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El papel Estratgico de la Oficina de

Proyectos (PMO) para Maximizar el
Valor.

Baruch Herrera
Project Management Manager & Senior Consultant
Qu es una PMO?
Las oficinas de administracin de proyectos son unidades dentro de las
organizaciones que se encargan de centralizar y coordinar la gestin de
proyectos.

Integra datos e
Desarrollar e Evala el cumplimiento
Reportar estados de los informacin de los
implementar una cultura de objetivos estratgicos
proyectos a la Direccin proyectos estratgicos
de trabajo estndar de alto nivel.
de la organizacin

Desarrollo de Gestiona el desempeo

Coordinacin entre
competencias del del portafolio de Aconseja a la Direccin
proyectos
personal proyectos

Monitorear y controlar el
Implementa y opera
desempeo de los
sistemas de PM (PMIS)
proyectos
Desafos para las organizaciones

Responder oportunamente y eficazmente a las demandas de los clientes.

Generar competencias digitales acorde a las nuevos modelos de negocio.
Mantener informacin de calidad para apoyar las decisiones del negocio.
Obtener beneficios financieros y diferenciadores en el mercado, logrando metas
estratgicas y mejoras al negocio mediante el uso eficaz e innovador de la TI.
Lograr una excelencia operativa mediante la aplicacin eficiente, rpida y fiable de la
tecnologa.
Mantener el riesgo relacionado con TI a niveles aceptables.
Optimizar el costo de la tecnologa y los servicios de TI.

Cmo se logran estos beneficios con el fin de crear valor para las partes
interesadas de la organizacin?
Cmo podemos ser ms eficientes?
Somos una empresa de Excelencia?
Empresas de alto desempeo
Slo el 55% de las Organizaciones entienden el valor de la
gestin de Proyectos.
Un 83% de las organizaciones de alto desempeo alcanzan sus
objetivos contra 49% de las no exitosas
Desperdician 13 veces menos dinero

500
400 200

300
49% 83%
200 280 250
100
20
0
Bajo Desempeo Alto Desempeo
Bajo Desempeo Alto Desempeo
USD en riesgo USD sin riesgo

Fuente: 2015 Project Management Institute, Inc. Pulse of the Profession, 2015.
Empresas de excelencia
Estrategia dirigida y clara
Visin a largo plazo
Bsqueda constante en el valor al negocio
Liderazgo tico y orientado
La innovacin como constante
Equipos empoderados y auto-organizados

Cuentan con una PMO Estratgica que logra consistencia,

eficiencia e innovacin en toda la empresa.
LA OFICINA DE PROYECTOS (PMO)

Preparado por:
Problemas PMO
Poca alineacin a los objetivos estratgicos
No tener soporte ejecutivo
Foco exclusivo en una herramienta
Foco en estructura de auditora (bloquea en lugar de colaboracin)
Implementar por moda
Implementar en toda la organizacin
Deficiencias en la gestin de la demanda
Foco excesivo en reporte a altos niveles

El 53% de los CIOs dicen que su priorizacin

de proyectos es basada en polticas internas
CIO Insight
PMO en nmeros
80 % de las Organizaciones de Alto desempeo cuentan con una PMO.
Un 65% de las empresas que tienen bien implementada una PMO alcanzan
sus objetivos de negocio.
Las PMOs completan el doble de los proyectos.
Incrementos de 65% en el xito de los proyectos.
Promueve el incremento en :
Rendimiento financiero
Satisfaccin al Cliente
Satisfaccin con los interesados
Innovacin

CIO magazine
Las PMOs hoy
Alrededor de un 70% de las Organizaciones reconocen tener una instancia
similar a la PMO.

Sin embargo, las PMO en promedio cierran sus operaciones alrededor de 3

aos.

Las Organizaciones hoy en da han incrementado las responsabilidades de

las PMO Foco en Estrategia Empresarial gil
Alineacin Estratgica
Integracin con el Negocio
Gestin de Portafolio
Transformacin cultural
Situacin Familiar?
Direccin Negocio
Quiero reportes IT no sirve y es un
de todo lo que gasto. No obtengo lo
haces que quiero

PMO
Operaciones
Los proyectos no salen
bien y tenemos que
corregir sus problemas
en operacin
PMs Equipo Desarrollo
Estoy gestionando 10 Queremos ser giles. No
proyectos y ahora quieres nos molesten con
cambiar la estructura ? documentos
El futuro de las PMOs
El futuro de las PMOs
PMO enfocada al valor del Negocio y su Estrategia

Metodologas integradas (Hbridas)

Agile , Scrum
PMI / Prince2 Cmo maximizo los
Lean Kanban Beneficios?
Business Analysis /BRM
DevOps

Transformacin Cultural y de mentalidad ms que de procesos.

La PMO seguir enfrentando retos de gestin de recursos.

El futuro de las PMOs
Debe ser el centro de Excelencia para soportar el conocimiento

Impulsor del cambio organizacional

Debe ser ligera, colaborativa y flexible

Se manejarn distintos esquema de gestin con uso de recursos externos

para su gestin.(PMaSS)

Las PMOs debern tener un mayor foco en estrategia, innovacin, agilidad,

gestin de stakeholders y sobre todo en manejo del cambio organizacional
(PMO Disruptiva).
El futuro de las PMOs
Las PMOs debern tener una mayor relacin con los ejecutivos
transformando la proposicin de valor de la PMO y demostrando resultados
estratgicos. (PMO Estratgica)

Debern aadir funciones de gestin del portafolio, participando ms

activamente en la planeacin de las iniciativa estratgicas de la
Organizacin y no slo en la ejecucin. (PMO Estratgica)

Deber aumentar el nmero de PMs que reportan a la PMO, aplicacin

mas efectiva y consistente de mejores prcticas.

La PMO tiene que evolucionar y tener una mejora continua.

Es momento de ser una PMO GIL enfocada en el Valor empresarial !!!

PMO ESTRATGICA
 Por qu una PMO estratgica ?

67% de las reas de TI no reflejan la estrategia corporativa. *

60% no ligan su presupuesto a sus prioridades estratgicas *

95% de los trabajadores no entienden o desconocen la

estrategia del negocio. *

Fuente: * Kaplan, Norton, The Office of Strategy Management

+ The State of PMOs 2012 Pmsolutions
Beneficios de la PMO Estratgica
Gobierno de la Gestin del Portafolio de Proyectos.
Optimizacin de la capacidad y demanda de los recursos.
Visibilidad empresarial que permite la toma de decisiones y reduce costos.
Control de Presupuesto a nivel organizacin.
Mtricas adecuadas.
Crea una transformacin organizacional ms efectiva

30% proyectos fallidos 22% en Productividad

25% proyectos debajo de 39% Alineacin a objetivos
presupuesto.
FACTORES CLAVE
 Alineacin
Estratgica

Apoyo
PMO
Gente
de
Direccin
Estratgica correcta
y gil

Transformacin
Cultural
Alineacin estratgica de la PMO
El objetivo principal de una PMO no es slo presentar informes. El objetivo
principal es ser el motor estratgico de las metas de la compaa, entregar
valor empresarial.

Unir el objetivo de la PMO a la estrategia de la organizacin promueve que

los lderes ejecutivos soliciten apoyo de la PMO en bsqueda del valor y la
innovacin.

Cuando una PMO est alineada totalmente con los objetivos de la

organizacin, se pueden identificar los programas y proyectos ms valiosos
en cuanto al rendimiento de la inversin y capacidad de recursos.

Evita derroches de dinero, desgaste de personal, rotacin, fuga de talento,

aletargamiento.
Personal de PMO correcto
Habilidades del personal:
Liderazgo vs Autoritarismo
Innovacin vs Burocracia (no slo plantillas)
Colaboracin vs Control
Conocimiento Integral Vs Conocimiento Tcnico
Proactivo vs Reactivo
Experiencia
Cultura
Comunicacin vs imposicin
Empresas de Alto rendimiento: 56% tiene personal con las habilidades
correctas.
Empresas de Bajo rendimiento: 26% tiene personal con las habilidades
correctas.
Slo 41% de las PMO reciben personal suficientemente capacitado Para
atacar las Iniciativas estratgicas de alta prioridad
Apoyo de la Direccin
La direccin senior del directorio debera estar involucrada en el desarrollo
estratgico de la PMO 1

30% de los directores de las PMO considera que una de las razones
principales por las cuales el valor de una PMO no se concreta es la falta de
entendimiento entre los ejecutivos. 2

Con colaboracin, la PMO puede transformar la organizacin y fomentar la

eficiencia, acelerar la finalizacin de los proyectos y recortar gastos.

Mayor claridad mejor enfoque estratgico y aptitud para coordinar

proyectos eficientemente

1. Petra Tyers, director estratgico de PMO de Victorian Government en Sydney, Australia.

2. (Pulse of the Profession, PMI)
Cultura Organizacional
Factor ms relevante: Personal
Puede ser lo ms complejo
Toma tiempo
Requiere un cambio de paradigma
En ocasiones cambiar la estructura organizacional
Establecer mecanismos giles que apoyen a los agentes del cambio
Transformacin deseada

VISIN ESTRATGICA
VISION
VISIONOPERATIVA
OPERATIVA ENFOQUE PROACTIVO Y PREDICTIVO
ENFOQUE REACTIVO VOZ DEL CLIENTE
USUARIOS REAS INTEGRADAS CON GESTIN DE
SERVICIOS DE TI
SILOS
PMO GIL
EQUIPOS CON LA CAPACITACIN Y
ACTOS HERICOS
COMPETENCIAS ADECUADAS
METRICAS TECNICAS
COMPROBAR VALOR Y BENEFICIOS
MEJORES PRCTICAS
MODELO DE TI INTEGRAL
2 enfoques de PMO?
Tradicional
Una PMO es una estructura de
gestin que estandariza los
procesos de gobierno relativos a
los proyectos y facilita compartir
recursos, metodologas,
herramientas y tcnicas.
(PMBOK)
gil
Un grupo de lderes que buscan:
Incrementar el retorno de
inversin mediante un flujo
continuo de valor
Entregar resultados confiables
con interacciones frecuentes
Se espera la incertidumbre
Fomenta creatividad e innovacin
Responsabilidad de grupo
Una entrega ms
rpida requiere una
PMO gil
 Una PMO guiando Agile?
Solo 40% de los proyectos alcanzan objetivos
Beneficios de tiempo, presupuesto y calidad sin Agile

98%
De xito en
proyectos
37%
29% giles
ms

31%
rpido time-

Incremento
Incremento
en Calidad
to-market 22%
ms
en
productividad
satisfaccin
stakeholders Eficiencia y Optimizacin en la
Productividad de Utilizacin de
Operaciones Infraestructura

47 46
% %
46 Eficiencia y 22
% %
Fuente: RightScale 2016 State of the Cloud Report
Productividad 2016 State of the DevOps Report
agilemethodology.org/

de Desarrollo versionone.com
http://blog.gutcheckit.com
Reduccin Retrabajo agileconnection.com
agilealliance.org
de Costos planbox.com
atlassian.com
agilemodeling.com/essays/proof.htm
Retos de gil

Con esto ya no tengo que documentar

Wow con esto de agile, a mis equipos de trabajo

les asignar ms proyectos y trabajarn ms rpido
inmediatamente
Finalmente no tendr a un lder de
Proyecto

Bienvenidos los cambios, entonces no

necesito controlarlos
A partir de maana mi PMO y mi Organizacin ser gil

28
Aplicando una PMO gil
La PMO Agile considera ser un equipo de trabajo efectivo para apoyar a los
interesados de los proyectos/productos en:

Proporcionar una disciplina LEAN para la priorizacin y seleccin de

Proyectos dentro del portafolio de la organizacin
Conservar una alineacin a la estrategia de la organizacin
Dar Seguimiento al Portafolio de proyectos con tcnicas giles
Establecer modelos de optimizacin de equipos de trabajo
Retos de PMO gil
Desalineacin del gobierno con Agile
Crea sobre trabaj e irresponsabilidad
Anarqua en procesos y autorizaciones
Gestin de riesgos olvidada
Desalineacin de tcnicas, reporteo y herramientas
Falta de mtricas e indicadores de las iteraciones
Herramientas incompatibles entre mtodos y tableros
Nuevas formas de estimar y reportar avances
Resistencia al cambio por la PMO
Miedo personal y profesional
Ausencia de la PMO en temas de agilidad
Justificacin de burocracia por temas de compliance
Estructura organizacional
Nuevos roles y responsabilidades (Scrum Master, PO, RTE,etc,)
Cuestionamiento de rol de PM
Conclusiones
La PMO es un recurso estratgico.

Las PMOs estn realizando ms funciones, especialmente de gestin del

portafolio, per an mantienen mucho foco a nivel administracin de
proyectos.

Es vital que la Estrategia est alineada con los proyectos del negocio y TI, as
como con los procesos y a la gente.

La PMO como servicio facilita el camino a una organizacin de Excelencia.

Conclusiones
La Adaptacin, Agilidad y Flexibilidad son factores de xito o fracaso.

Ms de la mitad de las PMOs (59%) usan recursos subcontratados para la

gestin de sus proyectos y programas.

Las Organizaciones viven en un entorno dinmico, la estrategia debe responder

a los cambios y adaptarse de manera gil.

La PMO hoy debe ser un catalizador de transformacin del negocio, que

permita acercar los proyectos a la estrategia, de una manera dinmica.
Conclusiones
Una PMO gil Estratgica proporciona un enfoque de cambio
transformador para afrontar la estrategia de Ia Organizacin, actuando
como agente del cambio. Esto fomenta:
PMO flexible, prctica y gil
Mejorando la motivacin y compromiso
Mayor transparencia y visibilidad
Mayor alineacin de IT y negocio
Menores tiempos de respuesta en la entrega de valor
Un ritmo de trabajo sostenible
Mayor eficiencia.
Talento Humano reforzado
Liderazgo fuerte y orientado
Apertura y orientacin a la accin
Mejora continua e Innovacin
Siguientes Pasos

Invertir en la cultura de cambio de la empresa

Foco en personas y sus necesidades
Desarrollo colaborativo y democrtico de estndares
Alinear proyectos a los objetivos de la Empresa
Pensar en una transformacin gradual
Apoyarse de un lder la Industria en su transformacin Pink Elephant
Excelencia es hacer cosas ordinarias, extraordinariamente bien

John W. Gardner
Baruch Herrera
b.herrrea@pinkelephant.com
Twitter: baruch_herrera
Tel.52 55-3544-3050