VIVA COM ORGANIZACAO IDEIAS PARA VOCE GERENCIAR SEU TEMPO E SUA VIDA Triade do Tempo Sia ACESSE RMAC tt alata SeteNARS Sc SRuee 87% dos executivos brasileiros SOFREM DE ESTRESSE em sua vida e Chaplin estivesse vivo ele ndo chamaria os dias de hoje de tempos modemos, mas sim de tempos malucos. A vida se transformou em um Tsunami de urgéncias, problemas e atividades em que poucos conseguem manter seu ritmo em equilibrio. O estresse ja é to comum nos dias de hoje, que se alguém falar que néo estd estressado para vocé, automaticamente viré a idéia de desemprego ou de alguma heranga ndo planejada. O estresse 6 a doenca da vida moderna. Uma pesquisa recente aponta que 87% dos executives brasileiros sofrem de estresse em sua vida. Talvez vooé esteja dentro desse percentual ou seja um dos felizardos do grupo dos 13% que aproveitam seu tempo com astiicia. Usar seu tempo com sabedoria é aproveité-lo para 0 que & importante para vocé, reduzir suas urgéncias e evitar ao maximo gasta-lo comas circunstancias. Um dos grandes fatores que levam as pessoas a terem muitas urgéncias ou circunstancias € a falta de organizacdo. Em nossos treinamentos desenvolvemos um perfil de produtividade pessoal, feito a partir de pesquisas com base em cinco competéncias basicas que uma pessoa precisa ter para ser mais produtiva no século XXI. Uma das competén 35%, ¢ a Organizagao. 'S que tem sempre um indice médio baixo, na casa dos 6 B OCS “iscmommesare © www.vocecommalstempo.com.brNARS Sc SRuee Quer saber qual é o seu perfil de organizagao? Realize o teste abaixo, selecionando a op¢ao que mais descreve vocé: RUN NCh = on Minha mesa esta limpa e organizada, sem pilhas de papéis ou revistas. Levo menos de 5 minutos para localizar informagoes (papéis, arquivos, etc) que preciso em meu computador, meu ambiente (armérios, mesas, gavetas.etc), agenda ou revistas, Consigo ler todas as revistas e newsletters que recebo, © ‘armazeno esse conhecimento para ser reaproveitado. Tenho uma forma de dividir minha papelada por assuntos, de forma organizada em pastas e arquivos categorizados & etiquetados. Raramente perco minhas coisas ‘As pessoas me acham uma pessoa organizada \Vocé 86 consegue trabalhar em uma mesa limpa e organizada? Organizo constantemente minhas gavetas do escritério € do meu armario de roupas para manter sempre a ordem. Some os valores conforme suas respostas, utilizando a seguinte escala: NUNCA 1; AS VEZES 2; SEMPRE 3 veja seu resultado: ATE 10 PONTOS ATE 18 PONTOS ACIMA DE 19 PONTOS Vocé esta muito desieixado com —_Vocé tem o perfil médio de uma Parabéns! Vocé é uma pessoa sua organizacao! Talvez esteja pessoa com um nivel basico de _tipicamente organizada! perdendo tempo precioso do seu —_organizago. Ha tendéncias para -_—Bastante detalhista e dia enem perceba isso. Comece _ser uma pessoa totalmente sistematica. Deve perder muito a adotar pequenos habitos de organizada um dia, mas ainda pouco tempo localizando coisas. organizagao para ser mais precisa de algumas dicas para Continue assim e veja se essa produtivo, antes que a bagunga melhorar sua organizacao e materia pode trazer ainda mais tome conta da sua vida. ganhar mais tempo. ddicas para melhorar sua performance. Todos os dreitos reservados pare Triade do Tempo. Para reproduair solicte autorizagao previa, www.vocecommalstempo.com.brNRC) Pense um pouco sobre seus habitos didrios. Quantas vezes nao passou horas procurando aquele papelzinho com o telefone importante que vocé anotou mas nao se lembra aonde colocou? Ou tentando localizar uma revista por conter uma matéria interessante que vooé precisa utilizar para uma apresentagéo? Ou ainda, quantas vezes nao utilizou 0 recurso localizar” do Windows para procurar um arquivo que nao se lembra mais aonde deixou? Talvez vooé dé alguns suspiros quando olha para sua mesa e percebe que parece um atelier de um artista plastic. Alguma coisa parece familiar? E comum vocé passar o dia localizando informagées e nem perceber. Se vooé for curioso para computar todos os minutos gastos diariamente nessas atividades de “busca e apreensao”, vai perceber Organizagao Completa Minha abordagem para organizacao 6 