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Introduccin al mdulo 1

0:00
Bienvenido al mdulo 1 del Curso de Escritura de Gran Impacto aplicada a los Negocios.

0:05
En este primer mdulo veremos escritura general y pondremos ciertos aspectos en
perspectiva. Hablaremos de qu clase de elecciones lingsticas tendrs que
hacer, incluyendo el tono de la redaccin, la formalidad de la misma. Consideraciones
importantes al planear tu escrito y tu eleccin de palabras.

0:24
La primera consideracin es: qu ests intentando decir. Y la segunda es tu audiencia.

0:31
Hablaremos acerca de la importancia de la brevedad y claridad en la redaccin
empresarial. As como eleccin de palabras y estructura de la oracin, que se encuadran
en el objetivo de ser breve y directo.

0:43
Dar informacin sobre el uso de palabras de gran impacto, la no utilizacin de las jergas y
los coloquialismos, y cmo escribir documentos de cierta complejidad tcnica.

0:56
Hacer un acercamiento a la elaboracin de un documento extenso o importante, ser la
ltima clase de este mdulo.

1:02
Compartir ideas sobre cmo proceder para asegurar que crees un documento de alta
calidad, alto valor y sencillo de entender del modo ms eficiente posible. Antes de empezar
a escribir piensa un poco en los objetivos de crear este documento.

1:20
Ests tratando de informar, de motivar, de convencer, de pedir opiniones, hacer una
peticin, limar diferencias?

1:33
Para ayudarte a planificar pregntate, qu debe conseguirse con este documento?

1:40
Qu tiene el lector que saber, que entender, que realizar?

1:44
Si tu propsito es informar, llnalo de contenido, minimiza la jerga y las palabras
innecesarias. Otros propsitos podran justificar un contenido estilstico ms extenso o
literario, pero no cuando simplemente tratas de informar, que es lo que habitualmente
pretendes con un documento de negocios.

2:03
En este curso trataremos la redaccin empresarial, que generalmente tiene el propsito de
dar informacin o solicitarla, hacer un anlisis, una recomendacin o explicacin, proponer
un curso de accin, un convenio o acuerdo.

2:22
En este mdulo, mi objetivo es ayudarte a enmarcar tu proyecto escrito y considerar y
reflexionar sobre el propsito o la intencin del documento que ests creando, la
audiencia para la que escribes o qu expectativas puede tener esa audiencia.

2:38
El contenido, en trminos de lo que cabe en el documento y lo que no, y cmo organizarlo
2:45
Y finalmente, un par de aproximaciones estratgicas a la preparacin de documentos.

2:51
Principalmente, documentos ms complejos como informes, propuestas y casos prcticos.

2:58
Hay bastantes actividades en este mdulo que te darn la oportunidad de pensar en los
conceptos presentados y un cuestionario al final para evaluar tu comprensin.

Transcripcin interactiva

Spanish

0:02
En nuestra primera clase vamos a hablar de tu audiencia.

0:05
Es importante ser muy cuidadosos con respecto a la audiencia, y escribir con su punto de
vista en mente.

0:12
A causa de la proliferacin en el nmero de fuentes de informacin,

0:17
muchos estamos abrumados con la cantidad de cosas para leer.

0:20
Hay correos electrnicos, entradas de blog, articulos en revistas especializadas, cartas y
propuestas.

0:25
Por lo tanto, para lograr que alguien se tome el tiempo de leer lo que ha escrto, es
necesario capturar su atencin rpidamente. Debers justificar ante tu pblico el porqu
deben continuar leyendo mas all de las primeras frases.

0:39
Para lograrlo, debes ir rpidamente al grano y ser muy claro en tus intenciones.

0:46
Esta clase tratar de cmo asegurar que tus lectores vean el valor en leer tu documento,
cmo el tono y el estlo del lenguaje afectar cmo perciben los lectores tu mensaje.

0:58
Adems, hablaremos de estrategias que aseguren que tu pblico sea capaz de entender tu
mensaje.
1:05
Piensa en tus objetivos y en tus responsabilidades como autor del documento.

1:09
Tambien, recuerda que tu lector, como la mayoria de nosotros, probablemente tiene
mucho material escrito en su bandeja de entrada.

1:17
Como todos sufrimos por el exceso de informacin, la tendencia es a no leer mas all del
primer parrafo, a menos que sea sumamente interesante.

1:26
Como autor de un documento debes aclarar desde un principio que tienes algo valioso que
decir.

1:34
Algo especficamente valioso para tu lector.

1:38
Para lograr que tu lector contine mas all de las primeras oraciones, debers
demostrarle que el valor del contenido merece el tiempo que invertirn en leerlo.

1:48
Esto es verdad independientemente del documento. Independientemente del pblico o del
tema a tratar. Del tema o propuesta.

1:55
El lector debera reconocer el valor de leer ms alla de las primeras oraciones en esas
mismas oraciones.

2:02
Esto se aplca a todos los documentos de negocios sean correos electrnicos,
cartas, reportes, casos, propuestas o cualquier otro tipo de documento.

2:13
Como lograrlo? Lo primero, ir directo al grano.

2:18
Esto no quiere decir ser grosero, sino ser educado, profesional y enfocado.

2:25
Si tu documento es una carta, podras querer abrir con gentilezas. No las alargues ni
tampoco uses tono casual o seas poco profesional. Una oracin o dos es suficiente,
despus al grano.

2:41
En segundo lugar, facilita la lectura de tu material siendo muy claro, eficiente y
entretenido.

2:48
S agradable y amistoso.

2:51
Evita el lenguaje demasido formal o frases prolijas innecesarias.

2:56
Recuerda, no ests tratando de impresionar a tu maestro de lengua en la escuela con tu
capacidad de producir vvidas descripciones repletas de adjetivos.

3:05
Piensa en tu pblico.

3:07
Escribes un correo electrnico a un colega de la compaa?

3:12
Un reporte al gerente?

3:15
Un resumen general para un alto ejecutivo ...

3:19
o una propuesta para un cliente o posible cliente?

3:24
Cmo hacer llegar el mayor valor a esta persona o grupo de personas, recordando que
quien te lee necesita ver el valor en continuar con la lectura de tu documento de
inmediato?

3:36
Como ya dije, tu pblico seguramente esta muy ocupado. Como la mayora de nosotros.

3:42
Algunas veces, la gente decide leer o borrar un mensaje o documento basado en el ttulo
del correo electrnico. o en las primeras dos oraciones de un reporte.

3:53
Intenta ponerte en los zapatos de tu pblico.

3:57
Tiene esa parsona obligacin de leer tu escrito?

4:01
La respuesta a esa pregunta, generalmente es no. Por eso debes darles una razn para
hacerlo. Cuando escribas para directivos, asegrate de ser muy claro acerca de lo que
necesitan y quieren saber.

4:14
Pregunta acerca de las expectativas de directivos y gerentes y si tuvieras acceso a ello,
revisa documentos similares que hayan sido bien recibidos.

4:25
Investiga las expectativas de los directivos en cuanto a contenido y su punto de vista en
cuanto al tema.

4:34
A medida que escribes, asegrate de estar abordando las inquietudes ms importantes
y las preguntas que este gerente tiene.

4:40
Cuando ests escribiendo para una audiencia grande y diversa, escribe para el pblico
general.

4:46
Personas que estn bien educadas, pero que simplemente no estn bien informadas sobre
este tema.

4:52
Haz esto siendo respetuoso y claro, pero conciso.

4:57
Escribe como si tu lector fuese parte de tu equipo y lo estuvieses poniendo al da, a l o
ella.

5:02
Evita el lenguaje tcnico. o terminologa exclusiva de tu industria o compaa. Debes ser
claro y no muy tcnico. Pero evita sonar condescendiente.

5:15
Es probable que tu lector se sienta excluido si utilizas muchos trminos especficos de la
industria o un lenguaje que requiera demasiada explicacin.

5:24
Siendo claro o conciso hars que el mensaje sea ms persuasivo, y accesible para todos
los lectores. Otra manera de asegurarte de que llegas a tu audiencia es escribir desde el
punto de vista del lector.

5:36
Aunque eres la persona que argumenta, que est tratando de persuadir o explicar algo,
escribe como si fueses el lector.

5:44
Piensa constantemente sobre cmo tu lector o lectores percibirn, o interpretarn lo que
has escrito.

5:51
Recuerda, t ya ests convencido o ya posees este conocimiento. Este no es el caso del
lector.

5:58
A medida que vayas revisando tu documento para ser ms claro, juzga desde el punto de
vista del lector. No desde el tuyo. La consideracin final con respecto a tu pblico es el
tono.

6:10
T quieres agradar y sonar natural, como si estuvieras conversando en vivo.

6:15
Escriba ms o menos como lo dira con la voz, pero sin excesos de confianza, como "as"
o "ya sabes".

6:22
Tu lenguaje variar algo dependiendo del lector. Pero incluso si t no conoces bien al
lector o si es un ejecutivo senior, evita demasiada formalidad y palabrera.

6:35
Cuando te refiera a personas concretas, menciona sus nombres en vez de sus cargos. y
usa pronombres personales como "nosotros", "usted" y "ella". en vez de palabras como "el
lector" o "el participante". estos suenan formales y desconectados.

6:53
Querrs inclur cortesas tales como "por favor" y "gracias", y mantener un tono positivo y
educado.

6:59
Procura ser positivo y profesional aunque no te sientas felz, o ests escribiendo una carta
de rechazo o queja.

7:08
Socavars tu objetivo siendo hostil o inapropiado.

7:13
El sarcasmo debe evitarse siempre.
7:16
El sarcasmo tiende a expresar desdn, y un sentido de superioridad que no ser
bienvenido por tu lector.

7:25
Relacionado a esto est la perspectiva de la voz.

7:28
Usa una voz activa antes que una voz pasiva siempre que puedas.

7:33
La voz activa suele ser ms positiva.

7:36
Por ejemplo: "Se han conducido ciertos debates por nuestro equipo de tecnologa para
..." "... buscar una solucin a tu problema."

7:44
Alternativamente podras decir, "Nuestro equipo de tecnologa est trabajando
activamente en una solucin a tu problema." Cul suena ms fuerte? Cul suena ms
orientada a la accin? Cul va a apelar ms a la perspectiva de sus lectores?

8:02
Otro ejemplo. "Una inusual cantidad de pedidos que llegaron esta maana tiene a nuestro
..." "... departamento de servicio al cliente extremadamente ocupado."

8:13
O: "nuestro departamento de servicio al cliente est ..." "... muy ocupado en este momento
por una cantidad inusual de pedidos en un solo da."

8:23
Cul de ambas es ms directa y va al grano?

8:28
Tambin, mientras ests escribiendo, expresa un tono de buena voluntad.

8:33
Esto lo logras exhibiendo tu preocupacin por el punto de vista de los dems.

8:39
Escribe como si cada lector fuera tu cliente ms importante y resalta lo que les importan
ms a ellos como personas, y como empleados considerando el tamao de la compaa,
el sector del mercado que atienden, y la cultura de su compaa.

8:54
Adems, has de creer en la buena voluntad de otros. Escribe como si creyeras en su
buena voluntad y cooperacin an si no has experimentado buena voluntad de ellos o no
la sientes. Si ests enojado, ten cuidado de no mostrar tu emocin de enojo inicial en tu
escrito.

9:12
Muchas personas concluyen que escribir una texto con tono enojado puede ser
provechoso. con el fin de superar sus frustraciones, pero despus no lo envan.

9:22
Escribes la carta que ests tentado a enviar en Word, no en tu aplicacin de
correo. Luego escribes una carta profesional suponiendo la benevolencia del receptor
y envas esta ltima.

9:33
Finalmente, s muy sensato con el sentido del humor. Puede ser difcil saber qu se
considera gracioso para personas diferentes en ambientes diferentes.

9:43
Un consejo es usar citas cmicas de personas famosas, personas cuyos nombres sern
reconocidos. Existe mucho menos riesgo al hacer esto. En resumen, esta leccin se
enfoc en tu audiencia. Su posicin, sus antecedentes y sus expectativas.

10:00
Mientras escribes cuidadosamente considera esta audiencia, Escribe desde la perspectiva
de tus lectores. Se claro, al punto y respetuoso.

10:09
Considera el conocimiento de tus lectores y su perspectiva en el asunto y juzga la claridad
de tu escritura desde la perspectiva de tu lector.

10:18
Finalmente, escribe siempre con un tono positivo de voz activa, y expresa buena
voluntad, sin importar cul sea tu mensaje.

Transcripcin interactiva

Spanish

0:02
En la leccin dos, nos enfocaremos en su mensaje. Qu es exactamente lo que usted
quiere decir, y cmo quiere abordar el tema. Hablar sobre las prcticas actuales ms
efectivas en relacin con el idioma, el estilo y formato y les dar algunas estrategias
especficas para lograr ser breves y claros a la hora de escribir.

0:22
Y hablaremos sobre qu elementos deben estar en un resumen dependiendo de si se trata
de un prrafo para una carta o de un documento ms extenso.

0:32
Cul es la mejor manera de presentar su informacin, solicitar algo, proponer?

0:39
Una vez que usted analice las necesidades y perspectiva de su audiencia, piense en
cmo quiere presentarse y cmo deseara que los dems lo perciban.

0:49
Tenga en cuenta que a diferencia de una conversacin en vivo, en persona o por
telfono, el receptor de su documento tiene una sola fuente de datos para interpretar lo
que usted quiere decir, para saber lo que usted quiere comunicarle, para conocer el tono
de su mensaje. y ese medio es la escritura.

1:06
Cuando hablamos personalmente, contamos con los tonos de la voz, el lenguaje
corporal y los gestos para ayudarnos a comunicar el mensaje. Sin embargo, en un
documento escrito, usted cuenta nicamente con sus palabras.

1:18
Por lo tanto, stas deben ser cuidadosamente escogidas y organizadas.

1:23
Adems recuerde que la mayora de la gente est muy ocupada y que tiene muy poco
tiempo para leer documentos muy largos.

1:30
As que por lo tanto usted solo cuenta con algunas pocas oraciones para atraer la atencin
del lector y demostrar que su texto tiene valor y merece el tiempo y atencin hasta el
final.

1:41
Y por supuesto, usted desea ser amistoso, entretenido y profesional. Sin sobrepasarse y
hacer apuntes tontos, superficiales, irrespetuosos o poco profesionales.

1:53
Una vez que usted ha ganado la atencin del lector y ha demostrado que su texto tiene un
valor, mantenga la atencin del lector al aportarle contenido valioso. Mencione hechos
comprobados, evidencias y resultados de estudios reales. Demostrar que conoce bien los
hechos, es una manera excelente de ganar credibilidad.

2:14
Presente los hechos en orden cronolgico, cuando hay cronologa o en orden de
complejidad o de importancia en caso de que no la haya.

2:22
Cuanta ms evidencias presente para sustentar sus argumentos, ms persuasivo ser.

2:29
Adems escriba de manera que su audiencia pueda entender fcilmente lo que est
tratando de decirle.

2:34
Evite el uso de jerga especializada, frases complejas o lenguaje errneo.

2:41
Al escribir de manera clara y directa har que cualquier adulto pueda entender fcilmente
lo que ha escrito.

2:48
No estoy sugiriendo cree un mensaje banal o que use palabras imprecisas.

2:54
De hecho, escribir oraciones que sean fciles de entender puede ser una tarea un poco
difcil.

3:00
Quizs tenga que revisar muchas veces lo que ha escrito para lograr transmitir de una
manera clara lo que quiere decir.

3:07
Pero bien vale la pena. Si sus lectores tienen dificultad para entender lo que ha escrito, es
muy probable que paren de leer e incluso pueden cambiar de opinin sobre usted por
haberles dificultado la lectura. Con relacin al tema de la jerga, utilice siempre el lenguaje
comnmente utilizado en su industria. pero evite palabras o frases que sean exclusivas de
ciertas funciones o actividades laborales.

3:33
Si no est seguro si ha alcanzado su objetivo o simplemente quiere estar seguro trate de
consultar con un colega de un departamento diferente al suyo, pdale que lea su
borrador para ver si ellos pueden identificar lo que creen que seran los puntos ms
importantes del texto.
3:45
Si no es sencillo para ellos, ha de trabajar ms en el documento.

3:49
El tema de la claridad puede ser difcil de lograr, especialmente cuando se piensa que con
solo agregar unas pocas palabras o unas pocas frases, el mensaje estar completo. Usted
deber tratar de escribir de manera tan clara que sus lectores no tengan confusin o
entiendan errneamente lo que quiere decirles. Dos pistas con relacin a la claridad en la
escritura son utilizar un lenguaje simple y evitar el uso de jerga de negocios.

4:15
Para mantener un lenguaje simple, Comience por no mover sus oraciones de un lado a
otro para sonar formal.

4:21
Por ejemplo, en la oracin:

4:25
"Es importante que nos encontremos lo antes posible para discutir este problema. ..." "Por
tanto, podra comunicarme cundo est usted disponible?"

4:33
La frase es mucho ms compleja de lo que se requiere.

4:36
En cambio usted podra proponer: "Est usted disponible el prximo martes o jueves
..." "para que nos encontremos a discutir el problema?" Entonces, a qu me refiero con
jerga de negocios?

4:45
Me refiero aqu a las palabras o frases de negocios que normalmente encontramos en
cartas formales, como "cuando su disponibilidad lo permita"

4:54
Estas frases tienen a hacer que sus documentos parezcan estandarizados o que usted no
se ha tomado el tiempo para definir con claridad qu es lo que est tratando de decir.

5:03
En lugar de eso puede decir: "Tan pronto como usted pueda".

5:08
Revisemos algunas frases comunes. Despus de que yo le diga el trmino o frase
formal, trate de encontrar la frase alternativa que sea ms directa.

5:19
"A la luz del hecho de que ... "
5:23
"Como lo convinimos en nuestra conversacin telefnica en la fecha de hoy ..."

5:29
"Siguiendo sus instrucciones ..." "Tuve un encuentro con Roger Smith para hablar del tema
antes mencionado "

5:36
"Por favor, tenga en cuenta que la fecha lmite para ..." "La competicin antes mencionada
tiene lugar el 2 de abril de 2012, lunes." "Agradezco muchsimo su cortesa y su
colaboracin con respecto a este asunto."

5:52
"Por favor, no dude en contactarme si tiene preguntas relacionadas ..." "con este asunto."

5:58
Otra forma de jerga de negocios es el uso de frases que estn de moda, Utilizar estas
frases hacen que usted suene demasiado informal. Cuando se dice por ejemplo: "andar
gastando por ah la semana prxima." Para decir: "estar trabajando fuera de la ciudad y
no tendr tiempo disponible."

6:17
Otra expresin sera por ejemplo: "Toquemos base la semana que viene."

6:22
Aunque la gente utilice esa expresin en la oficina, no es recomendable utilizarla en
escritos. En lugar de eso diga: "Le enviar un correo el lunes con las posibles fechas de
nuestro encuentro."

6:33
Aunque frases como stas pueden ser muy comunes en conversaciones cotidianas en la
oficina e incluso pueden ser muy populares en el mundo moderno de los negocios. La
jerga comn de los negocios no debe ser utilizada en documentos escritos.

6:48
Como dije antes, cuando escriba documentos de negocios, piense en ser conciso. La
escritura aplicada a los negocios es directa y breve.

6:59
Para los lectores en Amrica del Norte, usted debe ir directo al tema, despus de unas
cortas expresiones de cortesa formales. Luego debe ir directamente al tema, tan
claramente como pueda. Siendo tan claro y breve como sea posible. En su libro Writing for
Business, Jane Hicks dice: Se capta ms atencin cuando se utilizan menos
palabras. Tenga en cuenta que recibimos muchos mensajes todo el tiempo Mucho
contenido en Internet y en nuestro buzn de correo solicitando nuestra
atencin. Generalmente leemos rpidamente las cosas que se leen en poco
tiempo. Piense en la escritura de negocios ms como un reportaje de noticias. Un anuncio
de 30 segundos en el noticiero de la noche, con el cual no busca impresionar a su
profesor de ingls con su habilidad gramatical o escribiendo descripciones exhaustivas del
paisaje o de las situaciones.

7:50
A continuacin le presento algunas ideas para ayudarle a escribir.

7:55
Primero, aunque ya lo he mencionado, pero es verdaderamente importante. Vaya directo
al tema central de su documento.

8:02
Segundo, al escribir use la voz activa en lugar de la pasiva. La voz activa es mucho ms
fuerte y generalmente es ms corta. Es un lenguaje ms directo Por ejemplo, en lugar de
decir, "se me ha comunicado que ..." intente decir: "ella me explic que ..."

8:22
Sin embargo, hay momentos en que se debe usar la voz pasiva por ejemplo cuando usted
quiere sonar menos acusador Por ejemplo: "se cometieron algunos errores en el
procesamiento de documentos." Suena menos acusador que decir: "el departamento de
Recursos Humanos no proces bien los documentos." Este uso del lenguaje garantiza un
tono positivo, y una sensacin de buena voluntad.

8:48
Tercero, evite utilizar terminaciones recargadas como "-mente", "-ando", "-yendo". Por
ejemplo, en lugar de decir: "tommonos un tiempo para hacerlo reflexionadamente
..." Simplemente diga: "Reflexionemos."

9:01
O: "durante la discusin de hoy, hablamos detenidamente de los siguientes temas ..." En
lugar de eso diga: "Hoy hablamos de los siguientes temas ..."

9:11
Finalmente, sea inclemente a la hora de editar. Necesitar quitar palabras, oraciones y
nombrar las cosas de una manera mucho ms directa.

9:22
Ahora, trate de hacer el siguiente ejercicio: Cuando termine de hacerlo, por favor contine
la leccin de este mdulo.

9:33
Un sumario generalmente aparece al comienzo del documento y vara en extensin
dependiendo del tipo de documento del que se trate.

9:41
Toda propuesta escrita, reporte, caso de negocios o documento de investigacin debe
tener un sumario. Que generalmente aparece al comienzo del documento.

9:50
Un resumen ejecutivo generalmente es un documento separado que se aade a otros
documentos ms largos y extensos.

9:58
Y hablaremos de los resmenes ejecutivos en el mdulo tres.

10:02
Para otros documentos diferentes a los resmenes ejecutivos un buen sumario que
aparezca al comienzo de un documento debe estar bien enfocado ser especfico, directo, e
incluir informacin crucial.

10:16
Debe haber una oracin en el sumario al comienzo del documento

10:20
que responda para las secciones siguientes las cinco preguntas bsicas: Quin, qu,
cundo, dnde y por qu.

10:31
Procure evitar crear un texto recargado. Dle al lector solamente la informacin que
necesita para entender lo que quiere decirle, ni ms ni menos.

10:42
Generalmente, lo mejor y lo ms fcil es dejar el sumario para el final. Escriba una frase
que recoja las cinco preguntas bsicas de las que hemos hablado para cada prrafo de su
documento, y luego utilice esas frases como estructura de su sumario.

10:56
Use palabras o frases conectoras para unir esas oraciones descriptivas.

11:02
En este curso he hablado de la importancia de ser breves, claros y de ir directo al
tema. Habl de la importancia de usar un lenguaje directo y positivo y del uso de la voz
activa a menos que est buscando suavizar su mensaje.

11:16
Haga que para su audiencia valga la pena leer su texto haciendo que sea fcil de
entender y aydeles a que entiendan desde las primeras oraciones por qu deben leerlo.

11:26
Apoye sus afirmaciones o demandas en hechos y evidencia con bases slidas y asuma
que existe buena voluntad de todas las partes involucradas.

11:35
Finalmente, cuando haga su resumen, ya que tendr que volver varias veces al
documento, Podra empezar por escribir una oracin sencilla para cada prrafo. Una
oracin que contenga las cinco preguntas: el quin, qu, cundo, dnde y cmo de cada
prrafo que quiere resumir.

En la leccin dos, nos enfocaremos en su mensaje. Qu es exactamente lo que usted quiere


decir, y cmo quiere abordar el tema. Hablar sobre las prcticas actuales ms efectivas

en relacin con el idioma, el estilo y formato y les dar algunas estrategias especficas para
lograr ser breves y claros a la hora de escribir. Y hablaremos sobre qu elementos deben estar
en un resumen dependiendo de si se trata de un prrafo para una carta

o de un documento ms extenso. Cul es la mejor manera de presentar su informacin,

solicitar algo, proponer? Una vez que usted analice las necesidades y perspectiva de su
audiencia, piense en cmo quiere presentarse y cmo deseara que los dems lo perciban.
Tenga en cuenta que a diferencia de una conversacin en vivo,

en persona o por telfono, el receptor de su documento tiene una sola fuente de datos

para interpretar lo que usted quiere decir, para saber lo que usted quiere comunicarle,

para conocer el tono de su mensaje. y ese medio es la escritura. Cuando hablamos


personalmente, contamos con los tonos de la voz,

el lenguaje corporal y los gestos para ayudarnos a comunicar el mensaje. Sin embargo, en un
documento escrito,

usted cuenta nicamente con sus palabras. Por lo tanto, stas deben ser cuidadosamente
escogidas y organizadas. Adems recuerde que la mayora de la gente est muy ocupada y que
tiene muy poco tiempo para leer documentos muy largos. As que por lo tanto usted solo
cuenta con algunas pocas oraciones

para atraer la atencin del lector y demostrar que su texto tiene valor y merece el tiempo y
atencin hasta el final. Y por supuesto, usted desea ser amistoso, entretenido y profesional.
Sin sobrepasarse y hacer apuntes tontos, superficiales,
irrespetuosos o poco profesionales. Una vez que usted ha ganado la atencin del lector y ha
demostrado que su texto tiene un valor, mantenga la atencin del lector al aportarle
contenido valioso. Mencione hechos comprobados, evidencias y resultados de estudios reales.
Demostrar que conoce bien los hechos,

es una manera excelente de ganar credibilidad. Presente los hechos en orden cronolgico,
cuando hay cronologa o en orden de complejidad o de importancia en caso de que no la haya.
Cuanta ms evidencias presente para

sustentar sus argumentos, ms persuasivo ser. Adems escriba de manera que su audiencia
pueda entender

fcilmente lo que est tratando de decirle. Evite el uso de jerga especializada, frases complejas
o lenguaje errneo. Al escribir de manera clara y directa har que cualquier adulto pueda
entender fcilmente lo que ha escrito. No estoy sugiriendo cree un mensaje banal

o que use palabras imprecisas. De hecho, escribir oraciones que sean fciles de entender

puede ser una tarea un poco difcil. Quizs tenga que revisar muchas veces lo que ha escrito
para lograr transmitir de una manera clara lo que quiere decir. Pero bien vale la pena. Si sus
lectores tienen dificultad para entender lo que ha escrito,

es muy probable que paren de leer e incluso pueden cambiar de opinin sobre usted

por haberles dificultado la lectura. Con relacin al tema de la jerga, utilice siempre el lenguaje
comnmente utilizado en su industria. pero evite palabras o frases que sean exclusivas

de ciertas funciones o actividades laborales. Si no est seguro si ha alcanzado su objetivo o


simplemente quiere estar seguro trate de consultar con un colega de un departamento
diferente al suyo,

pdale que lea su borrador para ver si ellos pueden identificar lo que creen que seran

los puntos ms importantes del texto. Si no es sencillo para ellos, ha de

trabajar ms en el documento. El tema de la claridad puede ser difcil de lograr,

especialmente cuando se piensa que con solo agregar unas pocas palabras o unas pocas frases,

el mensaje estar completo. Usted deber tratar de escribir de manera tan clara

que sus lectores no tengan confusin o entiendan errneamente lo que quiere decirles. Dos
pistas con relacin a la claridad en la escritura son utilizar un lenguaje simple y evitar el uso de
jerga de negocios. Para mantener un lenguaje simple, Comience por no mover sus oraciones

de un lado a otro para sonar formal. Por ejemplo, en la oracin: "Es importante que nos
encontremos lo antes posible para discutir este problema. ..." "Por tanto, podra
comunicarme cundo

est usted disponible?" La frase es mucho ms compleja de lo que se requiere. En cambio


usted podra proponer: "Est usted
disponible el prximo martes o jueves ..." "para que nos encontremos a discutir el problema?"
Entonces, a qu me refiero con jerga de negocios? Me refiero aqu a las palabras o frases de
negocios que normalmente encontramos en cartas formales, como "cuando su disponibilidad
lo permita" Estas frases tienen a hacer que sus documentos parezcan estandarizados o que
usted no se ha tomado el tiempo para definir con claridad

qu es lo que est tratando de decir. En lugar de eso puede decir: "Tan pronto como usted
pueda". Revisemos algunas frases comunes. Despus de que yo le diga el trmino o frase
formal, trate de encontrar la frase alternativa que sea ms directa. "A la luz del hecho de que
... " "Como lo convinimos en nuestra conversacin telefnica en la fecha de hoy ..." "Siguiendo
sus instrucciones ..." "Tuve un encuentro con Roger Smith para hablar del tema antes
mencionado " "Por favor, tenga en cuenta que la fecha lmite para ..." "La competicin antes
mencionada tiene lugar

el 2 de abril de 2012, lunes." "Agradezco muchsimo su cortesa y su colaboracin

con respecto a este asunto." "Por favor, no dude en contactarme si tiene

preguntas relacionadas ..." "con este asunto." Otra forma de jerga de negocios es el uso de
frases que estn de moda, Utilizar estas frases hacen que usted suene demasiado informal.
Cuando se dice por ejemplo: "andar

gastando por ah la semana prxima." Para decir: "estar trabajando fuera de la ciudad

y no tendr tiempo disponible." Otra expresin sera por ejemplo: "Toquemos base la semana
que viene." Aunque la gente utilice esa expresin en la oficina,

no es recomendable utilizarla en escritos. En lugar de eso diga: "Le enviar un correo el lunes

con las posibles fechas de nuestro encuentro." Aunque frases como stas pueden ser muy
comunes

en conversaciones cotidianas en la oficina e incluso pueden ser muy populares

en el mundo moderno de los negocios. La jerga comn de los negocios no debe

ser utilizada en documentos escritos. Como dije antes, cuando escriba documentos de
negocios,

piense en ser conciso. La escritura aplicada a los negocios es directa y breve. Para los lectores
en Amrica del Norte, usted debe ir directo al tema, despus de unas cortas

expresiones de cortesa formales. Luego debe ir directamente al tema, tan claramente como
pueda. Siendo tan claro y breve como sea posible. En su libro Writing for Business, Jane Hicks
dice: Se capta ms atencin cuando se utilizan menos palabras. Tenga en cuenta que recibimos
muchos mensajes todo el tiempo Mucho contenido en Internet y en nuestro buzn de correo

solicitando nuestra atencin. Generalmente leemos rpidamente las cosas que se leen en poco
tiempo. Piense en la escritura de negocios ms como un reportaje de noticias. Un anuncio de
30 segundos en el noticiero de la noche,
con el cual no busca impresionar a su profesor de ingls con su habilidad gramatical o
escribiendo descripciones exhaustivas del paisaje o de las situaciones. A continuacin le
presento algunas ideas para ayudarle a escribir. Primero, aunque ya lo he mencionado, pero es
verdaderamente importante. Vaya directo al tema central de su documento. Segundo, al
escribir use la voz activa en lugar de la pasiva. La voz activa es mucho ms fuerte y
generalmente es ms corta. Es un lenguaje ms directo Por ejemplo, en lugar de decir,

"se me ha comunicado que ..." intente decir: "ella me explic que ..." Sin embargo, hay
momentos en que se debe usar la voz pasiva por ejemplo cuando usted quiere sonar menos
acusador Por ejemplo: "se cometieron algunos errores

en el procesamiento de documentos." Suena menos acusador que decir: "el departamento de


Recursos Humanos no proces bien los documentos." Este uso del lenguaje garantiza un tono
positivo,

y una sensacin de buena voluntad. Tercero, evite utilizar terminaciones recargadas como "-
mente", "-ando", "-yendo". Por ejemplo, en lugar de decir: "tommonos un tiempo

para hacerlo reflexionadamente ..." Simplemente diga: "Reflexionemos." O: "durante la


discusin de hoy, hablamos detenidamente

de los siguientes temas ..." En lugar de eso diga: "Hoy hablamos de

los siguientes temas ..." Finalmente, sea inclemente a la hora de editar. Necesitar quitar
palabras, oraciones y nombrar las cosas de una manera mucho ms directa. Ahora, trate de
hacer el siguiente ejercicio: Cuando termine de hacerlo,

por favor contine la leccin de este mdulo. Un sumario generalmente aparece al comienzo
del documento y vara en extensin dependiendo

del tipo de documento del que se trate. Toda propuesta escrita, reporte, caso de negocios

o documento de investigacin debe tener un sumario. Que generalmente aparece al comienzo


del documento. Un resumen ejecutivo generalmente es un documento separado que se aade
a otros documentos ms largos y extensos. Y hablaremos de los resmenes ejecutivos en el
mdulo tres. Para otros documentos diferentes a los resmenes ejecutivos un buen sumario
que aparezca al comienzo de un documento debe estar bien enfocado ser especfico, directo, e
incluir informacin crucial. Debe haber una oracin en el sumario al comienzo del documento
que responda para las secciones siguientes las cinco preguntas bsicas: Quin, qu, cundo,
dnde y por qu. Procure evitar crear un texto recargado. Dle al lector solamente la
informacin que necesita

para entender lo que quiere decirle, ni ms ni menos. Generalmente, lo mejor y lo ms fcil

es dejar el sumario para el final. Escriba una frase que recoja las cinco preguntas

bsicas de las que hemos hablado para cada prrafo de su documento, y luego utilice

esas frases como estructura de su sumario. Use palabras o frases conectoras para unir esas
oraciones descriptivas. En este curso he hablado de la importancia de ser breves,
claros y de ir directo al tema. Habl de la importancia de usar un lenguaje directo y positivo y
del uso de la voz activa a menos

que est buscando suavizar su mensaje. Haga que para su audiencia valga la pena leer su texto

haciendo que sea fcil de entender y aydeles a que entiendan desde las primeras oraciones

por qu deben leerlo. Apoye sus afirmaciones o demandas en hechos y evidencia

con bases slidas y asuma que existe buena voluntad de todas las partes involucradas.
Finalmente, cuando haga su resumen,

ya que tendr que volver varias veces al documento, Podra empezar por escribir una oracin
sencilla para cada prrafo. Una oracin que contenga las cinco preguntas:

el quin, qu, cundo, dnde y cmo de cada prrafo que quiere resumir.

