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PROCEDIMIENTO
PARA LA CONCILIACION DE
VOLUMENES RECIBIDOS Y
DESPACHADOS EN PLANTAS DE
ALMACENAJE
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Firmas de Aprobacin

Elaboracin:
Equipo multidisciplinario

Arlette Sandoval M.
Analista de Operaciones
Jorge Iporre Maurice
Analista Operaciones
Alan Gino Gonzales
Analista SGIC

Revisin:
Equipo multidisciplinario

David Lizarazu
Coordinador SGIC
Carlos Argellez
Superintendente rea Occidente
Reynaldo Encinas
Superintendente rea Centro
Adolfo Mndez
Asesor Legal
Freddy Moscoso
Gerente de Operaciones

Aprobacin:

Pablo Zubieta Arce

Gerente General

Todos los derechos reservados. Este documento ha sido preparado solamente para uso interno de YPFB Logstica S.A. Es
obligacin del usuario cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables. Ninguna garanta es hecha, a no ser que sea
expresada o implicada.
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CONTENIDO

1. OBJETIVO................................................................................................................. 4
2. ALCANCE ................................................................................................................. 4
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .......................................................................... 4
4. TRMINOS Y DEFINICIONES.................................................................................. 4
5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN ......................................... 6
6. FICHA DE ANALISIS DEL PROCESOS ................................................................... 6
7. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS .................................................................. 6
8. REQUISITOS Y DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO ........................................ 6
8.1 Requisitos del Procedimiento .................................................................................... 6
8.2 Desarrollo del Procedimiento .................................................................................... 8
9. PROCESOS INTERRELACIONADOS .................................................................... 11
10. MATRIZ DE RESPONSABLES DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL ................. 12
PROCESO ......................................................................................................................... 12
11. RECURSOS FINANCIEROS, HARDWARE Y SOFTWARE ................................... 13
12. REGISTROS DE SALIDA DEL PROCEDIMIENTO ................................................ 13
13. ACTUALIZACIONES DEL PROCEDIMIENTO ........................................................ 13
14. IDENTIFICACIN DE CAMBIOS ............................................................................ 13
15. CONSULTA INTERNA ............................................................................................ 13
16. ANEXOS ................................................................................................................. 14
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1. OBJETIVO
Detallar las actividades requeridas para ejecutar la Conciliacin de Volmenes recibidos y
despachados en Plantas de Almacenaje, entre YPFB Logstica S.A y los Clientes para su
posterior valorizacin y facturacin del servicio realizado.

2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a los Analistas de Operaciones, Superintendentes de rea,
Coordinador de Estadsticas y Transporte y Gerente de Operaciones, as como a los Jefes
de Planta de YPFB Logstica S.A.

NOTA: Si bien el alcance es para todos los Clientes, actualmente solo es aplicable
para YPFB Refinacin S.A.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

TCGS Trminos y Condiciones Generales del Servicio

Contrato de Servicios firmado entre YPFB Logstica
CONTRATO
S.A y los Clientes.

4. TRMINOS Y DEFINICIONES
Empresa que entrega volmenes de Hidrocarburos a
YPFB Logstica S.A, para que sean almacenados en las
CLIENTE
Plantas dentro el territorio nacional.
YPFB Refinacin S.A.
YPFB LOGISTICA S.A., recibe volmenes del Cliente
ALMACENADOR para ser almacenados en las Plantas de Almacenaje
dentro el territorio nacional.
INSPECTOR DEL Personal de inspeccin de SGS para YPFB Refinacin
CLIENTE S.A
Acrnimo de Certificado de Recepcin/Entrega de
volmenes del Cliente al Almacenador o viceversa,
documento que contiene las medidas inicial y final de la
medicin de un tanque y el volumen en litros corregido a
CRE
60 resultante de esta medicin y que sirve para
sustentar los volmenes entregados o recibidos al o del
Cliente bajo verificacin de calidad del Producto.

CONCILIACIN DE Proceso de verificacin de la coincidencia de volmenes

VOLMENES registrados por el Cliente y el Almacenador de producto
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MOVIDOS del proceso de Almacenaje de Hidrocarburos.

