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Fecha: 15/01/10

Procesos Administrativos Doc: SK.AB.01


de Abastecimiento y Almacenes Rev.: 5
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Emiti Revis Aprob

Abastecimiento Corporativo Gerente Tcnico VPE


1. OBJETO

Establecer la metodologa para la ejecucin de los procesos


administrativos de Abastecimiento en Skanska LA, incluyendo los
relativos a Pedidos de Cotizacin, confeccin de Comparativa de Ofertas,
Adjudicacin, formalizacin de la compra de productos o de Servicios y la
posterior Activacin y Seguimiento del cumplimiento del compromiso
asumido por el Proveedor o Subcontratista, controlando la documentacin
y todos los requisitos identificados en los documentos de compra.

2. ALCANCE

Todas las compras y subcontrataciones efectuadas en Skanska LA,


incluyendo aquellas que se realizan por cuenta y orden del Cliente y las
que se efecten por una UTE o consorcio de los que participe Skanska
LA, en los trminos establecidos en el presente Procedimiento.

Los procesos particulares que en cada pas, proyecto o servicio se


requieran son reglamentados por Procedimientos de Gestin Pas o
Procedimientos Operativos que siguen los lineamientos establecidos en
el presente Procedimiento.

3. RESPONSABLES

El Gerente de Abastecimiento Corporativo


Los Responsables de Abastecimiento en Sedes de Latinoamrica
(Responsable de Abastecimiento Pas o Coordinadores de
Abastecimiento) o Proyecto/Servicio.
Las dems indicadas en el presente Procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO

4.1 VERIFICACION DE PRODUCTOS EN EXISTENCIA


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Con anterioridad al inicio del proceso de compra, los Responsables de


Proyectos/Servicios verifican la existencia de los productos requeridos en
los distintos depsitos de Skanska LA y deciden, de acuerdo con su
criterio, la utilizacin de los productos existentes o la compra. Los
Responsables de Proyectos/Servicios mantienen evidencia en
documentos escritos de las consultas efectuadas.
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4.2 SOLICITUD DE COMPRA

La gestin de compra es iniciada por las distintas reas de


Abastecimiento a partir de la recepcin de la correspondiente Solicitud de
Pedido (SolPed) y si corresponde, de la Requisicin de Ingeniera.

Las Solicitudes de Pedido son liberadas (aprobadas) por el responsable


del rea al que son imputadas, o superior jerrquico de ste ltimo. Las
Solicitudes de Pedido para la compra de Activo Fijo son liberadas por los
Country Managers o superior jerrquico de ste ltimo.

Cuando la Solicitud de Pedido indica un monto mayor o igual a US$


100,000 (sin I.V.A. o impuesto equivalente por pas), el liberador de la
Solicitud de Pedido se lo informa por escrito al Responsable de
Abastecimiento Pas para que ste decida su participacin o no en la
gestin desde su inicio.

4.2.1 Solicitud de Pedido:

Documento interno generado electrnicamente por el requirente de la


compra de productos o de servicios, sometido al proceso de liberacin
electrnica correspondiente y recibido por Responsables de
Abastecimiento para su derivacin a compradores y posterior gestin.

Cuando el generador de la Solicitud de Pedido requiere que la compra de


producto o servicio se efecte de acuerdo con una determinada
especificacin cuyo objeto, alcance y descripcin no pueda ser
satisfactoriamente descripto en la Solicitud de Pedido, la detalla en un
documento separado, al que se hace referencia en la Solicitud de Pedido.
En el caso de las reas de Ingeniera, las especificaciones son emitidas a
travs de la Requisicin de Ingeniera.

El generador de la Solicitud de Pedido, con la intervencin de la


correspondiente rea de Control de Gestin, incluye, como informacin
integrante de la Solicitud de Pedido, los siguientes datos:
Codificacin del material (cuando corresponda)
Descripcin detallada y cantidad del material o servicio
Costos previstos segn Presupuesto
Cuenta contable y elemento de imputacin (PEP, Operacin Grafo,
Centro de Costos)

4.2.2 Requisicin de Ingeniera (RI)


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Documento emitido por reas de Ingeniera en el que se incluye toda la


informacin y documentacin necesaria para especificar una compra o un
servicio.
Toda Requisicin de Ingeniera se emite como adjunto de una Solicitud de
Pedido. La Requisicin de Ingeniera es aprobada por el Gerente de
Proyecto/Servicio.

La Requisicin de Ingeniera contiene, como mnimo, la siguiente


informacin:
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Descripcin completa y cdigo (siempre que exista) del Producto a


adquirir o del alcance del Servicio requerido, indicando, si
corresponde, la marca o alternativa recomendada.
El tipo de embalaje que requiere el suministro.
Los requisitos tcnicos definidos con referencias a documentos tales
como cdigos, normas, reglamentos, procedimientos, instrucciones y
especificaciones, en su ltima revisin, que describan las
caractersticas de los productos o servicios requeridos.
Los requisitos para ensayos e inspecciones, pudiendo incluirse
eventualmente criterios de aceptacin/rechazo.
Detalle de la documentacin necesaria, tal como instrucciones,
procedimientos, especificaciones, protocolos para inspeccin y
ensayos, que el Proveedor o Subcontratista seleccionado, deba
preparar y presentar para su anlisis y aprobacin.
Los plazos para presentacin de los documentos mencionados en el
punto anterior y los previstos por Ingeniera, para la calificacin de los
mismos.
Detalle de los planos u otros documentos que el Proveedor o
Subcontratista seleccionado debe presentar para la definicin del
producto o servicio.
Medidas a tener en cuenta sobre productos o servicios con aspectos
ambientales identificados por el Area Ingeniera, referida al tipo de
sustancia, modo de transporte, almacenamiento, conservacin,
manipuleo y disposicin final de los residuos (envolturas, recipientes,
sobrantes).
Toda otra informacin que el emisor considere necesaria a los efectos
de tener en cuenta en el proceso de compra de productos o de
servicio para especificarla en forma inequvoca.

4.3 SELECCIN DE INVITADOS A COTIZAR

Una vez recibida la Solicitud de Pedido con sus adjuntos, el Responsable


de Abastecimiento asigna un Comprador para la ejecucin de la gestin.
El Comprador selecciona del Registro de Proveedores y Subcontratistas,
aquellos con calificacin de "Aceptable Cumple o Aceptable que
puedan efectuar el suministro o prestacin requerida, Vendor List del
Cliente, los que sugiera Ingeniera o la Gerencia del Proyecto/Servicio, los
que cotizaron en la etapa Comercial u otros nuevos que se desee
incorporar.

Si los productos o servicios requeridos son considerados crticos para la


Obra/Servicio, los Gerentes de Proyecto/Servicio solicitan o realizan una
verificacin de la calificacin, an cuando el Proveedor o Subcontratista
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est, en ese momento, evaluado y calificado como Aceptable o


Aceptable Cumple. Los Gerentes de Proyecto/Servicio y los
Responsables de Abastecimiento definen cuando un producto o Servicio
es crtico.

Cuando un Proveedor no est registrado y se desee solicitarle una


cotizacin utilizando el Sistema, se deber efectuar un alta provisoria en
el Sistema, que no lo habilita para que sea adjudicatario de una compra
de producto o servicio, sino simplemente permite emitir el correspondiente
Pedido de Cotizacin. Si, con posterioridad, se determina que el
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Proveedor puede resultar adjudicatario de una Orden de Compra o un


Aviso de Compra, deber entonces efectuarse la correspondiente
evaluacin conforme al Procedimiento SK.AB.02 (Evaluacin y
Calificacin de Proveedores y Subcontratistas) y el Alta como Proveedor
de acuerdo con el Procedimiento Administrativo vigente en cada Pas con
anterioridad a la adjudicacin.

Ante la eventualidad que, luego de la homologacin de las Ofertas tcnica


y comercial, la mejor resulte ser una Empresa no incluida en el Vendor
List del Cliente, Abastecimiento har conocer tal hecho al Gerente de
Proyecto/Servicio para que ste vea la posibilidad de habilitarla frente al
Cliente; habindose realizado previamente el Alta, Evaluacin y
Calificacin, de acuerdo con los Procedimientos de Skanska.

4.4 PEDIDO DE COTIZACIN

4.4.1 El Pedido de Cotizacin es el documento a travs del cual, una vez


seleccionados los posibles oferentes, que pueden ser los incluidos en el
Registro de Proveedores y Subcontratistas Evaluados, o bien otras
empresas que el Comprador considere apropiado convocar, el Comprador
los invita a presentar una Oferta por el suministro o prestacin requerida.
A este documento se le adjuntan las especificaciones del suministro o
prestacin, ms las condiciones comerciales.

Adems de lo indicado y segn el tipo de Compra a realizar, se adjunta


como mnimo la siguiente documentacin:

Provisiones:
Condiciones Generales
Condiciones Particulares
Cdigo de Conducta
Normas de aplicacin internas vigentes
Documentacin Tcnica (si corresponde)

Servicios:
Alcance del suministro
Lista de conceptos para cotizacin de Precios Unitarios (si
corresponde)
Clusulas Generales y/o Particulares
Procedimiento SK.CSMA.17
Especificaciones de CSMA propias del Servicio a ser prestado
Formulario Visita por Pedido de Cotizacin (FO.SK.AB.01.13)
Cdigo de Conducta
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Normas de aplicacin internas vigentes


Documentacin tcnica (si corresponde)

El Comprador conserva una copia de estos documentos sellada y firmada


por un funcionario autorizado del Proveedor/Subcontratista.

A ttulo de ejemplo, se adjuntan slo como modelo, los siguientes


documentos como gua para la confeccin de Condiciones generales o
particulares. Cada Pas deber redactar las propias teniendo en cuenta
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las particularidades propias del Pas y del producto o servicio de que se


trate:

An.SK.AB.01.01-Rev0_Clusulas grles para SCT - DEL LA OFERTA


An.SK.AB.01.02-Rev4_Clusulas generales para Subcontratos
An.SK.AB.01.03-Rev0_Clusulas Particulares Subcontratos
Fo.SK.AB.01.09-Rev0_Clusulas Particulares Provisiones

A los Pedidos de Cotizacin se les asigna un nmero, o bien se los


identifica con la descripcin del objeto del Pedido.

El Comprador conserva copia de los Pedidos de Cotizacin y constancia


escrita de la recepcin, que procura conseguir.

En los Pedidos de Cotizacin se aclara a los Oferentes que el hecho de


realizar el Pedido de Cotizacin y recibir la Oferta no obliga a Skanska LA
a comprar en forma total o parcial los bienes o servicios ofertados.

4.4.2 Registro de invitados a cotizar

Por cada Pedido de Cotizacin, el Comprador mantiene un registro de las


empresas a las que se ha invitado a presentar su oferta. Dicho registro se
completa en el momento de ser enviado el Pedido de Cotizacin a los
oferentes.

4.4.3 Niveles econmicos para la determinacin de la metodologa de


emisin de Pedidos de Cotizacin y Recepcin de Ofertas

El Comprador emite los correspondientes Pedidos de Cotizacin, dando


en el mismo, instrucciones a los oferentes, sobre las formalidades que
deben cumplir para la presentacin de sus ofertas. Todos los montos
indicados a continuacin son sin I.V.A. o impuesto equivalente en cada
pas.

4.4.3.1 Categoras de Suministros o Servicios para UO de Argentina y Brasil

Categora D Monto menor o igual a US$ 1,000


El Comprador est autorizado a requerir las ofertas en la forma que
considere ms efectiva (incluso en forma telefnica), solicitando a los
Proveedores precios de los productos o servicios que se requieren.
El responsable de la compra, sin otra exigencia, deber dejar evidencia
escrita en el Legajo de Compra de la gestin y especficamente:
Proveedores consultados

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Precio que han ofertado

Categora C Monto mayor a US$ 1,000 y menor o igual a US$


2,500
El Comprador est autorizado a requerir las ofertas en forma telefnica,
solicitando a los Proveedores que presenten sus ofertas en forma escrita,
por medios fsicos o electrnicos. En caso que los Proveedores incumplan
con el envo de la documentacin que respalda la oferta, el responsable
de la compra deber dejar constancia escrita de las condiciones de la
oferta, a saber:
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Proveedores consultados
Precio que han ofertado
Plazo, condiciones de pago y otras caractersticas de la operacin que
a criterio del Comprador deban ser registradas

Los antecedentes y registro correspondientes deben ser archivados por el


Comprador en el Legajo de Compras correspondiente.

Categora B Monto mayor a US$ 2,500 y menor o igual a US$


50,000
Se emite el correspondiente Pedido de Cotizacin, invitando a cotizar a
una cantidad de oferentes tendiente a recibir un mnimo de tres (3)
ofertas.

En el Pedido de Cotizacin se indica que las ofertas deben ser


entregadas por escrito y firmadas, pudiendo entregarse en sobre abierto o
por medios electrnicos.

Categora A Monto mayor a US$ 50,000


Se emite el correspondiente Pedido de Cotizacin, invitando a cotizar a
una cantidad de oferentes tendiente a recibir un mnimo de tres (3)
ofertas. stos debern entregar sus cotizaciones en Sobre Cerrado.

Los Pedidos de Cotizacin dentro de esta categora incluyen las


siguientes instrucciones a los oferentes:

Sitio de presentacin de las ofertas y sector receptor


Fecha y hora en que, como lmite superior, las ofertas deben ser
presentadas
Las ofertas deben ser presentadas en Sobre Cerrado, en el que el
Oferente debe indicar el nmero de Pedido de Cotizacin
El sobre debe ser oficial del Proveedor/Subcontratista o bien contar
con la indicacin de su Razn Social.

4.4.3.2. Categoras de Suministros o Servicios para UO de Chile, Per y


Venezuela

Con el cumplimiento de requisitos descriptos en el Punto anterior, estos


pases tienen la siguiente correspondencia de categora valor:

Categora D: Monto menor o igual a US$ 1,000


Categora C: Monto mayor a US$ 1,000 y menor o igual a
US$ 2,500
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Categora B: Monto mayor a US$ 2,500 y menor o igual a


US$ 20,000
Categora A: Monto mayor a US$ 20,000

Para Proyectos individuales de E&C u O&M cuyo valor de venta sea


mayor o igual a US$ 50,000,000 (sin I.V.A. o impuesto equivalente),
aplicar la Categora A correspondiente a Monto mayor a US$ 50,000,
requirindose la aplicacin de todos los requisitos establecidos para esta
Categora.
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4.4.3.3 Categoras de Suministros o Servicios para otras UO.

Con el cumplimiento de requisitos descriptos en el Punto 4.4.3.1., otras


UO tienen la siguiente correspondencia de Categora valor:

Categora D: Monto menor o igual a US$ 1,000


Categora C: Monto mayor a US$ 1,000 y menor o igual a
US$ 2,500
Categora B: Monto mayor a US$ 2,500 y menor o igual a
US$ 10,000
Categora A: Monto mayor a US$ 10,000

Para Proyectos individuales de E&C u O&M cuyo valor de venta sea


mayor o igual a US$ 50,000,000 (sin I.V.A. o impuesto equivalente),
aplicar la Categora A correspondiente a Monto mayor a US$ 50,000,
requirindose la aplicacin de todos los requisitos establecidos para esta
Categora.

4.4.3.4 Otras consideraciones

En los casos de Proveedores y/o Subcontratistas cuya sede de emisin


de ofertas se encuentre a una distancia mayor o igual a 300 km del sitio
donde la oferta debe ser presentada, el Comprador podr autorizar a este
Proveedor/Subcontratista a realizar la presentacin de la oferta en otra de
las bases de Skanska cercana a las oficinas del Oferente, con indicacin
en el sobre del nombre del Comprador que solicit la Oferta, quien deber
arbitrar los medios para lograr recibir la Oferta as entregada. El
Comprador tambin podr autorizar el envo por e-mail de su oferta, bajo
las siguientes condiciones:

El Proveedor/Subcontratista informar al Comprador su opcin por


esta metodologa.
El Comprador le indicar la direccin de e-mail del Responsable de
Abastecimiento (o quien l designe) y/o de una casilla habilitada para
tal fin, a la que deber remitir la Oferta debidamente firmada, en un
documento .pdf.
Que la Oferta sea completa e incluya la parte tcnica permitiendo as
su correcto anlisis.
Cuando la totalidad de los sobres (sin abrir) y los que se hayan
excusado de cotizar estn en poder del Comprador, ste le informar
al Oferente que puede enviar su Oferta por e-mail.
El Comprador procede a la apertura de las ofertas, de acuerdo a lo
indicado en el presente Procedimiento, una vez que obre en su poder
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la totalidad de las Ofertas en sobre cerrado, las recibidas por e-mail y


las desestimaciones de cotizar.
El Proveedor/Subcontratista que tom la alternativa del envo por e-
mail tambin deber entregar la oferta original en sobre cerrado.
El Comprador deja constancia de lo actuado en el Acta de Apertura.

En todos los casos que corresponda, el Comprador indica en el Pedido de


Cotizacin que el Proveedor/Subcontratista deber entregar una oferta
comercial y otra oferta tcnica (sin precios), ambas dentro del mismo
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sobre o bien en sobres distintos en los que se identifique debidamente


cul incluye la Oferta comercial y cual la tcnica.

Los Pedidos de Cotizacin a Proveedores del exterior se rigen por lo


establecido en el Procedimiento SK.AB.03.

En todos los casos, el Comprador deja evidencia escrita del envo del
Pedido de Cotizacin a las empresas a las que se les ha enviado el
mismo.

4.4.4 Invitacin a cotizar a empresas incluidas en vendor lists de


Clientes, o sugeridos por Ingeniera o la Gerencia de
Proyecto/Servicio

Entre las empresas que son invitadas a cotizar, el Comprador incluye


aquellas que figuran, para el correspondiente rubro, en los eventuales
vendor list suministrados por los Clientes o aquellas sugeridas por
Ingeniera o la Gerencia de Proyecto/Servicio.

No se emiten rdenes de Compra, Contratos o Avisos de Compra sin


haber cumplido con estas empresas el proceso de Evaluacin y
Calificacin segn el Procedimiento SK.AB.02 y el de Alta de Proveedores
segn el Procedimiento vigente en cada pas y siempre que, como
conclusin de estos Procesos, la empresa quede habilitada como
Proveedor o Subcontratista de Skanska LA.

