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CDIGO E-MEJ-MA-002

PROCESO GESTIN DE MEJORAMIENTO


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TABLA DE CONTENIDO

Contenido
1. OBJETIVO ............................................................................................................................................................ 3
2. GLOSARIO ........................................................................................................................................................... 3
3. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN ..................................................................................................... 4
4. PRESENTACIN DE DOCUMENTOS INTERNOS .......................................................................................... 4
4.1 PAPELERA E IMPRESIN ....................................................................................................................... 4
4.2 ASPECTOS DE REDACCIN .................................................................................................................... 5
5. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS ............................................................................................................. 5
5.1 ELEMENTOS A INCLUIR DE ACUERDO AL TIPO DE DOCUMENTO ............................................... 5
5.2 ENCABEZADO DE DOCUMENTOS ......................................................................................................... 6
5.3 PORTADA .................................................................................................................................................... 9
5.4 TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................................................... 9
5.5 OBJETIVO .................................................................................................................................................... 9
5.6 ALCANCE: ................................................................................................................................................. 10
5.7 CONDICIONES GENERALES .................................................................................................................. 10
5.8 DOCUMENTOS INTERNOS ASOCIADOS ............................................................................................. 10
5.9 NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERNCIA ........................ Error! Marcador no definido.
DOCUMENTOS EXTERNOS .................................................................................................................... 10
5.10 GLOSARIO ................................................................................................................................................. 10
5.11 DESCRIPCIN DE LOS DOCUMENTOS................................................................................................ 11
5.11.1 Descripcin de caracterizacin ......................................................................................................... 11
5.11.2 Descripcin del procedimiento ......................................................................................................... 12
5.11.2.1 Simbologa Diagrama de Flujo ........................................................................................... 13
5.11.2.2 Puntos de Control ............................................................................................................... 13
5.11.3 Descripcin del instructivo ................................................................................................. 14
5.11.4 Formatos ............................................................................................................................. 14
5.12 ANEXOS ..................................................................................................................................................... 16
5.13 CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS ...................................................................................... 16
5.13.1 Descripcin de cambios.................................................................................................................... 16
5.13.2 Revisin............................................................................................................................................ 17
6. LIDERES DE PROCESO
APROBACIN REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN ................................................................................ 18
7. DISPONIBILIDAD Y CONTROL DE VERSIONES ......................................... Error! Marcador no definido.
7.1 PUBLICACIN EN LA PGINA WEB ...........................................................................................18
7.2 SOCIALIZACIN ..........................................................................................................................19
8. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................................. 19
9. REVISIN Y APROBACIN ............................................................................................................................ 21
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1. OBJETIVO

Establecer las directrices y parmetros para la presentacin y elaboracin de los documentos asociados al Sistema Integrado
de Gestin del IDIPRON, con el fin de lograr el cumplimiento y estandarizacin de cada documento.

2. GLOSARIO

2.1 Codificacin: Identificacin secuencial de los registros y documentos para su fcil acceso.
2.2 Copia Controlada: Copia de un documento que ha sido sometido a los controles establecidos por el Sistema de
Gestin de Calidad del IDIPRON, de manera que puede asegurar al poseedor del documento que cuenta con la ltima
versin del mismo.
2.3 Copia No Controlada: Copia de un documento que, a pesar de ser sometido a los controles establecidos por el Sistema
de Gestin de Calidad de la IDIPRON, es utilizado por los usuarios interesados, pero no es posible garantizar la
posesin de la ltima versin.
2.4 Documento: Informacin y su medio de soporte.
2.5 Documento Externo: Documentos que son generados por entidades externas al IDIPRON, pero que son de obligatorio
cumplimiento para las actividades del mismo.
2.6 Documento Interno: Documento generado dentro de la Entidad parte de Sistema de Gestin de Calidad.
2.7 Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia o validez en fecha o contenido.
2.8 Formato: Esquema predeterminado que facilita el registro de la informacin, comnmente repetitiva, que se genera
en un procedimiento o actividad o sus documentos asociados.
2.9 Instructivo: Documento que contiene las instrucciones detalladas a realizar por una nica persona o grupo de personas,
para ejecutar una operacin o actividad, y puede generar registros que se utilizan para demostrar que la actividad se
realiz y para garantizar la trazabilidad de la actividad misma.
2.10 Manual: Herramienta administrativa que describe en forma explcita ordenada y sistemtica un sistema, modelo de
operacin, proceso o una actividad.
2.11 Plantilla: Esquema predeterminado que permite construir, otros documentos como los son manuales, procedimientos,
instructivos, formatos, etc.
2.12 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso que contiene las responsabilidades
de los cargos y dependencias involucradas en la realizacin de las actividades, puede generar registros que se utilizan
para demostrar que la actividad o proceso se realiz segn lo planificado y garantiza la trazabilidad de la actividad o
del proceso mismo.
2.13 Proceso: Conjunto de subprocesos o actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados, en la que se agrega valor a un insumo y que contribuye a la satisfaccin de una
necesidad manifestada por los componentes corporativos y el entorno.
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3. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN

Se establece la estructura de la documentacin del Sistema Integrado de Gestin para el IDIPRON, de acuerdo a los niveles,
que se presentan a continuacin mediante la PIRMIDE DOCUMENTAL que es la representacin grfica de la clasificacin
de los documentos manejados en el IDIPRON:

PIRMIDE DOCUMENTAL

CARACTERIZACIN

Nivel 1

MANUAL
DOCUMENTOS EXTERNOS

Nivel 2

DOCUMENTO INTERNO

Nivel 3

PROCEDIMIENTO

Nivel 4

INSTRUCTIVO

Nivel 5

FORMATO O PLANTILLA

Nivel 6

4. PRESENTACIN DE DOCUMENTOS INTERNOS

4.1 PAPELERA E IMPRESIN

Para la impresin de documentos se utiliza el papel tamao oficio y para algunos registros se emplea la papelera
tamao carta, su color, opacidad y calidad deben facilitar la impresin, la lectura y la reproduccin del documento.
Con el fin de contribuir al cuidado ambiental y de los recursos y dar cumplimiento a la Directiva Presidencial 004 de
2012 y las directrices internas; los documentos se imprimen a doble cara y con orientacin vertical, siempre y cuando
su estructura lo permita.
Con el fin de aprovechar el espacio y disminuir el nmero de copias a imprimir se procura usar letra Times New
Roman 10, sin embargo, cuando por facilidad de impresin o visualizacin se requiera el uso de otro tamao o tipo
de letra esta se podr modificar.
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4.2 ASPECTOS DE REDACCIN

La redaccin del texto debe ser clara, concisa y precisa, debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma
impersonal.
El formato de fecha empleado en los documentos es: DD/MM/AAAA
Utilizar siempre el mismo tiempo verbal (en infinitivo o presente)
Evitar el uso de abreviaturas. En caso que se utilicen se debe colocar el nombre completo y entre parntesis la
abreviatura. Ejemplo: Sistema Integrado de Gestin (SIG).

5. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

5.1 ELEMENTOS A INCLUIR DE ACUERDO AL TIPO DE DOCUMENTO

Para la elaboracin de documentos se deben incluir mnimo requisitos que establece la siguiente tabla:

Documento Documentos Formato/


Caracterizacin Manual Procedimiento Instructivo Plantilla
Elemento Internos Registro
Encabezado OP EX N/A
Cdigo N/A
Versin
No. de Pginas N/A
Fecha de Entrada en

Vigencia
Portada N/A N/A N/A N/A N/A
Tabla de Contenido N/A N/A OP N/A N/A N/A
Objetivo OP N/A N/A
Alcance OP OP N/A N/A
Condiciones Generales o
OP OP OP N/A N/A
Polticas de Operacin
Documentos internos
EX OP N/A N/A
asociados
Normatividad y
OP OP OP OP N/A N/A
Documentos Referencia
Glosario N/A OP OP OP N/A N/A
Anexos N/A OP OP OP OP N/A N/A
Control de Cambios OP N/A N/A
Fecha Aprobacin OP N/A N/A

: Aplicacin Obligatoria N/A: No Aplica OP: Opcional EX: Existen excepciones

PLANTILLA: Las Plantillas por ser el esquema (esqueleto) para la construccin de otros documentos, contendrn la
versin y fecha de entrada en vigencia en la parte inferior derecha.
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5.2 ENCABEZADO DE DOCUMENTOS

Los documentos llevarn el encabezado como se muestra a continuacin a excepcin de aquellos que por su naturaleza se
encuentren preestablecidos o por su estructura no requieren este, como los son las comunicaciones oficiales y algunos
documentos internos como cartillas, brochure, algunos formatos y dems.

El encabezado debe ser en fuente Times New Roman Negrilla 10 Mayscula sostenida

Ejemplo Encabezado:

Proceso al que
Pertenece

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VIGENTE DESDE 03 /09/2008

Tipo de Nombre del


Documento Documento

Ejemplo Encabezado Caracterizacin:

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CARACTERIZACION GESTIN DE MEJORAMIENTO PGINA 6 de 21
VIGENTE
18/10/2011
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Proceso al que
Pertenece

5.2.1 Logo y Nombre de la Entidad

Ubicado en la parte superior izquierda de la pgina, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Identidad Visual.

Logo de IDIPRON

5.2.2 Proceso:
En la parte superior del encabezado se indica el nombre del Proceso al que pertenece el documento o registro.
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5.2.3 Tipo de Documento:


En la parte inferior izquierda del encabezado se indica el tipo de documento de acuerdo a la pirmide documental (Manual,
Caracterizacin, Procedimiento, Documento Interno, Instructivo y/o Formato).

5.2.4 Cdigo
Los cdigos son la identificacin alfa numrica de los documentos y se ubica en la parte superior derecha del encabezado.

