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GESTIN DOCUMENTAL
Secretaria General
Grupo de Archivo y Gestin Documental
Repblica de Colombia - Derechos Reservados
CONTROL DE CAMBIOS
Grupo de Archivo y
Gestin Documental.
Creacin versin 1 del
1.0 19/09/2014
Oscar Serrato documento
Lina Ramirez
Marcela Camacho
Grupo de
AMCV 2 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
ANEXO DIAGNSTICO GESTIN DOCUMENTAL
CONTROL DE REQUERIMIENTOS
Ao de registro: 2014
Grupo de
AMCV 3 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
NOTA: Los datos consignados en el presente documento se lmitan a registran aspectos de identificacin y aspectos archivsticos, se excluyeron los siguientes temas: infraestructura, condiciones de prevencin de desastres y
mantenimiento, caracteristicas de almacenamiento de la documentacin, preservacin documental.
Grupo de
AMCV 4 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
7. Fecha de creacin de la
22 de diciembre de 1989 Acto legal: Ley 80
entidad:
8. Direccin: Fax: E-mail: contacto@archivogeneral.g Pg. Web:
Carrera 6 No. 6 - 91 3282888 +57+1 337 2019 www.archivogeneral.gov.co
Tel: ov.co
9. Municipio Categora: Departament
Bogot 6 Cundinamarca
o:
11 Tiene regionales y
SI NO x
sucursales:
Especifique:
12. N de dependencias: 27
13. Misin de entidad:
El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado es un establecimiento pblico del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la Poltica
Archivstica, coordinar del Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos, y garantizar la conservacin del patrimonio documental, asegurando los derechos
de los ciudadanos y el acceso a la informacin, as como, el mejoramiento en la eficiencia de la gestin pblica, la eficiencia de Estado a travs de una gestin documental
articulada con el uso de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
Grupo de
AMCV 5 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
Aproxime la cantidad de
presupuesto anual:
9. A qu necesidades se Material de consumo: tipo: Mantenimiento:
asignan los rubros del archivo: tipo:
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AMCV 6 Archivo y Gestin Documental
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DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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AMCV 7 Archivo y Gestin Documental
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DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
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AMCV 8 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
10. Observaciones:
2. EL ARCHIVO
1. Que nivel ocupa el archivo Area total del
dentro del edificio: archivo:______
Nde planta: Sotano: Mezanine: mts2
2. Cuntos depsitos tiene el Construidos:
archivo: No.
Adecuados:
Asignados:
Tomados:
Son suficientes: SI NO
Especifique:
Los depsitos son asignados teniendo en cuenta la produccin documental establecida por las SI NO
Especifique: SI NO
3. Con qu reas cuenta el Administrativa: SI NO
archivo: Descrp./Clasif: SI NO
Reprografa: SI NO
Limpieza: SI NO
Consulta: SI NO
Bao: SI NO
Cafetera: SI NO
Conservacin: SI NO
Otro:
4. Todas las reas del archivo se encuentran en el mismo espacio: SI NO
Especifique:
5. El rea de los depsitos est separada de las dems: SI NO
Cmo est separada:
Tiene llave: Quien la
SI NO
maneja:
6. Los depsitos dan a la calle: SI NO
7. Condiciones de seguridad:
8. Cuenta con depsitos separados para los diferentes tipos de soportes: SI NO
Especifique:
9. En que lugar y mobiliario se almacenan series como Historias Laborales, Actas y Resoluciones
3. INSTALACIONES (DEPSITOS)
1. Poseen los depsitos SI NO
iluminacin natural:
Elemento No. Material Control Abierta Sellada Deterioro
Cortina Persiana 24 H Horas Ocasional Si No Rota Otro
Laborales
Ventanas
Claraboyas
Puerta
2. Poseen los depsitos SI NO
iluminacin artificial:
N de focos: Diferenciada: Encendida:
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AMCV 9 Archivo y Gestin Documental
