Proyecto Manual de Contratacion

MANUAL
DE
CONTRATACION
OFICINA ASESORA JURIDICA- GRUPO DE CONTRATOS
MAYO DE 2016
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MANUAL DE CONTRATACION
CONTENIDO
TITULO I GENERALIDADES
CAPITULO I
1.1 OBJETIVO
1.2 ALCANCE
1.3 NATURALEZA JURDICA DE LA ESAP
EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO
1.4 NORMATIVIDAD APLICABLE
1.5 PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTRATACIN
1.6 RGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE INTERES
TITULO II
CAPITULO I
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ACTORES QUE INTERVIENEN EN LA

CONTRATACIN
2.1 ORDENADOR DEL GASTO Y DELEGACIN
2.1.1 DEL DIRECTOR NACIONAL
2.1.2 DEL SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
2.1.3 DEL DIRECTOR TERRITORIAL
2.1.4 DEL SUBDIRECTOR DE PROYECCIN INSTITUCIONAL
2.2 DEPENDENCIA SOLICITANTE DE LA CONTRATACIN
2.2.1 DEL FUNCIONARIO SUPERIOR DEL REA EJECUTORA
2.3 OFICINA ASESORA JURDICA
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2.3.1 GRUPO DE CONTRATOS
2.4 COMIT EVALUADOR
TITULO III
CAPITULO I
DEL PROCESO GESTIN CONTRACTUAL
CAPITULO II
ETAPA PRECONTRACTUAL
3.1 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
3.2 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
3.3 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
3.4 PROYECTO Y PLIEGO DE CONDICIONES
3.5 INICIO Y DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL
3.6 SELECCIN DE LOS CONTRATISTAS
CAPITULO III
ETAPA CONTRACTUAL
3.7 DEL PERFECCIONAMIENTO Y REQUISITOS DE EJECUCIN
3.8 ADICIONES, PRORROGAS, ACLARACIONES Y MODIFICACIONES
3.9 ADICIONES
3.10 PRORROGAS
3.11 ACLARCIONES
3.12 MODIFICACIONES
3.13 CESION DEL CONTRATO
3.14 SUSPENSIN DEL CONTRATO
3.15 SUPERVISIN E INTERVENTORA Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIN DEL CONTRATO
CAPITULO IV
ETAPA POSTCONTRACTUAL
3.16 LIQUIDACIN DE LOS CONTRATOS
3.17 TERMINACIN Y LIQUIDACIN ANTICIPADA
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3.18 RESPONSABILIDAD DEL SUPERIOR
3.19 CIERRE DEL EXPEDIENTE
TITULO IV
CAPITULO I
4.1 PROCESOS FINANCIEROS RELACIONADOS CON LA GESTIN CONTRACTUAL
4.2 BUENAS PRCTICAS PARA EL DESEMPEO DE LA GESTIN CONTRACTUAL
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MANUAL DE CONTRATACIN
1.1. OBJETIVO
El presente documento proporciona las directrices para adelantar los procesos de la

contratacin pblica en la ESAP, en las etapas precontractual, contractual y post
contractual, en el marco de la normatividad estatal vigente.
Las disposiciones sealadas en el presente Manual de Contratacin, tienen como propsito

servir como herramienta prctica en el desarrollo de los procesos contractuales y dar
claridad en los procedimientos internos que se requieran para la adquisicin de bienes y
servicios de la ESAP y todos los asuntos propios de la contratacin, desde su planeacin,
pasando por los subprocesos de seleccin, ejecucin, liquidacin, vigilancia y control.
Su aplicacin no releva al usuario de la observancia de las normas vigentes y sus

modificaciones.
1.2. ALCANCE
El presente Manual de Contratacin aplica a todos los procesos de adquisicin de bienes y

servicios que adelante la ESAP y sus lineamientos deben ser observados y acatados por
todos los funcionarios pblicos y contratistas que laboran y prestan sus servicios en las
diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de la actividad contractual.
1.3. NATURALEZA JURDICA DE LA ESAP Y SU UBICACIN EN LA ESTRUCTURA

DEL ESTADO
La Escuela Superior de Administracin Pblica, ESAP, creada por la ley 19 de 1958, es un

establecimiento pblico del orden nacional, de carcter universitario, adscrito al
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, dotado de personera jurdica,
autonoma administrativa y financiera, patrimonio independiente y autonoma acadmica
de conformidad con las normas que regulan el sector educativo en general y el servicio
pblico de la educacin superior en particular.
1.4. NORMATIVIDAD APLICABLE
De acuerdo con lo preceptuado en los artculos 1 y 2 de la Ley 80 de 1993, el rgimen

jurdico de contratacin aplicable a la ESAP es el consagrado en las Leyes 80 de 1993,
1150 de 2007 y 1474 de 2011, los Decretos 019 de 2012 y 1082 de 2015, y las dems
disposiciones que lo reglamenten, complementen, adicionen o modifiquen o sustituyan.
De igual manera, segn lo establece el artculo 13 de la Ley 80 de 1993, a la Contratacin

Estatal le son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes en aquellas
materias no reguladas por la misma; as mismo forman parte del marco legal de la
contratacin de la ESAP, el Estatuto Orgnico de Presupuesto y dems normas sobre
austeridad del gasto y relacionadas con la ejecucin del presupuesto.
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A nivel interno se sujetar a lo establecido en los actos administrativos que regulen asuntos
de contratacin, funciones internas en materia contractual, y los procesos y procedimientos
internos que desarrollan la Gestin Contractual.
Adicionalmente, podrn regirse por disposiciones particulares, como los contratos de

ciencia y tecnologa o los que se celebren en desarrollo del Artculo 355 de la Constitucin
Nacional, los Artculos 95 y 96 de la Ley 489 de 1998, la Ley 1508 de 2012, cuando apliquen
y se den las condiciones de ley para ello.
1.5. PRINCIPIOS PLICABLES EN LA CONTRATACION
En los procesos de contratacin que adelante la ESAP, se tendrn en cuenta los principios
consagrados en la Constitucin Poltica, especialmente los contemplados en los Artculos
209 y 267, la Ley 489 de 1998, el Estatuto General de Contratacin de la Administracin
Pblica, el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y
principalmente los de buena fe, debido proceso, primaca del derecho sustancial sobre lo
material, planeacin, igualdad, anualidad, responsabilidad, economa, celeridad,
oportunidad, publicidad, seleccin objetiva y transparencia.
1.6. REGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE

INTERES
Inhabilidades e Incompatibilidades
No podrn participar en procedimientos de seleccin, ni celebrar contratos con la ESAP, las

personas naturales o jurdicas que se hallen incursas en alguna de las causales de
inhabilidad o incompatibilidad sealadas en la Constitucin Poltica y en la Ley.
Las inhabilidades constituyen una limitacin de la capacidad para contratar con las
entidades estatales que de modo general se reconoce a las personas naturales y jurdicas,
y obedecen a la falta de aptitud o a la carencia de una cualidad, calidad o requisito del
sujeto, que lo incapacita para poder ser parte en una relacin contractual con dichas
entidades, por razones vinculadas con los altos intereses pblicos envueltos en las
operaciones contractuales que exigen que stas se realicen con arreglo a criterios de
imparcialidad, eficacia, eficiencia, moralidad y transparencia.
Los funcionarios pblicos y contratistas de la ESAP, en desarrollo de los procesos de

contratacin, debern abstenerse de realizar las conductas expresamente prohibidas en la
Constitucin, la Ley y en especial las consagradas en el Cdigo Disciplinario nico y las
dems normas que lo reglamenten, adicionen, modifiquen o sustituyan. En consecuencia,
resulta necesario tener en cuenta lo siguiente:
El Servidor que se encuentre incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad, as

deber hacerlo saber inmediatamente de su superior jerrquico y deber abstenerse
de autorizar, aprobar, firmar o suscribir el acto de que se trate.
En caso de el servidor pblico tenga conocimiento de la configuracin de una

inhabilidad o incompatibilidad en una tercera persona, deber hacerlo saber
inmediatamente a su superior jerrquico, quien deber determinar si el mismo se
encuentra impedido para desarrollar el respectivo trmite contractual.
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En tratndose de proponentes o futuros contratistas, el COMIT EVALUADOR
verificar que los mismos se ajusten a lo normado frente a posibles inhabilidades e
incompatibilidades presumiendo la buena fe en la declaracin expresa mediante la cual
manifiestan su capacidad para presentar oferta o contratar. Lo anterior sin perjuicio del
deber de verificacin de los antecedentes.
Conflictos de inters
Todo funcionario de la ESAP y quienes presten sus servicios a la misma, deber abstenerse
de participar por s o por interpuesta persona, en inters personal o de terceros, en
actividades de contratacin que puedan constituir un posible conflicto de inters, entendido
ste como toda situacin de conflicto entre los intereses de la Entidad y el funcionario
pblico o contratista. En consecuencia, el Servidor Pblico que conozca de un asunto, en
quien concurra alguna de las causales establecidas en la Constitucin o en la Ley, deber
declararse impedido tan pronto como tenga conocimiento mediante escrito en el cual
exprese las razones, seale la causal y si fuere posible, aporte las pruebas pertinentes.
TITULO II
CAPITULO I
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ACTORES QUE INTERVIENEN EN LA
CONTRATACIN
Los actores que intervienen en la Contratacin, son los siguientes:
2.1 ORDENADOR DEL GASTO Y DELEGACION
La competencia para ordenar y dirigir la celebracin de los procesos de seleccin y para
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escoger contratistas est a cargo del Director Nacional de la ESAP, la cual se encuentra
delegada en: El Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a) y los Directores
Territoriales.
Las funciones administrativas y financieras de los funcionarios anteriormente citados,

referidas a la Ordenacin del Gasto se encuentran establecidas en la Resoluciones No.
2042 de 2009, 441 de 2015, 1557 de 2015 y 0022 de 2016.
2.1.1 DEL DIRECTOR NACIONAL
En desarrollo del artculo 12 del Decreto 219 de 2004, le corresponde al Director Nacional
de la ESAP, las siguientes responsabilidades en relacin con la gestin contractual de la
Entidad:
1. Adoptar mediante acto administrativo, el Manual de Contratacin, Supervisin e

Interventora de la Entidad.
2. Expedir los actos administrativos que sean necesarios para el cumplimiento del
objeto de la Entidad, adjudicar y suscribir los contratos y/o convenios ajustndose a
las disposiciones legales y reglamentarias.
3. Propender porque los procesos jurdicos y contractuales y las actuaciones de los
servidores pblicos que en ello participen, se gestionen con sujecin a las normas
legales y reglamentarias acordes con los principios y parmetros contenidos en el
presente manual.
2.1.2 DEL SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
El Subdirector Administrativo y Financiero, en cumplimiento de la delegacin de funciones

efectuada por la Direccin Nacional, tendr las siguientes responsabilidades en materia
jurdica y contractual:
1. La ordenacin y capacidad de contratacin como contratante, con cargo al

presupuesto de la ESAP, sin consideracin a la naturaleza o a la cuanta o al tipo
de proceso, de conformidad con las normas legales vigentes, excepto para los
contratos de prestacin de servicios con personas naturales.
2. La capacidad de contratacin en calidad de contratista sin consideracin a la
naturaleza o a la cuanta o al tipo de proceso, de conformidad con las normas legales
vigentes.
3. La ordenacin y la capacidad para suscripcin de convenios interadministrativos sin
consideracin la naturaleza y cuanta, con excepcin de los convenios marco de
cooperacin y de los convenios con otras instituciones de educacin.
4. La presentacin de propuestas en licitaciones, invitaciones o concursos y/o en
procesos de contratacin directa.
5. La coordinacin de todos los actos precontractuales y contractuales.
6. La adjudicacin y celebracin de los contratos que se originen en los procesos de
seleccin de contratistas sin consideracin de la naturaleza o la cuanta o tipo de
proceso.
7. La facultad para designar los profesionales que integrarn los comits de evaluacin
en los procesos de seleccin contractual que adelante la Entidad.
8. La facultad para autorizar la designacin y/o modificacin de las funciones de
supervisin de los contratos o convenios que suscribe la Entidad.
9. La adicin, modificacin, prorroga, terminacin y liquidacin de los contratos de la
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Entidad.
10. La suscripcin de todos los actos administrativos inherentes a la actividad
contractual de la Entidad.
11. La suscripcin, adicin, modificacin, prorroga, terminacin y liquidacin de los
contratos de comodato o prestamos de uso de depsito y los traspasos de los bienes
muebles o inmuebles a otras instituciones de derecho pblico o privado en los
trminos establecidos en las normas vigentes sobre la materia.
12. Elaborar a travs del Grupo de Gestin de Compras, la consolidacin y el
seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones.
2.1.3 DEL DIRECTOR TERRITORIAL
El Director Territorial de la ESAP en cumplimiento de la delegacin de funciones efectuadas

por la Direccin Nacional, tendr las siguientes responsabilidades en materia de gestin
jurdica y contractual:
1. La ordenacin del gasto y la capacidad de contratacin como contratante, con cargo

al presupuesto de la ESAP hasta por la suma equivalente a 250 SMLMV.
PARAGRAFO PRIMERO: Se excepta de esta delegacin los contratos y/o procesos para
suplir las necesidades generales de las direccionales territoriales y Sede Central, como son
de naturaleza o tipo de; mantenimiento en materia de obras, obra como tal, construccin,
apoyo logstico, central de medios entre otros.
2. La capacidad de contratacin en calidad de contratista hasta la suma equivalente a

250 SMLMV sin consideracin a la naturaleza o al tipo de proceso, con excepcin
de los convenios con organismos internacionales y aquellos cuyo objeto verse sobre
meritocracia y seleccin de personal.
PARAGRAFO SEGUNDO: Se mantiene la competencia en el Subdirector Administrativo y

Financiero para realizar compras, negociaciones y contratacin pblica de acuerdos marco
de precio con la Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente.
PARGRAFO TERCERO: Para la suscripcin de cualquier convenio en calidad de

contratista el Director Territorial deber contar previamente con la aprobacin del
Subdirector del proyecto a quien corresponda dicho convenio.
3. La adjudicacin de licitaciones o concursos, la celebracin, adicin, modificacin,

terminacin y prorroga de contratos hasta por la suma de 250 SMLMV, salvo lo
establecido en el pargrafo primero.
4. La celebracin, adicin, modificacin, terminacin, liquidacin y prorroga de
convenios, con excepcin de los convenios con organismos internacionales y
aquellos cuyo objeto verse sobre procesos de meritocracia y seleccin de personal.
5. La competencia para el pago de todo concepto y cuanta de las obligaciones
contradas que se deriven de la ordenacin del gasto aqu conferida, de acuerdo
con la disponibilidad de fondos y el programa anual mensualizado de caja asignado;
procedimientos y requisitos legales vigentes.
6. Hacer seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones en lo referente a las necesidades
de la direccin territorial.
7. Expedir la acreditacin sobre la inexistencia o insuficiencia del personal de planta
de la Direccin Territorial para desarrollar una actividad por contrato de prestacin
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de servicios.
8. Aprobar las garantas nicas, constituidas en virtud de los contratos suscritos por la
Direccin Territorial que afecten el presupuesto asignado.
En materia de contratacin, las Direcciones Territoriales debern adelantar los diferentes

trmites contractuales (Procesos de seleccin, contratacin directa etc.) bajo los
parmetros normativos expuestos en el presente manual y en concordancia con el Decreto
1082 de 2015, labor que estar en cabeza de cada jurdico de las diferentes territoriales de
la ESAP en las etapas pre contractual, contractual y pos contractual.
2.2 DEPENDENCIA SOLICITANTE DE LA CONTRATACION AREA EJECUTORA
La dependencia que requiere la contratacin del bien o servicio (rea Ejecutora) es la

encargada de elaborar los estudios previos, estudios del sector, la evaluacin de los
riesgos, y la determinacin de los requisitos habilitantes y criterios de evaluacin de
experiencia y tcnicos, para el inicio del proceso contractual.
Los estudios previos debern ser cuidadosamente elaborados por el rea que requiere la
contratacin, de manera que no existan errores en la forma y el fondo, que puedan prestarse
a equvocos en la seleccin objetiva del contratista, los cuales sern de mayor o menor
complejidad segn la naturaleza y caractersticas del objeto contractual.
En caso de que se presenten estas situaciones y no puedan ser corregidas de oficio por el
Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurdica, la documentacin ser devuelta a la
Dependencia respectiva, para la correspondiente modificacin o adecuacin.
2.2.1 DEL FUNCIONARIO SUPERIOR DEL REA EJECUTORA
El Funcionario Superior del rea Ejecutora, entindase Subdirector, Decano, Jefe o

Coordinador, que tenga bajo su competencia la identificacin, definicin y justificacin de
las necesidades de bienes o servicios a contratar tendr las siguientes responsabilidades:
1. Formular el Plan Anual de Adquisiciones de su rea o dependencia, acorde con los

objetivos o lineamientos del plan operativo anual de accin e inversin previamente
aprobado.
2. Elaborar los estudios previos, con la identificacin y justificacin de las necesidades
del rea o dependencia y la valoracin y determinacin de las especificaciones
tcnicas del bien o servicio requerido a contratar, con el cumplimiento de las reglas
y procedimientos sealados por la Entidad para el efecto.
3. Tratndose de procesos de mnima o menor cuanta, concurso de mritos y licitacin
pblica, integrar el comit que se conforme para la revisin y evaluacin de los
requisitos del proceso de contratacin en los componentes tcnicos, de experiencia
y econmicos.
4. Realizar el seguimiento y control a la gestin contractual, con la verificacin de
cumplimiento a las funciones de supervisin y de ejecucin del personal contratista,
adscrito a su rea o dependencia.
2.3. OFICINA ASESORA JURDICA
La Oficina Asesora Jurdica en cabeza del Jefe adscrito a esta dependencia, tendr las
siguientes responsabilidades en materia de gestin jurdica contractual:
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1. Proyectar los actos administrativos, minutas de contratos y/o convenios inherentes
al desarrollo de la actividad contractual de la Entidad, de conformidad con el estatuto
de contratacin pblica y dems normas y procedimientos que rigen la materia
2. A instancias de Subdireccin Administrativa y Financiera, realizar el seguimiento y
control a la planeacin contractual de la Entidad.
3. Realizar la revisin y verificacin de los documentos que sustenten las solicitudes
de contratacin.
4. Garantizar el cumplimiento y aplicacin del ordenamiento jurdico vigente en la
gestin de la actividad contractual de la Entidad, en cada una de sus etapas e
independiente de la naturaleza, objeto o modalidad de seleccin contractual.
5. Dirigir, orientar y vigilar la aplicacin de normas en materia de contratacin estatal,
con el asesoramiento a las reas o dependencias de gestin acadmica y
administrativa, en los rdenes nacional y territorial.
6. Emitir conceptos en materia contractual.
7. Rendir informes y reportes inherentes a la gestin de la actividad contractual, acorde
con los trminos reglamentarios sealados por las autoridades e instancias
administrativas de control interno o externo.
8. Certificar la veracidad de los datos que se suministren que se deben presentar a la
Cmara de Comercio sobre contratos, multas y sanciones de los inscritos en el RUP
y sobre licitaciones o concursos que se adelante por la institucin.
9. Aprobar las garantas nicas de los contratos y convenios que celebre la ESAP a
nivel central.
10. Gestionar la realizacin de los actos administrativos, minutas de contratos y/o
convenios, y de las actividades y trmites inherentes al desarrollo de la actividad
11. Desarrollar el plan anual de adquisiciones.
2.3.1 GRUPO DE CONTRATOS
En la etapa precontractual, de ejecucin contractual y pos contractual, le compete a la

Oficina Asesora Jurdica Grupo de Contratos, cumplir las siguientes funciones:
1. Asesorar al Director Nacional y a la Subdirectora Administrativa y Financiera para

realizar el control de legalidad de los procesos contractuales que celebre la Sede
central de la Direccin Nacional.
2. Dirigir, coordinar y adelantar los procesos de contratacin de la Sede Central de la
Direccin Nacional.
3. Liderar jurdicamente el proceso de contratacin de la ESAP en sus etapas pre
contractual, contractual, de ejecucin y postcontractual.
4. Asesorar y revisar los estudios previos, los proyectos de pliegos de condiciones, los
pliegos de condiciones definitivos, elaborados por las reas para los procesos de
contratacin, ejerciendo control de legalidad y unificando el criterio jurdico.
5. Vigilar, controlar y verificar la custodia de los documentos generados en los diversos
procedimientos de contratacin de la ESAP en la Direccin Nacional.
6. Adelantar el procedimiento para la imposicin de las multas, sanciones y
declaratorias de incumplimiento a que haya lugar en materia contractual, en
coordinacin con los supervisores pertinentes, en la Direccin Nacional .
7. Adelantar las reclamaciones a que haya lugar frente a entidades aseguradoras en
la Direccin General.
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8. Realizar la publicacin de los documentos precontractuales, contractuales y
postcontractuales que la ley y el Manual de Contratacin exijan, en el Sistema
Electrnico para la Contratacin Pblica, SECOP, y en el sitio web de la Entidad, en
la Direccin Nacional. Emitir los conceptos jurdicos en materia contractual que se
requieran.
9. Proyectar, elaborar y revisar las minutas de contratos y convenios que la Entidad
celebre, sus adiciones, prrrogas y modificaciones, y adelantar los trmites para el
perfeccionamiento y ejecucin.
10. Aprobar las garantas de los contratos y/o convenios, as como sus modificaciones,
cuando haya lugar a ello.
11. Adelantar el trmite administrativo de liquidacin de los contratos que lo requieran,
con base en los soportes documentales y el proyecto de acta de liquidacin
elaborado por el supervisor del contrato.
12. Rendir informes a la Contralora General de la Repblica sobre la contratacin
celebrada por la Entidad; con el apoyo, en la remisin de informacin, por parte de
las reas que intervienen en la contratacin.
13. Proyectar para la firma del competente las resoluciones o actos administrativos en
las fases precontractual, contractual y postcontractual.
14. Realizar el mantenimiento, disposicin y conservacin del registro documental y de
archivo de los expedientes de evidencia contractual, acorde con las normas y
procedimientos de gestin de calidad y aplicacin de las tablas de retencin
documental, sealados por la Entidad.
2.3.2 GRUPO DE GESTIN DE COMPRAS DE LA SUBDIRECCIN ADMINISTRATIVA

Y FINANCIERA
Corresponde al Grupo de Gestin de Compras:
1. Definir y promover los lineamientos para la elaboracin y seguimiento del Plan Anual
de Adquisiciones de bienes y servicios de la ESAP.
2. Coordinar el proceso de captura de requerimientos para el Plan Anual de
Adquisiciones, con las dependencias de la ESAP y apoyar su implementacin.
3. Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones para los bienes y servicios requeridos por
las dependencias del Instituto, de acuerdo con el presupuesto aprobado y realizar
el seguimiento a su ejecucin.
4. Verificar en el mercado la disponibilidad de los bienes y servicios requeridos por las
Dependencias de la ESAP.
5. Adelantar las investigaciones de mercado de la ESAP, requeridas para la seleccin
de los proveedores.
6. Apoyar en la elaboracin de las fichas tcnicas de los bienes y servicios requeridos
por las diferentes dependencias de la ESAP.
7. Dirigir el proceso de registro, actualizacin y valoracin de posibles proveedores,
contratistas y operadores de la Entidad.
8. Determinar los indicadores financieros para los procesos de seleccin que adelante
la Entidad, junto con el Grupo de Contabilidad.
9. Verificar la existencia de Acuerdos Marco de Precio.
2.4 COMIT EVALUADOR
En los procesos de seleccin por Licitacin Pblica, Seleccin Abreviada, y Concurso de

Mritos, el Ordenador del Gasto designar el Comit Evaluador, el cual debe realizar su
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labor de manera objetiva cindose exclusivamente por las reglas previstas en los Pliegos
de Condiciones.
El Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurdica deber informar por el medio ms

idneo, a las personas designadas al Comit Evaluador, su designacin. Los miembros
inician su funcin evaluadora con el recibo del acto de designacin y finaliza cuando est
en firme la resolucin de adjudicacin, o resueltos los recursos interpuestos contra el acto
de declaratoria de desierta.
La Verificacin y la Evaluacin de las ofertas para la mnima cuanta ser adelantada por
quien sea designado por el Ordenador del Gasto, sin que se requiera de pluralidad de
miembros.
En el evento en el cual el Ordenador del Gasto no acoja la recomendacin efectuada por el

Comit, lo justificar en el acto administrativo con el que culmine el proceso.
El Comit Evaluador est integrado por funcionarios pblicos o contratistas designados por
el Ordenador del Gasto, quienes estn a cargo de la Verificacin Jurdica, Tcnica y
Financiera, y sern responsables por las labores encomendadas en materia administrativa,
disciplinaria, fiscal y penal, y estn sujetos al rgimen de inhabilidades e incompatibilidades
y conflicto de intereses legales.
En todo caso, el Comit Evaluador, estar integrado, por regla general, salvo que las
condiciones del proceso a contratar hagan aconsejable otra conformacin, por:
GRUPO JURDICO GRUPO TCNICO GRUPO FINANCIERO

Abogado responsable del Jefe de la Dependencia Coordinador del Grupo de
proceso del Grupo de solicitante Funcionario (s) Contabilidad y/o contratista
Contratacin de la Oficina y/o Contratista (s) de la del Grupo de Gestin de
Asesora Jurdica. dependencia Solicitante. Compras.
Funciones del Comit Evaluador
Verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes en los aspectos jurdico, tcnico

y financiero acorde con lo establecido en el Pliego de Condiciones o la Invitacin
Pblica segn corresponda.
Evaluar y calificar las propuestas presentadas dentro del proceso de seleccin.
Proyectar y coordinar con el Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurdica los
requerimientos jurdicos, tcnicos y financieros que se consideren pertinentes en
relacin con los documentos subsanables teniendo en cuenta los trminos del pliego
de condiciones y las normatividad legal vigente.
Realizar los informes de verificacin y evaluacin y recomendar al Ordenador del
Gasto: (a) Declarar desierto el proceso contractual; (b) La adjudicacin o (c) La
aceptacin de oferta.
Proyectar las respuestas a las observaciones del Informe de verificacin de la
evaluacin.
Asistir y asesorar en la celebracin de las audiencias de adjudicacin o de Subasta
Inversa, cuando haya lugar a ello.
Los informes de evaluacin y los documentos soporte de la respectiva evaluacin, con
las respectivas subsanaciones declaradas como cumplidas o incumplidas, con su
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respectivo efecto, sern radicados debidamente suscritos por el equipo de
evaluadores, a ms tardar el da hbil anterior al vencimiento del trmino establecido
para la evaluacin, en el Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurdica.
El encargado de consolidar el informe final consolidado de la evaluacin tanto habilitante

como puntuable, ser el Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurdica.
Una vez se d traslado del informe de evaluacin, y sean presentadas las observaciones al
mismo por parte de los oferentes, estas sern remitidas inmediatamente por el Grupo de
Contratacin de la Oficina Asesora Jurdica a los respectivos miembros del Comit
Evaluador, de acuerdo a la temtica de las mismas.
En el evento de requerir mayor tiempo para el anlisis de observaciones, que generen la

prrroga de la respectiva adjudicacin o evento de subasta, el Comit le informar al Grupo
de Contratos de la Oficina Asesora Jurdica de manera oportuna, para que ste realice el
procedimiento jurdico y administrativo que sea pertinente.
La recomendacin de adjudicacin o declaratoria de desierta debe ser emitida y suscrita

por todos los miembros del Comit Evaluador.
TITULO III
CAPITULO I.
DEL PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL
En los procesos contractuales adelantados por la ESAP se seguirn los trmites y

procedimientos establecidos en el presente manual, de acuerdo con lo previsto en las
normas vigentes de contratacin estatal.
Se entiende por Proceso de Gestin Contractual, el conjunto de etapas, actividades y

trmites que la ESAP debe realizar para la adquisicin de los bienes, servicios u obras que
se requieran para el cumplimiento de sus funciones.
El Proceso de Gestin Contractual se compone de tres (3) Procesos o Etapas a saber:

Precontractual, Contractual y Postcontractual.
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CAPITULO II
ETAPA PRECONTRACTUAL
Esta etapa tiene como objetivo la planeacin y preparacin del proceso contractual y
constituye el perodo en que se realizan las actividades necesarias para adelantar el
proceso de seleccin del contratista o actos preliminares a la celebracin del contrato en
procura de seleccionar la mejor propuesta que satisfaga los requerimientos de bienes,
obras y servicios.
Inicia con recepcin de los estudios y documentos previos y finaliza con la adjudicacin.
Las actividades que se realizan en esta etapa son:
ACTIVIDAD RESPONSABLE
Elaboracin de estudios y documentos Dependencia Solicitante
previos (Estudio del Sector, Estudio del
mercado y Estudio Previo)
Verificacin plan de adquisiciones Grupo de Gestin de
Compras
Solicitud de disponibilidad presupuestal Dependencia Solicitante
(CDP).
Elaboracin del Pliego y Proyecto de Grupo de Contratos de la
Pliego de Condiciones o invitacin Oficina Asesora Jurdica
Inicio y desarrollo del Procedimiento Ordenador del Gasto
Contractual (Aviso de Convocatoria, Grupo de Contratos de la
Resolucin de apertura, pliego de Oficina Asesora Jurdica y
Condiciones Definitivo, observaciones, Comit Evaluador
Audiencias, adendas, recibo de
propuestas publicaciones, evaluacin,
adjudicacin o declaratoria de desierta.
3.1. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
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3.1.1. SOLICITUD DE CONTRATACION
La solicitud de Contratacin debe ser radicada ante el Grupo de Contratos de la Oficina

Asesora Jurdica por parte de la Dependencia que requiere el bien o servicio, en medio
fsico y magntico, con una antelacin suficiente a la fecha prevista para la iniciacin del
proceso de seleccin o para la suscripcin del contrato, para que se proceda a la respectiva
verificacin y confeccin del proceso o contrato respectivo.
Documentos que se deben anexar con la solicitud de la contratacin:
Estudio de Mercado (Solitudes de Cotizacin y Cotizaciones).

