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DIAGNOSTICO DE

GESTIN DOCUMENTAL

Archivo General de la Nacin


Jorge Palacios Preciado

Secretaria General
Grupo de Archivo y Gestin Documental
Repblica de Colombia - Derechos Reservados

Bogot, DC., Septiembre de 2014


ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN - Jorge Palacios Preciado

DIAGNOSTICO DE GESTIN DOCUMENTAL

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN FECHA No. SOLICITUD RESPONSABLE DESCRIPCIN

Grupo de Archivo y
Gestin Documental.
Creacin versin 1 del
1.0 19/09/2014
Oscar Serrato documento
Lina Ramirez
Marcela Camacho

Grupo de
AMCV 2 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
ANEXO DIAGNSTICO GESTIN DOCUMENTAL
CONTROL DE REQUERIMIENTOS

Ao de registro: 2014

Se recolecto fuentes de informacin diferentes para determinar el


diagnstico de gestin documental del Archivo General de la Nacin,
se analizo la informacin de la situacin a la vigencia 2014 en el
marco los procesos archivsticos y se identificaron los aspectos
problemticos y crticos, las debilidades, fortalezas, oportunidades y
amenazas de la gestin documental de la entidad. Las estrategias de
mejoramiento se indican en los documentos: Programa de Gestin
Documental (PGD) y Plan Institucional de Archivos (PINAR)

Las fuentes de recoleccin de informacin utilizadas fueron:

Diagnstico integral de archivos


Autoevaluacin de la funcin archivstica (AFA)
Indicadores percepcin de transparencia
Modelo de madurez en gestin documental
Anlisis DOFA
Seguimiento a los archivos de gestin
Formulario nico de reporte de avance en la gestin -
FURAG
Encuesta MECI - sostenibilidad
Plan anticorrupcin
Plan de mejoramiento Contralora
Plan de ajuste tecnolgico

Los datos se presentan a continuacin:

Grupo de
AMCV 3 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

NOTA: Los datos consignados en el presente documento se lmitan a registran aspectos de identificacin y aspectos archivsticos, se excluyeron los siguientes temas: infraestructura, condiciones de prevencin de desastres y
mantenimiento, caracteristicas de almacenamiento de la documentacin, preservacin documental.

NIVEL Y TIPO DE ARCHIVO


ENTIDAD U OFICINA
Archivo General de la Nacin
PRODUCTORA
NIVEL Nacional x
Departamental
TIPO Municipal
Distrital
Gestin
Central
Histrico
General x
Otro
Sistema de archivo de la Centralizado
entidad:
Central x
General
Satlites
Especializados
Otros
N de depsitos 1
Observaciones
2. IDENTIFICACIN DE LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE EL ARCHIVO
1. Nombre Archivo General de la Nacin
2. Nivel: Nacional x
Departamental
Municipal
Distrital
Extranjero
3. Sector Cultura
4. Organismo a que
Ministerio de cultura
pertenece:
5. Carcter de la entidad: Pblica x
Privada
Mixta
Privada / funciones pblicas
Privada / inters cultural
Familiar
Personal
Otra
6. Ubicacin en la estructura
Rama ejecutiva
del estado (rama)

Grupo de
AMCV 4 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

7. Fecha de creacin de la
22 de diciembre de 1989 Acto legal: Ley 80
entidad:
8. Direccin: Fax: E-mail: contacto@archivogeneral.g Pg. Web:
Carrera 6 No. 6 - 91 3282888 +57+1 337 2019 www.archivogeneral.gov.co
Tel: ov.co
9. Municipio Categora: Departament
Bogot 6 Cundinamarca
o:
11 Tiene regionales y
SI NO x
sucursales:
Especifique:
12. N de dependencias: 27
13. Misin de entidad:
El Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado es un establecimiento pblico del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la Poltica
Archivstica, coordinar del Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos, y garantizar la conservacin del patrimonio documental, asegurando los derechos
de los ciudadanos y el acceso a la informacin, as como, el mejoramiento en la eficiencia de la gestin pblica, la eficiencia de Estado a travs de una gestin documental
articulada con el uso de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.

14. Representante Legal:


a. Nombre:
Carlos Alberto Zapata Crdenas
b. Profesin: Bibliotecologo y Archivsta
c. Cargo: Director
d. Tiempo en el cargo: 3 aos
OBSERVACIONES:
3. ADMINISTRACIN DEL ARCHIVO
1. Jefe del archivo:
a. Nombre Angela Marcela Camacho Vargas
b. Profesin u oficio Sistemas de informacin y documentacin, bibliotecologa y archivsta
c. Cursos de capacitacin Maestra en investigacin en documentacin
2. Existe en el organigrama de SI NO
la entidad la seccin o divisin x
de archivo:
3. Existe en el organigrama de SI NO
la entidad el cargo de jefe de x
archivo:
4. El responsable est SI NO
dedicado de tiempo completo al x
archivo:
Funciones que desempea:
5. Cargo que ocupa el Coordinador Grupo de Archivo y Tiempo en el cargo Tiempo en la
10 meses 3 aos
responsable del archivo Gestin Documental entidad
6. A que dependencia
pertenece el archivo dentro de la Secretaria General
entidad:
7. Jefe inmediato del Nombre: Cargo: Secretaria
Claudia Ivonne Factor Lugo
responsable de archivo: General
8. Presupuesto anual del Propio: Asignado por Segn Otro:
archivo: la necesidades:
dependencia:

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Aproxime la cantidad de
presupuesto anual:
9. A qu necesidades se Material de consumo: tipo: Mantenimiento:
asignan los rubros del archivo: tipo:

Personal: tipo: Prrofesionales especializados Capacitacin:


para: (1) Instrumentos tipo:
archivsticos, (2) Caracterizacin
de usuarios.
Reprografa: tipo: Equipos: tipo:
Preservacin: tipo: Organizacin:
tipo
Otros: Prestacin de servicios de
mensajera, Contratacin para la
implementacin del proyecto del
Sistema de Gestin de
Documento Electrnico de
Archivo
10. El archivo tiene incidencia SI NO
en la compra de materiales o
equipos para produccin, trmite x
y disposicin final de la
documentacin:
Especifique:
11. Existe manual de funciones: SI NO
Entidad: x
Archivo: SI x NO
12. Las funciones del SI NO
responsable del archivo estn x
determinadas por el manual:
En caso contrario especifique
quien asigna sus funciones:

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13. Existe un manual de gestin SI NO


x
documental:
14. El archivo est organizado SI NO
x
segn el manual:
Desde cuando se aplica el
manual: 1989 y sus versiones de
actualizacin, corresponde a los
procedimientos del proceso de
gestin documental.
Contempla aspectos de SI NO
x
preservacin:
15. Existe Tablas de Retencin SI NO
x
Documental:
16. Existe Tabla de valoracin SI NO
x
Documental:
17. Existe un reglamento de SI NO Desde
archivo: x cuando se
aplica:
18.ExisteComitdeArchivo: SI NO Acto
x administrativ
o y fecha:
Funcionamiento: Capacitacin Nombrado Asignado Tiempo Vinculacin: Dedicacin
Contratato (tiempo):
(C) Planta Completo
(P) (CP) Medio
(M)
Parcial (PR)
19. Nmero de personas que
trabajan en el archivo: Coordinador
3 Archivsta X 10 meses P CP
(Profesional
Profesional (P) : especializado)
Profesional
especializad Archivsta X 8 meses C M
o1
Profesional
Comunicador
especializad X 6 meses C M
social
o2
Tcnico de Tcnico de
Tcnico (T): 1 X X 3 aos P CP
archivsta archivsta
Radicadores
Asistencial (A): 5 Radicadores (2) X 10 meses C CP
(2)
Auxiliar de Auxiliar de
X 8 aos P CP
archivo archivo
Patinador Patinador
X 8 aos P CP
radicador radicador

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4. SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO


1. Presta servicios internos de: Consulta: SI x NO
Asesora: SI x NO
Fotocopia: SI NO x
Microfilm: SI NO x
Otro:
2. Presta servicios externos Consulta: SI NO x
de: Asesora: SI x NO
Fotocopia: SI NO x
Microfilm: SI NO x
Otro:
3. Tipo de consulta: Manual: x
Automatizada: x
Otro
Tiene sala de consulta: SI x NO
N de puestos en sala: 5
50 consultas
Promedio de consulta: Mensual:
Anual: 500
Tipo de usuario: Interno
4. Asesoras: Impartidas. N: 54
Oficina/Entidad: Segn programacin del Sistema Nacional de Archivos
Motivo: Seguimiento a las dependencias internas, y capacitaciones
5. Otros servicios que presta Microformas: No
el archivo: Especificar si son Fotografa: No
internos o externos: Grabaciones: No
Internet: No
Automatizacin de archivos: No
Digitalizacin: No
Observaciones:
II. INFRAESTRUCTURA FSICA DEL ARCHIVO
1. EL EDIFICIO
1. poca de construccin:
2. Funcin original:
3. Contexto climtico: Temp:____________
H.R. _______(promedio) (promedio)
4. Contexto urbano: Norte: Sur:
Oriente: Occidente:
5. Niveles del edificio:_ rea construida:
6. Tipo de construccin:
(estructura, cerramiento,
acabados)
7. Estado del inmueble:
8. Espacios que conforman la
entidad/cantidad:
9. Existen Planos
Planos arquitectnicos: tcnicos:

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10. Observaciones:
2. EL ARCHIVO
1. Que nivel ocupa el archivo Area total del
dentro del edificio: archivo:______
Nde planta: Sotano: Mezanine: mts2
2. Cuntos depsitos tiene el Construidos:
archivo: No.
Adecuados:
Asignados:
Tomados:
Son suficientes: SI NO
Especifique:
Los depsitos son asignados teniendo en cuenta la produccin documental establecida por las SI NO
Especifique: SI NO
3. Con qu reas cuenta el Administrativa: SI NO
archivo: Descrp./Clasif: SI NO
Reprografa: SI NO
Limpieza: SI NO
Consulta: SI NO
Bao: SI NO
Cafetera: SI NO
Conservacin: SI NO
Otro:
4. Todas las reas del archivo se encuentran en el mismo espacio: SI NO
Especifique:
5. El rea de los depsitos est separada de las dems: SI NO
Cmo est separada:
Tiene llave: Quien la
SI NO
maneja:
6. Los depsitos dan a la calle: SI NO
7. Condiciones de seguridad:
8. Cuenta con depsitos separados para los diferentes tipos de soportes: SI NO
Especifique:
9. En que lugar y mobiliario se almacenan series como Historias Laborales, Actas y Resoluciones
3. INSTALACIONES (DEPSITOS)
1. Poseen los depsitos SI NO
iluminacin natural:
Elemento No. Material Control Abierta Sellada Deterioro
Cortina Persiana 24 H Horas Ocasional Si No Rota Otro
Laborales
Ventanas
Claraboyas
Puerta
2. Poseen los depsitos SI NO
iluminacin artificial:
N de focos: Diferenciada: Encendida:

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24 H Horas
Laborales
V Incandescente:
V Fluorescente:
Observaciones:
3. Ventilacin natural dada por: Ventanas:
Puertas: Rejillas: Otro:
Observaciones:
4. Ventilacin artificial dada Encendida:
por: 24 H Horas Ocasional
Laborales
Ventiladores:
Aire acondicionado:
Otro:
5. Los depsitos cuentan con Humedad Relativa: SI NO Tipo:
sistemas de regulacin de: Temperatura:
Ventilacin:
Iluminacin:
Filtrado de aire:
Observaciones:
Medicin de condiciones ambientales:
Humedad Relativa: SI NO Equipo y puntos de
Temperatura: SI NO
Iluminacin: SI NO
6. La entrada de polvo se da
por:
Hay tapetes: SI NO Cada cuanto se limpian y
Hay cortinas SI NO Cada cuanto se limpian y
4. CONDICIONES DE PREVENCIN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO
1. Existe un plan de
SI NO Escrito:
prevencin de desastres para La entidad:
Para el archivo: SI NO Escrito:
El edificio posee detector de
SI NO Tipo:
incendios:
No. de detectores en el rea del
archivo:
Funcionan: SI NO
Labor de mantenimiento: SI NO
Cuales:
El edificio posee extintores: SI NO Tipo:
No. de extintores en el rea de
archivo:
Funcionan: SI NO
Labor de mantenimiento: SI NO
Cuales:
2. Cuenta la entidad con centros de apoyo cercanos en caso de desastre: SI NO Tipo:
3. Con Comit Paritario de Salud Ocupacional: SI NO