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24 H Horas
Laborales
V Incandescente:
V Fluorescente:
Observaciones:
3. Ventilacin natural dada por: Ventanas:
Puertas: Rejillas: Otro:
Observaciones:
4. Ventilacin artificial dada Encendida:
por: 24 H Horas Ocasional
Laborales
Ventiladores:
Aire acondicionado:
Otro:
5. Los depsitos cuentan con Humedad Relativa: SI NO Tipo:
sistemas de regulacin de: Temperatura:
Ventilacin:
Iluminacin:
Filtrado de aire:
Observaciones:
Medicin de condiciones ambientales:
Humedad Relativa: SI NO Equipo y puntos de
Temperatura: SI NO
Iluminacin: SI NO
6. La entrada de polvo se da
por:
Hay tapetes: SI NO Cada cuanto se limpian y
Hay cortinas SI NO Cada cuanto se limpian y
4. CONDICIONES DE PREVENCIN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO
1. Existe un plan de
SI NO Escrito:
prevencin de desastres para La entidad:
Para el archivo: SI NO Escrito:
El edificio posee detector de
SI NO Tipo:
incendios:
No. de detectores en el rea del
archivo:
Funcionan: SI NO
Labor de mantenimiento: SI NO
Cuales:
El edificio posee extintores: SI NO Tipo:
No. de extintores en el rea de
archivo:
Funcionan: SI NO
Labor de mantenimiento: SI NO
Cuales:
2. Cuenta la entidad con centros de apoyo cercanos en caso de desastre: SI NO Tipo:
3. Con Comit Paritario de Salud Ocupacional: SI NO
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AMCV 10 Archivo y Gestin Documental
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4. Con brigadas: SI NO
5. Mapa de Riesgos: SI NO
6. Planes de evacuacin: SI NO
7. Sealizacin: SI NO
8. Vigilancia: SI NO
9. Hay alguna dotacin especial para los funcionarios de archivo o para funcionarios que trabajan SI NO
Especifique:
10. Relacione los numerales 6 al 12 con el archivo (Cuenta el archivo en caso de desastre con):
Planes de evacuacin: SI NO
Sealizacin: SI NO
Vigilancia: SI NO
11. Sabe que hacer con la documentacin en caso de desastre: SI NO
Con agua: SI NO
Con fuego: SI NO
Observaciones:
12. Mantenimiento (Limpieza)
FRECUENCIA EQUIPOS Y
MATERIALES
Anual Semestral Mensual Otro
Depsito
Documentacin
Observaciones:
13. Se realizan acciones de
control microbiolgico en reas SI NO
y/o en documentacin:
Mtodo, frecuencia, productos:
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AMCV 11 Archivo y Gestin Documental
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DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
Grupo de
AMCV 12 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
Horizontal:
16. Almacenamiento de los archivos de gestin: Especifique:
17. Como se almacenan los documentos contables?
18. Las Historias Laborales?
19. Las Actas y Resoluciones?
2. ASPECTOS
ARCHIVISTICOS
1. Est organizada la documentacin: SI x NO
Clasificacin:
Orgnica funcional: SI x NO
Procedencia: SI x NO
Temtica: SI NO x
Asunto: SI x NO
Autor: SI NO x
Otro:
Ordenacin: Alfabtica: SI NO x
Numrica: SI x NO
Alfanumrica: SI NO x
Cronolgico: SI x NO
Otro:
Descripcin: SI x NO
2. Cuenta con instrumentos de Gua: SI NO x Total: Parcial:
consulta/recuperacin de la Catlogo: SI NO x Total: Parcial:
informacin: ndice: SI NO x Total: Parcial:
Inventario: SI x NO Total: x Parcial:
3. Cuenta con instrumentos de Gua: SI NO x
control: Catlogo: SI NO x
ndice: SI NO x
Inventario: SI x NO
Libros de Registro: SI x NO
Cuadros de Clasificacin: SI x NO
4. El archivo funciona como archivo central de la entidad: SI x NO
5. Estn regulados los procedimientos de produccin: SI NO x
6. Se hace seguimiento al trmite: SI x NO
7. Tiene el archivo cronograma de transferencias: SI x NO
Con instructivo: SI x NO
De acuerdo con la TRD: SI x NO
No se aplican por: Falta de espacio: SI x NO
SI NO x
Porque no hay archivo central:
8. Ha elaborado el archivo Tablas de Retencin: SI x NO x
Estn aprobadas: Acto administrativo de
SI x NO
aplicacin:
La entidad se reestructur despus de las TRD: SI x NO
Grupo de
AMCV 13 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
