INDICE

INDICE .................................................................................................................................. 1
TEMARIO.................................................................................................................................. 3
BIBLIOGRAFA........................................................................................................................ 4
SESIN 1 - INTRODUCCIN ................................................................................................. 5
INTRODUCCIN ................................................................................................................. 5
EL ALMACN Y LA LOGSTICA...................................................................................... 5
LA PROGRAMACION ......................................................................................................... 6
LAS COMPRAS .................................................................................................................... 6
ALMACENES ....................................................................................................................... 7
OBJETIVO DEL ALMACN ............................................................................................... 7
ORGANIZACIN AL ALMACN ...................................................................................... 8
SESIN 2 - PROGRAMACIN Y CONTROL MATERIALES ........................................... 10
PROGRAMACIN Y CONTROL MATERIALES ........................................................... 10
ALMACENAMIENTO........................................................................................................ 11
EL CATLOGO .................................................................................................................. 11
EL CDIGO ........................................................................................................................ 11
UBICACIN........................................................................................................................ 15
CLASIFICACIN DE LOS STOCKS ................................................................................ 15
SESIN 3 - CLASES DE ALMACENAMIENTO ................................................................. 21
CLASES DE ALMACENAMIENTO ................................................................................. 21
Almacenes Financieros o Warrants.................................................................................. 21
Almacenes autorizados de Aduana .................................................................................. 21
Almacenes de importacin temporal................................................................................ 22
Almacenes de exportacin temporal ................................................................................ 22
De consignacin ............................................................................................................... 23
Tipos de almacenes .......................................................................................................... 23
SESIONES 4 Y 5 - GESTIN DE STOCKS .......................................................................... 25
MTODOS DE PROGRAMACIN................................................................................... 25
PRM ................................................................................................................................. 25
Mximos y Mnimos ........................................................................................................ 27
MTODO DE LOTE ECONMICO DE COMPRAS.................................................... 30
METDO ESTACIONAL O FECHAS FIJAS ............................................................... 35
MTODO GRFICO ...................................................................................................... 36
SESIN 6 - EXAMEN PARCIAL .......................................................................................... 38
SESIN 7 - EL PEDIDO DE COMPRAS............................................................................... 39
EL PEDIDO DE COMPRAS............................................................................................... 39
LA RECEPCIN ................................................................................................................. 40
SESIN 8 ALMACENAMIENTO - EL ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO
.................................................................................................................................................. 42
REAS DE ALMACENAMIENTO ................................................................................... 42
UBICACIN DE LOS ALMACENES ............................................................................... 43
DISTRIBUCIN DE LOS MATERIALES ........................................................................ 44
SEGURIDAD DEL ALMACN ......................................................................................... 44
MEDIOS DE ALMACENAMIENTO ................................................................................. 46
LOS DESPACHOS .............................................................................................................. 47
RESPONSABILIDADES DEL JEFE Y DEL PERSONAL DEL ALMACN ................. 49
EL KARDEX ....................................................................................................................... 50
EL ALMACN .................................................................................................................... 51
SESIN 9 - CONTROLES DEL ALMACN ........................................................................ 54
CONTROLES DEL ALMACN......................................................................................... 54
CHEQUEOS......................................................................................................................... 54
TOMA DE INVENTARIOS................................................................................................ 54
Clase de toma de inventarios............................................................................................ 55
Preparacin....................................................................................................................... 56
SESIN 10 CONTROL DE GESTIN................................................................................ 57
CONTROL DE GESTIN................................................................................................... 57
SESIN 11 EVALUACIN FINAL.................................................................................... 59
TEMARIO

No. ACTIVIDADES
SESION TEMARIO
ES

1 Introduccin:
El almacn y la logstica
Funciones del almacn
Objetivo del almacn
Organizacin
2 Conceptos bsicos:
Clasificacin de los materiales
El catlogo
Clasificacin de stocks
3 Clases de Almacenamiento
Tipos de almacenes

4y5 Gestin de Stocks- Mtodos de

programacin de stocks:
PRM
Mximos y mnimos
Mtodo estacional o fechas fijas
Mtodo grfico
Mtodo del lote econmico

6 EXAMEN PARCIAL
7 Pedido de compras
Requisicin
Recepcin
Almacenamiento
8
Seguridad del almacn
Distribucin Interna
Medios del almacenaje
Despacho y distribucin
Documentos
Mtodos
Controles del Almacn
9
Chequeos
Toma de inventarios
Control de gestin
10

11 EVALUACIN
BIBLIOGRAFA

Gestin de Almacenes: David de la Cruz Ponce

Gestin de Stocks : Santiago Segura
SESIN 1 - INTRODUCCIN
INTRODUCCIN

Almacn es el lugar, interno externo, propio contratado, en donde tenemos los

materiales de stock que son necesarios para las operaciones, ya sean de ventas,
produccin o servicios.

Tambin el almacn es el lugar obligatorio por donde deben pasar fsica y/o
administrativamente TODOS los materiales que por cualquier motivo ingresen a la
empresa.

Las personas que trabajamos en el almacn, tenemos un desafo: demostrar que

ste es capaz de obtener utilidades para la empresa y no es simplemente un gasto
intil; tenemos que lograr que el costo del almacenamiento es mucho menor que los
beneficios que se obtienen al satisfacer en forma oportuna y econmica los
requerimientos del usuario y/o cliente. Para este fin, la principal labor que le
corresponde al almacn, es ADMINISTRAR en forma ptima los stocks, de lo
contrario, ser una carga costosa.

EL ALMACN Y LA LOGSTICA

Nosotros sabemos que el objetivo logstico es el abastecimiento eficiente de los

materiales para las operaciones de una empresa o institucin, en:

- Calidad
- Oportunidad y
- Cantidad,
- al menor costo posible.

Para poder conseguir este objetivo, es necesario realizar las siguientes funciones:
Control de materiales
Programacin
Compras
Almacenes
El control de materiales determina Qu es lo que debemos adquirir?. Seala las
especificaciones mnimas necesarias que debe reunir un material para satisfacer las
necesidades de la empresa.

El control de materiales tambin se encarga de Estudio de Materiales y de la

determinacin y mantenimiento del Catlogo de Materiales.

El control de materiales se encarga de que la calidad (determinada por un conjunto

de especificaciones) de cada uno de los materiales est bien definida. Cuando no
existe control de materiales, es decir, no se especifica bien lo que se compra, en la
empresa existirn muchos Materiales Inactivos, que incrementan innecesariamente
los costos de almacn. Para cumplir este cometido, control de materiales, debe
coordinar con el usuario, control de calidad, ingeniera, compras y en muchos casos,
solicitar asistencia de los proveedores y con empresas amigas.

LA PROGRAMACION

Es la base del ordenamiento que debe existir en todo proceso logstico. La

programacin determina la Cantidad y la Oportunidad en que deben estar los
materiales en el almacn.
Cuando no existe la programacin, Compras se convierte en un Mandadero de la
empresa.
Si se programan adecuadamente las necesidades de materiales, se tendr el tiempo
suficiente para Administrar las compras, de lo contrario, todo ser urgente, y ya
sabemos, que muchas veces, los proveedores se aprovechan de las emergencias,
encareciendo los productos.

LAS COMPRAS

Compras es el encargado de buscar la mejor oferta que cumpla con la calidad,

cantidad y oportunidad, previamente determinados.
Compras es pues el encargado de obtener el menor Costo, pero que cumpla con los
requerimientos anteriormente citados. Para este fin, compras debe conocer
perfectamente el mercado de proveedores.

ALMACENES

Luego de compras, el proveedor entrega la mercadera al almacn, el cual es

responsable de la recepcin, almacenamiento y distribucin.

Ya hemos mencionado que:

Control de materiales determina la Calidad

Programacin de materiales determina la Cantidad y
Oportunidad
Compras determina el Costo

Cmo contribuye almacenes al objetivo logstico?

Almacenes debe ser responsable del CONTROL DE MATERIALES y de la

PROGRAMACIN.

OBJETIVO DEL ALMACN

Por qu almacenamos?

Almacenamos para:

- Garantizar la continuidad de las operaciones

- Prever pocas de escasez
- Obtener en algn momento, compras por oportunidad u ofertas

Estos motivos por los que almacenamos, deben ser compatibles con los objetivos
del almacn, que son:
 - Mantener niveles adecuados de stock
- Mantener la mercadera en perfectas condiciones desde que ingresa
hasta que es requerida, minimizando las mermas
- Minimizar los costos de posesin
- Llevar un control eficiente de los materiales a su cargo, eliminando las
prdidas.
- Llevar un control de consumos de los materiales, de acuerdo a los
objetivos de la empresa y de los ratios establecidos.
- Normalizacin y estandarizacin de los materiales, racionalizando el
nmero de items.
- Creacin y/ mantenimiento del catlogo de materiales
- Estudio de materiales, buscando permanentemente nuevos items que
reemplacen con ventajas a los existentes.

ORGANIZACIN AL ALMACN

Es muy relativo hablar de Organizacin, pues cada empresa es un Universo que

tiene problemas y situaciones muy diferentes de otras.

El almacn debe organizarse de tal manera que cumpla con las funciones bsicas y
los objetivos de la empresa, algunos de los cuales hemos enumerado en el captulo
anterior.
A continuacin podramos sealar como ejemplo la siguiente organizacin:

G. OPERAC.

Produccin Mantenim. Logstica C. Calidad

Compras Almacenes Transportes

 JEFATURA DE

Almacn 1
Recepcin Programacin de
Stocks y Control Mat.
Almacn 2

Almacn 3

RECEPCIN: La funcin de recepcin debe ser independiente de la funcin

especfica de almacenamiento ya que sta le corresponde al
responsable de cada uno de los almacenes que pueda tener la
empresa.
Es necesario que exista esta independencia para que pueda
existir el control cruzado.
SESIN 2 - PROGRAMACIN Y CONTROL MATERIALES

PROGRAMACIN Y CONTROL MATERIALES

Ya hemos mencionado que el almacn debe administrar los stocks, por eso, es
responsable de la programacin de los materiales de stock y tambin de realizar el
control de materiales.

A travs de este ltima funcin, el almacn debe realizar:

a) Control de pedido de materiales de stocks y no stocks : Esta labor

consiste en revisar que los pedidos que realizan los usuarios, sean
compatibles con las necesidades reales de la empresa. Generalmente, con
los pedidos de reposicin de stocks, no existen mayores problemas porque ya
se conocen y consumen constantemente pero son los pedidos de no stock los
que nos ocasionan las mayores dudas en cuanto a su real necesidad,
cantidad que se solicite y si las especificaciones estn completas. Para
realizar este control, de acuerdo al tipo de empresa y materiales que
consume, la empresa debe tener personal tcnico y que realice una funcin
de campo, es decir In- Situ, en donde se requiere el material.
b) Estudio de materiales : El personal tcnico debe estar permanentemente en
bsqueda de materiales nuevos que reemplacen con ventajas a los
existentes, en cuanto a:
- Costo
- Rendimiento
- Obtencin
- Disponibilidad en el mercado
- Procedencia
- Integracin nacional
- Desarrollo de proveedores, etc.

c) Catalogacin : El catlogo, como vamos a ver posteriormente es una

herramienta indispensable para la empresa. El encargado de crearlo y
mantenerlo actualizado es control de materiales.
ALMACENAMIENTO

El almacenamiento propiamente dicho, consiste en ingresar el material al

almacn y entregarlo en perfectas condiciones, cuando sea requerido por el
usuario o cliente. Es responsable del control fsico y del control contable de la
mercadera y de la generacin de la documentacin administrativa.

Todos los materiales de la empresa deben ser controlados directa o

indirectamente por almacenes. Para poder realizar un control eficiente de
cada uno de ellos, debemos tener un catlogo.

EL CATLOGO
El catlogo es la relacin ordenada de los diferentes materiales que existen en la
empresa.
Consta de:
- Cdigo
- Descripcin
- U/M (Unidad de medida o manejo)
- Ubicacin

El catlogo es la base del sistema de control, pues sin l, no podremos tener un

buen kardex y por consiguiente tampoco podremos Administrar los materiales.

Sin un buen catlogo, tampoco podremos mecanizar los almacenes, ni las compras, por
consiguiente la informacin contable ser deficiente.

EL CDIGO

Es la identificacin de todos y cada uno de los items de la empresa. As

mismo es la base de todo sistema de control. Todo a nuestro alrededor est
codificado:

Nombre (cdigo alfabtico), # de L.E o DNI., # de carnet de seguro, # de

telfono, # de brevete, placa del carro, # de L. Militar, direccin, cta. cte, talla
de ropa, etc., etc.
 El cdigo puede ser:

1. Alfabtico (A-Z)
2. Numrico (0-9)
3. Alfa numrico (A-9)

A continuacin vanos a ver un ejemplo de codificacin de artculos de una ferretera:

Primero tenemos que realizar un levantamiento de informacin en los almacenes
para saber los materiales que tenemos:

RELACIN SEGN LEVANTAMIENTO

perno cab. Hex. Fga. 1/2" x 1 1/2"

pintura esmalte sint.blanco anyp x 1 gl
papel granate N. 60 ASA
taladro c/perc. 1/2" - 3/4" De Walt
brochas de nylon 1" Tumi
stove bolt 1/4" x 2" c/t
Pintura supermate Vencedor x 1 gl
barniz DD
juego de llaves mixta x 20, Bahco
candados len de 2"
thinner acrlico envasado x 1 gl
laca acrlica perlada S W
masking tape x 1"
vlvula de globo x 1/2" italiana
cemento portland "El sol" x 42.5 kg
cemento blanco x 1kg
cera al agua emperatriz x 330 ml
tela de esmeril ASA NO. 60
pinza pela cable
cable thw 12 awg

En segundo lugar, establecemos el patrn codificador.

Es la forma en que vamos a estructurar nuestro cdigo. Luego del levantamiento de

informacin, ya sabemos la cantidad y variedad a artculos items que existen en el
almacn. En sta base, establecemos el nmero de dgitos que debe tener nuestro
catlogo, y la composicin de ste. Por ejemplo:
 XX - XX - XX

FAMILIA
GRUPO
ARTICULO

Luego, para cada artculo, le buscamos una familia. El nombre de la familia depende
de cada empresa.

Por ejemplo, para el primer artculo, perno de cabeza hexagonal, le asignamos la

familia Pernos de cabeza hexagonal, ala pintura latex,la familia de Pinturas y
solventes y as sucesivamente.

Para cada familia, segn nuestro patrn codificador le corresponden 2 dgitos. Se los
asignamos, teniendo en cuenta que siempre hay que dejar espacios para poderm
intercalar algunas familias nuevas.

39 PERNOS CAB. HEXAGONAL

45 PINTURAS Y SOLVENTES
03 ABRASIVOS FLEXIBLES
15 HERRAMIENTAS ELECTRICAS
18 HERRAMIENTAS MANUALES
05 CERRAJERIA
36 PEGAMENTOS Y ADHESIVOS
70 VALVULAS
28 MATERIALES P/CONSTRUCCIN
25 MATERIALES DE LIMPIEZA
09 CONDUCTORES ELECTRICOS

Por ltimo, ordenamos en forma ascendente a todas las familias, y les buscamos
grupos que contengan a los artculos determinados en el levantamiento.

03 ABRASIVOS FLEXIBLES
10 PAPEL GRANATE
03 10 20 PAPEL GRANATE ASA No. 60 PLG
20 TELA ESMERIL
03 20 20 TELA ESMERIL ASA No. 60 PLG
05 CERRAJERIA
5 ARMELLAS
10 CERRADURAS
15 CANDADOS
05 15 30 CANDADO LEN 2" PZA
09 CONDUCTORES ELECTRICOS
5 CABLES Y ALAMBRES DESNUDOS
10 CABLES Y ALAMBRES THW
09 10 20 CABLE THW 12 AWG MTR
15 CABLES Y ALAMBRES TW
15 HERRAMIENTAS ELECTRICAS
5 ESMERILES
10 LIJADORAS
15 TALADROS
15 15 12 TALADRO CON PERCUTOR 1/2" - 3/4" DE WALT PZA
18 HERRAMIENTAS MANUALES
10 AJUSTE
18 10 40 LLAVES MIXTA 1/4" - 1" X 20 PZA JGO
15 PARA ELECTRICISTA
18 15 30 PINZA PELACABLE PZA
20 PARA PINTOR
18 20 16 BROCHA NYLON 1" TUMI PZA
25 MATERIALES DE LIMPIEZA
06 CERAS
25 06 10 CERA AL AGUA EMPERATRIZ X 330 ML COJ
12 DETERGENTES
18 INSECTICIDAS Y VENENOS
28 MATERIALES P/CONSTRUCCIN
06 CEMENTO
28 06 06 CEMENTO PORTLAND "EL SOL" X 42.5 KGM BOL
28 06 07 CEMENTO PORTLAND "EL SOL" GRANEL KGM
28 06 30 CEMENTO BLANCO X 1 KGM BOL
10 PORCELANA
36 PEGAMENTOS Y ADHESIVOS
10 COLAS
20 MASKING TAPE
36 20 15 CINTA MASKING TAPE 3M 1" X 60 YD PZA
39 PERNOS CAB. HEXAGONAL
10 DE ACERO
20 DE FIERRO NEGRO
30 GALVANIZADOS
39 30 25 PERNO CAB. HEX. FGALV. RC 1/2" X 1 1/2" PZA
45 PINTURAS Y SOLVENTES
10 BARNICES
45 10 05 BARNIZ DD TEKNO JGO
20 LACAS
45 20 10 LACA ACRILICA PERLADA SW AZUL BLTICO GLN
30 LATEX
45 30 15 PINTURA SUPER MATE VENCEDOR ROJO TEJA GLN
70 VALVULAS
03 DE COMPUERTA
06 DE GLOBO
70 03 10 VALVULA GLOBO CR. 1/2" ITALIANA PZA
UBICACIN

