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N 1
Caro Usurio,
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N 2
Mdulo 1- Introduo
Para isso, disponibilizamos uma srie de casos prticos onde sero apresentados
problemas comuns no dia a dia das empresas e como podemos solucion-los com o
uso do e-doc Sergipe.
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N 3
Mdulo 2 - Conhecendo o e-doc Sergipe
IMPORTANTE!
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N 4
Ateno!
Tela Principal
1- Abas de Navegao
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N 5
A tela acima representa um perfil de usurio comum, ou seja, possui acesso a
produo de documentos, processos e protocolo, disponibilizados na aba Principal.
2- Menu de Funcionalidades
3- Links de Produo
4- Caixas de Atalho
As caixas de atalhos oferecem acesso rpido na localizao de documentos e
processos.
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N 6
1-Caixa de entrada - Aqui sero apresentados todos os novos documentos e
processos enviados para voc, para seu departamento e os documentos
enviados para seu conhecimento.
2-ltimas Consultas - Sero apresentados os 10 ltimos documentos e/ou
processos que voc tenha consultado.
3-Favoritos - Lista os 10 ltimos documentos e/ou processo que voc
selecionar como favorito.
4-Novos Comentrios - Listar os 10 ltimos comentrios feitos em
documentos e/ou processos que estejam em sua posse.
5- Mudana de departamento
6- Botes de Atalho
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N 7
Informaes sobre o produto, como: nmero da verso atual e data da
ltima atualizao.
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N 8
Mdulo 3 - Documento
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N 9
CASOS PRTICOS :
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N 10
Criando um documento
Quando precisamos criar um Documento em nosso dia a dia profissional o que
fazemos?
Vamos Praticar!
Veja o passo a passo da criao de um Documento.
Voc pode criar o documento atravs do link "Criar um Novo Documento".
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N 11
Aps solicitar a criao do documento o Sistema abrir a tela da figura abaixo.
5- Data do Documento: Esta uma data flexvel que voc poder definir para o
documento, seja atual, futuro.
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N 12
6- Observaes: Escreva quaisquer observaes relevantes referentes ao
Documento que est sendo iniciado. Esse campo no de preenchimento
obrigatrio.
definida pela sua organizao. A organizao pode optar por utilizar a tabela do
Conarq* ou criar sua prpria tabela.
9- Sigilo: Esse campo permite que voc escolha o grau de sigilo que dever ter o
documento. As credenciais de sigilo so atribudas ao seu perfil pelo administrador.
Voc poder criar e visualizar os documentos de acordo com as credenciais que
possuir.
Preenchendo o documento
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N 13
O modelo escolhido ser aberto (BrOffice), contemplando as formataes padres
utilizadas pelo rgo.
importante que saiba que algumas informaes como Data, Assunto, Interessado,
informaes sobre o assinante e destinos internos e externos podem se
alimentadas automaticamente pelo Sistema.
Os campos preenchidos automaticamente so definidos pelo administrador.
O nmero do documento gerado automaticamente pelo sistema aps a concluso
do documento.
A sequncia de numerao do documento pode ser por departamento ou global, no
momento da criao do modelo padro o administrador define qual sequncia
dever ser seguida.
Liberando a Minuta
Esta funcionalidade possibilita liberar a minuta para que outros usurios da mesma
unidade consigam ter acesso ao menu de Aes da mesma.
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N 14
Importante!
No possvel alterar o modelo de documento, caso seja necessrio a alterao,
dever ser criado um novo documento.
Assinantes
Voc sabe que um documento deve ser assinado para atestar sua validade, existem
alguns casos em que um documento no assinado, mas, em sua maioria ele deve
conter uma ou mais assinaturas. Lembre-se!
Na opo Assinantes devem ser escolhidos os usurios que iro assinar o
documento.
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N 15
Aps clicar em Assinantes ser aberta a tela para preenchimento do(s) usurio(s)
assinante(s).
1- Selecione a Organizao do assinante.
2- Selecionar a Unidade do assinante. Somente as unidades associadas
organizao escolhida estaro disponveis para seleo.
3- Selecione o nome do Assinante. Somente usurios vinculados ao
departamento escolhido e com perfil de assinante sero listados. Usurio
com perfil de assinante aquele que possui uma assinatura associada ao
seu perfil.
4- Marcando a opo notificar quando assinado, assim que o documento for
assinado, o Sistema se encarregar de enviar um e-mail para os usurios
que participaram da tramitao at o momento da assinatura.
5- A imagem da assinatura apresentada em uma tabela definida no modelo
de documento. Caso seja necessrio que o local da assinatura aparea em
branco, desmarque essa opo.