4.4.5 Comunicaciones con los oferentes posteriores a la fecha de emisin


de Pedidos de Cotizacin

Si con posterioridad a la fecha de emisin del Pedido de Cotizacin,


existe alguna nueva Revisin de documentos, alguna necesidad de
aclaracin de algn aspecto incluido, o una postergacin en la fecha lmite
de presentacin de las ofertas, se comunica tal hecho a todos los
invitados a presentar cotizacin. El comprador se ocupa de asegurar en
todo momento que todos los invitados a presentar una cotizacin cuentan
con la misma informacin que haya emitido Skanska LA para el mismo
Pedido de Cotizacin. El Comprador conserva una constancia de envo de
las comunicaciones y trata de obtener la constancia de recepcin.

4.4.6 Pedidos de Cotizacin requeridos durante la etapa de


presupuestacin de SKANSKA a sus Clientes

En los casos en que se emiten Pedidos de Cotizacin a los efectos de


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obtener ofertas para ser consideradas por Skanska LA en la preparacin


de sus propias ofertas a sus Clientes, se le informa a los invitados que el
Pedido de Cotizacin tiene ese fin.

En caso que, durante la etapa de preparacin de sus ofertas, Skanska LA


establezca la necesidad de formalizar acuerdos con potenciales
proveedores y/o subcontratistas (Acuerdo Prelicitatorio), a los efectos de
que sus ofertas sean formalmente consideradas en caso que a Skanksa
LA se le adjudiquen los trabajos, la metodologa que se aplica para la
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emisin del Pedido de Cotizacin, recepcin y apertura de ofertas es la


que corresponde a la Categora A.

La formalizacin de este tipo de Acuerdos es autorizada segn los niveles


de autorizacin de movimientos econmicos (Procedimiento SK.FA.11) y
de acuerdo con el Alcance del Poder otorgado por Skanska LA al
autorizante. Para la formalizacin de este tipo de Acuerdos se requiere la
intervencin de las reas de Legales, de Impuestos y si corresponde, de
Ingeniera para el asesoramiento de las reas de Abastecimiento en
cuanto a las formalidades a cumplir para la emisin del Pedido de
Cotizacin y la formalizacin del acuerdo, en cuya elaboracin tambin
interviene el Gerente de Propuesta.

Este tipo de Acuerdos se formalizan nicamente con Proveedores y/o


Subcontratistas que, al momento de ser invitados a cotizar ya se
encuentren dados de alta como Proveedor/Subcontratista de acuerdo con
el Procedimiento vigente en cada pas y en condiciones de suministrar
bienes o servicios de acuerdo con el Procedimiento SK.AB.02.

En caso de ser Skanska LA el adjudicatario de los trabajos, con


anterioridad a la emisin de la Orden de Compra, Aviso de Compra o
Contrato que surja como consecuencia del Acuerdo Prelicitatorio, se
realiza la correspondiente revisin del Acuerdo Prelicitatorio a los efectos
de asegurar que la adjudicacin definitiva es realizada conforme a los
requerimientos del Proyecto o Servicio en ejecucin.

4.4.7 Visita de Oferentes al sitio de los trabajos

Si la Solicitud de Pedido o sus documentos adjuntos, o bien, el


Comprador, establecen la necesidad de que los oferentes realicen una
visita al sitio donde se realizarn los trabajos por los que se emiti el
Pedido de Cotizacin, el Comprador indica esta necesidad en el Pedido
de Cotizacin, donde adicionalmente establece el Procedimiento
autorizado por el Gerente de Proyecto/Servicio- que se seguir para la
realizacin de tal visita, incluyendo su objeto y alcance.

El Gerente de Proyecto/Servicio designa el personal que recibir a los


visitantes. El receptor de los visitantes le entrega al visitante la constancia
firmada de haber asistido a la visita (Formulario Fo.SK.AB.01.13-
Rev1_Visita por Pedido de Cotizacin). El oferente debe incluir en su
oferta dicho formulario firmado.

En caso que, no habiendo sido la visita propuesta por Skanska LA, alguno
SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

de los oferentes manifieste su inters en realizarla, la misma ser


autorizada por el Gerente de Proyecto/Servicio, y en caso de aceptarla, se
le dar igual posibilidad al resto de los oferentes invitados a cotizar.

4.5 RECEPCIN DE OFERTAS

Las ofertas son entregadas o enviadas por los oferentes de acuerdo con
lo indicado en el Pedido de Cotizacin.
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En el momento de la recepcin, las ofertas son identificadas por el


receptor de acuerdo con el siguiente detalle:

Ofertas recibidas por fax o sobre abierto


El receptor sella la oferta recibida con indicacin de la fecha de recepcin
y la identifica.

Ofertas recibidas por sobre cerrado


El receptor sella el sobre, sin abrirlo, con indicacin de la fecha de
recepcin y lo identifica.

Ofertas recibidas por e-mail


El receptor imprime el e-mail donde figura la direccin de e-mail del
remitente y del receptor y sus adjuntos, sellando e identificando tales
documentos.

En los casos en que alguna de las ofertas hubiese debido ser recibida en
sobre cerrado, pero se recibe por un medio que revela su contenido, se
rechaza. Cuando se considere absolutamente necesario aceptar su
recepcin, la misma es sellada e identificada por el receptor, indicando el
modo de recepcin de la misma. La ocurrencia de una situacin de esta
naturaleza se indica en la correspondiente Acta de Apertura. La
aceptacin de ofertas recibidas de esta manera es exclusiva
responsabilidad del Responsable de Abastecimiento Pas y del Gerente
de Proyecto/Servicio en forma conjunta y solo se realiza en casos
excepcionales.

El Comprador conserva en custodia, en un sitio preestablecido, las ofertas


recibidas hasta el momento en que se recibe el total de las ofertas
requeridas para un mismo Pedido de Cotizacin.

4.6 APERTURA DE OFERTAS

El acto de apertura de ofertas consiste en la apertura simultnea de los


sobres cerrados en el que estn introducidas las ofertas recibidas. Este
acto se realiza exclusivamente para aquellos Pedidos de Cotizacin para
los que se ha solicitado la presentacin de las ofertas en sobre cerrado.

En el acto de apertura de ofertas se cumplen las siguientes formalidades:

La apertura de sobres conteniendo las ofertas recibidas es


simultnea y se realiza con la presencia de por lo menos dos (2)
empleados de Skanska LA (cuando sea posible, participa personal
SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

de distintos sectores de la compaa):


En los Proyectos/Servicios, la apertura la efectan el
Comprador asignado y el Responsable de Administracin del
Proyecto/Servicio, o quien ste ltimo designe dentro de su
rea.
En las sedes de Abastecimiento de Pas o rea de Negocios,
la apertura la efectan el Comprador asignado y el
Responsable de Abastecimiento Pas o rea de Negocios.
Los sobres son abiertos prolijamente y se conservan en el legajo de
la compra.
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Las ofertas y sus copias se sellan durante el acto de apertura, con


un sello fechador que indica la palabra APERTURA y la fecha del
da del acto.
Las ofertas y sus copias son identificadas por los participantes del
acto de apertura.
Durante el acto de apertura se elabora el Acta de Apertura, que es
sellada con el mismo sello indicador de fecha con el que se sellan
las ofertas y sus copias, y es firmada por los participantes del acto.
En el Acta de Apertura tambin se indican aquellas empresas que
no han cotizado o que se han excusado, as como las ofertas que se
han recibido por e-mail o fax.

Las ofertas recibidas con posterioridad al acto de apertura no son


consideradas en la Licitacin, salvo que por razones de necesidad el
Gerente de Proyecto o Servicio o el Gerente de Abastecimiento
consideren importante su validez e inclusin, dejando constancia escrita
de los fundamentos que llevaron a tomar esa decisin.

4.7 EVALUACIN DE OFERTAS

4.7.1 Evaluacin Tcnica

El Comprador remite, siempre que se requiera anlisis tcnico, las


Especificaciones Tcnicas de las Ofertas recibidas al Responsable de
Ingeniera, quien analiza la documentacin; aprueba, observa o rechaza
las que no cumplen con los requerimientos tcnicos y emite un informe
escrito, que firma y enva al Comprador.

Si el Informe Tcnico indica observaciones o rechazos por diferencias o


faltantes, el Comprador le informa al Proveedor las conclusiones del
mismo que correspondan a su Oferta, a efectos de que se consideren en
la cotizacin original. Las diferencias o faltantes no se pueden valorizar
por parte del personal de Skanska LA o indicar precios de los mismos, de
los otros oferentes.

Una vez recibidas las ofertas modificadas, el Comprador remite las


nuevas ofertas tcnicas revisionadas al Responsable de Ingeniera que
aprueba las que cumplen con los requerimientos tcnicos y enva al
Comprador su informe firmado.

El comprador se asegura de que la documentacin remitida a las reas


tcnicas no indica precios y/o montos.
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4.7.2 Evaluacin global

El comprador realiza la evaluacin global de las ofertas, que incluye


aspectos econmicos, financieros, de entrega, de calidad, etc. que le
permitan proponer una adjudicacin que cumpla integralmente con los
requisitos establecidos en la Solicitud de Pedido y su documentacin
adjunta.
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La evaluacin de todas las ofertas se plasma en la Comparativa de


Ofertas, que cumple con la condicin de mostrar ofertas comparables y
homologadas, y contiene, como mnimo lo siguiente:

Clara descripcin del Producto o Servicio.


