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Informe de Auditoria

Auditorias en Sistemas de Gestin Certificable

CONTENIDO: Informe de Auditora Interna.


Sede Plaza Norte Fecha: 05/07/2017
Vctor Espinoza H.
Mnica San Martn.
Integrantes
Fabiola Ibez
Robinson Urrea
Seccin 002 V
NDICE.
INTRODUCCIN. _______________________________________________________ 2
RESUMEN EJECUTIVO. _________________________________________________ 2
IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA. ______________________________________ 3
1. PREPARACIN DE LA AUDITORIA ____________________________________ 4
1.1 Propsito de la auditoria ___________________________________________ 4
1.2 Alcances de la auditoria (reas que abarca, segn el requisito a auditar) ___ 4
1.3 Equipo auditor y tareas asignadas a cada uno de los integrantes __________ 4
1.4 DOCUMENTOS DE TRABAJO ____________________________________ 7
2. PLAN DE AUDITORIA_______________________________________________ 12
2.1 Objetivos de la auditoria Actividades a desarrollar. ______________________ 12
2.2 Definicin de reas a auditar ______________________________________ 13
2.3 Cronograma de actividades. _________________________________________ 14
2.4 Funcin y responsabilidades del equipo auditor _________________________ 14
2.5 Asignacin de recursos necesarios para el desarrollo de la auditora ________ 19
3. ELABORACIN DEL INFORME DE AUDITORIA _______________________ 24
3.1 Informacin de la Auditora __________________________________________ 24
3.2 Resumen de evidencias que pueden determinar los hallazgos. ___________ 24
3.3 Matriz de actividades de la auditoria. _______________________________ 25
3.4 Resumen de no conformidades de la auditoria ________________________ 27
4. SEGUIMIENTO Y MEDIDAS DE CONTROL ____________________________ 27
4.1 Cronograma de actividades para subsanar Hallazgos. _________________ 27
4.2 Recoleccin de Evidencias de mejoramiento. _________________________ 30
4.3 Tiempos y plazos. ________________________________________________ 32
CONCLUSIN. _________________________________________________________ 33
BIBLIOGRAFA. _______________________________________________________ 34

AUDITORIAS EN SISTEMAS DE GESTIN CERTIFICABLE 1


INTRODUCCIN.
Dentro de este informe de auditora se dar a conocer un estudio realizado dentro de la empresa de
aseo, para saber en qu condiciones se encuentra, si cumple o no con la normativa vigente de acuerdo
a la ISO 9001 adems de saber el estado de los procesos.

Se revisar si la empresa tiene observaciones y no conformidades de las cuales se deben realizar


correcciones para la mejora continua del sistema.

Se realizar una revisin detallada de la misma, adems de especificar los procedimientos y los
procesos de control para cada una de estas.

RESUMEN EJECUTIVO.
En el siguiente informe se realizar la Auditora interna a una empresa de aseo en busca de evaluar la
eficacia del sistema de gestin de calidad implantado en esta que permitir identificar los riesgos y
determinar el cumplimiento de los requisitos (de cliente, legales relacionados con el
producto/servicio, etc.)

Este ser un proceso independiente documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de
manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de Auditora.

Es por eso que la norma ISO 9001:2015 ubica la Auditora Interna dentro del Captulo 9: Evaluacin
del Desempeo, porque es una herramienta que nos permitir evaluar el desempeo global de nuestro
sistema de gestin de la calidad, al evaluar el grado de cumplimiento de los requisitos (grado de
cumplimiento de la organizacin respecto a los requisitos de ISO 9001:2015 y los requisitos
especificados).

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IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA.

La limpieza significa distintas cosas para diferentes personas y organizaciones. Comn a


todos, es la necesidad de un entorno interno limpio y acogedor que proporcione un ambiente
de trabajo sano y efectivo. El enfoque de Sper Clear se basa en procesos, mtodos y
empleados calificados. As es como nos aseguramos de que el cliente recibe un nivel de
calidad detallado, profesional y consistente en los servicios prestados.

En colaboracin con el cliente, trabajamos de cerca para entender con precisin lo que se
necesita y ofrecer una solucin de limpieza profesional, transparente y a la medida. Al abarcar
una amplia gama de soluciones de servicio, se permite al cliente escalar sus servicios para
satisfacer sus necesidades en constante cambio.

Nuestros servicios ofrecen una excelencia fundada en el conocimiento y la experiencia de


especialistas, procesos documentados, as como la capacidad de establecer y compartir las
mejores prcticas.

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1. PREPARACIN DE LA AUDITORIA
1.1 Propsito de la auditoria
Evaluar en los procesos de la empresa, el cumplimiento de requisitos del Sistema de
Gestin desde la ISO 9001:2008, con el fin de establecer acciones de mejora que
contribuyan con el fortalecimiento del sistema y con el proceso de migracin a un nuevo
sistema.
1.2 Alcances de la auditoria (reas que abarca, segn el requisito a auditar)
Se aplica a todas las reas de produccin y en la zona de administracin y que se incluyan
en el alcance del sistema de Gestin de la Calidad; segn el modelo normativo ISO 9001
y cuyos auditores se encuentren calificados como tal. El proceso de auditora se basa en
la Norma ISO 19011.
1.3 Equipo auditor y tareas asignadas a cada uno de los integrantes
La confiabilidad del proceso de auditora y la confianza en s mismo dependen de la
competencia de aquellos que llevan a Cabo la auditoria. Esta competencia se basa en la
demostracin de:

Las cualidades personales


La aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades, adquiridos mediante la
educacin, la experiencia laboral, la formacin como auditor y la experiencia en
auditorias.
Competencias y habilidades de los auditores

Los auditores deberan tener conocimientos y habilidades en las siguientes reas;

1.- Principios, procedimientos y tcnicas de auditora, para permitir al Auditor aplicar


aquellos que sean apropiados a las diferentes auditorias y para asegurarse de que las
auditorias se llevan a cabo de manera coherente y sistemtica. Un auditor ser capaz de:

Aplicar principios, procedimientos y tcnicas de auditora;


Llevar a cabo la auditoria dentro del horario acordado;
Establecer prioridades y centrarse en los asuntos de importancia;
Recopilar informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando, observando y
revisando documentos, registros y datos;

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Entender lo apropiado del uso de tcnicas estadsticas de muestreo y sus
consecuencias para la auditoria verificar la exactitud de la informacin recopilada;
Confirmar que la evidencia de la auditoria es suficiente y apropiada para sustentar los
hallazgos y conclusiones de la auditoria;
Evaluar aquellos factores que pueden afectar a la confiabilidad de los hallazgos y
conclusiones de la auditoria;
Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoria;
Preparar informes de auditora;
Mantener confidencial y la seguridad de la informacin; y
Comunicarse eficazmente, ya sea con las habilidades lingsticas personales o con el
apoyo de un intrprete competente.
2.- Documentos del sistema de gestin y de referencia para permitir al auditor comprender el
alcance de la auditoria y aplicar los criterios de auditora.

Los conocimientos y habilidades en esta rea deberan contemplar:

La aplicacin de sistema de gestin a diferentes organizaciones


La interaccin entre los componentes del sistema de gestin;
Las normas de sistemas de gestin de la calidad o ambiental, los procedimientos
aplicables u otros documentos del sistema de gestin utilizados como criterios de
auditora;
Reconocer las diferencias y el orden de prioridad entre los documentos de referencia;
La aplicacin de los documentos de referencia a las diferentes situaciones de
auditoras; y
Los sistemas de informacin y tecnologa para la gestin, autorizacin, distribucin
y control de documentos, datos y registros.
3.- Situaciones de la organizacin; para permitir al auditor entender el contexto de las
operaciones de la organizacin.

Los conocimientos y habilidades en esta rea deberan contemplar:

El tamao, estructura, funciones y relaciones de la organizacin;

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Los procesos generales de negocio y la terminologa relacionada;
Las costumbres sociales y culturales del auditado.
4.- Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables pertinentes a la Disciplina para permitir
al auditor trabajar con ellos y ser Consciente de los requisitos aplicables a la organizacin
que se est auditando.

Los conocimientos y habilidades en esta rea deberan contemplar:


Los cdigos, leyes y reglamentos locales, regionales y nacionales;
Los contratos y acuerdos;
Los tratados y convenciones internacionales; y
Otros requisitos a los que se suscribe la organizacin.
1.1.-Conocimientos genricos y habilidades de los lderes de los equipos de auditores

Los lderes de los equipos auditores deberan tener conocimientos y habilidades adicionales
en el liderazgo de la auditoria para facilitar la realizacin de la auditoria de manera eficiente
y eficaz.

Un lder del equipo auditor debera ser capaz de:

Planificar la auditoria y hacer un uso eficaz de los recursos durante la auditoria;


Representar al equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y el auditado;
Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor;
Proporcionar direccin y orientacin a los auditores en formacin;
Conducir el equipo auditor para llegar a las conclusiones de la auditoria;
Prevenir y resolver conflictos; y
Preparar y completar el informe de auditora.
Equipo auditor

Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo, si es necesario, de
expertos tcnicos, un auditor del equipo auditor designado auditor jefe del equipo.

El equipo puede incluir auditores en formacin.

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Competencia

Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar

conocimientos y habilidades

Conducta tica, el fundamento de la profesionalidad la confianza, la integridad, la


confidencia y la discrecin son esenciales en la auditoria

Presentacin imparcial, la obligacin de informar con veracidad y exactitud. Los


hallazgos, conclusiones e informes de la auditoria reflejan con veracidad y exactitud las
actividades de la auditoria. Se informa de los obstculos significativos encontrados
durante la auditoria y de las opiniones Divergentes entre el equipo auditor y el auditado.

Debido cuidado profesional, la aplicacin de diligencia y juicio al auditar. Los


auditores proceden con el debido cuidado, acuerdo con la importancia de la tarea que
desempean y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoria y por otras
partes interesadas. Un factor importante es tener la competencia necesaria.

1.4 DOCUMENTOS DE TRABAJO: Los documentos de trabajo, se refieren a toda aquella


documentacin que sirva para registrar adecuadamente los resultados de la auditoria. Por
lo tanto, en este punto se debern desarrollar los siguientes documentos:

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1.1 Documentos de trabajo y Listas de comprobacin

8.2.3 Seguimiento y CUMPLIMIENT


EVIDENCIAS Y
medicin de los procesos O
OBSERVACIONES
(S / No)

Existen indicadores adecuados para


cada uno de los procesos del sistema
de gestin de la calidad?
Est definida la responsabilidad y la
frecuencia para la realizacin del
seguimiento de los indicadores?

Se emprenden acciones a partir del


anlisis de indicadores?

CUMPLIMIENT
8.2.4 Seguimiento y medicin del EVIDENCIAS Y
O
producto OBSERVACIONES
(S / No)

Se encuentran definidas las pautas


de inspeccin final del producto?

Existen registros de estas


inspecciones finales?

CUMPLIMIENTO
8.3 Control del producto no EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
(S / No)
conforme

Existe un procedimiento documentado


para el control del producto no conforme
y el tratamiento de las no
conformidades?

Existen registros conformes a la


metodologa definida?

Se toman acciones para la solucin


de las no conformidades?

El producto no conforme es
segregado o identificado para evitar su
uso?

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1.2 Formularios para recoger las observaciones de la auditoria
DEPARTAMENTO, REA, O PROCESO AUDITADO N HOJA

ISO 9001:2008 1

ASPECTOS A VERIFICAR (NOTES INICIALES DEL AUDITOR) N Auditoria:


Fecha inicio:
Requisitos de la documentacin y los registros: proceso de Hora inicio:
aprobacin, controles documentales (edicin, fecha, identificacin,
distribucin), proteccin (copias de seguridad digitales, privilegios Fecha final:
de acceso), tiempo de retencin Hora final:

Auditor/es:

OBSERVACIONES / NOTES / COMENTARIOS DEL AUDITOR

NO CONFORMIDADES (INDICAR LAS EVIDENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO)


CDIGO PUNTO
CALIFICACIN(1) DESCRIPCIN NO CONFORMIDAD Y EVIDENCIAS
(nmero) NORMA

--- --- --- ---

(1) Calificar N.C. segn: CALIFICACIN TOTAL N.C.


1. Desviacin menor: afecta poco al resultado de los procesos.
2 Desviacin moderada. En ciertas condiciones puede afectar a los
procesos
3 Desviacin importante. Puede provocar defectos o errores que
afecten a la satisfaccin del cliente. (Auditor/es)

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1.3 Formularios para registrar las evidencias objetivas en que se basen las
conclusiones que se vayan obteniendo

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2. PLAN DE AUDITORIA

2.1 Objetivos de la auditoria Actividades a desarrollar.


Detectar las No Conformidades documentales del Sistema de gestin de la calidad en
el centro de trabajo de la Empresa de Aseo usando y aplicando los Criterios de ste
mismo documento.
Redactar un Informe de la auditora en el que se cataloguen las No Conformidades
como puntuales o sistemticas, elaborando con ellas un conjunto de recomendaciones
al auditado (Empresa de Aseo) para contribuir en la mejora del Sistema implantado.
Determinar el grado de implantacin del Sistema de gestin de la calidad en el centro
de trabajo de la Empresa de Aseo.
Formar al auditor.

Las siguientes actividades quedan condicionadas por los Objetivos, en cualquier caso, las
actividades siempre se realizan en el orden aqu establecido sin saltarse ninguna etapa.

a. Planificacin: El auditor prepara el Plan de auditora partiendo de la documentacin


inicial de la Empresa de Aseo, poniendo especial inters en la creacin de las Listas
de control de No Conformidades.
b. Notificacin: El auditor notifica la existencia del Plan de auditora al auditado
acordando una fecha para la reunin de apertura.
c. Reunin de apertura: El auditor expone los Objetivos y la Metodologa al auditado,
resolviendo toda duda que ste tenga. Se modifica el Plan de auditora si concierne y
todas las partes lo aprueban quedndose cada una un ejemplar, acordando a su vez el
da para ejecutar la auditora.
d. Realizacin de la auditora: Etapa en la que se recopilan todas las evidencias
documentales necesarias para llegar a los Objetivos establecidos, teniendo en cuenta
los Criterios y el Alcance de la auditora.
e. Realizacin del Informe: El auditor realiza un anlisis de los hallazgos y prepara el
Informe de la auditora cumpliendo con los Objetivos establecidos. Notificacin: El

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auditor notifica la existencia del Informe de la auditora al auditado y acuerda una
fecha para la reunin final.
f. Reunin final: El auditor expone los resultados y las recomendaciones finales del
Informe de la auditora para garantizar la mejora del Sistema, y todas las partes lo
aprueban y verifican, quedndose cada una un ejemplar.

2.2 Definicin de reas a auditar


rea Administrativa:

Responsable: Carlos Lpez Bujan


Rut responsable: 12345678-k
Asistente: Jordi Herrera Manriquez
Rut asistente: 16345678-5
Direccin centro: Av. Las Torres 1385 Huechuraba Santiago.
Telfono: 93 123 45 67
Correo: clopez@iss.cl
rea Servicios:

Responsable: Carlos Gmez Pinilla


Rut responsable: 10345678-5
Asistente: Teresita Jimnez Aldana
Rut asistente: 14345678-8
Direccin centro: Av. Las Torres 1385 Huechuraba Santiago.
Telfono: 93 123 45 67
Correo: cgomez@iss.cl

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2.3 Cronograma de actividades.

CRONOGRAMA DE AUDITORIA
MESES ENERO

SEMANAS 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 RESPONSABLE
ACTIVIDADES
Reunin equipo auditor
lder para dar a conocer
Programa Anual Auditor Lder
Reunin equipo auditor
para elaboracin de
Plan de Auditora Auditor Lder
Reunin de inicio Auditor Lder
Auditores -
Realizacin de Auditor
Auditora supervisor
Reunin de cierre Auditor Lder

2.4 Funcin y responsabilidades del equipo auditor

1 Generalidades
Las funciones o tareas especficas de auditora, asignadas al nivel directivo, al de supervisin
y al personal operativo, con el propsito de comprometer sus esfuerzos para que las labores
de control se realicen cindose a la Ley y normativa vigente.
2 Funciones
Del Auditor Lder del Equipo
El Jefe de Equipo de auditora, es el profesional responsable de administrar y dirigir a los
miembros del grupo, adems de cumplir con los criterios y estndares establecidos por el
nivel directivo para la ejecucin del trabajo.
Las principales funciones del Jefe de Equipo de auditora se detallan a continuacin:
a. Ejecutar de manera conjunta con el supervisor las funciones de responsabilidad
compartida.
b. Elaborar conjuntamente con el supervisor la planificacin preliminar y definitiva.
c. Comunicar y dejar constancia escrita de la iniciacin de la auditora o examen especial.
d. Dirigir el equipo de auditora de acuerdo con los criterios establecidos por el nivel
directivo, tomando en cuenta para tales efectos el objetivo y alcance indicados en la orden de

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trabajo, la planificacin y la programacin especfica, las muestras seleccionadas y la
estructura definida para el informe, entre otros.
e. Incentivar la participacin activa de los miembros del equipo para el cumplimiento de los
objetivos de la auditora.
f. Preparar, suscribir y tramitar con el visto bueno del supervisor y en forma oportuna, todas
las comunicaciones inherentes a su trabajo y ms documentos que le asignen las normas e
instrucciones relativas al proceso de la auditora.
g. Organizar conforme a lo establecido, el ndice y contenido de los papeles de trabajo para
documentar los procedimientos de auditora aplicados y los resultados obtenidos, tomando
en cuenta que constituyen la fuente primaria de informacin para estructurar y redactar el
informe de auditora.
h. Distribuir el trabajo entre los miembros del equipo de auditora y revisar la aplicacin de
los programas especficos para el cumplimiento de los objetivos de la auditora.
i. Comunicar, en forma oportuna de manera verbal y por escrito, a la administracin de la
entidad auditada los resultados obtenidos en la evaluacin del control interno, previa revisin
y aprobacin del respectivo informe por parte del supervisor.
j. Asegurar, mediante la revisin oportuna de la totalidad de los papeles de trabajo, que todos
los resultados del estudio se encuentren debidamente respaldados con evidencia suficiente y
competente y que dichos resultados hayan sido comentados previamente con los funcionarios
responsables de las actividades relacionadas.
k. Preparar, en coordinacin con el supervisor, la estructura del borrador del informe final de
la auditora.
l. Redactar el borrador del informe y memorando de antecedentes, de conformidad con la
estructura establecida y de comn acuerdo con el supervisor.
m. Preparar y tramitar la convocatoria a la administracin de la entidad para la reunin en
que se presentarn los resultados finales del examen, exponer los resultados, documentar la
reunin efectuada y registrar las fuentes adicionales de datos a que se haga referencia en
dicha reunin.
n. Entregar al Supervisor o a quien corresponda el borrador del informe, memorando de
antecedentes y expediente de papeles de trabajo para el trmite de revisin y aprobacin
correspondiente, tomando en cuenta las opiniones y la documentacin adicional obtenida en
la presentacin de los resultados.
Del Auditor Supervisor
El Supervisor de auditora cumple una importante funcin de coordinacin permanente, entre
los equipos de auditora que supervisa y la respectiva direccin o jefatura. Sus funciones
principales son:

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a. Preparar y aplicar los programas de supervisin, en las principales etapas del proceso de
la auditora.
b. Desarrollar conjuntamente con el Jefe de equipo de auditora, las funciones de
responsabilidad compartida, especialmente las relacionadas con la planificacin preliminar o
especfica.
c. Familiarizarse con las actividades de la entidad a ser examinada, a fin de ejercer una
supervisin adecuada de las labores del equipo.
d. Supervisar peridicamente las actividades del equipo de auditora, de acuerdo con la fase
del proceso de la auditora que se est realizando, para orientar los procedimientos, evaluar
el avance del trabajo, resolver las consultas realizadas, revisar los productos intermedios y
finales del trabajo, informar a la jefatura sobre los asuntos importantes del examen, as como
los de carcter administrativo.
e. Informar mensualmente al jefe de la unidad operativa sobre el avance de cada trabajo
supervisado, utilizando para ello el formulario diseado para el efecto.
f. Estudiar y decidir sobre las condiciones que se presenten en la ejecucin del examen, como
la falta de informacin o su desactualizacin, la ampliacin o reduccin de los
procedimientos de auditora y su alcance, asuntos delicados para discutir con la
administracin y en casos muy relevantes someterlos a consideracin del jefe de la unidad
operativa.
g. Dirigir las reuniones programadas con los funcionarios de la administracin, en las cuales
se presenten los resultados parciales o finales del examen o se discutan otros asuntos
importantes relacionados con la auditora.
h. Informar al jefe de la unidad operativa sobre los hallazgos significativos relacionados con
el examen y los hechos que no han podido ser solucionados.
i. Revisar el borrador del informe de auditora, antes y despus de la comunicacin de los
resultados a los funcionarios de la entidad auditada.
j. Preparar y presentar al jefe de la unidad operativa el informe de supervisin.
k. Presentar al jefe de la unidad operativa el informe final, memorando de antecedentes,
sntesis y el expediente de papeles de trabajo de cada examen.
l. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias y la normatividad
emitida por el Organismo Tcnico Superior de Control y nivel jerrquico superior.
De los Auditores
Los auditores integrantes de los equipos de auditora, trabajan bajo la supervisin directa del
jefe de equipo y sus principales funciones son las siguientes:

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a. Aplicar los programas de auditora preparados para el desarrollo del trabajo, conforme a
las instrucciones del jefe de equipo.
b. Documentar la aplicacin de los procedimientos de auditora utilizando la estructura y
orden definido para los papeles de trabajo.
c. Cumplir con los criterios de ejecucin establecidos para su trabajo, as como, los estndares
profesionales (normas de auditora) y de encontrar dificultades, comunicarlas de inmediato
al auditor jefe de equipo de la auditora.
d. Mantener ordenados y completos los papeles de trabajo.
e. Sugerir procedimientos alternativos o adicionales para promover la eficiencia en las
actividades de auditora realizadas.
f. Colaborar continuamente para fomentar el logro de los objetivos incluidos en la
planificacin especfica y contribuir para proyectar una imagen positiva de la auditora.
g. Obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente de los hallazgos de auditora,
desarrollar sus principales atributos y analizarlos con el jefe de equipo de la auditora.
h. Redactar, en la correspondiente cdula o papel de trabajo, los resultados del examen,
(comentarios, conclusiones y recomendaciones) sobre cada componente o rubro
desarrollado, guindose con la estructura preestablecida para el informe final.
i. Estructurar el expediente de papeles de trabajo y entregarlo al jefe de equipo para la
integracin completa de los resultados y su correspondiente archivo.
j. Cumplir con las disposiciones legales, normatividad e instrucciones relacionadas con el
ejercicio de la auditora, as como observar el Cdigo de tica Profesional.
Responsabilidades
1 Responsabilidades Compartidas entre el Supervisor y el Auditor Lder del Equipo
El ejercicio de la auditora profesional requiere la participacin activa de la supervisin
tcnica en la ejecucin del trabajo, funcin que se integra en varias ocasiones con las
responsabilidades del jefe de equipo, situacin que origin la definicin de los deberes de
responsabilidad compartida.
A continuacin se detallan los principales deberes de responsabilidades compartidas a ser
cumplidos conjuntamente por el supervisor y jefe de equipo de la auditora:
a. Participar en la planificacin preliminar, incluida la entrevista inicial con los funcionarios
de la entidad.
b. Calificar los riesgos inherentes y de control al evaluar la estructura de control interno.
c. Preparar la planificacin especfica de la auditora con los procedimientos que van a ser
aplicados durante el examen.

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d. Determinar las muestras de auditora a ser examinadas para ejecutar el trabajo.
e. Realizar reuniones tcnicas peridicas con el equipo de trabajo a efecto de evaluar la labor
de auditora que se realiza.
f. Preparar los informes correspondientes a cada una de las fases del proceso de auditora.
g. Preparar la estructura de informe de auditora, antes de iniciar la redaccin.
h. Participar en la presentacin de los resultados parciales y finales de la auditora a la
administracin de la entidad auditada.
i. Coadyuvar para que el informe final sea aprobado y tramitado oportunamente.
2 Designacin y Responsabilidades del Equipo de Trabajo
El nivel directivo (Director, subdirector o Jefe de Auditora) designar por escrito a los
auditores encargados de efectuar el examen a un ente o rea, precisando los profesionales
responsables de la supervisin tcnica y de la jefatura de equipo.
La designacin del equipo constar en una orden de trabajo que contendr los siguientes
elementos:
- Objetivo general de la auditora.
- Alcance del trabajo.
- Presupuesto de recursos y tiempo.
- Instrucciones especficas.
a. Para cada auditora se conformar un equipo de trabajo, en concordancia con la
disponibilidad de personal, complejidad, magnitud y volumen de las actividades a ser
examinadas.
b. El equipo estar dirigido por un auditor experimentado al que se le designar como jefe de
equipo y ser supervisado tcnicamente. En la conformacin del equipo tambin se deber
considerar lo siguiente:
- Rotacin del personal para los diferentes equipos de auditora.
- Continuidad del personal hasta la finalizacin de la auditora.
- Independencia de criterio de los auditores.
- Equilibrio en la carga de trabajo del personal.
c. La organizacin e integracin del equipo de auditora es uno de los factores importantes
para el xito del trabajo, decisin en la cual debe participar el jefe de equipo y el supervisor
para exponer sus criterios sobre el particular, pues ellos sern los responsables del desarrollo

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y cumplimiento de los estndares establecidos para la auditora especfica por la Direccin o
Jefatura.
d. Para cumplir los objetivos con mayor eficiencia es necesario que la auditora est
adecuadamente planificada y organizada. Por consiguiente, durante la planificacin de una
auditora se determinar quin realiza el trabajo y cundo ser ejecutada, adems de
establecer los controles para asegurar que se concluya segn lo planificado.
e. Los estimados de tiempo para cada auditora, deben confirmarse durante la planificacin
y sealarlo para cada persona o por lo menos para cada componente de la auditora, as como
prever el tiempo para la supervisin.
Las estimaciones de tiempo deben ser realistas y manejadas por el jefe de equipo de la
auditora con el detalle de las fechas planificadas para su terminacin.
f. La supervisin tcnica siempre se realizar a tiempo parcial (1/2, 1/3, 1/4, o 1/5 del tiempo
asignado a la auditora) dependiendo igualmente de la naturaleza, alcance y complejidad del
examen.
g. El cumplimiento de las normas de auditora, de las funciones e instrucciones impartidas
en los diferentes niveles, as como una apropiada comunicacin entre los miembros del
equipo de auditora contribuye al xito del trabajo.
2.5 Asignacin de recursos necesarios para el desarrollo de la auditora

El auditor debiera establecer una estrategia general de auditora que establece el alcance,
oportunidad y direccin de la auditora y que gua el desarrollo del plan de auditora.
Al establecer la estrategia general de auditora, el auditor debiera:
Identificar las caractersticas del trabajo que definen su alcance;
Determinar los objetivos del informe del trabajo, de manera de planificar la
oportunidad en que se efectuar la auditora y la naturaleza de las comunicaciones
requeridas;
considerar los factores que, a juicio profesional del auditor, son significativos en la
direccin de los esfuerzos del equipo de trabajo;
considerar los resultados de las actividades preliminares del trabajo y, cuando fuere
aplicable, respecto a si el conocimiento obtenido en otros trabajos efectuados para la
entidad por el socio a cargo del trabajo, es pertinente, y;
establecer la naturaleza, oportunidad y alcance de los recursos necesarios para
efectuar el trabajo.
El proceso de establecer la estrategia general de auditora ayuda al auditor a determinar,
sujeto a completar los procedimientos de evaluacin de riesgos del auditor, asuntos tales
como los siguientes:

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Los recursos a ser asignados a reas de auditora especficas, tales como el uso de
miembros del equipo con apropiada experiencia para reas de alto riesgo o la
participacin de expertos en asuntos complejos.
La cantidad de recursos para asignar a reas de auditora especficas, tales como el
nmero de miembros del equipo de auditora asignados a observar el recuento de
existencias en ubicaciones geogrficas significativas, el alcance de la revisin del
trabajo de auditores de componentes en el caso de auditoras de un grupo, o el
presupuesto de auditora (en horas) a ser asignado a reas de alto riesgo;
Cundo estos recursos sern utilizados, por ejemplo en una etapa de auditora
intermedia o a fechas de corte claves;
Cmo tales recursos son administrados, dirigidos y supervisados, tal como cundo se
espera que se celebren reuniones de planificacin y de control de avance del equipo
de auditora, cmo se espera que tengan lugar las revisiones por parte del socio y del
gerente a cargo del trabajo (por ejemplo, en terreno o fuera de ste) y respecto a si
completar revisiones de control de calidad del trabajo.
Consideraciones al establecer la estrategia general de auditora.
Una vez que se ha establecido la estrategia general de auditora, se puede desarrollar
un plan de auditora para tratar los distintos asuntos identificados en la estrategia
general de auditora, teniendo en cuenta la necesidad de lograr los objetivos de
auditora mediante el uso eficiente de los recursos del auditor.
Establecer la estrategia general de auditora y el plan detallado de auditora no son
necesariamente procesos separados o secuenciales sino que estn estrechamente
interrelacionados debido a que, en consecuencia, cambios en uno pueden resultar en
cambios en el otro.
En auditoras de entidades ms pequeas, la auditora completa puede ser conducida
por un equipo de auditora muy pequeo. Muchas auditoras de entidades ms
pequeas, involucran al socio a cargo del trabajo (que puede ser un nico profesional)
trabajando con un miembro del equipo de auditora (o sin ningn miembro del equipo
de trabajo). Con un equipo ms pequeo, la coordinacin y la comunicacin entre
miembros del equipo son ms fciles.
Establecer la estrategia general de auditora para la auditora de una entidad ms
pequea no necesita ser un ejercicio complejo o de mucho tiempo. Vara segn el
tamao de la entidad, la complejidad de la entidad y la complejidad de la auditora y
el tamao del equipo de trabajo. Por ejemplo, un breve memorndum preparado al
completar la auditora anterior, basado en una revisin de los papeles de trabajo y
destacando los temas identificados en la auditora recin terminada, actualizada en el
perodo actual, basado en conversaciones con el dueo-gerente, puede servir como la
estrategia de auditora documentada para el trabajo de auditora actual.

AUDITORIAS EN SISTEMAS DE GESTIN CERTIFICABLE 20


Comunicaciones con los encargados del Gobierno Corporativo.
La Comunicacin del Auditor con los Encargados del Gobierno Corporativo, requiere que
el auditor comunique a los encargados del Gobierno Corporativo una visin general del
alcance planificado y la oportunidad de la auditora.
Consideraciones al establecer la estrategia general de auditora
Caractersticas del trabajo Los siguientes son algunos ejemplos de las caractersticas del
trabajo:
El marco de preparacin y presentacin de informacin financiera sobre el cual ha
sido preparada la informacin a ser auditada, incluyendo la necesidad de
conciliaciones con otro marco de preparacin y presentacin de informacin
financiera.
Requerimientos de preparar informes especficos para la industria, tales como los
informes exigidos por organismos reguladores de la industria.
La cobertura de auditora esperada, incluyendo el nmero y la ubicacin de los
componentes a ser incluidos. La naturaleza de las relaciones de control entre la Matriz
y sus componentes, que determina como ser consolidado el grupo.
La extensin en que los componentes son auditados por otros auditores.
La naturaleza de las divisiones de negocios a ser auditadas, incluyendo la necesidad
de conocimientos especializados.
La moneda que ser utilizada para informar, incluyendo cualquier necesidad de una
traduccin monetaria de la informacin financiera auditada.
La necesidad de considerar requerimientos especficos para la auditora establecidos
en el marco normativo legal o regulatorios (por ejemplo, en el caso de entidades
gubernamentales).
La disponibilidad del trabajo de auditores internos y el grado del potencial uso de tal
trabajo por el auditor.
El uso por la entidad de organizaciones de servicios y cmo el auditor puede obtener
evidencia respecto del diseo u operacin de los controles realizados por stas.
El uso esperado de la evidencia de auditora obtenida en auditoras anteriores, (por
ejemplo, evidencia de auditora relacionada con procedimientos de evaluacin de
riesgos y pruebas de controles).
El efecto de TI sobre los procedimientos de auditora, incluyendo la disponibilidad
de informacin y el uso esperado de tcnicas de auditora asistidas
computacionalmente.
La coordinacin de la cobertura esperada y la oportunidad del trabajo de auditora
con cualquier revisin de informacin financiera intermedia y el efecto en la auditora
de la informacin obtenida durante tales revisiones.

AUDITORIAS EN SISTEMAS DE GESTIN CERTIFICABLE 21


La disponibilidad de personal y de informacin del cliente.

Objetivos de los informes, la oportunidad de la auditora y naturaleza de las comunicaciones:


El calendario de informes de la entidad, incluyendo perodos intermedios. La
organizacin de reuniones con la Administracin y con los encargados del Gobierno
Corporativo para analizar la naturaleza, alcance y fechas del trabajo de auditora.
Las reuniones con la Administracin y con los encargados del Gobierno Corporativo
para analizar el tipo y la oportunidad de los informes a ser emitidos y otras
comunicaciones, escritas y verbales, incluyendo el informe del auditor, las
representaciones de la Administracin y las comunicaciones con los encargados del
Gobierno Corporativo.
Las reuniones para analizar con la Administracin las comunicaciones esperadas
sobre el progreso del trabajo de auditora durante todo el trabajo.
La comunicacin con los auditores de los componentes respecto de los tipos y las
fechas esperadas de informes a ser emitidos y otras comunicaciones en relacin con
la auditora de los componentes.
La naturaleza y fechas esperadas de comunicaciones entre los miembros del equipo
de auditora, incluyendo la naturaleza y fechas de reuniones del equipo y fechas de
revisin del trabajo realizado.
Si existen o no otras comunicaciones esperadas con terceros, incluyendo cualquier
responsabilidad del marco normativo legal o contractual de informar que surgen de
la auditora.
Factores significativos, actividades preliminares del trabajo y conocimientos obtenidos en
otros trabajos:
Determinar la importancia relativa
La Importancia Relativa al Planificar y Efectuar una Auditora y, cuando fuere aplicable, lo
siguiente:
Determinar la importancia relativa de los componentes y comunicacin de sta a los
auditores de los componentes, Consideraciones Especiales
Auditoras de Estados Financieros de un Grupo (Incluyendo el Trabajo de los
Auditores de los Componentes).
Identificar en forma preliminar los componentes significativos y clases de
transacciones, saldos de cuentas y revelaciones.
Identificar en forma preliminar las reas en las cuales puede existir un ms alto
riesgo de representaciones incorrectas significativas.
El efecto del riesgo evaluado de representaciones incorrectas significativas a nivel
general de los estados financieros, sobre la direccin, supervisin y revisin.

AUDITORIAS EN SISTEMAS DE GESTIN CERTIFICABLE 22


La manera en que el auditor enfatiza a los miembros del equipo de trabajo la
necesidad de mantener una actitud mental cuestionadora y ejercer escepticismo
profesional al obtener y evaluar la evidencia de auditora.
Resultados de las auditoras anteriores que implicaron evaluar la efectividad
operacional del control interno, incluyendo la naturaleza de las deficiencias
identificadas y acciones tomadas para tratarlas.
Analizar los asuntos que puedan afectar a la auditora con personal de la firma
responsable por efectuar otros servicios a la entidad.
Evidencia del compromiso de la Administracin con el diseo, implementacin y
mantencin de un control interno slido, incluyendo evidencia de documentacin
apropiada de tal control interno.
Volumen de transacciones, lo cual puede determinar si es ms eficiente que el
auditor confe en el control interno.
Importancia asignada al control interno a travs de toda la entidad a la operacin
exitosa del negocio.
Desarrollos significativos de los negocios que afectan a la entidad, incluyendo
cambios en la TI y en los procesos de negocios, cambios en el personal clave de la
gerencia y adquisiciones, fusiones y enajenaciones.
Desarrollos significativos en la industria, tales como cambios en las regulaciones de
la industria y nuevos requerimientos relacionados con informes a preparar.
Cambios significativos en el marco de preparacin y presentacin de informacin
financiera, tales como cambios en las normas contables.
Otros desarrollos significativos pertinentes, tales como cambios en el entorno legal
que afecta a la entidad Naturaleza, oportunidad y alcance de recursos
Los siguientes ejemplos ilustran la naturaleza, oportunidad y alcance de recursos:
La seleccin del equipo de trabajo, incluyendo, cuando fuere necesario al revisor de
control de calidad del trabajo y la asignacin de trabajo de auditora a los miembros
del equipo,
Incluyendo la asignacin de miembros del equipo con apropiada experiencia a las
reas en que puedan existir mayores riesgos de representaciones incorrectas
significativas.
Presupuestar el trabajo, incluyendo la consideracin de asignar tiempo apropiado
para las reas en que puede existir mayores riesgos de representaciones incorrectas
significativas

Recursos utilizados en reuniones

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Recursos Costos $

Caf $2.500 c/u

Te $2.000 c/u

Agua $2.000 c/u

Comidas $10.000 c/u

EPP (casco, chaqueta, zapatos de $15.000 c/u


seguridad, etc.)
Dispositivos de medicin $35.000 c/u

3. ELABORACIN DEL INFORME DE AUDITORIA

3.1 Informacin de la Auditora


La auditora se llev a cabo en la Oficina Central en las reas Administrativas y de Servicios,
su objetivo fue medir el grado de implementacin del Sistema de Gestin de Calidad, y el
cumplimiento de la norma ISO 9001:2015 en estos procesos.
La reunin comenz en la hora programada, y se entrevistaron segn el Plan de Auditora.
El grupo auditor fue dividido en dos grupos segn lo identificado en el plan, para auditar a
las dos reas antes mencionadas.
3.2 Resumen de evidencias que pueden determinar los hallazgos.
Hallazgos
a) Observaciones:
Las observaciones no constituyen un incumplimiento evidente de algn requisito del Sistema
de Gestin de Calidad, o no son representativas, sin embargo, los responsables deben analizar
las causas y tomar las acciones correctivas o preventivas, segn sea el caso:
Observacin n1 (Ref. Procedimiento Servicio al Cliente): El Sistema de la
evaluacin del trabajo que se realiza en cada empresa principal, no conversa con el
sistema interno de la empresa.
Observacin n2 (Ref. Procedimiento de Servicio Extraordinario): La Orden de
Servicio Extraordinario no indica la fecha de inicio ni la fecha de trmino de los
trabajos a realizar.

AUDITORIAS EN SISTEMAS DE GESTIN CERTIFICABLE 24


Observacin n3 (Ref. Procedimiento de Contratacin de Servicios): El
Procedimiento establece 7 das para la primera visita, los entrevistados indicaron 4
das.
Observacin n4 (Ref. Procedimiento de Remplazo de Maquinarias): El
procedimiento establece 5 das para la solucin de alguna falla de maquinarias y no
se cumple (existen Orden de Cambio de Maquinaria con ms de 5 das sin tener la
Recepcin de las Maquinas Reparadas).
Observacin n5 (Ref. Procedimiento Operacional del Servicio): El Encargado de
Servicio debe registrar en la Orden de trabajo las posibles causas de los problemas
detectados y quedar registrado en el Sistema. Se observa que esto no se lleva a cabo.
Observacin n6 (Ref. Procedimiento Operacional del Servicio): Se visualizan
cambios importantes en los procesos y en el procedimiento operacional del servicio
no estn reflejados. Esta observacin se encontraba levantada en la auditoria anterior.
3.3 Matriz de actividades de la auditoria.

CRONOGRAMA DE AUDITORIA
MESES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO

SEMANAS 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 RESPONSABLE

ACTIVIDADES

Elaboracin del
Programa de Auditoria
Interna de Calidad Auditor Lder

Reunin equipo auditor


lder para dar a conocer
Programa Anual Auditor Lder

Reunin equipo auditor


para elaboracin de
Plan de Auditora Auditor Lder

Envo de Plan a
auditados y auditores Auditor Lder

Enviar los tres formatos


de evaluacin a los
auditores lderes Auditor Lder

Readecuacin de Plan ,
si corresponde Auditor Lder

Reunin de inicio Auditor Lder

AUDITORIAS EN SISTEMAS DE GESTIN CERTIFICABLE 25


Auditores -
Auditor
Realizacin de Auditora supervisor

Reunin de cierre Auditor Lder

Elaborar y entregar el
informe de Auditora
Interna de la Calidad a
la Coordinacin de la
Calidad junto con
listado de hallazgos y la
evaluacin al equipo
auditor. Auditor Lder

Distribuir Informe de
Auditora Interna de la
Calidad a los Encargados
de la Calidad y
Encargado/as de
Sistemas para su anlisis Auditor Lder -
y difusin a travs de Auditor
correo electrnico. Supervisor

Auditor Lder -
Elaboracin de Auditor
hallazgos Supervisor

Distribucin de
hallazgos a reas
responsables Auditor Lder

Tabulacin de
evaluaciones del equipo
auditor Auditor Lder

Registro matriz acciones


preventivas y
correctivas Auditor Lder

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3.4 Resumen de no conformidades de la auditoria

Norma ISO 9001 NO CONFORMIDAD

8.2.3 Seguimiento y medicin de los los registros de indicadores de medicin no se


procesos encuentran actualizados (ltimo registro dos aos de
antigedad)
8.2.4 Seguimiento y medicin del No existe registro de inspeccin del servicio que se
producto realiza al cliente
El Procedimiento de no conformidades no se
8.3 Control del producto no conforme encuentra actualizado y existiendo duplicidad de
informacin

4. SEGUIMIENTO Y MEDIDAS DE CONTROL


4.1 Cronograma de actividades para subsanar Hallazgos.

Hallazgo N1

Implementacin de un sistema en el cual la informacin de ambas parte sea accesible de


manera online y en tiempo real, con la finalidad que si un trabajador o supervisor solicita
informacin pueda tener un acceso rpido a esta.

Hallazgo N2

Estandarizar la orden de trabajo a un solo formato ya sea a nivel de sistema online o en ltimo
caso de manera fsica, con el fin que todos vean la misma informacin y esta pueda ser llenada
de manera fcil.

Hallazgo N3

Modificacin del procedimiento de contratacin de servicio de 7 a 3 das.

Hallazgo N4

Modificacin en el procedimiento de mantenimientos de maquinarias, tener varias


alternativas y mantener varios contactos con proveedores de repuestos y mquinas de
reemplazo.

AUDITORIAS EN SISTEMAS DE GESTIN CERTIFICABLE 27


AUDITORIAS EN SISTEMAS DE GESTIN CERTIFICABLE 28
Hallazgo N5

Modificacin del proceso de registro del encargado de servicio, indicando que si este proceso
no se cumplen se puede avanzar a la siguiente etapa del proceso.

Hallazgo N6

Realizar una revisin de los procesos que quedaron inconclusos en la auditoria anterior, y
verificar que los cambios que se establecieron estn registrado en el nuevo procedimiento.

Medidas
N Hallazgo Observaciones Responsable Plazo
de control
Implementacin de un
sistema en el cual la
El Sistema de la informacin de ambas
evaluacin del trabajo parte sea accesible de
Procedimiento
que se realiza en cada manera online y en tiempo
1 Servicio al Eduardo Frei 30 Das
empresa principal, no real, con la finalidad que si
Cliente
conversa con el sistema un trabajador o supervisor
interno de la empresa solicita informacin pueda
tener un acceso rpido a
esta.
Estandarizar la orden de
trabajo a un solo formato
La Orden de Servicio ya sea a nivel de sistema
Procedimiento Extraordinario no indica online o en ltimo caso de
Andronico
2 de Servicio la fecha de inicio ni la manera fsica, con el fin 5 Das
Luksic
Extraordinario fecha de trmino de los que todos vean la misma
trabajos a realizar. informacin y esta pueda
ser llenada de manera
fcil.

El Procedimiento
Procedimiento Modificacin del
establece 7 das para la
de procedimiento de Sebastin
3 primera visita, los 5 das
Contratacin contratacin de servicio Piera
entrevistados indicaron
de Servicios de 7 a 3 das.
4 das.

AUDITORIAS EN SISTEMAS DE GESTIN CERTIFICABLE 29


Modificacin en el
procedimiento de
El procedimiento
Procedimiento mantenimientos de
establece 5 das para la
de Remplazo maquinarias, tener varias Michelle
4 solucin de alguna falla 10 Das
de alternativas y mantener Bachelet
de maquinarias y no se
Maquinarias varios contactos con
cumple
proveedores de repuestos
y mquinas de reemplazo.

El Encargado de Servicio Modificacin del proceso


debe registrar en la de registro del encargado
Procedimiento Orden de trabajo las de servicio, indicando que
Salvador
5 Operacional posibles causas de los si este proceso no se 15 Dias
Allende
del Servicio problemas detectados y cumplen se puede avanzar
quedar registrado en el a la siguiente etapa del
Sistema. proceso.

Se visualizan cambios
Realizar una revisin de
importantes en los
los procesos que
procesos y en el
quedaron inconclusos en
Procedimiento procedimiento
la auditoria anterior, y Salvador
6 Operacional operacional del servicio 15 Dias
verificar que los cambios Allende
del Servicio no estn reflejados. Esta
que se establecieron estn
observacin se
registrado en el nuevo
encontraba levantada en
procedimiento.
la auditoria anterior.

4.2 Recoleccin de Evidencias de mejoramiento.

La recoleccin de videncias dentro de la empresa fue realizada mediante:

Evidencia fsica: Entrevistas a trabajadores del rea de servicio y administrativa,


observaciones, recoleccin y anlisis de muestra, descripciones escritas, lista de hojas de
clculo, procedimientos de trabajo, etc.

Evidencia documental en base a cumplimiento de leyes que le aplican a la organizacin,


reglamentos, manuales, informes de pagos, solicitudes, registros contables, expedientes y
sistemas de mantenimiento de gestin.

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Evidencia testimonial: declaraciones escritas u orales en respuesta a las entrevistas
realizadas.

Evidencia analtica: se enfoca en comparar los resultados obtenidos con los que ya existen.

Evidencia cualitativa y cuantitativa: se obtiene a travs de la realizacin de mediciones


realiza por instrumentos en el caso de la cuantitativa y a travs personas, eventos, la
cualitativa.

Evidencia circunstancial: basada en un hecho en especifico que sirve para determinar un


hecho principal importantes.

Evidencia concluyente

Evidencia electrnica. Se basa en la evidencia tecnolgica por parte de la organizacin para


ser presentada en la auditoria.

AUDITORIAS EN SISTEMAS DE GESTIN CERTIFICABLE 31


4.3 Tiempos y plazos.

FECHA DE
CUMPLE/NO
HALLAZGO VERIFICA QUIEN CUANDO COMO EVIDENCIA
CUMPLE
CION

Procedimient Antes de Implementacin


o Servicio al 15 das Supervisor realizacin de Sistema on Entrevistas Si
Cliente del proceso line

Procedimient
Antes de Estandarizar
o de Servicio procedimiento
20 das Supervisor realizacin Procedimiento Si
Extraordinar s
del proceso de trabajo
io

Procedimient
Antes de Modificacin de Procedimiento
o de
10 das Supervisor realizacin procedimiento s tiempos y Si
Contratacin
del proceso (plazos) plazos
de Servicios

Procedimient
Antes de Alternativas de
o de
5 das Supervisor realizacin proveedores Tecnolgica Si
Remplazo de
del proceso para repuestos
Maquinarias

Si se detectan
Procedimient
Antes de problemas en
o
5 das Supervisor realizacin proceso no se trabajadores Si
Operacional
del proceso puede continuar
del Servicio
a la sgte etapa

Procedimient
Antes de Verificacin de
o Procedimiento
5 dias Supervisor realizacin cambios en Si
Operacional s de trabajo
del proceso procesos
del Servicio

AUDITORIAS EN SISTEMAS DE GESTIN CERTIFICABLE 32


CONCLUSIN.
Con este informe se dio a conocer el estado de la empresa, adems de conocer los procesos
aplicados a cada una de las observaciones, adems el estudio realizado al rea nos mostr si
cumplamos con los procedimientos establecidos y con los estndares con los cuales se
compararon los resultados de la empresa y que se ajustan a la normativa y los requisitos
solicitados por ISO 9001.

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BIBLIOGRAFA.

http://www.sgs.cl/es-ES/Health-Safety/Quality-Health-Safety-and-
Environment/Quality/Quality-Management-Systems/ISO-9001-Certification-
Quality-Management-Systems.aspx
http://www.ciencias.uchile.cl/formularios/gestion/obligatorios/manualcalidad.p
df
http://abc-calidad.blogspot.cl/2011/05/manual-de-calidad.html

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