Word Avanzado

Compilado* por Jos M Vitaller Talayero

Departamento de Didctica y Teora de la Educacin

Facultad de Formacin de Profesorado y Educacin
Universidad Autnoma de Madrid

* Fuente: apuntes del programa Ramn y Cajal del Gobierno de Aragn

 ndice

1. Estilos..................................................................................................... 3
1.1. Aplicar un estilo de carcter o de prrafo. .............................................. 3
1.2. Crear un estilo de carcter ................................................................... 3
1.3. Crear un nuevo estilo de prrafo ........................................................... 4
1.5. Uso del rea de estilo .......................................................................... 4
1.6. Organizar estilos................................................................................. 5
2. Encabezados y pies de pgina .................................................................... 6
2.1. Autotexto en el encabezado ................................................................. 6
3. Columnas ................................................................................................ 7
4. Cuadros de texto ...................................................................................... 8
5. Formularios ........................................................................................... 10
5.1. Qu es un formulario?...................................................................... 10
5.2. Cmo crear un formulario? ............................................................... 10
5.3. Ventana de configuracin de un campo tipo texto.................................. 10
5.4. Ventana de configuracin de un campo tipo casilla de verificacin............ 12
5.5. Ventana de configuracin de un campo tipo lista desplegable .................. 12
5.6. Trabajar con formularios.................................................................... 12
6. Combinar correspondencia ....................................................................... 14
6.1. Creacin del documento principal ........................................................ 14
6.2. Crear origen de datos........................................................................ 14
6.3. Insertar campos ............................................................................... 16
6.4. Finalizar el proceso ........................................................................... 16
6.5. Creacin de etiquetas........................................................................ 16
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1. Estilos

Un estilo es un grupo de atributos de formato que puede

aplicarse de una sola vez. El estilo de carcter da forma-
to a palabras o lneas, mientras que el estilo de prrafo
da estilo a prrafos completos.

La plantilla normal lleva asociados una serie de estilos

que puedes ver desplegando estilo. Pero estos estilos
pueden modificarse y aadir otros nuevos, utilizando el
men formato/estilo.

1.1. Aplicar un estilo de carcter o de prrafo.

Se supone que el estilo est predefinido, as que slo
hay que seleccionar la palabra o palabras a modificar,
desplegar estilo y seleccionar el deseado.

En el caso de que el estilo a aplicar sea de prrafo, bas-

ta con que el cursor est dentro del prrafo para que se
aplique a todo.

1.2. Crear un estilo de carcter

La creacin de un estilo de carcter se hace desde Formato/estilo. Aunque el
punto de partida puede ser doble. Para estilo de carcter definiremos las caracters-
ticas manualmente, mientras que la forma automtica la definiremos en estilo de
prrafo. En el cuadro de dilogo que aparece es necesario introducir un nombre que
identifique al estilo y decidir si deseamos un estilo de carcter o de prrafo.

En el desplegable basado en, elegiremos un formato concreto, si deseamos que

conserve alguna de las caractersticas de ese formato, en caso contrario, podemos
hacerlo partiendo de texto normal.

Seguidamente, mediante el men formato, podemos aplicar las caractersticas de

Fuente que deseemos dar al nuevo estilo.
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Al crear un nuevo estilo, ste se habr agregado al desplegable estilo, por lo que,
para aplicarlo, seguiremos los pasos descritos en Aplicar estilo.

1.3. Crear un nuevo estilo de prrafo

Probablemente, la forma ms sencilla de crear un estilo (sea de carcter o de p-
rrafo) es partir de uno ya creado. Supongamos que pretendemos dar a varios p-
rrafos unas caractersticas concretas de sangras, vietas, bordes, sombreados...
Podemos dar el formato a uno de los prrafos y crear el estilo de prrafo partiendo
del ya formateado.

Simplemente, habr que sealarlo, entrar en Formato/Estilo, seleccionar nuevo,

ponerle nombre, indicarle que es estilo de prrafo y comprobar, en la descripcin,
que estn todas las caractersticas que queramos introducir.

1.4. Modificar estilos

Un estilo de prrafo o de carcter puede modificarse consiguiendo que esa modifi-
cacin se traslade a todas las partes de texto en los que se ha usado. El procedi-
miento es el siguiente:

Marcar el texto en el que deseemos modificar el estilo (de prrafo o de carcter) y

modificarlo. A continuacin, entrar en el desplegable estilo en el que estar selec-
cionado el estilo que estemos modificando, y hacer clic en l como si furamos a
aplicarlo. Saldr este cuadro de dilogo:

Si seleccionamos redefinir el estilo, todas las partes del texto que tuvieran aplicado
ese estilo quedarn reformateadas automticamente.

