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PROGRAMA FORMATIVO

MAESTRA EN DISEO, GESTIN Y DIRECCIN DE PROYECTOS

ASIGNATURA 2

ANLISIS DE LOS SERVICIOS A PRESTAR Y ANLISIS FUNCIONAL EN


EL PROYECTO

TEMA 1

ANLISIS DEL SUMINISTRO Y DE LA SUMINISTRACIN

AUTOR

D. FELIPE JOS CRUZ AVS

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GRUPO IOE 900 80 20 90 grupoioe.es
NDICE

1. INTRODUCCIN ........................................................................................... 3

2. ANLISIS DEL SUMINISTRO Y DE LA SUMINISTRACIN -


ADQUISISICIONES ........................................................................................... 5

RESUMEN ....................................................................................................... 28

GLOSARIO....................................................................................................... 29

BIBLIOGRAFA ................................................................................................ 30

EJERCICIO ...................................................................................................... 31

RESOLUCIN DEL EJERCICIO PROPUESTO .............................................. 32

AUTOEVALUACIN ........................................................................................ 33

AUTOEVALUACIN- RESPUESTAS .............................................................. 36

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1. INTRODUCCIN
Situacin actual: anlisis del suministro y de la suministracin
(adquisiciones):

- Por fases:
o En fase de anlisis de los servicios a prestar.
o En fase de anteproyecto.
o En fase de proyecto.
o En fase de ejecucin.
o En fase de seguimiento y control.
o En fase de cierre.
-
- Por procesos:
o Contratacin de servicios.
o Diseo.
o Planificacin.
o Gestin de recursos.
o Realizacin del producto.
o Procesos de aprobacin.
o Procesos de seguimiento y control.
o Procesos de cambios y mejora.
o Seguimientos de comercializacin y post venta.

Este proyecto de fase de prestacin de servicio debe definir cmo se va a


realizar y cules son las condiciones del proyecto a contratar, para llevar a
cabo el servicio deseado.

Seguimos trabajando la fase inicial previa de un proyecto, donde se analiza el


servicio a prestar y el anlisis funcional del futuro proyecto.

En el desarrollo de la prestacin de servicio hemos ido desarrollando, en este


apartado corresponde:

- La identificacin de las necesidades del servicio, determinando el


funcionamiento del sistema actual, evaluando sus fortalezas y sus
debilidades.
- A partir de ese anlisis previo se pueden determinar con exactitud el
servicio a prestar.
- Descripcin de las entradas y salidas del sistema a proyectar.

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- Esquema de las transformaciones internas que redefinirn el futuro
proyecto sobre la o las estructuras de la organizacin.
- La organizacin implementar sus condiciones de servicio, que
denominaremos requerimientos de prestacin de servicio.
- Fronteras o lmites del sistema a proyectar.
- Dentro de los requerimientos se establecern requisitos de costes y
planificacin temporal y la calidad de proyecto.
- Ciclo de vida de un proyecto.
- Desde el inicio hay que identificar los actores y responsables de cada
rea y procedimiento.
- Asignacin de funciones a los actores o personas y a las mquinas.
- Un anlisis de los procedimientos de esta fase, puesto que los
procesos productivos son estudiados en la fase de diseo de
proyecto.
- Dependencias del sistema a proyectar.
- Bienestar de las personas involucradas.

Como resumen, en esta fase se realiza un proyecto de servicio que ser objeto
de contrato entre la organizacin y el equipo redactor -gestor del proyecto.

Para poder comprender el diseo de un proyecto debemos profundizar en las


partes y los conceptos de identificacin. En este tema se profundiza en los
criterios de gestin de las adquisiciones externas, su necesidad y su gestin
documental basada en un documento muy importante que es el contrato.

Como objetivo formativo, al final de este tema, el alumno seguir trabajando su


propio proyecto de servicio en la temtica dentro de la rama de la ingeniera
elegida.

Las competencias que adquirir el alumno sern la ejecucin de las fases de


identificacin de las necesidades de adquisiciones, su gestin y su articulacin
a travs de los documentos de contratacin.

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2. ANLISIS DEL SUMINISTRO Y DE LA SUMINISTRACIN -
ADQUISISICIONES
2.1 Introduccin

El conocimiento bsico y capacidad de un director de proyectos debe incluir ser


capaz de ayudar a crear, leer y administrar contratos.

Cuando se planifica un proyecto, se analiza el alcance para determinar si los


recursos internos pueden hacer todo o si una parte del trabajo ser
subcontratada (una decisin de hacer o comprar).

Por tanto, el suministro y la suministracin, a partir de ahora los referiremos


como adquisiciones, es la gestin documental de los recursos externalizados,
compras.

2.2 Gestin de adquisiciones

La gestin de las adquisiciones del proyecto incluye los procesos de compra o


adquisicin de los productos o servicios que son necesarios obtener fuera de la
organizacin y del equipo del proyecto. La gestin de las adquisiciones del
proyecto contiene los procesos de gestin del contrato y de control de cambios
requeridos para ejecutar y administrar contratos u rdenes de compra emitidas
por los autorizados del equipo del proyecto. La gestin de las adquisiciones del
proyecto tambin incluye la gestin de cualquier contrato emitido por una
organizacin externa como comprador, que est adquiriendo el proyecto a la
organizacin ejecutante como vendedor, as como la gestin de las
obligaciones contractuales contradas por el equipo del proyecto segn el
contrato.

Las fases descritas, segn PMBOK Guide, pueden ser:

- Planificar las adquisiciones: es el proceso de documentar las


decisiones de compra para el proyecto, especificando la forma de
hacerlo e identificando a posibles vendedores.

- Efectuar las adquisiciones: es el proceso de obtener respuestas de


los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato.

- Administrar las adquisiciones: es el proceso de gestionar las


relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecucin de los contratos, y
efectuar cambios y correcciones segn sea necesario.

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- Cerrar las adquisiciones: es el proceso de completar cada adquisicin
para el proyecto.

Las fases anteriores se justifican y se plasman en el documento de gestin de


las adquisiciones, documento que a su vez gestiona otro documento muy
importante que es el contrato o los contratos que se generarn a lo largo del
proyecto.

Contratos: son documentos legales que se establecen entre un comprador y


un vendedor. Un contrato representa un acuerdo vinculante para las partes en
virtud del cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o
resultados especificados, y el comprador se obliga a proporcionar dinero o
cualquier otra contraprestacin vlida. El acuerdo puede ser simple o complejo,
y puede reflejar la simplicidad o complejidad de los entregables y el esfuerzo
requerido.

El equipo de direccin es el encargado de asegurar que las adquisiciones


cumplen las necesidades especficas de proyecto, condiciones que deben
quedar reflejadas en las condiciones y trminos del contrato. A su vez, tambin
deben ajustarse a las polticas de la empresa u organizacin en materia de
adquisiciones.

El proyecto siempre debe recoger los requerimientos y los procesos de revisin


y aprobacin, que, por tener un carcter jurdico, requiere de un proceso ms
profundo. Normalmente, los contratos de adquisicin, son contratos realizados
entre dos organizaciones (compradora-vendedora), en donde el equipo de
gestin de proyecto articula y gestiona los mismos, pero no es parte firmante o
contratante.

En la gestin de las adquisiciones del proyecto las actividades afectadas en los


procesos adquiridos a travs de un contrato generan un ciclo de vida, por tanto,
el propio contrato genera su propio ciclo de vida. Es, entonces, importante que
en el contrato incluya de forma clara los trminos y condiciones, la
identificacin de los riesgos y su gestin. La ejecucin de un contrato por
producto de servicio debe definir concisamente las responsabilidades y la
gestin de los riesgos.

Las denominaciones del vendedor varan segn en el plano de aplicacin en la


que nos encontremos, pudiendo ser stas tales como: proveedor, distribuidor,
contratista o subcontratista.

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2.2.1 Proceso: planificar las adquisiciones

El proceso de planificar las adquisiciones es el que radica en documentar las


disposiciones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e
identificar los posibles vendedores. Analizar qu necesidades del proyecto
pueden satisfacerse de mejor manera, o deben satisfacerse, mediante la
adquisicin de productos, servicios o resultados fuera de la organizacin del
proyecto, y qu necesidades del proyecto pueden ser solventadas por el equipo
del proyecto.

Para ello debemos saber responder las siguientes preguntas:

- Qu bienes y servicios necesitamos comprar para este


proyecto?

- Cmo los vamos a comprar?

- Quines son los proveedores potenciales que vamos a utilizar?

- Cules van a ser los requerimientos que deben de cumplir los


proveedores para su contratacin?

En el proceso de gestin de planificacin de las adquisiciones hay que realizar


las siguientes actuaciones:

- Realizar un anlisis profundo de que hacer o comprar.

- Crea un plan de gestin de las adquisiciones.

- Crear un enunciado del trabajo de las adquisiciones para cada


una de las adquisiciones.

- Seleccionar un tipo de contrato para cada una de las


adquisiciones.

- Crear los documentos de las adquisiciones.

- Determinar los criterios de seleccin de proveedores.

2.2.1.1 Hacer o comprar?

Una de las principales razones para comprar es disminuir los riesgos a las
restricciones del proyecto.

Es mejor hacer si:

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- Tienes una planta o grupo de trabajadores con tiempo ocioso o de
baja produccin.

- Quieres mantener el control de la produccin.

El trabajo implica propiedad de la informacin o procedimientos, por


tanto, por razones de preservacin de la informacin no conviene
comprar.

Figura 1. Grfico de otros criterios de hacer o comprar.

Para poder ver claramente cuando hacer o comprar vamos a realizar un


ejercicio didctico prctico, basado en si un producto lo alquilamos o lo
compramos.

Planteamiento

El equipo de proyecto se plantea una decisin de si se arrienda o se compra un


artculo para el proyecto. El coste de arrendamiento diario es de 120. Para
comprar el artculo, el coste de inversin es de 1.000 y el coste diario es de
20. Cunto tiempo llevar para que el coste del arrendamiento sea el mismo
para el coste de compra?

Resolucin

120*D = 1.000 + 20*D

120*D 20*D = 1.000

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100*D = 1.000

D = 10

Los clculos nos dicen que los costes sern los mismos despus de 10 das.

Si estamos planificando usar el artculo menos de 10 das, deberamos


arrendar.

Si el equipo est planificando usarlo, por ms de 10 das, sera ms barato


comprar el artculo.

2.2.2 Entradas al proceso de gestin de las adquisiciones

Las entradas principales de un proceso de gestin de las adquisiciones, segn


PMBOK Guide, son:

- Factores ambientales de la empresa

Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso


planificar las adquisiciones incluyen, entre otros: las condiciones del
mercado; los productos, servicios y resultados que se encuentran
disponibles en el mercado; los proveedores, incluyendo el desempeo
pasado o su reputacin; los trminos y condiciones tpicos para los
productos, servicios y resultados, o para la industria especfica; los
requisitos locales especficos.

- Activos de los procesos de la organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin que influyen en el


proceso planificar las adquisiciones incluyen, entre otros: las polticas,
procedimientos y pautas formales de adquisicin. La mayora de las
organizaciones cuentan con polticas formales de adquisicin y
organizaciones de compra. En caso de no disponer de tal respaldo para
las adquisiciones, el equipo del proyecto deber proporcionar tanto los
recursos como la pericia necesarios para llevar adelante dichas
actividades.

Los sistemas de gestin que se tienen en cuenta para desarrollar el plan


de gestin de las adquisiciones y seleccionar los tipos de contratos que
se usarn.

Un sistema de proveedores de niveles mltiples establecidos, con datos

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sobre vendedores pre-calificados en funcin de su experiencia previa.

- Gerente de adquisiciones asignado. Documentacin de los


requerimientos

El gerente es el responsable del registro y asignacin del responsable


de las gestiones de las adquisiciones, incluso el registro documental y la
planificacin, incluido la gestin de las actividades de los firmantes de
los contratos.

La documentacin de los requerimientos incluye la informacin


importante sobre los requisitos del proyecto, que se considerar durante
la proyeccin de las adquisiciones.

Requerimientos con alcances contractuales y legales, que se tienen en


cuenta al planificar las adquisiciones y que pueden incluir aspectos
relacionados con la seguridad, la salud, el desempeo, el medio
ambiente, los seguros, los derechos de propiedad intelectual, la igualdad
de oportunidad en el empleo, las licencias y los permisos.

- Lnea base del alcance (enunciado del alcance del proyecto,


EDT, diccionario EDT)

El enunciado del alcance del proyecto contiene la descripcin del


alcance del producto, la descripcin del servicio y del resultado, la lista
de entregables y los criterios de aceptacin, as como informacin
importante relativa a incidentes tcnicos que podran impactar sobre la
estimacin de costos. El diccionario de la EDT y los enunciados del
trabajo del proyecto (SOW) relacionados proporcionan una identificacin
de los entregables y una descripcin del trabajo en cada componente de
la EDT requerido para producir cada entregable.

- Registro de riesgos y acuerdos contractuales relacionados


con los riesgos

El registro de riesgos incluye informacin relacionada con los riesgos


identificados, los propietarios de stos y las respuestas a los mismos.

Los acuerdos contractuales relacionados con los riesgos incluyen


acuerdos por seguros, garantas, servicios y otros temas, segn
corresponda, que son preparados para especificar la responsabilidad de
cada parte ante riesgos especficos.

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- Cualquier adquisicin ya prevista en el proyecto

Registro de las adquisiciones ya previstas e adquiridas asignadas para


ese proyecto.

- Identificacin de recursos no disponibles dentro de la


organizacin ejecutante

Enunciado de los recursos no disponibles dentro de la organizacin, y,


por tanto, recursos de estudio para su adquisicin.

- El cronograma del proyecto

El cronograma del proyecto contiene informacin sobre duraciones


requeridas o fechas exigidas relativas a los entregables.

- Estimados de costos iniciales para el trabajo que se vaya a


adquirir

Las estimaciones de costos determinadas durante la actividad de


adquisicin se utilizan para evaluar cun razonables son las ofertas y
propuestas hechas por los vendedores potenciales.

- Lnea base de los costos para el proyecto

La lnea de base del desempeo de costos proporciona informacin


detallada sobre el presupuesto planificado a lo largo del tiempo.

2.2.3 Herramientas y tcnicas al proceso de gestin de las adquisiciones

Las herramientas y tcnicas al proceso de gestin de las adquisiciones, segn


PMBOK Guide, son:

- Anlisis de hacer o comprar

Analizado en el apartado 2.2.1.1 de este tema.

- Juicio de expertos

El juicio de expertos en compras tambin se puede utilizar para


desarrollar o modificar los criterios que se aplicarn en la evaluacin de
las propuestas de los vendedores. El juicio de expertos legales puede
requerir los servicios de un abogado para colaborar con los aspectos,

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trminos y condiciones especficos de las adquisiciones. Dicho juicio,
incluida la experiencia comercial y tcnica, puede aplicarse tanto a los
detalles tcnicos de los productos, servicios o resultados adquiridos
como a los diferentes aspectos de los procesos de gestin de las
adquisiciones.

- Contratos

Analizado en el apartado 2.2.5 de este tema.

2.2.4 Salidas al proceso de gestin de las adquisiciones

- Plan de gestin de las adquisiciones

La gestin de las adquisiciones del proyecto incluye los procesos de


compra o adquisicin de los productos o servicios que son necesarios
obtener fuera de la organizacin y del equipo del proyecto. La gestin de
las adquisiciones del proyecto contiene los procesos de gestin del
contrato y de control de cambios requeridos para ejecutar y administrar
contratos u rdenes de compra emitidas por los autorizados del equipo
del proyecto. La gestin de las adquisiciones del proyecto tambin
incluye la gestin de cualquier contrato emitido por una organizacin
externa como comprador, que est adquiriendo el proyecto a la
organizacin ejecutante como vendedor, as como la gestin de las
obligaciones contractuales contradas por el equipo del proyecto segn
el contrato.
- Enunciado del trabajo relativo a la adquisicin

El enunciado del trabajo para cada adquisicin se elabora a partir de la


lnea base del alcance y slo define la parte del alcance del proyecto
que se incluir dentro del contrato en cuestin. Este tipo de enunciado
describe el artculo que se planea adquirir con suficiente detalle como
para permitir que los posibles vendedores determinen si estn en
condiciones de proporcionar los productos, servicios o resultados
requeridos. El nivel de detalle necesario puede variar en funcin de la
naturaleza del artculo, las necesidades del comprador o la forma del
contrato previsto. Un enunciado del trabajo puede incluir la siguiente
informacin: las especificaciones, la cantidad deseada, los niveles de
calidad, los datos de desempeo, el perodo de desempeo, el lugar de
trabajo y otros requisitos.

- Decisiones de hacer o comprar

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Las decisiones de hacer o comprar documentan las conclusiones
relativas a los productos, servicios o resultados que se adquirirn fuera
de la organizacin del proyecto y aquellos que sern desarrollados
internamente por el equipo del proyecto. Esto tambin puede incluir
decisiones de obtener plizas de seguros o contratos de garantas de
cumplimiento a fin de tratar algunos riesgos identificados. El documento
de decisiones de hacer o comprar puede consistir simplemente en una
lista que incluya una justificacin breve de las mismas. Estas decisiones
pueden ser modificadas a medida que las actividades de adquisicin
subsiguientes indiquen la necesidad de un enfoque diferente.

- Documentos de la adquisiciones

Toda la documentacin que define y da apoyo a la documentacin de


contrato.

- Criterios de seleccin de proveedores

Son los criterios de seleccin que el equipo de gestin, bajo los


requerimientos de la organizacin, establece documentalmente para las
adquisiciones a incorporar al proyecto.

Algunos de los criterios pueden ser como:

o la comprensin de la necesidad,

o la capacidad tcnica,

o el costo total,

o el ciclo de vida,

o el enfoque de gestin,

o el enfoque tcnico,

o los riesgos,

o la garanta que ofrece,

o la capacidad financiera,

o la capacidad de produccin e inters,

o el tamao de la empresa y el tipo de negocio,

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o la estrategia de la organizacin y su compatibilidad,

o el historial del proveedor,

o las referencias,

o los derechos de la propiedad intelectual,

o los derechos de propiedad exclusiva.

- Solicitudes de cambio

Las solicitudes de cambio al plan para la direccin del proyecto, sus


planes subsidiarios y otros componentes pueden derivar del proceso
planificar las adquisiciones. Las solicitudes de cambio se procesan para
su revisin y tratamiento por medio del proceso realizar el control
integrado de cambios.

2.2.5 Tipos de contratos

A lo largo de la historia y actualmente han existido y existen mltiples tipos de


contratos. Para la gestin de adquisiciones de un proyecto vamos a
diferenciarlos en tres tipos:

- Contratos de precio fijo (FP)

- Contratos por tiempo y materiales (T&M)

- Contratos de coste reembolsables (CR)

2.2.5.1 Contrato de precio fijo (FP o cantidad fija, precio fijo cerrado)

Se utiliza para adquirir bienes o servicios con especificaciones o requisitos bien


definidos, y cuando hay suficiente competencia para determinar precio fijo justo
y razonable antes de que el trabajo comience.

- Es el tipo de contrato ms comn.

- Si los costes son mayores a la cantidad acordada, el proveedor


debe asumir los costes adicionales.

- El comprador tiene menos riesgos.

- El proveedor asume los costes adicionales.

Ejemplo: contrato: 1.100.000.

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Precio fijo ms honorarios con incentivos (FPIF)

En un contrato de precio ms honorarios con incentivos, las ganancias (o


incentivos financieros) se pueden ajustar en base al cumplimiento de
criterios de desempeo especficos del proveedor tales como completar el
trabajo ms rpido, de forma ms barata y mejor.
El precio final se calcula mediante una frmula basada en la relacin de os
costes negociados finales con los costes objetivos totales.
Ejemplo: contrato: 1.100.000. Por cada mes que el proyecto termine
anticipadamente, se le paga al proveedor un adicional de 10.000.

2.2.5.2 Contrato por tiempo y materiales (T&M)

El comprador paga por cada hora o por cada artculo.

Los contratos por tiempo y materiales frecuentemente se utilizan para los


esfuerzos de servicios en los cuales el nivel de esfuerzo puede definirse
cuando el contrato es adjudicado.

Un contrato por tiempo y materiales se utiliza mejor para el trabajo valorado en


pequeas cantidades de euros o dlares y una duracin breve de tiempo.

Ejemplos:

- Contrato: 100 por cada hora ms gastos o materiales a precio de


coste.

- Contrato: 100 por cada hora ms materiales a 5 por metro lineal


de madera.

2.2.5.3 Contrato de coste reembolsable (CR)

Se utiliza cuando el alcance exacto del trabajo es incierto y, por tanto, los
costes no se pueden estimar con la suficiente precisin para utilizar de manera
efectiva un contrato de precio fijo.

El comprador tiene el mayor riesgo de costes debido a que los costes totales
son desconocidos.

Ejemplos:

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- Contrato: 100 por cada hora ms gastos o materiales a precio de
coste.

- Contrato: 100 por cada hora ms materiales a 5 por metro lineal


de madera adicional.

Tipos:

- Contrato de costes

El proveedor no recibe honorarios (ganancias). Organizaciones sin fines


de lucro.

Ejemplo. Coste. No hay ganancias.

- Costes ms honorarios (CPF) o coste ms porcentaje de


costes (CPPC)

Requiere que el comprador pague por todos los costes ms un


porcentaje del coste como un honorario.

Ejemplo. Contrato ms un 10 por ciento de costes como honorarios.

- Costes ms honorarios fijos (CPFF)

Proporciona el proveedor los pagos de costes reales ms un honorario


negociado que se fija antes de que inicie el trabajo.

Ejemplo. Coste ms honorarios de 100.000.

- Costes ms honorarios con incentivos (CPIF)

Proporciona el proveedor los pagos de costes reales ms un honorario


que se ajustar basndose en si se cumple los objetivos de desempeos
especficos previstos en el contrato.

En este contrato de coste ms honorarios con incentivos, el coste se


estima a 210.000 y el honorario a 25.000. El proyecto est completo y
el comprador ha acordado que los costes eran, de hecho 200.000.
Puesto que los costes del proveedor resultaron ms bajos que los costes
estimados, el proveedor comparte en el ahorro: 80 por ciento para el
comprador y 20 por ciento para el proveedor.

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Calcularemos del honorario final y el precio final.

Honorario final:

210.000 - 200.000 = 10.000

10.000 x 20% = 2.000

25.000 honorario objetivo +

2.000 = 27.000 honorario

Precio final:

200.000 + 27.000 = 227.000

A continuacin, analizaremos las ventajas y desventajas de cada tipo de


contrato, para hacer una comparativa entre los tipos de contratos. De esta
forma aprenderemos a diferenciar y elegir el tipo de contrato a utilizar en
nuestros proyectos.

2.2.5.4 Ejercicio. Ventajas y desventajas de cada tipo de contrato

Cules son las ventajas del Cules son las desventajas del
contrato de precio fijo? contrato de precio fijo?

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Cules son las ventajas del Cules son las desventajas del
contrato por tiempo y materiales? contrato por tiempo y materiales?

Cules son las ventajas del Cules son las desventajas del
contrato costes reembolsables? contrato costes reembolsables?

Figura 2. Cuadro de ventajas y desventajas de cada tipo de contrato.

2.2.5.5 Respuestas. Ventajas y desventajas de cada tipo de contrato

- Contrato de precio fijo (FP)

Ventajas Desventajas

Si el proveedor vala su trabajo por


Un contrato de precio fijo (FP)
debajo de su valor real, puede
representa menos trabajo de
intentar recuperar ganancias en
gestin para el comprador.
rdenes de cambio.

El proveedor puede intentar dejar


El proveedor tiene un fuerte sin concluir algo del enunciado del
incentivo para controlar los costos. trabajo de las adquisiciones si
comienza a perder dinero.

Este tipo de contrato requiere de


Las compaas tienen experiencia ms trabajo para el comprador al
con este tipo de contratos. escribir el enunciado del trabajo de
las adquisiciones.

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El precio fijo (FP) puede ser ms
caro que el costo reembolsable
(CR) si el enunciado del trabajo de
El comprador conoce el precio total
las adquisiciones est incompleto y
antes de que el trabajo comience.
el proveedor necesita aumentar el
precio por el incremento en los
riesgos.

Figura 3. Cuadro de ventajas y desventajas de contrato precio fijo (FP).

- Contrato por tiempo y materiales (T&M)

Ventajas Desventajas

Hay una ganancia para el proveedor


Este tipo de contrato se crea
en cada hora facturada. Escaso
rpidamente.
riesgo para el proveedor.

El proveedor no tiene incentivos


La duracin del contrato es breve.
para controlar los costos.

Es una buena opcin cuando est Este tipo de contratos es apropiado


contratando operarios o/y tcnicos nicamente para proyectos
para aumentar su personal. pequeos.

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Los contratos de tiempos y
materiales (T&M) requieren de
mucha supervisin diaria por parte
del comprador. Costes del tcnico
supervisor no controlados.

Figura 4. Cuadro de ventajas y desventajas de contrato por tiempo y materiales (T&M).

- Contratos de coste reembolsables (CR)

Ventajas Desventajas

Este tipo de contrato permite un Este tipo de contrato requiere la


enunciado del trabajo de las auditora de la factura del
adquisiciones. proveedor.

Generalmente requiere menos


trabajo para definir el alcance para El costo reembolsable (CR) requiere
un contrato de costo reembolsable ms trabajo de gestin para el
(CR) que para un contrato de precio comprador.
fijo (FP)

El costo reembolsable (CR)


generalmente es un costo menor El proveedor slo tiene un incentivo
que el precio fijo (FP) porque el moderado para controlar los
proveedor no tiene que aumentar costos.
tanto para cubrir los riesgos.

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El precio total es desconocido.

Figura 5. Cuadro de ventajas y desventajas de contrato de coste reembolsable (CR).

2.2.5.6 Mapa de procesos (EML) de gestin de contratos. Preguntas

Costes Tiempos y
Preguntas Precio fijo
reembolsables materiales

En general, qu se est
comprando? (productos o
servicios).

Cmo se podran establecer en


el contrato los costes para el
comprador?

Cmo se podran establecer en


el contrato las ganancias?

Cul es el riesgo de costes


para el contratante? Alto, medio,
bajo, ninguno.

Qu industria utiliza
mayormente este tipo para sus
contratos?

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Por lo general, cunta
negociacin se requiere para
firmar el contrato despus de
recibir el precio del proveedor?
Alto, medio, bajo, ninguno.

Cunta auditora de los costes


del proveedor tendr que hacer
el comprador? Alto, medio, bajo,
ninguno.

Figura 6. Cuadro de mapa de procesos de gestin de contratos. Preguntas.

2.2.5.7 Mapa de procesos (EML) de gestin de contratos. Respuestas

Costes Tiempos y
Preguntas Precio fijo
reembolsables materiales

En general,
qu se est
Servicio (puede incluir
comprando? Servicio. Productos.
algunos productos).
(productos o
servicios).
Si, es precio de
Cmo se coste cerrado,
Difcilmente,
podran Difcilmente, incluso en el
solamente, y
establecer en solamente, y contrato se
dependiendo del
el contrato los dependiendo del caso, puede
caso, una
costes para el una aproximacin. establecer la
aproximacin.
comprador? cuanta total, en
su caso.
Cmo se
podran Los costes son Una cantidad
Tarifa por hora o
establecer en variables, pero los fija en una
precio por unidad.
el contrato las honorarios son fijos. moneda.
ganancias?

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GRUPO IOE 900 80 20 90 grupoioe.es
Cul es el Medio; a pesar de
Bajo; los
riesgo de Altos; los incrementos que los costes no
incrementos en
costes para el en los costes son son fijos, este tipo
los costes son
contratante? reembolsados por el de contrato se
incurridos por el
Alto, medio, comprador. utiliza para compras
proveedor.
bajo, ninguno. pequeas.
Tecnologa de la
informacin,
Cuando ests
investigacin y
contratando
Qu industria desarrollo; cuando el El alcance del
personas por una
utiliza trabajo no se ha trabajo
tarifa por hora,
mayormente hecho antes, tal como completo es
normalmente ests
este tipo para a menudo sucede en ms comn en
contratando
sus estas industrias, el la industria de
servicios tales como
contratos? proveedor no puede la construccin.
legales,
fijar un precio. Por lo
programacin....
tanto, esta es la mejor
forma para usar.

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Costes Tiempos y
Preguntas Precio fijo
reembolsables materiales

Por lo general,
cunta
negociacin se Alto; todos los
requiere para costes estimados
firmar el contrato se examinan para
Bajo o ninguno. Ninguno.
despus de calcular el
recibir el precio honorario que se
del proveedor? va a fijar.
Alto, medio, bajo,
ninguno.

Bajo, debido a que


Ninguno; puede los costes del
haber una contrato totales
Cunta auditora
auditora de son fijos, la
de los costes del Alto; se deben
horas de trabajo auditora por lo
proveedor tendr auditar todos los
terminado contra general se enfoca
que hacer el costes y habr una
aquellas en asegurar que el
comprador? Alto, gran cantidad de
facturadas, pero trabajo est
medio, bajo, costes.
eso tomar un terminado, no en
ninguno.
poco de buscar costes e
esfuerzo. ingresos
detallados.

Figura 7. Cuadro de mapa de procesos de gestin de contratos. Respuestas.

2.2.6 Efectuar las adquisiciones

Es el proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un


vendedor y adjudicar un contrato.

Es la continuidad y la ejecucin de todo lo realizado en la fase de planificacin


de las adquisiciones. Aqu seguimos teniendo:

- Entradas para efectuar las adquisiciones

o Plan para la direccin del proyecto

o Documentos de adquisicin

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o Criterios de seleccin de proveedores

o Lista de vendedores calificados

o Propuestas de los vendedores

o Documentos de proyectos

o Decisiones de hacer o comprar

o Acuerdos de trabajo en equipo

o Activos de los procesos de la organizacin

- Herramientas para efectuar las adquisiciones

o Conferencias de ofertantes

o Tcnicas de evaluacin de propuestas

o Estimaciones independientes

o Juicios de expertos

o Publicidad

o Bsqueda en internet

o Negociacin de adquisiciones

- Salidas para efectuar las adquisiciones

o Lista de seleccin de proveedores

o Adjudicacin del contrato de adquisicin

o Calendario de recursos

o Solicitudes de cambio

o Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto

o Actualizacin a los documentos del proyecto

2.2.7 Administrar las adquisiciones

Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la

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ejecucin de los contratos, y efectuar cambios y correcciones segn sea
necesario.

Es la continuidad de todo lo anteriormente realizado en la fase de efectuar y


planificar de las adquisiciones, se basa en la gestin de la ejecucin, el
informar de la evolucin, el realizar los controles de calidad, ejecucin, los
cambios y monitorizar los riesgos. Aqu seguimos teniendo:

- Entradas para administrar las adquisiciones

o Plan para la direccin del proyecto

o Documentos de adquisicin

o Contrato

o Informe de desempeo

o Solicitud de cambio

o Informacin desempeo del trabajo

- Herramientas para administrar las adquisiciones

o Revisin de la ejecucin de las adquisiciones

o Sistema de control y de cambios en el contrato

o Inspecciones y auditoras

o Informes de desempeo

o Sistemas y control de pagos

o Administracin de reclamaciones

o Sistemas de gestin de registros

- Salidas para administrar las adquisiciones

o Documentacin de la adquisicin

o Actualizacin de los activos de los procesos de la organizacin

o Solicitudes de cambio

o Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto

El plan de gestin de las adquisiciones

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La lnea base del cronograma

2.2.8 Cerrar las adquisiciones

Es el proceso de completar cada adquisicin para el proyecto. Implica las


actividades administrativas de todos los procesos de la gestin de las
adquisiciones.

- Entradas para cerrar las adquisiciones

o Plan para la direccin del proyecto

o Documentos de adquisicin

o Garantas

- Herramientas para cerrar las adquisiciones

o Auditoras de las adquisiciones

o Acuerdos negociados

o Sistema de gestin de registros

- Salidas para cerrar las adquisiciones

o Adquisiciones cerradas

o Actualizacin de los activos de los procesos de la organizacin

El archivo de la adquisicin

La aceptacin de los entregables

La documentacin sobre las lecciones aprendidas

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RESUMEN
Una de las fases principales del proyecto, es la fase de estudio, desarrollo y
determinacin de las condiciones de servicio que se va a concretar con los
proveedores, en donde las necesidades de organizacin deben quedar
recogidas en esta parte lo suficientemente claras y concisas, sin dejar procesos
sin definir; concretando tambin la estructura de actuacin. Por tanto, es otro
proyecto en s mismo, con todas sus fases.

Este proyecto de servicio debe definir el servicio deseado, analizando que


necesidades requiere el proyecto en lo referente a las adquisiciones, su
anlisis, ejecucin y requerimientos.

Este proyecto de fase de prestacin de servicio debe definir cmo se va a


realizar y cules son las condiciones del proyecto a contratar externamente,
para llevar a cabo el servicio deseado.

Seguimos trabajando la fase inicial previa de un proyecto, donde se analiza el


servicio a prestar y el anlisis funcional del futuro proyecto.

En este tema nos apoyaremos en el estudio y la ejecucin de los contratos


para las adquisiciones, documentos esenciales para la ejecucin de un
proyecto.

Como resumen, en esta fase se realiza un proyecto de servicio que ser objeto
de contrato entre la organizacin y el equipo redactor -gestor del proyecto.

Para poder comprender el diseo de un proyecto debemos profundizar en las


partes y los conceptos de identificacin. En este tema se profundiza en los
criterios de gestin de las adquisiciones externas, su necesidad y su gestin
documental basada en un documento muy importante que es el contrato.

Como objetivo formativo, al final de este tema, el alumno seguir trabajando su


propio proyecto de servicio en la temtica dentro de la rama de la ingeniera
elegida.

Las competencias que adquirir el alumno sern la ejecucin de las fases de


identificacin de las necesidades de adquisiciones, su gestin y su articulacin
a travs de los documentos de contratacin.

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GLOSARIO

Contratos: son documentos legales que se establecen entre un comprador y


un vendedor. Un contrato representa un acuerdo vinculante para las partes en
virtud del cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o
resultados especificados, y el comprador se obliga a proporcionar dinero o
cualquier otra contraprestacin vlida

Adquisiciones: los procesos de compra de los productos o servicios que son


necesarios obtener fuera de la organizacin y del equipo del proyecto.

EDT: estructura de tareas. Son las tareas que componen un proceso.

Contratos de precio fijo (FP): contratos para adquirir bienes o servicios con
especificaciones o requisitos bien definidos, y cuando hay suficiente
competencia para determinar precio fijo justo y razonable antes de que el
trabajo comience.

Contrato por tiempo y materiales (T&M): contratos en donde el comprador


paga por cada hora o por cada artculo.

Contrato de coste reembolsable (CR): contrato que se utiliza cuando el


alcance exacto del trabajo es incierto y, por tanto, los costes no se pueden
estimar con la suficiente precisin para utilizar de manera efectiva un contrato
de precio fijo

Juicio de expertos: es la experiencia proporcionada por cualquier persona o


grupo de personas con conocimientos o formacin especializada, y puede
obtenerse de numerosas fuentes.

Enfoque Marco Lgico, (EML): es una metodologa para planear, gestionar y


evaluar programas y proyectos, usando herramientas que estimulen la
participacin y la transparencia y mejoren la orientacin hacia los objetivos.

Proceso: es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que


interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Mapa de procesos: es la representacin grfica de la estructura de procesos


que componen el sistema de gestin.

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BIBLIOGRAFA

AFITEP. Dictionnaire de management de Project, 3 ed. Pars: AFNOR, 1996.

GEDPRO. Metodologa open de gestin de proyectos. Diciembre 2012.


https://sites.google.com/a/gedpro.com/metodologiaopen/

Harris, F & McCaffer, R. Construction Management (Manual de gestin de


proyecto y direccin de obra. 4 ed. Blackwell Science Lyd, Oxford, 1995
(ed. Espaola: TECFA, SA. Barcelona 1999).

Lock, Dennis. Fundamentos de la gestin de proyectos. AENOR, 2003.

Project Management Institute. Gua de los fundamentos para la direccin de


proyectos. (Gua del PMBOK). Cuarta edicin. Newtown Square,
Pennsylvania: Project Management Institute, Inc., 2013.

Project Management Institute. A guide to the project management body of


knwledge (PMBOK R Guide). Fifth edition. Newtown Square, Pennsylvania:
Project Management Institute, Inc., 2008.

Wikipedia. La enciclopedia libre. Noviembre de 2014. Http://es.wikipedia.org.

Bibliografa Recomendada

Harris, F & McCaffer, R. Construction Management (Manual de gestin de


proyecto y direccin de obra. 4 ed. Blackwell Science Lyd, Oxford, 1995
(ed. Espaola: TECFA, SA. Barcelona 1999).

Project Management Institute. Gua de los fundamentos para la Direccin de


proyectos. (Gua del PMBOK). Cuarta edicin. Newtown Square,
Pennsylvania: Project Management Institute, Inc., 2013.

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EJERCICIO
Realizacin de un mapa de procesos para la gestin de contratos para
adquisiciones de un proyecto para la contratacin con la empresa a elegir
o elegida. El alumno realizar un contrato de adquisiciones de cada tipo
estudiado en el tema con proveedores que requieran su proyecto
desarrollado.

El alumno debe de identificar los procesos de esta fase de proyecto, segn lo


estudiado. (No entrar en identificacin de procesos especficos de produccin,
sino en procesos de gestin para contrato de servicios).

El alumno trabajar su propia mapa de procesos para la gestin de


contratos para adquisiciones de un proyecto en la temtica que desee
dentro de la rama de la ingeniera (temtica elegida para temas 2, 3, 4 y 5).

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RESOLUCIN DEL EJERCICIO PROPUESTO
Realizacin de un mapa de procesos para la gestin de contratos para
adquisiciones de un proyecto para la contratacin con la empresa a elegir
o elegida. El alumno realizar un contrato de adquisiciones de cada tipo
estudiado en el tema con proveedores que requieran su proyecto
desarrollado.

El alumno debe de identificar los procesos de esta fase de proyecto, segn lo


estudiado. (No entrar en identificacin de procesos especficos de produccin,
sino en procesos de gestin para contrato de servicios).

El alumno trabajar su propia mapa de procesos para la gestin de


contratos para adquisiciones de un proyecto en la temtica que desee
dentro de la rama de la ingeniera (temtica elegida para temas 2, 3, 4 y 5).

Para la realizacin de los contratos el formato es libre, manteniendo los


criterios diferenciadores estudiados en el tema, los tipos de contratos son (una
unidad de cada):

- Contratos de precio fijo (FP)

- Contratos por tiempo y materiales (T&M)

- Contratos de coste reembolsables (CR)

El alumno seguir las pautas marcadas en el tema.

Usar y completar el mapa de procesos para la gestin de contratos para


adquisiciones modelo del tema para su resolucin. El alumno podr disear su
propio mapa adaptado al tema elegido para el desarrollo de su trabajo.

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AUTOEVALUACIN

1) El proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un


vendedor y adjudicar un contrato es?

a. Planificar las adquisiciones.


b. Administrar las adquisiciones.
c. Efectuar las adquisiciones.

2) Elige la correcta, la situacin del anlisis del suministro y de la


suministracin (adquisiciones) por fases es:
a. En fase de proyecto.
b. En fase de anlisis de los servicios a prestar.
c. En fase de anteproyecto.

3) Cerrar las adquisiciones del proyecto:


a. Es el proceso de documentar las decisiones de compra para el
proyecto, especificando la forma de hacerlo e identificando a
posibles vendedores.
b. Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones,
monitorear la ejecucin de los contratos, y efectuar cambios y
correcciones segn sea necesario.
c. Es el proceso de completar cada adquisicin para el proyecto.

4) El equipo de direccin es el encargado de:


a. Asegurar que las adquisiciones cumplen las necesidades
especficas de proyecto, condiciones que deben quedar
reflejadas en las condiciones y trminos del contrato.
b. Gestionar y firmar los contratos de las adquisiciones.
c. Firmar los contratos de las adquisiciones.

5) Es mejor hacer si:


a. Tienes una planta o grupo de trabajadores con tiempo ocioso o
de baja produccin.
b. Tienes una planta o grupo de trabajadores sin tiempo ocioso o
de alta produccin.
c. Depende de los criterios de los proveedores.
6) Segn el caso prctico o planteamiento de hacer o comprar, que hacer si el
proyecto nos indica que usaremos el equipo justo 10 das:
a. Arrendar o alquilar.

33
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b. Comprar.
c. Depende de si la organizacin necesitar o no, en un futuro
cercano, el equipo.

7) Los tipos principales de contratos analizados son:


a. Contratos de precio fijo (FP), por tiempo y materiales (T&M), de
coste reembolsables (CR).
b. Contratos de precio fijo (FP), por tiempo y materiales (T&M).
c. Contratos de precio fijo (FP), por tiempo y materiales (T&M), de
ms honorarios con incentivos (CPIF).

8) El contrato ms comn es:


a. Contratos por tiempo y materiales (T&M).
b. Contratos de coste reembolsables (CR).
c. Contratos de precio fijo (FP).

9) El contrato en el que el comprador asume menos riesgos es:


a. Contratos de precio fijo (FP)
b. Contratos por tiempo y materiales (T&M).
c. Contratos de coste reembolsables (CR).

10) Cuando el alcance exacto del trabajo es incierto, el tipo de contrato que
se utiliza es:
a. Contratos de precio fijo (FP)
b. Contratos por tiempo y materiales (T&M).
c. Contratos de coste reembolsables (CR).

11) Cuando el alcance del trabajo es de duracin breve o de cantidades


pequeas de dinero, el tipo de contrato que se utiliza es:
a. Contratos de precio fijo (FP)
b. Contratos por tiempo y materiales (T&M).
c. Contratos de coste reembolsables (CR).

12) En un contrato de costes reembolsables, en donde el proveedor


proporciona los pagos de costes reales ms un honorario negociado que
se fija antes de que inicie el trabajo:
a. Costes ms honorarios (CPF) o coste ms porcentaje de costes
(CPPC).
b. Costes ms honorarios fijos (CPFF).

34
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c. Costes ms honorarios con incentivos (CPIF).

13) En un contrato de costes reembolsables, en donde el proveedor


proporciona los pagos de costes reales ms un honorario que se ajustar
basndose en si se cumple los objetivos de desempeos especficos
previstos en el contrato:
a. Costes ms honorarios (CPF) o coste ms porcentaje de costes
(CPPC).
b. Costes ms honorarios fijos (CPFF).
c. Costes ms honorarios con incentivos (CPIF).

14) La bsqueda de proveedores mediante internet es:


a. Herramientas para administrar las adquisiciones.
b. Entradas para efectuar las adquisiciones.
c. Herramientas para efectuar las adquisiciones.

15) La recogida documental de las garantas de los productos adquiridos


est recogidos en :
a. Herramientas para cerrar las adquisiciones.
b. Entradas para efectuar las adquisiciones.
c. Herramientas para efectuar las adquisiciones.

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AUTOEVALUACIN- RESPUESTAS

1) El proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un


vendedor y adjudicar un contrato es?

a. Planificar las adquisiciones.


b. Administrar las adquisiciones.
c. Efectuar las adquisiciones.

Explicacin: Ver pgina 6.

2) Elige la correcta, la situacin del anlisis del suministro y de la


suministracin (adquisiciones) por fases es:
a. En fase de proyecto.
b. En fase de anlisis de los servicios a prestar.
c. En fase de anteproyecto.

Explicacin: Ver pgina 4.

3) Cerrar las adquisiciones del proyecto:


a. Es el proceso de documentar las decisiones de compra para el
proyecto, especificando la forma de hacerlo e identificando a
posibles vendedores.
b. Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones,
monitorear la ejecucin de los contratos, y efectuar cambios y
correcciones segn sea necesario.
c. Es el proceso de completar cada adquisicin para el proyecto.

Explicacin: Ver pgina 7.

4) El equipo de direccin es el encargado de:


a. Asegurar que las adquisiciones cumplen las necesidades
especficas de proyecto, condiciones que deben quedar
reflejadas en las condiciones y trminos del contrato.
b. Gestionar y firmar los contratos de las adquisiciones.
c. Firmar los contratos de las adquisiciones.

Explicacin: Ver pgina 7.

5) Es mejor hacer si:

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a. Tienes una planta o grupo de trabajadores con tiempo ocioso o
de baja produccin.
b. Tienes una planta o grupo de trabajadores sin tiempo ocioso o
de alta produccin.
c. Depende de los criterios de los proveedores.

Explicacin: Ver pgina 9.

6) Segn el caso prctico o planteamiento de hacer o comprar, que hacer si el


proyecto nos indica que usaremos el equipo justo 10 das:
a. Arrendar o alquilar.
b. Comprar.
c. Depende de si la organizacin necesitar o no, en un futuro
cercano, el equipo.

Explicacin: Ver pgina 10.

7) Los tipos principales de contratos analizados son:


a. Contratos de precio fijo (FP), por tiempo y materiales (T&M), de
coste reembolsables (CR).
b. Contratos de precio fijo (FP), por tiempo y materiales (T&M).
c. Contratos de precio fijo (FP), por tiempo y materiales (T&M), de
ms honorarios con incentivos (CPIF).

Explicacin: Ver pgina 16.

8) El contrato ms comn es:


a. Contratos por tiempo y materiales (T&M).
b. Contratos de coste reembolsables (CR).
c. Contratos de precio fijo (FP).

Explicacin: Ver pgina 16.

9) El contrato en el que el comprador asume menos riesgos es:


a. Contratos de precio fijo (FP)
b. Contratos por tiempo y materiales (T&M).
c. Contratos de coste reembolsables (CR).

Explicacin: Ver pgina 16.

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10) Cuando el alcance exacto del trabajo es incierto, el tipo de contrato que
se utiliza es:
a. Contratos de precio fijo (FP)
b. Contratos por tiempo y materiales (T&M).
c. Contratos de coste reembolsables (CR).

Explicacin: Ver pgina 17.

11) Cuando el alcance del trabajo es de duracin breve o de cantidades


pequeas de dinero, el tipo de contrato que se utiliza es:
a. Contratos de precio fijo (FP)
b. Contratos por tiempo y materiales (T&M).
c. Contratos de coste reembolsables (CR).

Explicacin: Ver pgina 17.

12) En un contrato de costes reembolsables, en donde el proveedor


proporciona los pagos de costes reales ms un honorario negociado que
se fija antes de que inicie el trabajo:
a. Costes ms honorarios (CPF) o coste ms porcentaje de costes
(CPPC).
b. Costes ms honorarios fijos (CPFF).
c. Costes ms honorarios con incentivos (CPIF).

Explicacin: Ver pgina 18.

13) En un contrato de costes reembolsables, en donde el proveedor


proporciona los pagos de costes reales ms un honorario que se ajustar
basndose en si se cumple los objetivos de desempeos especficos
previstos en el contrato:
a. Costes ms honorarios (CPF) o coste ms porcentaje de costes
(CPPC).
b. Costes ms honorarios fijos (CPFF).
c. Costes ms honorarios con incentivos (CPIF).

Explicacin: Ver pgina 18.

14) La bsqueda de proveedores mediante internet es:


a. Herramientas para administrar las adquisiciones.

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b. Entradas para efectuar las adquisiciones.
c. Herramientas para efectuar las adquisiciones.

Explicacin: Ver pgina 26.

15) La recogida documental de las garantas de los productos adquiridos


est recogidos en :
a. Herramientas para cerrar las adquisiciones.
b. Entradas para efectuar las adquisiciones.
c. Herramientas para efectuar las adquisiciones.

Explicacin: Ver pgina 28.

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