1.3 Eleccin de las palabras


En la tercera leccin de este mdulo,
hablar sobre la eleccin de las palabras. Hay tantas maneras de hacer una observacin
importante,
o describir un evento o expresar una opinin. La eleccin de palabras que hagas afectar
la capacidad del lector para entender lo que quieres decir, sentir que entiendes
su posicin y verte como un profesional inteligente. Hablar sobre coloquialismos y
lenguage no convencional. El uso de contracciones y algunos de los ms frecuentes
usos incorrectos de palabras Tambin abordar el uso de
la jerga especfica de un sector y de acrnimos as como la importancia
de palabras de alto impacto. Para ser claro, directo
y facilmente entendido necesitas ser muy
cuidadoso con las palabras que eliges. Primero, evita vocabulario no convencional y
coloquialismos. Coloquialismos suelen ser regionalismos
y por lo tanto podran no ser familiares a un lector de otra parte del
pas o de un pas diferente. Algunos de estos ejemplos son coloquialismos
ingleses que muchos americanos encontraran bastante confusos. As como algunos de
los coloquialismos americanos seran confusos para el lector ingls. Adems, el uso de
coloquialismos tiende a hacer
el tono del documento demasiado familiar, demasiado informal o incluso no profesional. Tu
quieres ser amistoso,
pero sonar profesional a la vez. Ten particular cuidado con coloquialismos
demasiado intrincados en el lenguaje de ciertas reas como decir "could of" o
"coulda" en lugar de "could have" O "a whole nother issue" en lugar de
"a whole other issue" o "another issue". Algunas partculas tambin denotan coloquialismo.
Uno que oigo bastante a menudo, y que
pienso que debo mencionar es el uso de la palabra "at"
al final de una oracin. Las oraciones no deberan
terminar con la palabra "at". Cuando se ha terminado la frase,
esta palabra es innecesaria, pero normalmente se usa para
reforzar el significado. Por ejemplo, "Where are the car keys at?" Debera ser: "Where are
the car keys?" Qu decir sobre contracciones? son inapropiadas tambin? En realidad,
no. Si las usas cuando hablas
en el trabajo, entonces salas en tu redaccin. Tambin es bastante comn elegir la
palabra incorrecta entre dos que suenan similar pero que tienen diferente significado.
Palabras como "allude" and "elude". "complimentary" frente a "complementary", "advice"
versus "advise", o "infer" o "imply". Para un momento y repasa la informacin
y actividades de esta pgina web Contiene una muy buena resea de
palabras frecuentemente confundidas en ingls. Es sabio evitar acrnimos. S que tienen
una finalidad, pero en propuestas, informes y circulares No te conviene que el lector no
est seguro
del significado de una palabra o un acrnimo. Mientras que un acrnimo puede ser
muy conocido para ti, tu no sabes si ser un trmino
familiar para tu lector potencial. Ya mencion en una leccin anterior
que es mejor no usar lenguaje especializado en documentos de negocios. En este caso,
cuando me refiero a jerga especializada,
me estoy refiriendo a palabras y frases que son exclusivas de la compaa o
de la industria. No te conviene arriesgarte a que
el lector no est familiarizado con un trmino. Por ejemplo, si tienes una imprenta offset
a color 'Ryobi 3302M 2' que es utilizada en tu fbrica y tus empleados normalmente se
refieren a ella
como 'la 3302', tu necesitars ser ms claro sobre a qu te ests refiriendo
cuando escribas acerca de la mquina. Bien podras referirte a ella como
la imprenta offset Ryobi. O si es la nica imprenta,
simplemente di "la imprenta de la empresa". Si es imprescindible usar lenguaje
especializado, explcalo. Por ejemplo, en laboratorios de biologa
molecular, un instrumento para secuenciar ADN es muy comn y es
normalmente llamado "secuenciador". Pero si ests escribiendo para una audiencia
general,
deberas explicar qu es un secuenciador en el contexto del documento, bien
en un prrafo separado o en un glosario. Cuando elijas tus palabras, eligelas
poderosas e impactantes pero que a la vez retengan el verdadero significado
de lo que quieres decir. Hacer esto no limita tu habilidad de
escribir de forma simple. De hecho, el uso
de palabras de gran impacto favorece una sintaxis ms directa. Evita modificadores
simplistas
como "like", "kind of", "very" y "awesome", y usa en su lugar
una palabra de gran impacto. Por ejemplo, "La maquinaria que vimos durante la visita a la
fbrica era realmente impresionante." En su lugar, podras decir: "'La maquinaria
que vimos en la visita a la ..." "... fbrica era la ltima tecnologa
controlada por ordenador y ..." "... altamente eficiente." Por favor, observa que a veces el
uso
de palabras de mayor impacto aade palabras a la oracin. Esto es porque claridad es
mejor que brevedad. Mientras que nos esforzamos para ir al grano y
ser directos, a veces necesitamos aadir palabras
para ser claros. Trataremos edicin de textos con
ms detalle en el cuarto mdulo, pero quera sealar que cambiar palabras
por otras de gran impacto es un componente importante del proceso de edicin de textos.
Ahora, unas pocas sugerencias generales
sobre elecciones de palabras. Primero, no uses varias palabras si
una sola dice lo mismo. Y mantente fiel a un estilo simple y natural. No omitas artculos
tales como "the"
y "this" ni la palabra "that" Quita las palabras que no estn
desempeando ninguna funcin. Aqu hay algunas sugerencias. Borra las preposiciones
que no son necesarias. Cambia cada palabra terminada en "-ion" por un verbo. Reemplaza
"is", "has", "are", "was" y
"were" por verbos ms potentes. Cambia "was hanging" por "hung". "is indicative" por
"indicates". Elimina palabrera. "It might be observed that", podra
reducirse a "you can see" He sealado algunos errores frecuentes
de mal uso o mala eleccin de palabra en esta unidad. El nico modo de evitar tales
errores es repasar los recursos que
he dado en la leccin, y la lista de recursos
provistos en el mdulo. Algunos errores son tan comunes o han sido
cometidos por tantos durante tanto tiempo que ya no los reconocemos
como errores. Toma tu tiempo para editar tu redaccin y
eliminar verborrea y palabras de relleno. y cambia coloquialismos y acrnimos
por trminos ms comunes. Tambin, asegrate de usar las palabras que
transmitan el significado exacto que deseas y evita palabras de bajo impacto que
necesitan
modificarse con dbiles adverbios tales como "very", "really" y "kind of".

1.4 Preparacin y elaboracin de documentos


En esta leccin te dar algunas

ideas para elaborar y preparar tus documentos. Primero, la aproximacin ms tradicional, y


ms adelante una versin modificada

recomendada por Brian Garner. Cuando redactamos un documento, el mtodo

tradicional implica los siguientes pasos: Primero, determinar el objetivo o

intencin de lo que se va a escribir. Segundo, hacer una lluvia de ideas, conceptos, asuntos,
hechos y evidencias

que pudieras incluir potencialmente. Despus podrs organizar todas las ideas

planteadas en trminos de cronologa, complejidad e importancia, y partiendo

de tu estructura organizativa, fijars las ideas principales de tu documento y las organizars


para que fluyan

del modo ms coherente. A partir de las ideas principales, escribirs

tu borrador dejando fluir las palabras sin preocuparte de editar o revisar. Revisa el contenido,
el ritmo

y el mensaje de tu documento. Edita tu documento para asegurarte de que

has elegido las palabras ms acertadas y elimina acrnimos, argot y coloquialismos. Y el ltimo
paso es la revisin en busca de errores tipogrficos,
ortogrficos, de espaciado y de puntuacin. Una aproximacin diferente,

elaborada por Brian Garner, en la Gua de Harvard Business Review

para Mejorar la Redaccin Empresarial, plantea la preparacin de documentos empresariales

a travs de cuatro fases: el Loco, el Arquitecto, el Carpintero y el Juez. El Loco reune material y
genera ideas. Garner recomienda registrar

todas las ideas, puntos, hechos, y opiniones en una

hoja de clculo. El Arquitecto organiza toda la informacin recogida mediante la creacin de


un guion. Garner sugiere al escritor en ese punto

usar las ideas primarias y formar oraciones, que se organizan en grupos

de puntos principales y se ponen en un orden lgico. El Carpintero pone las ideas en palabras,
dispone las oraciones en prrafos

siguiendo el plan del Arquitecto. Garner dice que lo esencial aqu es trabajar

en un perodo breve, porque en su opinin la clave en la redaccin de un primer

borrador es escribir rpidamente. El Juez es el encargado del control

de calidad, quien limpia y pule, desde reforzar el lenguaje a

corregir la gramtica y la puntuacin. Estos dos mtodos son bastante similares y todos los
pasos del mtodo tradicional

estn incluidos en la aproximacin de Garner. Hay dos elementos en la aproximacin

de Garner que considero muy potentes. La primera sugerencia realmente til

que hace Garner es la fase del Arquitecto. Garner sugiere que el escritor

d forma a la informacin en bruto, recogida por el Loco, en oraciones completas. Estas


oraciones son entonces categorizadas. Las categoras de oraciones pueden

entonces ordenarse de forma lgica. Creo que puedes ver que haciendo esto, t, como
escritor, tendrs series de oraciones

categorizadas y situadas en orden. Desde ah deberas, de un modo relativamente fcil,

ser capaz de convertir estas oraciones de cada categora en prrafos,

y los prrafos ya ordenados, se convierten

en el cuerpo de tu documento. En mi opinin, la segunda idea realmente ltil

de Garner es la fase del Carpintero. Garner recomienda al escritor forzarse

a s mismo a escribir rpidamente usando las oraciones formadas


por el Arquitecto como base. Recomienda prestar poca atencin

a la gramtica, la eleccin de palabras, secuenciacin o cualquier otro elemento de la escritura

y solamente plasmar las palabras sobre el papel. Va incluso ms lejos diciendo

que se empiece en cualquier seccin y si uno se queda atascado simplemente

siga con otra seccin. A m particulamente me gusta esta

recomendacin porque siempre es ms fcil editar un texto que ya existe que

escribir un nico documento. Forzndose uno mismo a simplemente escribir,

ignorando reglas y convenciones es posible poner las palabras sobre el papel, teniendo

la posibilidad de modificar, ampliar y revisar. Encuentro este mtodo muy efectivo.


Independientemente del proceso escogido

para redactar el documento, deberas empezar siempre

considerando tu objetivo, el propsito de tu documento

y tu audiencia. Ten estas cosas en mente

cuando empieces a escribir. Escribe rpido y sin tener

en cuenta las reglas. Simplemente pon las palabras sobre el papel. Planifica usar ms tiempo
en la edicin

y revisin que en el bosquejo.

Repaso

10 preguntas

1
point

1.
Qu prrafo suena mejor en un entorno de negocios?
Su mercanca lleg en un estado lamentable, lo cual nos oblig a hacer mltiples
reparaciones. Les rogamos que solucionen este problema y nos informen.

Debido a recientes incidentes de muebles que fueron entregados rotos, les solicitamos que
revisen inmediatamente sus procedimientos de empaque y entrega. Si el prximo envo
llega con piezas rotas o rayadas, habr llegado el momento de rescindir nuestro contrato.
Les rogamos que nos comuniquen cmo piensan resolver este problema.

1
point

2.
En toda comunicacin empresarial es preciso usar lenguaje formal.

Verdadero

Falso

1
point

3.
Qu versin est mejor?

Estimado colega, nos place haberlo conocido y esperamos que con el transcurso del
tiempo nuestro encuentro derive en una colaboracin que ser sin duda beneficiosa.

Estimado Jos, fue un placer conocerlo en el encuentro que se celebr hace poco en
Antioquia. Nos gustara que entre nuestras empresas se estableciera una relacin de
trabajo mutuamente beneficiosa.

1
point

4.
Qu frase est mejor?

El plazo termina el 3 de marzo de 2015, a las 5 p.m.


Tome nota de que el plazo para celebrar la antedicha reunin termina la prxima semana,
alrededor del da tres.

1
point

5.
Indica la versin que est mejor:

Todos los participantes deben estar preparados para alternar con otros invitados, hablando
de negocios, y abstenerse de fumar.

Todos los participantes deben alternar con otros invitados, hablar de negocios y
abstenerse de fumar.

1
point

6.
Indica la versin que est mejor:

El presidente entr en la sala, consult sus notas y se dirigi a la nacin.

El presidente entr en la sala, consultando sus notas y dirigindose a la nacin.

Consultando sus notas y dirigindose a la nacin, el presidente entr en la sala.

1
point

7.
Indica la versin que est mejor:

S breve y no te enredes.

A la larga, la brevedad es muy de admirar, as como el hablar llano y evitar las expresiones
complicadas.
1
point

8.
Las imgenes y grficos no son tan tiles como las descripciones bien extensas y
completas.

Verdadero

Falso

1
point

9.
Cul es la mejor recomendacin para escribir una propuesta de acuerdo comercial?

En el primer borrador se debe escoger cuidadosamente cada palabra y pulir las ideas.

Una vez que hayas juntado la informacin y decidido qu ideas y argumentos quieres
presentar, escoge un aspecto de la propuesta con el que te sientas muy cmodo y ponte a
escribir. Si te quedas trabado, pasa a otra seccin, o descrbele a un compaero lo que
quieres decir, o exprsalo en voz alta para ti mismo.

Es esencial trabajar en un documento, sin hacer pausas, hasta terminarlo del todo.

1
point

10.
Indica la versin que est mejor:

Como bien sabes, el ltimo martes antes de Halloween, cuando los nios se estaban
preparando para salir a pedir dulces y golosinas, por fin nos pusimos de acuerdo sobre el
valor del contrato.

El martes 28 de octubre de 2014 llegamos a un acuerdo sobre el valor del contrato.


Introduccin al mdulo 2

Bienvendido al mdulo dos. Espero que el mdulo uno te haya dado

perspectivas tiles en la eleccin de trminos y estructura de la oracin. Eso te ayudar a


mostrarte al pblico

como un gran profesional y experto, a la vez que claro

y directo. En este mdulo, hablaremos

sobre los mecanismos que son crticos en documentos profesionales de calidad. Un simple
descuido como usar

la forma incorrecta de la palabra "su" puede mermar la impresin

del lector sobre lo competente que eres. Merece la pena tomarse tiempo para aprender

algunos errores de eleccin terminolgicos tpicos y faltas ortogrficas que

resaltaremos en este mdulo. Debatir el apropiado y correcto uso

de pronombres y contracciones. tanto como la concordancia del sujeto con el verbo,

del nombre-pronombre, y los dobles negativos. Mucho de esto puede ser un recordatorio para
ti,

pero es un recordatorio importante. si lo que planeas es producir documentos

profesionales de alta calidad. La estructura de la oracin y la puntuacin

tambin estn incluidos en este mdulo. Es importante usar construcciones

paralelas en tus oraciones. Y evitar enunciados pasivos o complejos. Completar el mdulo con

una leccin de estructura de prrafos incluyendo buenas prcticas

sobre su longitud, y la cantidad de contenido a incluir en cada uno. Este mdulo contiene
bastantes

oportunidades de practicar, que te animo a

completar en su totalidad. Es importante practicar,

actualizar tus habilidades de escritura. Tambin hay una lista de recursos en lnea

para las mcanicas de escritura para este mdulo.


2.1 Errores ortogrficos comunes y palabras mal empleadas

En esta primera leccin veremos

frecuentes errores ortogrficos y el uso incorrecto de palabras. La mayora usamos, por


supuesto, el corrector ortogrfico

de nuestro procesador de textos. Sin embargo, muchos de los ejemplos que voy a

presentar no son errores ortogrficos sino errores al seleccionar palabras. Si existiera la


palabra

que has deletreado, aunque su uso fuera inadecuado,

el corrector no identificara el error. Ortografa y acertada eleccin de palabras tiene


importancia

porque mala ortografa o la incorrecta eleccin de palabra refleja

falta de profesionalidad e incluso podra causar la malinterpretacin

de tu mensaje. En esta charla abordar algunos

de los ms comunes errores ortogrficos y de eleccin de palabra, y

algunas reglas al respecto. Como persona que curs varios aos de mi

educacin secundaria en el norte de Inglaterra, estoy bastante familiarizada

con las diferencias ortogrficas entre las ortografas inglesa y americana. Yo recomiendo que si
escribes para una

audiencia internacional, tengas presente que hay aceptadas variaciones ortogrficas

en las diferentes variantes del ingls. No recomiendo que alteres

lo que es correcto en tu propio pas en aras del uso de la ortografa

predominante en otro pas. Los angloparlantes, generalmente, estan dispuestos a

aceptar las ortografas inglesa y americana. Mayormente mantn esto en la cabeza, si tienes
que

revisar o editar un documento para que sea ledo en otro pas. Por ejemplo, el ingls
americano y el britnico

tienden a tener bastantes diferencias en la ortografa de las mismas palabras. Es notable el uso
de -ou en lugar de -o,
como en colour frente a color, y -re en lugar de -er,

como en centre contra center. -ise en lugar de -ize,

como en realise versus realize. Hay algunos errores bastante comunes

en redaccin comercial, los cuales ahora revisar para ti. El primero es la regla de "i" antes de
"e" Recuerdas la regla de que "i"

va antes de "e" excepto despus de "c"? Es una regla que fue

normalmente enseada en USA. La cual ha servido ms para

confundir que para ayudar, creo. Hay tantsimas excepciones a esta

regla que casi no tiene sentido. Aunque estoy contenta de decir que

la mayora de nuestras otras reglas de ortografa y gramtica son un poco ms fiables. La regla
es comnmente expresada en USA

de todos modos, "i" antes de "e" excepto despus de "c", excepto cuando la pronunciacin
suena como "eye"

[E-Y-E] o

` "ay" como en Einstein, stein,

eight, vein and veil. Y hay excepciones a las excepciones

como en neither, weird, foreign, y leisure, y muchas ms. Y podra seguir, por supuesto, pero
baste decir

que hay muchas, muchas excepciones a esta regla, y que el ingls tiene

una versin diferente de este dicho. En 1995, un hombre llamado Jef Raskin

escribi el siguiente poema al respecto. Otro error comn en

redaccin es el uso de pronombres y contracciones de pronombre y verbo copulativo

cuyo sonido es similar. Los siguientes son tres de

de los errores ms frecuentes. Primero, las dos formas de la palabra /huz/: la forma w-h-o-se
de la palabra /huz/

refiere a la propiedad de algo. Pero la forma w-h-o apstrofe s de

/huz/ es una contraccin de 'who' y 'is' El segundo error est en las tres diferentes

formas de la palabra // La forma t-h-e-r-e de //

siempre se refiere a posicin. La forma t-h-e-i-r de // es


un posesivo plural que se refiere a algo que pertenece

a ms de una persona. La forma t-h-e-y apstrofe r-e de //

es la contraccin de 'they' y 'are'. El tercer error comn est en

las dos formas de la palabra /j/ La forma y-o-u-r es un pronombre posesivo y

muestra la posesin de un objeto. La forma y-o-u apstrofe r-e de la palabra

es la contraccin de las palabras 'you' y 'are'. As que su profesor de ingls le dijo que nunca

empezara una oracin con 'and' o 'but, verdad? Muchos de nosotros tuvimos esa experiencia.
Aunque la verdad es

que ello no rompe ninguna regla. Por supuesto, no conviene hacerlo ms de

un par de veces en un nico documento, Sin embargo, estas dos palabras pueden ser usadas

como efectivos enlaces sintcticos. Y mientras hablamos sobre lo que

le dijeron que no podas hacer pero en realidad s puede, no hay nada malo, gramaticalmente,
con usar 'additionally' y

'however' para iniciar una oracin. Algunas veces deletreamos mal una palabra

porque la pronunciamos incorrectamente. Por ejemplo, la palabra 'difference' /dfrns/ .