Forma de Codificar un estante o andamio

Cdigo A0108C
Cdigo de Ubicacin

Almacen A
Estante 01
Fila C
Columna 08

Cdigo A0103B
almacen A
Estante 01
Fila B
Columna 03

CLASIFICACIN DE LOS STOCKS

1. Por su procedencia
- Local
- Nacional
- Importado

2. Por su demanda
- Regulares
- Irregulares
- Eventuales

3. Por su importancia operativa

- Estratgico
- Normal
- No operativos
4. Por su existencia
- De stock
- De no stock

5. Por su obtencin
- Preparados
- Fabricacin

6. Por su movimiento
- Activos: Son aquellos que tienen movimiento dentro de un periodo
previamente establecido.

- Inactivos: Son los que no tienen movimiento dentro de un periodo

establecido.

- Agotados: Son los que tienen movimiento, pero en el momento de

hacer la clasificacin, se encuentran sin stock. Estos
materiales, previo anlisis, debemos reponerlos con
premura porque podran estar causando
desabastecimiento.

- Cdigos muertos: Son items que existen en el catlogo pero no tienen

stocks y ya no se utilizarn. Estos materiales debemos
eliminarlos. Muchas veces, se quiere guardar
Historia, en se caso, podramos guardarlos en un
back up. (borrador).

Cmo determinamos la Inactividad de un material?

7. Por su importancia econmica

Llamada tambin:
Ley de Pareto
Curva 80 . 20
Clasificacin ABC
 A fines del siglo pasado un economista italiano llamado Pareto, realiz un
estudio socio econmico de la realidad de su pas y encontr que un
gran porcentaje de la riqueza del pas (80%) estaba concentrado
relativamente en una pequea minora (20%), siguiendo con su estudio,
determin que el siguiente 15% de las riquezas, estaba en manos del 30%
de los habitantes y el 5% se distribua entre la gran mayora (50%).

No fue sino hasta despus de la 2da Guerra Mundial en que un ingeniero

de la General Electric, llamado Dickens (por eso se conoce tambin como
clasificacin Dickeniana), aplic esta teora a los items de su empresa,
viendo que se cumpla la ley. Primero en resumen y luego graficado :

% item (acumulado) % (acumulado)

econmico
A 20 20 80 80
B 30 50 15 95
C 50 100 5 100

100
C
90 B
80
70 A C
60
50
40
30
20
A B
10
%
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 acumulado item

Esta clasificacin es una de las ms importantes en el campo administrativo,

pues nos ayuda a identificar los items ms importantes, cuya atencin nos
ser muy til para controlar los aspectos que sean necesarios.
 En el caso logstico hay muchas aplicaciones, como por ejemplo:

Compras:
- Clasificacin ABC por volumen de compra
- Clasificacin ABC por proveedores

Almacenes:
- Clasificacin ABC valor consumo
- Clasificacin ABC de materiales inactivos

Ventas
- Clasificacin ABC por volumen de venta
- Clasificacin ABC por margen de utilidad
- Clasificacin ABC por clientes

La ms importante en nuestro caso es la de valor consumo.

As, por ejemplo, si tenemos los siguientes materiales de los que conocemos
su valor unitario y su consumo anual:

Valor Consumo anual

1 30,000 1
2 0.10 500,00
3 700 800
4 1,000 2
5 15,000 0

Cul ser el ms importante?

Ser el primero si nos basamos por su precio unitario, el segundo si nos

basamos en el consumo anual; pero anualmente. en cual invertimos y
gastamos ms?
Si calculamos el valor consumo anual de cada uno de ellos, tendremos:
1 30,000
2 50,000
3 560,000
4 2,000
5 0

Es decir, la importancia econmica de un material no se calcula por su valor

unitario, ni por su consumo anual, sino por el VALOR DE SU CONSUMO
ANUAL.

Para confeccionar un cuadro que nos permita llegar a determinar la

clasificacin ABC, debemos calcular el valor consumo anualizado de cada
item y luego clasificarlos de mayor a menor. En el punto superior quedarn los
A, en el intermedio los B, y al final los C.

No debemos limitarnos estrictamente por la ley de Pareto, sino, utilizar

nuestro criterio para definir la clasificacin; es decir nosotros decidimos cules
son A, cules son B y cules son C.

Entonces como conclusin podemos definir:

Materiales A son muy importantes econmicamente

Materiales B son medianamente importantes econmicamente
Materiales C no tienen mayor importancia econmica.

Utilizamos el ABC para establecer nuestra poltica de stocks. As tenemos que

el stock que debemos mantener para cada clase de materiales es:

A Lo mnimo necesario, tendiendo a cero (JIT Just in Time o JAT Justo

a tiempo) Porque en estos materiales, una economa en el costo de
posesin o en el precio de compra o ventajas en la forma de pago,
sern muy significativos para la empresa, lo que no ocurre para los
otros materiales, por lo que para ellos decidiremos:
B Stocks para un tiempo mediano; (4 meses por ejemplo).

C Lo mximo posible (8 12 meses) porque son materiales de un valor

consumo no significativo.

Esta poltica de stocks es modificada por 2 factores importantes:

- Duracin del bien

- Capacidad del almacenamiento

As mismo, para comprar, debemos tener ms dedicacin para los materiales

A, pues una ventaja en la adquisicin de los insumos, ser importantsimo
para la empresa.
SESIN 3 - CLASES DE ALMACENAMIENTO

CLASES DE ALMACENAMIENTO

Podemos considerar los siguientes tipos:

1. Almacenes financieros o warrant
2. Almacenes autorizados de Aduana
3. Almacenes de importacin temporal
4. Almacenes de exportacin temporal
5. Almacenes de consignacin.

Almacenes Financieros o Warrants

Son aquellos en que se almacena mercadera que se entrega en garanta

(warrants) por un prstamo, generalmente bancario. Estos pueden ser alquilados
a almaceneras o se puede negociar para que se utilice un almacn dentro de la
empresa, pero al cual tiene acceso nicamente la empresa financiera acreedora.

Bien utilizado, puede ser un medio importante de financiamiento. Se pueden

warrantear mercaderas o insumos o productos terminados.

Los materiales warranteados se pueden liberar parcialmente pagando al banco,

el valor del material ms los intereses correspondiente.

Almacenes autorizados de Aduana

Los terminales martimos y areo, tienen los siguientes inconvenientes:

1. Son inseguros por prdidas y robos.
2. Existen plazos para retirar la totalidad de la mercadera, en cuyo defecto es
declarada en abandono.
3. No se puede retirar parcialmente la mercadera.
 Para evitar estos inconvenientes, podemos gestionar que apenas se
desembarque la mercadera importada, sea depositada en almacenes
autorizados de aduanas con el fin de eliminar los problemas mencionados pues,
nuestra mercadera estar:
1. Segura.
2. No se declarar en abandono mientras paguemos los derechos de
almacenamiento.
3. Se puede desaduanar parcialmente.

Almacenes de importacin temporal

Las empresas que exporten productos, pueden solicitar la importacin de

insumos que sean productivos, liberados de los derechos de aduana y del IGV.

El Estado es muy riguroso en el control de los materiales que ingresan al pas

con esta facilidad, que es necesaria para poder competir con productos de otros
pases.
La falta de materiales que no corresponden al balance importacin temporal
exportacin, puede ser asumido como contrabando, con las penalidades
correspondiente.

