05 Caderno de Orientações - GBP

Caderno de Orientaes
Cadastro Padronizado
5 de Materiais e Servios
do Sistema GBP / e-Fisco
Verso 01.00
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Governo do Estado de Pernambuco | Secretaria de Administrao | Secretaria Executiva de Administrao
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Cadastro Padronizado de Materiais e Servios do Sistema GBP/ e-Fisco | Verso 01.00
GOVERNO DO ESTADO DE PERNAMBUCO

Governador: Eduardo Henrique Accioly Campos
Vice-Governador: Joo Soares Lyra Neto
SECRETARIA DE ADMINISTRAO DO ESTADO DE PERNAMBUCO

Dcio Jos Padilha da Cruz
SECRETRIO EXECUTIVO DE ADMINISTRAO (SEADM)
Diego Targino de Moraes Rocha
GERNCIA GERAL DE COMPRAS, CONTRATOS E LICITAES
Antnio Andr Bezerra de Melo Sousa
GERNCIA DE CADASTRO DE FORNECEDORES, MATERIAIS E SERVIOS DO ESTADO
Carlos Eduardo Costa Lcio Bezerra
SUPERVISORA DO CADASTRO DE MATERIAIS
Maria Adelaide Fernandes Carcio
SUPERVISORA DO CADASTRO DE SERVIOS
Aline Carolina Lopes Pessoa
EQUIPE TCNICA CAPTULO 1
Ana Paula Morais do Esprito Santo
Anna Carla Moreira Baslio
Anna Christina Melo Barreto
Cecile de Barros Carvalho
Leila Fernanda Arruda Guedes
Talita Albuquerque Araujo
EQUIPE TCNICA CAPTULO 2

Ceclia Duarte Suassuna Cavalcanti Lima
Gracielle Carvalho Gomes
Jaelma Pontes Chaves
Julie de Sousa Cordeiro
PROGRAMAO VISUAL
Zilmara Simone Arago
Secretaria Executiva de Administrao (SEADM)

Av. Engenheiro Antnio de Ges, n 194, Edf. Fred Dubeux, Pina, Recife / PE
CEP: 51.010-000
Telefones: (81) 3183-7740 | 3183-7628
Fax: (81) 3183-7749
E-mail: seadm@sad.pe.gov.br | www.sad.pe.gov.br
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APRESENTAO
A Secretaria de Administrao do Estado de Pernambuco, por intermdio da Gerncia de
Cadastro de Fornecedores, Materiais e Servios do Estado, com o objetivo de padronizar e otimizar
a gesto do Cadastro de Materiais e Servios do Sistema GBP/e-Fisco, elaborou o presente
Caderno, que tem por finalidade orientar todos os gestores e usurios quanto ao processo de
padronizao e higienizao realizado no Cadastro de Materiais e Servios.
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SUMRIO
Orientaes Gerais para Gestores e Usurios ....................................................................................6
Cadastro Padronizado de Material de Expediente .............................................................................8
1.1. Introduo ...................................................................................................................................... 10
1.2. Cadastro de Materiais e Servios ................................................................................................... 11
1.2.1. Conceito e Estrutura Funcional ..............................................................................................................11
1.2.2. Cadastro padronizado de material de expediente .................................................................................11
1.3. Higienizao do Cadastro de Material de Expediente ................................................................... 13
1.3.1. Metodologia de padronizao................................................................................................................13
1.3.2. Higienizando o material caneta (passo a passo) ....................................................................................13
1.4. Gesto do Cadastro de Materiais e Servios do Sistema GBP/e-Fisco........................................... 23
1.4.1. Atribuies do gestor do cadastro de materiais e servios....................................................................23
1.4.2. Anlise de proposta de material ou item ...............................................................................................23
1.5. Orientaes para os Gestores ........................................................................................................ 26
1.6. FAQS - Dvidas Frequentes ............................................................................................................ 27
1.7. Referncias ..................................................................................................................................... 29
Cadastro Padronizado de Medicamentos.........................................................................................30
2.1. Introduo ...................................................................................................................................... 31
2.2. Cadastro de Materiais .................................................................................................................... 32
2.2.1. Estrutura do Cadastro.............................................................................................................................32
2.2.2. Caractersticas dos Materiais..................................................................................................................33
2.2.3. Unidades de Fornecimento ....................................................................................................................34
2.3. Orientaes Especficas.................................................................................................................. 36
2.3.1. Consulta ao Catlogo de Medicamentos................................................................................................36
2.3.2. Encaminhando Proposta de Material.....................................................................................................40
2.3.3. Encaminhando Proposta de Item de Material........................................................................................47
2.4. Referncias ..................................................................................................................................... 50
Anexo...............................................................................................................................................51
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ORIENTAES GERAIS PARA GESTORES E

USURIOS
Para que os gestores e usurios utilizem corretamente o mdulo GBP/e-Fisco e mantenham
o bom funcionamento do Catlogo de Materiais e Servios do Estado, as orientaes descritas
abaixo devem ser seguidas. Adicionalmente, o cumprimento ou no de tais recomendaes pelo
gestor ser levado em considerao na sua avaliao de desempenho, a ser realizado pela Gerncia
de Cadastro de Fornecedores, Materiais e Servios do Estado GECAD, prevista no Decreto N
33.342, de 29 de abril de 2009.
Consultar antecipadamente o Catlogo de Materiais para verificar se o material/item

desejado j existe;
Ao encaminhar uma nova proposta, o usurio deve identificar-se no campo Observaes
com nome e telefone para contato, a fim de facilitar a comunicao para possveis
esclarecimentos. O no atendimento desta solicitao acarretar a rejeio da proposta
sem qualquer anlise prvia;
Para proposta de Material, faz-se necessrio utilizar um nmero razovel e uma sequncia
lgica de caractersticas, cuja diversidade seja suficiente para manter a correta
caracterizao do material proposto;
Ao analisar as propostas, pesquisar as informaes descritas para confirmar se esto de
acordo com o produto solicitado;
No aprovar propostas em desacordo com a padronizao prevista nas caractersticas do
material, ou seja, sempre preencher os campos com as informaes solicitadas.
O usurio que, durante o cadastramento de um item, necessitar descrever uma
caracterstica que no esteja prevista no material dever entrar em contato com o gestor
da classe para que este avalie a necessidade da incluso da nova caracterstica ou para
que ele lhe oriente como proceder nessa situao;
Ao rejeitar uma proposta, informar os motivos da rejeio e sempre se identificar para
facilitar o contato com o usurio;
No utilizar caracteres especiais tais como: acentos (, `, ^, ~), cedilha (), etc., entre outros;
No usar abreviaes nas descries;
No empregar termos como: conforme especificaes do edital, comprovao de
atendimento a norma regulamentadora, a definir;
No utilizar grias, regionalismos e termos estrangeiros;
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Utilizar marcas na descrio dos itens somente em situaes previstas na legislao vigente.
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CAPTULO 1
CADASTRO PADRONIZADO DE MATERIAL
DE EXPEDIENTE
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Cadastro Padronizado de Materiais e Servios do Sistema GBP/ E-Fisco
1.1. Introduo
A higienizao e reestruturao do Cadastro de Materiais e Servios do Sistema GBP/e-Fisco,

associada a uma gesto eficiente do mesmo, de grande relevncia, uma vez que um sistema de
gesto e controle fsico da despesa, que garanta uma maior eficincia, eficcia e transparncia das
aes do Governo, passa pela qualidade da descrio e padronizao dos itens praticados nas
aquisies pblicas.
Nesse contexto, foi idealizado o projeto Reestruturao e higienizao do cadastro de
materiais de expediente no sistema GBP/e-Fisco. Durante os oito meses de durao, a equipe de
higienizao, responsvel pela sua execuo, padronizou os 77 materiais de expediente de maior
impacto financeiro para o Estado de Pernambuco. Os mesmos esto cadastrados na Classe 7501,
juntamente com os 1.188 itens higienizados e/ou aprovados at o momento (Ver Nota Tcnica
N003/2011- SAD/GESUP).
A higienizao de todo o cadastro de materiais e servios do sistema GBP/e-Fisco
possibilitar a reduo do tempo e dos custos dos processos de compras, diminuio da quantidade
de compras erradas e de devoluo de materiais, bem como o alinhamento da comunicao entre
fornecedores e Estado. Em resumo, promover melhorias nas aquisies e nas tomadas de decises
estratgicas do Governo do Estado de Pernambuco.
Parte do conhecimento e experincia adquiridos pelos integrantes da equipe de higienizao
do Cadastro de Materiais de Expediente foram reunidos neste caderno. Este poder ser utilizado
como guia de orientao para os gestores que daro prosseguimento ao processo de padronizao
e higienizao dos demais materiais e servios cadastrados no sistema GBP/e-Fisco, bem como
servir de material de consulta para os usurios de tal sistema.
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1.2. Cadastro de Materiais e Servios
1.2.1. Conceito e Estrutura Funcional
O cadastro de materiais e servios do mdulo GBP/e-Fisco uma ferramenta de gesto que

possibilita a realizao de procedimentos de controle e gerenciamento da contratao de
fornecimento de materiais, servios e obras praticadas no mbito dos rgos e entidades
integrantes da Administrao Pblica do Estado de Pernambuco.
Est organizado em quatro nveis hierrquicos que estabelecem critrios para a descrio dos
materiais e servios. Cada nvel possui um cdigo de identificao e um padro de descrio
conforme exemplificado na tabela 1. A descrio detalhada do item de material/servio utilizada
como base para as especificaes tcnicas necessrias elaborao de termos de referncia dos
processos licitatrios.
Tabela 1. Nveis hierrquicos do cadastro de materiais/servios do mdulo GBP/e-Fisco.
Nvel Denominao Descrio Exemplo

Agrupamento de classes (75)* Artigos e utenslios de
1 Grupo
correlatas escritrio
Agrupamento de materiais (7501)* Material de expediente -
2 Classe
correlatos Cadastro padronizado
Descrio genrica do
3 Material/Servio (35146)* Papel
material/servio
Item de material/ Descrio detalhada do (322696-4)* Papel- Sulfite, formato
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servio material/servio A4, 75G/M2, na cor branca
Fonte: GBP/e-Fisco.
* Os nmeros entre parnteses representam os cdigos de identificao de cada elemento cadastrado no mdulo GBP/e-
Fisco.
1.2.2. Cadastro padronizado de material de expediente
Os materiais e itens que foram prioritariamente higienizados e padronizados pertenciam

curva ABC dos materiais de expediente mais comprados pelo Estado de Pernambuco. Durante a
higienizao dos mesmos foram identificadas diversas inconsistncias, tais como descrio de
forma bastante especfica, resultando no aumento do nmero de itens cadastrados, caracterizao
insuficiente e duplicidade de material. Em conjunto, todas essas inconformidades inviabilizaram a
higienizao dos respectivos itens no antigo cadastro, surgindo assim a necessidade da criao de
um novo.
Assim, foi criada a classe Material de Expediente - Cadastro Padronizado (7501), em que
todos os novos materiais e seus respectivos itens, criados e/ou higienizados, passaram a ser
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cadastrados. Alm disso, alguns materiais pertencentes a outras classes, tais como Formulrios
Contnuos (7530) e Impressos Oficiais (7550), foram higienizados e transferidos para a classe 7501.
Existe uma tendncia de reduo do nmero de classes pertencentes ao grupo 75 (Tabela 2).
Isso ocorre porque vrios materiais, embora relacionados, esto cadastrados em classes distintas.
medida que o processo de higienizao for ocorrendo, estes devero ser reunidos em uma mesma
classe, levando inativao de outras. Isso demonstra que o processo de higienizao de um
determinado material pode envolver uma mudana na estrutura do prprio cadastro, j que aquele
poder estar em duplicidade (cadastrado com mesma denominao em mais de uma classe ou
cadastrado juntamente com seu sinnimo na mesma classe) ou inserido em uma classe para a qual
no deveria ter sido cadastrado. Em ambos os casos, cabe ao gestor tomar as medidas cabveis para
sanar o problema, inativando ou realocando o material para uma classe mais adequada, sempre
mediante a anuncia do gerente da Gerncia de Cadastro de Fornecedores, Materiais e Servios do
Estado - GECAD.
Tabela 2. Relao das nove (9) classes pertencentes ao grupo 75.
Classe Denominao
7501 Material de Expediente Cadastro Padronizado
7505 Artigos para Escritrios
7510 Utenslios para Escritrios
7515 Suprimentos para Mquinas de Escritrio
7520 Suprimentos de Uso Didtico, Pedaggico, de Papelaria e de Escritrio
7530 Formulrios Contnuos
7550 Impressos Oficiais
7560 Impressos no Oficiais
7570 Fichas e Cartes
Fonte: GBP/e-Fisco.
importante que o gestor esteja atento para a organizao, distribuio e adequao dos materiais e
classes cadastrados no sistema e-Fisco!
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1.3. Higienizao do Cadastro de Material de Expediente
1.3.1. Metodologia de padronizao
Para a higienizao de cada material e item foi seguida a ordem hierrquica constante no
mdulo GBP/e-Fisco. Assim, o material, que corresponde ao terceiro nvel hierrquico, era inicial e
prioritariamente padronizado, pois contm a descrio genrica de cada item. Essa a etapa mais
trabalhosa e crtica da higienizao e somente aps a sua concluso os itens correspondentes de
cada material podem ser processados e padronizados.
Para a caracterizao dos materiais, foi realizada uma extensa pesquisa junto a fornecedores
e atravs da internet. Em alguns casos, houve a necessidade de se realizar visitas ao almoxarifado
da SAD, possibilitando uma anlise mais detalhada do material e o conhecimento da percepo do
almoxarife para a identificao do mesmo mediante a sua descrio no e-Fisco. Vale salientar que
foram evitadas descries muito detalhadas que permitissem o direcionamento da compra. Por
outro lado, houve a preocupao de se inserir caractersticas, tais como validade, que permitissem
um controle maior da qualidade dos materiais adquiridos pelo Estado. Em conjunto, tais
mecanismos viabilizaram a definio das principais caractersticas de cada objeto, consideradas por
cada membro da equipe de higienizao como imprescindveis para a correta identificao e
diferenciao de seus itens.
Aps a higienizao dos itens, os seus correspondentes foram inativados devido a
inconsistncias encontradas na sua descrio, por estarem em duplicidade ou, simplesmente, por
no constarem na curva ABC dos itens mais comprados pelo Estado. Para cada cdigo inativado foi
dada a devida orientao para que os usurios passassem a utilizar o correspondente higienizado
nos novos processos de aquisio de materiais de expediente ou realizassem uma nova proposta
em conformidade com o novo padro estabelecido. Esse procedimento foi adotado durante os trs
primeiros meses aps o incio da higienizao e serviu como perodo de adaptao para que os
usurios pudessem se familiarizar com o novo cadastro. Atualmente, todos os materiais antigos que
foram higienizados esto inativados, o que impossibilita a visualizao dos seus itens com os seus
respectivos pareceres de inativao.
1.3.2. Higienizando o material caneta (passo a passo)
Para auxiliar os gestores que daro prosseguimento ao processo de higienizao dos

materiais j cadastrados no sistema GBP/e-Fisco, ou mesmo daqueles que precisaro criar um novo
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ainda no cadastrado, foi selecionado como modelo de estudo o material CANETA. O fato de a
compra deste material no setor pblico estar associada ineficincia, desperdcio e baixa qualidade
motivaram a sua escolha. Seguem em ordem cronolgica e dispostos em forma de tpicos os
passos perseguidos para a sua higienizao:
Levantamento de todos os materiais relacionados ao objeto CANETA, bem como das

1 caractersticas cadastradas para os mesmos no sistema GBP/e-Fisco (Tabelas 3, 4, 5, 6
e 7)
Tabela 3. Relao de canetas ativas no sistema GBP/e-Fisco antes da higienizao.
Grupo Classe Material Cdigo Itens