Para conformar la codificacin del documento se debe identificar el cdigo del tipo de proceso, el cdigo del proceso, el
cdigo del tipo de documento y el consecutivo de acuerdo a los cdigos de la tabla que se muestra a continuacin Tabla 1.
Codificacin:

Tabla 1. Codificacin
Tipo de Cdigo
Cdigo Proceso / rea
Proceso Proceso
PLA Planeacin
MEJ Gestin de Mejoramiento
E Estratgico
COM Gestin de Comunicaciones
INV Investigaciones Cdigo Proceso
MSS rea Sicosocial
MSL rea Socio legal
MSD rea Salud
MED rea Educacin
M Misional MES rea Espiritualidad M Modelo pedaggico
MEM rea Emprender
MTE Territorio
MEX Externado
MIN Internado
ACI Atencin a la Ciudadana
CID Control Interno Disciplinario
GFI Gestin Financiera
GDO Gestin Documental
GAM Gestin Ambiental
SAD Servicios Administrativos
A Apoyo
GLO Gestin Logstica
MBI Mantenimiento de Bienes
GJU Gestin Jurdica
GCO Gestin Contractual
GDH Gestin de Desarrollo Humano
TIC Gestin Tecnolgica y de la Informacin
S Seguimiento SEG Seguimiento y Evaluacin a la Gestin

El Proceso Misional (M) a diferencia de los dems se divide en las reas de derechos del modelo SE 3.
Se manejar la codificacin de los contextos pedaggicos Internado, Externado y Territorio, nicamente para documentos
administrativos o aquellos que no se puedan identificar con un rea especifica.
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Cdigo Tipo de Documento


MA Manual
CP Caracterizacin del Proceso
DI Documento Interno que no se clasifique en ningn tipo documental establecido
PR Procedimiento
IN Instructivo
FT Formato
PL Plantilla

Clase de
Documentos
Ejemplo:

Tipo de E E- MEJ- MA- 001


Proceso
- Proceso
Consecutivo del
Documento de 3
dgitos

Cuando un documento quede obsoleto, el respectivo cdigo se reserva hasta su nueva utilizacin al crear un nuevo
documento de acuerdo al listado maestro de documentos y registros del proceso.

5.2.5 Versin:

1. El manejo de Control de Versin representa los cambios sustanciales que, en cuanto a su estructura, contenido,
objetivo, alcance, descripcin de actividades, etc.; ha tenido un documento a travs del tiempo.

2. Est compuesto por dos (2) dgitos a partir de 01.

3. Si el documento es vigente, pero este requiere cambio de proceso; entra con la siguiente versin.

5.2.6 Pgina: (No. de pgina)

Se debe indicar la cantidad de pginas de los documentos con la forma X de X.

5.2.7 Vigente Desde: (Fecha de entrada en vigencia)

Se indica la fecha en la que el documento es aprobado por el (la) representante de la Direccin del Sistema Integrado de
Gestin (Jefe Oficina Asesora de Planeacin) y por lo tanto a partir de la cual entra en vigencia y est disponible para
su uso.
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5.3 PORTADA

Encabezado Determinado en el punto 5.2

NOMBRE DEL DOCUMENTO (Ttulo en mayscula, Fuente: Times New Roman,


Tamao: 30 (o segn el contenido del ttulo), Estilo: Negrilla,
Prrafo: Centrado, Color: Negro o Azul)

Logo, Dibujo alusivo, etc.


(Opcional)

5.4 TABLA DE CONTENIDO

Hace parte de los puntos del documento el cual debe llevar como ttulo TABLA DE CONTENIDO.
Se debe realizar teniendo en cuenta los ttulos, subttulos, numeracin y el nmero de pgina en el que se encuentran.

5.5 OBJETIVO

Corresponde a la razn de ser del procedimiento y debe iniciar con un verbo en infinitivo y responder a la siguiente estructura:

Controlar la
VERBO EN INFINITIVO OBJETO CONDICIN documentacin
asociada a los
procesos del
Instituto,
EJEMPLO mediante su
identificacin,
actualizacin,
Controlar la revisin,
Su identificacin, Asegurar su
documentacin aprobacin y
Mediante actualizacin, identificacin y
asociada a los Para distribucin
revisin, vigencia.
procesos del para asegurar
aprobacin y
Instituto su
distribucin
identificacin y
vigencia.
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5.6 ALCANCE:

Se debe indicar los lmites del documento desde donde inicia, hasta donde abarca y cuando apliquen restricciones relevantes
del documento.

Para el caso de los procedimientos, el alcance debe INICIAR con la primera actividad de la descripcin y debe TERMINAR
con la ltima actividad de la descripcin.

5.7 CONDICIONES GENERALES

Se refiere a las polticas de operacin o parmetros de ejecucin ms relevantes que debe resaltar el documento para un
adecuado funcionamiento.

5.8 DOCUMENTOS INTERNOS ASOCIADOS

NOMBRE DEL DOCUMENTO CDIGO DEL DOCUMENTO

Hacen referencia a todos los documentos que tienen relacin con el documento actual. En la tabla deben diligenciarse teniendo
en cuenta el orden de la Estructura de la documentacin (Cap. 3).