Razn Social de los Proveedores/Subcontratistas a quienes se invit a
cotizar, an cuando no hayan presentado su oferta (en este ltimo
caso, la indicacin se efecta en el campo Observaciones de la
Comparativa o en el Resumen de Proceso de Adjudicacin).
Ecualizacin tcnica, con el apoyo de Ingeniera o mediante pruebas
de rendimiento debidamente homologadas.
En caso de no haber sido incluidos, los costos de entrega, transporte a
Obra/Servicio, embalaje, marcacin, inspeccin y ensayos.
Para las compras de importacin, las condiciones del precio y de
transferencia de responsabilidad (INCOTERMS), y la estimacin de los
costos a incurrir a los efectos de nacionalizar el producto a comprar.
Condiciones de pago: Anticipos, saldos, etc. Eventuales ofertas de
financiacin.
Ecualizacin financiera (VAN-Valor Actual Neto; cuando corresponda).
Condiciones de entrega.
Seguros de transporte.
Para servicios, si no estuvieran incluidos, los gastos de movilizacin,
desmovilizacin e instalaciones temporarias o todo otro gasto
requerido por el oferente a cargo de Skanska LA.
Fecha de apertura de ofertas.
Descuentos por bonificacin y/o condiciones de pago.
Validez de cada oferta.
Todo otro aspecto que permita determinar la Compra o contratacin
ptima.
Fecha de emisin y de autorizacin de los intervinientes.
Moneda utilizada en cada oferta y el tipo de cambio utilizado a efectos
comparativos en caso de ofertas expresadas en diferentes monedas.
Garantas y Fianzas incluidas en las ofertas. Se indica a cargo de
quin quedan sus costos y obtencin.
Los precios y montos volcados a la comparativa no deben incluir el
IVA (o impuesto equivalente en cada pas). Las ofertas que no
expresan si este impuesto est incluido en los precios y/o montos
deben ser aclaradas por escrito por el Proveedor.
Justificaciones correspondientes en caso de no adjudicar de acuerdo
con el ptimo econmico y financiero.

Indicadores de Gestin
SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

En la Comparativa de Ofertas, el Comprador muestra el coeficiente K de


Obra (Ko), que se define de la siguiente manera:

Ko = Monto de Adjudicacin / (dividido) Monto presupuestado actualizado


en la Solicitud de Pedido.

Se mantiene la precaucin de comparar montos equivalentes, en los


casos en que una Solicitud de Pedido de lugar a la emisin de varias
Ordenes de Compra o Avisos de Compra a distintas Empresas.
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El Comprador, el Responsable de Abastecimiento y los responsables de


la autorizacin de las rdenes de Compra o Avisos de Compra (de
acuerdo con los niveles de autorizacin) firman la Comparativa de
Ofertas en el campo correspondiente. Esta firma puede ser reemplazada
por una aceptacin manifestada por e-mail en el caso de autorizantes
remotos.

4.8 NEGOCIACIN

Con la aprobacin tcnica y la Comparativa de Ofertas, se inician las


negociaciones correspondientes y, de ser necesario, se emite una nueva
Revisin de Comparativa, complementaria de la anterior, con las
condiciones definitivas convenidas con los Proveedores/Subcontratistas,
pudindose emitir las Revisiones que sean necesarias de acuerdo con el
avance de las negociaciones.

Salvo expresa autorizacin del Country Manager o el Gerente de


Proyecto/Servicio, el Responsable de Abastecimiento y/o el Comprador
no pueden negociar con Proveedores/Subcontratistas que hayan cotizado
un monto superior al 15% del monto de la oferta ganadora, cuyo anlisis
tcnico resulte con carcter de Cumple, ni con aqullos que no cumplen
con algn otro aspecto requerido que haga inviable que resulten
adjudicatarios.

Las negociaciones quedan evidenciadas por el Proveedor a travs de


Mail, Fax, cartas, etc.

El Comprador expresa en el campo Observaciones de la Comparativa


aquellos aspectos del proceso de negociacin que considere importante
registrar, as como los fundamentos de su recomendacin de
Adjudicacin. En caso que el espacio disponible en dicho campo
Observaciones no sea suficiente para lo que se desea expresar, el
Comprador elabora el Resumen de Proceso de Adjudicacin y se
archiva en el Legajo de Compra y se le presenta, para la firma, a los
autorizantes de la adjudicacin.

4.9 ADJUDICACIN Y EMISIN DE LA ORDEN DE COMPRA O AVISO DE


COMPRA

Las compras o contrataciones se adjudican exclusivamente a aquellos


Proveedores o Subcontratistas que previamente hayan sido dados de Alta
en los registros de la compaa de acuerdo con el Procedimiento
Administrativo vigente en cada Pas para el alta de
SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

Proveedores/Subcontratistas, y en condiciones de aceptacin de acuerdo


con el Procedimiento SK.AB.02.

Con anterioridad a la negociacin final y a la adjudicacin, el comprador


se asegura de contar con la revisin de la Requisicin de Ingeniera y/o
especificaciones tcnicas en su revisin Apto para compra o Apto para
construccin, y hace referencia a este documento y revisin en la Orden
de Compra o Aviso de Compra como documento que forma parte
integrante de la Orden de Compra o Aviso de Compra.
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El comprador emite la correspondiente Orden de Compra o Aviso de


Compra y sus adjuntos de acuerdo con las decisiones tomadas para la
adjudicacin.

El comprador prepara el legajo de la compra, que incluye, como mnimo,


la siguiente documentacin:

Solicitud de Pedido
Requisicin de Ingeniera y/o especificaciones, en la Revisin recibida
junto con la Solicitud de Pedido, las revisiones sufridas durante el
proceso de negociacin y la revisin Apto para compra o Apto para
construccin.
Documento donde se indican las empresas que han sido invitadas a
cotizar.
Copia de los Pedidos de Cotizacin. En caso de haberse enviado por
e-mail, se imprimen los e-mails enviados, donde figure la direccin de
e-mail del receptor, y los archivos adjuntos. Cuando los Pedidos de
Cotizacin se envan a travs de un servicio de mensajera, o se
entregan en mano, se deber tener la constancia de recepcin por
parte de la empresa invitada.
Acta de Apertura.
Ofertas recibidas y sus adjuntos comerciales u otros que
correspondan.
Si corresponde, el Formulario Visita por Pedido de Cotizacin.
Sobres donde se encontraban las ofertas al momento de la apertura.
Toda la documentacin intercambiada con los
Proveedores/Subcontratistas durante el proceso de negociacin.
Toda la documentacin intercambiada (an la intercambiada por e-
mail) con otros sectores de Skanska que tengan relacin con la
adjudicacin.
Comparativa.
Resumen de Proceso de Adjudicacin (en caso de haberse emitido).
Orden de Compra o Aviso de Compra en versin BORRADOR
(Documento Interno de Skanska LA) firmadas.
Constancia de recepcin por parte del Proveedor/Subcontratista de la
Orden de Compra o Aviso de Compra y sus adjuntos (cuando
corresponda).

El Comprador emite la correspondiente Orden de Compra o Aviso de


Compra en Borrador, que es para USO INTERNO DE SKANSKA LA, la
que es firmada siendo autorizada electrnicamente de acuerdo a los
niveles de autorizacin establecidos en el Procedimiento SK.FA.11.
SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

Una vez completado el proceso electrnico de autorizacin, se imprime la


versin original para el Proveedor o Subcontratista.

Las Ordenes de Compra o Avisos de Compra se confeccionan en el


Sistema de Compras vigente en cada lugar/pas, con la claridad
necesaria, de modo que no haya dudas respecto al alcance del suministro
o servicio requerido, evitando posteriores adicionales y todo reclamo que
pueda ocasionar un perjuicio para Skanska LA.
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En los casos de Proveedores/Subcontratistas que a su vez compren o


contraten en forma total o parcial el suministro solicitado, el Comprador
debe requerir el envo de una Nota firmada, donde indique aqullas
Empresas. Con sta informacin, se verifica si las mismas se encuentran
o no evaluadas y habilitadas por Skanska LA, procediendo segn
corresponda. Este proceso de validacin se realiza con anterioridad a la
decisin de adjudicacin y correspondiente emisin de la Orden de
Compra o Aviso de Compra.

Est prohibida la subdivisin de una compra o contratacin, surgidas a


partir de una misma Solicitud de Pedido, en distintas rdenes de Compra,
Avisos de Compra o Contratos con el fin de evitar niveles de autorizacin
superiores o de alterar el cumplimiento de los procesos establecidos en
los Procedimientos del Sistema Integrado de Gestin de Skanska LA.

Nota de Adjudicacin
Una vez decidida una compra, si la Orden de Compra o el Aviso de
Compra no puede emitirse de inmediato, y nicamente en casos
excepcionales para evitar demoras en el cumplimiento de plazos, el
Comprador puede enviar por Fax e-mail al Proveedor o Subcontratista
seleccionado, la Nota de Adjudicacin donde se detallan las condiciones
que posteriormente formarn parte de la Orden de Compra o Aviso de
Compra. Para emitir la Nota de Adjudicacin, el Comprador cuenta con
la autorizacin de los responsables de los niveles de autorizacin que
correspondan a la Orden de Compra o Aviso de Compra a ser emitida. Se
adjunta un modelo de Nota de Adjudicacin que se utiliza como base y
al que se agregan otras condiciones que se requieran.