Caneta Hidrogrfica Ponta Porosa 12918 30
7505 Caneta Fixa 31433 01
75
Caneta Esferogrfica 15131 73
7520 Hidrocor 32290 4
TOTAL 108
Fonte: GBP/e-Fisco.
*Os materiais acima descritos foram inativados por no estarem corretamente caracterizados.
Como se pode observar, tanto na classe 7505 - Artigos para Escritrios, como na classe
7520 - Suprimentos de Uso Didtico, Pedaggico, de Papelaria e de Escritrio, havia materiais
diferentes relacionados ao objeto caneta. Para reagrup-los da melhor forma possvel, foi
necessrio estudar as caractersticas cadastradas antes da higienizao para cada um deles.
Tabela 4. Caractersticas cadastradas para o material CANETA FIXA antes da higienizao.
CANETA FIXA (31433)

Caracterstica Descrio Exemplo Tipo
Caneta fixa ligada por corrente
Tipo Define o tipo da caneta Obrigatrio
metlica, etc
Base Define a base Plstica, com fita adesiva, etc Obrigatrio
Carga Define a cor da carga Azul, vermelha, preta, etc No Obrigatrio
Fonte: GBP/e-Fisco.
*O material acima descrito foi inativado por no estar corretamente caracterizado.
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5
Tabela 5. Caractersticas cadastradas para o material CANETA ESFEROGRFICA antes da higienizao.
CANETA ESFEROGRFICA (15131)

Matria prima Define a matria prima do Resina termoplstica,
Obrigatrio
do corpo corpo da caneta esferogrfica poliestireno cristal, etc...
Define o formato da caneta
Formato Sextavado, redondo, etc... Obrigatrio
esferogrfica
Matria prima Define a matria prima da
Lato, etc... Obrigatrio
da ponta ponta da caneta esferogrfica
Define a esfera da caneta
Esfera Tungstnio, etc... Obrigatrio
esferogrfica
Espessura da Define a espessura da ponta (0,7mm), (0,8mm), (1,0mm),
Obrigatrio
ponta da caneta esferogrfica etc...
Define a cor da tinta da Azul, preta, vermelha, verde,
Cor Obrigatrio
caneta esferogrfica etc...
Define a tampa da caneta
Tampa Antiasfixiante, ventilada, etc... Obrigatrio
esferogrfica
Define o acessrio da caneta No
Acessrio Emborrachada, retrtil, etc...
esferogrfica Obrigatrio
Fonte: GBP/e-Fisco.
Tabela 6. Caractersticas cadastradas para o material CANETA HIDROGRFICA PONTA POROSA antes da higienizao.
CANETA HIDROGRFICA PONTA POROSA (12918)

Matria prima Define a matria prima do Plstico rgido opaco,
Obrigatrio
do corpo corpo da caneta transparente, etc...
Define o tipo da ponta da Biqueira metal, ponta fina,
Ponta Obrigatrio
caneta media, grossa, etc...
Na cor azul, preta, verde,
Cor da tinta Define a cor da tinta Obrigatrio
etc...
Define os acessrios da
Acessrios Emborrachada, retrtil, etc.. No Obrigatrio
caneta
Fonte: GBP/e-Fisco.
Tabela 7. Caractersticas cadastradas para o material HIDROCOR antes da higienizao.
HIDROCOR (32290)
Define a matria prima
Matria-prima Resina plstica e corante, etc Obrigatrio
do material
Define a dimenso do
Dimenso (17 x 1 x 14)cm (axlxp), etc No Obrigatrio
material
Define a quantidade do
Quantidade 12 canetas hidrocor, etc No Obrigatrio
material
Define a gramatura do
Peso 75g, 80g, 90g, etc No Obrigatrio
material
Cor Define a cor do material Variada, branca, azul, etc No Obrigatrio
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Fonte: GBP/e-Fisco.
Processamento dos dados coletados no sistema GBP/e-Fisco
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Nessa etapa, atravs da verificao e comparao das caractersticas cadastradas para cada
um dos quatro tipos de canetas que estavam ativos no sistema, foi possvel observar que:
E
mbora os materiais CANETA ESFEROGRFICA e CANETA FIXA recebam denominaes
distintas, trata-se do mesmo objeto. Na verdade, este material poderia ser considerado
uma espcie daquele.
C
omo HIDROCOR sinnimo de CANETA HIDROGRFICA, ambos devem ser agrupados
em um nico material.
Outras pesquisas relacionadas ao material CANETA

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N
a Internet
- Foram visitados stios de busca (Google) e outros relacionados a materiais de expediente,

tais como Kalunga, Wikipdia, Faber-Castell e Nagem, para identificar as diferentes especificaes
de canetas disponveis no mercado (Figura 1);
- Catlogos de materiais de outros estados tambm foram acessados e analisados;
Figura 1. Resultado da busca na internet por especificaes do material CANETA ESFEROGRFICA.

Fonte: < www.kalunga.com.br>. Acesso em: jul/2011.
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Atravs de contato com fornecedores
- A lista dos fornecedores do Estado pode ser acessada atravs da guia consultar preos por
item de material/servios do mdulo GBP/e-Fisco. Essa consulta possibilita a identificao de
quem forneceu determinado item de material/servio para o Estado. Para o material em anlise,
essa ferramenta no teve grande utilidade, haja vista a vasta quantidade de informao disponvel
na prpria internet. Por outro lado, foi bastante utilizada no processo de padronizao de outros
materiais, pois permitiu ao gestor o esclarecimento de dvidas a respeito do material que estava
sob sua responsabilidade.
- A lista de fornecedores no mercado, coletada atravs da internet e/ou pesquisa de campo,
identifica os estabelecimentos que trabalham com determinado material. Tambm auxilia o gestor
no trabalho de conhecimento e anlise do material. Na maioria das vezes, o contato telefnico
quase sempre suficiente. No estudo da caneta, foi necessria tambm a realizao de visitas
tcnicas in loco que permitiram a anlise mais detalhada dos tipos disponveis venda, alm do
acesso a catlogos de materiais de grandes fornecedores/lojistas. O recebimento destes catlogos,
por sua vez, foi bastante til para a higienizao de outros materiais.
N
o almoxarifado (da SAD e/ou outros rgos)
Atravs das visitas realizadas ao almoxarifado da SAD foi possvel identificar, por exemplo,
que determinadas canetas, mesmo validadas pelo Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e
Tecnologia INMETRO, no funcionavam na maioria dos lotes. Vale salientar que estas
apresentavam prazo de validade de um ano. Por outro lado, todas as canetas que possuam prazo
de validade indeterminado funcionavam perfeitamente. Desta forma, a caracterstica VALIDADE
passou a ser exigida como forma de garantir ao Estado a aquisio de canetas funcionais.
Escutar o gestor do almoxarifado uma excelente ferramenta para uma descrio mais eficiente do
material. Como responsvel pelo recebimento do que se comprado, ele capaz de esclarecer dvidas e
relatar os problemas recorrentes. A visita ao almoxarifado tambm til para a visualizao do material
em anlise.
Processamento de todas as informaes coletadas

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Foi verificado que, alm das canetas esferogrfica e hidrogrfica, existem no mercado mais
dois tipos de canetas: roller e em gel. As caractersticas especficas destas foram levadas em
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considerao para a higienizao, resultando na criao de um nico material denominado

