SADCE Manual

Manual de Usuario Sistema de Gestin Acadmica Sadce
MANUAL DE
USUARIO
SISTEMA DE GESTIN ACADEMICA SADCE
MANUAL DE USUARIO
SADCE
GESTION ACADEMICA
Cuenca - Ecuador 2013
1
INDICE DE CONTENIDOS
Sistema de Gestin Acadmica Sadce Acadmico.... 4

Introduccin... 4
Caractersticas importantes............. 5
Caractersticas Tcnicas. 6
Caractersticas de la Base de Datos. 6
Manejo de Sesiones.... 6
Qu Debo Conocer acerca del Ingreso de Datos al Sistema?.................................. 6
Instalacin del sistema de gestin acadmica Sadce..... 9
Entrando al sistema.... 14
Acceso al Sistema 14
Barra de Men Desplegable... 16
Pantalla de inicio al sistema.... 16
Botones de la pantalla principal o panel de control...... 17
Botones de Control en los formularios. 21
Registro de la informacin de la institucin acadmica..... 21
Registro de alumnos. 23
Registro de representante(s) del alumno. 24
Registro del historial mdico .. 26
Prematricula de alumnos. 28
Matrculas de alumnos.... 30
Registro de cargos del personal..... 33
Personal administrativo & docente... 33
Distribucin docente o asignacin docente.. 35
Horarios.. 36
Horario Docente. 36
Horario General. 38
Registro de niveles de Acadmicos.... 38
Reportes............. 39
Nomina de alumnos matriculados. 39
Registro de asignaturas ....... 40
Registro de secciones........ 41
Registro de periodos... 43
Registro de grupos . 43
Aulas y espacio fsico.. 44
Registro de destrezas generales... 46
Registro de destrezas especficas. 46
Polticas acadmicas (valoracin de nota).. 48
Registro de usuarios... 48
Cambio de clave.. 49
Cambio de Clave de Usuario. 49
Cambio de Clave de Alumno. 50
Cuentas........ 50
Administracin del Sistema.. 51
Pensum o malla curricular.. 53
Registro de calificaciones... 54
Revisin de calificaciones por alumnos o representantes.... 57
2
La informacin contenida en ste manual est sujeta a cambios sin previo aviso. A menos
que se indique lo contrario, las compaas, los nombres y los datos utilizados en los
ejemplos son ficticios. Soluciones & Servicios Informticos ww.ecuasoftlider.com.ec
no permite sin previa autorizacin la reproduccin por cualquier medio, ya sea electrnico
o mecnico de los datos y en fin de todo el manual e informacin adicional.
2009 - 2013 Soluciones & Servicios Informticos. Reservados todos los derechos.
Todos los mdulos de SADCE Multiplataforma fueron diseados y desarrollados por

Oliver Eduardo Veliz Trejo.
Esta aplicacin fue desarrollada con la ayuda de los siguientes programas:
Linux Ubuntu, Centos, EduBuntu, Microsoft Windows Xp ServiPack II, Vista, Windows 7.
Servidor Web Apache 2.2.22 Superior
PHP 5.3.11 de 32 Bit Superior
Servidor de Base de Datos Mysql Server 5.5.23
Optimizador de Aplicaciones Php Zend 3.3.0
Filezilla Server versin 0.9.41 Beta
La creacin de ste manual estuvo a cargo de Oliver Eduardo Veliz Trejo.

Manual de SADCE; ltima revisin Agosto del 2013.
Contacto:
Soluciones y Servicios Informticos
Cuenca, Urbanizacin Miravalle.
Telf. 593 (07) 2899292
Cuenca - Ecuador
Oliver Eduardo Veliz Trejo
http://www.ecuasoftlider.com.ec
Email: oliedu7@gmail.com
Contacto Skype: oliverveliz
Celular: 0998 392 180
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SISTEMA DE GESTION ACADEMICA

SADCE ACADEMICO
Introduccin
SADCE Acadmico Multiplataforma es un software de gestin escolar orientado a

instituciones educativas Ecuatorianas y Latinoamericanas que satisface las necesidades
de administracin de los colegios de educacin bsica primaria, y secundaria. Cuenta con
una slida estructura a nivel de interfaz de usuario en la cual se han escogido
cuidadosamente los controles adecuados para cada tarea y en donde se ha tenido
especial cuidado con la estandarizacin de la nomenclatura de los mens y las ventanas.
Tambin se ha hecho nfasis en la profesionalidad del diseo grfico, se ha tenido en

cuenta la uniformidad del color y los conos en todas las ventanas, comentarios relevantes
en las secciones que ameriten, para dar como resultado una herramienta totalmente
intuitiva para el usuario. Este programa est desarrollado en PHP, Flash 10, y unas
importantes libreras Javascript (JQuery, TyniMce) para enriquecer aun ms su diseo. El
Sistema de Gestin Acadmica SADCE Posee las siguientes opciones:
Registro de Alumnos
Registro del Control Mdico del Alumno
Registro de Representantes o Familiar del Alumno
Registro de Personal (Docente & Administrativo )
Asociacin de Cargos al personal
Registro de Usuarios anexos al Personal (Administradores del Sistema)
Gestin y control de claves(usuarios, personal, alumnos)
Prematricula (Inscripciones), Antecedentes acadmicos & Matriculas
Organizacin del Distributivo Docente
Organizacin de Asignaturas al Pensum o Plan Curricular
Organizacin de Asignaturas del Pensum al Distributivo Docente
Horarios por Docente / Grupo
Registro y control de Periodos Escolares
Registro y control de Niveles de Educacin
Registro y control de Secciones
Registro y control Grupos Escolares
Registro y control de Aulas Paralelos
Registro de Asignaturas
Generacin de Nominas y Listas de Estudiantes
Registro Destrezas Generales y Especificas(recomendado para Nivel Inicial)
Registro de Calificaciones va Internet o Red Local
Ingreso Personalizado al Perfil del Docentes o Administrativos
Conducta y Control de Asistencia
Cuentas o perfiles de Usuario
Servicios del Sistema
Control de Accesos y Privilegios del Sistema
Revisin de Calificaciones del alumno en Internet
Consultas y reportes acadmicos.
Planillas de calificaciones (periodos corrientes y recuperaciones).
Informes estadsticos por grupo.
4
Informe por grupo donde registra los estudiantes con dificultades segn periodo y
asignatura,
Indicador cualitativo de la dificultad acadmica presentada por cada estudiante.
Parametrizacin de las Polticas Acadmicas
Control de acceso parametrizable segn el perfil del usuario.
Registro de la Informacin de la Institucin.
Soluciones & Servicios Informticos www.ecuasoftlider.com.ec es una empresa