Mucha gente pronuncia

esta palabra /dfrns/ y como resultado tienen tendencia

a deletrearlo mal. Ponga cuidado en pronunciar

las palabras correctamente. Pronunciaciones coloquiales pueden causar

que deletreemos palabras incorrectamente. Algunos errores ortogrficos estan relacionados


con el

hecho de que el sonido de las palabras es muy similar pero sus significados bastante
diferentes. Por ejemplo, la palabra 'accept'

tiene connotacin positiva, sin embargo, la palabra 'except' tiene una

connotacin negativa. En algunos casos, tendemos a utilizar la palabra equivocada porque

pensamos que suena ms formal. La palabra 'utilize' es un ejemplo de esto

ya que escritores a veces usan la palabra 'utilize'

nicamente para sonar ms formal cuando de hecho sta tiene una ligera diferencia

de significado con la palabra 'use'. Si usas a alguien, se asume que


lo estas haciendo con engao o malicia. Sin embargo, si empleas a alguien,

estas actuando con buen o puro propsito. Y a menudo, conlleva un favorable o

recproco beneficio para las dos partes. La palabra 'utilize' implica que

algo diferente o especial se est haciendo para

solucionar un problema, llegar a una idea innovadora o

transformar algo. Otras palabras, como la palabra 'unique'

son simplemente usadas incorrectamente. La palabra 'unique' significa singular,

nico en su especie o excepcional. Esto significa que algo

no puede ser muy singular, ms singular, bastante singular

o realmente singular. En estos casos las palabras ms

apropiadas seran inusual, innovativo, extraordinario o increble. La oracin, 'La vaca prpura

era muy singular.' es repetitiva. O hay una vaca prpura

o no la hay. Sin embargo, s puede decir que

la vaca era tan singular en su color como la vaca de rayas azules

que est junto a ella.

2.2 Gramtica
As como los problemas ortogrficos, las violaciones gramaticales en los documentos de
negocios pueden entenderse como algo negativo del profesional o de la compaa. Procura
que todos tus documentos de negocios sean gramaticalmente correctos. Una gramtica
deficiente puede ser vista como una expresin negativa de tu competencia. En esta leccin me
referir a la concordancia sujeto-verbo, tiempo verbal, las dobles negaciones en sustantivo-
pronombre, y algunas normas comunes de puntuacin. Encontrars muchas actividades
prcticas a medida que avancemos en esta conferencia. Comprueba tu comprensin y refresca
tu memoria acerca de algunas de estas reglas gramaticales frecuentemente ignoradas. La
concordancia sujeto-verbo es una regla gramatical que generalmente es directa. Pero hay
algunos ejemplos en los cuales la gente se puede confundir. Estoy pensando concretamente en
el uso de l. ella, o ellos como sujetos. y cuando hay ms de una persona en el sujeto. Aunque,
hablando en general, los sujetos en singular van con verbos en singular y los sujetos plurales
van con verbos plurales. Tambin, la forma singular de la mayora de los sujetos contiene los
sufijos "s" o "es" (en ingls) Excepto aquellos que tienen una forma plural inusual. Como la
palabra "medium" (medio) con su plural "medium" (medio). Y la forma plural de "men"
(hombres). Y "man" (hombre) con la forma plural "men" (hombres). Sucede lo contrario para
los verbos. (Its = Esto es) los verbos singulares que terminan en "s" (en ingls). Por ejemplo,
observen estas dos frases. En la primera oracin el sujeto est en singular, (boy = nio), y el
verbo es singular, camina. En la segunda oracin el sujeto est en plural, (boys = nios), y el
verbo est en plural, caminan (walk) Una situacin bastante inapropiada ocurre cuando te
refieres a una sola persona pero usted no est especificando una persona en particular. Por
ejemplo, cada nio llev de paseo a su (his/her) perro. Muchas personas utilizan (him=de l) o
(her=de ella), o (his= "su" para l) o (her= "su" para ella), pero esto puede hacer que la oracin
suene inapropiada. Puedes evitar esto utilizando un pronombre en plural como (them=ellos) o
(their=de ellos). Aunque esto tambin puede sonar inapropiado si obviamente se deduce de la
oracin que el sujeto es un individuo. Por ejemplo, cada nio llev a pasear su (their) perro Lo
mejor es evitar reelaborar la frase. Por ejemplo, los nios llevron a pasear sus perros. En la
escritura de los negocios, existen tiempos estndares que se utilizan dependiendo del tipo de
documento que ests escribiendo. Casos de negocios, por ejemplo. deben escribirse en tiempo
pasado o futuro. dependiendo de si tu propsito es debatir cmo el proyecto fue ejecutado o
proponer cmo podra ejecutarse. Los tiempos de los verbos pueden tambin variar dentro del
mismo documento de negocio. En una propuesta, el apartado de informacin general sobre la
organizacin puede escribirse en tiempo perfecto, mientras que la seccin de perspectivas
financieras debe escribirse en tiempo presente. El ingls moderno tiene seis tiempos, cada uno
de los cuales tiene lo que se llama su correspondiente tiempo continuo. Los tres primeros
tiempos, presente, pasado y futuro, son menos problemticos. Para quienes estudiaron
idiomas extranjeros como latn, francs, y Espaol, probablemente aprendiron acerca de
estos tiempos primordialmente como parte de sus estudios de lenguaje. Los otros tres
tiempos, el pasado perfecto,

el pasado pluscuamperfecto y el futuro perfecto, estn formados con verbos auxiliares (have,
has, had). El pasado perfecto se utiliza para expresar un suceso que ocurri en el pasado pero
todava tiene un efecto en el presente. Por ejemplo: "El seor ..." "... Michael Johnson ha
gerenciado esta compaa los ltimos cinco aos." (Has managed = ha gerenciado) es el

verbo en pasado perfecto. El tiempo de pasado pluscuamperfecto

se utiliza para expresar un evento que tuvo lugar antes de otra accin, tambin en pasado. Por
ejemplo: "El Sr. Meyers haba asistido a una

reunin cuando el cliente llam." (Had been sitting=haba asistido) es el verbo en el tiempo
pasado pluscuamperfecto. El tiempo futuro perfecto se utiliza para expresar

un suceso que tendra que tener lugar en algn momento en el futuro. Por ejemplo, habr
terminado a las 10 de la noche. (Will have finished=habr terminado) es el verbo en tiempo
futuro perfecto. Sin importar qu tiempo ests utilizando, el tiempo verbal debe concordar con
el significado de la oracin y ser consistente dentro de la misma. Otro tema para prestar
atencin es la concordancia sustantivo-pronombre. Aqu hay algunas normas para tener en
cuenta. Un pronombre debe tener el mismo gnero

y nmero que su sujeto. Algunas veces la mejor opcin es escribir una oracin en gnero
neutro. Un particular punto de confusin para algunos parece ser cuando hay mltiples
sustantivos en una oracin, pero el sujeto es un pronombre singular, como algn, ningn o
cada. Si este es el caso cuando el sujeto de la oracin es un pronombre singular, otros
sustantivos que lo acompaan no tienen efecto en el nmero del verbo, de modo que el verbo
permanece en singular. Por ejemplo, si dijera que cada uno de nosotros

fusemos responsables de las tareas asignadas, no sera correcto. El sujeto es "cada" y otros
sustantivos en la oracin en este caso no alteran al verbo. El verbo se mantiene singular. En
consecuencia, la oracin debera ser: "Cada uno de nosotros es responsable de las tareas
asignadas." El ltimo error gramatical ms comn es negativos dobles. Algunos son bastante
obvios, pero otros no lo son. Por ejemplo, uno ms que obvio es: No tengo no lpiz. Yo creo
que la mayora de nosotros lo veramos como gramtica incorrecta. Sin embargo, algunos
negativos dobles son menos obvios. Estos suelen ser los que en la oracin se incluye la palabra
no. Con otra palabra con sentido negativo. Por ejemplo: "ella no poda no llamar a su amiga

para contarle lo de la fiesta." La palabra "but" implica un negativo en esta oracin y por lo
tanto combina con la contraccin negativa couldn't para hacer un doble negativo. Una mejor
oracin sera: "Ella no pudo resistirse a llamar a su amiga para contarle lo de la fiesta." Para
finalizar con nuestra breve leccin de gramtica,

ten cuidado con las concordancias entre sustantivos y verbos, y entre

sustantivos y pronombres. Utiliza el tiempo del verbo adecuado y evita los negativos dobles.
Tmate unos momentos para chequear tu

comprensin de los negativos dobles antes de pasar a la puntuacin. Finalmente un breve


recordatorio sobre los signos de puntuacin. Utiliza tu puntuacin sabiamente. Es un
componente importante de la fluidez de tu documento. Lo siguiente es un recordatorio sobre
el uso de los signos de puntuacin comunes. El punto se utiliza para finalizar una oracin,
indicando un punto final. Los puntos tambin se utilizan despus de iniciales y abreviaturas.
Los signos de interrogacin indican que la oracin es una pregunta. Los signos de exclamacin
se utilizan despus de declaraciones expresadas con emocin fuerte. Deberan utilizarse
infrecuentemente. El excesivo uso de los signos de exclamacin sugiere inmadurez. Las comas
se utilizan para separar artculos en una serie. Tambin se utilizan antes de "y", "pero", "o",
"ni", "para", "entonces", y "an", cuando estos unen frases independientes. Tambin se
utilizan para separar artculos que interrumpen una serie. Ten cuidado de no utilizar la coma

donde sea mejor un punto. Si encuentra una oracin con demasiadas comas, vuelve a leerla
para ver si hay un modo de partirla en mltiples oraciones. El signo dos puntos se utiliza para
contar lo que sigue, y es tpicamente sucedido por una elaboracin, una suma, o una
interpretacin

de lo que viene a continuacin. El apstrofe se utiliza para mostrar pertenencia o indicar la


omisin de letras en una palabra. El punto y coma se utiliza para

unir frases independientes que no estn unidas por una conjuncin

coordinante como "y" o "pero". Para finalizar con nuestra breve leccin de gramtica, vigila tus
sustantivos y las concordancias sustantivo-verbo y sustantivo-pronombre. Utiliza el tiempo
verbal apropiado y evita los negativos dobles.
2.3 Estructura de las oraciones
0:02
En esta leccin, voy a hablar de algunas consideraciones importantes acerca de las
oraciones.

0:07
Hablar de algunas reglas generales, repasar las partes de una oracin, y tipos de
oraciones. Tambin repasar estructuras paralelas.

0:18
Ahora que ya hemos hablado de la ortografa, la eleccin de las palabras, y la puntuacin,
expandamos nuestra mirada a las oraciones. Cuando escribimos una oracin, queremos
tener en mente unos pocos temas generales. Primero, sea especfico. Trate de evitar
trminos de naturaleza muy general, a menos que sean realmente apropiados. Por
ejemplo, en lugar de referirse a "las personas" en una clase, use "los alumnos", "los
padres", "los asistentes", u otro trmino ms especfico.

0:51
Cuando escribe acerca de asuntos tcnicos, puede tener que usar trminos o palabras que
necesita definir, que es necesario definir.

0:59
Si su audiencia incluye personas no especializadas, use los trminos tcnicos que sean
absolutamente necesarios.

1:07
Y proporcione las definiciones.

1:09
Sin embargo, no trate de definir cada trmino tcnico dentro de la oracin en la que
primero aparece, a menos que slo haya unos pocos.

1:16
Puede que necesite una nueva oracin o incluso un nuevo prrafo para explicar el trmino
o concepto de forma simple y directa.

1:25
Segundo, sea exacto. Asegrese de que la estructura de la oracin, la eleccin de las
palabras, su orden y puntuacin, son tales que el significado queda claro.

1:36
No deje lugar para ambigedades.

1:39
Tercero, sea especfico. No deje lugar a suposiciones o a la imaginacin. De hecho, le
conviene llegar a ser tan especfico que acabe guiando a sus lectores a sacar sus propias
conclusiones.

1:51
Cuarto, use una voz activa, no pasiva. Habl de ello en el mdulo uno. Quinto, esmrese
por lograr un estilo coloquial, lo que har su escritura mucho ms atrayente.

2:08
Aqu hay un ejemplo de lo que quiero decir cuando hablo de asegurar la precisin. Como
puede ver, el orden de las palabras y la puntuacin pueden alterar considerablemente el
significado de una oracin. Tambin ver que a veces, a fin de ser verdaderamente
preciso, puede necesitar agregar una palabra, o un par de palabras. Intente esto usted
mismo.
2:38
Ahora es tiempo de hablar acerca de las partes de una oracin. Si usted es como yo,
cuando alguien comienza a hablar de predicados y participios, pienso por qu esto tiene
que ser tan complicado. De hecho, realmente no lo es, o al menos, no debera serlo. Y no
deje que palabras como predicado y participio lo desanimen.

2:59
Las oraciones completas son siempre aconsejables en la escritura de negocios. Cada
oracin completa debe tener dos partes.

3:08
De qu o de quin se trata la oracin, es el sujeto. Y algo sobre ese objeto o persona, lo
que estn haciendo, lo que quieren, dnde han estado, simplemente algo acerca del
sujeto es lo que llamamos predicado.

3:23
Hasta la oracin ms simple tiene ambas partes. Por ejemplo, "Yo soy" es una oracin
completa. "Yo" es el sujeto y "soy" es el predicado.

3:35
Tanto los sujetos como los predicados pueden ser simples o complejos. As que la longitud
no determina qu es un sujeto o un predicado.

3:43
Aqu hay una oracin que es un poquito ms larga.

3:47
"El comit ha aprobado el estatuto". El sujeto es "el comit". Y el predicado es "ha
aprobado el estatuto".

3:58
Adems, como una regla de oro general, el promedio ptimo para que una oracin sea
legible es no ms de 20. Hay cuatro clases de oraciones.

4:07
Las oraciones declarativas son el tipo de oracin usado ms commnmente en la escritura
de negocios. Y stas son oraciones que hacen una declaracin, y terminan con un punto.

4:17
Por ejemplo, "el picnic ofrecer un almuerzo y bebidas de El Pollo Loco".

4:23
Las oraciones interrogativas son oraciones que plantean una pregunta, entre signos de
Interrogacin.

4:29
Las oraciones interrogativas no siguen necesariamente el formato de sujeto y predicado.

4:35
Por ejemplo: "Quieres tomar agua con la comida?"

4:41
Las oraciones imperativas dan una orden o hacen un pedido. Suelen terminar con un
punto, aunque a veces, pueden comenzar y terminar con signos de exclamacin.

4:51
Aunque eso no es realmente recomendable en la escritura de negocios. Las oraciones
imperativas son aconsejables cuando se hace una lista de tareas, se crea una agenda, o
se delinea un manual de instrucciones. Por ejemplo: "Se espera que todos los nadadores
traigan sus propias aletas de buceo"
5:11
Las oraciones de exclamacin son oraciones que expresan un sentimiento
fuerte. usualmente comienzan y terminan con signos de admiracin.

5:19
Por ejemplo, "felicitaciones por tu ascenso!"

5:24
La forma paralela es otra caractersitca importante de oraciones de calidad profesional

5:30
La forma paralela, o la estructura paralela, significa que contenidos similares se escriben
de forma parecida.

5:37
Esto ocurre con frecuencia cuando la oracin incluye alguna lista o cuando usted est
comparando dos cosas. En esta situacin, usted debera utilizar una misma regla para
todos los casos.

5:49
En el ejemplo uno, note que "defendiendo", no est siguiendo una forma paralela. Los dos
verbos precedentes en la lista son "citar" y "exponer". La forma correcta sera "defender".

6:03
En el ejemplo dos, note la combinacin de "in" y "outside",

6:08
Las palabras deberan ser "inside" y "outside" o, "in" y "out".

6:15
Por favor recuerde, a medida que escriba sus oraciones, sea conciso. Use palabras y
signos de puntuacin que transmitan correctamente su mensaje. Y asegrese que sus
oraciones esten completas y, y que utilice una estructura paralela cuando tenga un tipo de
lista, o cuando est haciendo una comparacin dentro de la oracin.

2.4 Prrafos
0:02
En esta ltima leccin del segundo mdulo, hablar sobre los prrafos. Repasar las
partes de un prrafo y abordar la organizacin de prrafos. Tambin hablar sobre las
frases de transicin que te permiten que tus frases fluyan en su orden.

0:19
Al final de este mdulo veremos una breve exposicin sobre hacer un borrador de tus
prrafos. Hay tres partes bsicas en un prrafo.

0:28
Tenemos el enunciado principal, que es la primera frase del prrafo. Un enunciado
principal introduce la idea principal del prrafo entero y a veces, se le llama frase de
control

0:40
porque indica al escritor la direccin hacia la que llevar la exposicin, qu debera contener
el prrafo. Tras el enunciado principal, estn las frases de apoyo, las cuales desarrollan tu
frase principal. Las frases de apoyo comprenden el cuerpo principal de tu prrafo
y probablemente sern ms de una. De hecho, probablemente sern al menos tres o
cuatro.
1:06
La ltima frase en tu prrafo es la frase de conclusin. Esta frase resume para el lector de
qu ha tratado el prrafo, a menudo repitiendo la idea principal u ofreciendo una
conclusin.

1:19
No todos los prrafos tienen que contener estas tres partes bsicas aunque stas sirven
como una buena gua para crear prrafos cohesionados. Esto tambin pretende ser un
recordatorio para ti, pero uno que se merece tu tiempo.

1:34
Comprender las tres partes bsicas de un prrafo te asegura que tu escritura sea clara y
centrada. Mientras organizas los prrafos en tu documento, hay unos cuantos conceptos
generales que tener en mente.

1:47
Primero, conserva tu idea central. Antes de empezar a escribir cualquier documento
profesional tienes una idea central que deseas impartir.

1:57
Si ests escribiendo una propuesta, por ejemplo, tu idea principal puede ser que esta
mquina sea la mejor opcin para las necesidades que hemos definido.

2:06
Ten esta idea en mente y elimina toda informacin que no apoye tu idea principal.

2:13
Segundo, decide la mejor forma de explicar tu idea principal. Para empezar decide qu
hechos o asuntos apoyan mejor tu idea y presntalos en un orden lgico.

2:24
Tercero, usa frases de transicin para ir guiando a los lectores. Las frases de transicin
ayudan a que el documento fluya de una idea a la siguiente.

2:35
Las frases de transicin logran el objetivo de que el hilo de tu escritura sea fluido, de una
oracin a la siguiente.

2:43
El uso de palabras como "entonces", "en ese punto", "despus", "tan pronto como", "dado
que", "finalmente", establecen una secuencia temporal.

2:58
Puedes establecer tiempo y espacio empleando frases de transicin como "de ah", "en el
fondo", "en ese punto".

3:07
Si necesitas agregar un argumento que no encaja bien con la oracin anterior, puedes
utilizar palabras como "y", "es ms", "tambin", o "adems".

3:18
Si quieres enfatizar un argumento, usa palabras como "sobretodo",
"igualmente", "importante", "ciertamente". Y si quieres admitir una opinin, utiliza "aunque",
"ciertamente", "sin duda", "por supuesto", "considerando" o "incluso".

3:38
Si quieres volver a lo mencionado puedes utilizar "an as", "sin embargo", "no obstante" o
"todava" Si quieres ofrecer un ejemplo de algo que describe la oracin precedente
puedes emplear "por ejemplo", "en particular", "as que", "a continuacin".
4:01
Si quieres aportar un motivo escoge palabras de contraste como "al contrario", "pese a",
"por otro lado".

4:12
Y finalmente para enunciar una conclusin puedes utilizar, "entonces, como resultado". En
conclusin, para resumir, te recomiendo que crees un borrador antes de escribir tu
documento. Si eliges utilizar alguna de las recomendaciones que ofrece Garner, como
describ anteriormente, podras utilizar las frases que creaste para cada idea en tu
borrador. Deberas organizar los detalles argumentativos cronolgicamente, o si no existe
una cronologa en tu asunto a tratar, coloca los detalles argumentativos en orden de
complejidad o de importancia.

4:55
Como puedes observar en este borrador, se nota la ausencia de oraciones principales o
concluyentes.

5:01
Esto es porque no deberas escribirlas hasta que el contenido de cada prrafo haya sido
determinado. Dado que la oracin principal presenta el contenido y la oracin concluyente
lo resume.

5:14
En este mdulo, hemos hablado de la mecnica de escritura de tu documento, de la
cuidadosa seleccin de las palabras para evitar una eleccin incorrecta.

5:26
Evitar las formas inadecuadas o los significados incorrectos.

5:31
He revisado las partes de la oracin y los tipos de oraciones, al igual que la importancia del
empleo del paralelismo y el uso de puntuacin para que tus ideas sean claras y tus
oraciones fciles de leer. Tambin he hablado sobre los prrafos, su estructura, el uso de
conectores que aseguren la fluidez y la importancia del borrador.

5:53
Ahora, comprueba lo que has aprendido haciendo el cuestionario de esta unidad.

Tests de gramtica:

Tests de gramtica inglesa (fciles)


Tests de gramtica inglesa (nivel medio)
Tests de gramtica inglesa (difciles)

Repaso
8 preguntas

1
point
1.
Marca la frase que est bien puntuada:

En qu estabas pensando cuando redactaste esa propuesta!

En qu estabas pensando cuando redactaste esa propuesta?

En qu estabas pensando cuando redactaste esa propuesta.

En qu estabas pensando; cuando redactaste esa propuesta?

1
point

2.
Qu frase est ms clara y es gramaticalmente correcta?

Superman anunci que era capaz de pasar por encima de un edificio de un solo salto, lo
cual era muy arriesgado.

Superman corre el riesgo de sufrir una humillacin si no es capaz de saltar por encima de
edificios.

Saltar por encima de un edificio es arriesgado para Superman porque no puede ver la
antena que hay arriba y es posible que calcule mal la distancia.

Fue una imprudencia que Superman anunciara que poda pasar por encima de un edificio
de un solo salto porque haba quedado muy avergonzado si fallara y se estrellara contra el
costado del edificio.

1
point

3.
Qu frase est ms clara y es gramaticalmente correcta?
Nivelemos el campo de juego y optimicemos el desempeo de nuestros alumnos entrando
de lleno y ampliando los parmetros de la disponibilidad de alimentos.

Al garantizar la disponibilidad de alimentos, podemos mejorar el desempeo de los


alumnos y nivelar el campo de juego.

Cuando los alumnos comen lo suficiente, son ms productivos. Hay que resolver
enseguida ese problema.

Los parmetros de disponibilidad de alimentos afectan inversamente la optimizacin del


desempeo de los alumnos.

1
point

4.
Qu frase est ms clara y es gramaticalmente correcta?

Aunque se halla desecho el acuerdo, no creo que valla a haber cambios.

Aunque se haya desecho el acuerdo, no creo que valla a haber cambios.

Aunque se haya deshecho el acuerdo, no creo que vaya a haber cambios.

Aunque se halla deshecho el acuerdo, no creo que vaya a haber cambios.

1
point

5.
Qu frase est ms clara y es gramaticalmente correcta?

Qu efecto tiene la radiacin en el cnser de piel?

Qu efecto tiene la radiacin en el cncer de piel?


Cncer de piel, radiacin? Cules son los efectos?

La radiacin afecta la piel?

1
point

6.
Qu frase est ms clara y es gramaticalmente correcta?

Qu difrencia hace la letra e?

Qu diferencia hace la letra e?

Qu diferente hace la letra e?

La letra e hace una diferencia cuantitativa semnticamente hablando?

1
point

7.
Qu frase est ms clara y es gramaticalmente correcta?

En trminos realistas, realmente le importaba a Csar que en la mayora de los meses el


15 est en la mitad , especialmente en marzo y que el orculo le dijera que iban a pasar
cosas malas?

El orculo le dijo a Csar que tuviera cuidado con los idus de marzo.

Como el 15 est en la mitad del mes de marzo, Csar debera quedarse en casa ese da.

Rodate de amigos y an ms de enemigos, a menos que lleven cuchillos.


1
point

8.
Qu frase est ms clara y es gramaticalmente correcta?

Fue a la ovra cuando el trabajo estaba caci terminado.

Casi fue a la obra.

Fue a la obra cuando el trabajo estaba casi terminado..

La casi terminada obra era un regalo para la vista.

Introduccin al mdulo 3
Transcripcin interactiva

Spanish

0:00
Bienvenidos al tercero de los cuatro mdulos del Curso de Escritura de Gran Impacto
aplicada a los Negocios.

0:05
En este mdulo, hablar sobre diferentes tipos de documentos, que incluyen rdenes del
da, informes, cartas, casos de negocios y propuestas.

0:16
Cada uno de estos tipos de documento tiene un propsito y un formato diferentes.

0:22
Algunos, como los informes y los casos de negocios, requieren mucha ms reflexin
y tiempo de preparacin que los otros, pero resulta importante dar una mejor y
ms profesional impresin cuando te presentas en un documento escrito.

0:37
En este mdulo, comenzar hablando de los rdenes del da, algo que se suele pasar por
alto y que es absolutamente necesario para una reunin productiva.

0:47
Tambin hablar de las cartas y de los memorandos, que probablemente constituyen el
grueso de la escritura que se hace en una empresa.

0:55
Tratar sobre las mejores prcticas relativas al tono, estilo, extensin y vocabulario, y
hablar sobre los sumarios ejecutivos.

1:05
Pasaremos entonces a algunos de los documentos ms complejos y largos como los
informes, los casos de negocios y las propuestas.

1:14
De cada uno de estos sofisticados documentos, tratar sus elementos crticos, su formato
y su estilo.

1:22
Tmate tu tiempo para revisar las actividades con detenimiento, y comprueba lo que has
aprendido con el cuestionario al final del mdulo.

3.1 Agendas de reuniones


Transcripcin interactiva

Spanish

0:02
El tiempo es un recurso preciado en los negocios. Y todava lo parece aunque est siendo
malgastado.

0:09
Casi cualquier organizacin en algn momento sufre de demasiadas reuniones, o de
reuniones que no son productivas.
0:17
Una accin que puede mejorar este problema es una programacin.

0:21
Un programa de calidad repartido a todos los asistentes previos a la reunin. es crtico
para asegurar que una reunin est organizada, concentrada, fluye y se completa en la
menor cantidad de tiempo posible.

0:35
Resumiendo, un programa es una lista de puntos de debate. En cualquier tipo de
reunin, Ceirse a un programa mantiene el debate en su curso y la reunin en su horario.

0:49
Tambin, cuando se incluye en una invitacin, un programa es un modo de informar a los
participantes de cmo deberan prepararse para la reunin y que deberan traerse. Un
programa es un componente importante de cualquier reunin. Tanto si es repetida o nica,
sin importar quin est invitado.

1:07
Hay algunas organizaciones que creen esto tan firmemente que piden un programa para
cualquier reunin. Y si no existe, la reunin es cancelada.

1:16
En esta leccin, discutiremos sobre la estructura bsica de los programas. cmo elegir un
formato de programa y algunos trucos y tcnicas para escribir un programa.

1:26
Si se te encarga escribir un programa, primero necesitars saber qu incluir.

1:32
Primero, los componentes bastante evidentes de fecha, tiempo y lugar.

1:37
Aunque a menudo, esta es la nica informacin que es compartida cuando es anunciada
una reunin.

1:42
Sin embargo para hacer una reunin realmente productiva,

1:46
deberas proveer a tus asistentes con mucha ms informacin. La duracin de la reunin
tambin es importante. No quieres a gente saliendo a la mitad de la reunin
porque, supusieron que era una reunin de 30 minutos y lo planeaste para 60. Tal vez
exista en tu empresa prcticas estndares con respecto a la duracin de las
reuniones. Algunas compaas, en un esfuerzo por manejar el tiempo ms
eficazmente, poseen prcticas estndares que exigen reuniones de 30 minutos. Excepto
por circunstancias especiales.

2:17
Otras sin embargo, slo reservan una hora para sus reuniones.

2:23
S claro en la expectativa antes de planear una reunin. Y asegrate de ofrecer un tiempo
para comenzar y otro para finalizar.

2:30
Tambin s muy claro acerca del motivo de la reunin y asegrate que los puntos de la
agenda estn directamente relacionados con ese motivo.

2:38
Quienes concurran estarn mejor preparados si tambin a ellos reciben guas de
preparacin previa.

2:45
Si existe una expectativa de que uno de los asistentes informar a los dems sobre un
programa o iniciativa, o si una decisin est relacionada con algn desembolso o cambio
de programa, se les pide a los asistentes que lleven la informacin necesaria.

3:01
Cualquier informacin, reportes o actualizaciones a la reunin.

3:05
Por ejemplo, puedes decir: "por favor, tengan la copia del reporte financiero del 2005 con
ustedes."

3:12
Es frustrante para todos cuando una decisin no se puede llevar a cabo, o una iniciativa no
puede adelantarse porque, nadie en la sala posee la informacin necesaria.

3:22
Una peticin previa de la programacin evitara esta situacin. A su vez, podras querer
decir a los invitados lo que necesitan revisar, o considerar antes de la reunin, de modo
que el debate puede ser ms dirigido y productivo.

3:38
Una lista de preguntas especficas que tengan que ser respondidas, o decisiones que
tengan que realizarse en la reunin, permitir a los concurrentes realizar la investigacin
necesaria o considerar sus posiciones.

3:48
Esto es importante porque, simplemente declarar que los concurrentes debieran estar
preparados para debatir un tema en particular, tal vez no siempre los inspire a llevar
consigo la informacin relevante.

3:59
Recomiendo que aclares los puntos de debate utilizando las palabras de accin orientadas
a los resultados. Por ejemplo, "decidir a que proveedor adjudicar el contrato", est mejor
expresado que decir solamente "adjudicar el contrato" o "hablar de las ofertas
recibidas". es tambin til proveer una lista de los invitados que asistirn, y quin esta a
cargo de proporcionar la informacin o de liderar la discusin de cada punto del programa.

4:29
Otra herramienta til es decidir de antemano un perodo de tiempo a dedicar a cada
punto.

4:34
Haciendo esto, conseguiremos un cierto numero de cosas.

4:37
Debers informar a todos acerca del tiempo de cada tema y los asistentes tienen la
oportunidad de planear su parte en la discusin con un tiempo limite en mente. Y adems
los asistentes tienen la oportunidad de decirte si ellos piensan que el tiempo asignado es
mucho o poco.

4:54
Los cambios en el programa pueden entonces introducirse antes de la reunin, y as no se
dedica tiempo a tratar sobre el programa durante la reunin. Para terminar, usa los ltimos
cinco minutos de la reunin para revisar las acciones que se han decidido para asegurarse
de que todos conozcan las conclusiones tomadas. lo que se deben hacer y las personas
responsables de hacerlo.

5:16
Ciertamente hay muchos formatos diferentes para el programa

5:20
aunque en la prctica pocos se desvan de la estructura bsica que he descrito.

5:26
Los editores de textos, como Microsoft Word, ofrecen plantillas y asistentes para elaborar
programas, as que no hace falta crear un esquema desde cero.

5:37
Adems, tu organizacin puede ya tener un esquema estndar.
5:44
Aunque no incluya todos los puntos que hemos mencionado, podrs adaptarlo para que te
sea ms sencillo que comenzar con una pgina totalmente en blanco.

5:54
El formato de programa a adoptar depende de cundo los asistentes van a leerlo. La
mayora de los programas se distribuyen das antes de la reunin, algo que yo
recomiendo mucho, por cierto.

6:06
Sin embargo, a veces es necesario convocar una reunin de emergencia

6:11
y entonces el programa se enva el mismo da de la reunin, o una hora antes de que
comience.

6:16
Si sucede esto ltimo, escribe el programa en forma esquemtica. As es posible revisarlo
fcilmente en tiempo mnimo.

6:24
El formato depender tambin del contexto de la reunin.

6:28
Algunas reuniones se convocan peridicamente, por ejemplo, una reunin mensual del
consejo de administracin. En este caso, secciones con los temas resueltos en la ltima
reunin, o que quedaron pendientes entonces, pueden ser apropiadas para el progreso
adecuado de las reuniones.

6:46
Los programas para las reuniones que se convocan peridicamente pueden no ser tan
detallados porque se supone que los asistentes que acuden a menudo pueden fcilmente
estar a la altura de las expectativas. La familiaridad de los asistentes con los temas del
programa tambin determina el detalle y la formalidad que un programa ha de
exhibir. Incluso en reuniones peridicas, un recordatorio de lo que hay que llevar y qu
temas conviene preparar puede ser muy til.

7:13
Tambin, el propsito de tu programa, tu intencin al enviar un programa, puede influir en
el formato que finalmente elijas.

7:21
Algunos programas son solamente invitaciones para personas que puede que no
asistan. En este caso, podras incluir secciones que describan cmo podra ser de
ayuda su contribucin a la reunin.

7:33
Otros programas son orientativos.

7:37
Cuando ste sea el caso, podras incluir detalles sobre lo que los invitados van a
encontrarse, en cada punto del programa.

7:44
Esto ser especialmente til cuando la reunin sea ms formal y los asistentes tengan
necesidad de saber qu se va a esperar de ellos all o qu protocolo se va a
seguir. Mientras escribes tu programa, considera las prioridades, la progresin lgica y los
tiempos asignados.

8:00
La prioridad de los temas puede ser algo evidente, pero recomiendo consultar a los
convocados sobre los temas que deben ser incluidos en el programa.

8:10
Si no hay tiempo para hacerlo, o crees que est muy claro cules son las prioridades,

8:15
pide confirmacin a tu equipo de que el programa es exacto y est completo.

8:20
Los temas deberan estar ordenados de mayor a menor importancia, y de mayor a menor
urgencia.

8:27
De esta forma, los temas menos prioritarios pueden no discutirse si se agota el tiempo.

8:35
Respecto a la progresin, lo mejor es comenzar con los temas pendientes de la anterior
reunin, a menos que haya otros temas ms importantes.

8:45
Se deben programar primero los puntos informativos, y despus los que
requieran pensamiento crtico y toma de decisiones despus de recibir la informacin.

8:53
Tambien debes combinar los temas relacionados entre s, o parecidos, y dejar tiempo para
preguntas.
9:00
Como ya dije, es bueno reservar los ltimos cinco minutos para una sesin de
recapitulacin donde las tareas a emprender sean acordadas y asignadas a sus
responsables.

9:10
Al elaborar el programa, ten en cuenta que la reunin podr durar de unos 30 a un mximo
de 90 minutos.

9:16
Si es ms larga, no ser productiva por fatiga de los asistentes.

9:21
S razonable al distribuir el tiempo entre todos los puntos del programa, pero pon
lmites. Esto evitar que la reunin se desve de su curso. Si la discusin ha de
concentrarse mucho en un punto, asegrate de que incluyes lo que ser sacado a
discusin y las decisiones a tomar, Te mostrar algunos ejemplos de programas.

9:40
Una observacin para los que usis Microsoft Word 2010. Hay un excelente asistente para
hacer programas, que puede simplificar el proceso y ayudarte a comprobar que lo has
incluido todo.

9:52
Para reuniones peridicas probablemente acabes modificando el programa de la ltima
edicin de la reunin. Asegrate de que, si lo haces, quede bien revisado, para no
olvidar cambiar las fechas o lugares, y eliminar puntos ya tratados y decididos.

10:07
Tambin hay buenas plantillas de programas para reuniones en "meetingagenda.org", si
no tienes ya alguno. Los programas son esenciales para asegurar reuniones
productivas. Como ya dije, muchas veces son pasados por alto.

10:23
Creo que es la falta de programa, y de un secretario que cronometre, y de un
presidente que dirija, lo que hace que las reuniones duren tanto y acaben sin asignacin
de tareas.

10:32
Es verdad que los lderes de los grupos han de aceptar el programa y ceirse a su
estructura, y debe saberse que el programa controla la progresin de la reunin. Pero con
esas dos cosas conseguidas, el resultado ser probablemente mucho ms productivo, y
conseguirs limitar la duracin de tus reuniones.
Transcripcin interactiva

Spanish

0:02
La comunicacin por carta es una gran parte de los negocios, incluso a da de hoy.

0:06
Una carta de empresa es una manera de promover la sintona, de notificar algo
formalmente, de aclarar expectativas y de reconocer formalmente un trabajo bien hecho
por un empleado o vendedor.

0:19
Cuando escribas una carta de empresa, s directo, s agradable, cntrate en la
perspectiva del lector y evita ser vago o ambiguo.

0:29
Las cartas de empresa suelen ser llamadas a la accin as que piensa en cmo puedes
motivar a tus lectores a actuar dndoles razones que les sean especialmente importantes
y significativas.

0:41
Si se trata de un mensaje desagradable o malas noticias, es mejor decirlo con
suavidad. Un enfoque efectivo es situar el mensaje negativo o desagradable entre otros
ms agradables.

0:53
En esta clase, presentar la estructura bsica de una carta formal de empresa, algunos
consejos para ser efectivo y profesional en ellas, un ejercicio para ayudarte a identificar los
errores comunes en las cartas de empresa y revisar sus objetivos, y algunas directrices
para la redaccin de memorandos.

1:12
La estructura bsica de una carta es muy consistente entre diferentes empresas. Como
norma general, es recomendable un estilo formal para la correspondencia de negocios, a
no ser que se especifique lo contrario, o que ya hayas establecido una relacin con la
persona a la que escribes.

1:31
Un estilo formal indica cortesa, profesionalidad y conocimiento del protocolo.
1:38
Una carta formal suele incluir las siguientes secciones: nombre y direccin del
remitente, nombre y direccin del destinatario, la fecha en que se enva la carta,

1:50
un saludo formal, como "querido" y el nombre de la persona, un encabezado con el
asunto,

1:58
el cuerpo de la carta y una despedida formal.

2:02
El formato de tu carta de empresa depender de

2:07
tu relacin laboral con los destinatarios,

2:11
de la antigedad del receptor y del nivel de privacidad necesario.

2:18
Para clientes que acabas de conocer o con los que no has establecido an una relacin,
se recomienda un estilo formal.

2:26
Cuando escribas a un superior de la empresa, o a cualquier persona de alto rango, utiliza
un estilo todava ms formal.

2:34
Y no olvides la privacidad.

2:36
Puede que tengas una relacin de confianza con la persona a la que mandas una carta,
pero recuerda que todas las cartas de empresa sirven tambin como registros de la
misma. As que si escribes algo que va a ser distribuido o visto por otra gente adems del
receptor, s prudente con lo que dices y cmo lo dices.

2:56
Cuando respondas a otra carta, puedes contestar en el mismo estilo en que te escribieron
a ti, a no ser que esa carta sea demasiado informal, inapropiada o grosera, claro.

3:09
Si se es el caso, adopta un estilo profesional, algo formal y muy respetuoso en tu carta.

3:16
Puede que haya normas de compaa o procedimientos especficos para cartas
formales. Asegrate de enterarte antes de enviar tus cartas, especialmente a receptores
de fuera de la empresa.

3:28
Aqu van unos consejos sobre cmo escribir una buena carta de empresa.

3:32
Primero, ten en cuenta el propsito de la carta cuando la ests escribiendo.

3:36
Hay muchos tipos de cartas de negocios. Por ejemplo, cartas de consulta, de solicitud, de
invitacin o de felicitacin.

3:47
Cada tipo tiene un contenido y un formato ms adecuado.

3:53
Como suger en el primer mdulo, debes escribirla en un tono positivo.

3:58
Aunque el asunto de tu carta sea desagradable, es importante ser corts y tener tacto.

4:05
Crear y mantener una buena voluntad es obligatorio en todas las cartas de
empresa, mensajes de negocios y documentos.

4:13
Los documentos escritos que tienen una mayor importancia que las conversaciones
orales suelen ser compartidos y guardados por un largo periodo de tiempo.

4:22
Personaliza tu carta de negocios teniendo en cuenta la perspectiva de tu lector.

4:27
Aunque puedes encontrar una plantilla para casi cualquier tipo de carta, habla bien de ti
que puedas hacer tus cartas ms personales y enfocadas a tu receptor.

4:39
Sigue las normas de ortografa y gramtica, incluso si la carta es informal.

4:45
Si contestas a una pregunta o anticipas una pregunta que se har tu lector, respndela
directamente en el cuerpo de tu carta.

4:54
Usa tu propio estilo y escribe como si hablaras en un entorno profesional.
4:59
En otras palabras, s simptico, corts, considerado, diplomtico y atento.

5:06
Y por supuesto evita expresiones raras como "hemos podido recibirlo".

5:11
Quin dice eso en la vida real?

5:14
Para acabar, no escribas enfadado, o ms especficamente, no enves nada enfadado.

5:21
Para mucha gente escribir una carta estando enfadada puede ser liberador, pero esas
cartas nunca deben ser enviadas. Si te sirve para calmar el enfado, escribe la carta si
quieres, pero no la imprimas, no la enves y de ninguna manera la escribas en tu
correo electrnico y te arriesgues a mandarla por accidente.

5:42
En este ejercicio, vers una carta con varios errores.

6:01
Los memorandos suelen ser notificaciones formales distribuidas dentro de una empresa.

6:07
Suelen utilizarlos los departamentos administrativos de una organizacin para anunciar
cambios en polticas o procedimientos, o anunciar eventos, o pedir aportes, o participacin
o presentaciones informativas. Son habitualmente cortos, bastante formales y directos.

6:27
Cuando escribas un memorando, ponle un ttulo corto y claro que diga exactamente sobre
lo que trata el memorando. Por ejemplo: "cambios en la poltica de vacaciones".

6:38
En el cuerpo del memorando, explica claramente el problema o asunto, las razones o
justificaciones, cualquier recomendacin y s directo sobre cualquier inconveniente o
desventaja.

6:50
Casi todos deben ser breves e ir directos al asunto. Deben incluir cifras realistas y precisas
si es apropiado, y estar escritos en un tono positivo y profesional.

7:00
Deben incluir tambin cualquier fecha en que el cambio se haga efectivo, y una persona de
contacto para dudas o ms informacin. Muchos memorandos se escriben para anunciar
nuevas polticas de la empresa, o cambios en las polticas actuales.
7:14
Si escribes un memorando anunciando una nueva poltica, asegrate de incluir lo
siguiente: las razones para el cambio o la nueva poltica, una explicacin de cmo afectar
a todo el mundo,

7:30
las ventajas, las desventajas y la fecha en que se har efectivo.

7:35
Haz hincapi en las ventajas, s sincero y claro sobre las desventajas, y contextualiza el
cambio.

7:44
Esta clase ha tratado sobre cartas y memorandos que, exceptuando los emails, es
probable que constituyan el grueso de tu escritura de empresa.

7:51
Un estilo personalizado y amable es en general el mejor enfoque. Y, por supuesto, s
gramaticalmente correcto, comprueba tu ortografa, tu vocabulario, s breve, evita
expresiones que suenen raro, y s positivo.

3.3 Resmenes ejecutivos


Transcripcin interactiva

Spanish

0:02
Un resumen ejecutivo es una revisin no tcnica de lo ms destacado del contenido de tu
informe detallado. Una o dos pginas de sinopsis de un plan de negocios, una propuesta
formal o un largo informe. Generalmente se colocan antes del documento.

0:17
Los resmenes ejecutivos son documentos de uso legal. Se suelen utilizar para solicitar
una subvencin o para contratos o para subrayar los logros alcanzados.

0:27
Razn por la cual muchos se convierten en ideas de negocio. Cuando se hace un resumen
ejecutivo, ciertas partes son muy importantes. Pero muchas dependen del documento que
acompaan. Sin embargo, generalmente, las siguienets partes son comunes en un
resumen ejecutivo.

0:47
Sea para uso de negocios o propuesta o un largo informe.

0:52
La vista global de la empresa o la organizacin que presenta el informe. Esto debe incluir
informacin breve sobre la estructura organizacional, tambin una lista de productos o
servicios y oferta de servicios de la organizacin.

1:07
La segunda parte crtica es los valores de la organizacin.

1:12
Debe haber una descripcin de los gerentes principales y quienes son ellos.

1:20
Es importante la informacin del mercado al cual se dirige y lo que se conoce como base
de clientes.

1:29
Una clara explicacin del objetivo del documento y una explicacin de por qu merece ser
ledo es tambin necesaria.

1:39
Cmo tu propuesta se compara con respecto a la competencia.

1:44
Una breve sinopsis de las necesidades financieras y sus proyecciones.

1:49
Ciertamente esto podra ser mucha informacin, pero la meta es ser breve, claro y justificar
su lectura.

1:59
Si un resumen ejecutivo se coloca al inicio del estudio de un informe o un anlisis, gran
parte de esta lista sera similar, a excepcin de que quizs no necesites identificar a la
directiva. Pero s a los autores del anlisis o del estudio.

2:14
Informacin de clientes fieles y competencia puede ser o no ser importante. Una
explicacin de cmo la informacin del estudio afecta a la base de clientes o altera la
competitividad actual puede ser importante.

2:30
Corto, hechos relevantes y precisin financiera son lo ms importante.

2:37
Un gran recurso que explica como escribir profesionalmente resmenes ejecutivos ha sido
elaborado por el Centro de Salud Pblica de la Marina y el Cuerpo de Marines de USA. Te
animo a que lo revises. El enlace aparece en la pgina de recursos de este
mdulo. Existen diez consejos para escribir un resumen ejecutivo: sencillez, brevedad,
evitar lenguaje tcnico y acrnimos, usa subttulos y vietas, resalta los puntos
principales. Aporta conclusiones y recomendaciones, ten en cuenta a tu audiencia,

3:16
evita lenguaje confuso o emocional, revisa y corrige la ortografa, s logico, claro e
interesante.

3:26
Recomiendo que realices el resumen ejecutivo despus de que hayas escrito todo el
informe o plan de negocio.

3:33
De esta forma, puedes resumir en una o dos oraciones cada parte del informe de
negocios.

3:40
Recuerda usar lenguaje positivo y proactivo, as como fuentes confiables de informacin.

3:48
Un buen sitio para ver excelentes resmenes ejecutivos es la parte posterior de "Harvard
Business Review" Cada mes en la parte de atrs, hay resmenes ejecutivos de artculos
de ese mes.

3.4 Informes
Transcripcin interactiva

Spanish

0:00
Tres tipos de lectores: Ejecutivos que necesiten ponerse al da respecto a un problema, un
estudio o anlisis. Tambin, lectores a los que se les pide revisar y comentar su
documento
0:11
y sus conclusiones. Y finalmente, los lectores futuros o las personas que puedan necesitar
el documento como una referencia en algn momento futuro.

0:18
Al escribir el reporte, existen algunas directrices importantes a tener en cuenta.

0:24
Primero y lo ms importante, mantnganse enfocados en el propsito del reporte. Es fcil
perder el rumbo al escribir un reporte muy largo, especialmente si los hallazgos han
generado nuevas ideas. As que intenten mantenerse firmes en su propsito.

0:37
Querrn preguntar a la persona que solicit los reportes qu esperan encontrar en ellos y
cmo planean utilizarlos.

0:46
Esta informacin puede ayudar cuando estn decidiendo qu incluir o excluir.

0:52
Pueden llegar a apegarse emocionalmente con el tema, o con sus conclusiones si han
estado trabajando en este proyecto o investigacin durante mucho tiempo. Asegrense de
limitarse a datos objetivos y de mantener sus deducciones y recomendaciones en la
seccin reservada para ellas.

1:08
Slo emitan recomendaciones o conclusiones que sean sustentadas por los hechos.

1:14
Los reportes estn hechos para basarse en hechos y para ser imparciales. Un reporte slo
es realmente til si es preciso y objetivo.

1:23
Escriban a su audiencia especfica. Utilicen un tono apropiado e incluyan la informacin
que conocen y que hayan concluido que su audiencia desea conocer.
3.5 Propuestas
Transcripcin interactiva

Spanish

0:02
Una propuesta de negocio es una puja por un negocio, ya sea solicitada o no
solicitada. Siendo ese el caso, es importante que se presenten ustedes mismos y a su
propuesta en la mejor forma posible.

0:15
Generalmente, una propuesta es escrita, o para otra empresa u organizacin, o para
sugerir un nuevo programa, producto o servicio a la alta administracin dentro de una
organizacin.

0:27
De cualquier forma, su propuesta debe lograr dos cosas. En primer lugar, explicar lo que el
lector necesita y segundo, cmo abordar esta necesidad su propuesta.

0:39
En esta clase, les mostrar los componentes importantes de una propuesta, les dar
algunas guas para formato y les proporcionar algunos consejos para escribir buenas
propuestas. Una propuesta de negocio puede variar un poco, especialmente si es en
respuesta a una solicitud de propuesta formal o una solicitud de licitacin.

0:58
En general, las propuestas incluyen un resumen de la empresa, una declaracin del
problema, un poco de contexto, los beneficios de tratar el problema, su mbito de servicios
y entregas, detalles sobre cmo contactarlos y referencias.

1:16
Al escribir una propuesta deben ser breves, pero altamente informativos.

1:21
Si su propuesta no es solicitada, es muy importante escribir en la perspectiva del lector.

1:28
Recuerden, estn tratando de justificar una accin de parte de ellos, por lo que
necesitarn comprender en dnde se encuentran en el problema o su estimacin de la
necesidad. No existe un formato universal para propuestas de negocios. El formato que
usen depender del receptor de la propuesta y del alcance del proyecto.

1:48
Algunas empresas e instituciones requieren propuestas formales, estructuradas y muy
detalladas.

1:54
Por ejemplo, las agencias de gobierno que piden licitaciones para el uso de recursos
pblicos tpicamente tienen requisitos muy explcitos respecto a la informacin que
requieren y el formato en el que debe entregarse. Es crtico que sigan las instrucciones en
las PFR, RFQ, RFSQ, RFI o RFP, con toda exactitud. Es triste cuando una propuesta que
tom semanas en ser preparada es rechazada debido a que est en el formato incorrecto.

2:24
Esto incluye responder a cada requisito y a cada pregunta en el plan de trabajo en el orden
en el que fue solicitado. Dichas propuestas pueden ser muy largas y tpicamente requieren
una carta de presentacin, adems de la propia propuesta.

2:41
Otras son ms relajadas, pueden ser tan slo de una o dos pginas. Si ya tienen una
relacin establecida con la otra parte, pueden no necesitar el componente de ventas, los
antecedentes de la empresa o la declaracin del problema en la propuesta. Si existe una
relacin de largo plazo, la propuesta puede slo incluir una descripcin de sus entregables,
su precio y sus condiciones.

3:07
El formato de algunas propuestas se basa ms en la escala o el mbito del proyecto.

3:13
Los proyectos grandes regularmente requieren una propuesta ms detallada, mientras que
las propuestas para tareas pequeas pueden ser escritas en un formato ms informal.

3:23
Si no estn seguros, identifiquen un contacto en la empresa o institucin y pregntenle
cmo les gustara que presentaran su propuesta. No hay nada malo en
preguntar. Asegrense de que su propuesta est de acuerdo al objetivo, lo que significa
que han identificado lo que su audiencia objetivo necesita y que son capaces de demostrar
que cuentan con la mejor solucin al problema, desde el punto de vista de ellos.

3:47
Deben demostrar profundamente sus declaraciones, ofreciendo evidencia, hechos e
informacin y asegurarse de que los hechos y los datos que usen realmente soporten sus
recomendaciones. Un plan de proyecto cuidadosamente desarrollado tambin debe servir
como una buena forma de argumentar su propuesta.

4:09
Al preparar su propuesta, mantengan en mente su principal argumento de venta
y asegrense de que su escrito refleja ese enfoque.

4:16
Una propuesta no solicitada requerir una venta ms ardua que una que haya sido
solicitada. Ser crtico al preparar una propuesta no solicitada que no proporcionen
argumentos o explicaciones genricas. Deben demostrar claramente y con argumentos
fuertes que sean llamativos desde la perspectiva del lector, que su propuesta es la mejor
opcin que tienen ante ellos.

4:42
En todos los casos, sean extremadamente organizados.

4:46
Las propuestas tienden a tener muchas secciones, por lo que deben ser cuidadosos en
poner la informacin correcta en el lugar adecuado.

4:53
Sean claros y positivos y sean optimistas.

4:58
Muchas propuestas vienen con una lista de verificacin de puntos a incluir. Sean
implacables en su evaluacin de las partes y piezas citadas en dicha lista. Si no se
proporciona una lista, ser valioso utilizar una de creacin propia, y seguirla antes de
entregar su propuesta.
3.6 Casos de negocio
Transcripcin interactiva

Spanish

0:01
Un caso de negocios es un documento que describe y justifica un proceso, proyecto o
situacin especfica.

0:10
Es muy similar a un plan de negocios, y se escribe usualmente para justificar un
programa, solicitar financiamiento adicional, o simplemente crear un registro de cmo se
realizar un proyecto,

0:20
o cmo se propone ejecutarlo.

0:24
Un caso de negocios puede ser detallado y formal, as como informal y breve,
dependiendo del propsito del documento.

0:31
En esta leccin, me referir a los pasos para desarrollar un caso de negocios, as como
los componentes del documento escrito final.

0:40
Para preparar un caso de negocios, puedes empezar clarificando el problema o la
oportunidad. Llega al corazn de la misma, identifica la causa raz, los factores
contribuyentes y cualquier asunto subordinado. Define y describe todo esto. Despus vas
a querer analizar el problema.

0:59
Si es realmente un problea, y de qu forma es parte de algo ms amplio. Cmo afectar la
decisin de proceder a otros departamentos, funciones o sistemas que ya estn
funcionando.

1:09
Crea un diagrama de flujo para visualizar los puntos de conexin y entradas del
problema. Busca patrones, suposiciones o definiciones incorrectas. Una vez que tengas el
problema o la oportunidad totalmente definidos y descritos con todo, visualzalos con
todas las dificultades resueltas.

1:28
Tu anlisis puede tomar un gran nmero de formas como orden cronolgico, orden de
complejidad o clasificacin por caractersticas, conflictos o costos, o incluso relevancia
contra urgencia.

1:41
Una vez que has caracterizado el problema o la oportunidad completamente, necesitas
desarrollar soluciones alternativas.

1:48
Hay muchos medios para abordar esto e incluso clases enteras de resolucin de
problemas y toma de decisiones. Pero nuestro enfoque est en escribir el documento.

1:57
Entonces, sabes que debe haber una etapa para identificar y evaluar las alternativas.

2:04
La siguiente etapa es evaluar los resultados potenciales, costos y viabilidad de las
diferentes alternativas. Por supuesto, esto es seguido por una decisin y una accin. Vas a
necesitar toda la informacin acerca del proceso de desarrollar este caso de negocio para
abordar un problema u oportunidad.

2:23
Tu caso de negocios seguramente incluir las siguientes secciones. Los antecedentes del
problema u oportunidad.

2:32
Problemas que se han encontrado. Opciones que fueron consideradas y todos los anlisis
de costo-beneficio. La solucin que es o fue seleccionada y su estrategia de
implementacin.

2:45
Costos esperados del proyecto.

2:48
Un resumen ejecutivo y una proyeccin. Los casos de negocios pueden escribirse en
tiempo pasado o tiempo futuro dependiendo de si el propsito es discutir cmo fue
ejecutado nuestro proyecto o proponer cmo va a ejecutarse.

3:02
En todos los casos, revise y edite su documento minuciosamente y asegrese que su
gramtica y eleccin de palabras, son de la ms alta calidad. Tambin sera sensato hacer
que un socio de negocios de confianza, que no es parte del equipo de desarrollo del caso
de negocios, lo revise y d su opinin. Ahora, revisa tu comprensin de lo que tenemos, y
qu tomar en cuenta para todos estos documentos de negocios, con el cuestionario de
evaluacin.

Cmo escribir un buen memorando

Partes de un Memo
Resumen:
Este folleto le ayudar a resolver sus problemas memo-escritura al discutir lo que es un memo,
que describe las partes de las notas, y proporcionar ejemplos y explicaciones que harn que sus
notas ms eficaz.
Colaboradores: Courtnay Perkins, Allen Brizee
ltima edicin: 2010-09-24 02:19:39

memos estndar se dividen en segmentos para organizar la informacin y para ayudar a


lograr el propsito del escritor.

Segmento de la partida
El segmento de partida sigue este formato general:

A: (nombres de los lectores y los ttulos de trabajo)

De: (tu nombre y puesto de trabajo)

FECHA: (fecha completa y actualizada)

ASUNTO: (lo que la nota se trata, puesto de manifiesto de alguna manera)

Asegrese de que usted trata al lector por su nombre y el trabajo correcto ttulo. Es posible
llamar al presidente de la compaa "Maxi" en el campo de golf o en una nota informal, pero
"Rita Maxwell, Presidente" sera ms apropiado para una nota formal. Sea especfico y
conciso en su lnea de asunto. Por ejemplo, "ropa" como una lnea de asunto podra significar
cualquier cosa, desde una actualizacin del cdigo de vestir a un problema de produccin. En
su lugar usar algo como, "ropa de la cada Promocin Lnea."

Segmento de apertura
El propsito de una nota se encuentra generalmente en el prrafo inicial e incluye: el
propsito de la nota, el contexto y el problema, y la asignacin o tarea especfica. Antes de
complacer al lector con los detalles y el contexto, dar al lector una breve descripcin de lo
que la nota ser aproximadamente. La eleccin de la forma especfica ser su introduccin
depende de su estilo de plan memo. El ms directo el plan de la nota, la ms explcita la
introduccin debe ser.Incluyendo el propsito de la nota ayudar a aclarar la razn por la
audiencia debe leer este documento. La introduccin debe ser breve, y debe ser
aproximadamente la longitud de un prrafo corto.

Contexto
El contexto es el hecho, circunstancia o el fondo del problema que est resolviendo. Es
posible utilizar un prrafo o un par de frases para establecer el fondo y plantear el
problema. A menudo es suficiente para utilizar la apertura de una frase para explicar
completamente el contexto, tal como,
"A travs de la investigacin y anlisis de mercado ..."

Incluir solo lo que necesita su lector, pero asegrese de que est claro.

Segmento de tareas
Una parte esencial de una nota de la declaracin es tarea donde debe describir lo que est
haciendo para ayudar a resolver el problema. Si se solicit la accin, su tarea puede ser
indicado por una abertura frase como,

"Usted pidi que miro ...."

Si se quiere explicar sus intenciones, se podra decir,

"Para determinar el mejor mtodo de promocin de la nueva lnea de mxima

pendiente, lo har ...."

Slo incluir toda la informacin que se necesita por los tomadores de decisiones en el
contexto, pero sea convincente de que existe un problema real. No divagar con detalles
insignificantes. Si usted est teniendo problemas para poner la tarea en palabras, considerar
si usted ha aclarado la situacin. Es posible que tenga que hacer ms planificacin antes de
que est listo para escribir su nota. Asegrese de que su pronstico del propsito enunciado
divide el tema en los temas ms importantes que las necesidades de toma de decisiones.

resumen Segmento
Si la nota es ms larga que una pgina, es posible que desee incluir un segmento sinttico
aparte. Sin embargo, esta seccin no es necesario para las notas cortas y no debe ocupar
una cantidad significativa de espacio. Este segmento proporciona una breve exposicin de las
principales recomendaciones que haya alcanzado. Estos le ayudarn a su lector a
comprender los puntos clave de la nota inmediatamente. Este segmento tambin puede
incluir referencias a los mtodos y las fuentes que ha utilizado en su investigacin.

Segmentos de discusin
Los segmentos de discusin son las porciones ms largas de la nota, y son las partes en las
que se incluyen todos los detalles que apoyan sus ideas. Comience con la informacin que es
ms importante. Esto puede significar que va a comenzar con las conclusiones o
recomendaciones clave. Comience con su informacin ms general y pasar a los hechos
especficos o de apoyo.(Asegrese de utilizar el mismo formato si se incluyen los detalles:.
Fuerte al ms dbil) Los segmentos de discusin incluyen las ideas de apoyo, hechos e
investigaciones que respaldan su argumento en la nota. Incluir puntos fuertes y las pruebas
de persuadir al lector a seguir sus acciones recomendadas. Si esta seccin es inadecuada, la
nota no ser tan eficaz como podra ser.

segmento de cierre
Despus de que el lector haya absorbido toda su informacin, que desea cerrar con un final
amable que indica la accin que desea que su lector a tomar. Asegrese de considerar cmo
el lector se beneficiar de las acciones deseadas y cmo se puede hacer que esas acciones
ms fcil. Por ejemplo, usted podra decir:
"Me alegrar para discutir esta recomendacin con usted durante nuestro viaje

el martes para el spa y seguir a travs de las decisiones que tome."

Adjuntos necesarios
Asegrese de documentar sus hallazgos o proporciona informacin detallada cuando sea
necesario. Esto se puede hacer uniendo las listas, grficos, tablas, etc. al final de la
nota.Asegrese de hacer referencia a los adjuntos en la nota y de aadir una anotacin
acerca de lo que est unido por debajo de su cierre, as:

Adjuntos: Resultados del Grupo de Enfoque, enero-de mayo de de 2007

Repaso

9 preguntas

1
point

1.
Qu debe incluirse en la agenda de una reunin?

Una lista de temas en orden de importancia o urgencia.

Una lista de asistentes que indique quin est a cargo de cada punto.

El tiempo aproximado que se ha asignado para hablar de cada punto de la agenda.

Todo lo anterior.

1
point

2.
Aunque una carta presente datos negativos o desagradables, es esencial que el tono de la
misma sea:

Positivo.

Negativo.

Despectivo.

1
point

3.
Marca la mejor opcin:

Nunca se debe hablar en jerga.

Si en la comunicacin es preciso usar jerga, se debe explicar su significado.

La jerga demuestra que uno sabe de qu habla.

1
point

4.
Los memorandos son una forma de comunicacin interna. Qu debe contener un
memorando?

Una frase o ttulo claro que indique el propsito del memorando.

Un enunciado claro de los problemas que hay que resolver.

Argumentos y fechas de entrada en vigor de los nuevos procedimientos.

Todo lo anterior.
1
point

5.
Marca la mejor opcin:

Un resumen ejecutivo es una sntesis de 1 o 2 pginas de un plan de negocios en la que


se presentan los aspectos ms destacados de un informe exhaustivo.

Un resumen ejecutivo se debe escribir en un tono positivo y proactivo.

Un resumen ejecutivo es una forma de vender los aspectos positivos de un negocio y


suele terminar con unas frases para convencer a quien lo lee.

Todo lo anterior.

1
point

6.
En las empresas, los informes sirven para tener un registro por escrito sobre un tema, un
proyecto o un proceso. Marca la respuesta que mejor refleja lo que es esencial en un
informe:

Un informe es un documento para convencer a la gente de que todo va a de maravilla.

Un informe debe ser preciso, objetivo e imparcial.

En un informe se debe incluir hasta la ltima pizca de informacin de que se dispone,


aunque no guarde relacin con el tema. Nunca se sabe en qu momento algunos de esos
datos pueden resultar ser importantes.

1
point

7.
Una propuesta, haya sido o no solicitada, expone dos cosas: lo que necesita la otra parte y
el modo en que tu empresa puede satisfacer esa necesidad. Cul de las siguientes frases
es cierta?

Una propuesta debe escribirse en su totalidad en pretrito o en futuro.

Debe contener muchos detalles, y se dispara al voleo: se enva y luego se ve qu


componentes de la propuesta llaman la atencin de los destinatarios.

Una propuesta debe estar bien documentada y ofrecer pruebas que respalden tus
argumentos, debe ser persuasiva y demostrar que tu empresa es la ideal para ese trabajo,
y debe estar orientada hacia la solucin de necesidades o problemas concretos.

1
point

8.
Un caso de negocio se centra en un proceso, proyecto o situacin en particular. Cul de
la las siguientes frases describe acertadamente un caso de negocio?

Normalmente se redacta para solicitar ms fondos, justificar un programa o dejar


constancia de cmo se ejecut un proyecto.

Un caso de negocio debe entenderse como una maniobra general de defensa y debe
contener explicaciones que liberen al autor de toda culpa.

Un caso de negocio debe tener una extensin mnima de 30 pginas e incluir una gran
profusin de detalles.

1
point

9.
Un caso de negocio que analice determinado problema o dificultad debe incluir:

Una identificacin de la causa fundamental del problema y de los factores que inciden en
l.
Una explicacin de cmo afecta el problema otros aspectos de la empresa.

Propuestas de soluciones.

Todas las anteriores.

ntroduccin al mdulo 4
Transcripcin interactiva

Spanish

0:00
En este que es nuestro ltimo mdulo, hablar sobre cmo finalizar tanto sus
documentos como sus comunicaciones informales.

0:08
Varias de las tareas ms importantes en la creacin de documentos de negocios son
posteriores a la escritura del primer borrador.

0:16
Esas tareas son revisin, edicin y correccin.

0:21
Aunque no lo crean no son lo mismo.

0:24
Cada una tiene un propsito muy diferente y cada una tiene que hacerse de manera
individual, para crear un documento verdaderamente bien escrito.

0:32
Hablar acerca de sus diferencias, cmo y cundo deben hacerse estas tareas y quin
debe realizarlas.
0:39
Les dar informacin que les ayudar sobre las cosas especficas que deben buscar y
otras indicaciones y trucos que les ayudarn a aprovechar de manera ms efectiva el
tiempo que utilicen editando, revisando y corrigiendo. Luego, compartir con ustedes
algunas ideas relacionadas con la presentacin visual de su documento Cmo hacer que
su documento capture y mantenga la atencin del lector.

1:01
Discutiremos sobre tablas, grficos, espaciados y encabezados.

1:06
Adems tambin hablar en el mdulo, sobre el tema de los correos electrnicos.

1:09
Esos correos electrnicos que nos llegan en grandes cantidades y a los cuales hoy en da
casi nadie puede renunciar a utilizar ni siquiera por un da.

1:16
El correo electrnico se ha convertido en el principal medio de comunicacin rpida e
informal en el mundo de los negocios. Ha sido muy rpido, sentimos que fue de la noche a
la maana.

1:27
Apenas en los ltimos 2 aos, percibo que hay cada vez ms y ms organizaciones que lo
utilizan incluso para comunicaciones formales, porque existen las firmas electrnicas y
sistemas de seguridad de varios niveles. Al lado del correo electrnico llegaron otras
formas de interaccin social electrnica y creo que se han infiltrado en nuestros correos
electrnicos algunas de las nuevas reglas de sintaxis y gramtica que se han desarrollado
con las redes sociales. Hablar sobre eso y sobre la importancia de mantener un
comportamiento profesional incluso cuando se utilizan los medios electrnicos.

2:04
Y finalmente tendremos un pequeo segmento sobre las redes sociales en los negocios

2:09
Cada da ms y ms negocios utilizan las redes sociales como espacio de contacto con
sus clientes.

2:15
Si su labor tiene relacin con esto, Esta informacin ser muy til para usted.
4.1 Revisin, edicin y correccin de pruebas
Transcripcin interactiva

English

0:02
The reason we have three words for the work that you do to modify a document is that
there are three distinct forms of modifying that document.

0:11
Revising, editing, and proofreading are not the same thing. They are, in fact, three different
forms of improving the content, the quality, and the presentation of your writing.

0:23
The University of California, Berkeley has an excellent description of the
difference between editing and revising.

0:30
They define editing as work that is done on a sentence level, addressing problems with
spelling, grammar, punctuation, or word choice.

0:40
The website also points out that editing is one sided, meaning that an editor writes
comments and corrections on the paper and returns the paper to the writer. In other words,
the editor looks for mistakes and fixes them.

0:56
Revising on the other hand, deals with the document and its content as a whole. When you
revise, you're looking at the main points and the arguments and questioning whether the
writing stays on point, if it's well organized and supports the points effectively.

1:14
Revising also judges voice and overall tone of the document.

1:19
Revising is not one sided like editing. In fact, it should inspire dialogue between the writer
and the reviewer regarding the goals of the document and the reviewer's perspective.

1:31
The purpose of this dialogue is to expand and clarify ideas rather than correct them.

1:38
Revisions could involve moving or removing entire paragraphs, expanding upon ideas or
removing weak arguments. It could be rewriting confusing explanations or adding
supporting data or explanations.

1:53
Proofreading, a third and different form of reviewing a document, is done after extensive
revision and editing.

2:00
Proofreading, according the University of North Carolina at Chapel Hill, is the very last step
before sending, distributing, or publishing a document.

2:10
Proofreading is the act of reviewing the almost final document for spelling or grammar
errors, spacing, punctuation, and overall appearance.

2:21
Once you've completed your first draft, it's time to revise.

2:26
Many writers do very limited revision, expecting that their first draft will be mostly complete.

2:32
This is rarely the case, especially for reports, business cases, proposals in executive
summaries.

2:40
Plan for time to do extensive revising. In fact, multiple sources will recommend that you
allow yourself a writing to revision time ratio of 1:3.

2:51
As you review your draft, revise wording, sentence structure, word choice, formality, and
complexity until your meaning is absolutely clear.

3:01
Some more specific hints are revise sentences with there are. For example, there are three
candidates who must be interviewed next week. It would be better to say, we will interview
three candidates next week.

3:17
Revise sentences that are not in active voice because active voice is a much stronger, and
has greater impact, type of sentence.

3:26
For example, it was told that there was a problem yesterday.
3:32
Instead say, I understand there was a problem yesterday.

3:37
Which one of these sounds like you are more interested in fixing the problem?

3:43
To me, versus she, versus she described to me.

3:48
Passive voice can easily sound weak, however, it has value though, if you're trying to
sound less accusatory.

3:57
For example, saying some errors were made in processing the paperwork sounds less
accusatory than human resources didn't process the paperwork properly.

4:08
Confirm that your words have precise meanings as opposed to less precise words with
simplistic modifiers such as like, very, kind of, and awesome.

4:19
Look for wordy descriptions or statements, and seek the best word or phrase to capture the
intent of your statement, keeping in mind that you also must remain easily understood.

4:31
Just don't go too far. Remember that while we're striving for brevity, we don't want to err on
the side of being incomplete or unclear.

4:41
So while brevity is important, you may need to add words for clarity.

4:47
One last suggestion which was also made in an earlier lecture is to look for and eliminate
elaborate endings such as ion, ing, and ness. Sentences using words with such endings
tend to be much longer, more complex, and less relatable than their alternatives. For
example, the advantageousness of your proposal is in question could be rephrased as, we
don't see the advantages of your proposal,

5:16
and let's take the time for contemplating could be changed to, let's contemplate.

5:22
I cannot state it more emphatically or I must stress that you should revise, revise, and
revise again.

5:30
Editing is much more about the entire document and it's content. When you edit, consider
the draft as a whole, taking a fresh look at the content, your arguments, and how they
flow. Is the content complete? In other words, have you included all the necessary pieces
of information, supporting data, options to address the issue, question or need? Which
option you see as preferred? Your reasons why and your justifications?

6:01
Look at your structure. Is there one topic per paragraph? And do the topics flow from one to
the next logically?

6:09
Is your message clear? Is it obvious to the reader what your goals, intent, or requested
actions are based on your document?

6:18
Are your arguments clearly stated? Is the connection to the proposal or the request
obvious, based on your writing?

6:26
Are all of your arguments directly related to the proposal, request, or report?

6:32
Are there any that are interesting but perhaps don't truly impact what you're proposing or
reporting?

6:40
Also, knowing your audience or any commonly held beliefs or concerns they have, are
there any counterarguments that you can anticipate? Have you addressed them?

6:52
Overall, is your tone positive? Even if the content is difficult or potentially unpleasant?

6:58
These are the types of big picture questions that should be asked when editing a
document.

7:04
Also, I recommend that you have at least one other person edit your document.

7:09
This is because it is quite normal, even expected, that it's very difficult to objectively judge
all of these questions when you're reading your own document.

7:19
You are probably so deeply immersed in the topic that you overlook missing arguments or
statements because they're so well known to you.

7:29
Ask a trusted colleague to review your document for you and encourage them to provide
you with feedback.

7:36
Even better, provide some prompts such as those listed here, to help your editor look for
these things specifically.

7:46
When you're using this sort of peer review, keep a few things in mind.

7:52
Peer review can be done blindly with the identity of the writers kept from the reviewer or in
a more open fashion.

8:00
You'll get better and perhaps more honest feedback if the edits are not provided in person.

