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DOCUMENTAL
Agosto 2015
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Tabla de contenido
2. PROCESOS ARCHIVSTICOS 4
2.1Depuracin 4
2.4Organizacin de carpetas 5
2.5Foliacin 6
2.6Rotulacin de carpetas 9
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1. ORGANIZACIN DOCUMENTAL Y PROCESO TCNICOS
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2. PROCESOS ARCHIVSTICOS :
2.1 Depuracin:
En este paso se retiran de la Unidad Documental (Carpeta) todos los
documentos que no tienen Valores primarios ni secundarios como:
Duplicados
Copias
Constancias
Colillas de Fax
Documentos que no son de archivo o de apoyo
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2.4 Organizacin De Carpetas:
La ubicacin fsica de los documentos se har siguiendo el orden, es
decir el criterio habitual de ordenacin. Siguiendo la prctica
administrativa ms extendida, los documentos se ordenarn en las
carpetas de forma que el documento ms antiguo queda en la parte
superior y el ms reciente en la parte inferior es decir iniciando desde
enero y terminando con diciembre.
Listado de
estudiantes Contratos
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2.5 Foliacin:
Los documentos que integran las unidades documentales estarn
debidamente foliados (enumerados) con el fin de facilitar su
ordenacin, consulta y control.
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Pasos para foliar:
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni
repetir nmeros.
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cuando haya ms de una, deber foliarse nuevamente toda la
unidad de conservacin.
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Para evitar deterioro fsico de la documentacin, en cada
expediente se debe conservar un mximo de 200 folios, sin
embargo esto depender del gramaje del papel y del tipo de
carpeta. Si supera ese nmero de folios, se deben dividir en dos
carpetas.
Las cajas a utilizar sern las de referencia X 200: estas cajas son
recomendadas porque son resistentes al paso del tiempo,
reversibles y estables en condiciones ptimas de humedad relativa
y temperatura, tambin impiden la propagacin y contaminacin
por microorganismos, como hongos bacterias e insectos
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SECCIN: VICERRECTORA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
SUBSECCIN: 1.321 TESORERIA
SERIE: COMPROBANTES
SUBSERIE: 14.2 COMPROBANTES DE INGRESO
No: DE CARPETAS:05
CAJA No. 02
FECHAS EXTREMAS: Julio 30 de 1999 A Mayo
03 de 1999
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Realizada por: Jhonny Moreno Asistente Archivo
Revisada y corregida
Carolina Ocampo - Secretaria General
por:
Aprobada por: Comit de Archivo
Fecha de aprobacin: 21 de agosto de 2015
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