especializada en el desarrollo de sistemas informticos con la tecnologa ms moderna
actual es por eso que nuestro sistema de gestin escolar SADCE est en constante
evolucin y en ese orden de ideas, nos encontramos con que nuestro sistema ha
ampliando sus posibilidades hacia el Internet y a las redes de comunicacin celular.
Nosotros podemos desarrollar un Sitio Web para su centro educativo que tenga todas las
herramientas necesarias para generar una comunidad acadmica alrededor de su
institucin que cuente con la integracin de estudiantes, docentes, personal administrativo
y padres de familia. El Sitio Web debe estar formado por la informacin corporativa de su
institucin (pginas como visin, misin, valores, etc.), pero tambin debe generar un
canal de comunicacin con los padres de familia y los estudiantes, es por eso que nuestro
mdulo de visualizacin de calificaciones o calificaciones ayuda notablemente a
conseguir ese objetivo.
El mdulo de visualizacin de calificaciones permite que los padres de familia puedan

acceder a la informacin acadmica de sus hijos desde cualquier lugar, permitindoles
llevar un seguimiento de los mismos y tambin les sirve como bitcora de progreso. El
SADCE Acadmico puede exportar la informacin de su base de datos para alimentar al
mdulo de visualizacin de notas y as evitarse la tarea de volver a gestionar los datos.
CARACTERSTICAS IMPORTANTES
Su funcionamiento tiene el soporte para funcionar en Internet o localmente

Entorno grafico y habilitado para correr bajo plataforma Windows.
Manejador de base de datos con capacidad para manejar 1 billn de registros por
cada tabla
Manuales en Lnea
Capacidad de exportar los Reportes a Excel
Interactivo & Intuitivo
Sistema 100% basado en Web
Multiplataforma(Windows, Linux, Mac)
Backup y Recuperacin de Base de Datos
Encriptamiento de Datos
Alojamiento y Redimensionamiento de Imgenes va FTP de cada persona
Log de Ingreso y salida de Usuario con informacin: da, hora, fecha, ip, sistema
operativo, usuario.
Archivo Configurable de Seguridad del Sistema .htaccess
5
Auditoria a procesos, para determinar si la informacin de determinado proceso se

encuentre ingresada totalmente al sistema, quien la ingreso y en qu momento fue
ingresada.
Recuperacin de Contraseas va Correo Electrnico
CARACTERISTICAS TECNICAS
SERVIDOR WEB: Apache 2.2.22

Posee archivo de Configuracin .HTACCES que permite cambiar los parmetros de
configuracin y Seguridad del Servidor Web
LENGUAJE DESARROLLADO: PHP: 5.3.11
SERVIDOR FTP: Filezilla Server versin 0.9.41 Beta
SERVIDOR DE BASE DE DATOS: MYSQL SERVER 5.5.23
Caractersticas de la Base de datos:
Nro. de Tablas: 38
Tipo de Base de Datos: Relacional
Mantiene Integridad Referencial de la Base de Datos: si
Capacidad para almacenar una gran cantidad de datos por cada Tabla
Manejo de Sesiones
La duracin de la sesin de un usuario es de 15 minutos, luego de comprobar el sistema
inactividad por ese lapso de tiempo se caducara la sesin, requiriendo nuevamente
loguearse el usuario.
QUE DEBO CONOCER ACERCA DEL INGRESO DE LOS DATOS AL

SISTEMA?
Antes de iniciar con el ingreso o registro de informacin es necesario conocer algunos

detalles acerca de este procedimiento.
Todos los formularios del sistema manejan uniformidad y similitud en el proceso de

ingreso de informacin es por ello cuando ingresamos la informacin de los campos se
aparecern algunos elementos al lado de cada campo como son los siguientes:
Elemento Descripcin
Indica en que el campo ingresado es
correcto tambin que no es necesario
registrarlo (Se aplica a la mayora de
campos). Tambin indica en la parte
inferior de los formularios y listados si
6
existe permiso de acceso, edicin,

actualizacin o eliminacin de datos.
Indica que el campo esta vacio, o que el
tipo de datos es incorrecto. Tambin
indica en la parte inferior de los
formularios y listados que no existe
permiso de acceso, edicin, actualizacin
o eliminacin de datos.
Tambin podemos encontrar las siguientes leyendas cuando ingresamos, actualizamos o

eliminamos la informacin, obviamente esto va a depender de si tenemos o no los
permisos respectivos para gestionar la informacin.
Indica que la informacin ha sido correctamente guardada, al presionar el botn

Aceptar nos redirigir a la pgina anterior contrariamente a la pgina de inicio
Indica que la informacin ha sido correctamente actualizada, al presionar el botn

Aceptar nos redirigir a la pgina anterior contrariamente a la pgina de inicio con
los cambio realizados en la informacin.
Indica que la informacin ha sido correctamente eliminada, al presionar el botn