4.10 INTERVENCIONES

El Comprador entrega el legajo, junto con la Comparativa de Ofertas


firmada al responsable de Administracin de referencia (Responsable de
Administracin del Pas o del Proyecto/Servicio), quien verifica que el
legajo incluya los documentos y elementos mencionados en 4.9
ADJUDICACIN Y EMISIN DE LA ORDEN DE COMPRA O AVISO DE
COMPRA y que la gestin de emisin de Pedidos de Cotizacin y
recepcin y apertura de ofertas se haya realizado de acuerdo con lo
establecido en el presente Procedimiento. En caso que detecte algn
desvo, lo indica en la Comparativa de Ofertas, documento que en todos
los casos firma, dejando constancia de su intervencin.

El Comprador solicita, cuando corresponda, una constancia de recepcin


SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

de la Orden de Compra o Aviso de Compra y sus adjuntos por parte del


Proveedor/Subcontratista, que se archiva en el Legajo de Compras. Esta
constancia puede omitirse en los casos en que la Orden de Compra o
Aviso de Compra se enve al Proveedor/Subcontratista por e-mail. Los
envos por e-mail de rdenes de Compra o Avisos de Compra se realizan
exclusivamente con documentos en .pdf o escaneando la impresin
ORIGINAL de la Orden de Compra o Aviso de Compra.

4.11 CONDICIONES Y CLUSULAS


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A las rdenes de Compra o Avisos de Compra se les adjuntan las


Condiciones Particulares y Generales definidas en cada Pas adecuadas
para productos o servicios. Estos documentos forman parte de la Orden
de Compra o Aviso de Compra.

A ttulo de ejemplo, se adjuntan slo como modelo, los siguientes


documentos como gua para la confeccin de Condiciones generales o
particulares. Cada Pas deber redactar las propias teniendo en cuenta
las particularidades propias del Pas y del producto o servicio de que se
trate:

An.SK.AB.01.01-Rev0_Clusulas grles para SCT - DEL LA OFERTA


An.SK.AB.01.02-Rev4_Clusulas generales para Subcontratos
An.SK.AB.01.03-Rev0_Clusulas Particulares Subcontratos
Fo.SK.AB.01.09-Rev0_Clusulas Particulares Provisiones

CDIGO DE CONDUCTA DE SKANSKA

Este documento se entrega a los Proveedores y Subcontratistas en el


momento en que son registrados con tal carcter dentro del Registro de
Proveedores de Skanska LA. Se conserva evidencia de la recepcin que
el Proveedor/Subcontratista haga de este documento, misma que se
archiva junto con el legajo de Evaluacin del Proveedor o del
Subcontratista, segn corresponda.

En el caso de Proveedores que no requieran de una evaluacin, la


entrega del Cdigo de Conducta queda a cargo del emisor de la Orden de
Compra o Aviso de Compra, y la constancia de recepcin la archiva en el
legajo correspondiente a la compra.

El Cdigo de Conducta forma parte integrante de todas las rdenes de


Compra o Avisos de Compra, y as se indica en el texto de los mismos.

4.12 MODIFICACIN DE RDENES DE COMPRA O AVISOS DE COMPRA

Las modificaciones que se efecten sobre rdenes de Compra o Avisos


de Compra ya emitidas, son autorizadas por los mismos niveles de
autorizacin que intervinieron en la autorizacin de la Orden de Compra o
Aviso de Compra original. En los casos en que se modifica la cantidad
y/o el precio unitario, de modo tal que el nuevo monto que resulta por
agregacin al original implica un nuevo nivel de autorizacin, la
autorizacin es realizada por el nuevo nivel.
SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

4.13 COMPRAS SIN EMISIN DE ORDEN DE COMPRA O AVISO DE


COMPRA (Factura Conformada)

Pueden realizarse compras de productos sin emitir la correspondiente


Orden de Compra o Aviso de Compra, autorizndola a travs de la firma
de la factura, en los nicos casos en que se cumplen las siguientes
condiciones en forma simultnea:

El monto de la compra es menor o igual a US$ 2,500 + I.V.A (o


impuesto equivalente en cada pas).
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Se trate de productos Standard que no requieren una especificacin


ms detallada que la descripcin y/o nmero de parte que se indique
en la factura.
No se requiere, de acuerdo con el criterio de la persona que autoriza la
factura, acordar condiciones de compra que deban ser fijadas en una
Orden de Compra o Aviso de Compra.
No requiere seguimiento.
No se trata de una empresa unipersonal (ver 4.18 SERVICIOS DE
EMPRESAS UNIPERSONALES).

Est prohibido fragmentar una compra de monto superior a US$ 2,500 +


I.V.A. (o impuesto equivalente en cada pas) en distintas facturas de modo
tal que se busque forzar la aplicacin del presente procedimiento para
compras por montos inferiores a US$ 2,500 + I.V.A. (o impuesto
equivalente en cada pas).

Las condiciones de compra deben figurar en la Oferta del Proveedor y en


la Factura.

Quedan exceptuadas del lmite de US$ 2,500 + I.V.A. (o impuesto


equivalente en cada pas) las facturas correspondientes a los siguientes
conceptos, que podrn pagarse a travs del mecanismo de factura
conformada:

Factura por servicio de telefona fija y/o mvil


Factura por servicio de suministro de energa elctrica y otras
similares (gas, agua, etc.)
Facturas por servicios municipales (ej: tasas de alumbrado)
Otras de similares caractersticas

4.14 COMPRAS POR ACUERDO MARCO

Definicin de Familia de Productos/Servicios:

Familia de Productos/Servicios es un agrupamiento de productos o


servicios que son adquiridos para las operaciones de Skanska LA. El
agrupamiento se realiza de acuerdo con un criterio que asigne al grupo de
productos o servicios una porcin homognea del mercado proveedor.

Definicin de Acuerdo Marco:

Acuerdo Marco es un proceso de abastecimiento establecido con una


determinada Empresa, que permite el suministro a Skanska LA de ciertos
SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

productos o servicios incluidos en una Familia de Productos/Servicios


durante un perodo de tiempo determinado y segn determinadas
condiciones.

Los Acuerdos Marco son autorizados por los responsables de


Abastecimiento de cada Pas rea de Negocio, sometidos a los Niveles
de Autorizacin correspondientes segn SK.FA.11 y utilizados por las
sedes, Proyectos, Servicios, etc. de acuerdo con las necesidades
operativas.
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Los procesos de Pedido de Cotizacin, recepcin y apertura de ofertas


para Acuerdos Marco son los mismos que en este Procedimiento se
establecen para la Categora A (ver 4.4.3).

El Responsable de Abastecimiento determina los Acuerdo Marco que


sern establecidos de acuerdo con los siguientes criterios:

Productos:

El responsable de Abastecimiento establece cuales son las Familias de


productos que cumplen con las condiciones para que una parte de los
productos que la conforman sean comprados a travs de un Acuerdo
Marco. Definidas las Familias, selecciona los tems a comprar por
Acuerdo Marco de acuerdo con el siguiente criterio:
Son productos cuya especificacin queda establecida a travs de su
descripcin y/o nmero de parte de un fabricante.
Son productos cuyo precio unitario es menor o igual a US$ 2500 +
I.V.A. (o impuesto equivalente en cada pas) o que, teniendo un precio
unitario mayor, su compra es repetitiva o frecuente.

Servicios:

La modalidad de Acuerdo Marco para servicios es utilizada nicamente


para servicios internos que se requieren en las facilidades permanentes
que ocupa Skanska LA o para servicios que pueden requerir distintos
Proyectos o Servicios en forma simultnea en distintos sitios y brindados
por un mismo prestador (ejemplo: telefona celular o renta o leasing de
fotocopiadoras).

La vigencia de los Acuerdos Marco es como mnimo de un (1) ao. Con la


antelacin a la fecha de vencimiento adecuada, el Responsable de
Abastecimiento, emite el Pedido de Cotizacin correspondiente al
Acuerdo Marco del ao siguiente para una misma Familia.

El Responsable de Abastecimiento tiene la posibilidad de renovar


directamente el Acuerdo Marco con el mismo Proveedor en tanto y en
cuanto se asegure el mantenimiento de las mejores condiciones de
suministro o prestacin de servicio que respaldaron el Acuerdo Marco
original. Para esto es condicin necesaria el relevamiento de precios en el
mercado como respaldo de la renovacin automtica, debiendo el
Responsable de Abastecimiento conservar evidencias objetivas
documentales del relevamiento de mercado efectuado.
SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

Toda compra excepcional por Acuerdo Marco se comunica al


Responsable de Abastecimiento Pas para que considere la posibilidad de
renegociar precios por grandes cantidades y/o pedir precios a otros
Proveedores. Se considera compra excepcional la que excede las
cantidades que normalmente se compran y/o las que exceden los US$
20,000 + I.V.A. (o impuesto equivalente en cada pas) por rubro.

Cuando un determinado tipo de producto est incluido en un Acuerdo


Marco, deber respetarse la compra utilizando el mismo, salvo para las
siguientes excepciones:
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El producto se requiere con urgencia y el Proveedor del Acuerdo


Marco no puede satisfacer la demanda.
El producto, de igual calidad, es obtenido en la zona de compra a
menor precio (en este caso, el Responsable de Compras del rea
deber informar de inmediato al Responsable de Abastecimiento que
lo estableci esta situacin).
Que, por exigencia del Cliente, deba reemplazarse el producto incluido
en el Acuerdo Marco por otro de caractersticas equivalentes.