CANETA. Desta forma, foi possvel projetar a futura aquisio de tais canetas sem necessidade de
incluso de novas caractersticas quando esse tipo de caneta no previsto for solicitado. Isso
tambm evitar que tais caractersticas especficas sejam descritas em campos inadequados por
ausncia de local apropriado para sua descrio, ou que um novo material seja criado apenas para
atender nova solicitao.
comum a aprovao de novos materiais quando no h previso de todas as caractersticas necessrias

para a diferenciao de seus itens. Na maioria das vezes, tal problema poderia ser resolvido apenas com a
incluso de caractersticas no obrigatrias no material originalmente cadastrado.
Por outro lado, existem canetas que, por possurem caractersticas to especficas, no
permitiram a fuso e criao de um nico material. Isso ocorreu com as canetas esferogrfica e
hidrogrfica, pois algumas caractersticas consideradas obrigatrias para uma boa especificao
de uma no cabiam outra. Com isso um mesmo objeto precisou ser separado em dois materiais,
visto que o mercado traz especificaes peculiares para a sua aquisio, tal como abaixo detalhado:
A caracterstica espessura da ponta classificada no mercado como fina, mdia e grossa
para a caneta hidrogrfica e especificada em milmetros para a caneta esferogrfica;
A caracterstica tampa est prevista apenas para caneta esferogrfica e foi classificada
como obrigatria, haja vista que se fosse no obrigatria apenas parte dos usurios a
preencheria. Isso resultaria no aumento do nmero de itens de canetas, pois existiriam
propostas com e outras sem especificao da tampa. No entanto, o preenchimento
obrigatrio de tal caracterstica atende a necessidade tanto dos usurios que a considera
necessria quanto daqueles que a considera desnecessria. Tal medida, embora seja
bastante simples, proporciona a manuteno de um cadastro mais enxuto, sem a
ocorrncia de itens semelhantes, divergindo apenas pelo preenchimento ou no de uma
determinada caracterstica.
Foi percebido que a fuso das canetas hidrgraficas e esferogrficas em um nico material dificultaria a
gesto do cadastro, requerendo um tempo maior de anlise e aumentando assim a probabilidade de
erros e de duplicidade.
Assim, foram padronizados e criados os materiais CANETA e CANETA HIDROGRFICA,

conforme disposto nas tabelas 8 e 9.
Tabela 8. Processo de higienizao e criao do material CANETA.
ANTES DA HIGIENIZAO APS HIGIENIZAO

Grupo Classe Material Cdigo Itens Material Cdigo Itens
19
5
CANETA
75 7505 15131 73
ESFEROGRFICA *CANETA 35256 18
CANETA FIXA 31433 01
TOTAL 74
* Material higienizado resultante da fuso entre os materiais CANETA ESFEROGRFICA e FIXA.
Tabela 9. Processo de higienizao e criao do material CANETA HIDROGRFICA.

ANTES DA HIGIENIZAO APS HIGIENIZAO
Grupo Classe Material Cdigo Itens Material Cdigo Itens
CANETA
7505 12918 30
75 HIDROGRFICA CANETA
PONTA POROSA 35259 03
HIDROGRFICA
7520 HIDROCOR 32290 04
TOTAL 34
* Material higienizado resultante da fuso entre os materiais CANETA HIDROGRFICA PONTA POROSA e HIDROCOR.
Definio das caractersticas do material

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- Para a escolha do nome do material foi pesquisado o mais usualmente utilizado no
mercado. Assim, caneta e caneta hidrogrfica foram as expresses mais genricas possveis
encontradas.
- A anlise de todas as informaes coletadas sobre o material facilitou sobremaneira a
escolha das caractersticas bsicas e fundamentais para uma descrio e diferenciao eficiente de
cada um dos seus itens. Conforme exposto, para tentar resolver o problema da falta de qualidade
das canetas compradas, foi inserida a caracterstica VALIDADE que define o tempo mnimo de
validade da mesma (Tabelas 10 e 11).
- No preenchimento do campo Sinnimos de Material/Servio foram utilizadas as
nomenclaturas de todos os materiais higienizados, permitindo assim que o usurio, ao pesquisar
pelo nome antigo do material, localize o novo higienizado.
Tabela 10. Caractersticas cadastradas para o material CANETA aps a higienizao.
CANETA (35256)
Esferogrfica, roller, gel,
Grafia Define o tipo de grafia Obrigatrio
etc
Define a matria prima do Resina termoplstica,
Matria prima do corpo Obrigatrio
corpo poliestireno cristal, etc
Define a matria prima da
Matria prima da ponta Lato, cobre, etc Obrigatrio
ponta
0,70mm; 0,80mm;
Espessura da ponta Define a espessura da ponta Obrigatrio
1,00mm; etc
Define o nmero de cores -
No
Nmero de cores caracterstica usada Com 2 cores, com 4 cores
Obrigatrio
exclusivamente em canetas
20
5
com mais de uma cor
Azul, vermelha, preta,

Cor da tinta Define a cor da tinta Obrigatrio
verde, azul e vermelha, etc
Antiasfixiante, ventilada,
Tampa Define o tipo da tampa Obrigatrio
etc
Com grip emborrachado,
Define os acessrios da No
Acessrios retrtil, com click em
caneta Obrigatrio
metal, etc
Define o tempo mnimo de
Validade 4 anos, 5 anos, etc Obrigatrio
validade
Fonte: GBP/e-Fisco.
Tabela 11. Caractersticas cadastradas para o material CANETA HIDROGRFICA aps a higienizao.
CANETA HIDROGRFICA (35259)

Caracterstica Descrio Exemplo Complemento Tipo
Matria prima do Define a matria Plstico, alumnio,
Em Obrigatrio
corpo prima do corpo etc
Matria prima da Define a matria Feltro, poliacetal,
Ponta em Obrigatrio
ponta prima da ponta polister, etc
Define a
Espessura da ponta espessura da Fina, media, grossa Obrigatrio
ponta
Define a cor da Azul, preta, verde,
Cor da tinta Tinta Obrigatrio
tinta colorida, etc
Define o nmero
de cores -
caracterstica
Com 6 cores, com 12
usada
Nmero de cores cores, com 24 cores, No Obrigatrio
exclusivamente
etc
para conjunto de
canetas com mais
de uma cor
Define os
Emborrachada,
Acessrios acessrios da No Obrigatrio
retrtil, etc
caneta
Define o tempo
Validade
Validade mnimo de 4 anos, 5 anos, etc Obrigatrio
mnima de
validade
Fonte: GBP/e-Fisco.
21
5
22
5
1.4. Gesto do Cadastro de Materiais e Servios do Sistema GBP/e-Fisco
1.4.1. Atribuies do gestor do cadastro de materiais e servios
A gesto do cadastro de materiais e servios realizada atravs dos gestores lotados e/ou
em exerccio na Secretaria de Administrao e nos diversos rgos e unidades gestoras do Estado
de Pernambuco.
Dentre outras atribuies, cabe aos gestores do e-Fisco agir de forma pr-ativa, observando
o cumprimento das determinaes da GECAD e buscando sempre a qualidade do cadastro de
materiais e servios. A eficincia deste est diretamente relacionada postura e compromisso
assumidos pelo gestor. As principais atribuies do gestor so:
I- Analisar as propostas de materiais e itens de materiais;
II- Prestar apoio tcnico aos usurios do sistema;
III- Manter o cadastro organizado e padronizado;
IV- Dar continuidade ao processo de higienizao dos materiais e servios;
V- Inativar materiais e itens inconsistentes;
VI- Solicitar GECAD a realocao de classe para o grupo mais adequado em que deveria
ter sido cadastrada;
VII- Relatar ao gerente da GECAD eventuais problemas encontrados.
1.4.2. Anlise de proposta de material ou item
A anlise de proposta (ver anexo), em especial de material, uma atividade crtica e

fundamental para o bom funcionamento e manuteno do cadastro padronizado de materiais. No
se resume apenas a um simples ato de aceitao ou rejeio da mesma. Ao exercer tal atribuio, o
gestor precisa estar atento e observar diversos aspectos, tais como a conformidade e manuteno
da padronizao previamente estabelecida e ausncia de item similar ou correspondente no
cadastro. Para isso, ele dever fazer uma pesquisa prvia no e-Fisco antes de aceitar a proposta,
verificando se no sistema j existe aquele material ou item proposto pelo usurio. Tambm
precisam ser observadas as caractersticas e complementos cadastrados no material, devendo ser
rejeitadas as propostas contendo marca.
Adicionalmente, importante verificar se a proposta foi encaminhada para a classe em que,
de fato, deveria o material/item resultante de sua aprovao ser cadastrado. Em caso de dvidas, o
gestor deve realizar pesquisa de mercado, conforme exemplificado no item 3.2, e/ou entrar em
23
5
contato diretamente com o usurio para entender a relao entre a sua necessidade e a descrio
contida na proposta. Esta comunicao somente possvel quando o usurio disponibiliza no
campo observaes, contido na proposta, seu nmero de telefone e/ou email. Caso o usurio no
deixe contato, o gestor rejeitar a proposta justificando o motivo e tambm deixar seu contato
para que o usurio possa se comunicar com ele.
No analisar uma proposta que j foi rejeitada por outro gestor. Aguard-lo concluir a anlise.
bastante comum a aprovao de propostas de item contendo descrio que no

corresponde caracterstica cadastrada no material (Figura 2) ou com descrio de mais de uma
caracterstica dentro de um nico campo de preenchimento (Figura 3). Tais condutas precisam ser
urgentemente banidas e, em caso de comportamento recorrente do gestor, punidas, pois so as
principais causas das inmeras inconformidades encontradas no cadastro.
Na maioria das vezes, a caracterstica adicional solicitada pelo usurio poderia ser inserida
como caracterstica no obrigatria do material ou simplesmente estar descrita no termo de
referncia.
Figura 2. Proposta de item do material CARTOLINA