Aceptar nos redirigir a la pgina anterior contrariamente a la pgina de inicio.
7
Nos indica que no tenemos autorizacin o el respectivo permiso para realizar

determinada accin como: acceder, guardar, actualizar y eliminar.
Por ltimo existe una franja de informacin en la parte inferior de los formularios y listados
del sistema que nos indica los permisos de acceso, edicin, actualizacin y eliminacin de
datos:
8
INSTALACIN DEL SISTEMA DE GESTIN ACADEMICA

Y CONTROL ESCOLAR SADCE
Bienvenido al Asistente de Instalacin del Sistema de Gestin Acadmica y control
Escolar Sadce, este asistente le permitir instalar Sadce de forma fcil y eficaz,
para empezar luego de colocar el directorio con los archivos del sistema, en el servidor,
procedemos a buscar el archivo index.php que se encuentra en la raz del directorio
sadce una vez ejecutado se nos visualizara la siguiente pantalla, indicndonos
mediante un formulario ingresar los datos de Instalacin y configuracin del servidor.
Paso 1:
Para responder es necesario que usted conozca los detalles de configuracin del servidor
donde lo va instalar, en este caso nombre del host, tipo de base de Datos, nombre de
usuario Mysql, Contrasea de usuario Mysql, Nombre de la base de datos que Usted va a
crear y por ultimo seleccionamos si es primera vez que instalamos el sistema escogemos
la opcin Nueva Base de datos, una vez contestado el formulario procedemos a pulsar
el botn siguiente paso.
9
Paso 2:
A continuacin se presentara la siguiente pantalla, donde solamente aceptamos los
trminos y condiciones de Sadce. Una vez pulsado el casillero de Acepto los trminos
y condiciones, procedemos a pulsar el botn siguiente paso:
En caso de no aceptar los trminos y condiciones Sadce nos mostrara un mensaje de

advertencia, para tal caso no se podr continuar con la instalacin.
10
Paso 3:
Luego procedemos a ingresar en este formulario los datos del usuario como: Apellidos,
Nombres, Correo Electrnico, Nombre de Usuario, Clave de Usuario y por ultimo
confirmamos la clave ingresada ingresndola nuevamente.
11
Paso 4:
Una vez realizado el ingreso de la informacin de los formularios, nos queda nada ms
que confirmar la informacin ingresada para luego proceder a pulsar el botn Instalar, de
esta manera instalamos completamente nuestro Sistema de Gestin Acadmica
Sadce.
12
Paso 5:
Una vez confirmada la instalacin completa de Sadce , nos mostrara esta pantalla como
finalizacin de la instalacin, para lo cual y por propsitos de seguridad se recomienda
borrar el directorio instalador/
Por ltimo hacemos click en el enlace o link Click Aqu para Empezar, para luego
ingresar a nuestro sistema Sadce
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ENTRANDO AL SISTEMA
Acceso al Sistema.
Los usuarios tienen acceso al sistema exclusivamente a los mdulos asignados por el
administrador del sistema. Para esto debe ingresar el nombre de usuario y la
contrasea asignada por el sistema, aunque esta puede cambiarse para facilidad del
usuario. Antes de Ingresar al Sistema nos visualizara este mensaje de Recomendacin
donde nos indicara si deseamos ver nuestro sistema en pantalla completa a su vez en
pantalla normal.
Una vez presionado el botn Aceptar nos desplegara esta pantalla de inicio donde
ingresamos nuestros datos autentificacin de Usuario.
14
Si es incorrecto el nombre de usuario o la contrasea aparecer la siguiente pantalla para

que el usuario intente otra vez el ingreso.
15
BARRA DE MEN DESPLEGABLE
Una vez ingresado al sistema Sadce, podemos encontrar en la parte superior

un men desplegable con todas las opciones necesarias puesto que va
depender de los permisos que el usuario disponga segn sus necesidades.
En este men podemos encontrar algunos detalles de izquierda a derecha:
El logotipo, la hora actual, datos de usuario y el tipo de cuenta as como las
opciones de;
Inicio- cuyos submens son usuario, cuentas, institucin, configuracin y

cerrar sesin.
Registro- Alumnos, Representantes, Datos Mdicos y Personal.
Sistema- Periodo Escolar, Secciones, Niveles, Grupos, Aulas.
Gestin- Prematriculas, Matriculas, Pensum Acadmico, Destrezas,

Distributivo Docente, Horarios, Calendario Acadmico, Calificaciones, Record
Acadmico, Promocin de Alumnos.
Ayuda- Acerca, Manual de Usuario.
PANTALLA DE INICIO AL SISTEMA.
En la pantalla principal podemos encontrar los diferentes iconos que serviran de acceso
a los diferentes mdulos o partes del sistema SADCE, pudiendo el usuario hacer click en
cualquiera de ellos, obviamente esto tambin va a depender de si tiene o no los permisos
respectivos que ms adelante explicaremos con mas detalles para cada usuario o grupos
de usuarios para acceder, de lo contrario habrn iconos que no se puedan visualizar, y
mucho menos acceder para editar o actualizar.
16
BOTONES DE LA PANTALLA PRINCIPAL O PANEL DE CONTROL.
En la Pantalla Principal del sistema es la pantalla donde estn todos los iconos
para acceder a las diferentes utilidades del sistema, dependiendo de los privilegios
asignados por el administrador los diferentes usuarios tendrn prioridades y restricciones
de acuerdo al tipo de cuenta. La descripcin de los iconos que componen el panel de
control es la siguiente.
Alumnos.- Se ingresan los datos personales del alumno previo a la

inscripcin.
Inscripciones.- Ingresa los datos concernientes a periodo, nivel,

seccin, grupo e imprime el certificado.
Matriculas.- Revisa y corrige los datos de la inscripcin y escoge las

materias y destrezas(en caso de haber) asignadas al pensum
correspondiente.
17
Representante familiar.- Ingresa los datos de los representantes de

los alumnos matriculados.
Ficha mdica.- Para crear la ficha mdica de los alumnos

matriculados, es de uso exclusivo del mdico de la institucin.
Periodo escolar.- Crea y cierra un periodo escolar.
Secciones.- Administracin de secciones de la institucin.