dividida em trés niveis complementares: fisico, ldgico e conhecimento. que gasta em média 30 minutos procurando por coisas que deveriam ser facilmente localizadas. Nossas pesquisas apontam que um executivo com nivel moderado de organizagao, gasta até 3 horas por semana ou 12 horas por més devido deficiéncia de organizagao. Para piorar um pouco a situag&o, vamos acrescentar 0 volume de contetido que o profissional do século XXI precisa enfrentar. Sao fontes de informagSes que aparecem de todo o lugar: da prdpria empresa, Internet, e-mail, mercado, TV, revistas, jomais, etc. © volume absurdo de informagées se transformou em um dos piores inimigos da produtividade nos dias atuais. Esse problema nao pode ser negligenciado, ele precisa ser urgentemente tratado. Que tal comegar organizando a sua bagunga? Fisico ‘O nivel fsico é o mais extemo e visivel de todos. Ele se relere a toda bagunca que pode ser tocada, como seus apéis, agenda, armarios, gavetas, pastas, mesa, etc. LOGICO © nivel légico contempla a organizagao do seu ‘computador, arquivos, pastas, links, etc. CONHECIMENTO Ciiltimo nivel ¢ o de conhecimento, o mais abstrato, mas ‘o1mais fundamental de todos. Ele trata das coisas que ‘voo® sabe e precisa armazenar, ciassificar e recuperar. Do ‘conhecimento que fol adquirida e nao pode ser perdido, ‘Apesar de to importante, antes da metodologia da Triade propor esse conceito, ele nao era abordado nos treinamentos convencionais de administragao de tempo ou produtividade, apenas em cursos sobre gestdo do conhecimento para empresas. Seo mR www.vocecommalstempo.com.br Todos os dreitos reservados pare Triade do Tempo. Para reproduair solicte autorizagao previa, ®NRC) Precisa achar alguma coisa? Que tal um mapa? Quando vocé esta no carro perdido, o que vooé usar para localizar um enderego? Um mapa? E se vocé tivesse um mapa para localizar as informagSes que precisa? O mapa que proponho integra todo o tipo de informacéio que vooé usa e é aplicavel em todos os niveis de organizacao. Esse mapa é chamado de Taxonomia Pessoal®. De acordo com 0 dicionario Houaiss, taxonomia é uma ciéncia de classificacao, que lida com a descricao, identificagao e classificagao dos organismos, individuaimente ou em grupo. © conceito da taxonomia pessoal é muito simples mas nao simplista: ele estabelece uma forma de classificar todos os tipos de informagao que vocé possui em uma hierarquia em todos os niveis. Ela torna automatico 0 processo de localizar e recuperar suas informagées, pois cria uma TAXONOMIA PESSOAL www.vocecommalstempo.com.br organizacao uniforme, facil de lembrar e memorizar. Sem uma classificagdo_organizada, quando 6 necessario localizar algum documento, por exemplo, vocé pode passar horas vasculhando suas gavetas, armdrios e pastas. Coma taxonomia, na préxima vez em que precisar de uma proposta que escreveu a um cliente, vocé podera acessar diretamente suas categorias - de uma forma muito mais rapida e eficaz do que ovorreria caso tivesse que localiza-la no meio de todos os seus arquivos. Abaixo vocé tem um exemplo de uma Taxonomia Pessoal de uma gerente de Marketing, A taxonomia pessoal dela é composta por 6 categorias principais, subdividas em diversas categorias. Todos os dreitos reservados pare Triade do Tempo. Para reproduair solicte autorizagao previa, ®NRC) + Evite criar muitas categorias principais, tentando ndo ultrapassar 10 categorias Algumas dicas para vocé elaborar a sua taxonomia pessoal: + As categorias principais devem ser distintas uma da outra, caso contrario podem causar confuséo na hora de classificar a informagao * Utilize nomes dbvios e de facil memorizaco + Evite ultrapassar 4 sub-niveis na hierarquia Gosto de utilizar 0 modelo grafico de Mapas Mentais para desenvolver a taxonomia pessoal, pois ele facilita a visualizagao e € um modelo de facil memorizagao. Mas vocé pode lizar qualquer estrutura, desde que seja funcional para vooé. Minha sugestéo é que assim que estiver pronta, vocé a imprima imediatamente e deixe-a sempre proxima de yoo’, para ajudar na sua memorizagao e poder revisar constantemente suas categorias, Esse conceito pode ser utilizado dentro de