REDUO DE CUSTOS COM BUSINESS INTELLIGENCE

Introduo................................................................................................................................................................................................................3
O que Business Intelligence?........................................................................................................................................................................5
Quais so seus benefcios e desafios?........................................................................................................................................................13
BI na reduo de custos da empresa...........................................................................................................................................................18
Concluso..............................................................................................................................................................................................................26
Sobre a Toccato Qlikview................................................................................................................................................................................28
INTRODUO
Introduo

No importa o tamanho da empresa: se ela no conta

com o Business Intelligence (BI), pode estar perdendo
dinheiro. Isso porque se trata de uma tendncia
trazida dos Estados Unidos que permite uma viso
mais ampla do negcio e apoia as tomadas de deciso.

Assim, com uma viso macro, possvel fazer

um planejamento estratgico mais assertivo e
enxergar erros (antes no percebidos) que podem
gerar prejuzos.

Ao longo deste e-book, voc vai entender o que

o Business Intelligence, quais benefcios podem
ser trazidos para o seu negcio e como ele impacta
diretamente na reduo de custos. Siga com a leitura
e saiba tudo sobre o BI!

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O QUE BUSINESS INTELLIGENCE?
O que Business Intelligence?

Business Intelligence (BI), em uma traduo literal, significa inteligncia de negcios. Est ligado ao processo de coleta,
anlise, organizao, monitoramento e compartilhamento de informaes que auxiliam a gesto de negcios.

O BI responsvel por transformar uma enorme quantidade de dados brutos em informao til que apoia a tomada
de decises estratgicas, sendo que as fontes iniciais esto dentro das prprias empresas.

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O que Business Intelligence?

Em seguida, so analisados outros aspectos,

que incluem:

os desejos e as necessidades do consumidor;

a jornada de compra do cliente;

as tendncias culturais;

a presso da concorrncia;

os aspectos industriais relevantes;

o cenrio econmico;

as condies tecnolgicas.

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O que Business Intelligence?

Assim, cada sistema BI direciona um objetivo especfico, levando em considerao as metas e a viso da empresa, com
foco em obter vantagem competitiva frente a concorrncia.

Existem duas formas de disponibilizao das informaes: sistema transacional e sistema de apoio tomada de deciso.
Veja a diferena entre eles:

SISTEMA TRANSACIONAL

aqui que acontecem as transaes de negcio. So realizados, por meio do sistema transacional, saques bancrios,
compras e vendas, entre tantos outros. Entre suas principais caractersticas, esto:

informaes histricas so irrelevantes;

agilidade no tempo das respostas;

baixo volume de dados para cada operao.

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O que Business Intelligence?

Tomemos como exemplo os saques efetuados em caixas automticos. Para esse tipo de transao, no levado em
considerao o histrico do cliente (data de abertura da conta-corrente, emprstimos, dvidas), o tempo de operao
rpido e o volume de dados envolvidos relativamente baixo (conta-corrente, agncia, senha, valor e saldo).

SISTEMA DE APOIO TOMADA DE DECISO

Trata-se de inteligncia para a tomada de decises, como:

elaborao de estratgias para o lanamento de produtos;

criao de campanhas de marketing;

aes de relacionamento com o cliente.

Esses so apenas alguns exemplos, mas tenha em mente que o sistema de apoio tomada de deciso compreende
diversas aes que podem ser trabalhadas na empresa.

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O que Business Intelligence?

Seu alicerce um data warehouse (local para armazenamento

de um grande volume de informaes) sem vnculos com as
bases de dados que compem os sistemas transacionais.

Por exemplo: uma instituio financeira poderia analisar seus

potenciais clientes para elaborar uma campanha de financiamento
de imveis voltada queles que atendem aos seguintes requisitos:

1. J possuem outro imvel.

2. J tomaram emprstimos financeiros em outra ocasio.

3. Tm uma renda comprovada superior a 10

salrios-mnimos.

4. Com idade entre 21 e 55 anos.

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O que Business Intelligence?

Como percebemos, esses dados esto armazenados no data warehouse e no nos sistemas transacionais. Essa
dissociao necessria devido s particularidades do tipo de processamento. Assim, o Business Intelligence ter
respostas mais rpidas.

