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PROPUESTA DE SERIES MISIONALES COMUNES PARA Versin para consulta
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PERSONERAS MUNICIPALES
ENTIDAD PRODUCTORA: PERSONERA MUNICIPAL
OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO PERSONERA
RETENCIN Disposicin final

Archivo
CDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo PROCEDIMIENTOS
de CT E M S
Central
Gestin
ACCIONES PREVENTIVAS Debido a que son acciones preventivas,
se propone un tiempo de conservacin
- Peticin por 5 aos, ya que puede configurarse
- Auto actuacin preventiva una investigacin posterior de procesos
- Oficios disciplinarios, atendiendo a la caducidad
- Relacin del asunto, actuaciones y prescripcin de estos procesos. La
primarias y advertencias 5 X X propuesta es la seleccin, la entidad
- Revisin de la actuacin definir el porcentaje de seleccin de
- Oficios acuerdo con su produccin documental.
- Notificacin al quejoso Se podr realizar la seleccin por cada
- Auto de cierre de accin preventiva tema identificado, por acciones
preventivas administrativas, servicios
pblicos, salud y el tesoro.
Convenciones:
CT = Conservacin Total Serie documental
E = Eliminacin Subserie documental
M = Microfilmacin / Digitalizacin - Tipo documental
S = Seleccin
GRUPO DE ASISTENCIA TCNICA ARCHIVSTICA JULIO 2017
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Archivo
de CT E M S
Central
Gestin
ACTAS
ACTAS DE INSPECCIN DE Se propone la conservacin permanente
GARANTAS A del expediente de las vistas mensuales,
ESTABLECIMIENTOS ya que stas son evidencia de las
CARCELARIOS situaciones sobre los Derechos Humanos
X X de las personas privadas de la libertad.
- Actas de visita especial El expediente de las copias de las actas
- Informes del consejo de disciplina podr ser
- Actas del consejo de disciplina eliminado cada 5 aos; la funcin del
consejo es del INPEC
Convenciones:
S = Seleccin
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de CT E M S
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Gestin
ACTAS
ACTAS DE MESAS DE
PARTICIPACIN DE VCTIMAS
- Acta de constitucin de
organizacin de victimas del
municipio
- Formulario de Inscripcin de la
organizacin de derechos de las
vctimas
- Anexos (cmara de comercio)
- Documentos de identificacin de
los representantes
La normatividad vigente sobre atencin a
- Convocatorias
vctimas del conflicto y el Acuerdo 04 de
- Eleccin de la mesa de
X X 2015 del AGN, establece estos
participacin de vctimas
documentos de archivo con disposicin
- Listados de asistencia
final de conservacin permanente.
- Acta de constitucin de mesa de
participacin
- Reglamento interno de la mesa
- Acta voluntad de participacin
- Actas de mesa de vctimas
- Socializacin de protocolos
participacin de las mesas
- Convocatoria nueva reunin de
mesa
- Citaciones
- Oficios
Convenciones:
S = Seleccin
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de CT E M S
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Gestin
ASIGNACIONES DE DEFENSORA Son documentos que tramita la

PBLICA Personera, no generan vnculo especifico
- Solicitud con el solicitante y el Defensor. La
- Ficha socio econmica informacin se consolida en las
5 X
- Oficio estadsticas y los informes.
- Oficio / Notificacin Se propone una retencin de 5 aos,
- Formato de registro o Libro atendiendo al periodo del Personero, con
- Informe de estadsticas disposicin final de eliminacin
Convenciones:
S = Seleccin
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de CT E M S
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Gestin
CONVOCATORIAS COMIT
PERMANENTE DE
ESTRATIFICACIN
SOCIOECONMICA
Se proponen 5 aos, atendiendo a que las
- Oficios
convocatorias se hacen cada dos, y el
- Resolucin de convocatoria a la
periodo del Personero es de cuatro aos,
comunidad
lo que permitir realizar consultas
- Publicacin de la convocatoria
posteriores o generacin de informes. Los
- Oficios a representantes de la
resultados de la convocatoria debern ser
comunidad 5 X
igualmente consolidados en los informes
- Formulario de inscripcin de los
de gestin de la Personera y en el
representantes de la comunidad
expediente del Comit Permanente de
- Anexos
Estratificacin Socioeconmica en la
- Oficios elegidos como
Alcalda Municipal. Se propone
representantes
eliminacin
- Notificacin personal escogido
- Resolucin de conformacin
designando los representantes al
comit
- Oficio a la Alcalda.
Convenciones:
S = Seleccin
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Gestin
DECLARACIONES DE VCTIMAS
DEL CONFLICTO
- Formato de declaracin (fsico) La normatividad vigente sobre atencin a
- Impresin de la declaracin en vctimas del conflicto armado y el Acuerdo
lnea X X 04 de 2015 del AGN, establece para estos
- Anexos documentos de archivo, la disposicin
- Oficios final de conservacin permanente.
- Comisin de notificacin
- Acta de notificacin (copia)
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Gestin
Normalmente los despachos comisorios
DESPACHOS COMISORIOS son para la prctica de pruebas en
- Oficio procesos administrativos y disciplinarios.
- Auto de recibido Atendiendo que la funcin de la
- Auto de prctica de pruebas Personera es ejecutar la comisin y los
- Actas de visita especial documentos que demuestran su gestin
- Oficios de citacin seran los oficios de solicitud y respuesta,
- Declaraciones 5 X se propone una retencin de 5 aos por
- Versiones los posibles periodos de prescripcin de
- Copias de expedientes los procesos administrativos y
- Fotografas (impresas en papel o disciplinarios, que son llevados por otras
discos pticos) entidades y como disposicin final se
- Auto de envo de la comisin propone la eliminacin. La cantidad de
- Oficio despachos comisorios ejecutados, se
consolidar en los informes de gestin.
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INFORMES
INFORMES DE GESTIN
- Informe de Gestin al Concejo
Municipal
- Informes a la Procuradura
General de la Nacin Debido a que el informe compila la gestin
- Informes a Contralora General de X X de la Personera, se considera de
la Repblica o Departamentales Conservacin Permanente
- Informe sobre situacin de
Derechos Humanos
- Anexos
- Oficio
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INFORMES
INFORMES DE MONITOREO DE
PROCESOS ELECTORALES
- Actas de inscripcin de cdulas
de ciudadana
- Circulares de la Registradura
La gran parte de los documentos son
- Citaciones de la Alcalda
elaborados por otras entidades que
- Actas designacin de jurados de
participan en el proceso. Si el Personero
votacin
genera documentos en torno al proceso
- Copias de actas de reuniones de X X
electoral, generar informes a entes de
seguridad
control para lo de su competencia.
- Oficios
Se propone como disposicin final la
- Acta de escrutinios
conservacin permanente del informe.
- Acta mesa de jurados o asistencia
de jurados
- Acta destruccin material
inservible elecciones
- Informe
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Gestin
INFORMES
INFORMES DE RENDICIN DE
CUENTAS
Debido a que el informe compila la gestin
- Informe de rendicin de cuentas
X X de la Personera, se considera de
- Anexos
Conservacin Permanente
- Oficio
- Formatos de observaciones
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Gestin
INSCRIPCIONES DE VEEDURAS
CIUDADANAS Debido a que las veeduras en muchas
- Oficio de radicado del acta de ocasiones se conforman para el control
constitucin de la Veedura de contratacin estatal en obras civiles y
- Acta de constitucin de la atendiendo a los valores primarios de los
veedura contratos se propone un tiempo de
20 X X
- oficios retencin de 20 aos, a partir de la
- Resolucin de inscripcin disolucin de la Veedura, y seleccin
- Notificacin por parte de la entidad, de acuerdo a los
- Listas de asistencia temas y cantidad de la produccin
documental
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Gestin
NOTIFICACIONES
NOTIFICACIONES DE LOS Se proponen 5 aos de retencin,
DERECHOS DE NIOS, NIAS, atendiendo al periodo del Personero, que
ADOLESCENTES Y FAMILIA es de cuatro aos, lo que permitir
- Oficios de solicitud de informacin realizar consultas posteriores o
por parte de la Personera generacin de informes. La personera
5 X
- Oficio de respuesta de la funciona como ente de asesora y tramita
Comisara de Familia la restitucin de derechos con otras
- Notificaciones de fallos de la entidades. Se propone como disposicin
Comisara de Familia final la eliminacin.
- Solicitud de acompaamiento
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Gestin
NOTIFICACIONES
NOTIFICACIONES DE POLICA Se propone un tiempo de retencin de 5
- Solicitud aos. Los documentos recibidos hacen
- Acta 5 X parte de los procesos que adelanten las
- Concepto autoridades de Polica. Se propone como
- Oficios disposicin final la eliminacin.
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Gestin
NOTIFICACIONES
NOTIFICACIONES JUDICIALES Debido a que son actuaciones del
- Notificaciones Personero como representante del
- Oficio Ministerio Pblico, y stas son
- Formato de asistencia o generalmente de tipo verbal, son
certificacin. resumidas en los expedientes de los
juzgados. No se generan documentos
frente a esta funcin, se almacenan las
5 x
notificaciones.
Su tiempo de retencin se propone de 5
aos, en atencin al periodo del
Personero. Las intervenciones realizadas
se reflejarn en el informe de gestin. Se
propone como disposicin final la
eliminacin.
Convenciones:
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Gestin
PROCESOS
PROCESOS DE CONCILIACIN Se propone un tiempo de retencin de 5
- Solicitud aos; una vez realizada la conciliacin, se
- Auto de aceptacin o inadmisin da por terminado el hecho de disputa. Si
- Oficios ocurriese un incumplimiento, se
- Acta 5 X X convertira en proceso judicial, lo que est
- Auto de cierre. fuera del alcance de la Personera. Se
propone seleccin por parte de la entidad,
considerando los diferentes temas y la
cantidad de documentos producidos.
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Gestin
PROCESOS
PROCESOS DISCIPLINARIOS
- Queja
- Ratificacin queja
- Auto comisorio
- Auto apertura de diligencias
preliminares
- Auto asume conocimiento
- Prueba
- Auto archivo diligencias
Se propone un tiempo de conservacin de
preliminares
5 aos, tiempo de prescripcin de las
- Auto apertura investigacin
acciones disciplinarias. Se propone la
disciplinaria
5 X X seleccin de los procesos cerrados con
- Auto de impedimento
fallo sancionatorio. Deber tenerse en
- Auto de cargos
cuenta los temas y la cantidad de
- Memorial de descargos
produccin documental
- Auto resolviendo sobre pruebas
solicitadas por el acusado
- Despachos comisorios
- Recurso contra auto anterior
- Pronunciamiento sobre recurso
- Pruebas solicitadas por el
acusado
- Informe evaluativo
- Fallo de primera instancia
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de CT E M S
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Gestin
PROGRAMAS DE PROMOCIN DE Se propone la conservacin permanente
CONTROL SOCIAL del expediente como disposicin final. Los
- Oficios documentos registran la programacin de
X X
- Listados de asistencias temas y la asistencia de los ciudadanos a
- Presentaciones la formacin en la promocin de los
- Actas derechos.
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Gestin
PROYECTOS DE ACUERDO Se proponen 5 aos de retencin,
- Proyecto de acuerdo atendiendo al periodo del Personero que
- Anexos es de cuatro aos, lo que permitir
- Oficio realizar consultas posteriores o
generacin de informes. Si el proyecto es
aprobado ser un Acuerdo y ser
5 X X
custodiado en el Archivo del Concejo. Los
proyectos que no sean aprobados sern
seleccionados, como muestra de las
funciones y registro del contexto social,
econmico, cultural, cuando el proyecto
fue presentado
Convenciones:
S = Seleccin
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Archivo
de CT E M S
Central
Gestin
REGISTROS DE ASISTENCIA PARA
LA PROTECCIN DE LOS
Se proponen 5 aos de retencin,
DERECHOS FUNDAMENTALES
atendiendo al periodo del Personero que
- Solicitud
es de cuatro aos, lo que permitir
- Proyecto de tutela
realizar consultas posteriores o
- Proyecto de derecho de peticin 5 X X
generacin de informes. La entidad
- Proyecto de accin popular
seleccionar un porcentaje de acuerdo a
- Registro de entrega
la cantidad de produccin documental y
- Notificacin al accionante si es
los asuntos.
admitida
- Oficios
Convenciones:
S = Seleccin

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ASIGNACIONES DE DEFENSORA Son documentos que tramita la

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