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4. Con brigadas: SI NO
5. Mapa de Riesgos: SI NO
6. Planes de evacuacin: SI NO
7. Sealizacin: SI NO
8. Vigilancia: SI NO
9. Hay alguna dotacin especial para los funcionarios de archivo o para funcionarios que trabajan SI NO
Especifique:
10. Relacione los numerales 6 al 12 con el archivo (Cuenta el archivo en caso de desastre con):
Planes de evacuacin: SI NO
Sealizacin: SI NO
Vigilancia: SI NO
11. Sabe que hacer con la documentacin en caso de desastre: SI NO
Con agua: SI NO
Con fuego: SI NO
Observaciones:
12. Mantenimiento (Limpieza)
FRECUENCIA EQUIPOS Y
MATERIALES
Anual Semestral Mensual Otro
Depsito
Documentacin
Observaciones:
13. Se realizan acciones de
control microbiolgico en reas SI NO
y/o en documentacin:
Mtodo, frecuencia, productos:

14. Inspeccin depsito


ELEMENTO MATERIAL ESTADO DE CONSERVACION

Grietas Humedad Ataq. Otro


Insectos
Pisos
Muros
Techos
Divisiones
V Bajantes : a la vista: SI NO
Grietas: SI NO
V Conductos de energa: a la
SI NO
vista:
Deterioro: SI NO
Observaciones:
15. Realice un esquema del archivo y su distribucin, identificando reas, puertas, ventanas y
Convenciones:
16. Relacin de registro fotogrfico:
OBSERVACIONES:

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III. CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACIN


1. ALMACENAMIENTO
1. Fechas extremas de la documentacin:
Cantidad de unidades de Total:
Aproximado:
conservacin:
2. Tecnologa de la
Papel: SI NO No.
documentacin:
Analgico: SI NO No.
Digital: SI NO No.
3. Tienen planos: SI NO No.
Fotografas: SI NO No.
Impresos: SI NO No.
4. Como se almacenan y se consultan los planos:
5. Como se almacenan y consultan las fotografas:
6. Las unidades de Cajas: SI NO No.
conservacin para Carpetas: SI NO No.
documentacin con soporte Libros: SI NO No.
papel se encuentran en: Legajos: SI NO No.
A-Z: SI NO No.
Paquetes: SI NO No.
Otros especifique:
7. Hay documentacin
Sobres: SI NO No.
fotogrfica en:
Otro:
8. Hay documentacin en: Soporte de microfilm: SI NO No.
Soporte cinta magntica: SI NO No.
Soporte disco ptico: SI NO No.
Soporte disketes: SI NO No.
Soporte negativo: SI NO No.
Soporte diapositiva: SI NO No.
9. Metros lineales de la
Total: Aprox.:
documentacin:
10. Promedio de folios por unidades de conservacin:
11. Describa la seguridad de los documentos:
12. La documentacin se Estantera: SI NO No.
encuentra ubicada en: Archivadores: SI NO No.
Planotecas: SI NO No.
Otros:
Especifique:
13. Tipo de estantera: Cerrada: SI NO Metal: Madera: Otro:
Abierta: SI NO Metal: Madera: Otro:
14. Disposicin de la Paralela a los muros: Distancia
SI NO
estantera en el depsito: promedio:
Perpendicular a los muros: SI NO
Distancia promedio entre
estantes:___________________
__cms.

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15. Disposicin de la Vertical:


documentacin en la estantera:

Horizontal:
16. Almacenamiento de los archivos de gestin: Especifique:
17. Como se almacenan los documentos contables?
18. Las Historias Laborales?
19. Las Actas y Resoluciones?
2. ASPECTOS
ARCHIVISTICOS
1. Est organizada la documentacin: SI x NO
Clasificacin:
Orgnica funcional: SI x NO
Procedencia: SI x NO
Temtica: SI NO x
Asunto: SI x NO
Autor: SI NO x
Otro:
Ordenacin: Alfabtica: SI NO x
Numrica: SI x NO
Alfanumrica: SI NO x
Cronolgico: SI x NO
Otro:
Descripcin: SI x NO
2. Cuenta con instrumentos de Gua: SI NO x Total: Parcial:
consulta/recuperacin de la Catlogo: SI NO x Total: Parcial:
informacin: ndice: SI NO x Total: Parcial:
Inventario: SI x NO Total: x Parcial:
3. Cuenta con instrumentos de Gua: SI NO x
control: Catlogo: SI NO x
ndice: SI NO x
Inventario: SI x NO
Libros de Registro: SI x NO
Cuadros de Clasificacin: SI x NO
4. El archivo funciona como archivo central de la entidad: SI x NO
5. Estn regulados los procedimientos de produccin: SI NO x
6. Se hace seguimiento al trmite: SI x NO
7. Tiene el archivo cronograma de transferencias: SI x NO
Con instructivo: SI x NO
De acuerdo con la TRD: SI x NO
No se aplican por: Falta de espacio: SI x NO
SI NO x
Porque no hay archivo central:
8. Ha elaborado el archivo Tablas de Retencin: SI x NO x
Estn aprobadas: Acto administrativo de
SI x NO
aplicacin:
La entidad se reestructur despus de las TRD: SI x NO

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AMCV 13 Archivo y Gestin Documental
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En proceso de
SI NO x
Se actualizaron las TRD: actualizacin
9. Han hecho depuracin y eliminacin natural previa la transferencia: SI x NO
Se ha hecho eliminacin: SI x NO
Con actas: SI NO x
De que material:
Aplicacin de
las Tablas d
Retencin
Documental
10. Han tenido prdida de documentacin: SI NO x
Cuando:
Porqu:
11. Se ha elaborado valoracin: SI x NO
La entidad no cuenta cn fondo documental acumulado, la valoracin
SI NO x se ha realizado para la elaboracin de las Tablas de Retencin
Con Tablas de Valoracin: Documental
3. PRESERVACION DOCUMENTAL
1. En el archivo hay presencia de: SI NO
Roedores: SI NO
Insectos: SI NO
Otro:
Especifique:
2. Se hacen tratamientos de Preventivos:
SI NO
conservacin al archivo:
Correctivos: SI NO
En caso afirmativo cules y con qu materiales
3. Se ha presentado algn tipo de enfermedad laboral relacionada con las condiciones en las cuales SI NO
Especifique:
4. Para adelantar procesos archivsticos, se emplea algn tipo de dotacin de seguridad SI NO

Grupo de
AMCV 14 Archivo y Gestin Documental
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DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

5. Estn establecidas prcticas de aseo personal y autocuidado para los funcionarios que trabajan SI NO Tipo:
6. Se hace limpieza de la documentacin antes o conjunta con los procesos de organizacin SI NO
Describa el proceso
7. Se prepara fsicamente la Primarias: SI NO
documentacin para las Secundarias: SI NO
transferencias:
8. Se ha implementado el Sistema Integrado de Conservacin de Archivos: SI NO
9. Se han hecho Programas de Conservacin: SI NO Tipo:
Especifique materiales y
procedimientos:
10. Cuenta con asesora para adelantar acciones de conservacin: SI NO Tipo:
11. Se realiza algn tipo de intervenciones directa en los documentos: SI NO
Especifique los materiales:
12. Se conoce y aplica la normatividad sobre conservacin: SI NO Tipo:
13. El archivo ha normalizado Papel: SI NO Tipo:
los materiales empleados para Carpetas: SI NO Tipo:
la produccin documental e Cajas: SI NO Tipo:
incide en su compra: Ganchos legajadores: SI NO Tipo:
Clips: SI NO Tipo:
Bolgrafo: SI NO Tipo:
Archivadores: SI NO Tipo:
Estantera: SI NO Tipo:
Otros: SI NO Tipo:
14. Con que y como se hace la foliacin documental:
15. Se hace empaste o encuadernacin: SI NO
Materiales y procesos:
16. El archivo ha normalizado la Mrgenes: SI NO
produccin de los documentos Formatos:
en cuanto
Otras caractersticas externas:
Especifique:
9. Se legajan los expedientes perforndolos SI NO Tipo:
10. Utiliza clips Metlicos:
Plsticos:
11. Usa cinta pegante: SI NO
Cual:
12. Cuenta el Archivo con
equipos para realizar procesos
SI NO
de conservacin preventiva:

13. Monitoreo de Condiciones SI NO


ambientales: Enumere:
14. Encuadernacin: SI NO
Enumere:
15. Limpieza: SI NO
Otros:
Enumere:

Grupo de
AMCV 15 Archivo y Gestin Documental
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DIAGNSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

4. DOCUMENTACION QUE SE ENCUENTRA EN OTRO DEPOSITO


Nota: Para el Archivo Central no exste sino un solo depsito, para archivos de gestin exsten tres sedes: centro, santander, paloquemado.
1. En qu lugar institucin se
encuentra ubicada:
2. Motivo por el cual se halla
dividida:
3. Quin es el responsable:
Por parte del archivo:
Por parte de la institucin:
4. Fechas extremas de la
documentacin:
5. La documentacin se SI NO
encuentra organizada:
6. Se ha realizado seleccin descarte de la documentacin: SI NO
10. De esta documentacin se Consulta: SI NO
presta servicio de: Reprografa: SI NO
Otros:
Especifique:
11. Caractersticas de la
documentacin (soportes):
12. Cantidad de unidades de Total:
conservacin: Aproximado:
La documentacin se encuentra Cajas:
en: Carpetas:
Libros:
Legajos:
A-Z:
Otros:
Especifique:
13. La documentacin se Estantera:
encuentra ubicada en: Archivadores:
Planotecas:
Piso:
Especifique:
2
14. Mt del depsito:
15. Se hace mantenimiento a:
La coleccin: SI NO
Cada cunto y como:
El depsito: SI NO
Cada cunto y como:
13. Describa las condiciones del depsito:

El desarrollo del diagnstico en relacin con la informacin de valoracin del depsito estar contemplado en el plan de trabajo del Programa de Gestin Documental para la formulacin del Sistema Integrado de Conservacin, por lo
anterior no se incluyo en la descripcin del diagnostico.

