Universidad de san Carlos de Guatemala

Facultad de Ciencias Econmicas

Escuela de Auditoria
CURSO: Organizacin y sistematizacin Contable.

Se le solicita preparar la grfica de Distribucin del Trabajo en el departamento de

Contabilidad de la empresa ABC. Con base en la investigacin realizada usted obtuvo la
informacin siguiente: (entrevistas, observacin, inspeccin documental)

PERSONAL:
En el departamento trabajan 5 personas:

1. Juan Carlos Castaeda Contador General

2. Maria vila Secretaria
3. Jaime Hernndez Asistente
4. Tomas Snchez Contador auxiliar II
5. Elmer Vega Contador auxiliar II
6. Manuel Gonzalez Contador Auxiliar I

SISTEMA INFORMATICO:
Es un sistema de mdulos, integrado para procesar desde los movimientos de facturacin,
tesorera; y almacn, las operaciones contables.

TIEMPO DE MEDICION:
La empresa trabaja de lunes a viernes en jornada ordinaria de 8.00 a 17.00 horas: tiene un
tiempo de almuerzo de 90 minutos, por lo que deber computar un tiempo efectivo de 7.5
horas diarias y un periodo de 20 das hbiles promedio por mes.

ACTIVIDADES IDENTIFICADAS
Elaboracin de conciliaciones bancarias
Contador General Revisa conciliaciones bancarias. 10 hm
Secretaria Archiva expedientes por cuenta bancaria. 4 hm
Asistente Elabora 3 conciliaciones bancarias. 8 hm
Contador auxiliar II --------
Contador auxiliar II --------
Contador Auxiliar I Elabora 3 conciliaciones bancarias. 8 hm

Preparacin de informes tributarios y pago de impuestos

Contador General Hace pagos de impuestos por banca electrnica. 4 hm

Secretaria Archiva documentacin. 2 hm
Asistente Revisa registros auxiliares preparados por los auxiliares 8 hm
Contador auxiliar II Elabora libro de compras y de ventas. 6 hm
Contador auxiliar II Actualiza control auxiliar de Impuesto sobre la renta. 6 hm
Contador Auxiliar I Elabora registro de retenciones de Impuesto sobre la Renta 4 h

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Cuentas corrientes:

Contador General Supervisa a colaboradores 5 hm

Secretaria Archiva documentacin. 5 hm
Asistente Revisa trabajo de los auxiliares 5 hm
Contador auxiliar II Lleva el control de los proveedores extranjeros 25 hm
Contador auxiliar II Lleva el control pormenorizado de los proveedores 25 hm
Contador Auxiliar I Lleva el control de los clientes nacionales 20 hm

Operaciones contables:

Contador General Aprueba plizas contables 50 hm

Secretaria Archiva documentacin. 70 hm
Asistente Revisa trabajo de los auxiliares 80 hm
Contador auxiliar II Registra operaciones en el sistema 125 hm
Contador auxiliar II Registra operaciones en el sistema 175 hm
Contador Auxiliar I Codifica documentacin fuente 80 hm

Preparacin y presentacin de informes

Contador General Realiza presentacin de informe mensual 6 hm

Secretaria prepara presentacin mensual en diapositivas 4 hm
Asistente Hace el informe contable mensual 5 hm
Contador auxiliar II Apoya en preparar informe de exposicin 4 hm
Contador auxiliar II Apoya en preparar cuadros de exposicin 4 hm
Contador Auxiliar I --------

Reuniones de trabajo

Contador General Dirige las reuniones segn agenda 15 hm

Secretaria Prepara agenda y elabora ayuda de memoria 10 hm
Secretaria Da seguimiento a puntos por resolver 12 hm
Asistente Asiste y participa 8 hm
Contador auxiliar II Asiste y participa 8 hm
Contador auxiliar II Asiste y participa 8 hm
Contador Auxiliar I --------

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Actividades diversas (atender consultas, ver correspondencia, telfono, otros

Contador General 10 hm En atencin de consultas internas y externas

Secretaria 5 hm Responde el telfono, da citas, maneja correspondencia
Asistente 7 hm Atiende asuntos diversos de los auxiliares
Contador auxiliar II 6 hm Revisa su trabajo, consulta casos especiales
Contador auxiliar II 6 hm Conversa con sus compaeros sobre temas laborales
Contador Auxiliar I 6 HM Archiva documentos

Se le solicita determinar lo siguiente;

Evaluar segregacin de funciones

Supervisin
Equilibrio en cargas de trabajo

Proponer una nueva grafica con los cambios para mejorar el desempeo:

RESUMEN DEL TIEMPO DISPONIBLE

Unidad de por
DESCRIPCION DE A TOTAL
medida personal
Jornada laboral 8.00 17.00 9.00 horas 9.00
Das LUNES VIERNES 5 das 5
Semanas mes promedio 4 semana 4
TOTAL HORAS MES 180 180
Personas contratadas 6 1
TIEMPO TOTAL 1080 180
Horario de almuerzo 12 13.3 1.5 1.5
Das LUNES VIERNES 5 das 5
Semanas mes promedio 4 semana 4
TOTAL HORAS MES 30 30
Personas contratadas 6 1
Tiempo Improductivo 180 30
TOTAL TIEMPO EFECTIVO 900 150

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 EMPRESA ABC
GRAFICA DE DISTRIBUCION DEL TRABAJO
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

1 2 3 4 5 6
CONTADOR CONTADOR AUXLIAR CONTADOR
CONTADOR GENERAL SECRETARIA ASISTENTE
DESCRIPCION AUXILIAR II II AUXILIAR I TOTAL
Juan Carlos Jaime Tomas Manuel
HM Maria Avila HM HM HM Elmer Vega HM HM
Castaeda Hernandez Sanchez Gonzalez
Elabora 3 Elabora 3
Elaboracin de Revisa conciliaciones Archiva expedientes
bancarias 10 por cuenta bancaria 4 conciliaciones 8 ------- 0 ------ 0 conciliaciones 8 30
conciliaciones bancarias bancarias bancarias

Elabora
Preparacin de informes Revisa registros Actualiza control
Elabora libro registro de
Hace pagos de impuestos por Archiva auxiliares auxiliar de
tributarios y pago de banca electrnica 4 documentacin 2 preparados por los 8 de compras y 6 Impuesto sobre la 6 retenciones de 4 30
de ventas Impuesto sobre
impuestos auxiliares renta
la Renta

Lleva el
Lleva el control Lleva el control
Archiva Revisa trabajo de control de los
Cuentas corrientes: Supervisa a colaboradores 5 documentacin 5 los auxiliares 5 proveedores 25 pormenorizado de 25 de los clientes 20 85
los proveedores nacionales
extranjeros

Registra Registra Codifica

Archiva Revisa trabajo de
Operaciones contables Aprueba plizas contables 50 documentacin. 70 los auxiliares 80 operaciones 125 operaciones en el 175 documentacin 80 580
en el sistema sistema fuente

prepara Apoya en
Apoya en preparar
Preparacin y Realiza presentacin de presentacin Hace el informe preparar
informe mensual 6 mensual en 4 contable mensual 5 informe de 4 cuadros de 4 ----- 0 23
presentacin de informes exposicin
diapositivas exposicin
Prepara agenda y
Dirige las reuniones segn asiste y
agenda 15 elabora ayuda de 10 asiste y participa 8 participa 8 asiste y participa 8 ----- 0 49
memoria
Reuniones de trabajo
Da seguimiento a
puntos por resolver 12 12
En atencin de consultas Responde el Atiende asuntos Revisa su Conversa con sus Archiva
Actividades diversas internas y externas 10 telfono, da citas, 5 diversos de los 7 trabajo, 6 compaeros sobre 6 documentos 6 40
maneja auxiliares consulta temas laborales
TOTAL 100 112 121 174 224 118 849
Tiempo disponible real 150 150 150 150 150 150 900
% tiempo utilizado 66.67% 74.67% 80.67% 116.00% 149.33% 78.67% 94.33%

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