Se refiere al volumen en litros Recibido del Cliente en un
Planta de almacenaje y que es acreditado como un
Ingreso de volumen en el Movimiento de Cuenta
VOLUMEN RECIBIDO Corriente del Cliente, volumen sustentado por un CRE.
El ingreso puede ser por diferentes medios:
Transferencias de tanque a Tanque, por Cisternas, de
Poliducto u Otros (Bidones, turriles, etc)
Se refiere al volumen en litros que sale de la Planta de
Almacenaje y que se entrega al Cargador o su
VOLUMEN
representante sustentado por un CRE. La salida puede
DESPACHADO
ser por diferentes medios: Por cisternas, turriles,
embarcaciones
Volmenes en Litros sustentados por un CRE resultantes
TRANSFERENCIAS de la transferencia fsica de un producto de un tanque
FISICAS emisor y el volumen en litros del tanque que recibi dicho
volumen (receptor)
Transferencias de volumen de una Cuenta de Cliente a
TRANSFERENCIAS otra Cuenta del mismo Cliente u otro Cliente sustentados
CONTABLES por una Autorizacin de Transferencia emitida por el
Cliente
SEMANA DE Semana que corresponde de Lunes a Domingo
CONCILIACIN
Documento que contiene el volumen que viene cargado
CONOCIMIENTO DE
en un cisterna y el cliente al que le pertenece dicho
CARGA
volumen.
RESUMEN POR Tabla que presentan los volmenes por dia recibidos por
PLANTA DE cisternas en una planta para un determinado cliente.
VOLUMENES
RECIBIDOS POR
CISTERNAS
RESUMEN GENERAL Tabla que presentan los volmenes por dia despachados
POR PLANTA DE por cisternas en una planta para un determinado cliente.
VOLUMENES
DESPACHADOS POR
CISTERNAS
Tabla que registra cronolgicamente por da el
MOVIMIENTOS DE
movimiento de volmenes (Saldo Anterior, Ingresos por
CUENTA CORRIENTE
distintos medios, Salidas por Distintos medios y Saldo
DE UN CLIENTE
Actual Contable y Fsico) del Cliente en un mes.
Es aquella Planta que recibe producto de un Poliducto el
cual es utilizado para componer un lote de producto y
continuar su transporte por otro ducto hasta una estacin
PLANTA VINCULADA Terminal o Planta.
A DUCTO Este producto ingresa a la cuenta Ductos Transporte;
Son plantas Vinculadas a ductos: Planta Qhora Qhora en
Sucre, Planta Villamontes en Tarija y Planta Camiri en
Santa Cruz.
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Es aquella Planta donde no existe la cuenta Ductos

Transporte. Son generalmente las Plantas Terminales,
donde no hay continuidad de transporte por ductos.
Son Plantas No Vinculadas a Ductos: Planta
PLANTA NO
Cochabamba, Planta Oruro, Planta Senkata, Planta
VINCULADA A DUCTO
Puerto Villarroel, Planta Santa Cruz, Planta San Jose,
Planta Monteagudo, Planta Potosi, Planta Uyuni, Planta
Tarija, Planta Tupiza, Planta Riberalta, Planta Trinidad y
Planta Puerto linares.

5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN

Responsabilidad Cargo
Elaboracin y Miembros del Comit Tcnico de Calidad:
Actualizacin Analistas de Operaciones Centro Occidente y
Sur Oriente Supervisor de Planta
Analistas del SGIC
Revision Superintendente de rea
Coordinador SGIC
Asesor Legal
Gerente de Operaciones
Aprobacin Gerente General
Aplicacin, Analistas de Operaciones
comunicacin, Jefes de Planta
difusin y Superintendentes de rea
distribucin. Coordinador de Estadsticas y Transporte
Mejora continua Responsables de mejora continua (RMC)
Coordinador del SGIC.
Analista del SGIC.

6. FICHA DE ANALISIS DEL PROCESOS

Ver anexo 1

7. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS

Ver anexo 2

8. REQUISITOS Y DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

8.1 Requisitos del Procedimiento
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Equipos, Materiales e Insumos requeridos:

ITEM ESPECIFICACIONES
Memoria RAM y amplia capacidad en Disco
Computador Porttil
Duro
Conexin veloz a internet Conexin On Line a Internet
Dos resmas de papel por mes (mnimo) y 5
Papel A4 y folders amarillos
folders amarillos por mes
Impresora Multifuncin siempre disponible
Impresora y Tner
para impresin, fotocopiado y escaneado

Requisitos Talento Humano:

Contar con slidos conocimientos operativos y logsticos de la Empresa.
Capacidad de trabajo bajo presin y en equipo
Capacidad analtica para interpretar y analizar datos y resultados.
Contar con slidos conocimientos de software e Informtica y manejo de paquetes de
Microsoft Office - versin actual).
Habilidad para el manejo de Sistemas de Informacin en diversas Plataformas (Web,
tradicionales, etc)

Requisitos Seguridad Industrial, Medio ambiente:

Vestir correcta y obligatoriamente todo el EPP de seguridad exigido.