Grupo de
AMCV 16 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)

NOTA: Los datos consignados en el presente documento se lmitan a registran aspectos de identificacin y aspectos archivsticos, se excluyeron los siguientes temas: almacenamiento, preservacin a largo plazo, vctimas y derechos

PARTE 1: INFORMACIN INSTITUCIONAL


1.1. Datos Generales
Nombre de la Entidad: Archivo General de la Nacin
Orden Estatal al que pertenece: Nivel central
Sector al que pertenece: Cultura
Rama del Poder u Organizacin del Estado al que pertenece: Rama ejecutiva
La entidad pertenece al Sistema Nacional de Atencin y Reparacin a SI NO X
Direccin de la Entidad: Carrera 6 No. 6 - 91
Telfono: 3282888
Fax +57+1 337 2019
NIT:
Departamento Cundinamarca
Ciudad / Municipio Bogot
Categora (Municipio) 6
Representante Legal: Carlos Alberto Zapata Crdenas
Correo Electrnico Oficial: contacto@archivogeneral.gov.co
Pgina Web de la Entidad: www.archivogeneral.gov.co
La Entidad tiene Intranet? SI NO x
Fecha de diligenciamiento (dd/mm/aaaa) 01 de agosto de 2014
Cantidad de empleados (incluya personal de planta y contratistas) 300
Sedes de la Entidad 3 sedes:
Direccin Telfono Fax
1 Carrera 6 No. 6 - 91 3282888
Sedes
2 Santander 3282888
3 Paloquemado
(Adjunte al presente diagnstico el
Organigrama:
organigrama vigente de la Entidad)
(Diligencie el anexo 1: Lista de
dependencias, el nombre del
Lista de dependencias: responsable de la oficina, identifique N.A.
las reas misionales y de apoyo de
toda la Entidad)
PARTE 2: ORGANIZACIN Y METODOLOGA DE GESTIN DOCUMENTAL
2.1. Informacin del rea Encargada de la Gestin Documental
Nombre de la dependencia: Grupo de Archivo y Gestin
1
Documental
Existe en el organigrama? (marque
2 SI x NO
con una X)

Grupo de
AMCV 17 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)

A qu dependencia est adscrita el


3 rea encargada de la gestin Secretaria General
documental?:
Cul fue el acto administrativo que
4 cre el rea encargada de la gestin
documental?:
5 Nombres y apellidos responsable: Angela Marcela Camacho Vargas
Cargo: Coordinador Grupo de Archivo y
6
Gestin Documental
Profesin: Sistemas de informacin y
7 documentacin, bibliotecologa y Maestra en investigacin en documentacin
archivsta
8 Antigedad en el cargo (aos): 1
9 Experiencia en archivos (aos): 10
10 Tipo de vinculacin: Planta
11 Dedicacin al cargo (horas/da): 8
12 Telfono y extensin: 3282888 Ext. 222
Correo electrnico:
13 marcela.camacho@archivogeneral.gov.co
Nombre del cargo Coordinador, profesional especializado
14
grado 15
Otras personas que laboran en la
Rol que No.
15 unidad de gestin documental Tipo de Vinculacin
Desempea Personas
(diferentes al responsable)
Profesional
Contrato especializado 1, 1
Archivsta
Profesional
especializado 2,
Contrato 1
Comunicador
social
Tcnico de
Planta 1
archivsta
Contrato Radicadores (2) 2
Auxiliar de
Planta 1
archivo
Patinador
Planta 2
radicador
16 El rea encargada de gestin documental cuenta con un espacio disponible en SI NO x
17 El rea encargada de gestin documental participa en la normalizacin de SI NO x
18 El rea encargada de gestin documental participa en la definicin de SI NO x
19 El rea encargada de gestin documental realiza seguimiento a la clasificacin, SI x NO
20 El rea encargada de gestin documental participa en actividades de seguridad SI NO x

Grupo de
AMCV 18 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)

21 El rea encargada de gestin documental participa en formulacin de SI NO x


Depsito de Archivo Enumere la 1 para
cantidad de archivo
depsitos con los cenrral
cuenta la Entidad

21 Sistema de Archivo SI x NO
Archivos de gestin SI 28 NO
Archivo central SI 1 NO
Oficina de correspondencia SI x NO
Biblioteca SI x NO
Centro de documentacin SI NO x
2.2. Formacin y Capacitacin
1 Posee el personal de archivo formacin o capacitacin archivstica? SI x NO
2 El rea encargada de la gestin documental en la entidad ha adelantado SI x NO
3 Existe un programa normalizado de capacitacin, sensibilizacin o formacin de SI NO x
4 El programa de capacitacin en temas de archivo se adelanta:
a Segn el cronograma de capacitacin SI NO
definido por el rea encargada de la
x
gestin documental.

b Por solicitud de las dependencias de la SI NO


x
Entidad.
2.3. Presupuesto y Fuentes de Financiacin
1 El rea cuenta con presupuesto SI NO
ordinario anual?: (marque con una X) x

2 Cul fue el monto del presupuesto SI NO


asignado? (ao vigente):
3 El rea cuenta con proyectos de SI NO
inversin en Gestin Documental?
Cules:
4 Desglose la destinacin del Valor
presupuesto asignado a la Gestin
Documental Rubro
5 En la actualidad, tiene la Entidad SI NO
contratado servicios tercerizados de x
archivo?

Grupo de
AMCV 19 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)

De ser s, para:
a Gestin de Correspondencia SI x NO
b Procesos de organizacin, ordenacin, SI NO
clasificacin y/o descripcin documental x

c Organizacin del Fondo Documental SI NO


x
Acumulado
d Elaboracin y/o actualizacin de Tablas SI NO
x
de Retencin Documental
e Aplicacin de Tablas de Retencin SI NO
x
Documental
f Elaboracin y/o actualizacin de Tablas SI NO
x
de Valoracin Documental
g Almacenamiento y Custodia SI NO x
Indique otros servicios tercerizados
relacionados con la gestin documental
en la Entidad y los contratos
correspondientes
6 Cul es la proyeccin de presupuesto
para el ao siguiente?
7 El rea encargada de la gestin SI NO
documental cuenta con otras fuentes de
financiacin?
Cules:
2.4. Instancias Archivsticas
1 Se encuentra conformado el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo o SI x NO
2 Cul fue el acto administrativo que cre el Comit? SI NO
3 El Comit Institucional de Desarrollo Administrativo o Comit Interno de Archivo SI NO
4 Existe un cronograma de actividades del Comit? SI NO
5 Se encuentra conformado el Consejo Departamental o Distrital de Archivo? SI N.A. NO N.A.
6 Cuenta el Departamento, Distrito o Municipio con un Archivo General o SI N.A. NO N.A.
2.5. Informacin del Sistema de Gestin de Calidad
1 La Entidad tiene certificado de calidad vigente?: (marque con una X) SI NO x
2 Se encuentra en proceso de aprobacin? SI N.A. NO N.A.
2.6. Archivos Histricos
1 Cuentan con Archivo Histrico?: (marque con una X) SI x NO
2 Histricamente ha habido alguna prdida de documentacin por siniestros o SI NO x
3 La Entidad tiene fondos documentales de otras entidades pblicas? SI x NO

Grupo de
AMCV 20 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)

De ser s, por:
a Liquidacin SI NO x
b Privatizacin SI NO x
c Traslado de funciones SI x NO
d Reestructuracin SI NO x
e Supresin SI NO x
De ser afirmativo, relacione el nombre de las entidades Fondo Departamento Administrativo de Seguridad en supresin,
4 La Entidad tiene fondos documentales de entidades privadas? SI x NO
De ser afirmativo, relacione el nombre de las entidades Corresponde a los fondos administrados por la Subdireccin de
Relacione el nombre de los fondos o series transferidos N.A.
5 Ha realizado la Entidad transferencias de documentos histricos a otra SI NO x
De ser afirmativo, relacione el nombre de las entidades SI NO
2.7. Publicacin de Informacin
Se encuentran las actas de reunin de
los Consejos Departamentales y
1 Distritales de Archivos publicadas en la SI NO N.A.
pgina WEB?

La normatividad interna se encuentra


2 disponible para consulta a travs de la SI x NO
Intranet de la Entidad?
PARTE 3: DIAGNSTICO GENERAL DE ARCHIVOS
PROCESOS DE LA GESTIN PONDERACIN
DOCUMENTAL
1 PLANEACIN 0,05 Responsabilidad La Entidad ha establecido en
y control de los manuales de procedimientos
firmas. los cargos de los funcionarios
1 SI x NO
autorizados para firmar la
documentacin?

Tienen procedimientos
descritos para llevar el control
2 SI x NO
de las firmas autorizadas?

Programas El rea encargada de la


especficos de la gestin documental tiene
1 SI NO x
gestin identificados los documentos
documental vitales de la Entidad?
Existe una poltica
documentada para salvaguardar
2 SI NO x
la informacin electrnica de la
Entidad?

Grupo de
AMCV 21 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)

Dentro del programa de


gestin documental, se
3 SI x NO
consider la gestin de
documentos electrnicos?
Existe reglamentacin interna
para la aplicacin del decreto
1747 de 2000 por el cual se
4 reglamenta la Ley 527 de 1999 SI x NO
en lo relacionado con
certificados y firmas digitales?

Ha identificado la entidad
documentos especiales
(grficos, sonoros,
5 audiovisuales, SI x NO
orales, de comunidades
indgenas o afrodescendientes,
etc.)
La entidad ha identificado
medidas de control para uso de
reprografa? (incluye los
6 SI NO x
sistemas de fotocopiado,
impresin digitalizacin y
microfilmacin)
Instrumentos Cuenta la Entidad con un
archivsticos para Reglamento Interno de Archivo
1 SI x NO
la gestin y Correspondencia?
documental
Tiene la entidad cuadros de
2 SI NO x
clasificacin documental?
TRD SI x NO
Estn aprobadas las TRD
3 mediante acto administrativo? SI x NO

Las TRD se encuentran


4 SI x NO
adoptadas?
Estn adoptadas mediante
5 SI x NO
acto administrativo?
Las TRD han sido
6 SI x NO
actualizadas?
De ser s, por:
Cambios administrativos
a SI x NO
internos

Grupo de
AMCV 22 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)

b Reestructuracin SI x NO
*** Dicha actualizacin fue
7 aprobada por la instancia SI NO x
competente?
Se ha elaborado algn
8 instructivo para la aplicacin de SI x NO
las TRD?
Ha documentado la entidad el
9 Programa de Gestin SI x NO
Documental-PGD?
*** El Programa de Gestin
Documental se encuentra
10 SI NO x
aprobado por el comit
competente?
Tiene la entidad publicada en
11 SI NO x
la pgina WEB el PGD?:
Ha elaborado la entidad
12 Tablas de Valoracin SI NO x
Documental?
Las Tablas de Valoracin
Documental fueron presentadas
13 ante la respectiva instancia SI x NO
evaluadora?

*** Las Tablas de Valoracin


Documental fueron aprobadas
14 SI N.A. NO N.A.
mediante Acto administrativo?

Hoja de ruta La entidad tiene elaborado y


1 aprobado el Cronograma de SI NO x
Implementacin del PGD?
Aplicacin Se encuentran los formatos
instrumentos de estandarizados disponibles para
1 SI x NO
elaboracin de su uso?
documentos
Se elaboran los documentos
2 en las plantillas o formularios SI x NO
definidos?
Conformacin de La Unidad de
la Unidad de Correspondencia est creada?
1 SI x NO
Correspondencia

Grupo de
AMCV 23 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)

La entidad tiene en
2 funcionamiento la Ventanilla SI x NO
nica?
Tiene publicado en lugar
visible el horario de atencin de
3 SI x NO
la ventanilla de
correspondencia?
Medidas de La Entidad lleva Consecutivo
control para la de Comunicaciones Oficiales?
numeracin de
las 1 SI x NO
comunicaciones
enviadas o
recibidas.
2 PRODUCCIN 10% Al numerar los actos
administrativos, los
2 documentos ya estn firmados SI x NO
por el funcionario competente?

Identificacin de Estn definidos los flujos de


medios de recepcin de documentos?
recepcin:
mensajera, fax,
correo tradicional,
1 SI x NO
correo
electrnico,
pgina web,
otros.

la impresin de la recepcin
2 de fax se realiza en papel bond SI x NO
entre 75 y 90 gr?
Medidas de Se est centralizando las
control para comunicaciones recibidas o
recibo de enviadas por fax?
documentos. 1 SI x NO
(Verificacin de
folios, anexos,
copias, etc.)
Al ingreso de las
comunicaciones se controla la
2 SI x NO
cantidad de anexos y folios de
la misma?

Grupo de
AMCV 24 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)

Para la radicacin de
comunicaciones enviadas se
3 SI x NO
valida el responsable de firmar
estas?
La Entidad cuenta con un
servidor para el
4 SI NO x
almacenamiento de los
documentos electrnicos?
Existe un sistema de control
(seguimiento) sobre el trmite
5 SI x NO
de los documentos
electrnicos?
Registro y Utilizan un mecanismo
radicacin de tecnolgico para el manejo de
1 SI x NO
comunicaciones las comunicaciones oficiales?

Cuenta la entidad con


controles (plantillas o formatos)
2 que permita certificar la SI x NO
recepcin de documentos?

Medidas de Imprimen las comunicaciones


control para por doble cara?
verificar
cumplimiento de 1 SI x NO
los principios de
eficiencia y
economa
Tienen procedimientos para la
2 aplicacin de la poltica Cero SI x NO
Papel?
Identificacin de Ha identificado la entidad los
tipos de trmite. 1 tipos de trmites de las SI NO x
comunicaciones oficiales?
Medidas de Existe un control de entrega
control para de los documentos a las
respuesta o dependencias?
1 SI x NO
trmite de
documentos
recibidos.
Se hace un seguimiento a las
2 SI x NO
solicitudes pendientes?