Estudio Previo.
Anexo o Ficha Tcnica.
Estudios y documentos tcnicos.
Permisos, autorizaciones, licencias y/o certificaciones.
Disponibilidad Presupuestal.
Pantallazo del Plan de Adquisiciones y vigente en lo concerniente a lo que se vayan
a contratar.
En consecuencia, resulta necesario tener en cuenta lo siguiente:
Los documentos y estudios previos correspondientes deben presentarse con la

debida antelacin a la fecha estimada para el inicio de ejecucin del contrato, toda
vez que el Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurdica debe revisar que la
documentacin est completa y surtir el proceso en cumplimiento de los trminos
de Ley.
Los estudios previos debern ser cuidadosamente elaborados por la dependencia
solicitante que requiere la contratacin, de manera que no existan errores en la
forma y el fondo, que puedan prestarse a equvocos en la seleccin objetiva del
contratista.
En caso de que les falte la documentacin necesaria para iniciar el proceso de
contratacin o para la elaboracin del contrato, o cuando se advierta que el objeto
y las obligaciones no son claras, o se evidencien deficiencias en la parte tcnica,
que no puedan ser corregidas de oficio el Grupo de Contratos de la Oficina Asesora
Jurdica, la documentacin ser devuelta a la Dependencia respectiva, para la
correspondiente modificacin o adecuacin y slo hasta que se corrijan empezarn
a correr los trminos para iniciar el proceso.
En todo caso, el Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurdica brindar
asesora permanente y necesaria a las reas que lo requieran, para la consolidacin
de los estudios previos, en materia legal y normativa, siempre bajo el cometido de
lograr la consolidacin del proceso contractual.
3.1.2. ESTUDIOS DEL SECTOR
Es deber de la Entidad hacer el anlisis necesario para conocer el sector relativo al objeto
del proceso de contratacin desde la perspectiva legal, comercial, financiera,
organizacional, tcnica, y de anlisis de riesgo, para lo cual se debe atender la Gua para
la Elaboracin de los Estudios del Sector, la cual puede encontrase en la siguiente Pgina
Web: www.colombiacompra.gov.co. Debe tenerse presente las actualizaciones publicadas
en la pgina de Colombia Compra Eficiente.
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El punto de partida del anlisis es el objeto del contrato y el sector al cual

corresponde y en consecuencia, de este depende el alcance del anlisis.
Se deber dejar constancia en los estudios previos del anlisis del sector que se
realice para cada contrato.
En la ESAP, las fichas tcnicas o el documento que contenga las condiciones tcnicas del
bien o servicio a contratar debern ser elaboradas por la dependencia interesada lder de
la necesidad de contratacin. El Grupo de Compras de la Subdireccin Administrativa y
Financiera se encargar de elaborar el estudio del sector y/o estudio de costos con base
en las fichas tcnicas elaboradas por la dependencia lder de la necesidad de contratacin.
Para ello, el rea interesada debe radicar en la oficina del Grupo de Compras de la
Subdireccin Administrativa y Financiera la ficha tcnica definitiva, con una antelacin
mnima de diez (10) das hbiles a la fecha en la que deban radicar los estudios previos en
el Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurdica.
En lo que respecta a los procesos de contratacin que correspondan a la mnima cuanta,

los estudios del sector y/o estudios de costos sern elaborados tambin por el Grupo de
Compras de la Subdireccin Administrativa y Financiera.
3.1.3. ESTUDIO DEL MERCADO
Refleja lo que de acuerdo con las reglas del mercado debe ser el costo de los bienes,
servicios, obra, monto de los honorarios/meses-horas, o jornales, perfiles, imprevistos,
impuestos, insumos necesarios para la ejecucin del servicio o entrega de los bienes, u
obras, etc., en un lugar especfico, bajo determinadas circunstancias y conforme a las
variables que el objeto del contrato implique, tales como cantidad, calidad, especialidad,
lugar de ejecucin, logstica, transporte, tiempo de ejecucin, condiciones geogrficas, de
orden pblico, componentes del bien o servicio a contratar, garantas, etc. Es decir que el
estudio de mercado debe comprender todos los costos directos e indirectos que conlleva el
proceso de seleccin (si hay lugar a ello), la celebracin del contrato y la total ejecucin del
mismo.
Este estudio debe permitir a la Entidad adquirir bienes y servicios con costos razonables y
a precios de mercado.
Debe sustentarse en todas las fuentes de informacin que sean accesibles, tales
como cotizaciones, valores histricos, estudios de mercado realizados para otros
procesos, ofertas de anteriores procesos, etc., para lograr establecer un valor
estimado, evitando la subjetividad.
El grupo de Compras que requiere la contratacin de bienes o servicios para los
cuales existan varios proveedores, debe solicitar de manera escrita como mnimo
tres (3) cotizaciones.
En la solicitud deber informarse a los proveedores en forma clara, las condiciones
particulares y los requerimientos mnimos del objeto a contratar, indicndoles que
dicha solicitud se realiza con el fin de elaborar el estudio de mercado.
Las solicitudes de cotizacin deben contener todos los requerimientos tcnicos
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mnimos del objeto a contratar, y deben ser comparables.
Las solicitudes de Cotizacin podrn ser remitidas va fax, correo electrnico, o
radicadas directamente en el Establecimiento de Comercio del proveedor del bien,
servicio u obra. Para el efecto, la Dependencia Solicitante deber dejar constancia
del envo y recibo por parte de la persona natural o jurdica a la cual se haya hecho
extensiva dicha solicitud.
Las cotizaciones allegadas deben identificar claramente el proveedor, fecha de
expedicin, vigencia de la misma y deben guardar relacin directa con las
condiciones sealadas por la dependencia solicitante en la comunicacin de
solicitud.
En caso que no se logre por parte de la dependencia solicitante obtener la totalidad
de las cotizaciones solicitadas, se debern adjuntar las constancias con las cuales
se evidencie la invitacin efectuada.
Las cotizaciones que no guarden relacin en su integridad con las condiciones
particulares del objeto y especificaciones a contratar y que no sean comparables,
no pueden ser tenidas en cuenta en el estudio de mercado. En el evento de diferir
en algunos aspectos, estos deben ser determinados y justificados por el Jefe de la
Dependencia que requiere la contratacin.
Los datos obtenidos se deben analizar comparativamente, de manera que permitan realizar
la proyeccin y el anlisis econmico, especificando el costo estimado de los bienes o
servicios a contratar. Este anlisis debe fundamentarse en factores objetivos.
El presupuesto oficial deber establecerse con fundamento en el promedio que arrojen las
cotizaciones, por tanto, es deber del Grupo de Compras remitir la precitada invitacin al
mayor nmero de proveedores del bien, servicio u obra a contratar para dar cumplimiento
a la directriz antes citada.
Para el caso de contratos de prestacin de servicios, el costo de los honorarios se debe

realizar de acuerdo con los perfiles y tiempo de dedicacin de cada uno de ellos, utilizando
la tabla de honorarios vigente y aprobada por la ESAP.
3.1.4. ESTUDIOS PREVIOS.
De acuerdo con la modalidad de seleccin aplicable, la dependencia en la cual surge la

necesidad debe realizar la solicitud de contratacin y diligenciar el formato de estudios
previos correspondiente a la modalidad de contratacin, los cuales contendrn entre otros,
los siguientes requisitos, sin perjuicio de incluir todos los dems aspectos exigidos de
manera puntual en el artculo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015 y con cada una las
modalidades de seleccin:
3.1.4.1. LA DESCRIPCIN DE LA NECESIDAD QUE PRETENDE SATISFACER CON EL

PROCESO DE CONTRATACIN.
Hace referencia a las causas que determinan a la Entidad a contratar el bien o servicio, la
utilidad o provecho que le reporta a la Entidad el objeto contratado y las razones que
sustentan la contratacin del bien o servicio. La contratacin de la Entidad debe estar
encaminada al cumplimiento de sus cometidos y fines estatales, en consecuencia, el objeto
del contrato debe tener una relacin con stos.
En el anlisis de la necesidad deber contar entre otros, con los siguientes aspectos:
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Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado, cuando aplique
segn modalidad de seleccin.
Opcin ms favorable para resolver la necesidad desde los puntos de vista tcnico,
jurdico y econmico. Se deber efectuar el anlisis de las diferentes alternativas o
soluciones que satisfacen la necesidad de la entidad frente a los costos, beneficios
y desventajas de cada una de ellas (V. gr. outsourcing, leasing, arrendamiento, etc.),
cuando aplique, segn modalidad de seleccin.
Relacin existente entre la contratacin a realizar y el rubro presupuestal del cual
se derivan sus recursos.
Cuando se trate de contratos de prestacin de servicios profesionales o de apoyo a
la gestin, la dependencia debe soportar que no se cuenta con personal de planta,
que este no es suficiente o que requiere un alto grado de especialidad.
3.1.4.2. EL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES.
Se refiere a los trminos y condiciones esenciales del contrato a suscribir e incluye: Objeto,
Obligaciones del Contratista, Obligaciones de la ESAP, Valor del Contrato, Forma de Pago,
Plazo, Lugar de Ejecucin, autorizaciones, permisos y licencias requeridos para la
ejecucin y los dems documentos tcnicos para el desarrollo del proyecto.
Objeto: Es la descripcin clara y precisa de los bienes o servicios o servicios que

requiere la Entidad.
Especificaciones tcnicas: Definicin tcnica de la forma en que la ESAP puede

satisfacer su necesidad, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio,
diseo o prediseo.
Desde la perspectiva tcnica, se deben identificar las caractersticas y condiciones mnimas

que permitan su contratacin y ejecucin segn la naturaleza del objeto a contractar.
Las caractersticas generales y particulares, intrnsecas y extrnsecas, fsicas o

inmateriales, es decir: Dimensiones, medidas, peso, color, especificaciones,
elementos que lo componen, funciones que ha de desempear, utilidad, destinacin,
cantidad solicitada, calidad esperada de los bienes o servicios a adquirir,
dependiendo de la utilidad y destinacin que les confiera la entidad, y por otro lado,
los costos relacionados con la adquisicin del bien o servicio, precio de mercado,
costo de flete, transporte o puesta en operacin, costo de mantenimiento, etc.
Las posibilidades futuras de actualizacin de los bienes, es decir, su vida til.
La coherencia tcnica con otras herramientas antes adquiridas.
Las calidades del personal tcnico que debe prestar los servicios y dems
elementos que afecten la satisfaccin de la necesidad que motiva la contratacin.
El tiempo oportuno para recibir el bien o servicio contratado.
Compromisos, declaraciones y acreditaciones que debern efectuar los
proponentes en materia tcnica.
Actividades tcnicas y plazos para ejecutarlas.
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Servicios conexos que se derivan del cumplimiento del contrato (capacitaciones,
mantenimiento, soportes, etc.).
Segn la naturaleza del contrato, debe obtenerse el estudio que sustente la
contratacin o la enunciacin del proyecto o la realizacin del diseo o pre diseo,
todos ellos actualizados y con su respectivo soporte.
Garanta tcnica requerida, extensin de la misma y condiciones para su
mantenimiento y efectividad (Cuando a ello hubiere lugar).
Tiempos de respuesta tanto del contratista como de la ESAP y mecanismos de
interlocucin de las partes.
Procedimiento de instalacin de los productos.
Informes o productos que debe presentar el contratista.
Lugar de prestacin del servicio o entrega de los bienes.
Certificados de calidad y de representacin comercial que deba acreditar el
proponente, cuando haya a lugar.
Actualizaciones, permisos y licencias requeridas para su ejecucin, y cuando el
contrato incluye diseos y construccin, los documentos tcnicos para el desarrollo
del proyecto.
Estudio de ttulos y afectaciones existentes.
Condiciones tcnicas y de seguridad que debe cumplir el inmueble verificando que
tenga autorizado el uso de suelos, de acuerdo con la normatividad urbanstica
vigente (Cuando a ello hubiere lugar).
Avalu comercial del inmueble adelantado (Cuando a ello hubiere lugar).
El cumplimiento de los diseos de obras, de las normas de seguridad industrial,
salud ocupacional, manejo ambiental y dems, ordenados por la ley.
Descripcin de los cdigos UNSPSC.
Obligaciones del Contratista: Describe las obligaciones que debe cumplir el

contratista y deben responder a las caractersticas y calidades de los productos o
servicios que se deben contratar. Se sugiere utilizar verbos rectores como: Realizar,
ejecutar, analizar, entregar, suministrar, etc.
Obligaciones de la ESAP: Describe las obligaciones que nacen para la Entidad
con la suscripcin del contrato, tales como: realizar el pago de los bienes o servicios
recibidos, entregar bienes o informacin al contratista para la ejecucin del objeto y
obligaciones contractuales, etc.
Forma o Cronograma de Pago: Se establece teniendo en cuenta la naturaleza del
contrato, la cual debe fijarse segn los plazos de entrega de los bienes o servicios.
Cuando el contrato que se pretenda suscribir supere la vigencia respectiva, deber

solicitar vigencias futuras a la Subdireccin Administrativa y Financiera.
Para la determinacin del plazo, la dependencia debe tener en cuenta los tiempos
de la etapa precontractual, hasta la legalizacin del contrato, as como el principio
de anualidad presupuestal, las circulares o disposiciones internas de la Entidad y el
Plan Anual de Caja PAC.
Plazo: Es el tiempo estimado para que el contratista ejecute el objeto y las

obligaciones contractuales.
Lugar de ejecucin: Es el lugar o sede principal donde se desarrollarn las
actividades del contrato.
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3.1.4.3. LA MODALIDAD DE SELECCIN DEL CONTRATISTA.
Esto hace referencia a la modalidad por medio de la cual la Entidad seleccionar al

Contratista. En la Ley existen cinco (5) modalidades a saber: (i) Licitacin Pblica, (ii)
Seleccin Abreviada; (iii) Concurso de Mritos, (iv) Contratacin Directa, y (v) Mnima
Cuanta. Debe incluirse los las razones y fundamentos jurdicos que soportan su seleccin.
3.1.4.4. EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIN DEL MISMO.
Corresponde al valor del bien o servicio a contratar, el cual debe soportarse en las
caractersticas tcnicas y de calidad y en las condiciones de modo, tiempo y lugar de
ejecucin de las obligaciones contractuales, indicando las variables utilizadas para calcular
el presupuesto de la contratacin y los rubros que la componen.
El valor debe incluir todos los costos e impuestos a que haya lugar en los que incurrir el
contratista para la ejecucin del contrato.
El valor estimado del contrato deber reflejar las condiciones y precios de mercado,
considerando las mencionadas variables determinantes de modo, tiempo y lugar;
todo lo cual deber soportarse mediante la presentacin de cotizaciones y/o estudio
del sector.
Existen variables que afectan el valor del contrato, como son:
El lugar de cumplimiento de la prestacin a cargo del contratista.

La poca prevista para la ejecucin del contrato.
Las exigencias y condiciones particulares de la ESAP frente a la calidad y cantidad
de los bienes o servicios, garantas, forma de pago, sitio de entrega, el valor
razonable de la intermediacin, costo directo de lo requerido para el cumplimiento
de la prestacin, etc.
Para la contratacin directa a travs de contratos de prestacin de servicios
profesionales y apoyo a la gestin, la dependencia solicitante deber verificar el
cumplimiento del perfil del futuro contratista con base en la tabla de honorarios
vigente aprobada por el Entidad, observando el principio de austeridad en el gasto.
3.1.4.5. LOS CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MS FAVORABLE.
Son las variables, condiciones o aspectos que sern objeto de verificacin, evaluacin y
calificacin para la seleccin del contratista dependiendo de la modalidad de seleccin que
permita identificar la oferta ms favorable para la Entidad.
Requisitos Habilitantes:
Se establecern los Requisitos Habilitantes para determinar y verificar los entre otros, los
siguientes: Capacidad Jurdica, Capacidad Tcnica, Condiciones de Experiencia y
Capacidad Financiera. Estos se determinarn en los procesos de contratacin en forma
adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato, es decir, que deber atenderse
a la relacin entre el contrato que se pretende celebrar y la experiencia del proponente y su
capacidad jurdica, financiera y organizacional. (Para mayor informacin remitirse al Manual
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para Determinar y Verificar los Requisitos Habilitantes en los Procesos de Contratacin,
visible en la Pgina: www.colombiacompra.gov.co.
Para determinar si los requisitos habilitantes son adecuados y proporcionales, se

recomienda hacerse las siguientes preguntas durante la elaboracin del estudio
previo:
La experiencia exigida es apropiada considerando el valor y la complejidad del

contrato?
La capacidad financiera exigida para el Proceso de Contratacin es acorde con las
condiciones financieras del sector econmico de los bienes y servicios a los que se
refiere el Proceso de Contratacin?
Los requisitos habilitantes permiten la participacin de la mayora de los actores
del mercado que ofrecen los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de
Contratacin?
Quin cumple con los requisitos habilitantes est en posibilidad de cumplir con el
objeto del contrato dentro del cronograma y el presupuesto previstos en el Proceso
de Contratacin?
Acto seguido se debe relacionar cul de los factores de seleccin se eligi o
eligieron, de acuerdo con la modalidad de seleccin que aplique.
Por regla general, en los procesos de seleccin se requiere el registro y calificacin

del proponente en el Registro nico de Proponente RUP. Asimismo, debe
identificarse el cdigo del bien o servicio en el Cdigo Estndar de Productos y
Servicios de Naciones Unidas. Para mayor informacin remitirse a la Gua para la
Codificacin de Bienes y Servicios visible en la Pgina Web:
www.colombiacompra.gov.co.
Por excepcin, el registro, la calificacin y clasificacin en el RUP no se requiere en
las modalidades de contratacin directa y mnima cuanta.
Conforme al artculo 2.2.1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, en procesos de mnima
cuanta no es obligatorio solicitar capacidad financiera.
Criterios de Evaluacin
En cumplimiento de la seleccin objetiva del contratista, se debern establecer criterios que

sern objeto de evaluacin y clasificacin, los cuales no podrn determinarse al arbitrio o
capricho del funcionario pblico y debern permitir concluir de manera precisa que la
escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento ms favorable para la
Entidad y los fines que ella busca.
Acorde con la modalidad de seleccin, se debe determinar la oferta ms favorable teniendo

en cuenta:
En los procesos de seleccin adelantados por la Seleccin Abreviada para la

Adquisicin de Bienes y Servicios de Caractersticas Tcnicas Uniformes y de
Comn Utilizacin: La propuesta con el menor precio.
En los Concursos de Mritos: Las condiciones de calidad segn los criterios
establecidos.
En las Licitaciones y Selecciones Abreviadas para Contratacin por Menor Cuanta:
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La que resulte ms ventajosa tras aplicar la ponderacin de elementos de calidad y
precio soportados en puntajes o frmulas establecidas o la ponderacin de
elementos de calidad y precio que representen la mejor relacin costo-beneficio.
En los procesos de Mnima Cuanta: El menor precio.
Se debe otorgar un puntaje a los bienes, servicios y oferentes nacionales, a las
personas o servicios extranjeros con incorporacin de componente nacional o
aquellos considerados nacionales con los que Colombia ha celebrado un Acuerdo
Comercial aplicable al Proceso de Contratacin, trato nacional por reciprocidad; o a
los servicios de la Comunidad Andina de Naciones CAN.
El incentivo para la industria nacional no es aplicable para la Contratacin Directiva

ni en los procesos para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas
tcnicas uniformes y de comn utilizacin.
Para la contratacin directa de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, la
dependencia deber realizar en un breve resumen de la experiencia y formacin
acadmica de la persona a contratar.
3.1.4.6. ANLISIS DEL RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO.
El riesgo es un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud, en el

logro de los objetivos del proceso de contratacin o en la ejecucin del contrato.
La dependencia solicitante deber evaluar los riesgos que el proceso de

contratacin representa de acuerdo con los manuales y guas expedido por
Colombia Compra Eficiente. (Manual para la Identificacin y Cobertura del Riesgo
en los Procesos de Contratacin, visible en la Pgina Web:
El anlisis de riesgos previsibles se har siempre para todas las modalidades de
contratacin (sin excepcin alguna), teniendo en cuenta el valor y la naturaleza del
contrato, justificando su existencia.
Para hacer un adecuado anlisis de riesgos es necesario que las entidades
estatales examinen en el pasado qu tropiezos o dificultades han tenido en la
ejecucin de sus contratos, incluso la ejecucin de contratos en el sector privado.
En aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren riesgos
previsibles, deber justificarse as en los estudios previos.
3.1.4.7. LAS GARANTAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR EN EL

PROCESO DE CONTRATACIN.
Las garantas sirven para que el proponente o el contratista amparen los perjuicios que le
pueden generar a la entidad los incumplimientos de las obligaciones que emanan del
contrato. Las garantas pretenden entonces, reparar los daos provocados a la ESAP por
conductas atribuibles al proponente o al contratista en todos los momentos de la
contratacin administrativa.
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Se debe proyectar, desde los estudios previos, el monto, vigencia y amparos o
coberturas de las garantas, teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las
caractersticas de cada contrato, los riesgos tipificados y estimados que se deban
cubrir segn el respectivo anlisis, y las reglas propias establecidas en la Ley.
Las garantas que los oferentes o contratistas pueden otorgar para respaldar la
seriedad de la oferta y el cumplimiento de las obligaciones son las siguientes: (a)
Contrato de seguro contenido en una pliza; (b) Patrimonio Autnomo; y (c)
Garanta Bancaria.
Las garantas deben cubrir las contingencias que ocurran, respecto del
cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor de las Entidades contratantes,
con ocasin de las siguientes etapas y situaciones del itercontractus: La
presentacin de los ofrecimientos; la ejecucin de los contratos y en su liquidacin;
los riesgos derivados de la responsabilidad extracontractual que para las entidades
pblicas contratantes puedan surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus
contratistas y subcontratistas y los dems riesgos a que se encuentre expuesta la
administracin segn el contrato.
Existen ciertos tipos de riesgo amparados por el respectivo mecanismo de cobertura
as: Seriedad, Buen manejo y correcta inversin del anticipo, Pago anticipado;,
Cumplimiento, Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales,
Calidad de bienes, Calidad del servicio y Responsabilidad extracontractual.
En la Contratacin directa la exigencia de garanta no es obligatoria y la justificacin
para exigirlas o no debe estar en los estudios previos.
No es obligatorio que se exija garantas en los contratos de emprstito, en los
interadministrativos, en los de seguro, y en los contratos cuyo valor sea inferior al
diez por ciento (10%) de la menor cuanta prevista para cada entidad; en todo caso
se valorar la necesidad de la constitucin de las mismas atendiendo naturaleza del
objeto del contrato y la forma de pago.
3.1.4.8. LA INDICACIN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACIN ESTA COBIJADO

POR UN ACUERDO COMERCIAL.
Para determinar s una contratacin realizada por la Entidad est cubierta por un acuerdo
comercial vigente o tratado de libre comercio, el Grupo de Contratos de la Oficina Asesora
Jurdica deber verificar los siguientes aspectos, para lo cual podr tener en cuenta lo
establecido en el Manual para el Manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de
Contratacin, visible en la Pgina Web: www.colombiacompra.gov.co.
Trato Nacional por reciprocidad.

De conformidad con los Acuerdos Comerciales vigentes, en las modalidades de
seleccin de Licitacin Pblica, Seleccin Abreviada de Menor Cuanta y Concurso
de Mritos, el plazo entre la publicacin del aviso de convocatoria del proceso y el
cierre para presentar ofertas de ste no podr ser inferior al establecido en la cartilla
que para el efecto dise Colombia Compra Eficiente.
En los procesos de mnima cuanta no es requisito efectuar la verificacin si est
cubierta por un acuerdo comercial vigente o tratado de libre comercio.
En el caso de la adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas
tcnicas uniformes y de comn utilizacin por parte de las entidades a travs de la
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modalidad de seleccin abreviada, el plazo entre apertura y cierre de la contratacin
no podr ser inferior al establecido en la cartilla que para el efecto dise Colombia
Compra Eficiente.
Cuando se trate de concurso de mritos con precalificacin, el trmino de 30 das
se contar a partir del momento en que la entidad invita a los proveedores a
presentar ofertas hasta el cierre para presentar ofertas.
Verificar si el bien o servicio a contratar no se encuentra cobijado por alguna
excepcin en la cartilla que para el efecto dise Colombia Compra Eficiente.
3.2. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES:
Toda adquisicin de bienes, prestacin de servicios o ejecucin de obras de la ESAP, debe

estar incluida en el Plan Anual de Adquisiciones. Este instrumento de planificacin debe
contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el ao. Para
mayor informacin remitirse a la Gua para Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, visible
en la Pgina Web: www.colombiacompra.gov.co.
La planificacin de la contratacin en la ESAP debe estar alineada con el Plan Anual de

Gestin y debe cumplir con el principio de anualidad, es decir, el ao fiscal comienza el 1
de enero y termina el 31 de diciembre de cada ao; a excepcin de aquellas contrataciones
que se pretendan soportar con vigencias futuras.
La dependencia solicitante debe indicar en los estudios previos el programa y

proyecto del Plan de Gestin Anual de la ESAP registrado en el Grupo de Compras,
al cual se ajusta la contratacin, anexando la respectiva ficha tcnica cuando los
recursos estn sujetos un proyecto de inversin.
Las dependencias de la ESAP son responsables de efectuar el seguimiento al
cumplimiento de los cronogramas pactados dentro del Plan Anual de Adquisiciones;
en caso de identificar rezagos u otras situaciones diferentes a lo programado como
resultado del seguimiento, se deben tomar acciones pertinentes para dar
cumplimiento a su ejecucin.
En caso que se requiera realizar ajustes en los cronogramas, incluir nuevas obras,
bienes y/o servicios; incluir o excluir obras, bienes y/o servicios o modificar el
presupuesto en el Plan Anual de Adquisiciones, el Jefe de la Dependencia, deber
enviar la solicitud debidamente justificada al rea competente para realizar el
cambio y podr ser modificado de acuerdo a las necesidades.
La dependencia donde surja la necesidad de realizar la contratacin, debe efectuar
previamente la correspondiente verificacin en el Plan Anual de Adquisiciones y
hacer referencia a ella en los estudios previos.
3.3. CERTIFICADO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
La dependencia solicitante deber aportar con los estudios y documentos previos el

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CDP, el cual debe corresponder
al presupuesto al valor de la contratacin y a lo definido en el Plan Anual de Adquisiciones
y la normatividad presupuestal vigente.
3.4. PROYECTO Y PLIEGO DE CONDICIONES
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El Pliego de condiciones es el documento que establece las reglas de juego o bases
trazadas por la Entidad convocante que define los parmetros legales, el objeto, las
condiciones de participacin y los requisitos del contrato a celebrar, en un plano de igualdad
para todos los interesados en participar.
Debe contener reglas objetivas, justas, claras y completas, que permitan a los interesados
en participar, definir ofertas de la misma ndole y aseguren una seleccin imparcial. El pliego
de condiciones es indispensable para la realizacin de los procedimientos de seleccin del
contratista, salvo en la modalidad de seleccin de Contratacin Directa.
El Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurdica y para los casos en que se requiera,
debe elaborar el Proyecto y el Pliego de Condiciones Definitivo, el cual debe contener como
mnimo los requisitos establecidos en el artculo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015 y
dems normas que lo modifiquen o complementen.
Adems de los anteriores, se deben incluir los requisitos particulares que deben exigirse en
la reglamentacin de cada una de las modalidades de seleccin.
Los pliegos de condiciones pueden modificarse a travs de adendas. Cuando la adenda

modifique los plazos del proceso debe incluir el nuevo cronograma.
No se requiere de pliego de condiciones cuando se seleccione al contratista bajo

alguna de las causales de contratacin directa.
Para los Procesos de Mnima Cuanta, se debe elaborar la Invitacin Pblica, la cual
debe cumplir con las reglas aplicables a la contratacin cuyo valor no exceda el 10%
de la menor cuanta de la ESAP.
3.5. INICIO Y DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL
De conformidad con la normatividad vigente, la cuanta y el tipo de contrato a celebrar, el

Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurdica dar inicio al proceso de contratacin
y/o elaboracin del contrato, previa verificacin de la documentacin necesaria para tal
efecto.
El Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurdica es responsable de garantizar la

publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratacin,
salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. Para ello, debe publicar, entre otros,
toda la informacin y los documentos relacionados en el artculo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto
1082 de 2015, segn corresponda a cada modalidad de seleccin, a travs del Sistema
Electrnico para la Contratacin Pblica en el sitio dispuesto para tal efecto
La publicacin electrnica de los actos y documentos a que se refiere el presente artculo

deber hacerse en la fecha de su expedicin, o, a ms tardar dentro de los tres (3) das
hbiles siguientes. El plazo general de su permanencia se extender hasta tres (3) aos
despus de la fecha de liquidacin del contrato o del acta de terminacin segn el caso, o
de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta segn corresponda.
3.6. SELECCIN DE LOS CONTRATISTA
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La ESAP seleccionar los contratistas mediante las modalidades de Licitacin Pblica,
Concurso de Mritos, Seleccin Abreviada, Mnima Cuanta o Contratacin Directa, de
conformidad con lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, y el Decreto 1082
de 2015, as como las dems normas que las complementen, reformen o sustituyan.
Segn el proceso de seleccin que corresponda, existen unos factores especiales de

evaluacin que permiten seleccionar el ofrecimiento ms favorable a la entidad.
PARA ESTABLECER LA MODALIDAD DE SELECCIN SE DEBE ATENDER LOS

SIGUIENTES ASPECTOS:
Lo primero que debe precisarse es el objeto que se pretende contratar.
Por el Objeto:
- Los contratos de consultora, referidos a los estudios necesarios para la ejecucin

de proyectos de inversin, estudios de diagnstico, pre-factibilidad o factibilidad para
programas o proyectos especficos, as como a las asesoras tcnicas de
coordinacin, control y supervisin y, los que tienen por objeto la interventora,
asesora, gerencia de obra o de proyectos, direccin, programacin y la ejecucin
de diseos, planos, anteproyectos y proyectos se da travs del Proceso de
Seleccin Concurso de Mritos.
- Cuando se trate de adquirir bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes

y de comn utilizacin, como aquellos que poseen las mismas especificaciones
tcnicas, con independencia de su diseo o de sus caractersticas descriptivas y
que comparten patrones de desempeo y calidad objetivamente definidos debe
utilizarse el Proceso de Seleccin por Acuerdo Marco de Precios, Subasta
inversa o Bolsa de Productos.
- Si el objeto no se enmarca dentro de los descritos anteriormente, la modalidad de

seleccin del contratista se determina por la cuanta.
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- No obstante lo anterior, debe tenerse en cuenta que en algunos eventos, el tipo de
proceso se determina por la combinacin de objeto y cuanta.
Por la Cuanta:
- Cuando la adquisicin de bienes, servicios y obras, no exceda el 10% de la menor

cuanta, se debe adelantar el Proceso de Seleccin de Mnima Cuanta.
- Cuando la cuanta exceda el 10% de la menor cuanta y no supere la menor cuanta

del presupuesto de la Entidad, se debe adelantar el Proceso de Seleccin de Menor
Cuanta.
- Cuando la cuanta supere la menor cuanta del presupuesto de la Entidad, se debe

adelantar el Proceso de Seleccin de Licitacin Pblica.
Se presentan algunos casos especficos en los que, segn el objeto puede presentarse la
seleccin de los contratistas de manera directa, dentro de estos se encuentran los
siguientes eventos:
- Urgencia manifiesta,
- Contratacin de emprstitos,
- Contratos o Convenios interadministrativos,
- Los contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas,
- Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado,
- Para la prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin o para la
ejecucin de trabajos artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas
personas naturales,
- Arrendamiento o adquisicin de inmuebles.
3.7.1. MODALIDADES DE CONTRATACION
A continuacin se muestran a ttulo de referencia, las modalidades de contratacin que se

aplican en la ESAP.
3.7.1.1. LICITACION PBLICA
La seleccin de los contratistas, por regla general, es a travs de Licitacin Pblica, cuando
el costo de los bienes o servicios a contratar se enmarquen en la Mayor Cuanta establecida
para cada vigencia fiscal y no proceda ninguna causal de contratacin de bienes y servicios
para los que la Ley seale un procedimiento diferente.
En promedio, el proceso implica un trmino aproximado de tres (3) meses para

cumplir los trminos de ley, el cual puede modificarse de acuerdo a la complejidad
del bien o servicio a contratar.
En este tipo de proceso el factor de escogencia es el precio y la calidad.
En La licitacin es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y el
alcance del Pliego de Condiciones.
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Las adendas (modificaciones al pliego de condiciones) deben ser expedidas hasta
con tres (3) das de anterioridad del cierre previsto para el proceso.
El trmino para publicacin del proyecto de pliego de condiciones es de 10 das
hbiles.
El trmino de traslado a los proponentes del informe de evaluacin es de 5 das
hbiles, contados desde la publicacin en el SECOP, y la adjudicacin se realiza en
audiencia pblica.
3.7.1.2. SELECCIN ABREVIADA
LA ESAP realizar la contratacin mediante la modalidad de seleccin abreviada en los

siguientes casos:
Subasta Inversa. Corresponde a la modalidad de seleccin objetiva prevista para

contratar bienes y servicios que requiera la entidad cuando se trate de bienes y
servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin.
La Subasta Inversa es una puja dinmica, mediante la reduccin sucesiva de precios

durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Pliego de
Condiciones y en la normatividad vigente.
En promedio el proceso implica un trmino aproximado de dos (2) meses para

cumplir los trminos de ley, el cual puede modificarse de acuerdo con la complejidad
del bien o servicio a contratar.
En este tipo de proceso, la adjudicacin del proceso se da a travs de subasta
pblica, en la cual slo se verifica el precio a travs de la puja a la baja. Todos los
dems requisitos y condiciones son habilitantes, de manera que no se asigna
puntaje.
En los estudios previos y en el pliego de condiciones se debe indicar el margen
mnimo de mejora por lance durante el evento de la subasta.
Si la cuanta no supera los US125.000, el proceso podr limitarse a MIPYMES.
El trmino para publicacin de proyecto de pliego de condiciones es de cinco (5)
das hbiles.
Para realizar la subasta se requiere por lo menos dos (2) proponentes habilitados
en el proceso.
Si los oferentes no efectan lances en la subasta, se debe adjudicar el contrato al
oferente que haya presentado el precio inicial ms bajo.
Si en el proceso se presenta un nico oferente, cuyos bienes los servicios cumplen
con la ficha tcnica y est habilitado, la Entidad adjudicar el contrato al nico
oferente, siempre que su oferta no exceda el presupuesto, caso en cual no hay lugar
a subasta.
Se debe elaborar la correspondiente ficha tcnica de cada bien o servicio. Dicha
ficha debe contener, como mnimo los siguientes datos:
i. La Clasificacin de Bienes y Servicios

ii. La identificacin adicional requerida
iii. La Unidad de medida
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iv. La Calidad Mnima
v. Los Patrones de desempeo mnimos
Contratacin de Menor Cuanta. Se aplica cuando el bien o servicio no es de

caractersticas tcnicas uniformes y la cuanta supera el 10% de la menor cuanta e
inferior a la mayor cuanta. (Para esto, remtase a las cuantas establecidas en el
artculo 2 de la Ley 1150 de 2007).
En promedio el proceso implica un trmino aproximado de dos (2) meses para

cumplir los trminos de ley, el cual puede modificarse de acuerdo con lo
complejo del bien o servicio a contratar.
En este tipo de proceso el factor de escogencia es el precio y la calidad.
Si la cuanta no supera los US125.000, el proceso podr limitarse a MIPYMES.
La seleccin abreviada de menor cuanta integra una actividad que no se va a
observar en los dems procesos, esto es, la presentacin de expresiones de
inters dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la apertura y su
consecuente sorteo en caso de presentarse ms de diez (10) manifestaciones
dentro de un mismo proceso de seleccin.
El trmino para publicacin del proyecto de pliego de condiciones es de cinco
(5) das hbiles, en tanto que el trmino de traslado a los proponentes de la
publicacin de la evaluacin es de tres (3) das hbiles y la adjudicacin se
realiza mediante resolucin.
La contratacin cuyo proceso de licitacin pblica haya sido declarado desierto.
Si persiste la necesidad de contratar, dentro de los cuatro (4) meses siguientes
a la declaratoria de desierto del proceso de licitacin, la ESAP puede iniciar un
proceso de seleccin abreviada de menor cuanta.
La Entidad debe expedir el acto administrativo dentro de los 4 meses siguientes

a la declaratoria de desierta.
Contratos de prestacin de servicios de salud: La ESAP adelantar el trmite

contractual conforme a los parmetros establecidos en el Artculo 2.2.1.2.1.2.21 del
Decreto 1082 de 2015.
Enajenacin de Bienes del Estado: La ESAP adelantar el trmite contractual

conforme a los parmetros establecidos en el Artculo 2.2.1.2.2.1.1 y s.s., del
Decreto 1082 de 2015.
Acuerdo Marco de Precios. La ESAP est obligada a adquirir Bienes y Servicios

de Caractersticas Tcnicas Uniformes a travs de los Acuerdos Marco de Precios
vigentes.
El Acuerdo Marco de Precios es el contrato celebrado entre uno o ms Proveedores y

Colombia Compra Eficiente, para la provisin a las Entidades Estatales de Bienes y
Servicios de Caractersticas Tcnicas Uniformes, que contiene la identificacin del bien
o servicio, el precio mximo de adquisicin, las garantas mnimas y el plazo mnimo de
entrega, as como las condiciones a travs de las cuales un comprador puede vincularse
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al acuerdo.
El Grupo de Compras debe verificar en el catlogo publicado por la Agencia

Nacional de Contratacin Pblica Colombia Compra Eficiente, los Acuerdos
Marco de Precios vigentes, y determinar s el objeto a contratar se encuentra
dentro de estos, lo cual podr ser consultado en el siguiente link:
http://www.colombiacompra.gov.co/lista-de-acuerdos-marco.
Para la adquisiciones de bienes y servicios a travs de acuerdos marco, debe
tenerse en cuenta el acuerdo marco del bien o servicio a adquirir y los siguientes
manuales y guas expedidos por Colombia Compra Eficiente: (Manual para la
Operacin Secundaria de los Acuerdos Marco de Precios, Gua para Entender
los Acuerdos Marco de Precios y Gua para Comprar en la Tienda Virtual del
Estado Colombiano - Pgina: www.colombiacompra.gov.co.), as como las
actualizaciones o modificaciones publicadas en la pgina de Colombia Compra
Eficiente.
Los compradores se vinculan a un Acuerdo Marco de Precios mediante una
manifestacin de su compromiso de cumplir las condiciones del mismo y la
colocacin de una orden de compra para la adquisicin de los bienes o servicios
previstos en el acuerdo.
No se exigirn las garantas en las rdenes de compra derivadas de los
acuerdos marco de precios, a menos que el acuerdo de precios respectivo
disponga lo contrario.
3.7.1.3. CONCURSO DE MERITOS
Esta modalidad de seleccin se adelantar cuando se requiera contratar los servicios de

consultora referidos a los estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin,
estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos
especficos, as como a las asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin.
Son tambin contratos de consultora los que tiene por objeto la interventora, asesoras,
gerencia de obra o de proyectos, direccin programacin y la ejecucin de anteproyectos,
proyectos diseos, planos y proyectos de arquitectura que requiera la Entidad.

En promedio el proceso implica un trmino aproximado de dos meses y medio (2
1/2) para concurso de mritos abierto y cuatro (4) meses para concurso de mritos
precalificado para cumplir los trminos de ley, el cual puede modificarse de acuerdo
con lo complejo del bien o servicio a contratar.
En ningn caso el precio de la propuesta se constituye como factor de escogencia
en la seleccin. El ofrecimiento ms favorable se otorga a partir de la calificacin
exclusivamente de la calidad de la oferta tcnica.
En la seleccin de consultores se podr utilizar el sistema de concurso abierto o
concurso con precalificacin.
El concurso abierto, procede cuando la Entidad define los requerimientos tcnicos
la metodologa exacta para la ejecucin de la consultora, as como el plan y cargas
de trabajo para la misma.
El Concurso con precalificacin cuando los servicios de consultora sealados en
los requerimientos tcnicos para el respectivo concurso de mritos puedan
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desarrollarse por el Contratista con diferentes enfoques, metodologas o la
complejidad que la misma as lo exija.
El concurso de mritos precalificado consta de dos partes. En primer lugar, la
conformacin de la lista corta o de la lista multiusos y, en segundo lugar, el concurso
de mritos propiamente dicho.
Se puede hacer una precalificacin de oferentes cuando dada la complejidad de la
consultora lo considere pertinente.
En los Estudios Previos y Pliegos de Condiciones se debe indicar la forma como se
calificar, entre otros los siguientes criterios: La experiencia del interesado y el
equipo de trabajo, la formacin acadmica y las publicaciones tcnicas cientficas
del equipo de trabajo.
Si la cuanta no supera los US125.000, el proceso podr limitarse a MIPYMES
Se debe elaborar el Anexo Tcnico, que debe contener los requerimientos tcnicos
de la consultora y entre otros lo siguientes:
i. Los objetivos, metas y alcances de los servicios que se encomienden al

consultor, para lo cual puede hacer mencin de los antecedentes de la
contratacin.
ii. La descripcin detallada de los servicios requeridos y los resultados o
productos esperados, los cuales pueden ser: informes, diagnsticos,
diseos, datos, procesos, entre otros, segn el objeto de la consultora.
iii. El cronograma de la ejecucin del contrato de consultora.
iv. El listado y ubicacin de la informacin disponible para ser conocida por los
proponentes para facilitarles la preparacin de sus propuestas, tales como
estudios, informes previos, anlisis o documentos definitivos.
v. La determinacin del tipo de propuesta que se exige en el concurso.
En la audiencia de adjudicacin se da a conocer el orden de elegibilidad que haya

arrojado la calificacin de la propuesta tcnica y se revisa la oferta econmica (la
cual se presenta aparte y en sobre sellado), para constatar su coherencia y
consistencia.
El trmino para publicacin de proyecto de pliego de condiciones es de cinco (5)
das hbiles, en tanto que el trmino para publicacin de la evaluacin es de tres (3)
das hbiles.
3.7.1.4. CONTRATACIN DIRECTA
Se podr contratar directamente en los siguientes casos:
- Urgencia Manifiesta.
- Contratos o convenios Interadministrativos.
- Contratos de emprstitos.
- Los Contrato para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas.
- Inexistencia de pluralidad de oferentes en el mercado.
- Prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin.
- Ejecucin de trabajos artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas
personas naturales,
- Arrendamiento o adquisicin de inmuebles.

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Para esta modalidad se deben tener en cuenta las restricciones en perodo electoral
que regula la Ley 996 de 2005,
La ESAP a travs del Ordenador del Gasto, justificar mediante un acto
administrativo el uso de la modalidad de seleccin de contratacin directa, salvo
cuando el contrato a celebrar es de prestacin de servicios profesionales y de apoyo
a la gestin.
La justificacin de la no obligatoriedad ni exigencia de garantas en virtud de lo
consagrado en el Artculo 2.2.1.2.1.4.5 del Decreto 1082 de 2015 deber
incorporarse en el estudio previo.
Contratos Interadministrativos:
Se debe hacer referencia en los estudios y documentos previos a las condiciones y

calidades de la entidad pblica con la que se pretende contratar. Para el efecto es
importante tener en cuenta las normas de creacin de las entidades, las funciones,
capacidad tcnica y misional para desarrollar la labor.
Igualmente es necesario demostrar que las obligaciones del contrato a celebrar tienen
relacin directa con el objeto, misin y funciones de la entidad ejecutora.
Contratacin directa cuando no exista pluralidad de oferentes.
Se considera que no existe pluralidad de oferentes:
Cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o servicio por ser
titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o
Por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional.
Es preciso que la dependencia solicitante de la contratacin manifieste de manera clara y

precisa dicha circunstancia en el estudio previo y que anexe como soporte del mismo la
prueba documental que acredite al contratista como proveedor nico y exclusivo (registros
de propiedad o de autora intelectual). Si el proveedor es extranjero, dicho documento debe
estar apostillado o legalizado, segn corresponda.
Contratos de prestacin de servicios profesionales y apoyo a la gestin.
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestin corresponden a aquellos de naturaleza

intelectual diferentes a los de consultora que se derivan del cumplimiento de las funciones
de la entidad; as como los relacionados con actividades operativas, logsticas, o
asistenciales.
Para la contratacin de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestin, la persona natural

aspirante a ser contratada deber allegar como mnimo los documentos descritos en la lista
de chequeo respectiva.
El Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurdica verificar la situacin militar y los

antecedentes fiscales, disciplinarios y penales a travs de las pginas web de la
Procuradura General de la Nacin, de la Contralora General de la Repblica, de la Polica
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Nacional y del Ejrcito Nacional.
Para este tipo de contratos, la dependencia que solicita la contratacin deber elaborar los
estudios previos respectivos, y deber tener en cuenta adicionalmente, los siguientes
aspectos:
- Se debe determinar el perfil de la persona natural o jurdica que se requiere

contratar, indicando el nivel de estudios y la experiencia general y/o especfica que
se requiera de acuerdo con el acto administrativo que establezca la tabla de
honorarios.
- El anlisis en el estudio previo implica un estudio amplio y juicioso, no solo del perfil
del contratista asociado a la tabla de honorarios, sino adems de las
responsabilidades, actividades, obligaciones y en general del objeto que se
pretende contratar.
- La contratacin directa para prestacin de servicios personales no requiere la
realizacin de una seleccin previa o lista de candidatos para su definicin. Es una
atribucin discrecional de la Administracin, atendiendo las necesidades que
soportan el contrato a celebrar y el perfil definido de la persona natural o jurdica que
pueda desarrollar el objeto.
- No obstante la definicin del perfil, implica una serie de requisitos de idoneidad y
experiencia de la persona a contratar, las cuales debern ser previamente
verificadas por parte de la Dependencia o rea que solicita la contratacin y
posteriormente validadas en el Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurdica
al momento de efectuar la revisin general de la documentacin allegada para tal
fin.
- Las obligaciones del contratista deben ser claras y precisas, as como los productos
o servicios que debe entregar a la Entidad.
- En cuanto al anlisis que soporta el valor del contrato debe tenerse en cuenta como
referente la tabla de honorarios vigente y aprobada por la ESAP.
- En los eventos en que se requiera asignar honorarios por fuera de la tabla, esta
situacin deber estar debidamente justificada y soportada por el rea o
dependencia solicitante de manera tcnica.
- La dependencia solicitante debe aportar la constancia escrita de las condiciones de
idoneidad del contratista. Dicha constancia deber estar suscrita por el Jefe del rea
solicitante.
Los contratos de prestacin de servicios con personas naturales o jurdicas, slo se podrn
celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades
que se contratarn, de acuerdo con el manual de funciones y se presente alguna de las
siguientes tres situaciones:
i. No existe personal que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere

contratar la prestacin del servicio;
ii. Cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especializacin
que implica la contratacin del servicio; o
iii. Cuando aun existiendo personal en la planta, ste no sea suficiente.
- Est prohibido el pacto de honorarios de contratistas por un valor mensual superior

a la remuneracin total mensual del Jefe de la Entidad.
Contratos de arrendamiento y Adquisicin de bienes Inmuebles
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La entidad puede alquilar o arrendar inmuebles teniendo en cuenta las siguientes reglas:
- Verificar las condiciones del mercado inmobiliario en la ciudad en la que se requiere

el inmueble.
- Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfagan las
necesidades identificadas y las opciones de arrendamiento.
La ESAP puede adquirir bienes inmuebles, siguiendo las siguientes reglas:
- Avaluar con una institucin especializada el bien o los bienes inmuebles

identificados que satisfagan las necesidades que tiene la entidad estatal.
- Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las
necesidades identificadas y las opciones de adquisicin.
Para la adquisicin de bienes inmuebles debe tener en cuenta la restriccin del uso
de recursos de tasa.
Convenios de Asociacin.
La ESAP podr asociarse con personas jurdicas particulares, mediante la

celebracin de convenios de asociacin o la creacin de personas jurdicas, para el
desarrollo conjunto de actividades en relacin con los cometidos y funciones que les
asigna a aqullas la ley.
Los convenios de asociacin se celebrarn de conformidad con lo dispuesto en el
artculo 355 de la Constitucin Poltica, en ellos se determinar con precisin su
objeto, trmino, obligaciones de las partes, aportes, coordinacin y todos aquellos
aspectos que se consideren pertinentes.
Cuando surjan personas jurdicas sin nimo de lucro, stas se sujetarn a las
disposiciones previstas en el Cdigo Civil para las asociaciones civiles de utilidad
comn.
Para la celebracin de contratos con entidades privadas sin nimo de lucro y de
reconocida idoneidad se aplicarn las reglas previstas en el Decreto 777 de 1992,
modificado por el Decreto 1403 de 1992 y el Decreto 2459 de 1993 y las normas
que los modifiquen o sustituyan y la Gua que para el efecto Colombia Compra
Eficiente expida.
Convenios especiales de cooperacin: Estos son Acuerdos suscritos entre la

Nacin o sus entidades descentralizadas y particulares para adelantar actividades
cientficas y tecnolgicas, proyectos de investigacin y creacin de tecnologas que
no dan lugar al nacimiento de una nueva persona jurdica. En virtud de estos
convenios las partes aportan recursos de distinto tipo para facilitar, fomentar,
desarrollar y alcanzar en comn algunos de los propsitos contemplados en el
Decreto 391 de 1991 (Ley 1286 de 2009) y el Decreto 591 de 1991.
Convenios o contratos con organismos internacionales.
Para la celebracin de contratos o convenios con Organismos Internaciones tenga en

cuenta que:
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Se debe verificar si es viable la aplicacin de la normatividad del organismo
internacional para la contratacin, la cual resulta procedente si la financiacin del
convenio por parte del organismo es igual o superior en un 50%. En caso contrario,
los contratos o convenios que se celebren en su totalidad o en sumas iguales o
superiores al cincuenta por ciento con recursos pblicos, se sometern a la
normatividad legal colombiana.
Los convenios financiados con organismos multilaterales de crdito, entes
gubernamentales extranjeros o personas extranjeras de derecho pblico, as como
aquellos referidos al desarrollo de programas de promocin, prevencin y atencin
en salud se ejecutarn de conformidad con lo establecido en los tratados
internacionales marco y complementarios y en los convenios celebrados o sus
reglamentos, segn sea el caso, incluidos los recursos de aporte de fuente nacional
o sus equivalentes vinculados a tales operaciones.
Contratos y Convenios para el Desarrollo de Actividades Cientficas, Tecnolgicas y

de Innovacin
Los contratos que se celebren con el objeto de fomentar la ciencia y tecnologa se

encuentran sujetos a la Ley 80 de 1993, en todo aquello que no est expresamente regulado
en las normas especiales del Decreto Ley 591 de 1991 y del Decreto Ley 393 de 1991,
resaltando que el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica, desde su
entrada en vigencia, es aplicable a los contratos que la Nacin y sus entidades
descentralizadas celebren para el desarrollo de las actividades de ciencia y tecnologa.
Respecto a los convenios especiales de cooperacin stos se rigen por el derecho privado,
salvo lo expresamente regulado en la ley de contratacin pblica y en las normas especiales
en materia de ciencia y tecnologa (Decretos Ley 393 y 591 de 1991)
La celebracin de contratos y convenios para el desarrollo de actividades cientficas y

tecnolgicas, deben referirse a alguna de las siguientes actividades:
Investigacin Cientfica y Desarrollo Tecnolgico: desarrollo de nuevos productos
y procesos, creacin y apoyo a centros cientficos y tecnolgicos y conformacin de
redes de investigacin e informacin.
Difusin Cientfica y Tecnolgica: informacin, publicacin, divulgacin, y, asesora

en ciencia y tecnologa.
Servicios Cientficos y Tecnolgicos: realizacin de planes, estudios, estadsticas

y censos de ciencia y tecnologa; la homologacin, normalizacin, metodologa,
certificacin y control de calidad; la prospeccin de recursos, inventario de recursos
terrestres y ordenamiento territorial; la promocin cientfica y tecnolgica; la
realizacin de seminarios, congresos y
talleres de ciencia y tecnologa; y, la promocin y gestin de sistemas de calidad total
y de evaluacin tecnolgica.
Proyectos de Innovacin que incorporen tecnologa, creacin, generacin,

apropiacin y adaptacin de la misma, as como la creacin y el apoyo a incubadoras
de empresas, a parques tecnolgicos y a empresas de base tecnolgica.
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Transferencia Tecnolgica: comprende la negociacin, apropiacin, desagregacin,
asimilacin, adaptacin y aplicacin de nuevas tecnologas nacionales o extranjeras.
Cooperacin Cientfica y Tecnolgica nacional e internacional.
Los contratos y convenios de actividades cientficas y tecnolgicas de acuerdo con la

normatividad contractual vigente, se rigen por la modalidad de contratacin directa, es
decir, que pueden suscribirse sin necesidad de realizar un proceso de seleccin
(convocatoria pblica).
Lo anterior de conformidad con lo establecido en el literal e) del numeral 4 del artculo 2

de la Ley 1150 de 2007 que establece que Los contratos para el desarrollo de
actividades cientficas y tecnolgicas. se pueden celebrar en forma directa, en
concordancia con el artculo 2.2.1.2.1.4.7 del Decreto Reglamentario 1082 de 2015 que
prev que: La contratacin directa para el desarrollo de actividades cientficas y
tecnolgicas debe tener en cuenta la definicin contenida en el Decreto-ley 591 de 1991
y las dems normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Para el desarrollo de las actividades de los procesos contractuales asociados con

actividades Cientficas, Tecnolgicas y de Innovacin se deben consultar los siguientes
procedimientos que hacen parte del SGC:
Marco Legal:
El Decreto extraordinario 393 de 1991 en concordancia con el Decreto Extraordinario 591

de ese mismo ao, en sus artculos vigentes seala que para adelantar actividades
cientficas y tecnolgicas, proyectos de investigacin y creacin de tecnologas, la Nacin
y sus entidades descentralizadas podrn asociarse con los particulares o con otras
entidades pblicas, mediante la creacin y organizacin de sociedades civiles y
comerciales y personas jurdicas sin nimo de lucro como corporaciones y fundaciones
y la celebracin de convenios especiales de cooperacin.
Los convenios especiales de cooperacin a suscribir por LA ESAP procurarn concretar

el logro de sus funciones misionales, mediante la asociacin con otras entidades,
pblicas o privadas, con el propsito de cooperar en cumplimiento de polticas de ciencia
tecnologa e innovacin.
La funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con

fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad,
imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, la delegacin y la
desconcentracin de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus
actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.
El convenio puede sintetizarse como el negocio jurdico bilateral de la administracin en

virtud del cual sta se vincula con otra persona jurdica pblica o con una persona jurdica
de carcter privado, para alcanzar fines de inters mutuo en el marco de la ejecucin de
funciones administrativas; fines que, como es obvio, siempre debern coincidir con el
inters general consagrado en el artculo 209 de la Constitucin Poltica.
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Caractersticas:
Estos acuerdos pueden celebrarse con particulares o con otras entidades pblicas de
cualquier orden y surgen de concertaciones sobre planes, programas o actividades que
las entidades interesadas comparten, por regla general, se pretende aunar esfuerzos
aportando recursos de distinto tipo (dinero, especie, o de industria) para facilitar,
fomentar, desarrollar y alcanzar en comn algunos propsitos.
3.7.1.5. Estos convenios especiales estn sometidos a las siguientes reglas:
Se rigen por las normas del derecho privado.

La entidad cooperante contribuir en el cumplimiento del objeto convenido.
No existe rgimen de solidaridad entre las partes que lo celebren, pues cada una
responde por las obligaciones que especficamente asume en virtud del convenio.
En el texto de los mismos se debe precisar la propiedad de los resultados que se
obtengan y los derechos de las partes sobre los mismos; las obligaciones de orden
laboral, que asumen cada una de las partes; y, los mecanismos de administracin,
sistemas de contabilizacin, las causales de terminacin y cesin.
Los aportes en especie se deben cuantificar. Los aportes en dinero se podrn
entregar en uno (1) o ms desembolsos.
El manejo de recursos aportados para la ejecucin del convenio podr efectuarse
mediante encargo fiduciario o cualquier otro sistema de administracin.
Se debe tener en cuenta:
El rea tcnica correspondiente realizar los estudios previos los cuales deben
incluir la justificacin de la necesidad, la conveniencia tcnica y describir la causal
de ciencia y tecnologa establecida en la Ley.
Los siguientes documentos son instrumentos auxiliares para determinar si alguna

actividad corresponde a Ciencia y Tecnologa: Manual Metodolgico general para la
identificacin, preparacin, programacin y evaluacin de Proyectos de Ciencia,
Tecnologa e Innovacin de COLCIENCIAS, Manual de Frascati, Manual de Oslo,
Documento CONPES 3582 de 2009 y el Instructivo para el uso del clasificador de
poltica transversal de ACTICS.
3.7.1.6. MNIMA CUANTA
Se adelantar el procedimiento de mnima cuanta para la adquisicin de bienes, servicios

y obras, cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuanta tomando como base el
presupuesto de la ESAP, independiente de su objeto.
No se exigir la inscripcin en el RUP.

La garanta no es obligatoria.
La entidad estatal podr adquirir bienes hasta por el monto de su mnima cuanta a
travs de Grandes Superficies.
El menor valor es el nico factor de ponderacin.
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Nota: Para las contrataciones de mnima cuanta los estudios previos contendrn los
numerales sealados anteriormente, salvo en lo relacionado con la indicacin de si el
Proceso de Contratacin est limitado a un Acuerdo Comercial y la convocatoria limitada a
MIPYME.
CAPITULO II
ETAPA CONTRACTUAL
3.8. DEL PERFECCIONAMIENTO Y REQUISITOS DE EJECUCION
Esta etapa inicia con la firma del contrato, la aprobacin de la garanta por parte de la ESAP,
y con la suscripcin del Acta de Inicio segn corresponda; en cualquiera de los eventos se
requiere previamente el registro presupuestal, y dentro de la minuta debe sealarse
expresamente la condicin que da comienzo a la ejecucin del contrato.
El registro presupuestal del contrato debe hacerse por el valor total del mismo.
En los procesos de mnima cuanta, la Oferta y la Aceptacin de Oferta constituyen para

todos los efectos, el contrato celebrado.
Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecucin del contrato, el Grupo
de Contratos informar al Supervisor o Interventor dicha situacin, para que proceda a
firmar el acta de inicio con el contratista, en aquellos casos que as se establezca.
3.9. ADICIONES, PRRROGAS, ACLARACIONES Y MODIFICACIONES
Durante la ejecucin de los contratos se pueden presentar modificaciones, adiciones,

prrrogas o aclaraciones, sin embargo, estas en ningn caso pueden variar el objeto
contractual.
Las modificaciones, adiciones, prrrogas o aclaraciones de los contratos solamente

proceden cuando sea estrictamente necesario para el cumplimiento de las funciones, en
desarrollo de los programas, planes, y proyectos de competencia de ESAP.
Para el efecto, el supervisor y/o interventor del contrato deber llevar a cabo el respectivo
trmite ante el Ordenador del Gasto con suficiente antelacin a la fecha en que se requiera
suscribir el documento. Dicha solicitud debe estar debidamente justificada y acompaada
de todos los soportes a que haya lugar.
Para efectos de las adiciones, prrrogas, aclaraciones y modificaciones, se deben remitir

los soportes de cumplimiento en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social y
obligaciones parafiscales del contratista (artculo 50 de la Ley 789 de 2002 y artculo 23 de
la Ley 1150 de 2007) a la fecha en que se solicita la adicin, prrroga, modificacin o
aclaracin, adjuntando el respectivo informe detallado del estado de ejecucin del contrato
y la justificacin firmada por el supervisor o interventor.
3.10. ADICIONES:
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Se presentan cuando se incrementa el valor inicialmente pactado del contrato.
Las adiciones en valor deben contar con el correspondiente certificado de

disponibilidad.
Los contratos no podrn adicionarse en ms del cincuenta por ciento (50%) de su
valor inicial, expresado ste en salario mnimos legales mensuales.
El Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurdica verificar los antecedentes del
contratista.
3.11. PRRROGAS.
Consisten en la ampliacin del plazo de ejecucin o de entrega inicialmente pactado, para

lo cual, se debe justificar las razones o motivos por los cuales se requiere la ampliacin de
dichos trminos.
Que la prrroga no obedezca a incumplimientos.

Solicitar el trmite (prrroga) con una antelacin no menor cinco (5) das hbiles al
vencimiento del contrato.
3.12 ACLARACIONES.
Las partes pueden de comn acuerdo suscribir las respectivas aclaraciones de los
contratos, cuando se presenten errores de digitacin, aritmticos, o conceptuales, que no
incidan o modifiquen el contenido sustancial y permitan la correcta ejecucin del contrato.
Cuando se trata de correcciones matemticas, y que como consecuencia de ello,

incrementen el valor del contrato, se debe analizar y justificar en debida forma la
procedencia, y siempre y cuando, no configuren hechos cumplidos, para lo cual se
debe contar con el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal.
3.13 MODIFICACIONES.
Se presentan cuando es necesario cambiar cualquier otro aspecto del contrato como
obligaciones o actividades.
En todo caso, dicha modificacin no podr modificar el objeto.
3.14 CESION DEL CONTRATO.
sta se presenta cuando una de las partes del contrato es sustituida por un tercero. La
sustitucin respecto de las obligaciones contractuales puede ser total o parcial.

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Siempre se requiere la autorizacin previa, expresa y escrita de la ESAP.
El cesionario debe tener iguales o superiores calidades y condiciones que el
cedente.
3.15 SUSPENSION DEL CONTRATO.
Durante el desarrollo del contrato se pueden presentar hechos y circunstancias de fuerza

mayor, caso fortuito, inters, conveniencia o inters pblico, en que las partes pueden, de
mutuo acuerdo y por escrito, pactar la suspensin del contrato.
La suspensin se har por el tiempo que se estime necesario para superar los
hechos que dieron lugar a la misma y constar en un acta suscrita por el Ordenador
del Gasto y el contratista en la cual consten los motivos que dieron lugar a la
suspensin.
El Supervisor o Interventor deber presentar la solicitud de suspensin con su
respectiva justificacin, antes del vencimiento del plazo de ejecucin estipulado en
el contrato. En todo caso el contratista debe ajustar la vigencia de las garantas por
el trmino de la suspensin.
Para el efecto, el contratista y el interventor/supervisor deben manifestar dicha
situacin al Ordenador del Gasto, indicando el trmino exacto de suspensin.
En el mismo documento se establecer la fecha en la cual se reinicia la ejecucin
del contrato.
Se debe tener presente que la finalidad de la contratacin de bienes y servicios es
satisfacer las necesidades pblicas, cumplir la misin y funcin institucional, por tal
razn, solamente y por excepcin se suspenden los contratos.
Suscrita el acta de suspensin, deber comunicarse a la Compaa Aseguradora
que expidi la garanta nica de cumplimiento a efectos de que conozcan de dicha
novedad.
3.16 SUPERVISION E INTERVENTORIA Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIN DEL

CONTRATO.
Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de

corrupcin y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, la ESAP est obligada
a vigilar permanentemente la correcta ejecucin del objeto contratado a travs de un
supervisor o un interventor, segn corresponda.
A travs de la interventora o supervisin de un contrato se garantizar el seguimiento

permanente a la ejecucin de un contrato, el cumplimiento del mismo o el ejercicio oportuno
de las actuaciones que deba adelantar la entidad para hacer cumplir el objeto del mismo,
con ajuste a las obligaciones contradas en el por las partes que lo suscribieron, o a aplicar
las sanciones o efectividad de las plizas que correspondan en defensa de los intereses de
la ESAP durante la ejecucin del contrato, como despus de la liquidacin del contrato.
Para el efecto, la ESAP deber designar la supervisin o contratar la interventora de los

contratos o convenios que celebre la entidad cualquiera que sea su naturaleza a personas
con acreditados conocimientos tcnicos o especializados que se relacionen con el objeto
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contractual, con el fin de que se realice la vigilancia, cuidado, control, seguimiento,
verificacin y evaluacin de los bienes, servicios u obra contratados.
3.16.1 Designacin.
La designacin de las labores de Interventora y Supervisin recaer en la persona

sealada en el respectivo contrato para tal fin, quien desarrollar su labor de conformidad
con las obligaciones contenidas en la normatividad vigente y el presente manual.
Adems, el supervisor y/o interventor deber tener en cuenta las disposiciones normativas
contenidas en la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupcin), y las dems normas que lo
complementen, adicionen o modifiquen.
La persona designada como interventor y/o supervisor deber tener acreditados

conocimientos tcnicos o especializados que se relacionen con el objeto contractual,
preferiblemente con experiencia en la intervencin de objetos relacionados al que se le va
a designar.
El Grupo de Contratos de la Oficina Asesora jurdica, comunicar al supervisor su

designacin por escrito, indicndole las obligaciones correspondientes y remitindole copia
del Contrato y la propuesta correspondiente e indicndole la fecha en que se cumplieron
los requisitos de perfeccionamiento y ejecucin del mismo, los cuales son necesarios para
dar inicio a la ejecucin.
3.16.2 Obligaciones del Supervisor y/o Interventor.
Las personas que sean designadas como interventores y/o supervisores de los contratos
que celebre la ESAP, tendrn las siguientes obligaciones, responsabilidades y atribuciones
de acuerdo con el rol asignado:
1. Elaborar y suscribir con el contratista Acta de Iniciacin de la ejecucin del contrato,

cuando haya lugar y en razn del tipo de contrato que se supervise.
2. Efectuar la vigilancia, cuidado, control, seguimiento, verificacin y evaluacin de los
bienes, servicios u obra contratados de conformidad con lo sealado en los estudios
previos, pliegos de condiciones, el contrato, la propuesta, cronograma de ejecucin
y cualquier otro documento que haga parte del contrato, desde su inicio hasta la
suscripcin del acta de liquidacin bilateral o ejecutoria de la resolucin de
liquidacin unilateral.
3. Exigir al contratista el cumplimiento del contrato, obligaciones, especificaciones
tcnicas mnimas y productos a su cargo, cualitativa y cuantitativamente, as como
de las prrrogas, adiciones, modificaciones y dems actos suscritos por las partes
contratantes a fin de lograr ejecucin adecuada e idnea del contrato.
4. Verificar los soportes administrativos, financieros y legales que sustentan el contrato
celebrado.
5. Asegurar que la entrega de bienes o la prestacin de servicios contratados se realice
de conformidad con lo estipulado en el contrato y conceptuar sobre el cumplimiento
estricto de la calidad, cantidad y especificaciones tcnicas exigidas.
6. Adelantar los trmites necesarios para el ingreso al almacn de los bienes objeto de
contratacin.
7. Solicitar al contratista las pruebas de calidad que estime convenientes para
establecer y evaluar el correcto funcionamiento de bienes adquiridos.
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8. Rechazar los servicios, bienes, obras, productos u objetos que no se ajusten a las
condiciones pactadas, exigiendo, si es el caso su respectivo cambio de manera
inmediata.
9. Inspeccionar, verificar y exigir la calidad y correcto funcionamiento de los bienes,
productos, obra y servicios contratados, como tambin el cumplimiento de las
especificaciones tcnicas establecidas en el Contrato, Anexo Tcnico, Pliegos de
Condiciones, como tambin a los requisitos mnimos exigidos en las normas
tcnicas obligatorias nacionales o internacionales, segn la naturaleza del bien o
servicio, para lo cual deber comprobar su funcionamiento, verificando su calidad,
utilizacin y almacenamiento.
10. Sustentar y justificar sobre la viabilidad de atender positiva o negativamente las
solicitudes de prrroga, aclaracin, modificacin, adicin o prrroga, y terminaciones
anticipadas de la que deba ser objeto el contrato. Tendr en consecuencia facultad
para requerir la informacin necesaria que le permita ilustracin respecto a los
argumentos presentados por el contratista, teniendo en consideracin la
satisfaccin de los intereses de la entidad.
11. Informar oportunamente cuando se presente alguna irregularidad o incumplimiento
en la ejecucin del contrato, con el fin de que de conformidad con la gravedad
presentada, se formulen los requerimientos pertinentes, se adelanten
oportunamente las gestiones necesarias para la aplicacin de las sanciones que
correspondan y/o se demande la efectividad de las garantas que se encuentren
amparando el respectivo contrato, con el fin de que la entidad sea indemnizada y no
se afecten sus intereses.
12. Informar oportunamente y conceptuar sobre cualquier circunstancia que dentro de
la ejecucin del contrato genere un desequilibrio econmico, ya sea porque lo
detecte como consecuencia de su supervisin o seguimiento.
13. Efectuar inspecciones y revisiones peridicas sobre la ejecucin del contrato con el
fin de verificar el cumplimiento del objeto y obligaciones previstas en el mismo.
14. Establecer mecanismos de seguimiento y control sobre el cumplimiento de las
obligaciones pactadas en los contratos.
15. Verificar que los recursos asignados se ejecuten de acuerdo con lo pactado en el
objeto y obligaciones del contrato y llevar el control del gasto del contrato de manera
que no exceda el valor del mismo.
16. Verificar que la ESAP est amparada por las garantas contractuales establecidas
en la legislacin vigente. As mismo exigir con la debida anticipacin su renovacin,
y/o modificacin, si fuere el caso.
17. Atender las reclamaciones, sugerencias y dems solicitudes elevadas por el
contratista, resolviendo aquellas que sean de su competencia y dando traslado de
las que no lo sean, a la dependencia competente.
18. Exigir y verificar el pago oportuno y suficiente de los aportes parafiscales, como de
los aportes a salud y pensin de los empleados del contratista. Como consecuencia
de esta labor deber advertir cuando deba realizarse retencin en los pagos por no
comprobarse el cumplimiento de estos pagos de aportes.
19. Exigir a los contratistas los informes y documentos que consideren pertinentes sobre
el desarrollo del objeto y obligaciones estipuladas en las clusulas contractuales,
con el fin de optimizar, ajustar y corregir situaciones relacionadas con la ejecucin
de los contratos para el logro de los resultados.
20. Elaborar y rendir, en forma oportuna, los informes, certificaciones y autorizaciones
sobre el estricto cumplimiento de las obligaciones del contratista, la calidad del
servicio y la procedencia de los pagos para que se hagan efectivos los pagos, de
acuerdo con los compromisos contractuales adquiridos.
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21. Certificar, garantizando la normal ejecucin del contrato y la satisfaccin de los
bienes y servicios recibidos.
22. Presentar en forma oportuna a la Subdireccin Administrativa y Financiera - Grupo
de Contabilidad o a quien haga sus veces, y para efectos de los pagos al contratista,
el respectivo informe de actividades, en el cual deber certificar de manera clara y
precisa el porcentaje de cumplimiento del objeto, obligaciones y productos
contractuales, el valor a pagar acorde con lo pactado en el contrato, as como la
verificacin del pago de los aportes al sistema general de seguridad social integral
por parte del contratista, verificando y anexando la documentacin soporte
respectiva. Copia de este informe deber presentarlo y radicarlo en el Grupo de
Contratos de la Oficina Asesora Jurdica, luego debe ser radicado en la Subdireccin
Administrativa y Financiera - Grupo de Contabilidad, previa verificacin del PAC por
parte del Grupo de Tesorera.
23. Velar para que la ejecucin del contrato no ocasione daos a terceros y si esto
llegare a suceder, tomar las medidas necesarias para evitar o aminorar el riesgo de
futuras reclamaciones a la ESAP.
24. Responder ante el Ordenador del Gasto por el estricto seguimiento para obtener el
cumplimiento del objeto y obligaciones pactadas contractualmente.
25. Requerir oportunamente al Contratista cuando se advierta retraso, mora o cualquier
incumplimiento por parte del Contratista, e informar al ordenador del gasto a travs
de informe con los soportes respectivos para el trmite de la actuacin
administrativa sancionatoria correspondiente.
26. Advertir cualquier incumplimiento de las obligaciones del contratista que tengan
como consecuencia los requerimientos correspondientes, la aplicacin de
sanciones, la efectividad de las plizas o garanta nica del contrato, as como la
caducidad si fuere necesaria e informar oportunamente al Ordenador del Gasto
sobre los hechos y circunstancias que generen incumplimiento de las estipulaciones
del contrato, para la adopcin de las medidas pertinentes, sustentando las razones
de incumplimiento parcial o total en que incurra un contratista.
27. Presentar ante el Ordenador del Gasto, informes sobre el estado del contrato y de
manera cuando al supervisor interventor se le presente alguna de las siguientes
situaciones: traslado, vacaciones, comisiones (mayores a 15 das) y dems
situaciones administrativas.
28. Realizar la correspondiente entrega de las interventoras o supervisiones que tenga
a su cargo mediante informe escrito indicando el estado de ejecucin de cada una,
al Ordenador del Gasto en caso de retiro definitivo del cargo.
29. Remitir al Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurdica, el informe y
certificacin final de supervisin o interventora dentro de los quince (15) das
siguientes a la fecha de terminacin del contrato, con el fin que se elabore y tramite
el acta de liquidacin por mutuo acuerdo o unilateral segn corresponda, como
consecuencia de terminacin del contrato. El informe final deber contener como
mnimo:
Identificacin general del contrato (contratista, identificacin, objeto, plazo de

ejecucin, fecha de iniciacin y finalizacin, prrrogas, adiciones, suspensiones, etc.
Concepto y porcentaje de cumplimiento de cada una de las obligaciones y/o
productos contractuales, dejando constancia de igual forma sobre el porcentaje de
incumplimiento, cuando a ello hubiere lugar, sustentando tal concepto con la
documentacin soporte respectiva.
Conclusiones sobre la ejecucin administrativa, financiera y tcnica del contrato.
Balance financiero, sealando: valor del contrato, valor adicional, valor total, valor
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ejecutado, valor pagado y/o girado, saldos a favor y/o a reintegrar por las partes,
valor a liberar y/o liberado.
Conclusin final sobre el cumplimiento y/o incumplimiento de las obligaciones
contractuales y las recomendaciones pertinentes.
30. Velar porque los saldos a favor de la ESAP sean reintegrados junto con sus
rendimientos financieros y/o indexacin a que haya lugar e informar oportunamente
a la Oficina Asesora Jurdica - Grupo de Contratos y al Ordenador del Gasto
respectivo, la no consignacin a favor de la ESAP de saldo a cargo del contratista,
cuando a ello hubiere lugar.
31. Gestionar oportunamente el pago al contratista, cuando resulten saldos a su favor.
32. Responder conforme a la ley, por los hechos u omisiones que sean imputables y
que causen dao o perjuicio a la ESAP, en el desarrollo y ejecucin de cada uno de
los contratos, sobre los cuales ejerza interventora y/o supervisin tcnica, financiera
y administrativa.
33. Informar en forma inmediata a su comunicacin de designacin de interventora o
supervisin de la existencia de cualquier causal de inhabilidad, incompatibilidad o
conflicto de intereses.
34. Responder por todas aquellas acciones u omisiones que generen implicaciones
disciplinarias de conformidad con lo establecido en la Ley 734 de 2002 y la Ley 1474
de 2011 (Estatuto Anticorrupcin).
3.16.3 Actas de entrega y recibo a satisfaccin
El funcionario encargado de ejercer el control en la ejecucin de los contratos, coordinar

la fecha de la entrega de los bienes de acuerdo con los plazos establecidos en el contrato
e informar la fecha en que se entregarn los bienes a fin de que se realice la respectiva
entrada al almacn y disponga lo necesario para su recibo.
3.16.4 Responsabilidad contractual.
El artculo 53 de la ley 80 de 1.993 y la Ley 1474 de 2011 regulan la responsabilidad de los

Supervisores e Interventores.
Los Interventores y Supervisores pueden incurrir en responsabilidad civil, penal, fiscal o

disciplinaria por razones relacionadas con:
El incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventora

(cuando sea contratado), as como al funcionario por el incumplimiento de las
obligaciones asignadas en relacin con la supervisin.
Por los hechos u omisiones que causen dao o perjuicio a las entidades, en relacin
con la celebracin y ejecucin de los contratos que supervisan o ejercen
interventora.
Los consultores y asesores externos respondern civil, fiscal, penal y disciplinariamente

por:
El cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultora o

asesora.
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Por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen dao o perjuicio
a las entidades, derivados de la celebracin y ejecucin de los contratos respecto
de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultora o asesora.
3.16.5 Sujetos disciplinables.
Los particulares que cumplan labores de interventora o supervisin en los contratos

estatales; tambin a quienes ejercen funciones pblicas, de manera permanente o
transitoria, en lo que tienen que ver con estas, y a quienes administren recursos pblicos u
oficiales.
3.16.6 Inhabilidad.
El que Incumpla el deber de entregar informacin a la entidad contratante relacionada con

el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir actos de
corrupcin tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el
cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extender por un trmino de cinco (5) aos,
contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que as lo declare.
El interventor que no haya informado oportunamente a la entidad de un posible

incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones
a cargo del contratista, ser solidariamente responsable con este de los perjuicios que se
ocasionen con el incumplimiento por los daos que le sean imputables al interventor.
El Cdigo Disciplinario nico, prev como una falta gravsima para el interventor, no exigir
la calidad de los bienes y servicios adquiridos, o en su defecto, los exigidos por las normas
tcnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfaccin, obra que no ha sido
ejecutada a cabalidad.
La responsabilidad fiscal de los Interventores se fundamenta en la disposicin contenida en

el Artculo 1 de la Ley 610 de 2000 por la cual se establece el trmite de los procesos de
responsabilidad fiscal de competencia de las contraloras. As los particulares son
responsables cuando en el ejercicio de la gestin fiscal o con ocasin de sta, causen por
accin o por omisin y en forma dolosa o culposa un dao patrimonial al Estado.
Para efectos penales, el Interventor contratado se considera particular que cumple

funciones pblicas en todo lo concerniente a la celebracin, ejecucin y liquidacin de
contratos que celebre con la Entidad.
3.16.7 Accin de repeticin
En caso de condena a cargo de una entidad pblica, por hechos u omisiones imputables a
ttulo de dolo o culpa grave de un servidor pblico, la entidad, el Ministerio Pblico, cualquier
persona u oficiosamente el juez competente, inician la respectiva accin de repeticin,
siempre y cuando aquel no hubiere sido llamado en garanta de conformidad con las normas
vigentes sobre la materia.
CAPITULO III
ETAPA POSTCONTRACTUAL
3.17. LIQUIDACIN DE LOS CONTRATOS.
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Es el procedimiento mediante el cual una vez terminado el contrato, las partes verifican en
qu medida y de qu manera se cumplieron las obligaciones de l derivadas, con el fin de
establecer si se encuentran o no a paz y salvo por todo concepto relacionado con su
ejecucin.
Tambin en la liquidacin, las partes acordarn los ajustes, revisiones de cuentas, el

reconocimiento de saldos a favor de alguna de las partes y constarn los acuerdos,
conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias
presentadas.
La liquidacin de contratos procede en los siguientes casos:
- Contractos de tracto sucesivo.

- Cuando exista obligacin u obligaciones cuya cuantificacin y pago est pendiente
al finalizar la ejecucin del contrato.
- Cuando se incluya dentro del contrato la obligacin de liquidarlo.
Tipos de liquidacin y trmino para realizar la liquidacin
De los trminos legales fijados para liquidar un contrato se pueden deducir dos tipos de
liquidacin, a saber:
Liquidacin de comn acuerdo.
Las partes pueden establecer en el contrato el plazo para proceder a la liquidacin en el

contrato, o dicho plazo se puede establecer en los pliegos de condiciones. Si no se estipul
este acuerdo de plazo, en estas instancias, la liquidacin procede dentro de los cuatro (4)
meses siguientes a la finalizacin del contrato, o a la expedicin del acto administrativo que
ordene la terminacin del contrato.
Liquidacin unilateral.
Si no se logra acuerdo sobre el contenido de la liquidacin o el contratista no concurre al

acto de liquidacin, la Entidad puede practicar la liquidacin unilateral mediante acto
administrativo debidamente motivado, y para el cual procede el recurso de reposicin.
Esta liquidacin unilateral se debe realizar, en principio, dentro de los dos (2) meses
siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o al vencimiento del plazo
previsto por la ley para que se practique de comn acuerdo.
Para tener en cuenta:
Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidacin, la misma

puede ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) aos siguientes, de mutuo
acuerdo o unilateralmente, trmino durante el cual se podr ser realizar la liquidacin de
mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artculo 164 del Cdigo
de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
3.17 TERMINACION Y LIQUIDACION ANTICIPADA.

La terminacin anticipada de los contratos estatales, antes del vencimiento del plazo de
ejecucin pactado, puede provocarse en los siguientes casos:
Por el mutuo acuerdo de las partes en el negocio,
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Por el ejercicio de la potestad unilateral de la ESAP para resolver o terminar el
contrato estatal, de conformidad con los requisitos establecidos en la ley; y
En los casos en que se declara el incumplimiento o la caducidad del contrato estatal
por parte de la entidad.
En caso que la terminacin anticipada del contrato sea solicitada por el contratista, el trmite
es el siguiente:
El contratista deber radicar su solicitud al Supervisor o Interventor donde informe

los motivos, la justificacin y el da a partir del cual pretende la terminacin
anticipada de su contrato con mnimo cinco (5) das hbiles de antelacin.
Recibida sta comunicacin, el supervisor solicitar al Grupo de Contratos de la
Oficina Asesora Jurdica la terminacin anticipada del contrato, junto con el
documento de paz y salvo otorgado por el Grupo de Inventarios.
Una vez recibido el memorando de solicitud el Grupo de Contratos de la Oficina
Asesora Jurdica proceder a elaborar el acta de terminacin anticipada y
liquidacin por mutuo acuerdo.
Cumplida la fecha solicitada por el contratista para la terminacin anticipada del
contrato, el Supervisor deber solicitar al contratista los documentos indicados en el
numeral del presente manual.
3.19. RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR
El Supervisor o Interventor del Contrato debe presentar al Grupo de Contratos de la Oficina

Asesora Jurdica la solicitud de liquidacin del contrato al Grupo anteriormente citado dentro
de los 15 das siguientes a su terminacin, acompaada de los siguientes documentos:
Informe final de ejecucin.

Balance Financiero del Contrato.
Certificacin de cumplimiento.
Constancias de pagos de aportes a seguridad social (salud, pensin y ARL) del
ltimo mes.
Los dems documentos que se requieran para la liquidacin del contrato. Tenga en cuenta
que:
La proyeccin del acta de la liquidacin de contratos o convenios.

Una vez suscrita por las partes el acta de liquidacin de Mutuo Acuerdo o
ejecutoriada la Resolucin por la cual se liquida un contrato o convenio
unilateralmente debe remitirse memorando a la Subdireccin Financiera y
Administrativa, solicitando el pago del saldo a favor del contratista en caso que
exista y la liberacin de recursos que corresponda y con copia al Supervisor o
Interventor del Contrato o Convenio.
Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecucin o cumplimiento se
prolongue en el tiempo y los dems que lo requieran, sern objeto de liquidacin.
La liquidacin no ser obligatoria en los contratos de prestacin de servicios
profesionales y de apoyo a la gestin.
Para la liquidacin se exigir al contratista la extensin o ampliacin, si es del caso,
de la garanta del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio
suministrado, a la provisin de repuestos y accesorios, al pago de salarios,
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prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar
las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extincin del contrato.
Se deben liquidar los contratos en los cuales se haya declarado la caducidad o en
los que se haya proferido el acto de terminacin unilateral.
3.20. CIERRE DEL EXPEDIENTE

Una vez vencidas los trminos de las garantas de calidad, estabilidad y mantenimiento o
las condiciones de disposicin final o recuperacin ambiental de las obras o bienes, debe
dejarse constancia del cierre del expediente del proceso de contratacin de acuerdo con el
formato que se adopte en el Sistema Integrado de Gestin de la Calidad.
TITULO IV
CAPITULO I
DISPOSICIONES VARIAS
4.1. PROCESOS FINANCIEROS RELACIONADOS CON LA GESTIN CONTRACTUAL
La Gestin Contractual y los procesos financieros se relacionan en el aspecto presupuestal

de la siguiente manera:
Toda necesidad de contratacin, debe estar soportada con un certificado de disponibilidad

presupuestal CDP que se adjunta a los estudios previos aprobados por el jefe del rea
solicitante.
Para la solicitud del CDP tenga en cuenta:
La necesidad a contratar debe estar incluida en el plan anual de adquisiciones.

La solicitud de CDP debe diligenciarse en el formato vigente para el Sistema
Integrado de Gestin.
Las solicitudes de CDP solo pueden estar aprobados por los jefes de rea, para
posterior aprobacin del Ordenador del gasto.
Surtido el trmite anteriormente descrito, el Grupo de Presupuesto emite el CDP de acuerdo

con el valor solicitado en los estudios previos, respetando el Plan Anual de Adquisiciones y
la normatividad presupuestal vigente.
En el evento que se requiera de vigencias futuras, la dependencia solicitante de la

contratacin, previamente a la radicacin de los estudios previos en el Grupo de Contratos
de la Oficina Asesora Jurdica, debe adelantar los trmites requeridos de conformidad con
la normatividad legal vigente.
Reservas:
La programacin financiera y econmica del contrato debe ser realizada de tal manera que
la recepcin de los bienes y servicios contratados deben hacerse de tal forma que se
entreguen y cumplan a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal. Un comportamiento
contrario a lo anterior puede vulnerar el principio de anualidad y de planeacin contractual.
Las reservas son excepcionales y deben ser justificadas ante el Ordenador del Gasto, quien
autoriza la creacin de la reserva.
4.2. BUENAS PRCTICAS PARA EL DESEMPEO DE LA GESTIN CONTRACTUAL
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4.2.1. En la etapa de precontractual:
- Es indispensable elaborar juiciosamente el Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe

ajustarse al Plan Anual de Gestin y debe ser aprobado y publicado en el SECOP a ms
tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal.
- Utilizar siempre las ltimas versiones de formatos del proceso de contratacin, los cuales
han sido diseados como estndares mnimos requeridos para un adecuado proceso
contractual. En aquellos casos en los que la informacin solicitada en el formato, no
corresponda, se debe colocar (No aplica o N/A), en ningn caso se debe cambiar el nombre
o las etiquetas del formato o quitarle secciones, por el contrario se podr adicionar
informacin a partir del campo Observaciones y Anexos.
- Gestionar vigencias futuras para aquellos contratos cuyo plazo de ejecucin supera la
vigencia fiscal.
- En caso de contradiccin entre lo consignado en el presente Manual y las normas legales

y reglamentarias vigentes en la materia, prevalecern estas ltimas.
- El Grupo de Contratos de la Oficina Asesora Jurdica, es responsable de garantizar la

publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratacin,
salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La falta de publicacin en el SECOP
constituye la vulneracin de los deberes funcionales de los responsables.
- Consultar el marco jurdico que regula el bien, servicio u obra que se pretende contratar,
para determinar los requisitos de orden legal que deben verificarse.
- En los procesos de licitacin pblica, seleccin abreviada y concurso de mritos debern

respetarse los trminos establecidos para aquellos procesos a los que le apliquen acuerdos
comerciales.
- Los anexos de los estudios previos deben llevar el nombre y la firma de quien los elabor
y revis.
- Todos los documentos deben ir con la fecha en la cual son elaborados.
- La publicacin electrnica de los actos y de todos los documentos que se generen en

desarrollo del Proceso de Contratacin deber hacerse en la fecha de su expedicin, o a
ms tardar dentro de los tres (3) das hbiles siguientes.
- Publicar los formatos de propuestas econmicas de los Pliegos de Condiciones en Excel,

inmovilizando las celdas, para evitar que los proponentes al editar los formatos adulteren
los mismos.
- Los informes de verificacin y evaluacin deben ser detallados, no basta con decir "no
cumple", hay que indicar la justificacin, lo mismo sucede cuando se seala "cumple" para
que los informes sean claros y permitan el derecho de contradiccin. De igual forma, se
deben sealar las fechas de traslado.
- Entre el plazo para que los proponentes presenten sus observaciones y el plazo mximo
para expedir adendas debe existir por lo menos un da hbil, para que el comit evaluador
tenga el suficiente tiempo de analizar la pertinencia de modificar el pliego de condiciones.
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- En las audiencias tanto de cierre como de adjudicacin se recomienda la asistencia de la
Oficina de Control Interno.
- En los procesos de mnima cuanta para respetar el trmino de publicacin de la invitacin

pblica, el cual debe ser de mnimo un da hbil, se recomienda publicarla desde un da
antes.
- No pactar prrrogas automticas por ser contrarias al principio de libre concurrencia y

seleccin objetiva.
- Al momento de elaborar los pliegos de condiciones deben establecerse requisitos y

exigencias coherentes al objeto y valor del proceso, que no constituyan condiciones y
exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de la responsabilidad derivada de los
datos, informes y documentos que se suministren.
- Los procesos de seleccin deben tener reglas claras que no induzcan a error a los
proponentes y que impidan la formulacin de ofrecimientos de extensin ilimitada o que
dependan de la voluntad exclusiva de la entidad.
- El cronograma de los procesos de seleccin debe contener plazos suficientes para que
los interesados analicen la informacin del proceso y puedan preparar y disear sus ofertas,
de igual forma debe fijar un plazo razonable para la evaluacin de las ofertas, de acuerdo
con la naturaleza del objeto a contratar.
- Durante la etapa de evaluacin de las ofertas, el comit evaluador atender las siguientes
reglas de subsanabilidad, sin perjuicio de lo establecido por la Agencia Nacional de
Contratacin Colombia Compra Eficiente en su manual para determinar y verificar los
requisitos habilitantes en los procesos de contratacin.
- En todo proceso de seleccin de contratistas primar lo sustancial sobre lo formal. En

consecuencia no podr rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta
de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de
la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el
pliego de condiciones.
- Tales requisitos o documentos podrn ser requeridos por la entidad en condiciones de

igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicacin, sin que tal previsin haga
nugatorio el principio de lo sustancial prima sobre lo formal.
- En ningn caso la entidad podr sealar taxativamente los requisitos o documentos

subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones.
- En los pliegos de condiciones e invitaciones pblicas debe fijarse el nmero de oficina y

el correo electrnico donde se recibirn las observaciones, manifestaciones de inters u
ofertas.
- En ningn caso, dentro de los pliegos de condiciones o invitaciones pblicas, se podrn

establecer lmites a partir de los cuales se presuma que la propuesta es artificial.
- Toda comunicacin con los oferentes debe realizarse por los medios establecidos en los
Pliegos de Condiciones o Invitacin Pblica y a travs de los correos institucionales.
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- Atendiendo al Plan Anticorrupcin, se han identificado los riesgos contractuales dentro de
la Matriz de Riesgos de la entidad, con el fin de realizar el seguimiento y control de los
mismos.
- Los funcionarios deben seguir los principios de buen gobierno relacionados con la gestin
contractual, con el fin de promover la seleccin objetiva, la adecuada gestin y la
construccin de compromisos ticos con los contratistas y proveedores de la entidad.
4.2.2. En la etapa contractual
- En el expediente del contrato deben reposar los documentos originales que se generen
durante todo el Proceso de Contratacin.
- La designacin de supervisin debe hacerse a ms tardar en la fecha de inicio del contrato.

Es designacin de supervisin no delegacin y debe hacerse por escrito.
- No solo la garanta que se constituye para el inicio del contrato debe ser revisada y
aprobada, sino tambin aquellas que se expiden para las modificaciones al contrato, esto
es, para adiciones, modificaciones, prrrogas, suspensiones y reanudaciones.
- Cuando durante la ejecucin del contrato hay un cambio de supervisor, inmediatamente

se debe designar otro funcionario que se encargue de dichas funciones previo informe que
entregar el supervisor saliente, o si la ausencia del supervisor es temporal deber
designarse un supervisor suplente nicamente por el tiempo que dure la ausencia del
supervisor principal.
- En la minuta del contrato y cuando proceda debe sealarse el trmino para liquidar el
contrato.
- Toda modificacin a los contratos que implique una modificacin del riesgo deber ser
notificada a la compaa aseguradora que expidi la pliza.
- Durante la ejecucin del contrato se deben revisar y monitorear los riesgos de la

contratacin y adoptar las medidas necesarias para mitigarlos.
- El supervisor debe asegurar que las garantas se encuentren vigentes por el trmino
previsto en el contrato, de ah la importancia de comunicar a las compaas aseguradoras
las suspensiones y reinicios de los contratos.
- Antes de cualquier modificacin unilateral por parte de la entidad se deben agotar todos
los instrumentos y mecanismos que le permitan una solucin de comn acuerdo.
- Cuando se est frente a modificaciones con las cuales se pretende incluir bienes o
servicios no pactados dentro del contrato inicial, en la justificacin debe quedar consignado
como se obtuvo el presupuesto de la adicin y consultar los precios de mercado.
- Todo requerimiento efectuado a un contratista debe ser por escrito e ir con copia a la
compaa aseguradora.
- Suspendido un contrato no pueden ejecutarse actividades.
- El supervisor del contrato deber hacer seguimiento a las actividades posteriores a la

liquidacin del contrato, como las de velar por la calidad, estabilidad y mantenimiento del
Pgina 52 de 53
bien o servicio entregado durante el trmino de duracin de las garantas, las condiciones
de disposicin final o la recuperacin ambiental de las obras o bienes.
- Las comunicaciones que con ocasin a la ejecucin del contrato se realicen con el
contratista, se harn por escrito y se dejar constancia de ello en el expediente del contrato,
an si aquella se realiza por medios electrnicos.
- En aras de disminuir las controversias contractuales, las partes podrn pactar mecanismos
alternativos de solucin de conflictos.
4.2.3. ETAPA POSTCONTRACTUAL
- La liquidacin finiquita la relacin entre las partes del negocio jurdico, por ende, no puede
con posterioridad demandarse reclamaciones que no se hicieron en ese momento.
- Toda entidad estatal debe privilegiar la realizacin de liquidaciones de contratos de comn

acuerdo.
4.2.4. MECANISMOS DE PARTICIPACION A TRAVES DE VEEDURAS CIUDADANAS
De conformidad con lo dispuesto en el artculo 66 de la Ley 80 de 1993, y el numeral 5 del

artculo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015, dentro de los procesos de seleccin de
Licitacin Pblica, Concurso de Mritos y Seleccin Abreviada, se convoca a las veeduras
ciudadanas, a las diferentes asociaciones cvicas, comunitarias, de profesionales,
benficas o de utilidad comn, gremiales, universidades y centros especializados de
investigacin, para que realicen control social de los procesos de seleccin y, de
considerarlo procedente, formulen las recomendaciones escritas que estimen necesarias
para buscar la eficiencia institucional, sealndoles que pueden intervenir en todas las
audiencias que se realicen dentro del proceso de seleccin.
As mismo, estos medios electrnicos sirven como mecanismos de participacin de la

ciudadana para la veedura y seguimiento a la contratacin, y para la publicidad de los
procesos contractuales que adelanta la entidad, los cuales permiten a los interesados
conocer el desarrollo del proceso.
4.2.5. DISPOSICIONES FINALES
Los procesos y procedimientos no previstos en el presente Manual se regirn por las

disposiciones legales aplicables.
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MANUAL

1.3 NATURALEZA JURDICA DE LA ESAP

EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO

1.4 NORMATIVIDAD APLICABLE

1.5 PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTRATACIN

1.6 RGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE INTERES

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ACTORES QUE INTERVIENEN EN LA

2.1 ORDENADOR DEL GASTO Y DELEGACIN

2.1.1 DEL DIRECTOR NACIONAL

2.1.2 DEL SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

2.1.3 DEL DIRECTOR TERRITORIAL

2.1.4 DEL SUBDIRECTOR DE PROYECCIN INSTITUCIONAL

2.2 DEPENDENCIA SOLICITANTE DE LA CONTRATACIN

2.2.1 DEL FUNCIONARIO SUPERIOR DEL REA EJECUTORA

2.3 OFICINA ASESORA JURDICA

2.4 COMIT EVALUADOR

DEL PROCESO GESTIN CONTRACTUAL

3.1 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

3.2 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

3.3 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

3.4 PROYECTO Y PLIEGO DE CONDICIONES

3.5 INICIO Y DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL

3.6 SELECCIN DE LOS CONTRATISTAS

3.7 DEL PERFECCIONAMIENTO Y REQUISITOS DE EJECUCIN

3.8 ADICIONES, PRORROGAS, ACLARACIONES Y MODIFICACIONES

3.13 CESION DEL CONTRATO

3.14 SUSPENSIN DEL CONTRATO

3.15 SUPERVISIN E INTERVENTORA Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIN DEL CONTRATO

3.16 LIQUIDACIN DE LOS CONTRATOS

3.17 TERMINACIN Y LIQUIDACIN ANTICIPADA

3.19 CIERRE DEL EXPEDIENTE

4.1 PROCESOS FINANCIEROS RELACIONADOS CON LA GESTIN CONTRACTUAL

4.2 BUENAS PRCTICAS PARA EL DESEMPEO DE LA GESTIN CONTRACTUAL

El presente documento proporciona las directrices para adelantar los procesos de la

Las disposiciones sealadas en el presente Manual de Contratacin, tienen como propsito

Su aplicacin no releva al usuario de la observancia de las normas vigentes y sus

El presente Manual de Contratacin aplica a todos los procesos de adquisicin de bienes y

1.3. NATURALEZA JURDICA DE LA ESAP Y SU UBICACIN EN LA ESTRUCTURA

La Escuela Superior de Administracin Pblica, ESAP, creada por la ley 19 de 1958, es un

1.4. NORMATIVIDAD APLICABLE

De acuerdo con lo preceptuado en los artculos 1 y 2 de la Ley 80 de 1993, el rgimen

De igual manera, segn lo establece el artculo 13 de la Ley 80 de 1993, a la Contratacin

Adicionalmente, podrn regirse por disposiciones particulares, como los contratos de

1.5. PRINCIPIOS PLICABLES EN LA CONTRATACION

1.6. REGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE

No podrn participar en procedimientos de seleccin, ni celebrar contratos con la ESAP, las

Los funcionarios pblicos y contratistas de la ESAP, en desarrollo de los procesos de

El Servidor que se encuentre incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad, as

En caso de el servidor pblico tenga conocimiento de la configuracin de una

Los actores que intervienen en la Contratacin, son los siguientes:

2.1 ORDENADOR DEL GASTO Y DELEGACION

La competencia para ordenar y dirigir la celebracin de los procesos de seleccin y para

Las funciones administrativas y financieras de los funcionarios anteriormente citados,

2.1.1 DEL DIRECTOR NACIONAL

1. Adoptar mediante acto administrativo, el Manual de Contratacin, Supervisin e

2.1.2 DEL SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

El Subdirector Administrativo y Financiero, en cumplimiento de la delegacin de funciones

1. La ordenacin y capacidad de contratacin como contratante, con cargo al

2.1.3 DEL DIRECTOR TERRITORIAL

El Director Territorial de la ESAP en cumplimiento de la delegacin de funciones efectuadas

1. La ordenacin del gasto y la capacidad de contratacin como contratante, con cargo

2. La capacidad de contratacin en calidad de contratista hasta la suma equivalente a

PARAGRAFO SEGUNDO: Se mantiene la competencia en el Subdirector Administrativo y

PARGRAFO TERCERO: Para la suscripcin de cualquier convenio en calidad de