Comprende areas, escuelas, secciones, jornadas etc.
Aula.- Crea y administra las aulas y espacios de la institucin.
Niveles.- Crea y administra los diferentes niveles de Educacin.
Grupos.- Crea y administra los grupos o paralelos de cada nivel de

Educacin.
Asignaturas.- Crea y administra las materias que se imparten en la

institucin.
Destreza General.- Ingresa las Destrezas Generales o Ejes

Comportamentales.
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Destrezas Especificas.- Ingresa las destrezas y comportamientos de

acuerdo a la destreza General Eje Comportamental.
Pensum.- Administra las materias asignadas a cada periodo, seccin

y nivel de Educacin.
Calificaciones.- Ingresa las calificaciones correspondientes al

rendimiento escolar de los alumnos de todas las secciones.
Cargos.- Define los cargos y obligaciones del personal docente y

empleados de la institucin
Personal.- ingresa los datos personales de los docentes y empleados

de la institucin.
Distributivo.- Administra la organizacin de los docentes a las

diferentes secciones, niveles, paralelos y asignaturas.
Cuentas.-Administra dentro de cada Perfil de Cuenta las

restricciones y privilegios para el uso del sistema.
Servicios.- Administra los servicios o mdulos para el

funcionamiento del sistema.
Usuarios.- Administra los usuarios que se encuentren indexados

como parte del personal.
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Cambiar clave.- Permite a los usuarios / Personal cambiar la

contrasea de acceso al sistema.
Cerrar Sesin.- Cierra el sistema.
Informacin de la Institucin Permite registrar la informacin de la

institucin que posteriormente se utilizaran en los respectivos
reportes.
Polticas Acadmicas Permite parametrizar las polticas acadmicas

de calificaciones.
Nacionalidad- Permite ingresar los pases para ser usados como

informacin de estudiantes, personal, y representantes.
Promocin de Alumnos- Permite a los estudiantes ser promovidos a

los siguientes niveles de Educacin.
Funciones Acadmicas- Permite registrar las diferentes

funciones acadmicas de un docente para ejecutar en un
determinado periodo.
20
BOTONES DE CONTROL EN LOS FORMULARIOS.
Los botones de los formularios permitirn al usuario realizar los procesos de acuerdo a los
privilegios de la cuenta de usuario asignados por el administrador del sistema.
Activa e inicializa los campos para ingresar nuevos datos.
Guarda los datos ingresados en el formulario.
Activa e inicializa los botones de control para actualizar eliminar

Elimina de la base de datos los datos del formulario actual.
Actualiza los campos modificados en el formulario actual.

Muestra una lista del tema principal del formulario.
Busca y muestra segn el parmetro ingresado.

Recupera datos en el formulario un paso atrs.
Exporta a herramientas de Ofimtica para editar los datos en una hoja de

clculo Microsoft Excel para modificarlos si el usuario lo desea antes de
imprimirlos.
Al presionar este botn confirma su ingreso al sistema.
Este Botn sirve para imprimir lo que muestra en la pantalla.
Si no se activa este campo, los datos del formulario actual no se mostrarn

en los formularios donde es necesario listarlo.
Es equivalente a un campo eliminado.
Es un enlace que nos muestra los campos en el formulario de ingreso para
editarlos.
REGISTRO DE LA INFORMACION DE LA INSTITUCION
Para ingresar los datos de nuestra institucin, utilizamos el siguiente formulario, el cual
nos permitir usar esta informacin en los diferentes reportes del sistema, as como el uso
del logotipo institucional que se habilitara en la pantalla de ingreso al sistema, el cual le
dar mayor identidad a la institucin.
21
En la pantalla para iniciar sesin quedara como en el siguiente ejemplo:
22
REGISTRO DE ALUMNOS
Para ingresar un nuevo alumno utilizamos la siguiente pantalla y procedemos a

presionar el botn nuevo.
en otro caso si queremos modificar los datos de un alumno solamente escribimos en el

espacio en blanco y presionamos el botn buscar, una vez encontrados los resultados
de nuestra bsqueda procedemos a presionar el botn editar para luego visualizar los
datos y actualizar.
23
Para propsitos de registrar un nuevo alumno o actualizar los datos de un alumno

utilizamos el siguiente formulario.
REGISTRO DE REPRESENTANTE(s) DEL ALUMNO
Para ingresar los datos del representante, los alumnos deben estar previamente
matriculados. El usuario del sistema puede comprobar esto ingresando cualquier dato del
alumno como el nombre, apellido, nmero de cdula o nmero de matrcula y pulsar
24
Buscar. Otra opcin para saber si el alumno est o no matriculado es pulsar en el botn
Listado y se desplazar la lista de todos los alumnos matriculados en el periodo vigente
y editar el campo seleccionado.
Si est registrado mostrar un formulario con los datos del alumno, pulsamos Nuevo y
se mostrar el formulario para el ingreso de los datos de representante del alumno.Una
vez ingresado los datos pulsamos el botn Guardar, de este modo tambin podemos
editar los campos del representante para actualizaciones.
25
REGISTRO DEL HISTORIAL MEDICO
Es un formulario al que solo acceder el mdico de la institucin. Para crear la ficha

