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MUNICIPIO DE
VILLAVICENCIO
VILLAVICENCIO

MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO

1502-P-GCE-C-10-V1

PROCESO EDUCACION Subproceso Dirección de Cobertura Macrproceso Gestión de Cobertura del Servicio Educativo

Vigencia:

24/09/2013

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA DE MATRICULA

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CONTENIDO

Página 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2 3. DEFINICIONES 2 4. MARCO NORMATIVO
Página
1. OBJETIVO
2
2. ALCANCE Y RESPONSABLES
2
3. DEFINICIONES
2
4. MARCO NORMATIVO
3
5. RECURSOS
3
6. GENERALIDADES
4
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
5
8. REGISTROS
10
9. CONTROL DE CAMBIOS
11
10. ANEXOS
11
Elaborado
Revisado
Aprobado
ORIGINAL FIRMADO
OLGA PEREZ MARTINEZ
Directora de Cobertura y Permanencia
LUIS ALBERTO LOPEZ O.
Prof. Gestión de la Calidad
Mg. CARLOS ALBERTO PABON M.
Secretario de Educación
JUAN GUILLERMO ZULUAGA C.
Alcalde
Fecha: 30/08/2013
Fecha: 30/08/2013
Fecha Vigencia: 24/09/2013

MUNICIPIO DE

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VILLAVICENCIO VILLAVICENCIO
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1. OBJETIVO

Realizar auditoría a la ejecución de la Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo en las Instituciones Educativas con el fin de analizar el comportamiento del mismo, las inconsistencias existentes y las mejoras encontradas, lo cual permite mantener un enfoque de autocontrol y mejoramiento continuo.

. 2. ALCANCE Y RESPONSABLES Inicia con la planeación y organización de las auditorias a
.
2.
ALCANCE Y RESPONSABLES
Inicia con la planeación y organización de las auditorias a la ejecución de la Gestión de la
Cobertura del Servicio Educativo de las Instituciones Educativas, permite visualizar las
inconsistencias y oportunidades de mejora en la ejecución del mismo y termina con la
actualización de los reportes consolidados de matrícula y si se requiere su envío al MEN.
.
El Director (a) de Cobertura y Permanencia es responsable del cumplimiento del Proceso y
su aplicación.
3.
DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE
Auditoria: Proceso sistémico, independiente y documentado para obtener evidencias de la
auditoria, para evaluarlas de manera con el fin de determinar el grado de cumplimiento de
los criterios de la auditoria
Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como
referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria
Capacidad. Recursos y aptitudes que tiene un individuo, entidad o institución para
desempeñar una determinada tarea o cometido.
Establecer. Hacer que empiece a funcionar una cosa o una actividad, generalmente con
propósito de continuidad.
Estrategia. Es un conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el tiempo que se
llevan a cabo para lograr un determinado fin.
Evidencia de la Auditoria: registro, declaraciones de hechos o cualquier otra información
que es pertinente para los criterios de auditoría.
Auditado: organización que es auditada

Auditor: Persona que lleva a cabo la auditoría

Continuidad. Circunstancia de suceder o hacerse algo sin interrupción,

Alumnos. Son aquellos que aprenden de otras personas y recibe educación o conocimiento.

Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cobo la auditoria, con el apoyo si es necesario de expertos técnicos.

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Experto técnico: Persona auditor.

que aporta conocimiento o experiencia específicos al equipo

Programa de Auditoria detalles acordados para un conjunto de una a más auditoriias

Hallazgo la Auditoria: Resultado de la evaluación de la evidencia d ela auditoria, recopilada frente a los requisitos auditados.

Alcance de la Auditoría: extensión y límite de la auditoria.

