REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE

LOS LLANOS CENTRALES
RMULO GALLEGOS
REA CIENCIAS CONTABLES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA

CONTABILIDAD EMPRESARIAL

Proyecto de Trabajo de Grado para optar al Ttulo de Licenciada en

Contadura

Autora: Heizel Barona

Tutor: MSc. Milvida Rodrguez

San Juan de los Morros, Abril de 2017

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CAPTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

En el mbito mundial del ejercicio de la actividad comercial, la

contabilidad es considerada como una tcnica de recopilacin de informacin
que registra, clasifica, y resume la informacin de cada una de las
transacciones efectuadas por la empresa. Sin embargo, a medida que los
negocios crecen aumentan los requerimientos administrativos, tributarios y
legales que deben cubrirse desde dichos registros. Por lo cual, los
procedimientos contables se han transformados en herramientas
fundamentales de desarrollo para las organizaciones. En esa perspectiva,
Gutirrez (2016), seala, que uno de los objetivos que persigue los sistemas
de procedimientos contables es:
Orientar los pasos de elaboracin y entrega de la informacin
financiera y contable asegurando que se cumplan con los
principios, normas tcnicas y procesos fijados en el rgimen de la
Contabilidad, que posibilite la identificacin, clasificacin, registro,
preparacin, y revelacin de los estados contables (p. 5)

Esto significa, que los procedimientos contables constituyen un

sistema que gua el registro de la informacin de cuentas, libros, formas,
asientos, reportes financieros, entre otros, los cuales mediante accin
coordinada conllevan a la obtencin de informacin contable, lo que permitir
analizar as como valorar los resultados econmicos que obtiene una
empresa agrupando y comparando resultados, a la vez que le posibilita
ejecutar estas tareas bajo control y supervisin del contador. No obstante,
existen evidencias de que no todas las empresas siguen los procedimientos
administrativos contables de manera eficiente, conllevando problemas
financieros, por lo que los manuales de procedimientos contables constituyen

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una alternativa que ofrece beneficios a las empresas al presentar por escrito
los procesos lgicos que se aplican en los registros de cada operacin
contable que se realice en la institucin. Esto quiere decir, ofrecer un sistema
de informacin contable que resee las normas, procedimientos y controles,
que permita que el personal realice sus labores siempre teniendo en cuenta
los objetivos y propsitos de la organizacin, siendo estos manuales
contables una opcin, porque desde la visin de Palacio (2014) son:
Un documento de un solo cuerpo que integra de forma organizada
los reglamentos, instrucciones y procedimientos contables que
norman las distintas actividades que desarrolla una organizacin,
permitiendo, la ubicacin rpida y el control de estas disposiciones
y sobre todo la necesaria uniformidad en la ejecucin de las
funciones asignadas a las distintas reas organizativas que la
integran (p. 3).

De acuerdo con este autor, a finalidad de los manuales es que permiten

plasmar la informacin clara, sencilla y concreta. A travs de esta
herramienta se orienta y facilita el acceso de informacin a los miembros de
la organizacin, mediante cursos de accin cumpliendo estrictamente los
pasos para alcanzar las metas y objetivos obteniendo buenos resultados
para la misma. En otras palabras, facilitan el cumplimiento de los registros,
as como, la fluidez y transparencias en la gestin contable lo cual es
realizado por los responsables de esa rea y la ejecucin de las operaciones
de control y registro contables de la empresa.
De igual forma, la relevancia de este tipo manuales radica en que
constituyen un instrumento administrativo que sirve como medio de
comunicacin que permite describir en forma ordenada y sistemtica la
informacin de objetivos, polticas, atribuciones y procedimientos
relacionados a la contabilidad de una empresa; as como las instrucciones o
acuerdos necesarios para la ejecucin de dicha actividad, relacionados a los
objetivos de la Institucin, por lo que la finalidad del manual es ofrecer una
descripcin actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en
cada proceso contable que apunten al cumplimiento de los registros
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respectivos. As, en vista de que los manuales administrativos contables