1.5. Uso del rea de estilo

Un documento puede incluir un rea que muestre los nombres de estilo aplicados a
todo el texto, esta rea slo ser visible en las vistas normal y esquema.

Para visualizar el rea de estilo, entraremos en Ver/Normal o Ver/Esquema y

una vez que el documento se vea en alguna de estas vistas, entraremos en
Herramientas/ /Opciones/Ver. En el rea Opciones de la vista normal y esque-
ma, escribiremos 1 en el Ancho del rea de estilo. Tras aceptar, el rea de estilo
aparecer en la pantalla.
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Para ocultar el rea de estilo, seguiremos el mismo procedimiento, escribiendo el

valor 0 en Ancho del rea de estilo.

1.6. Organizar estilos

Eliminar un estilo, puede hacerse desde el organizador que aparece en Forma-
to/Estilo. Habr que seleccionar el estilo de la lista y eliminarlo. Desde aqu tambin
podremos incorporarlo a la plantilla normal copindolo de la ventana derecha a la
ventana izquierda.
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2. Encabezados y pies de pgina

Los encabezados y los pies de pgina contienen informacin que se imprime en las
partes superior e inferior de cada pgina. Por ejemplo, en este manual, aparece
como encabezado de pgina informacin y nmeros de pgina.

Para trabajar con encabezados y pies de pgina, se utiliza una barra de herramien-
tas que se abre automticamente cada vez que queremos trabajar con ellos con
Ver/encabezado y pie de pgina. La zona de encabezados y pies de pgina apa-
rece delimitada por un rectngulo discontino.

Antes de comenzar a trabajar con los encabezados y los pies, tenemos que asegu-
rarnos de que hemos dejado suficiente margen para ellos (Archivo/Configurar
pgina/Mrgenes).

Desde este mismo lugar o utilizando el botn configurar pgina de la barra

de herramientas encabezado y pie de pgina, podemos configurar nuestro
documento para que no aparezcan los encabezados y pies de pgina en la primera,
si se trata de una portada, para poner encabezados y pies diferentes segn se trate
de pginas pares o impares (si queremos imprimir por las dos caras conviene que
el nmero de pgina siempre quede en el lado exterior de la pgina) o aplicar dife-
rentes encabezados y pies de pgina a diferentes partes del documento.

2.1. Autotexto en el encabezado

Mediante el botn de Insertar Autotexto, podemos
aadir a nuestros encabezados y pies de pgina algu-
nas entradas predefinidas. La informacin personal que
utiliza el programa depende de la que hayamos intro-
ducido en la configuracin de Herramien-
tas/Opciones/Informacin del usuario.
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3. Columnas

Para crear columnas pulsamos Formato-Columnas. Nos aparece la siguiente ven-

tana y all le indicamos el nmero de columnas, el ancho y el espaciado entre co-
lumnas. Si desactivamos la opcin Columnas de igual ancho podemos hacer colum-
nas diferentes. Tambin podemos hacer que aparezca una lnea de separacin entre
las columnas.

Si hemos activado las columnas en un documento (no sobre un texto previamente

escrito) y queremos pasar de una columna a otra, puede realizarse de dos formas:
esperarnos a que acabe la pgina o hacer un salto manual de columnas. Para reali-
zar el salto manual abrimos el men Insertar-Salto y en la ventana de dilogo
elegir la opcin Salto de columnas.
La creacin de columnas puede realizarse bien aplicando el formato de columnas a
un texto ya escrito, bien seleccionando la caracterstica de columnas antes de es-
cribir el texto. La primera de las opciones, parece la ms adecuada, ya que Word
intenta hacer una distribucin de texto equilibrada entre ambas. La segunda de las
opciones requiere que definamos previamente las caractersticas de las columnas y
que, una vez escrito el texto en la columna izquierda, insertemos un salto de co-
lumna donde consideremos oportuno para que pase a la columna derecha todo lo
que queda por debajo del salto; esta segunda posibilidad parece ms adecuada
cuando deseamos dejar desequilibrado el nmero de lneas de una u otra columna;
sin embargo, su comportamiento es ms rgido: en el primer caso, si insertamos
texto, ambas columnas se reequilibran, si lo hacemos en columnas creadas con
salto, el texto se incorpora en la columna donde pongamos el punto de insercin.
Recuerda que cada vez que cambies el formato de columnas, Word insertar un
salto de seccin continuo, lo que permite que en una pgina haya una estructura
compleja mezclando una o varias columnas.
Si utilizamos columnas muy estrechas, no conviene usar el ajuste justificado que
puede dejar muchos espacios en blanco para realizar el ajuste o, si lo usas, utilizar
la separacin de palabras con guiones.
La verificacin de la casilla Empezar columna permite insertar, desde ese punto, el
salto de columna. El texto que haya a partir del punto de insercin se desplazar al
inicio de la siguiente columna.
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4. Cuadros de texto

