PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

DE ACTAS
Objetivo del Procedimiento.

El presente procedimiento tiene por objeto, sistematizar las actuaciones de la encargada de

actas en un solo documento, donde se establecen procesos y funciones especficas a
desarrollar, otorgando los conocimientos y orientacin necesarios, tanto a los funcionarios
titulares, como a la generalidad del personal del Tribunal, considerando los mecanismos de
subrogacin existentes.

Los procesos y funciones del administrativo de actas, para efectos pedaggicos se dividen en
dos etapas:
A. Etapa I, fuera de audiencia.
B. Etapa II, durante la Audiencia de Juicio Oral.

A. ETAPA I: FUERA DE AUDIENCIA.

En esta primera etapa, las funciones orientan en los siguientes aspectos y actividades:
- Confeccin de informe mensual de recesos de audiencias.
- Grabacin de respaldo de audios en DVD.
- Grabacin de respaldos de audios de grabadora Sony.
- Calendarizacin de las audiencias fijadas en audiencia.

1) Confeccin de informe mensual de recesos de audiencias.

La confeccin del debido informe ser realiza con las horas de inicio y termino de cada
audiencia, adems los motivos de cada receso, el nombre del encargado de sala, acta
y Juez que preside la audiencia.
Este informe debe ser entregado el primer da hbil del mes junto con el oficio
dirigido a la Ilustrsima Corte de Apelaciones, al jefe de unidad o quien le subrogue
para su revisin.
El informe se encuentra en la carpeta compartida; 8. Planillas Juicio Oral Informe
mensual de registro de audiencias XXXX-2017 al igual que el modelo del oficio.
2) Grabacin de respaldo de audios en DVD
Los respaldos se deben hacer mensualmente en DVD en el cual caben alrededor de 19
audiencias o ms, va depender de cada juicio, deben llevar en la caratula el RUC y RIT
de la causa.
El modelo de la caratula se encuentra en el computador del administrativo de actas,
mis documentos, Acta varios Modelo de Caratula Respaldo DVD ao 2017.
Los DVD deben ser entregados al administrador.
3) Grabacin de respaldos de audios de grabadora Sony.
 La grabadora Sony debe ser cargada es responsabilidad del administrativo de actas
que este con batera.
Los audios deben ser respaldados en la carpeta de Respaldo Grabadora Sony, la que
se encuentra en el escritorio y en la carpeta del ao correspondiente.

4) Calendarizacin de las audiencias fijadas en audiencia.

Las audiencias que se programen estando en audiencia es responsabilidad del
administrativo de actas de informar al Jefe de unidad o quien le subrogue, y al
Administrador para agregarlas al calendario de audiencias

B. ETAPA II: DURANTE LA AUDIENCIA DE JUICIO ORAL.

En esta segunda etapa, las funciones orientan en los siguientes aspectos y actividades:
- Reiniciar equipo administrativo de actas y tambin equipo juez redactor que est en
estrado, y prueba de audios.
- Grabacin audiencias en sistema de Audiograbber.
- Confeccin de acta en sistema SIAGJ, oficios, rdenes de ingreso y egreso.
- Grabacin de video Sala Especial

1) - Reiniciar equipo y prueba de audios.

- Todos los das se debe reiniciar los equipos de la sala de audiencias debido a que
dichos equipos se mantienen siempre encendidos.
Posteriormente se realiza prueba de audios en el audiograbber, la cual quedar
registrada en la carpeta de audiencias que est en el escritorio, luego debe cortarse y
pegarse en la carpeta de prueba de audios, en el ao que corresponda, ya que si se
mantiene en la carpeta de audiencias, cuando llegan los reportes de Santiago de las
grabaciones en la central, marca como audio mal rotulado.
 2) Grabacin de audiencias en sistema audiograbber.
Las audiencias debe grabarse en el sistema de audios que posee el poder judicial.
Pasos a seguir:
Abrir programa Audiograbber.
Pinchar el men archivo y seleccionar la GRABACION POR ENTRADA DE LNEA

Escribir el Ruc-1064 en la Grilla de Artista, Escribir en lbum ao-mes-da-index 00

Al seleccionar el botn grabar se iniciara la grabacin (el botn rojo se activa)
activndose la grilla N 1 donde est la flecha negra, se tiene que escribir la etapa del juicio
en que se encuentra.