Um excelente exemplo para o uso de BI o programa Clube Dia, da rede de supermercados Dia%: para se cadastrar, o
cliente precisa fornecer algumas informaes pessoais (nome completo, CPF e outros). A partir da, cada vez que efetua
a compra de produtos especficos, ele recebe um percentual de desconto. No entanto, o importante para o BI que o
histrico de compras fique armazenado no data warehouse.

Assim, aes de marketing podem ser direcionadas para cada pessoa de acordo com seus hbitos de
consumo cupons de descontos exclusivos entregues ao final da compra para estimular seu retorno,
por exemplo, sempre baseados em produtos que costuma comprar.

Vale ressaltar que os dados so coletados periodicamente dos sistemas transacionais para serem armazenados no data
warehouse, por meio dos ETL (Extract Transform Load).

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O que Business Intelligence?

O BUSINESS INTELLIGENCE
NO PASSADO

Antes, os sistemas de gesto, como

os ERPs (Enterprise Resources
Planning), eram implantados para
controlar a empresa de ponta a ponta.
No entanto, os gestores passaram a
perceber a ausncia de informaes
estruturadas de forma estratgica.

Assim, o BI entra para resolver esse

problema e reunir os dados gerados
pelos mais diversos softwares de
gesto, cruzando as informaes para
auxiliar na tomada de deciso.

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QUAIS SO SEUS BENEFCIOS E DESAFIOS?
Quais so seus benefcios e desafios?

Agora que voc j entendeu o que o Business Intelligence,

que tal vermos quais so as vantagens da utilizao do
sistema e alguns pontos que merecem ateno?

BENEFCIOS

Algumas vantagens do BI so:

AUMENTO DAS VENDAS

O BI permite uma viso ampla de todos os processos que

envolvem as vendas e o relacionamento com prospects
e clientes. Assim, o vendedor deixa de usar apenas a
intuio e passa a trabalhar com base em uma anlise
minuciosa de todo o funil de vendas. E o resultado
um aumento nas converses.

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Quais so seus benefcios e desafios?

EFICINCIA NO MARKETING

O BI fornece todos os parmetros necessrios para que o time de marketing determine onde o investimento obtm
melhores resultados maior assertividade no acompanhamento de mtricas como o ROI (Retorno Sobre o Investimento).

Desse modo, as campanhas mais eficazes tm um melhor aproveitamento e geram mais lucros, enquanto
aquelas que no apresentam retorno satisfatrio so detectadas e eliminadas.

GERENCIAMENTO PRECISO DO ESTOQUE

Softwares de ERP so timas solues para coleta de informaes, monitoramento e ajustes automticos dos nveis de
estoque. Assim, o time de compras tambm se beneficia com o melhor gerenciamento de todo o processo, que inclui
fornecedores, fontes de matria-prima e muitas outras solues que o BI pode entregar.

No menos importante, devemos ressaltar que o BI apresenta as seguintes vantagens:

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Quais so seus benefcios e desafios?

planejamento e simulao com maior segurana;

maior velocidade na anlise de dados empresariais;

visualizao de dashboards e grficos que facilitam o entendimento dos materiais obtidos;

cruzamento de dados para anlise;

conhecimento detalhado dos processos de informao;

medio da efetividade com maior preciso;

otimizao dos processos de gerao de informaes (entradas, sadas, cadastros etc.) provindos de relatrios
extrados pelo BI;

atitudes mais assertivas por parte dos gestores que tornam-se mais proativos.

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Quais so seus benefcios e desafios?

DESAFIOS

Para que a implementao do BI ocorra com sucesso, importante que a empresa fique atenta a possveis limitaes:

ferramenta inadequada: a utilizao de uma ferramenta de Business Intelligence inadequada para consultar
e distribuir as informaes deve ser evitada.

conhecimento limitado do Big Data: o BI utiliza um grande volume de informaes estruturadas e no

estruturadas. Assim, torna-se interessante que o profissional de TI da empresa tenha cincia dos dados, para
trabalhar com todos os processos.

inadequao da informao original: ocorre quando os dados da base primria no esto prontos para a
utilizao ou a transio. Assim, o uso direto torna-se muito difcil.

Fique atento e encontre solues para os desafios apresentados. Agindo assim, a sua companhia ter sucesso na
implantao dos projetos de BI.

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BI NA REDUO DE CUSTOS DA EMPRESA
BI na reduo de custos da empresa

De fato, a implementao do BI reduz drasticamente a incidncia

de erros e torna os processos mais rpidos. Isso resulta em 20%
de queda nos custos, em mdia.

Quando o gestor tem uma viso mais ampla do negcio, h uma

compreenso geral do cenrio, o que o torna capaz de tomar
decises e modificar aes em diversos setores da empresa.

Como voc notou at aqui, a inteligncia de negcios auxilia o

empreendedor em uma mudana de postura: ele deixa de ser
passivo em diversos aspectos e torna-se proativo em todas as reas.

Assim, o resultado que ele consegue minimizar (ou at mesmo

cortar) os processos ineficientes, que trazem prejuzos. E, como
sabemos, quanto menor o gasto, maior ser a competitividade
da companhia.

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BI na reduo de custos da empresa

No entanto, tenha em mente que importante saber onde e como cortar esses gastos sem prejudicar
a qualidade dos produtos ou servios ofertados e todo o funcionamento da empresa. Esse processo
tambm ser facilitado com a implantao de sistemas de BI no negcio, como veremos a seguir.

GERENCIAMENTO POR MEIO DE UM SISTEMA BI

Normalmente, empresas que trabalham com o mtodo convencional perdem muitas horas em reunies entre os dirigentes
para decidir onde e como cortar despesas.

Nesse processo, diversas planilhas de Excel e relatrios so apresentados. E, muitas vezes, as decises so tomadas pura
e simplesmente com base na experincia dos administradores.

Ao adotar um sistema de BI, essas organizaes passam a ter uma viso macro do negcio, e as resolues so embasadas
em informaes concretas. Assim, dados de vrias fontes diferentes so reunidos e podem ser analisados de maneira integrada.

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BI na reduo de custos da empresa

O resultado que, alm de economizar horas de reunio que geram desgaste , a companhia pode manter cada
gestor dedicado a tarefas que trazem resultados. E as falhas so corrigidas com mais eficincia, gerando um maior
controle em vrios aspectos.

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BI na reduo de custos da empresa

REDUO DE CUSTOS EXEMPLOS PRTICOS

EXEMPLO 1

Considere uma empresa de mdio porte, com 30 funcionrios sendo 15 terceirizados e cerca de 3 mil clientes. Sem
um sistema de BI, os gestores programaram uma reunio com a finalidade de cortar gastos e demitir 5 funcionrios que
no atendiam ao perfil desejado. Novas contrataes seriam debatidas futuramente.

No entanto, a companhia deixou de avaliar a necessidade de correes no sistema de logstica. Da mesma forma, o
investimento em tecnologia, para obter uma viso mais ampla dos problemas, tambm foi descartado.

Assim, no havia um sistema que relacionasse todos os processos internos e pudesse cruz-los, para fornecer um relatrio
completo sobre a situao. Logo, a tomada de decises apresentava falhas e incertezas.

O resultado disso foi que apenas 4 gerentes e 25 funcionrios no conseguiram atender, com excelncia, os 3 mil clientes.
Como notamos, um sistema de Business Intelligence seria uma tima soluo para reduzir custos e evitar erros.

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BI na reduo de custos da empresa

EXEMPLO 2

Imagine, agora, uma empresa de grande porte que faz investimentos em tecnologia. As reas de inteligncia so divididas
pelas estaes de trabalho como CRM, Planejamento Executivo e Estratgico, Planejamento de Campanhas e Mdias,
Data Mining etc. Esses setores, porm, no compartilham os dados entre si.

Se houvesse a implantao de um sistema de Business Intelligence, a companhia ganharia ao reunir todos os dados
oriundos de diversas sees.

Assim, ela teria uma viso mais ampla do cenrio e conseguiria traar prioridades para momentos
especficos. Isso resultaria em uma grande reduo de custos.

De fato, a maioria das empresas possui muitos dados, mas poucas informaes relevantes. Nesse ponto, o Business
Intelligence tem muito a oferecer.

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BI na reduo de custos da empresa

ACOMPANHAMENTO DO FLUXO DE CAIXA

Saber quanto dinheiro vai entrar importante, mas, alm disso,

o gestor precisa ter cincia de qual valor estar disponvel no
caixa da empresa. Com previses precisas, ser possvel traar
um planejamento estratgico com maior eficcia.

Assim, ao possibilitar a coleta de informaes indispensveis

em tempo real, a inteligncia de negcios atua como uma
aliada. Dessa maneira, o gestor pode prever o comportamento
do fluxo de caixa de maneira muito mais gil e detalhada do
que com as tradicionais planilhas de Excel.

Com dados exatos sobre entradas e sadas, todo o processo

ganha em agilidade e preciso. Isso acaba refletindo em menor
tempo de trabalho o que representa reduo nos custos.

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BI na reduo de custos da empresa

PREVISO DE FATORES EXTERNOS

De fato, gerir sem levar em considerao fatores externos como mercado, economia e tendncias de consumo
como navegar em um barco sem bssola. Nesse cenrio, o gestor no consegue prever os movimentos alheios ao negcio,
e isso acaba refletindo em perda de oportunidades e gastos desnecessrios.

Ao utilizar um sistema de Business Intelligence, h o apoio de uma base exata e relevante para se beneficiar do cenrio
futuro. Assim, os resultados positivos podem ser potencializados e as oportunidades tm um melhor aproveitamento.

Por outro lado e no menos importante , possvel agir para minimizar as consequncias negativas
que afetam os custos e trazem prejuzos para a empresa.

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CONCLUSO
Concluso

Como notamos ao longo deste e-book, o Business Intelligence

possibilita a atuao dos gestores, que podem se apoiar em
dados exatos e de grande qualidade. Alm disso, todas as
decises so tomadas por meio de anlises preditivas com
bastante agilidade ou at mesmo em tempo real.

Como resultado, voc observar a reduo nas chances de

erro e a potencializao dos acertos, o que reflete em uma
reduo de custos significativa para o empreendimento.

Por isso, analise se o seu negcio est preparado para

o Business Intelligence e dedique seu esforo para a
implantao do sistema o quanto antes.

Tenha em mente que empresas que no contam com o BI

esto perdendo dinheiro. E o seu objetivo no esse, certo?

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A Toccato oferece softwares para anlise de dados e BI que
garantem melhores resultados para as empresas. Sua entrega no
se limita implementao de sistemas, sendo seu valor agregado
a oferta de consultoria, suporte e treinamento aos clientes.
Suas tecnologias focam na descoberta de informaes relevantes
em todo o ecossistema que envolve o negcio. Para isso, a Toccato
conta com equipe experiente, que presta servios altamente
qualificados e na medida da necessidade do cliente.
Seus produtos permitem:
Explorao de vrias fontes de dados em um nico
aplicativo, para obter pontos de vista mais abrangentes,
sem comprometer o desempenho.
Desenvolvimento intuitivo de visualizaes,
apresentando insights que teriam sido escondidos em
modelos tradicionais.
Flexibilidade na pesquisa de dados, com a conexo de pontos
que permitem descobrir relaes de dados e informaes.
Pesquisa de todos os dados de forma direta ou indireta,
interagindo com aplicativos e painis de anlise dinmicos.
Mobilidade total em tablet ou smartphone, com adaptao
automtica dos dashboards.
Funcionalidade que permite contar histrias, tornando
mais fcil compartilhar a anlise visualmente, partilhar
descobertas com as equipes e colaborar de forma
mais eficiente.
Controle centralizado, segurana via perfis de acesso
e escalabilidade.
Sua atuao diversificada e atende clientes das reas de telecom,
sade, varejo, logstica, financeiro, indstria, construo civil,
alimentcio, comunicao, indstria e governo.
site.toccato.com.br