Margarita Parra Betancourt

NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA ISAD

(G)
La finalidad de la descripcin archivstica es identificar y explicar el contexto y el
contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles a los
investigadores y pblico en general. El principal foco de atencin de la Norma se centra en
la descripcin de los materiales de archivo a partir del momento en que se han seleccionado
para su conservacin (histricos), pero tambin puede aplicarse a las fases previas. [1]

Es importante subrayar que con la finalidad de lograr la

homogeneidad en la descripcin de archivos y estar en posibilidad
de intercambiar informacin a nivel internacional mediante un
cdigo comn, sta debe llevarse a cabo bajo las reglas de la Norma
Internacional General de Descripcin Archivstica-ISAD(G) por sus
siglas en ingls.

La Norma constituye una gua general para la elaboracin de

descripciones archivsticas. Debe utilizarse junto con las normas
nacionales existentes o como base para el desarrollo de normas
nacionales. [2]

La Norma contiene reglas generales para la descripcin archivstica que pueden aplicarse
con independencia del tipo documental o del soporte fsico de los documentos de archivo.
Las reglas contenidas en la Norma no sirven de gua para la descripcin de documentos
especiales como sellos, registros sonoros o mapas. Existen manuales con reglas para la
descripcin de estos documentos que pueden utilizarse junto con esta Norma para lograr
una descripcin adecuada de los mismos. [3]

No hay que olvidar que para realizar cualquier nivel de descripcin del acervo, es
indispensable tener organizados los documentos (clasificados y ordenados) en fondo,
seccin y serie.

Las reglas de la ISAD(G) se estructuran en siete reas de informacin y establece veintisis

elementos que pueden ser combinados para constituir la descripcin de cualquier unidad.
De stos, solamente seis son considerados como esenciales a toda descripcin en el
siguiente cuadro estn sealados con un asterisco.

NORMA INTERNACIONAL GENERAL DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA ISAD(G)

ELEMENTOS REGLA EJEMPLO

1. REA DE IDENTIFICACIN

Incluir el cdigo del pas de MX-21-19-AHM-CIA

1. signatura/cdigo de
referencia*
Identifica el archivo y
proporciona un nexo de
unin entre los
documentos y la
descripcin que los
representa.
acuerdo con la ltima versin
de la Norma ISO 3166 (cdigos
para la representacin de los
nombres de los pases), seguido
por el cdigo del archivo
(cdigo normalizado de
archivos del pas), seguido del
cdigo especfico del archivo
local, la signatura u otro
identificador nico.
En donde:
MX - Mxico
21 Puebla (clave INEGI)
19 Atlixco (clave INEGI)
AHM - Archivo Histrico de
Metepec
CIA - Compaa Industrial
de Atlixco

Anotar el nombre completo del

grupo documental. Cuando la
2. ttulo*
unidad de descripcin tenga un
nombre formal, ste deber
Compaa Industrial de
denominar la unidad de transcribirse textualmente,
Atlixco.
descripcin palabra por palabra, con su
orden y ortografa original;
pero no necesariamente ni la
puntuacin ni las maysculas.
Periodo en el que el productor
acumul los documentos de la
3. fecha* unidad de descripcin en el 1870-1967.
ejercicio de su actividad (fechas
extremas).

4. nivel de descripcin*
Identifica el nivel de
organizacin. serie, subserie, expediente o
5. volumen y soporte*
Identifica el volumen
fsico y el soporte de la
unidad de descripcin.
2. REA DE CONTEXTO
Consignar si se est
describiendo un fondo,
subfondo, seccin, subseccin, Inventario del fondo.
unidad documental.
Resear el volumen de la
245 cajas AG12,
documentacin descrita ya sea
conteniendo 3400
en metros lineales o nmero de
expedientes y, adems, 1,323
expedientes, cajas, rollos de
libros de contabilidad y de
pelcula, fotografas, libros,
actas del Consejo y de
videos, etctera, anotarlos en
asambleas.
cifras arbigas.

Anotar el nombre del

6. nombre del o de los
productores (procedencia) * organismo o del individuo - o-
responsable de la produccin de
 la unidad de descripcin a
Nombre del productor. condicin de que esta
informacin no aparezca en el
ttulo.
Consignar sintticamente
cualquier dato significativo,
sobre el origen, evolucin
7. historia institucional/ desarrollo y trabajo de la
resea biogrfica institucin, o sobre la vida y
trabajo de la persona fsica
Resea histrica de la generadora de la unidad de
institucin o datos descripcin (documentacin).
biogrficos sobre el Para las personas o familias
productor de la consignar los nombres
documentacin para completos y ttulos, domicilios
situarla en su contexto y sucesivos, actividades, empleos
hacerla ms comprensible. o cargos, seudnimos,
acontecimientos significativos,
fechas y lugares de nacimiento
y fallecimiento.
Resear las sucesivas
transferencias de propiedad y
custodia de la unidad de
8. historia archivstica
descripcin, as como las
fechas. Si la historia de la
Informa acerca de los custodia es desconocida debe
cambios de propiedad y researse este hecho.
custodia que sean
significativos para Cuando la unidad de
determinar la autenticidad, descripcin se recibe
integridad e interpretacin. directamente de su productor,
no se debe incluir una historia
de la custodia, esa informacin
se recoger en el elemento
Forma de ingreso.
La Compaa Industrial de
Atlixco, S.A. (CIASA) fue
fundada por un grupo de
empresarios encabezados por
Luis Barroso Arias, en la
hacienda San Diego Metepec
en 1899. Tuvo como
objetivo comerciar y fabricar
hilados, tejidos, blanqueados
y estampados de algodn.
Comenz a funcionar en
1902. La Compaa
construy un casero de mil
viviendas para los obreros, el
60% con una pieza y el resto
con dos. En 1912 firmo el
primer contrato de ley de
Mxico
Despus de que la fbrica
cerr sus puertas en 1967, el
archivo fue llevado al
edificio de la Confederacin
Regional Obrera Mexicana
(CROM) de Atlixco, en
donde permaneci por ms
de treinta aos. En 1999
despus de mltiples
gestiones el Ecomuseo de
Metepec recibi en donacin
el Archivo.

9. forma de ingreso
Consignar el origen desde el
cual fue remitida la unidad de
descripcin: transferencia,
Identifica la forma de donacin, adquisicin (siempre Donacin. 1999.
adquisicin o de que no se trate de informacin
transferencia. confidencial) y la fecha. Si el
origen se desconoce consignar
 este dato.
3. REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

La mayor parte de los

Elaborar un breve resumen del
documentos son de origen
10. alcance y contenido
contenido (incluyendo periodo
contable. Existen tambin
cronolgico) de la unidad de
libros de asambleas
Identifica el contenido y descripcin. Incluir
generales (1899-1967) y de
tipologa de la unidad de informacin sobre la tipologa
Actas del Consejo (1902-
descripcin para permitir a adecundola al nivel de 1967). Expedientes de fincas
los usuarios juzgar su descripcin. No repetir aqu
urbanas y rsticas, obras
inters potencial. informacin proporcionada ya
hidrulicas, concesiones del
en otros apartados de la
gobierno federal y estatal,
descripcin.
marcas de fbrica
11. valoracin, seleccin y Toda la documentacin fue
eliminacin Consignar las actividades de
inventariada, sin haber
valoracin, seleccin y
pasado por el proceso de
Indica si la documentacin eliminacin realizadas a la valoracin por tratarse, en el
ha pasado por cualquiera unidad de descripcin. Indicar
momento de su organizacin
de stas acciones. al responsable.
de un archivo histrico.

12. nuevos ingresos

Cuando se trata de un fondo
abierto proporcionar una
Informa de los ingresos estimacin de la cantidad y No se tiene previsto ningn
complementarios previstos frecuencia de los depsitos ingreso de documentacin.
adicionales
El Cuadro de Clasificacin
tiene una Seccin con tres
subsecciones y 22 series.
13. organizacin
Especificar la estructura interna
del sistema de organizacin
Ver cuadro de clasificacin
Informa acerca del sistema (cuadro de clasificacin) y el
de clasificacin y la tipo de ordenacin: alfabtica,
Las series fueron ordenadas
ordenacin. numrica, topogrfica,
dentro de las subsecciones
combinada u otra.
alfabticamente y los
expedientes
cronolgicamente.
4. REA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO

14. condiciones de acceso
Proporciona informacin
acerca de la situacin
legal.
Especificar la legislacin o la
situacin jurdica, los
convenios, regulaciones o
Libre consulta por su
cualquier tipo de decisin que
carcter histrico.
afecte al acceso a la unidad de
descripcin. En su caso, indicar
el periodo de tiempo durante el