8:07
Some companies require at least two changes per page when doing peer review edits for
someone else and don't be defensive, and thank them for their help. You did ask.

8:23
Take a look at this reading sample taken from Yahoo! Answers.

8:27
It's been around the internet a few times and perhaps, you've already seen it.

8:32
You're probably able to decipher what this says, in spite of many, many misspellings. This
is because your brain fixes what it sees.

8:43
Proofreading is the final step of your document preparation. You should have edited and
revised extensively before getting to this stage.

8:52
When you proofread, you're doing a systematic check for spelling, punctuation, grammar,
and typographical errors.

9:01
It's important to plan for this, plan for time and this step.

9:06
Some of us rely a little too much on the spell and grammar check functions of our word
processing software. These are good but they won't catch everything. They won't catch
spelling when they are homophones of a word, nor many imprecise word choices.

9:23
Also, in proofreading, as in editing, you can easily overlook things that are in error because
our mind fixes them.

9:31
We really cannot reliably proof our own work. We tend to see what we intended to write, not
what's there.

9:40
Here is some tips for effective proofreading.

9:44
First, avoid proofreading immediately after writing.

9:48
If possible, put the material aside for, at least, a few hours before starting the process. At
the very least, shift to a critical mindset before you proofread your own work.

10:01
Use the grammar and style check functions in your word processing software.

10:06
Microsoft Word has a wide variety of grammar and style check options, which you can
select by going to the home tab, choose Options and Language to see the various
language related checks you can use.

10:19
Go slowly. Consider every word.

10:22
Read what is actually on the page and watch if you're filling in the blanks in your mind.

10:29
Look for one error at a time. For example, review once for spelling. Review again, for
capitalization and again, for punctuation and then, again, for verb tense consistency.

10:41
Try starting at different parts of the paper every time to avoid the negative effects of
familiarity with the text.

10:48
Another option is to read the document backwards. This avoids the tendency to fix errors
mentally because you know, what it is supposed to say.

10:59
If English is not your first language, run your grammar check in explain mode. In Microsoft
Word, this means that you right click a sentence that is highlighted for a grammar problem
and choose the question mark in the pop up box.

11:14
An explanation and solution or work around will appear.

11:18
Finally, read your document aloud. This is perhaps the single best way to catch spelling
errors, missing words, poor sentence structure, excessively formal sentence structure, and
a host of other problems. In this lesson, we talked about revising, editing, and proofreading
and how they differ.

11:39
To create a quality business document, you will need to do all three of these activities.

11:44
I highly recommend allowing plenty of time following your draft creation to do these steps
and allow some time in between them. Remember, the quality of the document is a direct
reflection on you.

4.2 Mensajes por correo electrnico


Transcripcin interactiva

Spanish

0:02
El correo electrnico se ha convertido en el principal medio de comunicaciones cortas y
rpidas, en los negocios.

0:09
El correo electrnico ofrece muchas ventajas de las que el telfono y las cartas carecen.

0:13
Por ejemplo, acceso instantneo a la direccin del destinatario, envo inmediato
del mensaje, posibilidad de que el destinatario lo lea en el momento que le convenga
ms, y fcil distribucin a mltiples personas al mismo tiempo. Tambin ofrece la ventaja
de fcil archivo y compatibilidad, o conversin, con otras plataformas de software.

0:37
Las cartas en papel o el telfono carecen de algunas de estas ventajas. Y as, como
sociedad, hemos adoptado muy rpidamente el uso del correo electrnico como nuestra
forma estndar de comunicacin informal en las empresas. En esta clase hablar de
cundo usar correo electrnico, y cundo no usarlo. Cmo usar el "Asunto" para atraer en
el acto la atencin del lector. La importancia de la gramtica y ortografa correctas en los
mensajes, y algunas estrategias para pasar menos tiempo leyendo nuestros
mensajes. Tambin, cmo presentarte a ti mismo como un autntico profesional.

1:12
Cuando mires estas listas, vers que la mayora de los items en la columna del "S" son
informales. Es porque, en general, el correo electrnico no se considera una forma
de comunicacin formal, legalmente vinculante.

1:27
Ciertamente, hay formas de comunicacin por correo electrnico que pueden llegar a
ser formales, mediante el uso de firmas electrnicas, respuestas formales, peticiones
formales de contestacin, o un sitio online.

1:43
Muchas organizaciones an usan documentos en papel para contratos, acuerdos con
validez legal, o notificaciones oficiales,

1:51
pero estas prcticas estn cambiando con rapidez. Infrmate sobre las prcticas
comnmente aceptadas en tu industria, y en tu organizacin.

2:02
Algunos de los items en la lista del "NO" estn relacionados con el liderazgo y las prcticas
de comunicacin en el mundo de los negocios. Por ejemplo, no es apropiado delegar un
proyecto importante, denunciar un grave error, o discutir asuntos personales en un
mensaje.

2:20
Si algo es de verdad urgente, correo electrnico nunca es la forma apropiada de
comunicarlo.

2:27
Es la mejor forma de enviar recordatorios, convocar reuniones, anunciar novedades y
hacer peticiones sencillas. Cundo usar CC, y cundo no.
2:37
Los tres espacios en la cabecera de los mensajes suelen ser siempre rellenados con tal
rapidez que no pensamos en cmo sacarles el mejor partido.

2:46
Aqu te ofrezco algunas sugerencias y cosas en las que pensar, relativas a la parte
administrativa de tu mensaje.

2:52
El campo "To" es para enviar un mensaje directo a una persona o grupo de personas.

2:59
salo cuando tu mensaje est dirigido a todos los destinatarios, como cuando un directivo
se dirige a sus colaboradores.

3:07
Recuerda que cuando usas el campo "To" son visibles las direcciones de todos los
destinatarios. Debes incluir en el campo "To" solamente direcciones de destinatarios que
puedas revelar a todos. Si no es seguro que puedas hacerlas pblicas, usa el campo
"Bcc". "Cc" significa "copia al carbn", lo que sin duda hace gracia, porque vosotros
probablemente nunca hayis usado o siquiera visto un papel carbn.

3:38
Era, en caso de que no lo sepis, una forma antigua de sacar copias.

3:43
El campo "Cc" se usa para enviar copia de un mensaje a personas que no
son destinatarias directas, pero que en todo caso deben ser informadas.

3:53
Por ejemplo, si un directivo ha pedido a su ayudante que enve unas instrucciones suyas a
todo el departamento, el ayudante puede poner en "To" las direcciones de todas las
personas en el departamento, y la direccin del directivo en "Cc".

4:11
O se pueden poner en "To" las direcciones de aquellos afectados por las instrucciones y el
resto del departamento en "Cc".

4:21
En algunas organizaciones existe ahora la norma, o la expectativa de que el campo "To"
se use para personas de las que se espera respuesta, y "Cc" para personas de las que no
se espera una respuesta.

4:35
Esto reduce el nmero de mensajes que dicen simplemente "OK" o "Nos vemos".
4:41
Recuerda que, como en el caso de "To", todas las direcciones incluidas en "Cc" pueden
ser vistas por todo el mundo.

4:49
"Bcc" significa "copia al carbn ciega". Cuando las direcciones de los destinatarios se
ponen en "Bcc" nadie puede ver las de los dems, estn "ciegos".

4:59
El uso de "Bcc" es necesario si los destinatarios no han permitido que se conozca
pblicamente su direccin o si hay razones para mantener la confidencialidad de los
destinatarios. Como el campo "Bcc" ofrece privacidad, a dferencia de "To" y "Cc", has de
usar "Bcc" para comunicaciones directas e indirectas en las que la privacidad de las
direcciones sea necesaria.

5:28
Una costumbre acertada es usar la propia direccin en el campo "To" si hay que enviar un
mensaje a mltiples destinatarios sin revelar ninguna de sus direcciones. Las de los
destinatarios se deben incluir en el campo "Bcc".

5:44
El "asunto" debe ser corto e informativo. El "asunto" es muy importante, porque a menudo
es el dato que los destinatarios usarn para decidir si van a leer, o incluso abrir, el
mensaje.

5:56
Mientras inspeccionan su lista de mensajes recibidos, muchos evalan el "asunto" y el
remitente para decidir si leer alguno de ellos, o guardarlo, o tambin borrar sin leer
siquiera. As que tus "asunto" han de ser muy informativos y atrayentes. Estos ejemplos
son buenos.

6:16
"Necesito conocer su disponibilidad para asistir a una reunin". "Tareas pendientes desde
la reunin del viernes"

6:26
"Este contrato ha de quedar revisado para el jueves"

6:30
A veces, el "asunto" puede contener todo el mensaje enviado.

6:35
Por ejemplo, "Nos vemos maana a las 10:00 en el Starbucks de Washington"

6:40
"Confirmando nuestra reunin de maana a las 9:00"

6:44
"Por favor, llmeme cuando tenga un momento durante la tarde de hoy"

6:47
En estos casos, no hace falta aadir nada ms al mensaje.

6:53
Y acerca de la gramtica, ortografa y eleccin de las palabras?

6:56
El correo electrnico no es como enviar mensajes de texto a tus hijos. Como seguramente
sabes, muchos nuevos medios de comunicacin, como Facebook, Twitter, SnapChat, y los
mensajes cortos, han desarrollado su propio vocabulario, coloquialismos y abreviaturas.

7:13
En un entorno de negocios es bueno recordar, sin embargo, que los mensajes de correo
electrnico deben ser tan formales como una carta.

7:21
Sigue siempre las reglas de la gramtica.

7:25
Puedes consultar el mdulo dos de este curso, y las guas de estilo de comunicacin
escrita.

7:32
Usa siempre frases completas, y estructura las frases correctamente. No utilices la jerga
propia de los mensajes de texto en el telfono. Es necesario usar bien las maysculas y
los signos de puntuacin. En un mensaje de correo electrnico, todo en maysculas da la
impresin de estar gritando y todo en minsculas es difcil de leer. En mensajes de
negocios, evita la jerga de los mensajes telefnicos, abreviaturas y acrnimos. Evita el
uso de emoticonos tambin. Como mnimo, el uso de jerga, abreviaturas y emoticonos
reduce la formalidad de la comunicacin. Y en el peor de los casos puede hacer perder el
respeto del lector.

8:15
A menos que tu superior lo autorice, escribe los mensajes como cartas de negocios o
memorandos.

8:24
Lee este mensaje de correo electrnico. Qu notas en l? Y cmo reaccionas a l,
segn lo que acabo de explicar? Ahora, lee el segundo mensaje. Cmo reaccionas a l
en trminos de claridad y profesionalismo?

8:38
Date cuenta de que la segunda versin utiliza frases completas, y no emplea jerga, ni
abreviaturas ni acrnimos.

8:47
Lee cada parte de un mensaje, e identifica lo que desees cambiar.

9:48
Algunas recomendaciones para mejorar tus comunicaciones por correo
electrnico: escribe pensando en el lector,

9:55
s siempre amable y profesional, sea cual sea el tema del mensaje,

10:00
configura las opciones en Outlook o en tu aplicacin de correo electrnico para que el
comprobador ortogrfico realice su labor automticamente.

10:06
Para mensajes largos, o especialmente importantes, es mejor redactar en un editor de
textos, comprobar la ortografa y la gramtica, y entonces cortar y pegar en la aplicacin
de correo electrnico.

10:17
Relee siempre antes de enviar, quizs incluso un par de veces.

10:23
Emplea salutaciones y despedidas que sean apropiadas y profesionales. En la firma,
especifica tu nombre, cargo e informacin de contacto, para que tu lector pueda escoger la
forma de contestarte.

10:34
Y respecto al nmero de mensajes enviados, si eres prudente podrs animar a otros a
serlo tambin.

10:42
Cuando digo prudente, me refiero a no pulsar en el botn "Contestar a todos" sin revisar
con cuidado a quines.

10:49
No enves un correo electrnico aparte para contestar a una invitacin a la que ya
respondiste.

10:56
Y no contestes a un mensaje si no es necesario.

11:00
El correo electrnico puede ahorrar mucho tiempo, o desperdiciarlo, segn la forma de
usarlo. Decisiones acertadas sobre cundo leer los mensajes, el uso de notificaciones y
cmo filtrar los mensajes pueden suponer una enorme diferencia en la cantidad de tiempo
necesaria para procesar todo tu correo entrante.

11:20
El primer paso es siempre hacer buen uso del correo cuando sea sensato hacerlo, y
recuerda que el correo electrnico tambin es una forma de comunicacin profesional.

4.3 El atractivo visual


Transcripcin interactiva

Spanish

0:02
La legibilidad de tu documento y la probabilidad de cautivar a tu audiencia no son
solamente el resultado de una correcta gramtica y seleccin de palabras. Tambin hay un
componente de atractivo visual.

0:14
Abordar los componentes de atractivo visual que se relacionan de cerca con la
escritura de un documento.

0:21
Definitivamente, aquellos que trabajan en marketing pueden unirse a nuestra
conversacin en trminos de color y fuente, seleccin de papel y grficos. Pero se no es
el tema de esta leccin.

0:31
Abordar algunas consideraciones para hacer tu documento ms atractivo visualmente,
ms fcil de leer y ms significativo para tus lectores. Cuando planifiques y,
finalmente, corrijas tu documento, reflexiona acerca de la disposicin y el atractivo visual.

0:48
Piensa en tu propia reaccin cuando ves un documento con interlineado sencillo y un
tamao de fuente pequeo. Puede ser bastante abrumador.

0:56
Muchos de nosotros podramos incluso poner un documento as a un lado, pensando en
leerlo luego.

1:01
Tu meta con cualquier documento es estimular al lector a dejar de hacer cualquier otra
cosa y leer lo que le has provisto.

1:08
Para lograr esto debes hacer el documento visualmente atractivo y mejorar la
legibilidad. Primero, limita cada prrafo a un solo tema o idea. Los prrafos cortos son ms
fciles de seguir y permiten pausas para el lector.

1:25
Cada uno de tus prrafos debe incluir generalmente al menos tres oraciones, y estar en un
orden lgico tal que cada idea conduzca a la siguiente.

1:35
Esto facilita a tus lectores seguir tu lnea de pensamiento.

1:39
Recuerda usar palabras de transicin entre tus prrafos tales como "por lo
tanto", "adems", "por otro lado", "en consecuencia", "en cambio", o "en resumen".

1:52
Adems, vara la longitud de tus oraciones. Esto agrega inters y variedad.

1:59
Tambin, piensa en tu interlineado. Para documentos extensos, separa tu texto con
subttulos. Es simplemente desagradable ver un muro de texto. Cuando agregues
subttulos, s consistente con tu estilo y estructura, un poco como una estructura paralela
en las oraciones.

2:18
En este ejemplo, nota que un formato y sintaxis similares son usados para cada subttulo
en el documento.

2:25
Usar subttulos tales como estos separa el texto y hace la navegacin simple para el
lector. Otra oportunidad para aadir atractivo y ganar el inters de tus lectores, es el uso
de grficos.
2:37
Muchas personas, especialmente en campos ms tcnolgicos o cientficos, aprecian el
uso de grficos y tablas para presentar datos.

2:46
Sin embargo, no solo los documentos tcnicos se benefician de los grficos. Una simple
tabla visualmente atractiva para mostrar informacin crtica de cualquier tipo, es
bienvenida por las personas que solo quieren echar un vistazo.

2:59
Sus grficos pueden ser tablas, grficas, diagramas de flujo, infografas, dibujos,
fotografas, y una gran variedad de otros objetos.

3:11
Al decidir qu grficos usar, toma en cuenta lo siguiente. Usa grficos solo si ilustran algo
que se discute en el texto.

3:20
Coloca tus grficos cerca del texto que ilustran. Preferiblemente en la misma pgina o la
pgina del frente.

3:28
Usa leyendas y claves fciles de entender.

3:32
Ten cuidado de no sobreutilizar los grficos tambin. Porque usar demasiados puede
hacer el documento tan abrumador como mucho texto con poco espacio en
blanco. Mientras revisas, edita y corrige tu documento pensando en cmo se vera un
lector el documento. Atrae tu atencin? Hay suficiente espacio en blanco para que
parezca manejable y no abrumador? Hay algunos grficos interesantes que resaltan los
hallazgos o las expectativas importantes?

3:59
Recuerda, quieres que tu lector sienta que el documento es fcil de entender, no da mucho
trabajo leerlo, no hay muchas dificultades para entenderlo, y tiene grficos interesantes
que resaltan los puntos importantes.

Gua para escribir para las redes sociales

Consejos para escribir documentos empresariales


Repaso

5 preguntas

1
point

1.
La revisin de un documento a nivel de frases, para corregir errores de ortografa,
gramtica, puntuacin o en el uso de las palabras, se llama:

Correccin de puebas.

Revisin.

Edicin.

Revisin gramatical.

1
point

2.
La revisin de un documento incluye:

Cambiar a voz activa frases que estn en voz pasiva.

Sustituir palabras que no tienen un significado preciso.

Revisar la puntuacin.

A y B.

1
point

3.
Con referencia a los mensajes por correo electrnico, cul de las siguientes frases es
cierta?

La lnea de Asunto nunca debe tener ms de 4 o 5 palabras.

Si un mensaje se envi a mltiples personas a la vez, manda siempre tu respuesta a todas


ellas.

Se acepta el lenguaje chat, puesto que los e-mails son muy parecidos a los mensajes de
texto.

Es importante cuidar las maysculas y la puntuacin.

1
point

4.
Al preparar documentos para ejecutivos que estn muy ocupados:

Es ms importante meter toda la informacin en una sola pgina que incluir elementos
visuales y espacios en blanco.

Solo hay que darles las cifras econmicas, es lo nico que les importa.

Ningn prrafo debera tener menos de 5 frases. Conviene juntar los prrafos cortos.

Organiza el contenido agregando subttulos que tengan todos el mismo estilo y estructura.

1
point

5.
Cuando incluyas en un documento elementos grficos:

Distribyelos dentro del documento para que haya un equilibrio y no estn todos en el
mismo lugar.
Pon tantos grficos como sea posible; la gente prefiere ver representaciones visuales que
leer explicaciones.

Aade leyendas que sean fciles de entender.

Asegrate de que todos los elementos visuales sean del mismo tamao y usen la misma
combinacin de colores.