Almacenes de exportacin temporal

En el caso que tengamos que remitir un material para su reparacin al extranjero,

que deba volver a internarse, o de devoluciones al proveedor con cargo a
reingreso, por los que ya se pagaron los derechos de aduana correspondiente,
pueden ser solicitados como exportacin temporal para no duplicar el pago de los
derechos.

Dentro de estos, podemos considerar tambin, los TIC: terminales interiores de

carga, creados por la Ley N 25327 Normas sobre el transporte multimodal
internacional de mercaderas, que se dio para facilitar el comercio internacional
de zonas que no dispongan de servicios de embarque desembarque de cargas
en contenedores ni otras formas anlogas.
 Estos almacenes estn bajo el control de la Sunad y toda la mercadera que se
interne en ellos se consideran Exportadas para todos sus efectos.

De consignacin

Es cuando el proveedor nos da los materiales que sern pagados con la

condicin de ser consumidos o vendidos por nosotros.
Como es lgico, son aplicables para materiales A, pues no vale la pena hacerlo
para materiales B C.

Este sistema es importantsimo porque minimiza la inversin necesaria y porque

baja considerablemente el costo de posesin.

Es muy til pero hay que tener un buen sistema de control de los stocks y de los
consumos, pues este tiende a aumentar por el slo hecho de tener los materiales
disponibles o porque puede ser incentivado por el proveedor.

Tipos de almacenes

Estos son los lugares de almacenamiento que debemos considerar dentro de

una empresa.

- De insumos
- De productos terminados
- De recuperos
- De mercadera
- Sub almacenes o bodegas

Estos pueden ser nicos o varios, segn sea necesario.

1. De insumos.- Son aquellos que contienen los materiales que se

consumen en la empresa, ya sea para uso interno o produccin
pueden ser especializados o tener 1 slo, general:
Por ejemplo:
- Almacn de materias primas
- Almacn de repuestos
- Economato
- Almacn de materiales pesados, etc.

2. De productos terminados.- Como su nombre lo indica, son los que

contienen los materiales que produce la empresa. En este almacn,
podramos tener tambin los semi-terminados.

3. De recuperos.- Estn los materiales usados, susceptibles de ser

reparados o para su venta donde estn y como estn o para ser
eliminados.

4. De mercadera: Es donde estn los materiales que compramos para

comercializar directamente. Podran tambin estar junto con los
productos terminados.

5. Bodegas o sub-almacenes: Son almacenes pequeos, en los que

tenemos materiales de uso frecuente y/o emergencia, que son
necesarios cuando los usuarios estn muy alejados del almacn o
cuando este no cubre todos los turnos de trabajo que tiene la
produccin.
SESIONES 4 Y 5 - GESTIN DE STOCKS

MTODOS DE PROGRAMACIN

La programacin es indispensable en cualquier actividad, especialmente en la

logstica.
Programar es prever, es adelantarnos a los requerimientos de los usuarios para
tener los materiales en la cantidad necesaria y en el momento oportuno.
Es decir, mediante ella vamos a determinar Cunto necesitamos? y Cundo debe
estar disponible?,
Existen varios mtodos de programacin.

1. PRM (Programa de Requerimiento de Materiales). Se aplica a los materiales

productivos directos.
2. Mximos y Mnimos. Se aplica para materiales B y C
3. Estacional o fechas fijas. Se usa para materiales de demanda irregular.
4. Grfico. Se aplica para materiales A
5. Lote econmico de compras. Se aplica a materiales A.

PRM
En Ingls, sus siglas son MRP.
Este mtodo, si bien es cierto, existe como principio desde tiempos muy
antiguos, pero en la dcada del 70 fue sistematizado, con la ayuda de la
nueva generacin de computadoras 360/20.
Se basa en el concepto de RATIO DE CONSUMO:

Cantidad de material
Ratio de consumo = ------------------------
Producto terminado

Es la cantidad de materiales que se requieren para fabricar un producto

terminado.
Es un concepto que utilizamos a diario en muchos de nuestros actos.

Por ejemplo, para fabricar un pantaln talla L utilizamos 1.20 mt de tela.

El ratio ser :1.20 mt/pantaln

Nos sirve para calcular el consumo necesario de tela y tambin para

controlarlo.

Pero para fabricar 1 pantaln no slo necesitamos tela, sino otros materiales.
Indicando solo los materiales productivos directos, con sus ratios que
necesitaremos para fabricar el pantaln, tenemos:

Ratio Talla L Ratio para nios Ratio para short

Tela principal 1.20 mt 0.70 mt 0.60 mt
Hilo 0.10 cono 0.07 cono 0.06 cono
Botones 2.00 unid 2.00 unid --
Cierre 1.00 unid 1.00 unid. 1.00 unid.
Broches 1.00 unid 1.00 unid. 1.00 unid.
Tela/p/bolsillos 0.30 mt 0.20 mt --
Etiqueta 1.00 unid. 1.00 unid. 1.00 unid.
Bolsa 1.00 unid 1.00 unid. 1.00 unid.

El conjunto de materiales con sus respetivos ratios, son necesarios para

fabricar una unidad, se llama rbol de estructuras. Cada producto que se
fabrique en una empresa debe tener su rbol de estructuras.

Por supuesto que para fabricar 1 pantaln necesitamos otros materiales que
no son productivos directos (no dependen de la produccin) tales como:
agujas, repuestos mquinas, tiles de oficina, materiales de limpieza, tijeras,
etc., etc.) que sern programados de acuerdo a los otros mtodos.
 Si tenemos todos los rboles de estructura grabados en el computador,
bastar indicar la cantidad que tengamos que producir de cada uno de ellos y
automticamente el computador calcular la cantidad necesaria para
confeccionar cada producto y sumar la cantidad total.

Adems comparar este total con la cantidad disponible (no es igual al

stock) y calcular la cantidad a comprar.

Mximos y Mnimos

Este mtodo se utiliza para materiales B y C, es decir aquellos que no tienen

mayor importancia econmica. Puede incluir a materiales productivos
directos.

Como su nombre lo indica, este mtodo se basa en que cuando tengamos

una cantidad mnima, debemos adquirir la cantidad mxima permitida.
Para programar, necesitamos los siguientes datos:

- Consumo
- Tiempo de reposicin (es el tiempo que transcurre desde que surge la
necesidad hasta que el material est disponible en el almacn).
- Stock inicial
- Poltica de stocks (para saber cunto o para cunto tiempo debemos
solicitar el material)

Veamos este mtodo con un ejemplo.

Si un Item cualquiera tiene los siguientes datos:

Consumo anual : 1200 unidades

Tiempo de reposicin
Stocks inicial
Poltica de stocks
: 30 das
: 400 unidades
: Si el item es B => Solicitamos para 6 meses
Si el item es C => Solicitamos para 12
meses
 Veamos cmo vara el stocks con respecto al tiempo:

1200

1100

1000

900

800

700

600

500

400 Punto de Repedido

300
Stock de seguridad
C
200
B
100 A

EN FB MZ AB MA JN JL AG ST OC Tiempo

El consumo anual es 1200 unidades, mensual ser 100.

Si partimos de un stock inicial de 400 unidades, al cabo de 1 mes, ya habremos
consumido 100, o sea nuestro stocks ser 300.
A fines de febrero, ser 200, a fines de marzo, ser 100 y a fines de abril, se habr
producido una rotura de stock, es decir, llegaremos a stock cero.

Si nosotros realizamos nuestro pedido a fines de abril, tendremos que esperar 30

das (tiempo de reposicin) para que nuestro pedido llegue, es decir, estaramos 30
das sin stock. Como esto no es deseable, en 1ra instancia, decidimos adelantarnos
para realizar nuestro pedido; cunto nos adelantamos?: 30 das, porque ese es el
tiempo de reposicin, es decir vamos a pedir cuando tengamos stocks para 1 mes,
que es igual a 100 unidades.

Probemos ahora: cuando nuestro stock llegue a 100 (fines de marzo) realizamos
nuestro pedido, que debe llegar en 30 das, a fines de abril, cuando estamos
llegando a cero.

Pero siempre llegan a tiempo nuestros pedidos y si an llegando a tiempo, nuestro

consumo o venta, aumenta?
Para poder evitar quedarnos sin stocks, por los motivos anteriormente anotados:

- MAYOR CONSUMO o DEMANDA

- DEMORAS EN EL ABASTECIMIENTO

Debemos tener una cantidad que los proteja de estas contingencias, que lo vamos a
llamar stock de seguridad.

Uno de lo errores que frecuentemente se cometen, es tratar de hacer el clculo del

stock de seguridad, en forma cientfica, exacta. Recordemos que este mtodo de
programacin es aplicable para materiales B y C, que no tienen mayor importancia
econmica. Debemos asumirlo en forma aproximada; si no es correcto, lo
corregimos y si es acertado, lo dejamos.

Tracemos una lnea en el punto de 100 unidades que seala nuestro stocks de
seguridad (para 1 mes), a partir de este momento, esta lnea ser nuestro cero
aparente, tratamos de que nuestro stock no llegue a este nivel.

El stock de seguridad es conocido tambin con el nombre de stock de proteccin y

desde mi punto de vista, como stock mnimo.

A partir de esta cantidad (100 unidades) nos adelantamos un periodo igual al tiempo
de reposicin (30 das), que equivale a 100 unidades, nos da 200 unidades.

ESTE PUNTO CONSTITUYE EL PUNTO DE REPEDIDO (REORDER POINT) O

STOCK DE REPOSICIN.

En consecuencia, el punto de repedido, es: LA CANTIDAD en que debemos ordenar

la reposicin de un material. El punto de repedido es independiente del tiempo
pues nuestro consumo no siempre es ideal, parejo, es muy variable, por lo que
debemos considerar hacer nuestro pedido cuando lleguemos a 200 unidades (en el
caso del ejemplo).
El punto de repedido, en el grfico, es igual a la suma de 2 segmentos:

AC = AB + BC

El segmento AC es el punto de repedido

El segmento AB es el stock de seguridad
El segmento BBC es el consumo en el tiempo de reposicin.

Punto Repedido = Stock Seguridad + Consumo en tiempo reposicin.

Pero cada vez que deseemos establecer el punto de repedido, no es necesario

realizar el grfico, este lo podemos hacer con el Kardex, que lo veremos en el
siguiente captulo.
Cuando lleguemos al punto de repedido debemos solicitar una cantidad que nos
permite llegar al stock mximo permitido, de acuerdo a nuestra poltica,
considerando el consumo durante el tiempo de reposicin.

MTODO DE LOTE ECONMICO DE COMPRAS

Cuando compramos un artculo, incurrimos automticamente en 2 costos:

- Costos de adquisicin
- Costo de posesin

La suma de estos costos nos da el costo total. El lote econmico de compra es el

que hace que el costo total sea el mnimo posible.
COSTO DE ADQUISICIN

En lo que nos cuesta la accin de comprar.

Esta conformado por:

- Costos directos del departamento de compras

Sueldos y leyes sociales

Materiales y tiles de oficina
Servicios (Tlf, fax, luz, etc.)
Movilidad, etc.
Depreciacin de equipos (fax, computadora,
fotocopiadora)

- Costos indirectos de las compras

Costo de la recepcin (almacn, control de calidad)

Costo de programacin de stocks
Costo de apoyo del centro de cmputo
Costo de finanzas
Costo de contabilidad

La suma de los costos, dividida entre el nmero de rdenes de compras colocadas

mensualmente, nos da el costo de adquisicin, que es lo que nos cuesta colocar una
orden de compra.

El costo de adquisicin es muy til para establecer el monto de compras de caja

chica.
Costo de posesin

Es lo que nos cuesta poseer un material, desde que ingresa, hasta que se consume.

Est conformado por:

- Costo del capital invertido

- Prima de seguro
- Costo de almacn
- Costos administrativos
- Mermas y prdidas
- Riesgo de obsolescencia
- Impuesto de revalorizacin
- Costos de mantenimiento

Estos costos son muy particulares para cada empresa, pero en nuestro
medio, el costo de posesin est alrededor del 30% anual, en US$, sobre el
valor promedio del stock.

Debemos notar que en ningn caso figura el costo del producto.

Para ilustrarlo podemos ver un ejemplo para un item cualquiera de una
empresa:

Costo de posesin : 20%

Costo de adquisicin : 200 U.M.
Costo de adquisicin : 7,200 unidades
Precio unitario : 10

Tanteando para diferentes formas de compra, podemos ver el siguiente

cuadro:
 Valor
# de
Tamao Costo Inventario del Costo Costo
veces
Lote adquisicin promedio stock Posesin Total
compra
Prom.
1 7200 200 3600 36000 7200 7400
2 3600 400 1800 18000 3600 4000
3 2400 600 1200 12000 2400 3000
4 1800 800 900 9000 1800 2600
5 1440 1000 720 72000 1440 2440
6 1200 1200 600 6000 1200 2400
7 1028 1400 514 5140 1028 2428
8 900 1600 450 4500 900 2500

En el cuadro vemos que el costo total baja desde 7400 UM hasta que se hace
mnimo (2400 UM) y luego vuelve a subir. Esta subida se debe a que el costo
de adquisicin se hace ms importante que el costo de posesin.

Cuando el costo total es mnimo, se dice que estamos comprando en LOTE

ECONMICO; en este caso: 1200 unidades.

El lote econmico se presenta cuando el costo de adquisicin y el costo de

posesin son iguales. Este es una condicin indispensable para que se
produzca el lote econmico.

Pero para calcularlo ms rpidamente existe una frmula:

2 xCxA
Q=
PxU

En donde:
Q = Lote econmico
C = Consumo anual
A = Costo de adquisicin
 P = Costo de posesin (en fracc. decimal)
U = Precio unitario

CONSIDERACIONES DE LOTE ECONMICO

1. El lote econmico debe aplicarse slo para materiales tipo A, no es

interesante aplicarlo a materiales tipo B y C, pues su poca importancia
econmica no lo justifica, pues sera como ahorrar en la comida del canario.

2. En el ejemplo que hemos visto, el lote econmico es de 1200 unidades, es

decir, tenemos que comprarlo 6 veces al ao. Pero vale la pena comprar 6
veces al ao 1 material tipo A? Creemos que no. para comprar 1 material A yo
solicitara cotizacin por el total del lote y negociara con el proveedor 2
aspectos importantsimos: entregas parciales (lo mnimo posible) y forma de
pago; esto, por supuesto, luego de seleccionar la mejor oferta,

En el cuadro del ejemplo del lote econmico, comprando de esta forma

tendremos:

A. Costo de adquisicin = 200 U.M.

(Porque comprara 1 sola vez)

Tamao del lote = 300 unidades

(entregas quincenales)

Stock promedio = 150 unidades

Valor del stock promedio = 150 x 10 = 1500 U.M.

Costo de posesin = 20% de 1500 U.M.

= 0.2 x 1500 = 300 U.M.

 Costo Total : Costo adquisicin + Costo posesin
200 + 300

= 500 U.M.

Este costo es mucho menor que los 2400 U.M. obtenidos con la aplicacin
tradicional de la teora de lote econmico.

METDO ESTACIONAL O FECHAS FIJAS

Este Mtodo se aplica a materiales que en determinadas pocas del ao,

tiene unas ventas excepcionales. En una empresa comercial, el encargado de
ventas debe determinar qu campaas de ventas va a realizar; indicando
adems la fecha de inicio de cada una de ellas. En una empresa de grandes
almacenes, tendremos:

Campaa Fecha de inicio Fecha del pedido

Escolar 1 feb 15 oct
Da de la madre 1 abril 1 dic
Da padre 1 junio 15 feb
Invierno 15 junio 3 marzo
Primavera 1 set 4 abril
Navidad 1 nov 15 jun
Verano 15 nov 30 jun

Una vez que el encargado de compras nos de esa informacin (2 primeras

columnas) nosotros debemos, basarnos en:

- Procedencia, obtencin, disponibilidad financiera, forma de pago, etc.

Determinar la fecha mxima en que debemos tener el pedido, con todos sus
datos, en nuestro poder, y establecemos la columna 3. Si nosotros tenemos
pedidos en las fechas indicadas, debemos garantizar la entrega de los
 materiales para la fecha de inicio de la campaa, de lo contrario, no podremos
asegurarlo.

As como hay campaas de ventas, tambin, en empresas industriales,

existen campaas de produccin, de mantenimiento, de promocin, etc,. que
pueden programarse siguiendo el mismo mtodo. Debemos recordar que en
las empresas las reas ms crticas son produccin y mantenimiento por lo
que debemos exigirles que programen sus campaas.

Este mtodo tambin se aplica para items de consumo regular, cuando se

trata de pocos items.

Por ejemplo, 1 farmacia, puede programar sus pedidos de medicinas, por

laboratorios; fijando la fecha en que deben realizarse.

Tambin se aplica a empresas que tienen muchos usuarios, para que todos
realicen sus pedidos en 1 fecha determinada, por familias.