* A proposta foi rejeitada porque havia outro item semelhante j cadastrado no sistema, conforme informado pelo gestor
no parecer de rejeio (seta preta). Observar que no preenchimento da caracterstica Rigidez o usurio colocou o tipo
do papel da cartolina (setas vermelhas).
** As informaes referentes ao usurio e UG solicitante foram preservadas.
24
5
Figura 3. Proposta de item do material ENVELOPE PLSTICO.

* A proposta no deve ser aprovada sem alterao, porque no preenchimento da caracterstica Furos o usurio
informou a cor do material (setas vermelhas).
** As informaes referentes ao usurio e UG solicitante foram preservadas.
Conforme detalhado no item anterior, existem vrias fontes de pesquisa disponveis que
podem auxiliar o gestor durante a anlise de propostas de material e item, tais como internet,
contato com fornecedores e outros gestores do sistema, ou mesmo consulta ao catlogo de
materiais de alguns fabricantes (Figura 4).
Figura 4. Exemplo ilustrativo das atividades exercidas pelos gestores do cadastro

de material durante a anlise de proposta de material ou higienizao do
mesmo.
25
5
1.5. Orientaes para os Gestores
Ao padronizar um material, fundamental que o gestor registre os detalhes que julgue mais
importantes e peculiares desse processo e encaminhe por email ao Gerente da GECAD (ver figura
5). Desta forma, ficar disponvel na GECAD para consulta dos gestores uma lista contendo o
resumo de todos os materiais higienizados, de forma que qualquer gestor possa dar seguimento s
anlises subsequentes de propostas de item desse material. Isso facilitar a manuteno da
padronizao, bem como a otimizao da caracterizao do material pelos demais gestores,
responsveis pela gesto da classe ao qual o referido material tenha sido cadastrado.
MATERIAL HIGIENIZADO: Marcador (cdigo 35168)

CLASSE DO MATERIAL HIGIENIZADO: Material de Expediente Cadastro Padronizado (7501)
MATERIAIS SUBSTITUDOS: Pincel Atomico (1267); Pincel p/ Quadro Branco (3058), Caneta
Marca Tecido (13383), Caneta Marca Texto (12916), Caneta para CD e DVD (32972), Caneta para
Retroprojetor (32972), Caneta (16559), Caneta de Escrita Permanente (6060).
DETALHAMENTO DO PROCESSO DE HIGIENIZAO/OBSERVAES PERTINENTES PARA A

ANLISE DE PROPOSTA DE ITENS
Para os itens do material MARCADOR cuja caracterstica TIPO for preenchida como sendo
de texto, o TIPO DA TINTA fluorescente, enquanto o TIPO DA PONTA geralmente
chanfrada. Por outro lado, se o TIPO for permanente, o TIPO DA TINTA ser a base
de lcool.
Quanto aos MARCADORES TIPO de retroprojetor e de CD e DVD, o TIPO DA PONTA

definida como fina ou mdia. Tal caracterstica tambm auxiliar o gestor na
definio da caracterstica ESPESSURA DA ESCRITA, pois a mesma ser de 0,50mm,
quando a ponta for mdia e de 0,10mm, quando a ponta for fina. Alm disso, quando o
fornecedor especifica que a ponta de 1,00mm, implica dizer que a ESPESSURA DA
ESCRITA de 0,10mm.
Para os demais itens, o TIPO DA PONTA pode ser ogiva, chanfrada, arredondada,
entre outras.
O nome do item a nica diferenciao que os fornecedores fazem entre MARCADOR

de retroprojetor e de CD e DVD, pois ambos apresentam especificaes similares.
Figura 5. Exemplo ilustrativo de registro de um material higienizado.
26
5
1.6. FAQS - Dvidas Frequentes
Esto listadas abaixo dvidas freqentes cujo esclarecimento e aprendizado por parte dos
gestores fundamental para uma gesto mais eficaz do cadastro de materiais. Outras dvidas
podero ser elucidadas atravs dos telefones disponveis no site da Secretaria de Administrao:
<www.sad.pe.gov.br/seadm>.
1. Como analisar uma proposta de material ou item com caractersticas muito especficas?
O gestor precisa pesquisar para conhecer bem o produto em anlise. A partir de ento, ele
ter mais segurana em afirmar se existe realmente a necessidade de se especificar tanto o item e
se isso no o est direcionando para determinado fabricante. Em caso de necessidade, podero ser
acrescentadas caractersticas no obrigatrias no material correspondente. No entanto, na maioria
das vezes, o detalhamento dever estar descrito no termo de referncia. Possivelmente, tambm
ser necessrio que o gestor entre em contato com o usurio para obter e fornecer maiores
esclarecimentos.
2. Em hiptese alguma a marca pode ser utilizada?

A utilizao de marcas poder ser admitida nos casos em que for tecnicamente justificvel ou
ainda quando o fornecimento de tais materiais e servios for feito sob o regime de administrao
contratada, previsto e discriminado no ato convocatrio, nos termos da Lei 8.666, de 21 de junho
de 1993.
3. Como rejeitar uma proposta?

importante e obrigatrio o preenchimento do campo PARECER DE REJEIO, indicando
inconsistncias encontradas na proposta, bem como os dados do gestor que analisou a mesma
(nome e telefone). Em alguns casos, e para evitar retrabalho e aumentar a eficincia do processo de
aprovao de propostas, o gestor poder entrar em contato diretamente com o usurio e alterar a
proposta, adequando-a s normas de padronizao exigidas para o cadastro. Caso o usurio no
tenha deixado na proposta informaes para contato, solicit-las no parecer de rejeio. Somente
devero ser analisadas propostas com identificao do usurio (nome e telefone).
4. O gestor poder inativar material em desacordo com a padronizao e/ou em desuso?

Sim. Manter o cadastro organizado, atravs, dentre outras coisas, da inativao de itens
cadastrados com erros e em desuso, uma importante atribuio do gestor.
27
5
5. possvel a reativao de um item inativo?