6- Marcador: Indica a quantidade de assinantes. Para cada marcador dever
ser associado um assinante.
7- Selecionada todas as informaes do assinante, clique em Adicionar
Assinante.
Destino Interno
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N 16
1- Selecione a Organizao do destinatrio.
2- Selecione a Unidade do destinatrio.
Lembre-se!
Somente as unidades da organizao escolhida sero listadas.
Anexos
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N 17
1- Descrio: Informe o nome do anexo. Lembre-se que esse o nome de
identificao do seu anexo.
2- Clique em Procurar para buscar o(s) anexo(s) na sua mquina.
3- Clique em Carregar para adicionar o anexo.
4- Clique em Limpar Todos para remover todos os anexos carregados.
5- Clique em Excluir para remover um anexo especfico.
Favoritos
Voc poder adicionar os documentos pasta Favoritos que fica na tela principal
do sistema.
Essa opo permite que voc tenha acesso rpido aos documentos que estiverem
em sua posse ou at mesmo aqueles que tenham sado da sua caixa.
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N 18
A figura abaixo representa a lista de documentos e processos adicionados aos
Referenciar
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N 19
No documento que est sendo criado podero ser referenciados
outros documentos do sistema e estes podem ou no ter seus
tramites independentes.
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N 20
Assinar e cancelar a assinatura
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N 21
Caso o documento tenha mais de uma assinatura ele s poder ser alterado depois
de todas as assinaturas canceladas.
Concluir a Minuta
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N 22
Lembre-se!
Caso haja mais de um assinante, todos devero assinar para que o documento
possa ser concludo.
Tramitar
Clique em Tramitar.
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N 23
Em seguida ser aberta uma tela permitindo que voc preencha os dados do
trmite.
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N 24
2- Aps selecionar a organizao o sistema listar as Unidades vinculadas
organizao escolhida.
3- Selecione o Usurio que dever receber o documento.
4- Selecione a Classificao do trmite.
5- Voc poder definir um Prazo para receber o documento. Se o destinatrio
no receber o documento at a data estabelecida, o sistema enviar um e-
mail a ele notificando sobre o atraso no recebimento.
6- Selecionando a opo de notificao "Envio", o destinatrio receber um e-
mail do sistema notificando sobre o envio do documento.
7- Escolha a prioridade para o recebimento Baixa, Normal ou Alta, assim, o
destinatrio visualizar logo a prioridade para recebimento.
8- Selecionando a opo Gerar Guia de Tramitao, o Sistema ir gerar uma
guia para impresso para acompanhar o processo fsico. Na guia constar
algumas informaes como Origem, Destino, Data e Hora, e Usurio
Gerador.
9- Selecione o Texto Personalizado.
10- Campo Trmite livre para que voc informe o texto que desejar.
Complementando as informaes do documento ou informando os
procedimentos a serem tomados, por exemplo.
11- Depois de preencher as informaes, clique em Tramitar.
Cancelar um trmite
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N 25
Clique em Cancelar Trmite.
Histrico de Leitura
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N 26
O e-doc Sergipe exibir todo o Histrico de Leitura.
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N 27
Pesquisar um documento
CASOS PRTICOS :
Voc poder pesquisar por um documento a qualquer momento, mas vale lembrar
as regras de visualizao:
O documento deve ter sido criado por voc ou por algum membro do seu
departamento;
Um documento criado em outro departamento ou rgo deve ter passado
por voc ou pelo seu departamento.
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N 28
Para facilitar sua busca, o sistema dispe de vrios status que compem o
documento. No menu documentos clique em Pesquisar.
1- Minutas em Meu Poder - Lista todas as minutas que esto em sua posse.
2- Documento em Meu Poder - Sero listados todos os documentos que
estiverem com voc, sejam eles minutas ou documentos concludos.
3- Documentos da Unidade - Todos os documentos que estiverem na
unidade sero listados, mesmo aqueles que no estejam com voc. Se o
documento foi enviado para a unidade e voc for um usurio responsvel
pela tramitao, voc poder receb-lo e ele passar para sua posse, os
demais membros da unidade continuaro visualizando esse documento
como sendo pertencente unidade.
4- Documentos para Conhecimento - Apenas documentos enviados
diretamente como cpia para voc sero apresentados.
5- Finalizados Documentos do seu departamento sero visualizados nesta
opo de busca.
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N 29
Um documento criado por voc ou pelo departamento e finalizado por outra
unidade no ser listado nesta pesquisa.
Importante!
Para refinar a busca voc poder optar por informar dados do documento que
deseja encontrar utilizando as opes de filtro.
Clicando na lupa o sistema abrir uma tela contendo todas as opes de filtros,
assim voc poder realizar buscas mais precisas evitando um montante indesejado
de documentos.
As opes de filtros demonstradas na figura abaixo esto disponveis em qualquer
pesquisa.
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3.14 Finalizar
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E depois, clique em Finalizado.
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Mdulo 4 Preferncias do Usurio
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N 33
informaes somente se houver algum dado incorreto. Alm de alterar seu nome e
senha, voc tambm poder personalizar despachos, definir a assinatura padro e
consultar sua assinatura e rubrica.
1- Nome do usurio. Altere se necessrio.
2- Altere sua senha sempre que julgar necessrio para garantir sua segurana
e confidencialidade. (Essa senha a do expresso, s pode ser alterada no
expresso)
3- Confirme a senha digitada no campo acima para concluir a alterao da
senha.
4- Itens por pgina: Esse campo diz respeito ao nmero de documentos e
processos que sero listados em sua tela sempre que voc acessar sua caixa
ou listagens de documentos e/ou processos. Esse campo vem
automaticamente definido com 10 itens por pgina. Para redefinir esse
nmero e escolher quantos documentos e/ou processos devero aparecer
nos modos de consulta, utilize as setas at atingir o nmero desejado.
5- Um usurio pode estar lotado em vrias unidades. Aqui voc poder definir
qual a sua Unidade Padro, ou seja, ao efetuar o login no sistema em qual
unidade voc estar logado.
6- Selecione um assinante padro somente se os documentos que voc cria
no seu dia-a-dia so assinados por uma nica pessoa. Voc mesmo ou outra
pessoa. Para isso, selecione o Departamento do assinante e, em seguida,
selecione o nome do assinante.
7- Texto padro para trmite: Quando despachamos um documento no e-
doc Sergipe, precisamos inserir uma mensagem que acompanhe esse
despacho. possvel, aqui, cadastrar essa mensagem, para concluir o
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4.1 Ausncia
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4.2 Modelos Personalizados
Descrio: Informe uma descrio para o modelo em criao. Exemplo: caso use
um Ofcio como modelo base, poder criar o Ofcio do Fulano. Esse modelo s
poder ser visualizado por voc, ento poder dar a descrio que quiser e que
facilite sua identificao em seu dia-a-dia de trabalho.
Assunto: Informe o assunto que esse modelo em criao dever trazer sempre
que for criado um documento a partir dele.
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1- Destino(s) Interno(s)
Usurio: Selecione o Usurio que dever ser selecionado como Interessado Interno
e, em seguida, clique em Adicionar.
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N 38
4.3. Configuraes BrOffice - Como configurar Macros?
O que so Macros?
Muitas Organizaes optam por desabilitar essas macros por razes de segurana.
Isso porque essas macros habilitadas podem permitir a entrada de vrus nos
computadores e, consequentemente, na rede.
Como o e-Doc Sergipe se utiliza de editores de texto, como o Office Word 2003,
2007 ou OpenOffice Writer, necessrio que sua Organizao habilite as macros,
afim de permitir que o e-Doc Sergipe possa acessar tais editores de texto e permitir
a produo de Documentos.
Geralmente essa tarefa realizada pelo Administrador Local. Caso ele no possa
configurar, aqui voc encontrar o passo-a-passo para realizar essa tarefa.
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A caixa de Opes - BrOffice.org ser aberta. Clique em Segurana:
A caixa Segurana de Macro ser aberto. Clique e selecione o Nvel de segurana Mdio. Em
seguida, clique em OK.
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Feche o BrOffice:
Pronto. Daqui em diante, sempre que abrir um arquivo BrOffice contendo macros,
voc ser notificado.
Para continuar editando esse documento e poder salv-lo ao final de sua edio,
voc dever habilitar seu contedo.
Protocolista
Colaborador
Colaborador tem como funo acessar o e-doc Sergipe de acordo com o perfil
parametrizado para seu cdigo de acesso; iniciar procedimento para a incluso de
documentos e processos no e-doc Sergipe; proceder com a tramitao de
documento e processos de acordo com o mapeamento do fluxo predeterminado;
apor a assinatura digital requerida no parecer para o trmite do documento oficial,
desde que devidamente autorizado o seu uso; consultar o histrico do Sistema e
visualizar as aes realizadas; utilizar como referencial de no repdio a
autenticao do usurio, atravs de seu cdigo de acesso; tomar as providncias
necessrias execuo eficaz do trmite do documento, no mbito de seu rgo ou
entidade; informar ao Administrador Local toda e qualquer anormalidade que venha
acontecer no funcionamento do e-doc Sergipe.
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N 41
Colaborador RT
Chefe de Unidade
Administrador Local
Algumas Observaes
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N 42
Perguntas Frequentes
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