6C.

ADMINISTRACION DEL CREDITO CUENTAS POR COBRAR

Las empresas preferiran vender solamente al contado. Pero, Por qu las empresas venden a
crdito? La principal razn por la que venden a crdito es porque sus competidores tambin
ofrecen crdito.

Considere que hara usted si tuviera la oportunidad de comprar el mismo producto al mismo
precio a dos empresas distintas, pero una le exigiera el pago en el momento de la compra,
mientras que la otra le permitiera pagar el producto un mes despus sin ningn costo
adicional. A qu empresa preferira comprarle?

Para maximizar la riqueza de los accionistas, un administrador financiero debe entender cmo
puede administrar de manera eficaz las actividades de crdito de la empresa.

POLTICA DE CRDITO

Es el conjunto de decisiones que comprenden las normas de crdito de una empresa, los
trminos de crdito, los mtodos empleados para la cobranza y los procedimientos de control.

LAS NORMAS DE CRDITO: se refieren a la solidez y a la dignidad crediticia que un cliente

debe exhibir para aspirar a que se le conceda un crdito.

Las normas de crdito de la empresa se aplican para determinar cules son los clientes que
califican segn los trminos regulares de crdito y la cantidad de crdito que deberan recibir.

Los principales factores que se consideran cuando se fijan normas de crdito se relacionan con
la probabilidad de que un cliente pague lentamente o que tal vez genere una perdida por ser
la suya una cuenta incobrable.

LOS TRMINOS DE CRDITO: son las condiciones que regulan las ventas a crdito,
especialmente respecto a los convenios de pago.

Las empresas necesitan determinar la fecha en la cual comienza el periodo de crdito, el

tiempo del que dispone el cliente para pagar las compras a crdito antes de que su cuenta se
considere atrasada, y si se deberan ofrecer descuentos en efectivo por pronto pago.

Por ejemplo, una empresa que ofrece trminos de 2/10, neto 30 le proporciona a sus clientes
un descuento de 2% sobre el precio de compra, si la cuenta se paga el dcimo da del mes o
antes de esa fecha, dentro del ciclo de facturacin; de otro modo, la totalidad de la cuenta (el
valor neto) debe pagarse el da 30.

LA POLTICA DE COBRANZA: se refiere a los procedimientos que sigue la empresa para

solicitar el pago de sus cuentas por cobrar.

La empresa necesita determinar la fecha y la manera en la cual la notificacin de la venta a

crdito se transmitir al comprador. Mientras ms rpido reciba el cliente una factura, ms
pronto podr pagar la cuenta.

Una de las decisiones ms importantes de la poltica de cobranza es la manera como deben

manejarse las cuentas atrasadas. Por ejemplo, se puede enviar una notificacin a los clientes
cuando una cuenta tenga un atraso de diez das, o una ms severa, seguida de una llamada
telefnica, si el pago no se recibe dentro de 30 das; por ltimo la cuenta podra remitirse a
una agencia de cobranza despus de 90 das.

CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Una vez que una empresa establece su poltica de crdito, desea operar dentro de los lmites
de la misma. Por lo tanto, es importante que las empresas examinen sus cuentas por cobrar
en forma peridica para determinar si los patrones de pago de los clientes han cambiado a tal
grado que las operaciones de crdito se encuentren fuera de los lmites de la poltica
establecida.

Por ejemplo, si el saldo en cuentas por cobrar aumenta, ya sea porque la cantidad de ventas
malas, o incobrables, aumente o porque el tiempo promedio requerido para cobrar las
ventas actuales a crdito aumente, la empresa debera considerar la posibilidad de introducir
cambios en su poltica de crdito.

El control de las cuentas por cobrar se refiere al proceso que se aplica para evaluar la poltica
de crdito a efectos de determinar si ha ocurrido un cambio en los patrones de pago de los
clientes.