mdica, los alumnos deben estar previamente registrados. El mdico puede comprobar
esto ingresando cualquier dato del alumno como el nombre, apellido, nmero de cdula o
nmero de matrcula y cuando pulse Buscar mostrar el formulario con los datos del
26
alumno. Otra opcin para saber si el alumno est o no registrado es pulsar en el botn
Ver Todos y se desplazar la lista de todos los alumnos registrados al momento. Si est
registrado mostrar un formulario con los datos del alumno en el cual pulsaremos
Nuevo mostrando el formulario para crear la nueva ficha mdica y/o el cuadro mdico
del alumno.
Si queremos proceder a registrar una nueva visita o actualizar los datos, ingresamos
presionando el botn nuevo presionamos el icono de editar del registro
correspondiente.
27
PREMATRICULA DE ALUMNOS
Para realizar la inscripcin & matriculacin de alumnos es necesario que estos se

encuentren previamente registrados. Luego para continuar con la inscripcin del alumno
procedemos a buscar el alumno ya sea utilizando los nombres o apellidos Nro. de
Documento (Cedula).
Si deseamos continuar ese momento con la inscripcin de este alumno pulsamos

Aceptar, y se mostrar el siguiente formulario para proceder con la inscripcin.
28
En el formulario de inscripcin pulsar el botn Nuevo para inicializar los campos donde
escoger de las listas desplegables el periodo, nivel, seccin y grupo (no requerido) en
el que inscribir el alumno. Pulsar el botn inscribir y aparecer un mensaje para
confirmar si el usuario desea continuar directamente con la matriculacin del alumno caso
contrario pulsar cancelar.
Si por decisin de la administracin de la escuela, la matriculacin se posterga para otra

fecha, el usuario debe ingresar desde el panel de control pulsando el botn Matriculas y
hacer la bsqueda segn permite el siguiente formulario.
29
MATRCULAS DE ALUMNOS
Pulsar Ver Detalles y nos mostrar el formulario de la matriculacin con los campos y
botones inicializados.
30
Una vez matriculado el alumno el sistema permite en el mismo formulario (Formulario de

matriculas), escoger el pensum del nivel en el que se ha matriculado, si pulsamos en el
botn Habilitar y se activar la lista de materias del pensum previamente designado a
cada seccin o nivel, se puede escoger el total del pensum en el enlace Macar todos y
pulsamos el botn Registrar Comportamiento o marcar asignatura respectivamente.
Una vez asignado correctamente el pensum del alumno matriculado aparecer el
siguiente mensaje de confirmacin.
Por ltimo hay que imprimir el certificado de matriculacin del alumno para ello pulsar el
botn Certificado, el mismo que nos muestra una hoja lista para imprimir, pero estos
datos pueden ser exportados a una hoja de clculo Excel la cual puede ser editado
segn el gusto del usuario pulsando el botn Exportar Certificado.
Este es un documento muy importante ya que contiene el nombre de usuario y la

contrasea del alumno, por lo tanto, se recomienda guardarlo bien hasta que haya
cambiado la clave de acceso al sistema para ver las calificaciones del alumno.
31
32
REGISTRO DE CARGOS DEL PERSONAL
Los cargos hacen referencia al puesto y actividades que realizar el docente o los
empleados que contrate la institucin. Si pulsamos Nuevo Ver Detalles, nos muestra
el formulario donde podemos administrar los diferentes cargos que sern asignados a los
docentes cuando se registre el ingreso a la nomina de empleados de la institucin.
Debido a que es una aplicacin web, es necesario pulsar Nuevo cada vez que vamos a
ingresar datos.
PERSONAL ADMINISTRATIVO & DOCENTE
Este formulario permite ingresar los datos personales de todos los empleados de la
institucin no solo de docentes. Para esto, pulsamos en Nuevo y se mostrar el
formulario con los campos inicializados para ingresar los datos. Si pulsamos Ver
Detalles, nos mostrar el mismo formulario para editar los datos de la fila seleccionada.
33
Para Ingresar un nuevo docente o actualizar sus datos utilizamos este formulario
34
DISTRIBUCION DOCENTE ASIGNACION DOCENTE
Esta opcin permite organizar distribuyendo a los docentes de acuerdo a las secciones
niveles y grupos organizados previamente como se explic en los formularios anteriores
(ver creacin de secciones y niveles).Hacemos la consulta seleccionando la seccin, el
periodo y nivel. Si el resultado de la consulta es vaco como muestra la figura anterior,
pulsamos el botn Nuevo, y se muestra el formulario donde ingresando el nmero de
cdula al pulsar Buscar nos mostrar los datos del docente listo para asignarlo al grupo,
nivel y seccin correspondiente, segn disponga la direccin de la institucin.
De esta manera cuando pulsamos el botn Ver todos, se mostrar el listado de la

asignacin de los docentes en el que se puede adems ver el detalle del docente
35
asignado pulsando Ver detalles, y las materias del pensum respectivo para asignar a
cada docente si pulsamos Asignaturas.
HORARIOS
Para asignar las diferentes asignaturas de pensum, lo puede hacer utilizando la seccin
horarios que nos permite a mas de registrar las asignaturas tambin nos permite definir el
horario de este docente, asignando la asignatura, el aula, el da, y la hora.
HORARIO POR DOCENTE
Aqu nos permite asignar y conocer el horario de este docente de acuerdo al distributivo
que haya sido asignado anteriormente.
36
Para modificar el horario de un docente hacemos click en la asignatura

respectiva que se encuentra en el horario y procedemos a modificar en este
formulario.
37
HORARIO GENERAL
Tambin podemos visualizar el horario de un determinado grupo de alumnos, donde se

puede ver la asignatura, el docente y el aula o espacio acadmico.
REGISTRO DE NIVELES ACADEMICOS
Para ingresar un nuevo Nivel Acadmico pulsamos en Nuevo y se mostrar el

formulario con los campos inicializados para crearlo. Si pulsamos Ver Detalles, nos
mostrar el mismo formulario para editar los datos de la fila seleccionada el cual tambin
podemos crear un nuevo nivel pulsando en el botn Nuevo.
38
Para registrar un nuevo o actualizar Nivel utilizamos el siguiente formulario:
REPORTES
Nominas de Alumnos Matriculados
Cuando los docente, alumnos, secciones, niveles, grupos, asignaturas, comportamientos

y pensum han sido ingresados, podemos generar reportes desde la opcin Nominas que
se encuentra tambin el modulo de Distributivo Docente. Para generar un reporte
seleccionamos de las listas desplazables la seccin, periodo escolar, nivel y pulsamos en
botn Buscar. De esta manera el sistema presentar la nomina de docentes que dan
clases en ese periodo, nivel y seccin como muestra la siguiente figura.
39
Luego para ver la nomina de los alumnos que pertenecen a este docente pulsamos en el
link Ver Nomina de Alumnos y nos mostrar los datos como muestra la siguiente figura.
Esta lista la podemos imprimirlos directamente o podemos exportarla a una hoja de
clculo Excel pulsando el botn Exportar Datos, para editarla a gusto del usuario antes
de imprimirla.
REGISTRO DE ASIGNATURAS
Para la creacin de asignaturas, pulsamos en Nuevo y se mostrar el formulario con los

campos inicializados para crearlas. Si pulsamos Ver Detalles, nos mostrar el mismo
formulario para editar los datos de la fila seleccionada el cual tambin podemos crear una
nueva asignatura.
40
Para ingresar una nueva asignatura o para actualizar tenemos el siguiente formulario:
REGISTRO DE SECCIONES
Las secciones dentro de una institucin educativa van de acuerdo a su rol, es decir
pueden ser por ejemplo prebasica, bsica y bachillerato y pueden tambin incluir como
secciones a las jornada diurna o nocturna y muchas otras modalidades.
41
Si pulsamos Nuevo nos muestra el formulario para ingresar una nueva Seccin, caso
contrario si pulsamos Ver detalles nos mostrar el mismo formulario para editar los
datos de la fila seleccionada el cual tambin podemos crear una nueva Seccin si fuere
necesario.
42
REGISTRO DE PERIODOS
Al inicio de cada ao lectivo el usuario debe crear un nuevo periodo desactivando el

periodo actual, de esta forma quedar cerrado el periodo vigente y as se podr matricular
a los alumnos en el nuevo periodo. Si pulsamos Nuevo Ver Detalles, nos muestra la
pantalla para crear un nuevo periodo o desactivarlo (cerrarlo) cuando finalicen el ao
escolar o cuando termine el ao lectivo.
REGISTRO DE GRUPOS
Una vez creado las aulas y paralelos ya se pueden crear los grupos que ocuparan esas
aulas. Para la creacin de los grupos pulsamos en Nuevo y se mostrar el formulario
con los campos inicializados para crearlos. Si pulsamos Ver Detalles, nos mostrar el
mismo formulario para editar los datos de la fila seleccionada el cual tambin podemos
crear un nuevo grupo.
43
Para registrar un nuevo o actualizar un grupo utilizamos el siguiente formulario.
AULAS Y ESPACIO FISICO
Para la creacin lgica de aulas pulsamos en Nuevo y se mostrar el formulario con los
campos inicializados para crearlas. Si pulsamos Ver Detalles, nos mostrar el mismo
formulario para editar los datos de la fila seleccionada el cual tambin podemos crear una
nueva aula.
44
Para registrar una nueva o actualizar una nueva aula o espacio fsico utilizamos el
siguiente formulario, para lo cual presionamos el botn nuevo en si presionamos el
icono de editar de cualquier fila.
45
REGISTRO DE DESTREZAS GENERALES .
Las Destrezas Generales ejes comportamentales son el identificador de los

comportamientos de que se calificarn cualitativamente. Para la creacin de Destrezas
Generales pulsamos en Nuevo y se mostrar el formulario con los campos inicializados
para crearlos. Si pulsamos Ver Detalles, nos mostrar el mismo formulario para editar
los datos de la fila seleccionada el cual tambin podemos crear un nuevo eje
comportamental.
REGISTRO DE DESTREZAS ESPECFICAS
Una vez creado las Destrezas Generales podemos crear los comportamientos de cada eje
Destreza General. Para la creacin de Comportamientos, pulsamos en Nuevo y se
mostrar el formulario con los campos inicializados para crearlos. Si pulsamos Ver
Detalles, nos mostrar el mismo formulario para editar los datos de la fila seleccionada
en el cual tambin podemos crear un nuevo comportamiento.
46
Para registrar o actualizar una nueva destreza o comportamiento, se lo realiza en el

siguiente formulario.
47
POLITICAS ACADEMICAS (Valoracin de Nota)
Sadce permite definir los valores de las notas para las calificaciones de los alumnos para
asignaturas, la cualificacin de las calificaciones de los alumnos se procesaran en
funcin de los valores que configuremos en este formulario permitiendo al usuario que
administre el sistema, habilitar y deshabilitar los diferentes aportes segn las
necesidades de la institucin.
REGISTRO DE USUARIOS
Los Usuarios en Sadce comprende a todos aquellos que son parte del sistema, es decir
deben estar anexados, son ellos los que pueden administrar el sistema de acuerdo a los
permisos respectivos para cada uno.
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A travs del siguiente formulario se puede registrar un nuevo o actualizar un usuario,

para indexar los datos de un usuario y llevar a cabo esta tarea es importante que esta
persona se encuentre previamente registrada para de esta manera lograr crear su
usuario.
Para generar una clave se puede hacer de dos formas, presionando el botn de check de
Generar Clave Aleatoriamente o escribir la clave.
CAMBIO DE CLAVE
Cambio de Clave de Usuario
Al pulsar este botn el usuario puede cambiar su clave de acceso.
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Una vez el usuario se encuentra dentro del sistema es decir iniciada la sesin se
recomienda modificar su clave las veces que sea necesario, esto se hace a mas de que
su clave se guarda de forma encriptada en la base de datos, tambin por cuestiones de
seguridad, manteniendo as la confidencialidad de la informacin.
Cambio de Clave de Alumno
El sistema genera automticamente una clave que es entregada al alumno o padre de

familia impreso en el certificado de matriculacin. El padre de familia. Por seguridad se
recomienda al representante del alumno cambiarla por una que pueda recordar
fcilmente. Esta clave es vlida tanto para el alumno y para el representante. Para
cambiar esta clave el usuario debe pulsar Modificar y luego ingresar la clave actual, la
nueva clave e ingresar por segunda vez la clave nueva, como muestra el formulario.
Pulsar Actualizar Clave y as el usuario habr cambiado la contrasea generada por el
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sistema por una menos compleja. Si los datos son correctos aparecer un mensaje de
confirmacin, pulsar Aceptar.
CUENTAS
Administracin del Sistema
El administrador del sistema crear las cuentas a las que asignar los privilegios y
restricciones a todos los formularios, es decir, aqu se da los permisos para que el usuario
con ese tipo de cuenta pueda o no: ingresar, eliminar, modificar o visualizar datos en los
formularios asignados.
Para crear una cuenta nueva pulsamos en Nuevo Ver Detalles y nos
mostrar el siguiente formulario en la que podemos administrar dicha cuenta.
Si pulsamos en Ver Privilegios nos muestra la pantalla donde podemos

activar/desactivar los privilegios que pueden ejecutar los usuarios de esa cuenta en los
formularios, por ejemplo; si podr acceder, guardar, eliminar, o actualizar datos.
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+ Dependiendo de la fila, si desplazamos la lista y escogemos esta figura significa

que el usuario podr acceder, editar (modificar), actualizar o eliminar datos en los
formularios.
- Dependiendo de la fila, si desplazamos la lista y escogemos esta figura significa
que el usuario no podr acceder, editar (modificar), actualizar o eliminar datos en los
formularios.
Una vez que pulsamos Actualizar Privilegios, el sistema guardar los cambios
realizados y el administrador del sistema podr modificar estos privilegios de esta cuenta
las veces que sea necesario.
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PENSUM MALLA CURRICULAR
Para la creacin de un pensum para el presente ao lectivo de cualquier seccin y nivel

pulsamos en Nuevo Pensum y se mostrar el formulario con el listado de las materias
del cual escogeremos las materias que recibirn los alumnos para la seccin y nivel
seleccionado.
Para registrar una nueva actualizar una asignatura de un determinado pensum, lo

podemos hacer en el siguiente formulario.
53
REGISTRO DE CALIFICACIONES
Paso 1.- Una vez que el docente ha ingresado al sistema desde el panel de control
ingresa al modulo Calificaciones y se presenta el formulario, donde escogiendo la
seccin, periodo y nivel al que da clase, puede escoger tipo de notas que ingresar, es
decir, Evaluaciones, Calificaciones, Conducta, segn los siguientes trminos de
ingreso.
Las Evaluaciones son cualitativas.

Las Calificaciones son cuantitativas.
Las Conductas son cualitativas, y, adicional el docente debe ingresar las
observaciones respectivas a los padres de familia si fuere necesario dependiendo de
los resultados de las conductas.
54
El usuario debe activar la opcin Editar calificaciones, luego seleccionar un

comportamiento por ejemplo: Autoestima, y esperar que se presente la lista con todos
los alumnos a los que debe calificar los comportamientos, solo puede elegir una de las
tres opciones:
A= Muy Satisfactorio.
B= Satisfactorio.
C=Poco Satisfactorio.
D=Mejorable.
E=Insatisfactorio.
Cuando los datos hayan sido ingresados pulsar el botn Guardar evaluaciones. Y
continuar calificando el siguiente comportamiento siguiendo los mismos pasos. Si el
docente al pasar de los das descubre que est mal ingresado uno de estos datos, puede
seguir los mismos pasos para corregir ese error quedando as corregida y actualizada la
nota.
El usuario puede imprimir directamente lo que muestra la pantalla pulsando el botn

Imprimir o exportar los datos a una hoja de clculo Excel para editarlos segn el gusto
del usuario antes de imprimirlos.
55
Paso 2.- Para ingresar las calificaciones pulsamos en el enlace Calificaciones, y

nos mostrar el formulario con el listado de los alumnos y el usuario debe activar la opcin
Edita calificaciones, luego seleccionar la materia, y esperar que se presente la lista con
todos los alumnos a los que debe calificar. Los campos estn inicializados por defecto con
-1 para recordar al docente que esa nota no ha sido ingresada. Si es que el alumno por
cualquier razn tiene cero en esa nota, ingrese 1.
El usuario puede imprimir directamente lo que muestra la pantalla pulsando el botn