Plan de Auditoria: descripción de la actividades y de los detalles acordados de una auditoria.
Plan de Auditoria: descripción de la actividades y de los detalles acordados de una
auditoria.
Conformidad: cumplimiento de un requisito
No conformidad: incumplimiento de un requisito.
4.
MARCO NORMATIVO
Constitución Política de Colombia
Ley 715 de 2001 “Numeral 6.2.5. “. Mantener la cobertura actual y propender a su ampliación
Ley 115 de 1994 “Ley General de Educación”
Decreto 1860 de 1994 “Reglamentan parcialmente la ley 115 en aspectos pedagógicos y
organizativos generales.
Decreto 1526 de 2002”Reglamenta la administración del sistema de información del sector
educativo”.
Decreto 366 de 2009 “reglamenta la organización del servicio de apoyo pedagógico para la
atención con discapacidad o con capacidades o con talentos excepcionales en el marco de
la educación inclusiva.
Resolución 5360 de 2006” organiza el proceso de matrícula oficial de la educación
preescolar, básica y media en las entidades territoriales certificada”
Resolución MEN 166 de 2003” establecen las condiciones del reporte de información para la
implementación de la primera etapa del Sistema de Información del Sector educativo.
NTC GP 1000 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
Norma ISO 9001:2008, Norma Técnica Internacional de Gestión de Calidad.
Reglamento técnico
5.
RECURSOS
5.1
Talento Humano.

Coordinador de Calidad

5.2 Maquinaria y Tecnología.

Equipos de cómputo del Equipo Cobertura y Permanencia

5.3 Materiales o Logísticos.

Papelería y formatos prediseñados

5.4 Metodológicos.

NTC ISO 9001:2008

5.5 Medio Ambiente.

Normas de seguridad

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6. GENERALIDADES

El presente documento permite conocer en forma descriptiva la composición del proceso, dentro de las caracterizaciones se define; el objetivo, el alcance y la normatividad que rige el proceso.

Las auditorías a los procesos del Macroproceso C. Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo Oficial se deben realizar una vez se haya finalizado la ejecución de este.

realizar una vez se haya finalizado la ejecución de este. Cuando se identifiquen problemas reales o

Cuando se identifiquen problemas reales o potenciales ya sea durante la ejecución de los diferentes subprocesos o debido al análisis de los resultados de los indicadores asociados al proceso, el dueño del proceso debe generar acciones correctivas o preventivas, las cuales deben ejecutarse de acuerdo con lo estipulado en los subprocesos N01.02. Acciones correctivas y N01.03. Acciones preventivas.

La definición, medición y seguimiento de los indicadores asociados a los procesos de la cadena de valor, como herramienta de apoyo para el mejoramiento continuo y al logro de los objetivos definidos dentro de la secretaría, deben ser desarrollados por los responsables de cada proceso. La definición de los responsables se encuentra en la hoja de vida de cada indicador.

6.1 Perfil de los Funcionarios de la Secretaria de Educción

Los funcionarios deben cumplir con un perfil de manera que se garantice la ejecución de las actividades para determinar la capacidad necesaria para cubrir la demanda física y potencial de la planta de las instituciones Educativas. El Coordinador del Proceso, o en su defecto, el Representante de la Dirección evaluará estas competencias en cada uno de los funcionarios de la Secretaria de Educación, al inicio del proceso, y periódicamente. Las funciones del profesional universitario se deben conservar independientemente del cargo asignado por la Secretaria para este. El siguiente es el perfil definido para los funcionarios en la Secretaria de educación de la Alcaldía de Villavicencio, ya sea que se utilice recurso propio o contratado.

Educación: Profesional.

Experiencia: Para recurso propio de la Alcaldía se requiere título de formación profesional.

la Alcaldía se requiere título de formación profesional. Habilidades: Comunicación asertiva, actitud conciliadora y

Habilidades: Comunicación asertiva, actitud conciliadora y participativa, aplicación de su conocimiento profesional para la consecución de metas institucionales comunes.

Formación: curso o preparación como

auditor.

