Planeacin

Franklin

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meramente informativa, sin que se garantice su exhaustividad, correccin,
vigencia o actualidad. El Centro Panamericano de Estudios Superiores se excluye
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de autor o propiedad intelectual.

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Objetivo ................................................................................................................. 4
Factores por Revisar ............................................................................................... 4
Proceso Administrativo .......................................................................................... 5
Elementos Especficos ............................................................................................ 8
Fuentes de Informacin .......................................................................................... 9
Investigacin Preliminar ......................................................................................... 9
Preparacin del Proceso de Auditora ...................................................................... 10
Asignacin de la Responsabilidad ......................................................................... 11
Capacitacin ......................................................................................................... 12
Actitud ................................................................................................................. 12
Diagnstico Preliminar ......................................................................................... 13
Gnesis de la organizacin ................................................................................... 13
Infraestructura ..................................................................................................... 13
Forma de Gestin ................................................................................................. 14
Posicin competitiva ............................................................................................ 14
Instrumentacin ...................................................................................................... 15
Recopilacin de informacin ................................................................................ 15
Tcnicas de recoleccin ........................................................................................ 15
Observacin directa ............................................................................................. 17
Acceso a Redes de Informacin ............................................................................ 17
Entrevista ............................................................................................................. 17
Cuestionarios ....................................................................................................... 18
Cdulas ................................................................................................................ 19
Medicin .............................................................................................................. 20

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Escalas de medicin.............................................................................................. 20
Componentes del Proceso Administrativo y Elementos Especficos ...................... 20
Indicadores .......................................................................................................... 21
Papeles de Trabajo ............................................................................................... 21
Evidencia .............................................................................................................. 23
Supervisin del Trabajo............................................................................................ 25

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Planear es trazar el camino que habr de recorrer el proceso de auditora. Es la

integracin de los objetivos, instrumentos y mtodos en un esquema amplio,
coherente y consistente, que permite un nexo causal entre los fines que se persiguen y
los medios que se emplean para lograrlos.

En un sentido amplio, la planeacin refiere los lineamientos generales que norman la

aplicacin de la auditora administrativa; el establecimiento de factores prioritarios
para orientar el proceso; los medios con los que se alcanzarn y atendern; las tcnicas
analticas y de sntesis con los que se conocer la gestin de una organizacin; el
anlisis e interpretacin, realizados con rigor metodolgico, de los resultados y la
propuesta de acciones encaminados a mejorar el quehacer de la organizacin, para,
finalmente, dar seguimiento a las acciones recomendadas y medir su impacto en la
organizacin auditada.

Objetivo

consiste en establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la

auditora en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que
deben prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.

Factores por Revisar

Determinar los factores considerados fundamentales para estudiar la organizacin con

base en dos vertientes: el proceso administrativo y los elementos especficos que
coadyuvan en su funcionamiento.

En el primer caso, se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los
componentes que lo sustentan, los cuales permiten un anlisis lgico de la
organizacin, ya que establecen la secuencia y relacionan en forma natural y
congruente la gestin organizacional.

Este orden se apega a propsitos estratgicos que concentran en forma objetiva la

esencia o "razn de ser" de cada etapa y son el punto de partida para analizar a la
organizacin en todos sus mbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos,
proyectos, productos o servicios y entorno, lo que representa una visin de conjunto

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de la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos con relacin a su objeto o
atribucin fundamental.

En el segundo caso, se incluye una relacin de elementos especficos que integran y

complementan el proceso administrativo. Estos elementos se asocian con atributos
fundamentales que enmarcan su propsito, lo que facilita determinar el peso que
representa su funcin y la manera en que contribuyen al diagnstico y evaluacin de la
gestin.

Proceso Administrativo

Etapa de planeacin. Es un proceso sistemtico y estructurado para utilizar la

inteligencia de la organizacin en busca de respuestas vitales para su diseo,
estructura, direccin y control. La planeacin considera la dinmica del cambio social
tanto en el entorno actual como en un escenario futuro.

Propsito Estratgico

Consiste en definir el marco de actuacin de la organizacin.

Componentes

Visin. Declaracin fundamental de valores, logro de aspiraciones comunes,

nivel de compromiso y espritu de equipo.

Misin. Enunciado que constituye una gua de actuacin, enlazando lo deseado

con lo posible.

Objetivos. Propsito o fin que orienta las acciones para traducir el objeto de
una organizacin en resultados.

Metas. Unidades de medida que relacionan recursos y acciones con objetivos.

Estrategias. Conjunto de compromisos y acciones, integrados y coordinados,

diseados para aprovechar las competencias centrales y lograr una ventaja
competitiva.

Procesos. Serie ordenada de etapas que regulan e imprimen cohesin a las

acciones de la organizacin para transformar insumos en productos y servicios
de calidad.

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Polticas. Guas bsicas de carcter general que orientan las acciones para
normar la gestin de una organizacin.

Procedimientos. Tcnica que incorpora informacin sobre el devenir

cronolgico y secuencial de operaciones concatenadas entre s para cumplir
una funcin, actividad o tarea.

