Seminario de Excel

20 trucos para ser ms productivos en Excel

Profesor: Miguel Corzo Bravo

2017

Lima - Per
 20 trucos para ser ms productivos en Excel
Truco 1.- Cambiar el modo de clculo de automtico a manual.
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Excel recalcula siempre las formulas o funciones para actualizar los datos. Sin embargo, en
ocasiones, debido a la gran cantidad de frmulas que podramos tener en un documento Excel,
podra ser que se genere una demora. Para evitar esto, le diremos a Excel que calcule las formulas
de manera manual, es decir, solo cuando nosotros se lo indiquemos:

A partir de este momento, si queremos que Excel recalcule las formulas, debemos presionar la tecla
de funcin F9.

Tener en cuenta que el cambio de clculo a manual, se aplicar tambin a las otras hojas de Excel
que se abran o creen.

Truco 2.- Hacer sumas acumuladas.

En la primera celda de la columna ingresamos la frmula mostrada:

Luego copiamos la frmula.

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Truco 3.- Hacer que al presionar la tecla Enter, se pase a cualquiera de las 4 celdas adyacentes.

Vamos al men Archivo:

Hacemos clic en Opciones, luego en Avanzadas:

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Truco 4.- Evitar que aparezcan el icono marcado en algunas celdas.

Este icono aparece cuando Excel sospecha que posiblemente exista un error en una formula.

Para evitar la presencia de estos conos, vamos a Archivo>Opciones>formulas:

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Truco 5.- Cambiar el color de filas de forma alternada.
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Este truco nos permite colorear las filas usando el formato condicional.

Debemos seleccionar:

En el men Inicio hacemos clic en Formato condicional:

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Aparece una ventana y aplicamos las siguientes opciones incluyendo la funcin RESTO. Esta funcin
hallar el residuo de dividir el nmero de fila entre2:

Ahora hacemos clic en el botn Formato para indicar con que color queremos colorear las filas
seleccionadas:

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As se ver nuestra hoja:

Truco 6.- Borrar todas las propiedades y contenido de una celda como en el sgte. ejemplo

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Seleccionamos toda la tabla.

En el men inicio, hacemos clic en el icono marcado y con ello se borraran datos y propiedades de
las celdas seleccionadas:

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Truco 7.- Convertir nmeros en formato de texto a valores numricos.

En el siguiente ejemplo, los nmeros digitados, estn en formato de texto, motivo por el cual estn
alineados a la izquierda, por lo que no podremos realizar operaciones numricas.

Para convertirlos a nmeros, hacemos clic en el icono de color verde y seleccionar la opcin
convertir a nmero:

As quedara la seleccin:

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Truco 8.- Aplicar un formato personalizado para mostrar una serie de nmeros:

Seleccionamos las celdas a aplicar el formato personalizado:

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Presionamos Ctrl + 1 y en la siguiente ventana seleccionamos:
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En la caja Tipo, los ceros indican la posicin de los nmeros empezando desde la derecha y los
espacios en blanco, las separaciones entre ellos. Si la cantidad de numeros fuera menor a la
cantidad de ceros, se rellanaran las posiciones faltantes con ceros.

Truco 9.- Insertar texto para que ocupe 2 filas dentro de una celda.

Debemos digitar el texto y presionar la tecla ALT y luego Enter en la posicin que queremos que
pase a la siguiente lnea.

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Truco 10.- Digitar el mismo dato en un rango de celdas.

Primero debemos seleccionar el rango de celdas. Luego, sin perder la seleccin, digitamos el texto
y luego presionamos las teclas Ctrl + enter.

La informacin digitada se repetir en todas las celdas previamente seleccionadas.

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Truco 11.- Insertar un comentario dentro de una formula o funcin.

El ejemplo anterior, muestra una formula sencilla que solo suma 2 celdas.

Para insertar un comentario dentro de la formula, usaremos la funcin N que en una de sus formas
de uso, convierta un texto en 0.:

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Truco 12.- Copiar solo valores nicos de un rango de celdas a otra

ubicacin.

Seleccionamos las celdas incluyendo el ttulo:

En el men Datos hacemos clic en Men Filtro>Avanzadas y asignamos

los siguientes valores:

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Y luego veremos el resultado. Es decir, solo se copiaran uno de los valores en caso de duplicidad.

Truco 13.- Filtrar por varios criterios una columna.

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Digitar los siguientes datos usando la opcin de generacin automtica de datos o series:
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En el rango E1:E4 estarn los criterios. En este ejemplo, se deben mostrar solo los datos indicados
en el rango de criterios: Lunes, Mircoles o domingos.

Primero debemos seleccionar todos los datos:

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En el Men Datos, hacemos clic en el men Filtro>Avanzadas y llenamos la ventana con los datos
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correspondientes, recuerda que los filtros estn en E1:E4

Aceptamos y la columna quedar filtrada.

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Si deseamos restaurar o borrar los filtros, hacemos clic en el sgte. Icono:
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Truco 14.- Alinear grficos y formas de manera precisa.

En el men inicio activamos Seleccin de objetos:

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El puntero del mouse se convertir en una flecha blanca y solo servir para seleccionar grficos. No
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podremos seleccionar ninguna celda:

Arrastramos el mouse creando una caja que incluya a los objetos que queremos seleccionar:

Todos los objetos quedarn seleccionados:

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En el men Formato, hacemos clic en una opcin de alineacin:
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Se alinearan en su borde superior:

Luego, con los objetos aun seleccionados, distribuimos equitativamente las separaciones entre los
objetos. (Se tomar como tope el primer y ultimo objeto):

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As quedan los objetos:
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Truco 15.- Combinar horizontalmente un rango de celdas.

Esta opcin muchas veces pasa desapercibida. Pero su uso y aplicacin es muy sencilla y prctica.

Primero sombreamos el rango de celdas.

Luego en el men inicio hacemos clic en Combinar horizontalmente que est dentro de la opcin
Combinar y Centrar.

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Truco 16.- Seleccionar rpidamente un rango de celdas.
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Ponemos el cursor en cualquier parte del rango.

Luego presionamos: Ctrl + * :

Se seleccionarn todas las celdas con datos continuos.

Truco 17.- Copiar rpidamente una celda o un rango de celdas.

Primero seleccionamos la celda o rango.

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Presionamos la tecla Control y nos ponemos en el borde de la seleccin hasta que el puntero del
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mouse cambie de forma y en ese momento arrastramos la seleccin.

Truco 18.- Copiar una columna y pegarla como fila.

Seleccionamos la columna:

Luego copiamos (Ctrl + C) y ponemos el cursor en la celda en donde vamos a pegar.

Posteriormente hacemos clic en icono Transponer:

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As se ver:

Truco 19.- Ocultar hojas de Excel.

Clic en la hoja a ocultar:

Anticlic sobre dicha hoja y seleccionamos Ver Cdigo:

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En la ventana que se muestra, seleccionamos la hoja a ocultar y en Visible le ponemos la opcin
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indicada:

La hoja ya no ser visible:

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Para devolverle la visibilidad, presionamos Alt + F11 con lo que aparecer la ventana de Visual Basic
anterior, seleccionamos la hoja a mostrar y en Visible le ponemos la opcin indicada:

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Truco 20.- Como desplazarnos rpidamente en una hoja de Excel extensa.
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Asignamos nombres a las celdas que nos servirn
como Marcadores o puntos de destino.

Podemos poner otro marcador en el centro:

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Luego para crear el hipervnculo, vamos al men Insertar y
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Solo bastar con hacer clic en el texto que contiene el hipervnculo (Ir al medio) para desplazarnos
a dicho marcador que se ubica a la mitad de todo el documento.

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