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FACULTAD DE ESTOMATOLOGIA

Cdigo:
SISTEMA DE ATENCION ESTOMATOLOGICA
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Versin: 00 / XX.XX.20

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN Unidad Orgnica:


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PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN
INTERNA Y EXTERNA

Elabor: Revis: Aprob:


Fecha de
rea de Comunicaciones FAEST / Unidad de Consejo de Facultad Emisin
Decanato
Planificacin, Calidad y Desarrollo FERB

Dra. Flor de Mara Pachas Barrionuevo


Dr. Pablo Rojas Arenas.
Dra. Sandra Montenegro
Lic. Sandra Wester del Carpio Dr. Fernando Salazar Silva Acta N 007 13 de Abril 2015
Lic. Osmahyra Barturen Garca
Bach. Edm Candiotty Reynoso
Lic. Gisela Salinas Chvez
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OBJETIVO: Mejorar y definir los mecanismos de comunicacin interna y externa


de la Facultad de Estomatologa (FAEST) con el fin de cumplir las normativas de
la Universidad y el correcto uso de los canales de comunicacin.

ALCANCE: El procedimiento de comunicacin interna y externa es de alcance


para todo el personal que labora en las sedes de la Facultad de Estomatologa.
Tiene como finalidad el promover y fortalecer una adecuada comunicacin que
contribuya a la mejora del clima laboral, para lograr alcanzar los objetivos
estratgicos de la institucin.

DOCUMENTOS REFERENCIALES:
Plan Estratgico de la FAEST, 2014-2018.

Plan Operativo FAEST, 2015.

Poltica de Comunicaciones FAEST 2015.

Manual de Marca UPCH, 2014.

Manual de Marca FAEST, 2015.

DEFINICIONES:

Cliente: Persona que utiliza con asiduidad los servicios de profesionales de la


facultad. Se clasifica en clientes internos y externos.

Comunicacin: Accin y efecto de comunicar o comunicarse mediante un cdigo


comn que comparten el emisor y el receptor.

Comunicacin interna: Es la comunicacin dirigida al cliente interno.

Comunicacin externa: Es la comunicacin dirigida al cliente externo.

Imagen institucional: Es el concepto que el consumidor tiene sobre la empresa y


ser adquirida a travs de toda la informacin que perciba al respecto.
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Medios de comunicacin: Son instrumentos utilizados para informar y comunicar


mensajes en versin textual, sonora, visual o audiovisual.

RESPONSABILIDAD:

Decano: Revisar y aprobar los procedimientos de comunicaciones, planes y


proyectos emitidos por la facultad, frente a otras organizaciones y medios de
comunicacin local, nacional e internacional.

Director Administrativo: Aprobar los presupuestos y planes para el rea de


comunicaciones.

Docente: Comunicar y orientar a los estudiantes los logros de aprendizaje.


Adems transmitir informacin a sus jefes inmediatos de acuerdo a la estructura
organizacional establecida por la UPCH y la FAEST.

Jefe del rea de comunicaciones: Gestionar, coordinar y dirigir las estrategias de


comunicaciones mediante diversos canales. Brindar el apoyo a la Oficina de
Imagen Institucional (OII) de la UPCH en la promocin de pregrado.

Jefe de Recursos Humanos: Transmitir informacin estratgica a los miembros de


la facultad.

Jefe y/o responsable de unidad o rea: Velar por el cumplimiento de la poltica y


aplicacin de procedimiento de comunicacin interna y externa dentro de la unidad
o rea a cargo. Informar de irregularidades o incumplimiento al jefe de
comunicaciones para la mejora continua.

Personal No Docente: Comunicar y orientar a los clientes internos o externos


informacin de inters de acuerdo a su necesidad. Adems transmitir informacin
a sus jefes inmediatos de acuerdo a la estructura organizacional establecida por la
UPCH y la FAEST.
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Secretario acadmico: Transmitir informacin a los clientes internos (estudiantes,


profesores coordinadores, autoridades) o externos en temas de inters.