Grupo de
AMCV 25 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)

Definicin de los Dispone la entidad de


periodos de servicios de alerta para hacer el
vigencia y 1 seguimiento a los tiempos de SI x NO
tiempos de respuesta de las
respuesta. comunicaciones recibidas?
Sistema de Cuenta la entidad con
clasificacin para controles (plantillas o formatos)
distribucin de que permita certificar la
1 SI x NO
comunicaciones. distribucin de documentos?

Medidas de Se tienen establecidos


control para horarios para la distribucin de
entrega de 1 las comunicaciones recibidas? SI x NO
comunicaciones.

3 GESTIN Y TRMITE 0,05 Definicin de los La Entidad cuenta con


medios de lineamientos establecidos y
distribucin documentados para la
(personal, fax, distribucin de documentos?
correo tradicional,
correo
1 SI x NO
electrnico,
apartado areo,
trmite en lnea,
pgina web,
otros)

Registro de Cuenta la entidad con


control de envo 1 plantillas para registro de los SI x NO
de documentos. documentos enviados?
Registro y Se dispone de casilleros para
organizacin de la organizacin de la mensajera
1 SI x NO
mensajera externa?
externa.
Medidas de El mobiliario se encuentra
control y debidamente identificado?
1 SI x NO
condiciones de
acceso.
Disponibilidad del El inventario documental est
inventario 1 disponible para consulta en la SI NO x
documental. Intranet de la Entidad?

Grupo de
AMCV 26 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)

Medidas de Cuentan con sistemas de


control y seguridad los espacios donde
1 SI NO x
disponibilidad de se custodia la serie Historias
expedientes. Laborales?
Existe algn sistema de
2 control de prstamo de SI x NO
documentos?
Ha elaborado un documento
3 para el prstamo de SI x NO
documentos de archivo?
Existe alguna restriccin para
4 el prstamo de documentos? SI x NO

Medidas de Cuenta la entidad con un


control para reglamento de servicio y
registro y control 1 consulta en el archivo central? SI NO x
de consultas.

Se tiene un formato de registro


de usuarios externos e internos
2 SI x NO
en el archivo central?

El Jefe de la unidad de archivo


est autorizado para autenticar
3 SI NO x
copia de documentos que
custodia?
Gestin de PQRS Cuenta la entidad con un
1 funcionario responsable de SI x NO
gestionar el PQRS?
Se tienen horarios
2 establecidos para la revisin del SI NO x
portal?
Conformacin e Las series documentales
identificacin de 1 encontradas fsicamente SI x NO
expedientes. corresponden a la TRD?
Guardan los expedientes el
2 SI x NO
principio de orden original?
Las series documentales se
encuentran organizadas en la
3 SI x NO
estantera de acuerdo a TRD?

Grupo de
AMCV 27 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)

Se manejan series
4 documentales en soportes SI x NO
diferentes a papel?
Se realiza la foliacin de
5 acuerdo al instructivo del AGN? SI x NO

Se evidencia uso de material


6 metlico en los expedientes? SI x NO

4 ORGANIZACIN 20% Estn rotuladas las unidades


7 de almacenamiento de acuerdo SI x NO
con las TRD?
Elaboracin de Los expedientes tienen hoja
inventarios 1 de control? SI x NO
documentales.
Se diligencia el Formato nico
2 de Inventario Documental? SI x NO

Utiliza el Formato nico de


Inventario Documental
3 propuesto por el Archivo SI x NO
General de la Nacin segn el
Acuerdo 038 de 2002?
Se encuentra el inventario en
4 SI x NO
base de datos?
Definicin del Se han clasificado, ordenado,
sistema de depurado, almacenado y
clasificacin valorado los fondos
1 SI x NO
documental. acumulados?
(CCD, TRD, TVD)

La Entidad aplic las Tablas


2 SI x NO
de Valoracin Documental?
Identificacin de La Entidad ha elaborado el
requisitos para plan de transferencias primarias
1 SI x NO
ejecucin de en la presente vigencia y en la
transferencias. anterior?

Definicin del Se cuenta con cronograma


calendario de 1 para la realizacin de las SI x NO
transferencias. transferencias?

Grupo de
AMCV 28 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)

Alistamiento de La dependencia entrega


transferencias soportes de los inventarios
secundarias. transferidos al archivo central y
1 stos son devueltos a las SI x NO
dependencias con la ubicacin
topogrfica de los expedientes?

Ejecucin de Se han realizado


transferencias Transferencias Primarias de
1 SI x NO
conformidad con lo estipulado
en la TRD?
Se ejecut durante la vigencia
2 SI x NO
anterior?
5 TRANSFERENCIA 0,15 Se han realizado
3 SI x NO
transferencias secundarias?
Aplicacin TRD Se han realizado
eliminaciones de series
1 SI x NO
documentales de acuerdo a
TRD?
Se encuentran aprobadas por
2 el Comit Interno de Archivo? SI x NO

Se controla que la informacin


de los documentos no sea
3 utilizada por los terceros que SI x NO
realizan el procedimiento?

Mobiliario donde Existe mobiliario y espacios de


se almacena la 1 almacenamiento documental SI x NO
documentacin. adecuados ?
Se cuentan con espacios
2 suficientes para albergar la SI x NO
documentacin?
Existe mobiliario y espacio de
almacenamiento especial para
documentos en soportes
3 audiovisuales anlogos? SI NO x
(magnticos, acetato, poliester,
celulosa, nitrato de celulosa)

Grupo de
AMCV 29 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)

6 DISPOSICIN DE DOCUMENTOS 0,25 Unidades de Las unidades de


Almacenamiento almacenamiento son las
(generales, adecuadas para archivos de
1 SI x NO
especficas, gestin (cajas, carpetas, otros
sistemas de )?
agrupacin)
*** La disposicin de las unidades
de almacenamiento en el
2 mobiliario genera riesgos para SI N.A. NO N.A.
su conservacin?

Tienen diferentes tipos de


unidades de almacenamiento
teniendo en cuenta los tiempos
3 SI NO x
de retencin y disposicin final
de las series documentales?

7 PRESERVACIN A LARGO PLAZO 20% Salud Cuenta la Entidad con un Plan


ocupacional y de Emergencia y atencin de
1 SI NO x
prevencin de desastres para material
desastres documental?
*** Se cuenta con sistemas de
seguridad en los espacios
2 donde se custodian las series SI NO
documentales de la
dependencia?
Dispone el depsito de
3 equipos para atencin de SI NO
desastres?
Cules?
Extintores de agente limpio
a SI NO
(CO2, Solfaklam 123, HCFL)
Extintores de Agua, Polvo
b SI NO
qumico seco
c Extractores de agua SI NO
d Papel o toallas secantes SI NO
Cuenta con sistemas de
4 SI NO
alarma contra incendio?
Cuenta el espacio o el
depsito con sistemas de
5 SI NO
seguridad contra intrusiones o
robos?

Grupo de
AMCV 30 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)

Se evidencia sealizacin
necesaria que permita ubicar
con rapidez los diferentes
6 SI NO
equipos para la atencin de
desastres y las rutas de
evacuacin?
Se evidencia el mantenimiento
a las instalaciones elctricas e
7 SI NO
hidrulicas?

Realizan limpieza de reas y


8 SI NO
documentos?
La Entidad cuenta con un
9 programa de control de plagas? SI NO

Se realiza fumigacin para el


control de caros en los
10 SI NO
archivos de gestin y central?

Se han realizado primeros


11 SI NO
auxilios a los documentos?
Condiciones El depsito cuenta con
1 SI NO
ambientales iluminacin natural?
*** Las ventanas tienen filtros
2 SI NO
UV?
Las lmparas fluorescentes
3 SI NO
cuentan con filtro UV?
La estantera se encuentra
4 alejada al menos de 20 cm de SI NO
los muros?
Las baldas inferiores de la
5 estantera se encuentran a 10 SI NO
cm de altura del piso?
Documentacin Han identificado deterioros
que presenta fsicos, qumicos o biolgicos en
1 SI NO
deterioro la documentacin?
biolgico
8 VALORACIN 0 Valoracin La entidad cuenta con poltica
documental del de preservacin de informacin
fondo acumulado 1 a largo plazo? SI NO
(CT, E, S, M)

Grupo de
AMCV 31 Archivo y Gestin Documental
8 VALORACIN 0

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN


Autoevaluacin de la Funcin Archivstica (AFA)

La entidad cuenta con polticas


para garantizar la conservacin
2 y migracin a nuevos soportes SI NO
tecnolgicos?

NOTA: Los siguientes itms no requieren respuesta dadas las caractersticas de la entidad.
ANEXO 1: LISTA DE DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD
No. Nombre de la Dependencia Nombre del responsable Ubicada en: Misional Apoyo marque con X *Atencin de
marque con Vctimas y
X DDHH
1
2
3
4
5
ANEXO 2: ENCUESTA PARA CENSO DE ARCHIVOS SOBRE VCTIMAS Y DERECHOS HUMANOS
1 Conoce instituciones privadas, ONGs u otras, que trabajan con las vctimas o SI NO
De ser afirmativo, indique cules
2 En el Archivo Central hay documentos anteriores al ao 2011, relacionados con SI NO
De ser afirmativa, relacione fondos, series, subseries, volumen y fechas
3 Aplican procedimientos, disposiciones administrativas o legales donde sealan SI NO
Cules?
4 Los documentos en los expedientes que conforman las series o subseries SI NO
5 Sobre las series y subseries anteriores utilizan TRD SI NO
6 Sobre las series y subseries anteriores utilizan TVD SI NO
7 Existen bases de datos, aplicativos o sistemas de informacin para bsquedas SI NO
Cules?
7 Se coordinan y articulan los sistemas de informacin de su entidad con los de SI NO
8 Mediante qu mecanismos y procedimientos se hace la articulacin de esta
Cules?
9 Existen restricciones de acceso o consulta de los documentos sobre atencin a SI NO
10 Cul es el cargo de quien determina la
seguridad?
11 Lugar y fecha de recoleccin de
informacin
12 Nombre de quien responde la encuesta

13 Cargo de quiene responde la encuesta

Nota: El desarrollo de esta parte del diagnstico estar contemplado en el plan

Grupo de
AMCV 32 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
INDICADORES PERCEPCIN DE TRANSPARENCIA
(Autodiagnstico en aspectos de transparencia)

No. EJE CRITERIO SI NO OBSERVACIN


Informacin sobre los cargos y N.A.
x
1 el personal
Se especifican datos N.A.
biogrficos del representante x
3 legal
Se especifican las direcciones N.A.
electrnicas de los servidores x
4 pblicos
Se publica la relacin de N.A.
A) INFORMACIN SOBRE LA ENTIDAD, En la pgina Web, se encuentra informacin sobre:

Cargos (puestos) y el importe


x
individual o colectivo de sus
5 retribuciones.
Se publica de forma completa N.A.
la Relacin de Puestos de x
6 Trabajo
Informacin sobre la N.A.
x
7 organizacin y el patrimonio
Se especifican el organigrama N.A.
y las funciones de cada rea x
8
Se especifican los datos N.A.
bsicos de otros enlaces a las
webs de organismos del x
Estado, relacionados con al
9 Entidad.
Est aprobado y se publica el N.A.
Plan Estratgico instituccional x
10
Se publica la relacin de N.A.
Inmuebles (oficinas, locales,
etc.), tanto propios como en
x
rgimen de arrendamiento,
ocupados y/o adscritos a la
11 Entidad
Se publica el nmero de N.A.
Vehculos oficiales (propios o x
12 alquilados) de la Entidad
Se publica la relacin de N.A.
bienes muebles de valor
histrico-artstico y/o los de x
alto valor econmico de la
13 Entidad
Se divulga informacin N.A.
normativa de la entidad y
relacionada con la gestin de x
la actividad misional de la
14 misma
ExisteysepublicaunCdigo N.A.
tico o de buen gobierno" de la x
15 Entidad

Grupo de
AMCV 33 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
INDICADORES PERCEPCIN DE TRANSPARENCIA
(Autodiagnstico en aspectos de transparencia)

No. EJE CRITERIO SI NO OBSERVACIN


Se publican los horarios, Informacin parcial. Se debe
canales y requisitos de todos complementar y actualizar por
los tramites y servicios que x todos los trmites y servicios
ofrece la Entidad
16
Pueden los interesados seguir Informacin parcial. Solo
on line el estado de los tramtie aquellos que ingresen el
del procedimiento x trmite por
administrativo que han Sedeelectrnica.archivogener
B) RELACIONES CON LOS CIUDADANOS Y LA SOCIEDAD (Informacin y atencin al ciudadano )

17 solicitado al.gov.co
Se puede ver el Mapa de la N.A.
x
18 propia Web de la Entidad
Se informa en la Web sobre N.A.
situacines y/o incidencias en
los servicios de inters
ciudadano (Ej. Trfico,
x
Urbanismo, Mapas y planos,
Situacin medioambiental -
contaminacin del aire y
19 acstica)
Se indica control de versiones N.A.
y fecha de modificacin de los
x
documentos pblicados
20
Se publica informacin precisa Parcial.
de los Planes, Programas y
x
Proyectos de la Entidad
21
Se publica informacin de Gestin, empalme, estado del
informes (cuales) sistema de control interno,
restriccin en el gasto pblico,
pormenorizado de control
interno, seguimiento plan
x anticorrupcin, zar
anticorrupcin, seguimiento
PQRS, control interno
contable, derechos de autor.