4.15 COMPRAS POR CUENTA Y ORDEN DEL CLIENTE

Existen ocasiones en que un Cliente solicita a Skanska LA que realice


compras en su nombre, fijndose el alcance de dicho servicio y la
asignacin de responsabilidades de ambas partes.

Toda vez que un Cliente solicita un servicio de esta naturaleza, se toma


como base el presente Procedimiento, sus adjuntos y el Procedimiento
del Cliente considerando que ninguna de sus consideraciones debe
oponerse a las Polticas y Normas Internacionales bajo las cuales
Skanska LA desarrolla sus actividades. De ser necesario, se emite un
Procedimiento Particular.

En caso de requerirse de un Procedimiento Particular y/o de Clusulas en


las rdenes de Compra o Avisos de Compra distintas de las
habitualmente incluidas por Skanska LA, en su confeccin intervienen el
Responsable de Abastecimiento Pas y el Gerente de Proyecto/Servicio,
quienes requieren la intervencin de las reas de Skanska LA que
correspondan, como Legales, Impuestos, etc..

4.16 COMPRAS POR UNA UTE O UN CONSORCIO

Se adopta un criterio equivalente al descripto en 4.15 COMPRAS POR


CUENTA Y ORDEN DEL CLIENTE, considerando en este caso que el
Cliente es el o los Socios.

4.17 COMPRA DE BIENES DE USO

Se aplica a los Bienes que se han definido como Bienes de Uso en el


Procedimiento SK.EQ.06.

Las Solicitudes de Pedido son autorizadas por el Country Manager o


funcionario de mayor jerarqua.
SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento
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Las reas de Abastecimiento informan respecto a la compra de los


Bienes de Uso incluidos en los Pedidos de Cotizacin a las siguientes
reas:

rea Corporativa de Equipos:


Verifica el cumplimiento del budget de inversiones. El rea de
Abastecimiento correspondiente no emite la Orden de Compra o Aviso de
Compra, si no cuenta con la verificacin del rea Corporativa de Equipos
para efectuar la inversin.

rea Corporativa de Finanzas:


Interviene en el proceso que culmina con la emisin de la Orden de
Compra o Aviso de Compra a los efectos de evaluar alternativas de
financiacin y elaborar el presupuesto financiero con el fin de establecer
la disponibilidad de fondos y cancelacin de las Ordenes de Compra o
Avisos de Compra a emitir. Las reas de Abastecimiento emiten las
rdenes de Compra o Avisos de Compra utilizando la fuente de
financiacin establecida por el rea Corporativa de Finanzas. Las
compras por Bienes de Uso son aprobadas por Finanza Corporativa
respecto a los pagos y estructura/estrategia de financiacin.

4.18 SERVICIOS DE EMPRESAS UNIPERSONALES

Ante la necesidad de requerir una empresa unipersonal que ofrezca


servicios, interviene siempre el Responsable de Abastecimiento Pas,
requirindose en todos los casos la emisin de Orden de Compra o Aviso
de Compra, con independencia del monto, consultando al responsable de
RRHH y a la correspondiente rea de Legales.

4.19 COMPRAS URGENTES Y POR ADJUDICACIN DIRECTA

Excepcionalmente, y con la autorizacin del Gerente de Proyecto/Servicio


o cargo superior, las reas de Abastecimiento pueden realizar compras de
productos o de servicios por montos menores a US$ 10.000.- (sin I.V.A. o
impuesto equivalente en cada Pas), por Adjudicacin Directa en los
siguientes casos:

En situaciones de extrema urgencia, debidamente justificadas y


explicadas en un Resumen de Proceso de Adjudicacin.
Cuando existan inconvenientes de situacin geogrfica, debido a la
zona de ejecucin de los trabajos y por falta de Proveedores o
Subcontratistas opcionales, previo anlisis de los riesgos que se
asumen.
SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

Toda ampliacin, extensin o compra repetitiva no puede considerarse


como compra urgente.

La Adjudicacin Directa procede tambin en los casos que el Cliente exija


comprar o contratar a un determinado Proveedor o Subcontratista. En
estos casos, se requiere del Cliente la manifestacin escrita de su
exigencia, y el cumplimiento de lo expresado en 4.4.4., aunque no ser
exigida la limitacin del monto mnimo expresado ms arriba, en tanto y en
cuanto el Cliente est de acuerdo.
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Las compras urgentes o por adjudicacin directa no eximen de la


evaluacin y calificacin del Proveedor o Subcontratista, y se pueden
realizar nicamente si cumplen con las condiciones de aceptacin
establecidas en SK.AB.02 y estn dados de alta como proveedores o
subcontratistas de Skanska LA de acuerdo con los procedimientos
vigentes en cada pas.

4.20 COMPRA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS INFORMTICOS Y DE


TELECOMUNICACIONES

Para productos o servicios de hardware, software,


licencias y telefona, el Responsable de Sistemas del
Pas interviene desde el momento de la emisin de la
correspondiente Solicitud de Pedido. Los Responsables
de Sistemas participan en la bsqueda y evaluacin de
alternativas, hasta la emisin de la correspondiente
Orden de Compra, Aviso de Compra o Contrato.

En los casos en que la compra de productos quede


encuadrada dentro de lo descripto en 4.13. COMPRAS SIN
EMISIN DE ORDEN DE COMPRA O AVISO DE COMPRA (Factura
Conformada), la correspondiente factura tambin es
autorizada por el Responsable de Sistemas de Pas.

Las recepciones de estos productos o servicios son


realizadas y certificadas por el Responsable de
Sistemas de Pas.

4.21 OTORGAMIENTO DE ANTICIPOS

Los anticipos a Proveedores y Subcontratistas son evitados siempre que


sea posible. Si fuera absolutamente necesario otorgarlos, siempre debe
requerirse una Garanta Bancaria por el importe del anticipo incluyendo el
I.V.A. (o impuesto equivalente en cada pas).

Excepciones:

En caso que el Proveedor o Subcontratista no puedan otorgar una


Garanta Bancaria, y no pueda evitarse el otorgamiento del anticipo, se
procede como sigue:
Monto del anticipo menor a US$ 100,000 (I.V.A. o
impuesto equivalente en cada pas incluido)
El Responsable de Abastecimiento Pas, y el Responsable de
SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

Finanzas Pas pueden autorizar, conjuntamente, otro tipo de


garanta por el anticipo siempre y cuando se trate de
Proveedores o Subcontratistas que hayan sido evaluados,
calificados y aprobados en cuanto al riesgo de exposicin de
Skanska LA. El Responsable de Abastecimiento notifica al rea
Corporativa de Finanzas la decisin tomada.
Monto del anticipo mayor o igual a US$ 100,000 (I.V.A. o
impuesto equivalente en cada pas incluido)
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Las excepciones son autorizadas exclusivamente por el CFO


de Skanska LA y/o el rea Corporativa de Finanzas.

En caso de otorgarse anticipos, los montos no sern tales que


perjudiquen el cash flow del Proyecto/Servicio buscando siempre calzar
los pagos a Proveedores/Subcontratistas con las cobranzas recibidas de
los Clientes.

4.22 ACTIVACIN Y SEGUIMIENTO DE SUMINISTROS Y


DOCUMENTACIN REQUERIDA

Tanto el Responsable de Abastecimiento de Pas como el Responsable


de Abastecimiento de cada Proyecto o Servicio designan personal que se
ocupa de realizar la activacin y seguimiento de las actividades de los
Proveedores y de otros sectores de Skanska LA de los cuales
Abastecimiento requiere gestiones que establecen hitos de cumplimiento
de plazos.

En relacin a la actividad de Proveedores, el alcance de la funcin de


activacin y seguimiento es el de asegurar el cumplimiento de los plazos
establecidos en las Ordenes de Compra o Avisos de Compra, incluyendo
hitos de cumplimiento parcial, hasta el momento de la entrega en sitio del
producto, o advertir y comunicar en forma efectiva desvos.

Toda vez que se requiera participacin de las reas de Activacin y


Seguimiento y/o Inspeccin, los Coordinadores de Abastecimiento o
Compradores envan a los responsables de esas reas copia de toda la
documentacin requerida, as como de sus revisiones sucesivas, en el
momento apropiado para permitir la gestin de los receptores sin que se
ocasionen atrasos.

El personal asignado a la funcin de activacin y seguimiento es


responsable de emitir y mantener un documento que muestre la situacin
desde el punto de vista de la gestin de Abastecimiento en que se
encuentran los productos requeridos por Solicitud de Pedido.

La informacin del estado de avance y cumplimiento de rdenes de


Compra o Avisos de Compra es registrada por el responsable de
Activacin y Seguimiento. Se indica el estado de cada una de las etapas
de la compra, incluyendo los desvos en el plazo de emisin de rdenes
de Compra o de los Avisos de Compra.

4.23 INSPECCIN
SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

En caso que los productos, estn sujetos a inspeccin, el Responsable de


Inspeccin designado por el Responsable de Abastecimiento Pas, o del
Proyecto/Servicio, selecciona un Inspector idneo para realizar todas las
verificaciones que aseguren que los productos comprados cumplen con
las especificaciones de la compra y emite el "Informe de Inspeccin" o el
"Informe Final".

Cuando en la Orden de Compra o Aviso de Compra se penalice la Re-


Inspeccin de productos por causas imputables al Proveedor, el Inspector
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indica en el Informe la leyenda "Requiere Re-Inspeccin" y, cuando sta


se realiza, indica la leyenda "Re-Inspeccin". Los Informes son firmados
por el Proveedor. El Inspector establece el monto de los gastos de la Re-
Inspeccin, conserva la documentacin que respalde el clculo y lo
informan al Responsable de Abastecimiento Pas o al Responsable de
Abastecimiento del Proyecto/Servicio.

Si fuese necesario, el Inspector designado, implementa un Sistema de


Control particular, para verificar el cumplimiento del Plan Operativo del
Proyecto/Servicio (POP) indicando eventuales puntos de detencin en el
trabajo del Proveedor. Adicionalmente coordina, a solicitud y con
conocimiento del Gerente de Proyecto/Servicio, las eventuales visitas de
la Inspeccin de Obra del Cliente, segn los trminos de la Orden de
Compra o Aviso de Compra.

Documentacin

De acuerdo con los requerimientos establecidos en la Orden de Compra o


Aviso de Compra, el Responsable de Activacin y Seguimiento controla
que el Proveedor entregue, en tiempo y forma, la documentacin
convenida que, una vez recibida y segn corresponda, remite al
Responsable de Ingeniera o de Aseguramiento de la Calidad y mantiene
registros de esos envos.

Los Responsables de Ingeniera o Aseguramiento de la Calidad revisan y


aprueban, observan o rechazan, los documentos presentados por el
Proveedor, que usualmente son:

Plan de Inspeccin y Ensayos


Procedimientos para Procesos Especiales
Documentos de Diseo (planos, E.T., memorias de clculo, etc.)

Estos documentos calificados son devueltos a Activacin y Seguimiento,


que es responsable de hacerle llegar al Proveedor las conclusiones, en la
forma acordada con Ingeniera. El Responsable de Activacin y
Seguimiento conserva evidencia escrita de la recepcin hecha por el
Proveedor, y el Inspector asignado para ese suministro.

Sealizacin

Los productos inspeccionados estn sealados, toda vez que sea


necesario segn el criterio del Inspector, con elementos apropiados
(cuos stickers, etc.), de modo que, en cada caso, el estado de
SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

inspeccin de la provisin (aprobado, inspeccionado, material no


conforme, material rechazado, material no inspeccionado), est
perfectamente determinado.

El estado de inspeccin y ensayo est sealado sobre los productos


hasta el momento de su utilizacin o instalacin. Si la numerosa cantidad
de productos no justifica o imposibilita la sealizacin en cada uno de
ellos, el Inspector puede sealar el estado de inspeccin y ensayo por
lotes homogneos y a travs del Acta de Inspeccin siempre y cuando
considere que no podra producirse una sustitucin por otros productos.
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Puede omitirse la inspeccin previa en los siguientes casos:

Cuando el valor, importancia y cantidad del o de los productos, a


criterio del inspector no la justifique. En estos casos, la inspeccin se
realiza en la Obra/Servicio. El Inspector informa de esta situacin al
Jefe de Obra/Servicio.
Cuando el producto es importado y el Gerente de Proyecto/Servicio
decide realizar la inspeccin en Obra/Servicio y no en las facilidades
del Proveedor del exterior, evaluando en estos casos la posibilidad de
enviar un inspector al exterior, o la contratacin de una empresa de
Inspecciones, con la colaboracin del Responsable de Abastecimiento
Pas.

De corresponder, acompaa a los productos comprados (requieran o no


inspeccin) la Ficha Tcnica, emitida por el Proveedor, con informacin
detallada sobre la composicin qumica de los productos, sintomatologas
con procedimientos y los primeros auxilios y antdotos a aplicar en caso
de emergencias as como detalle de aspectos ambientales, identificados
por el rea de Ingeniera o relevados en el Proyecto/Servicio.

La trazabilidad debe cumplir con lo dispuesto en el punto 4.3.1. del


Procedimiento SK.CSMA.28.

Formularios

En toda verificacin el Inspector confecciona, firma y emite, de acuerdo


con cada etapa del proceso, los siguientes formularios completndolos en
todas sus partes y sin dejar espacios en blanco:

Fo.SK.AB.01.01 CONTROL DE CALIDAD INFORME DE


INSPECCIN durante fabricacin
Fo.SK.AB.01.02 INFORME FINAL DE EQUIPOS Y MATERIALES

Distribucin de los Formularios

El Inspector distribuye las siguientes versiones de estos informes:

ORIGINAL CLIENTE (Si no tiene presencia en la


inspeccin y solamente en caso que exista una obligacin contractual con
el Cliente. La entrega de este documento al Cliente debe ser autorizada
por el Gerente de Proyecto/Servicio).
SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

COPIA PROVEEDOR

COPIA GERENTE DE PROYECTO/SERVICIO (puede


utilizarse correo electrnico)

COPIA INSPECTOR (Para archivo en el legajo de


inspeccin de la Orden de Compra o Aviso de Compra junto con toda otra
documentacin de respaldo)
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4.24 RECEPCIN DE PRODUCTOS Y EQUIPOS

La recepcin de Productos y Equipos comprados puede realizarse, segn


las condiciones de compra, en:

Fbrica o Depsito del Proveedor u otro lugar distinto al de destino


final
Depsitos de Skanska LA
Almacn de Obra/Servicio
Depsito de operador Logstico

Todos los productos sujetos a Inspeccin, estn acompaados del,


INFORME FINAL DE EQUIPOS Y MATERIALES y, cuando corresponde,
del correspondiente Certificado de Calidad, en el momento de la
recepcin de los mismos.

En caso que el producto sea recibido sin estos Documentos, se acta de


la siguiente manera:

a. El Responsable del depsito, almacn u obrador, antes de rechazar el


Producto, solicita informacin al responsable de Activacin y
Seguimiento quien, por excepcin, en los casos en que los
mencionados documentos hayan sido olvidados o extraviados por el
Proveedor, puede autorizar la recepcin (debe quedar evidencia
escrita de tal autorizacin).

b. Si se verifica que el Producto no fue inspeccionado, con la salvedad


de lo indicado en el Punto Sealizacin de 4.23, se toman los
recaudos indicados en el Procedimiento de Recepcin de Material en
Obra/Servicio, vigente para ese Proyecto/Servicio.

Cuando, en el momento de la recepcin no se pueda verificar el


Producto/Equipo recibido, se indica en el Remito la leyenda: Recibido a
Revisar.

La recepcin de Productos/Equipos se realiza utilizando como unidad de


medida para el control la misma unidad de medida considerada en la
Orden de Compra o Aviso de Compra, es decir, si la unidad de medida
utilizada para comprar es Kg, la unidad de medida que debe utilizarse
para el control de recepcin tambin es Kg.

Los Productos/Equipos se reciben verificando las cantidades y exigiendo:


SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

La Ficha Tcnica con la informacin indicada ms arriba, cuando ha


correspondido su emisin.
Informe Final de Inspeccin y el estado de inspeccin de los productos
con su correspondiente sealizacin, cuando la inspeccin se realiza
fuera de la Obra/Servicio.
Certificados de Calidad.

Es responsabilidad del Jefe de Obra/Servicio que los productos y/o


equipos recibidos se almacenen de forma apropiada para que se
conserven de modo tal que no se altere su integridad y no existan riesgos
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para las personas, otros productos y/o el medio ambiente. Si el producto o


equipo as lo requieren, el Jefe de la obra/servicio o quien este designe,
abre un Registro para las verificaciones peridicas y/o preservacin de su
estado de conservacin.
En el caso de recepcin de productos y equipos provistos por el Cliente y
que quedan en custodia de Skanska LA hasta su instalacin, se aplican
los Procedimientos que el Gerente de Proyecto/Servicio acuerde con el
Cliente y que no contradigan lo establecido en el presente Procedimiento.
Las recepciones de productos y equipos de propiedad del Cliente se
realizan siempre con la presencia de un representante del Cliente, quien
avala los faltantes, roturas, daos, etc. que pudieran verificarse en la
recepcin.

Los responsables de los depsitos de Skanska LA desarrollan procesos


para el manipuleo y almacenamiento de productos y equipos y ponen
nfasis en las medidas de Control Interno relacionadas con la
registracin, identificacin, administracin, conservacin, integridad,
acopio, seguridad, proteccin de personas, otros productos y del medio
ambiente, despacho, embalaje y transporte.

Recepciones en el Depsito del Proveedor u otro sitio distinto al de


destino

En los casos en que Skanska LA recibe transferencia de propiedad y/o de


responsabilidad sobre un producto o equipo, mantenindose los mismos
en un sitio que no est bajo la supervisin y custodia de Skanska LA, o
bien el sitio no es de su propiedad adicionalmente a lo expresado en este
procedimiento en relacin a la recepcin, se realiza lo siguiente:

En la Orden de Compra o Aviso de Compra del Proveedor a cargo del


sitio de depsito se incluyen clusulas que aseguren:
La no afectacin de los derechos de Skanska LA sobre tales
productos por causas imputables al Proveedor.
La integridad fsica de los productos y/o equipos.
La proteccin de riesgos a la salud y seguridad de las personas
y al Medio Ambiente.
La metodologa para la recepcin de los productos y/o equipos
en el sitio y para que los mismos puedan ser retirados por
Skanska LA en todo momento.
La metodologa de custodia de los productos.
El Responsable de Abastecimiento a cargo de la emisin de la Orden
de Compra o Aviso de Compra consulta al asesor legal que
corresponda a los efectos de redactar las clusulas mencionadas
SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

anteriormente, o bien utiliza antecedentes de casos similares


adaptndolos a la nueva situacin.