5.9 DOCUMENTOS EXTERNOS


- Los documentos externos deben ser relacionados en las condiciones generales de los documentos o en las actividades
descritas (segn el caso).
- Los documentos externos que son tomados como referencia para la elaboracin de un documento o para la prestacin
del servicio, se relacionan en la caracterizacin del proceso y se registran en el formato Listado Maestro de
Documentos Externos E-MEJ-FT-010.
- Los documentos de origen externo no requieren codificacin interna.
- La versin vigente o fecha de elaboracin de los documentos y formatos externos debe confirmarse en la fuente o
entidad que emite el documento o norma respectiva (Ministerios, Institutos de control y/o normalizacin pblicos
y/o privados, entre otros).
- Las disposiciones normativas (Constitucin Poltica, Tratados, Leyes, Decretos, Acuerdos, etc.), se identifican en el
Normograma del Instituto y se relacionan en la caracterizacin de cada Proceso.
- El lder de cada proceso, garantizar la disponibilidad, actualizacin y la necesidad de modificacin de informacin
en relacin con el contenido de los documentos internos, reportando cualquier novedad al Proceso de su
Mejoramiento Contino para su debido control mediante el formato Control de Documentos E-MEJ-FT-002.
-
5.10 GLOSARIO

Se deben indicar las definiciones tcnicas que se usarn en el documento, las cuales se deben organizar en orden alfabtico
de la A a la Z y numeradas, la palabra debe ser resaltada en negrita seguida de su respectiva definicin. Las definiciones deben
ser claras y deben tomarse del diccionario de la real academia de la lengua o cuando aplique de la normatividad o documento
externo que la regula con su respectiva referencia bibliogrfica como Nota al pie.
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5.11 DESCRIPCIN DE LOS DOCUMENTOS

5.11.1 Descripcin de caracterizacin

En este se describen el objetivo o propsito, alcance, lder, participantes, entradas, salidas, proveedores, usuarios, polticas de
operacin, relacin con el mapa de riesgos, relacin con activos de informacin, relacin con documentos asociados, recurso
para el desarrollo de actividades, descripcin de actividades de monitoreo y seguimiento, indicadores, trmites relacionados
con procesos misionales, referenciacin del normograma y la interaccin del proceso con los dems, utilizando el ciclo
Deming para la descripcin de procesos y definicin de entradas y salidas y el respectivo control de documentos.
CDIGO: E-MEJ-CP-001

VERSIN:
CARACTERIZACIN
PAGINA:

VIGENTE DESDE:

OBJETIVO INDICADORES

ALCANCE

POLTICAS DE OPERACION

PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: RECURSOS


MAPA DE RIESGOS E-MEJ-FT-009 DEL PROCESO FINANCIEROS:
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DEL PROCESO E-MEJ-FT-001
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS E-MEJ-FT-010 TECNICOS Y TECNOLOGICOS:
NORMOGRAMA
INFRAESTRUCTURA:
HUMANOS:
1. LIDER DEL PROCESO.
2. OTROS PARTICIPANTES.

COMUNICACIONES
MENSAJE MEDIO EMISOR FRECUENCIA RECEPTOR
Qu Como Quin Cuando A quin Externo Interno

CONTROL DE CAMBIOS
No. Versin Fecha (DD/MM/AA) Descripcin de Cambios ELABORO
01
02

CONTROL DE REVISIN Y APROBACIN


FECHA
NOMBRE CARGO FIRMA
(DD/MM/AO)

REVIS

APROB
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5.11.2 Descripcin del procedimiento

Se refiere a la secuencia lgica de actividades que determina el procedimiento y se contempla la siguiente informacin:

RESPONSABLE DOCUMENTO
FLUJOGRAMA DESCRIPCIN TIEMPO
DEPENDENCIA CARGO /REGISTRO
Se describe de Se escribe el cargo
forma clara y teniendo en cuenta
Se escribe el
especifica la el nivel (Asesor, Indicar el
nombre del
actividad, en Profesional tiempo mnimo,
Documento,
tiempo presente. Especializado, mximo y
Formato y/o
Inicia con verbo en Se escribe la Profesional, promedio
Registro arrojado
infinito. dependencia Tcnico, Auxiliar requerido para
por la actividad con
Se describe el tipo Responsable de Administrativo y/o la ejecucin de
Se escribe la actividad el cdigo
de documento o acuerdo al secretarial) y la actividad.
puntual, iniciando con correspondiente
registro mediante el organigrama de la cuando aplique una
una palabra en cuando aplique.
cual se captura la Entidad descripcin del Use la misma
infinitivo. Ej.
informacin (Se responsable unidad de
Verificar Listado Nombre del
relaciona en el designado. Ej. medida para los
documento
campo Profesional 3 datos.
CDIGO
Documento/ responsable del
Registro. presupuesto.

En las actividades de verificacin o decisin: si lo requiere, se debe primero nombrar la actividad empezando por verbo en
infinito y posteriormente indicar la decisin, primero se debe mencionar la decisin que llame la siguiente actividad y despus
la actividad del caso contrario.

Los conectores entre actividades se deben utilizar siempre y cuando dicha actividad no se encuentre en la misma pgina, de
lo contrario solo deben usarse las flechas para indicar la continuacin del procedimiento.

Los documentos deben estar alineados de forma centrada, el campo de descripcin y tiempo deben estar justificados, para los
dems deben estar centrados.

Cuando sea necesario se debe disminuir el tamao de la letra a mnimo 8 en los campos y mnimo hasta 6 en las figuras.

Para la descripcin de las actividades es necesario tener en cuenta cuando aplique la informacin relativa a las necesidades y
expectativas identificadas de los nios, nias, adolescentes y/o jvenes.
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5.11.2.1 Simbologa Diagrama de Flujo

La simbologa establecida por el SIG para la elaboracin de los diagramas de flujo en los procedimientos es la siguiente:
SMBOLO DESCRIPCIN DEL SMBOLO
Inicio/ Fin: Se escribe en MAYUSCULA sostenida, en negrilla. (INICIO/FIN)

Un paso o tarea del proceso: Se realiza la descripcin del paso que se presenta dentro del smbolo, se escribe
tipo oracin e inicia con un verbo infinitivo o en presente.

Verificacin o de Decisin: Se escribe generalmente en la forma de pregunta. Cada camino est identificado para
que corresponda a una respuesta. Normalmente se refiere a puntos de control dentro del proceso en cuyo caso va
acompaado de una lupa.

Documento: Indica que en la actividad se genera un documento.

Proceso Predefinido: Se usa para indicar un procedimiento ya definido, se escribe el cdigo del procedimiento.

Cola o Punto de Espera o de Conexin: Indica la conexin con un paso o tarea, se escribe el nmero de la
actividad con la que se conecta.

Direccin de flujo. La punta de la flecha indica la direccin del flujo del proceso.

Base de Datos. Representa informacin almacenada electrnicamente con respecto al proceso.

Conector de Fuera de Pgina: Se usa para conectar el procedimiento en cambios de pgina, indicando el mismo
nmero de conexin al final y al comienzo de la pgina.

Punto de Control: Se usa para identificar los puntos de control dentro del proceso.

Los smbolos deben guardar uniformidad y alineacin entre s.

5.11.2.2 Puntos de Control1

Los controles son entendidos como el conjunto de mecanismos que evitan las desviaciones de los recursos y evalan el
cumplimiento del proceso, estos pueden provenir tanto externa como internamente de la organizacin; pueden ser financieros,
de gestin o informticos y, de acuerdo con la unidad de tiempo que se aplique, se clasifican como previos, perceptivos o
posteriores.

La materializacin de los controles en un procedimiento se conoce con el nombre de Puntos de Control, es un control aplicado
oportunamente, cuyo valor agregado en el proceso le da certeza sobre lo ejecutado.

Existen diferentes clases de Puntos de Control, entre los cuales se destacan:

1. Verificacin de datos: El Punto de Control establece la existencia de los datos o informacin relevante necesaria para
asegurar el procedimiento que se ejecuta.

1
Gua de elaboracin de procesos y procedimientos
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Ejemplo:

Lista de chequeo: Es una relacin de los documentos o soportes necesarios en el proceso para iniciarlo, continuarlo
o terminarlo.

Verificacin de tiempo: Es un cotejo del tiempo en el cual debe iniciar, continuar o terminar un proceso. Por lo
general, este punto de control se utiliza en los procedimientos que tiene trminos legales o administrativos.

Verificacin de requisitos: Es una comprobacin de la existencia de los documentos o informacin necesaria para
iniciar un procedimiento. Este tipo de control se utiliza, por lo general, en los procesos de reclamacin, queja o
consulta.

2. Anlisis de datos: El punto de control brinda informacin relevante y necesaria para asegurar el procedimiento que se
lleva a cabo. Su principal caracterstica es el estudio o procesamiento de informacin proveniente de los mismos o
diferentes procesos.

Estos controles se realizan a las actividades, por lo tanto, sern incluidos dentro de la descripcin de estas y para su fcil
identificacin se ubicar una lupa en el diagrama de flujo, es importante tener en cuenta que la mayora de actividades de
decisin representan un punto de control, as como aquellas que incluyen verificaciones o revisiones.

Por otro lado se debe tener en cuenta que al desarrollar un procedimiento se deben identificar e incorporar los controles
operativos referentes a: Riesgos de seguridad de la informacin, riesgos laborales y riesgos de los aspectos ambientales.

5.11.3 Descripcin del instructivo

1. DESCRIPCION
RESPONSABLE REGISTRO
1.1 Descripcin A (Si aplica)
Se escribe el cargo teniendo
Se describen de forma clara y especifica las actividades que se deben realizar. Se escribe el
en cuenta el nivel (Asesor,
Las actividades deben iniciar con verbo en infinito. nombre del
Profesional Especializado,
Se debe describir el tipo de documento o registro mediante el cual se captura la Documento,
Profesional, Tcnico,
informacin (Se relaciona en el campo Registro). Formato y/o
Auxiliar Administrativo y/o
Cuando sea necesario, los puntos de control deben ser identificados con una Registro arrojado
secretarial) y cuando aplique
lupa. por la actividad con
una descripcin del
el cdigo
responsable designado. Ej.
correspondiente
Profesional responsable del
cuando aplique.
presupuesto.

5.11.4 Formatos

Todos los formatos deben contener su propio instructivo, estos instructivos pueden ser de tres (3) tipos:

5.11.4.1 Sobre el mismo formato: Cuando se deba diligenciar espacios en blanco, entre parntesis () en letra color gris se
debe describir la informacin que debe diligenciarse.

Ejemplo:
representado por el Dr. (Nombres y apellidos del Director General) en su calidad de Director General, identificado con
la cdula de ciudadana No (No de Documento) quien en este acuerdo se denominar el IDIPRON (Nombres y apellidos
de el/la Joven) quien acta en su propio nombre, en forma libre y espontnea, identificado con cdula de ciudadana No.
(No de Documento)
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5.11.4.2 Conservando la estructura del formato: El instructivo Se debe diligenciar en una hoja aparte, en el cual se
describe cada uno de los campos que contiene el documento conservando la estructura del formato, indicando las
opciones que deben ir en el campo cuando estas se encuentren parametrizadas.

Ejemplo:

Formato Original Instructivo

Descripciones
Opciones

5.11.4.3 Con instructivo que describa cada campo: El instructivo se debe diligenciar en una hoja a parte del formato, no
debe conservar la misma estructura, pero si el orden de diligenciamiento de los campos, definiendo cada uno e
indicando las opciones que se encuentren parametrizadas.

Ejemplo:
Formato Original Instructivo

5.11.5 Plantillas

No requieren codificacin, nicamente debe llevarse el control de la versin y la fecha de entrada en vigencia separados por
una coma (,). Ejemplo: Vr 03, 17/05/2016. Esta debe diligenciarse en la esquina superior o inferior izquierda. Para el caso de
las presentaciones en Power Point no es necesario que se vea esta informacin, pero si debe incluirse en el patrn de la
diapositiva.
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5.12 ANEXOS

Corresponde al(los) documento(s) que se adjunta(n) al documento en cuestin, cuya finalidad es dar informacin adicional
que complemente, explique, defina o soporte el contenido o actividades realizadas o a realizar.

Estos anexos deben numerarse con letras, as: Anexo A, Anexo B, Anexo C y as sucesivamente.

5.13 CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS

5.13.1 Descripcin de cambios

El control de cambios aplica para todos los documentos de la pirmide a excepcin de los formatos y plantillas y se debe
indicar la versin y la descripcin del cambio realizado as:

Versin: Se indica el nmero de la versin iniciando desde el nmero 01.


Descripcin de Cambios: En la versin 01 se indica la creacin del documento, a partir de la versin 02 se indican
cules fueron los cambios realizados y el porqu de estos cambios.
Cuando sea necesario pasar un documento de un proceso a otro, se realiza la justificacin dejando como tipo de
solicitud la actualizacin del documento si el documento solo cambia de proceso o modificacin y actualizacin: si
adicionalmente se generan cambios en el documento.
Fecha: Se indica la fecha de elaboracin en formato da/ mes / ao, en nmeros y de diligencia en la Oficina Asesora
de Planeacin.
Elabor: Se indica el(los) nombre(s) de la(s) persona(s) que elabor(aron) cada versin y en la ltima actualizacin
se indica el nombre y la firma de quien(es) lo elabor(aron).
- Escribir el nombre completo en Mayscula sostenida
- Escribir en cargo si es funcionario del IDIPRON, el objeto como fue asignado en el contrato, las primeras
palabras en Mayscula. (Ej: Profesional de Apoyo)
- Escribir el nombre del rea o dependencia a la que pertenece
- Siempre debe ir la firma del profesional de apoyo de la Oficina Asesora de Planeacin que acompaa el proceso

XX. CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS

FECHA
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS ELABOR
(DD/MM/AAA)

__________________
Fecha en la que se NOMBRE
01 Se indica la creacin de documento
elabor la versin 1 Cargo
rea o Dependencia

__________________
Fecha en la que se NOMBRE
02 Se indican los cambios realizados
elabor la versin 2 Cargo
rea o Dependencia
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5.13.2 Revisin

El control de revisin y aprobacin aplica para todos los documentos de la pirmide a excepcin de los formatos y plantillas,
en el caso de las copias cargadas en la pgina web no se cuenta con la firma pues esta reposa en las copias fsicas as:

Nombre: Indicar nombre del servidor quien revis el documento, generalmente es el responsable del rea o
dependencia y el nombre del lder del proceso que corresponda, segn la asignacin de Lideres de proceso (Cap. 6.3)
Cargo: Indicar el cargo del servidor que realiz la revisin teniendo en cuenta la escala (Director, Asesor,
Responsable, Lder) y para el caso del lder del proceso el cargo segn corresponda: Director General, Subdirector
Administrativo, Subdirector Operativo, Subdirector (de la Subdireccin Tcnica de Desarrollo Humano), Jefe de
Control Interno, Jefe Oficina Asesora Jurdica o Jefe oficina Asesora de Planeacin.
Fecha: Se indica la fecha de revisin y la fecha de aprobacin por parte del lder del proceso en formato da/ mes
/ao, en nmeros.
Firma: En el documento fsico reposan las firmas correspondientes, mientras en el archivo digital se indica en rojo
y mayscula sostenida FIRMA EN ORIGINAL

XXI. REVISIN Y APROBACIN

FECHA
NOMBRE CARGO FIRMA
(DD/MM/AO)
Nombre del servidor
REVIS Nivel del Servidor Fecha de Revisin FIRMA EN ORIGINAL
quien revisa
APROBACIN
Nombre del lder del Fecha de
LIDER DE Cargo del Lder FIRMA EN ORIGINAL
Proceso Aprobacin
PROCESO