At setembro de 2012, um item inativo poderia ser reativado somente para a realizao do
empenho de um processo licitatrio em andamento. A partir de ento, no sero mais realizadas as
aes de reativao de materiais ou de itens inativados que possuam correspondente higienizado,
conforme atual direcionamento da Gerncia de Cadastro de Fornecedores, Materiais e Servios do
Estado - GECAD, divulgado a todos os gestores atravs de mensageria e email. Dessa forma, todos
os usurios devero utilizar exclusivamente os itens que se encontram ativos no sistema.
Caso um item/material inativo no possua correspondente cadastrado, o usurio dever
realizar uma nova proposta e encaminh-la para anlise e aprovao do gestor responsvel pela
gesto da classe. A tela referente ao material/item inativo dever ser impressa e apensada ao
processo licitatrio como justificativa para a alterao do cdigo utilizado.
necessrio que haja um maior controle e fiscalizao por parte das autoridades
competentes nos processos licitatrios realizados pelo Estado enquanto no houver integrao
entre os Sistemas GBP/ e-Fisco e RedeCompras. Isto evitar o cadastramento de Solicitaes de
Aquisies posteriores concluso do referido processo, reduzindo a demanda pela reativao de
material/item.
6. Depois que o gestor aprova o item, este j pode ser utilizado para aquisio?
Ainda no. necessrio que o usurio solicite a associao da natureza de despesa do item
na Secretaria da Fazenda SEFAZ, atravs da Central de Atendimento aos Usurios CAU, pelos
telefones: (81) 3183-6871 ou (81) 3183-6873.
28
5
1.7. Referncias
BRASIL. DECRETO N 33.342, DE 29 DE ABRIL DE 2009. Estabelece critrios para concesso da

gratificao pela participao na gesto dos cadastros de fornecedores, materiais e servios,
inclusive de engenharia, e d outras providncias. Dirio Oficial [do Estado de Pernambuco], Recife,
n.78, p.3, 30 abr. 2009.
BRASIL. LEI 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993. Disponvel em:

<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8666cons.htm>. Acesso em: 24 de setembro de 2012.
Catlogo de materiais do Governo do Estado de Minas Gerais. Disponvel em:

<https://www1.compras.mg.gov.br/catalogo/consultaMateriaisCadastrados.html>. Acesso em: 09 de
maio de 2011.
Catlogo de materiais do Governo do Estado da Bahia. Disponvel em:

<http://www.comprasnet.ba.gov.br/consultacatalogo/item.shtm?x=71&y=10>. Acesso em: 06 de
junho de 2011.
Catlogo de materiais do Portal de Compras do Governo Federal. Disponvel em:

<http://www.comprasnet.gov.br>. Acesso em: 09 de junho de 2011.
Catlogo de materiais NAGEM. 1 edio, 2011.
Catlogo de materiais Atacado de Papelaria. 2008.
Catlogo de materiais Faber-Castell. 2011.
Catlogo de materiais PILOT, n06.
Catlogo de materiais BIC. 2009/2010.
Catlogo de produtos Acrilex. 11 edio, 2010.
Catlogo Escritrio Tilibra.
Nota Tcnica N003/2011- SAD/GESUP. Disponvel em:

<http://www.portais.pe.gov.br/c/document_library/get_file?uuid=ea824ad4-a177-4412-8f65-
3bfcd5b5d350&groupId=3055250>.
29
5
CAPTULO 2
CADASTRO PADRONIZADO DE MEDICAMENTOS
30
5
2.1. Introduo
O Catlogo de Medicamentos do e-Fisco um instrumento de ampla importncia para a

Administrao do Estado de Pernambuco. atravs dele que os usurios do sistema e os Gestores
da rea de Sade tm acesso as descries padronizadas de medicamentos, acompanhadas das
respectivas unidades de fornecimento, constituindo a base das especificaes tcnicas necessrias
elaborao de termos de referncia dos processos de licitao. Alm desse instrumento de
consulta, o e-Fisco possibilita a incluso de novos medicamentos atravs do Cadastro de Materiais.
O Cadastro Padronizado de Medicamentos do Estado de Pernambuco foi inserido ao Sistema
de Gesto de Banco de Preos (GBP) do e-Fisco com o objetivo de fornecer um catlogo mais eficaz,
reduzindo o tempo e os custos dos processos de compras, reduzindo tambm as compras erradas e
as devolues de materiais e alinhando a comunicao entre os rgos do Estado e seus
fornecedores.
Sendo os medicamentos insumos to relevantes na prestao dos servios de sade, do
interesse de todos que compem a Administrao Pblica zelar pela higienizao deste Catlogo,
transformando todo o processo de aquisio de um material em um sistema clere, simples e
completo.
31
5
2.2. Cadastro de Materiais
O Catlogo de Materiais e servios do Mdulo de Gesto do Banco de Preos do Sistema e-

Fisco Financeiro, implantado a partir de 01 de janeiro de 2008, no mbito dos rgos e entidades
integrantes da Administrao Pblica do Estado de Pernambuco, mantido pela Secretaria de
Administrao, atravs da Gerncia de Cadastro de Fornecedores, Materiais e Servios do Estado -
GECAD.
Todo material adquirido pelo Estado de Pernambuco descrito e codificado no e-Fisco,
sendo de uso obrigatrio para todos os entes pblicos estaduais.
2.2.1. Estrutura do Cadastro
O Cadastro de Materiais do e-Fisco possui quatro nveis estruturais. O nvel mais abrangente
chamado grupo e engloba itens segundo a semelhana de uso. Por exemplo, no caso da sade,
o grupo que abrange esses itens o Grupo 65 EQUIPAMENTOS E ARTIGOS DE USO MDICO,
ODONTOLGICO, HOSPITALAR E LABORATORIAL. O segundo nvel, a classe, rene itens
semelhantes tanto no uso quanto nas caractersticas que os descrevem. A classe que contm todos
os medicamentos de uso humano chamada Classe 6590 Cadastro Padronizado de
Medicamentos. O prximo nvel de classificao o material, o qual identifica o produto a ser
adquirido. Para os medicamentos o material o prprio frmaco, escrito conforme a Denominao
Comum Brasileira (DCB), por exemplo: 35022 PARACETAMOL. Por fim teremos o item, esse
ltimo nvel inclui as diferentes apresentaes de um mesmo material. Por exemplo, os
medicamentos que possuem o frmaco paracetamol esto descritos como itens distintos deste
material (retirado integralmente do sistema GBP/e-Fisco):
319706 9 PARACETAMOL - CONCENTRAO/DOSAGEM 500 MG, FORMA

FARMACUTICA COMPRIMIDO, VIA DE ADMINISTRAO ORAL
319708 5 PARACETAMOL - CONCENTRAO/DOSAGEM 750 MG, FORMA FARMACUTICA

COMPRIMIDO, VIA DE ADMINISTRAO ORAL
Os Materiais so estruturados para conter as especificaes para a criao dos cdigos. So

divididos em caractersticas que, no caso de medicamentos, as principais so:
concentrao/dosagem, forma farmacutica, forma de apresentao e via de administrao.
Cada material adquirido pelo governo do Estado possui uma descrio e um cdigo de
identificao no mdulo GBP, conforme o modelo acima descrito. Assim, os medicamentos
compostos pelo frmaco paracetamol so classificados da seguinte forma:
GRUPO 65: EQUIPAMENTOS E ARTIGOS DE USO MDICO, ODONTOLGICO, HOSPITALAR E

LABORATORIAL
CLASSE 6590: CADASTRO PADRONIZADO DE MEDICAMENTOS
32
5
MATERIAL: 35022 PARACETAMOL

ITENS:
319704-2 PARACETAMOL - CONCENTRAO/DOSAGEM 200 MG/ML, FORMA
FARMACUTICA SOLUO, FORMA DE APRESENTAO FRASCO, VIA DE ADMINISTRAO
ORAL;
319706-9 PARACETAMOL - CONCENTRAO/DOSAGEM 500 MG, FORMA FARMACUTICA

COMPRIMIDO, VIA DE ADMINISTRAO ORAL;
319708-5 PARACETAMOL - CONCENTRAO/DOSAGEM 750 MG, FORMA FARMACUTICA

COMPRIMIDO, VIA DE ADMINISTRAO ORAL;
328219-8 PARACETAMOL - CONCENTRAO/DOSAGEM 100 MG/ML, FORMA

FARMACUTICA SOLUO ORAL, FORMA DE APRESENTAO FRASCO, VIA DE
ADMINISTRAO ORAL.
Cada item descrito no CADMAT possui uma descrio e um cdigo. Esse cdigo numrico e
sequencial dado pelo sistema para identificar cada item.
Atualmente, a Classe 6531 (Medicamentos) foi inativada devido padronizao no cadastro
de Medicamentos. Assim, o sistema no permite o envio de propostas para esta classe e seus itens
no podero ser reativados, devendo o usurio entrar em contato com os gestores da Classe 6590
Cadastro Padronizado de Medicamentos, atravs do telefone (81) 3183-7862. Os gestores iro
orient-los a utilizar o cdigo correspondente para cada item inativado.
Todos os itens descritos na Classe 6590 Cadastro Padronizado de Medicamentos tiveram
sua descrio padronizada pela Gerncia de Cadastro de Fornecedores, Materiais e Servios do
Estado (GECAD), que para tanto utilizou mtodos de pesquisa baseados em guias farmacuticos,
manuais teraputicos, bulrios eletrnicos (ANVISA) e consultas aos laboratrios. Alm disso,
oficinas foram realizadas pela Superintendncia de Assistncia Farmacutica - SAF da Secretaria
Estadual de Sade - SES com a presena dos farmacuticos dos principais hospitais do Estado que
deram o suporte necessrio para subsidiar o processo de padronizao do catlogo de
medicamentos.
2.2.2. Caractersticas dos Materiais
O modelo adotado para descrever os medicamentos no CADMAT utiliza algumas

caractersticas. So elas:
a) Concentrao/Dosagem (cdigo-15837): quantidade do princpio farmacologicamente

ativo contida no medicamento por unidade de dosagem farmacutica. Nas formas slidas
(comprimido, cpsulas, drgeas, vulos, adesivos transdrmicos, p lifilo para injetvel e
supositrios) a concentrao expressa por unidade de peso (mg, g, etc.). Nas formas lquidas ou
33
5
semisslidas, a concentrao ser expressa em mg/mL, mg/g ou percentual. Ressalta-se que as

unidades de medida das concentraes de medicamentos so expressas pelo menor volume ou
peso, ou seja, sempre em 1mL ou em 1g (e suas variveis, como L, mg, mcg, etc);
b) Forma Farmacutica (cdigo-8671): Podemos definir formas farmacuticas como um

medicamento disposto para seu uso imediato, e resultante da mistura de substncias adequadas e
convenientes para determinada finalidade teraputica. Exemplos: comprimido (revestido,
mastigvel, sublingual, efervescente, tamponado), cpsula, drgea, soluo (oral, tpica, injetvel,
oftlmica), xarope, elixir, suspenso, magma, gel, p, pastilha, pomada, creme, emulso, bomba de
infuso, pasta, emplastro, aerossol, loo, disco transdrmico, spray, inalante, supositrio, vulo,
esponja, espuma em emulso, vela, adesivo tpico, enema, colutrio, tintura, colrio, flaconete;
c) Forma de Apresentao (cdigo-15910): so as vrias formas em que os medicamentos

so embalados. Exemplos: envelope, blister, frasco (spray, ampola, conta-gotas), ampola, tubo,
bisnaga, bolsa, pote, sach, caixa, cartela;
d) Via de Administrao (cdigo-15911): o caminho pelo qual o medicamento levado ao

organismo para exercer o seu efeito. Exemplos: oral, sublingual, parenteral, intramuscular,
intravenosa, vaginal, uretral, retal, intraocular, oftlmica, intranasal, tpica, transdrmica,
conjuntival, intra-arterial, intracardaca, intratecal, intra-ssea, intra-articular, intra-sinovial,
intracutnea, subcutnea;
e) Composio (cdigo-15495): refere-se s associaes de frmacos quando o medicamento

possui mais de um.
Vale ressaltar, que tais caractersticas sero obrigatrias ou no obrigatrias dependendo da

especificidade de cada material. Alm destas citadas acima, podem existir outras caractersticas
que auxiliem em uma melhor descrio do item.
2.2.3. Unidades de Fornecimento
A unidade de fornecimento pode ser definida pela menor unidade de compra possvel ou
pelas embalagens secundrias (como caixas, blisteres e etc.). Para medicamentos em p e em solu-
es, a unidade de fornecimento a embalagem primria, definida pelos frascos, ampolas, bisnagas
e assim por diante, seguidas pelo volume ou peso, conforme a apresentao do medicamento.
importante frisar que a unidade de fornecimento uma caracterstica acessria descrio do
medicamento e no est includa na descrio do item de medicamento; ela escolhida conforme
necessidade do usurio.
Diferenas nas unidades de fornecimento ou embalagens no originam um novo

medicamento, portanto, um mesmo medicamento pode ter mais de uma unidade
de fornecimento.
34
5
Exemplo:
Cdigo e-Fisco: 319704-2
Descrio do Item: PARACETAMOL - CONCENTRAO/DOSAGEM 200 MG/ML, FORMA

FARMACUTICA SOLUO, FORMA DE APRESENTAO FRASCO, VIA DE ADMINISTRAO ORAL;
Unidade de fornecimento: 92 - FRASCO 20,000 MILILITRO

90 - FRASCO 15,000 MILILITRO
35
5
2.3. Orientaes Especficas
Para consultar o sistema GBP/e-Fisco, o usurio deve atravs da internet acessar o

endereo eletrnico https://efisco.sefaz.pe.gov.br e preencher os campos de identificao com seu
CPF e senha, sendo esta pessoal e intransfervel. Esta senha fornecida pela Secretaria da Fazenda
atravs da Central de Atendimento ao Usurio (CAU), pelo telefone (81) 3183-6871 ou 3183-6873.
2.3.1. Consulta ao Catlogo de Medicamentos
2.3.1.1. Menu Principal Gesto de Banco de Preos (GBP) Cadastro de Materiais e Servios
Cadastro de Materiais/Servios:
36
5
2.3.1.2. Colocar o cdigo da Classe desejada (6590) no campo da Classe, no campo Nome do
Material/Servio escrever o nome do medicamento ou algum sinnimo deste entre asteriscos
(*XXX*) para facilitar a busca e clicar no boto Localizar. Dentre os materiais exibidos, observar o
cdigo do material desejado para prosseguir com a pesquisa do item:
37
5
2.3.1.3. Menu Principal Gesto de Banco de Preos (GBP) - Cadastro de Materiais e Servios
Cadastro de Itens de Material, Servios e Obras:
38
5
2.3.1.4. No campo Cdigo do Material/Servio colocar o cdigo correspondente ao material

escolhido e clicar no boto Localizar. Sero listados todos os itens cadastrados para este material
e o usurio deve observar se algum destes itens possui as caractersticas que atendem ao
medicamento a ser adquirido:
39
5
2.3.2. Encaminhando Proposta de Material
2.3.2.1. Verificar se o material est cadastrado na Classe 6590, caso nenhum registro seja
encontrado, encaminhar proposta de material:
40
5
2.3.2.2. Menu Principal Gesto de Banco de Preos (GBP) - Materiais e Servios Propostas
Proposta de Material/Servio:
41
5
2.3.2.3. Na tela Proposta de Material/Servio clicar no boto Incluir:
42
5
2.3.2.4. Na tela Incluso de Proposta de Material/Servio digitar a classe do Cadastro Padronizado

de Medicamentos (6590) no campo Classe de Material/Servio; logo abaixo no campo Nome do
Material/Servio digitar o nome do medicamento (este deve seguir os padres da DCB
Denominao Comum Brasileira); no campo Sinnimos do Material/Servio devem ser colocados
os nomes comerciais do medicamento e alguma caracterstica que o identifique para facilitar na
busca; no campo Observao o usurio deve se identificar (nome, telefone, email) e informar se o
produto manipulado ou o nome comercial do mesmo, auxiliando na identificao do
medicamento e em uma melhor descrio; clicar no boto Prximo:
43
5
2.3.2.5. Na tela Cadastro de Caractersticas de Proposta de Material/Servio digitar o cdigo da

caracterstica desejada no campo Cdigo/Nome e descrev-la no campo Descrio; definir se a
caracterstica obrigatria ou no e selecionar a opo desejada; o campo Exemplo deve ser
preenchido com informaes referentes ao material da proposta e caracterstica a ser includa; o
campo Complemento deve conter o nome da caracterstica. Aps o preenchimento de todas as
informaes relativas caracterstica, clicar no boto Incluir:
44
5
2.3.2.6. Repetir os passos descritos acima para as demais caractersticas e clicar no boto
Prximo para seguir com a incluso da proposta:
45
5
2.3.2.7. Na tela Unidades de Fornecimento de Proposta de Material/Servio selecionar no campo