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN INTERNA

A. Aspectos Generales
1. La Facultad de Estomatologa de la Universidad Peruana Cayetano Heredia
vela por la interiorizacin de la cultura organizacional entre sus miembros para
permitir el fortalecimiento del clima organizacional.
2. Los lineamientos aprobados en los Comits Tcnicos, Comits permanentes o
directivas del Consejo de Facultad deben ser comunicados por los
responsables va correo electrnico a sus docentes dentro de las 24 horas
siguientes.
3. Cada autoridad o jefe debe publicar en sus paneles informativos mensajes
dirigidos a profesores, estudiantes y personal no docente, el cual deber
permanecer solo 15 das para su conocimiento. Pasada la fecha establecida, se
archivar.
4. El rea de Recursos Humanos de la facultad reportar toda informacin de
ndole administrativa al personal docente y no docente va correo electrnico.
5. Toda informacin de ndole acadmica remitida al personal docente de
cualquier departamento acadmico ser enviada por la secretara de dicho
departamento, utilizando el correo institucional.
6. Toda informacin relacionada a cursos de pregrado y posgrado ser
proporcionada a travs de los espacios virtuales para la docencia (EVD) y es de
responsabilidad de los coordinadores de curso.
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7. Las actividades acadmicas de los docentes deben emplear el formato


establecido por la FAEST, el cual debe ser solicitado al rea de
comunicaciones.
8. Los mensajes escritos va correo electrnico deben ser revisados por el
corrector ortogrfico antes de ser enviados.
9. Los mensajes enviados por correo electrnico que estn dirigidos a ms de un
solo destinatario deben ser enviados de la siguiente manera:
a) Se coloca en PARA todas las direcciones electrnicas cuando el mensaje
remitido es una comunicacin que involucra a todos los destinatarios de
manera directa. El orden en que se colocan las direcciones va respetando
la lnea de jerarqua que le corresponde al remitente.
b) Se coloca como copia Cc las direcciones electrnicas del rea o personas
a quienes se les quiere informar del tenor del correo al tratarse de un tema
de inters comn.
c) Es recomendable utilizar la copia oculta Cco cuando deseamos mandar un
mismo mensaje de manera masiva y no deseamos difundir las direcciones
de correos a quienes se estn remitiendo. Se utiliza como una medida de
seguridad ms no de ocultamiento.
10. Todo canal utilizado como medio de comunicacin o fidelizacin (materiales
impresos, adaptaciones digitales o souvenirs (merchandising) no debe emplear
logos personalizados (reas o unidades). El nico logotipo permitido ser de la
facultad.
11. Los saludos por das festivos dirigidos al personal docente y no docente sern
enviados por el rea de Recursos Humanos firmada por el decano de la
facultad. Los jefes de departamento podrn remitir saludos a ttulo personal. En
ambos casos en coordinacin con el rea de comunicaciones.
12. Los saludos por das festivos dirigidos a pacientes sern enviados por el rea
de comunicaciones y firmado por la autoridad del Servicio Clnico Odontolgico,
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utilizando para dicho fin el correo institucional del rea o la plataforma de medio
masivo que se est utilizando en el momento.

B. Materiales Impresos y Adaptaciones Digitales


1. Todo material impreso ser elaborado por el rea de comunicaciones de
FAEST, contando con la aprobacin del rea que ha solicitado el material y con
visto bueno de la Unidad de Planificacin, Calidad y Desarrollo (UPCYD) antes
de su publicacin.
2. Los materiales impresos respetarn el manual de marca de la facultad, el cual
cumple las normativas grficas dadas por la universidad.
3. La solicitud de diseo se har segn el flujo establecido.
4. El rea de comunicaciones presentar como mnimo tres propuestas grficas
segn el objetivo, el pblico y los requerimientos al rea que lo haya solicitado.
El tiempo de entrega ser:
a) En Afiches: En cuatro horas luego de haber recibido la solicitud y la
informacin completa.
b) En trpticos: En 24 horas luego de haber recibido la solicitud y la informacin
completa.
c) Adaptaciones web: En 30 minutos luego de haber recibido la solicitud y la
informacin completa.
d) Brochure: Se entregar de una a dos semanas, luego de haber recibido la
solicitud tomando en cuenta la informacin y contenido entregado.