Un cuadro de texto es un elemento grfico en el que podemos incluir texto u otro

objeto dentro de l (tablas, imgenes, etc.). Se puede mover y colocar en cualquier
parte del documento. Al igual que las imgenes se puede modificar su formato,
basta con seleccionarlo haciendo clic sobre l y con el botn derecho elegir Formato
del cuadro de texto. Nos aparecer una ventana con varias pestaas y desde all
cambiarle ajustes, posiciones, lneas, etc.

Para insertar un cuadro de texto pulsaremos el botn de la barra de dibujo o

tambin desde el men Insertar-Cuadro de texto. El cursor se convierte en una
cruz para que dibujemos el cuadro. Una vez dibujado podemos escribir el texto que
deseemos. Con los botones de seleccin le podemos cambiar el tamao.

Si deseamos moverlo nos situaremos en la lnea exterior del mismo y arrastrare-

mos el ratn y si queremos salir fuera del cuadro hacemos clic en el documento.
Para volver a escribir en el cuadro de texto basta con hacer clic en su interior.

Al ser un elemento grfico a este cuadro de texto le podremos aplicar todas las op-
ciones que disponemos en la barra de dibujo: grosores de lneas, sombreados, 3
dimensiones, etc.

Cuando se inserta un cuadro de texto aparece una barra de

herramientas flotante que facilita el trabajo con cuadros. Su
principal caracterstica es que permite vincular dos o ms
cuadros, de forma que fluya el texto entre ellos. As, podemos
trabajar con la misma estructura de vietas que suelen utilizar en las imprentas.
Del mismo modo, podemos romper el vnculo entre dos cuadros, movernos al cua-
dro anterior o al siguiente y trabajar con la orientacin del texto.

La forma de hacerlo es sencilla: se escribe el texto en el primer cuadro, aunque

desborde el tamao. Posteriormente, se selecciona o crea otro cuadro de texto o
una autoforma a la que se definir como cuadro de texto mediante agregar texto.
Marcando el primero, se pulsa el botn crear vnculo y, al acceder al segundo, apa-
recer el cursor como una jarra. Bastar con hacer clic para que el texto fluya entre
ambos.

Si borramos texto del primer cuadro, parte del que hay en el segundo pasar a
ocupar ese espacio. Lo contrario suceder si aadimos texto en el primero.
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En realidad, cualquier autoforma puede hacer el papel de un cuadro de texto, bas-

tar con hacer clic derecho sobre ella seleccionando agregar texto; entonces, la
autoforma pasa a convertirse en un cuadro de texto con las mismas caractersticas.
Slo hay una diferencia: si queremos modificar el contenido de un cuadro de texto,
bastar con entrar con el ratn, mientras que si lo queremos hacer en una auto-
forma, ser necesario hacer clic derecho en ella para seleccionar modificar texto.
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5. Formularios

5.1. Qu es un formulario?
Podemos decir que un formulario es un documento electrnico destinado a ser re-
llenado por los usuarios mediante verificaciones de casillas, elecciones en listas o
rellenado de campos. Este documento suele partir de una plantilla en la que est
creado el formulario y su destino puede ser guardarlo en disco, imprimirlo, enviarlo
por correo electrnico e, incluso, publicarlo en la Web.
Los formularios abren un interesante campo en las aplicaciones didcticas, ya que
permiten elaborar cuestionarios que el alumnado puede rellenar manualmente o en
el ordenador; en este caso, el cuestionario nos lo puede devolver en papel, en disco
o por correo electrnico.