Tradicionalmente, las empresas han controlado las cuentas por cobrar por medio de mtodos
que miden el tiempo que el crdito permanece pendiente de cobro. Dos de tales mtodos son
los das de ventas pendientes de cobro (DVPC) y el reporte de antigedad de las cuentas por
cobrar:

DAS DE VENTAS PENDIENTES DE COBRO (DVPC): Los das de ventas pendientes de

cobro, que reciben algunas veces el nombre de periodo promedio de cobranza (PPC),
representan el tiempo promedio que se requiere para cobrar las cuentas a crdito.

Los das de ventas pendientes de cobro se calculan dividiendo las cuentas por cobrar para las
ventas diarias.

Cuentas por Cobrar Cuentas por Cobrar

DVPC
Ventas Diarias Ventas Anuales
360

Suponga que la Empresa Ostended S.A. tiene los das de ventas pendientes de cobro para el
ao 2017 de 46.3 das. Estos se pueden comparar con los trminos de crdito ofrecidos por
dicha empresa. Si los trminos de crdito son de 2/10 neto 30, sabemos que ciertos clientes
no son muy puntuales para pagar sus cuentas.

De hecho, si una gran cantidad de clientes paga sus cuentas dentro de los 10 das para
aprovechar el descuento, los otros, en promedio, tendran que tomar mucho ms de 46.3 das.

Una forma de verificar esta posibilidad es usando el reporte de antigedad que describimos a
continuacin:

REPORTE DE ANTIGEDAD DE LAS CUENTAS POR COBRAR: El reporte de antigedad

de las cuentas por cobrar es una clasificacin de las cuentas por cobrar de una empresa con
base en la antigedad de las mismas.

El cuadro inferior contiene el reporte de antigedad de Ostended S.A. al 31 de diciembre del

ao 2017.

INFORMEDEANTIGEDADDELASCUENTASPORCOBRAR
ANTIGEDAD VALORNETO FRACCION
DIAS
DELACUENTAS EN TOTALDELAS
PROMEDIO
(DIAS) CIRCULACION CXC

0A30 $75,000 37.5% 20

31A60 $100,000 50.0% 56
61A90 $15,000 7.5% 78
MASDE90 $10,000 5.0% 99
$200,000 100%

Periodo Promedio de Cobranza (PPC) = (0,375)*(20)+(0,50)*(56)+(0,075)*(78)+(0,05)*(99)

Periodo Promedio de Cobranza (PPC) = 46,3 Das

De acuerdo con el reporte de Ostended, solo 37,5% de las ventas a crdito del mes de
diciembre de ao 2017 fueron cobradas dentro del periodo de 30 das; por lo tanto, el 62,5%
de las cobranzas estaban atrasadas. Algunas de las cuentas tenan atrasos de unos cuantos
das, mientras que otros triplicaban o cuadruplicaban el periodo de crdito de 30 das.

La administracin debe vigilar constantemente los das de ventas pendientes de cobro y el

reporte de antigedad de las cuentas por cobrar para detectar tendencias, comparar la
experiencia de cobranzas de la empresa con sus trminos de crdito y evaluar la eficacia con
la que el departamento de crdito opera en comparacin con otras empresas de la misma
industria.

Si los das de ventas pendientes de cobro empiezan a aumentar o si el reporte de antigedad

muestra un porcentaje creciente de cuentas atrasadas, es probable que la poltica de crdito
de la empresa necesite reforzarse.

ANLISIS DE LOS CAMBIOS EN LA POLTICA DE CRDITO

Cuando se toman decisiones acerca de un cambio en la poltica de crdito la cuestin

fundamental es la siguiente: obtendr la empresa un beneficio neto?

Si los beneficios adicionales que esperan recibirse de un cambio en una poltica de crdito son
superiores a los costos emergentes, el cambio de poltica debera realizarse.

El Director Financiero de la empresa Ostended S.A. ha propuesto reducir su periodo de

cobranza promedio para el ao 2018, mediante: 1) una facturacin ms rpida y el ejercicio
de mayor presin sobre las cuentas atrasadas para que sean pagadas, y 2) la inflexibilidad de
las normas de crdito actuales.

