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El Ciclo contable: sus fases

Podemos definir el ciclo contable como el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se
repiten en cada perodo contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las
transacciones, contina con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor,
la elaboracin del balance de comprobacin, la hoja de trabajo, los estados financieros (cuentas
anuales), la contabilizacin en el libro diario de los asientos de ajuste y regularizacin, su traspaso
a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobacin posterior al cierre.

Partiendo del inventario inicial, el ciclo contable se inicia y termina con la apertura y cierre de las
cuentas.

Esquemticamente podramos representar el ciclo contable de la siguiente forma:

Figura 1: Esquema bsico del ciclo contable

El ciclo contable es el conjunto de operaciones realizadas por una empresa durante un ejercicio
econmico, el cual tiene una duracin cronolgica en el tiempo de un ao (normalmente desde
el 1 de enero al 31 de diciembre).
A pesar de que la gestin de la empresa es continua e ilimitada, las razones por las que la actividad
se divide en ciclos anuales pueden ser las siguientes:

DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA LEGISLACIN MERCANTIL:

Se establece la obligatoriedad de redactar y presentar en el Registro Mercantil las cuentas anuales


de la empresa, que comprendern el balance de situacin, la cuenta de prdidas y ganancias, la
memoria, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo (este ltimo
no ser obligatorio para pymes), a travs de las cuales se mostrar la imagen fiel del patrimonio,
de la situacin financiera y de los resultados de la empresa.

DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA LEGISLACIN FISCAL:

Es necesario liquidar con la administracin pblica los impuestos anuales que se derivan de los
beneficios de la empresa. Es necesario realizar una regularizacin anual para conocer los
resultados que compondrn la base imponible de dicho impuesto.

DESDE EL PUNTO DE VISTA INFORMATIVO:

Es preciso conocer la situacin econmicofinanciera de la empresa y sus resultados para poder


corregir las desviaciones o los posibles errores en la gestin que estn impidiendo unos mejores
resultados.

1.- EL INVENTARIO INICIAL


Segn el artculo 28 del Cdigo de Comercio, el libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abrir
con el balance inicial detallado de la empresa.

De todas formas, aunque no lo exigiese la legislacin, si tuvisemos que poner en marcha o al da


una contabilidad, sera inevitable partir de un inventario (relacin detallada de los bienes,
derechos y obligaciones) a partir de cuyos datos se proceder a abrir las cuentas que representan
dicho patrimonio.
2.- EL ASIENTO DE APERTURA
Tomando los datos del inventario inicial, el asiento de apertura en el libro diario, consistir en
hacer un cargo (apunte en debe) de las cuentas de activo y un abono (apunte en el haber) de las
de pasivo y patrimonio neto.

CUENTA IMPORTES
N FECHA CONCEPTO
CDIGO TTULO DEBE HABER
Primer
Todas las cuentas
asiento 1-1 Grupos 1 a 5 Asiento de apertura xxx
ACTIVAS
del ao
Primer
Todas las cuentas
asiento 1-1 Grupos 1 a 5 Asiento de apertura xxx
PASIVAS
del ao

Observa que en el asiento de apertura slo aparecen cuentas de los grupos 1 a 5


(Activas y Pasivas) del Plan general Contable. Si en el asiento aparecieran cuentas
de los grupos 6 y 7, nunca podra ser un asiento de apertura.
Del libro diario se pasar al libro mayor, con lo que ya estarn dispuestos para registrar en ellos
los dos libros contables en los que, da a da, se irn anotando las operaciones que realice la
empresa.

3.- ASIENTOS DE GESTIN DIARIOS


El Libro Diario registrar da a da todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
Aunque el Cdigo no diga nada del Libro Mayor, sabemos que, por conveniencia y necesidad de
informacin, todos los asientos del diario se pasarn tambin al mayor.

4.- BALANCES DE SUMAS Y SALDOS (DE COMPROBACIN)


Al menos trimestralmente se transcribirn con sumas y saldos los balances de comprobacin. No
obstante, podremos hacer tantos balances como nos sean necesarios para conocer la evolucin de
la empresa.

Su estructura es la siguiente:
Figura 2: Estructura del Balance de Sumas y Saldos Para que el Balance est correcto deben
coincidir:

SUMAS DEL DEBE = SUMAS DEL HABER


Y tambin:

SALDOS DEUDORES = SALDOS ACREEDORES


El hecho de que cuadre un Balance de Sumas y Saldos no garantiza que nuestra contabilidad est
llevada correctamente, pues slo nos detectar errores de cantidad y los fallos de traspaso de los
asientos al Libro Mayor.