22
Existen foros de discusin en N.A.
x
23 la Web
Existen y se informa sobre: N.A.
(Ferias de servicio al
ciudadano, Rendicin de x
cuentas, Eventos de
24 divulgacin,?)
Existen canales de Rendicion de cuentas
participacin ciudadana en los x
25 temas estratgicos
Se posibilitan las sugerencias y N.A.
la participacin ciudadana en
x
la planeacin de la Entidad
26

Grupo de
AMCV 34 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
INDICADORES PERCEPCIN DE TRANSPARENCIA
(Autodiagnstico en aspectos de transparencia)

No. EJE CRITERIO SI NO OBSERVACIN


Se publican datos de Se publica en la pagina web
TRANSPARENCIA

informacin presupuestal del AGN el presupuesto


ECONMICO-
FINANCIERA

aprobado y sus
modificaciones en el ao asi
x
C)

como los estados financieros.

27
Procedimientos de N.A.
CONTRATACIONES DE SERVICIOS

x
28 contratacin de servicios
D) TRANSPARENCIA EN LAS

Relaciones y operaciones con N.A.


proveedores y contratistas x
29
Se publica la lista y/o la N.A.
cuanta de las operaciones con
x
los proveedores ms
30 importantes de la Entidad
Se publica la lista y/o la N.A.
cuanta de operaciones con los
adjudicatarios y contratistas x
que realiza la Entidad
31

Fecha de registro 15 de septiembre de 2014

Las preguntas fueron adaptadas desde http://www.transparencia.org.es/

Grupo de
AMCV 35 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
MODELO DE MADUREZ EN GESTIN DOCUMENTAL
Listado de requisitos del Modelo de Madurez en la Gestin Documental

Ao de registro 2014

No. Requerimientos Modelo de Madurez Ncleo Cumple Actividad de mitigacin

La entidad tiene actualizado y documentado el manejo de


Procedimiento de
1 los documentos, de diferentes manuales (funciones, Calidad Si
planeacin documental
guias tcnicas, reglamentos) entre otros
La alta direccin cuenta con un metodo y frecuencia para Procedimiento de
monitorear los plazos de cumplimiento de la poltica de Planeacin y
2 No planeacin documental
gestin de documentos durante la implantacin de la control
misma.
(estratgico)
Se establecio metodo y frecuencia para revisin y Procedimiento de
actualizacin de la poltica del sistema de gestin Planeacin y
3 Si planeacin documental
documental y sus polticas fortalecen en ambas control
direcciones con otros modelos de gestin y control
(estratgico)
Se mide con certeza el grado de cumplimiento de la Procedimiento de
normatividad archivstica y de la gestin documental en Planeacin y
4 No planeacin documental
su diferentes soportes (fsicos, electrnicos, etc..) control
(estratgico)
La implementacin de PGD se desarrolla con una Procedimiento de
gestin articulada entre las reas que administran los Planeacin y
5 Si planeacin documental
diferentes tipos de informacin y las reas de archivo control
(estratgico)
Se adopta el sistema de gestin documental por
6 Planeacin No Planeacin estratgica
reglamentacin interna.
Se identifican estndares, buenas practicas y marcos
legales nacionales e internacionales aplicables para Procedimiento de
7 Normatividad Si
tenerlos como referentes en su sistema de gestin planeacin documental
documental.
La entidad reglamenta la gestin de los diferentes tipos
de informacin (fsicos, electrnicos, etc..), articulados
Procedimiento de
8 con la normatividad aplicable a su naturaleza y con el Planeacin No
planeacin documental
marco especifico de la gestin documental.

La entidad cuenta con monitoreo sobre los cambios que


modifiquen, deroguen y actualicen el marco legal en Procedimiento de
9 Normatividad Si
gestin documental y dems normatividad relacionada planeacin documental
con la naturaleza de entidad.
La entidad participa de los cambios del marco normativo
propios de su sector, la gestin documental, tecnologa Procedimiento de
10 Normatividad Si
de la informacin y aquellos que de forma transversal le planeacin documental
apliquen.
La entidad monitorea tiempos de respuesta de asuntos Procedimiento de
especficos (pqrs, derechos de peticin, entre otros) planeacin
11 Control Si
Programa especifico de
audtoria
La entidad monitorea los indicadores de los Procedimiento de
procedimientos para el manejo de los documentos Planeacin y
12 No planeacin documental
control
(estratgico)
La alta direccin monitorea el cumplimiento de la poltica Procedimiento de
de gestin de los documentos. Planeacin y
13 No planeacin documental
control
(estratgico)
La alta direccin realiza anlisis peridico de los Procedimiento de
indicadores de la implantacin del sistema de gestin de Planeacin y
14 No planeacin documental
los documentos y orienta el cumplimiento de los objetivos control
estratgicos.
(estratgico)
El monitoreo del sistema de gestin de los documentos
permite, la mejora e innovacin y se integra con la
Sistemas y
15 medicin de otros sistemas administrativos y de gestin No Herramientas tecnolgicas
TIADE
establecidos por el gobierno.

La instancia asesora se rene de forma peridica para


orientar la elaboracin y aprobar instrumentos Comit de
Comit de desarrollo
16 archivsticos, revisa e interpreta la normatividad desarrollo Si
administrativo
archivstica. administrativo
La instancia asesora, aprueba la poltica, el plan
institucional de archivos y asesora en normatividad Comit de
Comit de desarrollo
17 archivstica a la alta direccin desarrollo Si
administrativo
administrativo
La instancia asesora, emite conceptos, realiza estudios
tcnicos y aprueba los proyectos de incorporacin de Comit de
Comit de desarrollo
18 tecnologa de la informacin y realiza seguimiento a desarrollo Si
administrativo
planes, programas y proyectos ya aprobados. administrativo

La instancia asesora impulsa la mejora e innovacin de


la gestin de los documentos, formula propuestas al ente Comit de
Comit de desarrollo
19 rector de la poltica archivstica y se articula con otros desarrollo Si
administrativo
sistemas de gestin de gobierno. administrativo
La entidad cuenta con un equipo base interdisciplinario Acto
(oficina de archivo, planeacin, tecnologas, calidad o administrativo
quienes hagan sus veces) avalado por la alta direccin, Acto administrativo y
y
20 encargado de la implantacin del sistema de gestin de Si concertacin de objetivos
concertacin
los documentos y su armonizacin con los sistemas de 2015
gestin internos. de objetivos
2015
El responsable del sistema rinde cuentas a las instancias Listado de
de control y desarrolla las acciones de mejora Procedimiento de
informes,
identificadas en los procesos de seguimiento y control. planeacin
21 armozacin Si
Programa especifico de
con otros
audtoria
sistemas

Grupo de
AMCV 36 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
MODELO DE MADUREZ EN GESTIN DOCUMENTAL
Listado de requisitos del Modelo de Madurez en la Gestin Documental

Ao de registro 2014

No. Requerimientos Modelo de Madurez Ncleo Cumple Actividad de mitigacin

Las reas de la entidad limitan la responsabilidad de los


documentos al funcionario encargado de las actividades
22 Diagnstico Si Diagnstico
relacionadas con el manejo de los archivos.

La entidad reconoce que el manejo de los documentos


es transversal a sus reas funcionales y orienta procesos
23 Diagnstico Si Diagnstico
de sensibilizacin limitado a los responsables de cada
rea.
Se identifican conductas de resistencia al cambio, por la
24 transformacin procedimental que enfrenta la entidad. Diagnstico SI Diagnstico

Los funcionarios que dirigen las reas de la entidad


aceptan, experimentan y colaboran en la sensibilizacin
25 del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor Diagnstico No Diagnstico
del sistema de gestin de los documentos.

La oficina de archivo se articula con el rea de recursos Programa especifico de


humanos para crear, disear y mantener procesos de
capacitacin
26 cambio e innovacin frente a la declaracin del sistema y Planeacin No
Programa de gestin del
la adaptacin en la iniciacin de nuevas tecnologas
cambio
Los funcionarios de la entidad desarrollan competencias Programa especifico de
vinculando procesos de trabajo propios de la entidad
capacitacin
27 con los procesos de aprendizaje en la ejecucin de Planeacin Si
Programa de gestin del
tareas y actividades propias de la gestin de
documentos. cambio
Reconocen dentro de sus responsabilidades el rol que
28 tienen en la gestin de documentos y su valor como Diagnstico Si Diagnstico
principio de transparencia institucional.
La entidad aplica acciones parciales orientadas al Planeacin y
reciclaje y uso del papel, promueve su reutilizacin en el Procedimiento de
29 produccin Si
manejo de los documentos. Planeacin documental
documental
La entidad orienta acciones desde la iniciativa cero papel Planeacin y
y una cultura institucional del uso racional de los Procedimiento de
30 produccin Si
recursos y su impacto frente al medio ambiente. Produccin documental
documental
Se implementan formularios digitales y se automatizan Procedimiento de
procesos y procedimientos pero de manera parcial o planeacin documental
31 incompleta resultado de ejercicios individuales. Planeacin Si
Programa de documentos
electrnicos
La entidad cuenta con procedimientos formales para el
manejo adecuado en la disposicin final de documentos
eliminados y la formacin integral en actitudes, hbitos, Disposicin Procedimiento de
32 comportamientos, sensibilizacin y concientizacin del final de No disposicin final de
uso adecuado de los recursos y materiales disponibles documentos documentos
para la adopcin del sistema de gestin de los
documentos.
En el seguimiento a la gestin de los documentos se Procedimiento de
identifica aquellos que pueden ser gestionados planeacin documental
33 electrnicamente como apoyo a la optimizacin del uso Planeacin No
Programa de documentos
de los recursos. electrnicos
La entidad genera ingresos debido a la disminucin del Procedimiento de
consumo de papel y el aprovechamiento de los residuos planeacin documental
34 reciclables que se generan en los procesos del sistema Planeacin Si
Programa de documentos
de gestin de documentos. electrnicos

El sistema y las herramientas tecnolgicas cuentan con


35 indicadores que permiten medir el impacto de la Planeacin Si Planeacin estratgica
apropiacin en la cultura del medio ambiente y tomar
acciones de mejora permanente.
Los funcionarios interiorizan y proponen nuevas
practicas del uso de los recursos para proveer servicios
Procedimiento de gestin y
36 mas eficientes en trminos ambientales, sociales y Planeacin Si
trmite
administrativos integrndose con otros modelos de
gestin.
El uso de herramientas tecnolgicas esta orientado a la
tecnologa verde y la aplicacin de estndares Herramientas tecnolgicas
37 internacionales como fuentes de apoyo para el desarrollo Planeacin No Programa especfico de
sostenible de los recursos del medio ambiente. documento electrnico

La entidad usa las herramientas tecnolgicas como


apoyo a los procesos de la gestin de documentos de Herramientas tecnolgicas
forma limitada y se orienta a la automatizacin para la
38 Planeacin Si Programa especfico de
redaccin de documentos principalmente mediante
aplicaciones de ofimtica, uso del correo electrnico y
documento electrnico
publicacin de contenidos en paginas web.
Algunas reas cuentan con herramientas tecnolgicas
para gestionar documentos pero su infraestructura es Herramientas tecnolgicas
39 limitada con definicin de polticas a necesidades Planeacin Si Programa especfico de
particulares o propias de cada rea. documento electrnico
La entidad establece polticas, procesos y
procedimientos, para fortalecer la gestin de los
documentos en cuanto a seguridad de la informacin,
soporte, diseo, desarrollo, infraestructura y riegos para Procedimiento de
Planeacin,
40 el uso de tecnologas de la informacin y las Si planeacin documental
Sistemas
comunicaciones, que permitan el acceso, uso y (estratgico)
disponibilidad de los documentos y que garanticen la
autenticidad, integridad, confidencialidad, legibilidad e
interpretacin de los mismos a travs del tiempo.

Grupo de
AMCV 37 Archivo y Gestin Documental
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
MODELO DE MADUREZ EN GESTIN DOCUMENTAL
Listado de requisitos del Modelo de Madurez en la Gestin Documental

Ao de registro 2014

No. Requerimientos Modelo de Madurez Ncleo Cumple Actividad de mitigacin

La alta direccin y el responsable del sistema, realizan


control y seguimiento al desempeo de las herramientas
tecnolgicas en cuanto a disponibilidad, efectividad, Procedimiento de
integridad, autenticidad. confidencialidad, conservacin y Planeacin,
41 Si planeacin documental
trazabilidad para el sistema de gestin de los Sistemas
(estratgico)
documentos, que permita tomar acciones y realizar
ajustes peridicamente orientados a la mejora continua.

La entidad hace uso de los resultados obtenidos en la


implementacin de herramientas tecnolgicas para Procedimiento de
Planeacin,
42 gestionar la innovacin y actualizacin de la Si planeacin documental
Sistemas
infraestructura tecnolgica orientadas a evitar su (estratgico)
obsolescencia y mejor desempeo.
La responsabilidad de herramientas tecnolgicas como
Planeacin, Procedimiento de
43 apoyo a el manejo de documentos e informacin esta No
Sistemas planeacin documental
orientada a las rea de tecnologa.
La interaccin entre las reas de Gestin Documental y
Planeacin, Procedimiento de
44 Tecnologa es orientada a los requerimientos operativos No
Sistemas planeacin documental
tecnolgicos.
Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar
Programa especifico de
45 documentos de valor archivstico cumpliendo con los Planeacin Si
documento electrnico
procesos establecidos.
La entidad suministra informacin al ciudadano de
manera parcial, esta orientada a necesidades
Gestin y Procedimiento de gestin y
46 particulares de las diferentes reas o que nacen de Si
trmite trmite
acciones correctivas, se desconocen las necesidades del
publico objetivo.
Sistemas y
47 Las herramientas tecnolgicas estn orientadas a la Si Herramientas tecnolgicas
TIADE
publicacin de datos meramente informativos.
La entidad cuenta con diferentes canales de atencin y
orientacin de manera local y en lnea (portales y
Sistemas y
48 paginas WEB), estos canales no se encuentran No Herramientas tecnolgicas
TIADE
articulados, se comunican solo al interior de la entidad.

La entidad tiene documentado los procesos en las


herramientas tecnolgicas que permiten intercambiar Planeacin, Programa especifico de
49 No
informacin, conocimiento y realizar cadenas de tramites Sistemas documento electrnico
entre entidades.
La informacin suministrada es completa, clara, eficiente,
transparente, de calidad y oportuna; esta ajustada a las
50 Diagnstico Diagnstico
necesidades de los ciudadanos, organizaciones y
entidades.
Los resultados obtenidos de la implementacin y
retroalimentacin de los usuarios, le permiten a la alta
51 Planeacin No Planeacin estratgica
direccin y responsable del sistema orientar estrategias
de mejora del servicio y tramite.
Los funcionarios entienden, aceptan y apropian en el que
Gestin y Procedimiento de gestin y
52 hacer diario la importancia del servicio al ciudadano y su No
trmite trmite
gestin en lnea.
La entidad hace uso de tecnologas y aplicaciones que
permiten al ciudadano el ejercicio de la e-democracia
orientado a participacin y toma de decisiones en Gestin y Procedimiento de gestin y
53 Si
actividades de comunicacin, democracia y decisin, as trmite trmite
como el desarrollo factores de innovacin en el uso de la
tecnologas.
Las herramientas tecnolgicas utilizadas como apoyo a
los procesos de la gestin de los documentos, son
usadas de manera aislada y para automatizar oficinas,
Sistemas y
54 se adquieren y desarrollan por necesidades de No Herramientas tecnolgicas
TIADE
problemas particulares y sus requerimientos son
orientados exclusivamente por las reas de tecnologa.

La entidad usa las herramientas tecnolgicas para


compartir o intercambiar informacin de carcter interno
teniendo reglas comunes, pero son limitadas en su Procedimiento de
55 Planeacin Si
eficiencia y uniformidad ya que no se integran con otras Planeacin documental
plataforma tecnolgicas y estan limitadas a proveedores
especificos.
La entidad documenta protocolos para adoptar de
manera libre tecnologas que permitan interactuar e Proyecto de
intercambiar datos normalizados mediante la
56 Planeacin No interoperabilidad
autoamitazin de procesos para prestan de manera
eficiente servicios y contenidos orientados a gestin de
Herramientas tecnolgicas
los documentos.
La reas de la entidad en sus procesos de adquisicin y
desarrollo de herramientas tecnologicas para gestionar
documentos, hacen uso permanente de los protocolos Planeacin estratgica
57 Planeacin No
establecidos, que permiten la eficiencia y normailizacin Herramientas tecnolgicas
de los procesos y se retroalimenta de las experiencias
durante la implantacin .
La entidad consulta de manera permanente estndaresy
moniterea la normatividad de intercambio de informacin
58 Planeacin Si Planeacin estretgica
y datos nacionales e internacionales y son usadas para
la mejora continua e innovacin.
Las bases de datos con informacin de los usuarios se
encuentran alojadas en equipos locales, dispositivos de
Procedimiento de
59 almacenamiento y en servidores, el tratamiento y uso de Planeacin Si
Planeacin documental
esta informacin no se encuentra formalizado.

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AMCV 38 Archivo y Gestin Documental
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MODELO DE MADUREZ EN GESTIN DOCUMENTAL
Listado de requisitos del Modelo de Madurez en la Gestin Documental

Ao de registro 2014

No. Requerimientos Modelo de Madurez Ncleo Cumple Actividad de mitigacin

Las bases de datos son clasificadas y manejadas de Procedimiento de


manera relacional pero sus procedimientos estn etiquetado de informacin
limitados ya que son responsabilidad del rea de Etiquetado de
60 Si Procedimiento de
sistemas, su interaccin con otras reas de gestin es informacin
seguridad de la
limitada.
informacin
La entidad estandariza la administracin y gestin de la
informacin y los datos en herramientas tecnologicas Procedimiento de
61 articuladas con el Sistema de Gestin de Seguridad de la Planeacin No seguridad de la
informacin y los procesos archivisticos del ciclo vital informacin
de los documentos.
Da cumpliento con los lineamientos establecidos por la Procedimiento de
disposicin final de
ley en cuanto a la reserva legal, uso, acceso, manejo, Disposicin
documentos
62 final de No
administracin y eliminacin de la informacin y los Procedimiento de
documentos
etiquetado de la
datos. informacin
Establece acuerdos de confidencialidad y cuenta con
protocolos y polticas de uso de medios de Procedimiento de
63 almacenamiento de nivel interno y con terceros, tiene Planeacin Si planeacin documental
estructurado y documentado polticas orientada a (estratgico)
fortalecer la Publicacin de datos abiertos.
La entidad realiza monitoreo a la implementacin del
sistema de gestin documental y su desempeo en
cuanto a frecuencia, tiempo de respuesta de incidentes, Procedimiento de
seguridad, manejo, uso, acceso, administracin y
64 Planeacin Si planeacin documental
eliminacin de la informacin y los datos para realizar
(estratgico)
acciones de mejora permanente y garantizar la
proteccin de la informacin y los datos personales.

La alta direccin revisa y consulta de manera


permanente estndares internacionales con la finalidad
de establecer niveles superiores para la proteccin de Procedimiento de
65 datos y la informacin, buscando mejores opciones para Planeacin Si planeacin documental
alojar sus bases de datos y monitorea la normatividad (estratgico)
vigente en pro de fortalecer su sistema.

La entidades crean documentos producto del ejercicio de


sus funciones, pero son diseados producto de Procedimiento de
necesidades particulares de las reas que lo requieren. planeacin documental
66 Planeacin No
Programa especifico de
normalizacin documental
Las entidades tienen manuales para la estandarizacin
de formas y formularios pero ZZZZZ Procedimiento de
planeacin documental
67 Planeacin No
Programa especifico de
normalizacin documental
La entidad tiene documentado y planea la creacin de los
documentos integrando aspectos administrativos, Procedimiento de
68 Planeacin Si
legales, funcionales y tcnicos, para crear, usar, valorar Planeacin documental
y conservar los documentos.
Los documentos son creados por los funcionarios
independiente de su soporte y cumpliendo con los Procedimiento de
protocolos establecidos, la creacin de nuevos
planeacin documental
69 documentos, formatos, formas y formularios debe pasar Planeacin Si
Programa especifico de
por las instancias asesoras para ser incluidos en los
instrumentos de clasificacin y descripcin y normalizacin documental
armonizados con otros modelos de gestin.
La entidad monitorea los mapas de procesos, flujos
documentales y manuales de funciones para actualizar la Procedimiento de
70 planeacin y optimizar los procesos y procedimientos del Planeacin Si planeacin documental
sistema de gestin documental y la automatizacin de los (estratgico)
mismos.
Se crean y reciben documentos en herramientas
ofimticas, pero la responsabilidad de disposicin y Programa especifico de
71 Planeacin Si
generacin de copias de seguridad esta asignada a las documento electrnico
reas de tecnologia e informatica.
Se emplean herramientas tecnologicas para la creacin
Programa especifico de
72 de documentos, pero estan orientados a las reas de Planeacin Si
documento electrnico
planeacin
La entidad registra los documentos formas, formatos y
Programa especifico de
73 formularios creados dentro del sistema de gestin Planeacin Si
normalizacin
documental.
Estudia y analiza normas de buenas prcticas Procedimiento de
internacionales y nacionales que permitan fortalecer la
74 Planeacin Si planeacin documental
produccin documental y facilitar la gestin de los
mismos.
(estratgico)
La clasificacin, descripcin e inventarios de documentos
Procedimiento de
75 responde a criterios individuales o parcialmente Organizacin Si
organizacin
formalizados.
La clasificacin de documentos se realiza con base en TRD
las TRD, cuadros de clasificacin y cubren la totalidad
76 Organizacin Si Auditorias internas de
de la produccin documental.
gestin documental
Los instrumentos y herramientas de clasificacin y
descripcin cumplen con las caracteristicas de ser TRD
77 sistematicos, uniformes, flexibles y coherentes, estos han Organizacin Si Proyecto de descripcin
sido documentados, declarados, divulgados e incluidos documental
en el sistema de gestin de documental.

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AMCV 39 Archivo y Gestin Documental
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MODELO DE MADUREZ EN GESTIN DOCUMENTAL
Listado de requisitos del Modelo de Madurez en la Gestin Documental

Ao de registro 2014

No. Requerimientos Modelo de Madurez Ncleo Cumple Actividad de mitigacin

Los bancos terminologicos han normalizado y


estandarizado las clases y categorias documentales. Proyecto de descripcin
78 Organizacin Si
documental

Los funcionarios de la entidad conocen los instrumentos TRD


de clasificacin estn capacitados para su aplicacin
79 Organizacin Si Asistencia tcnica a
respetando el principio de orden original y principio de
procedencia.
archivos de gestin
La entidad realiza control y seguimiento al cumplimiento
de procesos y procedimientos tcnicos y operativos de Procedimiento de
la gestin de los documentos, garantizando el
planeacin
80 cumplimiento con los parmetros de ley en cuanto a Control Si
Programa especifico de
disponibilidad, oportunidad y seguridad de los
documentos en cada una de las fases de su ciclo vital. audtoria

La entidad ha definido programas de migracin y Disposicin Procedimiento de


81 reproduccin para garantizar la disponibilidad de los final de No disposicin final de
documentos. documentos documentos
La entidad se actualiza en normas internacionales
orientadas a fortalecer y satisfacer las necesidades de
Procedimiento de
82 informacin en cuanto a organizacin, clasificacin y Organizacin Si
planeacin documental
descripcin de documentos pensado en los distintos
tipos de informacin y usuarios.
La disposicin y oportunidad de los documentos estan Procedimiento de
sujetos a criterios personales y politicas de acceso disposicin final de
parciales acorde al rea encargada de la custodia de los documentos
documentos. Disposicin Procedimiento de
83 final de Si seguridad de la
documentos informacin
Procedimiento de
etiquetado de la
informacin
La entidad se ve avocada a eventos que afecta la
reputacin por el incumplimiento en la disponibilidad y Procedimiento de
84 Organizacin Si
oportunidad de los documentos como evidencia de su organizacin
gestin.
La entidad reconoce que la disponibilidad y oportunidad Procedimiento de
85 de los documentos son importantes para la operacin. Planeacin Si planeacin documental
(estratgico)
Orienta y documenta procesos para el servicio y toma de Procedimiento de
86 decisiones pero limitado a criterios de los responsables Planeacin Si planeacin documental
de cada rea. (estratgico)
La entidad ha documentado en concordancia con
seguridad de la informacin, parmetros que permiten
garantizar las mejores condiciones tcnicas y operativas Planeacin, Transversal a los
87 Si
para que los documentos e informacin estn sistemas procedimientos
disponibles, oportunos y seguros cada una de las fases
de su ciclo vital.
La entidad ha definido programas de migracin y Procedimiento de
reproduccin para garantizar la disponibilidad de los Disposicin disposicin final de
88 documentos y cuenta con herramientas que permiten final de No documentos
fortalecer el proceso de oportunidad. documentos Proyecto de pruebas piloto
de transferencias
Su relacin es permanente con otros sistemas de
89 Planeacin Si Planeacin estratgica
gestin.
La entidad ha definido programas de migracin y Procedimiento de
reproduccin para garantizar la disponibilidad de los Disposicin disposicin final de
90 documentos. final de No documentos
documentos Proyecto de pruebas piloto
de transferencias
La entidad realiza monitoreo a los cambios de funciones,
estructura organizacional, procesos y procedimientos que
91 afectan la clasificacin y descripcin asegurando la Organizacin Si Actualizacin TRD
relacin secuencial del trmite y favoreciendo el
mejoramiento continuo.
El sistema de gestin de documentos esta articulado con SGD articulado a SGE
el programa de gestin de riesgos de la entidad y se (Sistema de Gestin de
92 cuenta con planes de continuidad acorde a la naturaleza Preservacin No Riesgos)
de la entidad. a largo plazo
Plan de continuidad del
negocio
Las polticas de acceso a los documentos son definidas Procedimiento de
por los responsables de las reas con practicas no etiquetado de informacin
formalizadas. Etiquetado de
93 No Procedimiento de
informacin
seguridad de la
informacin
La entidad documenta polticas de acceso a los Procedimiento de
documentos en diferentes manuales (funciones, guas etiquetado de informacin
94 tcnicas, reglamentos) pero estos orientados a las reas Etiquetado de Si Procedimiento de
de archivo y correspondencia y reas de tecnologa. informacin
seguridad de la
informacin

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AMCV 40 Archivo y Gestin Documental
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MODELO DE MADUREZ EN GESTIN DOCUMENTAL
Listado de requisitos del Modelo de Madurez en la Gestin Documental

Ao de registro 2014

No. Requerimientos Modelo de Madurez Ncleo Cumple Actividad de mitigacin

Se han caracterizado los usuarios y se han defino tablas Procedimiento de


de control de acceso para establecer categoras de etiquetado de informacin
derechos y restricciones permitiendo que la Etiquetado de
95 No Procedimiento de
comunicacin, transferencia y uso de la informacin informacin
seguridad de la
cuenten con altos niveles de seguridad.
informacin
Resultado del trabajo conjunto de los sistemas de
gestin de calidad, seguridad de informacin y gestin Procesos de seguridad de
documental, se han definido polticas para la la informacin
96 reproduccin, transmisin visualizacin, descarga e Planeacin No Gestin Ambiental
impresin de documentos disponibles en redes o en Programa especifco de
cualquier sistema de informacin y han sido normalizacin
documentado en el sistema de gestin documental.
Las transferencias documentales son el resultado de un
programa documentado y formalizado y se realizan de Cronograma de
Transferencia
97 forma peridica basados en esquemas y polticas de Si trasnferencias primarias en
s
retencin de documentos. soporte fisico y electrnico
La entidad evala de forma peridica la caracterizacin
de usuarios y documentos y realiza mantenimiento a las Procedimiento de gestin y
98 Planeacin No
listas de control de acceso mediante un procedimiento trmite
documentado.
La alta direccin revisa y consulta de manera
permanente estndares internacionales con la finalidad Procedimiento de
99 permitir el acceso a los documentos y la informacin sin Planeacin Si planeacin documental
importar la ubicacin geogrfica del usuarios y las (estratgico)
entidades.
La entidad realiza evaluaciones internas y externas pero Procedimiento de
su procedimiento no esta integrado, define indicadores
planeacin
100 generales administrativos cerrados o limitados, sus Control Si
Programa especifico de
resultados y anlisis son restringidos en aspectos
propios a la gestin documental. audtoria
Se identifican indicadores para el manejo de los
documentos resultado de evaluaciones internas y
externas, pero estos son orientados especficamente a
101 Planeacin No Planeacin estratgica
las reas de archivo y correspondencia quienes realizan
la autoevaluacin y anlisis de estos indicadores
limitando la corresponsabilidad.
La entidad tiene documentado los procesos de
autoevaluacin y sus funcionarios los identifican y Procedimiento de
reconocen como procesos veraces, coherentes, planeacin
102 Control No
participativos y de corresponsabilidad para alcanzar y Programa especifico de
fortalecer competencias y habilidades para el sistema de audtoria
gestin documental.
Los funcionarios aplican los procesos de autoevaluacin,
realizan juicios de valor de su propia gestin frente al Procedimiento de
sistema de gestin de los documentos permitiendo planeacin
103 Control No
fortalecer sus competencias y proponen y evalan Programa especifico de
procesos para su ajuste y mejora. audtoria

La alta direccin orienta los procesos de autoevaluacin Procedimiento de


para monitorear y tomar acciones que le permitan
planeacin
104 desarrollar funciones sistmicas de gestin, alimentado, Control No
Programa especifico de
fortaleciendo e integrando otros modelos de gestin.
audtoria
El tramite y gestin de los documentos al interior de la
entidad es realizado de manera parcial ya que la
Procedimiento de
105 clasificacin, descripcin y creacin de documentos es Organizacin No
organizacin
resultado necesidades particulares y criterios
individuales.
Se cuenta con instrumentos y herramientas de
clasificacin y descripcin para los documentos de
106 archivo que responden a criterios y normas tcnicas de Organizacin Si Esquema de metadatos
tal forma que los documentos mantienen su vinculo
archivstico durante su ciclo vital.
Se han documentado los metadatos mnimos requeridos
as como los mtodos de captura y mantenimiento para
107 los niveles de descripcin de cada una de las fases del Organizacin No Esquema de metadatos
ciclo de vida de los documentos.

Durante la implantacin de los sistemas de clasificacin y


descripcin se han identificado acciones de mejora en
Procedimiento de
108 cuanto a metadatos adicionales que permiten su Organizacin No
organizacin
actualizacin y fortalecimiento.

Se han establecido mecanismos y procedimientos para Proyecto de descripcin


control de calidad a los metadatos y su trazabilidad como Proyectos de validacin de
109 vinculo archivistico. Organizacin No caracteristicas de los
documentos electrnicos e
informtica forense
Los metadatos son aprovechados para la gestin de
documentos dentro de flujos de trabajo, en los sistemas
Proyecto de descripcin
110 de clasificacin y en los instrumentos y herramientas de Organizacin No
Esquema de metadatos
descripcin para la innovacin, la mejora y
fortalecimientos a otros sistemas de gestin.
Se utilizan estndares internacionales para la descripcin Proyecto de descripcin
111 documental y metadatos. Organizacin No
Esquema de metadatos
Los recursos para el manejo de los documentos son Procedimiento de
112 asignados para suplir necesidades eventuales o Planeacin Si planeacin documental
reactivas. (estratgico)

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AMCV 41 Archivo y Gestin Documental
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MODELO DE MADUREZ EN GESTIN DOCUMENTAL
Listado de requisitos del Modelo de Madurez en la Gestin Documental

Ao de registro 2014

No. Requerimientos Modelo de Madurez Ncleo Cumple Actividad de mitigacin

La entidad incorpora en el presupuesto necesidades de


la gestin documental para apoyar la operacin, pero su
distribucin se orienta a necesidades particulares o
113 Diagnstico Diagnstico
apreciaciones personales ya que las funciones se
encuentran asignada a reas no competentes para
ejercer la funcin archivstica.
La entidad documenta la planificacin, direccin,
mantenimiento y control de los recursos financieros y de
114 Planeacin No Planeacin estratgica
servicios para la eficiente operacin del sistema del
gestin de los documentos.
El Plan Institucional de Archivo PINAR permite la
Planeacin estratgica
115 planificacin de los recursos del sistema de gestin de Planeacin No
PINAR
documentos a travs de planes y proyectos.
El rea de gestin de documentos rinde cuentas a las
116 instancias de control y es reconocida y consultada para Planeacin Si Auditoria
la orientacin y aplicacin de buenas practicas.
Durante la implementacin y monitoreo del sistema de
gestin de los documentos la entidad proporciona de
117 manera oportuna los recursos, permitiendo una eficiente Planeacin No Planeacin estratgica
operacin, generando ahorros y tomando acciones de
mejora.
Existe cultura de estmulos por el cumplimiento de Proceso de gestin
118 metas. Planeacin Si
humana
La alta direccin a travs de indicadores econmicos
producto del monitoreo y control de los recursos en la
119 ejecucin de la operaciones tcnicas archivsticas, Planeacin No Planeacin estratgica
previene, corrige errores y toma acciones en la
planeacin de los recursos.
La alta direccin evala nuevas fuentes de financiacin e
120 inversin para apoyar la ejecucin de la gestin Planeacin Si Planeacin estratgica
documental en aspectos fsicos y tecnolgicos.
La entidad cuenta con documentos producto del
cumplimiento de sus funciones, pero enfrenta acciones
121 Planeacin Si Auditoria
por la no disponibilidad como evidencia jurdica en
defensa de sus administraciones.
La entidad reconoce que la gestin de los documentos
122 es una herramienta para el control y buenas practicas de Planeacin Si Planeacin estratgica
la administracin pblica.
Crea espacios limitados de acceso en portales web
orientados solo a publicar informacin acorde a la
123 naturaleza de la entidad e informacin institucional, de Planeacin Si Herramientas tecnolgicas
tramites y servicios, informacin financiera y contable,
informes de resultados entre otros.
La entidad tiene documentados y divulgados los
procedimientos y responsabilidades frente a la claridad,
124 apertura y visibilidad de sus actos administrativos como Planeacin No Planeacin estratgica
el derecho de acceso, participacin y control ciudadano
en temas pblicos.
Los funcionarios de la entidad aplican procedimientos
que permiten administrar todas la operaciones relativas a
125 los documentos como respaldo a las actuaciones de la Planeacin Si Planeacin estratgica
funcin publica y proponen espacios de participacin.