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7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA COBERTURA Y PERMANENCIA DEL PROCESO C02

Nº ACTIVIDAD DETALLE PC RESPONSABLE 1 INICIA X Director Cobertura Planear auditoría externa Se debe
ACTIVIDAD
DETALLE
PC
RESPONSABLE
1
INICIA
X
Director Cobertura
Planear
auditoría
externa
Se debe planear la ejecución de
auditoría de matrícula a los procesos
de Cobertura, debe definir el alcance,
participantes, cronograma y recursos
necesarios. La planeación de la
auditoría a las IE se realiza en el
formato 1502-F-GCE-C-10-01 Plan de
Auditoría.
Para los casos de auditoría
subcontratada, Se debe seleccionar
las firmas participantes y elaborar los
términos de referencia pertinentes
acorde con lo definido en el respectivo
contrato.
La ejecución de la auditoría debe ser
realizada una vez hayan sido
ejecutados en su totalidad cada uno
de los procedimientos de Gestión de
la Cobertura del Servicio Educativo,
2
Realizar lista de
verificación para
auditoría en sitio
El equipo auditor debe realizar la lista
de verificación con la cual será
ejecutada la auditoría en el formato
1502-F-GCE-C-10-04 Lista de
verificación, este formato contiene la
relación mínima de verificaciones para
el cumplimiento y efectividad de los
procesos de Cobertura del Servicio
Educativo, pero puede ampliarse de
acuerdo a las particularidades de la
auditoría y al objetivo del equipo
auditor.
La construcción de la lista permite
Profesional universitario
1
determinar el cumplimiento de
requisitos especificados para los
procesos de Gestión de la Cobertura
del Servicio Educativo y, determinar la
efectividad de la puesta en práctica de
los controles de cada proceso

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3 1 El equipo auditor y auditado, deben dar inicio a la auditoría de los
3
1
El equipo auditor y auditado, deben
dar inicio a la auditoría de los
Establecimientos Educativos, para ello
debe utilizar como pauta el formato
1502-GCE-C-10-04. Lista de
Verificación realizado.
Durante la auditoría se debe examinar
la evidencia objetiva y registrar los
detalles en la lista de verificación. Por
ejemplo, también debe registrarse toda
la información esencial, la
identificación de la evidencia
examinada, los detalles específicos de
condiciones adversas o que no estén
de acuerdo con las especificaciones
de los procesos de Gestión de la
Cobertura del Servicio Educativo, junto
con cualquier referencia aplicable.
La identificación de inconsistencias en
el proceso o en los reportes de
información debe ser registrada en el
formato 1502-F-GCE-C-10-02.
Oportunidades de mejora e
inconsistencias detectadas.
X
Profesional universitario
Ejecutar auditoría
en sitio
4
El equipo Auditor, debe realizar el
Informe de auditoría con base en las
evidencias registradas en la lista de
verificación y las inconsistencias y
oportunidades de mejora detectadas
Las listas de verificación deben
archivarse junto con una copia del
informe de auditoría y estar a
disposición del auditado para que las
revise cuando lo necesite.
Los resultados y los hallazgos de la
auditoría deben presentarse en forma
detallada en el formato 1502-F-GCE-
C-10-03. Informe de Auditoría. En este
se debe presentar un resumen del
X
Profesional universitario
Realizar informe de
auditoría
2
resultado de la auditoría. Si se
requiere información se puede hacer
referencia a los detalles en el reporte
registrado en el formato de
inconsistencias y oportunidades de
mejora