da esquerda cada unidade a ser adicionada ao material. Estando todas as unidades de
fornecimento desejadas no campo da direita, encaminhar a proposta (clicando no boto
Encaminhar) e aguardar a anlise da mesma pelo gestor:
46
5
2.3.3. Encaminhando Proposta de Item de Material
2.3.3.1. Menu Principal Gesto de Banco de Preos (GBP) Materiais e Servios Propostas
Proposta de Item de Material/Servio:
47
5
2.3.3.2. Na tela Proposta de Item de Material/Servio clicar no boto Incluir:
48
5
2.3.3.3. Na tela Incluso de Proposta de Item de Material/Servio digitar o cdigo do material

para o qual a proposta vai ser enviada no campo Material/Servio; no campo Observao o
usurio deve se identificar (nome, telefone, email) e adicionar alguma informao que ele julgue
necessria para a anlise da proposta (como por exemplo, o nome comercial do medicamento); no
campo Caractersticas do Item completar cada caracterstica com as informaes especficas do
medicamento; clicar no boto Encaminhar para que a proposta possa ser analisada pelos
gestores:
49
5
2.4. Referncias
ANSEL, H. C., et al. Farmacotcnica Formas Farmacuticas & Sistemas de Liberao de Frmacos.
6 Edio. Editora Artmed.
BRASIL. DECRETO N 31.276, DE 04 DE JANEIRO DE 2008. Dispe sobre a implantao do Sistema

Corporativo - e-Fisco, na rea oramentria e financeira, no mbito dos rgos e Entidades dos
Poderes do Estado, e d outras providncias. Dirio Oficial [do Estado de Pernambuco], Recife, n.04,
p.3, 05 jan. 2008.
BRASIL. DECRETO N 31.277, DE 04 DE JANEIRO DE 2008. Dispe sobre a implantao do Mdulo de

Gesto do Banco de Preos do Sistema e-Fisco Financeiro, no mbito dos rgos e Entidades
integrantes da Administrao Pblica do Estado, e d outras providncias. Dirio Oficial [do Estado
de Pernambuco], Recife, n.04, p.4, 05 jan. 2008.
GOMES, A. J. S. Padronizao das descries de materiais (PDM). Trabalho apresentado no III

Congresso Consad de Gesto Pblica, 2008.
NOVAES, M. L. O., et al. Gesto das farmcias hospitalares atravs da padronizao de

medicamentos e utilizao da curva ABC. XIII SIMPEP, Bauru SP, 2006.
Padro Descritivo de Medicamentos - Unidade Catalogadora do Catlogo de Materiais do Ministrio

da Sade UC/MSCATMAT. 1 Edio. Editora MS. Braslia DF, 2011.
Portal da Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria ANVISA www.anvisa.gov.br
50
5
ANEXO
Fluxograma para consulta e incluso de materiais/servios e itens de materiais/servios no sistema
gesto de banco de preos do e-Fisco
1. Usurio consulta o Cadastro no Sistema

Gesto de Banco de Preos do E-Fisco
Encontrou o Sim Utilizar o cdigo do

item desejado? item no processo de
compra
No
2. Verificar se existe o
material correspondente
No Elaborar e enviar a
Encontrou o
proposta do material
material desejado?
pretendido
Sim
3. Elaborar e enviar a
O Gestor analisa a
proposta do item
proposta
pretendido
4. O Gestor analisa a
proposta
Aprovou o No Rejeita e
material? justifica
Sim
Rejeita e No Aprovou o
justifica item? Material
aprovado
Sim
Item includo e disponvel para

que o usurio solicite CAU a
associao da natureza de 51
despesa
5
52

05 Caderno de Orientações - GBP

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Caderno de Orientaes

GOVERNO DO ESTADO DE PERNAMBUCO

SECRETARIA DE ADMINISTRAO DO ESTADO DE PERNAMBUCO

EQUIPE TCNICA CAPTULO 2

Secretaria Executiva de Administrao (SEADM)

ORIENTAES GERAIS PARA GESTORES E

Consultar antecipadamente o Catlogo de Materiais para verificar se o material/item

A higienizao e reestruturao do Cadastro de Materiais e Servios do Sistema GBP/e-Fisco,

1.2. Cadastro de Materiais e Servios

1.2.1. Conceito e Estrutura Funcional

O cadastro de materiais e servios do mdulo GBP/e-Fisco uma ferramenta de gesto que

Tabela 1. Nveis hierrquicos do cadastro de materiais/servios do mdulo GBP/e-Fisco.

Nvel Denominao Descrio Exemplo

1.2.2. Cadastro padronizado de material de expediente

Os materiais e itens que foram prioritariamente higienizados e padronizados pertenciam

Tabela 2. Relao das nove (9) classes pertencentes ao grupo 75.

1.3. Higienizao do Cadastro de Material de Expediente

1.3.1. Metodologia de padronizao

1.3.2. Higienizando o material caneta (passo a passo)

Para auxiliar os gestores que daro prosseguimento ao processo de higienizao dos

Levantamento de todos os materiais relacionados ao objeto CANETA, bem como das

Tabela 3. Relao de canetas ativas no sistema GBP/e-Fisco antes da higienizao.

Grupo Classe Material Cdigo Itens

Tabela 4. Caractersticas cadastradas para o material CANETA FIXA antes da higienizao.

CANETA FIXA (31433)

Carga Define a cor da carga Azul, vermelha, preta, etc No Obrigatrio

Tabela 5. Caractersticas cadastradas para o material CANETA ESFEROGRFICA antes da higienizao.

CANETA ESFEROGRFICA (15131)

CANETA HIDROGRFICA PONTA POROSA (12918)

Outras pesquisas relacionadas ao material CANETA

- Foram visitados stios de busca (Google) e outros relacionados a materiais de expediente,

Figura 1. Resultado da busca na internet por especificaes do material CANETA ESFEROGRFICA.

Atravs de contato com fornecedores

Processamento de todas as informaes coletadas

considerao para a higienizao, resultando na criao de um nico material denominado

comum a aprovao de novos materiais quando no h previso de todas as caractersticas necessrias

Assim, foram padronizados e criados os materiais CANETA e CANETA HIDROGRFICA,

Tabela 8. Processo de higienizao e criao do material CANETA.

ANTES DA HIGIENIZAO APS HIGIENIZAO

Tabela 9. Processo de higienizao e criao do material CANETA HIDROGRFICA.

Definio das caractersticas do material

com mais de uma cor

Azul, vermelha, preta,

CANETA HIDROGRFICA (35259)

1.4. Gesto do Cadastro de Materiais e Servios do Sistema GBP/e-Fisco

1.4.1. Atribuies do gestor do cadastro de materiais e servios

1.4.2. Anlise de proposta de material ou item

A anlise de proposta (ver anexo), em especial de material, uma atividade crtica e

bastante comum a aprovao de propostas de item contendo descrio que no

Figura 2. Proposta de item do material CARTOLINA

Figura 3. Proposta de item do material ENVELOPE PLSTICO.

Figura 4. Exemplo ilustrativo das atividades exercidas pelos gestores do cadastro

1.5. Orientaes para os Gestores

MATERIAL HIGIENIZADO: Marcador (cdigo 35168)

DETALHAMENTO DO PROCESSO DE HIGIENIZAO/OBSERVAES PERTINENTES PARA A

Quanto aos MARCADORES TIPO de retroprojetor e de CD e DVD, o TIPO DA PONTA

O nome do item a nica diferenciao que os fornecedores fazem entre MARCADOR

Figura 5. Exemplo ilustrativo de registro de um material higienizado.

1.6. FAQS - Dvidas Frequentes

2. Em hiptese alguma a marca pode ser utilizada?

3. Como rejeitar uma proposta?

4. O gestor poder inativar material em desacordo com a padronizao e/ou em desuso?

5. possvel a reativao de um item inativo?

BRASIL. DECRETO N 33.342, DE 29 DE ABRIL DE 2009. Estabelece critrios para concesso da