En este ltimo caso, el departamento de crdito debe examinar de manera ms severa las
posiciones financieras de los clientes a crdito y sostendr el crdito de los clientes
habitualmente morosos.

Se espera que las evaluaciones de crdito y los costos de las cobranzas aumenten de 1,2 a 1,3
millones de dlares. Al mismo tiempo, a pesar de que la empresa tiene una base de clientes
extremadamente leales, se espera una prdida de 200 mil dlares de ventas anuales a favor
de los competidores, porque a algunos clientes se les reducir su margen de crdito o incluso
se les eliminara.

Sin embargo, debido a que los cambios en la poltica de crdito tendrn un efecto pequeo,
sobre los buenos crditos, el administrador financiero no debe esperar que haya un cambio
en los porcentajes de clientes (20%) que aprovechan el descuento en efectivo.

Si se aprueban los cambios propuestos en la poltica de crdito, el periodo promedio de

cobranza (PPC), de las cuentas por cobrar se podr reducir desde 46.3 das hasta 33.1 das, lo
cual es ms congruente con los trminos de crdito ofrecidos por Ostended (2/10, neto 30), y
ms cercano al promedio de la industria de 32.1 das.

El cuadro inferior resume la informacin acerca de la poltica actual de crdito de Ostended y

de los cambios propuestos por el administrador financiero para el ao 2018.

POLITICADECREDITO ACTUAL PROPUETA

TERMINOSDECREDITO 2/10NETO30 2/10NETO30
VENTASBRUTASACREDITO $150.6 $150.4
VENTASNETASACREDITO $150.0 $149.8
DESCUENTOENEFECTIVO $0.6 $0.6
RAZONDECOSTOVARIABLE 81% 81%
CUENTASMOROSAS 0 0
EVALUACIONDECREDITOYCOSTODECOBRANZAS $1.2 $1.3
DVPC 46.30 33.1

Las ventas netas pronosticadas para el ao 2018 son $150 millones de dlares, lo cual
representa lo que la empresa espera cobrar de las ventas a crdito, despus de deducir los
descuentos en efectivo.

Las ventas brutas, que incluyen los descuentos en efectivo, pueden calcularse como sigue:

Ventas Netas = (0,80) * (Ventas Brutas) + (0,20) * (1 0,02) * (Ventas Brutas)

Ventas Netas = (Ventas Brutas) * [ (0,80) + (0,20) * (0,98) ] = $150 millones

Ventas Brutas = Ventas Netas / 0,996 = $150,6 millones

El descuento en efectivo de $0,6 millones se calcula as: Los trminos de crdito de 2/10 neto
30, el 20% de los clientes aprovecha el descuento por pago al contado.

Descuento en efectivo = (0,20) * (0,02) * (Ventas Brutas) = $0,6 millones.

DEBERA LA EMPRESA ADOPTAR LA PROPUESTA DEL DIRECTOR FINANCIERO?

Se deben calcular los costos y los beneficios incrementales asociados con el cambio de la
poltica de crdito actual para determinar si la propuesta es ms ventajosa que la de ahora.

Los costos obvios para la empresa incluyen una disminucin de 200 mil dlares en ventas y un
incremento de 100 mil en costos de crdito y cobranzas. Sin embargo, la disminucin de las
ventas tambin reducir los costos operativos variables en 162 mil dlares = $200 mil * 0.81.

Adems, las disminuciones tanto de las ventas a crdito como del periodo promedio de
cobranza significan que una menor cantidad de fondos estar comprometida en las cuentas
por cobrar, por lo tanto los costos de oportunidad, o de mantenimiento, de las cuentas por
cobrar tambin sern inferiores.

Para calcular el costo de mantenimiento, necesitamos determinar la cantidad de fondos que

Ostended S.A. invertir en cuentas por cobrar y el costo de esta inversin. La cantidad
invertida en cuentas por cobrar puede calcularse determinando el valor que la empresa
desembols por los productos vendidos a crdito.

