OBJETIVOS

O propsito do plano de comunicao fornecer uma estrutura geral para o gerenciamento e

coordenao de uma variada gama de comunicaes que ir, direta ou indiretamente, acontecer
como componente do projeto de implementao. Ele enfoca os comunicadores, partes
interessadas, mensagens, canais de comunicao, mecanismos de feedback e cronograma de
mensagens, e cria um mapeamento entre eles. A estrutura deve assegurar que o projeto de
implementao GPCOM tenha informaes consistentes, relevantes e acuradas a qualquer
momento. O gerente do projeto nomear um responsvel pelo processo de comunicao para
desenvolver os materiais de comunicao e suportar e verificar a distribuio de informaes,
alm de assumir uma tarefa adicional de medir e analisar a eficcia do plano de comunicao do
projeto. A entrega efetiva de muitas mensagens de comunicao ser realizada por meio de
comunicadores designados, que facilitaro e apresentaro sesses de discusso e reviso,
entregaro mensagens diretamente e solicitaro feedback.

Os recursos necessrios para desenvolver os materiais de comunicao e suportar a entrega

das informaes sero includos nos planos de trabalho dos materiais especficos. O plano ser
constitudo dos seguintes componentes:

partes interessadas do projeto;

eventos de comunicao;
cronograma de comunicao;
formatos de comunicao;
elementos de comunicao.

Para que o projeto obtenha suporte e o trabalho eficaz de cada grupo envolvido com ele
diretamente (partes interessadas) necessria uma comunicao efetiva com eles.

Descrio dos processos de gerenciamento das comunicaes

O processo de Gerenciamento de Comunicaes ser realizado atravs das seguintes tcnicas e
ferramentas:

Documentos impressos
Correio eletrnico
Reunies
Quadro de avisos
Atas de reunio
Contratos
Notas Dirias e Boletins semanais (sero divulgados atravs de mensagens eletrnicas
e atualizaes na Intranet)

Os funcionrios da empresa podero enviar sugestes/reclamaes atravs da opo Avaliao

do Projeto, onde apenas o Gerente do Projeto ter acesso esses dados. Os membros da
equipe do projeto podero enviar sugestes para a Pasta Particular diretamente relacionada ao
projeto, onde os nveis de acesso s informaes sero definidos pelo Gerente do Projeto, tendo
apenas a Diretoria da empresa a prerrogativa para acessar qualquer informao. As reunies
sero realizadas online quando no forem possveis as reunies presenciais, sendo estas
definidas pelo GP e semanalmente na modalidade presencial, realizadas s sextas-feiras, onde
constar previamente a pauta dos assuntos a serem discutidos pelo time do projeto, o objetivo
da reunio, os participantes e a definio de seus papis, cabendo ao GP possveis alteraes no
cronograma, pauta e periodicidade das mesmas. As atas de reunio sero padronizadas, onde
constar o dia, horrio, local e participantes, alm da citao na ntegra dos temas elencados.
EVENTOS DE COMUNICAO
Reunio de Alinhamento
Objetivo/Metodologia
Incio formal do projeto, onde sero apresentadas as primeiras informaes sobre
o objetivo do projeto e suas implicaes na estrutura organizacional da empresa, de que formas
os stakeholders e reas da empresa ficaro envolvidas, alm dos primeiros levantamentos
relacionados a tempo, custo, escopo, dentre outros.

Responsveis

Gerente do Projeto;
Diretor da Australian Water Corp

Envolvidos

Equipe do Projeto;
Diretores da Empresa;
Gestores Principais dos setores envolvidos.

Durao

1 (uma) hora.
Local
Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.
Reunio de Planejamento
Objetivo
Estabelecer as principais diretrizes e envolvidos no projeto.
Responsvel

Gerente do Projeto;
Diretor da Australian Water Corp

Envolvidos

Gerente do Projeto;
Diretores da Empresa.
Durao
1 (uma) hora.
Local
Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.
 Reunies Semanais de Acompanhamento

Objetivo/Metodologia:
Apresentar atravs de dados objetivos o status das entregas e atividades do
projeto. Cada responsvel ter at 10 minutos para suas consideraes. Apenas aps todas as
explanaes, os demais podero expor seu entendimento sobre o assunto, e juntos definiro as
estratgias futuras. Os participantes sero previamente definidos pelo GP, com pauta especfica.

Responsveis

Gerente do Projeto;
Diretor da Australian Water Corp

Envolvidos

Toda a equipe

Durao

1 (uma) hora e 30 (trinta) minutos.

Local
Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.
Outros

A forma de apresentao e de reporte dos assuntos dever ser previamente

informada ao Gerente do Projeto para que adequaes relacionadas ao local da reunio e tempo
de explanao sejam providenciadas.

Relatrios de Desempenho do Projeto

Objetivo/ Metodologia
Apresentar atravs de dados objetivos informaes sobre o escopo, tempo, custo,
prazo ou qualidade, dependendo do assunto agendado.

Recomenda-se que os responsveis pelo reporte dos dados de desempenho,

apresentem preferencialmente atravs de tabelas, grficos, histogramas, relatrios,
indicadores, e se possvel, que sejam distribudas cpias do material aos participantes para um
acompanhamento mais efetivo dos dados expostos.

Cada responsvel ter at 20 minutos para suas consideraes. Apenas aps todas
as explanaes, os demais podero expor seu entendimento sobre o assunto, e juntos definiro
as estratgias futuras. Os participantes sero previamente definidos pelo GP, com pauta
especfica. Periodicidade mensal, cabendo a Diretoria da empresa solicitaes de prazo
diferentes desta.

Responsveis
Gerente do Projeto;

Envolvidos

Toda a equipe do projeto;

Diretoria da empresa

Reunies Online
Objetivo/Metodologia
Proporcionar interao entre a equipe do projeto e as reas e stakeholders
envolvidos no projeto, quando no for possvel a realizao das reunies presenciais. Os
participantes sero previamente definidos pelo GP, com pauta especfica.

Responsveis

Gerente do Projeto;

Envolvidos

Equipe do Projeto
Lideres de Governo
Fornecedores
Clientes

Durao

30 minutos (tempos adicionais podem ser utilizados, dependendo da tratativa).

Local
Plataforma especfica do projeto.
E-mail
Objetivo/Metodologia
Proporcionar a comunicao diria entre os envolvidos no projeto. Essa ferramenta
ser utilizada principalmente em assuntos de menor relevncia. Os dados sero agrupados em
Pastas Particulares, com temas gerais definidos, afim de que a pesquisa desses dados a
posteriori seja otimizada.

Responsveis

Gerente do Projeto;
Envolvidos

Toda a equipe do projeto.

Data e Horrio
24 (vinte e quatro) horas por 7 (sete) dia.
Local
Correio Eletrnico/Pastas Particulares

Reunies com fornecedores/consultoria

Objetivo/Metodologia
Solicitar aos fornecedores e consultoria que apresentem as propostas sobre os
produtos requeridos.

Responsveis

Gerente do Projeto;

Tcnico do setor de compras

Tcnico de planejamento

Envolvidos

Equipe do Projeto;

Setor de Compras;


de Gesto de Recursos Hidricos;
Setor

Tcnico do setor financeiro;

Representante da empresa (a ser definido pela Diretoria, dependendo do assunto).

Durao

30 (trinta) minutos (tempos adicionais podem ser utilizados, dependendo da

tratativa).

Local
Sala de Treinamento 2 Sede da empresa.

Reunio para encerrar o projeto(end up meeting):

Objetivo/Metodologia
Formalizar o final do projeto, atravs do Termo de Aceite das partes envolvidas
(cliente e patrocinador). Cada participante ter at 30 minutos para suas consideraes. Apenas
aps todas as explanaes, os demais podero expor seu entendimento sobre o assunto.

Responsveis

Gerente do Projeto;

Presidente da Empresa.

Envolvidos

Gerente do Projeto;

Equipe de projeto;

Diretoria da empresa.
Atasdereunio
Todos os eventos oficiais de comunicao sero registrados em Atas, sobre co-
responsabilidade de um membro da equipe, previamente definido pelo Gerente do Projeto, que
far a reviso do contedo para posterior divulgao equipe do Projeto e Diretoria da Empresa.

As atas de reunio sero padronizadas, onde constar o dia, horrio, local e

participantes, alm da citao na ntegra dos temas elencados.

2/3)
Grupo Funo Interesse Influncia Expectativas
Patrocinar financeiramente o
PATROCINADOR Positivo Alta Interesse economico, retorno financeiro
projeto
Fornecer os recursos para o
FORNECEDORES Positivo Alta Ter vantagens competitivas
projeto
Proteger a populao, Que as normas de legislao sejam
GOVERNO Positivo Muito Alta
Autorizar cumpridas
Usufruir dos beneficios do Que no haja impacto no meio
COMUNIDADE Positivo Baixa
projeto ambiente, e nem na economia do pas
Executar e cumprir as metas
EQUIPE DE PROJETO Positivo Muito Alta Resultado positivo no projeto
do projeto