6. LDERES DE PROCESO
Proceso Lder del Proceso
Planeacin
Gestin de Mejoramiento
Jefe Oficina Asesora de Planeacin
Gestin de Comunicaciones
Investigaciones
Modelo Pedaggico (SE3)
- rea Sicosocial - Territorio
- rea Sociolegal - Externado
- rea Salud - Internado Subdirector (a) Operativo (a)
- rea Educacin
-rea Espiritualidad
- rea Emprender
Atencin a la Ciudadana
Control Interno Disciplinario
Gestin Financiera
Gestin Documental
Gestin Ambiental Subdirector (a) Administrativo (a)
Servicios Administrativos
Aprovisionamiento
Mantenimiento de Bienes
Gestin Tecnolgica y de la Informacin
Gestin de Desarrollo Humano Subdirector (a)
Gestin Contractual
Jefe Oficina Asesora Jurdica
Gestin Jurdica
Seguimiento y Evaluacin a la Gestin Jefe Oficina Control Interno
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APROBACIN REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

Despus de aprobada la resolucin de adopcin del Manual de Operaciones y Procedimientos, las actualizaciones realizadas
a este, sern formalizadas y se entienden oficiales mediante las respectivas firmas del Lder del Proceso y el Representante de
la Direccin del Sistema Integrado de Gestin, en el Control de Documentos; puesto que en su calidad de representantes ante
la direccin son garantes de la pertinencia y aprobacin de los documentos del Instituto.

7. DISPONIBILIDAD Y CONTROL DE VERSIONES

Los documentos vigentes se encuentran disponibles para su consulta y uso en la pgina web y en el archivo fsico y
magntico de la Oficina Asesora de Planeacin.
Todo documento magntico publicado en la pgina web, se considera Copia NO CONTROLADA y la COPIA
CONTROLADA se encuentra en el Manual de Operaciones y Procedimientos.
El lder del Sistema Integrado de Gestin es el nico autorizado para emitir COPIAS CONTROLADAS de los documentos
publicados en la pgina Web y de llevar el control de su distribucin
En caso de requerirse copias de los originales para fines de informacin, capacitacin y entrenamiento se podrn reproducir
copias sin que exista control de su distribucin, pero deben identificarse como COPIAS NO CONTROLADAS.
Las versiones obsoletas sern archivadas en la carpeta de OBSOLETOS, en orden de proceso y consecutivo y reposan en
la Oficina Asesora de Planeacin.
El listado maestro de documentos ser actualizado en digital y se conserva los documentos (digitales) de la Oficina Asesora
de Planeacin.

7.1 PUBLICACIN EN LA PGINA WEB

Los documentos se publican en la pgina web en el Centro de Documentacin, as:

En la categora Manual de Procesos y Procedimientos, en la cual se encuentran sub-categoras para cada proceso y dentro
de cada proceso sub-categoras de caracterizacin, documentos internos, formatos, instructivos, manuales y
procedimientos.
Al cargar los documentos es necesario seguir los siguientes parmetros:
1. Tipo de Documento: Se selecciona de la lista desplegable segn corresponda (Procedimiento, Instructivo, Formato,
etc.).
2. Fecha de expedicin: se selecciona la fecha en la que se carga el archivo del documento.
3. Descripcin: Se escribe el ltimo nmero del cdigo, en tres dgitos y el nombre completo del documento.
4. Documento: se selecciona el archivo que corresponda, teniendo en cuenta que previamente se debe guardado el
archivo, asignando como nombre el cdigo del archivo.
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5. Los Manuales, Documentos Internos, Procedimientos e Instructivos se deben cargar en PDF.

7.2 SOCIALIZACIN

La socializacin de los documentos se realiza mediante correo electrnico masivo, el cual contendr la siguiente informacin:

El proceso, Documento, cdigo y fecha a partir de la cual entra en vigencia.


La responsabilidad de implementar el documento.
Para lo cual se sugiere el siguiente texto:

Mediante el presente se informa que el proceso Gestin de Mejoramiento, mediante aprobacin del lder del proceso (Jefe de
la Oficina Asesora de Planeacin), ha generado una nueva versin (o nuevo formato, segn corresponda) del formato
Listado Maestro de Documentos, E-MEJ-FT-001, el cual entra en vigencia a partir del 10 de marzo de 2013, en versin
03.

Este se encuentra disponible en la pgina web en el link Formatos/ Gestin de Mejoramiento (o copiar la ruta de la pgina).

Recuerde que el uso de los documentos del instituto es responsabilidad de todas y todos y su implementacin est en cabeza
de los lderes de procesos, responsables de rea y/o encargados de unidad.

Cuando los documentos aplican para un grupo, actividad o proceso especfico se realiza la aclaracin en el correo enviado.

8. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS ELABORO
(DD/MM/AO)
01 Se crea el instructivo para la elaboracin de documentos 03 /09/2008 IVN ROBERTO CORTES
Se simplifica y aclara el objetivo y alcance del instructivo.
Se describe la forma general de elaborar documentos
unificando los parmetros tcnicos para ello tales como: letra,
mrgenes, simbologa etc.
Se indica la metodologa para codificar los documentos.
02 07/01/2011 YULI MELO MORENO
A la pirmide documental se agregan nuevos niveles de
acuerdo a los tipos documentales con el fin de controlar las
versiones de cada uno de estos.
Se modifica la composicin del cdigo en el que se establece
una tabla denominada Codificacin.
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En la descripcin del proceso se agrega la columna formato por


punto de control y se agrega la representacin grfica
(flujograma).
Debido a la naturaleza de los documentos se cambia el tipo de
documento de instructivo a manual.
Se actualiza el glosario. (2)
Se elimina el plan y el listado de los niveles de la estructura
documental. (3)
Se elimina la obligatoriedad del tipo y tamao de letra y
mrgenes. (4)
Se modifican los elementos a incluir en los documentos y se
agrega la categora EX (5.1)
Se incluye el encabezado de la Caracterizacin (5.2)
Se explica la forma y redaccin `para elaborar Objetivos.
03 Se elimina el plazo de 15 das para realizacin de 04/03/2012 YULI MELO MORENO
modificaciones.
Se elimina el campo de puntos de control y observaciones en la
del procedimiento.
Se modifica y explica la explicacin de los Puntos de Control
en la descripcin de los procedimientos. (5.7.2)
Se incluye en el control de cambios el campo de elaboro. (6)
Se incluye el texto FIRMA EN ORIGINAL para los
documentos digitales. (6.1)
Se incluye los lderes de los procesos. (6.2)
Se incluye la descripcin para la disponibilidad y control de
versiones. (7.)
Se modifica como opcional el control de cambios para los
documentos internos.
Se modifica el numeral 5.2 respecto a la eliminacin del campo
subproceso del encabezado de los documentos. FIRMA EN ORIGINAL
04 Se actualiza la tabla de codificacin conforme al nuevo mapa 25/08/2014 YULI MELO MORENO
de procesos. Profesional Universitario
Se incluye en el numeral 5.7 la indicacin respecto al tiempo.
Se modifican los lderes de los procesos conforme al nuevo
mapa de procesos.
Se modifica la pirmide documental con la siguiente estructura:
La documentacin externa sale de la pirmide puesto que sirve
como insumo para modificar cualquier documento, 1.
FIRMA EN ORIGINAL
Caracterizacin, 2. Manual, 3. Procedimiento, 4. Documentos _________________
internos, 5. Instructivo, 6. Formato y Planilla. Este orden KATHERINE BETANCUR GARCA
obedece a los alcances de los documentos y referenciacin. Contratista Profesional Universitario
En el tem 5.1 de la tabla de contenidos de los documentos, el Oficina Asesora de Planeacin
05 elemento documentos de Referencia se modifica pasando de
N/A a OP (opcional) para los procedimientos, puesto que
permite remitir documentos que dan lineamiento frente a las
actividades.
Del tem 5.2.4, en la tabla de codificacin se modifica el
nombre del proceso Planeacin de la Gestin y Control
Social por Planeacin de la Gestin y Participacin ya que
responde a la estructura actual del mapa de procesos.
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Se incluye el tem 5.3 la portada con su descripcin, el tem 5.4


la tabla de contenido, el tem 5.9 Documentos referencia, el
tem 5.10 Anexos, el tem 5.11 Caracterizacin, el tem 5.13
Descripcin del instructivo y el tem 5.14 de Formatos, con el 30/08/2016
fin de dar mayor claridad sobre la informacin que debe
contener cada uno de estos tems y la presentacin de los
mismos.
Se modifica en Lideres de los procesos, el lder para el
proceso Gestin de Comunicaciones, pasa de ser
Coordinadora de Comunicaciones por Responsable rea de
Comunicaciones puesto que responde a la estructura orgnica
y vigente en la entidad y para el proceso Economa para la
vida pasa de ser el Subdirector (a) de Desarrollo Humano
por el/la Subdirector (a) Administrativo(a) puesto que desde
esta Subdireccin se darn los lineamientos para las actividades
de generacin de ingresos.
Se actualiza la tabla de contenido de acuerdo a las
modificaciones del documento.
Se ajusta el objetivo a la estructura definida para el mismo.
Se modifica la estructura de la documentacin teniendo en
cuenta el tipo de informacin que maneja cada una.
Se agrega al contenido de los documentos las opciones de
documentos internos asociados: puesto que es necesario
saber con qu documentos estn articulados, se ampliar la
informacin de los "documentos externos" incluyendo en las
condiciones generales o en las actividades la normatividad que FIRMA EN ORIGINAL
sustenta dicha accin.
Se modifica la tabla de codificacin teniendo en cuenta el ______________________________
06 22/05/2017
nuevo mapa de procesos. KATHERINE BETANCUR GARCA
Se adiciona al alcance la aclaracin de los mismos en los Contratista Profesional Universitario
procedimientos. Oficina Asesora de Planeacin
Se adiciona la explicacin y el formato de los documentos
internos asociados y la explicacin y formato para la
normatividad y documentos de referencia.
Se adicionar la imagen del formato de caracterizacin de
procesos.
Se ampla la descripcin de los procedimientos.
Se ampla la descripcin del control de cambios de documentos.
Se modifican los lderes de proceso teniendo en cuenta el mapa
de procesos actual.

9. REVISIN Y APROBACIN

FECHA
NOMBRE CARGO FIRMA
(DD/MM/AO)
PROFESIONAL
REVIS LIGIA STELLA ROZO REINA 22/05/2017 FIRMA EN ORIGINAL
UNIVERSITARIO
APROBACION
KATTIA JEANETH PINZN JEFE OFICINA ASESORA
LIDER DEL 22/05/2017 FIRMA EN ORIGINAL
FRANCO DE PLANEACIN
PROCESO

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