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5 Los funcionarios responsables de las áreas de cobertura e inspección y 2 X Profesional
5
Los funcionarios responsables de las
áreas de cobertura e inspección y
2
X
Profesional universitario
Verificar el
cumplimiento
del informe de
auditoría con
los requisitos
vigilancia se encargan de verificar que
resultados y hallazgos registrados en
el informe de auditoría estén acordes
con los hallazgos registrados en la
lista de verificación.
Si no cumple con los parámetros
mínimos establecidos del informe de
auditoría se deben realizar las
respectivas acciones correctivas
acorde con el procedimiento definido
Acciones correctivas, y se realiza una
nueva verificación
6
Consolidar los
registros de
inconsistencias,
hacer informe y
enviar al auditor
líder
El equipo auditor realiza la
consolidación de los registros
generados durante la auditoría de
cada proceso del macroproceso
Gestión de la Cobertura del Servicio
Educativo, la cual se realiza una vez
se haya ejecutado este en su totalidad.
Los informes consolidados
corresponden al registro realizado en
los formatos 1502-F-GCE-C-10-02
Oportunidades de Mejora e
Inconsistencias detectadas.
Con base en el análisis de los
informes consolidados el Equipo
Auditor realiza el Informe de Auditoría
en el formato1502-F-GCE-C-10-03.
Informe de Auditoría, en el cual debe
especificar claramente los hallazgos
encontrados, detallando estos en las
insistencias detectadas, oportunidades
de mejora, conclusiones y
recomendaciones del Informe.
Profesional universitario
7
Entregar
informes al líder
del proceso
El auditor líder entrega el Informe
1502-F-GCE-C-10-03. Informe de
Auditoría al líder del proceso para su
análisis, revisión y discusión de las
recomendaciones
X
Profesional Universitario
3

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8 El auditor líder y líder del proceso una vez han discutido las 3 recomendaciones
8
El auditor líder y líder del proceso una
vez han
discutido las
3
recomendaciones y se han generado
los acuerdos para el seguimiento de
los planes de acción, deben realizar el
cierre de la auditoría, este debe
registrarse en el acta de reunión 1103-
F-GCM-05. Acta de reunión.
Profesional Universitario
Realizar cierre del
plan de auditoría
9
Profesional Universitario
Realizar
seguimiento a
los planes de
acción
4
El equipo auditor, una vez recibidas
las respuestas a los hallazgos de la
auditoría y se han discutido las
recomendaciones con el responsable
del Establecimiento Educativo, debe
realizar actividades de seguimiento,
normalmente con otra auditoría, para
verificar que se hayan corregido las
deficiencias y ejecutado la acción para
evitar que se repitan.
Si el seguimiento muestra que las
acciones realizadas han corregido la
deficiencia y evitado que se repita,
deben marcarse las inconsistencias
mitigadas hasta cerrarlas en el
formato. 1502-F-GCE-C-10-02
Oportunidades de mejora e
inconsistencias detectadas.
Por otra parte, si el seguimiento señala
que la acción realizada no corrige la
deficiencia, esta se conserva en el
informe, y debe ser emitido un llamado
de atención, reiterando la permanencia
de la deficiencia en el proceso o la
información reportada.
Si la deficiencia persiste, quizá sea
preciso que el auditor pida el respaldo
de Secretaría de Educación, en caso
de ser las Unidades desconcentradas
quién audita.

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10 La SE, comunican al Establecimiento 5 Comunicar al Educativo, la autorización de la corrección
10
La SE, comunican al Establecimiento
5
Comunicar al
Educativo, la autorización de la
corrección de inconsistencias
detectadas a través de la modalidad
de novedad de matrícula. Por ejemplo
el retiro de alumnos que al realizar la
verificación no se encuentran
estudiando en el Establecimiento
Educativo (no se refiere a los
ausentes).
En los casos en los cuales se detecten
inconsistencias, el rector del
Establecimiento Educativo una vez ha
recibido la autorización del registro de
los niños que se encuentran
recibiendo el Servicio Educativo en el
Establecimiento, pero no se
encuentran matriculados, debe iniciar
el procedimiento 1502-P-GCE-C-09.
Novedades de Matrícula. Si estas son
críticas se debe realizar la actividad 11
simultáneamente. De no encontrar
inconsistencias se debe realizar la
actividad 12
X
Profesional Universitario
Establecimiento
Educativo la
autorización de
corrección de
inconsistencias
12
NO
Existen
inconsisten
cias?
SI
11
Profesional Universitario
Identificar casos
críticos y remitir a
asuntos
disciplinarios
Se, identifican los casos críticos en
cuanto a la Gestión de la Cobertura
del Servicio Educativo. Entre estos,
están aquellos Establecimientos
Educativos que no han cumplido sus
planes de mejoramiento, las que
presentan un deterioro continuo en la
demanda educativa, el registro de
información falsa sobre los
documentos.
Una vez detectados los casos críticos,
el responsable diligencia el formato
remisión de queja disciplinaria Acto
administrativo o comunicación escrita)
y lo remite a encargados de asuntos
disciplinarios. Hacer investigación del
6
proceso y emitir fallo Así mismo,
informa de estos casos críticos al
coordinador de Cobertura