MTODO GRFICO

Este mtodo es aplicable a materiales tipo A, es decir, aquellos de mucha

importancia econmica.

Lo vamos a realizar con el siguiente cuadro:

 EN FE MZ AB MY JN JL AG ST OC TOTAL
Stock P
inicial R
Ingresos P
(compras) R
P
Consumos R
P
Stock final R
P
R
Produccin

P = PROGRAMADO R = REAL

Lo primero que tenemos que hacer, es calcular el consumo.

Como la mayora de los materiales (A) dependen directamente de la produccin,
hemos colocado esta fila para calcularlo.

El consumo ser igual a la produccin multiplicada por el ratio de consumo.

En las empresas comerciales, no hay produccin, no se coloca esta fila, el consumo
ser igual a la venta estimada y se colocar directamente en esa fila.

Otro dato real, es el stock inicial que lo podemos obtener del Kardex o mediante un
conteo fsico.
Tambin debemos determinar el stock final, que es lo que deseamos mantener para
garantizar el abastecimiento. Esto lo vamos a definir mediante una poltica de stocks.
Ya hemos visto, en el sistema de mximos y mnimos que, para los materiales B y C
tenamos una poltica de stocks genrica, es igual para todos los materiales (B = 6
meses C = 12 meses por ejemplo).

La poltica de stocks para materiales A, es definida para cada uno de ellos, y se

debe tener en cuenta:
 - Procedencia del material
- Disponibilidad en el mercado
- Oferta del material
- Forma de pago
- Variedad de proveedores, etc.
El cuadro se basa en un principio muy simple:

STOCK INICIAL + INGRESOS CONSUMOS = STOCK FINAL

Cada Fila tiene 2 posiciones:

P = Programado
R = Real

Para poder comprar frecuentemente nuestra programacin con lo que realmente ha

sucedido y poder tomar as, la las medidas correctivas y controlar los consumos.

SESIN 6 - EXAMEN PARCIAL

SESIN 7 - EL PEDIDO DE COMPRAS

EL PEDIDO DE COMPRAS

Una vez que hemos determinado la cantidad y la OPORTUNIDAD, de acuerdo a

nuestra programacin, debemos definir claramente QUE, es lo que necesitamos,
es decir, detallar las especificaciones mnimas que debe reunir un material y para
que compras pueda adquirirlo inequvocamente.

Estos datos, los plasmamos en un documento que se llama pedido de compras

requisicin. El pedido debe ser debidamente revisado y aprobado, antes de iniciar
el proceso de compras.

En la mayora de empresas, la revisin es realizada por el almacn, pero est en

condiciones de hacerlo eficientemente o tiene personal tcnico que conozca de
especificaciones y consumos?, si no es as, se debe designar una persona o rea
que cumple con revisar los pedidos.

Los aspectos que debemos revisar para aprobar un pedido, son:

1 Que sea realmente necesario.

2 Que la cantidad est de acuerdo a una poltica.
3 Que las especificaciones estn completas.
4 Que la fecha de entrega sea razonable (excepto las urgencias, que
DEBEN SER LAS EXCEPCIONES).
5 Que se defina el embalaje.
6 Debe indicarse al responsable de realizar la verificacin del material
cuando se ingrese.

El proceso de compras, se debe iniciar necesariamente, con un pedido debidamente

aprobado.
Despus del proceso de compras el proveedor entrega el material al almacn y as
iniciamos el proceso de almacenamiento.
LA RECEPCIN

Para la recepcin de cualquier empresa, es indispensable la o/c y la gua de

remisin del proveedor; no se debe de recibir ningn material sin estos requisitos.

El personal que trabaje como recepcionista debe ser capacitado, si es posible, con
formacin tcnica, para poder analizar la calidad de los materiales. Debe tener
ayudante, pues siempre debe estar manipulando y desembalando materiales;
tambin deben estar dotados de las herramientas mecnicas, de medicin y/o
precisin para efectuar su trabajo.

Pasos de la recepcin:

- DESCARGA
- DESEMBALAJE
- VERIFICACIN CUANTITATIVA Y CUALITATIVA
- INGRESO

1. Se debe establecer un horario para recibir la mercanca.

2. Se debe establecer la zona de descarga ms adecuada para minimizar la
necesidad de manipuleo.
3. Debe haber una zona de recepcin, debidamente separada.
4. El recepcionista debe conocer claramente quin es el responsable de la
verificacin cualitativa del material:

- El mismo recepcionista
- El usuario del material
- Un especialista (laboratorio, compras de calidad, etc).

Terminada la verificacin cuantitativa y cualitativa, se debe confeccionar la

nota de ingreso por el material que est de acuerdo con la especificacin en
la orden de compra.
Por el material que no est de acuerdo debe confeccionarse la NOTA DE
RECHAZO indicando claramente el motivo.
Esta nota es necesaria para que quede constancia del material que se rechaza y
poder evaluar a los proveedores. Sin esta nota no quedara historial.

Todo material que ingrese a la empresa, debe pasar fsica y/o administrativamente
por recepcin del almacn.

Existen diferentes motivos por los que ingresa material a un almacn:

- Por compra
- Por prstamo
- Por devolucin de cliente
- Por devolucin de usuario
- Por devolucin de proveedor
- Por inventario
- Por ajuste de inventario

Por razones de un mejor control, todo material que salga del la empresa, excepto
ventas, debe pasar por recepcin del almacn.

De esta manera, se llevar un control de la mercadera que es reingresada; de lo

contrario, reclamar su devolucin al responsable.

Motivos por los que salen materiales que deben pasar por recepcin:

- Prstamos
- Devolucin de prstamo
- Reparaciones
- Devolucin a proveedor
- Muestra, etc.
SESIN 8 ALMACENAMIENTO - EL ALMACENAMIENTO
PROPIAMENTE DICHO

REAS DE ALMACENAMIENTO

Debemos seleccionar los materiales, teniendo en cuenta:

- Mercadera que deba ir en lugar cerrado

- Mercadera que no necesita lugares cerrados
- Mercadera frgil
- Mercadera que se consume frecuentemente
- Mercadera pesada
- Mercadera voluminosa
- Mercadera valiosa
- Mercadera peligrosa (explosiva o carburante venenosa, corrosiva).
- Mercadera que requiere almacenamiento especial (refrigeracin,
deshumecedor).

Para cada de una ellas, decimos si deben ir en almacenes AD-HOC, o deben estar
dentro de un solo almacn, pero, ojo, debemos acondicionar las reas necesarias.
Esta decisin es importante para nuestro almacn; si no tenemos espacios
adecuados para cada tipo, o la capacidad de almacenamiento no es la adecuada,
vamos a tener almacenes caticos y desordenados, que puedan conducirnos al
fracaso.

Un funcionario de almacenes debe enfrentar el reto de tener que convencer a la

gerencia general de que provea al almacn de las reas y medios necesarios,
justificando, si es precio, con un anlisis costo beneficio. Cualquier pedido que no
est debidamente sustentado, esta condenado al rechazo.

- Las reas cerradas son las ms caras, por lo tanto deben dedicarse slo a los
materiales que por su tamao y necesidad de protegerlo de la intemperie, lo
requieran.
- Las reas de almacenamiento al aire libre, son ms baratos; pueden ser
asfaltados o con piso de concreto o afirmado, con techo total o parcial, siempre
tendiendo a la economa. Deben estar protegidos por mallas de alambre. Se
usan para materiales voluminosos (cilindros, carretes de cables, fierro de
construccin, tuberas, etc) que difcilmente pueden ser sustrados.

- Las reas de seguridad se destinan a materiales deseables, de fcil

sustraccin. Slo muy pocas personas deben tener la llave de acceso.

- El rea para mercadera frgil debe estar en lugares poco transitados y seguros.

- La mercadera voluminosa debe estar en lugares abiertos o si no es posible,

dentro del almacn, en lugares en que puedan ser manipulados, sin estorbar el
paso.

- La mercadera peligrosa debe estar en lugares que en casos de siniestro, no

afecta al almacn ni a los trabajadores ni a otras reas de la empresa. Dentro de
esta mercadera tenemos (dinamita, gases, combustibles, reactivos, etc,).

- Las reas de almacenamiento especial, de acuerdo a su volumen puedan estar

en almacenes especiales o dentro del almacn central, pero debidamente
acondicionada.