Inversin en Cuentas por Cobrar Saldo Promedio en Cuentas por Cobrar Razn de Costo Variable

Inversin en Cuentas por Cobrar PPC Ventas por Da Razn de Costo Variable

Ventas Netas
Inversin en Cuentas por Cobrar PPC Razn de Costo Variable
360

Observe que solo los costos variables entran en el clculo, porque esta cantidad es la que
representa los fondos que la empresa ha comprometido en cuentas por cobrar, que es el
valor que debe ser financiado.

En el caso de Ostended S.A., las inversiones en cuentas por cobrar asociadas con las polticas
de crdito actuales y las propuestas son las que se describen a continuacin:

$150
Inversin en Cuentas por Cobrar: Politica Actual 46,3 0,81 $15,6 millones
360

$149,8
Inversin en Cuentas por Cobrar: Propuesta 33,1 0,81 $11,2 millones
360

Una vez que se ha calculado la inversin en ventas por cobrar, el costo de mantenimiento de
estas cuentas (costo de oportunidad) puede calcularse determinando la cantidad de
rendimientos que estos fondos hubieran generado si se hubieran invertido en alguna otra
parte:

Costo de Mantenimiento de las Cuentas por Cobrar

Inversin en Cuentas por Cobrar Costo de Oportunidad de los Fondos

Costo de Mantenimiento de las Cuentas por Cobrar

Ventas Netas
PPC Razn de Costo Variable
360
Costo de Oportunidad de los Fondos

Por lo tanto, si el costo de oportunidad de los fondos invertidos en cuentas por cobrar es de
8%, el costo de mantenimiento de las cuentas por cobrar con las polticas existentes y
propuesta sera como se describe a continuacin:

Costo de Mantenimiento de las Cuentas por Cobrar: Actual $15,6 millones 0,08 $1,25 millones

Costo de Mantenimiento de las Cuentas por Cobrar: Propuesta $11,2 millones 0,08 $0,89 millones

Si se adoptan los cambios propuestos, la inversin requerida en cuentas por cobrar disminuir
en 4,5 millones de dlares = $15,6 millones $11,2 millones, lo cual reducir su costo de
mantenimiento en 0,36 millones de dlares, desde 1,25 millones hasta 0,89 millones.

ANALISISDELCAMBIODEPOLITICADECREDITO
EFECTOSOBRE
POLITICA POLITICA LOSINGRESOS
VALORESANUALESPROYECTADOS
CREDITO CREDITO DEUN
(EnMillonesdeUSD)
ACTUAL PROPUESTA CAMBIODE
POLITICA
VENTASBRUTAS $150.60 $150.40 ($0.20)
MENOS:DESCUENTOSENEFECTIVO $0.60 $0.60 $0.00
VENTASNETAS $150.00 $149.80 ($0.20)
COSTOVARIABLEDEVENTAS(81%) ($121.50) ($121.34) $0.16
CUENTASMOROSAS $0.00 $0.00 $0.00
EVALUACIONDECREDITOYCOSTOSDECOBRANZAS ($1.20) ($1.30) ($0.10)
COSTODEMANTENIMIENTODELASCXC ($1.25) ($0.89) $0.36
INGRESOS $26.05 $26.27 $0.22

El efecto combinado de todos los cambios en la poltica de crdito es un incremento anual

proyectado de 220.000 dlares en ingresos, lo cual indica que dichos cambios seran
beneficiosos para Ostended S.A.

El anlisis del cuadro anterior le proporciona a los Directivos de la empresa un medio para
evaluar el efecto de los cambios en la poltica de crdito sobre las variables del estado de
resultados y del balance general de la empresa.

Sin embargo, se debe aplicar un juicio muy equilibrado a esta decisin, porque las respuestas
tanto de los clientes como de los competidores ante los cambios en la poltica de crdito son
muy difciles de estimar. Este tipo de anlisis numrico puede proporcionar un buen punto de
partida para las decisiones de poltica de crdito.