5.2. Cmo crear un formulario?

La creacin de formularios puede hacerse en un texto normal, aunque, muchas ve-
ces, sobre todo si se trata de un cuestionario, es recomendable hacerlo en una ta-
bla. Por otra parte, y teniendo en cuenta que su destino es ser rellenado por ms
de un usuario, lo ideal es crear una plantilla que, al abrirla, se convierta en docu-
mento. De esta forma, garantizamos que el formulario base quede sin modificacio-
nes para que se pueda continuar usando.
La creacin de formularios electrnicos se realiza mediante la apertura de su barra
de herramientas correspondiente.
Como puedes ver, hay cuatro tipos de campos:
Campo de texto: Es un campo des-
tinado a contener informacin escrita
con el teclado. Podemos aplicar distin-
tos formatos de texto: normal, num-
rico, fecha... Definir un campo como
clculo, puede permitirnos que se re-
flejen en l resultados de operaciones
matemticas realizadas con otros campos numricos que existan en el for-
mulario.
Casilla de verificacin. Es un campo que, al hacer clic en l, se verifica o
desmarca.
Lista desplegable, que permite seleccionar una opcin de entre varias pro-
puestas.
Cada una de las modalidades indicadas tiene una serie de opciones de configuracin
a las que accederemos usando el botn opciones de campos de formulario o
haciendo doble clic sobre el campo insertado. Las ventanas de configuracin de
cada una de estas modalidades aparecen ms abajo.
Vers que, en la barra de herramientas, aparecen tambin botones para trabajar
con tablas, facilitando as la colocacin de los campos de formulario en celdas.

5.3. Ventana de configuracin de un campo tipo texto

El desplegable tipo permite seleccionar las opciones del campo texto: ade-
ms del texto como tal, fecha, hora, nmero y clculo.
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En cada caso, el desplegable formato del texto permitir seleccionar los

parmetros que lo definan. En el caso de contenido numrico, pueden selec-
cionarse distintos formatos decimales y de moneda.
El tipo clculo incorpora el signo = en la casilla texto predeterminado pa-
ra que puedan introducirse las funciones que servirn para realizar el clcu-
lo. En los restantes tipos de texto podemos optar por dejarlo en blanco o es-
cribir expresiones del tipo "escribe aqu".

Tamao mximo
sirve para determi-
nar el nmero de
caracteres a intro-
ducir.
Existe la posibilidad
de ejecutar una
macro al entrar o
al salir. Imagina
que se trata de un
cuestionario de
evaluacin y que
has elaborado un
documento resu-
men del tema a va-
lorar, puedes intro-
ducir una macro
que permita el ac-
ceso a ese documento cuando se entra en el campo.
Si has introducido un campo de clculo, la opcin calcular al salir puede
estar activada.
La que tiene que estarlo siempre es relleno activado, pues de lo contrario,
no puede rellenarse el campo.
Finalmente, puede insertarse una ayuda que aparecer en la barra de esta-
do o al pulsar F1.
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5.4. Ventana de configuracin de un campo tipo casilla de verificacin

Una casilla de verificacin es un cuadro que, al hacer clic, se marca o se desmarca
con una X
Si configuramos el tamao de la casilla como automtico, se adaptar al
tamao de la fuen-
te que estemos
usando. De lo con-
trario, es necesario
marcar un campo
exacto e indicar el
tamao de la casi-
lla en puntos.
Tambin podemos
optar por que la
casilla aparezca
marcada o sin
marcar en valor
predeterminado.
El resto de las op-
ciones: ejecutar macro, especificaciones y agregar ayuda, funcionan igual
que hemos descrito en las casillas de tipo texto.
5.5. Ventana de configuracin de un campo tipo lista desplegable
Al entrar en un campo de lista, aparece un desplegable para que se seleccione una
opcin de entre las previstas.
Desde elemento de
la lista, agregamos
o quitamos los
elementos, en el
caso de que no es-
temos convencidos
con el orden, mo-
ver facilita el cam-
bio de posicin.
Los campos desple-
gables muestran
siempre la primera
opcin selecciona-
da. Si no se desea
que aparezca para
evitar crear confusin en cuestionarios, puede sustituirse por expresiones del ti-
po "selecciona tu respuesta" o bien escribir un signo del tipo ">" o ".", por
ejemplo. No es posible dejar la primera entrada en blanco.
Cuando se accede a un campo desplegable aparece la flecha que permite des-
plegarlo y se hace un poco ms grande. Por eso conviene dejar algunos espa-
cios extra tras ellos si se contina escribiendo texto en la misma lnea.