15. condiciones de
reproduccin
16. lengua/escritura de la
documentacin
Identifica la (s) lengua (s)
y tipos de escritura.
17. caractersticas fsicas y
requisitos tcnicos
18. instrumentos de
descripcin (consulta)
5. REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA
19. existencia y localizacin de
los originales
20. existencia y localizacin de
cual la documentacin
permanecer no accesible y la
fecha en la que la
documentacin s lo estar.
Informar si tiene derechos de
reproduccin intelectual. Si la
existencia de estos derechos no
se conoce, consignar este -o-
hecho. Si no existen
restricciones no es preciso
sealarlo.
Resear la lengua predominante
de los documentos que integran
la unidad de descripcin. Dar
Texto en espaol.
cuenta de los distintos
alfabetos, escrituras, smbolos o
abreviaturas empleados.
Indicar cualquier caracterstica
fsica importante que afecte al
uso de la unidad de descripcin,
por ejemplo: requiere
-o-
restauracin, conservacin
preventiva o bien tipo de
software y/o hardware para
poder acceder.
Informar sobre cualquier
instrumento de descripcin que
se encuentre en poder del Inventario impreso y en base
archivo o del productor y que de datos. Descripcin muy
proporcione informacin general por expediente.
relativa al contexto y contenido
de la unidad de descripcin.
Si la unidad de descripcin es
una copia y otro archivo,
organismo o individuo
conserva los originales, resear
su nombre si la informacin no -o-
es confidencial. Si se tiene
conocimiento de que los
originales no existen se
proporcionar esta informacin.
Indicar si existen copias de la -o-
copias
21. unidades de descripcin
relacionadas
Que se encuentren en el
propio archivo o en otros.
22. nota de publicaciones
6. REA DE NOTAS
23. notas
7. REA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIN
24. nota del archivista
Explicar quin y cmo ha
preparado la descripcin
unidad de descripcin en otro
soporte (ya sea en la institucin
o en cualquier otro lugar),
registrando en donde pueden
ser consultadas.
Si existen otros documentos
que tengan una relacin directa
con la unidad de descripcin
(ya sea por el principio de
procedencia o por cualquier
otra clase de asociacin) se
debe indicar esta relacin y el Fondo Sindicatos de Puebla.
lugar en donde se encuentran.
Si los documentos relacionados
cuentan con un instrumento de
descripcin, consignar esta
informacin en el elemento
Instrumentos de descripcin.
Proporcionar la informacin y
referencia acerca de cualquier
publicacin que trate o est
basada en el uso, estudio o
anlisis de la unidad de -o-
descripcin. Incluir referencias
de las transcripciones o
ediciones facsimilares
publicadas.
Consignar informacin
significativa que no haya
-o-
podido ser incluida en ningn
otro elemento de la descripcin.
La descripcin estuvo bajo la
coordinacin del maestro
Mariano Castellanos Arenas
Especificar las fuentes
y los analistas Gabriela
consultadas para preparar la
Bermdez Lpez, Alejandro
descripcin y quien la ha
Corts Patio, Edmundo
elaborado.
Hernndez Amador y
Samuel Malpica Moreda,
con la asesora tcnica de

Consignar las normas y reglas
25. reglas o normas
internacionales, nacionales y
locales utilizadas en la
descripcin.
Consignar las fechas en que se
26. fecha de la descripcin
ha preparado y/o revisado la
descripcin y el nombre del
archivo.
Apoyo al desarrollo de
Archivos y Bibliotecas de
Mxico, A.C. (ADABI).
Norma Internacional
General de Descripcin
Archivstica ISAD(G),
Madrid, Ministerio de
Educacin Cultura y
Deporte-Subdireccin de los
Archivos Estatales, segunda
edicin, 2000.
Junio-diciembre 2004.
Archivo Histrico Ecomuseo
de Metepec, Puebla.

Como ya se dijo en cualquier nivel de descripcin pueden utilizarse los 26 elementos de las
reglas, aunque solamente los siguientes seis son esenciales:

1. cdigo de referencia
2. ttulo
3. productor
4. fechas
5. volumen
6. nivel de descripcin

Las reglas de la ISAD(G) pretenden ser aplicables del modo ms amplio posible a las
descripciones de archivos sin tener en cuenta el volumen y la naturaleza de la unidad de
descripcin. La Norma no define los formatos de edicin ni el modo de presentacin de
estos elementos en los instrumentos de consulta (guas, inventarios, catlogos). La
estructura y el contenido de la informacin de cada uno de los elementos deber formularse
de acuerdo con las normas nacionales aplicables en cada pas.

Notas
[1] Norma Internacional General de Descripcin Archivstica-ISAD (G), Madrid,
Ministerio de Educacin Cultura y Deporte-Subdireccin de los Archivos Estatales,
segunda edicin, 2000, p. 12
[2] Idem.
[3] Idem.
Bibliografa
AGUILERA Murgua, Ramn, Los archivos pblicos: su organizacin y conservacin,
indito, Mxico, 2003-2004.
Centro de Profesionalizacin del Servicio Pblico. Curso-taller: Organizacin de los
archivos de la administracin pblica, Mxico, 2004.
HEREDIA Herrera, Antonia, La nueva versin de la norma ISAD(G) en Archivamos,
nmero 36-37 (2 y 3 trimestres ), Espaa, Asociacin de Archiveros de Castilla y Len,
2000.
ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica-Ottawa 1994, versin
espaola preparada por Luis Martnez Garca, Rosana de Andrs Daz y Victoria Aria
Roca, Mxico, Archivo General de la Nacin, 1997.
Norma Internacional General de Descripcin Archivstica-ISAD (G), Madrid, Ministerio
de Educacin Cultura y Deporte-Subdireccin de los Archivos Estatales, segunda edicin,
2000.
PARRA Betancourt, Margarita, coordinadora, Memoria 4, Mxico, ADABI, 2005.
VILLANUEVA Bazn Gustavo, et al., Manual de procedimientos tcnicos para archivos
histricos de universidades e instituciones de educacin superior, Mxico, BUAP-UNAM,
2002.