En proceso de
SI NO x
Se actualizaron las TRD: actualizacin
9. Han hecho depuracin y eliminacin natural previa la transferencia: SI x NO
Se ha hecho eliminacin: SI x NO
Con actas: SI NO x
De que material:
Aplicacin de
las Tablas d
Retencin
Documental
10. Han tenido prdida de documentacin: SI NO x
Cuando:
Porqu:
11. Se ha elaborado valoracin: SI x NO
La entidad no cuenta cn fondo documental acumulado, la valoracin
SI NO x se ha realizado para la elaboracin de las Tablas de Retencin
Con Tablas de Valoracin: Documental
3. PRESERVACION DOCUMENTAL
1. En el archivo hay presencia de: SI NO
Roedores: SI NO
Insectos: SI NO
Otro:
Especifique:
2. Se hacen tratamientos de Preventivos:
SI NO
conservacin al archivo:
Correctivos: SI NO
En caso afirmativo cules y con qu materiales
3. Se ha presentado algn tipo de enfermedad laboral relacionada con las condiciones en las cuales SI NO
Especifique:
4. Para adelantar procesos archivsticos, se emplea algn tipo de dotacin de seguridad SI NO
Grupo de
AMCV 14 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
5. Estn establecidas prcticas de aseo personal y autocuidado para los funcionarios que trabajan SI NO Tipo:
6. Se hace limpieza de la documentacin antes o conjunta con los procesos de organizacin SI NO
Describa el proceso
7. Se prepara fsicamente la Primarias: SI NO
documentacin para las Secundarias: SI NO
transferencias:
8. Se ha implementado el Sistema Integrado de Conservacin de Archivos: SI NO
9. Se han hecho Programas de Conservacin: SI NO Tipo:
Especifique materiales y
procedimientos:
10. Cuenta con asesora para adelantar acciones de conservacin: SI NO Tipo:
11. Se realiza algn tipo de intervenciones directa en los documentos: SI NO
Especifique los materiales:
12. Se conoce y aplica la normatividad sobre conservacin: SI NO Tipo:
13. El archivo ha normalizado Papel: SI NO Tipo:
los materiales empleados para Carpetas: SI NO Tipo:
la produccin documental e Cajas: SI NO Tipo:
incide en su compra: Ganchos legajadores: SI NO Tipo:
Clips: SI NO Tipo:
Bolgrafo: SI NO Tipo:
Archivadores: SI NO Tipo:
Estantera: SI NO Tipo:
Otros: SI NO Tipo:
14. Con que y como se hace la foliacin documental:
15. Se hace empaste o encuadernacin: SI NO
Materiales y procesos:
16. El archivo ha normalizado la Mrgenes: SI NO
produccin de los documentos Formatos:
en cuanto
Otras caractersticas externas:
Especifique:
9. Se legajan los expedientes perforndolos SI NO Tipo:
10. Utiliza clips Metlicos:
Plsticos:
11. Usa cinta pegante: SI NO
Cual:
12. Cuenta el Archivo con
equipos para realizar procesos
SI NO
de conservacin preventiva:
Grupo de
AMCV 15 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS
El desarrollo del diagnstico en relacin con la informacin de valoracin del depsito estar contemplado en el plan de trabajo del Programa de Gestin Documental para la formulacin del Sistema Integrado de Conservacin, por lo
anterior no se incluyo en la descripcin del diagnostico.
Grupo de
AMCV 16 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)
NOTA: Los datos consignados en el presente documento se lmitan a registran aspectos de identificacin y aspectos archivsticos, se excluyeron los siguientes temas: almacenamiento, preservacin a largo plazo, vctimas y derechos
Grupo de
AMCV 17 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)
Grupo de
AMCV 18 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)
21 Sistema de Archivo SI x NO
Archivos de gestin SI 28 NO
Archivo central SI 1 NO
Oficina de correspondencia SI x NO
Biblioteca SI x NO
Centro de documentacin SI NO x
2.2. Formacin y Capacitacin
1 Posee el personal de archivo formacin o capacitacin archivstica? SI x NO
2 El rea encargada de la gestin documental en la entidad ha adelantado SI x NO
3 Existe un programa normalizado de capacitacin, sensibilizacin o formacin de SI NO x
4 El programa de capacitacin en temas de archivo se adelanta:
a Segn el cronograma de capacitacin SI NO
definido por el rea encargada de la
x
gestin documental.
