERTAR BEBIDAS 3250 4756 3245
3. Seleccionar Opcin GRAFICO POSTRES 2230 3256 2264
4. Se visualiza el asistente para gtraficos: SOPAS 1500 1356 975
ENSALADAS 2755 2849 1845
FRUTAS 2356 2326 1178

5.
Seleccionar el Tipo y Subtipo de Grafico que se desea
Obtener.
6. Selecciona el Botn SIGUIENTE
7. Luego se muestra una ventana, donde se puede cambiar
la posicin de los
datos en Fila o
Columna.
8. Selecciona el Botn
SIGUIENTE
9. Visualizamos un
Ventana con las
Fichas: TITULO,
EJE, LINEAS DE
DIVSIN, LEYENDA, ROTULOS DE DATOS, TABAL
DE CONTENIDO.
10. Ud, procede a modificar los datos de acuerdo a su necesidad.
11. Seleccionar el Botn SIGUIENTE
12. Seleccionar la Opcin de la Ubicacin del grafico,
FINALIZAR

Pag. No 11
IMPRIMIR UN DOCUMENTO

Hay distintas formas de imprimir un documento, directamente en el icono IMPRIMIR de la barra


estandar, o via men.-

Si lo realiza por la barra se imprimir todo el documento, desde la primera hasta la ultima.

Pero si desea algunas pagina se realiza de la siguiente manera:

1. Seleccionar men ARCHIVO


2. Seleccionar opcin IMPRIMIR
3. Visualizamos las sgtes. Ventana:

Indicar desde
que pagina hasta
que pagina se
desea imprimir

Para Llevar
efectiva la
impresin
seleccione este
Si marco un botn
rango de celdas
seleccione esta
opcin

Pag. No 12
FORMATOS CONDICIONALES

Son aquellos formatos que dependen de una condicin para aplicar atributos (negrita, color de letra) a los
datos que se ingresan a las celdas seleccionadas, para realizar este tipo de formato se realiza lo siguiente:

1. Seleccione las celdas Estos casilleros pueden ser dos


2. Clic en men FORMATO o solamente uno dependiendo
3. Clic en la opcin Formato Condicional del condicin elegida en el
4. se visualiza la siguiente ventana de dialogo, donde se establecen las alternativas despliegue anterior

Este botn sirve


para establecer
formatos a los
Esta lista muestra la lista datos validos:
de condiciones para los Este botn sirve negrita, color,
datos para establecer fondo
ms condiciones

FORMULARIO DE DATOS

Permiten al usuario el ingreso de datos de forma cmodo y rpida, es una pantalla dispuesta de la
forma que el usuario puede desplazarse sobre sus datos con toda libertad y rapidez. Para lograr trabajar
con formularios se realiza lo sgte.:

1. Escribir el encabezado

2. Ubicar el cursor debajo del primer encabezado

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3. Clic en el men DATOS
4. Clic en la Opcin FORMULARIO
5. y veremos la siguiente pantalla Con ella se deben
ingresar los datos de la lista.

Para desplazarse por ella se pueden utilizar las siguientes


teclas:

TAB.- Para desplazar el cursor de casillero en casillero


SHIFT TAB.- Para desplazar el cursor en sentido contrario
ENTER.- Para crear un registro nuevo y almacenar los
datos actuales.

Aprenderemos a
utilizar
herramientas para
manejar bases de
Datos

Con esta misma pantalla luego de ingresados los datos se


pueden realizar consultas, de la siguiente forma:
Aprende a 1. Clic en el botn CRITERIOS
Utilizar los
2. Clic en el casillero que servira como criterio (ej.
Criterios para
visualizar
Casillero Categora)
algunos 3. Escribir el criterio (ej. Empleado)
registros 4. Clic en el Botn Buscar Siguiente (varias veces) y
veremos aparecer los datos de los registros que
cumplan con el criterio o condicin dada.
5. Si deseamos cambiar el criterio, Clic nuevamente en
CRITERIO borrar el criterio anterior y escribir el
nuevo.
6. repetir paso 4
Se pueden combinar diferentes criterios de acuerdo a la
necesidad del usuario.

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