garantizan el debido procedimiento para llevar la contabilidad empresarial
cobra mayor importancia el diseo y establecimiento de lineamientos,
mecanismos y procedimientos que a nivel organizacional regulen o
garanticen una evaluacin constante de sus procesos u operaciones con el
objeto de verificar el adecuado desempeo y apego a las polticas y
normativas establecidas; a fin de verificar que todo se est desarrollando de
acuerdo a lo planeado.
De igual modo, el rea relativa a los ingresos, representa un aspecto
que debe ser monitoreado constantemente al ser un elemento vital dentro de
cualquier entidad y eje motor que inyecta el potencial necesario para cumplir
con las obligaciones y compromisos contrados con el personal, proveedores
y en lneas generales para el desarrollo de las operaciones diarias.
En resumidas cuentas, se puede decir que los manuales de
procedimientos contables, deben constituirse como herramientas de
acciones definidas que se deben realizar de acuerdo a las necesidades
administrativas, contables y operativas que tengan las empresas en la
realizacin de sus actividades, donde se toma como punto de referencia los
propsitos y objetivos de la empresa, de tal forma de disear un sistema en
correlacin entre los objetivos, los recursos financieros disponibles, informes
peridicos y el proceso de control interno. Lo anterior aplica, tanto para las
empresas pblicas como las privadas, incluyendo las cooperativas, las
cuales son definidas en la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas
(2001), cmo:
Son asociaciones abiertas y flexibles, de hecho y derecho
cooperativo, de la Economa Social y Participativa, autnomas, de
personas que se unen mediante un proceso y acuerdo voluntario,
para hacer frente a sus necesidades y aspiraciones econmicas,
sociales y culturales comunes, para generar bienestar integral,
colectivo y personal, por medio de procesos y empresas de
propiedad colectiva, gestionadas y controladas democrticamente.
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Es decir, es una asociacin autnoma de personas unidas

voluntariamente para formar una organizacin democrtica cuya
administracin y gestin debe llevarse a cabo de la forma que acuerden los
socios, generalmente en el contexto de la economa, con la intencin de
hacer frente a las necesidades y aspiraciones econmicas, sociales y
culturales comunes a todos los socios mediante este tipo de empresa. Dentro
de todo este contexto se encuentra la empresa Asociacin Cooperativa El
Rastro SIGLO XXI, en la Parroquia El Rastro estado Gurico, es una
empresa despulpadora que inici sus actividades en el ao 2007,
conformada por un grupo de cinco (5) agricultores, quienes conjuntamente
con quince (15) trabajadores se encargan de sacar la pulpa a diferentes tipos
de frutas siguiendo procedimientos tales como: del tomate sacan una pasata,
siendo un tipo de salsa que se le echa a la pizza, as como pasta de tomate.
Del mango extraen no solo la pulpa sino que de la semilla extirpan la
melaza la cual venden como alimento para el ganado. Asimismo, venden
concentrados de guayaba, guanabana entre otras, cuya mayor produccin es
adquirida por la empresa Los Andes, quienes se dedican a pasteurizar y
vender jugos de frutas naturales en la zona llanera. En esa perspectiva, la
Asociacin Cooperativa El Rastro SIGLO XXI, ubicada en la parroquia El
Rastro del estado Gurico, como se ha mencionado, constituye una empresa
agrcola que como una institucin de carcter privado, cuenta con un sistema
de contabilidad, pero que no incluye un manual donde se especifique los
procedimientos contables.
En ese sentido, se pudo conocer a travs de observaciones y entrevista
informal sostenidas con el administrador y el contador que existen algunos
problemas al ejecutarse algunas transacciones elementales con pocas o
ningn tipo de control, algunos de ellos originados por; carencia de un
Manual que contenga polticas, procesos y procedimientos Contables
definidos y un limitado conocimiento del personal del rea contable, en
aquellos aspectos se consideran de vital importancia.
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En ese orden de ideas, algunas debilidades detectadas fueron las