La alta direccin cuenta con documentos que cumplen


lineamientos estratgicos como cdigos de tica y buen
126 gobierno institucional que regulan las relaciones con los Planeacin Si Planeacin estratgica
grupos de inters y permiten la innovacin en espacios
de participacin.
Existen indicadores y datos para el manejo de los
127 documentos resultados de operaciones parciales Planeacin Si Planeacin estratgica
definidas por las reas que los producen o custodian.
Los resultados y anlisis de los indicadores en control y
seguimiento para el manejo de los documentos son
128 Planeacin Si Planeacin estratgica
parciales ya que son establecidos reas de archivo y
correspondencia.
Los procesos y procedimientos del sistema de gestin de
los documentos cuentan con indicadores que cumplen
con atributos de frecuencia, consolidacin, interpretacin,
129 Planeacin Si Planeacin estratgica
validacin. y entrega informes de desempeo para su
publicacin y cuenta con un responsable de su
consolidacin.
El anlisis e interpretacin de los indicadores del control
y seguimiento resultado de la implantacin y desempeo
130 del sistema, permiten al responsable evidenciar acciones Planeacin Si Planeacin estratgica
de mejora, son publicados para su validacin y
retroalimentacin.
Los indicadores de seguimiento y control le permiten a la
alta direccin tener el control, prevenir y realizar
131 acciones correctivas para mejorar cada una de las fases Planeacin No Planeacin estratgica
del ciclo de vida de los documentos y fortalecer sistema
de gestin documental.
Revisa documentos nacionales e internacionales para
aplicar mejores practicas en el diseo y construcciones
132 Planeacin Si Planeacin estratgica
de indicadores que proporciones datos orientados a
fortalecer el sistema.

El documento Modelo de Madurez, se encuentra en etapa de edicin y

Econmicos

Grupo de
Indicadores
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
MODELO DE MADUREZ EN GESTIN DOCUMENTAL
Listado de requisitos del Modelo de Madurez en la Gestin Documental

Ao de registro 2014

No. Requerimientos Modelo de Madurez Ncleo Cumple Actividad de mitigacin

Control y seguimiento
Procedimientos para el manejo de documentos
Indicadores Implantacin del sistema de gestin de los
Control y seguimiento
Fortalecer el sistema (incidencias)
Cumplen con atributos de frecuencia, consolidacin,

Grupo de
AMCV 43 Archivo y Gestin Documental
REGISTRO DE OBSERVACIONES PARA UN ANLISIS DOFA EN VARIABLES QUE

AFECTAN EL DESARROLLO DEL PROCESO DE GESTIN DOCUMENTAL

EJE DEBILIDAD OPORTUNIDAD FORTALEZAS AMENAZA


Resistencia a
Polticas en Cero
1 Falta de personal X cumplir con los
Papel
procedimientos
Falta de
Articular Gestin lineamientos
Desperdicio en el
2 X Documental y claros, preciso
uso del papel
Gestin Ambiental para implementar
la poltica
Compromiso para
3 X X mejorar lo X
existente
La entidad
generas aspectos
e impactos
ambientales que
4 X X X
pueden ser
AMBIENTAL

manejados y que
no son de gran
escala.

Gua de manejo
de residuos;
5 X X incorporacin en X
los procedimientos
del AGN.

Actualizacin de
los procedimientos
en coherencia o
6 X X X
concordancia con
las directrices
ambientales.

Implementacin
7 X X X
NTC.
Difundir informacin
Opcin en certificacin si No optimizar los
Lentitud en para mejorar el
8 se hace una adecuada procesos conllevan a
implementacin funcionamiento y las
SISTEMAS DE CALIDAD

adaptacin de procesos generar mala imagen


actividades.
Manual de funciones
Se cuenta con SIG, ms claro en las
Articulacin de los as no se encuentre funciones tcnicas
9 X
procedimientos certificada la con funciones
entidad. profesionales y
viceversa.
Normativa clara
La no aplicacin de
10 X X para procesos de
polticas internas
certificacin

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EJE DEBILIDAD OPORTUNIDAD FORTALEZAS AMENAZA


Poltica
administrativa
Personal capacitado
institucional GTH. Personal capacitado y Desmejoramiento
y apto para aportar
(Difusin amplia y apto para aportar en la con la resolucin 248
11 en la entidad, los
suficiente de los entidad, los apoya y le de 2014 en cuanto
apoya y le permite
aspectos Tcnicos permite un crecimiento. apoyo educativo
un crecimiento.
referentes a los
puestos)
Seguimiento y
acompaamiento en
Disposicin contina Poltica clara con su
los procesos de
de la direccin para debida
cambio Proyeccin,
12 incluir en las reglamentacin para
(Capacitacin en los Autorrealizacin.
entidades iniciativas cada uno de los
procesos actuales
de gestin. procesos
para todo el
personal)
Una amplia planta de
Se presentan personal, con sentido de Ampliacin planta
muchas iniciativas pertenencia til para de personal.
13 Comunicacin
pero no se realizar o tomar acciones Cambio de visin de
materializan de mejora en su la AGN.
funcionamiento
Falta de Recursos escasos
capacitacin amplia que no permitir el
14 X X
y suficiente servidor fortalecimiento
publico competencias
Gran proporcin de
Falta de talento
contratistas que no
GESTION DE TALENTO HUMANO

humano que impulse


15 son tenidos en X X
y se capacite
cuenta como parte
permanentemente
de la organizacin
Continuidad (bajos
16 X X X salarios) vs
experiencia
Personal rotatorio.
"El AGN est siendo
usado como
escampadero o
trampoln para poder
sus servicios a otras
17 X X X
entidades por lo cual
se debe mejorar la
escala mediante una
restructuracin".
Migracin de
profesionales
Falta de compromiso
por falta de
18 X X X
incentivos gestin de
calidad
Compromiso jefes no
19 X X X
sinergia
Resistencia del
funcionario al
cambio.
20 X X X (...para restringir el
desprecio, ara el
cumplimiento de
polticas.)
Cambio planes y no
21 X X X socializacin de los
mismos
No socializa
internamente la
22 X X X
normatividad emitida
y en AGN

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EJE DEBILIDAD OPORTUNIDAD FORTALEZAS AMENAZA


Formar grupo
interdisciplinario para
hacer acercamiento a las
Ausencia de
distintas reas,
sistemas de Se est trabajando
socializando y Falta informacin de
23 informacin para fortalecer la
sensibilizando, con fases procedimientos
confiables por infraestructura T.I.
de pruebas (piloto) para
administracin
hablar sobre los
sistemas y su
importancia.
Presentar las
desventajas de no hacer El enfoque de
Desconocimiento
la cohesin de los modernizacin de la Falta de personal
generalizado de las
24 sistemas y mostrar como entidad, obliga a que brinde asesora
bondades de los si
las dems reas se mejorar este a las reas
existentes
pueden beneficiar de aspecto.
otras reas.
Generar mayor numero
de planes de
capacitacin, de Esquema de Bajos recursos
Sistema de
induccin y re-induccin seguridad de la presupuestales para
25 interaccin con
en todos los sistemas, informacin la adquisicin de
usuarios externos
generar videos de electrnica. tecnologas
presentacin, practicas,
bidireccional, didcticos.

Ausencia de
personal capacitado
Ausencia de
para dar soporte
Uso de sistema de presupuesto para la
26 (Falto de X
informacin. contratacin de
familiarizacin en el
nuevas tecnologas
manejo de
plataformas)
SISTEMAS

Falta de innovacin.
(Desarrolla a nivel de
servidores, estacin
de trabajo, redes,
sistema de
comunicaciones y
software
27 X X X
especializado para
interactuar con
entidades,
ciudadanas y lograr
optimizar los tramites
con informacin
predictiva.)

Infraestructura
deficiente.
(ampliacin,
28 X X X cobertura
tecnolgica, Canales
de red " ancho banda
" no suficientes)
Canales de red "
29 X X X ancho banda " no
suficientes

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Ausencia de
personal capacitado
para la intencin de
incidentes en
seguridad.
30 X X X (Desconocimiento
del personal en
cuanto a seguridad y
configuracin de
equipos de
seguridad perimetral)

Generar mayor numero


de planes de
capacitacin, de
Falta normatividad
induccin y re-induccin Documentos Continuidad en los
31 que desarrolla la
en todos los sistemas, electrnicos procesos
obligacin de PGD
generar videos de
presentacin, practicas,
bidireccional, didcticos.
Incentivar el tema de
gestin documental de
Fugas de
Desconocimiento en una manera prctica y Auditorias del
32 informacin en
el uso de SGDEA sencilla que facilite la G.A.G.D.
aplicativos.
integracin del
funcionario.
Hacer ver la necesidad
al funcionario del manejo
de la gestin documental
GESTION DOCUMENTAL

y como el sin saberlo


Cronograma
est aportando al
33 X entrega de X
proceso. Esto tambin le
transferencias.
da la importancia de las
personas frente a la
gestin documental en
su entidad.
El uso de mltiples
revisores da mayor
retroalimentacin y
Incluir requisitos de
aporte inter-grupos
seguridad de la
34 X para que se articule, X
informacin dentro de la
haciendo que el
aplicacin SGDEA
sistema sea ms
intuitivo para el
usuario.
Hay constante mejora en
el sistema.
(Desarrollos
35 X X X
tecnolgicos a partir de
incidencias
encontradas.)
Establecer directrices
para el manejo seguro
36 X de los documentos X X
desde la clasificacin de
la informacin

Negativo Positivo
Cambio gobierno directivas. Inters en la innovacin tecnolgica.
GENERAL
FUNCIN
ENTIDAD

Controlar desde el AGN herramientas Autonoma expedir normatividad.


archivsticas deben aplicar las entidades
Tercero al servicio archivstico organizacin, Ente desarrolladorr de polticas, que le dan
La creencia de capacitacin.
las personas que es solo las autonoma para dictar
Instalaciones pautas de
adecuadas trabajo.
para
actividades
Falta de almacenar
de definicin documentos
de polticas claras o Guaconservacin de los archivos.
institucional, material acadmico.
estndar
Perder de formatos estndar
posicionamiento entre las (falta de
entidades

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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
Seguimiento a los Archivos de Gestin

Se anexa presentacin de resultados consolidados de seguimientos a la


gestin documental de los archivos de gestin, los cuales fueron
presentados en Comit Institucional de Desarrollo Administrativo de octubre
de 2014.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

Se recolect informacin de otras fuentes que por ser pblicadas en la pgina web
institucional no hacen parte este documento anexo, con el propsito de no duplicar
informacin.

FORMULARIO NICO DE REPORTE DE AVANCE EN LA GESTIN - FURAG


Se analiz los resultados del reporte realizado en por el Archivo General de la Nacin en
enero de 2014, con corte a diciembre de 2013.

ENCUESTA MECI - SOSTENIBILIDAD


Se analiz los resultados del diagnstico a la aplicacin del manual tcnico del modelo
estndar de control interno para el estado colombiano - MECI 2014, coordinado con la
Oficina Asesora de Planeacin.

PLAN ANTICORRUPCIN
Se analiz los resultados de informacin en la formulacin del Plan Anticorrupcin,
documento compilado por la Oficina Asesora de Planeacion.

PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORIA


Se analiz los resultados de informacin en la formulacin del Plan de Mejoramiento de la
Contraloria General de la Repblica en relacin con los hallazgos relacionados con la
Gestin Documental, documento compilado por la Oficina Asesora de Control Interno.

PLAN DE AJUSTE TECNOLGICO


Se analiz los resultados de informacin en la formulacin del Plan de Ajuste Tecnolgico
planteado para la vigencia 2014, documento compilado por la Grupo de Sistemas.

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