La principal diferencia entre un Balance de Situacin (cuenta anual) y un balance de sumas y


saldos se plasma en que, en el Balance de Situacin slo aparecen cuentas de activo y cuentas de
pasivo y en el balance de sumas y saldos aparecen todas las cuentas que en ese momento
estemos utilizando en nuestra contabilidad, es decir, de activo, de pasivo, gastos e ingresos.

5. OPERACIONES DE CIERRE:
Despus de registrar la ltima operacin de gestin del ao, el contable proceder a efectuar las
operaciones de cierre, las cuales tienen como finalidad fundamental presentar la imagen fiel del
patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados; es decir informar sobre los tres objetivos
fundamentales que le hemos asignado a la contabilidad:

1. Situacin econmicofinanciera de la empresa.


2. Resultado del ejercicio econmico.
3. Causas que han originado el resultado.

Podemos desglosar la fase de cierre de la contabilidad de una empresa en varios subperodos:


SUBPERODOS DE LA FASE DE CIERRE

En primer lugar realizaremos un Balance General de Sumas y Saldos, como el que hemos
estudiado en el punto anterior:

BALANCE GENERAL DE SUMAS Y SALDOS:

Es el Balance de Comprobacin que deber redactarse al menos trimestralmente. Si estamos a


31 de diciembre, es decir, a final de trimestre su redaccin ser obligatoria.

En segundo lugar realizaremos un inventario final:

INVENTARIO FINAL:

Este inventario nos permitir conocer la situacin real de cada elemento patrimonial, ya que ha
podido haber bajas que no se han registrado contablemente y que no se descubrirn hasta
inventariar los bienes.

ASIENTOS DE AJUSTE Y REGULARIZACIN:

Es quizs la operacin ms delicada y compleja de la contabilidad.

Podemos distinguir dos clases de asientos de ajuste:

1) Por una parte, al comparar los datos inventariados con los saldos contables, habr casos en
que no coincidan. Por ejemplo, puede pasar que la cuenta de caja no coincida con el
arqueo o recuento fsico del dinero existente en Caja.

En estos casos habr que realizar un asiento que rectifique el saldo contable ajustndolo a la
cantidad real de dinero existente (por supuesto nos estamos refiriendo a pequeos desajustes en
la caja de la empresa).

2) Por otra parte habr saldos contables que exigirn una correccin valorativa por la
aplicacin de las normas de valoracin que exige el Plan General contable y de la
legislacin vigente. Por ejemplo unas acciones que en la fecha de cierre de la contabilidad
tienen una cotizacin en el mercado de valores muy inferior a la que tenan cuando se
compraron. Esta situacin requerir un asiento para ajustar la valoracin contable a la
cotizacin real del mercado. Tendremos que aplicar a nuestros inmovilizados la
amortizacin correspondiente para que reflejen el verdadero valor despus de los aos de
uso, etc.
LA REGULARIZACIN DE EXISTENCIAS:

En este aspecto el plan general contable utiliza la cuenta (610) VARIACIN DE EXISTENCIAS DE
MERCADERAS para adaptar el saldo real de existencias finales en almacn.

Esto se consigue con el siguiente doble asiento:

CUENTA IMPORTES
N FECHA CONCEPTO
CDIGO TTULO DEBE HABER
Variacin de Regularizacin existencias
x 31-12 610 xxx
existencias iniciales
Regularizacin existencias
x 31-12 300 Mercaderas xxx
iniciales

Con este asiento se anularn las existencias que posea la empresa el 1 de enero.

CUENTA IMPORTES
N FECHA CONCEPTO
CDIGO TTULO DEBE HABER
Regularizacin existencias
x 31-12 300 Mercaderas xxx
finales
Variacin de Regularizacin existencias
x 31-12 610 xxx
existencias finales

Con este asiento contabilizaremos las verdaderas existencias existentes en la empresa una vez
contadas fsicamente y valoradas convenientemente, por alguno de los criterios permitidos por la
Ley del Plan General Contable 2008 (precio medio ponderado o F.I.F.O.).

Una vez pasados estos dos asientos al Libro Mayor conseguiremos que el saldo de la cuenta de
Mercaderas refleje la verdadera valoracin de las existencias de la empresa y la cuenta de
Variacin de existencias (610) represente el gasto o el ingreso producido por dicha variacin. Esta
variacin de existencias, por lo tanto, afectar a la cuenta de Prdidas y Ganancias de la empresa y
en consecuencia al resultado del ejercicio contable.

ASIENTO DE REGULARIZACIN DE PRDIDAS Y GANANCIAS

Uno de los objetivos de la contabilidad es informar sobre las causas que han originado los gastos
y los ingresos.
Esta informacin se har realidad con una simple transcripcin a un asiento de los saldos que
tengan en ese momento las cuentas de los grupos 6 Y 7, es decir, de los grupos de gastos e
ingresos.

Todos los saldos de estas cuentas se pasan a la cuenta (129) RESULTADO DEL EJERCICIO, despus
de cuya operacin todas ellas quedaran saldadas y cerradas.

El asiento que realizaremos en el Libro Diario ser:

CUENTA IMPORTES
N FECHA CONCEPTO
CDIGO TTULO DEBE HABER
Penltimo Todas las cuentas de Regularizacin prdidas y
31-12 7. xxx
del ao Ingresos ganancias
Resultado del
Regularizacin prdidas y
129 ejercicio (si hay xxx
ganancias
Prdidas)
Todas las cuentas de Regularizacin prdidas y
6 xxx
gastos ganancias
Resultado del
Regularizacin prdidas y
129 ejercicio (si hay xxx
ganancias
beneficios)

La cuenta 129. Resultado del Ejercicio reflejar el resumen de ingresos y gastos en forma de
beneficio o prdida en el ciclo contable y las cuentas de los grupos 6 y 7 quedarn saldadas y no se
abrirn hasta el prximo ejercicio contable,

El saldo de la cuenta 129. RESULTADO DEL EJERCICIO despus del asiento de regularizacin
anterior, podr ser deudor (si hay prdida) o acreedor (en caso de beneficio).

Si se tratase de una sociedad, deberemos realizar previamente a la regularizacin el clculo del


impuesto sobre los beneficios para cargarlo a la cuenta (6300) IMPUESTO SOBRE SOCIEDADES, la
cual deber ir incluida entre las que se cargan en Prdidas y Ganancias como un gasto ms del
ejercicio.

ELABORACIN DE LAS CUENTAS ANUALES


La segunda fase del cierre del ejercicio consistir en la formulacin de las cuentas anuales, que
comprendern:

BALANCE DE SITUACIN
CUENTA DE PERDIDAS Y GANANCIAS
MEMORIA
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO (NUEVO EN EL PLAN CONTABLE 2008)
ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO (NUEVO EN EL PLAN CONTABLE 2008)

Me limitar a la elaboracin de las cuentas bsicas, como son, el Balance de Situacin y la


cuenta de Prdidas y Ganancias, y dejaremos para prximas entradas la elaboracin de los
otros estados contables que necesitan una explicacin ms detallada por mi parte.

6. EL ASIENTO DE CIERRE
En el momento de efectuar el asiento de cierre (ltimo del ciclo contable), todas las cuentas de los
grupos 6 Y 7 estarn saldadas desde que se efectu el asiento de regularizacin de las mismas
(penltimo del ciclo).

Por lo tanto, en el momento de efectuar el cierre slo las cuentas de balance (grupos 1 a 5)
podrn tener saldo; por ello, antes de cerrarlas habr que saldarlas mediante un cargo en las que
tengan saldo acreedor y un abono en las que tengan saldo deudor.

Al pasar dicho asiento al Libro Mayor, todas las cuentas quedarn saldadas y, por lo tanto, podrn
cerrarse.

CUENTA IMPORTES
N FECHA CONCEPTO
CDIGO TTULO DEBE HABER
ltimo
Grupos Todas las cuentas
asiento 31-12 Asiento de Cierre xxx
1 a 5 PASIVAS
del ao
ltimo Resultado del
asiento 31-12 129 ejercicio (si hay Asiento de Cierre xxx
del ao Beneficios)
ltimo
Grupos Todas las cuentas
asiento 31-12 Asiento de Cierre xxx
1 a 5 ACTIVAS
del ao
ltimo Resultado del
asiento 31-12 129 ejercicio (si hay Asiento de Cierre xxx
del ao Prdidas)

Una vez cerrada la contabilidad solamente faltarn los trmites burocrticos que la legislacin
exige (legalizacin de libros, presentacin de las cuentas anuales en el Registro Mercantil, etc).

El ejercicio econmico siguiente comenzar con el inventario inicial (que ser una repeticin del
realizado el 31 de diciembre) y con un asiento de apertura en el nuevo libro Diario que
estrenaremos. Dicho asiento podramos llamarlo de reapertura, ya que ser inverso al asiento de
cierre.