Programas. Agrupacin de diversas actividades a las que se asignan tiempo y

recursos para su realizacin.

Enfoques. Forma de visualizar reas de influencia por medio de relacionar los

procesos con las funciones.

Niveles. Definicin del rea de responsabilidad respecto a la cadena de

autoridad.

Etapa de organizacin. Proceso que parte de especializar y dividir el trabajo para

agrupar y asignar funciones a unidades especficas e interrelacionadas por lneas de
mando, comunicacin y jerarqua con el fin de contribuir al logro de objetivos comunes
a un grupo de personas.

Propsito Estratgico

Disear e instrumentar la infraestructura para el correcto funcionamiento de la

organizacin.

Componentes

Estructura organizacional. Composicin orgnica de una entidad.

Divisin y distribucin de funciones. Delegacin de autoridad y responsabilidad

a un individuo, grupo o unidad administrativa.

Cultura organizacional. Conjunto de valores, actitudes, hbitos y supuestos que

definen a una organizacin.

Recursos humanos. Elemento productivo ms valioso de una organizacin.

Cambio organizacional. Capacidad de emprender acciones con una ptica

diversa a fin de crear, agregar e innovar valor.

Estudios administrativos. Iniciativas para mejorar la dinmica organizacional.

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Instrumentos tcnicos de apoyo. Recursos que coadyuvan a la correcta

realizacin de las acciones y al aprovechamiento racional de los recursos.

Etapa de direccin. Es el proceso de guiar y proveer del apoyo necesario a las personas
para que contribuyan con efectividad al logro de las metas de la organizacin.

Propsito Estratgico

Tomar las decisiones pertinentes que permitan normar manejo de la organizacin.

Componentes

Liderazgo. Capacidad de influir en las personas para lograr que las acciones se
lleven a cabo de la mejor manera posible.

Comunicacin. Medio para transmitir informacin con un significado

comprensible.

Motivacin. Recurso para generar conductas y hechos positivos para las

personas y la organizacin.

Grupos y equipos de trabajo. Ncleos productivos de labor con habilidades y

conocimientos que atienden un fin comn.

Manejo del estrs, el conflicto y la crisis. Atencin que ofrece la organizacin a

las actitudes y conductas que influyen en el comportamiento y nivel de
desempeo de su personal.

Tecnologa de informacin. Recurso de apoyo para alcanzar resultados en la

organizacin.

Toma de decisiones. Proceso estratgico para minimizar errores y maximizar

resultados.

Creatividad e innovacin. Capacidad de encontrar formas para realizar las

tareas de una manera diferente a la tradicional con objeto de crear un valor
agregado.

Etapa de control. Proceso que utiliza una persona, un grupo o una organizacin para
regular sus acciones en congruencia con las expectativas definidas en los planes, metas
y estndares de desempeo.

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Propsito estratgico

Medicin del progreso de las acciones en funcin del desempeo.

Componentes

Naturaleza. Enfoque para regular las acciones de una organizacin de acuerdo

con las normas de desempeo establecidas.

Sistemas. Trmino de ejecucin de los controles con base en los sistemas de

trabajo.

Niveles. Manejo de controles en los distintos niveles jerrquicos.

Proceso. Aplicacin de las normas de actuacin para medir el desempeo.

reas de aplicacin. Nivel de delegacin de controles respecto a su rea de

influencia.

Herramientas. Tcnicas que la organizacin utiliza para establecer los controles

necesarios.

Calidad. Sistema para gestionar el logro de procesos, productos y servicios.

Elementos Especficos

Elemento: Atributo fundamental:

o Adquisiciones Abastecimiento de recursos
o Almacenes e inventarios Resguardo y canalizacin de recursos
o Asesora externa Apoyo especializado con visin de negocio
o Asesora interna Asistencia para elevar el desempeo
o Coordinacin Determina la unidad de accin
o Distribucin del espacio Disposicin de instalaciones para el flujo
o Exportaciones del trabajo
o Globalizacin Alternativa de expansin
o Importaciones Apertura a un mercado mundial
o Informtica Insumos de origen extranjero
o Investigacin y desarrollo Manejo alterno de informacin
o Marketing Innovacin de valor
o Operaciones Desplazamiento y ubicacin de productos
o Proveedores Generacin de productos y/o servicios

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o Proyectos con un valor

o Recursos financieros y agregado
contabilidad Suministro de insumos
Servicio a clientes Promueven la unidad de propsito
Servicios generales Manejo, registro y control de recursos
Sistemas Capacidad de respuesta
Desarrollo de condiciones de operacin
Definen la distribucin interrelacionada
de componentes

Fuentes de Informacin

Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para obtener
la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor.

Internas
Unidades estratgicas de negocio
rganos de gobierno rganos colegiados y equipos de
rganos de control interno trabajo
Gobierno corporativo Sistemas de informacin
Unidades administrativas de los
distintos niveles de la organizacin
Externas
Organizaciones lderes en el
rganos normativos (oficiales y mismo giro industrial o en otro
privados) Organismos nacionales e
Competidores actuales y internacionales que dictan
potenciales lineamientos o normas
Proveedores actuales y regulatorias y de calidad
potenciales Redes de informacin en el
Clientes o usuarios actuales, y mercado global
potenciales
Socios estratgicos
Grupos de inters

Investigacin Preliminar

Una vez definida la direccin y los factores por auditar, la secuencia lgica para su
desarrollo requiere de un "reconocimiento" o investigacin preliminar para determinar
la situacin administrativa de la organizacin.

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Esto conlleva la necesidad de revisar la bibliografa tcnica y legal, informacin del

campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores
predeterminados, as como el primer contacto con la realidad.

Esto puede provocar que se reformulen objetivos, estrategias, acciones a seguir o

tiempos de ejecucin. Asimismo, perfilar algunos de los problemas que podran surgir
y brindar otra perspectiva.

Este acercamiento inicial demanda gran precisin, ya que la informacin debe

analizarse con el mayor cuidado posible para evitar confusiones al interpretar su
contenido.

Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los
siguientes criterios:

Determinar las necesidades especficas.

Identificar los factores que requieren atencin.
Definir estrategias de accin.
Jerarquizar prioridades en funcin del fin que se persigue.
Describir ubicacin, naturaleza y extensin de los factores.
Especificar el perfil del auditor.
Estimar el tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo
definido.

Preparacin del Proceso de Auditora

Una vez recabada la informacin preliminar, se procede a preparar la informacin
necesaria con el objetivo de instrumentar la auditora, la cual incluye dos apartados: la
propuesta tcnica y el programa de trabajo.

Propuesta tcnica, que a su vez debe incluir:

Naturaleza. Tipo de auditora que se pretende realizar.

Alcance. rea de aplicacin a cubrir, en trminos de su ubicacin en la
estructura orgnica o territorial.
Justificacin. Demostracin de la necesidad de efectuar la auditora a partir de
las ventajas que reportar a la organizacin.
Antecedentes. Recuento de todas las auditoras administrativas o esfuerzos
anlogos preparados con anterioridad.

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Objetivos. Logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la auditora.

Estrategia. Ruta fundamental para orientar los cursos de accin y asignar
recursos con la finalidad de alcanzar las metas organizacionales.
Acciones. Iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin
Recursos. Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos necesarios para
implementarla.
Costo. Estimacin general y especfica de los recursos financieros necesarios
que demanda su ejecucin.
Resultados. Beneficios que se esperan obtener para mejorar el funcionamiento
de la organizacin, sus productos o servicios, la cultura organizacional y las
relaciones con el entorno.
Informacin complementaria. Material e investigaciones que pueden servir
como elementos de apoyo.

Programa de trabajo, lo que debe considerar:

Identificacin. Nombre de la auditora.

Responsable(s). Unidad o equipo que se encargar de su implementacin.
rea(s). Universo de aplicacin.
Clave. Nmero progresivo de unidades administrativas, funciones, programas o
proyectos.
Actividades. Pasos especficos que deben efectuarse para captar la informacin.
Fases. Definicin del orden secuencial en la realizacin de las actividades.
Calendario. Fechas asignadas para iniciar y terminar cada fase.
Representacin grfica. Descripcin del programa en cuadros e imgenes.
Formato. Presentacin y resguardo del programa de trabajo.
Reportes de avance. Seguimiento de las acciones.
Periodicidad. Espacio de tiempo dispuesto para informar avances.

Asignacin de la Responsabilidad

Para iniciar formalmente la auditora, la organizacin designar al auditor o equipo de

auditores que estime conveniente con base en el alcance o grado de complejidad que
tendr.

La designacin del responsable puede recaer en el titular del rgno de control

interno, en un directivo de lnea o en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico
de determinada rea de la organizacin, partiendo de la premisa que posee los
conocimientos y experiencia necesarios en la realizacin de auditoras. administrativas.
La organizacin puede optar tambin por contratar un servicio externo especializado

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en la materia, con el propsito de recurrir a la capacidad de expertos, aadir amplitud

y profundidad a la auditora para desarrollar nuevos enfoques con una perspectiva.
ms extensa. Finalmente, existe la posibilidad de estructurar un equipo. que incluya
tanto a personal de la organizacin como personal externo.

Capacitacin

Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designado

no slo en lo que respecta al manejo del procedimiento y los mecanismos que se
emplearn para obtener la informacin, sino en todo el proceso para. preparar la
aplicacin e implementacin de la auditora.

Por lo anterior, es necesario dar a conocer a este personal el objetivo que se persigue:
reas involucradas, calendarizacin de actividades, documentos de apoyo, inventario
estimado de informacin a obtener, distribucin de cargas de trabajo, registro de la
informacin, forma de reportar y mecanismos de coordinacin y supervisin
establecidos.

Para lo cual, el programa debe integrar al personal sustantivo y adictivo del nivel de
decisin, mandos medios y operativos, de acuerdo con su rea de adscripcin, equipo
de trabajo o proceso. Asimismo, en previsin de los requerimientos de apoyo
audiovisual, tcnico y pedaggico.

Tambin es conveniente llevar a cabo una campaa que sensibilice a todos los niveles
de la organizacin y promueva un clima de confianza y colaboracin.

Actitud

La labor de investigacin debe llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas

por parte del auditor.

Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a fin de
generar una imagen positiva, lo que facilitar su tarea y estimular la participacin
activa del personal de la organizacin.

Con el propsito de evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que el

equipo de auditores se abstenga de hacer comentarios sin sustento o promesas que no
puedan cumplir, apegndose en todo momento a las directrices de la auditora en
forma objetiva.

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Vale la pena destacar que la consistencia del proceso en su conjunto depende en gran
medida de la seriedad y el respeto mostrado por el personal responsable de la
auditora hacia los miembros de la organizacin, por Jo que debe presentar una
imagen profesional Y mantener un trato personal estrictamente de trabajo.

Diagnstico Preliminar

En esta fase, el diagnstico parte de la percepcin que se forma el auditor de la

organizacin como producto de su experiencia y visin. Si bien en ese momento an
no existen elementos de juicio documentados, hay una deteccin o acercamiento a la
realidad y la cultura organizacional, la cual es un tanto intangible, pero es posible
advertirla en los supuestos adyacentes que dan sentido al comportamiento y
desempeo en el trabajo.

Con base en este conocimiento, se debe preparar un marco de referencia que

fundamente la razn por la que surge la necesidad de auditar, considerando los
siguientes elementos:

Gnesis de la organizacin

Creacin de la organizacin. Fecha en que inicia su funcionamiento y naturaleza

jurdica que asume.
Cambios en la composicin jurdica. Modificaciones al instrumento que crea y
da sustento jurdico a la organizacin.
Traduccin del objeto en estrategias. Se convierte el propsito de ser en
criterios de accin para manejar los recursos y capacidades hacia el logro de
resultados.
Manejo de la autoridad. Forma en que se otorgan facultades de decisin a los
rganos o unidades que la componen.

Infraestructura

Modificaciones a la estructura organizacional. Cambios en las relaciones

formales de dependencia y forma de operar con el propsito de implementar
sus estrategias.
Programacin institucional. Esquemas que se siguen para determinar
programas operativos o de accin y que orientan el establecimiento de metas,
as como la asignacin de recursos a fin de alcanzarlas en un periodo
determinado.

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Desarrollo tecnolgico. Criterios que orientan la integracin y el

funcionamiento de la infraestructura tecnolgica para brindar apoyo a los
procesos.
Interaccin. Lneas de accin y coordinacin utilizadas con el propsito de que
los rganos o unidades interacten efectivamente.

Forma de Gestin

Modelo de administracin y control. Enfoque que adopta la organizacin para

implementar y controlar sus acciones va funciones, procesos o una
combinacin de stos.
Desempeo registrado. Acciones realizadas para generar productos y servicios
de calidad.
Logros alcanzados. Efecto de las acciones en trminos de costo-beneficio.
Expectativas no cumplidas. Medidas adoptadas para evaluar los resultados
obtenidos con relacin a los programados.

Posicin competitiva

Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin: definicin de

los factores que determinan su posicin competitiva.
Competencia central: capacidad para manejar procesos estratgicos y gestionar
de manera inteligente un desempeo superior.
Habilidades distintivas: fortalezas con las que se facilita ofrecer mejores
productos y servicios.
Clientes, proveedores, competidores y socios estratgicos: anlisis de
componentes clave del ambiente de tarea, que es el ambiente externo ms
inmediato y directo a la organizacin.

Esta primera aproximacin a la realidad de la organizacin debe visualizar las causas y

los efectos que inciden en el comportamiento de los elementos en estudio; tambin
debe sustentar los criterios para obtener y manejar la informacin de manera fluida y
consistente con objeto de apoyar el proceso de auditora administrativa, a partir de lo
siguiente:

1. Justificar la necesidad de auditar.

2. Establecer el alcance de la auditora.
3. Determinar las acciones a seguir en funcin de la prioridad que se les asigne.
4. Establecer criterios para coordinar las acciones.

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5. Cuantificar las necesidades de recursos humanos, materiales, financieros y

tecnolgicos.
6. Conformar tentativamente el equipo auditor.
7. Desarrollar el marco de trabajo.
8. Seleccionar en forma preliminar los indicadores financieros y de gestin.
9. Definir el cuerpo de tcnicas para recabar informacin.
10. Seleccionar los enfoques para analizar y manejar la informacin.
11. Disear mecanismos de supervisin y control.
12. Especificar la forma y periodicidad para reportar avances.

Instrumentacin
Se procede a la instrumentacin de la auditora una vez que se ha concluido la fase
preparatoria, se han definido los factores a analizar, las fu entes de informacin viables
para ese efecto, que se ha preparado el proceso de auditora con la elaboracin tanto
de la propuesta tcnica como del programa de trabajo, sin dejar de considerar la
asignacin de responsabilidades, la capacitacin necesaria y la actitud que debe
prevalecer, adems de haber definido el diagnstico preliminar. En esta etapa se
deben seleccionar y aplicar las tcnicas que se estimen ms convenientes para obtener
la informacin, de acuerdo con las circunstancias propias de la auditora, la
determinacin de los indicadores que se emplearn, el manejo de los papeles de
trabajo (informes, hallazgos y evidencias), as como la supervisin necesaria para
mantener una coordinacin efectiva.

Recopilacin de informacin

Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que
posibilite su examen objetivo, de otra manera se puede incurrir en errores de
interpretacin, ocasionando retrasos o la necesidad de recapturar informacin,
reprogramar la auditora o, en su caso, suspenderla.

Tambin debe aplicarse un criterio de discriminacin, recordando constantemente el

objetivo de la auditora, y proceder en forma continua a su revisin y evaluacin para
mantener una lnea de accin uniforme.

Tcnicas de recoleccin

Para recabar la informacin requerida de una manera gil y ordenada, se puede

emplear alguna de las siguientes tcnicas o una combinacin de ellas:

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Investigacin documental Entrevistas

Observacin directa cuestionarios
Acceso a redes de informacin Cdulas

Investigacin documental

Localizacin, seleccin y estudio de la documentacin capaz de aportar elementos de

juicio a la auditora. Las fuentes documentales bsicas a las que se puede acudir son:

Normativa
Acta constitutiva Tratados y convenios
Ley que ordena la creacin de la Decretos y acuerdos
organizacin Normas (nacionales e internacionales)
Reglamento interno Oficios circulares
Reglamentacin especfica
Leyes generales, orgnicas y
federales relacionadas con el
funcionamiento de la organizacin
Administrativa
Organigramas Proyectos estratgicos
Manuales administrativos Inventarios de mobiliario y equipo
Sistemas de informacin y Redes para el anlisis lgico de
certificacin problemas
Cuadros de distribucin del trabajo Sociogramas
Estadsticas de trabajo Indicadores financieros y de gestin
Plantilla de personal Estudios de mejoramiento
Auditoras administrativas previas
Mercado
Productos o servicios Caractersticas
reas Situacin futura (proyectada)
Poblacin Comportamiento de la oferta
Ingresos Situacin actual
Factores limitantes Anlisis del rgimen de mercado
Comportamiento de la demanda Situacin futura (previsible)
Situacin actual ndices de precios
Ubicacin geogrfica
Localizacin Distancias y costo de transporte
Orden espacial interno Alternativas de conexin con
Caractersticas del terreno unidades nuevas
Cercana con el mercado (clientes y Justificacin referida al tamao y los
proveedores) procesos
Estudios financieros
Recursos financieros para inversin Evaluacin financiera
Anlisis y proyecciones financieras Creacin de valor

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Programas de financiamiento
Situacin econmica
Sistema econmico Aspectos sociales
Naturaleza y ritmo del desarrollo de Variables demogrficas
la economa Relaciones con el exterior
Comportamiento del consumidor
Cultura Ciclo de vida del consumidor
Estratos sociales o nivel Factores internos de influencia
socioeconmico (percepcin, aprendizaje y
Grupos de referencia y convivencia motivacin)
(baby boomers, generacin "X", o Proceso de compra (necesidad
generacin "Y") sentida, actividad previa, decisin y
Familia sentimiento posterior)

Observacin directa

Es posible que los auditores empleen este recurso que consiste en revisar el rea fsica
donde se desarrolla la labor de la organizacin para conocer las condiciones de trabajo
y el clima organizacional imperante.

Es recomendable que el auditor responsable presida la observacin directa, comente y

analice su percepcin con los auditores, de esta manera se asegurar que existe un
consenso en torno a las condiciones de funcionamiento de la organizacin y podr
definir los criterios a los que se sujetar en todo momento la auditora.

Acceso a Redes de Informacin

Permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores,

empleados y organizaciones del sector o ramo, entre otras, por medio de redes
informticas internas o externas; lo cual a su vez facilita el intercambio electrnico de
datos y la interaccin con el entorno.

Entrevista

Consiste en reunirse con una o varias personas para cuestionarlas de manera

estructurada a fin de obtener informacin. Este medio es tal vez el ms empleado y
uno de los que puede brindar informacin ms completa y precisa, ya que el
entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas a
sus preguntas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.

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Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar los

siguientes aspectos:

Definir qu se quiere, tener daros el propsito y el sentido. Para ello se recomienda,

con base en su conocimiento, preparar de antemano una gua de entrevista que
incluya los aspectos que se desean obtener; al trmino de la misma podr comprobar
si se cubrieron las necesidades predeterminadas.

Establecer anticipadamente la distribucin ele/ trabajo. Desarrollar un esquema de

trabajo en el que se asignen responsabilidades y se determinen las reas o unidades
por auditar.

Concertar previamente la cita. Verificar que el entrevistado se encuentra preparado

para proporcionar la informacin con el tiempo y la tranquilidad necesarios a fin de
disminuir el margen de error y evitar interrupciones.

Atender al compromiso. Acudir con. la debida antelacin a la hora convenida al rea

donde se efectuar la entrevista. Con objeto de lograr la mayor efectividad en su
desarrollo, es conveniente observar los siguientes pasos:

a) Concntrese de manera relajada.

b) Siga un mapa mental para captar la informacin de manera lgica y
consecuente.
c) Utilice preguntas de terminacin abierta en las cuales la respuesta correcta no
sea tan obvia.
d) No haga preguntas irrelevantes.
e) En la medida de lo posible, escuche, no hable.
f) Asegrese de no presionar la entrevista.
g) Evite la confianza en su memoria.
h) Deje "abierta la puerta".

Clasificar la informacin que se obtenga en cuanto a la situacin real, observaciones y

sugerencias para mejorarla, sin confundir ambos aspectos. Registrar la informacin en
una bitcora.

Cuestionarios

Se emplean para recabar la informacin deseada en forma homognea. Los

constituyen series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por
captulos o temas especficos, con el propsito de mostrar la interrelacin y conexiones

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 Planeacin Franklin

lgicas entre las diferentes reas y rubros para que, en conjunto, brinden el perfil
completo de la organizacin.

La calidad de la informacin que se obtenga depender de su estructura y forma de

presentacin.

En trminos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su existencia,

procurando que las preguntas sean claras y concisas, con orden lgico, redaccin
comprensible y de fcil respuesta; debe evitarse recargarlo con demasiadas preguntas.
Si el caso lo amerita, podr incluirse un instructivo de llenado.

Cuando el proceso de auditora sea muy amplio o la estrategia de implementacin lo

demande, las pruebas para respaldar las conclusiones pueden resultar muy costosas,
respecto al beneficio que se espera de la auditora, por tanto es factible emplear el
muestreo sin necesidad de investigar todas las reas de la organizacin.

Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las especificaciones y volumen de la

informacin, establecen cul es la mnima cantidad representativa del todo y qu se
necesita recabar para que sean vlidos los resultados obtenidos.

En este sentido, las tambin llamadas encuesta-muestra se orientan a obtener datos

de un sector de la poblacin, actividad o unidades administrativas, con tcnicas
idneas acordes con el criterio relevante de la informacin buscada. El anlisis de
datos permite determinar la incidencia, distribucin e interrelacin de sucesos para
proyectar las conclusiones a la poblacin, actividad o unidades como un todo. No
obstante, si en el curso de la revisin se advierten situaciones con las que se pueda
inferir la existencia de irregularidades, las pruebas debern ampliarse hasta conseguir
la evidencia suficiente.

Cdulas

Se utilizan para captar la informacin requerida en funcin del objeto y alcance de una
auditora administrativa. Se integran por formularios cuyo diseo incluye casillas,
bloques y columnas para facilitar la agrupacin y divisin del contenido, as como su
revisin y anlisis, amn de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta.

Incorporarlas en el proceso de auditora permite expandir la captacin de datos y

comparar conceptos en las respuestas, lo que simplifica el anlisis de los resultados.
Asimismo, asocian los indicadores que orientan el trabajo con el comportamiento
organizacional, condicin que favorece el proceso de toma de decisiones.

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 Planeacin Franklin

Como herramientas de diagnstico y evaluacin, las cdulas posibilitan no slo la

revisin de las variables en estudio, sino su influencia en otras variables o reas de
operacin, lo que se transforma en un eslabn entre factores, indicadores, registros y
consecuencias. Tambin agilizan el proceso de captar la informacin al asociar con
claridad los aspectos tcnicos con el desempeo, ordenan ideas y dejan emerger los
supuestos subyacentes sustentados en los conceptos.

Medicin

Se puede visualizar desde dos perspectivas: forma y fondo. Para la primera, s e utilizan
las escalas de medicin; para la segunda, los componentes del proceso administrativo,
elementos especficos e indicadores.

Escalas de medicin

para consolidar la instrumentacin es necesario que los hechos se puedan evaluar con
una unidad de medida, la cual parte de la composicin del proceso administrativo,
seleccin de elementos especficos para el propsito estratgico y atributos
fundamentales asociados con uno y otro, as como de los indicadores aplicables en
cada caso.

Las escalas que se empleen con este fin cumplen la funcin de garantizar la
confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo,
particularmente en los casos donde se recurra a preguntas abiertas o de cdigo
mltiple en los cuestionarios y que propicien una interpretacin muy general o
errnea. Asimismo, centran los criterios para valorar de manera objetiva la
informacin procedente de enunciados, valores numricos y matrices, gracias a que
definen rangos de respuesta que eliminan la ambivalencia, lo que posteriormente
servir para lograr una mayor veracidad en las observaciones, conclusiones y
recomendaciones formuladas en el informe de auditora.

La eleccin y el empleo de las escalas de medicin se vinculan estrechamente con las

directrices acordadas en la planeacin d la auditora, pero su variedad y precisin
dependen de las acciones que, de manera particular, ejerce el auditor, por lo que es
necesario que las integre bajo un criterio racional y congruente.

Componentes del Proceso Administrativo y Elementos Especficos

Seleccionar los componentes del proceso administrativo y los elementos especficos

debe considerar las variables fundamentales que influyen en el desempeo de una

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organizacin, tomando en cuenta su naturaleza, campo de actuacin, tamao, giro

industrial y enfoque estratgico. No obstante, el grado de profundidad con el que se
analice cada variable o juego de variables depende del proceso de auditora y de la
estrategia para realizarlo. Para ese efecto, se puede asignar un valor a cada etapa del
proceso como parte de la totalidad (100% o 1000 puntos) y porcentajes o puntos
especficos por componente en funcin del peso asignado a cada etapa. De igual
manera, la suma del porcentaje o puntos establecidos para cada elemento especfico,
de acuerdo con el nmero de elementos escogidos debe totalizar 100% o 1000 puntos.
Es importante sealar que, aunque la ponderacin pueda implicar cierto nivel de
subjetividad, al momento de aplicar las tcnicas de recoleccin, la incidencia de
respuestas validar o no tal estimacin. Con este enfoque es posible determinar el
perfil real del proceso administrativo y sus elementos especficos.

Indicadores

Son un elemento estratgico en el proceso para evaluar la forma en que se gestiona

una organizacin, ya que permiten ordenar las acciones con base en los resultados que
se pretende alcanzar. Con ello proporcionan el marco de referencia que definir la
jerarqua de los aspectos por auditar, establecen las prioridades de las acciones por
analizar y precisan el valor de cifras y comportamientos que se obtengan.

Su uso sistemtico permite comparar y proyectar de manera retrospectiva o

prospectiva la informacin, a fin de generar alternativas determinantes para los
procesos de toma de decisiones. Adems, el empleo conjunto de indicadores
financieros y de gestin se lleva a cabo con el propsito de fundamentar el desempeo
histrico, de acuerdo con el sentido y esencia de las acciones.

Es conveniente anotar que en el proceso de implementacin de la auditora resulta

fundamental la seleccin de indicadores, porque elimina la subjetividad al asignar
valores o puntos con cierto criterio, mide objetivamente el peso de los factores bajo
anlisis y constituye una gua de actuacin para todos los que participan en ella.

Papeles de Trabajo

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su actividad, el auditor tiene que basarse
en lo que se denomina papeles de trabajo; es decir, los registros donde se describen
tcnicas y procedimientos aplicados, pruebas realizadas, informacin obtenida y
conclusiones alcanzadas.

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Estos papeles brindan el soporte principal que, en su momento, el auditor habr de

incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos para
respaldarlo; adems, apoyan la ejecucin y supervisin del trabajo. Deben formularse
con claridad y exactitud, con los datos referentes al anlisis, comprobacin, opinin y
conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones detectadas. Tambin se
indicarn las desviaciones registradas respecto a criterios, normas o previsiones de
presupuesto, en la medida que esta informacin apoye las evidencias obtenidas, las
cuales validan las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el
informe de auditora.

El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y contenido
dependen de las condiciones de aplicacin de la auditora, ya que son el testimonio
que registra el trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.

Los papeles de trabajo se elaboran sin perder de vista que su contenido debe incluir:

Identificacin de la auditora.
El proceso de auditora.
ndices, cuestionarios, cdulas y resmenes del trabajo realizado.
Indicacin de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la auditora.
Comentarios acerca del desarrollo de su trabajo.
Anotaciones sobre informacin relevante.
Ajustes realizados durante su ejecucin.
Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin.
Reporte de posibles irregularidades.

Para homogeneizar la presentacin y su contenido, as como facilitar el acceso a su

consulta, los papeles de trabajo no deben sobrecargarse con referencias muy
operativas, sino consignar asuntos relevantes; tendrn que redactarse en forma clara y
ordenada; sus argumentos debern contar con la suficiente solidez para que cualquier
persona que los revise pueda seguir la secuencia del. trabajo. Asimismo, son un
elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y tcnicas
empleados son adecuados y eficientes.

Aunque los papeles de trabajo preparados por el auditor sean confidenciales, podr
proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que
deben resguardarse por un periodo conveniente para cualquier aclaracin o
investigacin que pudiera emprenderse, tomando en cuenta su utilidad para auditoras
subsecuentes.

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En caso de que se abriera un proceso de investigacin, se podra obligar al auditor a

suspender o posponer la auditora a fin de no interferir en tanto no se aclaren las
circunstancias que la originaron.

Evidencia

Representa la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la

auditora, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y
conclusiones que formula el auditor.

Por tal motivo, al reunirla es preciso prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto
que pudiera suscitar, as como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real
intrnsecos a ella; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo
momento a la lnea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios
que surjan durante el proceso de ejecucin.

La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:

Fsica

Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes o

sucesos, y se presenta por medio de notas, fotografas, grficas, cuadros, mapas o
muestras materiales. Es posible presentar la evidencia de este tipo en forma de
narrativa, fotografas, grficos, mapas o muestras de materiales.

Documental

Se obtiene por medio del anlisis de documentos y se encuentra en cartas, contratos,

registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicacin producto del
trabajo. Por lo general, este tipo de informacin corresponde a aspectos
administrativos y contables, aunque tambin se emplea para verificar que la forma de
operar de las organizaciones auditadas coincida con sus registros internos.

Testimonial

Se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante la aplicacin de la

auditora.

Se refiere a los datos derivados de las entrevistas y los cuestionarios realizados en la

organizacin auditada.

Analtica

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Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y desagregacin de la

informacin por reas, apartados o componentes. Concierne a la informacin que ms
se utiliza en las auditoras administrativas, ya que este tipo de evidencia permite al
auditor llegar a conclusiones a travs del anlisis y comparacin de datos. Asimismo,
por la metodologa que se sigue para obtenerla, la evidencia puede ser directa o
indirecta, en lo que se conoce como pruebas de auditora.

La evidencia directa vincula en forma lgica una proposicin o hallazgo con un dato
con el cual puede compararse. Por ejemplo, si una organizacin dicta la poltica de
llegar puntual al trabajo, el registro de asistencia es una evidencia directa a favor o en
contra del hallazgo. Por otra parte, una evidencia indirecta que favorece una
proposicin o hallazgo es la que coincide con ella sin ser comparable. Siguiendo con el
ejemplo de la poltica de puntualidad, se pueden encontrar evidencias lgicamente
directas, pero si eso no describe lo bien que funciona dicha poltica, es vlido buscar
evidencias indirectas o colaterales a favor o en contra, como la motivacin y el clima
organizacional, entre otros.

Para que la evidencia sea til y vlida, debe de ser suficiente, competente, relevante y
pertinente.

Evidencia suficiente. La necesaria para sustentar las observaciones,

conclusiones y recomendaciones del auditor. Es indispensable que sea
confiable, fehaciente, coherente y susceptible de ser confirmada.
Evidencia competente. Es consistente, convincente, confiable y ha sido
validada, capaz de persuadir sobre su validez para apoyar las conclusiones y
recomendaciones del auditor.
Evidencia relevante. Se trata de la que es importante, coherente y aporta
elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lgica y
patente.
Evidencia pertinente. Relaciona la materia revisada y el periodo de la auditora.
Asimismo, surge cuando existe congruencia entre las observaciones,
conclusiones Y recomendaciones de la auditora.

Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de

control interno, al titular de la organizacin y/o al lder del proceso las siguientes
situaciones:

1. Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de registros

incorrectos, operaciones no documentadas, archivos incompletos y
documentacin inadecuada o alterada.

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2. Transacciones realizadas fuera del curso normal.

3. Umitaciones para acceder a los sistemas de informacin.
4. Registros incongruentes con las operaciones ejecutadas.
5. condicionamiento de las reas para suministrar evidencias.

En todos los casos, el auditor deber proceder con prudencia, integridad profesional y
conservando los registros de su trabajo, incluso los elementos comprobatorios de las
inconsistencias detectadas.

Supervisin del Trabajo

Para tener la seguridad que se sigue y respetar el proceso aprobado es necesario
ejercer una estrecha supervisin sobre el trabajo que llevan a cabo los auditores, con
la delegacin de autoridad en la persona que posea experiencia, conocimiento y
capacidad.

De esta manera, a medida que descienda el nivel de responsabilidad, el auditor que

encabece la tarea tendr siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los
elementos de decisin para vigilar que las acciones obedezcan a una lgica acorde con
los objetivos de la auditora.

Supervisar las diferentes fases de la ejecucin de la auditora comprende:

Revisin del programa de trabajo.

Vigilancia constante y cercana de la labor de los auditores.
Aclaracin oportuna de dudas.
Control del tiempo invertido contra el estimado.
Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo.
Escrutinio final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que
estn completos y cumplen con su propsito.

Con el fin de llevar a cabo la supervisin en forma consistente y homognea, es

conveniente observar los siguientes criterios:

Asegurarse que existe coincidencia en las lneas fundamentales de

investigacin en todo el equipo de auditores.
Vigilar constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier duda
o aclaracin.
Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes procedentes.

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Efectuar cambios en el equipo auditor cuando prevalezcan actitudes negativas

o no se apliquen las lneas de investigacin definidas.
Celebrar reuniones peridicas para mantener actualizados a los auditores e
instruirlos para mejorar su desempeo.

Asimismo, es de vital importancia que la supervisin del trabajo incluya lo siguiente:

Los reportes de hallazgos contarn con un espacio para la firma de revisin del
auditor responsable.
Los documentos que no cuenten con dicha firma se sometern a revisin y no
se aprobarn en tanto no lo autorice el auditor responsable.
Los papeles de trabajo abarcarn las anotaciones del auditor lder del equipo
para garantizar el contenido de las conclusiones.
Llevar una bitcora que describa el comportamiento de los auditores.
Preparar un informe donde se consignen los logros y obstculos encontrados a
lo largo de la auditora.
Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones
esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas.

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