Requisitos de Calidad:
Elaborar informes en formato requerido y vigente, con informacin correcta, legible y
donde est claramente descrito el Movimientos de Cuenta Corriente en Plantas del
Cliente, Planilla de Recepcin por Cisternas y Planilla de Despacho por Cisternas.

Requisitos del Cliente

Cliente interno:
Gerencia Financiera, Gerencia Operaciones:
Contar con documentacin fsica ordenada cronolgicamente y por Cliente de las
Conciliaciones firmadas por el Almacenador y el Cliente.
Contar con documentacin magntica (Disco Duro y DVDs) ordenada
cronolgicamente y por Cliente firmadas por el Almacenador y el Cliente
Emitir informacin dentro los trminos establecidos.
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Cliente externo:
Cargador (YPFB Comercial, YPFB Refinacin, etc.).
Resumen General Planta de Volmenes Recibidos por Cisternas
Resumen General Planta de Volmenes Despachados por Cisternas

Enviado al Cliente, en medio fsico como magntico y por email hasta mximo el martes al
final de la Jornada Laboral.

8.2 Desarrollo del Procedimiento

Responsable de la Conciliacin de Volmenes recibidos y despachados en Plantas.

GERENTE DE OPERACIONES

PASO N 1: Los JEFES DE PLANTA, envan por email al ANALISTA DE

OPERACIONES la siguiente informacin:

Movimiento Diario de Productos en Planta (archivo

comprimido.CAB), donde se reflejan: Saldo Iniciales, Recepciones,
Despachos, Transferencias, Variaciones y Saldo actual de cada
Cliente de la Planta. (envo diario mximo hasta hrs. 8:00 am).
GOPE-RG-PL-TODO-011: Movimiento de Cuenta Corriente del
Cliente por Producto Conciliado con el Cliente (documento en
formato PDF firmado por el Jefe de Planta y el Representante del
Cliente en dicha Planta, envo mximo hasta da Martes a medio da
de cada Semana de Conciliacin)
GOPE-RG-PL-TODO-029: Reporte consolidado de Recepcin de
Combustible debidamente firmado por el JEFE DE PLANTA y/o
GOPRE-RG-PL-TODO-032: Reporte consolidado de Recepcin
de Combustible Importado debidamente firmado por el JEFE DE
PLANTA.
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NOTA: La conciliacin de volmenes recibidos y despachados en Planta, es efectuada de

manera Semanal y Mensual.

PASO N 2: El ANALISTA DE OPERACIONES, hace correr el sistema para

determinar el Movimiento Diario de Productos en Planta (archivo
comprimido.CAB) en el sistema de Informacin: Centralizador de
Informacin, actualizando la base de datos del sistema Centralizador,
con la informacin del movimiento de las 16 plantas.

NOTA: Esta informacin debe ser actualizada diariamente de 7:30 a 8:30 a.m.

PASO N 3: El ANALISTA DE OPERACIONES entrega al INSPECTOR DEL

CLIENTE, los Movimientos de Cuenta Corriente del Cliente por
Producto Conciliado de cada Planta: GOPE-RG-PL-TODO-011, para que
ste proceda a su revisin (mximo Martes a medio dia)

NOTA:
En el caso del rea Sur-Oriente, el ANALISTA DE OPERACIONES enva
personalmente los Movimientos de Cuenta Corriente del Cliente por Producto
Conciliado de cada Planta: GOPE-RG-PL-TODO-011 para que proceda a su
revisin (mximo Martes a Medio Da).