Grupo de
AMCV 19 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)
De ser s, para:
a Gestin de Correspondencia SI x NO
b Procesos de organizacin, ordenacin, SI NO
clasificacin y/o descripcin documental x
Grupo de
AMCV 20 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)
De ser s, por:
a Liquidacin SI NO x
b Privatizacin SI NO x
c Traslado de funciones SI x NO
d Reestructuracin SI NO x
e Supresin SI NO x
De ser afirmativo, relacione el nombre de las entidades Fondo Departamento Administrativo de Seguridad en supresin,
4 La Entidad tiene fondos documentales de entidades privadas? SI x NO
De ser afirmativo, relacione el nombre de las entidades Corresponde a los fondos administrados por la Subdireccin de
Relacione el nombre de los fondos o series transferidos N.A.
5 Ha realizado la Entidad transferencias de documentos histricos a otra SI NO x
De ser afirmativo, relacione el nombre de las entidades SI NO
2.7. Publicacin de Informacin
Se encuentran las actas de reunin de
los Consejos Departamentales y
1 Distritales de Archivos publicadas en la SI NO N.A.
pgina WEB?
Tienen procedimientos
descritos para llevar el control
2 SI x NO
de las firmas autorizadas?
Grupo de
AMCV 21 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)
Ha identificado la entidad
documentos especiales
(grficos, sonoros,
5 audiovisuales, SI x NO
orales, de comunidades
indgenas o afrodescendientes,
etc.)
La entidad ha identificado
medidas de control para uso de
reprografa? (incluye los
6 SI NO x
sistemas de fotocopiado,
impresin digitalizacin y
microfilmacin)
Instrumentos Cuenta la Entidad con un
archivsticos para Reglamento Interno de Archivo
1 SI x NO
la gestin y Correspondencia?
documental
Tiene la entidad cuadros de
2 SI NO x
clasificacin documental?
TRD SI x NO
Estn aprobadas las TRD
3 mediante acto administrativo? SI x NO
Grupo de
AMCV 22 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)
b Reestructuracin SI x NO
*** Dicha actualizacin fue
7 aprobada por la instancia SI NO x
competente?
Se ha elaborado algn
8 instructivo para la aplicacin de SI x NO
las TRD?
Ha documentado la entidad el
9 Programa de Gestin SI x NO
Documental-PGD?
*** El Programa de Gestin
Documental se encuentra
10 SI NO x
aprobado por el comit
competente?
Tiene la entidad publicada en
11 SI NO x
la pgina WEB el PGD?:
Ha elaborado la entidad
12 Tablas de Valoracin SI NO x
Documental?
Las Tablas de Valoracin
Documental fueron presentadas
13 ante la respectiva instancia SI x NO
evaluadora?
Grupo de
AMCV 23 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)
La entidad tiene en
2 funcionamiento la Ventanilla SI x NO
nica?
Tiene publicado en lugar
visible el horario de atencin de
3 SI x NO
la ventanilla de
correspondencia?
Medidas de La Entidad lleva Consecutivo
control para la de Comunicaciones Oficiales?
numeracin de
las 1 SI x NO
comunicaciones
enviadas o
recibidas.
2 PRODUCCIN 10% Al numerar los actos
administrativos, los
2 documentos ya estn firmados SI x NO
por el funcionario competente?
la impresin de la recepcin
2 de fax se realiza en papel bond SI x NO
entre 75 y 90 gr?
Medidas de Se est centralizando las
control para comunicaciones recibidas o
recibo de enviadas por fax?
documentos. 1 SI x NO
(Verificacin de
folios, anexos,
copias, etc.)
Al ingreso de las
comunicaciones se controla la
2 SI x NO
cantidad de anexos y folios de
la misma?
Grupo de
AMCV 24 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)
Para la radicacin de
comunicaciones enviadas se
3 SI x NO
valida el responsable de firmar
estas?
La Entidad cuenta con un
servidor para el
4 SI NO x
almacenamiento de los
documentos electrnicos?
Existe un sistema de control
(seguimiento) sobre el trmite
5 SI x NO
de los documentos
electrnicos?
Registro y Utilizan un mecanismo
radicacin de tecnolgico para el manejo de
1 SI x NO
comunicaciones las comunicaciones oficiales?
Grupo de
AMCV 25 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)
Grupo de
AMCV 26 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)
Grupo de
AMCV 27 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)
Se manejan series
4 documentales en soportes SI x NO
diferentes a papel?