UBICACIN DE LOS ALMACENES

Debe estudiarse convenientemente, de tal forma que facilite el acceso a los usuarios
y a los proveedores y que est libre de la contaminacin (humos) que a veces la
misma fbrica produce.
DISTRIBUCIN DE LOS MATERIALES

La distribucin de los materiales dentro del almacn, se realiza de acuerdo a los

siguientes criterios:

- Frecuencia de movimiento
- Volumen / peso
- Peligrosidad
- Costo unitario
- Necesidad de conservacin especial
- Fragilidad
- Deseabilidad

Cualquiera que sea el almacn, o el criterio que escojamos, siempre debe de estar
en orden de Cdigo para facilitar la ubicacin del material.

SEGURIDAD DEL ALMACN

La seguridad del almacn debe ser:

- Contra robos: Internos y externos

- Contra otros siniestros
Sismos
Incendios
Plagas
Aniegos
Contaminacin.

Debemos tambin tener especial cuidado en la Seguridad del personal.

En el 1er caso, debemos, si es posible con asesora de especialistas, asegurar

nuestro almacn, tanto en el permetro (puertas, ventanas, tomas de aire,
extractores), como en el interior del mismo (rendijas, rejas), asegurndose que
impida el paso furtivo de personas y de materiales.

Se deben tener manuales de procedimientos que establezcan que est prohibido el

libre paso de personas no autorizadas al almacn, y que el supervisor o el jefe del
almacn o el personal de seguridad puedan revisar a las personas y/o vehculos que
salen del almacn, incluyendo al propio personal, sin que se sientan Ofendidos,
sino lo consideren como rutina.

- Las funciones de limpieza y/o toma de inventarios, deben ser realizados por
personal del mismo almacn, en el 1er caso o de confianza, de la misma
empresa, en el 2do caso. SI permitimos rutinariamente la presencia de
extraos, estos sern excusa en el caso de prdidas y robos. En el caso de
seguridad contra siniestros, tambin necesitamos asesora de expertos en
seguridad industrial que nos ayuden a determinar y ubicar convenientemente
las:

- Tomas contra incendio

- Extintores
- Rejillas y sumideros
- Detectores de humos
- Rociadores
- Evacuacin y zonas de proteccin en caso de sismos.
- Tipos de puerta y sentido de giro (vertical, interior, exterior, lateral).

Es muy frecuente tener un plano de ubicacin de cada almacn, en que se indiquen

la distribucin de la mercadera, posicin de los dispositivos de seguridad, posicin
de las llaves y tableros elctricos, zonas de seguridad. Zonas de mayor peligro.

Se deben realizar peridicamente simulacros de siniestros.

Seguridad del Personal

El personal, dentro del almacn, debe tener los protectores de seguridad

necesarios:

- Ropa adecuada
- Protectores de odo
- Orejeras
- Lentes
- Respiradores
- Guantes adecuados
- Zapatos de seguridad
- Fajas protectoras de columnas para manipular pesos.
- Cinturones de seguridad
- Capacitacin necesaria.

MEDIOS DE ALMACENAMIENTO

El jefe de almacn es responsable de proveer a su personal de los medios ms

adecuados para que desarrollen su trabajo en forma ptima, sin poner en riesgo su
integridad. Dentro de estos tenemos:

a) De Almacenamiento:

- Estantera
- Estantera mvil
- Tanques y tolvas
- Parihuelas
- Caballetes para cables
- Casilleros
- Escaleras
- Linternas
b) De Acarreo:
- Fajas transportadoras
- Rodillos transportadores
- De elevacin (cangilones)
- Carretillas mecnicas
- carretillas hidrulicas

c) De Manipuleo:

- Montacargas (petrleo, elctricos)

- Montacargas mecnicos
- Montacargas elctricos.

d) De Medicin:

- Balanzas
- Winchas
- Micrmetros
- Vernier, etc.

LOS DESPACHOS

Como principio: NADA DEBE SALIR DEL ALMACN SIN ESTAR AMPARADO POR
UN DOCUMENTO DEBIDAMENTE APROBADO.

El despacho es la fase culminante del proceso logstico, y de proceso logstico, y de

su ordenamiento depende la calidad del servicio que brinde el almacn y el control
de los consumos, es por esto que debe estar muy bien controlado.

Los principales documentos de salida son:

FACTURA
Empresas BOLETA DE VENTA
Comerciales GUA DE REMISIN
 VALE DE SALIDA
Empresas que VALE DE SALIDA PROVISIONAL
Consumen TRANSFERENCIA INTERNA
material TRANSFERENCIA EXTERNA

El almacn, debe horarios horarios y fechas de atencin a los usuarios, de acuerdo

a las necesidades de consumo o a los programas de produccin.

Todos los documentos que sustentan una salida, tienen una finalidad contable, por
lo que, cualquiera que sea el sistema de control que exista, debe figurar como
documento debidamente firmado por:
- El solicitante
- La persona que autoriza
- El despachador
- La persona que recibe.

Se debe determinar claramente a las personas autorizadas, de los cuales el almacn

debe llevar una relacin en la cual estn registradas las firmas autorizadas y para
qu lnea de materiales.

El almacn debe llevar un archivo correlativo y organizado de cada uno de los

documentos que sustentan un ingreso y salida.
Los formatos de la factura, gua de remisin y boleta de venta, estn es establecidos
por la Sunat, por lo que slo veremos cmo es un vale de salida.
 VALE DE SALIDA NUMERO
FECHA ____________ MOTIVO ____________

USUARIO ___________________________________________ C. COSTOS _______________

JUSTIFICACIN ________________________________________________________________

IT. CODIGO DESCRIPCION U/M CANTIDAD CUENTA

SOLICITAD DESPACH.

__________________ _____________________ _________________ ___________________

solicitante aprobacin almacn recib conforme

RESPONSABILIDADES DEL JEFE Y DEL PERSONAL DEL ALMACN

1 Mantener los niveles adecuados de stock.

2 Mantener el orden del almacn
3 Mantener la limpieza del almacn
4 Mantener los productos en perfectas condiciones hasta que sean solicitados.
5 Entregarlos de acuerdo a las condiciones fijadas (en caso de venta).
6 Mantener actualizados el catlogo .
7 Toda la mercadera debe estar identificada con una tarjeta que contenga:
- Cdigo
- Descripcin
- Unidad de medida
- Ubicacin

8 Seleccionar la mercadera inactiva y proponer su destino final.

9 Establecer junto con contabilidad y auditoria los sistemas de control del
almacn (verificaciones e inventarios).
EL KARDEX

El kardex es el control de ingresos y salidas de materiales, Puede ser mecanizado

(software) o manual, el principio es el mismo, pero obviamente el primero tiene
muchas ventajas.

Tipos de Kardex

El kardex puede ser contable o de saldos fsicos.

El kardex contable es, como su nombre lo dice, el que lleva contabilidad, con fines
de control del almacn. Es valorizado.

El kardex de saldos fsicos, en compaas medianas o grandes, es necesario, para

que el almacn pueda llevar sus propios controles y la programacin de stocks,
pero slo de saldos fsicos, ya que las auditoras, recomiendan que el almacn no
lleve costos ni precios unitarios.

En la siguiente hoja, existe una muestra de un kardex.

Esto se puede llevar en una hoja o una tarjeta o puede ser un registro de computador por tele
proceso.

PTO. PEDIDO STOCK MINIMO STOCK MXIMO TIEMPO REPOSIC. PROCEDENCIA CLASE IMPORTANCIA DEMANDA MOVIMIENTO OBTENCIN

AO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL PEDIDO ORDEN DE COMPRA INGRESO

MES # FECHA CANT. # FECHA CANT. PROV. F. ENT. # FECHA CANT. ACUM.

1999

2000

2001

DOCUMENTO FECHA INGRESO SALIDA SALDO

CODIGO DESCRIPCION U/M UNICACION

EL ALMACN

- Como hemos visto, el almacenamiento constituye una de las funciones

bsicas de la logstica y como tal, debe realizarse en forma ptima en todas las
empresas e instituciones.

- La mayora de los empresarios toma al almacn como un Mal necesario

puesto que ocasiona gastos no productivos, pero esto est muy alejado de la
realidad, puesto que el almacenamiento es los gastos del almacn, constituyen
una inversin, que si es bien planificado y utilizada racionalmente, va a ocasionar
utilidades directas a la empresa.