5.6. Trabajar con formularios

A continuacin, te damos unas recomendaciones para trabajar con formularios
1. El campo de formulario se inserta en un rectngulo que puede copiarse, mo-
verse o cortarse como cualquier texto.
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2. Si se desea dar un formato especfico a la fuente de un campo, basta con

marcar el campo y aplicarle el tipo de fuente, color, etc. que queramos,
cuando insertemos texto, o lo elijamos de un desplegable, aparecer con las
caractersticas de formato definidas.
3. Cuando estamos diseando un formulario, conviene activar el sombreado de
campo, porque nos facilitar controlar la posicin de cada campo.
4. Si aparecen dos corchetes enmarcando el campo de formulario, podemos
desactivarlos desde herramientas/opciones/ver, quitando la verificacin
de marcadores (no olvides que hemos comentado que cada campo de for-
mulario es un marcador).
5. Para realizar clculos en un campo de texto tipo clculo, tienes que tener en
cuenta las funciones descritas en las tablas.
6. Una vez finalizado el formulario, hay que protegerlo para impedir que se
puedan modificar los campos. Finalmente, lo ideal, como se ha comentado,
es guardarlo como plantilla.
7. Una vez guardado, la mejor forma de moverse por un formulario, para relle-
nar sus campos, es la tecla tabulador, aunque tambin podemos hacerlo
con el ratn.
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6. Combinar correspondencia

La combinacin de correspondencia supone obtener informacin en un documento

(documento principal) obtenida de otro documento (el origen de datos) para crear
un nuevo documento que contendr la informacin de ambos.

El documento principal puede ser, por ejemplo, una carta que va dirigida a distintas
personas y que puede contener distintas entradas de datos. El origen de datos con-
tiene los datos que se incluirn en esas entradas cuando se visualice o imprima el
documento final, fusin de ambos.

La combinacin de correspondencia requerir, pues, tres pasos:

6.1. Creacin del documento principal

Procederemos, como en cualquier otro caso, abriendo un documento en blanco y

escribiendo el documento principal, en el que tendremos que prever la ubicacin de
los datos que se insertarn ms adelante. Posteriormente entraremos en herra-
mientas/combinar correspondencia y, en la pantalla siguiente, elegiremos
Crear documento principal, seleccionando alguna de las opciones que se nos
ofrecen:

Si ya tenemos el documento creado, seleccionaremos la opcin ventana activa.

6.2. Crear origen de datos

Observars que, a medida que vamos avanzando en el proceso, se activan nuevas

opciones, en este caso, origen de datos. De entre las opciones que aparecen, selec-
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cionaremos crear origen de datos si no disponemos de ellos, en caso contrario, op-

taremos por alguna de las restantes posibilidades.

La creacin de un origen de datos se hace desde este cuadro de dilogo:

Se trata aqu de agregar o quitar campos a los que nos aparecen por defecto en la
columna de la derecha.

Tras aceptar, tendremos que guardar el origen de datos con el nombre y en la car-
peta que deseemos. Con ello, tendremos creada la estructura para introducir datos,
pero faltar llegar a la introduccin de la informacin, cosa que haremos mediante
modificar origen de datos:
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Aparecer una ficha en pantalla con los campos que nosotros hemos seleccionado,
en ella podremos rellenar los datos de cada individuo y pasar al siguiente mediante
Agregar nuevo. Una vez introducida toda la informacin, podemos volver al docu-
mento principal mediante aceptar.

6.3. Insertar campos

Es el momento de volver al documento principal, al que se habr aadido una barra

de herramientas nueva:

El desplegable Insertar campo de combinacin nos proporciona la lista de campos

seleccionados para que los coloquemos en las partes del documento que deseemos.

6.4. Finalizar el proceso

En esta ltima parte, podemos usar tres botones de la barra

de herramientas combinar correspondencia:

Revisar errores: para comprobar el documento principal antes de combinar para

imprimir o guardar.
Combinar al imprimir: que permite realizar la combinacin y enviar los resulta-
dos por impresora.
Combinar en un documento nuevo: realiza la combinacin en un nuevo docu-
mento que tendr tantas pginas como destinatarios de las cartas personaliza-
das. Puedes verlo mediante la presentacin preliminar.

6.5. Creacin de etiquetas

El procedimiento para crear etiquetas de correspondencia es muy similar:

1. Partimos de un nuevo documento en blanco.

2. En el men Herramientas, seleccionar Combinar correspondencia.
3. En la seccin Documento principal, hacer clic en crear y seleccionar etique-
tas postales y ventana activa.
4. En origen de datos, puedes crear un nuevo origen o seleccionar uno ya exis-
tente.
5. Si tienes que crear uno nuevo, procede como hemos descrito anteriormente
para crear un origen de datos e introducir los registros.
6. En preparar (de la seccin crear origen de datos), configura el cuadro de dilo-
go opciones para etiquetas o bien crea una etiqueta nueva.
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7. Si tienes que crear una nueva, introduce sus dimensiones

8. En el cuadro de dilogo crear etiquetas, inserta los campos de combinacin

correspondientes.
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9. Al aceptar, la pgina mostrar un aspecto como el siguiente.

10. A partir de este momento, ya puedes imprimir las etiquetas.