siguientes: algunas situaciones por resolver tales como: no existe un
procedimiento preestablecido relacionado al manejo de la caja chica, no hay
parmetros para solicitar el reembolso de los gastos, entregan efectivo sin
emitir un documento soporte, liquidan gastos sin autorizacin previa.
Asimismo estableci que el servicio y venta de productos a sus clientes
involucra el crdito, lo que ha originado poca recuperacin de las cuentas por
cobrar retrasando los pagos internos y a proveedores as como el suministro
de inventarios.
Esta problemtica se agudiza porque en la parte de inventarios
relacionado a la existencia de mercancas, no se tienen establecidas las
polticas, ni procedimientos para el registro de los inventarios, por lo que
cada fin de mes es necesario hacer ciertos ajustes, porque los registros
tericos no coinciden con las existencias fsicas. Esto significa que la
operatoria de los inventarios es importante, ya que es ac donde recae todo
el movimiento comercial de la empresa, por tal motivo la empresa al estar
operando como actualmente lo hace, las ventas son deficientes por falta de
mercanca. Del mismo modo, el contador mencion de manera emprica que
no se llevan registros auxiliares para el control de anticipos a proveedores,
originando variaciones al momento de liquidar el anticipo, no se tiene poltica
establecida para conceder anticipo a proveedores nuevos.
Asimismo, se conoci que no tienen establecido el procedimiento para
el pago a proveedores, porque se omite la revisin de aspectos fiscales al
momento de recibir la factura del proveedor, no se tiene una poltica de
crdito establecida con los proveedores. Lo anterior, trae como consecuencia
que al no contar con un manual que establezca un adecuado procedimiento
tanto de tipo administrativo como contable los responsables de esta rea
acarrean una situacin por resolver a la Cooperativa porque al no precisar
con una descripcin detallada de los procedimientos preestablecidos, que
sirvan de herramientas, facultando atribuciones y niveles jerrquicos en el
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manejo de los recursos y su respectivo registro contable, que permita a los

Administradores de la Cooperativa obtener una informacin adecuada,
oportuna y confiable para la toma de decisiones puede generar en pago de
multas innecesarias por la presentacin incorrecta de la contabilidad as
como la declaracin extempornea de los impuestos. Por ello, aunque a la
fecha no se han producido situaciones desfavorables en cuanto a la
presentacin de informacin financiera y contables, es necesario que la
mxima autoridad ejerza programas de supervisin y seguimiento a las
actividades contables.
Por lo tanto, el presente proyecto de investigacin, pretende proponer
un Manual de procedimientos contables, para que el personal administrativo
contable se oriente, evitando mltiples falencias en los registros contables,
buscando que se registren oportunamente y que consecuentemente aporte a
optimizar tiempo, recursos tanto humanos como econmicos,
constituyndose como una institucin con bases solidas y fortalecidas.
Por otro lado, la elaboracin del manual de procedimientos contables,
se considera importante, porque invitara a cumplir con todos los procesos
establecidos, y permitir determinar la eficiencia administrativa, as como
presentar razonable y oportunamente los resultados e indicadores
financieros, que como herramienta en la toma de decisiones oportunas por la
Administracin de la Cooperativa. Por tales consideraciones, se realiza la
investigacin desprendindose las siguientes interrogantes:Cules
procedimientos contables se efectan en la empresa Asociacin Cooperativa
El Rastro SIGLO XXI, en la Parroquia El Rastro estado Gurico?
Cul sistema administrativo para el fortalecimiento de la contabilidad
se utiliza en la empresa Asociacin Cooperativa El Rastro SIGLO XXI, en la
Parroquia El Rastro estado Gurico?
Ser necesario disear un Manual Administrativo para el
fortalecimiento de la contabilidad de la empresa Asociacin Cooperativa El
Rastro SIGLO XXI, en la Parroquia El Rastro estado Gurico? Para
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responder a tales interrogantes, se formulan los siguientes objetivos de

investigacin.

Objetivos de la Investigacin

General
Proponer un Manual de procedimientos para el fortalecimiento de la
contabilidad de la empresa Asociacin Cooperativa El Rastro SIGLO XXI, en
la Parroquia El Rastro estado Gurico.
Especficos
Diagnosticar cules procedimientos contables se efectan en la
empresa Asociacin Cooperativa El Rastro SIGLO XXI, en la Parroquia El
Rastro estado Gurico.
Identificar cual sistema administrativo para el fortalecimiento de la
contabilidad de la empresa Inversiones Asociacin Cooperativa El Rastro
SIGLO XXI, en la Parroquia El Rastro estado Gurico.
Disear un Manual Administrativo para el fortalecimiento de la
contabilidad de la empresa Asociacin Cooperativa El Rastro SIGLO XXI, en
la Parroquia El Rastro estado Gurico.

Justificacin de la Investigacin

La relevancia de Proponer un Manual de procedimientos para el

fortalecimiento de la contabilidad de la empresa Asociacin Cooperativa El
Rastro SIGLO XXI, ubicada en la Parroquia El Rastro estado Gurico, es
porque la solidez, as como el buen desempeo de las instituciones
comerciales tienen como base las mejores prcticas administrativas
contables emanadas de la permanente revisin, actualizacin de las
estructuras organizacionales, sistemas de trabajo, del diseo e
instrumentacin de proyectos de innovacin y calidad. Por lo cual desde el
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punto de vista epistmico, se encuadra el estudio desde la perspectiva

cuantitativa, por su pertinencia socio administrativa, con diseo de campo
porque los datos se recabarn dentro del contexto real donde sucede el
fenmeno a estudiar, es decir la empresa Asociacin Cooperativa El Rastro
SIGLO XXI, en una bsqueda por explicar la importancia de la situacin
planteada. Del mismo modo, se considera un aporte heurstico, al resaltar los
factores que intervienen en la adopcin de ciertas estrategias de control
interno y su incidencia en el rea de contabilidad, lo cual proporcionar una
mayor comprensin del desempeo empresarial como elemento fundamental
del sistema de gestin, clasificacin y registro de la informacin de los
procesos contables.
Por otra parte, al proponer un Manual de procedimientos contables
permitira documentar la accin organizada para dar cumplimiento a la misin
del rea de contabilidad. Esto contempla, la descripcin de la estructura
organizativa, la divisin del trabajo, los mecanismos de coordinacin y
comunicacin, las funciones y actividades encomendadas, el nivel de
centralizacin o descentralizacin, los procesos clave de la organizacin y
los resultados que se obtienen, como algunos de los aspectos que delinean
la gestin administrativa de esta empresa.
En cuanto al aspecto financiero contable, se espera que esta
propuesta facilite informacin que le permita a la empresa Asociacin
Cooperativa El Rastro SIGLO XXI, mantener un registro individual,
actualizado y detallado, de los clientes morosos, inventarios, adelanto a
proveedores, salida de caja chica, entre otros aspectos, podra orientar el
seguimiento de estas tareas, mediante normas tanto como procedimientos
vigentes, bajo la supervisin directa del Departamento de
Contabilidad. Asimismo, al proponer el manual contribuira en la planificacin,
conocimiento, aprendizaje y evaluacin de la accin administrativa contable.
En el aspecto administrativo contable, se espera con la propuesta del manual
mejorar la calidad as como la eficiencia de los trmites que realiza la
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gerencia de la Asociacin Cooperativa El Rastro SIGLO XXI, mediante la

formalizacin y estandarizacin de mtodos de trabajo relacionados al los
procesos contables, el establecimiento de polticas que regulen la ejecucin
de los procedimientos y las situaciones de excepcin presentadas durante su
desarrollo, as como para orientar a los responsables de su ejecucin. Desde
el punto de vista jurdico y legal, este trabajo se justifica porque los sistemas
contables est inmerso como un requisito legal para las empresas durante la
ejecucin de sus operaciones en el pas, tal como indica el artculo 33 del
Cdigo de Comercio (1955) en el que se refleja que todo comerciante debe
llevar en castellano la Contabilidad utilizando todos los libros auxiliares
necesarios, con la finalidad de tener el mayor orden y claridad de todas las
operaciones desarrolladas.
Adems, esta y otras leyes indican la obligacin por parte de los
contribuyentes de llevar en forma ordenada, ajustada a los principios de
Contabilidad generalmente aceptados en Venezuela los libros y registros, de
manera que constituyan medios integrados de control y comprobacin de
todos los bienes, activos y pasivos relacionados con las declaraciones
efectuadas, entre otros aspectos. Para finalizar, se destaca que la
vinculacin del proyecto con la Ley del Plan de la Patria (2013), Segundo
Plan Socialista de la Nacin 2013-2019, se evidencia en el siguiente Objetivo
Nacional:
2.1. Propulsar la transformacin del sistema econmico, para la
transicin al socialismo bolivariano, trascendiendo el modelo
rentista petrolero capitalista hacia el modelo econmico productivo
socialista, basado en el desarrollo de las fuerzas productivas.

Con este objetivo, se persigue propiciar la creacin de empresas de

autogestin, donde los asociados de ellas, directivos, empleados, conformen
un equipo de trabajo productivo enfocados en la economa socialista para
satisfacer sus propias necesidades as como de las comunidades donde se
encuentren inmersas. Por otro lado, la actividad social de la cooperativa
queda expresa en el objetivo estratgico, de la siguiente manera.
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2.1.1.1. Insertar nuevos esquemas productivos tendentes al

socialismo que irradien en su entorno relaciones de produccin e
intercambio complementarios y solidarios, al tiempo que
constituyan tejidos productivos de sostn de un nuevo
metabolismo. Estos injertos productivos tendrn polticas de
asociacin entre s bajo formas de conglomerados para multiplicar
su escala.

En otras palabras, el objeto social de la cooperativa a diferencia de una

empresa privada son los valores que la sustentan, porque surgen como
organizaciones voluntarias sociales, basada en los servicios que puedan
prestarse los asociados, que tienen participacin equitativa repartiendo sus
excedentes o ganancias en funcin de la actividad realizada por ellos en el
logro del propsito comn, lo cual constituye una de las caractersticas que
identifica a la Asociacin Cooperativa El Rastro SIGLO XXI.

Alcances y Limitaciones de la Investigacin

Alcance
El alcance de una investigacin, queda entendido como aquello que
se logra a partir de la realizacin de un proceso investigativo. Para Hurtado
(2012) tiene que ver con los objetivos logrados, en otras palabras, indica
hasta dnde se lleg con el desarrollo de la investigacin, y que beneficios
ofrece a la humanidad, en los mbitos: social, humanstico, educativo,
salubre, religioso, cultural, segn el caso (p. 122). En esa perspectiva, esta
investigacin tiene un alcance institucional por cuanto los resultados
obtenidos slo sern relevantes para la empresa Asociacin Cooperativa El
Rastro SIGLO XXI, ubicada en la parroquia El Rastro, del estado Gurico; y
consistir en proponer un Manual de procedimientos para el fortalecimiento
de la contabilidad buscando optimizar el aspecto financiero de esta entidad
comercial, a la vez que esta propuesta les puede facilitar la toma de
decisiones en diversas reas.
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Asimismo, tiene un alcance social por cuanto los resultados obtenidos

pueden ser utilizados en otros casos o contextos con situaciones similares
para hacer comparaciones o contrastes entre los resultados. En el aspecto
metodolgico, constituye una investigacin con diseo de campo, nivel
descriptiva ya que los elementos de estudio ya han ocurrido en el tiempo, y
para recabar los datos se entrevistarn a fuentes vivas como los socios
directivos y trabajadores de la institucin mencionada, durante el periodo
enero- agosto 2017.

Limitaciones
Las limitaciones se refieren a las posibles dificultades que pueden
presentarse durante el desarrollo de la investigacin. En este sentido,
Medina (2013), seala: se refieren a las restricciones propias del tipo de
problema abordado; son predominantemente de carcter externo (p. 2). Es
decir, las amenazas externas que puedan afectar el cumplimiento total o
parcial de la investigacin. Por lo tanto, se puede afirmar que se aspira no
tener ninguna limitacin por lo cual se pretende llevar a cabo a totalidad el
proceso de investigacin, proyectando como resultado la elaboracin de la
propuesta.