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Se tiene una cuenta por cobrar cuando se venden a crdito bienes o servicios a un cliente. La cuenta por
cobrar es el derecho del vendedor sobre el monto de la transaccin. Tambin se tiene una cuenta por cobrar
cuando se presta dinero a otra parte. De esta manera, una cuenta por cobrar es en realidad el derecho a
recibir efectivo en el futuro, a partir de una transaccin actual. Es algo que posee el negocio; por lo tanto, se
trata de un activo. Cualquier transaccin de cuentas por cobrar implica dos partes:
Las cuentas por cobrar, las cuales se denominan tambin cuentas comerciales (al cobro), son cantidades
de dinero que deben recolectarse de los clientes como resultado de las ventas hechas a crdito. Las cuentas
por cobrar sirven como una cuenta de control, porque resumen el total de todas las cuentas por cobrar de
los clientes. Una cuenta de control es una cuenta del mayor general que resume las cuentas auxiliares
relacionadas. Las compaas tambin llevan un mayor de cada cuenta por cobrar de cada cliente. Este
mayor de clientes, tambin denominado mayor auxiliar o mayor subsidiario, contiene los detalles por cliente
individual que se resumen en la cuenta de control.
Los documentos por cobrar suelen tener un plazo ms largo que las cuentas por cobrar. Los documentos
por cobrar representan el derecho a recibir cierta cantidad de efectivo en el futuro, ya sea de un cliente o,
de otra parte. En general los documentos por cobrar incluyen un cargo por intereses. El deudor de un
documento promete pagarle al acreedor una suma de definida en una fecha futura ---- denominada fecha de
vencimiento.
Un documento escrito conocido como pagare sirve como evidencia del endeudamiento, y es firmado tanto
por el acreedor como por el deudor. Los documentos por cobrar pagaderos dentro de un ao o menos son
activos circulantes. Los documentos que van ms all de un ao son a largo plazo.
Lineamientos para la toma de decisiones en los principales aspectos del control y administracin
de las cuentas por cobrar
Aspecto Accin
Otorgar crdito nicamente a los Hacer una verificacin de crdito sobre los
clientes que tengan las mayores clientes prospecto.
probabilidades de pagar.
Separar las funciones de manejo de Disear un sistema de control interno, de
efectivo, otorgamiento de crdito y tal modo que se separen las
contabilidad, para evitar el robo responsabilidades.
potencial por parte de empleados que
manejan el efectivo cobrado a los
clientes
Promover la cobranza a los clientes para Mantener una estrecha vigilancia sobre los
maximizar el flujo de efectivo cobros de los clientes.
CONTABILIDAD DE LAS CUENTAS INCOBRABLES (CUENTAS MALAS)
El beneficio: un incremento en los ingresos y las utilidades mediante la realizacin de ventas a una
gama de clientes ms amplia.
El costo: algunos clientes no pagan, y ello crea un gasto denominado gastos por cuentas
incobrables, gastos por cuentas de cobro dudoso o gastos por cuentas malas. Los tres nombres de
estas cuentas significan lo mismo: un cliente no pag el saldo de su cuenta.
Mtodo de provisiones
El mtodo de provisiones se basa en el principio de realizacin; por lo tanto, el concepto clave es registrar
los gastos por cuentas incobrables en el mismo periodo que los ingresos por ventas. La compensacin de
este gasto se sobre una contra-cuenta denominada Provisin para cuentas incobrables o Provisin para
cuentas de cobro dudoso. La empresa no espera para saber cules clientes no pagaran. En vez de ello,
registra un gasto por cuentas malas basado en estimaciones desarrolladas de experiencias pasadas y usa
la provisin para cuentas incobrables para incluir al grupo de malos deudores desconocidos.
Porcentaje de ventas
Antigedad de las cuentas por cobrar
El mtodo del porcentaje de ventas calcula el gasto de las cuentas incobrables como un porcentaje de las
ventas netas a crdito. Este mtodo se conoce como enfoque del estado de resultados porque se
concentra en la cantidad del gasto.
Funcionamiento
Este mtodo se denomina enfoque del balance general, porque se concentra en la antigedad real de las
cuentas por cobrar y determina un saldo fijado como meta de provisin a partir de la antigedad.
Para entender este mtodo, lo realizamos con un ejemplo, tenemos las cuentas individuales agrupadas de
acuerdo con la cantidad de tiempo que hayan estado vencidas. Esto se denomina reporte de antigedad:
Antigedad de las cuentas
Nombre del cliente 1 a 30 31 a 60 61 a 90 Ms de
Saldo Total
das das das 90 das
Iriam Lpez 500 500
Cndida Hernndez 1300 1300
Terry Alejo 80 80
Mara Sols 120 120
Otras cuentas 60 340 400 800
TOTALES 1860 200 340 400 2800
Porcentaje estimado como incobrable 1% 2% 5% 90%
Provisin para cuentas incobrables
Saldo de las cuentas 19 4 17 380 400
Tabla 1 Reporte de Antigedad (saldos hipotticos)
Funcionamiento
El mtodo de la antigedad indica cual necesita ser el saldo acreedor de la cuenta de provisin ---- el saldo
fijado como meta para provisin. Por lo tanto, tendramos continuando el ejemplo anterior:
150 saldo acreedor ms/menos ajuste = 400 Saldo acreedor fijado como meta
La cuenta provisin necesita 250 ms en el haber. Para ajustar la provisin hacemos el siguiente asiento
al final del ao:
En la prctica, las compaas usan en forma conjunta el mtodo de porcentaje de ventas y el mtodo de la
antigedad de las cuentas:
Para estados provisionales (mensuales o trimestrales), las compaas usan el mtodo del
porcentaje de ventas porque es ms sencillo.
Al final del ao, las compaas usan el mtodo de la antigedad para asegurarse de que las
cuentas por cobrar se reporten al valor neto de realizacin.
El uso de los dos mtodos en forma conjunta proporciona buenas medidas tanto de los gastos
como del activo.
Cobros de cuenta:
Efectivo XXXXX.XX
Ene. 5,
1 Cuentas por cobrar XXXXX.XX
2017
Cobros a cuenta.
Cancelacin de cuentas incobrables:
Cuando se cancela una cuenta por cobrar incobrable, dicha cuenta no muere: el cliente todava debe el
dinero. Sin embargo, la compaa deja de insistir en la cobranza y cancela la cuenta como incobrable.
Algunas empresas remiten las cuentas atrasadas a un abogado o a otra agencia de cobranza, pera
cuando menos poder recuperar una parte del efectivo.
Supongamos que Iriam Zniga inesperadamente llega a cancelar su deuda con XXXXX empresa. Para
contabilizar esta recuperacin, la compaa debe revertir el efecto de cancelacin anterior en la cuenta de
provisin, y registrar el cobro de efectivo, este asiento es:
Efectivo 800
Mar. 5,
Provisin para cuentas incobrables 800
2017
Mtodo de cancelacin directa
En el mtodo de cancelacin directa, se debe esperar hasta que se determine que nunca se har un cobro
de un cliente especifico. Entonces, se cancela la cuenta por cobrar del cliente haciendo un cargo a gastos
por cuentas incobrables.
1. No establece una provisin para una cuenta incobrable. Como resultado se reporta cuentas por
cobrar a su monto total, por lo tanto, los activos se sobreestiman en el balance general.
2. No comprar muy bien Gastos por cuentas incobrables contra los ingresos.
Este mtodo de cancelacin directa es aceptable tan solo cuando las cuentas incobrables son muy
pequeas.
Los asientos para la recuperacin y cancelacin de cuentas incobrables son los siguientes:
Efectivo 800
Ene. 5,
2 Cuentas por cobrar: Iriam Zniga 800
2017
Cobro de la cuenta por cobrar de Iriam Zniga
Las cuentas por cobrar aparecen en la seccin de activos circulantes del balance general. Hay dos formas
de presentar cuentas por cobrar en ese estado financiero.
Pagare: promesa escrita de pagar una cantidad de dinero especificada en una fecha futura en
particular.
Emisor del pagare (deudor): entidad que firma el pagare y que promete pagar el monto requerido;
el emisor del pagare es el deudor.
Beneficiario del pagare (acreedor): entidad a la cual el emisor promete el pago futuro; el
beneficiario del pagare es el acreedor.
Principal: Monto prestado por el beneficiario y solicitado en prstamo por el emisor del pagare.
Inters: ingreso para el beneficiario por prestar dinero. El inters es un gasto para el deudor y un
ingreso para el acreedor.
Periodo de intereses: tiempo durante el cual se calcula el inters. El inters va de la fecha original
del pagare a la fecha de vencimiento. Tambin se denomina trmino del pagare.
Tasa de inters: tasa porcentual de inters especificada en el pagare. Las tasas de inters casi
siempre se establecen para un periodo de un ao.
Fecha de vencimiento: es la fecha en que vence el pago final del pagare.
Valor al vencimiento: suma del principal ms los intereses devengados al vencimiento.
Algunos pagares especifican la fecha de vencimiento, otros pagares establecen el periodo del documento
en das o meses. Cuando el periodo se declara en meses, la fecha de vencimiento del pagare cae el
mismo da del mes que el establecido en la fecha que se emiti el documento. Cuando el periodo se
establece en das, la fecha de vencimiento se determina mediante el conteo de los das reales desde la
fecha de emisin. Por ejemplo, un pagare a 180 das fechado al 11 de febrero de 2011 vence el 15 de
agosto de 2011, como se muestra:
El periodo representa la fraccin de un ao, en la cual se han devengad intereses sobre el pagare. Se
expresa como un fraccin de un ao en meses (12), o como una fraccin de un ao en das (360) (365).
Tenga en mente que las tasas de inters se establecen como una tasa anual. Por lo tanto, en la frmula
del inters el tiempo se debera expresar en trminos de una fraccin de ao.
Un documento por cobrar puede estar pendiente de pago al final de un periodo contable. Los ingresos por
intereses devengados sobre ese documento hasta el final de ao son parte de las ganancias de ese ao.
Recuerda que los ingresos por intereses se ganan a lo largo del tiempo, y no justo cuando se recibe el
efectivo. Debido al principio de realizacin, debemos registrar las ganancias provenientes del documento
en el ao en que se devengaron.
Cobro de ingresos por intereses devengados:
Una compaa puede aceptar un documento por cobrar de un cliente comercial que deje de pagar una
cuenta por cobrar. El cliente firma un pagare y se lo entrega al acreedor.
El beneficiario de un documento por cobrar quiz necesite efectivo antes de la fecha de vencimiento del
documento. Cuando esto ocurre, el beneficiario puede vender el documento, una prctica que se conoce
como descuento de un documento por cobrar. El precio que se reciba por el documento se determina
usando los conceptos del valor presente. No obstante, la transaccin entre el vendedor y el comprador del
documento puede tomar cualquier forma que sea conveniente para ambas partes.
Paso Calculo
Calcule el monto original del inters sobre el documento por 1000*0.90*12/12 90
cobrar
Valor al vencimiento del documento = Principal + Intereses 1000 + 90 1090
Determine el periodo (nmero de das, meses o aos) que el 1 de dic. De 2011 a 30 de 10 meses
banco mantendr el documento (el periodo de descuento). sep. De 2012
Calcule el descuento del banco sobre el documento. Este es el 1090*.12*10/12 109
ingreso por intereses del banco, resultante del hecho de
mantener el documento.
Fondos obtenidos por el vendedor como resultado de descontar 1090-109 891
el documento por cobrar = valor al vencimiento del documento =
Descuento del banco sobre el documento.
Cuando los fondos obtenidos del descuento de un documento por cobrar son inferiores al monto del principal
del documento, el beneficiario registra un cargo a Gastos por intereses por el monto de la diferencia.
Cuando los fondos obtenidos del descuento del documento son superiores al principal del documento, el
beneficiario registra un abono a Ingresos por intereses.