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VILLAVICENCIO
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VILLAVICENCIO VILLAVICENCIO
VILLAVICENCIO VILLAVICENCIO
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12 Una vez ha terminado la Auditoría a los Establecimientos Educativos, envía 6 al MEN
12
Una vez ha terminado la Auditoría a
los Establecimientos Educativos, envía
6
al MEN el resumen del Informe de
auditoría con el seguimiento de la
matrícula y el estado de avance
detallado del mismo, incluyendo los
indicadores principales, casos críticos
y proyectos pendientes relacionados
con cobertura.
Como una acción complementaria, al
reporte de información reglamentado
en la resolución 166 de 2003, la SE
debe enviar copia de la misma a la
Secretaría General del MEN
acompañada de una certificación de la
calidad de la información firmada por
el Secretario de Educación y el jefe de
la oficina responsable de la
actualización de la información formato
1502-F-GCE-C-02-07 Certificado de
Calidad de la Información
X
Profesional Universitario
Elaborar y enviar
reporte de
auditoría al MEN
cuando sea
solicitado
13
Se debe realizar
las
labores
de
Realizar Archivo de
gestión
Archivo de Gestión de todos los
documentos y registros generados
durante la ejecución del EL
procedimiento Auditoría de Matrícula.
Profesional Universitario
14
FIN
FIN
8. REGISTROS
 

NOMBRE DEL

 

RESPONSABLE

TIEMPO DE

DESTINO FINAL

CODIGO

CARPETA

FORMATO

ALMACENAMIENTO

RETENCION

 
   

1502-F-GCE-C-10-01

plan de

Cobertura

Dirección Cobertura

8

Archivo central

auditoria

1502-F-GCE-C-10-02

Oportunidades

Planes de

Dirección cobertura

8

Archivo central

de mejora

mejoramiento

 

Informe de

Informes

Dirección Cobertura

 

Archivo central

1502-F-GCE-C-10-03

auditoria

auditoría

8

MUNICIPIO DE

MUNICIPIO DE

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VILLAVICENCIO VILLAVICENCIO
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lista de Informe 1502-F-GCE-C-10-04 verificación auditoria Dirección Cobertura 8 Archivo central Certificado de
lista de
Informe
1502-F-GCE-C-10-04
verificación
auditoria
Dirección Cobertura
8
Archivo central
Certificado de
la calidad de la
información
Archivo central
1502-F-GCE-C-02-07
cobertura
Dirección Cobertura
8
Determinación
del Número
de Cupos y
Grupos a nivel
de Sede,
Modelo,
Jornada y
Grado
cobertura
Dirección Cobertura
8
Archivo central
1502-F-GCE-C-02-01
Identificación
de fuentes
cobertura
Dirección Cobertura
8
Archivo central
1502-F-GCE-C-02-02
alternativas
de cupos
Planeación de
1502-F-GCE-C-02-03
convenios de
cobertura
Dirección Cobertura
8
Archivo central
Continuidad
Informe de
Prematricula,
cobertura
Dirección Cobertura
8
Archivo central
1502-F-GCE-C-04-02
traslados y
retiros
Listado de
1502-F-GCE-C-07-01
alumnos
cobertura
Dirección Cobertura
8
Archivo central
asignados
Formulario de
niños
cobertura
Dirección Cobertura
8
Archivo central
1502-F-GCE-C-05-01
provenientes
de Bienestar
Familiar.
Inscripción de
1502-F-GCE-C-06-01
Alumnos
cobertura
Dirección Cobertura
8
Archivo central
Nuevos
10 CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN NO.
FECHA
DESCRIPCION MODIFICACIONES
01
24/09/2013
Se elabora la primera versión del procedimiento.
11. ANEXOS