Una de las utilidades directas que origina el almacn son:

- Disminucin del COSTO DE POSESIN, lo cual aumenta las utilidades,

en forma directa.
- Optimiza la inversin en stocks.
- Permite la continuidad de aquellas operaciones al tener los materiales
en el momento oportuno en la cantidad necesaria en la calidad
requerida.
- Permite llevar un control de los consumos, en forma oportuna, para poder
controlar los gastos y el presupuesto de la empresa.
- Mxima utilizacin de los materiales; controlando y administrando
eficientemente la recuperacin de muchos de ellos.
- Estudiando el rendimiento de los materiales en uso.
- Buscando materiales que reemplacen con ventaja a los que se estn
usando.
- Normalizando y estandarizando los materiales del catlogo de la empresa.
- Resguarda los intereses de la empresa ante los proveedores, al efectuar
una eficiente recepcin e ingreso de la mercadera requerida.

- Corresponde al jefe de almacn y al personal de esta rea, cumplir los

objetivos trazados en base a un Programa de trabajo, cuya evaluacin sea
 motivo de un informe, que DIVULGUE los logros obtenidos, y tambin los
problemas que se tienen en el almacn, analizndolos convenientemente y
proponiendo soluciones.

EL personal del almacn es responsable de cmo la direccin de la empresa rene

a los almacenes, demostrndolo, no solo con brindar un excelente servicio a los
usuarios y/o clientes, sino demostrando los logros obtenidos, en cuanto a
parmetros especficos.
Estos parmetros, llamados tambin BENCHMARKING deben demostrar la
situacin real del almacn, y tratar de cuantificar la forma econmica los resultados
buenos o malos que se obtengan.

De una manera muy general, sugiere algunos de estos parmetros:

- ndice de rotacin: general y por
- Composicin del stock: principales productos
# Total de tems en stock
# Total de tems en activos -%
# Total de tems inactivo -%
# Total de tems con stock O - %
# Total de tems sobre stock - % - motivo
Si esto se pudiera valorizar, sera ptimo.

- # de vales de salida atendidos - # de tems

- # de tems atendidos / personal del almacn
- # de ingresos - # tems
- # de tems con normas y/o prdidas
- # de pedidos emitidos - # tems
- # de pedidos urgentes (indicando motivos)
- # de vales no atendidos por falta de stock
- # de tems de no stock
- Verificaciones de stock y resultados
- Apreciaciones sobre la seguridad del almacn.
- Estos resultados deben compararse con los obtenidos en los ltimos 6 meses
y analizar para ver si nos estamos aproximando a la meta o nos estamos
alejando de ella.

- As mismo, conviene que el almacn posea un manual de procedimientos y

un perfil del personal que debe realizar las funciones segn el organigrama.
SESIN 9 - CONTROLES DEL ALMACN

CONTROLES DEL ALMACN

En el almacn poseemos mucho dinero invertido, ms de los que puede tener el

cajero en un buen da; por lo tanto, el personal del almacn y las dems autoridades
de la empresa deban tener un buen control de existencias.

Para poder llevar el control, existen:

- Los chequeos
- Toma de inventarios
- Para cualquiera de los controles se debe tener un buen kardex, al da, porque
es la base para verificar se las existencias estn de acuerdo con lo que SE
DEBE HACER.

CHEQUEOS

Estos son sorpresivos y/o aleatorios. El jefe del almacn debe realizarlos en forma
diaria, pero tambin, lo realizan en forma eventual: El jefe de logstica, auditora y
contabilidad.

El procedimiento es obtener los saldos de un nmero indeterminado de tems y

compararlos con un conteo fsico. Las diferencias que pudieran existir, deben
aclararse inmediatamente.

TOMA DE INVENTARIOS

Toma de inventario es la comparacin entre el saldo contable (Kardex) y el conteo

fsico de los materiales.

Este, a diferencia de los chequeos, no debe ser sorpresivo, sino, lo principal, es su

preparacin.
Clase de toma de inventarios

Existen 2 clases: Totales y rotativos o selectivos.

- Los inventarios totales, como su nombre lo indica, se toman sobre la

totalidad de los tems. Es recomendable para empresas pequeas o con poco
nmero de tems. Como es para poco nmero de tems, se pueden tomar con
intervalos no muy grandes de tiempo y adems no cierra la atencin y requiere
de personal no muy especializado.

- Toma de inventarios rotativos o selectivos. Son recomendables para

empresas grandes o con muchos nmeros de tems. Son selectivos porque,
seleccionamos a menudo especialmente, basados en la clasificacin ABC. As
tenemos por ejemplo:

Para materiales A y de mayor valor unitario: c/2 meses

Para materiales B y de mayor valor unitario: c/6 meses
Para materiales B y de mayor valor unitario: c/12 meses

Para los medianos o grandes empresas, es ms recomendable por:

- No cierra la atencin
- Pueden hacerse ms frecuentemente para los materiales ms importantes.
- Como son muy frecuentes, es necesario tener personal estable que se va
a especializar en el conocimiento de los materiales, documentos contables
y sistemas.
Preparacin

La preparacin consiste en:

1 Creacin o perfeccionamiento del catlogo.

2 Creacin o perfeccionamiento del cardes contable
3 Conciliacin entre fsico y kardex
4 Ordenamiento y limpieza del almacn
5 Pre - conteo
6 Depuracin del procedimiento y formatos. Fecha de inicio y trmino.
7 Determinacin del personal que intervendr.
8 Determinacin del personal que intervendr.
9 Preparacin de los medios necesarios.
10 Corte documentario.
11 Conteo y reconteo
12 Listado de discrepancias
13 Aclaracin de discrepancias
14 Informe final y ajuste de inventarios.
SESIN 10 CONTROL DE GESTIN
CONTROL DE GESTIN

Como hemos visto, el almacenamiento constituye una de las funciones bsicas de la

logstica y como tal, debe realizarse en forma ptima en todas las empresas e
instituciones.

- La mayora de los empresarios toma al almacn como un Mal necesario

puesto que ocasiona gastos no productivos, pero esto est muy alejado de la
realidad, puesto que los gastos del almacn, constituyen una inversin, que si es
bien planificado y utilizada racionalmente, va a aumentar la rentabilidad de la
empresa la empresa.

Una de las utilidades directas que origina el almacn son:

- Disminucin del COSTO DE POSESIN, lo cual aumenta las utilidades,

en forma directa.
- Optimiza la inversin en stocks.
- Permite la continuidad de las operaciones al tener los materiales en el
momento oportuno en la cantidad necesaria en la calidad requerida.
- Permite llevar un control de los consumos, en forma oportuna, para poder
controlar los gastos y el presupuesto de la empresa.
- Mxima utilizacin de los materiales; controlando y administrando
eficientemente la recuperacin de muchos de ellos.
- Estudiando el rendimiento de los materiales en uso.
- Buscando materiales que reemplacen con ventaja a los que se estn
usando.
- Normalizando y estandarizando los materiales del catlogo de la empresa.
- Resguarda los intereses de la empresa ante los proveedores, al efectuar
una eficiente recepcin e ingreso de la mercadera requerida.

Corresponde al jefe de almacn y al personal de esta rea, cumplir los objetivos

trazados en base a un Programa de trabajo, cuya evaluacin sea motivo de un
informe, que DIVULGUE los logros obtenidos, y tambin los problemas que se
opongan a la eficiencia, analizndolos convenientemente y proponiendo soluciones.

EL personal del almacn es responsable de cmo la direccin de la empresa

considere a los almacenes, demostrndolo, no solo con brindar un excelente servicio
a los usuarios y/o clientes, sino hacindole conocer los logros obtenidos, en cuanto a
parmetros especficos.
Estos parmetros, llamados tambin BENCHMARKING deben demostrar la
situacin real del almacn, y tratar de cuantificar la forma econmica los resultados
buenos o malos que se obtengan.

De una manera muy general, sugiere algunos de estos parmetros:

- ndice de rotacin: general y por cada material A

- Composicin del stock:
# Total de tems en stock
# Total de tems activos -%
# Total de tems inactivo -%
# Total de tems agotados -%
# Total de tems con sobre stock - % - indicando los motivos.
(Sera muy conveniente valorizarlos y tambin determinar el porcentaje en
valores).
# de vales de salida atendidos - # de tems
# de tems atendidos / personal del almacn
# de ingresos - # tems
# de tems con mermas y/o prdidas
# de pedidos emitidos - # tems
# de pedidos urgentes (indicando motivos)
# de vales no atendidos por falta de stock
# de tems de no stock
Verificaciones de stock y resultados de los chequeos.
Apreciaciones sobre la seguridad del almacn contra siniestros.
Estos resultados deben compararse con los obtenidos en los ltimos 6 meses y
analizar para ver si nos estamos aproximando a la meta o nos estamos alejando de
ella.

As mismo, conviene que el almacn posea un manual de procedimientos y un perfil

SESIN 11 EVALUACIN FINAL