sua casa, de sua empresa, de seu departamento. Desenvolvi uma taxonomia para o departamento de engenharia de uma empresa de construgao civil. Eles simplesmente nao conseguiam localizar a montanha de papelada dos projetos em execugao e arquivados. A taxonomia do departamento ficou com 8 categorias principais e ajudou a compor a taxonomia da equipe e a reduzir em aproximadamente 25% 0 tempo de arquivamento e recuperagao dos projetos. | Organizando a sua papelada Sabe 0 que é pior do que o dillivio de e-mails que recebemos ‘enviamos diariamente? Uma enxurrada de e-mails impressos e espalhados pela mesa. Pode parecer cena de filme de agao americano, mas é um habito cada vez mais comum dos trabalhadores do conhecimento. Alguns até ja ‘enviam um e-mail com mensagens do tipo: “Antes de imprimir, pense em sua responsabilidade com o meio ambiente”. Mas o problema nao para por ail Se essa fosse a Unica fonte de papelada seria timo. Ainda temos de lidar com papéis soltos, paginas impressas, anotagSes, post it, agendas, cadernos, revistas e jomais, etc.. E tanta papelada que organizar tudo isso se torna um verdadeiro desafio diario. See olan’) www.vocecommalstempo.com.br Todos os dreitos reservados pare Triade do Tempo. Para reproduair solicte autorizagao previa, ©Crees Posso garantir que é possivel vencer essa jomada. Jé passei de 1h a 12horas ao lado de clientes ajudando a organizar suas informagoes, de desordens simples a verdadeiros casos de calamidade pessoal. Vou resumir alguns passos basicos para ajuda-lo nesse desafio: 1. Planeje a Com sua taxonomia definida, 0 préximo passo é pensar onde ficardo alocadas Ticacdo da | ‘Samente suas categorias principais. Analise seu ambiente alual e especiique a aplicagao da | |ocalizacdo dos seus itens. Vamos supor que a dona da Taxonomia Pessoal que ‘taxonomia | usamos de exemplo, tenha em seu esoritério dois armarios e trés gavetas.Ela poderia pessoal no seu | #/0c2rsuataxonomiada seguinteforma: ambiente fisico 2 ARMARIO1 ARMARIO 2 Gerante Arquivo ees Marketing oe eens No exemplo, um armério foi dedicado para a categoria de Gerente de Marketing outro para Arquivo. A primeira gaveta de sua mesa ficou para Planejamento 2005 que faz parte da categoria Gerente de Marketing que a mais, utiizada por ela no momento, outra para assuntos pessoais e outra para documentos, da faculdade, Nem todas as categorias se encalxam no escritério, outras ficarao exclusivamente em casa, outras ficardo divididas por categorias entre casa e escritério. Aregra é: 0 que mais utilizar, mais préximo deve ficar de voc. 2, Pastas, Dentro das suas categorias principais existem sub-categorias que Arquivos e Sacos | m2zenar sua papetada, Para organizar esse ambiente & necessério que voc® utlize > & SACS | pastas, arquivos suspensos, sacos plasticos ou qualquer outro acessério de papelaria Plasticos | que ajude vocé a agrupar seus documentos. Essas pastas devem ser rotuladas com 0 nome da categoria e se existirem sacos pldsticos dentro das pastas, faga 0 mesmo para cada um, Se quiser, vocé pode utilizar um esquema de cores, se 0 fizer nao faca um carnaval no seu escritério, utilize cores conforme as categorias da sua taxonomia. 3. Dando um Agora que seu ambiente esta preparado, € hora de dar um destino a sua destino a | P2Pelada. Existom trés solugbes possiveis para sua papelada: papelada ® LIXO- Se nao servir pra nada jogue fora. Nao junte papelada A toa. $6 guarde o que precisar recuperar no futuro. Seu tempo de guardar cartinhas de amor ja passou: Todos 08 tlreitos reservados para Triade do Tempo. Para reproduair slicite autorizagao previa www.vocecommalstempo.com.brNRC) 1 GUARDAR - Se deve ser atmazenado, classifique em que categoria a sua papelada deve ficare arquive-a. Se quiser, faga um “link” no seu formulaic de informacdes, conforme falaremos mais adiante para localizar o papel no futuro. AGIR - Se é necessério tomar alguma acao com aquele papel, imediatamente crie uma tarefa ou compromisso com data e hora maroadas para fazer agdo. O papel pendente hoje. de amanha. ira a urgencla Se tiver dlividas do que deve ser armazenado ou pode ser jogado fora, a tabela abaixo traz 0 periodo para os documentos mais comuns, jd de acordo com 0 novo cédigo civil: Imposto de Renda, IPTU, IPVA, contas de agua, luz, telefone e gas Contratos de seguro (incluindo Seguro Satide) Plano de Satide Contrato de aluguel Pagamento de condominio Prestagdo da casa Mensalidades escolares Sanos ano Sanos 3anos Sanos Sanos Sanos Font: IDEG (Intute do Dees do Consuigor | Bagunca Digital: Organizando seu nivel légico Uma das grandes vantagens de se viver no século XXI so as facilidades da tecnologia. Vooé ‘consegue se imaginar sem um editor de textos, e ter de voltar 4 velha maquina de escrever? Meu filho de 6 anos ficou tao impressionado quando eu mostrei uma maquina de escrever que ele falou: "Pail Para de brincadeira. Isso nao pode ser verdade.”. Felizmente 6 verdade, 0 mundo evoluiu, mas a grande promessa da tecnologia de tornar 0 homem mais produtivonem sempre ¢ verdadeira. www.vocecommalstempo.com.br Boa parte do tempo de trabalho atuaimente @ feito em frente a um computador, logo esse ambiente precisa ser tao organizado e pratico quanto seu ambiente fisico. Presenciei muitas cenas de pessoas de bragos cruzados para 0 computador, esperando a “localizacao” de arquivos ou e-mails que foram perdidos. A organizacao légica deve seguir os mesmos conceitos da organizagao fisica, mas seguem duas dicas basicas: Todos os dreitos reservados pare Triade do Tempo. Para reproduair solicte autorizagao previa, ©NARS Sc SRuee 1. Utilize uma pasta Se voce espalhar seus arquivos entre diversas pastas ficaré muito tralizad: complicada e lenta a localizacao desses arquivos. A partir do Windows 95, a Centralizada para | Microsoft sugere uma pasta padréio chamada “Meus Documentos’, na qual seus documentos | deveriam ficar localizadas todas as suas outras sub pastas. A recomendacao é valida e compensa. 2. Aplique a ‘A partir da pasta central Meus Documentos, crie sub pastas conforme sua taxonomia pessoal e mova seus arquivos para as pastas correspondentes Taxonomia Pessoal | outra cica importante ¢ utilizar nomes longos e descriivos para seus arquivos no Seu Computador | como por exemplo: relat_vendas_tsemestre.doc ao invés de relatoriovendas' doc, pois dessa forma vocé pode saber 0 que é sem precisar abriro arquivo, | Dicas com seu e-mail Em uma pesquisa recente, concluiu-se que as pessoas gastam em média quatro horas por dia lendo e enviando e-mails. Gerenciar e classificar seus e-mails da forma correta é essencial, veja algumas dica: Defina horario para Evite ficar conectado o dia todo no seu e-mail, isso 86 0 fara perder seu ils. | 292. atencdo, Recomendo que vocs estipule horérios durante seu dia para se SeUS €-MallS | dedicarao seu e-mail Processe seus Um péssimo habito é deixar sua Caixa de e-mails lotada de mensagens. ‘ie | Aforma correta 6 ter sempre sua caixa vazia ou apenas com e-mails que e-mails | dependem de terceiros (agdes delegadas). Quando voc8 estiver dedicando tempo para ver seus e-mails vacé deve processar sua caixa de entrada, que ‘consiste em dar um fim para tudo que vooé recebeu: © LIXEIRA - Caso 0 e-mail ndo seja uit ele deve ser apagado imediatamente = RESPONDER - Se voo8 comegou a ler o e-mail, responda na mesma hora. Deixar para fazer isso depois val consumir mais tempo, pois vocé terd de reler e repensar a resposta. Se for uma pendéncia, crie uma tarefa para fazer depois. Assim que 0 e-mail for respondido apague-o. Se precisar futuramente, vocé pode localizé-lo nos itens enviados ou aguardar a resposta do destinatario. Todos os dreitos reservados pare Triade do Tempo. Para reproduair solicte autorizagao previa, www.vocecommalstempo.com.brNRC) | AGIR - Da mesma forma que voce fez com sua papelada, faga com seu e-mail. Se ele exigir uma agao priorize e execute. Nao deine e-mails semaga, ® ARMAZENAR- Seo e-mail contém uma informagao importante o mesmo deve ser armazenado. Vooé pode mover para uma pasta conforme sua Taxonomia Pessoal ou criar uma informagao com | Gerenciando 0 que vocé sabe que sabe! Estamos na era do profissional do conhecimento, valorizado nao apenas pelo seu curriculo mas principalmente por suas competéncias e conhecimentos, informagao