Para pasar a una pista nueva para grabar otra etapa del juicio se tiene que hacer un
corte.
 Una vez realizado el corte la pista grabada correctamente quedara en la carpeta creada
automatica por el ruc ingresado.
 Los respaldos se deben hacer mensualmente en DVD en el cual caben
alrededor de 19 audiencias o ms va depender de cada juicio, deben llevar en la
caratula el RUC y RIT de la causa.
Para los efectos de manejar el volumen de los micrfonos de la sala de
audiencias, en el escritorio se encuentra como acceso directo el programa Consola
Digital.
El modelo de la caratula se encuentra en el computador del administrativo de
actas, mis documentos, Acta Varios Modelo de Caratula Respaldo DVD ao 2017.
Los DVD deben ser entregados al administrador.

3) Grabacin de respaldos de audios de grabadora Sony.

La grabadora Sony debe ser cargada es responsabilidad del administrativo de actas
que este con batera.
Los audios deben ser respaldados en la carpeta de Respaldo Grabadora Sony, la que
se encuentra en el escritorio y en la carpeta del ao correspondiente.

4) Calendarizacin de las audiencias fijadas en audiencia.

Las audiencias que se programen estando en audiencia es responsabilidad del
administrativo de actas de informar al Jefe de unidad o quien le subrogue, y al
Administrador para agregarlas al calendario de audiencias.

5) Grabacin de video sala especial.

En el desarrollo de los juicios orales y en los casos que el fiscal solicite la sala especial
cuando hay vctimas menores de edad y/0 testigos protegidos, se usa el programa
Ispy que se encuentra como acceso directo en el escritorio.
Se prende el equipo con el control que est encima de la mesa del escritorio, y se
pincha la opcin registrar todas las y ah se comienza a grabar el video,
conjuntamente con el audiograber para que quede grabado el audio. En la sala de
audiencia se encuentran instalados en la pared dos parlantes grandes que se
prenden con un interruptor de color blanco, que se encuentra al costado derecho de
la mesa lateral que se encuentra la impresora, una vez grabado el video se pincha la
opcin detener, pincha guardar. Dichos videos se guardan en el equipo, Datos-
Videos Sala Especial-Archivo de videos- ao xxxxx. Finalmente se guardan todos con
el RIT de la causa.
Nota: cualquier otra situacin no contemplada en este procedimiento y que pueda ocurrir en
el desarrollo de la audiencia de juicio oral ser analizada y resuelto por el Jefe de Unidad o
Administrador del Tribunal, segn corresponda.
 PROCEDIMIENTO DE ACTA EN LA TRAMITACION DE CAUSA
EN AUDIENCIAS

AUDIENCIA DE JUICIO ORAL

Comenzando la audiencia del juicio oral se registra la hora de inicio y posterior hora
de cierre, de cada bloque de audiencia.
Realizar el acta de la audiencia llenando los campos y lo obrado en la audiencia de
acuerdo a la plantilla siagj.
Seleccionar los jueces para la firma.
Dar hitos dependiendo a lo resuelto.
Notificar / pinchar asistentes/ dar por resuelta si correspondiera.

AUDIENCIA DE COMUNICACIN DE SENTENCIA

Comenzando la audiencia del juicio oral se registra la hora de inicio y posterior hora
de cierre.
Realizar el acta de la audiencia llenando los campos.
Seleccionar el juez para la firma.
Dar hitos dependiendo a lo resuelto.
Notificar / pinchar asistentes/ dar por resuelta si correspondiera.