Imprimir o exportar los datos a una hoja de clculo Excel para editarlos segn el gusto
del usuario antes de imprimirlos.
Paso 3.- Pulsar el enlace Conductas, y nos mostrar un listado con los alumnos.
El usuario debe pulsar el nmero que indica el cdigo del alumno(por ejemplo 45) para
que muestre el formulario con los campos inicializados listos para que el docente ingrese
las calificaciones correspondiente a cada periodo.
56
Pulsar en Registrar conducta y los datos se guardaran en la base de datos. Para corregir
errores de digitacin, repartir el procedimiento y cambiar los campos errneos
REVISIN DE CALIFICACIONES POR ALUMNOS O REPRESENTANTES.
Panel de Control
En el panel de control cuando el usuario ubica el puntero del mouse sobre

cualquiera de los botones, el sistema muestra un mensaje informando la accin a
ejecutar.
57
Al pulsar este botn el usuario visualizar la evaluacin cualitativa de los

comportamientos de los alumnos. En esta opcin el usuario visualiza la evolucin de los
comportamientos segn la nomenclatura que indica este formulario.
Al pulsar este botn el usuario visualizar la evaluacin cuantitativa detallando

todas las notas de las signaturas de los alumnos.
Si el usuario pulsa en Reporte Bsico el sistema le mostrar un reporte resumido del

rendimiento escolar de todas las asignaturas.
58
Al pulsar este botn el usuario visualizar la evaluacin de: conducta, faltas,

atrasos y observaciones para el representante.
59
Al pulsar este botn se desplegara el horario del alumno
Al pulsar sobre este botn se desplegara el estado de matricula del alumno.
60
Nota Importante: Para cualquier duda o sugerencia acerca del funcionamiento del
Sistema de Gestin Acadmica SADCE que se encuentra en
www.sistemasadce.xtrweb.com, puede escribirnos a la siguiente direccin electrnica
oliedu7@gmail.com.
La creacin de ste manual estuvo a cargo de Oliver Eduardo Veliz Trejo.

Manual de SADCE; ltima revisin Agosto del 2013.
61

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Manual de Usuario Sistema de Gestin Acadmica Sadce

Cuenca - Ecuador 2013

Sistema de Gestin Acadmica Sadce Acadmico.... 4

Todos los mdulos de SADCE Multiplataforma fueron diseados y desarrollados por

Esta aplicacin fue desarrollada con la ayuda de los siguientes programas:

La creacin de ste manual estuvo a cargo de Oliver Eduardo Veliz Trejo.

SISTEMA DE GESTION ACADEMICA

SADCE Acadmico Multiplataforma es un software de gestin escolar orientado a

Tambin se ha hecho nfasis en la profesionalidad del diseo grfico, se ha tenido en

Soluciones & Servicios Informticos www.ecuasoftlider.com.ec es una empresa

El mdulo de visualizacin de calificaciones permite que los padres de familia puedan

Su funcionamiento tiene el soporte para funcionar en Internet o localmente

Auditoria a procesos, para determinar si la informacin de determinado proceso se

SERVIDOR WEB: Apache 2.2.22

Caractersticas de la Base de datos:

QUE DEBO CONOCER ACERCA DEL INGRESO DE LOS DATOS AL

Antes de iniciar con el ingreso o registro de informacin es necesario conocer algunos

Todos los formularios del sistema manejan uniformidad y similitud en el proceso de

existe permiso de acceso, edicin,

Tambin podemos encontrar las siguientes leyendas cuando ingresamos, actualizamos o

Indica que la informacin ha sido correctamente guardada, al presionar el botn

Indica que la informacin ha sido correctamente actualizada, al presionar el botn

Indica que la informacin ha sido correctamente eliminada, al presionar el botn

Nos indica que no tenemos autorizacin o el respectivo permiso para realizar

INSTALACIN DEL SISTEMA DE GESTIN ACADEMICA

En caso de no aceptar los trminos y condiciones Sadce nos mostrara un mensaje de

Si es incorrecto el nombre de usuario o la contrasea aparecer la siguiente pantalla para

BARRA DE MEN DESPLEGABLE

Una vez ingresado al sistema Sadce, podemos encontrar en la parte superior

Inicio- cuyos submens son usuario, cuentas, institucin, configuracin y

Registro- Alumnos, Representantes, Datos Mdicos y Personal.

Sistema- Periodo Escolar, Secciones, Niveles, Grupos, Aulas.

Gestin- Prematriculas, Matriculas, Pensum Acadmico, Destrezas,

Ayuda- Acerca, Manual de Usuario.

PANTALLA DE INICIO AL SISTEMA.

BOTONES DE LA PANTALLA PRINCIPAL O PANEL DE CONTROL.

Alumnos.- Se ingresan los datos personales del alumno previo a la

Inscripciones.- Ingresa los datos concernientes a periodo, nivel,

Matriculas.- Revisa y corrige los datos de la inscripcin y escoge las

Representante familiar.- Ingresa los datos de los representantes de

Ficha mdica.- Para crear la ficha mdica de los alumnos

Periodo escolar.- Crea y cierra un periodo escolar.

Secciones.- Administracin de secciones de la institucin.

Aula.- Crea y administra las aulas y espacios de la institucin.

Niveles.- Crea y administra los diferentes niveles de Educacin.

Grupos.- Crea y administra los grupos o paralelos de cada nivel de

Asignaturas.- Crea y administra las materias que se imparten en la

Destreza General.- Ingresa las Destrezas Generales o Ejes

Destrezas Especificas.- Ingresa las destrezas y comportamientos de

Pensum.- Administra las materias asignadas a cada periodo, seccin

Calificaciones.- Ingresa las calificaciones correspondientes al

Cargos.- Define los cargos y obligaciones del personal docente y

Personal.- ingresa los datos personales de los docentes y empleados

Distributivo.- Administra la organizacin de los docentes a las

Cuentas.-Administra dentro de cada Perfil de Cuenta las

Servicios.- Administra los servicios o mdulos para el

Usuarios.- Administra los usuarios que se encuentren indexados

Cambiar clave.- Permite a los usuarios / Personal cambiar la

Cerrar Sesin.- Cierra el sistema.

Informacin de la Institucin Permite registrar la informacin de la

Polticas Acadmicas Permite parametrizar las polticas acadmicas

Nacionalidad- Permite ingresar los pases para ser usados como

Promocin de Alumnos- Permite a los estudiantes ser promovidos a