PASO N 4: El ANALISTA DE OPERACIONES, elabora la Planilla de Conciliacin

de Recepciones de producto por Cisterna: GOPE-RG-PL-TODO-021.
Para ello, extrae del Sistema de informacin Centralizador de
Informacin de Plantas, los volmenes diarios ingresados por cisternas
registrados en la cuenta del Cliente y la contrasta con el Reporte
consolidado de Recepcin de Combustible: GOPE-RG-PL-TODO-029
y el Reporte consolidado de Recepcin de Combustible Importado:
GOPRE-RG-PL-TODO-032 enviado por el JEFE DE PLANTA.
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De haber diferencias, el ANALISTA DE OPERACIONES comunica al

JEFE DE PLANTA respectivo, para realizar la revisin de los documentos
de Planta (CRES de recepcin). El JEFE DE PLANTA corrige en su
Sistema de Plantas y reenva la informacin segn lo detallado siguiendo
los pasos N 1 y N 2.

PASO N 5: El ANALISTA DE OPERACIONES elabora:

La Planilla de Conciliacin de Despachos por Cisternas de
Plantas No Vinculadas a Ductos: GOPE-RG-PL-TODO-022 y,
La Planilla de Conciliacin de Despachos por Cisternas de
Plantas Vinculadas a Ductos: GOPE-RG-PL-TODO-023.
Para ello, extrae del Sistema de informacin Centralizador de
Informacin de Plantas, los volmenes diarios despachados por
cisternas registrados en la cuenta del Cliente. En la planta de origen,
estos volmenes estn sustentados por el Conocimiento de Carga.

PASO N 6: Se repiten los Pasos 4 y 5 para cada Planta de Almacenaje.

PASO N 7: El ANALISTA DE OPERACIONES enva al INSPECTOR DE LOGSTICA

DEL CLIENTE, los siguientes documentos generados:

GOPE-RG-PL-TODO-021: Planilla de Conciliacin de Recepciones de

producto por Cisterna.
GOPE-RG-PL-TODO-022: Planilla de Conciliacin de Despachos por
Cisternas de Plantas No Vinculadas a Ductos (Incluye el despacho de
Gas Oil a Cooperativas)
GOPE-RG-PL-TODO-023: Planilla de Conciliacin de Despachos por
Cisternas de Plantas Vinculadas a Ductos

Esto con la finalidad de que el cliente revise esta informacin y contraste con sus propios
volmenes calculados. As mismo, el INSPECTOR DE LOGSTICA DEL CLIENTE enva
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al ANALISTA DE OPERACIONES los mismos documentos pero preparados por el

Cliente, que si bien difieren en formato, contienen la misma informacin.

PASO N 8: El ANALISTA DE OPERACIONES procede a Conciliar lo volmenes con

el ENCARGADO DE LOGSTICA REGIONAL DEL CLIENTE y el
INSPECTOR DE LOGSTICA DEL CLIENTE. Se procede a revisar y
firmar los documentos de ambas partes, siempre y cuando exista una
coincidencia en los volmenes y fechas.
De existir diferencias, se hacen conocer las diferencias encontradas, se
revisa, se pide a los Jefes de Plantas que revisen/corrijan y re enven los
movimientos, se hace las correcciones respectivas. Cuando ya no existen
ms diferencias se procede a firmar tanto los documentos de YPFB
Logstica como los del Cliente.

PASO N 9: El ANALISTA DE OPERACIONES, enva los documentos detallados en

el PASO N 7, debidamente firmados (escaneados), tanto del Cliente
como los propios, al ENCARGADO DE FACTURACIN de la Empresa,
para que proceda a facturar dichos volmenes CONCILIADOS con el
Cliente.

9. PROCESOS INTERRELACIONADOS

Interrelacin de procesos a la entrada:

a) Movimiento de Plantas Diario para actualizar el Centralizador de Informacin
b) Planillas de Recepcin por Cisternas en Planta Semanales
c) Movimientos de Cuenta Corriente Semanales conciliados entre Jefe de Planta y
el Representante del Cliente en Plantas.

Interrelacin de procesos a la salida:

a) Planilla de conciliacin de recepciones de producto por cisterna debidamente
firmado por el Analista de Operaciones y el Cliente.
b) Planilla de Conciliacin de Despachos por Cisternas de Plantas No vinculadas a
Ductos debidamente firmado por el Analista de Operaciones y el Cliente.
 PROCEDIMIENTO GENERAL
CONCILIACION DE VOLUMENES RECIBIDOS Y
DESPACHADOS EN PLANTAS
c) Planilla de Conciliacin de Despachos por Cisternas de Plantas Vinculadas a
Ductos debidamente firmado por el Analista de Operaciones y el Cliente.
10. MATRIZ DE RESPONSABLES DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL
PROCESO
ACTIVIDAD
Generar Movimiento de Plantas
Diario
Realizar conciliacin de
Movimientos de Cuenta
Corriente con el Representante
del Cliente en cada Planta.
Semanalmente cada Lunes
Generar Planilla de Recepcin
por Cisternas
Preparar Documentos de la
Conciliacin de Recepciones y
despachos por cisternas en
Plantas de Almacenaje
Revisar Documentos de la
Conciliacin de Recibidos y
despachados por cisternas en
Plantas de Almacenaje docs.
Propios vs. los del cliente
Conciliar con el Cliente
Enviar documentos firmados de
la Conciliacin tanto del Cliente
como los propios
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ACCIONES A RESPONSABLE DE RESPONSABLE DE
EFECTUAR ACTIVIDAD SEGUIMIENTO
Envi diario va email de
los movimientos de las
16 plantas para Superintendentes de
Jefe de Planta
actualizar el rea
Centralizador de
Informacin.
Envi va email en
formato .pdf, legible de
los Movimiento de
Cuenta Corriente
Conciliado con el Cliente, Superintendentes de
Jefe de Planta
firmados por el Jefe de rea
planta y el Representante
del Cliente. Mximo
hasta Martes a medio da
de cada Semana
Enviar va email firmado
por el Jefe de Planta Superintendentes de
Jefe de Plantas
semanalmente mximo rea
Lunes por la tarde
Extraer del sistema los
volmenes diarios
recibidos y despachados
por cisternas, los Gerente de
Analista de Operaciones
despachos disgregados Operaciones
en Gas Oil, Planta
Vinculadas a Ductos y
No Vinculadas a Ductos
Revisar volmenes y
fechas de los docs del Gerente de
Analista de Operaciones
cliente y contrastar con Operaciones
los propios
Firmar los documentos
de la Conciliacin tanto
de YPFLOGISTICA y del Gerente de
Analista de Operaciones
Cliente cuando hay Operaciones
coincidencia de
volmenes y fechas
Escanear todos los
documentos de la
Conciliacin y enviar via
email al Encargado de
Facturacin de Gerente de
Analista de Operaciones
YPFBLOGISTICA para Operaciones
que proceda a facturar
dichos volmenes por
concepto de despachos
al Cliente
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11. RECURSOS FINANCIEROS, HARDWARE Y SOFTWARE

RECURSOS FINANCIEROS Contemplado en el gasto operativo

Acceso a internet y al Sistema de
RECURSOS HARDWARE Y SOFTWARE
Movimiento de Plantas

12. REGISTROS DE SALIDA DEL PROCEDIMIENTO

CODIGO DOCUMENTO
Registro de Lectura y Comprensin del
SGIC-RG-SG-TODO-001
Procedimiento
SGIC-RG-SG-TODO-002 Registro de Control de Copias del Procedimiento
Planilla de Conciliacin de Recepciones de
GOPE-RG-PL-TODO-021
producto por Cisterna.
Planilla de Conciliacin de Despachos por
GOPE-RG-PL-TODO-022
Cisternas de Plantas No Vinculadas a Ductos
Planilla de Conciliacin de Despachos por
GOPE-RG-PL-TODO-023
Cisternas de Plantas Vinculadas a Ductos

13. ACTUALIZACIONES DEL PROCEDIMIENTO

NO APLICA

14. IDENTIFICACIN DE CAMBIOS

NO APLICA

15. CONSULTA INTERNA

NOMBRE COMPLETO CARGO AREA DE CONFORMIDAD

TRABAJO
Gerente de
Freddy Moscoso Operaciones En fecha 03/06/2011
Operaciones
Analista de
Arlette Sandoval Operaciones En fecha 03/06/2011
Operaciones
Analista de
Jorge Iporre Operaciones En fecha 03/06/2011
Operaciones
Gerente de
Freddy Moscoso Operaciones En fecha 03/06/2011
Operaciones

Adolfo Mndez Asesor Legal Legal En fecha 20/09/2011

Gerencia Aprobado en fecha

Pablo Zubieta Gerente General
General 20/09/2011
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16. ANEXOS
ANEXO N 1: FICHA DE ANALISIS DE PROCESOS.
ANEXO N 2: DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS.