Curso Direccin de

Proyectos

GESTIN DEL ALCANCE

Luis Rosales Ing.Civil Industrial Electrico U de Antofagasta

 Que faltaba al enfoque tradicional ?
Enfoque Tradiconal Enfoque Moderno

Alcance
Tiempo Tiempo

Recursos
Recursos

Costo Calidad Costo Calidad

 OBJETIVOS CLAVES
CALIDAD

ALCANCE

PLAZO COSTO

Estos cuatro objetivos son interdependientes: la variacin

de uno de ellos generalmente produce variaciones en uno
o ms de los otros.
 En que contexto esta el alcance?

Gestin de Integracin (7 procesos)

Gestin de alcance (5 procesos)
Gestin de tiempo (6 procesos)
Gestin de costos (3 procesos)
Gestin de calidad (3 procesos)
Gestin de recursos humanos (4 procesos)
Gestin de comunicaciones (4 procesos)
Gestin de riesgos (6 procesos)
Gestin de adquisiciones (6 procesos)
44 procesos
 LLAMADO A LAS ARMAS

No olvidemos cuales son los objetivos claves de un Proyecto.

Que es el alcance
Diferencia entre alcance del Producto y del Proyecto
Quienes son los interesados en el Proyecto ,Stakeholders
Qu significa gestionar el Alcance de un Proyecto ?
Que es lo bsico en la gestin del alcance
Como es el alcance es un Proceso
Cmo reflejar un cambio de alcance , Change order.
Recomendaciones , buenas practicas
Ejemplos reales de la Minera.
 Qu es el Alcance de un Proyecto ?

Lo que se debe hacer para :

Satisfacer la necesidad que origino el Proyecto
Consideraciones y expectativas de los clientes accionistas y
otros interesados , por supuesto que oportunas y claramente
establecidas y acordadas.
Desarrollar y completar el Proyecto Satisfactoriamente

Sino tenemos claridad de lo que hay que hacer , entonces

como podremos lograrlo con efectividad y eficiencia ?,
seguro que un alcance mal definido , tendr un producto
indeseado
 POR QU SE HACE UN
PROYECTO?
NECESIDADES
Entorno
Necesidades negocio
Demandas mercado Requieren
Solicitudes clientes respuesta !!
Oportunidades
EMPRESA Cambio tecnolgico
Visin Requerimiento legal
Misin Problemas
Objetivos
Estrategia
Organizacin
Valores
Polticas,
etc

Solucin:

PRODUCTO

Los proyectos son un medio para O

SERVICIO

materializar la estrategia de una

empresa u organizacin. PROYECTO
 Quienes son los Stakeholder ?

Que son los interesados ?

Personas u organizaciones activamente involucradas en el
Proyecto , o cuyos intereses puedan ser afectados positiva o
negativamente por la ejecucin o materializacin de un Proyecto,

Quienes son los Interesados ?

Clientes ,accionistas ,proveedores ,sponsor ( Patrocinador el que
apoya en la organizacin el Proyecto ), director y/o Gerente del
Proyecto, equipo del Proyecto , personal de la empresa
,comunidad,autoridades ,competidores,etc.

Siempre las necesidades y expectativas de los interesados ms relevantes

deben estar consideradas en el alcance del Producto y/o Proyecto.
 Que es gestionar el Alcance de un Proyecto?

Asegurar siempre , que el Proyecto incluya

TODO el trabajo necesario

SOLAMENTE el trabajo necesario
Para llevar el Proyecto a feliz termino

Gestionar el alcance implica : Definir y controlar Que esta y Que no esta

Incluido en el Proyecto
Sin la correcta gestin del Alcance el riesgo de no cumplir los plazos
Y el presupuesto se incrementa significativamente ( ver triangulo clave )
 Cuales son los aspectos ms importantes en la
gestin del Alcance?