Se realiza la foliacin de
5 acuerdo al instructivo del AGN? SI x NO
Grupo de
AMCV 28 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)
Grupo de
AMCV 29 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)
Grupo de
AMCV 30 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)
Se evidencia sealizacin
necesaria que permita ubicar
con rapidez los diferentes
6 SI NO
equipos para la atencin de
desastres y las rutas de
evacuacin?
Se evidencia el mantenimiento
a las instalaciones elctricas e
7 SI NO
hidrulicas?
Grupo de
AMCV 31 Archivo y Gestin Documental
8 VALORACIN 0
NOTA: Los siguientes itms no requieren respuesta dadas las caractersticas de la entidad.
ANEXO 1: LISTA DE DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD
No. Nombre de la Dependencia Nombre del responsable Ubicada en: Misional Apoyo marque con X *Atencin de
marque con Vctimas y
X DDHH
1
2
3
4
5
ANEXO 2: ENCUESTA PARA CENSO DE ARCHIVOS SOBRE VCTIMAS Y DERECHOS HUMANOS
1 Conoce instituciones privadas, ONGs u otras, que trabajan con las vctimas o SI NO
De ser afirmativo, indique cules
2 En el Archivo Central hay documentos anteriores al ao 2011, relacionados con SI NO
De ser afirmativa, relacione fondos, series, subseries, volumen y fechas
3 Aplican procedimientos, disposiciones administrativas o legales donde sealan SI NO
Cules?
4 Los documentos en los expedientes que conforman las series o subseries SI NO
5 Sobre las series y subseries anteriores utilizan TRD SI NO
6 Sobre las series y subseries anteriores utilizan TVD SI NO
7 Existen bases de datos, aplicativos o sistemas de informacin para bsquedas SI NO
Cules?
7 Se coordinan y articulan los sistemas de informacin de su entidad con los de SI NO
8 Mediante qu mecanismos y procedimientos se hace la articulacin de esta
Cules?
9 Existen restricciones de acceso o consulta de los documentos sobre atencin a SI NO
10 Cul es el cargo de quien determina la
seguridad?
11 Lugar y fecha de recoleccin de
informacin
12 Nombre de quien responde la encuesta
Grupo de
AMCV 32 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
INDICADORES PERCEPCIN DE TRANSPARENCIA
(Autodiagnstico en aspectos de transparencia)
Grupo de
AMCV 33 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
INDICADORES PERCEPCIN DE TRANSPARENCIA
(Autodiagnstico en aspectos de transparencia)
17 solicitado al.gov.co
Se puede ver el Mapa de la N.A.
x
18 propia Web de la Entidad
Se informa en la Web sobre N.A.
situacines y/o incidencias en
los servicios de inters
ciudadano (Ej. Trfico,
x
Urbanismo, Mapas y planos,
Situacin medioambiental -
contaminacin del aire y
19 acstica)
Se indica control de versiones N.A.
y fecha de modificacin de los
x
documentos pblicados
20
Se publica informacin precisa Parcial.
de los Planes, Programas y
x
Proyectos de la Entidad
21
Se publica informacin de Gestin, empalme, estado del
informes (cuales) sistema de control interno,
restriccin en el gasto pblico,
pormenorizado de control
interno, seguimiento plan
x anticorrupcin, zar
anticorrupcin, seguimiento
PQRS, control interno
contable, derechos de autor.
22
Existen foros de discusin en N.A.
x
23 la Web
Existen y se informa sobre: N.A.
(Ferias de servicio al
ciudadano, Rendicin de x
cuentas, Eventos de
24 divulgacin,?)
Existen canales de Rendicion de cuentas
participacin ciudadana en los x
25 temas estratgicos
Se posibilitan las sugerencias y N.A.
la participacin ciudadana en
x
la planeacin de la Entidad
26
Grupo de
AMCV 34 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
INDICADORES PERCEPCIN DE TRANSPARENCIA
(Autodiagnstico en aspectos de transparencia)
aprobado y sus
modificaciones en el ao asi
x
C)
27
Procedimientos de N.A.
