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Objetivos
Este trabalho visa fornecer subsdios bsicos e intermedirios para a elaborao de um
Dashboard. Vai mais alm e apresenta conceitos fundamentais de alguns especialistas da
rea, principalmente o guru Stephen Few. Ao fim deste percurso, o leitor poder adaptar as
informaes deste curso para seus projetos na empresa. Conhecer conceitos essenciais sobre
grficos e alguns modelos que so amplamente divulgados na internet para demonstrar
crescimento, anlise de ndices, comparaes de dados, entre outros. Conhecer modelos de
grficos e dashboards. Aplicar tcnicas bem elaboradas para serem aplicadas nas tabelas.
Construir funes aninhadas, diferenciadas das usuais nos cursos de Excel Avanado, para
contribuir com outras ferramentas a fim de obter resultados dinmicos nas planilhas
envolvidas. Aplicar formataes especiais, combinadas com fontes que utilizam a
simbologia. Implantar controles de formulrios para transformar tabelas simples em tabelas
dinmicas. A idia principal levar conhecimento suficiente para transformar diversos
relatrios executados seqencialmente e repetidamente pelos usurios em um nico painel
dinmico, sincronizado com a base de dados.
Se os especialistas orientam desta forma, ento, vamos economizar dinheiro e usar o prprio
Excel para a anlise de dados e visualizao de indicadores por meio de Dashboards.
Especificamente utilizaremos a verso 2007 do Excel que dispe de mais recursos visuais
que a verso 2003.
Painis x Relatrios
A principal caracterstica de um relatrio que ele no leva o leitor a uma concluso.
Embora o relatrio possa conter uma anlise final, grficos, ilustraes e simbologias, na
maioria dos casos o prprio leitor quem interpreta os dados e chega a uma concluso,
mesmo que seja equivocada.
Um painel uma interface visual que fornece em um relance, tpicos relevantes para um
determinado objetivo ou processo de negcio e intuitivamente leva a uma concluso mais
apurada. So tipicamente de natureza grfica, fornecendo visualizaes que ajudam a
centrar a sua ateno sobre as principais tendncias, comparaes, e excees. Exibem
apenas os dados que so relevantes, por que dashboards so concebidos com um
propsito especfico, conter concluses predefinidas que aliviem o leitor de realizar sua
prpria anlise.
Relacionamentos de Posies
Usa um grfico de barras para demonstrar o posicionamento de um produto em uma lista.
No grfico abaixo, conseguimos perceber o grau de investimento em cada rea. Neste tipo
de grfico devemos exprimir valores na ordem de tamanho.
Relacionamentos Particionados
Usa um grfico de colunas para demonstrar partes de um conjunto para que ele seja
compreendido como um todo. No exemplo abaixo possvel detectar parcelas percentuais
de uma regio. Utilizar apenas barras (horizontal ou vertical).
Desvio de Relacionamentos
Expressa o grau de como que um ou mais elemento difere de outro. Utilizar um grfico de
colunas para enfatizar valores individuais e o desnvel entre eles. No exemplo abaixo,
apresentamos o nvel de crescimento durante o perodo 2001 a 2008 e detectamos ao longo
deste perodo alguns anos sem crescimento. Neste grfico foi utilizada uma tcnica especial
para a formatao das clulas conforme abaixo:
Conhecendo alguns modelos de Dashboards
Quando se envereda no mundo dos painis de instrumentos comea a perceber uma poro
de modelos sendo implementados por especialistas e novatos. De um lado veremos sempre
os iniciados por Stephen Few e de outro lado, seus opositores, geralmente encabeados por
profissionais que no aceitam a idia de painis com cores reduzidas, sem imagens e outras
caractersticas. Se dedicarmos mais tempo na pesquisa, ser fcil encontrar conceitos
contraditrios ao de Stephen e que so divulgados na internet. Finalmente, devemos ser
cuidadosos e respeitar os profissionais que esto trilhando este novo segmento, onde na
busca do sucesso e da perfeio, equivocam em fundamentos bsicos. Dashboard assunto
recente, principalmente, para o pblico brasileiro, onde apenas alguns profissionais se
destacaram e utilizam com sabedoria esta nova ferramenta. Aproveito para pedir um pouco
de compreenso do leitor, por que na nsia de acertar, bem provvel que possamos
cometer erros. Salientamos ainda que por mais cuidadoso que seja na elaborao deste
curso, certamente construiremos espao para futuras discusses contraditrias at encontrar
um padro empresarial.
Configurao imprpria
O painel abaixo definido como configurao imprpria. Apresenta riqussimo visual,
recheado de mecanismos complexos de serem montados no Excel, a no ser com recursos
de Visual Basic. Por outro lado, fica abaixo do objetivo final dos dashboards, transmitir
informaes suficientes para gerar idias e facilitar uma concluso final.
Qual concluso voc chegou deste painel?
O prximo painel no oferece recursos dinmicos. Desprovidos de mecanismos, como por
exemplo, controle de formulrio, para simular situaes em tempo real. Apresenta
excesso de cores, distraindo o observador para o foco principal, transmitir informaes
conclusivas.
Configurao aceitvel
No painel abaixo, notamos o aumento de profissionalismo. Logo no topo do painel
encontramos mecanismos para transform-los em painel dinmico (1). As informaes esto
distribudas perfeitamente, de forma lgica e bem organizadas. O nico e minsculo
excesso est na adoo de cores que distrai o foco principal do painel. Ressaltamos que
mesmo seguindo orientaes dos grandes especialistas, no devemos ficar impedidos de
adotar cores nos painis, apenas com uma ressalva, equilbrio de cores. Atentar para o
uso de tonalidades leves e sbrias.
help
Tambm pode ser utilizado para percorrer uma lista de produtos que automaticamente
apresentam um grfico equivalente.
Isto no impede que sejam utilizados outros controles, mas, estes so os mais
requisitados.
Simbologia
Aplicao de formatao especial que analisa os resultados com base em caracteres
oriundos das fontes padres do Windows, como por exemplo, o Arial e apresenta uma
simbologia baseada nos caracteres da tabela ASCII. Estes recursos auxiliam na
compreenso do processo.
Legendas
Semelhante a simbologia para maior compreenso dos dados apresentados.
Clulas macro
Clulas que interligadas a base de dados, apresentam informaes pertinentes dos relatrios,
a fim de se ter uma macro viso do processo.
Conjunto de mini-grficos
Usa-se mais de um para esclarecer tpicos cruciais de um processo em perodos diferentes.
Como no exemplo ao lado, observamos as mudanas ocorridas em trinta dias e seis meses.
No grfico fcil perceber o percentual de passageiros que migraram entre estados e os
respectivos lucros obtidos.
Regras essenciais para Dashboard
Destacamos as principais:
1. Verificar os excessos de cores e fontes.
2. Criar reas definidas com cores suaves.
3. Evitar formataes recheadas de efeitos.
4. Imagens? Somente em casos especiais.
5. O Poder de uma nica pgina.
Pode no ser a mais bvia regra, mas se o seu painel de instrumentos no estiver em uma
nica pgina, voc tem um relatrio, no um painel. Para evitar este equvoco, use as
seguintes configuraes abaixo: Para a folha de papel:
Tamanho da pgina = A4;
Margens para impresso = mnimo de 1,9 centmetros para todos os lados.
Tamanho da fonte = mnimo de 10 (para mtricas), mnimo de 12 (por metas / parmetros
de referncia).
A anlise esta sendo feita nos quatro estados que mais influenciaram na venda de Hard Disk
durante o 1 trimestre de 2005. Assim, resolvemos efetuar o processo por etapas. 1 etapa
Coleta de Dados
Nesta etapa, reunimos o relatrio completo para coletar informaes importantes que
devero ser apresentados no painel.
2 etapa Sintetizando dados Transformamos em uma planilha sintetizada.
Esta nova planilha ser a fonte principal para outra tabela que ser inserida no painel.
Para construirmos a tabela acima, precisamos dos recursos especiais das frmulas e
funes do Excel 2007. A pasta completa contm as planilhas Dashboard, Dados, Vnculos
e Ajuda.
Vinculando informaes
Use a pasta de trabalho dados.xls que contm a planilha dados para o exerccio. Insira nova
planilha e d o nome de Vnculos. Dentro desta nova planilha, digite Opo na clula A1
e acrescente na clula B1 o valor 1. Esta clula ser o comando principal para a mudana de
fabricante. Posteriormente voc compreender, tenha pacincia.
Sintetizando dados
Retorne para a guia Dados para montarmos a tabela que far parte do painel.
Compreenso da frmula
A funo aninhada DESLOC com ESCOLHER faz um deslocamento de dados com base na
escolha existente na clula B1 da planilha Vnculos. Lembre-se que ali est armazenado o
valor 1. Todas as vezes que esta clula sofrer alteraes no seu contedo,
proporcionalmente incidir na mudana da tabela.
Criao do grfico
Selecione o intervalo G2:J6 da tabela resumo e crie um grfico de linhas conforme figura
abaixo. Incorpore o grfico prximo tabela resumida, no intervalo G9:M22.
Montando a apresentao
Na guia Dashboard.
O painel est dividido em 3 estgios. O primeiro o cabealho onde esto disponveis trs
informaes importantes: Data e hora, Nome do painel e botes de ajuda e/ou macros.
O intervalo B1:D1 est mesclado e centralizado. Contm a frmula =agora() para mostrar a
data e hora do sistema. No centro, o intervalo E1:V2 tambm mesclado e centralizado com
o texto MODELO DE DASHBOARD. Na direita, intervalo W1:X1, mesclado e centralizado
sem contedo. Sobre este intervalo, trs formas de cantos arredondados que esto
interligadas a macros. Veremos este assunto mais detalhado em um captulo especial.
1 parte
2 parte
3 parte
4 parte
Para construir a segunda parte, necessitamos de uma ferramenta especial do Excel e
pouco utilizada por profissionais da rea. Estamos falando da cmera que tem a funo
principal, vincular informaes numa imagem.
Vantagens da cmera
um objeto e no uma tabela agregada a grade da planilha. Dessa forma, pode ser
redimensionada com facilidade.
uma imagem que contm um link com a tabela original.
Faa um teste, d um clique duplo sobre a imagem e automaticamente ser deslocado para a
tabela original. Altere na tabela original o texto So Paulo por Paran e retorne para a guia
DASHBOARD. No esquea: Qualquer alterao realizada na tabela original a imagem
sofre as devidas modificaes. Altere novamente de Paran para So Paulo. Desvantagens:
A imagem perde um pouco de qualidade.
Mais informaes na guia Vnculos Na guia Vnculos, clula E1, digite =Dados!A3 para criar
um link com o fabricante correspondente. Arraste a frmula para as clulas abaixo.
Onde:
E21:E23 =Dados!M4
G21:G23 =Dados!M6
C29:C31 (=Dados!K3
E29:E31 (=Dados!K4
G29:G31 (=Dados!K6
2 parte
S6:S8 = Dados!L3
S9 = So Paulo
U6:U8 = Dados!L4
U9 = Rio de Janeiro
W6:W8 = Dados!L6
W6 = Amazonas
S17 = So Paulo
U14:U16 =Dados!O4/1000
W14:W16=Dados!O6/1000
W17 = Amazonas
O mais importante estgio definir o grfico adequado para ser incorporado no Dashboard.
Cada grfico tem a sua devida propriedade de informao visual. Linha utilizado para
mostrar evoluo, ou tendncias, nos dados em intervalos iguais.
O nosso exemplo gerencia o nvel de acar no sangue.
Nos volumes seguintes, veremos novos modelos de dashboards com opes de:
Velocmetros
Simbologia da tabela ASCII
Controles de formulrios
Tabela dinmica
Funes aninhadas especiais
Novos grficos
KPI
Mtricas
Formataes condicionais especiais
Insero de Vdeo
Insero de udio
Insero de Flash
Insero de Imagens
Insero de objetos externos
E muito mais.