GESTIN DE LOS COSTES DEL PROYECTO.

La Gestin de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar,
presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del
presupuesto aprobado. El Grfico 7-1 brinda una descripcin general de los procesos de la
gestin de los costos del proyecto.

Estos procesos interactan entre s y con procesos de las otras reas de conocimiento.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de una
persona o grupo de personas. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto
y en una o ms fases del proyecto, en caso de que el mismo est dividido en fases. Aunque los
procesos se presentan aqu como componentes diferenciados con interfaces bien definidas, en
la prctica se superponen e interactan de formas que no se detallan aqu. En algunos
proyectos, especialmente en aqullos de alcance ms pequeo, la estimacin de costos y la
preparacin del presupuesto de costos estn ta estrechamente ligadas que se consideran un
solo proceso, que puede realizar una sola persona en un periodo de tiempo relativamente
corto. Estos procesos se presentan aqu como procesos distintos, porque las herramientas y
tcnicas requeridas para cada uno de ellos son diferentes.

El trabajo involucrado en la ejecucin de los tres procesos de la Gestin de los Costos del
Proyecto est precedido por un esfuerzo de planificacin del equipo de direccin del proyecto.
Este esfuerzo de planificacin es parte del proceso Desarrollar el Plan para la Direccin del
Proyecto (Seccin 1.2), lo cual produce un plan de gestin de costos que determina el formato
y establece los criterios necesarios para planificar, estructurar, estimar, presupuestar y
controlar los costos del proyecto. Por ejemplo, el plan de gestin de costos puede establecer lo
siguiente:
Nivel de exactitud. Las estimaciones del costo de las actividades se ajustarn a un redondeo
de datos segn una precisin establecida (p.ej., $100, $1.000), dependiendo del alcance de las
actividades y de la magnitud del proyecto, y pueden incluir una cantidad paracontingencias.
Unidades de medida. Todas las unidades que se utilizan en las mediciones (tales como las
horas o das de trabajo del personal, la semana laboral o la suma global) se definen para cada
uno de los recursos.
Enlaces con los procedimientos de la organizacin. La estructura de desglose del trabajo
(EDT) (Seccin 5.3.3.1) establece el marco para el plan de gestin de costos, permitiendo la
consistencia con los estimados de costos, los presupuestos y el control de costos. El
componente de la EDT que se utiliza para la contabilidad de los costos del proyecto se
denomina cuenta de control (CA). A cada cuenta de control se le asigna un cdigo nico o un
nmero de cuenta vinculado directamente con el sistema de contabilidad de la organizacin
ejecutante.
Umbrales de control. Para monitorear el desempeo de los costos, pueden definirse
umbrales de variacin que establecen una cantidad acordada de variacin permitida antes de
que sea necesario realizar una accin. Los umbrales se expresan habitualmente como un
porcentaje de desviacin con respecto a la lnea base del plan.
Reglas para la medicin del desempeo. Se establecen reglas para la medicin del
desempeo gracias a la gestin del valor ganado (EVM). Por ejemplo, el plan de gestin de
costos podra:
o Definir la EDT y los puntos donde se realizar la medicin de lascuentas de control.
o Establecer las tcnicas que se emplearn para medir el valor ganado(p.ej., hitos
ponderados, frmula fija, porcentaje completado, etc.).
o Especificar las frmulas de cmputo de gestin del valor ganado (EVM)para determinar la
estimacin a la conclusin (EAC) proyectada y otras metodologas de seguimiento. Vase The
Practice Standard for Earned Value Management [3] (en ingls) para ms informacin sobre la
gestin del valor ganadorEVM).
Formatos de los informes. Se definen los formatos y la frecuencia de presentacin de los
diferentes informes de costos.
Descripciones de los procesos. Se documentan las descripciones de cada uno de los tres
procesos de Gestin de los Costos del Proyecto.

Toda esta informacin se incluye en el plan de gestin de costos, que es un componente del
plan para la direccin del proyecto, ya sea como texto dentro del cuerpo del plan o como
anexos. Dependiendo de las necesidades del proyecto, el plan de gestin de costos puede ser
formal o informal, muy detallado o formulado de manera general.

La Gestin de los Costos del Proyecto debe tener en cuenta los requisitos de los interesados
para la obtencin de los costos. Los diversos interesados medirn los costos del proyecto de
diferentes maneras y en tiempos diferentes. La Gestin de los Costos del Proyecto trata
principalmente acerca del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del
proyecto. La Gestin de los Costos del Proyecto tambin debe tener en cuenta el efecto de las
decisiones del proyecto en los costos recurrentes subsecuentes de utilizar, mantener y apoyar
el producto, servicio o resultado del proyecto.

En muchas organizaciones, la prediccin y anlisis del desempeo financiero probable del

producto del proyecto se llevan a cabo fuera del proyecto. En otras, como un proyecto de obras
de infraestructura, la Gestin de los Costos del Proyecto puede incluir este trabajo. Cuando
tales
proyecciones y anlisis forman parte del proyecto, la Gestin de los Costos del Proyecto
puede recurrir a procesos adicionales y a numerosas tcnicas de gestin, como el retorno de la
inversin, el flujo de caja descontado y el anlisis de la recuperacin de la inversin. El
esfuerzo de planificacin de la gestin del costo tiene lugar en las etapas iniciales de la
planificacin del proyecto y establece el marco de referencia para cada uno de los procesos de
gestin de los costos, de modo que el desempeo de los procesos sea eficiente y coordinado.

3.1 ESTIMAR LOS COSTOS.

Estimar los Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos
monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. La estimacin de costos es
una prediccin basada en la informacin disponible en un momento dado. Incluye la
identificacin y consideracin de diversas alternativas de cmputo de costos para iniciar y
completar el proyecto. Para lograr un costo ptimo para el proyecto, deben tomarse en cuenta
las concesiones entre costos y riesgos, tales como fabricar en lugar de comprar, comprar en
lugar de alquilar, y el intercambio de recursos.
 La estimacin de costos debe refinarse durante el transcurso del proyecto para reflejar los
detalles adicionales a medida que stos se hacen disponibles. La exactitud de la estimacin del
costo de un proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida.

Las fuentes de informacin de entrada derivan de las salidas de los procesos del proyecto en
otras reas del conocimiento. Una vez recibida, toda esta informacin permanecer disponible
como entradas para los tres procesos de Gestin de los Costos del Proyecto. Los costos se
estiman para todos los recursos que se asignarn al proyecto. Esto incluye, entre otros, el
trabajo, los materiales, el equipo, los servicios y las
instalaciones, as como categoras especiales tales como una asignacin por inflacin o un
costo por contingencia. Una estimacin de costos es una evaluacin cuantitativa de los costos
probables de los recursos necesarios para completar la actividad.

GRFICO 3-2

3.1.1 Estimar los Costos: Entradas

.1 Lnea Base del Alcanc
.2 Cronograma del Proyecto
.3 Planificacin de los Recursos Humanos
.4 Registro de Riesgos
.5 Factores Ambientales de la Empresa
.6 Activos de los Procesos de la Organizacin
3.1.2 Estimar los Costos: Herramientas y Tcnicas
.1 Juicio de Expertos
.2 Estimacin Anloga
.3 Estimacin Paramtrica
.4 Estimacin Ascendente
.5 Estimacin por Tres Valores
.6 Anlisis de Reserva
.7 Costo de la Calidad
.8 Software de estimacin de costos para la direccin de proyectos
.9 Anlisis de Propuestas para Licitaciones
3.1.3 Estimar los Costos: Salidas
.1 Estimaciones de Costos de las Actividades
.2 Base de los Estimados
.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

3.2 DETERMINAR EL PRESUPUESTO.

Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de
actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea base de costo
autorizada. Esta lnea base incluye todos los presupuestos autorizados, pero excluye las
reservas de gestin.
Los presupuestos del proyecto constituyen los fondos autorizados para ejecutar el proyecto. El
desempeo de los costos del proyecto se medir con respecto al presupuesto autorizado.

GRFO 3-3
3.2.1 Determinar el Presupuesto: Entradas
.1 Estimaciones de Costos de lasActividades
.2 Base de las Estimaciones
.3 Lnea Base del Alcance
.4 Cronograma del Proyecto
.5 Calendarios de Recursos
.6 Contratos
.7 Activos de los Procesos de la Organizacin
3.2.2 Determinar el Presupuesto: Herramientas y Tcnicas
.1 Suma de Costos
.2 Anlisis de Reserva
.3 Juicio de Expertos
.4 Relaciones Histricas
.5 Conciliacin del Lmite del Financiamiento
3.2.3 Determinar el Presupuesto: Salidas
.1 Lnea Base del Desempeo de Costos
.2 Requisitos de Financiamiento del Proyecto
.3 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

3.3 CONTROLAR LOS COSTOS

Controlar los Costos es el proceso por el que se monitorea la situacin del proyecto para
actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea base de costo. La
actualizacin del presupuesto implica registrar los costos reales en los que se ha incurrido a la
fecha. Cualquier incremento con respecto al presupuesto autorizado slo puede aprobarse
mediante el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
El monitoreo del gasto de fondos sin tomar en cuenta el valor del trabajo que se est realizando
y que corresponde a ese gasto tiene poco valor para el proyecto, ms all de permitir que el
equipo del proyecto se mantenga dentro del financiamiento autorizado. De esta manera, gran
parte del esfuerzo del control de costos implica analizar la relacin entre el uso de los fondos
del proyecto y el trabajo real efectuado a cambio de tales
gastos. La clave para un control de costos efectivo es la gestin de la lnea base aprobada de
desempeo de costos y de los cambios a es lnea
base.
El control de costos del proyecto incluye:
Influir en los factores que producen cambios en la lnea base de costo.
Asegurarse de que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera oportuna.
Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
Asegurarse de que los gastos no excedan el financiamiento autorizado para el proyecto, tanto
por periodo como total.
Monitorear el desempeo de los costos para detectar y comprender las variaciones con
respecto a la lnea base aprobada de costo.
Monitorear el desempeo del trabajo con relacin a los fondos en los que se ha incurrido.
Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre costos o utilizacin de
recursos.
Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y costos
asociados.
Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de lmites aceptables.

El control de costos del proyecto busca las causas de las variaciones positivas y negativas, y
forma parte del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios
GRFO 3-4
3.3.1Controlar los Costos: Entradas
.1 Plan para la Direccin del Proyecto
.2 Requisitos de Financiamiento del Proyecto
.3 Informacin sobre el Desempeo del Trabajo
.4 Activos de los Procesos de la Organizacin
3.3.2 Controlar los Costos: Herramientas y Tcnicas

.1 Gestin delValor Ganado

.2Proyecciones
.3 ndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI)
.4 Revisiones del Desempeo
.5 Anlisis de Variacin
.6 Software de Gestin de Proyectos
3.3.3 Controlar los Costos: Salidas
.1 Mediciones del Desempeo del Trabajo
.2 Proyecciones del Presupuesto
.3 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin
.4 Solicitudes de Cambio
.5 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
.6 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto