DISCIPLINA PARA ASEGURAR LA EJECUCIN

Conceptos de Apoyo para la Implementacin

de Proyectos

Francisco Arenas y Ral Velarde

2013
 Qu es lo que tpicamente ocurre en un proyecto?

Esfuerzo El esfuerzo en los proyectos

para tiende a diferirse
ejecutar el
proyecto

Las tareas y
responsabilidades del da
con da nos comen y los
proyectos se difieren
Tiempo disponible para
implementar el proyecto

Qu podemos hacer para avanzar Si el proyecto no queda en la agenda

constantemente cada semana? directiva no hay el seguimiento

Fijar objetivos y resultados clave (OKRs) Qu reuniones de revisin de avance?

Roadmaps Con qu frecuencia?
Informe semanal de avance o Quin? Qu? Con qu material/informacin?
Cundo? Qu proceso durante la reunin? (AAR)

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Cmo aseguramos la colaboracin de todos los que deben
contribuir?
estoy tapado y aparte
me piden trabajo para
otra rea

Asignar roles y responsabilidades

Cmo balancear las
Quin es el responsible del proyecto? responsabilidades del da con da
Cules son los objetivos del proyecto? con la ejecucin de proyectos?
Estn claramente definidos los alcances?

Quines participan? de qu manera contribuye

cada uno?
Qu decisiones sern crticas durante el proceso y
qu derechos de decisin tiene cada participante?
Qu entregables tiene cada uno? Tenemos
acuerdos cliente proveedor? Roles Directivos:

Cules son las prioridades de cada participante? Operar Y Construir

Negociarlas para asegurar que se le dedicar el
tiempo necesario (time audits)
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Los resultados exitosos son fuertes motivadores pero sin
refuerzo es muy difcil mantener esa motivacin

Cmo medimos, controlamos

y reforzamos la motivacin?
Esfuerzo en el
proyecto
Medidores de avance claros
Evaluacin de desempeo

Refuerzo Resultado exitoso Premios y castigos

- Reconocimientos
- Compensacin fija y variable

Motivacin - Bonos
- Apoyos

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 La cultura le gana a la estrategia

Frecuentemente existen elementos emocionales ligados a procesos de

comportamiento que evitan una ejecucin efectiva

Liderar el proyesto conlleva estar Para que la persona lleve a cabo

consciente de: el encargo necesita:

Cules son los comportamientos y Querer

actitudes de los participantes, Saber
personales y con los dems? Poder
Qu tan funcional es la manera en la
que las personas:
- toman decisiones En dnde est
- se comunican cada uno hoy?
- aprenden
- enfrentan y resuelven el conflicto

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Checklist de Ejecucin del Proyecto
Fijar objetivos y resultados clave (OKRs)
Proyecto:
Roadmaps definidos
Lnea Estrategica:
Informe semanal de avance o who what when
Medidores de avance claros y definidos
Est en la agenda directiva
Avance
constante Mecanismos de reporte y medicin definidos y acordados
Reuniones definidas
Integracin con el panel de control de la emresa (ej. Balanced score card)
Frecuencia definida
Medicin,
Proceso de evaluacin de desempeo individual definido, comunicado y
Material/informacin a analizar definido control y
acordado
refuerzo

Procesos durante de la reunin definido (AAR) Mecanismos de refuerzo definidos y comunicados

reas y partipantes requeridos definidos Sobre compensacin fija y variable

Objetivo y alcance del proyecto definido

Reconocimientos y apoyos definidos

Tiempos de dedicacin y prioridades negociadas (time audits)

los participantes quieren, saben y pueden
Balance entre operar (da con da) y construir (desarrollar estructura,
capacidades y personas) definido
comportamientos y actitudes identificados
Alinear
Responsable definido
recursos forma en al que se toman las decisiones identificada y brecha con la forma
Procesos
de deseada ha quedado definida
Otros participantes y contributores con su modo de participacin definidos
comporta forma en al que se comunican identificada y brecha con la forma deseada
miento ha quedado definida
Decisiones a tomar definidas
forma en al que se aprende identificada y brecha con la forma deseada ha
Derechos de decisin definidos quedado definida

forma en al que se enfrenta y resuelven los conflictos identificada y brecha

Acuerdos cliente proveedor definidos (alcances de los inputs y entregables) con la forma deseada ha quedado definida

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Gua para la Accin Directiva

Procesos de Organizacin

A. B. C.
Procesos de Trabajo Procesos de Comportamiento Procesos de Cambio

Est claramente definido

Existen metas claras de como queremos Existe un razonamiento
Fijar el rumbo desempeo operativo y comportarnos, claro la direccin y el camino
estratgico? comunicarnos, decidir y del cambio?
aprender?
Procesos Directivos

Los dems en la
Los participantes aceptan el
Contamos con los acuerdos organizacin estn
enfoque deseado de
necesarios y recursos de las convencidos de que un
Alinear recursos comportamientos,
reas clientes y cambio es necesario y que
comunicacin, toma de
proveedoras? los cambios propuestos son
decisiones y aprendizaje?
los correctos?

Conocemos las brechas

Sabemos si se han
entre lo esperado y lo real
Monitores, alcanzado los hitos crticos y
Conocemos la brecha entre respecto a los
control y que los cambios planeados
desempeo y planes? comportamientos,
aprendizaje se han implementado y
comunicacin, toma de
reforzado?
decisiones y aprendizaje?