CONTRATACIONES DE SERVICIOS
x
28 contratacin de servicios
D) TRANSPARENCIA EN LAS
Grupo de
AMCV 35 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
MODELO DE MADUREZ EN GESTIN DOCUMENTAL
Listado de requisitos del Modelo de Madurez en la Gestin Documental
Ao de registro 2014
Grupo de
AMCV 36 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
MODELO DE MADUREZ EN GESTIN DOCUMENTAL
Listado de requisitos del Modelo de Madurez en la Gestin Documental
Ao de registro 2014
Grupo de
AMCV 37 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
MODELO DE MADUREZ EN GESTIN DOCUMENTAL
Listado de requisitos del Modelo de Madurez en la Gestin Documental
Ao de registro 2014
Grupo de
AMCV 38 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
MODELO DE MADUREZ EN GESTIN DOCUMENTAL
Listado de requisitos del Modelo de Madurez en la Gestin Documental
Ao de registro 2014
Grupo de
AMCV 39 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
MODELO DE MADUREZ EN GESTIN DOCUMENTAL
Listado de requisitos del Modelo de Madurez en la Gestin Documental
Ao de registro 2014
Grupo de
AMCV 40 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
MODELO DE MADUREZ EN GESTIN DOCUMENTAL
Listado de requisitos del Modelo de Madurez en la Gestin Documental
Ao de registro 2014
Grupo de
AMCV 41 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
MODELO DE MADUREZ EN GESTIN DOCUMENTAL
Listado de requisitos del Modelo de Madurez en la Gestin Documental
Ao de registro 2014
Econmicos
Grupo de
Indicadores
AMCV 42 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
MODELO DE MADUREZ EN GESTIN DOCUMENTAL
Listado de requisitos del Modelo de Madurez en la Gestin Documental
Ao de registro 2014
Control y seguimiento
Procedimientos para el manejo de documentos
Indicadores Implantacin del sistema de gestin de los
Control y seguimiento
Fortalecer el sistema (incidencias)
Cumplen con atributos de frecuencia, consolidacin,
Grupo de
AMCV 43 Archivo y Gestin Documental
REGISTRO DE OBSERVACIONES PARA UN ANLISIS DOFA EN VARIABLES QUE
manejados y que
no son de gran
escala.
Gua de manejo
de residuos;
5 X X incorporacin en X
los procedimientos
del AGN.
Actualizacin de
los procedimientos
en coherencia o
6 X X X
concordancia con
las directrices
ambientales.
Implementacin
7 X X X
NTC.
Difundir informacin
Opcin en certificacin si No optimizar los
Lentitud en para mejorar el
8 se hace una adecuada procesos conllevan a
implementacin funcionamiento y las
SISTEMAS DE CALIDAD
Grupo de
AMCV 44 Archivo y Gestin Documental
REGISTRO DE OBSERVACIONES PARA UN ANLISIS DOFA EN VARIABLES QUE
Grupo de
AMCV 45 Archivo y Gestin Documental
REGISTRO DE OBSERVACIONES PARA UN ANLISIS DOFA EN VARIABLES QUE
Ausencia de
personal capacitado
Ausencia de
para dar soporte
Uso de sistema de presupuesto para la
26 (Falto de X
informacin. contratacin de
familiarizacin en el
nuevas tecnologas
manejo de
plataformas)
SISTEMAS
Falta de innovacin.
(Desarrolla a nivel de
servidores, estacin
de trabajo, redes,
sistema de
comunicaciones y
software
27 X X X
especializado para
interactuar con
entidades,
ciudadanas y lograr
optimizar los tramites
con informacin
predictiva.)
Infraestructura
deficiente.
(ampliacin,
28 X X X cobertura
tecnolgica, Canales
de red " ancho banda
" no suficientes)
Canales de red "
29 X X X ancho banda " no
suficientes
Grupo de
AMCV 46 Archivo y Gestin Documental
REGISTRO DE OBSERVACIONES PARA UN ANLISIS DOFA EN VARIABLES QUE
Negativo Positivo
Cambio gobierno directivas. Inters en la innovacin tecnolgica.
GENERAL
FUNCIN
ENTIDAD
Grupo de
AMCV 47 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Seguimiento a los Archivos de Gestin
Se recolect informacin de otras fuentes que por ser pblicadas en la pgina web
institucional no hacen parte este documento anexo, con el propsito de no duplicar
informacin.
PLAN ANTICORRUPCIN
Se analiz los resultados de informacin en la formulacin del Plan Anticorrupcin,
documento compilado por la Oficina Asesora de Planeacion.
Grupo de
53 Archivo y Gestin Documental