El Responsable de Activacin y Seguimiento coordina los transportes


siempre que los mismos queden a cargo de Skanska LA.

Recepciones en Depsitos de Skanska

Toda vez que sea posible, y con el objeto de optimizar el transporte, los
productos/equipos que no sean enviados por el Proveedor en forma
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directa a la Obra/Servicio, se concentran para consolidar carga, en algn


depsito de Skanska LA o en el de la Empresa transportista.
El Responsable del Depsito realiza el manipuleo y almacenamiento de
los productos/equipos teniendo en cuenta lo expresado en el presente
punto 4.24 RECEPCIN DE PRODUCTOS Y EQUIPOS y realiza el
control de los inventarios, asegurando el conocimiento de la situacin
fsica de los mismos para evitar su extravo.

Recepciones en Almacn de Obra/Servicio

El responsable de Almacn de Obra/Servicio emite la conformidad de


recepcin para todos los productos/Equipos recibidos, a travs de la
metodologa establecida en cada obra/servicio.

En los casos de productos/Equipos que, segn la Orden de Compra o


Aviso de Compra, no estn sujetos a inspeccin previa, es
responsabilidad de la Obra/Servicio designar quien verificar la calidad,
cumplimiento de las especificaciones y disposiciones ambientales de los
mismos.

Los productos y Equipos llegados a Obra/Servicio son identificados de


alguna forma por el responsable del Almacn, (ej. Tarjeta, carteles,
fichas, etc.)

Se debe contar en el almacn con reas debidamente identificadas para


los siguientes "Estados":
Inspeccionados y aprobados.
No inspeccionados.
Rechazados o a reclasificar
Inspeccionados, a la espera de la documentacin faltante (Acta de
Inspeccin - Certificado de Calidad)
Productos recibidos en Consignacin
Productos propiedad del Cliente
Productos devueltos por las reas de Produccin
Peligrosos y/o nocivos

Los productos/Equipos se descargan prximos al lugar de montaje,


siempre que no afecte las actividades programadas de la Obra/Servicio y
no genere riesgos para la seguridad/salud de las personas y el medio
ambiente.

Las reas de almacenaje de Productos identificados como peligrosos,


SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

como as tambin materiales rechazados o no aptos para uso o


instalacin, deben estar perfectamente sealizadas.

El responsable del almacn solicita al Supervisor de Montaje la descarga


de Elementos o Equipos de gran porte y difcil manipulacin.

Nota con Informacin de Suministro Irregular.

En los casos de faltantes, roturas o piezas que no correspondan a la


descripcin del remito, el responsable de almacn emite un informe sobre
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las irregularidades detectadas en el suministro, que enva, dejando


evidencia del envo al Gerente de Proyecto/Servicio o Jefe de Obra (en el
caso de almacenes de Proyecto o Servicio) o al Gerente de
Abastecimiento Pas o Coordinador de Abastecimiento (en el caso de
Almacenes de Areas de Negocio) a los efectos de que stos cumplan con
las siguientes acciones:
Lograr que se le informe a la Compaa de Seguros.
Efectuar los correspondientes reclamos al Proveedor o, de
corresponder, al transportista.

4.25 COMERCIO EXTERIOR

Es de aplicacin el Procedimiento SK.AB.03 Comercio Exterior.

4.26 SEGUROS

Al momento de cualquier compra o contratacin, el Responsable de


Abastecimiento a cargo determina, en base a las caractersticas de la
transaccin, cuales son los riesgos que habitualmente son cubiertos por
Plizas de Seguro, y si la cobertura queda a cargo del
Proveedor/Subcontratista o Skanska LA.

Si la cobertura queda a cargo del Proveedor/Subcontratista, el


responsable de Abastecimiento se ocupa de obtener las condiciones que
rigen la Pliza, y la somete a la evaluacin del responsable de seguros
del Pas, para determinar si dichas condiciones cumplen con los
requerimientos de Skanska LA y/o el Cliente.

Si la cobertura queda a cargo de Skanska LA, coordina con el


responsable de seguros del Pas las condiciones operativas que deben
cumplirse a los efectos de asegurar que la respectiva Pliza podr ser
aplicada ante la ocurrencia de algn siniestro, evitando incumplimientos
que invaliden su vigencia.

En los casos de Proyectos/Servicios, el Responsable de Abastecimiento a


cargo coordina con el Gerente de Proyecto/Servicio y el Responsable de
Seguros del pas la estrategia de coberturas necesaria, considerando las
que quedan a cargo del Cliente, y evitando duplicidades de cobertura.

4.27 CONTRATACIONES O ADJUDICACIONES INTUITO PERSONAE

Las contrataciones o adjudicaciones de servicios bajo


la modalidad intuito personae que hayan sido
SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

resueltas por los Directores de las reas Corporativas


de la Unidad de Negocios (miembros del EMT: CEO, COO,
CBO, Legal Counselor, Chief Financial Officer, Human
Resources Director) podrn realizarse por adjudicacin
directa sin la limitacin de monto expresada en 4.19.

A los fines de esta categorizacin se entienden como


intuito personae a aqullos contratos, Avisos de
Compra u rdenes de Compra en los cuales la eleccin
del contratante o adjudicatario recae en personas
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fsicas o jurdicas en razn de sus caractersticas
personales, de confianza, profesionales, trayectoria
con la Unidad de Negocios, y que han sido excluyentes
para su designacin (como ejemplo de este tipo de
contrataciones o adjudicaciones pueden citarse la de
corresponsales jurdicos; asesores legales; consultores
tcnicos; peritos; consultores de RRHH, Finanzas,
Impuestos, Prensa, Comunicacin, Relaciones
Institucionales, Representantes ante Cmaras
Empresarias; Servicios de Consultora en Ingeniera,
Marketing, Personas de Contacto, Agentes, etc.).

No se requerir la intervencin de las reas de compras


en aquellos casos en los que, por razones de urgencia o
por las caractersticas de la contratacin y/o
adjudicacin intuito personae a efectuar, segn el
criterio del miembro del EMT que intervenga, no resulte
aconsejable o razonable llevar a cabo una compulsa de
precios.

En cada caso, el Director del rea Corporativa de que


se trate deber informar la contratacin o adjudicacin
al Presidente y CEO de la Unidad de Negocios.

Estas adjudicaciones directas no eximen de la


evaluacin y calificacin del prestador del servicio, y
se pueden realizar nicamente si el Director del rea
Corporativa de que se trate acepta su aptitud tcnica,
y est dado de alta como proveedor o subcontratista de
Skanska LA de acuerdo con los procedimientos vigentes
en cada pas.

5. REFERENCIAS

SK.AB.02 Evaluacin y Calificacin de Proveedores y Subcontratistas


SK.AB.03 Comercio Exterior.
SK.FA.11 Lmites para Autorizacin de Movimientos Econmicos
SK.IG.04 Eval. y Calificacin de Proveedores de Ingeniera
SK.CSMA.28 Trazabilidad

Adjuntos:

An.SK.AB.01.01-Rev0 Clusulas grles. para SCT - DEL LA OFERTA


An.SK.AB.01.02-Rev4 Clusulas grles para Subcontratos
SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

An.SK.AB.01.03-Rev0 Clusulas Particulares Subcontratos


Fo.SK.AB.01.01-Rev0 CONTROL DE CALIDAD INFORME DE
INSPECCIN durante la fabricacin
Fo.SK.AB.01.02-Rev0 INFORME FINAL DE EQUIPOS Y
MATERIALES
Fo.SK.AB.01.03-Rev1 Comparativa Cotizaciones
Fo.SK.AB.01.04-Rev0 Orden de Suministro (ELIMINADO)
Fo.SK.AB.01.05-Rev0 Informe Situacin Suministro
Fo.SK.AB.01.06-Rev0 Orden de Compra (ELIMINADO)
Fo.SK.AB.01.07-Rev0 Seguimiento telefnico de OC
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Fo.SK.AB.01.08-Rev1 Acta de apertura


Fo.SK.AB.01.09-Rev0 Clusulas Particulares Provisiones
Fo.SK.AB.01.10-Rev0 Flujograma (ELIMINADO)
Fo.SK.AB.01.11-Rev1 Nota de Adjudicacin
Fo.SK.AB.01.12-Rev0 Pedido de Cotizacin
Fo.SK.AB.01.13-Rev1 Visita por Pedido de Cotizacin
Fo.SK.AB.01.14-Rev1 Resumen de Proceso de Adjudicacin
Ta.SK.AB.01.01-Rev0 Tarjeta de Inspeccin
Ta.SK.AB.01.02-Rev0 Stickers de Inspeccin

NOTA:

Los siguientes documentos:

An.SK.AB.01.01-Rev0 Clusulas grles. para SCT - DE LA OFERTA


An.SK.AB.01.02-Rev4 Clusulas grles. para Subcontratos
An.SK.AB.01.03-Rev0 Clusulas Particulares Subcontratos
Fo.SK.AB.01.09-Rev0 Clusulas Particulares Provisiones
Fo.SK.AB.01.11-Rev0 Nota de Adjudicacin
Fo.SK.AB.01.12-Rev0 Pedido de Cotizacin

Se incluyen en el presente Procedimiento en carcter de modelo. Cada


Pas deber adaptarlos de acuerdo con las necesidades propias del Pas.


SK.AB.01-Rev.5_Procedimiento

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