Seleccionar proyectos segn los criterios establecidos

Obtener autorizacin formal para su ejecucin
Definir y documentar el alcance esperado
Planificar la gestin del alcance
Descomponer el alcance en unidades adecuadas para su
planificacin ejecucin y control
Controlar los cambios de alcance
Obtener y documentar la aceptacin del cliente

La gestin del alcance se facilita enormemente con la formalidad , ( la cual no

impide la flexibilidad ) y una adecuada documentacin , este tema debe ser
interiorizado a los clientes
 Seleccionar Proyectos segn criterios
establecidos

Criterios deben medir el valor o grado de inters que

el Proyecto tiene para el dueo
Los metodos de seleccin y sus criterios deben ser
adecuados a la realidad de cada empresa
El juicio de expertos es tambien muy relevante para la
seleccin de Proyectos

LOS CRITERIOS DE SELECCIN DEBEN ESTAR

ALINEADOS CON LA ESTRATEGIA DE LA EMPRESA
 Obtener autorizacin formal para su
ejecucin

Documentada y otorgada por la autoridad competente

Debe incluir la necesidad del negocio que se pretende resolver con
el Proyecto
Debe incluir siempre la descripcin del producto que entregar el
Proyecto
Debe designar un lider del Proyecto

LA AUTORIZACIN FORMAL DEL PROYECTO , NORMALMENTE SE

HACE A TRAVS DE UN DOCUMENTO LLAMADO ACTA DE
CONSTITUCIN DEL PROYECTO ( PROJECT CHARTER )
 Definir y documentar el alcance esperado

Refleja un acuerdo entre el lider del Proyecto y el cliente ,respecto de los

objetivos y productos entregables
Debe estar referido siempre a la necesidad y justificacin del Proyecto
Se recomienda que todas las reuniones con el cliente estn documentadas
con minutas de reunin

LA DOCUMENTACIN DEL ALCANCE SE FORMALIZA A TRAVS DE

UN DOCUMENTO LLAMADO ENUNCIADO DEL ALCANCE
 Planificar la gestin del alcance

Establecer la forma como se definir,documentar ,verificar

,gestionar y controlar el alcance del Proyectos.
Considera procesos para :
Preparar enunciado
Crear WBS
Verificar y aceptar productos entregables
Incorporar solicitudes de cambio al enunciado del alcance

Un elemento clave : Cada cambio debe ser autorizado previos al inicio

de sus compromisos y ejecucin.
 Descomponer el alcance en unidades
adecuadas para su planificacin
,ejecucin y control.

Punto de partida para la planificacin

Permite aumentar exactitud en estimaciones
Define linea base para medicin y control
Facilita asignacin de responsabilidades
Todo lo anterior se representa a travs de la llamada estructura
desglose de trabajo o WBS ( Work break structure )

REGLA DE ORO : LO QUE NO ESTA INCLUIDO EN LA WBS NO

FORMA PARTE DEL ALCANCE DEL TRABAJO
 Controlar los cambios de alcance

Influenciar factores que crean cambios de alcance , ejemplo

cambiar fechas cuando un puente se ha programado construir en
Invierno.
Identificar ,evaluar ,y autorizar cambios
Incorporar cambios a la planificacin
La orden de cambio es un documento utilizado para formalizar la
autorizacin el cambio de alcance

LOS CAMBIOS DE ALCANCE SON INEVITABLES ,POR TANTO SE DEBE

ESTAR PREPARADO PARA MANEJARLOS Y MANTENERLOS BAJO
CONTROL
 Obtener y documentar aceptacin del cliente

Verificar que todos los entregables del Proyecto han sido

terminados correcta y satisfactoriamente.
Se requiere la aceptacin formal del cliente u otro stakeholder
relevante
No confundir con control de calidad .

LA ACEPTACIN FORMAL ,NECESARIA EN TODOS LOS

PROYECTOS ,ES IMPRESCINDIBLE EN AQUELLOS EJECUTADOS
BAJO CONTRATO
 Algunos entradas al proceso de alcance.

Acta de constitucin del Proyecto

Autoriza formalmente un Proyecto.
Provee los recursos de la org.a las actividades del Proyecto
En esta etapa se nomina al lider del Proyecto
La emite un patrocinador externo a la org.del Proyecto ( jefatura con
poder), generalmente los Proyectos son armados y autorizados fuera
de la organizacin de Proyectos ( empresa ,una agencia de Gobierno)
y nace de un problema o una oportunidad de :Mercado,neces. Del
negocio ,clientetecnologia ,legal ,social .
Se relaciona con la documentacin de las necesidades del
negocio,la justificacin del Proyecto,comprensin clara que quiere
como producto o servicio.

NO SE CONSTITUYE HASTA HABER COMPLETADO LA

EVALUACIN DE NECESIDADES ,ESTUDIO DE VIABILIDAD,UN
PLAN PRELIMINAR , U OTRO ANALISI POR SEPARADO
 Que debe contener el Acta de
constitucin del Proyecto

Requisitos ,necesidades,deseos,expectativas de los stakeholder

Necesidades del negocio,descripcin de alto nivel
Finalidad o justificacin del Proyecto
Lider Proyecto y nivel de autoridad
Resumen de cronograma de hitos
Influencias de los interesados
Asunciones y restricciones de la organizacin ,ambiental y externa
Oportunidad del negocio que justifiquen el Proyecto VAN
Presupuesto resumido

PRIMER DOCUMENTO OFICIAL DEL PROYECTO Y LO REALIZA

ALGUIEN EXTERNO A LA ORGANIZACIN DEL PROYECTO
 Que son los factores ambientales de
la empresa

Cultura y estructura de la organizacin

Normas gubernamentales o industriales (normas de
productos,calidad)
Infraestructura ( instalaciones existentes)
RRHH ( habilidad,disciplina ,conocimiento)
Administracin del personal (guias de contratacin
,despidos,evaluacin )
Sistema de autorizacin de trabajos

COMO ES LA EMPRESA INTERIORMENTE ,REGLAS ,POLITICAS

,FORMAS DE HACER LAS COSAS,PROPIO DE CADA EMPRESA
 Que son los Activos de los procesos
de la organizacin

Procesos estndar de la organizacin politicas ,normas(politica de

HSEC ,de RRHH , etica )
Guias ,instrucciones de trabajo ,criterios .
Plantillas, ejemplo WBS
Requisitos de comunicacin (tecnologia disponible,medios de
comunicacin permitidos )
Procedimiento de control financiero.
Procedimiento de conflictos
Procedimientos de control de cambios ,riesgos,matriz

RESTRICCIONES O BENEFICIOS DE LA ORGANIZACIN EN BENEFICIO

O CONTRA EL PROYECTO , DONDE NOS MOVEREMOS Y QUE
DEBEMOS CUMPLIR
 Que es el enunciado del trabajo del
Proyecto ( SOW )

Descripcin narrativa de los productos o servicios que deben ser

suministrados por el Proyecto.poco detalle , pero siempre tratar de
describir lo mejor posible
Para los proyectos internos , el cliente proporciona el enunciado del
trabajo , en base a las necesidades del negocio.y los requisitos del
producto o servicio.
Un plan estrategico ,todos los proyectos deberan respaldar los
objetivos estrategicos
El SOW indica una necesidad del negocio,demanda clientes,tec,leg

DESCRIPCIN DEL PRODUCTOS OSERVICIO OJALA CON EL MAYOR

DETALLE
 Enunciado del alcance del Proyecto

Es la definicin del Proyecto,los objetivos que deben cumplirse.

Caracteristicas y limites del Proyecto y sus productos y servicios
relacionados.
Incluye para el producto o servicio:
objetivo,requisitos,caracteristicas,criterios de
aceptacin,limites,entregables,restricciones
,asunciones,organ.inicial,riesgos oficiales definidos,hitos del
conograma,WBS inicial,costos gruesos,,etc

DOCUMENTO QUE DEFINE PRELIMINARMENTE EL PROYECTO

 Plan de gestion del Proyecto

Documentar las acciones necesarias para definir ,preparar,

integrar, coordinar.todos los planes subsidiarios en un plan de
gestin del Proyecto.
Define como se ejecuta, supervisa y controla y se cierra el Proyecto
Documenta el conjunto de salida de los procesos de planificacin .
Incluye: Los procesos de direccin de Proyectos seleccionados por
el equipo de direccin del Proyecto.
Relacin entre los diversos procesos
Lineamientos generales de , como se ejecutar el trabajo para
alcanzar el objetivo.como se cotrolaran los cambio,etc

DOCUMENTO RESUMIDO QUE TIENE PLANES SUBSIDIARIOS,DEL

PLAN DE GESTION DEL ALCANCE ,COSTOS,CALIDAD ,ETC
Planificacin del alcance
Definicin del alcance
Crear EDT o WBS
Verificacin del Alcance
Control del alcance
Ejemplo 1 de WBS
Ejemplo de Estructura De Desglose del Trabajo Organizada por Fases
Ejemplo de Estructura de Desglose del Trabajo para artculos de
materiales de Defensa
 Puntos importantes para gestionar
bien el Alcance

Partir con una buena formulacin , clara ,especifica ,acordada

Clara definicin de la necesidad u oportunidad
Especifica , no difusa , debemos saber que queremos
Acordada , todos debemos entender lo mismo
Alineada con la estrategia
Buscar siempre la mejor alternativa tcnica y economica
La mejor alternativa de solucin es la base para establecer el
alcance del producto y del Proyecto , elegir bien , tomarse el tiempo
para el analisis , en algunos casos toma aos.

ESCOJA BIEN LA ALTERNATIVA DE SOLUCIN Y DEFINA BIEN LOS

ALCANCES , ESA ES LA CLAVE EN ESTA ETAPA
 Puntos importantes para gestionar
bien el Alcance

Identifique bien los stakeholders claves y determine sus

necesidades
Establezca un sistema formal para proponer y autorizar proyectos
Establezca , difunda ,y ponga en prctica el plan de manejo del
alcance
Siempre tenga una WBS actualizada y como la base para planificar
y controlar su proyecto
Todo cambio debe ser aprobado antes de ejecutar
Mantenga un registro actualizado de los cambios pendientes y uselo
como herramienta de gestin

EL ALCANCE DEBE ESTAR ACTUALIZADO SOLO CON LOS CAMBIOS

AUTORIZADO , Y ESTOS NO SIEMPRE IMPLICAN MAYORES COSTOS
 Solo para recordar Cuales son los aspectos
ms importantes en la gestin del Alcance?

Seleccionar proyectos segn los criterios establecidos

Obtener autorizacin formal para su ejecucin
Definir y documentar el alcance esperado
Planificar la gestin del alcance
Descomponer el alcance en unidades adecuadas para su
planificacin ejecucin y control
Controlar los cambios de alcance
Obtener y documentar la aceptacin del cliente

La gestin del alcance se facilita enormemente con la formalidad , ( la cual no

impide la flexibilidad ) y una adecuada documentacin , este tema debe ser
interiorizado a los clientes
 Solo para recapitular

Recordando : Cuales son los objetivos claves de un Proyecto

Que es el alcance ; discusin y ejemplos
Alcance del Producto y del Proyecto
Los que siempre debemos escuchar Stakeholders
Que es gestionar el alcance del Proyecto ( incluir todo )
Aspectos esenciales de la gestin del Alcance
Y si pensamos en los procesos
Y por supuesto todas las buenas prcticas conversadas

EL ALCANCE ES LA BASE DEL BUEN DESARROLLO DE UN PROYECTO