5. Sobre la entrega del material: En caso de palabras deben estar digitalizadas en


el programa Microsoft Word, los grficos estadsticos en una tabla de clculo de
Microsoft Excel y las fotografas deben contar con adecuada o alta resolucin.
En caso de tener dificultades sobre la resolucin se puede consultar con el
diseador grfico del rea de comunicaciones.
6. Las adaptaciones de los materiales ya sean para la web o redes sociales son
elaboradas por el rea de comunicaciones de FAEST.
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7. La Clnica Dental Docente cuenta con independencia para el diseo de


materiales de promocin, sin embargo estos deben ser acorde a los principios
de la facultad.
8. Todo diseo impreso o digital no deber utilizar imgenes que pertenezcan a
otras instituciones (web, fotografas, dibujos, otros). De ser posible las
imgenes deben ser propias.
9. Toda fotografa utilizada debe contar con el consentimiento informado de la
persona involucrada (pacientes, trabajador, etc). Al tratarse de un menor de
edad el consentimiento debe ser firmado por el padre o apoderado. Las
fotografas utilizadas de menores durante los procedimientos clnicos deben
resguardar la identidad del menor.

C. Multimedia y Prensa
1. La informacin difundida por la Web de la facultad solo ser manejada y
actualizada por el responsable multimedia del rea de comunicaciones de la
Facultad e informada al jefe de la Unidad de Investigacin, Ciencia y Tecnologa
(UICT).
2. Los jefes de departamento o de unidad pueden solicitar en cualquier momento
modificar o agregar informacin de sus reas dentro de la pgina Web de
FAEST segn el flujo establecido.
3. Las modificaciones realizadas en la web por el rea de comunicaciones sern
informadas a las jefaturas de las UICT y UPCYD.
4. Toda entrevista o participacin en un medio de comunicacin masivo que
busque representar a la Facultad, debe ser previamente coordinado con la
responsable de prensa del rea de comunicaciones de la Facultad, actividad
que ser comunicada a la Oficina de Imagen Institucional (OII) UPCH.
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5. Toda solicitud de prensa se debe formalizar, con mnimo 24 horas de


anticipacin, a travs del correo institucional del servidor Gmail y debe ser
dirigida al correo de la jefatura del rea de comunicaciones.
6. Las notas de prensa podrn ser redactadas por el rea de comunicaciones si la
solicitud lo requiere, a fin que sean publicadas en la web y contar con la
autorizacin de la persona que lo haya solicitado.

D. Revista Estomatologa al Da
1. El comit editorial est conformado por la jefatura de UPCYD, la direccin
administrativa, el rea de recursos humanos y el rea de comunicaciones.
2. La revista se publicar va virtual cada tres meses y agrupar informacin sobre
cultura organizacional, bienestar, informacin acadmica, entrevista e
informacin de inters.
3. El pblico objetivo primario sern nuestros clientes internos.
4. Todas las reas y jefaturas podrn solicitar la publicacin de cualquier nota u
evento que consideren relevante y este ser evaluado por el comit segn las
ediciones a trabajar.

E. Boletn de Calidad
1. El comit editorial est conformado por los miembros de la UPCYD.
2. El boletn de la UPCYD ser publicado dos veces al ao. Tiene como finalidad
poner en conocimiento aspectos de calidad de la facultad.
3. El pblico objetivo primario sern nuestros clientes internos.

F. Paneles informativos
1. Los paneles informativos de la facultad sern clasificados en rubros especficos:
pacientes, estudiantes y docentes (pre y postgrado).
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2. La informacin difundida en los paneles informativos debe respetar el rubro


designado, as como el tamao del diseo debe ser acorde con el tamao del
panel.
3. El procedimiento para difundir en los paneles informativos respetar el flujo
indicado.
4. Los banner colocados en el frontis de la clnica debern retirarse a las 24 horas
de concluido la vigencia del mismo. Todo cambio de banner debe contar con la
aprobacin del rea de comunicaciones, dando prioridad a las reas que se
encuentran en campaa (Admisin, campaas clnicas internas).

G. Centro de Escucha

1. Las reuniones son convocadas por el decano a travs del representante de la


Unidad de Bienestar y Desarrollo Humano (UBYDH).
2. El representante de la UBYDH remitir el cronograma de forma anual y ser
convocado por el rea de Recursos Humanos (RRHH) segn pblico objetivo.
3. Los acuerdos sern remitidos a las instancias respectivas, va correo
electrnico a las 24 horas.

F. Campaas de los Servicios Clnicos


1. Las condiciones (fecha, porcentaje de descuento) en que se llevar a cabo
cada campaa clnica interna debe ser aprobada por la administracin, el jefe
de especialidad y el auditor clnico.
2. Toda campaa debe ser comunicada como mnimo con quince das de
anticipacin a los responsables de: informes, caja, atencin al cliente, asistente
encargada del rea que promueve la campaa.
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3. La lnea grfica de los diseos publicitarios de campaas clnicas no


necesariamente deben respetar los lineamientos estipulados en el Manual de
Marca (Brandbook) de la facultad.
4. Los diseos de las campaas que duren menos de quince das sern impresos
en afiches tamao A2 o A3, siendo difundidos en los paneles publicitarios y
puntos de contacto directo con los usuarios.
5. Los diseos de las campaas que duren ms de quince das sern impresos en
banners, afiches y volantes.
6. Todo diseo de campaas clnicas deben contar con visto bueno del
responsable del rea de comunicaciones, jefe de la especialidad y responsable
de Calidad.

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIN EXTERNA

A. Atencin al Cliente
1 Toda queja, reclamo o sugerencia debe ser recogida de forma inmediata por la
coordinacin de Atencin al Cliente de la FAEST. Asimismo, dicha rea es
responsable de buscar los mecanismos de solucin de acuerdo al tipo de
solicitud presentada segn el procedimiento establecido.
2 El reporte de quejas, reclamos y sugerencias debe ser remitido al UPCYD para
darle seguimiento y solucin.
3 El buzn de sugerencia fsico y virtual tienen la finalidad de recabar las
opiniones o reclamos del cliente y sern revisados por la Comisin asignada y
remitida a la jefatura de la UPCYD.
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B. Difusin de campaas por convenio


1. La coordinacin con empresas para la firma de convenios ser efectuada por
un responsable designado por la Unidad de Servicios de la Clnica
Odontolgica.
2. Las campaas informativas ser ejecutada en coordinacin con el responsable
designado por la Unidad de Servicios de la Clnica Odontolgica.
3. El reporte de las campaas por convenio se harn informadas tanto a la
Direccin Administrativa como al jefe de la Unidad de Servicios de la Clnica
Odontolgica.

C. Programa de promocin de salud bucal en instituciones educativas


1. Todo convenio con instituciones educativas son coordinadas en primera
instancia por un representante de marketing de servicios de la FAEST y por la
autoridad designada por la institucin educativa.
2. Todo convenio debe ser aprobado por el director de la institucin educativa,
representante de marketing de servicios del rea de comunicaciones y
representante de relaciones internacionales y nacionales.
3. El convenio debe ser firmado por las autoridades competentes de la facultad y
de la institucin educativa.
4. El reporte de campaas ser informada a la Direccin Administrativa al
trmino de la actividad.

D. Promocin de la Oferta Acadmica


1. La promocin de la oferta acadmica de la carrera de pregrado de la Facultad
ser trabajada en forma conjunta entre la Oficina de Imagen Institucional de la
UPCH y el rea de comunicaciones FAEST.
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2. La difusin de la propuesta acadmica de la carrera de estomatologa en


pregrado en los colegios es responsabilidad de la OII de la UPCH por
disposicin del rectorado. Contando para ello con el apoyo del rea de
comunicaciones FAEST.
3. Los materiales diseados para impresin que tengan el objetivo de
promocionar la oferta acadmica de pregrado ser diseado por la Oficina de
Imagen Institucional y remitido al rea de comunicaciones FAEST y UPCYD
quienes lo revisarn conjuntamente.
4. Sobre la promocin de los cursos realizados en el rea de Laboratorio Dental
y Asistentes dentales es responsabilidad del rea de comunicaciones FAEST.
5. Sobre la promocin de la oferta acadmica del postgrado de la facultad es
responsabilidad de la Direccin correspondiente en coordinacin con el rea
de comunicaciones FAEST.
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ACTUALIZACIN DE POLTICA y PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES


Jefe de
Decanato Jefe UPCYD Consejo de Facultad
comunicaciones

Incico

Solicitar mejora o
cambios en algn
item de poltica o
del procedimiento
de comunicacin

Revisar con
Aprobar los
miembros de la
cambios
UPCYD

Difundir y actualizar
el documento en
web

Fin
Fase
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PUBLICACIN DE BOLETIN
rea de
UPCYD Grupos de inters
comunicaciones

Inicio

Diseo del
contenido del
Boletn

Solicitar el diseo
Elaborar diseo
grfico al rea de
grfico
comunicaciones

Remitir propuesta
De acuerdo?
Si de boletn

No

Aprobar la Indicar mejora de la


propuesta de diseo propuesta

Tomar
conocimiento del
boletn

Fin
Fase
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PUBLICACIN DE INFORMACIN Y ACTUALIZACIN WEB


rea de
Jefes de unidades o reas Responsable de Web Grupos de inters
comunicaciones

inicio

Solicitar publicacin
Elaborar muestra o
de informacin,
modelo (adaptar,
publicacin de
Recepcionar y actualizar o
notas o
revisar la solicitud modificar la
actualizacin de
plataforma web) y
pgina web va
remitir propuesta
correo electrnico

Si De acuerdo?

No

Aceptar la Indicar cambios o


propuesta modificaciones

Tomar
Publicar en pgina
conocimiento de la
web la informacin
publicacin en web

Fin
Fase
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SOLICITUD DE DISEO GRFICO


rea de
Jefes de reas Responsable de diseo Administracin Grupos de inters
comunicaciones

Incio

Remitir la solicitud
Elaborar propuesta
con informacin Verificar contenido
grfica de acuerdo
requerida para y anexos
al manual
publicar

Adaptar las
Se aprueba? No
sugerencias

Si

Aprobar y remitir al
Se aprueba?
rea solicitante

Solicitar
Aprobar la solicitud Tomar
No cotizaciones y
de imprenta e conocimiento de la
Si aprobacin de
impresin de oferta educativa o
direccin
material grfico servicios faest
administrativa

Fin

Mejorar contenidos Adaptar cambios


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SOLICITUD DE PRENSA DE LA UNIVERSIDAD TIPO ENTREVISTA

rea de
Jefes de unidades / reas PRENSA UPCH Grupos de inters
comunicaciones

Inicio

Recepcionar,
Solicitar publicacin revisar, coordinar
en nota de prensa, con el medio de
con informacin y comunicacin para
requerimientos la publicacin (fecha
y diseo de la nota)

Aprobar y confirmar Si De acuerdo?

No

Indicar mejora de lo
coordinado

Tomar
Informar al rea de Publicar la nota de
conocimiento de la
prensa UPCH prensa
nota de prensa

Fin
Fase
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PUBLICACIN EN REVISTA ESTOMATOLOGA AL DA


Jefes de rea o rea de
Comit editorial Grupos de inters
unidades, Directores comunicaciones

Inicio

Solicitar la Revisar solicitud y/o Programar la


publicacin de cubrir evento, publicacin en el
alguna nota en la remitir el pedido a cronograma
revista la UPCYD establecido

Informar a los
interesados la fecha
de publicacin

Tomar
Disear y publicar el conocimiento del
artculo contenido de la
revista

Fin
Fase
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DIFUSIN EN PANELES-BANNER-OTROS
rea de
Jefe de unidades, rea Grupos de inters
comunicaciones

Inicio

Preparar aviso
interno para
publicacin

Supervisar
cumplimiento de Tomar
Ubicar en paneles procedimiento de conocimiento de la
comunicacin publicacin
interna

Fin
Fase
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SOLICITUD DE FOTOGRAFA o FILMACIN


rea de Responsable de
Jefes de unidades / reas
comunicaciones multimedia

Incio

Remitir la solicitud Asistir al evento y


para cubrir evento realizar tarea

Recepcionar el
material solicitado

Recibir la
Fin informacin y
buscar canales de
difusin

Fin
Fase
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FELICITACIONES DE DAS FESTIVOS


rea de
Decano Jefe de RRHH Trabajadores FAEST
comunicaciones

inicio

Revisar el
calendario de das
festivos

Elaborar el modelo
Aprobar el modelo
de felicitaciones y
De acuerdo? Si de felicitaciones va
remitirlo a la
correo
autoridad

No

Indicar mejora de
contenido

Recepcionar la
confirmacin y
enviar al rea de
RRHH

Seleccionar tipo de Tomar


personal FAEST y conocimiento de la
enviar felicitaciones felicitacin

FIn
Fase
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CENTRO DE ESCUCHA
Personal (docente, no Jefes de departamento /
Decano Jefe de UBYDH docente), estudiantes Administracin / Delegados de
estudiantes
FAEST

Inicio

Coordina con
unidades o reas las
Organiza el rol de reuniones con
centro de escucha profesores,
estudiantes y
trabajadores

Remitir la
Asistir a las
programacin anual
reuniones del
de centro de
centro de escucha
escucha

Recepcionar reporte
Elaborar reporte de
Informar en Consejo y comunicar a los
los centros de
de Facultad miembros los
escucha
acuerdos

Fin Fin
Fase

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