comega a ser simbolo de poder. Gosto de definir conhecimento como experiéncia de vida e capacidade de discernimento que transformam dados em informagées, necessidades em agao com base em informagées anteriores. Pensando sob essa perspectiva, de que forma entao controlar e gerenciar esse conhecimento pessoal? Podemos até afirmar que 0 verdadeiro diferencial compatitivo de um profissional para outro esta na sua capacidade de gerenciar seu conhecimento. Nas empresas a gestdo do conhecimento esta comegando a ter grande destaque, mas esse conceito precisa ser aplicado para vocé também! Podemos definir gestéio do conhecimento como: “técnicas e tecnologias que tém por finalidade criar condigdes para identificar, capturar, taxonomizar, recuperar e compartilhar conhecimento” Para resumira explicacéo, veja como fazer uma aplicacao pratica dese conceito: 1. Crie sua base de ‘Quanto contetido de valor voc€ tem contato diariamente e hecimento | simlesmente quando precisa reutiizar nao encontra? Voce deve criar um Conhecimento | procedimento para armazenar esse conhecimento. Por exemplo, sempre que preciso desenvolver uma palestra ou artigo sobre produtividade eu procuro em minha base de conhecimento informagdes com palavras chave como “stress, pesquisas ou produtividade" e automaticamente uma série de noticias, e-mails, artigos, textos e videos que em algum momento eu tive contato sao recuperados para que possa utilizar se precisar. Essa base esta no Triad Software, um programa desenvolvide para produtividade pessoal (vocé pode balxar uma versao de demonstragao no ‘endereco: www.triadedotempo.com.br). Voc8 também pode ulllzar uma pasta dividida por categorias, armazenando seus textos ou informagoes, caso ‘eles sejam apenas referéncias voc pode criar um indice que contenha informagbes de como localizar esse item. Todos os dreitos reservados pare Triade do Tempo. Para reproduair solicte autorizagao previa, www.vocecommalstempo.com.brMeO UT NL) triadedotempo.com.br 2. Crie um indice | Muitas vezes seu conhecimento foi adquirido através de livros, revistas, videos ‘ououtras opcdes que simplesmente nao podem ser recortadas e armazénadas, SEES OU rte eee cei ariel ese teeseate cain conhecimento | um indice que indique o local aonde essa informacao poderd ser encontrada. \Voc® pode fazer isso através do Triad Software ou criando um documento no ‘Word, com uma tabela similar a0 exemplo abaixo, indicando o que é @ aonde localizer: i oe Accu eee Duas Vidas ND DVD: Duas | Pessoal Filme que mostra que | Reflexao Walt Disney Vidas Walt precisamos aproveitarLideranca Disney melhor a vida hoje | pessoal ; para no se motivagio ~arrepender depois. T T ‘Seminario Escritério | Folheto Pessoal Curso que preciso | Plano de Empreendedorismo | Gaveta Impresso fazer sobre empresa | negécios, Pessoal dinheiro, Pasta empresa Cursos Espero que estas dicas possam ajudar na sua organizagao pessoal ou pelo menos levantar uma bandeira vermelha para sua necessidade urgente de se organizar. Se precisar de mais informagdes ou ajuda consulte 0 capitulo sobre Organizagao no livro A Triade do Tempo - Editora Campus. Também existem alguns sites na Internet especializados no assunto, como: www.organizesuavida.com.br, www. myorganizediife.com. Boa Sorte! Christian Barbosa Christian Barbosa ¢ um dos maiores especialistas em gerenciamento de tempo e produtividade pessoal e empresarial do Pais. Conferencista, empreendedor, sdcio da Blue Eagle, empresa de tecnolagia web. Sdcio da Triade do Tempo - empresa de treinamento, consultoria e produlas ‘especializada em produtividade. ‘Master Practtioner em Programago Neurolingulstica, Faciltador de programa de empreendedares: do Sebrae/Onu - Empretec. Autor do livro A Triade do Tempo - A Evolugao da Produtividade Pessoal, pela Editora Campus e do livro exclusivo para mulheres: Vocé, Dona do Seu Tempo - Ecltora Gente, ‘Sua metodologia e teorias sobre produtividade ganharam grande destaque e importancia nacional e Internacional devide inovagdes e soluges diferenciadas, Todos 08 tlreitos reservados para Triade do Tempo. Para reproduair slicite autorizagao previa www.vocecommalstempo.com.br